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Abstract: With the rapid development of the process of China's socialism, the process of institutions is to further strengthen the management, the progressive realization of the efficient and convenient. In the business unit, archives and records management is an extremely important work, in order to realize the informationization, systematic, efficient, it must not to scientific archives management. This article starts from the importance of scientific archives management, analyzed the current situation of China's institutions archives management in the existing problems, and puts forward some concrete measures for the scientific management, for the reference.

Key words: file management; institution; efficiency; Science

中圖分類號：G271文獻標識碼A 文章編號

檔案是人們進行各種活動的最原始記錄，體現了單位及個人的成長和發展的歷程，是一筆重要的財富和第一手信息來源。所以，加強檔案的管理是各個單位應該重視的問題，尤其是在事業單位，應該致力于通過對檔案的科學化管理來助推單位的高效化運行。

一、科學化管理檔案的重要意義

檔案管理作為事業單位的一個重要基礎性環節，應予以高度重視，檔案出現混亂必將給單位帶來管理上的隱患。當前，一些事業單位的人員流動較快，導致檔案出現在流動的個人手里或個別部門，這就容易造成單位秘密泄露，甚至導致知識產權流失等嚴重后果。首先，在事業單位中，檔案還承擔著信用管理的重要作用，檔案是信用資源的有效印證，科學的檔案管理能有效印證事業單位的科技成果及管理水平的高低，在社會的信用體系建設中，檔案管理建設也承擔著重要的角色。其次，檔案是事業單位文化建設的一個重要源泉，文化建設都是從源遠的歷史發展中提煉獲得的，而檔案就是一個最好的反映載體，它能全面真實的反映出單位的歷史狀況、發展規律、文化特點等元素，為文化建設提供有力支撐。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）管理制度不完善

當前，一些事業單位對于檔案的管理沒有形成一整套制度，對于資料收集也是抓一時，沒有形成系統的收集制度做以支撐。盡管當前有些事業單位已經意識到這一情況并做出努力，但是呈現的是，有一定的管理規模，卻和單位的發展未有效銜接，各部門分散的管理著自己部門的檔案，或者設立檔案室后，未形成一系列查閱、登記等制度，沒有形成管理規模，不能做到系統、準確的對檔案進行管理。

（二）單位重視程度不夠

檔案管理工作一直都是容易被人忽視的崗位，因此，在具體的工作中，事業單位往往對人事或組織及財務工作管理力度較大，而忽視了對于檔案的管理工作，忽視了檔案管理在單位發展中的重要作用，沒有意識到檔案的材料是一個單位的重要信息來源。久而久之，檔案管理呈現出應付的狀態，也就無從談起加強管理加強服務。

（三）科學化管理水平低下

伴隨著信息化、辦公自動化進程的加快，檔案的存在方式也發生了很大變化，電子檔案已悄然出現在人們的視野中，其易于復制、刪除等特點使得傳統的管理方法已經適應不了現化化的要求， 對檔案的管理提出了新的挑戰。因此，要創新管理方法，提高科學化、信息化水平，研究出適應電子檔案特點的新方法。

（四）檔案管理人員水平不夠

當前，一些事業單位的檔案管理人員大多是由兼職人員擔任，或者有全職的保管人員也未經過崗前培訓，因而缺乏如何借閱、登記，如何通過自動化手段實現檔案管理等知識，大大限制了檔案管理的科學化建設。

三、構建檔案管理科學化的措施

（一）建立科學化管理制度體系

一項工作的具體開展，必須依托于完善的制度作保證。因此，事業單位應致力于建立起科學化管理檔案的制度，可依據國家相關檔案管理規定，結合本單位實際情況，制訂出相應的實施細則，包括檔案的借閱、登記、轉出、銷毀等具體規定，將制度懸掛上墻，組織單位人員深入學習，讓檔案管理有法可依，要以能否滿足社會和時代的發展需要為準則，為檔案的作用發揮提供支撐。同時，要加強檢查和監督，確保制訂的制度能夠深入人心，能夠落到實處。

（二）加強對檔案管理的重視

作為事業單位的領導，要高度重視檔案管理在單位建設中的重要作用，從頂層設計中把檔案管理工作提上議事日程，增強工作的事業心和責任感，可成立單位檔案管理領導小組，具體負責檔案管理的開展，并擇機召開檔案管理形勢分析會，總結經驗和不足，及時查找出問題隱患，以不斷的改進工作方法?？梢詥挝恢型诰蛄诵麄鳈n案管理工作中的優秀人物，發揮他們的“輻射”作用，引導全體人員認識到檔案管理的重要性，以帶動單位檔案管理工作的發展

（三）加強科學化管理建設

單位要致力于檔案管理的科學化建設，依托計算機、網絡等信息化工具加強檔案的管理，組織技術力量有針對性的研發檔案管理系統，單位提供相應的財力支撐，可主動與地方單位交流檔案管理心得，學習借鑒他人科學化管理的經驗。對于電子檔案的存儲、復制要嚴格予以控制，將紙質檔案和電子檔案有效結合，通過建立電子標簽等方法集中整合管理，建立起規范化、完整化、系統化的檔案體制。

