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（一）現代化辦公設備欠缺。現階段，大多數的機關事業單位數字化檔案管理欠缺相應的硬件設備，這就導致檔案管理的不規范，甚至有些機關事業單位檔案室存在檔案堆積的現象，也沒有對應的防潮、防盜等管理對策，這與現代數字化檔案管理嚴重脫節。由于檔案的調閱和查訪沒有很好的現代化手段使用，從而影響了機關事業單位檔案管理的完整和安全。此外，辦公設備的欠缺使事業單位對檔案資源進行有效的利用發揮不夠，只是處于管理的階段，這不利于對檔案資源的有效利用。

（二）檔案檢索效率低。現在的機關事業單位數字化檔案管理，對檔案的檢索大部分還處于手工檢索的階段，還沒有實現計算機檢索，這在一定程度上影響了機關事業單位檔案信息檢索的準確率與速度，增加了檔案查閱工作量，給檔案借用人員增添了麻煩。再加上人力手工檢索具有局限性，從而大大降低了機關事業單位檔案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各個機關單位保存的信息不一樣，這給檔案工作人員帶來不必要的困擾和麻煩。

（三）檔案管理人員綜合素質問題。機關事業單位數字化檔案管理的實施，需要檔案管理者了解信息化方面的專業知識和技能，這樣可以有效地利用數字化檔案管理設備。但目前階段的老員工，對網絡化信息接觸比較少，對信息化的知識學習起來比較困難，即使機關事業單位擁有了自己的現代化數字檔案管理設備，由于工作人員的技能問題，對數字化檔案管理依然無法順利進行。因此，機關事業單位的檔案管理員，要迅速建立屬于數字化管理的信息知識體系，提升自己的工作效率，達到對數字化檔案管理的需要水準。

二、優化機關事業單位數字化檔案管理對策

（一）創建現代化數字檔案管理系統。網絡信息技術的發展，給數字化檔案管理提供了便利，影響了人們的日常工作，是未來檔案管理的發展趨勢。對于事業單位數字化檔案管理，這是一個綜合性的管理，牽涉的內容比較多，因此，這就需要事業單位建立一個高效的數字化管理系統。我們可以根據機關事業單位的實際情況，結合自身的優勢，創建現代化數字檔案管理系統，把檔案、系統、光盤備份等進行相關的處理，嚴格控制檔案信息儲存質量與安全，避免相關的硬件隱患，為數字化檔案管理創建一個有利的環境，這有利于機關事業單位工作的順利發展。

（二）提高數字化管理效率。1.檔案管理能力提升。對于網絡控制的數字化檔案管理系統，我們要充分發揮其優勢，從而提高機關事業單位數字化檔案管理的質量和效率。因而我們可以憑借光纖與磁盤的連接陣列，對數字化檔案管理系統性能進行提升，還可以增加系統內部儲存量。2.強化檔案管理的可靠性。對檔案管理的可靠性進行強化，這就需要嚴格要求磁盤陣列產品的結構和硬件的組成要依據嚴格的標準，這為數字化檔案管理的系統未來功能的更新奠定了基礎。加上磁盤陣列需要多元化的保護級別，這有利于數字化檔案管理的使用者，系統功能得到了保障，這樣數字化檔案管理系統的數據有了安全性的基礎。3.檔案管理使用性能提升。數字化檔案管理需要選擇的是光纖磁盤的陣列產品，這對系統的維護性能具有相當的優勢，對數字化檔案管理系統可以實現在線升級的功能。系統網絡具有開放性，保證了相關人員對檔案資源的調取和查閱，這樣數字化檔案管理系統有了更強大的功能發揮。

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關鍵詞：

黨政機關；基建檔案；數字化管理

多年來，黨政機關基本建設項目形成的紙質檔案資料，不僅量大而且保管費用高且不易保存。隨著計算機技術的不斷發展，辦公自動化技術的廣泛使用，無紙化辦公越來越普遍，檔案數字化管理越來越顯示出其方便、快捷的優越性。尤其是黨政機關基建檔案應該適應形勢發展，及時開展電子文件歸檔和各類紙質檔案的數字化處理工作。否則就會影響各基建檔案信息的開發利用，使檔案難以迅速、準確地為機關事務各項工作服務。

一、基建檔案數字化的意義

基建檔案數字化就是實現傳統紙質檔案數字化、電子文件檔案化、檔案工作信息化，使檔案的管理內容從實際向數字轉變，使檔案的管理方式從傳統的手工操作向現代化的計算機管理轉變。

1、能有效保護原始檔案。基建檔案數字化后可提供原始檔案的電子副本，同樣滿足借閱、查詢等需求，同時避免與原始檔案的接觸，達到保護檔案原件的目的。

2、能有效地進行檔案管理。利用計算機進行數字化管理，針對不同的借閱對象采用不同的保密方式進行管理，并根據查檔者的權限，提供相應的檔案，能有效做好檔案的保密工作。

3、提高檔案的查詢和利用效率。傳統紙質檔案管理在提供查檔服務時表現明顯的效率低下的問題，數字檔案利用計算機進行系統化管理，提供方便、快捷、準確的查詢功能，同時實現網上信息共享，通過網絡把檔案提供給眾多用戶，最大限度提高檔案信息的利用率。

4、利用多媒體技術實現檔案信息立體化。利用現在多媒體技術使數字化的檔案信息做到圖、文、并、茂，加強檔案信息之間的關聯性，增強檔案信息的記錄功能和顯示功能，有利于檔案信息的利用。

二、如何做好基建檔案數字化管理工作

紙質基建檔案數字化就是機關事務部門的基建或房產管理科室，在每一項基建項目驗收合格后，將現有檔案室保存的基建檔案采用掃描儀或數碼相機等數碼設備進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。

1)檔案整理：在掃描之前，根據檔案管理情況，對檔案進行適當整理，確保檔案數字化質量。通過目錄數據準備、拆除裝訂、區分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等六個步驟，完成檔案整理。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列不變，做到安全、準確、無遺漏。

2)檔案掃描：根據掃描檔案的實際情況，選擇適宜的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率等對檔案進行掃描，并進行掃描登記，即認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單。登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理時填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。

3)圖像處理：通過圖像數據質量檢查、糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理等五個步驟，對圖像進行全面處理，達到最佳效果。

4)圖像存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。進行圖像文件命名，紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。

5)目錄建庫。首先是目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。第二是檔案著錄，按照《檔案著錄規則》的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。第三是采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規范、準確，發現不合格的數據應要求進行修改或重錄。

6)數據掛接。通過匯總掛接、數據關聯、交換登記等，做好數據的掛接，確保前后一致。

7)數據驗收。通過數據抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記，認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。

8)數據備份。經驗收合格的完整數據應及時進行備份。備份數據的檢驗內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。數據備份后應在相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。還要填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。

9)數字化成果管理。應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

三、基建檔案數字化管理后應注意的問題

為了做好檔案室數字化建設，在建設過程中應注意以下幾個問題。

1）堅持紙質文件和電子文件并存。在目前，由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據的認定存在著質疑。因而必須實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，同時進行整理歸檔。實行紙質文件和電子文件并存“雙套制”，并非是使紙質管理系統和電子管理系統獨立地、沒有任何聯系地保管，而應把紙質檔案和電子檔案作有機的對應，相互建立準確可靠的標識關系。

2）堅持電子檔案的安全保護和隨辦隨歸檔。要在機關內部尤其是基建科室針對利用者職責，設置使用權限密碼，防止越權閱文，切實做好安全保護。同時，為防止文件丟失，基建工作人員需對每一份基建檔案進行人工進行鑒定和歸檔；有電子文件的需要向檔案系統歸檔并輸入文件目錄，無電子文件的紙質文件需要進行數字化，這就需要做到隨辦隨歸檔，主要是為了出現以下問題：一是工作量大，年底歸檔工作量多，影響立卷進度；二是容易因為機關進行微機整理造成電子信息的丟失。

