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1 財務管理信息化的必要性

(1)財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節約建設投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設投資體制改革越深入,水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調整和水利改革發展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,既是適應現代化管理的需要,也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優越性。首先,將財務文件檔案轉變為電子信息,即電子介質的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優點,能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質材料中。另外,隨著信息科學的發展,當前數據統計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數據便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。

2 財務管理的問題及解析

(1)財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規范性,甚至在監理、施工、建設管理等環節出現“同體”現象,這既給建設項目違規使用建設資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后,電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數據冗繁和重復的現象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數據往往隨意操作,篡改數據，例如在處理債權債務時,將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

[中圖分類號]F275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-00-01

1 財務檔案管理信息化的特點

當前會計電算化進程不斷加快，財務人員的日常制單、復核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財務報表和賬簿也可以根據需要隨時打印輸出。越來越多的企業財務檔案管理也實施了信息化管理，使財務檔案的管理更加便利，磁性介質形式存儲取代了紙介質的保存。一些信息存儲量大、攜帶方便的存儲工具如U盤、磁盤等得到了廣泛應用。財務管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業未來發展的一種必然趨勢。

2 財務檔案信息化建設的主要內容

2.1 建立適合管理的財務檔案動態數據庫

財務檔案管理信息化促使財務檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學合理的數據。計算機硬件和網絡平臺建設是信息化管理的基礎，而軟件建設是信息化管理成功的關鍵。財務檔案管理軟件和信息網絡的應用，提高了系統里各類信息資源的準確性，同時也為使用者提供解決問題的方案。財務檔案信息網絡的完善建立，既可以將各類業務文檔和文件錄入數據庫，形成數據動態存儲，保證信息完整，還可以實現聯機公共查詢、遠程服務及傳輸。總之，財務檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時空差，打破了原有的靜態管理模式，實現了向動態管理的轉變，強化了財務檔案的服務職能，大大提高了使用效率。

2.2 加強財務檔案的網絡安全建設

財務檔案的信息化和網絡化，使其存儲更加便捷、查詢更加迅速，數據提取更加準確，形成了全面電子化的檔案管理。財務信息作為內部重要資源，除可對外披露的信息外，應做到保密、不公開，涉及重大決策項目的財務信息更要嚴格保密。加強網絡安全建設，做好信息保密與公開，才能高效地實現信息合理利用。

2.3 完善財務檔案管理的輔助系統

財務檔案數據利用網絡化平臺進行采集、分析、整理和傳輸，為領導、決策者和財務人員的決策運用提供準確有效的數據支撐。由于信息量和工作量大，同時對數據的準確性要求高，因此，單單依靠相關人員的經驗判斷解決問題是行不通的，必須借助于先進和智能的輔助決策系統來完成。決策支持系統的建立，要以管理科學、電腦科學、控制理論以及行為科學作為基礎，并輔以計算機網絡、人工智能、經濟模型等技術手段，科學合理地建立起適宜決策運用的完善系統。該系統要做到對問題的提出形成多套可行的解決方案，并對不同的方案進行對比分析，得出最優解決方案，進一步提升財務決策的質量和水平。

3 加強財務檔案信息化管理的建議

3.1 注重實效性

財務檔案管理要注重信息的實效性，同時它也是衡量財務檔案信息化程度的標尺。首先，在財務檔案建立初期，就要對檔案進行科學分類，建立檔案目錄咨詢平臺，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時采集、整理動態數據，進行補充、完善，確保檔案使用的時效性。其次，所存儲的財務數據要確保全面、科學，做到檔案資源共享，檔案資料管理規范。另外，財務檔案信息化管理對所需的硬件、軟件設備、系統等都有很高要求，要定期對電腦設備進行升級換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實效性，使財務檔案信息的利用價值得到最大化。

3.2 保障網絡安全

財務檔案信息化管理有著非常顯著的特點，就是保存的財務數據量大，保密性要求高。數據的信息化也就代表著網絡化，保障網絡的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財務檔案內部管理制度，加強網絡監督，制定嚴格的操作規程，防止財務檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴格保證網絡環境的安全性，防止U盤、磁盤等磁性介質儲存設備的病毒傳播。定期對計算機設備進行升級改造，及時安裝防病毒軟件，并定期對網絡環境進行病毒查殺。最后，還要定期做好財務檔案資料的備份，防止財務檔案數據永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3 完善管理的各項規章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發揮網絡不受地域、時間等限制的特點，實現專業化精準查詢。

3.4 提高管理人員信息化素質

高素質的財務檔案管理人員是財務檔案信息化工作的主體。財務部門要改變人員專業結構單一的現狀，不斷充實計算機和通信等專業的技術人員，以保證信息化建設的需要。加大管理人員培訓力度，分層次和分階段地結合業務要求開展培訓，提高管理人員信息化技術水平，提高其運用各項信息技術和手段的能力。

主要參考文獻

[1]蔡建美.企業財務管理信息化探討[J].現代商業，2009（4）.

