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教務秘書的工作服務于教學,教學管理是高校管理的重要環節。教務秘書是教學管理的直接參與者,對教學各個環節都必須熟悉,才能高效、有序地做好管理工作。因此,做好教務秘書工作非常重要和必要,對教務秘書的工作提出了高要求。

一、教務秘書的工作職責

1.教學計劃的落實與執行

嚴格按照教學計劃確認每學期的教學任務,由系主任安排任課教師后,教務秘書編制課表;課表排好后,要維護其嚴肅性和穩定性,如有特殊情況,應按照相關規定為教師辦理停、調課手續;收集好教學進度表并協助系主任組織好教學檢查工作。

2.考務事宜與學生成績管理

及時安排期末考試,并通知到任課教師和學生,如有補考、重修,要按規定辦理相關手續;按時收齊登有成績的試卷以及試卷分析表。做好成績登錄工作,及時向學生公布成績。

3.學生學籍管理

每學年和每學期進行學年、學期學生學籍審查和處理,如有休學、退學、轉學、處分等情況變動,應辦理相關手續上報教務處審批,隨時更新學生人數變動情況。對應屆畢業生進行畢業資格審定。編制畢、結業生成績匯總表,送教務處審核。

4.檔案資料管理

分門別類,將學生的實習報告、實結、畢業論文、試卷等數據資料做好保存及管理工作。另外,做好教師、課程等檔案的管理工作,包括教學大綱、授課計劃、教師課表、試卷樣卷及標準答案等。同時,還要做好數據統計和整理工作。如有重要教研活動、教學研究項目和成果、教學工作總結、各項教學經驗、教學活動記錄等都應納入檔案管理內。

二、教務秘書必須具備的能力

1.口頭表達能力和書面表達能力

首先,教務秘書要求準確無誤的口頭表達,包括時間、地點、人員、事件等。其次,教務秘書要對所要陳述的事情言簡意賅的表達,如會議精神、來文事項、任務要求、 各類通知、電話內容等。良好的口頭和書面表達能力是完成教務工作的基本要求。

2.溝通和協調能力

教務秘書在日常教學管理中,經常需要與多個部門溝通協調,比如,補課過程中涉及的時間確定以及借用教室,需要任課教師、學生都有空余時間的情況下,將時間、人數確認無誤后,向多媒體管理中心協調教室事宜。教務秘書在教師、學生以及教務處之間起到一個橋梁、紐帶的作用,在各部門之間溝通協調,促成事件的完滿解決,滿足各方面所需。另外,還有非常重要的一點是做好領導與教師之間的溝通,讓彼此理解,使上情下達和下情上傳都變得順暢。良好的溝通和協調能力在教務工作中能起到事半功倍的作用。

3.操作電腦和利用網絡的能力

教務秘書的很多日常事務工作,都是在電腦上操作完成,基本轉向“無紙化”辦公,如教務系統軟件的開發和應用后,排課、學籍管理、教學計劃修訂等很多工作都可經由該系統操作完成,教務軟件的應用,使教務工作變得更為快捷,更有條理,真正實現了辦公自動化,大大地提高了教務人員的工作效率。這就要求教務秘書必須熟練使用計算機,包括制作文檔、處理表格、使用軟件,實現辦公管理自動化。

4.處理信息資料和資料整合的能力

信息資料包括文件、電話、會議等,這些資料能夠保證教學工作的順利進行。很多信息還具有很強的時效性,需要教務秘書具備迅速、準確地作出處理的能力,同時還要客觀、全面的向有關領導報告,以進一步執行決策或調整補充、完善決策,這將直接影響到領導的科學決策。

5.心理承受能力

教務工作中,教務人員需應對各種繁雜的事務,需與各方面的人打交道,包括領導、教師、學生等。難免遇到不順心的事,甚至需要承受來自各方面的壓力。大量的工作,花了很大的精力和努力,不見成效,甚至不被理解,很容易影響到工作心情和工作熱情。這就要求教務人員必須具備良好的心理素質、足夠的心理承受能力,克服困難、增強信心,盡最大的努力,一如既往的保持良好的工作心情和工作熱情。

