緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇社會保險業務管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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現代社會保險業務檔案通常情況下是指在辦理社會保險業務過程中，社會保險經辦機構直接形成的具有保存和利用價值的、專業性的歷史記錄，這些歷史記錄的載體主要包括：文字材料、電子文檔、圖表、聲像等，由于數據化載體的方便快捷性，已經在檔案總量中占有了越來越多的比重。如今的檔案一方面是在辦理各項業務的過程中參保主體形成的原始憑證，另一方面為確保參保主體享受社會保險福利的參考依據。因此，在進行社會保險工作過程中，必須給予檔案管理工作高度的重視。

那么，在信息化時代，如何更好的建立檔案管理系統，來實現檔案的系統化管理呢？

目前，我國的社會保險業務檔案管理工作中存在的問題：

當前，在我國很多社會保險機構社會保險檔案保管仍以手工操作為主，檢索速度慢，這樣就增大了勞動強度，造成工作效率很低。而且，傳統紙質檔案資料的分類存儲且經常的翻動也容易造成檔案的磨損，也造成了大量空間的被占用。綜上，都給社會保險業務檔案管理工作中形成了很大的困難。

同時，新技術的應用在社會保險業務檔案中應用也不夠。具體在應用上，尤其是在社會保險業務檔案管理中的應用仍然不夠。對于各地的社保經辦機構來說，其業務軟件系統雖然在一定程度上部分地實現了全程數據化管理。但是，業務操作和管理信息化依然存在不匹配的現象，主要表現為在傳統空間中保存著各類紙質材料，而且這些實體紙質檔案在一定程度上依然處于不斷更替的過程中，這些檔案都有隨時被查閱、使用的可能。在這種情況下，如果對檔案依然采用傳統的方式進行管理，那么在一定程度上會降低檔案查詢調閱的效率，同時還會導致原件無法及時歸還，甚至檔案被遺失、損害的問題。實現系統化操作，將是這些問題最好的解決方案。

所以，我們從社會保險業務檔案管理的系統的角度來討論。

1 加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質和技能

基礎的知識、技能、政治素養、道德素養、管理能力，以及分析處理問題的能力等，通常情況下是從事檔案工作必須具備的能力。檔案業務工作的效率、水平和質量在一定程度上受到檔案人員綜合素質的高低的影響和制約，同時對檔案工作整體效能發揮重要的作用。但是，目前很多保險部門的檔案管理者的水平比較低下，服務意識差，主觀能動性不強。因此，一方面，檔案工作者必須加強業務培訓，掌握相關的專業知識，找到工作中的不足之處，并且提高自己的創新意識。另一方面，加強自身學習，因為信息化的現代，檔案管理也由簡單的手工操作，轉為現代化的管理密集知識型的工作。也只有具備高素質的，掌握現代科技的管理人員才能勝任。

2 領導重視，把社會保險業務檔案管理擺在重要位置

社會保險機構，要高度重視，增強對參保群眾、對歷史負責的使命感，切實把社會保險業務檔案管理工作納入社會保險工作的重要議事日程。只有領導思想上重視了才能改善我們現在管理水平低下，以及軟件投入力度不夠的現狀。根據權威機構調查顯示，目前，電子信息化管理在大多數的社會保險業務檔案中依然沒有被采用，進而在一定程度上增加了業務檔案歸納、總結以及分類的難度。進而在查閱檔案的過程中遇到一系列的問題或困難。只有領導意思增強了，才可能加大軟件投入。安裝檔案管理軟件，建立起準確完整的數據庫，運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確，為檔案信息利用提供方便。提高檔案信息查詢效率，并對重要的業務檔案進行掃描，實現電子化管理，有條件的還要設立信息服務平臺，為參保繳費、養老金查詢提供便捷服務。

3 加強對檔案業務一體化管理

通常情況下，檔案業務一體化的需求，主要體現為：在嵌入業務經辦及業務管理中的應用數字檔案，社會保險業務檔案是一種特殊資源，在信息現代化的今天，我們更是要加強檔案的計算機錄入工作。數字化加工可分為登記、掃描、掛接、質檢、特殊處理、復核、封裝、管理8個工作崗位。在建設系統過程中，不斷滿足業務管理的需要，進而在一定程度上更好的為公眾提供全方位的服務。

4 社會保險業務檔案管理的統一與標準化

參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇等，通過社保業務檔案進行全面系統的記錄。通常情況下，檔案工作的規范化、標準化是現代化檔案管理的重要環節。通過規范化對社保業務檔案進行管理，進而在一定程度上確保社保業務檔案的完整性、安全性和有效性，社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。

因此，我們從思想上要意識到社會保險檔案管理的重要性，加大硬件軟件投入，建立比較完善的社保業務檔案管理制度，系統化管理是未來檔案管理的必然達成的新階段，所以就給檔案工作者提出了更高的要求！

參考文獻：

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2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規章的形式聯合公布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》。它專門規范了社會保險業務檔案管理，維護了社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮了檔案的服務作用，依據是《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規制定的檔案規章。這一規定，從2009年9月1日起施行，對我們社保部門和社會保險業務檔案工作者來說，是最為直接的一個關于檔案管理的規范性文件。《社會保險業務檔案管理規定（試行）》第三條規定，本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險業務檔案具有其獨特的特征：一是數量龐大，隨著我國社保制度的改革，全民參保的實現，社保業務檔案數量會出現爆炸式增長；二是動態變化，隨著個人工作單位、工資數額等情況出現變化，社保業務檔案也必須時刻跟隨具體情況而不斷變化；三是以人為本，社保業務檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證；四是規范性強，從產生的過程到形成的材料，從辦理程序到繳費標準都具有固定的標準和規范，不能隨意改變。

