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財務(wù)檔案管理對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的信息提供的作用。現(xiàn)代是屬于信息化的時代，一切信息的整合利用都有助于企事業(yè)單位的發(fā)展。財務(wù)檔案可以完整、長久的保存下來，可以為以后的工作所需，也可以幫助企事業(yè)單位規(guī)范化發(fā)展。

一、財務(wù)檔案管理存在的問題

在企事業(yè)單位中，很多管理階層都忽略了對財務(wù)檔案的管理，管理意識薄弱，無法正確的認(rèn)識財務(wù)檔案管理的重要性。每個企事業(yè)單位的財務(wù)信息都是很繁瑣，信息量很大的，因此，保存起來是一項工作任務(wù)很重的工作，但是，由于每個單位負(fù)責(zé)管理財務(wù)的人員有限，加上財務(wù)檔案的整理歸類是一項繁瑣的工作，因此，工作人員會忽視。造成對檔案管理的意識較為薄弱，對檔案對于企事業(yè)單位發(fā)展的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致有些檔案可能被損壞或丟失。

其次，企事業(yè)單位的財務(wù)管理人員的個人專業(yè)水平以及自身修養(yǎng)不高。由于財務(wù)檔案管理與會計共組相聯(lián)系，因此，多數(shù)企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作是由一些會計來負(fù)責(zé)的，會計缺乏專業(yè)知識，自身的業(yè)務(wù)水平也不高，對于檔案的管理較為模糊，并不能夠做到歸類整理，只是大概范圍的整理。這樣容易導(dǎo)致對財務(wù)檔案資料查找不方便，資料整理容易分類錯亂。

最后，財務(wù)檔案管理不規(guī)范，設(shè)施不完善。企事業(yè)單位對于財務(wù)檔案管理沒有形成一個專門的管理機(jī)構(gòu)，由專門的檔案管理人員有序的管理，而是對財務(wù)檔案管理者方面工作處理的較為隨意，對財務(wù)檔案管理沒有形成專業(yè)管理人員裝訂、整理、歸類、查詢。目前，企事業(yè)單位的財務(wù)管理屬于整理的屬于會計管理，歸類的屬于其他辦公室人員管理，查詢的可能是另一個部門的，這樣就容易形成分散化、不規(guī)范化，在查找的時候較為麻煩。財務(wù)管理設(shè)施的不完善，財務(wù)管理的不規(guī)范化，以及無專門機(jī)構(gòu)，造成財務(wù)檔案管理工作的整體質(zhì)量和效果都大大降低。

二、規(guī)范財務(wù)檔案管理的方法簡析

（一）提高對財務(wù)檔案管理的認(rèn)識

企事業(yè)單位想要很好的提高對財務(wù)檔案管理的水平，首先需要提高單位管理階層對財務(wù)檔案管理的重視性，提高他們對檔案管理的認(rèn)識，了解其對單位發(fā)展的重要作用。管理階層人員應(yīng)該積極完善單位對財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)管理，這樣可以有效方便的尋找有用信息。除了建立規(guī)范的管理網(wǎng)絡(luò)，管理層還應(yīng)該制定規(guī)范、有效的規(guī)章制度，將財務(wù)管理工作納入單位重要工作環(huán)節(jié)，明確分配好每一個檔案管理工作人員的職責(zé)，從而提高財務(wù)檔案管理的有效性。

（二）提高財務(wù)檔案管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)

企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理的工作人員一般都是非專業(yè)的管理人員，提高管理層對財務(wù)檔案管理的認(rèn)識是提高檔案管理水平的第一步，其次還需要提高管理人員的自身素質(zhì)和修養(yǎng)。企事業(yè)單位在招聘一些檔案管理人員時，需要考慮其專業(yè)知識水平、自身素質(zhì)修養(yǎng)，檔案管理人員在不斷豐富自身專業(yè)素質(zhì)的同時，還得不斷提高自身修養(yǎng)，提高自身工作能力，能夠更好的管理好財務(wù)檔案。單位還應(yīng)該定期的對這些檔案管理工作人員進(jìn)行多途徑的培訓(xùn)，采取多形式的方式對管理人員進(jìn)行專業(yè)知識上的提升，提高管理人員的實際工作水平和自身能力，提高他們對自身工作的保密管理，端正工作作風(fēng)和工作態(tài)度。

（三）設(shè)置專業(yè)機(jī)構(gòu)，管理財務(wù)檔案

企事業(yè)單位設(shè)置專門的管理機(jī)構(gòu)，讓專業(yè)管理人士對財務(wù)檔案進(jìn)行管理。對專業(yè)的財務(wù)檔案機(jī)構(gòu)制定有效的規(guī)章制度，使得檔案管理能夠更加規(guī)范化，將對財務(wù)檔案管理納入部門的工作考核中，實行目標(biāo)制，通過將對財務(wù)檔案管理的成果與自身的總體工作成果相結(jié)合，用這種方式來實行獎罰制，利用這種獎懲機(jī)制來提高管理人員的工作積極性，促進(jìn)管理人員不斷的提高自我工作水平，提升自我修養(yǎng)，規(guī)范財務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)的有效性發(fā)展。提高財務(wù)檔案管理的工作的積極性。

（四）建立專門的庫房，保管好檔案信息

財務(wù)檔案信息對于企事業(yè)單位的發(fā)展具有決定性的影響，在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中也是必不可少的有效利用資源。由于每個企事業(yè)單位的財務(wù)管理檔案都非常的珍貴和重要性，因此，單位應(yīng)該建立專門的庫房，保管好檔案信息，以便檔案遺漏、缺失、損壞等問題出現(xiàn)。企事業(yè)單位的財務(wù)檔案信息是永久性可利用資源，是單位發(fā)展的重要信息資源，因此，在保管方面要做到防潮、防濕、防盜、防霉等等方面的問題，并且對庫房的管理采取嚴(yán)格的規(guī)章制度，規(guī)范化管理，不可讓別人隨意進(jìn)出。保證財務(wù)檔案管理的完好保存，可以做到檔案資料隨時為其使用外單位所利用。