（四）加強檔案管理人員培訓

檔案保管員的素質高低直接決定著單位檔案管理水平的高低，因此，單位要加強檔案管理人員的培訓，不僅要學會相關的管理知識，更重要的是要學習通過科學化、信息化手段來管理檔案方法?？赏ㄟ^舉辦培訓班的方式，系統培訓檔案管理工作流程及相關計算機軟件使用，并注重平時工作中的幫帶督導，培養檔案保管人員發現問題、解決問題的能力。還可采取“請進來”和“走出去”相結合的方法，與先進單位掛鉤結對，提高單位檔案管理人員的綜合素質。

結 語

綜上所述，檔案管理是一個單位的重要歷史財富和信息源泉，事業單位領導應高度重視起此項工作的重要性，建立完善起相應的檔案管理制度，加強科學化管理水平，努力提高檔案管理人 員的綜合素質，多措并舉提高檔案管理的科學化水平，以促進事業單位管理的高效化。

參考文獻：

[1] 彭群頤.高校電子文件歸檔工作存在的問題與對策[J]. 湘潭師范學院學報(社會科學版). 2007(03)

[2] 趙連強.小議現代電子檔案管理存在的問題及其解決建議[J]. 中國科教創新導刊. 2007(12)

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一、電子檔案的定義及特點

電子檔案包括電子文件、電子信息、電子報表和電子圖紙等。具有實時共享性的特點，可以避免時間和空間的限制，可以隨時隨地進行遠距離信息共享。同時，電子檔案是通過計算機進行閱覽的，體積小、容易保存及攜帶。

二、電子檔案的優勢和弊端

（一）電子檔案的優勢

1.提高工作效率。依靠計算機的信息處理能力，可以大大提高工作效率。電子檔案的使用可以使檔案資料在收集、儲存、分類、統計和查閱的環節更加方便快捷。在一定程度上也減輕了檔案工作人員的勞動強度。例如，在查找檔案信息時，就可以直接在計算機相應的文件中搜索文件分類號，快速找到所要的文件信息。通過電子檔案，使檔案可以快速高校的歸檔。

2.提高檔案安全性。電子檔案的利用避免了過去整卷查找信息的方式，有效保證了檔案信息的保密性和安全性。使用者不需要直接接觸檔案，只需要通過計算機目錄進行檢索，減少了對原始檔案的翻閱次數，對檔案原件的保護得到了保證。縮短了查詢時間，又提高了檔案的利用率。所有文件都可以及時歸檔，文件不完整時也可以及時補漏，降低了紙質檔案的人力物力進行整理裝訂的工作量，還可以有效避免檔案被認為篡改的行為。

（二）電子檔案的弊端

1.初期投資較大。電子檔案需要的磁盤、光盤等均是高科技產品，對環境的濕度、溫度都有一點的要求。并且電子檔案前期需要高校配備計算機及外圍輸入和輸出設備，要對電子檔案的管理者進行相關的培訓工作。這樣就造成了電子檔案建立初期的投資費用過大。

2.網絡安全性差。計算機網絡技術的開發與利用帶來便利的同時，也存在一定的安全威脅。黑客和網絡病毒會對電子檔案的真實性和完整性造成威脅。因為電子檔案沒有手寫的字跡，就不利于區分檔案的真假，在傳輸過程中容易出現被篡改、盜用的情況。因此，電子檔案的網絡安全問題也是不可忽略的一個方面。

三、電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）加強電子檔案的存儲設備及網絡安全性

高校要定期對計算機軟件和硬件進行更新和系統維護，要保障電子檔案的存儲設備的安全，保證做到專機專用，使存儲設備要時刻保持良好狀態。并且定期對電子檔案進行更新備份，防止在意外情況下丟失。要加強網絡防火墻的更新建設提升設備的安全性，最大限度地保證電子檔案的網絡安全性和保密性。

（二）完善相關制度，規范操作流程

國家要盡快完善規章制度和工作標準，結合《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》規定，使高校檔案管理工作能夠有法可依，有章可循。要強化檔案管理工作人員的安全保密意識，提高檔案管理工作人員的職業道德和職業素養。定期對相關工作人員進行電子檔案應用操作的培訓，同時建立完善的監控系統制度。使檔案資料的安全得到保證，并且最大限度上做好服務工作。

