緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇學生學籍檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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學生的學籍檔案主要包括學生報名注冊登記表、體檢表、個人基本情況表、學習的課程、在校期間的德、智、體、美發展情況及各科成績記錄、學籍變動情況記錄、學生畢業情況等。學籍檔案存于學校學籍管理部門，它體現了學生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業資格的依據。那么如何準確完整詳細地記錄學生的求學經歷、完善學生學籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學校相關部門較為關注的課題。

1 學生學籍檔案管理現狀

1.管理體制不完善，服務意識不強。無統一的建檔標準。許多學校的學籍管理體制不能與時俱進，沒有總結經驗，沒有把握學校及學生自身的特點，沒有建立適應學校發展的行之有效的管理體制，給學籍管理工作的開展帶來不便。學校在學籍管理過程中，服務意識不強，忽略了學生的主體地位，沒有做到以學生為本，制約了學生自身的發展，制約了學校的長遠發展。

2.學籍管理系統或模塊功能不能滿足學籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應性不強。由于各地區各學校學籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學籍管理系統或模塊對部分學籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學籍管理工作的各個環節；（3）不能以網站為依托實現真正的數據共享，甚至不能以校園網為依托，實現本校內的數據共享。

3.學籍檔案管理仍達不到信息化標準，數據庫和網絡技術應用水平不高。學籍管理軟件的信息化、科學化、現代化不強，沒有結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案管理，不能依托網絡界面，實時顯示并更新相關信息，實現數據共享，從而實現真正的數據信息化；各學校的學籍管理科（室）數據與其他科（室）的相關數據甚至不能以校園網為依托，實現本校內各科（室）學生數據的共享。另外學籍管理人員信息化管理水平跟不上，學生在遇到學籍變動如轉學、休學、復學、退學時，不能做到信息量的詳實，準確、及時、統一。容易出現錯誤，造成重復性工作，大大降低了工作效率及利用率。

4.缺乏既精通學籍管理業務又熟練掌握計算機技術的復合型管理人才，且管理人員變動頻繁，造成學生學籍檔案不完整，缺乏真實性等問題，造成后期核對困難。

2 加強學籍檔案管理工作的對策

1、完善學籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務意識。

學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理，健全、完善管理體制，規范學籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責范圍，做到每學期、每個學制按時、完整、準確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠；提高學籍管理人員的思想認識，創新管理理念，牢固樹立以學生為本的服務意識，深入了解學生訴求，解決學生的實際問題，關心學生的成長與成才，加強思想引領，著力提升學生的思想境界，真正落實服務育人的目標。提高學校的學籍管理技術水平、管理水平、服務能力和學生滿意度。

2、著力開發運用具有可擴展性的學籍管理系統軟件，滿足學籍管理工作的需求。

學籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會出現很多變化或特殊情況，如果學籍系統僅僅用于適應業務本身，而不兼容后續工作和教學管理等其他流程，這樣的系統顯然不夠完善。面對復雜的實際工作，系統必須具備可擴展性。因此學籍管理軟件開發人員應與學校學籍管理工作人員強強聯手，針對目前學校學籍管理系統或模塊不能完全滿足工作要求的現狀，軟件研發公司應深入學籍管理工作一線，與學校學籍管理工作人員加強溝通，認真學習國家教育部學籍信息化管理的工作要求，仔細研究學校教務管理的工作特點，本著高起點、高標準、既適應當前又考慮未來發展的原則，為各學校定制開發學籍管理系統或模塊，滿足學籍管理工作的需求，加快學籍管理信息化進程。

3、加快學籍檔案管理信息化程度，運用結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案信息化管理。

切實加大對學籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學校學籍管理信息化體制，加大對學籍管理信息化資金投入，加強對學籍管理信息化人員的培養，提高學籍管理信息化的效率與水平，利用現代技術加強學籍信息化管理。一方面建設高質量的學籍檔案數據庫，運用結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數據處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進行。同時加強網站建設，充分利用網絡技術，開發一套安全、完善、高效、能夠實時顯示并更新相關信息的學籍檔案管理系統，全面實現學籍檔案信息資源共享，從整體上提高學籍管理工作的質量和水平。

4、提高學籍檔案管理人員的業務水平、管理水平，建設一支高素質的學籍管理隊伍。

（1）加強對學籍管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高其政治素質和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”的多素質人才。

（2）管理人員要有求真務實、甘于奉獻的精神，要高度樹立學籍管理為育人服務的責任感和使命感；牢固樹立以學生為本的服務意識。加強學籍業務學習，強化繼續教育，堅持“學用結合、按需施教、重視實效”，全面掌握學籍檔案管理工作的新知識、新技術，了解學籍檔案管理現代化的具體內容。

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高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的質量考核管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平成為了當今研究熱點。

一、學籍檔案管理工作存在的問題

近年來，高校學籍檔案管理中存在一些問題，如一些學生和教師對學籍管理缺乏正確的理解，學生只把自己作為學籍管理中的一個被動對象；教師視學籍管理為教學管理部門的事，與己無關，且有些教學管理人員的責任心、事業心不強，對有關學籍管理的規章制度不了解，也不重視，這在一定程度上影響了學校的教學秩序和教學質量。有些學生在臨近畢業才發現自己尚有缺考或不及格課程；而有的教師對學生違紀現象不聞不問或隱瞞實情，對嚴重違紀問題不處理，也不上報，甚至弄虛作假、更改考試成績等問題，長期得不到解決，致使學生管理等規章制度形同虛設，影響正常的教學秩序。

很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現代化發展的需要。

二、提高學籍管理現代化對策

規范管理，樹立“以服務為主”的觀念。建立健全規范的管理制度是搞好學籍管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍管理的效率。

利用信息技術，建立網絡化的學籍管理。現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍管理，依靠校園網建立學籍管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍管理檔案庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

積極探索、推行學分制。學分制是高等教育大眾化形勢下改革學籍管理制度的必然選擇，它允許學生根據個人情況對所學知識和學習進程上的自主選擇，是一種全新的教學管理制度和人才培養模式。學籍管理應當以適應學生個體的差異化、多樣化為原則，根據學校實際情況，積極探索推行學分制。學分制應依據“拓寬基礎、淡化專業、加強素質教育和注重創新能力培養”的原則，制定切實可行的人才培養計劃。學生只要修滿了學校規定的各項學分，就可以提前畢業。學分制的實行能極大調動學生的學習熱情，減少學生壓力，改善考風考紀，有利于學生根據自身特點構建自己的知識體系。

加強考試管理，提高人才培養質量。課程考核是學籍管理中的重要內容，它可以檢驗教師的教學成果，還可以檢驗學生對知識的理解程度和運用能力。它是評定學生能否按照教學計劃學習的客觀依據，也是對學生進行學籍處理的重要依據。加強考試管理，制定考試工作職責及處理辦法，對考試各個環節作嚴格規定，還應建立校、院兩級巡考制度，為嚴肅考風、考紀提供保證。

