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關鍵詞：

訴訟電子檔案;訴訟電子檔案管理;問題與對策

加強法院訴訟電子檔案管理，對于法院檔案工作向現代化管理方向轉變以及助推陽光司法具有重要意義。筆者以杭州市中級人民法院（以下簡稱杭中院）為例，簡要分析法院訴訟電子檔案管理存在的問題，并提出解決對策。

1問題分析

其一，檔案人員隊伍建設亟待加強。杭中院訴訟電子檔案管理工作量大、工作技術含量高的特點很明顯。工作量大集中體現在檔案人員需面對大量的查檔者，要經辦一系列手續。首先是對內提供查詢服務，內部工作人員如需查詢訴訟電子檔案，要登錄電子卷宗查詢系統，選中所需條目并提出申請，檔案人員對申請人的相關情況進行審查，并予通過審查的申請人相應的臨時權限，申請人獲得權限后即可查詢檔案。其次是對外提供查詢服務，社會人士事先遞交查檔申請，并附上身份證明、單位證明、查檔事由說明等相關材料，檔案人員對遞交的材料進行審核，通過審核后將所需的訴訟電子檔案發送到指定計算機供申請人查閱。此外，檔案人員還肩負有對電子檔案相關信息進行統計、指導各業務部門形成電子文件并及時歸檔以及與省高院和各區法院檔案人員保持密切業務聯系的職責。目前，杭中院只有8名檔案人員，他們面對繁重的檔案工作顯得力不從心，8人中有4人為外聘人員，檔案人員隊伍不夠穩定。工作技術含量高主要體現在與省高院、各區法院通過訴訟電子檔案管理系統實現檔案資源的互聯互通，實現檔案遠程調檔與異地查閱；將電子檔案備份在信息數據中心的磁盤陣列上，并定期通過專門網絡遠程備份到杭州市容災中心。目前杭中院檔案人員普遍年紀偏大、缺乏信息技術知識，難以勝任工作。其二，工作中應用的技術不夠完善。就杭州市的情況來看，現有的檔案數據庫在數據結構、邏輯設計和物理設計方面不夠完善，在實現數據共享、確保數據安全和數據完整性方面有待提高，檔案安全防范工作還需加強。此外，現有的檢索條件無法滿足海量檔案的檢索需求，檢索效率低下；市中院與省高院、各區法院的檔案資源互聯互通缺乏深度與廣度，工作成效并不理想。

2解決對策

2.1加強檔案人員隊伍建設

首先，增加外聘檔案人員數量，確保人員隊伍穩定。針對人員編制短期內難以增加的現狀，應轉變理念，積極依靠外聘人員開展工作，及時增加外聘檔案人員數量。可與相關高校或高職院校建立長期合作關系，吸收信息資源管理專業或檔案專業的優秀畢業生入職，提升檔案人員隊伍整體素質；要多措并舉維護隊伍穩定，既要提升待遇、提供上升渠道，也要鼓勵檔案人員安心工作、做出業績、有“為”有“位”。其次，加強對外聘檔案人員的業務培訓。對外聘檔案人員的培訓側重點應是法院業務工作特別是訴訟工作，以及與工作聯系密切的信息技術，要在檔案人員上崗前提供崗前培訓、上崗后定期組織業務培訓，讓檔案人員掌握法院工作和訴訟工作的最新進展，學習最新的信息技術知識；還要組織檔案人員參加省、市檔案部門組織的檔案業務培訓，或邀請高校信息資源管理專業的學者舉辦講座，及時更新檔案人員的檔案業務知識結構、了解檔案學前沿的理論知識，為他們創新工作理念與工作方式提供知識儲備。

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1 訴訟檔案的特點

1、檢察院訴訟檔案最基本的保管單位為“一案一號”。“一案一號”是指各個案件辦理中檢察機關由立案―結案產生的全部資料，向訴訟檔案轉化后，即可進行檔案號的編制。通常情況下，“年度、類別、案卷號”為構成訴訟檔案的檔案號，同時各個訴訟案卷是由性質各異的案卷形成。

2、各類訴訟程序對形成檢察院訴訟檔案產生約束力。在案件辦理環節，需嚴格遵循相關要求進行操作，如與程序不符，則與法律法規相違背。為此，在辦理案件時訴訟程序將對訴訟材料產生樂卦際。特別是案卷組卷具有極為單一的方式方法，且固定化形式，致使其不能與其他檔案不同，無法以件的形式存在。要求訴訟文書材料必須嚴格遵循程序、時間的條件進行操作。

3、檢察院訴訟檔案具備相應法律效力。法律效力為訴訟檔案材料的主要特征，其強制性、約束能力極強，但法律效力只針對此案件訴訟當事人，為此，時間、空間發生改變時，訴訟檔案不會隨之改變。

2 檢察機關訴訟檔案管理存在的問題

1、檔案管理意識較低，檔案法制觀念不足。在檢察機關工作中訴訟檔案極為關鍵，但因現階段我國并沒有建立完善的法律體系及辦案工作人員檔案管理意識低等現象的長期存在，導致結案后歸檔不及時、歸檔質量差等問題的大量出現。

2、檢察訴訟檔案收集不全。本文主要從2方面對收集訴訟檔案不全問題進行分析，第一，收集案件案卷不全，于檢察訴訟檔案而言，都會選取“一案一卷”的形式，在目錄內收集是否齊全可以清晰地看出。但大多數檢察機關沒有很好地保存其庫存的訴訟檔案資料，不僅是案卷沒有被及時收集，目錄也沒有及時被收集。第二，案卷材料不全。材料不全的內容主要包含目錄、卷宗封面等，如卷宗材料因無法有序進行排列、無法準確、工整地書寫各類文書材料。

3、檢察訴訟檔案數字化程度較低。伴隨科學技術的不斷進步，新技術、新工藝大量涌現，檔案管理工作方法也隨之改進。但檢察機關對數字化技術并不敏感，特別是基層檢察院，因各類因素的約束，無法充分選取數字化技術。導致在開發檢察訴訟檔案信息時程度較低，進而導致大量檢察信息資源的過度浪費。除此之外，對數字化檔案管理理解誤差也會成為其數字化程度滯后的重要原因之一。

4、混亂的訴訟檔案電子化管理。在實施信息化建設的同時，檢察工作將有大量電子文件出現，這就需要做好電子化管理工作。此類文件自發性、分散性特點極為突出，因其具有不同格式、標準，導致各個檢察院訴訟檔案電子文件存在極大差異。特別是電子文件數據更改問題頻繁產生。

3 檢察機關訴訟檔案建設及管理的措施

1、積極宣傳檔案工作的重要性，全面提升工作人員的檔案意識

伴隨信息時代的到來，檢察機關檔案管理人員的角色也發生了極大的改變，從保管員逐步向組織者、管理者進行轉變，這和檢務公開具有一致性，進而提升了訴訟檔案管理水平。訴訟檔案人員工作目標需與檢察機關持續、健康發展目標統一，以此進行工作人員檔案意識的全面提升。具體要求如下：

