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在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實現自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應的計算機系統中，進而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構建相應的信息管理網絡。

一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺

1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發安全問題。2.檔案管理人員素質仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應該掌握好各種計算機知識以及相關技術，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。

二、推進公司管理中的電子檔案管理

1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網絡信息來構成的，故不安穩。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內部人員的監管，普及《檔案法》等相關的法律法規條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業水平持續提升檔案管理人員的專業水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內容雜多，且專業性非常強，對于管理人員的經驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學習各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質量。公司電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障。在硬件設施安全保障中，公司需要把握好服務器的運行狀況，定期更新相應的檔案日志，同時還應維護好機房的環境，及時更換那些無法正常運行的設備，定期展開監察。在網絡安全保障方面，相關工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應的瀏覽權限，以此來避免該系統被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則。

三、結束語

在公司發展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。

參考文獻

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[3]周海霞.電子檔案管理中幾個關鍵問題及解決對策[J].黑龍江科技信息，2016，（34）：53-54.

篇（2）

一、變電站工程檔案管理的基本特點

1.1　歸檔內容繁雜，文檔數量多

眾所周知一個建設項目完整的設計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設計階段、總規設計階段、方案設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段、施工配合階段。前期、總規、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設計依據性文件、來往函件、設計文件四大類；其中設計依據性文件就很多，包含建設單位上級機關的任務批準文件、設計任務書或招標書、規劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規劃設計要求通知單、建設單位上級機關的方案批準文件、建設單位對方案的修改意見、初步設計審批意見書、上級機關或主管部門批準的初設文件、消防、環保、交通、衛生、環衛、水、煤氣、電話、人防等部門的有關文件、地質勘察報告等；外加各階段設計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構）工程測量復核等測試記錄等等。。

1.2　時間跨度較長，材料變更快

在傳統檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、源環境變化、資方后續資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設計方有必要進行文檔保存，一些項目在設計過程中甚至還會出現產能的擴大或縮減的調整，需要同步對設計做出相應調整，相應增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。

1.3　用戶范圍廣泛，應用程度高

設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業科學技術知識，體現了現實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業主、施工方參考應用。在實踐中，還存在項目建設完工之后的后續設計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設方、業主和城建、規劃、環保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業地產、住宅項目還需要為個體業主的裝修、維修等提供咨詢服務。

二、變電站工程檔案管理方式的基本趨勢

2.1　檔案內容由多元化向數字化轉變

傳統的設計檔案主要以工程圖紙和技術文件管理為主，內容多數量大，存儲與維護較難。信息技術廣泛應用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得變電站工程檔案管理從傳統的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。

2.2　管理手段由手工向計算機操作轉變

傳統的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發圖檔管理應用系統，實現了工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔；完善了圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現電力公司內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3　管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變

傳統的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發展奠定了堅實基礎。

三、變電站工程檔案管理的創新策略

3.1大力推進觀念創新

一是要主動提高認識。充分認識企業信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態化、圖紙歸檔網絡化、圖紙儲存數字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數字化、文檔一體化、信息標準化、服務網絡化發展，構建統一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。

3.2大力推進管理創新

認真執行國家檔案局檔案信息化建設規范和“十一五”期間全省信息化建設的有關規定，堅持以企業信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業研究進展情況等相關信息。

3.3大力推進監管創新

高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、元數據管理等不同類型的檔案登記工具，按照規定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數據信息的真實性、完整性和可讀性。

3.4大力推進技術創新

按照“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統，即在其他計算機系統升級和功能的擴展中，檔案信息系統要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數字化轉換工作，重點突出電力公司歷年積累的紙質載體優秀設計成果、典型項目的數字化轉換，全力以赴創建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現檔案室庫藏特色與價值，這是電力公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障。三是充分應用局域網和互聯網功能。根據網絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。

四、結語

總之，供電公司檔案工作者要通過對檔案材料的消化和深加工，來開發信息資源。比如對現有檔案分專題、分門別類編輯成參考資料或專題集冊。同時，可以運用計算機技術將檔案內容、聲音、圖像、文字等實現一體化存儲，通過網絡，檢索和提供最新檔案信息，真正實現資源共享，使檔案信息能為社會經濟建設提供最快速度的優質服務。

篇（3）

“十三五”開局之年，公司檔案工作有新的要求和規定，要求檔案管理工作上臺階、上水平，達到國家A級標準，是公司檔案發展的新起點。公司已先后將檔案工作納入到企業“十三五”發展規劃，納入各經營單位第一責任人的績效考核當中，列入公司年度工作計劃并進行了布置。可見，檔案工作服務于公司經營管理的重要作用越來越明顯。如何適應公司規模發展的需要，找準檔案工作的著力點，需要不斷思考和探討。

一、檔案工作要堅持四種理念

隨著公司經營規模的快速發展，加強企業基礎管理和制度化建設已成為“十三五”發展規劃的目標和工作重點。檔案工作必須與時俱進，堅持科學的理念，努力把握工作的主動權。

一是堅持首要抓好抓緊公司檔案資源建設的理念。檔案資源建設是檔案工作基礎中的基礎，是一切檔案利用、服務、開發及數字化工作的前提，是企業信息資源的重要組成部分。當前，檔案工作應遵循公司各類檔案資料形成的基本規律，結合公司經營管理的實際需要積極向前推進。一方面要按照“抓重點市場和重大項目、注重實效”原則，對近期或正在形成的檔案的進行有效管理和利用；另一方可采取檔案征集、對歷史檔案資料進行專項搶救等有效措施，開展檔案資源建設，豐富公司檔案室藏。只有通過將凡是涉及企業需要利用的檔案、凡是對公司經營發展有利的資料，都納入檔案資源建設管理體系，才能真正做到“拿得出、用得上、不誤事”。

二是堅持科技促進的理念。當今時代，信息先導，傳統工作經過信息化的重塑已經展示出更大的活力，檔案資源建設與管理在信息化浪潮中必將拓展出更達的應用空間。要通過進一步推動檔案存儲數字化、管理自動化及利用網絡化等科技手段，將傳統的檔案信息轉化成電子信息，才能進一步推動公司檔案工作的開展。

三是強化服務公司經營管理的理念。要從踐行科學發展的高度出發，主動增強服務意識，努力使檔案工作從“三線”走向“一線”，充分發揮檔案工作優勢，為完成公司的中心任務提供檔案支撐，在服務企業大局中發揮獨特作用；不斷拓展檔案的服務功能，使檔案成為公司經營管理的得力助手；通過對檔案的整合、加工、編研，從大量的檔案信息匯總篩選出最有價值的資料，為企業需求提供更多的“增值服務”。

四是加強著眼于未來的理念。當前檔案工作處于建立完善階段，許多發展過程中形成的問題沒有得到良好的解決，檔案工作由于受主觀及客觀條件制約而發展不夠完美，因此創新檔案工作要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在做好現實工作的基礎上力求完美發展和新的突破。

二、檔案工作要推進“三化”建設

遵循檔案形成規律，發揮檔案的證據和憑證作用，積極開展檔案管理規范化、數字化、分類化工作，主動服務公司經營發展，提高服務效率和服務水平。

一是要加強規范化管理。隨著公司檔案資源建設步伐的加快，各單位檔案工作即將陸續開展，按照標準、規范整理公司各類檔案，是提高公司基礎管理的需要，是貫徹執行國家、股份公司檔案規范性文件的需要，也是優化檔案工作目標考核，促進檔案工作健康開展的需要。要在結合公司主營業務和企業管理的前提下，盡快完善、健全檔案工作的各項規章制度和管理辦法，嚴格按照標準收集、整理公司的各類檔案，才能切實提高公司的檔案管理質量，促進公司檔案工作健康、持續開展。

二是推進檔案數字化工作。數字化檔案較傳統的紙質檔案具有自動采集、存儲安全、管理科學、利用便捷等優勢。要在公司機關室藏檔案已全部實現目錄檢索、部分文書檔案全數字化的前提下，根據公司信息化建設的總體安排，按照逐步推進的原則，盡快在“十二五”期間達到文書檔案和聲像檔案的全數字化、部分重要基建檔案全文數字化。