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

參考文獻：

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貴州省畢節地區衛生學校是國家級重點中等專業學校，又是貴陽醫學院、貴陽中醫學院、遵義醫學院、貴州省廣播電視大學的教學點。在校各專業學生8000余人，開設有護理、社區醫學、藥劑、助產士、影像技術、醫學檢驗、康復技術、高級護理等多個專業。我校不僅學生多、專業多、班次多，而且層次各異，可見學生學籍檔案種類繁多，形式多樣，檔案中的每個數據都要求準確無誤，因此，重視學生學籍檔案管理，切實抓好和不斷提高學籍檔案質量顯得十分必要。

中等專業衛生學校培養的是治病救人的白衣天使，學生在校期間的政治表現、理論考試、臨床實習成績等都與用人單位的選擇、聘用息息相關，更關系到千家萬戶的就醫安全和身體健康。我校目前建立的學生學籍檔案主要包括：學生報名登記表、錄取通知書、戶籍證明、學籍卡、體檢表、新生電子注冊花名冊、學期注冊登記表、成績記錄單、學籍變動登記表、學生獎懲情況登記表、學年鑒定表、實習鑒定表、畢業生登記表、畢業生電子注冊花名冊、頒發畢業證書花名冊、檔案傳遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等等。學生學籍檔案管理是學生管理的重要組成部分，包括檔案資料的收集、分類、整理、保管、使用、移交等環節，如果在實際管理過程中某一個環節一旦出了問題，就會造成嚴重的后果。現將學籍檔案管理中容易出現的問題及其建議分述如下：

一、學生學籍檔案管理中容易出現的問題

1.新生入學是收集建立檔案的開始，學生基本資料的真實性、可靠性、完整性是這一階段管理的核心內容。錄取通知書、戶籍證明、身份證上的相關資料不吻合，都會直接影響學生畢業證書的簽發以及畢業后的資格考試、注冊等等。例如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。在具體工作中，必須做到內容翔實可信，不能有半點差錯；其次是字體不工整、字跡不清晰而不易辨認，不按規定的筆墨填寫而不便于永久性保存等。

2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。容易存在的問題主要是檔案管理人員對檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，途中收集的材料中有缺項、漏項，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3.檔案轉遞的特點是環節多、人員雜，容易丟失檔案造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學生學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人任課教師班主任教務科學生科就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作。

4.檔案的保管利用：檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。檔案有其本質屬性,也就是原始記錄性,原始記錄就是原件,也就是原稿，一切非原始以外的記錄，不是原稿，也就不是檔案了；所以完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度，避免出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學生學籍檔案工作的管理建議

1.增強檔案意識，加強《檔案法》宣傳；認真執行檔案法，依法治檔，依法護檔；增強各職能科室、教師、教輔人員及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是學校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，學習有關電子計算機等先進的科學技術，用多方面的現代化科學知識武裝自己，不斷提高檔案管理的現代化水平，逐步加強檔案的規范化管理。

2.建立健全收集與補充制度：明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校及學生本人造成不可挽回的損失。所以要不斷強化學校專職檔案員的職業道德。

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1.學籍檔案管理存在的主要問題

1.1學籍檔案形成的相關人員意識不到位

學生在學校的學習過程以及思想表現都可以在學籍檔案中得到最真實的反映，檔案的原始性和真實性都是用人單位對學生進行考察的主要依據。因為有一部分工作人員不能認真地對待工作，這樣的話，原始檔案的不完整現象就會出現，而且在整理過程中，不能實現規范化。所用的表格和紙張不能達成統一，字跡不工整，填寫不夠規范化，隨意性較強，沒有統一的內容，有些鑒定、評語性的材料不夠客觀，只是做表面工作，不能將學生真實的情況反映出來，這樣的話，它就不能充分地發揮其使用價值。

1.2學生個人檔案意識淡薄

學生在概括自己在校的表現、社會實踐、個人總結沒有認真對待，字跡潦草，也沒有認真地做總結，用簡單的話語就將自己的實習過程闡述完成，在其思想表現、大學生生活的表現上，也不夠全面，更嚴重的是語句不通順，很多錯別字，沒有對自己負起責任。在畢業以后，對自己檔案的去留問題沒有引起足夠的重視，一旦經過太長的時間，從而使檔案出現丟失的可能性或者根本不知道自己的檔案去向。

1.3電子檔案管理不到位

伴隨著不斷發展的計算機技術，網絡技術必定會得到較快的發展，學籍檔案管理的信息化、系統化在此基礎上才能夠得以實現，傳統的檔案管理大部分都選擇紙質的管理和保管方式，但是這種傳統方式已經與現代社會和辦公的需求無法相適應。而現在很多高職院校中，對于紙質文件檔案材料永遠是最重視的，卻沒有將電子文件的方式充分地利用起來，不能得到有效地保存，與此同時，過于依賴計算機，很多重要的檔案文件的保存或者備份不能及時進行，這樣一來，數據就會丟失，或者只是將電子文件打印出來，電子文檔不再進行保存。在這種情況下，一旦將紙質材料丟失的話，原始檔案材料在也不可能出現，學校和學生肯定會因此出現一定的損失。

1.4各部門配合不到位，溝通少

因為學籍檔案會涉及到很多部門，檔案需要很長時間才能夠形成，部門之間不能相互配合，通常都會使學生的學籍檔案沒有齊全的材料或者出現丟失的現象。而在這種前提下，當學生需要填寫表格和提交表格的部門是完全不同的兩個部門，混亂現象比較嚴重。

2.加強學生學籍檔案管理的對策

2.1高度重視學籍檔案管理工作

在學校中，唯一可以體現學生學習狀況的就是學籍檔案，而且其準確性和可靠性極高，在學校教學工作中發揮著及其重要的作用。學校想要得到更寬闊的發展空間，就需要對學籍檔案進行科學化的管理，并且充分地利用學籍檔案，只有這樣，學校才能有良好的發展前景，學校中的每個部門中的相關人員在管理學籍檔案的過程中，要明確地認識到自身的職責所在，更要充分地了解和掌握建檔歸檔的重要性，在此基礎上，將學生學籍檔案的相關工作越做越好，在進行學籍檔案移交和保存的過程中，應該嚴格按照相關規章制度進行，千萬不要出現表面功夫，弄虛作假的現象。與此同時，還要使學生對相關的檔案知識有充分地認識和了解，從而使學生在填寫自己檔案內容的時候引起重視，對畢業之后檔案的去留問題也可以引起重視。

2.2加強學籍檔案的基本規范

學院相關部門在學籍檔案使用各種表單的建立上，基本上都采用相同的樣式。客觀、真實、用語標準都應該是學院以及各部門對學生基本信息、鑒定以及考核意見應該嚴格遵循的原則。在需要手工填寫的檔案的時候，所選擇的筆應該是碳素墨水或者黑色的簽字筆，要注重字跡的工整，在內容上也應該具備絕對的準確性，即使出現錯誤也不應該隨便進行修改。不管是教師還是學生，在填寫相關表格和信息的時候，一定要規范化，并且具備準確性和真實性，從而使檔案內容真實可靠，有更多的利用價值。