第一，提高檔案檢察訴訟管理理念，在與檢察業務充分結合的前提下，根據相關管理規定，對訴訟檔案管理工作進行正確指導，將檢察訴訟檔案管理理念等內容逐步傳送給業務部門；

第二，在制定文件檔案政策時積極參與，進行業務檔案內容的統一規范，對傳輸保管電子文件時需制定一個科學的標準，在檢察業務需求的基礎上建立訴訟檔案管理工作發展體系。

第三，在檢察機關內檔案室在面積方面占有極大優勢，庫房、查閱室及辦公室等把該空間進行了合理劃分，在此空間功能發揮中，在檢察文化建設中，需充分融入檔案管理意識，通過訴訟檔案各個要素的充分利用，可對各個空間進行粉裝，且進行檢察訴訟檔案管理內容的制作。

第四，文字描述、影音等都是訴訟檔案管理中常見的資料形式，這些資料又產生于多個部門，各個資料之間存在著必然的聯系。特別是在案件辦理過程中，將出現大量資料，這種情況下將大大增加訴訟檔案管理的難度。基于此，訴訟檔案管理人員必須具有較高的專業素質，將各項資料進行妥善保管，并對各項資料之間的關系進行充分分析，確保材料的真實性與精準度。

2、加強檔案管理人員培訓及繼續教育

作為一項系統化工作，檔案人員主要負責檢察訴訟檔案管理工作。為達到檢察訴訟檔案現代化管理，應進行檔案管理專業人員培訓，只有這樣才能深度開發利用訴訟檔案信息。相比其他行政單位，檢察單位訴訟檔案業務指導工作范圍、對象存在極大差異。開展訴訟檔案工作與各個部門密不可分，如收集資料科室、案卷整理科室等。每年檔案培訓活動都會開展，但培訓內容都存在極大差異，但都是基礎類知識。培訓需具備針對性，也就是選取分塊方式對某個工作有針對性地進行培訓活動的開展，將現代管理知識作為培訓重點，進行電子管理知識的普及，在檢察訴訟檔案管理中應對現代科學信息技術水平加以全面提升。

3、各項檔案制度的完善

通過檢察訴訟檔案管理制度的進一步完善，能夠在極短時間內幫助檢察訴訟檔案人員對自身工作進行全面掌握，保證不因為人員變動而出現訴訟檔案工作不連續的問題。且通過相應激勵方法進行檔案人員工作積極性的提升。同時，在檔案管理工作中需進行典型樹立，以此對新來員工起到激勵作用，進而全面提高檢察訴訟檔案管理工作水平。作為一項綜合性較強的工作，訴訟檔案管理具有科學性、服務性的特點。在檢察機關發展建設中其案件性質，都會對檔案管理造成一定影響。通常情況下，利用檔案資料可以對案件實際情況及現狀進行數據信息地查詢與分析，為案件辦理提供可靠的參考資料，做好檔案資料整理工作，才能提升訴訟檢察工作效率。

4、檢察訴訟檔案資料整合，文件檔案管理信息系統的有效建立

實物資料信息化是電子文件的主要特征，計算機存儲介質可集中大量原始檢察訴訟檔案資料，傳送是可利用網絡進行。利用計算機管理檔案檢察單位可進行三級（省市區）局域網絡區域化資源的同時建立。為科學管理訴訟檔案，應做到歸檔登記統一化、規范化。借助于檢察機關業務應用軟件規范管理作業程序。也可利用電子計算機將檔案信息文件資料的準確編制，以此為錄入信息速度、準確性的全面提升提供可靠保障。

4 結束語

綜上所述，隨著社會經濟發展速度的不斷提升，我國檢察單位工作量也越來越大，進而檔案數量也隨之增多，以往檔案管理模式與當前基層檢察機關的工作存在嚴重的滯后問題，為滿足現代檔案工作發展需求，必須重視檢察機關訴訟檔案工作，這也是檢察訴訟檔案工作得以快速發展的重要條件。

參考文獻

[1] 陳潔清. 談檔案員如何配合審計部門做好檔案一項一卷的收集管理工作[J]. 辦公室業務. 2013（17）

[2] 李國民. 論現代檔案管理工作中的方法創新與對策設計[J]. 安陽師范學院學報. 2012（04）

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1訴訟檔案的含義

檢察訴訟檔案是人民檢察院以辦理案例為目的，依法進行訴訟活動所形成、具有查考利用價值，并按照有關規定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、聲像材料及其它材料的總和。主要分為四類，即：偵查、審判監督的刑事案卷；直接受理立案偵查的刑事案卷；控告申訴案卷；民事、行政訴訟案卷[1]。人民檢察院的訴訟檔案是檢察活動的記錄，真實地記錄著檢察活動的始終，不僅是是檢察業務工作成績的重要承載，而且是國家財富的重要組成部分。[2]

2基層檢察院訴訟檔案管理的現狀及問題

通過近年來的努力，基層檢察院訴訟檔案取得了一定的成績，但是在新形勢下，基層檢察院訴訟檔案管理也存在著一些問題。

2.1檔案意識不強，管理效果不佳

目前，院內各部門沒有充分認識到檔案管理工作是檢察院工作的一個重要組成部分，大部分檢察人員存在著“重辦案輕檔案”的思想，沒有對本部門的收集立卷工作進行檢查，認為這是檔案室和檔案管理人員的職責，長久下來，給檔案管理人員增加了負擔，再加上專業檔案人員的缺乏，檔案部門督促不力，整個訴訟檔案管理效果欠佳。

2.2訴訟檔案的文書材料收集不全，檔案質量差

基層檢察院的訴訟檔案管理中經常存在質量問題：首先，由于我國法律體系不是很健全，加上辦案人員的檔案意識不強，造成大量的訴訟文書材料歸檔不及時，歸檔材料質量較差。其次，檔案人員在接收案卷材料時，沒有認真檢查，部分案卷缺少討論案件記錄和閱卷筆錄等；卷內材料排列混亂，重復文書材料、與定罪量刑無關的材料沒有剔除。再次，部分案卷材料中使用劣質字跡，如使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙等。使用這種不耐久的字跡材料極易使字跡模糊、擴散，不易長久保存，嚴重影響訴訟檔案的保管質量。最后，部分案件的承辦人沒有書寫法律文書編號，如審查批捕、案件意見書不編號；訴訟案卷的封面年度、字第號填寫不規范、不統一；有的案卷，案件承辦人不簽名，沒有填寫負責人，造成了一定程度的歸檔困難。

2.3信息化建設情況差，信息資源利用率低

當前各級檢察院都在進行信息化建設，但是，目前基層檢察院的檔案信息化建設仍然存在一些問題。一般基層檢察院的訴訟檔案的信息化管理僅僅是條目管理，沒有延伸到全文管理；運用單機版管理軟件或借助EXCEL、WORD表格進行檢索，沒有實現信息資源共享，查找檔案非常不便；對于產生的大量電子文檔，沒有引起重視，使得大量電子文件信息流失。大部分的基層檢察院檔案室保存著大量的訴訟案卷，這些案卷中蘊含著豐富的信息資源，但是一般都只是按規定收集、整理，沒有對其進行開發利用， 檔案人員只是等待查閱者上門查閱，檔案信息資源沒有進行有效的整合和利用，檔案信息資源利用率比較低。