三是提高檔案細致分類化工作。分類化檔案具有分類清晰、便于查閱、細化管理等特點。要在公司檔案室形成公司各個方面成果的系列檔案。例如，科技開發、安全質量、物資設備、法律成果、人力資源、社會榮譽等。要每五年形成系列成果檔案，提高公司的基礎管理能力。

三、檔案管理人員隊伍要加強三個建設

一是完善職能，形成專兼結合的檔案管理人員網絡。對機關和所屬各項目，應按照“精干、高效、有利于工作開展”的原則，結合各項目的實際情況，健全或完善檔案工作機構，明確相應的專兼職檔案人員崗位職責，負責定期或即時向檔案機構移交聲像材料。檔案機構要定期到各有關業務部門和各項目進行檢查指導，督促其把本部門、本單位形成的各類檔案材料移交到檔案機構，保證檔案管理工作的順利開展。

二是保持專兼職檔案管理人員隊伍的穩定。專業檔案人員是開展檔案工作的根本，穩定的專兼職檔案人員是推動檔案工作的保證。所屬各項目應結合本項目經營管理需要，配齊配強專兼職檔案管理人員，保證檔案收集、整理、歸檔工作順利完成。

三是開展業務培訓，提高檔案管理人員的工作技能。抓好專兼職檔案業務學習和培訓，是提高管理水平的基本環節。要組織在崗的專兼職人員學習檔案的基本知識、基礎理論，組織學習檔案的管理知識等，有效提高檔案的歸檔質量。

四、檔案人員要提高四種能力

檔案工作是為時歷史、為企業文明傳薪火的崇高事業。專（兼）職檔案人員除應具備基本的職業道德之外，應努力成為檔案工作的行家里手。要圍繞“收齊、管好、用活”檔案資源，不斷提高專（兼）職檔案人員的職業素養。

一是提高對檔案的鑒別能力。檔案的本質表現為人類有意識控制的憑證信息。提高專兼職檔案人員對各類檔案的鑒別能力，是檔案專兼職檔案人員最基本、最重要的能力要求。一方面，何為檔案，必須經過鑒定后才能接收、收齊。另一方面如何優先提供利用，也需要鑒別，才能及時提供有效服務。只有具備較高的檔案鑒別能力，才能收好、用好、管好檔案。

二是提高管控能力。管好檔案，是各單位專兼職檔案人員的重要職責。對本單位、部門的各類檔案進行有效管理，要求專兼職檔案人員必須養成細致的工作習慣，對于經本人鑒別、收集、借閱的檔案，應當做到心中有數，增強安全管理檔案的警惕性，確保檔案的使用和保管安全。

三是提高檔案管理的科研能力。用好、用活檔案，是檔案工作的主要目的。要著力把蘊藏在公司檔案資源中的管理、決策、技術和文化等潛在的價值開發、利用出來，才能切實增強服務企業的效能，才能實現檔案的增值作用。

四是提高溝通協調能力。檔案工作具有工作環境相對封閉性，工作位置后端性和檔案作用漸顯性的特點。專兼職檔案人員不但要耐得住寂寞，還應主動走出來，通過與系統內檔案工作搞得好的單位交流，學習人家的先進經驗；通過參加檔案業務培訓，增強與系統外專業人員的聯系，了解檔案工作的新方法、新趨勢；通過主動征集本單位、部門的檔案資料，提高溝通協調能力，從而走出封閉的工作環境，使檔案工作變末端為前沿，更好地服務于公司的中心工作。

篇（4）

電力工程檔案數字化應當是一個系統的工程，其中牽涉許多環節，任何一個環節的疏忽和失敗都將嚴重影響數字化工程的質量和利用效果。一個成功的電力工程數字化項目應當特別注意以下幾個環節：

1.打造嚴密適用的應用軟件系統平臺

電力工程項目檔案數量龐大且逐年遞增，電網發展越快，檔案產生的數量就會越多，所以僅僅依靠常用的辦公電腦，普通的硬盤設備來保存數據都是不安全的，不能滿足數據量增長需要的。單機版的軟件雖然可以解決檔案人員管理檔案和檔案電子化的一些要求，但距離真正的檔案數字化應用還是有很大的差距。要實現真正的檔案數字化應用，一款嚴謹、安全、適用的網絡軟件系統是必不可少的基礎。這個軟件平臺至少要具備以下幾點：

1.1數據安全。電力工程檔案數量龐大，牽涉企業商業秘密，所以數據安全是第一個要考慮的問題。必須要有專門的服務器并且一定和互聯網物理隔離，要有數據備份、病毒防范、嚴密的用戶管理、非法用戶登陸防范、數據異常更改警示等安全功能，確保數據始終處于安全狀態。

1.2網絡暢通。電力企業內部網絡的應用已經非常廣泛和成熟，檔案管理軟件只有完全適用于企業內網，流暢的支持多用戶訪問，實行嚴謹有序的用戶注冊、登陸、注銷、權限管理，才能使檔案數字化發揮應有的作用，實現電力工程檔案數字化的初衷。

1.3功能適用。檔案管理軟件應當在對企業檔案工作實際進行充分調研的基礎上進行。應當盡力避免軟件的水土不服現象，即軟件上的功能用不上，要用的功能卻沒有，這樣將嚴重影響利用效果。難以替代傳統的檔案工作方式，使檔案數字化成效大打折扣。所以建議軟件系統要有一個比較充分的試用期，如果出現這種現象，要及時調整修編程序，確保軟件應用與實際工作的無縫接軌。

1.4離線應用。電力工程檔案大多產生于施工現場，這為檔案數據的即時錄入帶來困難。這個問題采用離線客戶端程序來實現數據的導入導出會取得不錯的效果。

2.新產生檔案的數字化處理

一個嚴密適用的數字化軟件系統平臺正式投入使用后，首當其沖的工作就是新產生檔案的數字化處理，如果形成規范的數字化處理程序，就可以在檔案的產生的初期進行數字化處理，避免了日后拆裝卷的麻煩，簡化工作環節，避免重復勞動，提高工作效率。

2.1劃定數字化范圍。可以根據利用率、保管期限、檔案類別、重要程度等劃分一個明確的數字化范圍，避免實際工作中因個人觀點不同，出發點不一樣而導致部分重要資料數字化工作遺漏的情況發生，也可以避免資料電子化中的推諉現象，有利于提高工作成效。

2.2規范數字化格式。可根據軟件系統和安全性，明確規定檔案數字化的格式，這樣可以避免格式錯誤、系統不兼容等帶來的重復工作和其它問題。

2.3紙質檔案產生與數字化檔案產生同步。設計、施工、監理等工程參建單位最好能配備人力和設備，形成一個規范的工作流程，同步制作紙質檔案的電子版，這樣可以起到對紙質檔案的自檢作用，也可以避免影響紙質檔案的裝訂工作。

2.4系統移交。檔案移交應在檔案管理軟件平臺中移交。由檔案驗收人員對紙質檔案和數字化檔案進行同步驗收。驗收合格后在紙質移交清冊上簽字。這樣將保證檔案數據的一致性，移交清冊里的數據可直接轉化為檔案管理單位的目錄，可以大大提高工作效率。

3.歷史檔案的數字化處理

歷史工程檔案數量龐大，規格、材質多樣，牽涉拆裝卷、掃描、修復、校核等多個環節，目前而言，僅依靠電力企業檔案管理人員去完成，將面臨人力、設備和技術的多重困難。若想短期內完成對歷史檔案的數字化，并保證數字化檔案質量，尋找具有保密資質的專業化公司去做是一個不錯的選擇。

3.1劃定檔案數字化范圍。電力工程檔案內容、材質、規格不一，保管期限不同，進行數字化處理之前，應當對庫存檔案進行仔細的鑒定和查看，可根據經費情況，優先對利用頻繁，保存年代久遠，具有重要價值，保管期限長的檔案進行掃描。