三、教務隊伍中存在的問題及建議

(一)教務隊伍存在的問題

1.文化素質參差不齊

現有教務人員隊伍中,很多一部分人員是因安置家屬工作而來到教務崗位,其中年齡較大的人員大多學歷偏低,文化素養也不高。在完成日常緊張繁忙的工作時,就顯得力不從心。使工作效率大打折扣。再者,教務隊伍中的人員,多數沒有系統地學習過教學管理理論,他們所學的專業與教務工作關系并不緊密,這些都導致工作中遇到突況時缺乏應變能力。因缺乏較高理論水平和業務能力,使得學校教學管理的發展與建設受到了影響。再加之,缺乏學習、不注重培養是教務工作隊伍素質不高的主要原因。

2.人員流動性大

目前,高校教務崗位人員更換較頻繁。熟悉業務的人員離崗了,新任的人員還沒有馬上銜接上,很容易出現教學差錯,甚至出現教學事故,這些都非常不利于教學工作的順利進行與穩定發展。原因有很多方面,其中最顯著的原因就是教務工作的繁雜,還要承擔重大的責任。而導致教務工作的繁雜的主要原因是分工不明確,一些不屬于教務工作范疇的事情,如教學進度表只上交電子稿,紙質稿交由教務秘書打印等工作,大大增加了教務人員的工作量,降低了工作效率。教務工作中,來不得半點差錯,任何事情都要求百分之百的準確,一旦出現了差錯,其產生的負面影響會很大,而面對如此繁雜的工作,誰也無法保證不出任何差錯。這就致使教務人員承受了巨大的工作壓力,導致很多教務工作者萌生去意,不愿留在教務崗位。

3.工作熱情有待激發

教務人員經常擔心工作中出現漏洞,大多小心謹慎。不求有功,但求無過。這種消極的情緒,毫無工作熱情可言,更不利于學院教學工作的進行。另外,教務工作雖然忙碌,可是卻看不到具體的成績。學校對教務工作也沒有引起足夠的重視。領導對教務工作者缺乏人性化關懷,不注重解決他們的工資和待遇及職稱晉升等問題。

(二)對教務工作的建議

1.教務工作者需不斷學習,提高素質

教務秘書要注重提高自身文學修養,要加強教育學、管理學等各科知識的學習,用知識武裝自己的頭腦。讓目標變得更明確,思路變得更清晰。提高工作認識,樹立奉獻精神。另外,要多參加針對教務工作者的培訓。可外出學習、進修,可參觀、訪問,借鑒同行的工作經驗,也可本校教務工作者互相研討,相互交流、取長補短。

2.學校需加強人性化管理,激發教務秘書的工作熱情

學校應對教務秘書工作予以認可與重視。多些人文關懷,多換位思考。上級要主動關心下級在工作中遇到的難處并給予相應的指導幫助。對教務工作者的工作量化績效考核需公平、公正,解決好他們的職稱、工資、待遇等問題。另外,學校還應加大投入,為教務工作者的培訓和知識更新提供切實可行的政策與經費保障。

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一、引言

全面質量管理的主要特點是強調對產品質量實行全面、全員和全過程的管理與控制。它從過去的事后檢驗并以把關為主，轉變為以預防為主；從管生產質的結果變為管生產中的因素。它注重抓住生產過程中影響產品的主要矛盾，發動全員、全部門共同研究改進；強調嚴格按照科學管理的程序、方法和數據進行管理；強調一切為用戶服務，使整個生產經營的全過程都處于系統控制的狀態下，從而達到提高產品質量的目的[1]。全面質量管理，吸取了系統工程的觀點和方法，把管理對象看成一個系統，把相關的各個環節有機地結合起來，從全局、全程來抓質量管理。同時，還要抓住各個局部、各個環節工作者的人的管理全局性、全程性、全員性，就是現在實施全面質量管理的基本精神之所在。