二、當前社保業務檔案管理存在的問題及對策

社保業務檔案工作是社保體系建設的一項基礎性工作，涉及內容多、范圍廣、政策性強。社保業務檔案是做好社保工作的最基礎的前提，它不僅是參保人員維護其合法權益的重要憑證，同時也是社保部門進行科學管理、提高工作水平的必要條件。

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    社會保險業務檔案是各級社會保險經辦機構在辦理養老、醫療、失業、生育和工傷保險等“五險”業務中形成的,具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和,它真實地記錄了各級社保經辦機構從事社保管理與服務工作的過程。實踐工作中,社保業務檔案的收集、整理與保存管理內容,也主要包括社保經辦部門所從事的“五險”業務。其主要特點有下述“五性”:

    一是廣泛性。隨著社會保險體制改革的不斷深化,特別是近幾年新農合、新農保制度的推行,我國參與社會保險的對象已從城鎮職工延伸拓展到廣大農村和城鎮居民,并最終惠及到社會所有成員。而每個人在辦理社會保險時都會形成社保業務檔案。社保對象的廣泛性決定了社保業務檔案的廣泛性。

    二是動態性。每個社會成員參與社會保險后,社保檔案都會隨著人員的流動而發生關系轉移,各項險種的繳費情況也會依據人員收入的增減而發生相應變化,這些情況都要在其社保檔案中形成相應的記錄。這種動態變化決定了社保檔案的動態性。

    三是權益性。社會保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄,是確定參保人享受社會保險待遇的重要依據,是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件,也是維護參保對象個人權益的重要依據,因此具有明顯的權益性。

    四是規范性。社保檔案是按國家的有關規范要求來辦理的,即各類社會保險都有統一的辦理程序、統一繳付費標準、統一的表冊,不論是哪個單位的職工,其形成的相關材料必須具有很強的規范性。

    五是共存性。隨著社會保險業務管理信息化的推行,社保經辦機構通過社保業務信息系統隨時掌握參保對象的各種情況和動態信息,完成各類報表生成和管理。

    社會保險業務檔案規范管理存在的問題

    (一)思想不夠重視。長期以來,相當部分社保經辦機構領導“重業務經辦,輕檔案管理”現象較為突出,總認為檔案工作是抄抄寫寫、保管的事務性工作,不是單位的主要工作,不能給單位增形象、創效益,只要守好攤,不丟失,不泄密,能應付外調、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規范化建設工作的開展。

    (二)機制不夠健全。目前相當部份社保經辦機構沒有健全職責明晰的檔案工作機制。表現在具體工作中履職不到位,對本單位的檔案未實行統一管理,各門類檔案分散保管于各個部門,形成多頭管理等問題,且管理方法各異,沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保險檔案信息。

    (三)管理手段滯后。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作,需要從事這項工作的人員具有較高的政治素質和業務能力。而實際工作來看,目前各級社會保險經辦機構中能專職從事檔案管理工作的人員很少,且多數人員沒有經過專業的檔案知識培訓,對社保業務檔案管理的重要性認識不足,對檔案材料的收集、整理、分類、歸檔、裝訂等業務不夠熟悉,日常檔案收集整理意識比較薄弱,存在該歸檔的沒有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況,沒有按《規定》要求及時規范整理歸檔,嚴重影響了檔案歸檔質量。

    (四)設施不夠完善。受經費與場地等條件限制,許多社保經辦機構無法配備專用的檔案室,導致“七防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光)措施跟不上,時間一久,不僅造成業務檔案材料霉變、蟲蛀等現象時有發生,而且也影響了社保業務檔案的美觀、整潔及完整。

    加強社會保險業務檔案管理的對策建議

    (一)提高認識,加強領導。各級社會保險經辦機構應以人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布的《社會保險業務檔案管理規定(試行)》為契機,加大社會保險業務檔案工作宣傳力度,利用各種宣傳手段和宣傳渠道,廣泛宣傳社會保險業務檔案規范管理工作的重要性,提高全社會的社會保險意識。

    (二)加強培訓,提高素質。社保業務檔案規范管理是一項政策性、業務性很強的工作,其質量的好壞,很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質。因此,檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識。

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摘要：隨著社會保險事業的發展，社會保險業務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。 關鍵詞：養老保險 社保業務 檔案管理 1 維護社會保險檔案，保護職工權益 隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。 我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。 隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。 1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。 2 社會保險業務規范化管理 在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。 社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。 為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。 社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。 3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化 社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。 3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。 3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至

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關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。 . 統一規范整檔。根據《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第號令，結合本所業務職責，社會保險業務檔案共分六類三十八項，以此規范全市社保經辦機構業務檔案的收集、積累、整理、保管、應用、查詢服務工作。 保定市社保經辦機構還要求對社保業務檔案進行統一集中清理。各社保經辦機構按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進行鑒定整理、組卷歸檔。 培訓也是必不可少的。為了做好社保業務檔案整理、歸檔工作，確保業務檔案的完整、準確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業務培訓。通過培訓，使檔案管理人員全面、系統地了解檔案專業知識。并采取走出去、請進來的方法進行輔導。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經，通過現場觀摩提高其感性認識；請進來，就是邀請市、縣檔案局的專業人員，針對社保業務檔案的具體情況，手把手地從應歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個環節進行現場指導，提高實際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規范。 保定市不僅建立了比較完善的社保業務檔案管理制度與流程，還拓展業務檔案收集渠道，改善了業務檔案保管條件，豐富業務檔案門類和數量，搶救了一大批受損業務檔案，確保業務檔案的完整和安全，基本實現業務檔案信息化管理。 文章屋在線 wzk.co