3）堅持建章立制與人員培訓。基建檔案數字化管理因時間較短，數字檔案室管理制度在建設之初并不會非常完善，需要檔案人員在執行過程中，及時發現漏洞及需要改進的地方，不斷修改和完善。同時，因基建工作人員并非專業的檔案管理人員，所以黨政機關在檔案管理工作中，除要對基建人員員進行定期的檔案知識培訓外，還要在數字檔案管理系統軟件更新后，安排相應的培訓，使他們能準備充分、快捷的使用更新后的管理軟件，避免發生因更新造成誤操作，而導致無法預料的事故。

作者：姜海峰 單位：山東省乳山市機關事務管理局

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隨著現代社會信息化程度的提高，檔案信息化和數字化建設成為檔案界普遍關注的問題，它是適應社會信息化發展的必然產物，也是全面提升檔案工作為社會服務能力的一個不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網絡的建設，更是突破單位和行業界限，為當地引進資源，搞活經濟提供良好的信息服務軟件環境，突破區域界限，實現全社會的檔案信息共享，最大限度發揮檔案的自身價值。國家檔案館早在2000年的全國檔案工作會議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數字化建設在全國各類檔案館和機關檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設導論》一書對檔案信息化和數字化建設是這樣定義的：在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。

1 對檔案信息化建設的認識

檔案信息化建設是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以現代化的檔案信息實體的數字化信息處理和利用的這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。但是由于這方面的技術在我市發展時間較短，人們對檔案信息化建設的理解和認識上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進一步的更新和突破。

第一，更新檔案管理的舊有觀念。長期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認為檔案工作是一個簡單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會大眾也把檔案部門看成是一臺“文件保險箱”，因此，要真正實現檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識、服務意識、法制意識、效益意識，通過檔案信息服務帶動整個檔案工作水平的提高。

第二，正確理解現代化、數字化與信息化的關系。檔案信息化建設是一個長久的、系統的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數據庫的建立、檔案信息網絡的建設以及檔案信息資源的最終開發利用。檔案現代化是旗幟，數字化是基礎，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實現需要有明確的指導思想和領導的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實地的工作態度，需要資金和技術的保證，只有把現代信息技術手段的運用與現代信息管理方法的應用有機結合起來，才能確保檔案信息化建設取得最優化的效果。

2 我市檔案數字化建設進程

過去的紙質檔案在多次反復查閱的過程中都產生了或大或小的損傷，利用現代化的技術手段對紙質檔案進行全文數據處理就能長久的保管好紙質檔案，延長使用壽命。

這幾年來，我局領導高度重視檔案的數字化建設，投入了大量的人力、物力、財力為我局檔案的數字化建設提供了良好的發展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區、江岸區、青山區等其他的檔案管理部門學習檔案的數字化處理方法，并結合我館的實際對麻城市檔案館的重點全宗檔案進行了數字化處理，目前已錄入目錄數據接近100萬條，進行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機關單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對本單位的檔案進行全文數字化處理，這也為我館將來建設復合型數字檔案館打下了堅實的基礎。自2008年我館搬遷進新館以來，我館已逐步使用現代化的管理方法為利用者提供服務，在復退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護了這些門類檔案的紙質材料。延長了他們的使用壽命。

3 未來的復合型數字檔案館

（一）、復合型數字檔案館是發展趨勢

隨著社會的發展，人們獲取信息的方式發生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術的發展和進步，步入一個新時代。我們可以從信息產業部2001年6月的《國家信息化指標構成方案》中看出我國對檔案館未來建設的發展方向。檔案管理工作也將隨著社會的發展進入一個新的信息化時代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質上發生了根本的轉變，從最初單一的文字圖片資料擴展為音頻、視頻、數碼照片、數據通訊、文件傳輸、電子郵件、遠程登錄、網絡新聞、壓縮和存儲技術等各種信息資源。信息資源的重要存儲基地，網絡也就成為數字化信息資源服務的主要工具，網絡上的數字化信息資源的管理就成為建設數字化檔案的關鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應走在信息時代的前列，順應時代的潮流，以網絡作為一個全新的平臺為社會提供檔案服務，從現在已進入信息數字化時代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數字檔案館”是勢在必行之舉。

然而數字化檔案館的發展，還需要有個過程，數字化時代傳統檔案館不可能消亡，復合型檔案館是檔案館發展模式的現實選擇。也就是說，在未來社會里，將會有三種檔案館存在：一是純數字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統、跨地區的網絡檔案館；二是純傳統檔案館，主要是存在于一些基層或經濟欠發達地區，這些檔案館將隨著社會的發展，其館藏檔案結構也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實現計算機自動化管理的方向發展；三是傳統檔案館與數字檔案館有機結合的檔案館，有數字化程度高的，也有數字化程度低的，這將是目前改進中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復合型數字檔案館。

（二）、未來復合型數字檔案館發展前景的設想

未來的數字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時可以隨時訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務內容、國家新近出臺的有關檔案的政策法規，以及檔案簡訊、業界動態、熱點新聞等。檔案館可以將這些內容通過電子郵件提供給注冊用戶。另外，檔案館的網頁可以相互鏈接，可以在自己的網頁上創辦交流園地進行學術交流，可以設立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網上刊登。總之，可以開辦的業務不僅僅是對利用者進行查閱取證服務，數字化檔案館將為檔案工作開辟了一個全新的天地。

數字化檔案館絕非是在政府上網時創建的網頁上加一個選項或鏈接而已，應該有自己獨立的域名和網站。“數字化檔案館”應創建自己獨具特色的網頁，開發可多級查詢檔案信息的應用程序，發展注冊用戶，給予注冊用戶更多的訪問權限或提供更加優質的服務。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識。社會效益的提高就意味著經濟效益的獲得。如果檔案館的網頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經濟行為會隨之而來，這就會加強檔案部門的自身“造血”機能，緩解檔案館常年經費緊張的狀況。

隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路進一步拓展，復合型數字檔案館將會離我們越來越近，數字化數據、信息將滲透到我們生活的各個領域，任何人和機構只要通過計算機網絡，均可擁有和使用數字檔案信息。在這個信息化建設的進程中，檔案工作會遇到各種各樣的困難和挑戰，我們將會不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設一個符合我市實際情況的復合型數字檔案館。

參考文獻

[1]楊公之：《檔案信息化建設導論》

[2]陳春紅：檔案信息化建設初探[J]，上海檔案，2006（05）

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數字檔案館是對數字檔案信息進行規范接收、有序管理、長期保存、高效利用的集成系統。數字檔案信息包括立檔單位形成并按照相關要求向檔案館移交的電子檔案，館藏傳統載體檔案轉換形成的數字化檔案，區域內與館藏檔案信息密切相關的重要數字信息等。

數字檔案館系統應當具備接收各立檔單位移交的電子檔案的能力。電子檔案接收首先需要建立一整套接收機制，保證接收過程責權明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證電子檔案的真實完整和長期可用。數字檔案館系統應當提供選擇在線接收和脫機接收方式，在線接收方式需要建立電子檔案移交和接收平臺；系統能夠批量導入或導出數據，保證數據的可靠和可用；能夠對電子檔案數據進行真實性、完整性、可用性驗證；具備目錄數據和內容數據等多種信鼠資源的采集功能。

數字檔案館系統應當具備將各種模擬信號檔案進行數字化轉換的能力。傳統載體檔案數字化是現階段數字檔案資源建設的一個重要途徑。檔案數字化工作是一項系統工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、掃描、存儲、利用等多個環節，應當通過數字化工作，對館藏檔案進行全面梳理。檔案館開展數字化可采取自行組織加工和委托專業公司加工兩種方式。對于加工量較大、開放程度較高的情況一般采取委托專業公司加工的方式。即使是全部采用委托專業公司加工的方式，各級檔案館也需要配備必要的各類檔案的數字化轉換系統，以便日常之用。