2.4檔案管理基礎設施設備和條件不足

隨著社會經濟的快速發展和社會法律意識的提高，檢察院工作的深入開展要求檔案管理工作水平也要進一步提升。一般基層檢察院的檔案庫房選址都不符合檔案建筑設計要求，不利于訴訟檔案的保管和利用；其次，基層檢察院對檔案工作的投入，僅限于1-2臺電腦和1臺打印機，缺乏除濕除塵設備、消毒設備和溫濕度測量儀等，沒有防蟲防有害生物的有效措施，沒有實現檔案管理的現代化，基礎設備和條件較差，不利于訴訟檔案的保存。

2.5缺乏專業的檔案管理人員

隨著人們法律意識的增強，訴訟檔案的增多，各類基層檢察院的訴訟檔案劇增，但檔案管理人員僅配備1-2名，更換頻繁。大多數情況下，這些檔案管理人員都沒有專業的檔案管理知識，且沒有經過專業的技術培訓，無法對本機關各業務部門訴訟文書材料的立卷歸檔工作進行指導、監督和檢查。在面對數以萬計的訴訟檔案時，無法準確而又有效的進行收集、整理、保管、利用等工作。有些基層檢察院因人員緊張聘請兼職人員和實習生管理檔案，沒有統一的標準，加上缺乏責任心，致使訴訟檔案管理缺乏統一性、科學性和規范性，給訴訟檔案的利用帶來很多麻煩。

3加強基層檢察院訴訟檔案管理的對策

3.1提高對訴訟檔案工作重要性的認識，完善訴訟檔案管理制度

訴訟檔案工作對整個檢察院工作的重要性不言而喻，要讓每一個領導干部和檢察人員都充分增強檔案工作意識和檔案法制觀念。首先，把檔案分級管理職責要落到實處，把檔案工作列入重要議事日程，通過過問、檢查、督促檔案管理工作，為檔案現代化管理工作提供物質保障創造條件。[3]其次，要把訴訟檔案管理工作與檢察院的崗位負責制和年終考核聯系起來，以增強全院其他部門領導、檢察人員和檔案管理人員的責任心與事業心，加強訴訟檔案的管理。

3.2嚴格規范訴訟檔案材料的收集、整理、立卷工作，提高訴訟檔案質量

案件負責人需要負責每個案件的文書材料形成、積累、整理，保證歸檔文件材料的完整、準確，并檢查訴訟材料是否齊全、完整、是否符合要求，如果有遺漏或不符合要求的，要及時補齊或改正，對于無法補齊的文件，要在案卷備考表中說明。卷內材料應按照實際辦案程序依次排列，各種證據材料，可先按材料的名稱、問題等特征分類，再按時間順序排列，將主要證據排列在前，輔助證據排列在后。案卷應有卷皮、卷內目錄和備考表。卷皮、卷內目錄所填內容應與卷內材料相符，卷皮除目錄號、卷號外，都應用字跡耐久的藍黑或碳素墨水逐項準確填寫，字跡要工整、清晰、規范。歸檔的訴訟文書必須按年度、程序、一案一號的原則，結案后，由案件承辦單位整理立卷，于翌年第二季度移交檔案部門，并根據《人民檢察院訴訟檔案保管期限表》劃出保管期限。

3.3加強訴訟檔案的現代化管理、信息化管理

現代化管理不僅可以大大地增加庫房的庫容量，而且還能提高查找速度、查準率和查全率，訴訟檔案要實現現代化管理。面對日益增多、紛繁復雜的訴訟檔案，要改變傳統的管理模式，實現訴訟檔案的紙質和電子“雙套歸檔”管理制度，加快實現檔案的電子化管理，各個基層檢察院要逐步實現計算機管理和信息化管理，實現與市院網、省院網、及全國檢察院接軌的局面，實現資源共享。積極引進利用先進的檔案管理軟件，實現計算機自動檢索，提高工作效率，節省時間和空間，為訴訟檔案的利用提供便利。

3.4加大對訴訟檔案的基礎設施的投入

加大對訴訟檔案基礎設施的投入，加強訴訟檔案基礎設施建設，有利于實現訴訟檔案的規范化、科學化管理。檔案庫房的建設要嚴格按照檔案庫房建設要求標準，同時要購置訴訟檔案管理所需的檔案裝具、除濕除塵設備、空調、防火系統、復印機、打印進、電腦等設備，還要積極加大適應訴訟檔案管理實際工作需要的軟件設備的開發和利用，加速實現檔案的現代化管理，實現具有檢察院特色的辦公自動化管理和傳統手工管理的有效結合。

3.5加強學習培訓，提高檔案工作人員的綜合素質

新時期，檔案管理規范化的新形勢、新內容、新變化需要一支擁有一支高素質的檢察檔案管理人員，這是提升檢察機關檔案服務能力建設的核心和關鍵所在。首先，要加強檔案工作人員的責任心和事業心，提高檔案管理人員的檔案意識；其次，加強對檔案管理人員的檔案業務學習和培訓，使掌握利用計算機技術和現代化科學技術進行檔案管理的方法和技能，積極主動開發利用訴訟檔案資源，以適應檔案工作發展的需要。最后，完善激勵機制，可以考慮設置檢察院檔案管理人員先進工作者獎項，充分調動基層檢察院檔案管理人員的工作積極性和主動性。

人民檢察院訴訟檔案管理是一項系統性工作，各個基層檢察院需要結合自身實際情況，積極穩妥地開展訴訟檔案的管理、利用工作。

參考文獻

[1] 楊玲.淺談基層檢察院訴訟檔案歸檔中應注意的幾個問題[J].檔案與建設，2006（S1）.

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中圖分類號：D926.2；G270.7 文獻標識碼：A

1平陽法院檔案信息化建設現狀及梳理

1.1檔案存儲情況

我院現存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會計憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室庫存訴訟檔案131680卷，169802冊。從檔案管理系統顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進入系統的共有131194件，比例為已存案件的98.3%，并且訴訟檔案的數量還在不斷增加。

1.2檔案管理利用現狀

從檔案管理使用方面看，隨著司法公開的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強，社會公眾對涉及自身利益的檔案關注度也越來越高，對訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。數字檔案系統于2014年11月投入使用以來，我院逐步建立起比較完善的查、借閱網上系統，成功實現法院間遠程調閱卷，全院干警已實現通過數字系統查詢檔案。

1.3檔案信息化建設情況

目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動較頻繁且具有檔案專業背景的人員的比例僅16.6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長效機制，現有檔案人員管理結構很難適應未來檔案信息化建設的發展。

2基層法院檔案信息化建設困境

2.1檔案電子化利用效率不高

當前全省法院訴訟檔案信息化建設步伐不斷加快，目前使用的審判信息管理系統，把所有案件從立案到歸檔，均通過計算機網絡系統進行控制管理，優化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統計等環節，檔案信息化工作完成檔案掃描、錄入階段后，已基本實現法院外、法院間卷宗調閱。由于公檢刑事偵查卷并未掃描入庫，使得刑事案件仍處于紙質借閱狀態。實際上刑事訴訟檔案中利用率最高的恰恰是偵查卷，刑事檔案查閱在檔案利用中占比達63.26%，如果不進行掃描，顯然影響電子化數據運用，進而影響檔案信息化建設進程。