    

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社會保險業務檔案管理工作主要指對社保檔案進行收集、整理、分類、裝訂，以及之后的移交、保管、堅定等一系列工作，社保檔案的管理工作是社會保險經辦管理工作中的基礎部分，但卻對社保工作的順利展開有著重要影響作用。現階段，我國具有較為龐大的社保檔案庫，這給檔案的管理帶來了極大的挑戰，而我國社保檔案管理工作存在較多不足，并已經影響到了社保工作的高效展開，因此必須對其展開深入研究，不斷提高我國社會保險業務檔案的管理水平。

一、社會保險業務檔案管理工作的發展現狀

(一)缺乏先進的檔案管理手段

目前，大多數的社保檔案仍然采用傳統的管理方式，并沒有采取電子信息化的管理手段，這給檔案的查閱帶來了極大困難。許多社保經辦機構受到環境條件的限制，沒有設立專門的檔案存放室，許多檔案資料被分開保存，不僅給檔案的保存與查閱帶來了極大的困難，同時也加大了檔案泄露的風險。而具有專門檔案室的機構，其檔案管理手段也較為落后，軟硬件設施極度缺乏，同時也缺少專業的管理人才，因此也無法達到較好的檔案管理效果。

(二)社會保險業務檔案管理缺乏科學性

社會保險在社會保障體系中占據著重要地位，而其包括養老保險、醫療保險等多個類別，這就造成一個人的保險資料被分別保存在不同的經辦機構，這種分散管理方式給保險人的資料查詢帶來了極大困難，也極易出現管理紕漏，管理方式缺乏足夠的科學性。

(三)社保檔案管理人員業務水平相對較低

同時，社保檔案管理工作中還存在專業人才缺乏的不足，管理人員的專業素質相對較低，無法滿足檔案管理工作的需求。許多社保經辦機構缺少專業的管理人員，其管理員工缺少足夠的專業知識與專業技術，因此也無法較好的進行檔案管理工作。同時，經辦機構也缺少足夠的員工培訓工作，沒有充分意識到培養專業檔案管理人員的重要性，這也極大的限制了檔案管理工作的發展。

二、加強社會保險業務檔案管理工作的策略分析

(一)促進社保檔案管理工作標準化

在加強社保檔案管理工作時，首先必須建立完善的管理制度與管理程序，促進檔案管理工作的標準化發展。依據《檔案法》、《保密法》等相關政策，加快檔案管理工作相關制度、標準的建設，同時構建完善的檔案管理體系，逐步促進檔案管理工作的規范化、標準化發展。

(二)加強社保檔案管理軟硬件設施建設

加強社保檔案管理軟硬件設施建設主要是指對檔案庫“八防”建設與管理信息系統的建設。為了保障社保檔案管理室的環境安全性，必須加強檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理，同時還應建立完善的檔案管理信息系統，實現與業務信息系統的完全對接，從而達到對檔案管理的全面控制。

(三)重視社保檔案的動態化管理

保險人的社會保險業務將具有多個環節，因此必須重視對社保檔案的動態化管理，從而實現對個人保險業務的全過程管理。為了達到對個人業務檔案的全過程管理，必須要對保障對象的個人變動情況進行動態管理，定期進行檔案信息的調查核實，從而保證檔案信息的真實有效，從而能夠充分發揮社保檔案的證據價值。

(四)促進社保檔案的信息化管理

社會保險業務的辦理過程中將產生大量的紙質材料，而紙質材料在保存與移交過程中將極大的受到外界環境的影響，且將給工作人員帶來極大的工作量，因此必須盡快促進社保檔案的信息化管理，通過將紙質檔案存錄為數字檔案、數據備份以及建立社會保障號碼發放制度，從而實現對檔案內容的信息化管理，從而極大的提高檔案管理效率與安全性。

(五)加強社保檔案管理人才培養

檔案管理人員的對提高社保檔案的管理水平有著重要影響，因此必須加強對專業管理人才的培養工作。在機構條件允許的情況下，社保經辦機構可以成立專門的檔案管理部門，并積極招聘專業檔案管理人員、計算機人才以及法律人才，并定期展開對管理人員的培訓與考核工作，從而確保工作人員的專業水平與素質水平。同時經辦機構還必須重視提高管理人員的政策解讀能力，確保工作人員能夠依據法律政策，進行科學、合理、合法的檔案管理工作，從而真正實現社保經辦機構的檔案管理目標。

(六)重視社保檔案的保密性管理

社保檔案含有參保人的大量私密信息，而個人信息的泄露將給參保人帶來經濟損失以及名譽損失的風險，因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先，檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識，嚴格按照檔案管理標準與流程進行操作，從而最大可能的降低信息泄露風險；同時社保經辦機構也必須建立完善的檔案保密管理制度，嚴格限制檔案個人信息的使用，并對不規范、不合法的檔案管理操作進行懲戒，從而確保參保人檔案信息的保密性。

三、結束語

本文首先探究了我國社會保險業務檔案管理工作的發展現狀，指出了其存在的問題，包括缺乏先進的檔案管理手段、社會保險業務檔案管理缺乏科學性以及社保檔案管理人員業務水平相對較低這三個方面的不足，并針對這些不足進行了加強檔案管理工作的策略分析，認為政府部分必須從促進社保檔案管理工作標準化、加強社保檔案管理軟硬件設施建設、重視社保檔案的動態化管理、促進社保檔案的信息化管理、加強社保檔案管理人才培養以及重視社保檔案的保密性管理這六個方面展開社保檔案的管理工作。