2.3充分利用現代信息技術，加強電子檔案建設、實現學籍檔案信息共享

想要實現電子檔案，是需要大量的時間和精力的，因為文件的真實性和原始性，必須有檔案備份、身份驗證、密碼設置等步驟才能實現，而在此基礎上，電子檔案實現過程中的真實性和原始性才能夠得到一定的保障。高職院校的學籍檔案管理工作中應該大范圍地應用計算機技術，對一些比較先進的學籍管理系統進行開發和引進，在計算機網絡信息系統和校園網的平臺上，使學籍檔案管理得到一定程度的發揮，在教務管理部門的支持和幫助下，使學生學籍檔案信息的查詢更為容易和方便，這樣的話，資源共享就得以實現，并且學生學籍檔案的利用率也得到了很大程度的提升。

2.4加強部門之間溝通與協調

學籍檔案涉及招生、學工、教務、系、部等多個部門，并且檔案的內容多、形成時間長只靠某一個部門是無法完成的，所以，加強部門之間的協調和溝通顯得尤為重要。教務部門作為學籍檔案管理的主要負責部門，要加強協調、溝通。針對部門之間的協調會議應該定期召開，將學籍管理過程中所遇到的相關問題作為會議研究的主要議題，最終討論和研究出解決的方法，從而使學生學籍檔案管理有效地進行。

參考文獻：

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學籍管理是中學生教育教學管理的重要組成部分，針對學生的入學注冊、轉學、休學、退學等各方面的信息進行審查管理，屬于一項復雜的工作。學籍檔案管理的好壞直接影響了學校的教學秩序和教學質量，因此近些年來很多中學隨著辦學規模的不斷擴大，逐漸重視起了學習檔案信息化管理工作。隨著現在互聯網技術和計算機技術不斷發展和進步，我國很多省市的中學生學籍信息都在使用互聯網進行統一管理，不僅保存方便、查詢方便而且更新方便，提升了中學生學習檔案管理水平。

1 中學學籍檔案的重要作用

學籍管理指的是對于取得學籍的學生從入學、注冊學籍再到考試成績記錄直至畢業的各方面信息，按照黨和國家的關于學生W籍政策的有關規定結合學生們自身的發展特點進行的管理措施，學籍管理包含有學籍卡和學籍檔案管理，學籍管理具有穩定性、規范性、可操作性還有發展性的特點。中學學籍管理是學校對于學生們就學資格還有中學過程的學習狀態的肯定，是學生管理工作的重要組成部分。根據我國對中學生們德、智、體、美、勞全面發展的綜合要求，中學教育需要從學生的入學開始到畢業期間的學習過程進行管理和監控，有著維護高校教學秩序、促進和提高中學教育教學質量、保證中學人才培養目標順利完成的重要作用。學籍管理工作對于學生們的入學資格和在校表現情況都有詳細的記錄，對于學生的學習階段進行全過程管理。

2 新社會形勢下學籍檔案需要增加的管理內容

2.1 誠信檔案

傳統的學生檔案管理不管是管理范圍還是管理都已經不能夠完全的反映出現代學生的發展狀態，所以在新課改政策的要求下，需要根據學生學習和生活特點，適當調整學習檔案的歸檔范圍，更全面的通過檔案資料反映出學生的個性化發展特點。誠實守信是中學生發展的重要道德品質之一，也是檔案使用者最關心的問題，在學籍管理中加入誠信檔案能夠為學生提供個人在學習職業生涯中的信用資本，即被學生在學校學習和生活期間的信息材料，正確的反映出學生的信用和品行。

2.2 關注學生的創新能力

學籍檔案管理材料不僅需要關注學生們的日常學習成績，還要關注日常生活和學習中學生們表現出來的實踐能力和創新能力，從學生團隊、社團活動能力、個人作品呈現、榮譽證書、資格證書等各個方面集中收集學生創新能力的成長和進步材料，統一編輯進入學籍檔案中，幫助學生們進一步提升自己的創新能力。

2.3 重視綜合素質評價

綜合素質評價指的是在中學沒一個學期結束的期末考試中，可以添加一項在校中學生的全面綜合素質和能力評價測試任務，這樣綜合素質評價得出的結果可以根據日常學習中所有中學生平常在學校的言行舉止、學習態度和為人處世，同時這也可以作為高中錄取或者是大學錄取參考的重要數據信息。

2.4 心理檔案

在學籍檔案中簡歷中學生心理檔案，能夠反映出學生在中學學習期間的心理健康狀況。據調查顯示，很多中學生由于需要面對中考，同時還要參加課余補習班和興趣班學習，導致很多學生學習心理壓力過大，不利于心理的健康成長，所以學校可以針對學生的心理教育展開跟蹤調查，形成一定的心理檔案，這樣學校教育管理部門可以通過對學生心理檔案的了解分析學生們的個體發展特征，然后通過不同的心理特征采取不同的心理疏導措施促進學生健康快樂的學習和成長。

3 中學生學籍檔案信息化管理優化策略

3.1 明確檔案管理職責

中學生學籍檔案管理工作人員首先需要主動學習檔案管理工作的相關政策法規，從自身做起提升對學籍檔案管理的重視程度，增強檔案管理工作的責任感和使命感，只有加強了職業道德修養才能夠時刻具備樂于奉獻的服務精神。檔案管理工作人員需要具備扎實的學籍檔案管理知識和信息技術技能，只有具備扎實的專業知識，開拓視野，才能夠提升工作綜合素質，做好新時期的中學檔案管理工作。

3.2 完善學籍材料的收集和整理

中學生學籍檔案材料一定要齊全和完整，文字材料紙張規格要統一，例如學生的考試成績等級、補考之類的統計，還有受到處分決定的原件等，需要專人填寫，做到有證可查。每一個學年度中學班主任需要根據學生的實際學習情況來填寫調查表格，把學生們的實際學習情況進行準確填寫，體現出學生們的個性特點和閃光點。學生的成長檔案袋中一般都是學生自己的學習和生活心得，在這里學生們可以記錄自己在學習中遇到的成功和煩惱苦悶。學生們自己把每個階段的成長情況通過成長檔案袋保存起來，為以后的成長和發展提供有力依據。

3.3 掌握計算機管理技能

檔案管理人員需要自身具備專業的計算機管理技能，這樣才能夠全面發揮出計算機在檔案管理中的作用。檔案管理的材料傳統的保存方式都是紙質檔案，這樣需要通過手工抄錄，不僅消耗工作時間長，而且中間容易出現人工差錯。通過使用計算機辦公自動化技術，可以更加快捷和系統的完成檔案材料的登記和手機、整理、歸檔工作，例如說學生們的成績管理檔案，包括每一次的其中、期末、會考等成績，可以通過Excel表格來進行操作，計算機能夠自動生成總分排名，一目了然地呈現出一個班級甚至是一個級部的成績分析結果，節約了用傳統計算的方式得出的結論，數據也更加精確。這樣的現代化科技管理手段需要檔案管理工作者必須要具備先進的計算機操作管理技術。