數字檔案館系統應當具備采集區域內與館藏檔案內容密切相關重要數字信息的能力。重要數字信息采集一般需要配備多媒體采集系統、網頁信息采集系統等，同時應當隨著新的數據類型的不斷出現而配備相應的系統和設備。

第二，數字檔案館應當具備有序管理數字檔案的能力

檔案工作的主要內容就是建立各種規章制度，運用各種方法手段對檔案實體和檔案信息進行科學、有序的管理。采用信息化的技術方法對數字檔案信息實行科學、有序的管理是數字檔案館系統建設和運行的中心環節，是數字檔案館的核心功能。

數字檔案館系統應當能夠按照設定的分類方案，將數字檔案信存儲到系統中，并根據管理要求進行適當調整；能夠過濾重份數據和重新分類、編號；能夠對檔案內容進行抽取和添加元數據等操作，目前檔案管理都是基于目錄數據庫掛接方式來實現，將來不排除使用新的技術方法對數字檔案進行有效管理；能夠輔助人工完成檔案的開放鑒定工作；對檔案內容數據及其元數據等相關信息建立持久聯系，形成長期保存檔案數據包和利用數據包；能夠對檔案類型、數量大小等按照設定要求進行統計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息；能夠輔助完成館藏實體檔案編目(著錄、標引)、整理、出入庫房管理等工作；能夠定制檔案業務流程或進行流程再造。

第三，數字檔案館應當具備保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用的能力

保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用是數字檔案館系統有別于一般檔案信息管理系統以及其他類型信息管理系統的最重要、最顯著的特征；是數字檔案館建設發展到一定階段的必然要求；是數字檔案館關鍵技術和管理要求的核心內容。

保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用采用的技術方法、管理手段，會隨著信息技術的不斷發展和檔案管理要求的不斷變化而不斷發展。當前需要采取的技術方法、管理手段包括，一是建立功能完備、技術先進、符合相關要求的數字檔案信息管理系統，這是數字檔案信息保存、管理、利用等各項工作的環境和基礎；二是數字檔案信息采用符合國家標準的存儲格式，暫時未制訂標準的，選擇開放格式或主流格式，如確需保存特殊格式的數據，應同時保存相關的源代碼、軟硬件等；三是接收、保存、記錄反映數字檔案信息內容、背景、結構及其變化過程的元數據，并與相應數字檔案內容信息保持持久、有效的聯系；四是系統采取防非法修改的技術方法；五是建立完善的管理制度，定期對載體及其軟硬件環境進行讀取、測試，發現問題，及時解決；六是適時采用遷移技術方法，計算機軟硬件以及技術或標準規范發生重大變化或發生重大事件時，采取遷移等手段進行技術處理。

第四，數字檔案館應當具備提供多種形式信息化服務的能力

運用信息化手段為各類用戶提供方便快捷的檔案利用服務，是數字檔案館建設的根本目的。數字檔案管理系統應當根據不同服務對象和不同檔案開放范圍建立相應的服務平臺。一是基于局域網面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員服務的館內檔案利用服務平臺；二是利用當地黨政網建立面向本級黨政機關各立檔單位服務的電子文件歸檔、電子檔案移交和檔案信息共享平臺；三是利用互聯網建立面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺。系統應當能夠實現檔案查詢、資源、信息共享、開發利用、工作交流、統計分析等功能。

系統能夠運用最新檢索技術方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數據進行快速、準確、全面的利用查詢要求；能夠通過網絡平臺或特定載體檔案信息和信息資源共享；能夠輔助檔案業務進行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流、遠程指導、遠程教育等服務；能夠輔助開展數字檔案信息的增值服務；能夠進行檔案利用訪問量統計、分布分析、輿情分析等相關工作；能夠對用戶、數據項、功能組件進行利用權限的角色授權處理，能夠進行門類設置、結構設定、字典定義等系統代碼維護工作。

第五，數字檔案館應當具備對館藏數字檔案安全保障的能力

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

前言

隨著現代信息技術的飛速發展，信息化建設的不斷推進，辦公自動化在各行政機關成普及之勢。辦公自動化，以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各信息，提高辦公效率。辦公自動化改變了傳統的辦公手段與方式，原來以紙質格式承載的各類文件及其他文字、數據資料逐步被以計算機為依托的電子格式所替代，從而產生了大量的電子文件。如何對自動化辦公過程中形成的電子文件進行流轉、歸檔、存儲、進館、利用等環節進行有效管理和有機結合，已成為檔案部門迫切需要重點解決的問題。把檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段，加快檔案信息電子化建設，實現檔案工作各個環節的電子化，是大勢所趨，也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。本文對文書檔案電子化管理的現狀和對策作一些研究。

一、文書檔案電子工業化管理的現狀

目前，在我國辦公自動化雖然逐步已普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，并且在目前我國生產力水平不高，科學技術相對落后的條件下，完全實現電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現在以下方面：

1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當單位的在內部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機關單位辦公自動化則要求一體化，行政機關事業單位的業務往往與上下級密切聯系，對上履行職責任務，匯報上級下達任務的完成情況，答復上級機關或管理部門的業務范圍的問題；對下達任務和傳達上級指示精神；同級兄弟部門之間的業務聯系也相當密切。因此，這就需要實行全社會最起碼本級市的各機關單位各部門都實行辦公自動化，但目前還未能做到這一步，而且業務信息在很大程度上還需依賴紙質文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。

1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當成一項緊迫的任務來抓，人們仍延續傳統觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的紙質文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進程緩慢。

1.3電子文件具有對設備的依賴性。離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識別。也就是說特定的電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件存在的。

1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。

1.5標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

二、關于做好文書檔案電子化管理的對策

檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，以公文管理實行全文電子信息處理為前提，而目前在傳統的辦公方式正向自動化過渡階段，將如何應對日益增多的電子文件進行更科學、更準確及時地歸檔呢？我認為必須把握好幾個環節：

2.1 建立電子檔案管理制度。建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度：歸檔制度、文件保密制度、檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障電子化檔案建設安全、有序地開展。統一規范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。

2.2 電子文件和紙質文件共存，實現文檔一體化工作制度。鑒于目前紙質文件和電子文件正在過渡階段，檔案電子化管理在實際應用中存在難以克服的各種問題，所以在目前電子文件完全取代紙質文件并不現實。解決的方法只能是電子文件和紙質文件同步歸檔，實行兩條腿走路。要在紙質文件和電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質文件以文本方式和映像方式共存工作的發展以及電子檔案特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理規章制度，這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問題，達到互補的目的。

2.3 嚴格執行電子文檔的安全管理制度。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼，保密期過后才能解密。密碼文件的管理，應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。特別是檔案數字化之后，安全工作顯得尤為重要。它既包括硬件的安全管理也包括軟件安全管理。硬件方面，應嚴把信息存儲載體質量關，提高電子文件載體的保存壽命。對于存儲電子文檔的設備和磁介質要妥善保管，確保電子檔案不會因溫度、濕度等一些人為災害導致文件丟失。軟件方面，就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統的保密性，使系統以及系統內的數據不被非法訪問、修改和破壞。

2.4 文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，比照手工作業的方法，起草、修改、審核、簽發、打印、封發各類公文，在這些過程中要按照行文的要求，選好文種、擬好標題、標明密級和時限、發送范圍等到所謂的電子文件背景材料。如果能夠在附件上記錄下文稿的歷次修改標記，領導簽發的記錄，那就更加完美了；第二部分是電子文件的歸檔處理。應該堅持以下原則：按時歸檔的原則。要求已經形成的正式的電子文件要及時向虛擬的電子檔案室進行移交。可以以郵件、硬拷貝等形式、送交到由檔案室已設置好的一個個文件夾，進行及時的分類管理。正式紙質文稿要在規定的時間內向檔案室移交，以便對有關的電子文件進行核對，防止電子文件的錯亂現象或被人為的刪改。歸檔的電子文件核對鑒定原則，應由有關人員組成核對鑒定小組，定期對各部門已形成的電子文件進行真實性、完整性和時效性鑒定，同時劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調閱使用。