（三）優化服務方式，拓寬服務功能

高校檔案管理工作人員要充分結合多媒體技術、信息技術、光盤制作技術等，堅持以快捷個性的服務為宗旨，使電子資源真正實現以安全為基礎的信息共享。另外，可以構建在線檔案查詢服務的平臺，為電子檔案的用戶提供私人的便捷的在線咨詢服務。通過對知識面的擴展，及時溝通新的學習技術，為用戶提供高品質的電子檔案查詢服務，使高校檔案管理工作為社會效益和經濟效益的提高起到更大的作用。同時，在建立完善的網上電子檔案咨詢服務后，要對網絡平臺的工作規范嚴格管理，積極實施管理糾紛，加強數字化檔案的工作質量檢查。

（四）規范檔案儲存與利用的方式

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一、高校檔案信息化與數字檔案館建設的重要性分析

隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足現代的新形勢需要。檔案現代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發展的必然趨勢。

高校檔案逐步信息化與電子檔案館的建設是檔案開發利用，在服務中實現方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。

二、高校檔案館數字化建設中存在的問題

現在各高校檔案管理的意識還較為薄弱，對建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。雖然一些高校已經有專門的檔案機構，也制定了一定的檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案管理疏松。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也較為淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦力度不夠。

高校學生檔案管理工作和其他工作一樣，要有安排，有計劃，有貫徹有檢查和督促。對高校學生檔案造假，無論多與少都直接影響了檔案的客觀性，不真實的檔案也就沒有了其作為參考和依據的價值。由于現在現實社會情況較為復雜社會不正之風的影響或者是由于工作中出現的馬虎，高校學生檔案造假情況時有發生。為了不影響畢業生的考研究生、考公務員、和就業，在校期間的未及格科目和處分不入檔的事時有發生。有的甚至到私造獎勵內容，在應聘會上同一班級出現很團支書、班長的現象更是家常便飯。這種情況的出現不僅造成了用人單位對高校學生檔案真實性的懷疑，使得真實的高校學生檔案的利用率受到一定影響，更使得用人單位對畢業生的誠信度受到影響。如學生在畢業時所填寫的高等院校畢業就業推薦表中，有各個科目成績，有鑒定，有組織評語等，很多時候學校、院系的鑒定意見并非來自學校和學院的只能鑒定部門的管理人員，而是學生們相互之間互相鑒定意見。所以有些問題都是缺乏相應的監督制約機制。

三.改善高校學生檔案管理意見

隨著信息網絡技術的日益深化，高校學生檔案管理工作信息化、網路化格局逐漸形成，高校學生檔案管理工作也應不斷適應科技快速發展的趨勢，提高現代化管理水平。隨著計算機技術在各個領域中的廣泛應用，高校在新生錄取、學生畢業等多個環節逐步信息化和網絡化。這位電子檔案的形成奠定了良好的基礎。

電子檔案的歸集與管理已經形成了未來高校檔案學生管理的主要方法。充分的利用電子計算機的現代技術手段為核心，有計劃，有步驟的把高校學生檔案分類歸檔，進一步實現高校學生檔案的數字化網絡管理。有效的利用成熟的計算機技術，將高校學生檔案文件中的文本、照片、聲音、影像及作品等進一步的信息化管理，制成高校學生電子檔案，從而建立高校學生檔案信息數據庫，實現檔案信息化和網絡化。因此，高校應根據其需要有效的建立紙質檔案和電子檔案相結合的學生檔案管理模式。

加強制度化建設對學生檔案管理具有十分重要的作用。根據學生情況、辦學特點、管理要求等，建立適應網絡教育的規章制度，使網絡教育學生檔案管理規范化、制度化。使學生檔案管理部門擺脫日常的事務性工作，采取學分制和柔性管理相結合的學生檔案管理方式，充分調動學生在學習過程中的積極性、主動性，學分制是學生檔案管理制度改革中的難點，需要有一個富有彈性的教學計劃和一套靈活的管理體制、運行機制，才能使學習者變被動為主動學習，更好地培養出適應工作需要且綜合素質較高的應用型人才。

學生檔案管理是一項具體細致、繁瑣復雜而且原則性和服務性很強的業務管理工作，政策性強，從事這項工作不僅要付出艱辛的勞動，而且必須要有強烈的事業心和高度的責任感。網絡教育學生檔案管理區別于普通高校學生檔案管理，它主要體現在管理方式更加多元化，管理人員具有很強的信息素養和溝通協調能力，要能熟練掌握現代信息技術，可以通過網絡與學生、教師進行全方位的交流，能夠指導學生在學期間通過網絡遠程交互通訊方式完成如選課、查詢、報考等，這就要求學生檔案管理人員要轉變思想、提高工作效率、有較強的服務意識。

總之，在這個高度信息化的時代,信息技術無疑為檔案管理,特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要,只有把工作重點放在信息化管理,網絡資源化建設,充分利用信息高速路的優越性,才能使高校的檔案管理更健全、更高效。數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。

參考文獻：

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學校發展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應該是獨立的?；n案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個階段的依據性文件，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。

1．2來源廣泛

高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規模較大，且設計專業因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監理單位質檢等。

1．3實用性

作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關于各種基礎設施建設的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。