3.4 建立完善的學籍檔案管理系統

目前很多中學都成立了“中學生學習檔案管理系統”，可以貫穿每個學生的整個義務教育階段。成立學籍檔案管理系統制后，可以實現統一的網絡化管理，協調各個工作部門，更加及時準確地掌握學校、班級和學生的動態信息。需要查詢檔案信息也非常方便，可以在任意的地點任意的電腦中登錄檔案管理系統查詢自己需要的檔案信息，為工作帶來更大的便利。教師也可以通過系統隨時簡約中學生們的學習信息，了解學生的各門課程學習成績和考勤結果，還有學生現階段的學習心理變化，這樣教師和學生都能夠通過學籍檔案來隨時了解學生們近段時間學習狀況。學生家長也能夠足不出戶的通過學籍網站來查詢自己孩子的各項學習任務完成質量，包括平時的學習表現還有各類科目的成績、學校實踐活動的參與情況還有孩子們的心理成長健康狀況等。通過建立統一的學籍檔案管理系統，讓學生、教師和家長都能從中充分的了解孩子們的學習狀態，并通過反映出來的一系列問題調整學習方法和教育思路。

4 結語

中學生的教育問題一直是過家家與部門關注的重要對象，是國家人才培養的最關鍵階段。中學學校的教學管理還有信息化管理必須要得到重視，目前學生的學習管理制度在中學中還沒有形成的十分健全，所以針對信息化管理這一方面，學校的教育部門和相關學習管理部門還需要作出更大的努力，加強學校內部制度建設，加強管理人員的自身工作組織，結合學校發展的實際情況，強加學籍管理的信息化建設，從而提升中學生學籍管理工作質量。

參考文獻

[1]邱建娥.中學生學籍檔案管理芻議[J].浙江檔案，2016，03：62.

[2]甘露.信息化管理在新形勢下中學生學籍檔案的實施[J].技術與市場，2016，05：321.

[3]黎瑾，鄧梅英.高校學籍檔案信息化網絡管理系統的研究[J].大眾科技，2005，02：69-70.

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1實現電子學籍檔案的核對功能

學生在入學之后都會給新生進行學籍注冊。以前，學生的學籍信息都是經過人工手寫的，信息在謄錄的過程中容易出現錯誤。實現電子學籍檔案的核對功能是學校信息化管理的一種途徑。現在，學生在校園網上登錄自己的學號信息進行查看，便可核對自己的學籍注冊信息。這樣可以保證每個學生注冊信息的正確，能夠保障學生的權益，減少老師的校對工作量。實現電子學籍檔案的核對功能，是未來幾年學校的學籍檔案管理需要加強的工作。學生入學時注冊的信息數據不是一成不變的。隨著家庭、戶籍、父母單位的變動、電話的更改等多方面的變動，學生的學籍信息也應該做到及時地調整更改。為了能夠及時掌握學校學生信息的變動情況，學校的學籍管理應該實行期報制度:即各學校學籍管理部門要將前一階段學生變動情況生成數據庫信息，每學年的第一學期和第二學期的開學前，將學生的學籍信息重新核對檢查，并將新的注冊信息報送到教育局相關的部門，進行必要的數據更新和維護。不但方便了學生信息的查詢，也方便了學校對學生信息的及時了解。

2學校要建立健全信息化管理制度

學校的管理需做到依法管理，才能有序地實現學籍信息的準確性和真實性。在某些管理制度不健全的學校，會出現冒名頂替他人學籍信息的狀況，這會對被頂替的學生產生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學問題。在學生學籍檔案的信息化管理中，學校應該堅持依法管理，規范管理。可制定相關的制度來“有法可依”，有些學校已經制定了《信息采集錄入制度》《學生信息查詢制度》《協調與保障制度》等。學校應該讓專門的人來負責學籍管理的相關工作，建立健全學生學籍電子檔案的相關制度，對學生的學籍檔案應該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫、更改和公開學生的個人學籍信息。學校也不能隨意調整學籍管理人員。如果由于特殊情況確實需要調整工作人員，也應該上報教育局的相關部門。學籍管理要制定相關的制度，并且要嚴格依法實施。這是對學校的要求，也是對學生和家長的要求。在學生辦理轉學、復學、升學等手續時，家長應該按照學校的正常程序辦理學籍檔案的轉移。學校建立健全的信息化管理制度能夠保證學生學籍信息的安全性;能夠推進學校學籍管理工作的高效運轉;能夠減少或避免學生學籍信息的遺漏等。

3設置專門的檔案信息管理人員

電子學籍檔案的信息化管理是一項實踐性極強的工作。每個同學的檔案都需要進行信息化管理，這是一項復雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學校通過設置專門的學籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關的檔案管理工作。學籍檔案的信息管理人員要經過培訓，熟悉計算機電子技術，保證高效率地完成工作任務。要根據任務分配將學籍檔案的信息管理分配到相關崗位，具體的崗位負責不同的具體事務。針對學生的就學狀況，學籍管理人員應及時地做好審核、轉檔、交接等相關工作。現階段，中學生的學習往往隨著家庭的變動而變動。父母的工作一旦變動，學生就可能會出現轉學的狀況。關于學生的學籍檔案問題，在學生開學的時候，學校的相關人員應該給學生作相關的介紹。而在很多學校，這種學籍知識應該讓學生有所了解，以免在轉學、休學、復學的情況下不知所以。專門的學籍檔案信息管理人員在工作時應該做到以下幾點:信息的管理人員要有責任心，學籍的錄入、整理和歸檔是一項復雜的工作，管理人員應該認真、仔細、切不可馬虎;信息管理人員在經過相關的培訓之后，能熟練操作計算機，保證工作的質量;信息管理人員要對所有學生的學籍檔案進行分類，按照年級和學號進行標注，以便于查閱，必要時要備份信息;信息管理人員要對學校的學籍信息管理系統進行經常的維護。

4結語

教育是國家大計，是關乎國家人才培養的最關鍵手段。學校的教學管理和信息化管理必須得到重視。學生的學籍管理制度在目前的中學中還并不是十分健全，針對信息化管理這一塊，學校和教育的相關部門還有很多工作要做。

作者:甘露 單位:重慶市酉陽第二中學校

篇（7）

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、休學、復學、留級、退學等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）畢業生學員鑒定登記表、檔案轉遞單及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高學籍檔案質量顯得十分必要。

1.學籍檔案管理中存在的問題

1.1 收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

1.2 立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

1.3 檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

1.4 檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

2.完善學籍檔案工作的管理建議

2.1 增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2.2 建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

2.3 加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

篇（8）

一、高校學生檔案管理中存在的問題及其原因

1.缺少合理完善的學生檔案管理機制。目前，高校學生檔案管理缺少明確的法律和制度依據。制度的缺位制約了高校學生檔案管理水平的提高。除《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》及《高等學校檔案管理辦法》外，教育部當前還沒有一部針對高校學生檔案管理的系統性、具體性、可操作性的制度，更沒有明確規范的管理標準。因此，造成大多數高校學生檔案管理部門職責不清，管理混亂的局面。

2.檔案來源缺少統一規范的標準，造成學生檔案內涵不能實現標準化。目前，教育部尚沒明確考生檔案標準化內涵要求。不同省市考生檔案內容各異、五花八門，有的省市考生檔案內容豐富：有考生報名登記表、考生志愿表、考生體檢表、高中畢業生登記表、高中生學籍卡片等，而有的省市考生檔案中只有高中學籍卡片或學生成長記錄冊、高中學生發展報告等名目。但對于考生檔案中到底應具備哪些材料，教育部沒有明確規定。學生畢業后，用人單位則以較全面、豐富的學生檔案來要求，致使部分畢業生返校要求學校補充檔案內容，而實事上對于高考檔案材料，學校只能以各省招生辦所寄檔案材料填充，對于考生檔案中缺少的材料，高校也無能為力。因此，教育部應從高中階段的檔案內容開始規范要求。由于高考檔案材料各異，造成高校建立學生檔案時無法標準化要求。