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作為農村財務活動的真實記錄，村級財務檔案管理的好壞是村民自治效果的直接反映。當前，農村財務檔案管理的狀況如何？農村財務檔案管理過程中存在哪些問題？帶著這些問題，我們對山東省各地的農村財務檔案建設情況作了調查。本次調查，共發放問卷300份，收回問卷291份，其中，有效問卷284份。通過面談或電話訪問的形式，對近50名村干部和普通村民進行了訪談，覆蓋了山東省的14個地級市。調查結果表明，通過各級政府的積極探索和努力，山東省農村財務檔案管理取得了一定的成效，但也存在著一些的問題。

1 山東省農村財務檔案建設的現狀

1.1 山東省農村財務檔案建設的立法現狀。為了加強對檔案的管理、收集和整理工作，山東省于2004年通過了《山東省檔案條例》，規定村民委員會應在本區域內開展檔案收集、整理、保管和利用工作。山東省檔案局根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《山東省檔案條例》及有關規定，制定了《山東省村級檔案管理辦法》（試行），對村級檔案的歸檔范圍、歸檔時間和檔案的利用等問題作了詳細的規定。但總體而言，山東省目前并沒有專門的財務檔案立法。有關財務檔案的立法規定散見于《山東省村級檔案管理辦法》及其他各級政府的政策性文件之中。如，上述《辦法》第10條第9款規定，村財務管理活動中形成的會計賬簿、報表、憑證等材料必須歸檔。滕州市姜屯鎮人民政府印發的《農村財務管理實施細則》第12條規定：“村級財務檔案由中心按村及時整理、裝訂成冊，統一歸檔保管，不得散失、損毀，建立健全檔案室，制定完善的檔案制度，做到職責明確、專人負責?！钡鹊取?/p>

1.2 山東省農村財務檔案建設的經驗探索。在新農村建設過程中，山東省各級政府充分認識到農村財務檔案建設的重要性，結合本地區實際，積極探索農村財務檔案建設的新思路、新方法。如，墾利縣調整了農村檔案建設的工作思路，不僅召開了全縣農業和農村檔案工作會議，還將農業和農村檔案工作納入各鎮、涉農部門的年度目標考核。因地制宜地開展了新農村特色檔案工作，不僅加大了村級檔案室建設的投資力度，還每年組織檔案人員進行業務培訓兩次，傳授各種檔案業務知識，提升了村級檔案管理人員的業務水平。滕州市按照大力推進社會主義新農村建設的整體部署，調整思路，加大鎮村（居）基層建檔力度，緊密結合構建和諧新農村實際，完善村情檔案建設和管理制度，制訂了切實可行的實施方案。采取試點先行、分步實施、因地制宜、突出重點的原則，實行部門協作、三級聯動、整合力量、規范指導的方法，加強新農村檔案工作建設。菏澤市針對某些村不具備檔案保管條件而造成檔案散失、霉變等現象，借鑒當地“村賬鄉管”的做法，試行由鄉（鎮）檔案室代管其檔案，取得了良好成效。膠州市營海鎮在2006年創建了具有全新意義的“檔案信息中心”，集中統一管理全鎮檔案資源，將鎮直各部門形成的各類檔案資料進行整合，面向全鎮農村開展檔案利用、已公開現行文件和農經信息查閱服務，行使全鎮政務公開和宣傳教育基地窗口職能，并對本鎮、各村檔案工作實施監督指導。肥城市把農業和農村檔案工作列入重要議事日程，加大了對村級檔案工作的資金投入，在全市形成了市、鄉（鎮）、村三級農業和農村檔案工作網絡。各鄉鎮、辦事處都明確了一名黨政辦副主任管理檔案工作，并配備了1至2名專職檔案工作人員，負責集中統一管理本機關各種門類的檔案，并監督指導本轄區內企事業單位和各村檔案工作。各村也都明確了專人負責檔案工作，做到了“市里有人抓，鄉鎮有人管，村里有人干”，一級抓一級，層層抓落實，保證了農業和農村檔案工作的正常有序運轉。濰坊市奎文區針對奎文實際，于2008年，在全市率先建立規范統一的農村財務檔案室，集中管理全區65個村的財務檔案，固定了專門的檔案管理人員，制定了嚴格的檔案查閱程序，使村級財務檔案管理逐步實現規范化、現代化，等等。這些新思路和新方法的探索和實施，促進了山東省農村財務檔案管理的規范化。

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企業單位的財務會計檔案是指在企業生長于經營的過程中，因財務會計工作而產生的專業材料，簡而言之就是財務會計工作核算取得的會計資料。傳統的企業財務會計檔案主要包括了企業的財務報告、會計憑證和其他相關的表格與憑證等。通過企業單位的財務會計檔案，能夠真實有效的表現出企業運行過程中的財務狀況、同時也能夠從側面反映出發展方向、經營環境、甚至人員流動等諸多方面的問題。而企業單位的財務會計檔案管理則是針對企業財務會計檔案本身，進行的一種包含了分析、歸納、匯總、儲存等內容的管理工作。做好企業財務會計檔案的管理，能夠便于企業的管理者快速準確的了解企業的經營情況和發展動向，從而對企業的經營活動進行合理的調整，同時還可以為企業發展計劃的制定提供充分的第一手資料，對保證決策層做出符合市場變化規律的科學計劃有著十分重要的意義。因此，對與企業單位來說，做好財務會計檔案的管理工作，是保證企業財務工作順利進行，推動企業健康穩步發展所必不可少的重要任務。

二、當前企業單位財務會計檔案管理中存在的問題

1.企業單位財務會計檔案管理的重視程度有待提高

當前企業單位的財務工作中，普遍存在有“重會計業務，輕檔案管理”的現象，導致企業財務會計檔案管理工作長期得不到應有的重視，檔案管理水平也難以提高，無法與高速提升的會計工作水平相適應，大大降低了企業單位財務會計檔案管理工作的質量，對企業的經營與發展造成了阻礙。而在企業組織財務人員培訓時，也往往更為重視會計業務的培訓，未能將檔案管理的相關知識納入到培訓范圍，導致企業財務工作人員在財務會計檔案管理方面的知識儲備相對陳舊，很難利用身邊現有的資源充分的展開檔案管理工作，影響了檔案管理工作水平的提高。