2.2實踐中檔案歸檔模式不統一

省高院要求結案后5日內必須歸檔報結，實踐當中能在規定期限內完成歸檔報結存在一定難度。我院則結合現實狀況，因地制宜，創建留庭保管模式。考慮到兩個派出法庭距離院機關比較遠和送達難等客觀因素，允許法庭在1個月內必須完成歸檔入庫，以達到省高院要求案件審結后5日內裝訂入庫達70%，十個工作日裝訂入庫達90%的工作要求，每統計月因送達等原因需留庭保管的案件嚴格控制在10%以內。

2.3對檔案信息化建設認識不足

少數部門、部分同志對檔案信息化建設的重要性了解不夠，認為這是可有可無的事，即使爭創檔案信息化一級達標，也是辦公室檔案人員的事，與己無關。但檔案管理并不只是檔案管理人員的事，它與電子文件產生形成的全過程都有非常密切的聯系。因此，要做好檔案信息化工作沒有其他辦案人員的共同配合、協助，單單靠檔案管理人員，是很難實現檔案信息化。

3基層法院檔案信息化建設對策

3.1加強組織領導，穩步布置信息化建設工作

檔案信息化建設工作應堅持以利用為中心，充分發揮檔案信息化工作的效用，服務于司法審判工作，服務于社會公眾。我院始終堅持從實際出發，將檔案信息化建設列為全年重點工作計劃，注重檢查檔案信息化建設工作的進展情況，幫助協調工作中的矛盾，解決實際困難。

3.2加強有序管理，夯實硬件基礎設施

我院以新審判大樓搬遷為契機，依托先進管理技術，實現檔案庫房智能化管理，在檔案庫房配備10區73列智能密集架、24小時控制的新風空調、7臺庫內自控除濕機，21臺熱氣溶膠自動滅火裝置、庫區內配有自動恒溫電腦數據采集、防磁柜5臺。做好紙質檔案保管工作，庫存檔案進行經常巡查，確保庫房“八防”措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固。

3.3推廣應用律師服務平臺，探索網上檔案預約查詢

根據最高院要求，在訴訟服務中心開設律師志愿者服務窗口，由律師或具備專業知識的志愿者為當事人無償提供訴訟咨詢和幫助，切實方便當事人訴訟。同時，積極與縣司法局、律師協會建立溝通協調機制，確定聯絡部門和人員，嘗試推廣應用浙江律師服務平臺，進一步提升律師服務當事人的效率。積極探索網上檔案預約查詢功能，當事人通過登陸法院門戶網站填寫姓名、聯系電話、案號、預約時間等基本信息完成檔案查詢預約，實現檔案定點定時查詢。

3.4開展法院間遠程調閱卷工作，落實便民訴訟

在訴訟服務中心專設電子檔案查詢窗口，當事人或其律師可申請異地檔案查閱，在完成對申請查閱檔案的異地遠程查閱授權后，當事人即可查閱異地法院的授權電子檔案并自行打印。法院間遠程調閱不僅卷免去當事人遠赴外地查閱檔案的奔波之苦，更是“互聯網+”時代法院間積極配合便民訴訟創新之舉。

4結語

總之，隨著檔案信息化建設的不斷深入推進，檔案管理工作在當前審判活動中的地位將日益重要。法院訴訟檔案管理必須及時改進組織架構，實現科學有效的統一領導、分級管理，并抓住“科技強院”的有利契機，真正實現訴訟檔案信息化。在“互聯網+審判”時代，檔案信息化工作不僅給法院自身檔案管理帶來便利，還能夠共享全社會的法律資源，從更高層面上推動了審判工作的公平、公正與公開。

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隨著科學技術的發展，網絡平臺上具有檔案管理功能的應用軟件也越來越多，但是由于檔案管理系統的建設的規范性和統一性仍然不夠理想，因此在進行有序的人民檢察院檔案管理的工作開展中仍然存在著許多障礙。并且由于檢察院的檔案管理部門缺乏電子信息管理意識，因此檢察院無法良好的建立有序高效的檔案管理電子系統。思考信息劃時代下漣水縣人民檢察院利用信息技術管理檔案的新方式，可以促使漣水縣人民檢察院排除弊端，更好的開展檔案保存和管理工作。

一、漣水縣在信息化時代開展人民檢察院檔案管理方式創新的重要性分析

漣水縣隸屬于江蘇省淮安市，縣城共有十九個縣鎮和一個省級經濟開發區。隨著國家經濟的不斷提升，漣水縣的經濟也發展迅猛，截止到2012年，漣水縣的全年經濟總收入已經超過了200億元[1]。第二、第三產業的增長值在地區總生產值的比例也超過了百分之八十。飛速發展的經濟使得漣水縣的人們的生活的經濟水平有了巨大的提高。然而一個地區在經濟高速發展的同時也應當注重當地的法治管理。開展漣水縣在信息化時代下人民檢察院檔案管理方式的創新，可以幫助漣水縣人民檢察院更有序的開展工作，為人民服務，在經濟快速發展的時代為人民的生活提供更完善的法律保障。

二、漣水縣在信息化時代開展人民檢察院檔案管理方式創新的方式分析

漣水縣人民檢察院在開展檢察院檔案管理網絡系統的建設過程中，有效的完善了漣水縣人民檢察院管理檔案的管理方式，參照漣水縣的地域特點以及人民檢察院的機關特質，在利用信息技術開展漣水縣人民檢察院的檔案管理時主要有以下方式：

利用檢察院檔案管理平臺網絡系統完成文書檔案和訴訟檔案的統一管理人民檢察院的檔案類型主要有：文書檔案、財務檔案、聲像檔案、設備檔案等等。在這些檔案中訴訟檔案和文書檔案的管理最為關鍵，是人民檢察院開展檔案管理工作中重點的管理對象。因此在管理漣水縣的人民檢察院檔案時，應當利用檢察院檔案管理平臺網絡系統重點管理漣水縣人民檢察院的文書檔案和訴訟檔案，完成這兩種關鍵性檔案的統一管理。

利用現代信息存儲技術建立歸檔報結系統，規范案件報結方式在較長的時間內，漣水縣人民檢察院對于訴訟案件的處理方式都是“先報結。后歸檔”。只對于處理案件本身給予了足夠的重視，忽視了檔案管理的重要性。并且由于案件較多，管理人員利用傳統方式不便于管理檔案，因此漣水縣人民檢察院的很多檔案在沒有歸檔整理的情況下就被“束之高閣”，從而產生了很多案件超期未歸的現象。并且這種不完善的檔案管理模式也容易出現檔案的丟失現象，嚴重的影響了漣水縣人民檢察院的檔案的安全性和完整性[2]。