2高校基建檔案管理工作的問題

2．1缺乏檔案管理意識和規范的歸檔方法

由于高校基建部門以及相關領導缺乏對高校基建管理工作的認識和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高校基建檔案管理部門往往缺少專業的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經常會出現圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。

2．2檔案管理缺乏準確性和完整性

高校基建項目從最初到竣工涉及到的領域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門也有較深的聯系。高?；ú块T不主動對基本建設資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設過程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。

2．3缺乏科學的檔案管理技術

高?；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當前高?；n案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化信息搜索、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。

3強化新形勢下高?；n案管理工作的有效措施

3．1完善基建檔案管理制度

確保高?；n案管理規范化、標準化發展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關鍵就是完善各種規章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業性較強、涉及單位較多，因此應當及時指導和約束檔案管理工作的質量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規范要求，同步進行基建檔案管理、工程建設、竣工驗收等工作。檔案部門應當注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術。

3．2實施規范化、同步化

對基建檔案進行管理的過程中，應當認真實施同步化和規范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實性滿足歸檔質量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應當用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規律，根據文件之間的聯系合理排列卷內文件。為確?；n案材料的標準化與規范化，應及時掌握管理工作開展過程中的各準確文件資料。

3．3提升現代化、科學化管理水平

實現檔案管理信息化的必要條件就是建設好基礎設施，具體包括:操作系統、數據庫管理系統、存儲設備、信息安全系統以及網絡設備等等。硬件設施建設是檔案管理信息化建設的基礎，信息化平臺必須憑借網絡、設備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網絡安全保衛工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。

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中圖分類號：G647文獻標識碼：A

近幾年來，高校的檔案工作取得了可喜的成績，其地位逐步提高，其作用也越來越受到重視。隨著知識經濟的提出和社會現代化的推進，現代信息技術、網絡技術的廣泛應用，我國的高校教育事業發生了很大的變化，作為傳統文獻領域的高校檔案工作，面臨著前所未有的機遇和挑戰。在新時期檔案工作者要抓住機遇，迎接挑戰，與時俱進，開拓創新，提高高校檔案管理水平，促進高校檔案事業的可持續發展，確立檔案工作在高校不可替代的地位。

一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發利用價值。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃，在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來，才能體現它們應有的價值。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案，有的放矢地開發檔案信息資源，以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而，目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。高校檔案的價值在于被利用，這需要通過人的勞動，通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托，實現檔案管理服務模式的創新，從社會需要、學校需要的角度出發，以學校內外的利用者為服務對象，以庫藏檔案信息為服務內容，以多種服務方式為手段，為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間，實現高校檔案信息資源的共享。

二、加強檔案管理創新體系建設

（一）模式創新。目前，高校檔案館（室）雖屬機關部門，但大多掛靠校辦或黨辦之下的非獨立結構，其職能主要是執行而非決策。這種管理模式已難以適應面向辦學的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應當改變檔案管理工作的地位和作用，將檔案館從校辦或其他部門分離出來，獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，將對促進高校檔案管理變革具有重要意義。進而注重學校的未來方向，把握前瞻性的特點，在檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等方面進行全方位創新，這樣才能使檔案機構高效、安全、到位，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。

（二）思路創新

1、管理理念創新。檔案管理工作者必須解放思想，更新觀念，改變過去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導的狀態，本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。把檔案管理的知識化、科技化、信息化、社會化作為檔案工作的管理目標。

2、管理內容創新。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調整，充實館藏內容，提高館藏質量。有目的、有重點、有計劃地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。

3、管理方式創新。通常檔案管理的好壞往往要通過對管理水平的評價來確定，如單純地看檔案管理場所、設備和館藏等。但隨著時代的發展，檔案管理主要應看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要轉向對用戶和檔案員的管理，要最大限度地實現檔案資源的開發與利用。

4、人才資源創新。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

（三）手段創新。長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。因此，實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高?；?/p>

（四）實踐創新

1、加強知識管理的核心是以人為本管理。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推向新層次、新臺階。

2、加強信息資源建設，開展資源整合。優化館藏，提高檔案利用率。強化信息技術利用。及時購買檔案管理軟件，擴大對于數字信息的發掘、整理、組織以及使用，設計一個多功能并具有吸引力的網站來指導用戶直接使用各種有用的網上資源。

3、建立檔案管理人才競爭機制，鼓勵館員輪崗，帶動知識在館內流動，在工作中學習、成長。對那些通過寫作、出版、講座，或以輔導方式與他人共享自己隱性知識和專業技術知識的組織文化。同時，注重檔案管理人員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理、相關檔案法律文件、保密知識等。

總之，檔案工作者應該不斷更新觀念，創新理論；更新知識，創新管理，掌握檔案工作的發展規律，樹立現代化的檔案管理意識，與時俱進，以服務為宗旨，以創新為主題，促進檔案管理工作實現現代化、科學化。