2.缺乏較為系統的檔案管理制度

完善嚴整的檔案管理制度是企業單位財務會計檔案管理工作開展的依據與支撐，如果企業單位內部缺少健全的檔案管理制度，會增加檔案管理工作的展開難度，不利于企業財務會計檔案管理工作的規范化，導致檔案管理的水平長期難以得到有效的提高。當前我國部分企業在進行財務會計檔案管理時，往往忽視了很多細節，造成檔案管理混亂，甚至很多重要的檔案由于保管不少而受到不同程度的損害，或出現部分缺失的現象，令企業的財務會計檔案喪失了自身的價值，在無形中給企業帶來了損失。而在企業財務會計檔案管理逐漸電算化的過程中，管理缺乏規范同樣也會導致電子檔案管理混亂、缺失等狀況，不利于企業財務會計檔案的整理和利用。

3.急需具備良好業務素質的專業檔案管理人員

由于部分企業對財務會計檔案管理的工作缺乏重視，使其內部未能配備專門的檔案管理人員，而企業內部的會計工作者雖然具備有完備的會計知識和良好的業務水平，卻對財務會計檔案管理的工作缺乏足夠的了解，導致會計檔案管理制度無法得到有效的實施，致使檔案管理工作難以順利展開。特別是在財務會計檔案管理電算化的過程中，由于電算化的檔案管理要求操作人員必須具備一定的業務水平，而大部分會計工作者恰恰缺乏關于檔案管理的相關知識，就造成了業務素質較高的專業檔案管理人員日益緊缺的現象，阻礙了財務會計檔案管理電算化過程的進行，對提高企業財務會計檔案管理的工作質量和工作效率造成了十分不利的影響。

4.企業財務會計檔案管理電算化過程進展緩慢

雖然計算機技術的發展已經使電算化在會計工作中得到了廣泛的普及，但是在財務會計檔案管理工作中，電算化進程的起步相對落后，因而缺少適合電算化檔案管理的有效制度，當前的檔案管理電算化制度依舊更多的針對于會計數據的處理，而對檔案的管理則沒有做出嚴格的規定。這就造成了檔案管理人員缺乏足夠的責任意識，又難以根據制度對工作中遇到的問題做出準確的反應，導致電算化后的檔案管理工作長期無法得到規范，甚至會出現會計檔案被修改的現象，嚴重影響了企業單位財務會計檔案管理工作電算化進程的推進。

三、提高企業單位財務會計檔案管理水平的有效措施

1.加強對財務會計檔案管理工作的重視力度

想要從根本上提高財務會計檔案管理的水平，企業單位需要由上至下，全面的提高各級工作人員對財務會計檔案管理工作的重視力度，在日常工作中將檔案管理與會計工作并重，切實的加大對財務會計檔案管理工作的投入力度，改善財務會計檔案管理人員的工作環境，提高檔案管理人員的業務水平，并加快檔案管理的電算化速度，建立健全電算化環境下的企業財務會計檔案管理制度，使企業內部形成重視檔案管理工作的良好風氣，從根本上促進財務會計檔案管理工作水平的提升。

2.制定完備的財務會計檔案管理制度

建立健全企業單位的財務會計檔案制度，可以保證檔案管理工作有據可查，有章可依，降低管理人員的工作難度，規范工作人員的管理行為，令企業的財務會計檔案管理工作走入規范化發展的階段。同時，要逐步細化檔案管理的責任劃分，將檔案管理工作的責任具體落實到人，并配合明確的賞罰制度，提高檔案管理人員的工作積極性，使其在日常工作中主動學習檔案管理的最新知識，不斷提升自身的業務水平，有效的降低人為失誤發生的可能性，從人員角度提高企業財務會計檔案管理的水平。

3.加快企業財務會計檔案管理工作的電算化進程

企業財務會計檔案管理工作的電算化，有效的提升了檔案管理的工作的準確性與工作效率，減少了日常管理過程中檔案保存于調閱的難度，但是好的措施必須伴隨著好的制度與好的人員。為此，企業應當加強財務會計檔案管理基礎設施的建設力度，做好檔案的收集、保存、整理以及利用等工作，同時制定出符合電算化背景下檔案管理的科學制度，并積極組織管理人員進行相關的業務培訓，全面促進企業財務會計檔案管理的電算化，更好地實現檔案管理的根本目的。

總結：企業單位的財務會計檔案管理是企業財務活動的重要組成部分，分析當前我國企業財務會計檔案管理工作中存在的問題，并有針對性制定恰當的解決措施，退訂檔案管理工作的電算化，能夠快速的提高檔案管理工作的科學性與規范性，進一步發揮企業財務會計檔案管理在企業發展過程中的積極作用，推動企業單位的快速穩步發展。

參考文獻：

[1]王萍.關于加強企業會計檔案管理的思考.China's Foreign Trade.2011(4).

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（一）建立、整理劑挖掘數據

檔案信息化是檔案工作的一個十分重要的環節，在傳統的會計檔案工作中通常都是以紙張的形式對檔案進行管理，為了能夠更好的順應時代的發展，一定要采取相關的措施積極實現檔案信息化和數字化，建立電子檔案，這也給檔案信息的保存和整理帶來了很大的變革。

（二）加強財務檔案信息網絡的建設

檔案的真正價值都是在其使用的過程中體現出來的，建設好財務檔案數據體系能夠有效的提高工作效率，減少檔案人員的工作量，同時還能夠更加有效的保證檔案信息的可靠性。在數據獲取方面也不僅僅局限于紙質文件，可以通過光盤或者是網絡等形式獲得數據，因此這種方式能夠有效減少檔案工作中出現問題的幾率，同時還能夠對企業的資源進行合理的配置，提高企業資源的利用率。

（三）加強財務檔案信息的輔助系統建設

財務檔案輔助機構的建設能夠有效的為企業在人力和經營策略的制定起到推進的作用，所以這一工作的要求也比較高，制定的標準也非常的嚴格，同時工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定會降低工作效率，因此就需要建設一個輔助系統，更好的保證其建設的整個過程，將各個領域中重要的學科都融入到該系統的建設當中，這樣才能保證輔助機制建設的有效性和科學性，以便能夠為企業的科學決策奠定更加堅實的基礎。