（五）加強(qiáng)財務(wù)檔案信息化處理

現(xiàn)當(dāng)代屬于信息化社會，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，信息管理開始依附于互聯(lián)網(wǎng)。企事業(yè)單位的財務(wù)檔案信息較多，數(shù)據(jù)較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財務(wù)檔案管理應(yīng)該利用互聯(lián)網(wǎng)，將財務(wù)檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財務(wù)檔案的有效歸類和管理，節(jié)省時間，節(jié)約人力資源。便于加快財務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成專業(yè)化建設(shè)，形成資源共享，網(wǎng)絡(luò)之間相互傳遞，服務(wù)更加便捷化。

三、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展，國家和企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)開始快速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為企事業(yè)單位帶來了更多的機(jī)遇，也帶來了更大的挑戰(zhàn)。優(yōu)化財務(wù)檔案管理的管理方式，大力培養(yǎng)專業(yè)知識豐富，自身工作能力較高的專業(yè)檔案管理人員，提高整體財務(wù)檔案管理水平，有助于提高企事業(yè)單位及其他個本門的有效發(fā)展。盡快實行財務(wù)檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使用的便捷化，以及服務(wù)的更加現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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中圖分類號：D922.26文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

1.現(xiàn)階段財務(wù)檔案管理工作的基本狀況

隨著經(jīng)濟(jì)社會和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作在我國各個行業(yè)也迅速發(fā)展起來，各個社會機(jī)構(gòu)也對檔案的管理更加重視。諸如檔案室或史志室等檔案保存和管理部門也逐步被加大投入力度。而在傳統(tǒng)保存和管理的基礎(chǔ)上，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理等高科技方式在本工作中的逐漸成熟也為單位檔案保存管理和利用效率的提高做出了極大的貢獻(xiàn)。但是在實際情況中，財務(wù)檔案的管理始終是一個受重視不足的工作。除了一些重視文化存留與延續(xù)的大型企業(yè)會對財務(wù)檔案管理進(jìn)行專人專地的管理和研究之外，大部分社會機(jī)構(gòu)對于財務(wù)檔案的重視和正確認(rèn)識都是不足的。這就導(dǎo)致本單位的財務(wù)管理檔案的歸檔、鑒定和利用不及時，對于本單位的經(jīng)濟(jì)活動的記錄來說是一種嚴(yán)重的資源浪費。

2.財務(wù)檔案的收集與整理

2.1會計憑證類資料

會計憑證類檔案包括原始憑證、記帳憑證、憑證匯總表、其他會計憑證、以及對賬單等等。歸檔時，要求憑證粘貼紙張之間要整齊、均勻，對于超過粘貼紙張的憑證要折疊成要求的尺寸，做到憑證賬本整齊、美觀、有序、不亂疊、不亂粘、易于查看。

2.2會計賬簿類資料

這類資料主要是以賬本為主，包括總財務(wù)賬、各分類明細(xì)帳、固定資產(chǎn)賬以及輔助賬簿等。在工作中，要及時對這些賬簿按分類整理立卷，分類保管。其中，訂本式賬簿可按本保管。活頁式賬簿按順序整理好分成各冊，并加裝封面、封底和扉頁。計算機(jī)導(dǎo)出的總帳、明細(xì)賬等要單獨組卷并加裝封面和扉頁等內(nèi)容。同時，要編寫流水編碼，便于日后查詢。

2.3財務(wù)報告類資料

財務(wù)報告類資料包括單位的年度財務(wù)報告，其中內(nèi)容比較豐富，如年、季、月會計報表、資責(zé)負(fù)債表、損益表等各類會計報表以及附注及文字說明和其他財務(wù)報告等等。在具體工作中，會計報表一般按月、季、年等分別整理，附注和決算說明等要同時整理裝訂成冊，并編寫流水號碼。

2.4其他會計核算資料

是指除以上資料外其它與財會工作相關(guān)的資料，如合同、統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清單等。歸檔、整理、儲存方法與以上會計資料一樣。

3.財務(wù)檔案的形成與保管

1）以上談到的財務(wù)檔案在整理裝盒后，需在盒上填寫上相關(guān)內(nèi)容提示。同時，這些財務(wù)檔案的收集整理要按照存檔單位的相關(guān)要求進(jìn)行立卷、成冊、歸檔，并編寫檔案保管目錄。

2）當(dāng)年形成的會計檔案，可先在財務(wù)部門保管使用，到了規(guī)定歸檔期限后，再編制成冊，移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。如果沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，可在財務(wù)部門中指定專人負(fù)責(zé)保管。

3）財務(wù)檔案按類別和重要程度，其保管的期限可以分為定期和長期兩種。定期的又分為3 年、5年、10 年、20年等，長期的要求一直保存。一般情況下各類會計憑證、會計賬薄等保管期限為15年，銀行、現(xiàn)金日記賬等等保管為25年，財務(wù)報告等為一直保存。

4）一般保存的檔案都有規(guī)定的保存時限，當(dāng)?shù)搅艘?guī)定保存時限后，可由檔案管理部門提出銷毀意見，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由指定人員到指定地點進(jìn)行銷毀，并指派財務(wù)部門人員進(jìn)行監(jiān)督。

4.提高財務(wù)檔案管理水平的措施

4.1加強(qiáng)財務(wù)檔案管理組織建設(shè)

1）單位應(yīng)高度重視財務(wù)檔案管理工作，并把財務(wù)檔案管理納入單位組織架構(gòu)體系，并配備主要領(lǐng)導(dǎo)主抓并負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)工作。

2）根據(jù)單位的實際情況，配備專（兼）職人員負(fù)責(zé)處理日常的財務(wù)檔案文件的接收采集、整理分類、建檔歸檔工作，并做好財務(wù)檔案的日常管理、調(diào)閱服務(wù)和登記備案工作。

3）提高檔案管理人員的素質(zhì)，是提高財務(wù)檔案管理水平和質(zhì)量的組織保證，財務(wù)檔案管理隊伍人員的素質(zhì)能力構(gòu)成要與財務(wù)檔案管理工作的要求相適應(yīng)，并保持人員隊伍構(gòu)成的相對穩(wěn)定。