（作者單位：南陽醫學高等專科學校）

主要參考文獻：

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眾所周知，檔案具有一定的使用價值，檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰、確定、具有完整記錄作用的固化信息，并統一保管。而檔案管理就是檔案保管工作的統領。學校檔案管理主要對師生過去現在的狀態信息記錄。隨著現代化技術的進步，檔案管理形式也逐漸由紙質轉變為計算機系統管理。而在未來發展中，高校檔案管理將會以怎樣的形式發展下去，值得進一步研究。

1.高校檔案管理的必要性

高校檔案管理在學校管理中具有重要作用，但是根據現階段高校檔案管理情況看，其作用并沒有得到凸顯，一些管理者在思想意識上存在偏差，認為檔案管理只是一種形式并沒有較大的作用，其實不然，高校檔案管理在學校教育教學上有著推動效果。隨著信息計劃、互聯網的發展各校檔案管理工作也有了不同程度的進步，但想要跟上現代化發展步伐，還需要從根本上加大檔案管理工作的重視，管理者自身提升管理水平，轉變思想意識進而跟上現代化發展。另一方面，提高檔案管理工作質量，管理做到在其位謀其職，只有在這樣的形式下才能使檔案管理得到長足的發展，滿足社會對檔案管理的要求。

2.高校檔案管理現狀

2.1管理人員對管理工作缺少重視

高校檔案管理離不開管理人員的重視，但是現階段一些管理人員對檔案管理缺少重視，致使檔案管理工作不能有效進行；一些工作交接效率較低，對交接工作沒有及時進行審查，進而造成遺漏也無人理會；另一方面，一些檔案管理工作正處于信息化管理初級階段，一些原有管理人員自身工作有待進一步引導，進而造成管理人員對管理工作的不重視。

2.2缺少經濟投入

由于檔案管理工作處于起步階段，因此在一些經濟投入、基礎設施建設上投入不足，信息化管理沒有真正做到物盡其用，同時沒有高效的檢索系統。另一方面，檔案管理需要有檔案庫房、閱覽室、辦公室等基礎設施建設，但是一些學校由于規模限制，將三項基礎設施建設合并為一，不能滿足檔案設施管理要求。

2.3管理模式缺少創新

如今，傳統的檔案管理形式依然存在，根據資料的特點或是類型通過人工形式整合、歸類；接下來進行檢查一文件編碼一擬定案卷封面一密封保管。這樣的管理流程繁瑣，并且需要投入大量的人力、物力。由于每個立卷人的理念、素養不同，通常相同的檔案有多種形式。

3.高校檔案管理發展趨勢

現階段，高校檔案管理發展形式逐漸傾向信息化發展，而信息化發展不只是計算機系統上的完善，還需要從各環節中不斷的完善。針對以上檔案管理問題，筆者將其分為幾點。

3.1集成化檔案管理

高校檔案管理逐漸趨于集成化發展，只有這樣才能適應信息技術的變化，提升檔案管理技術，但是要注意在信息化管理中網絡安全性。

在進行檔案整合時，可以通過二維碼識別，進而提升工作效率，不必浪費大量的人力物力，推動檔案管理更為智能化發展形式。在高校檔案管理中，需要對每個專業檔案信息實行資源共享，為教師、學生提供更為人性化的服務。例如：信息搜索、查詢等進而提升信息準確性。

檔案管理也可以通過引進先進的搜索技術，完善相關內容，進而提升檔案管理服務水平。提升檔案的使用率，需要借助互聯網平臺建立開放型網站，同時也可以起到檔案的宣傳的作用。教師和學生通過線上搜索能夠得到全面的業務服務，極大地提升了服務方便性。

3.2擴大管理人才隊伍

檔案管理是高校管理的重要任務，表面看似檔案保管工作，但是其背后是管理者的工作努力，具有一定的技術性。尤其在信息化發展下，檔案管理走向數字集成化成為必然條件，但同時也對管理者提出了一定的要求。今后檔案管理者需要具備專業的管理知識、了解現代化發展形勢、工作經驗豐富等綜合性人才。

3.3完善檔案管理制度

企業想要長久的發展需要有完善的管理制度，當然，高校n案管理也不例外、完善制度是高校檔案管理的前提，是確保檔案管理科學、有序化發展的基礎。跟上新時代的發展步伐，創新高校檔案管理形式。檔案管理需要秉承著依法治國的原則，使檔案管理者在工作過程中有章可循。

學校方面對檔案管理流程、方法等進行制定，并且落實到實處。如今，社會對于高校檔案管理加大了重視程度，并且出臺了相關法律制度，以為高校檔案管理作出正確的引導，提出建設化意義。在這種模式下高校檔案管理需要借助方便條件，制定完善的管理內容，確保高校檔案管理的有序進行。