作者:劉威 單位:松原市社會保險檔案管理中心

參考文獻:

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二、注重加強硬件設備的科學配備

在我局辦公樓內配備面積約30平方米的業務檔案管理專用庫房一間，能滿足我局檔案庫存需求；購置配備密集型檔案柜8組；安裝了滅火器、溫度計、濕度計，配備了專用計算機、打印機等，檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒、外觀和質量符合國家要求。

三、注重日常科學管理

加強檔案庫房日常管理，嚴格按照防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲等八防措施進行日常管理，定期施放防蟲劑，防止蟲害發生，定期檢查庫房溫濕度，定期檢查業務檔案受損情況，并作詳細記錄，對受損的檔案按時檢查、修補，確保不存在安全隱患問題。檔案管理員嚴守檔案保密制度，嚴格履行崗位責任制度，建立借閱登記薄，認真落實借閱登記制度，我局歷屆檔案管理員未發生過違反規定行為。嚴格保管，做到檔案進出登記，編寫全宗指南、移交清冊、銷毀清冊、業務檔案查詢申請表、案卷定期檢查情況記錄、檔案保管期限表、檔案數量利用情況統計表。

四、加強檔案工作的組織領導

業務檔案管理工作納入單位年度計劃之中，制定了檔案管理工作計劃。檔案管理員定時對檔案達標工作進度和存在的問題專門進行匯報，及時解決檔案中存在的問題。分管領導不定時對業務檔案工作進行督導檢查，使檔案工作在我局的各項業務工作、精神文明建設中發揮了積極的作用。

五、加強檔案管理員的業務素能培養

我局配備了專職檔案管理人員，現任檔案工作人員具有大專文化程度、較強的業務素質和文字表達能力。同時，我局高度重視檔案管理員業務培訓，每年都定期或不定期地組織本單位檔案員參加專業培訓，并進行《檔案法》《社會保險法》等法律法規學習。

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首先，扎實推進社會保險檔案規范化管理過程，是實行社會保險改革的需要，伴隨著社會保險企業的業務改革過程，以往傳統的“單位人”逐步轉化為了“社會人”，這就要求社會保險企業或者機構不僅僅要履行社會保障職能，而且還要都對退休或離職人員的社會化服務與管理職能，所以，這就使得保險機構的業務系統變得十分的龐大，如果其業務無法實現準確的個人資料的記錄，就會導致保險業務保障存在風險，也會對社會保險業務改革造成一定的影響。

其次，實行社會保險業務檔案工作，是社會保險機構開展業務的要求，每一個參保人都會在保險機構留下詳細的個人檔案記錄，進而便于以后社保機構針對離退休人員進行辦理保險關系以及相應的資金轉入和轉出，因此，社會保險業務檔案管理直接影響著參保人今后所享有的社會保險待遇，可以說，社會保險業務檔案管理的好壞，直接的影響著參保人的自身利益。

再者，推進社會保險檔案規范化管理，能夠保護職工的權益，隨著國有企業的不斷重組和兼并，造成了很多的職工離職或者下崗，這就引起原有的勞務關系發生破裂，進而造成多數參保人多年斷保后要求續保，但是由于前些年我國對于社會保險業務檔案管理的不重視，引起，多數參保人的權益無法得到保障，進而造成了很多的問題和沖突產生，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

二、社會保險業務檔案管理存在的問題

雖然我國近些年已經意識到了社會保險業務檔案規范化管理的重要性，但是，還是存在著很多的問題，這直接的影響了實現扎實推進社會保險業務檔案規范化管理的目標。本文舉例如下。

2.1業務檔案資料不齊全

在我國社會保險業務檔案資料的不齊全，直接影響著參保人身份的真實性，例如一些企業和個人進行參保的過程中，首先沒有進行一式多份的參保單填寫，其次，是參保資料填寫過程中，沒有留下參保日期、公司名稱以及核實公章，這在很大程度上直接影響著養老保險的真實性和可靠性。

2.2沒有進行檔案資料的核實

目前，我國很多社會保險機構的管理十分的不規范，其為了謀求自身的利益，根本不對參保人的資料進行細致的核實，很多檔案中的姓名、身份證、電話號碼等有存在著明顯的不符，這些錯誤有的是錄入打印錯的，有的是書寫錯的，甚至在很多資料的填寫中用各種顏色的圓珠筆進行填寫，這種不規范和不真實的檔案信息，社保機構根本很少對其進行核實，所以，導致如今，參保人與社會保險機構的糾紛時有發生。

2.3保險業務檔案借用人事檔案

對于一些有過工作經驗或者正在工作的參保人，很多的社會保險機構，會直接的借用其人事檔案作為自身的業務檔案，這在很大程度上嚴重的影響了參保人的今后再就業問題，因為，這給參保人在今后調用和移交檔案過程中帶來了很多的不便，既影響了業務檔案的管理，也影響了參保人人事檔案的使用。

三、如何扎實推進社會保險業務檔案規范化管理

3.1建章立制，統一規范

要想扎實推進社會保險業務檔案規范化管理，必須要對社會保險業務檔案管理進行，建章立制，統一規范，在進行業務檔案管理過程中一定要嚴格的遵循《規定》中的要求，與此同時，要嚴格的履行《社會保險法》，進一步明確和確立由社會保險經辦機構承擔建立社會保險業務檔案、記錄個人權益數據和妥善保管相關數據資料的職責。從而，使得社會保險業務檔案記錄更加標準和規范，嚴格杜絕以人事檔案代替業務檔案情況，做到從根本保障參保人的自身權益。