（4）單位應(yīng)適時的組織相關(guān)工作人員的財務(wù)檔案管理方面的后續(xù)教育，多途徑、多形式的參加各種專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動，以不斷的更新和提高工作人員專業(yè)素質(zhì)與能力，適應(yīng)和跟上時展的步伐。

4.2建立并不斷完善財務(wù)檔案管理制度建設(shè)

1）在嚴(yán)格遵守國家的財務(wù)檔案管理法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，建立起一整套適合本單位具體實際的財務(wù)檔案管理制度，并在實踐中不斷的完善。

2）單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員，必須依照國家的法律、法規(guī)和制度調(diào)整和規(guī)范自己的行為，任何人不得以任何的理由凌駕于法律之上，違反法律、法規(guī)和制度。

3）財務(wù)檔案管理工作人員要嚴(yán)格按章秉公辦事、不徇私情。

4）推行目標(biāo)管理責(zé)任制，明確相關(guān)人員責(zé)任、權(quán)利與義務(wù)，量化財務(wù)檔案管理人員的工作質(zhì)量指標(biāo)，并與年度考核目標(biāo)直接掛鉤，做到賞罰分明、獎優(yōu)罰劣，充分的調(diào)動每一個工作人員的工作熱情和積極性。

5）要創(chuàng)建學(xué)習(xí)型的組織，把財務(wù)檔案管理人員的后續(xù)教育常態(tài)化、制度化，督促每一位工作人員不斷地通過學(xué)習(xí)有關(guān)的知識提高自己的素質(zhì)和能力。

4.3加強(qiáng)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

在當(dāng)今，信息化成為推動社會進(jìn)步、促進(jìn)社會生產(chǎn)力高速發(fā)展的驅(qū)動力之一。以電子計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)為基礎(chǔ)平臺的電子商務(wù)、電子政務(wù)、無紙化辦公等信息化管理建設(shè)在社會的各個領(lǐng)域迅猛展開，并對人們的工作、學(xué)習(xí)和生活行為方式日益產(chǎn)生重大的變革與深遠(yuǎn)的影響，并業(yè)已產(chǎn)生出巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

財務(wù)檔案管理信息化是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)的重要子系統(tǒng)，也是衡量一個單位管理水平的重要標(biāo)志之一。我們不要把財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)簡單地看做是經(jīng)濟(jì)資源的投入與負(fù)擔(dān)，財務(wù)檔案也是經(jīng)濟(jì)主體的重要資源之一，以史為鑒、把握未來，可以為單位重大的決策提供有價值參考和依據(jù)，具有很大的社會價值和經(jīng)濟(jì)價值。充分挖掘和合理使用各種檔案資源，同樣能夠產(chǎn)生出可觀的效益。

篇（3）

第二，提高業(yè)務(wù)能力，落實會計檔案管理責(zé)任。會計檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，應(yīng)是業(yè)務(wù)多面手，是集多種技能于一身的復(fù)合型人才，既要熟悉掌握一般檔案管理的理論及技能，又要精通財務(wù)專業(yè)知識，還要具備一定的計算機(jī)信息處理技術(shù)。一名優(yōu)秀的檔案工作人員，應(yīng)該知識結(jié)構(gòu)合理、技術(shù)精湛、經(jīng)驗豐富、道德品質(zhì)高尚、敬業(yè)愛崗，要有強(qiáng)烈的求知欲望和創(chuàng)新精神。因此要加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，提高認(rèn)識轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)造就一支德才兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)檔案管理隊伍。崗位培訓(xùn)是提高會計檔案規(guī)范化管理的有效途徑，定期舉辦會計檔案管理人員的知識培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理法律法規(guī)和崗位操作技能，使會計檔案管理人員熟練掌握會計檔案管理的基礎(chǔ)知識和操作技能。在加強(qiáng)政治思想教育的同時，必須要求檔案員真正做到業(yè)務(wù)精通、愛檔如珍、兢兢業(yè)業(yè)、服務(wù)企業(yè)。同時，各職能部門也確定一名兼職檔案管理工作人員，負(fù)責(zé)收集和管理本部門的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證企業(yè)的各種檔案資料齊全完整。

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中圖分類號：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、目前財務(wù)檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的財務(wù)檔案是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟(jì)組織的財務(wù)部門在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成的并按統(tǒng)一規(guī)律保存起來的備查的會計憑證、會計賬簿、會計報表等財務(wù)核算材料。財務(wù)檔案是各機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的原始記錄和真實反映，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是各單位的重要檔案之一。

1、財務(wù)檔案管理人員整體素質(zhì)偏低。一是學(xué)歷方面，具有大專以上學(xué)歷的為少數(shù)。檔案人員學(xué)歷低，也在一定程度上制約著隊伍的發(fā)展。另外，取得會計專業(yè)技術(shù)資格的人數(shù)少之又少。二就業(yè)務(wù)方面來說，對于財務(wù)檔案管理人員，嚴(yán)格的講，不僅要具備財務(wù)人員從業(yè)資格，還要具備檔案人員從業(yè)資格。有些單位沒有配備專職的財務(wù)檔案人員，只是由會計人員兼職，他們對于檔案知識缺乏，沒有受過正規(guī)培新，墨守陳規(guī)，不懂業(yè)務(wù)，更就談不上科學(xué)管理財務(wù)檔案了。但是隨著我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，檔案數(shù)量也逐年增加。所以，配備專人管理財務(wù)檔案，并且提高檔案管理隊伍素質(zhì)尤其顯得至關(guān)重要了。