二、建設財務檔案信息化的建議

（一）軟件系統方面

1、轉變思想觀念

加強相關人員信息化檔案建設的關注程度，同時制度建設中相關人員一定要體現出高度的責任感，在建設的過程中一定要充分的考慮到國家的相關政策，加強信息的管理和監督工作，保證檔案信息化的建設質量，同時也能夠更好的對信息的真實性進行有效的保護。

2、完善財務檔案信息化制度的建設

首先要采取相關的措施對財務報表工作進行有效的改進和完善。財務報告水平在經營的過程中對企業有著十分重要的影響，在這一過程中最重要的就是要更好的對信息的可靠性和真實性予以有效的保障，在檔案信息管理的過程中還要加強數據處理的及時性和有效性，這樣才能更好的保證財務報表中信息的完整性。其次就是要不打斷的完善會計信息標準化的水平和質量，同時還應該保證核算體系的建設質量，要按照相關的要求來構件一個科學合理有效的控制制度，同時還要采取有力的手段對整個過程都進行有效的控制，這樣才能更好的防止重要的檔案信息出現遺漏，保證信息的全面性。

3、積極完善財務數據庫

檔案信息化建設對為檔案的高效管理奠定了十分堅實的基礎，傳統的檔案通常都是以紙質材料的形式進行保存和管理，在管理的過程中會出現一些問題，同時還會給管理人員造成一定的麻煩，在進行信息化建設之后，數據的保存和管理就顯得更加的高效，當然這一切的實現都要依賴于檔案信息數據庫的建設。

4、完善及有效利用財務檔案

同以往的檔案信息管理工作相比，信息化之后的檔案管理具有著十分明顯的優勢，系統能夠對原有的信息和當前的信息進行詳細的對比，這樣一來就對企業科學決策具有十分重要的積極意義，能夠有效的保證企業的經營管理人員能夠根據市場的變化調整自己的決策，構建一個具有良好科學性的決策體系。

5、不斷提升相關人員信息化素質

財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。

（二）硬件系統方面

1、加強財務檔案的信息網絡建設

檔案控制信息化從工作過程中能夠產生非常關鍵的影響，能夠推動檔案發揮應有的作用。檔案數據合理使用，為營造健全財務檔案數據體系的關鍵基礎。有效實現數據信息化，不但能夠有效的減少財務工作者實際工作量，同時能夠提高數據真實性水平。

2、建立財務檔案安全運行管理機制

營造財務檔案數字化將可靠性當作基礎。提高可靠性，關鍵在于營造控制體系，不但能夠提高可靠性，同時可以提高利用率，對財務工作進行科學合理的監督。想要提高可靠性水平，則一定營造出科學合理的安全控制體系。加強對系統的監控，網絡之間要實行物理隔離，對各種數據進行備份。根據國家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進行。

3、實現財務檔案管理輔助決策系統的建設

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二、完善會計電算化財務檔案管理的途徑

隨著科學技術的飛速發展，電子計算機時代已經到來，面對新技術的發展，對會計核算以及財務管理也提出了新的要求，因此，必須加強會計電算化的管理，真正實現會計工作的電算化，更好的提高財務檔案管理的水平。

（一）完善會計硬軟件設施建設

要加強電算化財務管理，首先要選擇具有檔案管理功能的軟件，并且加強計算機系統的安全防護措施，要對系統進行定期的維護，更好的保證網絡的安全。還要對計算機進行定期的殺毒，防止財務檔案信息的惡意修改。其次，還要配備一些高清晰度的噴墨打印機或者具有打印能力的激光，作為輸出紙質財務檔案信息的工具，并選擇溫度適宜且環境干凈的地方來存放檔案，更好的完善基礎設施建設。

（二）完善會計人員的配置體系

實現會計電算化，必須要完善會計核算體系，該體系要與電算化網絡財務系統相適應，建立起一套有效的網絡財務管理制度，加強財務系統的管理，更好的提高會計信息的質量。首先，要根據會計信息質量以及財務系統的核算要求，可以劃分具體的崗位，并且明確各個崗位的具體任務，制定崗位具體的職責要求。其次，要做好會計人員的培訓工作，提高會計人員的電算化水平，使工作人員了解軟件的功能，提高計算機的電算化水平，更好的培養復合型人才，使本單位的員工能夠更好的進行財務檔案管理。

（三）完善電算化財務檔案管理的各項制度

對于電算化檔案管理系統應該完善各項制度，比如硬盤數據的保留以及軟盤的備份以及保管，還有檔案的管理與保存方面。首先，要建立電算化快檔案的立卷歸檔制度。要及時的對一些賬簿報表、現金日記賬以及總分類賬進行及時的打印，并進行立卷。并按照審計或者稅務部門的要求，打印輸出報表或者賬簿。其次，電算化財務檔案保管制度。對于電算化財務檔案的管理要選擇優質的磁盤介質進行備份，要注意儲存盤與備用盤的分開存放。在保管的過程中，還要做好防光、防壓、防塵的工作，并對電子檔案進行有效的分類和編號，注明財務檔案的內容以及建立時間，也可以進行制作一些檔案管理的卡片。再次，嚴格的借用制度。由于財務信息檔案蘊含的信息比較多，因此，必須建立嚴格的查用制度，根據檔案管理的有關規定，按照手續進行借閱。本單位的成員進行借閱要通過財務部門負責人的簽字，外單位的人員進行借閱時，要具有單位的介紹信以及財務部門的批準才可以，更好的保證財務信息的安全。最后，定期建立備份制度。電算化會計檔案要進行定期的備份，將數據備份到磁性介質中，并且要提供一些備份的細節信息，比如備份的時間以及備份的數量等，管理人員還要定期對財務檔案進行檢查，防止會計信息的損壞。