3.檔案管理人員的業務管理水平尚處于初級階段。高校學生檔案管理員素質直接關系到高校學生檔案管理工作的質量，而大部分高校沒有專職檔案管理人員，多為兼職，且人員變換頻繁，隊伍薄弱。高校領導及職能部門重視程度不夠，各檔案收集部門配合不力，加之檔案管理人員缺乏專業培訓，檔案知識欠缺，管理意識淡泊，管理模式陳舊，管理手段落后等等原因造成學生檔案丟失、管理混亂、檢索困難等情況發生。檔案管理水平的好壞，取決于檔案人員的主觀意識和業務水平。目前的管理水平僅僅是簡單的收集、整理、登記、裝訂、歸檔的初級階段，相距現代化的檔案信息化管理模式的實現較遠。

4.學生檔案收集、整理的動態化管理制度尚未建立。學生在校學習期間的獎懲材料、借貸和還貸情況、學籍異動材料、思想品德評定等材料是逐步形成，逐漸歸檔。而大多高校學生檔案管理從入校時初步建立（即高考檔案內容）后，中間過程靜止，只至畢業前方從各部門收集整理。幾年的學習過程中，由于輔導員的變動或部門老師管理意識淡泊，致使學生檔案材料不全或丟失。因此，最終的畢業生檔案中能夠反映學生學習過程、思想品德、創造性思維的材料太少，使用人單位無法從檔案中全面了解學生的在校學習過程。

二、加強高校學生檔案管理工作的對策

1.建立合理完善的學生檔案管理機制。高校應明確學生檔案管理主體部門，隸屬于學生學籍管理部門，實行檔案分級管理。按照“分級管理、分級負責，誰主管、誰負責”的原則，從“有利于學生檔案收集，有利于學校規范管理，有利于學生檔案信息化管理，有利于學校的科學發展”出發，建立“學校黨政統一領導，職能部門統籌協調，相關部門齊抓共管，二級學院和輔導員具體落實，全校師生參與監督的學生檔案管理工作運行機制。學校校長是學生檔案管理工作第一責任人，對學生檔案管理工作負全面領導的責任；分管學生檔案工作副校長是學生檔案管理工作直接主管責任人，承擔領導、協調和監管責任。學校學生檔案管理部門為學生處，負責人承擔組織實施責任；教務處、招生就業處、二級學院負責人是學生檔案管理工作直接責任人，二級學院的學生檔案管理人員負責本院學生檔案編目、整理、歸檔工作，輔導員是學生檔案收集、造冊、整理、移交的具體責任人。這樣才能有效地解決高校目前學生檔案管理中各自為政的問題，才能做到學生檔案管理工作中的“形散神不散”。

2.規范高中檔案，建立高校檔案內涵規范化要求。高校學生檔案是國家人事檔案的部分，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。因此，高校學生檔案內涵一定要規范、標準。首先，要從檔案來源開始規范。其次，雖然目前教育部沒有具體的學生檔案管理規定，高校可根據當前高等教育改革和大學生就業工作的整體形勢，再結合學校的實際情況，制定出適合本校的具針對性和操作性的學生檔案管理辦法、實施細則，明確任務目標和歸檔范圍，細化檔案的生成、組檔、轉遞等各個環節的規范化要求，提高學生檔案標準化和規范化水平。

3.加強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質。眾所周知，管理水平決定管理質量，而管理質量的好壞又決定于管理人員的綜合素質。高校要真正實現檔案管理信息化的目標，首先要給檔案員制訂考核目標，促使檔案員做到業務精通、愛崗敬業。其次，高校要根據檔案信息化發展需要，對檔案員進行業務培訓，不僅對檔案專業知識理論進行培訓，還需要對計算機輔助管理水平進行培訓，同時對檔案員的實操水平進行考核。最后，提高檔案管理人員的服務水平，熱情服務，不計個人得失，甘于奉獻的精神；加強檔案員的政治思想教育和道德教育，提升思想政治高度，不為名利敢于抵制誘惑，守口如瓶、嚴守秘密的政治素質。

4.建立學生檔案動態化管理制度，多部門齊抓共管。高校學生檔案主管部門，要掌握各部門、各階段檔案形成時間、內容，制定全年歸檔計劃，明確要求及目標。其他部門配合共同收集建檔，并將鑒定為有價值的檔案整理移交檔案管理部門及時歸檔，推進學生檔案動態化管理，提高檔案標準化和規范化水平，使其能夠適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高學生檔案利用的質量和水平，把“死”檔變成“活”檔，充分發揮學生檔案的作用和價值。

總之，加強高校學生檔案工作是當前高校和社會發展的需要，也是檔案信息化發展的需要。我們必須根據社會形勢的發展變化和檔案發展的需要不斷探索創新，積極尋求解決現存問題的辦法和策略，使高校學生檔案工作得到進一步發展和完善，以改變當前普通存在的高校學生檔案工作相對落后的現狀，加快檔案管理信息化步伐。

參考文獻：

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中圖分類號：G647.24　文獻標識碼：A

文章編號：1673－2111(2008)10－072－03

作者：宗青，湖南財經高等專科學校講師；湖南，長沙，410079

學籍檔案，對于即將走向社會的畢業生來說是極為重要的“信譽卡”，原因在于他記載著大學生成長經歷，思想品德、學習成績、個人特長及身理心理健康狀態等信息。是反映學生綜合素質的重要依據。準確齊全、完整規范的學籍檔案，既是大學生在校學習期間德、智、體、美等方面的真實寫照，又為學生畢業時用人單位招聘人才提供重要依據，而且在畢業生將來步入社會上崗后的定崗、定職、晉級、出國深造等方面發揮重要憑證作用。所以規范高校學籍檔案、建全管理制度是前提。

一、學籍檔案的特點

學籍檔案作為教學檔案管理工作的重要組成部分，是學校對學生在校期間進行管理、考核時直接形成具有保存價值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區別。

(一)、學籍檔案形成的周期性

學生在校的活動形成了學生檔案，學生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書檔案整理規定跨年度的文件，除年度計劃、總結等文件外，原則上不允許組在一個案卷中；科技檔案的整理要求以一個項目、課題等為對象，組成若干案卷，卷內文件形成時間不受年度約束；教學檔案整理則要求，以一個學年度為單位進行歸檔。而學生學籍檔案作為教學檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點，每個畢業生的學籍形成周期是從學生入校起至畢業為止四年的連續記錄，因此學籍檔案形成是有它自身的周期性。

(二)、學籍檔案內容的廣泛性

學籍檔案的內容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學生的個人情況，而且反映了院(系)常規教學和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書檔案中多項內容不允許組在一個案卷中，而學籍檔案的內容包括學生在校四年各門課程的學業成績、獎懲情況、學籍變動情況、畢業資格審核、個人基本情況以及家庭基本情況等。