因此漣水縣人民檢察院應當利用現代信息存儲技術建立歸檔報結制度，規范案件報結方式。實現訴訟檔案的歸檔報結工作的系統化和有序化。利用現代先進的技術，實行系統性的檔案報結，并且利用網絡信息存儲技術對于訴訟檔案的歸檔報結工作的進展進行備份，從而保障漣水縣人民檢察院在開展檔案管理的工作過程中，歸檔報結工作準確無誤的進行，從而保障漣水縣人民檢察院的檔案的安全性和完整性。

三、結語

思考信息化時代下漣水縣人民檢察院檔案管理的創新，首先應當開展漣水縣在信息化時代開展人民檢察院檔案管理方式創新的重要性分析，根據漣水縣的地域特點以及人民檢察院的機關特質，開展漣水縣在信息化時代開展人民檢察院檔案管理方式創新的方式分析：利用檢察院檔案管理網絡系統完成文書檔案和訴訟檔案的統一管理和利用現代信息存儲技術建立歸檔報結系統，規范案件報結方式以及利用信息技術建立完整的檢察院檢索平臺，促進檔案資源的共享，從而促進漣水縣人民檢察院的檔案管理方式與信息技術相結合，更加高效有序的開展信息管理工作。

參考文獻：

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1.2 訴訟檔案工作基礎不斷夯實。目前，滑縣人民檢察院通過辦理各類案件，履行法律監督職能形成文書檔案、訴訟檔案、財會檔案、聲像檔案、基建檔案、設備檔案等種類檔案。其中訴訟檔案數量在檔案全宗中比重較大。2000年7月，投資10余萬元，購置微機、密集型檔案架等檔案專用設施。2007年10月搬入“兩房”后，檔案室煥然一新，現占地面積80余平方米，可容納未來50年新增各類卷宗、影像檔案。

2 存在的問題與不足

2.1 干警檔案管理規范意識不強，不能及時歸檔。當前檢察工作普遍存在著重辦案、輕檔案思想，對檔案材料完整規范、及時準確歸檔關注得少；不能做到檔案材料及時結案、裝訂，需要不厭其煩地敦促，對歸檔的檔案材料重數量不重質量，頁碼重疊、順序顛倒等問題存在，給專職檔案管理人員增加了工作負擔。對檢察機關來講，沒有完整規范的檢察檔案作記錄，檔案的開發和利用就成為無源之水無本之木。

2.2 檔案案卷質量不高，檔案安全存在隱患。①卷內材料不全，卷內文件短缺。一旦有當事人提出異議，需要復查時，可能因缺乏某項內容而影響案件的公正性。②卷內材料排列順序混亂，目錄和卷宗封面、備考表填寫不全，歸檔卷宗的收案日期和結案日期填寫不規范。③許多案卷材料中夾帶金屬物，相當部分材料中存在劣質字跡（即鉛筆、圓珠筆、復寫紙、紅墨水等字跡）。目前，檢察系統檢查驗收訴訟檔案時，對劣質字跡的要求是復印，但復印材料本身也容易褪色。④許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現。總體來講，目前檔案室大多是館藏，內容龐雜、案卷數量多、時間跨度長，且多年來一直處于封閉式管理之中，加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同、整理規格不統一等，導致檔案基礎工作普遍較差。

2.3 檔案管理信息化程度不高。基層檢察院由于經費、科技條件的限制，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，檔案管理者對計算機信息技術不夠了解，該院計算機嚴重老化也很難適應數字化管理要求。

2.4 訴訟檔案保密要求與檔案利用存在矛盾。檢察機關的性質要求訴訟檔案做好保密工作，檔案工作只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能查閱就行了。而檔案利用是實現檔案工作的關鍵環節，也是檔案部門賴以存在和發展的重要基礎。檔案工作者心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價值檔案被束之高閣，2001年至2012年間，該院檢察檔案被借閱111次，從利用范圍來看，均為案卷復查和辦案需要的借閱。

3 改進檢察訴訟檔案管理的對策與建議

3.1 加強檔案人員培訓，提高檔案管理人員素質。重視專兼職檔案人員業務提高，積極組織檔案人員參加上級業務培訓、學歷教育等，持續“充電”，不斷提高檔案人員業務水平，培養復合型專業檔案人才。

3.2 實行標準化、規范化管理方法，確保質量。訴訟檔案材料的收集、整理、裝訂、組卷要嚴格按照規定標準進行。一要層層把關、及時歸檔。訴訟案卷歸檔，要經各辦案部門負責人、內勤人員對承辦人整理的案卷材料逐一審查，發現遺漏及時補齊，然后向檔案室移交檔案和清冊，過期不交的檔案，檔案室應積極催交。二要嚴格按照實際辦案程序依次排列，主要證據在前，輔助證據在后，印件在前，底稿在后。立案、偵查、審判、執行監督，直接受理立案偵查，控告申訴，民事行政四類案卷材料的排列順序，按照高檢院和國家檔案局修改后的《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》附件的規定排列。

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（一）訴訟檔案作為一種專門檔案，其特殊性主要表現在以下幾個方面：

1.其機密性較一般文書檔案為強。根據國家檔案局2006年底制定的《文書檔案保管期限表》，文書檔案分為永久和定期兩種，其中定期包括30年和10年兩個級別。而根據最高人民法院和國家檔案局2014年起實施的《人民法院訴訟檔案管理辦法》，訴訟檔案分為永久、定期兩種，其中定期又分為60年和20年。

2.訴訟檔案與訴訟當事人利益密切相關。

（二）訴訟檔案信息價值重要性也因此凸顯出來，其主要包括：

1.法律證明價值。作為人民法院審理和執行案件的載體，訴訟檔案主要為人民法院本身的工作提供服務。無論是對案件涉及的其他問題的調查，還是通過檔案進行司法統計分析，或者是對案件的審理過程加以研究，進行經驗總結，這些都離不開對訴訟檔案的利用。

2.社會證明價值。法院訴訟檔案可以為與法院審判活動無直接關系的一般公眾服務。例如案件當事人和委托人可以到法院查閱總卷，而公安、檢察、紀檢等其他機關單位因工作需要，也經常到法院來進行訴訟檔案查閱。可以說，訴訟檔案的社會證明價值極大。

3、文物史料價值。司法活動是對人們的社會活動進行規范的重要組成部分。因此，對每一個案件的審理和執行活動都直接或間接反映了當時的社會政治、經濟、文化、道德、民風習俗及人們的思想狀況。而某些年代久遠的訴訟檔案，其本身就是珍貴的文物。

二、訴訟檔案信息開發利用的特點及存在的問題

（一）隨著普法教育的深入和人民法律意識的加強，對訴訟檔案利用的需求也在逐步增大，以某基層法院為例，平均每周前來該院檔案室借、調、閱卷，復制法律文書的就有200人次之多。這些利用大致可以分為兩種：