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［中圖分類號］F276［文獻標識碼］A［文章編號］1009－5349（2011）07－0063－01

隨著教育市場的經濟化發展和競爭結構的調整，學校靠多種渠道籌措來的有限資金顯得尤為珍貴。如何使用好來之不易的資金優化學校財務管理，發揮校園資金的最大作用，成為學校財務管理工作面臨的重要課題。

一、學校財務檔案管理內容探討

學校財務檔案應該包括：1.報送的年度財務報告包括資產負債表、收支情況表、專用基金變動情況表、有關附表及財務情況說明書。2.對歷年形成的債務的檔案登記管理，內容要全面真實反映債務的形成原因、本金、利率、償還過程。3.財務情況說明檔案，主要包括學校收入及其支出、結余及其分配、資產負債變動、專用基金變動的情況，對有著重大財務影響的問題應該在檔案中進行具體說明。4.年度內的各項報銷憑證 (有日期、內容、單價、數量、金額、大小寫、印章、收款人等)。憑證應有事由、經手人（制表人）、驗收人（復核人）、證明人、審批人簽字。5.學校的年度財務預算報表、支出總額統計報表、收入總額統計報表、專用基金變動等整理性文件。對學習財務檔案的內容管理應該明確分為微機存檔和書面材料存檔兩方面。微機存檔要保證內容的完整性，書面存檔要保證分類明確，保存安全。對各項存檔內容必須作出明確規定，年度內不容許有任何的內容缺失，如果出現空缺必須作出明確的書面說明，形成材料以便查證。

二、優化管理與增強服務能力的對策

（一）強化學校財務檔案管理的服務意識

學校的財務檔案管理其本質就是為了財務信息資源的處理服務。信息資源是新形勢下學校建設發展的重要影響因素，要使財務檔案管理在組織管理上進一步得到主管領導或部門的認可和重視，檔案管理部門首先要擺脫傳統思維的束縛，確立服務意識，將校財務檔案的管理目標定位于“服務”的高度，才能保證檔案管理能夠為學校的財務建設作出貢獻。首先學校必須轉變管理方式，將傳統的資料檔案與財務檔案合二為一的情況轉變為專門的財務檔案室管理，為財務檔案提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。建立有一定規模的計算機存儲及查詢系統，保證檔案內容形成網絡化管理，而且要隨時考慮到學校的財務檔案管理情況安排檔案館庫房建設。

（二）強化財務檔案管理的及時性

對財務檔案的及時性控制首先要完善“歸檔制度”，要求各部門應在規定的時間內，根據檔案的內容將形成的有價值的材料及時送到檔案室。還有“檔案利用制度”“檔案鑒定銷毀制度”等等。為科學有效地管理檔案，及時、準確地為檔案利用者提供服務，財務檔案室應編制各門類的檢索工具。如：年度財務總結目錄索引、案卷文件名稱索引等。這樣能夠保證財務檔案管理能夠較快地提供案宗調出服務，保證檔案使用的及時快捷。當然，為了實現這種快速調動必須首先要在存檔前嚴格區分財務檔案收集范圍，根據財務收支項目、科目及財務檔案利用目標等對歸檔資料內容價值進行技術鑒定，并加以有針對性地收集和整理。另外，除了要保證檔案內容的輸出快捷之外，還必須要保證存入的快捷，要明確規定存檔的時間，最好要與財務賬目形成的同時進行存檔（保證書面存檔與電子存檔），而且要按照時間順序進行合理排序，保證存檔的有序性。同時，檔案管理不能單純地進行材料整理，還要進行現代化的公開聯絡，保證財務檔案的績效化，有方向性地開發財務檔案專題，并增加檢索、編制功能，以更好地方便學校單位參考和決策使用。

（三）優化制度建設

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在當今新的經濟和社會發展形勢下，傳統的簡明化事業單位財務檔案管理已不適用于漸趨復雜和系統化的財務信息機制，對于資金的使用和賬目明細也逐漸顯現出多維化和多方面的特點，因此，對于財務檔案管理工作的要求也就越來越嚴格，換言之，事業單位的財務檔案管理工作也越來越重要。

由于目前我國仍處于發展階段，在步入現代化國家行列的過程中無疑需要大量的資金和技術投入。近年來，盡管我國的總體經濟水平與日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些細節化和子系統化的工作上仍然存在著一些問題。在這樣的背景下，事業單位的財務檔案管理工作不斷得到重視和重新編制，為單位整體發展提供了參考數據和資料，為財政工作整體發展提供了一個效率保證。

（二）防止亂象叢生

對于事業單位而言，大部分的財政撥款都是為了履行公共職能或是國家職能，因而需要在資金進出流程上嚴格把關。然而，從長期以來的事業單位財務管理來看，始終存在著資金挪用和浪費等現象，這是缺乏科學管理的結果。因此，有了體系化規范化的財務檔案管理則能夠防止資金挪用等亂象的出現，防止相關人員偏離正軌，保證國家財政資源不受浪費。

二、現今事業單位財務檔案管理存在的問題

（一）財務檔案管理人員素質偏低

現代化的許多工作都強調人和理念的結合，財務管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務檔案管理人員的綜合素質偏低，法律意識薄弱，對于現行的相關檔案法律法規和財務管理規定抱著無所謂的態度。同時，在管理工作的細則規定上也存在著法律不健全、執行力度不夠等問題，這兩部分的結合造成了財務管理工作中普遍存在作假和失真的現象。