(三)、學籍檔案電子文件與紙質文件的共存性

院(系)學籍檔案的管理通常采取紙質檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調閱所需的內容，大大提高了學籍工作的管理效率，檢索速度和查準率。

二、目前高校學籍檔案管理的狀況

學籍檔案作為學校檔案的重要組成部分，也是學校檔案中所占比率較多的一部分，它真實的記錄了每一位學生在學校的成長歷程。然而，不少高校的學籍檔案管理手段還相當滯后，很難適應當前形勢發展的需要。主要表現在以下幾個方面：

(一)、原始學籍檔案的信息數據不完整，整理不規范。

學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任老師負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現缺欄、少目現象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；同時，由于信息登記不完整，提供資料欠準確：容易造成同名同姓學生的檔案混亂；給畢業生辦理檔案時引起麻煩。還有的高校原有學籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫制作的案卷目錄，且由于學籍檔案數量太多，有的沒有制作相應的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業屆次、班級時，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費了大量時間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。

(二)、檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。

集中體現在畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺泛個性特點。由于畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而他的社會活動能力，組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。而這些內容恰恰可以從某種程度上反映學生的綜合能力和素質，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

(三)、檔案使用效率低，轉遞較為混亂。

一方面雖然絕大部分高校學生檔案室配有計算機，但沒有一套完善的管理系統，畢業生材料沒有全部輸入進去，其作用難以真正發揮。另一方面，目前高校畢業生檔案基本上是落實具體單位之后才能將檔案轉遞出去，在這些轉遞過程中，難免會造成檔案遺失現象

(三)利用現代化技術進行開發利用的程度很有限。主要表現在國家實施電子注冊制度之前相關的學籍檔案管理，屬非公開上網范圍，但實際操作起來有諸多的困難：

其一，1994年《分類法》頒布之前，高校檔案管理沒有統一標準，涉及學籍檔案管理材料的管理潛在著不規范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊、學生學籍表、成績表等的填寫以手寫體居多，多年來經手的人眾多，書寫難以規范，其中涉及的數據繁復，表格規格多樣，要對這些材料進行電腦管理并非一蹴而就。

其二，紙質與磁性介質材料的收集脫節。辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校學生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整的紙質材料移交給檔案部門，由于受到技術維護、保密措施、病毒預防等因素的制約，歷時幾年后與紙質材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門現代化管理的進程。

三、網絡招生對學籍檔案的影響

目前高校遠程網上錄取或局域網錄取，與傳統的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網上錄取考生的紙質檔案的管理方面存在較多混亂，表現在以下方面：

一是考生電子檔案所反映的內容不夠清晰有效，有的指標表達的含義對高校老師而言還存在理解上的困難。

二是電子檔案中的“考生評估”一欄填寫的內容不真實，有的省份填寫認真，有的省份則只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

三是被錄取考生紙質檔案建檔、寄發存放混亂。過去，開學后全部學生檔案都能到齊，便于對考生進行復查。實行網上招生后，紙質檔案寄發變成多途徑，有的是考生自己帶到學校，有的是由招生辦寄發，有的省份僅送一張錄取學生電子檔案光盤到高校了事，給高校學生學籍的檔案管理帶來了很多不利的因素。

四、規范學籍檔案管理的對策與措施

高校學籍檔案管理工作是一項繁、雜、重的工作，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原來的學籍管理體系已不能適應高校發展的要求。因此， 運用先進的信息傳播技術建立一套完整的、規范的學生學籍信息資料管理系統，以便快捷地錄入、統計、查詢、檢索學生的各類信息，及時了解學生的學習情況，使不同校區、系部的分級管理達到資源共享，協同管理，實現管理信息化、規范化和科學化。筆者認為學籍檔案的管理機制應根據高教改革的發展趨勢和高校學籍檔案管理的需要，對學籍檔案的管理可從以下幾個方面考慮予以規范：

(一)、加強對學籍檔案的基本管理。

1、增強檔案意識，健全規章制度。增強全員檔案意識是搞好高校學籍檔案工作的重要保證。可采取編制《檔案法學習材料》組織全校師生學習，進行檔案法知識競賽，在簡報上開辟檔案知識欄，以定期介紹檔案小知識等手段提高全員檔案意識，同時健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標責任制。

2、抓好各個環節，規范檔案管理。從學生一進校起就要把新生的各類表格、卡片進行統一保管。筆、字、項目、頁碼、組卷、裝訂、檢查、轉遞等都必須統一規范。

3、采取計算機檢索，提高利用率。學校檔案室應購置專業的檔案管理軟件將學籍檔案的案卷級、文件級條目全部錄入計算機，借助計算機查閱學籍檔案，以提高檔案利用的查準率和查全率。并可采取以下構想：

(1)網絡版學籍管理系統的構想。根據當前高校學籍檔案信息管理的發展趨勢，以及本校跨校區延伸管理和二級學院分級管理的實際情況，可建立網絡版學籍管理系統的構想。它由學籍信息管理、成績信息管理、教研室成績報送、信息查詢等幾部分組成。該系統從學生入學、在校期間到畢業發證等全過程實現“一條龍”學籍檔案信息化管理。

(2)學籍信息管理模塊的構想。學籍信息管理模塊不但可以批量錄入數據，而且可以從招生庫等其他數據庫導入相關學生資料，按不同校區、系所、專業、學制編班編學號，建立全校學生的基本信息數據庫。可以根據不同條件快捷地查詢各年級、各專業的學生情況，并進行學生休學、復學、留級、退學等學籍異動管理。學生基本信息庫里的資料可以和國家教委的“普通高等學校學籍學歷管理系統”的相關數據進行導入、導出處理。

(3)成績管理模塊的構想。成績管理模塊把過去的成績庫、補考成績庫、重修成績庫等合并成網絡版的成績庫，庫里有學號、姓名、分院、系所、培養層次、班級、專業等字段，可供查詢學業成績用。在滿足不同的條件下，可以統計不同年級、不同專業的學業成績、年級排名，各種數據報表的統計、制作、打印等。

(4)成績報送。各科考試完畢，相關教研室登陸校園網上的“學生綜合信息管理系統”，錄入學生成績并進行試題分析、打印學生成績頻數圖及成績冊，同時將考試成績從網上“提交”給學籍管理科，學籍管理科審核后，再將成績“提交”到學校學生總成績庫，有關人員即時可在校園網各終端機上查閱學生的考試成績。

(5)學籍信息資料查詢。各終端用戶，如不同校區，二級學院、教研室及相關人員可以根據操作權限在校園網上查詢在校學生人數、學生的個人資料和各科成績；學生可以通過校園網查閱并校對自己的學籍資料，查詢各科學業成績；學生的在學成績單、學生證、考試證和學籍卡等可以打印出來；二級學院、政治輔導員可在校園網上查閱學生的補考、重修人數、考試成績、平均成績、打印學生成績冊等。學籍信息管理系統的應用，可以避免數據錄入過程的人為誤差，減少重復勞動，提高工作效率。同時，它與其他的教學管理系統實現資源共享，實現教學管理規范化、信息化和科學化。

(二)加強網上招生檔案的管理。

1、制定相關規定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時，建立紙質檔案；被錄取的考生檔案中，應包括電子檔案和紙質檔案；被錄取考生的紙質檔案一律由招生辦歸中管理。