3.2統計數量，確定進度。歷史檔案數字化不是幾天就能完成的工作，所以進行數字化之前，應當先統計需要數字化的檔案數量（通常統計頁數），然后根據經費情況和企業實際確定一次完成，還是分期完成。接下來可以咨詢專業化公司，制定切合實際的工作進度，合理有序的安排檔案電子化順序。以便減少對檔案借閱利用工作的影響。

3.3尋找有資質的專業化公司實施。檔案數字化公司的資質和工作質量將直接影響到數字化檔案的質量和數字化進度的快慢。所以這時候不要怕花時間，磨刀不誤砍柴工，應當對檔案電子化市場進行詳盡的了解調研。確保選擇有檔案數字化資質和保密資質、技術成熟、管理規范、設備先進的專業化公司實施。

3.4重視檔案數字化過程管理。找到專業的檔案數字化公司以后，不是萬事大吉，還要加強過程管理，才能保證檔案數字化質量。

首先要簽訂正式規范的合同，合同中要對數字化質量、格式、校驗、錄入準確性等進行詳細的規定，對出現問題時的處理方式和解決辦法也要明確，確保掃描過程中不出現歪斜、模糊、漏頁、目錄與內容不符等質量問題。

其次要簽訂保密協議，以免實施項目的公司將企業檔案信息泄露，給企業造成損失或不良影響。

最后要加強過程中的校驗工作，因檔案數量龐大，檔案管理人員不可能短期內對所有數字化檔案進行查閱校驗，可采取抽樣校驗的方法，與數字化處理工作同步進行，隨時發現問題，隨時解決問題，確保數字化質量。

4.數字化檔案的管理工作

當我們花費大量的人力、物力、財力完成檔案數字化工作以后，我們就要回到檔案數字化的初衷上來，檔案數字化的目的就是為了更好，更高效的提供利用，這就要求我們的管理方式要發生改變，不是那種你要什么我給你發個電子版就行的事情，要做好數字化檔案的管理工作，必須做好一下幾方面的管理工作。

4.1用戶管理。要在數字化平臺中根據具體情況設置用戶身份和操作權限，一半分為管理員（可設全宗管理員或分別設置各門類檔案管理員）、兼職檔案員、普通用戶等，并且要隨著用戶工作崗位的變動而做相應的調整。用戶的分級管理是檔案安全管理的重要組成部分。

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“戴明環”最顯著特點是通過大循環帶動若干個小循環。如果將新疆油田公司看做一個大的戴明環，那公司內部人事部、勘探事業部、宣傳部、財務部、檔案科等就是一個個小循環，通過每一次循環后會產生階梯式上升效果；通過每一次循環，解決好各個小循環中暴露出的問題，并將業已形成好的經驗繼續保留，總結設置出一定標準，再進入下一個循環周期，如此反復循環、不斷提升就會讓公司檔案管理不斷得到完善、規范。（見圖2）

在每一個循環中，A始終是核心，只有通過“行動”才能提煉出標準，起著總結過往成功經驗、布置下輪工作重點的“橋梁”作用。整個循環分為4個階段、8個步驟（見表1）

2 “戴明環”理論的可行性

檔案管理作為企業管理的一項基礎性工作，既要繼承前人先進的管理方法，也要與時俱進，把握新時期賦予石油企業檔案管理工作提出的新要求。石油企業檔案管理應該與整個企業管理總的發展基調保持一致，引入先進的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續改進。它包含了檔案管理工作計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個階段，其本身就是一個不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環來實現。其工作流程：如圖3。

3 “戴明環”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應用分析

按照“戴明環”理論的理念，可將石油企業檔案管理分為計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個方面，共同構成了石油企業檔案管理一個完整管理體系。但相對于整個檔案管理體系來說，其中四個部分又是相對獨立的。每一部分依據PDCA循環理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經過不斷的“計劃——實施——確認——處置”循環提升（見圖2），最終實現石油企業檔案管理的近、中、遠期目標，促進石油企業管理水平提升（如圖4）。

3.1 P（Plan）階段——計劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個階段周期）石油企業檔案管理所要實現的階段性目標，以及為實現這一目標所制定的具體措施。首先是組建企業建檔工作領導小組，抽調企業人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預先設計和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進行系統培訓，使其盡快熟悉工作內容；最后是在集團上下進行全員動員部署。

新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發現許多新招錄的員工（尤其是剛剛入職的大學生）檔案不完整，諸如他們的在職學習經歷、入職培訓考核、社會實踐等能夠反映新員工綜合素質的檔案沒有及時被收集。還有相當一部分檔案材料記錄或者書寫不規范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。

表2：某石油企業新招錄人員檔案質量影響因素頻數頻率統計表

針對以上出現問題，公司及時成立了新招錄人員檔案質量評查小組，由分管檔案工作的副經理和辦公室、檔案科以及各部門的負責人共同組成，協調評查公司招錄新進人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責，做到分工明確，各司其職，并以公司內部相關的評查要求為依據，再制定具體的評查措施。

3.2 D（Do）階段——實施。D階段，也就實施階段，就是對第一階段——P階段所制定規劃方案付諸具體實踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計劃階段所設置各項目標任務。D階段是“戴明環”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關檔案資料收集重要性認識。其次，要培育一支高素質檔案管理人才隊伍。與公司業務部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻的一個崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵措施以穩定這支隊伍。再次，要與時俱進，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結合新時期市場經濟發展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓檔案、地質勘探資料以及人才立體評價的多方位參考的現實需要，圍繞新時期石油公司經濟效益、社會形象評判標準不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實檔案管理方面的相關獎懲制度，把定期巡查結果作為檔案管理人員考核、評先評優、晉升的重要依據。

3.3 C（Check）階段——確認。C階段，即確認階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標，確認第二階段（D階段）的落實效果，及時將檔案管理制度在實際執行過程中發現的問題進行匯總確認。對于確認的結果不外乎兩種，一種是實現了預期目標，還有一種就是尚未完成預期目標。對于達到了預期設定目標的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實現目標的，則要再從先前制定的計劃措施是否超過了檔案人員的實際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進行分析。

新疆油田公司將公司的檔案進行細致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術、地球物理（化學）勘探等紙質檔案，巖心巖屑實物檔案等采取精細化管理，并全部實現信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據不同檔案管理特點，組建石油業務檔案管理小組，抽調一線業務人員擔當兼職管理人員，實現檔案管理專業化，專業檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統一納入企業檔案科管理。但也存在業務檔案“發現難、出口難”，即業務檔案重利用輕保護，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應對。

3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認結果進行細致處理，對于檔案管理經驗較好的及時提煉和推廣，并對存在的問題及時總結，提出整改措施和方案，做到持續改進。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個“戴明環”繼續循環加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環做好準備工作（見表3）。

篇（6）

當前，我國企業檔案工作面臨的挑戰主要表現在以下幾個方面：

?穴一）檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識

現在，仍有大部分企業員工，甚至不少企業中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認識仍停留在“檔案就是歷史記錄”，“檔案就是保密材料”，“檔案只要被保管好、不丟失就行了”，“檔案就是寫在紙上的書面材料”的層面上，而沒有充分意識到作為企業重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有服務于企業現實的重要價值。除了紙質檔案之外，電子檔案是企業檔案的新成員，數字化平臺是企業檔案信息管理和服務的新舞臺。

（二）企業實施組織結構扁平化，檔案機構何去何從

當前，許多企業實行組織結構扁平化，精簡機構，削減管理層次，從而提高企業運轉效率。企業推行組織結構扁平化后，企業檔案機構如果發揮不了應有的作用，沒有獨特的價值，就會成為被精簡的對象。甚至一些企業干脆撤銷了專門的檔案機構。檔案機構在企業組織體系中的地位下降，制約了企業檔案工作的發展，也影響了檔案工作人員的工作熱情。在新形勢下，如何明確檔案機構在企業中的定位和角色，成為我們必須思考的問題。