（二）檔案歸檔工作不規范

財務檔案管理工作是一個注重流程和規范的工作范疇，同時也是一個需要不斷完善和系統化的過程，它對于工作規范和流程嚴謹化的要求是極高的，因而在財務檔案歸檔過程中，及時的記錄和規范化的檔案編號編輯是尤為重要的，亦是做好檔案管理工作的第一前提。有的事業單位在財務管理方面僅憑賬目數據和憑證就對合同等重要文件進行評估，忽視了檢驗報告等重要核驗憑證，沒能做到完全意義上的結合實際情況，編輯隨意化，只是混亂叢生。這種混亂情況不僅使得財務檔案管理失去了原有的規范性，還使得資料失去了參考價值，大大削弱了資料的本能作用。

另一方面，檔案歸檔的不規范還與相關的硬件設施有關，一些單位未能及時建立獨立的檔案管理儲存室，只是檔案歸檔工作與會計審計工作混淆，不僅加大了工作量，還導致原有的財務檔案因為一些不確定性因素而損壞，從而嚴重影響了檔案資料的完整性。

（三）檔案管理信息化程度不高

現代化科技和信息技術已經成為各個工作范疇必不可少的技術工具，事業單位的檔案管理工作自然也少不了信息技術的配合。財務檔案管理失數據和分析的工作綜合，因而計算機可以為工作人員提供分析和計算統計的工具，大大減少工作壓力，通過高技術的數字化掃描和全方位的信息化分析為事業單位的整體發展提供參考資料。這一過程不僅需要時間的投入，還需要大量的資金和技術投入，而從目前的事業單位財務工作信息化程度來看，尚不夠客觀，它是一個長期的過程，必然需要通過采取合理的措施來不斷完善和提升。

三、事業單位財務檔案管理的相關建議

（一）提高工作人員素質

工作人員的素質問題應該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關工作人員的相關技能培訓，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴格要求自己，將規范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習慣。事業單位在充分調動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務管理人員的整體工作流程培訓，培養一批高精尖的財務管理人才隊伍，對于單位的整體發展有利無害。

（二）樹立檔案管理和規范意識

物質決定意識，意識反作用于物質，因而要使得事業單位的財務檔案管理工作達到一個相對穩定的程度，務必要使相關工作人員和管理層人員樹立起端正的檔案管理和規范意識，正確認識檔案管理的重要性，從而在出現突發狀況時能夠鎮定自若，找準癥結，對癥下藥。

（三）合理利用現代化信息技術

篇（9）

會計檔案指企事業單位以、經濟組織以及相關會計人員對所進行的經濟活動按照一定的制度記錄存儲的會計憑證、賬單、核算材料等等紙質、電子材料。會計檔案可以說是企事業單位第一手重要的經濟檔案，是所有國家檔案的重要組成成分，因此財務部門的會計檔案管理工作具有重要的作用于價值，應該得到政府企事業單位的格外重視，提高會計檔案管理工作的效率，發揮會計檔案的在企事業單位中的重要作用。

1會計檔案的特點與作用

健全會計檔案的管理工作，首先需要對會計檔案的特點以及作用進行具體的了解，根據會計檔案的特點制定相關的管理機制，利用其作用發揮其全部功能。

1.1會計檔案的特點

會計檔案的是國家檔案中最重要的組成成分，具備了原始的記錄功能、信息功能、知識功能等等眾多功能，又由于其針對內容的特殊性，使得其具備了獨特的特征：第一，會計檔案的來源十分的廣泛。對于不同的企事業單位的核算部門，都會形成相應的會計檔案。第二，會計檔案具有一定的專業性，由于會計檔案涉及到會計核算的內容，這就使得核算手段成為了會計檔案獨有的專業技能。通過會計核算，可以有效的反映出企事業單位的具體經濟活動，體現了會計檔案的專業性。第三，會計檔案的形成過程十分的嚴密，由于會計核算需要進行設置賬務、復式記賬、填表審核等等方式對對象進行系統、延續、完整的記錄監督。這就迫使會計檔案的形成過程必須具備一定的嚴密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案對于企事業單位有著十分重要的作用，可以具體分為以下幾個方面：第一，會計分析與核查中會計檔案起到了依據的作用。企事業單位中進行決策以及經濟活動都需要對會計檔案進行大量的參考查閱，會計檔案的嚴密性可以使得覺得準確性大大的提高，為企事業單位提供準確的材料依據。第二，會計檔案具有重要的憑證作用，企事業單位相互進行的經濟活動都需要相關的書面證明，但也會出現一些經濟糾紛問題，會計檔案的對經濟活動的記錄可以在這是起到重要的憑證作用。第三，會計檔案具有一定的歷史借鑒作用，會計檔案是一個動態的檔案，它詳細的記錄了企事業單位內部各個方面的經濟發展狀況。通過對某一段時間的收支情況，制定相關的發展戰略。

2會計檔案管理中存在的問題

會計檔案管理工作在財務部門當中依然存在種種問題，這些問題可以總結為以下幾點：

2.1會計檔案管理制度不健全

企事業單位內部的財務部門一般只重視單位的資金管理，忽略了會計檔案管理工作的重要性，并沒有制定管理會計檔案相關的建檔、歸檔、借閱以及銷擋的措施，沒有一定的制度可尋。

2.2會計檔案的裝訂不合理

企事業單位內的財務部門內負責會計檔案管理的工作人員幾乎很少，繁多復雜的檔案整理裝訂，在一定程度上消磨了管理工作人員的耐心與責任心，使得會計檔案裝訂的過程中出現內容遺漏，檔案開散，檔案內容裝訂錯誤等等嚴重問題，這些問題的出現一定程度上給事業單位的經濟活動造成極大的影響。

2.3會計檔案的儲存方式不妥

大部分的企事業單位對于檔案的管理還沒有進行全面的信息化管理，這就使得單位內部的會計檔案堆積，隨意儲存的現象出現，老舊無人查閱的會計檔案隨著時間的推移損毀殆盡，嚴重的縮短了會計檔案的壽命，喪失了會計檔案的歷史性價值。