二、學校教育全面質量管理的特點

根據全面質量管理的基本精神，結合教育管理工作實際，教育管理中的質量管理，有以下特點。

1、全面的教育質量管理

即把涉及教育質量的一切因素都管起來。首先，教育是育人的事業，教育管理所要求的質量，是育人的質量。也就是要“多出人才，出好人才”，使受教育者的品德、智力、體質幾方面都得到發展，成為社會主義的建設者和接班人。這是教育質量管理的最終目標之所在，是質量管理中最根本的因素。為了實現育人的質量目標，必須把直接關系育人質量的全部工作管理好。從育人機構的學校來說，要有能統率學校全面工作的戰略思想，即正確的辦學指導思想，使學校各項工作都有正確的方向，便于形成合力，提高學校工作效率。還要使學校各部門的工作，如思想政治工作、教學工作、體衛工作、總務工作等，實現全面優化，消除薄弱環節[2]。為了實現學校工作的整體功能，還要以教學為中心，協調好各方面工作的關系。在教學工作中，要以工具學科為基礎，全面抓好各門學科的質量，以全面完成教學計劃。另外，還要充分利用家庭、社會的積極因素，使學校教育、家庭教育、社會教育統一起來，優化育人環境。

2、全過程的教育質量管理

教育質量是通過工作質量創造出來的。沒有工作的高質量，也就沒有教育的高質量。工作總是在一定時間和空間內進行的，總要表現為一定的過程的。不僅教育工作有一個完整的過程，管理工作也有一個完整的過程。全面質量管理，要求教育全過程都要保證高質量，不能有絲毫疏忽。比如，就小學管理來說；學生從入學、畢業到升入初中，是一個完整的過程。在這個過程中，要按照政策，把好招生關；入學后有幾個年段，一段也不能忽視，要根據各段特點，因材施教，并使各段緊密銜接，搞好年段把關；畢業后，還要追蹤調查，看學生升學后的實際表現，以此檢驗教育質量。另外，從管理工作過程來看，無論一個學校或一個地區，都要抓好計劃、執行、檢查、總結等幾個環節，一環也不能放松。就一項具體教育工作來說，也有其完整的過程和環節。

3、全員的教育質量管理

教育工作全過程的質量，是由相關的人員的工作質量來保證的。只有每個工作人員以及受教育者，發揮了主觀能動性，在各自的崗位上履行相應的職責，保證了自身工作的高質量，才可能有高的教育質量。實行全面質量管理，就要在一個共同目標——提高教育質量之下，把全體教育行政人員和學校工作人員以至學生，都納入質量管理中來，使他們都參加質量管理。除盡力搞好本職工作、保證自身工作的高質量外，還要關心其它部門的工作，關心整個教育工作的全局，意識到自己工作與整體教育質量密切相關，意識到所有人員的努力，對質量保證的作用，樹立全局觀念、整體意識[3]。

三、全面質量管理在學校教育管理效能提升中的應用

1、工作控制

這是一種預先控制(或超前控制)。即對教育行政部門或學校的各項工作，制定工作規范，擬出實施細則。將一些常規的或重大的工作步驟或手續固定下來，形成制度。使各個工作人員在進行工作前，明確規范、照章辦事，起到事前控制的作用，保證工作達到質量標準的要求。

2、程序控制

為了實現質量標準，要開展多方面的工作，這些工作都顯示為一系列的活動。任何活動，都是一個過程，都有一定的程序。教育管理活動有其自身的規律，也要遵循一定的程序。程序控制，就是對教育管理工作活動程序，進行有效的控制。由于教育管理活動有不同的層次，其活動的程序和對這些程序的控制，也要分出層次來[4]。

（1）教育管理工作過程的程序控制

無論是教育行政機關的管理工作或學校管理工作，其過程都有一定的程序。這就是計劃、執行、檢查、總結(或處理)。在企業的質量管理中，把這稱為“P．D．C．A循環”，是質量管理體系活動的基本方法，是改進和解決質量問題所不可少的。在教育管理中，一個地區教育行政機關的工作或一個學校的工作，也都要遵循計劃、執行、檢查、總結這四個程序來進行。每個程序都要按要求做好，并按這四個程序的順序來進行，不可缺漏，最后一個程序——總結，是至關重要的。總結出經驗教訓，用以改進工作，才能使質量不斷上升。這四個程序構成一個循環。最后的總結程序，將是下一循環計劃的基礎。四個階段，如此不斷循環下去，質量也就不斷提高。在教育管理中，必須嚴格按此程序進行。