（三）企業信息化建設進程加快，“實體檔案保管”模式難以為繼

現在，絕大多數企業都認識到了信息化的意義和價值，并且不斷通過建立辦公自動化（OA）、管理信息系統（MIS）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）、企業資源計劃（ERP）等應用系統加快企業信息化進程。企業在各項活動過程越來越多地形成數字化的信息，傳統的企業檔案“實體保管模式”難以為繼。而在很多企業中，由于沒有實施管理或管理不當，導致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業“記憶”面臨丟失的危險。

（四）企業檔案信息資源分散，無法提供系統服務

隨著企業規模不斷擴大或企業合并，涌現了許多大型公司或集團公司。這些公司或集團公司的下屬機構或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團公司檔案機構移交檔案。特別是一些企業的分公司，由于產權關系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構移交檔案。

自20世紀80年代以來，人們一直在倡導圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質性進展。即便一些企業將圖書情報機構和檔案機構合并，成立信息中心，但也只是停留在機構合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，提供系統的、綜合的、集成的信息服務。

二、思路：以知識管理思想指導企業檔案工作改革

對于傳統的企業檔案工作進行細枝末節的改進，已經于事無補，只有對其進行根本性的變革，才能適應形勢發展的要求。任何改革實踐都需要一種先進的理論作為指導。在知識經濟時代，指導企業檔案工作改革的理論應該是知識管理思想。

知識管理是指為了提高企業競爭力而對企業內外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用；并且通過促進知識共享，鼓勵知識創新，實現知識增值。它是利用企業的集體智慧來提高企業的應變能力和創新能力。

知識管理的內容和范圍十分廣泛，主要包括知識資源管理、知識技術管理、知識員工管理等方面。知識資源管理側重于企業知識的識別、收集、加工、存儲、傳遞、檢索和提供利用，為整個知識管理提供資源平臺。知識技術管理側重于現代信息技術，如數據倉庫技術、知識挖掘技術等的應用，為整個知識管理提供技術支撐。知識員工管理，側重于激發知識型員工的工作積極性、主動性和創造性，鼓勵他們向企業貢獻個人的隱性知識，提高他們的知識創新能力，為整個知識管理提供人員保障。其中知識資源管理是知識管理的基礎工作。知識管理一般從知識資源管理起步。

⒈ 企業檔案是企業重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理重要的內容

根據1996年聯合國經濟合作與發展組織?穴OECD?雪的《以知識為基礎的經濟》報告，知識包括四大類：“知道是什么”的事實知識（know－what）；“知道為什么”的原理知識（know－why）；“知道怎樣做”的技能知識（know－how）；“知道是誰”的人際知識（know－who）。在此基礎上，我們可以進一步將知識分為“顯性知識”（Explicit Knowledge）和“隱性知識”（Tacit Knowledge）。顯性知識是指“知道是什么”和“知道為什么”的知識，也即是記錄于在一定物質載體上的知識。隱性知識是指“知道怎樣做”和“知道是誰”的知識，是存儲于人們大腦的經歷、經驗、技巧、訣竅、靈感等尚未公開的秘密知識，或者是只可意會難于表達的知識。例如，我國一些企業進口零部件，并利用外國企業同樣的儀器設備和操作方法來組裝產品，產品質量卻明顯不如外國企業的原裝產品，這就說明我國企業工人沒有掌握外國企業工人的隱性知識（操作技巧、訣竅等）。

企業的文件、檔案作為企業活動的記錄，凝結了企業員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業最主要的顯性知識。正如IBM Lotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中所說的：“文檔是知識的容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業的知識財產。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。” 美國Delphi咨詢集團的一項調查表明，在組織所獲取的知識中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。

企業的顯性知識實際上主要包括兩個方面：一是在企業內部產生的文件、檔案，二是從企業外部收集而來的圖書、情報。圖書、情報是公開的，可以為所有企業利用，而文件、檔案是本企業自身產生的，是企業所特有的，其他企業無法獲取。因而文件、檔案構成企業具有競爭價值的核心顯性知識。企業的隱性知識存在于員工個人的大腦之中，只有固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能被有效地管理。可見，某種意義上，企業檔案是企業最重要的知識資源。

既然企業文件、檔案是企業最重要的知識資源，那么，企業檔案管理實質上是一種重要的企業知識資源管理活動，企業檔案管理應該成為整個企業知識資源管理重要的有機組成部分。

⒉ 檔案管理應以知識資源管理為發展方向，知識資源管理應以檔案管理為核心內容

一方面，檔案管理是知識資源管理的重要內容，使得檔案管理以知識資源管理為發展方向成為可能；另一方面，知識管理是21世紀的企業管理模式，作為企業重要管理工作之一的檔案管理，以知識資源管理為發展方向是其必然的選擇。

知識資源管理是一項長期的、艱巨的系統工程，必須從易到難、有步驟地開展。當前，許多企業的檔案管理已經具有良好基礎，特別是一些企業已經開始檔案數字化建設。因此，知識資源管理可以從檔案管理入手來逐步開展。企業檔案是企業最重要的知識資源，檔案管理是企業知識資源管理的重要內容，因此，知識資源管理也應以檔案管理為核心內容。

綜上所述，企業檔案工作改革的方向就是實行知識資源管理。

三、對策：構建知識資源管理平臺

實行知識資源管理的基礎和前提是構建一個“知識資源管理平臺”。

（一）知識資源管理平臺的功能

“知識資源管理平臺”是企業知識資源管理的基礎平臺。它是企業整個信息流、知識流的載體和媒介，是企業知識資源的收集裝置、加工儀器、存儲場所、傳遞通道、服務系統。借助于這個平臺，使企業任何部門和員工，可以在任何時間和地點，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識，充分實現企業知識的價值，從而提高企業的生產效率、經營管理水平和創新能力。

（二）知識資源管理平臺的結構

“知識資源管理平臺”由“知識資源庫”、“知識資源整合系統”、“知識資源服務系統”三個部分組成：

⒈知識資源庫。“知識資源庫”是集中存儲企業各種信息、知識的數據庫。數據來源于三個方面：

―――企業內部的顯性知識，主要是企業各部門形成的各種文件、檔案；

―――企業外部的顯性知識，主要是企業各部門購買、收集而來的各種圖書、情報、資料；

―――企業內部的隱性知識，主要是企業員工個人的工作經驗、技巧、訣竅等，以及企業的精神文化，這些隱性知識需要借助于一定的制度和技術，固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能進入“知識資源庫”，被有效管理。

⒉知識資源整合系統。“知識資源整合系統”的功能是：

―――及時、全面收集企業內外的各種信息、知識；

―――對其進行科學加工處理，轉化為統一格式的數據，使之有序化、系統化；

―――將加工整理后的企業知識資源存入知識資源庫。

⒊知識資源服務系統。“知識資源服務系統”的功能是：為企業各部門利用“知識資源庫”中各種的信息、知識，提供一個便捷的數據出口、檢索途徑和服務窗口，同時也接受知識資源服務的反饋信息。

（三）管理機構

⒈機構設置。“知識資源管理平臺”的建設、運行與維護，需要有專門的機構來負責。根據企業類型、規模、內部管理體制的不同，可以選擇不同的機構設置：一是企業檔案館（室）；二是企業圖書、情報、檔案一體化機構，如檔案信息中心、情報信息中心或信息中心等；三是設置新的管理機構，這個機構可取名為“知識資源管理中心”。該機構可以在企業原有的檔案機構基礎上改建而成。在建設之初，根據企業原檔案機構在企業組織體系的位置，“知識資源管理中心”既可成為企業下設的單獨的二級機構，以充分發揮其積極性，也可以掛靠總經理辦公室下，以充分利用辦公室作為一個綜合性、協調性部門的優勢。在知識資源管理實施一段時間之后，“知識資源管理中心”以獨立為二級機構為宜。