3.4創新發展理念

篇（7）

中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）28-001-01

近年來，隨著社會改革和建設的不斷發展，必然也要求學校及其檔案工作改革和發展， 學校檔案工作是學?？茖W管理的重要組成部分。學校的檔案室是學校檔案管理部門，擔負著學校各類檔案資料的收集、鑒別、整理、分類、立卷、統計、保管、開發、利用等工作，而要實現高校檔案管理創新，首先要從管理意識形態即管理思想上創新，繼而在具體的檔案管理全程各個環節上遵循創新思想。

一、高校檔案管理現狀概況

1、思想觀念守舊。許多高校對檔案工作不夠重視，國內外檔案管理先進的技術和手段無法在高校檔案管理中運用。一些高校檔案工作人員安于現狀、不思進取，對檔案工作缺少熱情，日常的檔案管理一直沿用傳統的方法，日復一日，年復一年。思想觀念守舊，對檔案事業的發展目標模糊，造成檔案管理的水平要么提高緩慢，要么停滯不前。

2、專業人才結構單一。隨著檔案信息化、數字化的發展，面對縮微技術、掃描技術、數據挖掘技術、云計算、海計算、網絡平臺模式建設、檔案館功能的拓展等方面的技術手段和管理要求，高校檔案工作尤其需要多媒體技術、計算機技術以及檔案學研究方面的人才。而實際上，高校的檔案專職人員大多是“半路出家”，專業水平、技術能力、拓展能力特別是科研能力普遍不高，大多高校檔案管理機構的專職檔案工作人員在年齡、學歷、能力、職稱等方面都滿足不了新形勢下高校檔案工作的要求。

3、是管理手段落后。我國目前的檔案管理方式多是采用傳統的手工操作，當然，這與檔案信息的形式有很大的關系。檔案信息處理的復雜性大大降低了檔案管理的工作效率，也限制了檔案信息之間的互享。在部分高校，信息數字化已經成為大勢所趨，電子檔案形式是很多高校積極采用和學習的信息手段，但一些高等院校的檔案管理部門，依舊沒有依靠計算機的輔助，進行檔案管理工作，這樣嚴重降低了檔案歸檔、查詢、檢索的效率，影響了檔案信息化的發展。

二、高校檔案管理創新的措施

1、轉變思想觀念

隨著科技化、信息化的快速發展，檔案管理水平也在不斷地進步，目前檔案管理工作人員的素質相較以往而言，的確提高了許多，但是如果工作人員不與時俱進，仍按照以前的舊辦法解決新問題，那么檔案管理工作就會遇到問題，檔案管理人員的水平就會受到質疑。因此，檔案管理工作人員必須跟上時代的步伐，審時度勢，積極接受新的管理思想，新的工作方式，在不斷學習的過程中，轉變以前的舊思維，在自己的工作崗位上，本著服務教師學生的態度，全面開展檔案管理的創新工作。

2、建立科學的管理體系

按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合本校的實際情況，制定檔案管理的實施細則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細節，努力把檔案管理工作落到實處，并按照《高校檔案管理辦法》認真貫徹執行。首先要提高認識。要使檔案工作高效有序地貫徹落實，首先必須提高全校教職工對依法治檔重要性的正確認識。為了保證檔案工作的順利開展，高校應積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。

第一，學校領導給予足夠的重視。領導重視檔案工作，并善于用檔案資料統籌學校的各項工作，是做好高校檔案管理工作的基礎。第二，學校檔案管理部門應與其他部門合作，聯合舉辦各種宣傳活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學校不同部門明白檔案管理工作對所在部門發展的重要作用，從而促使各部門在平時工作中加強收集相關的檔案信息，促進學校檔案工作的順利發展。

3、技術手段的創新

長期以來，高校的檔案管理模式存在著較為嚴重的傳統性的傾向，其管理方式或利用手段是手工的，嚴重阻礙了檔案的管理水平和利用程度。技術創新是檔案管理創新的內在驅動，檔案管理的技術創新包括兩方面內容：一方面，檔案工作者將社會科技成果創造性的應用于檔案管理與保護，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面，要求檔案工作者針對檔案工作操作技術方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術和方法，以提高工作效率和質量。

現代的高校檔案管理還要實現檔案信息化管理，要積極參與機關辦公自動化系統的設計與建設，做好庫藏條目錄入工作，實現檔案條目檢索自動化，解決文檔一體化問題，以提高工作效率和服務質量。主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高?；?。

4、人才和知識的創新

要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用，輕培養”的傾向，要針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新、信息理解的良好環境，努力造就一支業務精、作風正、工作實、紀律嚴的專業人員。要完善檔案干部終身體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。

知識創新就是檔案人員要樹立創新意識，培養知識的創新能力，并要認真學習，較熟練的掌握計算機網絡化與多媒體等先進技術，培養信息的處理能力以及信息技術的開發應用能力，有計劃的開展崗位培訓，對檔案人員進行在職繼續教育，把學歷教育、崗位培訓、短期培訓、學習考察、離職深造和學術交流等有機的結合起來，使檔案人員的知識不斷拓寬和創新。