3.2對檔案信息進行嚴格的核實

在進行參保業務的過程中，一定要規范業務辦理的制度，使得參保機構以及個人要嚴格的填寫申報表，同時，要對信息進行核實，確保參保人員以及企業的真實性和合法性，參保企業和個人，要嚴格的填寫申報的時間日期，并出示相應的公章和身份證，同時，在檔案錄入后要進行二次審核，保證錄入信息的準確性，只有這樣才能夠確保參保人和社會保險機構雙方減少糾紛的產生。

3.3強化檔案管理人員的素質

篇（8）

（一）各地區社會保險業務檔案管理水平參差不齊。由于我國各地區之間存在著較大的經濟水平差異，這就影響到了各地區社會保險業務檔案管理的配套設施建設程度不一。根據筆者對于部分地區養老保險業務檔案管理工作的調研，發現部分發達省份由于經濟基礎雄厚，對養老保險業務檔案管理的資金投入較大，建立了專業的檔案管理場所和其他基礎設施，使養老保險業務檔案得到了很好的保存和利用。但是部分省份或地區經濟發展較為落后，對養老保險業務檔案管理的投入也比較少，因而這些檔案沒有得到很好地保存，這對提升社會保險業務檔案管理水平是極其不利的。

（二）社會保險業務檔案管理制度缺乏，管理人員水平不足。部分社會保險檔案管理部門缺乏健全的管理制度，造成管理人員不能及時有效地對社會保險檔案進行歸類和管理。工作人員管理意識薄弱，信息化管理能力弱，造成了社會保險檔案管理水平低下。

（三）社會保險檔案的管理方法落后。根據筆者的調研，我國各地的社會保險業務的數字化管理還未完全普及，管理方式落后。另一方面，對社會保險業務檔案并不能及時有效地進行管理和歸類，檔案管理場所安全保障存在隱患等。

二、提高社會保險業務檔案管理水平的方法探微

根據多年的實踐經驗及調研反思，筆者對提高養老保險等社會保險業務檔案管理水平的途徑進行了總結和歸納：

（一）加強制度建設，增強管理效率。制度的建設是社會保險業務檔案管理的重中之重。只有完善相關的管理制度和管理法規，對不同種類的社會保險檔案進行科學地分類和及時地管理，才能保障這些保險檔案的安全，為以后及時有效地利用這些檔案提供了保障。

（二）對社會保險業務檔案管理者的從業素質和管理水平進行嚴格考核，并積極開展各種相關專業知識的培訓，提升從業者的管理水平。對于保險經辦人員的檔案管理知識進行積極培訓和嚴格要求，對各種檔案的管理方法進行積極有效的探索，提升管理的質量和效率。

（三）強化社會保險業務檔案管理者的服務意識。社會保險業務檔案管理的目的是為了保障各行各業勞動者的權益，推動社會發展。因此，保險業務檔案管理工作者一定要對相關的法律法規有深入的了解，對勞動者的需求有明確的認識，這樣才能保障勞動者對保險檔案的有效利用。另一方面，強化社會保險業務者的服務意識，能夠讓政府對這些社會保險檔案進行更加科學合理地利用，為政府相關政策的制定和實施提供參考和依據。

篇（9）

1.加強社會保險業務檔案管理，有利于保障參保對象的合法權益

社會保險業務檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確保參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，確保社會保險業務檔案的安全、完整是維護和實現保障參保對象合法權益的堅實基礎。

2.加強社會保險業務檔案管理，有利于提高社保經辦機構工作效率

檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是做好社保工作的前提條件。標準和規范的社會保險業務檔案，不僅可以提供各類準確的統計數據，為領導科學決策提供服務，還可以大幅度提高辦事效率。

3.加強社會保險業務檔案管理，有利于促進社會保險事業可持續發展

由于社會保險業務檔案記載了廣大參保單位和職工的繳費記錄、個人資料等參保信息，一旦出現管理不當的情況，在一定程度上會威脅到社會保險事業的可持續發展。

二、社會保險業務檔案管理存在的問題

1.重視度不夠，觀念陳舊

由于社會保險檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加上一些領導觀念陳舊、重視不夠，對社會保險檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，有的連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案分割保管、分室存放；有的沒有配備專職檔案管理員，造成了社會保險業務檔案管理混亂、嚴重流失；個別業務人員也存在認識不高的問題，認為當前的工作都忙不過來，哪有時間去整理檔案資料，檔案意識淡漠，沒有充分認識到科學管理檔案帶來的經濟效益和社會效益。

2.缺乏科學性，手段落后

近年來隨著社會保險業務量的逐步加大，有的單位對檔案實行陳舊式人工管理，缺少相應的硬件投入，查找資料，費時費力。有的雖然實行了計算機管理，但缺乏相應的軟件開發及專業人才，未發揮應有的效能，不適應工作需求。

3.管理不統一，多頭管理

社會保險業務檔案由于涉及面比較廣泛，不同類別的社會保險檔案都存放在各業務科室，未遵循檔案集中統一管理的原則，形成了多頭管理問題。參保人員查詢個人全部社會保險檔案信息，需到相關業務科室分頭查詢，給參保人員帶來很大不便。

4.缺乏規范性，管理隨意

社會保險業務檔案材料紙張形式各異，裝訂不統一，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，檔案管理人員對檔案整理不及時，隨意堆放等問題不同程度存在，管理不夠規范。

5.綜合素質差，有待提高

隨著社會保險事業的迅猛發展，人員編制配置明顯不足，檔案管理工作人員多為公益崗或兼職人員，缺乏穩定性和基本的檔案管理知識，影響了檔案管理工作。

三、進一步規范社會保險業務檔案管理

1.加強領導，提高檔案管理意識

加大對社會保險檔案工作的重視程度，積極爭取領導對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、檔案室緊張等現實問題，為建設和完善社會保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。同時，成立一個專門規范檔案管理的機構，對業務檔案進行合理分類，確定各類業務檔案的保管期限和管理方式，提高業務檔案管理的效率和效果。