⒉ 基本職能。該管理機構的基本職能是：

―――知識資源整體規劃，即根據企業對信息、知識的利用需求，對企業知識資源管理進行整體規劃；

―――知識資源建設，即全面收集企業內外的各種信息、知識，對其進行加工、組織、整合，以規范的形式存入企業知識資源庫。

―――知識服務，即基于知識資源庫，通過知識資源服務系統，提供增值信息、知識服務。

（四）構建知識資源管理平臺的條件

篇（7）

關鍵詞 公路工程 檔案 建設 問題；

公路工程檔案記錄了公路工程建設過程中十分重要的技術資料以及整個公路施工的過程，這些資料是以后對公路施工質量評價及公路維護、擴建及改建工作的十分重要依據，不僅能夠影響公路的日常管理維護，同時也涉及到科技資料的保管，對于相關部門來說十分重要，所以，相關部門必須高度重視公路工程檔案管理工作，積極采取措施做好相關工作。

一、公路工程檔案管理的重要性

公路工程建設對于地方經濟建設具有十分重要的意義，在公路工程建設過程中形成的檔案的管理不僅可以記錄公路建設的整個過程，同時對于公路以后的維護等各個方面也具有十分重要的意義。

（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設的一個關鍵的環節

公路工程檔案記錄了工程施工的過程，是公路工程的一個組成部分，可以直接反應公路工程質量。一般情況下，在公路沒有正式施工之前，公路工程檔案工作就已經開始了。公路工程的立項文件是整個公路工程項目決策、審批及確立過程的一個很真實的記錄，也是公路工程項目經費落實以及公路工程項目具體實施的根本依據。公路工程項目的預算編制、概要設計以及招投標文件都需要依據項目的立項文件。在施工過程中，公路施工的建筑材料的監測報告、使用說明等都是公路工程質量保證材料的主體，記錄工藝流程及施工方法形成的施工日志也是建設項目的重要原始記錄，上述檔案能夠反映公路工程建設的水平與質量。

（二）公路工程檔案是公路工程驗收的重要依據

公路工程驗收是交通管理部門根據各種公路工程檔案對建設單位、施工單位及監理單位所完成的公路工程建設情況進行驗收。在這一過程中，交通管理部門除了對公路實體工程進行檢測，還需要對各種資料進行審查，例如建筑材料的檢驗結果、施工試驗數據等，完成公路工程的驗收，這一過程中，需要查驗大量的公路工程檔案。

（三）開發利用公路工程檔案可以提升經濟效益

公路工程檔案是公路部門信息資源十分重要的組成部門，也是寶貴知識財富。公路工程檔案包含了大量的科技成果，是獲取知識與了解信息的一個重要途徑。公路檔案工作人員可以據此編制地方交通史、技術成果匯編等材料，為公路工程建設提供技術資料。充分利用這一寶貴資料，可以提升經濟效益。

二、公路工程檔案管理工作中存在的問題

公路工程檔案管理工作十分重要，但是由于公路工程檔案管理具有專業性、范圍廣、階段性等特點，做好公路工程檔案管理具有一定的難度。目前，我國公路工程檔案管理主要存在以下問題。

（一）公路工程檔案管理模式存在一定的滯后性，缺乏監管

雖然公路工程檔案管理工作很重要，但是依然存在不少公路建設單位及施工單位，將主要的精力放在了公路工程的建設上，對于公路工程檔案管理工作重視程度不夠，導致整個公路工程施工期間公路工程檔案沒有及時整理，導致大量工程檔案缺失。即使完工后進行突擊補充檔案材料，但是這樣完成的公路工程檔案質量相對較差。同時，部分公路建設單位沒有將公路工程檔案統一集中管理，造成不少公路工程檔案散失嚴重。

（二）公路工程檔案案卷質量有待提升

一套完整高質量的公路工程檔案應當按照相關要求進行整理，但是在公路工程檔案管理的實際過程中，卻普遍存在著歸檔檔案質量不高、檔案的原始性、系統性差等多方面問題，主要表現在檔案資料收集不全、真實性存疑等方面，這些問題嚴重影響了檔案的價值，對于以后檔案的開發利用也會產生一定的不利影響。

（三）公路工程檔案的開發利用不夠

公路工程檔案的開發利用是公路工程檔案的一個重要用途，但是現實中，很多檔案管理部門忽視了檔案的這方面用途，只是負責將檔案整理入檔，注重檔案的日常管理，沒有充分發揮檔案的價值。

三、加強公路工程檔案管理的對策建議

（一）進一步提高重視程度。公路工程建設的相關部門必須高度重視公路工程檔案工作，各單位領導及檔案管理人員必須提高認識，提高重視程度，嚴格按照檔案管理的相關要求做好工作。同時，必須注重公路工程檔案的開發利用工作，提升經濟效益。

（二）建立完整的公路工程檔案管理體系。公路建設相關單位要建立完整的公路工程檔案管理體系，實施“統一領導、年終考核、分級管理、定期檢查”制度，細化相關內部制度，設立專職檔案管理人員，建立專門檔案室，加強對公路工程檔案人員培訓，提升其工作水平。

（三）注重檔案的過程收集，提升質量。公路工程建設的過程也就是公路工程檔案形成的過程，這一過程中形成的有價值的資料都需要納入公路工程檔案管理。所以，在這一過程中，要注意隨時收集，防止出現遺漏，并且注意收集原始文件。

參考文獻：

[1] 劉倩.公路工程檔案管理工作探討[J].現代商貿工業，2012（10）.

篇（8）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

隨著改革開放的不斷深化,經濟社會的不斷發展,在人民群眾生活水平逐漸提高的同時,仍有部分職工的生活遇到了暫時的困難。工會組織作為職工利益的代表者和維護者,大力發揚扶危濟困的精神,積極構建困難職工幫扶體系,而困難職工檔案正是各級工會組織掌握困難職工群體狀況,開展送溫暖活動和幫扶救助工作的一項重要基礎性工作。

一困難職工的困難原因分析

1、患大病所致。眾所周知，現在醫院的醫療費用十分昂貴，加之醫保報銷比例不高等原因，患了大病的職工難以承受。患傷風感冒之類，到醫院也需要數百元治療費，如果是大病、重病，其治療費用對于困難職工來說簡直就是天文數字，可望而不可及。對于來訪的職工尤其是困難職工，幫扶中心始終堅持“群眾利益無小事”的原則，傾心竭力地進行幫扶救助，最大限度地提供優質高效服務。

2、因子女上學所致。目前我國中小學雖然實現九年義務教育，但是義務教育階段衍生出來的費用、大學階段的費用對于困難職工家庭尤其是人均收入不足460元的特困職工家庭來說，確實難以承擔。一名大學生一年的費用需要上萬元，對于他們本身來說絕對是負擔不起的。但是為了子女的未來，東拼西湊借來了學費，家里也就一貧如洗。

3、因單親收入低所致。在單親家庭中，一個人收入有限，不但要承擔子女的撫養費，還要履行贍養父母的義務，生活上更是雪上加霜，難上加難。

二 、建檔范圍

困難職工檔案建檔范圍如下：

2.1、家庭人均收入低于當地最低生活保障線，經企業救助后生活仍十分困難的困難職工。

2.2、家庭人均收入略高于當地最低生活保障線，但由于疾病、子女教育或意外災難等原因，不能維持基本生活的困難職工。

2.3、因各類自然災害或重大意外事故等原因造成生活特別困難的困難職工。

2.4、因勞動經濟等合法權益受到侵害需要法律援助和就業遇到困難的困難職工。

2.5、殘疾職工

三、對困難職工檔案進行重新摸底或系統整理

3.1、建立正式檔案

（1）申報條件（2）提交審核材料（3）填表有關要求

3.2、建立臨時檔案

（1）家庭人均收入高于正式困難職工建檔條件，因為患大病及突發性事故等原因當年致困的在職職工，只進行臨時救助，建立臨時幫扶檔案。

（2）過去幫扶管理系統內已經接受過救助且人均收入高于建立正式困難職工檔案條件的職工，全部轉為臨時檔案。

（3）退休職工原則上不列入幫扶范圍內，確有特殊情況的，應建立臨時檔案。

3.3、建立檔案及整理檔案應避免的邏輯錯誤：

①性別。不得填錯性別；

②婚姻狀況。已婚的應當填寫家庭成員，單親的應當填寫撫養子女的姓名，離異且未再婚的不得填寫配偶姓名等；

③健康狀況。標明有大病的，應當注明患有何病，不得在健康狀況欄內填寫健康或良好,并將大病證明（掃描件）上傳到個人電子檔案附件；其它附件參照此辦理；

④收入狀況。家庭年收入等于家庭各成員月收入×12的總和。

四、 存在問題

4.1、資金籌集難。資金是困難職工幫扶中心開展工作的物質基礎，也是建立工會幫扶長效機制的基石。但是現在幫扶中心面臨的一個重要問題就是經濟基礎薄弱，缺乏持久經濟支撐，沒有穩定的資金來源渠道，制約了工會幫扶工作的進一步深化。