（2）教育管理日常工作的程序控制

一個地區的教育行政機關或一所學校，為了質量上得去，有許多日常工作需要辦理。這些日常工作，也有一定的常規可循，可以按其程序加以控制。如教育行政機關會計年度初，抓發展規劃，物資調配，經費劃撥；學年開始前抓學校的招生，班子調整，人事調配；開學時抓學校工作部署和計劃安排，以后抓檢查、督導；學年結束時抓統考、升學考試等。就學校來說，開學前抓招生、計劃制定、人事安排；開學時抓各項工作計劃的制定，常規管理的鞏固；開學后抓各項活動的開展，期中抓工作檢查，期末抓總結、表彰、考試、學生操行評定等。要根據日常工作的內容，規劃出一定程序。將一年或一學期工作，劃分為幾個階段，每個階段各有重點，排成工作歷，使全體人員明白，以便主動配合。使日常工作按序進行，有條不紊。就能在一定程度上避免差錯，保證質量[5]。

3、環節控制

教育管理的各項工作和活動的進程中，都包含有各個環節。把各個環節控制好，就可以保證各項工作或活動的質量。如教育行政部門每年組織的招生工作，就有報名、審核、命題、制卷、考程、考試工作安排(含監考、考試規則、考場布置、試卷裝訂等)、考卷保管、閱卷、復查、統分、錄取、通知、考試工作總結等環節的工作。要把這些環節都控制好，才能保證整個考試工作“萬無一失”。又如，學校教師的教學工作，包括：備課、講課、作業布置、批改、預習、上課、復習、作業、考試、小結等環節。把這些環節控制好，達到各個環節的要求，就可以保證教學和學習的質量。目前，有“最優教法”、“最優學法”等的提出，其內容就是如何使教和學的各個環節實現優化，是教和學實施環節控制的好方法。

四、結論

我們不是唯條件論者。但實事求是地分析影響質量的因素，并設法優化這些因素，是質量控制的重要方法。當然，對這些因素也不能同等看待。從內部因素與外部因素比較來看，要以內部因素為主；從人的因素和物的因素比較來看，應以人的因素為主。

參考文獻

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[3]李彬，阮冬生，李敬芬.地方高校內部質量保障體系構建的研究與實踐——以湖州師范學院為例[J].現代教育科學，2013，05：62-64.

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一、管理背景分析

目前電大所開展的主要教育模式是開放教育，而開放教育是將現有的教學資源開放出來，供學習者自由參考、學習。

開放教育具有的基本特征是：以學生和學習為中心，而不是以教師、學校和教學為中心;采用各種教和學的方法;取消和突破種種對學習的限制和障礙。開放教育對入學者的年齡、職業、地區、學習資歷等方面沒有太多的限制，凡有志向學習者，具備一定的文化、知識基礎的，不需要參加入學考試，均可以申請入學;學生對課程選擇和媒體使用有一定的自，在學習方式、學習進度、時間和地點等方面也可由學生根據需要決定;在教學上采用多種媒體教材和現代信息技術手段等等。

那么基于開放教育的以上特征，勢必對基層辦學機構學籍管理工作提出了更高要求，它不同于傳統高校的學籍管理工作模式，開放教育的學籍管理工作更具公開性和服務性，且信息、科學化和人性化的管理的要求更為迫切。

基于開放教育從中央電大、省電大到地市級分校、縣級工作站、教學班多層次管理結構復雜性，電大系統學籍管理工作尤其是地市級分校處在學籍管理的戰斗一線，不緊緊要面向校本部八年內上萬學生提供的各項學籍服務，還要指導眾多基層電大工作站的學籍管理工作，在很多學籍管理細化問題的承擔起了“一線數據樞紐處理器”的角色。

如果把整個學校比喻成一做學歷制造的工廠，那么學籍服務工作從“產品上線”（即學生報名入學）開始就一直貫穿到“成品下線”（即學生領到畢業證），以及文憑發放后的“售后服務”。

然而目前學籍管理工作人員信息技術使用水平難免具有不均衡性，尤其是那些非IT專業技術背景的人員被安排在學籍管理崗位上時，很難快速進入角色，有效保證學籍管理服務的質量;因此，針對各個學籍管理模塊，分校層面的學籍管理工作總結并推廣的一些重要環節信息化管理技巧和經驗的重要性就不言而喻了。