2、財務(wù)檔案管理及銷毀不規(guī)范。有些單位在財務(wù)檔案管理過程中，不能按照相關(guān)的規(guī)定對財務(wù)檔案進(jìn)行銷毀。比如，一些單位在檔案庫房用房緊張時會提前銷毀一部分實際上沒有超過保管期限的財務(wù)檔案。有的單位在財務(wù)檔案到期后，并沒有履行必須的手續(xù)，在沒有經(jīng)過財務(wù)人員簽字的情況下就擅自銷毀。另外，一些單位一直保存著到期該銷毀的財務(wù)檔案，不能保證及時銷毀。這樣的做法不僅占用了大量的檔案庫房，而且為日后的檔案保管、調(diào)整、查找利用等工作增加了難度，究其原因，是由于財務(wù)檔案數(shù)量大，進(jìn)行鑒定需要花費比較大的人力物力，而且鑒定銷毀也缺乏可操作性規(guī)定，有些領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任，造成沒人敢銷的局面。

3、財務(wù)檔案開發(fā)利用不充分，檔案編研水平有待提高。當(dāng)前，由于檔案隊伍整體素質(zhì)偏低，也造成了財務(wù)檔案編研成果少的現(xiàn)象。普遍認(rèn)為財務(wù)檔案僅僅需要收集整理歸檔，服務(wù)意識差，只是單純的為了保管而保管。而對于檔案的開發(fā)利用來說，它是檔案價值集中體現(xiàn)，其成果可謂微乎其微。由于編研產(chǎn)品少，檔案開發(fā)利用不充分，直接影響人們對財務(wù)檔案重要性的認(rèn)識，檔案的價值也不能充分體現(xiàn)出來，從長遠(yuǎn)來看，也不利于財務(wù)檔案的有效管理。

4、檔案信息化程度不高。目前很多單位初期的財務(wù)檔案信息化也主要是工作中配備了一定的計算機(jī)，將傳統(tǒng)的、手工管理過程中產(chǎn)生的以及機(jī)打的檔案目錄信息輸入計算機(jī)以便查找檢索，提高了單位的調(diào)卷效率。但是對于數(shù)字化掃描、提供全面檢索等信息化工作，仍存在著投入人力、財力、物力不足的現(xiàn)象，必須全方位的加大信息化程度。針對以上問題，我們要相應(yīng)的采取合理的措施，不斷完善現(xiàn)行的財務(wù)檔案管理方法。

二、如何加強(qiáng)財務(wù)檔案管理

1、提高檔案管理人員的素質(zhì)。其次，當(dāng)今社會正處在知識、信息大爆炸的時代，這就給我們提出了新的要求，我們要熟悉掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息檢索和現(xiàn)代辦公自動化設(shè)備的使用技術(shù)。在思想上，檔案管理者要改變傳統(tǒng)的固步自封的思想，不斷的更新觀念，并樹立終身學(xué)習(xí)的思想，不斷掌握新知識、新技術(shù)。

2、做好財務(wù)檔案的編研究工作，加大開發(fā)力度。財務(wù)檔案是檔案重要的組成部分，也是財務(wù)檔案工作人員首先要根據(jù)市場經(jīng)濟(jì)的需要，大力開發(fā)和利用本單位財務(wù)檔案信息資源，為單位的經(jīng)濟(jì)增長方式的根本轉(zhuǎn)變服務(wù)。首先要轉(zhuǎn)變思想。我們要全面樹立起財務(wù)檔案工作為單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)的觀念，變被動變主動，實現(xiàn)服務(wù)范圍、對象逐步向經(jīng)濟(jì)、技術(shù)方面轉(zhuǎn)變。比如：通過對近年來本所財務(wù)檔案資源進(jìn)行的對比，特別是對收入來源、固定資產(chǎn)增減變動以及成本費用情況進(jìn)行對比分析，可以一目了然地為領(lǐng)導(dǎo)改革方案的實施提供了詳實有力地依據(jù)，同時增加了財務(wù)檔案資源的透明度，提高了廣大群眾的工作積極性。

3、建立和完善財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。隨著計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用日益廣泛，建立完善的財務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)也是現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)、提高經(jīng)濟(jì)主體檔案管理和檔案服務(wù)水平的必然選擇。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。建立完善的財務(wù)檔案信息系統(tǒng)，可降低重復(fù)性勞動，保證檔案信息的完整性。另外，在財務(wù)檔案利用方面，也可以采取多種途徑實行光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢，通過電子郵件等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢，不斷拓寬財務(wù)檔案信息可充分利用空間。

篇（5）

    3.財務(wù)報告類:月度、半年、年度財務(wù)報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明,各類審計評估報告,財務(wù)情況說明書)、其他財務(wù)報告。

    4.其他類:年終結(jié)轉(zhuǎn)資料,會計科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,納稅申報及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料,對賬資料及差異處理報告,預(yù)算資料,工作移交清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。

    二、檔案管理職責(zé)

    財務(wù)部負(fù)責(zé)紙質(zhì)會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為:負(fù)責(zé)制定和完善會計檔案管理辦法,負(fù)責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負(fù)責(zé)會計檔案的裝訂、保管與安全,負(fù)責(zé)向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔,負(fù)責(zé)接口審計檔案及其它部門的調(diào)閱需求。

    三、會計檔案整理及裝訂

    1、會計憑證整理和裝訂

    會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)。

    (1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進(jìn)行三者核對一致后,將與之對應(yīng)的會計憑證打印,形成一套完整的紙質(zhì)會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進(jìn)行分類擺放。

    (2)整理過程中需對憑證進(jìn)行手工調(diào)整,憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。

    (3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。

    (4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù),每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計憑證混裝。

    2、會計賬簿整理和裝訂

    (1)財務(wù)部檔案管理人員對全省會計賬簿進(jìn)行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。

    (2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進(jìn)行裝訂,日記賬、明細(xì)賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面,注明賬簿性質(zhì),分冊序號,賬簿所屬主體等信息。

    3、會計報表整理和裝訂

    (1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務(wù)負(fù)責(zé)人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好

    (2)裝訂后在會計報表上附封面,并注明報表所屬期間、主體等信息。

    4、其他檔案整理和裝訂

    (1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,審計評估報告,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理

    會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。

    銀行存款余額調(diào)節(jié)表,對賬資料及差異處理報告,預(yù)算資料;會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。