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[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02

隨著網絡技術的發展，在這一背景下，信息技術革命浪潮持續高漲，經濟的全球化、社會的信息化進一步加強，人類進入了數字化時代。技術的進步、社會的發展、改革開放的成果已經為大力發展數字檔案館創造了有力的條件，我國數字檔案館的發展也開始起步了。繼2004年深圳市建成了國內第一個數字檔案館之后，許多城市的數字檔案館也實現了檔案的數字化加工文件資料著錄、數字檔案內容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內容關聯管理及圖文聲像一體化等應用功能，這些成就極大地推動了我國數字檔案館的建設進程。

一、數字檔案館的內涵

與數字圖書館建設初期一樣，20世紀90年代末，電子檔案館、虛擬檔案館、沒有圍墻的檔案館、全球檔案館、超級檔案館、數字檔案館等新名稱不斷見諸報端。隨著數字圖書館從概念變成現實，檔案界對于數字檔案館的表述也漸趨統一。

然而，對于不同的研究者而言，數字檔案館仍然有著不同的內涵。檔案界、計算機界、國際標準組織機構以及檔案用戶等，都在試圖從不同的角度來闡述這一概念。

信息系統論是當前檔案界對數字檔案館概念描述中的一種主要提法，其核心是將數字檔案館定義為一個超大規模的“信息系統”。定義強調數字檔案館是一個信息系統，但是，沒有給出信息系統的確切內涵。而持信息倉儲論這一觀點者通常將數字檔案館定義為“信息倉庫”、“知識信息中心”、“數據中心和數據交換站”等，最終實現“數字檔案館”，它強調了數字檔案館的信息存儲和傳播功能，但對數字檔案館本質屬性的描述存在著一定的局限性。信息環境論將數字檔案館看作是一種“信息組織模式”，其對數字檔案館本質屬性的表述顯得比較宏觀與抽象，環境的內涵究竟是什么，難以具體認知。功能拓展論將數字檔案館定義為傳統檔案館利用現代技術拓展服務功能的一種方式。其它還有一些類似的釋義，不再一一列舉。從以上幾種定義來看，多為描述性定義，差異較大，各具特色，反映了不同研究者從不同視角所得到的數字檔案館概念。

那么，怎樣才能從當代信息科學與檔案學的角度來對數字檔案館這一詞語的含義進行認定和概括，使所有數字檔案館建設者都能夠清晰地勾勒出未來的目標呢？只有對數字檔案館這一信息時代“新生兒”的本質屬性與內涵有一個全面的了解與認識，才能得出相對比較完整和清晰的數字檔案館定義。

我們是否可以這樣來定義：數字檔案館是在分布式計算機網絡環境中，利用數據庫技術、數字技術、多媒體技術和計算機網絡技術創建、獲取、存儲、處理、交換與數字檔案信息的檔案信息管理與服務機構，是各級政府和各單位信息化建設的有機組成部分。

二、數字檔案館的特征

1.數字資源的多樣性。一是依托于實體檔案的數字化；二是通過各種途徑收集、組織、加工相關數字信息形成的數字信息。

2.具有一定的開放性。依托于網絡，一方面能夠在線采集網上信息，實現信息資源共享；另一方面能夠針對利用者不同的需求，提供多樣化的服務。

3.技術的多變性。由于數字檔案館依靠于計算機、網絡和通信技術、數據庫技術、基礎于內容的檢索技術等，其存儲技術、載體、格式、閱覽方式等，都呈現出不斷進步、變化的動態。

三、數字檔案館的功能

1.信息集成功能。數字檔案館的建立，使我們可以在網絡環境下，對特定區域內的所有檔案進行數字化管理，改變了以往單一的檔案實體的保管形式。通過信息集成，使中心檔案館成為真正意義上管理檔案及相關信息的中心，所以，信息集成將成為數字檔案的首要功能。

2.資源共享功能。無論利用者位于何地，檔案保管于何處，利用者都可以根據自己的需要，隨時隨地方便地查詢、下載檔案目錄、數據乃至全文，數字檔案館這一功能的發揮有助于實現檔案利用的理想化目的。

3.社會記憶功能。數字檔案館的建設將應用國家相應的檔案政策使檔案館改變以往以黨政信息檔案為主體的實體保管模式，檔案是社會記憶的主要工具。數字化檔案的建立將有助于檔案館保存社會記憶功能的實現。數字檔案館能實現對電子公文、科技文件等進行文檔一體化管理，對文件從生成、捕獲、處理、歸檔、鑒定、提供利用等的全過程管理，進行數據的動態管理。

四、數字檔案館的最終目標

數字檔案館建設的最終目標是要通過國家信息基礎工程把各級各類檔案館組織在一起，把檔案信息與其他門類信息綜合起來，作為國家信息資源的組成部分，面向全社會發揮作用。所以，數字檔案館建設項目、尤其是國家綜合檔案館的數字檔案館建設項目應該從一開始就納入到國家信息基礎工程之中統一規劃與設計。數字檔案館的核心資源主要來自相關的信息系統，同時又可與相關信息系統進行信息共享。

五、數字檔案館的總體架構

數字檔案館應以結構化的數字檔案館為基礎，基于物理和邏輯兩種結構，建成中心檔案館和基層檔案館兩層分布式結構，實現各系統之間數據接收、信息交互、資源數據查詢、數據存儲與備份、歸檔數據管理、目錄、信息的整理與利用管理等功能。按照兩級模式建立的中心檔案館內容包括各門類在內的所有檔案的數字化信息，基層檔案館應管理本單位經過歸檔流程的先行有效的各類檔案數字化信息。

六、數字檔案館理論體系建設

數字檔案館的理論研究涉及多個學科領域。例如，檔案學、信息學、計算機科學、管理學等，不同學科領域的研究者攜手開展數字檔案館理論研究，勢必會更加有力地推進數字檔案館理論體系的建設。但是，對于數字檔案館這一檔案工作創新變革的產物，檔案界似應更多地承擔起建設相關理論體系的重任。鑒于檔案學科是一門實踐性很強的學科，本文試圖從檔案學理論研究與檔案工作實踐相結合的角度，對數字檔案館理論體系建設的內容作一些初步的探討。

1.數字檔案館基礎理論建設

數字檔案館基礎理論研究離不開傳統檔案學科基礎理論研究的基礎，是對傳統檔案學基礎理論研究的深化與拓展。這部分內容主要包括：

數字檔案的定義及邊界。例如：數字檔案館的管理對象究竟是什么？與圖書館、博物館和其他信息管理機構的管理對象有什么區別與聯系？大檔案的概念外延到底有多大？這對于當前檔案部門科學構建數字檔案館信息資源庫，合理配置有限的人財物資源具有重要的指導意義。

數字檔案館的管理體制與機制。例如，在數字化、網絡化的環境下，如何理解和貫徹檔案工作“統一領導、分級管理”的組織原則，建立起科學的數字檔案館體系，推進數字檔案資源的共建與共享？如何構建數字檔案館的績效評估機制等。

狹義數字檔案館的組織架構、工作環節以及相關的工作原則與要求。例如，數字檔案信息的創建、獲取、鑒定、存儲、處理、交換、、利用、保密等應采取哪些策略，建立哪些制度？在數字化的環境下，如何根據數字檔案的形成目的、形成活動、形成過程、處理程序和職能范圍來正確運用檔案管理的基本原則。