2.整章建制，構建科學管理長效機制

依據《檔案法》《保密法》《社會保險業務檔案管理規定》等法規政策，對每一類檔案制定出相應的管理制度，從而構建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，確保業務檔案分門別類、安全完整，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現社會保險業務檔案的集中管理。

3.科學管理，強化檔案基礎設施建設

社會保險業務檔案管理要進行科學性、系統性管理。如檔案室、辦公區、閱覽區各自獨立，配置必要的防火、防潮、防蟲、防塵等必要設備，要最大程度的體現業務信息管理系統，把社會保險業務檔案統一規范化。同時應著力進行檔案管理的軟件開發工作，由省級社會保險部門統一組織實施。軟件功能應包括：檔案的自動快速編目，及檔案信息的自動檢索；可以實現對檔案資料的快速統計，如對檔案的分類統計，綜合數字統計、相關信息資料統計等；可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握；實現“軟”“硬”一起上，社會保險檔案的微機一體化管理。

篇（10）

按照市人力社保局、市檔案局《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（渝人社發〔2013〕136號）精神，結合社會保險業務檔案達標驗收內容和標準，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強基礎設施建設，規范檔案收集整理，充分有效利用服務，達到了社保業務檔案驗收要求，現將我局社會保險業務檔案管理達標驗收自查情況報告如下：

一、組織管理

（一）管理辦法

1.制定了社保業務檔案管理辦法。我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發的《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定，結合工作實際，制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）。

2.明確了社保業務檔案管理工作的分管領導和工作部門。為加強社保業務檔案管理工作的領導，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負責人為成員的“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案管理工作領導小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區社保局社會保險業務檔案達標驗收工作領導小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負責社保業務檔案管理日常事務工作和業務檔案達標驗收工作。各業務科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負責本科室業務檔案管理工作的相關事務。

3.將社保業務檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業務檔案管理工作高度重視，年初《社保經辦工作要點》（涪社保發〔2012〕7號）明確提出社保業務檔案管理工作計劃，同時多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領導定期或不定期檢查檔案管理情況，發現問題及時研究解決，年終將業務檔案管理工作納入全局工作目標考核，并認真進行總結，做到了年初有布置，平時有檢查，年終有總結考核。

4.將業務檔案工作納入了單位年度工作計劃和發展規劃。我局已將業務檔案管理工作納入了年度工作計劃，把此項工作列為單位重點工作之一，寫入年初《社保經辦工作要點》。同時，結合人力資源和社會保障事業發展“十二五”規劃，制定了《社會保險業務檔案管理工作發展規劃》（涪社保發〔2013〕5號）。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）檔案人員

1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業務科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數量能夠適應業務檔案工作任務的需要（見檔案人員花名冊）。

2.檔案工作人員遵章守紀。我局建立健全了檔案管理各項規章制度，規范了工作流程，明確了工作職責，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀守法，嚴格按制度辦事，未發生違反檔案法律法規的行為。

3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學歷，其中本科學歷6人，大專學歷7人。

4.檔案工作人員隊伍穩定。我局自建立了新的業務檔案管理網絡后，保證了檔案管理工作人員的相對穩定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

5.檔案工作人員積極參加學習培訓。為不斷提高檔案人員的業務素質和專業技能，我局有計劃地組織了專兼職檔案人員業務培訓。每年選派部分人員參加區檔案局組織的學習培訓，共培訓10人次，參加市局業務檔案培訓3人次，到**區學習交流1次（4人），到市局檔案管理科學習交流1次（4人），我局組織各科室負責人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓”2次，組織全局職工參加“社會保險業務檔案培訓”1次（見學習培訓記錄）。

此項標準分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.崗位職責。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號），明確了主要領導、分管領導、各科室負責人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責。

2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實現了檔案管理工作的條理性、規范性，增強了檔案管理工作的透明性和可操作性。

3.經辦流程。我局嚴格按照市局制定的養老、工傷、生育保險業務經辦操作規程，將業務檔案收集歸檔列入各項具體業務經辦工作程序，對每項具體業務經辦資料依序收集歸檔，確保每項經辦業務資料歸檔齊全完整。

4.獎懲考核。我局將檔案管理工作與分管領導、科室負責人、業務檔案管理人員、業務經辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標任務的，年終依據本局有關規定進行表彰，并在評先評優、提職晉級等方面給予優先考慮；對違反檔案管理制度，未按規定立卷歸檔或未按時限要求移交檔案等，實行一票否決，取消所在科室和相關責任人年度評優評先資格，并追究相關科室負責人及工作人員責任。

5.監督指導。我局印發的《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉鎮社保所涉及的社會保險業務檔案，由區社保局進行監督和指導，確保檔案的完整與安全”。同時，我局定期對各街道、鄉鎮社保所的城鄉居民養老保險業務檔案進行監督指導，并將城鄉居民養老保險業務檔案管理工作作為對各街道、鄉鎮社保所年終考核的條件之一。

此項標準分7分，自查得分7分。

二、設施建設

（一）檔案用房

1.檔案專用庫房。為適應檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險業務檔案。

2.業務檔案庫房面積。我局現有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業務檔案。目前，業務檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達標規定的標準。

3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監控攝像頭、吸頂式中央空調、除濕機、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報警監控系統等設施設備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。