4.2、與社會保障體系缺乏有效溝通和銜接。困難職工幫扶中心作為工會幫扶工作的平臺，基本上是工會自己單獨運作和管理，與行政相關部門溝通和協調不夠。

4.3、幫扶力量有限。作為群眾組織，無論是在經濟上、政策上、信息上都無法與行政職能部門相比，幫扶的力度不夠，對困難職工不能從根本上給予扶貧救助。

五、幫扶工作主要做法

5.1、深入開展“三聯系”活動，進一步強化和完善維護救助體系。

5.2、積極探索建立困難群體幫扶救助長效機制。研究制定了《測井公司困難職工幫扶救助管理辦法》，對幫扶基金來源、融資方式、救助范圍、標準及資金使用管理進行規范。對基層困難和困難職工反映的問題做到能辦則辦，能幫則幫。

5.3、切實關心困難群體，特別是企業改革中新衍生出的困難群體。把弱勢群體的幫扶作為每年工會工作的重點，通過健全幫扶網絡，規范各類困難群體檔案，落實幫扶措施，不斷完善幫扶機制，加大扶貧幫困工作力度。

5.4、切實關心協解人員基本生活，積極推動協解人員再就業。公司成立了臨時用工管理辦公室和協解人員黨支部，具體負責協解人員的日常管理，幫助再就業。

5.5、在殘疾職工的幫扶方面：一是配合管理局工會開展了愛心復明工程和扶殘助行工程。二是用好國家政策，積極協調為殘疾職工退稅。三是結合全國助殘日，大力弘揚人道主義精神，倡導扶殘助殘的良好社會風尚，采取座談會和走訪部分殘疾家庭等方式進行慰問。

六加強檔案管理工作的思考和建議

6.1 加強領導，提高思想認識。一是加強領導。各級政府和部門，承擔起歷史的重任，加強對檔案工作的領導，以及檔案工作納入工作日程。一是轉變觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大力度依法治檔，并提高全社會，特別是各級領導對檔案工作重要性的認識和關注，用改革的精神研究新情況，解決新問題，不斷推進檔案事業。

6.2 完善的管理體系，提高管理水平。一是提高檔案管理組織網絡。檔案部門應加強自身建設，密切與企業領導，各部門承擔的重要職能，監督和指導，加強檔案管理人員的培訓，教育和能力培養。二是完善檔案管理規定。認真梳理當前各種檔案管理的具體規則和法規和行業標準，做各種文件可以及時歸檔，按時移交，確保重要文件分類收集齊全，整理規范。三是加強檔案管理隊伍建設。各級應配備必要的人員，通過各種途徑提高自己的專業水平，并穩定檔案管理人員。

6.3、完善基礎設施，優化硬件環境。一是要加快推進企業信息檔案中心的建設步伐。二是改善各級檔案室條件。6.4、加快信息化建設，提高服務能力。一是檔案管理部門要想方設法，創造條件，積極跟上信息化建設步伐。二是鼓勵有條件的部門、企業率先開展創建數字檔案室，加強單位電子文件的安全保存和規范管理，確保電子文件的安全。

七、新做法：建立幸福檔案，探索長效機制。

在摸清企業各個職工群眾家庭現實信息、建立相應電子檔案的基礎上，科學評價每個家庭的“幸福指數”，切實加大針對不同家庭的幫扶、關心和救助力度，努力探索形成“加強群眾工作，建設幸福測井”的長效機制。一是定期對困難群體進行統計調查摸底。建立困難家庭“幸福檔案”，落實幫扶措施。 建立“干部下基層，服務進家庭”工作機制，要求黨員干部在到困難家庭服務的過程中，必須做到“四知、三推動、一引領”，即知職工家庭基本情況，知職工家庭經濟情況，知職工家庭和諧情況，知職工家庭困難情況；努力推動職工家庭和諧更進一步，努力推動職工家庭困難有效解決，努力推動職工家庭更加積極踴躍地投入到公司生產經營建設；引領職工家庭牢固樹立共建共享建設“幸福測井”的理念。堅持落實干部做好群眾工作“一崗雙責”制度，健全干部包戶制度，做到領導掛點、部門（單位）包片、干部進戶，落實督查考核制度，量化細化考核目標，定期進行考核，定期公布考核結果。

結束語：

隨著改革開放的深入和經濟社會的發展，檔案工作已經越來越多地滲透到社會生活的各個方面，檔案所涉及的領域更加寬廣，內容更加豐富，載體更加多樣。檔案在各個領域的基礎性地位和服務日趨突出，對于推動經濟社會發展、促進精神文明建設和民主法制建設起著越來越重要的作用，尤其在信息網絡、文化產業、政務公開和社會民主發展進程不斷加快的新形勢下，作為信息、文化、政務工作一部分的檔案工作，其地位和作用更顯得重要。為此，做好檔案工作，有效地保護和利用檔案，與經濟社會發展相適應的具有先進水平的現代檔案事業體系。

參考文獻：

[1]朱玉媛.現代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2002.

[2]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才,2006.

篇（9）

一、公路工程檔案管理的重要性

公路工程施工量的不斷擴大使得公路工程相關的管理技術、施工技術、機械設備等方面的水平都得到顯著提升，這對于全面提升公路工程的總體質量，不斷完善公路工程的監管體系有著重大的意義。公路工程檔案所記錄的主要是與公路工程建設有關的計算、聲像、圖紙、圖表、文字等相關內容，這些內容不僅有公路工程開展前期的勘測繪測文件、監理文件、設計文件，還有竣工驗收文件和施工技術文件等。這些以不同形式記錄下來的公路工程文獻，將會由公路工程檔案管理人員進行統一的整理、核對、分類、歸檔。公路工程檔案不僅具有指導公路工程建設規劃和工程決策的重要作用，還能有效地公路工程監督提供相關的參考案例和科學依據。公路工程檔案當中可能涉及到工程建設單位的核心資料，采用先進的管理技術和計算機系統、工程檔案管理軟件等對這些資料進行優化整理，最后實行統一的電子化管理。不僅能有效地提升公路工程檔案的管理效率和利用效率，同時還能為企業的發展和領導階層的決策提供科學、準確、有效、可行的指導，對于工程建設單位的穩定、快速、可持續發展具有重要意義。

二、現階段公路工程檔案管理存在的問題

（一）檔案管理觀念較為薄弱。隨著我國社會主義現代化進程的不斷發展，檔案管理科學化已經成為我國信息化建設前進不可或缺的一部分。現如今，檔案管理在各個領域的地位越來越高，重要性也越來越顯著。而在實際的公路工程施工過程當中，大部分的工程單位主要側重于在工程當中投入大量的資金和人力資源，強調加強施工中的每一個環節，然而對于公路工程檔案工作并不重視。有的單位甚至認為工程檔案并不能為單位提供直接、有效的經濟效益，在公路工程的建設過程當中是可有可無的。從而忽視對公路工程檔案管理工作的安排，對管理人員素質和管理水平要求并不高，有的單位甚至不設立公路工程檔案管理部門。有的公路工程建設單位設立了檔案管理部門，但由于缺乏重視和投入力度的不足，使得公路工程檔案管理部門形同虛設。