參考文獻：

篇（8）

高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看，應上一個新的臺階，使高校檔案工作始終順應時展，為教學、科研事業服好務。

1、強化意識，健全機構。既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分，就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高?，F代化水平高低的標尺，搞好檔案現代化建設，能促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化檔案意識，要以科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識，增強服務意識，使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中，努力做到“三納人”，即在工作中，做到檔案工作納人學校的規劃和計劃、納人學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍，并給予檔案工作以各方面的支持。

2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。

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高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、學校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發展軌跡、文化積淀、辦學特色，往往可以從檔案中反映出來。從目前我國高校檔案管理工作的情況看，應上一個新的臺階，使高校檔案工作始終順應時展，為教學、科研事業服好務。

1、強化意識，健全機構。既要充分認識高校檔案的價值、地位、作用和意義，還要充分認識高校檔案現代化建設的重要性。如果對檔案信息服務及檔案工作的重要性認識不充分，就會影響檔案信息服務工作的深入開展。檔案現代化建設的好壞是衡量高?，F代化水平高低的標尺，搞好檔案現代化建設，能促進高校的全面發展。在提高認識的基礎上，要切實轉變觀念，強化檔案意識，要以科學發展觀指導高校檔案現代化建設。加強檔案意識，增強服務意識，使檔案工作與時俱進。認真執行檔案法，強化法制教育，增強法制觀念，把檔案法制建設納入普法宣傳計劃。在國家的檔案法規和本校檔案管理制度的貫徹執行過程中，努力做到“三納人”，即在工作中，做到檔案工作納人學校的規劃和計劃、納人學校的各項管理制度、納入有關人員的職責范圍，并給予檔案工作以各方面的支持。

2、依法治檔，建章立制。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。

篇（10）

隨著高科技的迅猛發展,我們已進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代,以電子信息為核心的高科技突飛猛進并日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的歷史時期,高校檔案事業作為社會主義文化建設的重要組成部分,務必迅速、有效地提供檔案材料,為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務,充分發揮學校檔案在教育事業中的作用。因此,高校檔案管理服務模式的創新已是勢在必行。

一、高校檔案管理的最終目的決定了服務創新的必然性

檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,匯集著大量的信息,且是最原始、最可靠的信息,具有不可估量的開發利用價值。加強檔案信息資源的開發利用,對經濟發展和社會建設具有重要的推進作用。高校作為國家科研的重要基地、培養高級專業技術人才的搖籃,在廣大教學、科研人員的實踐中產生了大量的科研成果,并成為高校檔案部門保存的數量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發利用起來,才能體現它們應有的價值。

高校檔案形成于高校各個時期、各個方面,是反映學校歷史面貌和發展變化的真實記錄。實踐證明,高校檔案對于推動教育改革、提高教育教學質量、科學管理學校、開展教學研究、提高工作效率、維護學校權益、展示學校輝煌業績等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項基礎性工作,是高校管理不可缺少的環節,也是衡量一所高校管理水平高低的重要標志。這個環節的好壞,直接關系到學校建設的整體風貌。檔案工作者的任務就是科學地管理檔案,有的放矢地開發檔案信息資源,以滿足學校各類人員對檔案信息的需求。然而,目前傳統的檔案管理模式在高校仍占主導地位,各高校的檔案利用率仍很低,多數珍貴的檔案資料處于“養在深閨人未識”的階段,掩埋在歷史的灰塵之下。

高校檔案作為一種客觀實體,它的作用發揮并不是主動的,而是潛在的,需要通過人的勞動,通過一定的科學的工作方法來管理、開發才能發揮出來。為此,高校檔案管理部門必須以新時期高度發展的電子科技為依托,實現檔案管理服務模式的創新,從社會需要、學校需要的角度出發,以學校內外的利用者為服務對象,以庫藏檔案信息為服務內容,以多種服務方式為手段,為檔案的開發利用創造一個廣闊的空間,實現高校檔案信息資源的共享。

二、電子時代的到來為高校檔案管理服務模式的創新提供了技術支撐

一是計算機的應用和普及。檔案的手工操作速度慢,不能適應人們的要求。當今時代,計算機已深入到社會生活的各個領域,在檔案工作中,計算機的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史,大量簡單、重復的手工勞動逐漸由計算機取代,大大提高了工作效率。此外,網絡技術、復印技術、縮微技術、激光掃描技術也為檔案工作的創新提供了強有力的技術支持。

二是新的電子載體(材料)的出現和應用。紙張在一段時間里幾乎是檔案工作唯一的載體,錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀80年代后,新型載體大量出現,如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數碼相機拍攝的圖像數據等。電子載體的應用使檔案管理的手段從紙質走向電子媒介,過去的一些紙質資料被現代的計算機磁盤、光盤等存儲介質所替代。充分發揮計算機存儲量大、處理速度快、輸出形式多樣的強大功能,使檔案信息服務更完善、更便捷。