4.檔案庫房衛生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛生，常年保持庫房整潔、干凈。

5.檔案室區域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個區域，實現了庫房、辦公室、查閱室三分開。

此項標準分10分，自查得分10分。

（二）檔案用具

1.業務檔案柜架。我局檔案室庫房安裝的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計檔案，11列用于存放企業退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業務檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業務檔案。

2.業務檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業務檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。

3.檔案裝具。我局使用的業務檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業務檔案，其檔案盒規格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個人養老保險、城鄉居民養老保險和“三類人員”養老保險產生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業務檔案，其檔案盒式樣嚴格按照《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》的規定和要求進行印制。檔案盒規格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區社會保險局”標識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關規定。

此項標準分5分，自查得分5分。

（三）設施設備

1.“九防”要求。我局檔案保管達到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內安裝了2臺全球監控攝像頭，達到了防盜要求；二是檔案庫房設在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達到了防光要求；三是庫房四周設有通風口，安裝了4臺吸頂式中央空調，達到了通風和防高溫的要求；四是庫房內配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報警監控系統，達到了防火要求；五是地磚下鋪設了防潮層，安裝了6臺除濕機，加上4臺吸頂式中央空調，達到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機，加上定期投放殺蟲藥，達到了防蟲要求。

2.辦公設施設備。我局檔案室辦公設施設備齊備，包括6臺計算機、2臺打印機、2臺掃描儀、1臺復印機、1臺多功能鉆孔裝訂機、2臺移動式DVD光盤刻錄機、1臺數碼攝像機和1臺數碼照相機，滿足檔案管理工作需要。

3.檔案管理軟件。為實現檔案管理信息化和數字化，促進辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統應用軟件，用于業務檔案信息化管理，實現了辦公自動化。

此項標準分10分，自查得分10分。

三、專業建設

（一）相關制度

為加強檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據可依，我局根據《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（渝人社發〔2013〕135號）等規定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案管理辦法（試行）》（涪社保發〔2013〕7號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案管理崗位職責》（涪社保發〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設備維護使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業務檔案內部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責，制定了《重慶市xxx區社會保險局業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號）、《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發〔2013〕8號）、《重慶市xxx區社會保險局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區社會保險局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規范，推動了全局檔案工作的有序開展。

此項標準分5分，自查得分5分。

（二）歸檔

1.業務檔案歸檔工作。我局2012年業務檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規定和市局要求，對2012年業務檔案進行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。

2.業務檔案移交工作。我局業務經辦過程中形成的檔案材料，均由各業務科室統一整理、裝訂、組盒、錄入。當年整理好的業務檔案、檔案目錄及電子數據清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗收后入庫上架（見檔案移交清單）。

3.平時按件整理工作。我局嚴格執行了《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》，業務經辦人員堅持每件業務辦理完畢即及時將該業務資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結果在前、依據在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業務科室負責人、專兼職檔案人員根據工作職責，隨時對業務經辦人員進行檢查、指導、督促，以確保業務檔案資料的齊全、完整和安全。

此項標準分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.業務檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴格管理，我局業務檔案資料實現了隨時收集，及時整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

2.業務檔案電子文件收集。按檔案管理規定，我局業務經辦環節中產生的有關信息數據定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業務臺賬和計算機數據均實現了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內，共有業務檔案電子光盤49張。

此項標準分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.業務檔案整理。我局嚴格按照市局下發的《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》、《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區社會保險業務檔案整理歸檔工作流程》的規定和要求，對2012年度業務檔案進行了整改。重新整理后的業務檔案，其“件”的組成和件內文件材料排列合理，保管期限劃分準確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規范，裝訂結實完整。同時，我局對新辦法出**按老辦法整理的業務檔案進行了清理，規范了檔案盒裝具，使之達到了整齊劃一、美觀整潔。

2.業務檔案分類上架。我局2011年（含）前業務檔案按照“科室—險種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業務檔案按照新辦法規定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業務檔案外，其余業務檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統一保管，不存在業務檔案零散存放問題。

3.業務檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區社會保險業務檔案分類實施方案》（涪社保發〔2013〕9號），業務檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險種”進行分類排列存放，符合《重慶市社會保險業務檔案管理辦法（試行）》規定。

此項標準分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。區檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規范的全宗卷，在區檔案局的指導下，我局編寫了全宗介紹、組織機構沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數量、檔案設備等檔案統計臺帳。

2.業務檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區社會保險局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內懸掛上墻。

3.庫房溫濕度。為及時掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內四周配置了4臺電子溫濕度計表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內溫濕度，保持庫房通風良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調，6臺除濕機，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規定標準范圍之內。

4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴格執行《檔案保管制度》規定，定期對庫房檔案進行全面檢查、清點，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發生。

5.檔案修復。我局在檔案整理工作中，對需要修復的業務檔案材料及時進行了修復和托裱，采取了有效的保護措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

此項標準分5分，自查得分5分。

（六）鑒定銷毀統計

1.鑒定機構。我局成立了社會保險業務檔案鑒定工作領導小組（涪社保函〔2013〕6號），負責檔案鑒定銷毀工作。

2.業務檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計憑證檔案，經請示區審計局、財政局答復，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業務檔案，我局擬在規范工作和達標驗收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進行清理、鑒定，對有保存價值需繼續保存的檔案重新確定保管年限，對應銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規定銷毀備案。

3.業務檔案登記臺賬。我局嚴格執行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統計制度》，做到了業務檔案進出登記及時，統計臺賬數據準確，賬物相符。2013年檔案室共接收業務檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業務檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業務檔案30022件668盒。