1.由于辦案需要借、調檔案，查閱卷宗材料，復制法律文書。

2.經濟、民事糾紛案件當事人及其人為實現其具體的合法權益或者其他相關事宜，需查閱案卷、復制法律文書或其他材料的。

（二）其存在的問題在于，目前檔案部門的做法，偏重檔案的管理工作，而不是從開發利用檔案信息的觀念上進行工作。因此，我們應把工作重點從管理上轉移到提供利用上來。

三、訴訟檔案信息開發利用的具體措施

下面將從訴訟檔案、訴訟檔案管理者、訴訟檔案利用者三方面來分別闡述訴訟檔案信息利用開發的具體措施：

（一）訴訟檔案方面

訴訟檔案是保證檔案工作順利進行的物質基礎。傳統的訴訟檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等形態為主，利用方式也主要是借閱、咨詢等。要適應網絡環境，加快檔案信息化建設，就必須對傳統的紙質檔案進行現代化處理，主要包括對原始訴訟檔案進行數字化、網絡化、標準化及編研。

1.庫藏訴訟檔案的數字化

庫藏訴訟檔案的數字化建設，是檔案工作在當代網絡環境下發展的必由之路。對現有紙質檔案進行數字化是指運用現代數字技術把文字圖像轉化成數字化形式，主要有兩種方式，一為文本錄入，一為圖像錄入，但是，兩者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于無法精確處理原來的圖像資料，而且工作效率低下；后者的主要弊端在于錄入后校對的工作量巨大。因此，建議在實際操作中對采用價值和利用率較高的檔案優先進行數字化處理。

2.庫藏訴訟檔案的網絡化

傳統的紙質檔案利用，其利用行為通常是局限在小范圍內，甚至只能單個人利用，從而縮減了檔案的利用率，但如果進入到因特網后，不僅可以有效擴大檔案利用的地域性，還可以使檔案利用者打破傳統的紙質檔案排隊式的利用方式，同時還可以進行網上咨詢等，從而可大大提高檔案利用的效率。在全省、全國甚至國際建立橫向聯系和縱向聯系的檢索中心網絡成為一種必然的趨勢，通過橫向、縱向交錯的方式，可以在各級法院之間建立聯系，從而形成一個龐大的資源系統，實現高效率的共享交流，大大方便了信息使用者，在需要的時候能夠方便快捷地使用其中的任何信息。

3.檔案管理的標準化

目前，人們使用的檔案管理系統多種多樣，這種不統一性給檔案管理工作帶來了很多實際的困難，而且由于軟件的不統一，導致相互之間無法兼容等問題。因此，尋找一種有效的轉換方式使解決電子檔案長期存放和有效利用問題的關鍵所在。

4.訴訟檔案信息的編研

如果說對檔案信息建立一個檢索中心是將無數檔案歸結在一個網絡中心下的話，那么對檔案信息進行深加工的編研工作則是對這些檔案進行有序化和分類化的過程。

（二）檔案管理者方面

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一、加強醫院檔案管理的意義

1.是醫患雙方維護各自利益的法律依據。醫療訴訟能否勝訴關鍵在于證據是否充分、確鑿。醫院檔案無疑是證明醫療行為正確與否的基礎，是醫療訴訟中的第一手參考依據。作為醫療訴訟中有效證據的醫院檔案很多，包括了諸如醫療文書、規章制度、操作流程、圖文報告等等，需要通過有效地歸檔、整理、保管和開發利用才能更好地發揮檔案的作用，以備不時之需。

2.能使醫院“正衣冠、知興替”。醫院檔案是醫院歷史的真憑實證，它從不同角度全面客觀地反映了醫院的醫療水平和人文底蘊，它就像一面鏡子，能夠使醫院“正衣冠、知興替”。近年來，醫患糾紛的增加暴露出在醫患關系中的種種問題。從醫療上講，一份完整詳實的醫療糾紛檔案既有疾病的普遍性，也有患者、疾病本身的特殊性，而這些內容恰恰是醫學教科書無法教給醫生的；從人文倫理上講，它既然是醫療糾紛，必定存在著在人文倫理上的缺失。因此，利用好醫院檔案，能使醫院始終保持醫院公益性，使醫務工作者在治病救人的同時始終遵循“以人為本”、“以患者為中心”的理念。

3.對提高醫療服務水平、制定科學決策起積極作用。醫院檔案來自于臨床醫療實踐，因此它具體、真實、及時、可靠。如果通過一定數量的檔案統計分析，將能從中總結出經驗教訓，得出科研成果，這對于指導醫院醫療實踐和提高醫療水平有著促進作用。通過分析醫患糾紛產生的原因，醫院管理者能夠找出內部業務建設和制度建設中的不足，這對醫院管理者制定方針政策，提高醫務人員醫療服務水平，構筑和諧醫患關系將起到積極作用。

二、醫院檔案管理的現狀

一直以來，我國醫院深受“重醫療，輕檔案”思想的影響，時至今日，許多醫院包括一些三級醫院的檔案管理工作依然較為落后，具體表現在：醫院領導檔案法制觀念淡薄；檔案管理體制不健全；歸檔內容不清晰，檔案存放混亂；管理人員專業素質參差不齊，對檔案“重管輕用”；檔案管理信息化程度較低；重視文書檔案，忽視病歷檔案；醫務人員缺乏歸檔自覺性等。上述種種，不僅嚴重拖了醫院整體管理水平的后腿，還直接導致院方在醫療爭議訴訟中舉證不足，致醫院于不利境地。

三、加強醫院檔案管理的對策

1.加強領導重視，強化全員歸檔觀念。領導對某項工作的重視程度往往直接影響到員工對該項工作的重視程度。因此，應該首先提高領導干部對依法歸檔的認識和重視程度，把檔案管理和醫療業務一起提上議事日程并常抓不懈。衛生主管部門可以定期請專業檔案管理人員對轄區內醫療機構開展醫院依法歸檔的講座培訓，并派專員下各個醫院進行技術指導和抽查，結果記入醫院領導考核。其次，要在院內做好宣傳工作，對全院干部職工進行依法歸檔法制教育，明確其重要意義，使全員樹立歸檔意識。

2.建立健全檔案管理體制和規章制度。結合本院檔案管理工作的實際情況，依據相關法律法規，制定一套符合本院特色的檔案管理模式。積極聽取、總結臨床科室在檔案管理中的具體需求和困難，制定切實可行的檔案管理規章制度，讓醫院檔案管理真正做到有法可依，有章可循，規范管理，提高效率。

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作者簡介：曹京華，北京市石景山區人民檢察院。

人民檢察院的檔案是國家重要的專業檔案，真實記錄了人民檢察院的審判工作及其他各項活動，是人民檢察院歷史變革的重要憑證，也是人民檢察院進行審判監督和其他工作的重要依據和必要條件。因此，合理開發和利用信息資源，發揮檢察檔案的作用，使檔案工作參與檢察改革、服務檢察辦案需要就顯得尤為重要。

一、深化檢察檔案工作機制建設

建立、健全檔案工作領導小組，形成由主管檢察長領導，辦公室分管主任負責，檔案員統一管理與具體指導，各部門協調配合的檔案管理工作格局。要把提高檔案工作管理水平作為規范執法、促進檢察業務工作發展的一項重要內容，及時解決檔案工作中存在問題，及時制定、修訂各類檔案收集、整理、歸檔、移交、鑒定、借閱、銷毀等工作制度。加大監管和服務力度，提高質量。嚴格執行歸檔制度，加強對重點工作、重大活動、重大建設項目的收集與整理，確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時。加大檔案監管力度，強化檔案“收、管、用”各個環節重點任務，切實提升檔案管理水平。