上述理論問題，與數字檔案館建設實踐的推進速度相比較，檔案界關于數字檔案館基礎理論的研究還顯得比較欠缺和薄弱。然而，在當前社會信息化快速發展的大背景下，檔案學科領域基礎理論研究的或缺，勢必會導致實踐的盲目性和無所適從，進而加速檔案工作的邊緣化趨勢。筆者認為，檔案工作者需要學習、了解和掌握現代信息技術，更需要明白自己的歷史使命與工作內涵。數字檔案館既不能成為信息孤島，也不是一個沒有獨特內涵、漫無邊際的信息大倉庫，需求不明晰往往是導致一些數字檔案館建設項目難以達到預期效果的一個重要原因。

2.與數字檔案館建設有關的法律規章建設

這方面的內容有很多，這里只能列舉一些實踐中遇到的、亟需解決的法律規章問題。如：檔案工作的法律規章，政府信息公開的法律規章，著作權、知識產權保護的法規政策，保護公民隱私權、知情權的法規政策，信息共建共享的法規政策等等。

數字檔案館建設的主要宗旨之一就是要充分開發利用檔案信息，為國家、社會和公民提供高效、便捷的服務，推進政府信息公開、構建社會主義和諧社會。檔案界應注意總結和發現數字檔案館建設實踐中遇到的法律問題，積極推進相關法律規章的修訂與完善，確保數字檔案館建設有法可依，為數字檔案館建設提供有力的法律保障。

七、進一步推進區域數字檔案信息資源共享的思考

1.堅持統籌兼顧，加大信息資源整合力度

一是擴大檔案收集范圍。注重收集檔案的全面性、系統性和完整性，多門類、多載體、多途徑，豐富館藏數量，改善館藏結構。二是實施館室一體化。通過館室交換，實現機關、企事業單位與國家檔案館之間電子文件和數字檔案的有效銜接和共享。三是規范數字檔案館建設，特別是要完善檔案數據庫建設，夯實數字檔案館資源基礎。

2.堅持共建共贏，建立完善的合作機制

實現檔案資源集成共享離不開完善的協同工作機制，這是資源共建共享的前提。由于檔案工作實行分級管理，同時檔案信息資源共享的相關規則不明確，一些地區可能將檔案信息資源的產權地區化，有可能人為設置檔案信息互聯互通的壁壘，導致在檔案信息歸屬上的“地區所有、部門私化”，這種格局將阻礙檔案信息資源的共享應用。因此，區域內各級檔案館對資源共建共享的思想認識是否統一、工作是否同步，都將直接影響區域數字檔案資源集成共享和利用服務的整體水平。

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創新就是人類社會和國家發展的重要依據。隨著社會經濟的有效提升，科技技術的不斷創新，促使高校的檔案管理工作也出現了一定的改變，并且進入到全新的管理形式，解決了以往的高校檔案管理工作出現的問題，同時滿足了現階段高校學生和人們的需求，有效的推動了檔案管理工作的實施。檔案管理數字化的發展，主要是依據數字轉換、掃描、壓縮等網絡技術將以往的檔案素材歸納到完善的檔案庫中，從而有助于高校學生、教師以及研究者等進行閱讀和下載，從而保障了檔案素材的完善性和有效性。但是，實際發展的過程中，高校實施的檔案管理工作較為落后，因此需要實時創新，從而滿足現階段高校發展的需求。

一、高校檔案管理創新和檔案管理數字化具備的含義

高校檔案管理的創新和檔案管理數字化是依據現代管理方案為依據，全面依據現代管理觀念和形式，結合優質的管理形式和設施，突破以往的管理形式，促使高校檔案管理更具備創新觀念，引導高校管理走向科技、數字、系統化的管理形式。

高校檔案管理的現代化與以往的管理形式對比分析，有非常多的特點，例如占據的空間相對要小，減少了資源的流失和浪費，信息儲存的形式多變，同時數量也在不斷地增加，個性化的管理形式不斷的推廣，還加大了信息的傳播速度。在實際發展的過程中可以提升高校檔案資料的傳播速度，保障信息資料傳播的有效性，提升檔案管理工作的工作質量。高校檔案數量和時間也在不斷地改善。因此，現代化的管理形式是發展的必然方向。

二、高校檔案管理創新和數字化管理中存在的問題

在實際發展的過程中，想要到達創新，進行數字化管理并不是簡單的工作，需要實施工作的人員堅持實施。在目前的高校檔案管理中還存在一定的問題。

（一）檔案標磚缺少完善性。由于不同高校的發展時間和形式也不相同，促使檔案管理工作在實施的過程中也存在一定的差異性。依據高校來說，其時間的差異性，促使技術也存在一定的不同，從而導致檔案管理工作無法統一，設施應用的效率和時間等也存在不同，這些都影響著整體檔案管理工作實施的有效性和完善性。

（二）管理形式缺少創新性。高校的檔案管理發展形勢逐漸向數字化挺進，這是時展的需求，具備一定的連續性。從信息技術的發展初期到現階段，我國越來越關注檔案管理現代化發展，但是隨著科技技術和社會經濟的不斷提升，在實施高校檔案管理工作的過程中，大部分的高校沒有滿足時展的需求，缺少一定的創新觀念。科技發展的越來越快，促使檔案管理也需要具有創新觀念，從而滿足時代和人們的需求。

（三）數據庫構建缺少實用性。現階段，國家在投資高校管理經濟上，依據對檔案管理工作的投資非常的少，因為投資金額較少，但是大部分的高校實施工作也存在一定的限制，無法及時更新優質的設備，促使大部分構成的檔案數據庫形式較小。大部分的高校檔案數據庫管理都缺少實用性，數據庫模式的減少，標準不完善，形式單一化，同時沒有規范的管理，以此無法滿足時代人們的需求，從而減少了高校檔案管理的有效性和完善性。

三、高校檔案管理創新和數字化檔案管理的方案

（一）完善檔案管理的系統，減少網絡影響。要想實施高校檔案管理數字化，最先要完善管理系統的軟件，從而奠定有效的基礎，以此高校需要提升軟件的開發工作，開發有效的高校檔案管理軟件。一個優質的檔案管理數字化技術，需要具備以下幾個特點：第一，滿足各種形式的檔案需求。第二，可以保障檔案管理信息不受到網絡技術和平臺的約束。第三，應用技術簡單方便。在實施管理工作的過程中，依據上述三點實施創新，不但要提升軟件的有效性，還要滿足工作人員的需求。例如，可以構建優質的專屬服務器，促使校外的人員可以進行搜查。并且定期更新數據庫信息，確保信息的有效性。

（二）構建數字化檔案管理，促使文書檔案自動化應用。構建數字化的檔案館是科技技術發展的重要組成部分，并且改變了檔案管理工作形式、目標以及方向等。因此，在實際發展的過程中需要依據信息和網絡形式構建數字化的檔案館。最先需要將高校以往的館藏信息和資源進行數字化管理，有助于校內外的人員進行閱讀和下載。工作者可以依據掃描、手工錄入的形式將有效的信息資源儲存到光盤、U盤等系統中。在最開始實施數字化檔案管理工作的時候較為復雜和艱難，需要制定完善的工作方案，有效的實施工作。之后，現階段的檔案工作都將實施數字化，需要工作者依據數字化技術和系統的要求將文書工作轉化為數字化的形式，從而自動化管理文書。文書檔案管理是進行自動化管理的重要基礎。但是其實施的時間較長，不僅是工作人員的錄入工作轉換為數字化的形式，還要將整體的管理工作轉換為數字化的形式。這需要數字管理的構建融入管理，依據系統管理人員的錄入可以明確哪些工作沒有完善，以及及時解決問題，保障數字化管理工作的質量。

（三）提升數字班培訓，提升檔案工作者的信息管理能力。為了滿足新檔案管理工作的需求，需要制定有效的檔案數字班培訓工作，從而提升工作者數字化管理能力。工作者依據培訓班，可以學習新的知識，優化自身具備的知識系統，并且掌控新的計算機管理能力，滿足檔案數字化管理的要求，提升整體工作的質量和效率。

結束語：綜上所述，計算機技術和網絡平臺的不斷發展，促使人們的生活和學習形式都發生了一定的改變，信息數字化已經是現階段社會發展的重要組成部分，更是創新的重要依據。高校檔案管理是檔案管理數字化管理中組成部分，結合了創新的理念，滿足了現階段時展的人們需求，同時也推動了檔案管理數字化理念的發展和應用。

參考文獻：

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[J].赤峰學院學報（自然科學版），2014，03.