2、保證考生檔案填寫內容的真實性與檔案內容的完整性。考生紙質檔案歸檔項目要統一規范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應歸入紙質檔案，內容包括畢業生登記表、考試成績登記表、學生評估表、獎懲情況等，對已參加工作考取大學的考生檔案還應包括其中工作期間的檔案材料。

3、各招辦應承擔學生紙質檔案寄發職責，確保考生檔案的安全性與及時性。為保證數據的完整和防止篡改，檔案部門對檔案要定期備份。

4、各校應盡快建立紙質檔案與電子檔案相結合的學生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質檔案能及時準確到位，沒有到位的考生紙質檔案要及時向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對考生電子檔案信息刻錄成光盤。

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【關鍵詞】

大學生檔案；重要性；管理工作；建議

引言

很多大學畢業生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區級人才市場不能提供相關證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉正定級，但是檔案所在的區級人才市場不能提供相關證明；畢業后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養老保險的辦理、人事調動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變為“死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。

1.高校大學生檔案管理的重要性

大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業單位，很多高校畢業生的就業單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經歷的翔實記錄，也是企業人事部門考核應屆畢業生的重要參考依據。高校的大學生檔案一般不經過個人，是在學生畢業之際由學校代為轉出，學生檔案轉出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業及其就業單位人才的考核、選拔任用產生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。

2.高校大學生檔案管理工作存在的問題

2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門

目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。

2.2檔案室的大學生檔案管理技術落后

面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。檔案的管理技術水平較為落后。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。

2.3大學生檔案的安全性有待提高

學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。

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中圖分類號：TP315文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)35-2486-04

The Design and Implementation of Hotan Teachers College Students' Records Management System

ADIL Gulam

(Department of Physics, Xinjiang's Hotan Teachers College, Hotan 848000, China)

Abstract: A new method of student's scores management system forHotan Teachers College is introduced in this paper. combining the design and implementation of student's scores management system ,we have made research on the distributional application system. many universities have been trying to develop an opened and distributed student's scores management system on their campus networks. In this paper, the optimum solutions on scores management system according to the characteristics of Xinjiang special regions are discussed by considering the relations between the network architecture and score management systems.

Key words: scores management system; database design; needs analysis; client/server model

1 引言

學生檔案管理系統是教育單位不可缺少的部分。一個功能齊全、簡單易用的學生檔案管理系統不但能有效地減輕學校各類工作人員的工作負擔，其內容對于學校的決策者和管理者來說也至關重要。所以學生檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案、統計和查詢數據，這種管理方式存在著許多缺點，如：效率低，保密性差，人工大量浪費；另外時間一長，將產生大量的文件和數據，這對查找、更新和維護都帶來了不少困難。隨著科學技術的不斷提高和計算機科學日漸成熟，其強大的功能已為人們所深刻認識，它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。

基于校園網的學生檔案管理系統完成后可以降低工作量，提高辦公效率，學生管理人員、教師和學生都不受時間和地點的限制查詢學生資料，而目前使分散的學生管理得到集中管理，這對減輕管理工作負擔，提高管理水平，實現學生管理的現代化、系統化、規范化具有重要意義。本文結合和田師范專科學校學生檔案管理工作的實際情況，在需求分析、系統分析的基礎上，對和田師專學生管理系統做出總體設計、詳細設計和程序設計，并進行系統測試。

2 需求分析

這個階段的任務是確定“為了解決這個問題，目標系統必須做什么”，主要是確定目標系統必須具備哪些功能。對于需求分析不僅是軟件定義時期的最后一個階段，而且是軟件開發期的第一個階段，也是關系到軟件開發成敗的關鍵步驟。只有通過需求分析才能把軟件功能和性能的總體概念描述為具體的軟件需求規格說明，從而奠定軟件開發的基礎。在本階段所研究的對象是軟件項目的用戶要求，且必須全面理解用戶的各項要求，但又不能全盤接受所有的要求。為了達到這一目的，必須對其中模糊的要求進行澄清，然后才能決定是否可以采納。而且準確地表達被接受的用戶要求，也是需求分析的另一個重要方面，只有經過確切描述的軟件需求才能成為軟件設計的基礎。

2.1 學生檔案管理系統的功能

學生檔案管理系統旨在提供一貫可以操作的，方便管理，提高工作效率，易于修改的輔助管理系統。考慮到我校校園網落的實際情況，本系統采用Visual Basic+SQL Server 2000 結構。

考慮到系統所要實現的功能以及系統的安全性，在用戶進入系統之前進行合法用戶檢測。所以系統中應該有一個用戶名和密碼檢測的模塊，當然與此相對應，還必須有操作員管理模塊，它必須能夠進行操作員的增加、刪除和修改，并且能夠進行授予相應的操作權限。系統中必須有一個默認的管理用戶，它在應用系統剛安裝好就能夠使用該用戶進入，該用戶能夠建立其他用戶。同時還必須有密碼修改的模塊。普通用戶能夠修改自己的密碼，但系統管理員用戶能夠修改所有的資料。

大中專學校的學生檔案管理內容十分豐富，工作繁多，所以本例規定開發的學生檔案管理系統只處理每學年的招生信息導入、新生學籍注冊、學生檔案管理和其它管理。

在招生信息導入管理方面提供的服務功能如下：

1) 導入新生的民族、籍貫、專業代碼；

2) 錄入院系信息和生成班級信息；

3) 導入招生數據和新生圖片；

4) 統計和清除新生數據；

5) 修改密碼。

在新生學籍注冊管理方面應提供的服務功能如下：

1) 新生入校學籍注冊；

2) 新生專業調整；

3) 新生統計與報表生成以及報表打印；

4) 修改密碼。

在學生檔案管理方面應提供的服務功能如下：

1) 錄入學生每學期的情況；

2) 生成學生鑒定表；

3) 生成回執單；

4) 檔案查詢及打印；

5) 修改密碼。

學生檔案管理系統的直接用戶有學生、教師和教學管理員。管理員有權操縱數據庫的數據，進行添加、更新、刪除等操作。學生和教師一般只查詢信息。本校的各部門，教研室、學生幾乎有PC機，學校全部計算機已經連網。

2.2 學生管理主要工作流程分析

學生管理的各項工作之間有嚴格的順序性，這就要求在開發時對學生管理的業務流程有明確的了解。學生管理工作中的運行管理是核心工作，就對運行工作中涉及的業務流程進行分析。具體的業務流程圖如圖3、圖4所示。

3系統設計

3.1 設計思路

基于C/S的學生檔案管理系統的設計是一個不斷改進和反饋的過程。圖8是進行基于C/S的學生檔案管理系統的設計思路圖。

1) 系統界定

首先必需對系統進行界定，即劃分系統的范圍，分析系統與其他系統之間的關系、系統與環境的關系。如圖5，這個過程產生對系統的一個清晰的描述，確定研究的問題。

2) 系統規劃、分析和方案設計

針對一個已經界定清楚的系統，下面的工作便是進行系統的規劃和分析及設計方案。在這個過程中，首先對系統進行規劃，進行了子系統的劃分和系統的實施計劃的設計，同時對系統進行分析，這些分析包括系統的特性和結構的分析、需求分析、系統的可行性分析等內容，系統規劃和分析經常交織在一起。另外，在這個階段還完成系統方案的設計和選擇工作。