（二）檔案管理方式較為落后。信息技術自發展以來逐步深入到人們的工作生活當中，從而衍生的各種各樣的信息，這信息包含了有利用價值和無利用價值的內容，都會對人們的工作和生活產生重大影響。在實際的公路工程當中，由于管理人員管理水平較低，單位投入的經費較少等各種影響因素，使得檔案管理部門的管理設備和管理設施相對落后。部分公路工程檔案管理還沿襲傳統的檔案管理方式，沒有使用具有科技化的儀器和設備來輔助完成檔案管理工作，這使得檔案管理工作的效率大幅度降低，同時也增加了檔案管理工作人員的工作量。

（三）管理人員素質普遍較低。公路工程檔案涉及的內容相對較多，只有擁有一定程度的專業知識、管理經驗、管理技能才能有效地完成公路工程檔案管理工作。公路工程檔案管理工作人員對管理工作的認識不全面，工作上敷衍了事的現象較為嚴重。自身管理水平的不足使得公路工程檔案的整體使用效率大幅度降低，還有可能導致公路工程檔案混亂的問題，嚴重的影響了公路工程檔案的管理效率和檔案的后期使用效率。然而，公路工程檔案管理人員普遍的整體素質不高，有的單位的檔案管理人員直接從單位的其他部門選出，這部分員工缺乏專門的檔案管理知識，沒有檔案管理經驗。這很容易導致檔案管理工作的混亂。特別是在面對較為困難的檔案問題時，不是出現較大的失誤就是束手無策。

三、有效加強公路工程檔案管理的針對措施

（一）引導管理人員轉變管理觀念。思想決定意識，意識決定行為，良好的檔案管理理念是做好檔案管理工作的必要條件。想要使工程檔案管理工作能夠順利、有效地進行，首先要轉變公路工程單位和檔案管理人員對公路工程檔案管理的認識，只有在正確的管理觀念的引導之下，公路工程檔案管理工作才能順利而有效地展開。因此，公路工程單位應加強對檔案管理重要性的宣傳，通過各種有效的形式在單位內部普及檔案管理知識，不斷地優化、深化單位內部工作人員和管理人員的檔案管理意識，引導工作人員樹立正確的檔案管理觀念。公路工程單位還可以根據宣傳的需求和單位內部的情況，通過增加檔案管理經費的手段來吸引內部工作人員的注意力，以資金帶動管理人員和其他部門的人員深刻了解領導對工程檔案管理的重視。公路工程單位還要強化內部其他部門工作人員的檔案管理意識，動員其他部門的工作人員更好地配合檔案管理部門的工作人員進行檔案管理工作。

（二）建立健全工程檔案管理系統。信息化的深入發展為公路工程檔案的管理提供了更加高效、準確的設備基礎，同時也有效提升了公路工程檔案管理的科技化水平。公路工程單位可以設立專門的檔案管理部門，然后聘請具有較高素質和專業化管理水平的人員來指導檔案的管理工作。在對公路工程檔案進行管理的過程當中，涉及到管理問題還需要建立檔案管理臺帳，對于檔案的分類管理也應該按照相關規定嚴格來進行，并定期清查有無過期的公路工程檔案。公路工程檔案管理工作人員還可以加強對計算機軟件的開發，然后根據單位內部的實際需求建立與公路工程相關的電子數據信息庫，設立權限的方式為公路工程單位內部的相關工作人員提供相關的工作工程檔案參考資料的查閱。將公路工程檔案資源共享，從而最大限度地發揮公路工程檔案的作用，并不斷優化、更新公路工程單位內部的電子檔案信息資源庫，以達到建立完善的電子檔案資源體系的最終目的。

（三）對管理人員進行專業化培訓。檔案管理人員負責檔案管理工作，其素質高低直接影響了檔案管理工作的質量。隨著科技的進步，檔案管理過程中涉及的、與科技相關的事物越來越多，設備的更新、載體的多樣化等無一不對檔案管理人員素質提出高要求。加強對公路工程檔案的管理，不僅要提升相關管理人員的管理水平和自身素質，同時還要對公路工程檔案的完整性、有效性、真實性等進行核對，以確保公路工程檔案能夠有效發揮其自身對公路工程的導向、監管、記錄的作用。公路工程單位可以設立專項資金用于為檔案管理人員安排具有專業化水平的培訓，并聘請專人教授公路工程檔案管理人員一定的電子計算機操作技巧，為檔案管理人員提供交流學習的機會。通過多方面的培訓，能有效地提升公路工程檔案管理工作人員的計算機做圖能力和做表能力，然后能夠熟練地運用相關的儀器和設備來輔助完成檔案管理工作。

四、結束語

對于公路工程的建設而言，加強工程檔案的管理不僅是一項立足于當下的工程情況的必要工作，同時也是具有長遠發展性目光的重要決策。公路工程的管理模式和管理方法，都是隨著社會和科技的發展而做出一系列改變的。在信息技術高速發展的當下，有效地利用信息化的手段管理公路工程檔案不僅有利于全面提升公路工程檔案的管理效率，同時也是保證公路工程質量得以穩定提升的重要環節之一。通過全面的提升檔案管理人員的自身素質和檔案管理水平，以確保工程檔案管理工作能為工程創造更多的經濟效益，為公路工程的發展乃至公路行業的發展提供有較高價值的參考。

【參考文獻】

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充分運用科技手段提高檔案管理水平，已成為檔案安全管理和開發檔案資源的有效途徑和必由之路。

（一）、信息存儲的高密度性。計算機儲存是利用數字化技術把有關檔案信息，如文字、圖像、聲音、視頻等轉換成計算機能夠識別的二進制數形式進行存儲，還可用CD―R或用DVD的密度刻錄保存，大大節省了空間。

（二）、信息傳遞的可操作性。利用計算機或網絡技術進行制作、存儲、檢索、管理和使用的電子檔案，可以進行異地查詢、復制等信息操作。

（三）、信息查詢的快捷性。檔案管理信息化的實施，使檔案利用者可以通過網絡在線和計算機自動檢索功能獲取檔案信息，查詢各種檔案資料省時省力。

（四）、資料保存的安全性。電子文件將資料記錄于載體上的同時，可對載體上的數字信息進行壓縮編碼、加密等處理，適用于公安保密工作的需要，還可以將檔案資料復制進行備份或異地保存，避免了紙質檔案發霉、發脆、蟲蛀等不利于檔案安全保存的問題。

二、公安檔案信息化管理中存在的突出問題

當前，公安檔案信息化管理中在軟件、硬件上存在的一些問題和短板，已經成為新時期公安檔案變革發展的巨大障礙，因此，我們必須從戰略的層面更加理性地作出思考。

（一）力量薄弱，素質不高。一是檔案員素質不高。有的綜合檔案員工作積極性和熱情都很高，但因檔案知識欠缺、文化素質、微機操作水平不高，致使檔案信息化管理質量、專業化程度不高。二是檔案崗位不穩定。在基層派出所，大多數檔案管理員是由內勤兼任，且變動頻繁，業務銜接不順暢。三是工作精力顧不過來。尤其是基層派出所內勤既要面對上級各個部門數十幾種業務，又要疲于多頭應對其他工作，很難全身心集中精力投入“檔案信息化”建設中，影響了檔案工作效能。

（二）保障乏力，配套不全。近年來，公安機關雖然加大了對檔案信息化管理經費的投入，改善了辦公條件，但還有一些基層單位檔案管理硬件設施不配套，設施陳舊落后;有的單位只是將普通辦公室、住房或其它用房充當檔案庫房，這些庫房往往面積小、陰暗潮濕，連起碼的去濕機、滅火器也配備不全;有的單位還將一些其它雜物堆積于檔案庫房。