[2]季軒.高校檔案管理創新及檔案管理數字化探索[J].產業

與科技論壇，2016，15.

[3]烏日娜.淺談高校檔案管理創新及檔案管理數字化問題

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創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。

1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟

1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效

自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。

2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題

2.1數字化、輔助管理方面存在的問題

首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。

2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

3高校檔案管理現代化的初步構想

3.1采用客戶機/服務器（Client/Server）體系結構模式；客戶機/服務器結構模式是通過網絡把分散的計算機系統連接起來，系統把這些計算機根據其功能劃分為服務器與客戶機C/S結構系統處理方式同以往的“文件共享型”網絡處理方式相比，其主要的不同點在于將一種應用分解成為若干部分，如用戶界面、商業邏緝和數據庫，并將這些部分交給多臺機器（包括工作站、一個或多個服務器）分別執行，共同實現整體應用。服務器作為信息集中處理和交換的中心，硬件上選用市面上常見的高檔微機即可。

3.2檔案信息的管理離不開數據庫系統。現在高校檔案部門使用的數據庫管理系統多用DBase， FoxBASE， FoxPro等編寫，這些程序嚴格講僅是一般操作系統的延伸，作為數據庫管理軟件在單機狀態下應用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統，它們無論在功能上，安全性和數據完整性等方面都不能很好的滿足需要。應該選擇適用于多種操作系統，多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機/服務器結構的數據庫管理系統，如Ora？鄄cle、Sybase、Informix、IBM的DB2、微軟的 SQL Server等。這些軟件不僅具有上述功能特點，而且還提供數據庫互連工具（ODBC驅動程序）、數據庫―――Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。

淺議高校檔案管理數字化及檔案管理創新

張洪光

（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古 010070）

摘要：隨著信息數字化急速成熟，高校檔案管理創新應當向數字化發展，高校檔案管理現代化與數字化是密不可分的。

關鍵詞：高校檔案 檔案管理創新 檔案管理數字化

創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力，要發展就要有創新，檔案事業也是如此。高校檔案管理只有不斷創新，才能使檔案事業適應和服務于社會，跟上當今和未來世界發展的步伐，才能適應社會主義市場環境對檔案工作的需要。

1.1檔案信息時展的要求

首先，數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。美國經濟學家邁克爾?戈德海伯于1997年指出：在以計算機網絡為基礎的信息社會中，面對浩如煙海的信息，對人們來說，信息已不再是一種稀缺的資源，而是相對過剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以網絡為基礎的新經濟，其實質就是“注意力經濟”。 高校檔案信息數字化、網絡化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

1.2高校檔案信息數字化是計算機大量應用于高校管理的必然結果

首先，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機管理檔案可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。 許多高等院校建立了校園網，并與教育科研網和國際互聯網相連。校園網的開通為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境，廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內外的專家進行科研項目合作、查詢資料、 學術交流、籌備各種會議等等。

1.3高校檔案信息數字化、網絡化的條件已經基本成熟

1.3.1通訊技術和計算機網絡迅速發展；90年代以來，我國先后筑起中國互聯網（Chinanet）、中國教育科研網（caep.cetinnet）、中國科技網（CSTnet）和中國金橋網（ChinaGBnet），并均與國際互聯網Internet接軌。就全國高校來看，1994年以來，由于"211工程"和CERnet工程的促進，很多高校紛紛著手建設校園網，至1996年底，已有220所高校建成校園網并連入CERNET， 800余所高校的校園網自2000年底開始陸續建成。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為高校檔案館網絡化建設提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動化建設初見成效

自20世紀80年代后期以來，高校檔案館自動化建設經過10多年的努力，開發出數百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。

2現在高校檔案數字化、網絡化存在的問題

2.1數字化、輔助管理方面存在的問題

首先是檔案計算機輔助管理模式僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助檔案工作人員對檔案實體進行編目和檢索，不是針對具體的檔案信息，比如，這種形式編目須大量依靠手工勞動進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入。編目的實際目的是為了讓計算機排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計算機輔助管理不同外界發生關系，它只為檔案部門內部服務，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實體。

2.2高校檔案館網絡化建設中存在的問題

2.2.1缺乏統一的網絡化協調機構

由于受高校管理體制和運行機制的影響，不同的高校隸屬不同的行政主管部門，這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自找發展的局面。雖然許多高校檔案館已意識到資源共享的重要與必要，但缺乏館際合作的行動。而國家目前尚沒有一個統一的組織機構來規劃協調檔案館網絡化建設和資源共享工作。

2.2.2標準化水平低

由于歷史的原因，高校檔案館自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循相應國家標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。

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0前言

如今檔案的主要管理方式已從原來傳統的紙質管理轉變成現在的計算機數字化管理，尤其是高校的檔案內容十分的多，詳細包含著每屆每名學生的資料，所以在管理時就十分的繁雜，得到的資料都十分重要不能丟失，而且還要按照順序去進行排列，只有這樣才方便以后的查找，如果是由人工來執行的話就很難達到需要的標準和要求，但是科技在發展，現在計算機數字化安全管理已在高校運用起來，讓高校的檔案管理工作變得不像以前那樣煩瑣，更加容易操作，現在廣大高校基本都采用計算機數字化安全管理的技術，本文就是筆者對高校檔案計算機數字化安全管理的一些探究。

1高校檔案計算機數字化安全管理概述

高校檔案計算機數字化安全管理就是高校檔案館的管理人員利用校園網絡、校園通信設備等各種現代科技信息技術代替以前傳統的手工紙質方式，可實現高校的檔案信息能自動查閱和處理，搭建網上高校檔案計算機數字化查閱的平臺，這樣可更加方便、更加快捷地為院校用戶端服務，建立起完整的檔案信息數據庫，提高高校的檔案管理效率和服務水平。

2高校檔案數字化安全管理的重要性

學生的檔案是個人的信息管理具有保存的價值而形成的原始記錄資料，也是學校掌握學生的信息的重要資料來源。原始的檔案含有很高的依據性和權威性，所有的高校和社會上很多的企業，對學生的個人檔案資料都有很大的利用價值，但學校在對學生的檔案進行存儲和管理還有利用價值時，經常由于各種原因對保存的檔案造成一定的損傷或丟失，有時還會被人故意更改資料上的內容，所以，以前的那種傳統管理的模式不能達到現在高校對檔案安全管理的標準水平，尤其對檔案的存儲和管理這兩方面，多年來，高校也一直在尋找更有效的方法，隨著社會的科技水平一直在不斷地發展，現在基本上各高校都采用的是計算機數字化安全管理的技術，這種科技化的管理模式正在一步一步地取代以前傳統的人工紙質檔案管理的方式，漸漸地成為高校檔案計算機信息化管理的新方法。現在的社會科技水平一直在不斷地進步和發展，社會上高智能技術的犯罪手法絡繹不絕的出現，所以各高校都需采取計算機數字化信息的管理方法來管理學生的檔案信息，高校檔案計算機數字化安全管理在保衛，預防和打擊高校犯罪這些方面起到了越來越多的作用。高校的主體就是學校的學生，學校的所有中心都是圍繞著學生，為把學生培育成國家的棟梁人才來為學生服務，但現在這個社會上有很多的不良風氣，導致很多的學生的思想觀念，和對人生的規劃、目標，都受到了很大的負面影響，經常能聽到、看到高校大學生違法犯罪的案件數量也在不斷地增加。各高校廣大的師生都需要一個安全，方便學習工作的環境。但是高校的檔案管理人員在大量的工作任務中任務還是十分的困難，不僅要保證高校檔案安全任務的完成，還要保證在工作的過程中的服務質量，所以，高校檔案計算機數字化安全管理的建立與運用，能有助于保障高校的保衛工作有效地進行。