3) 系統概要設計

系統概要設計主要是對系統業務進行流程分析，完成系統的特性設計以及系統的功能劃分和初步設計，并對系統具體結構和技術方案進行設計。

4) 系統詳細設計

系統詳細設計包括數據流的設計、數據庫的設計、系統模塊的詳細設計、界面設計、程序流程的設計等內容。

5) 代碼開發

代碼開發是按照詳細設計的要求進行代碼的編寫工作。

6) 系統測試

系統測試是在系統投入使用前，對系統的需求分析、設計規格說明和編碼的復審。

7) 系統修改、運行和維護

維護系統的運行，保證系統有效、可靠的運轉。

8) 系統評價和總結

對系統的完成和運行情況進行評價，總結系統開發過程中的得失，有些好的體會、思想和資源可以積累下來，并且這個過程還可以對系統的改進和再設計進行分析。實際上，以上這些過程并不要求嚴格按順序的，前后過程之間存在反饋，這些過程之間并不一定存在明顯的界限。

3.2系統功能模塊設計

對上述各項功能進行集中、分塊，按照結構化程序設計的要求，學生檔案管理系統需要完成的主要功能有以下幾大模塊：

1) 招生信息導入

新生數據和圖片導入、新生數據統計，輸入院系和班級信息，導入民族、專業、籍貫信息，查詢新生信息以及密碼管理等功能。

2) 新生學籍注冊

學籍注冊，分班，自動生成學號，圖片下載，手工輸入，調動學籍、學籍統計和查詢，打印個人信息表和統計表、密碼管理等功能。

3) 學生檔案管理

學生檔案查詢、統計、生成花名冊、打印個人信息表、打印學生證、打印花名冊、打印統計表、回執單以及自定義表格打印

3.3 數據庫設計

進行數據庫的概念設計，首先必須選擇適當的數據模型。用于概念設計的數據模型既要有足夠的表達能力，可以表示各種類型的數據及其之間的聯系和語義，又要簡明易懂，能夠為非專業人員所接受。可供選擇的數據模型不少，比如各種語義數據模型、面向對象數據模型等，目前應用最廣泛的是E-R數據模型（Entity-Relationship data Model）。必須根據需求分析，確定E-R模型中的實體、聯系和屬性。

首先要確定學生檔案管理的實體，從前面章節的分析中可以看出，所有的活動都是以學生基本信息（Student）展開的，初步確定有以下實體：用戶（UserID）實體、專業代碼實體、地區代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體，其中專業代碼實體、地區代碼實體、民族代碼實體、院系代碼實體、政治面貌代碼實體、班級實體、完全依賴于設備實體的存在而存在，所以屬于弱實體的范疇。

其次要確定學生管理中各實體的鍵、屬性、屬性的數據類型及取值范圍。在確定實體的主鍵時，要確保這個主鍵可以唯一的標識這個實體。在概念模型的設計中，經常會遇到這種情況，最簡單的解決方法就是對實體集合中每個實體有一個互不相同的學號，選擇這個學號作為實體集合的關鍵字。因此在學生基本信息實體中增加了學生學號這個屬性，這種增加學號屬性也是設計中常用的一種確定實體鍵的方式。在確定實體的屬性及其數據類型時，要考慮到系統的可擴展性以及特殊情況。在確定屬性代碼的時候，要避免同一概念數據模型中出現相同的屬性編碼，同時還要使人一目了然。在這里給出各實體的屬性和主鍵，以下劃線標識出主鍵。

學生基本信息實體：考號、學號、院系代碼、專業代碼、現在專業、班級編號、現在班級、姓名、性別、出生年月、政治面貌編號、婚姻狀況、家庭出身、戶口性質、畢業中學、考生設備名稱特長、家庭地址、聯系電話、郵編、入學日期、高考成績、Picture.

專業代碼實體：專業代碼、專業代號、錄取專業、院系。

地區代碼實體：區號、籍貫。

民族代碼實體：民族代碼、民族。

院系代碼實體：院系代碼、院系、院系主任。

班級實體：班級編號、院系、錄取專業、班級、班主任。

用戶實體：用戶名、密碼、權限。

第三要確定實體之間的聯系。實體與實體之間的聯系除了一對一、一對多之外，還存在有多對多的形式。可以將聯合理解為構建于M:N聯系實體之間的一個橋梁，通過它將這個M:N聯系轉化為兩個1:N聯系。完成了學生檔案管理模塊的概念數據模型之后，可以用相同的步驟來完成系統中其他模塊的概念模型的設計，在這里就不一一贅述。

4 系統實現

系統的實現選用Microsoft Visual Basic 作為前臺開發工具。Visual Basic 是一套完整的開發工具，提供了企業級模板。系統采用多層結構設計，可以生成具有高度可伸縮性和靈活性的應用程序。使用Visual Basic架構開發，生成可編程Exe窗體，Visual Basic界面與代碼相分離。

4.1用戶注冊與登錄模塊的實現

每個模塊的登陸界面以及密碼算法是統一的，但是所運行的模塊不同，所訪問的數據庫不同，因此登陸用戶身份以及密碼不同，如圖7。

4.2 招生信息導入模塊的實現

界面實際上是系統與用戶之間的接口，也是控制和選擇信息輸入輸出的主要途徑。界面設計規定界面的布局、風格、色彩等約定，界面設計應該堅持友好、簡單、實用、易于操作等的原則。

這個模塊的主要功能是，把招生的信息導入到招生數據庫中，以便于學生學籍注冊時使用。

4.3 學籍注冊模塊的實現

這個模塊的主要功能是，新生到校報名時，根據考號調用相關信息，并分班，同時自動生成學號后，保存到學生檔案數據庫中，以便于學生檔案管理時使用。

圖9 學籍注冊模塊的實現

4.4 學生檔案管理模塊的實現

這個模塊的主要功能是，輸入學生每學期獎懲情況、政治思想狀況、以及修改、查詢學生相關信息。打印院系學生花名冊、個人信息表、回執單等，如圖10。

5 結束語

本論文結合和田師專學生檔案管理系統的設計與實現，研究了基于C/S的分布式應用系統原理、設計和實現的問題。首先，論文概述了和田師范專科學校學生檔案管理系統的應用背景，對學生檔案管理系統進行了需求分析。在此基礎上提出了基于C/S的分布式應用系統的解決方案。接著，論文對學生檔案管理系統的解決方案─基于C/S的分布式應用系統的結構和原理進行了深入研究，并從系統的角度對基于 C/S 的分布式系統的特性進行了分析。在論文中，結合筆者實際研究過程中的經驗，對基于 C/S 的分布式應用系統的設計方法進行了研究，提出了基于校園網的一些安全和復合密碼算法思想，并給出了基于 C/S 的分布式應用系統的設計流程。最后，論文對學生檔案管理系統進行了詳細設計和實現，重點分析了學生檔案管理系統的技術方案設計和應用平臺選擇、系統設計以及系統的實現。

參考文獻：

[1] 王行言,俞盤祥.計算機信息管理系統[M].北京:高等教育出版社,2000:58-153.