    (2)其他檔案裝訂細(xì)則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。

    (3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項,同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。

    四、會計檔案保管

    1、會計檔案保管時間規(guī)定

    會計憑證由財務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進(jìn)行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進(jìn)行移交。

    2、會計檔案保管要求

    (1)建立專門的紙質(zhì)會計檔案庫,作為紙質(zhì)會計檔案的存放地點。

    (2)會計檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光,并有適當(dāng)?shù)牟殚喛臻g。

    (3)會計檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品 ,進(jìn)入檔案庫房嚴(yán)禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁使 用明火,嚴(yán)禁吸煙,除照明用電外,嚴(yán)禁使用與檔案保護(hù)無關(guān)的用電設(shè)備。 (4)非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙

    。

    (5)所有紙質(zhì)會計檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。

    五、會計檔案借閱

    1、會計檔案借閱適用于在財務(wù)部保管的會計檔案。

    2、會計憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計、外部審計及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請,同時向檔案管理人員提交部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的紙質(zhì)申請表,檔案管理人員將紙質(zhì)申請表與電子申請核對一致,調(diào)出對應(yīng)的會計檔案供借閱人查閱。

    3、如需特殊原因需外借檔案,外借時間原則上不能超過15天,如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。

    4、檔案管理人員對于取出調(diào)閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案室。

    5、 公司內(nèi)部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

    6、嚴(yán)禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。

    六、會計檔案移交

篇（6）

（二）高校財務(wù)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施的完善

在信息化背景下，高校財務(wù)檔案管理要實現(xiàn)信息化建設(shè)，就有必要對與財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施做出完善，這些設(shè)施包括數(shù)據(jù)存儲器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器等。只有在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中具有一些具備較強(qiáng)信息處理能力、較大存儲功能的存儲器與服務(wù)器、配備必要的路由器與交換機(jī)、使用具有較高安全性特點的操作系統(tǒng)、搭建能夠覆蓋高校的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能夠讓財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作具備硬件平臺。同時，高校要重視完善安全管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等軟件平臺，其中包括財務(wù)檔案數(shù)據(jù)處理軟件、數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理與操作程序、計算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫監(jiān)控程序、電子檔案管理程序等。在硬件平臺以及軟件平臺的搭建中，高校要重視實現(xiàn)財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中軟硬件的匹配，同時要以高校財務(wù)檔案管理工作需求為依據(jù)來對軟硬件做出不斷調(diào)整以適應(yīng)高校財務(wù)檔案管理信息化工作的開展，這是推動財務(wù)檔案管理信息化工作有序開展的基本保障。

（三）高校財務(wù)檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化

高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)要實現(xiàn)數(shù)字化，必須要求檔案信息能夠完整準(zhǔn)確，并且在收集與歸檔過程中做到及時與規(guī)范。在對高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)開展數(shù)字化處理的過程中，首先要對電子檔案進(jìn)行歸類整理；其次需要對具有利用價值的紙質(zhì)檔案開展數(shù)字化轉(zhuǎn)換。在此階段，需要通過提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作質(zhì)量來實現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，在做好財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)編研工作的基礎(chǔ)上為檔案管理工作的信息化打下良好基礎(chǔ)。在高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中，財務(wù)檔案信息資料的網(wǎng)絡(luò)化是十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，同時也是實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享的主要渠道。在此階段，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是實現(xiàn)檔案信息資料網(wǎng)絡(luò)化第一步驟，這要求財務(wù)檔案管理工作者將電子檔案以及做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換的紙質(zhì)檔案錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，并確保其中信息數(shù)據(jù)被檔案數(shù)據(jù)庫識別與存儲。同時有必要對高校檔案管理網(wǎng)站做出構(gòu)建與完善，發(fā)揮出檔案管理網(wǎng)站在傳遞檔案信息中的重要作用，以便在實現(xiàn)高校網(wǎng)站與高校財務(wù)檔案管理工作結(jié)合的基礎(chǔ)上提高高校財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。也正因為如此，在高校開發(fā)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫以及其他管理系統(tǒng)的過程中，需要以高校中各個單位的財務(wù)檔案信息需求為依據(jù)，通過協(xié)調(diào)高校財務(wù)管理部門、職能部門以及檔案管理部門來構(gòu)建一種具有暢通的檔案信息收集渠道、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)、高效服務(wù)且具備合理結(jié)構(gòu)的財務(wù)檔案管理模式，同時為財務(wù)檔案信息需求者提供資料下載以及信息檢索等服務(wù)，并利用現(xiàn)代通訊技術(shù)來為財務(wù)檔案信息的需求者提供咨詢服務(wù)，從而確保高校財務(wù)檔案信息在推動高校發(fā)展與建設(shè)中作用的充分發(fā)揮。

篇（7）

（二）責(zé)任分配存在問題。在醫(yī)院中，財務(wù)會計的種類比較多，內(nèi)容也比較豐富，量比較大。比如，會計憑證以及會計賬簿等。為了對財務(wù)檔案進(jìn)行有效管理，確保其質(zhì)量，都對分工進(jìn)行了細(xì)化，對項目進(jìn)行分類管理。這樣雖然在一定程度上使得工作具有便利性，可是卻沒有對責(zé)任分配加以明確。在管理工作中，工作人員推卸責(zé)任，檔案部門以及財務(wù)部門沒有對工作進(jìn)行系統(tǒng)劃分，導(dǎo)致檔案管理工作比較困難，對檔案管理效率造成了嚴(yán)重影響。

（三）相關(guān)管理人員素質(zhì)比較差。從當(dāng)前情況看，在醫(yī)院很多財會檔案相關(guān)管理人員未接受過專業(yè)教育，導(dǎo)致其管理能力比較差，在工作過程中容易出現(xiàn)紕漏，最終給檔案管理工作造成影響。