4.業務檔案統計報表。我局建立了《業務檔案統計表》、《各類別業務檔案統計表》、《全局檔案統計表》、《歷年檔案統計表》、《檔案設施設備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報表符合要求。

此項標準分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.檔案移交。我局文書檔案按規定已向區檔案局作了移交，業務檔案經請示區檔案局同意，暫不向區檔案館移交。

2.檔案移交手續。因區檔案館場地受限，加之全市未對社保業務檔案移交作出統一規定，因此，我局尚未向區檔案館移交業務檔案，暫無移交手續。

3.人員調動移交手續。我局檔案管理員崗位職責中明確規定，“檔案員工作調動或離崗，要及時履行交接手續。”到目前為止，我局檔案管理人員未發生工作調動情況。

此項標準分3分，自查得分3分。

四、利用服務

（一）檢索工具

1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統軟件具有強大的檢索功能，我們利用計算機軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

2.計算機管理。我局室藏檔案全部實現了計算機管理，通過檔案管理信息系統可以檢索各類業務檔案。

3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》規定的“社保業務檔案歸檔文件目錄”格式和內容，編制打印了各年度的紙質業務檔案歸檔文件目錄。

4.歸檔文件目錄內容。我局編制的歸檔文件目錄項目包括件號、責任者、代碼、題名、日期、頁數和備注等7項內容，符合《重慶市社保業務檔案整理規范（試行）》的規定和要求。

5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業務檔案電子掃描工作。但由于該項工作需耗費大量人力、財力、物力，而社保經辦工作任務繁重，經費緊張，人員不足等原因，業務檔案電子掃描工作進展緩慢。目前，我局正積極協調相關部門，爭取人員和經費的支持，以推動業務檔案電子掃描工作，盡快實現業務檔案電子化管理。

此項標準分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.調檔。我局專職檔案人員均經過培訓上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計算機檢索兩種方式迅速調取所需業務檔案，調卷迅速準確。

2.查閱利用登記。我局嚴格執行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經批準，任何人不得復印、借閱檔案資料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依據《檔案查閱登記記錄》，結合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

4.網上查詢利用。我局建立了辦公自動化網絡，業務檔案管理系統可通過局域網與各業務科室互聯互通，支持各業務科室實現網上查詢利用。

此項標準分5分，自查得分5分。

(三)查詢

1.查詢系統。我局隨著“金保工程”建設，建立了完善的參保信息查詢系統，工作日期間免費提供查詢服務。

2.查詢服務。重慶市社會保障信息查詢系統，能夠為參保人員提供養老保險個人賬戶、養老保險繳費、養老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關社保政策法規等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時，我局專屬的網絡信息平臺也可為單位或個人提供參保信息和相關政策查詢。另外，我局還在各樓層業務經辦大廳設立了咨詢服務窗口，方便參保單位和個人查詢、咨詢業務。

此項標準分2分，自查得分2分。

綜上所述，我局社保業務檔案組織管理職責明確，設施建設符合要求，專業建設規范有序，利用服務充分有效，達到了驗收標準，自查得分100分，自評等級為優秀。

特此報告

自查評分表

 

 

篇（11）

在新時期要規范社會養老保險業務的檔案管理工作，要保證養老保險業務檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養老保險保障性的功能，這對于社會養老保險業務的發展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，原有的社會養老保險檔案管理工作已經不適應當前的需要，顯然，社會保險事業檔案管理的發展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養老保險對檔案管理工作有著更高標準，推動社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業發展，已勢在必行。

二、新時期社會養老保險業務檔案管理的問題

新時期社會養老保險業務檔案管理問題，要利用計算機和網絡使檔案管理提高到一個高的檔次，在具體的實施中，要注意以下幾個方面的問題。

1.新時期社會養老保險業務與檔案管理制度問題

盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規，但由于對養老保險業務檔案規范化管理尚處于“初級階段”，使得養老保險業務檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發生；格式欠規范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調閱無硬性規定，不僅嚴重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發生的可能。

2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設施問題

社會保險業務與檔案管理軟硬件設施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養老保險檔案室，且設備配置簡陋，缺乏應有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，導致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現代化、信息化。據調查，目前大多數的社會養老保險業務檔案仍未完全實現電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業務量的日益龐大，傳統的社會保險業務檔案管理方式已經無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業務辦理的效率和質量產生質疑，影響社會養老保險機構形象。

3.新時期社會養老保險業務與檔案管理人員問題

社會養老保險業務與檔案管理人員專業素質有待提高。不少負責養老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養老保險檔案專業知識和其他相關技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業務缺乏了解。這種現象的惡性循環，勢必會導致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務質量也就難以令人滿意。

三、新時期提高社會養老保險檔案管理的對策

提高社會養老保險業務檔案管理水平的對策，設計做好社會養老保險業務檔案管理的基礎，因此，社會養老保險業務的檔案管理工作，要以人為本，負起責任，因此在新時期要積極對社會養老保險檔案管理，利用高科技手段創新，提高社會養老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。

1.健全制度標準與檔案管理規范化

健全制度標準，扎實推進檔案管理規范化。建立覆蓋全部環節的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎上，制定相應的檔案管理辦法、檔案業務流程、檔案分類方案。依據國家頒發的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《歸檔文件整理規則》等有關檔案的法律法規，從社保處養老保險工作實際出發，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規范管理，從而使社會養老保險業務各門類檔案資料實現集中、統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范有序、科學高效地開展養老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。

2.夯實基礎建設與推進檔案集中管理

夯實基礎建設，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備不足等實際問題。加大經費投入，提供物質保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備，確保達到“八防”標準。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數據的安全。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統，努力提升檔案服務效率。

3.加強隊伍建設與提升檔案管理人員素質