二、深化檔案隊伍素質能力建設

堅持黨要管黨、從嚴治黨，推進黨建統領的新常態。鞏固教育實踐活動成果，嚴格履行檔案隊伍責任意識和履職能力，定期開展理論和業務培訓學習。積極營造健康向上、務實清廉的工作氛圍。一是提升基層檔案隊伍業務水平。加大教育培訓力度，通過舉辦專題培訓、開展觀摩交流等形式增強檔案人員的職業素養和職業精神的培養，積極營造團結進取檔案隊伍。二是培養檔案人員愛崗敬業、求真務實、埋頭苦干、甘于奉獻的敬業精神，把教育培訓經常化、系統化、制度化來抓，不斷提高檔案人員的業務技能和理論水平。三是定期組織檔案知識學習培訓，不斷更新知識、更新理念、更新觀點、提高認識，確保檔案工作保持良好發展局面。 四是加強檔案系統業務交流學習、學術研討活動，提高檔案人員綜合素養，以“講能力、轉作風、樹形象、求實效”為主題，全面提升檔案人員職業道德水平，服務大局的良好工作氛圍。

三、深化檢察檔案管理體系建設

隨著司法改革的推進和社會檔案意識的增強，依法管理訴訟檔案工作的地位將更加凸顯，訴訟檔案的法制建設也將受到更多的關注。檔案資源是一切工作開展的基礎，是深化管理手段、挖掘信息價值，從而換發檔案工作的生機和活力。檢察檔案記載著檢察事業的發展歷程，更主要反映著檢察工作民主法制進程和重大司法改革的原貌。

（一）依法管檔，法律先行

作為檔案守護者、執行者，必須練就一身過硬的本領，熟知相關法律法規以及規章制度，時刻保持清醒的頭腦，及時更新、補充知識，擴大自己的知識面，嚴格按照《檔案法》規定和標準管理檔案事業，任何人都不能凌駕法律之上，凡是違反檔案法律法規的行為，都必須依法追究法律責任。 作為檔案工作者只有熟悉法條，依法辦事，才能贏得社會的理解和尊重，才能為檔案事業法制化建設添磚加瓦。

（二）依法管檔，從源頭抓起

檔案接收工作是檔案管理工作的起點，接收工作的質量直接影響到檔案管理與檔案利用，因此，對待接收工作不能絲毫懈怠，更不能馬馬虎虎礙于情面，對不符合要求卷宗材料堅決退回整改。

（三）依法管檔，抓好檔案入口關

在訴訟檔案歸檔時，檔案機構應按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對訴訟檔案進行分類管理，人民檢察院訴訟檔案的編號應以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提，將不同保管期限永久、長期、短期的案卷每年各編一個順序號。并對訴訟卷宗的編號、案件來源、嫌疑人姓名、申訴人姓名、舉報人姓名、案由、處理結果、收案日期、結案日期、承辦人、歸檔日期、蓋章情況以及卷宗目錄進行全面審查，以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實、合法、有序，全面提高檔案歸檔質量。

（四）依法管檔，建立信息采集制度

加強與各部門的溝通，建立信息采集制度，信息采集是電子文件（檔案）備份中心系統的基礎，沒有豐富的電子數據支撐，電子文件備份中心就成為無源之水、無本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部門的參與、支持、配合，明確采集范圍、內容及保密措施。

四、深化檢察檔案安全保密體系建設

保障檔案實體安全和信息安全是檔案工作的基本要求。應當構筑人防、物防、技防相結合的綜合防范體系，加強內部管理，把安全責任、安全制度、保障措施落實到實處。一是加大檔案基礎設施和安全設施建設投入，逐步實現紙質檔案庫房、音像檔案庫房、實物檔案庫房、閱覽室“四分開”。二是加大檔案庫房配備監控報警設備、溫濕度控制調節設備、氣體滅火設備、驅蟲殺菌設備，配齊音像檢測和播放設備、數字化掃描、存儲、備份設備、檔案管理軟件及專用服務器，切實提高綜合保障能力。三是加大檔案信息系統安全保障。按照國家規定建立檔案信息管理系統安全保密防護體系， 嚴格執行檔案安全保密管理制度，嚴防把涉密檔案傳輸到非涉密網絡，加強對檔案管理軟件、檔案專用計算機、檔案專用服務器和其他檔案存儲介質的安全保密管理，確保數字檔案室建設和運行的安全。四是堅持定期自查和檔案安全巡查。定期清點庫存檔案，檢查借閱制度落實情況，加大互查力度，細化考核標準，確保制度落實到實處。

五、深化檢察檔案利用服務能力

隨著社會不斷發展與進步，人們對檔案利用的要求越來越高，檔案提供利用服務，就是最大限度的滿足檔案利用需求，發揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發揮價值的集中體現，實現檔案利用服務的拓展與增值，充分發揮各類檔案的作用，實現檔案的價值。 （一）嚴格借閱檔案審批制度，確保檔案利用安全

結合檔案利用多的情況下，制定嚴格的檔案審批程序，制定檔案利用審批表，由檔案利用人簽名，填寫借閱事項、借閱目的和借閱時間，經處室兼職檔案員簽名，報處室正、副處長審批，再報主管檢察長批準。文書檔案屬于我院機密檔案，一般不外借，如外單位利用我院文書檔案時，需經主管檢察長批準，方可辦理借閱手續，并限期規檔。

（二）嚴格借閱登記手續，確保證件齊全

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一、自查基本情況匯報

(一)、領導重視，思想統一，任務明確

我院的檔案工作由院長×直接分管，辦公室主任×主管，×到×鄉掛職后，又由院志辦主任×主管，檔案員負責的領導和管理體制。我院一直把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務，大小會議上經常講，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。通過這一系列途徑的學習、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在年×月×日經考評驗收已達省級標準的基礎上，又有了新的進展。

(二)、增加經費投入，抓緊系統化的檔案管理

我院于年月就設置了機關綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎上，于××××年又增加了一人。現有的兩人中，其中一人已于××××年參加了云南省檔案人員崗位資格考試，并取得了專業資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業人員管理檔案的歷史。我院現有各類庫存檔案近萬卷，每年又新增近千卷。原有的庫房和閱卷室只有平方米，已不能適應年年大量新增檔案的發展要求。根據實際情況，××××年我院在經費非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經費，將新大樓二樓小法庭改擴建為新的檔案室，總面積達平方米，比原來的檔案室擴大了平方米。其中庫房面積平方米，閱卷室平方米;新購置密集架列組，加上原來的列組，現有密集架列組;標準檔案柜組個、滅火器個、電風扇一臺、型電子計算機一臺，改善了依法管理檔案的條件。

經過不懈的努力，完成了年至××××年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。××××年至××××年兩年間各檔案借閱卷次，利用檔案卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。

(三)、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作

為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《×市人民法院檔案管理辦法》、《×市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《×市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。