二、加強(qiáng)財務(wù)會計檔案管理的相應(yīng)措施

（一）提高檔案管理意識。為了保證醫(yī)院財會檔案相關(guān)管理水平，一定要提升管理意識。首先，領(lǐng)導(dǎo)層要對財會檔案對于醫(yī)院的重要影響有一個正確的意識，提升檔案管理的意識，將財會檔案當(dāng)作財務(wù)管理工作中的一個重要內(nèi)容。另外，檔案管理人員自己也要提高檔案意識，檔案管理人員的任務(wù)并不只是對檔案進(jìn)行管理，還要對醫(yī)院中的財務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督，要具有主人翁意識，做好財會檔案相關(guān)管理工作，對財會檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核以及鑒定，充分發(fā)揮其作用。

（二）對相關(guān)管理制度進(jìn)行完善。當(dāng)前，社會處于不斷發(fā)展之中，從財會檔案相關(guān)管理工作的具體情況看，要對相關(guān)管理制度進(jìn)行完善，確保其具有系統(tǒng)性和完整性，與醫(yī)院具體情況相符，不斷對其進(jìn)行強(qiáng)化，確保制度的成熟。工作人員要按照相關(guān)制度以及法律法規(guī)進(jìn)行操作，承擔(dān)自己的責(zé)任，在工作中端正態(tài)度。另外，還要確保將管理責(zé)任落實到每個人以及每個崗位，對分工進(jìn)行明確，確保賞罰分明，從而保證各個部門都能有良好的工作質(zhì)量以及工作效率。

篇（8）

(1)財務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容,財務(wù)管理能夠有效推動財務(wù)組織參與到項目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項目及其財務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財務(wù)管理水平不斷提高,財務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,《財務(wù)文件匯編》等,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于、攜帶和傳遞;電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務(wù)檔案信息化后,還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財務(wù)管理的問題及解析

(1)財務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財務(wù)外包情況較多,造成會計處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項目執(zhí)行管理與財務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對工程財務(wù)管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務(wù)檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務(wù)狀況提效有限。其次,財務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時,將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略

(1)信息化意識的培養(yǎng)。首先是部門領(lǐng)導(dǎo)層對財務(wù)管理信息化重視意識的培養(yǎng)。這要求水利建設(shè)部門的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊本著對國家負(fù)責(zé)、對集體負(fù)責(zé)以及對個人負(fù)責(zé)的態(tài)度,重視單位財務(wù)管理工作,嚴(yán)格履行《中華人民共和國會計法》相關(guān)內(nèi)容,即“單位負(fù)責(zé)人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)”。確保財務(wù)信息的可靠性。其次,培養(yǎng)財務(wù)管理人員的信息化素質(zhì),提高水利基建財務(wù)人員信息操作水平;嚴(yán)格財務(wù)、會計人員的執(zhí)業(yè)資格認(rèn)證。在水利基本建設(shè)財務(wù)管理過程中,財務(wù)人員是工作主體,要想適應(yīng)現(xiàn)代計算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,自身要有信息分辨和處理的素質(zhì),需要專業(yè)而持續(xù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),確保在財務(wù)管理信息化的應(yīng)用中發(fā)揮實效。

(2)信息化制度的完善。健全和完善財務(wù)信息化管理制度,打造規(guī)范化信息處理體系。首先,健全財務(wù)報告分析制度。財務(wù)會計報告是一個單位的經(jīng)濟(jì)運行狀況的綜合反映,報告的質(zhì)量高低直接關(guān)系到單位的運作。財務(wù)會計報告的關(guān)鍵是數(shù)字真實、計算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時,能滿足對外對內(nèi)信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時性、精確性和完整性來保障財務(wù)報表的分析報告質(zhì)量。其次,會計檔案管理規(guī)范化。對紙質(zhì)財務(wù)檔案的管理要求,應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管、調(diào)閱、鑒定和銷毀。電子信息性質(zhì)的財務(wù)會計檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定,確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度,健全財務(wù)管理監(jiān)督制度。依據(jù)國家統(tǒng)一管理辦法,各單位建立健全財務(wù)監(jiān)督監(jiān)控體系。監(jiān)督措施應(yīng)能發(fā)揮實效,監(jiān)督內(nèi)容應(yīng)包括預(yù)算的編制、物資的采購、資金的結(jié)算、財產(chǎn)的管理等諸多方面,要貫穿于經(jīng)濟(jì)活動的事前、事中、事后全過程,力圖消除會計監(jiān)督的“死角”。

4 加強(qiáng)信息化建設(shè)的實踐戰(zhàn)術(shù)

篇（9）

1 財務(wù)管理信息化的必要性

(1)財務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項目管理的重要內(nèi)容,財務(wù)管理能夠有效推動財務(wù)組織參與到項目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項目及其財務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢等的影響,財務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財務(wù)管理水平不斷提高,財務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財務(wù)檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,《財務(wù)文件匯編》等,電子財務(wù)檔案具有無可比擬的優(yōu)點,能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務(wù)檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數(shù)據(jù)便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財務(wù)檔案信息化后,還可以通過計算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財務(wù)管理的問題及解析

(1)財務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財務(wù)外包情況較多,造成會計處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對會計核算和財務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項目執(zhí)行管理與財務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對工程財務(wù)管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質(zhì)會計財務(wù)檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見不鮮,致使信息化后的財務(wù)狀況提效有限。其次,財務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時,將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

篇（10）

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2015年2月2日

高校財務(wù)檔案管理信息化是指高校財務(wù)檔案管理部門在科學(xué)收集、整理、歸檔、開發(fā)、利用、存儲和管理各類高校財務(wù)檔案時大量運用包括數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在內(nèi)的現(xiàn)代信息技術(shù)，最終形成財務(wù)檔案信息資源科技含量高、財務(wù)檔案資源存儲便捷安全、財務(wù)檔案信息查詢迅速準(zhǔn)確、財務(wù)檔案管理全面電子化、財務(wù)檔案載體實現(xiàn)環(huán)保無紙化的高水平的高校財務(wù)檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發(fā)展，高校財務(wù)檔案出現(xiàn)了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強(qiáng)、內(nèi)容更新迅速、標(biāo)準(zhǔn)變動頻繁等。高校財務(wù)檔案的新特點不僅給高校財務(wù)檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，而且也對高校財務(wù)檔案管理工作提出新的要求，而加強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)無疑可以主動應(yīng)對和適應(yīng)這些新特點的有效措施，進(jìn)而全面提高高校財務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平。