3增加檔案計算機技術數字化人才的引進

高校所采用的對檔案進行計算機數字化安全管理的方式，主要的工作模式就是將需要存入的檔案信息錄到計算機系統里，然后計算機可對檔案進行分類處理，并保存，簡單來說就是將紙上的文字內容變成信息數字化的內容，計算機的數字化管理可節省出檔案所占有的空間，并保證檔案的安全性。不像以前的管理方式，需專門設置一間房子來存放檔案，這樣就需要人工花費很多的時間進行整理，而且學校的檔案管理難度非常大，因為要收集學校所有學生的學習成績還有個人信息資料，還有學校教師的相關資料等等，由于內容含量就十分巨大，在進行收集和整理時就十分困難，而引入計算機數字化管理技術后就不需人工進行整理和收集，提高了工作效率，并且，在一定的程度上，還提高檔案管理工作的信息安全性，這樣就不僅減少人力的資源浪費，也讓檔案的工作管理更加簡化的同時提高工作效率，所以高校為提高檔案管理就必須采用計算機數字管理方式，就要引入技術性的人才，讓學校建立起規模完善的數字化管理，可更好地對高校檔案的管理進行分類和規劃，還順便可把以前陳舊的紙質檔案錄入到計算機數字化管理系統中去，重新整理一下，這樣就不會讓檔案損壞或丟失后不能進行查找。當然，高校在引進高校人才時也要注意結合學校的實際情況，最好是引入技術性的人才，經過學校的培訓后能馬上上手，合理地利用人才的資源，能更好地發揮出人才的優勢和起到的作用，在工作時，要注意加強人才的準確性培養，這是因為檔案在錄入計算機進行工作時需要一個認真、謹慎、負責的工作態度，要保證所錄入的信息準確并且完整，可適當地提高高校檔案管理工作人員的福利、薪資待遇等，吸引更多的計算機數字化人才參與到高校檔案計算機數字化管理的工作中，更好地促進管理工作的發展和推廣。

4提升檔案計算機數字化安全管理水平

把以前紙質的檔案管理方式轉變成現在計算機數字化管理的時最重要的一點就是要注意計算機的安全，一定要注意加強計算機里面的防火墻設置，避免黑客或病毒入侵到計算機系統里，以免導致檔案資料被竊取或丟失，高校采用計算機數字化管理的最大優點就是減少人力的工作量，計算機可直接自動整理并篩選分類，并節約很大的成本資源，減少紙張的浪費，紙質的檔案如被破壞掉，檔案就會變得不完整，信息資料就會缺失。由此可見，高校檔案計算機數字化的管理方法可提高檔案的存儲安全性，但計算機數字化管理也存在著一定的缺點，計算機的技術有效地避開了紙質檔案的這幾個缺點，當然不可避免計算機存在的不確定性和發生突發意外的可能性，也存在檔案管理工作的危險性，計算機很容易受到網絡病毒的入侵，如果電腦沒有設置好防火墻，在計算機遭到病毒入侵時，很有可能檔案的資料被盜竊或刪改的可能性，所以一定要加強計算機的安全管理，并隨時監控，錄入的檔案資料信息也一定要有備份，防止發生任何突發的情況，幫助提高計算機數字化的安全管理。

5加大檔案數字化計算機管理設備的投入

在對高校的檔案管理工作進行時，專業設備、設施要加大資金的投入，因為高校檔案計算機數字化管理減少以前傳統的人力、物力的投資，所以高校可把以前對人力、物力的資金轉用到計算機的設備上，構建出高校更加安全的檔案管理系統，購買更加完善的計算機設備系統可有效地防控病毒對計算機的侵害，好的計算機設備還可建立更加完善的檔案管理系統，系統的完善是檔案管理經常做的工作，跟隨科技時代的發展，通過對計算機系統的完善和升級，在病毒入侵時可應對各種突況的發生，到目前為止，還有許多的高校并沒有重視計算機數字化管理的發展，還認為以前傳統的紙質檔案管理方式更加的安全，更別說采用計算機設備來對檔案進行管理，這種落后的思想是不正確的，高校的思想、腳步要隨著時代的發展而前進，跟著社會的科技信息化而進步，加大科技的引用，采取技術化的檔案數字化管理模式。

6高校檔案數字化安全管理發展方向

6.1為更好地保護錄入的檔案信息可以采用計算機自帶的程序，把檔案資料設定成不可更改的只讀文件；

6.2計算機中已錄入的檔案資料有可能會因保存信息資料的載體出現故障被損壞，導致所錄入的檔案資料丟失，所以，在對所錄入的檔案資料一定要采取備份，這樣就算出現故障導致檔案資料丟失也不會造成損失；

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〔中圖分類號〕R197.3〔文獻標識碼〕A〔文章編號〕1002-2376（2016）03-0097-03

實驗室專業人員技術檔案是實驗室的技術性檔案資料的重要組成部分，專業人員技術檔案包含了實驗室人員的學歷、工作經歷、專業技能、所受培訓、工作業績、科研成果等各個方面，是實驗室人員整體情況的最直觀、最真實的綜合體現。人員技術檔案不僅反映了實驗室人員個人的技術能力，也是一個實驗室技術能力的體現。實驗室建立完善、有效的專業人員技術檔案，是對實驗室認可準則規定的遵守，在實驗室評審和認可機構對實驗室能力認可的過程中是不可或缺的證明材料。同時，完善且便于查詢的專業人員技術檔案可以提高質量工作的管理效率，對質量管理體系的持續有效運行也發揮重要的作用。想要獲得完善且便于查詢的專業人員技術檔案，加強專業人員自身對專業人員技術檔案的認識，實驗室應從以下方面著手。

1完善的制度

專業技術人員檔案的管理不能僅僅依靠簡單的收集，保證不遺失。還需要完善的制度，依靠專業的檔案管理技術，建立檔案管理的制度。專業技術人員的檔案管理應設立歸口部門，配有專職或兼職的人員負責，規定職責，建立人員技術檔案管理制度和相關的程序文件或作業指導書，做到職責明確，有章可循。實驗室的人員技術檔案管理的歸口部門一般為質量部或人力資源部，收集部門為科技管理相關部門、質量部和人力資源部等，實驗室應在質量管理手冊中明確各部門的職責，并配套編寫相關的程序文件。特別是對專業人員技術檔案本身如歸檔范圍、留存期限以及保存要求等做出詳盡的規定。

2完善的內容

CNAS-CL01:2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》5.2.5條款：“實驗室應保留所有技術人員（包括簽約人員）的相關授權、能力、教育和專業資格、培訓、技能和經驗的記錄，并包含授權和/或能力確認的日期。這些信息應易于獲取。”根據文件要求，人員技術檔案至少包含專業人員的教育背景（如學歷、學位證明）、工作經歷（如職稱證明、證明專業技能和經驗的記錄或能力確認證明）、培訓、考核證明資料、授權和資格確認以及取得的證書、技術水平證明材料等內容。

2.1教育背景

CNAS的各領域應用說明對專業人員的教育背景提出了相應的要求，表1以醫療器械檢驗實驗室為例，列舉了醫療器械檢驗領域涉及的應用說明中對專業人員的教育背景及工作經驗要求。當然，實驗室人員在工作中進行了繼續教育，也應及時將繼續教育的學歷學位證書等證明材料歸入專業技術人員的檔案中。