三是網絡技術的發展和應用。高校的優勢在于具有完善的校園網,校園網的產生使檔案工作發生了質的變化,一改傳統的手工操作為電子文件,變被動工作為主動工作,利用先進的設備、科學的方法和手段,極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統的檔案管理工作相比,電子時代的高校檔案工作者不再始終面對檔案本身實施一系列管理活動,而是直接運用計算機網絡來進行電子檔案信息的收集、整理和傳輸,真正體現“信息數字化、傳輸網絡化、館藏超時空化、服務有線化”,利用者足不出戶便可查閱有關的目錄、索引和全文,既方便又快捷,實現了檔案信息的共享。

三、高校檔案管理服務模式創新的對策與措施

服務內容創新,從檔案數量要求向質量要求轉變。檔案管理服務模式創新的內容是多方面的,高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉,而是要充分挖掘自身潛能,通過不斷完善、豐富、創新工作內容,推動服務工作向高水平、高層次發展。近年來,隨著我國高等教育事業的蓬勃發展,高校的檔案工作也逐步走上了規范化、科學化管理的軌道。檔案工作從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變,已成為一種必然的趨勢。檔案的價值在于被利用,高校的檔案資源就像一座寶庫。高校檔案工作者要實現服務模式的創新,很重要的一點就是要堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針,加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環節,以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢在經濟建設中的很多領域發揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發揮檔案資源作用,適時把相關的信息轉化成編研成果,直接為高校的中心工作服務,從而使編研成果發揮出最大的社會效益和經濟效益。

服務方式創新,由被動服務向主動服務轉變。新時期高校檔案部門應立足館藏、面向未來,大膽改革現有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現代化、信息化、服務化、開放性上下大力氣,建立管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點放在檔案資源的開發利用上,努力實現服務方式的社會化、多元化、優質高效化。檔案管理者要強化參與意識,在校領導的重視和支持下,緊緊圍繞學校的中心工作,積極參與學校的重大活動,及時了解、掌握學校發展動態,經常深入教學、科研第一線,熟悉教研業務工作的流程和具體內容,了解和掌握教職工對檔案信息的利用和需求,有針對性地開展信息服務工作。同時,在檔案主管部門的協調下,加強高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯系與協作,廣泛開展聯機檢索等業務,互通信息,促進交流,改變各自為政的局面,優化檔案信息資源配置,聯合搞好信息資源開發,實現資源共享。

服務手段創新,由傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。服務手段的創新是檔案服務工作創新的載體,隨著計算機和多媒體網絡技術的加速融合發展,數字化檔案館的建設是21世紀檔案業務建設的必然發展趨勢。因此,必須加快檔案信息化建設步伐,把現代科學技術手段運用到高校檔案管理工作中去,改變傳統的手工操作管理模式,實現現代化管理。檔案工作人員要借助現代計算機技術及網絡通訊技術,對文字、聲音、圖像等各種形式的信息統一進行處理、存儲,實現同一事物的多種形式表現,從而改變傳統的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現方式,將更加豐富多彩的編研形式呈現給讀者。同時,加強檔案館信息網絡建設,在因特網上建立檔案信息主頁,搞好網絡化服務,讓“死檔案”變成“活資源”,為利用者提供豐富鮮活的檔案信息;按照信息化標準建成的檔案館,能夠存儲大量各種形式的信息,用戶可以通過網絡方便地獲得這些信息,并且其信息存儲和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網絡能把包括多媒體在內的各種信息的數字化、存儲管理和查詢集成在一起,使這些信息得到最大限度的利用,從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發放圍墻之內的不利狀況。

參考文獻:

[1]盧慧軍.淺談數字化時代檔案信息資源的開發與利用[J].寧波廣播電視大學學報,2007,(3).

篇（11）

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息社會化，實現檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。

1、檔案信息化建設的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2 、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程

檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統管理方式向綜合的現代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。

2.1 拓寬檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。

近些年來，檔案管理的方式發生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業理論知識和專業技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變?，F代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現實出發，從長遠考慮，實現檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。

2.2 提高檔案信息管理水平

隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現檔案現代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統開發和檔案利用管理過程中發揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。

檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環節，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發揮。從而達到科學、高效、規范管理檔案電子文件的效果。

選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。

2.3 加強工程檔案信息管理

工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

工程檔案管理人員要從傳統的檔案實體管理向檔案現代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業務素質和工作能力。

工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。

數據質量和容量是計算機管理系統的優勢和成敗的關鍵，要嚴把數據質量關，保證各項數據的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數據審核制度的建立，在數據錄入前進行審核，在數據錄入后進行校對。

充分利用計算機功能，提高工程檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。

3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向

3.1 加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。

3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。

3.3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。

3.4 數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。

4、結語

計算機應用的普及和網絡技術的發展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現工程檔案的動態管理，提高檔案管理效率，還能節省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。