3財務部門完善會計檔案的具體措施

3.1完善會計檔案管理機制

針對會計檔案管理制度中出現的問題，首先企事業單位的領導層面必須加強對會計檔案管理的重視程度，從思想上提高財務部門內部對會計檔案管理工作的認識程度，結合單位的具體情況制定相關的檔案管理制度，監督這一制度在實際中的實施情況，使得會計管理工作有章可循。

3.2做好會計檔案裝訂工作

做好會計檔案的裝訂工作，首先財務部門需要對會計檔案管理部門加大人力物力的投入，提高工作人員的思想素質，讓其認識到裝訂工作的重要性，定期抽擦檔案對于出現檔案裝訂錯誤與遺漏的情況需按照相關的制度進行處罰，使得會計檔案管理工作有效科學的進行。

3.3使用信息化技術進行檔案管理

企事業單位應該加大力度在檔案管理上的經濟投入，實現檔案的信息化，告別老舊的紙質檔案，提高檔案管理工作人員的工作效率，減少會計工作人員的工作壓力，實現會計檔案的信息化儲存，延長檔案的壽命，快速有效的擴大化會計檔案的作用。

4結論

圍繞會計檔案獨有的特點，解決企事業單位中會計檔案管理工作中的一系列問題，首先需要領導層面的大力支持，不斷的提升會計檔案管理工作人員的思想水平，制定相關的制度章程，使得會計檔案管理工作可以科學合理的開展。

參考文獻

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中圖分類號：F27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-036-02

所謂醫院財務檔案管理，其是指利用文字、影像等資料，真實全面地記錄醫院活動。它涉及到醫療、科研、衛生行政管理以及教學等眾多方面，具有極高的保存價值和意義。在醫院管理中，財務檔案管理是不可或缺的一部分，對于全面記錄和反映醫院經濟狀況，促進醫院各項工作順利推進有著重要作用。隨著醫院各項工作的不斷發展，經濟活動日益頻繁，傳統的紙張式財務檔案管理日益被淘汰，財務管理工作也邁向了信息化進程。但不容忽視的是，在向信息化檔案管理演進的進程中，醫院的財務管理工作也面臨著一系列亟待改進之處，全面提升醫院財務檔案管理工作質量極為迫切。

一、當前醫院財務檔案管理工作存在的問題

在醫院經濟建設中，財務檔案管理具有極其重要的價值。但在管理中，認識不足，制度欠缺，人員素質不高的問題突出，成為了制約和束縛財務管理的桎梏與阻礙。

（一）重視程度不足

對醫院而言，財務管理是記錄歷史，服務現實，具有承上啟下意義的一項重要工作。但當前，為數眾多的醫院領導和財務負責人對此項工作的認識程度不足，覺得是可有可無的工作，潛意識中存在應付思想，致使財務管理未能納入醫院的重點工作得到落實，從而流于形式。同時，領導的不甚重視也直接影響了醫院職工對財務檔案管理的態度，整體觀念的淡薄制約了資金的投入和傾斜，醫院財務檔案管理工作普遍存在著經費不足，設備陳舊以及專業人員匱乏的弊端，對整體工作造成不利。

（二）制度體系不健全

隨著衛生改革事業的不斷推進，醫院日益重視內部管理工作，建立并完善了醫院的制度管理體系，不斷強化管理體制建設。但在此過程中，卻疏于對財務檔案管理制度的優化完善，涉及到財務檔案管理的職責、考核標準等具體細則缺乏，致使醫院財務檔案管理工作陷入松散無序狀態，對該項工作的規范化發展造成不利。

（三）檔案利用效率不高

財務檔案不僅涉及財務，更與檔案管理有著密不可分的關系，在醫院管理中具有重要意義。但當前，醫院的檔案利用率低下，致使財務檔案也長期處于不受重視的狀態。一方面，絕大多數的醫院缺乏科學規范的管理手段，未能針對財務檔案制定切實可行的收集制度和收集方法。實踐中，檔案的歸檔與利用脫節，整體利用效率低下。不同性質的財務檔案本應由相應的職能部門進行收集管理，但由于部門之間缺乏順暢的溝通銜接，各部門未能在檔案收集后進行信息共享，從而極大降低了財務檔案的價值；另一方面，當前醫院的部分工作人員還存在著被動服務的思想，對工作的整體熱忱度不高，未能正確認識到在財務檔案管理工作中能轉變服務態度和服務形式的重要性，從而影響了醫院財務檔案信息的利用，進而制約了醫院財務檔案價值的發揮。

（四）專業人員匱乏

財務檔案管理工作是一項極為細致、嚴密的工作，具有較強的專業性，對管理人員的專業技能存在一定要求。但從當前財務檔案管理工作的現實來看，許多醫院的財務檔案管理工作由會計人員甚至護理人員兼任。其未經過檔案專業知識的系統化、規范化培訓，很難按照財務檔案管理工作的要求完成檔案的收集、整理、存放、歸檔等工作。同時，一些財務檔案管理工作人員對計算機的熟知和應用程度不高，仍停留在傳統的手工工作模式，很難順暢利用計算機進行檔案管理工作，從而阻礙和滯后了財務檔案管理工作的信息化發展進程。

二、提升醫院財務檔案管理的質量的途徑

如上所述，重視程度不足、制度體系不健全等一系列問題的存在影響和制約了醫院財務檔案管理工作的順利進行。為此，有必要針對上述問題的存在展開思索，提出提升醫院財務檔案管理的質量的可行策略，推動醫院財務檔案管理工作的發展向前。