2.2工作經歷資料

實驗室人員在進入實驗室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作經歷與本實驗室現有工作相關時，實驗室在建立人員技術檔案時應收取之前的證明資料，如工作履歷、聘書、職稱證書等。這些證明材料可以證明專業人員的相關工作時間，彌補教育背景的不足。在特殊崗位授權時，專業人員技術檔案可以起到關鍵的查詢作用。

2.3培訓證明資料

實驗室的專業技術人員在專業相關工作期間，為維持或增強技術能力，必須接受符合崗位要求的培訓，獲得相應的培訓證書或者上崗證書。以醫療器械檢驗領域實驗室為例，專業技術人員應取得的上崗證書，見表2。需要注意的是，很多培訓證書是有有效期的，需要對人員資質進行維持。另外有一些內部培訓，是沒有證書的，證明材料為單位的培訓記錄表。

2.4授權和資格確認

本部分包含了專業人員上崗授權和持續授權的證明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5規定：“實驗室管理者應對特定人員進行授權，”特定人員包括：樣品管理人員、抽樣人員、檢測和校準人員、報告簽發人員、特定設備操作人員以及提出意見和解釋的人員等等。這些人員的授權文件也應保存在人員技術檔案中。由于實驗室人員工作經歷的增加，實驗室能力范圍不斷的擴充，專業技術人員的人才流通等因素，專業技術人員的授權能力也是每年都在變化中的，如何維護專業技術人員的授權與資格確認，是專業人員技術檔案管理的一大難點。很多實驗室采取建立專業技術人員的年度授權書的形式，雖符合CNAS對實驗室評審的要求，但并不利于個人技術檔案的查詢，因此電子表1醫療器械檢驗實驗室人員教育背景、工作經驗要求分析化的授權書即成為了必要的補充手段。

2.5科研成果

實驗室人員的科研成果如科研項目、標準編寫、文章發表等也是專業技術人員的能力表達方式中不可或缺的部分。其證明材料也是最難收集的，需要依靠專業人員本身的意識和實驗室各個相關部門的配合。

3有效的實施

目前，專業人員技術檔案收集的渠道主要分為實時收集和集中收集兩種方式。實時收集指個人日常取得的有關專業技術證明和業績成果材料，如學歷證書、資格證書、論文、專著、科研及培訓教育形成的材料等，及時收集。這需要技術檔案管理人員的細心與耐心。集中收集指集中在年終考核后一次性收集。這需要部門間的配合。經過多年的摸索，很多實驗室都建立了自己的收集模式。以我實驗室為例，專業人員入職后，人力資源部即會將人員的教育背景資料、工作相關資料轉到質量部進行預建檔，待專業人員完成室內考核轉正后，正式建立該人員的技術檔案，并集中收集該人員自入職到轉正期間的培訓、能力授權等相關資料歸入專業技術人員檔案中。然后轉入實時收集的模式，隨時根據人員情況更新完善人員技術檔案。在建立和收集過程引入人員技術檔案的電子化管理，將技術檔案編寫電子目錄并將證明材料電子化作為附件上傳，方便統籌規劃專業人員的繼續教育、職業發展規劃，專業技術人員也可以實時掌握自身的技術檔案情況。專業技術人員離職后，人員技術檔案轉回人力資源部與人事檔案合并歸檔。當然，每個實驗室的實際情況不一樣，只要保證可以收集到技術人員完整的技術相關證明資料的運轉模式都是可以被接收的。

4存在的問題

專業技術人員對技術檔案認識不足。專業人員技術檔案是一個不斷變化的有機體，它伴隨著專業技術人員的職稱晉升、績效成果、培訓教育、科研及、年度考核等個人工作能力及業務水平的整個過程，不斷產生的證明材料，在這些證明材料不斷補充的過程中，包含了該專業人員的多方面多層次的發展。長期以來，部分專業技術人員對技術檔案認識不足，檔案意識比較薄弱，將個人的技術材料自己保留，不提交歸檔，致使檔案收集歸檔欠缺完整性或造成遺失。給個人查詢以及單位統籌職工能力發展帶來了困難。檔案管理人員專業知識薄弱。檔案管理的工作是一項專業性和技術性很強的工作，但很多單位專業技術人員檔案的管理人員為兼職，沒有經過檔案專業正規培訓，專業知識薄弱，檔案管理經驗不足，很難專心鉆研檔案管理的相關知識，簡單的將檔案管理工作等同于保管材料，只有人員職稱晉升、評優等需要才查查資料，認為只要檔案不遺失就可以了，這勢必會造成檔案資料收集不齊全、分類不規范的弊端。檔案的查詢。專業人員技術檔案的保存一般為按入職順序，每人一檔，檔案中按材料的自然順序收錄進檔案。以前的查詢僅能依靠翻閱紙質檔案，但這個方法有很多弊端，如查詢不方便，僅能夠縱向查詢一個人的檔案，不能夠橫向查詢單位整體的人員檔案情況，還有紙質檔案常常翻閱會增加破損、遺失率。

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數字化技術雖然給房地產檔案管理帶來了諸多便利，但是在復雜多變的網絡環境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數字化技術應用過程中，房地產檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運用數字化技術的過程中，應該采取相應的措施保證檔案網絡系統的安全性，使得系統不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進而避免房地產檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個環節、各個方面入手，通過用戶權限的設置、定期備份、升級殺毒軟件以及加強網絡安全防范措施等方法，進一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。

（2）真實性

對于房地產檔案來說，檔案信息的真實性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產檔案管理數字化中也應該加以遵循，及時糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強。

（3）便捷性

通過計算機網絡系統所實現的數字化檔案管理取代了傳統手工保存和管理檔案的模式，這其中一個很大因素就是因為數字化技術為房地產檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時間和空間的限制進行相關信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時進行檔案信息的查詢瀏覽，并且不會相互干擾。

（4）可讀性

數字化技術在房地產檔案管理中的運用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲、轉換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識別和理解，同時保證檔案信息的完整性和真實性，進而保證了檔案的實際價值。

二、房地產檔案管理中數字化的應用策略

1.加強創新型數字化技術人才的培養

首先進行檔案管理工作人員知識結構的調整，培養一支具有先進檔案管理意識和理念的高水平專業的創新型數字化技術人才隊伍，以便對各種專業設施的維護、維修和升級，促進專業設備的順利安全運行。同時通過相關數字化技術知識的培訓，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數字化檔案管理過程中的相關知識。技能和流程，進而提升管理人員的業務能力，促進數字化技術的運用和建設。

2.加強檔案資源的規范以及標準體系的建立

只要保證了規范和完整的房地產檔案信息，那么數字化技術的運用才能得到更好的利用，進而實現數字化管理的真正價值和意義。同時還要統一房地產檔案管理的標準和規范，進而充分發揮出數字化檔案管理的價值，否則一些不標準和規范的檔案管理將會對房地產數字化檔案管理建設、發展產生極大的阻礙。

3.建立健全的數據系統

檔案數據庫的建立是數字化技術應用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統的資料功能齊全，進而才能為管理人員提供更快捷的管理服務。首先系統的開發人員將各種房地產檔案導入到數據庫中，同時也重新錄入原有的檔案資源，并根據實際檔案變動和增加及時更新和擴展數據庫信息，保證檔案的完整性、實效性和齊全性。而且在相關部門制定決策的時候，該數據系統也能為其提供一些真實、全面的有利依據，進而促進相關政府部門更好的提供優質服務。此外，還需要在該數據系統中建立檔案目錄數據庫，也就是進行檔案的編目，以分層級的方式繼續擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數據化工作做好，存儲好重要的檔案資源，在將其轉化為數據化信息的同時也需要運用傳統紙質檔案的形式加以存儲，因為在信號轉換的時候，檔案信息會因為各種因素的共同作用以及技術限制，可能會出現丟失、損壞等現象，所以要綜合運用這兩種檔案方式進行檔案管理。