一、高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)成功與否在很大程度上取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，是一個關(guān)乎高校發(fā)展全局的工作，做好財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)需要高校各部門的配合和協(xié)作。目前，許多高校領(lǐng)導(dǎo)對于財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)重視不夠、認(rèn)識還不全面，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)速度滯緩。有些學(xué)校將財務(wù)檔案信息化看作是財務(wù)部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，按照以往的思路辦事，財務(wù)部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進(jìn)行必要的歸檔和整理。此外，高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不夠及認(rèn)識不到位也直接導(dǎo)致高校在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施達(dá)不到應(yīng)有的要求，影響高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2、管理制度不完善，建設(shè)目標(biāo)不明確。高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)提議盡管早年就已經(jīng)被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關(guān)制度規(guī)范，但大多數(shù)高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)章制度零散的見于相關(guān)部門的文件中，目前沒有形成一套完整的規(guī)章制度體系，高校在進(jìn)行財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，缺少必要的理論指導(dǎo)與支持，導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)不明確、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在一定程度上影響了財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，高校在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的各個環(huán)節(jié)也存在著這樣或那樣的問題，如何規(guī)范高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)已成為高校信息化建設(shè)的首要問題。

3、管理人員素質(zhì)不高，缺乏相關(guān)專業(yè)知識。高校財務(wù)檔案管理信息化對于財務(wù)檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務(wù)檔案管理人員必須熟練掌握財務(wù)、檔案管理、信息網(wǎng)絡(luò)等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務(wù)檔案管理人員素質(zhì)整體不高，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。我國高校從事財務(wù)檔案管理的人員，能夠運用現(xiàn)代化技術(shù)手段搜集和整理財務(wù)檔案，同時又能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案的專業(yè)人員非常少。一些高校財務(wù)檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業(yè)能力不強(qiáng)的人員，缺少專業(yè)的檔案管理知識和財務(wù)知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)也不到位，既懂財務(wù)又懂檔案，既能進(jìn)行數(shù)字化處理又能進(jìn)行信息化處理的復(fù)合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

二、高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)策略

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)制度。毋庸置疑，領(lǐng)導(dǎo)是財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的真正推動者，領(lǐng)導(dǎo)信息化意識程度的高低決定了信息化建設(shè)的力度和深度。當(dāng)前，高校領(lǐng)導(dǎo)者要全面樹立科學(xué)的管理思想，擺脫傳統(tǒng)思維的束縛，認(rèn)識和理解計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于財務(wù)檔案管理工作的重要性。高校領(lǐng)導(dǎo)要站在全校發(fā)展的角度來進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，重視財務(wù)檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務(wù)檔案管理信息化工作制度，如數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控制度、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的物理隔離制度、重要數(shù)據(jù)備份制度等，積極推進(jìn)高校財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)。此外，高校還應(yīng)明確財務(wù)檔案信息管理的管理職責(zé)，要以財務(wù)和檔案管理部門為中心，其他相關(guān)部門積極參與，密切配合。財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的電子化、數(shù)據(jù)化，檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。

2、加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，構(gòu)建財務(wù)檔案管理信息化平臺。基礎(chǔ)設(shè)施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)中要加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，完善各種基礎(chǔ)設(shè)施，如存儲器、服務(wù)器、操作系統(tǒng)、交換機(jī)、路由器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等，構(gòu)建財務(wù)檔案管理信息化平臺。高校在構(gòu)建財務(wù)檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)。財務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)是對重要的財務(wù)信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機(jī)刻錄、數(shù)碼相機(jī)攝影、數(shù)字檔案資源格式轉(zhuǎn)化等現(xiàn)代化的信息采集技術(shù)和設(shè)備將紙質(zhì)的財務(wù)數(shù)據(jù)文件有效地轉(zhuǎn)換成數(shù)字化財務(wù)檔案資源;二是財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。財務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫主要包括會計檔案管理數(shù)據(jù)庫、財務(wù)報告檔案管理數(shù)據(jù)庫、資金結(jié)算檔案管理數(shù)據(jù)庫以及教學(xué)、科研資金管理檔案數(shù)據(jù)庫等。

3、強(qiáng)化財務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和能力。財務(wù)檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統(tǒng)檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設(shè)成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓(xùn)的效果。因此，高校財務(wù)檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務(wù)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案管理隊伍，逐步改變當(dāng)前財務(wù)人員隊伍知識結(jié)構(gòu)單一的局面，不斷加強(qiáng)財務(wù)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，使財務(wù)檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務(wù)檔案管理人員考核機(jī)制，通過各種激勵措施激發(fā)財務(wù)檔案管理人員的學(xué)習(xí)熱情和工作熱情，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)、高水平的綜合性財務(wù)檔案管理人才隊伍，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展帶來的新要求。

主要參考文獻(xiàn)：

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（一）財務(wù)檔案管理內(nèi)容

財務(wù)管理必須根據(jù)有關(guān)規(guī)定對相關(guān)的財務(wù)活動檔案記錄做一個嚴(yán)格審查，認(rèn)真核對信息的真實性，之后把檔案分類保存，經(jīng)過系統(tǒng)的整理之后形成目錄索引，按照固定順序?qū)n案有序擺放，這樣有便于日后的查找。財務(wù)檔案必須由專業(yè)的工作人員管理，這樣財務(wù)檔案才不會損壞或丟失。財務(wù)檔案管理非常重要，檔案內(nèi)容一定要保密絕不能泄露出去，如果有關(guān)工作人員需要查閱財務(wù)檔案，那么其必須遵守檔案查閱的規(guī)定，按照制度進(jìn)行財務(wù)檔案的查閱。