（一）加深思想認識

隨著社會的發展和信息化進程的不斷演進，醫院領導和相關財務負責人應當審時度勢，認清醫院財務檔案管理工作的重要性，立足本醫院實際，加大對財務檔案管理工作的支持力度，營造檔案財務管理工作的良好氛圍。醫院領導要重視和加強對財務檔案管理工作的組織領導，將其提上工作日程，并納入醫院工作的整體規劃中，做到與醫院各項工作的同步謀劃、同步發展。與此同時，要加強宣傳力度，切實轉變醫院干部職工對于財務檔案管理工作的偏見和漠視，積極營造全員支持財務檔案管理的大環境。

（二）健全制度體系

管理制度的完善與否是醫院財務檔案管理工作有序進行的重要前提。因而，在醫院的財務檔案管理工作中，必須建立健全相關制度體系，做到有章可循，有制度可依。我國的《會計法》《檔案法》《會計檔案管理辦法》等法律法規針對會計工作中形成的財務檔案規定了明確的范圍、時間和要求，通過法律的形式對財務檔案的完整性、真實性、準確性予以了保障。為此，醫院應以國家法律為先導，立足本單位實際，據此制定可行的財務檔案管理制度，對財務檔案的收集、整理、移交、借閱等一系列環節做成細致規定，為相關人員提供可行依據，切實規范財務檔案管理工作。

（三）提高財務檔案利用率

對于醫院而言，其不僅要重視財務檔案管理的收集和保管等各項工作，還必須從醫院的整體建設出發，結合醫院的發展理念和發展規劃，積極探索提升醫院財務檔案效率的途徑，改進醫院的服務現狀。一方面，醫院應切實更新服務理念，改變傳統的被動服務方式，樹立先導思想，積極主動地開發整理財務檔案中的信息，挖掘可用資料，努力開拓財務檔案管理利用的新途徑，切實提升醫院的經濟效益。另一方面，醫院要認清信息化發展的大形勢，改進傳統的財務檔案管理模式，積極推進電算化進程，提升醫院財務檔案管理的信息化水平。

（四）提升人員素質

財務檔案管理工作對財務信息的真實性、準確性都有較高要求，這也就對從業人員的專業素質提出了挑戰。一個合格的財務檔案管理人員除了具備一定的職業道德外，還必須具有與職務相匹配的專業技能。為此，醫院應強化對財務檔案管理人員的培訓，加強對檔案管理、操作技能等的提升，使得財務檔案管理人員能夠全而熟練地掌握相關的基礎知識和操作技能，從而靈活適應崗位需要。同時，要實行常態機制，定期或不定期地針對財務檔案管理人員進行監督、考核、評比等工作，將結果納入日常管理中，加大人員的重視程度，激發其積極性，也有效提升財務檔案管理工作的質量。

三、結語

在醫院的健康長遠發展進程中，財務檔案管理工作發揮著不容忽視的重要作用，醫院必須針對當前財務管理工作存的問題與漏洞進行全面剖析，制定可行策略，切實提升財務檔案管理質量，促進財務檔案管理工作的水平得到實質性的進步和飛躍。

參考文獻：

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電子環境下，計算機是財務檔案的重要工具，必須利用專業的軟件和系統來保證管理的質量。電算化環境下財務檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：

1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網絡化，應提高其傳輸與操作安全性，一方面應提高口令的安全性，不僅僅要設置開機密碼也應對某些訪問權限進行口令和安全密碼的設置，以保證電子財務檔案被訪問時的安全。同時應建立多級權限制度，即在檔案讀、寫權上設置多級權限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權限，不能越權對檔案進行訪問與改寫等。還應建立電子表格對歸檔檔案進行統計，進行系統化管理，方便外部對數據庫訪問并查詢相關信息。其次，對電算化系統的安全性進行強化。網絡的安全是保證數據傳輸的重要基礎，電算化中財務檔案已經與網絡相結合，所以必須提高其數據的安全性。另外，還需借助計算機安全技術，如防火墻，隔離電子計算機系統與外部訪問區，使電子檔案系統相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數據進行加密或者限制訪問權限，對網絡安全進行強化，以防止意外數據故障、惡意破壞對數據的影響，導致數據丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環境中為了保證計算機系統的安全與數據安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。

2.內部管理的問題。第一，應強化歸檔制度。管理人員應充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應健全制度，明確各種檔案與數據的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數據與文件歸檔都按照規范與標準執行，從而保證檔案管理的規范性。同時相關部門也應配合檔案管理的制度，設置管理規范，并嚴格對制度與規范的執行情況進行檢查， 一旦出現問題應進行必要的責任追究。還要對管理規范在執行過程中出現的問題進行分析，動態化地對制度進行調適。第二，強化對數據備份的管理。在電算化環境下，數據往往是實時化出現的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現故障則會導致數據丟失，所以在財務檔案管理中應進行實時化的備份處理，在賬務管理與報表系統中都應明確實時化備份的要求，即根據財務數據的不同性質進行備份，而整體數據的備份不應少于每年12次。經過備份的數據應存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環境的影響而出現物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務電子檔案在保存中應選擇質量較高且穩定的存儲介質，因為介質的質量會直接影響數據保存的質量，也會影響數據的調用與再處理，所以只有質量穩定的介質才能保證檔案質量。管理人員也應對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質檔案進行妥善保存。在電算化環境下，所有的數據也是從紙質文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結。如果因為打印或者條件限制，所形成的現金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應培養和設置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務知識也需要其具備一定的計算機知識，應注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規范向會計電算化系統的各個崗位人員催收相關的電子數據與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統檔案等，實現對電子數據的系統化管理，方便查詢與處理；保證財務檔案的安全性。不能擅自對數據進行導出與寫入。系統管理制定明確的權限。限制管理人員的權限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權限而導致內部出現舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權限范圍內。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要提高專業素養，不斷提升自身的檔案管理水平。

（作者單位：云南省德宏州人民醫院）