三、全面提升公安檔案信息化管理水平

的途徑和策略

如何切實推進公安檔案“信息化”建設，全面提升公安檔案信息化水平，本人認為應從以下四個方面下功夫：

（一）注重夯實檔案工作基礎，助推檔案信息化管理深入開展。

一是規范歸檔材料收集工作。要制訂、完善、健全收集制度，創新收集手段，做到廣泛收集和重點收集相結合;要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集;要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二是規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期準確、案卷封面、卷內文件目錄、備考表填寫無錯漏、案卷裝訂結實美觀。三是規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用;要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，配置防潮、防濕、防火等安全保管和保護設備;要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作。

（二）要注重公安電子檔案與紙質檔案兼容并存。

紙質檔案和電子檔案是兩種不同載體的檔案，有著各自的特點，它們既有相對的獨立性，又具有統一性。我們在實際工作中，既要做到重視電子檔案的錄入和傳輸，又要做到紙質檔案的妥善保管，使其繼續發揮應有的作用。只有將二者有機地結合起來，充分發揮各類檔案信息資源，才能更好地為公安工作和社會服務。

（三）加強電子文件歸檔和接收的集中化管理。

通過建立公安檔案信息管理系統局域網，實現與上、下級的互聯。分縣局機關檔案室將基層派出所檔案工作納入全局檔案信息管理系統平臺，這樣不僅可以通過網絡對派出所檔案收集、整理、歸檔等工作進行集中統一管理，而且可以通過網絡跟蹤掌握各派出所檔案工作的真實情況，及時發現和有針對性的幫助解決存在的問題，提高派出所檔案管理整體水平。同時，通過與省廳、市局的互聯，實現檔案信息資源的共享，為現實斗爭和廣大群眾提供方便優良的服務。

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中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)08(a)-0238-01

社會生活中檔案利用的頻率會越來越高,范圍也會越來越廣。怎么做好檔案的保密與利用工作,很多學者與專家也從不同的角度給出了不同的觀點。多年的實踐證明,歷史發展到今天,沒有那一種觀念可以長期的適用于不同時期,只有不斷的創新與改變才能順應發展的步伐。當今社會,檔案資源被廣泛認知與挖掘,做好檔案保密工作,才能凸顯這個行業的重要價值,從而更好的利用它轉變為有意義的社會價值。以下筆者結合自身的工作體會,對檔案管理的保密工作進行分析。

1 做好保密檔案的保密化管理工作

保密檔案應該和其他檔案分別進行保存和管理。給保密檔案設保險柜和防火防盜系統,從基礎設施上保證保密檔案的安全。保密檔案的保密化管理工作好壞與否與檔案管理人員的素質有緊密的關系。因此,提高從事管理保密檔案工作人員的素質顯得十分重要。因其工作崗位特殊,故要求其要有高度的責任心和保密意識和嚴謹的工作作風,防止機密的泄露。在日常生活中管理人員在任何場合都要守口如瓶,把保守秘密安全置于自己的生命之上。加強保密檔案的使用管理。保密檔案的調閱等應該嚴格登記程序。機密密檔案調閱結束后應及時核查,歸檔,防止泄密,一旦泄密,要想方設法進行挽救。

2 做好保密檔案密級管理工作

隨著時間的變化在保管過程中,保密檔案的密級也要隨著時間的推移現實情況去做出合適的調整。這種調整主要是升密、降密、解密三種。我們要依據檔案內容劃密標準,杜絕密級偏高或偏低,密期偏長或偏短等問題的出現。

3 正確處理好檔案保密與利用的關系

保證保密檔案的秘密性是應該的,但保密的目的之一是為了利用,只有得到使用才能體現保密工作的價值,保而不用只會失去保的價值,失去檔案的意義。保守保密檔案是每個從事檔案管理工作人員的應盡的義務。但是檔案管理工作在重視檔案保密的同時,又普遍存在著利用不足,過于重視保密的現象。因此導致大批具有重大價值檔案得不到充分利用,造成資源的浪費,這是因為領導不及時全面的了解情況,合理的利用檔案,檔案管理人員的管理價值觀也有失偏頗。所以,檔案管理部門要轉變過去不合理的觀念,在嚴格做好保密工作的同時,使這些珍貴的檔案得到充分利用,發揮最大的價值。因此,對保密檔案管理工作來說,保和用都十分重要,失一不可,要很好的協調兩者的關系。只注重檔案的秘密性,而不關心其秘密性的時效和范圍,是錯誤的;但缺乏保密觀念,無度地開放使用范圍,也是不對的。所以,在合理的使檔案為大家利用的同時,還要做好一定保密工作。保密檔案審查工作是檔案開放前的前提工作,其目的是精確合理地區分、核定檔案的開放和使用范圍。這項工作要分三步進行:一是初審,根據檔案管理的標準,對需要使用的檔案進行逐個審查,初步其利用的范圍。二是中審,選擇有較高業務素質的工作人員,重點取舍初審中沒能判定開放與否的檔案,三是終審,相關的上級領導,根據具體情況,進行再審查,最終確定檔案是否開放。根據《保密法》規定,保密檔案劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級。檔案密級的確定,是為了讓檔案管理人員根據具體情況采取不同的措施,使檔案能夠最大限度的發揮作用。密級是隨時間的推移而變化的,當其失去保密價值時應該對其進行公開管理。開放之前必須先進行劃密解密,對檔案的劃密解密工作,應當遵照相關規則,由原確定密級的國家機關和企事業單位或其上級來執行。

4 做好保密檔案利用時的合理監督對策

如何使檔案技能合理利用,又能保證檔案的安全和完整,我們就要在檔案利用時做到合理的監督。要有嚴密而且簡明的檔案利用規章制度,嚴格執行,在實踐中不斷總結,不斷完善檔案利用規章制度如閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據具體情況,對不同的使用人員確定不同的開放范圍,規定不同的審批手續,在做好檔案利用工作的同時,更要確保檔案的安全和秘密性。

5 做好電子檔案文件管理中的保密工作

隨著時代的發展,越來越多的單位都實行了無紙化辦公,電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手工管理階段發展到使用檔案專業管理軟件管理階段。管理手段上的變革,必然帶來保密工作方式上的變革。

一是構建檔案管理網絡安全體系。保障企業網絡安全,一般可以通過隔斷來自互聯網的各種安全威脅來實現。目前流行的隔離方式主要有兩種:(1)企業設置防火墻安全系統,企業內網與外網之間通過中間服務器進行物理隔離。(2)檔案數據存儲服務器與外網之間純粹的物理隔離。第一種物理隔離方式,即是采用防火墻安全系統,為檔案數據服務器和關聯計算機配置防病毒軟件,設置人侵檢測系統,對外網進行邏輯隔離,以阻斷外網的人侵行為。同時在外網與企業內網之間設置中間服務器,進行物理隔離。第二種物理隔離方式,即純粹的物理隔離,外網與企業內網沒有使用任何實現連接的軟硬件設備,數據交換全部通過移動介質在內、外網之間進行數據交換,如使用移動硬盤。

二是系統用戶查閱電子文件管理。訪問本企業檔案系統的用戶只能是本單位的職工。在檔案系統正式啟用前,系統管理員應根據本單位職下的職責范圍和職級設置其相應的訪問權限。檔案系統應能記錄并能提供訪間用戶的信息,包括用戶身份、職屬信息、授權信息、用戶請求信息、用戶操作信息等,從訪問權限方面做好電子檔案保密工作。企業信息部門還應配合好檔案部門做好系統用戶的正確使用檔案系統的工作,以防止系統用戶的不當操作造成不必要的損失。

三是保證電子檔案存儲系統運行環境的安全。與紙質檔案管理制度一樣,健全電子檔案管理制度,包括檔案機房管理制度等。

6 結語

總的來說,我們要積極探索檔案管理模式,處理好檔案保和用的關系,使重要的信息化資源發揮最大的作用,促進社會主義檔案管理制度的建設。

創新之處有以下兩點。

第一,關于企業檔案管理的保密問題目前學術界的研究還相對比較少,因此在視角上有所創新。

第二,本文提出比較全面的企業檔案管理保密工作的策略。