（二）財務(wù)檔案管理工作重要性

財務(wù)檔案管理工作對于事業(yè)單位的各項工作來說，有著非常重要的作用。通過財務(wù)檔案管理工作，我們可以對財務(wù)進(jìn)行一個準(zhǔn)確的規(guī)劃，通過完整的財務(wù)記錄建立一個財務(wù)數(shù)據(jù)庫，對單位的所有財務(wù)行為進(jìn)行一個明確的記錄，這樣挪用公款的行為就會大大減少。有關(guān)工作人員還可以在財務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)上完成財政政策的制定，這也可以有效保證事業(yè)單位各項工作的正常運行。財務(wù)檔案因為其自身獨特的屬性，對事業(yè)單位的財務(wù)工作、經(jīng)濟(jì)工作來說都具有著非常重要的作用，不僅如此，也是對事業(yè)單位工作決策以及經(jīng)驗教訓(xùn)的記錄，對單位來說極其重要且有著不可替代的地位。財務(wù)檔案管理工作如果得到了有效的加強(qiáng)，那么在缺少檔案約束條件時發(fā)生的的挪用公款等現(xiàn)象就可以得到有效的削弱，有了科學(xué)的檔案記錄，單位的每一次財務(wù)活動都可以得到明確的記載。如此，事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作就體現(xiàn)了其作用，這對于事業(yè)單位的發(fā)展也極大的幫助作用。

2 財務(wù)檔案管理工作的主要問題

（一）重視程度低

事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作的主要作用是保存單位的財務(wù)活動信息，保證單位進(jìn)行正常運轉(zhuǎn)。可是，目前仍有許多檔案管理工作者法律意識極其淡薄，對于其所負(fù)責(zé)的檔案管理工作不夠重視，同時也沒有較強(qiáng)的責(zé)任感，更有甚者有部分工作人員竟然認(rèn)為財務(wù)檔案管理工作是可有可無的。正是因為工作人員的不重視，使財務(wù)管理工作成為了華而不實的表面工作，在這樣的工作狀態(tài)之下，工作人員的檔案整理與收集工作往往就不能真實有效地進(jìn)行下去，如此一來導(dǎo)致的結(jié)果就是財務(wù)管理檔案的信息的真實性得不到保證。除了以上的情況，部分事業(yè)單位管理階層在財務(wù)檔案管理工作方面就沒有足夠的重視，在給財務(wù)檔案管理部門分配工作人員時也毫不注重工作人員的素質(zhì)和專業(yè)能力。這樣必然導(dǎo)致財務(wù)管理工作效率極低的情況。

（二）管理制度不夠完善

國家有關(guān)于財務(wù)檔案管理的法律如《檔案法》等早在多年前就已經(jīng)頒布并得到了有效的實施，這些法律對于財務(wù)檔案管理工作的大的方向早就做出了明確的規(guī)定。但是，不少事業(yè)單位所屬的財務(wù)檔案管理工作人員甚至是領(lǐng)導(dǎo)階層對于法律給出的規(guī)定并不能很好地遵循并有效實施，這就導(dǎo)致法律失去了應(yīng)有的執(zhí)行力。除了以上原因，大多數(shù)事業(yè)單位的財務(wù)檔案工作管理制度都不夠完善，這樣的情況就導(dǎo)致事業(yè)單位在日常財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中沒有一定的規(guī)章制度可以遵循，僅僅按照以往的經(jīng)驗去處理財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，這樣的工作狀態(tài)必然使財務(wù)檔案管理工作的效率大大降低。部分事業(yè)單位即使制定出了相關(guān)的財務(wù)檔案管理方面的制度，可是有些竟然出現(xiàn)了與法律法規(guī)相互沖突的條款，這一定會使事業(yè)單位的財務(wù)經(jīng)濟(jì)活動在執(zhí)行的過程中出現(xiàn)一個極為混亂的狀態(tài)，會給財務(wù)管理的各項工作帶來非常大的不良影響，阻礙財務(wù)檔案管理工作有效進(jìn)行。

3 提高事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作效率策略

（一）提高對于財務(wù)檔案管理工作的重視

目前，事業(yè)單位普遍存在重視財務(wù)檔案管理工作程度不夠的情況。針對這樣的情況，有關(guān)部門一定要讓事業(yè)單位對于財務(wù)檔案管理工作的意識得到應(yīng)有的強(qiáng)化，這樣事業(yè)單位對于財務(wù)檔案管理工作的關(guān)注才能夠得到有效的提高。單位領(lǐng)導(dǎo)一定要了解財務(wù)檔案管理工作在單位未來的發(fā)展和開展所有經(jīng)濟(jì)活動的過程當(dāng)中是多么的重要，讓財務(wù)檔案管理工作在事業(yè)單位財務(wù)工作方面的指導(dǎo)地位得到凸顯。事業(yè)單位還要讓財務(wù)檔案管理部門的員工擁有良好的財務(wù)檔案管理觀念，使事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作能夠在有關(guān)部門高度的重視的保證之下科學(xué)合理地發(fā)展下去。不僅如此，財務(wù)檔案管理工作人員還必須對財務(wù)檔案的管理高度重視，在整理財務(wù)檔案的過程當(dāng)中，工作人員必須要抱著認(rèn)真、細(xì)致的態(tài)度，保證整理出來的財務(wù)檔案都是真實有效的，這樣才能保證財務(wù)檔案管理工作的作用。

（二）實現(xiàn)信息化建設(shè)，提高工作效率

事業(yè)單位要使財務(wù)檔案管理工作實現(xiàn)信息化的建設(shè)，就要在財務(wù)檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)完成以后，使構(gòu)建財務(wù)檔案管理信息化工作得到有效的開展。財務(wù)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施完成建設(shè)以后，一定要將高科技信息化的手段運用到財務(wù)檔案管理工作當(dāng)中。事業(yè)單位的財務(wù)工作人員在單位開展經(jīng)濟(jì)活動的同時，必須對財務(wù)管理以及檔案管理進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)，這樣在財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過程當(dāng)中才能夠捕捉到準(zhǔn)確的財務(wù)信息并進(jìn)行記錄，這樣事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的效率也可以得到有效的提高。

（三）通過加強(qiáng)培訓(xùn)來提高工作人員素養(yǎng)