(四)、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作

做到歸檔時間早知道，每年月底前辦公室就以文件通知的形式下達各庭、室、處、局、隊告知歸檔的時間、順序、要求等，使其做好歸檔的準備工作。截止××××年月底止，綜合檔案室共收集整理保管各類檔案卷、冊。其中，訴訟檔案卷，冊;行政文書檔案卷;會計檔案卷;司法鑒定檔案卷;資料檔案卷;科技檔案卷;聲像檔案卷;實物檔案件，歸檔后的檔案門類齊全，庫藏豐富，結構合理，為我院檔案管理工作逐步走向正規化奠定了基礎。

二、存在的問題

(一)在歸檔工作中重視訴訟檔案、司法鑒定檔案的歸檔，對行政文書、會計、聲像、科技、實物、資料等檔案的歸檔工作重視不夠。

(二)沒有過細地深入到各庭室檢查、落實檔案的收集、整理、裝訂等工作，因此出現訴訟檔案有空號、重號及裝訂不太標準的情況;有的部門還存在不認真按時按質量歸檔的情況，特別是在行政文書、聲像、科技檔案歸檔工作上有不足。

(三)按檔案管理正軌化、信息化的要求，該更換的設備沒有更換，該配備安裝的設備一直沒有安裝。如型電子計算機維修未跟上，因此檔案管理處于手工操作的管理狀態;庫房的溫控設備也沒有配備。因此庫房的溫度大部分時間是處于正常溫度(℃——℃)以上，但有時也超過度以下，不符合檔案管理規定的要求。

(四)檔案庫房盡管加設防盜鋼條，但保衛人員看不到其外圍，保衛視角差，存在著安全隱患。

三、整改措施

(一)院領導要繼續加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數，不斷總結經驗，解決好存在的問題。

(二)從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《云南省檔案管理條例》，依法開展檔案管理。

(三)加強全院干警的檔案意識，以及業務學習和培訓，特別是文秘人員、檔案人員、內勤人員、書記員的業務學習和培訓，努力提高工作質量、工作效率與管理水平。

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2 企業檔案管理和企業文件建設的重要性

從目前企業經營管理來看，企業檔案管理和企業文件建設是經營管理的重要內容，其重要性主要表現在以下幾個方面：

2.1 企業檔案的規范管理為企業后期的生產經營、決策、創新、訴訟提供了重要依據

在企業經營管理中，有許多重要數據和原始憑證需要及時保存，特別是生產數據和財務數據等，不但關系到企業后期的生產經營，同時也為企業的決策和意外因素導致的財務訴訟以及其他訴訟提供原始材料支撐。從這一點來看，企業檔案的規范管理是企業經營管理的重要內容，對企業的整體運營有著直接或間接的影響。只有重視企業檔案管理工作，才能保證企業檔案管理取得實效，進而為企業的經營管理提供可靠保障，保證企業的經營管理水平不斷提高。

2.2 記錄了企業的成長發展歷程

企業的檔案資料，是企業發展歷史的全面反映，同時也是企業發展歷程的集中體現。加強企業檔案資料的管理，不但能夠使企業檔案資料管理更加科學規范，同時還能提高企業檔案資料管理的實效性，為企業的經營管理提供可靠支持。從這一點來看，鑒于企業檔案是企業成長發展歷史的重要見證，加強并完善企業檔案管理工作，對企業經營管理而言具有重要意義。同時，依托企業檔案管理衍生出的企業文件建設工作，也對企業的發展起到了重要的支持和促進作用。

2.3 企業檔案是企業文化的重要載體

從目前企業檔案中記錄的信息來看，企業檔案不但包含了企業經營管理過程中的所有信息，同時也包含了企業經營管理中的重要經歷和細節特征。對于企業來講，檔案已經成為了企業文化的重要載體，通過檔案這一有效手段，企業的各種信息數據得以保留，對企業的發展有著直接的影響和促進。同時，企業檔案的發展也催生出企業文件建設這一概念，在這一理念的指導下，企業對檔案文件的認識更深一步，對檔案管理和文件建設的重視程度得到了持續加強。

3 企業檔案管理與企業文件建設存在的問題

雖然企業檔案管理與企業文件建設對于企業發展而言非常重要，但是受到企業管理機制、管理手段和管理理念等因素的制約，企業檔案管理和企業文件建設還存在較多問題，主要表現在以下幾個方面：

3.1 企業檔案管理與企業文件建設，沒有建立起良好的管理機制

通過了解發現，企業檔案管理與企業文件建設，雖然得到了一定程度的重視，但是在具體的管理過程中，并沒有建立起良好的管理機制，導致企業檔案管理工作和企業文件建設不能全面有效的開展，最終對企業的經營管理工作產生較大影響。因此，企業在檔案管理和文件建設過程中，只有建立起良好的管理機制，才能達到提高檔案管理和企業文件建設水平的目的。

3.2 企業檔案管理與企業文件建設，缺乏強有力的管理手段

在目前企業檔案管理與企業文件建設中，所采取的管理手段相對陳舊，不但沒有形成對現代化管理手段的全面應用，也沒有在管理手段上進行有效創新，最終導致企業檔案管理與企業文件建設在整體效果上難以滿足實際需要，制約了企業檔案管理和文件建設的發展。因此，企業要想加強檔案管理和企業文件建設效果，就要在管理手段上進行不斷創新，確保管理手段有較強的針對性。

3.3 企業檔案管理與企業文件建設，在管理理念方面需要不斷更新

檔案管理與企業文件建設是企業經營管理過程中的重要內容，同時也是關系到企業經營管理實效的重要手段，只有在管理理念上進行不斷更新，并及時引入先進的管理理念，才能保證企業檔案管理與企業文件建設取得積極效果。但是從目前企業檔案管理與文件建設理念來看，目前的管理理念相對陳舊，不但談不上創新，能否滿足目前的管理需要都是未知數。因此，管理理念的更新迫在眉睫。

4 企業檔案管理和企業文件建設的具體措施

基于企業檔案管理和企業文件建設的重要性，在企業經營管理中，應對檔案管理和企業文件建設的作用和地位有正確認識，并根據企業的經營管理特點和實際需要，制定具體的檔案管理和文件建設措施，具體應從以下幾個方面入手：

4.1 企業檔案管理和文件建設應建立起良好的管理機制

為了保證企業檔案管理和企業文件建設能夠取得積極效果，在企業檔案管理和文件建設過程中，應根據企業實際建立起具有較強針對性的管理機制，使檔案管理和文件建設能夠融入企業經營管理過程中。其中檔案分類管理和文件按重要性保管都是先進管理機制的具體體現。因此，企業檔案管理和文件建設應提高其實效性和針對性。

4.2 企業檔案管理和文件建設應采取現代化的管理手段

結合企業檔案管理和文件建設的實際需要，在具體管理中，應采取現代化的管理手段。例如，在檔案管理中，應建立電子文件數據庫，將所有紙質文檔掃描轉化成電子文檔。同時還要根據文件形式建立電子文件庫和紙質文件庫，使文件建設能夠滿足企業的現實需要，達到降低企業檔案管理和文件建設難度的目的，提高檔案管理和文件建設的整體效果。

4.3 企業檔案管理和文件建設應積極更新管理觀念