二、實際問題提出

譬如學歷生產環節中的【畢業證書電子照片管理】就是一項工作量大卻很有技巧可言的工作，但是那些技巧是省電大的集團培訓中所無法觸及的部分，必須要靠基層學籍管理人員自己去摸索和探究。

本文將就畢業證書電子照片的管理技巧展開細致入微的分析，并立足于分校層面的學籍管理日常工作，著眼于分校學籍管理工作的服務穩態性需求，總結一套簡而易行的方法。

三、現狀分析及對策選用

畢業辦證電子照片的管理的分類：

1.紙質證書辦理所需電子照片管理

按照現行方法，每學年的新生入學后第二學年下學期統一參加學校組織的新華圖片社辦證圖片采集。照相過程中，分校學籍部門會提前準備好一份相應學年的所有學生電子名單，并且提前讓班主任老師分發照相卡作為學生拍照的憑證，學生持照相卡排隊參與拍照并現場錄入拍攝序號，由于現場秩序、手工編寫拍攝序號、錄入拍攝序號等客觀現狀存在不可避免的差錯，導致學生姓名與實際拍攝序號出現錯位和張冠李戴現象，每次采集完圖片，學籍人員和班主任老師都要花費大量的精力和時間利用各種途徑來逐個核對學生姓名與實際拍攝序號是否匹配正確，經過反復核對、糾錯后才能制作出學生和拍攝序號對應正確的名單表，而將從新華社攝像師那里拷貝回來的以拍攝序號命名的電子照片更名為辦證時以學生身份號碼命名的電子照片時，就可以用到批處理技術來完成。（具體方法見第四章）

那些由于工作繁忙沒有參加學校組織的統一拍照的學生，只能自己利用空余時間去新華圖片社參加散拍，新華圖片社再將這些學生的電子照片通過電子郵件發送給學籍管理員。

2.電子證書上網所需電子照片管理

實際情況，每學期無論是參加學校統拍的學生，還是自己去新華社散拍的學生，辦理到紙質畢業證書后，依然有一部分學生在學信網上的電子學歷無圖片或者因文憑文字和圖片信息匹配失敗而學信網上查不到學歷信息，這個情況，通常只能通過每學期開學的“網站圖像更新”來彌補，而這些數以百計成功利用電子照片辦理了紙質學歷，卻沒有完成電子學歷上網的圖像更新數據上報，通常情況下都是需要重新上報圖像更新數據表及電子照片的，傳統的做法是班主任老師圖像更新上報的格式要求及電子照片要求后，由學生本人統一上報給班主任老師，再由班主任老師將整理好的數據匯總給學籍管理員，學籍管理員匯總后再上傳給省級電大，這樣顯然是麻煩了學生也增加了班主任的工作量的，同時也增加了上報的誤差率，因為不是集中處理數據，每個班主任老師的計算機處理能力不一樣，增加了上報數據的差錯率。因此學籍管理員可以獨自利用辦證電子照片數據庫，重新將以“身份證號碼”命名的電子照片批量更名為“姓名+電子注冊號”后，附以網站圖像更新名單后打包上傳給省級電大，再由省級電大報送中央電大，最后報教育部上傳學信網，大大降低差錯率，減少中間環節，更好的為學生服務。在這個批量更改電子照片的過程中，也是可以利用批處理技術來快速高效完成的批量更名工作的。（具體方法見第四章）

四、技術介紹及具體執行方法

什么是批處理技術？批處理（Batch），也稱為批處理腳本。顧名思義，批處理就是對某對象進行批量的處理。批處理文件的擴展名為bat 。目前比較常見的批處理包含兩類：DOS批處理和PS批處理。PS批處理是基于強大的圖片編輯軟件Photoshop的，用來批量處理圖片的腳本;而DOS批處理則是基于DOS命令的，用來自動地批量地執行DOS命令以實現特定操作的腳本。

1.利用批處理技術給將電子照片命名為學生“身份證號碼”的步驟如下：

第一步：創建文件夾“給電子照片批量命名”，并放入文件夾“電子照片原始底片N張”和EXCEL表“電大某年圖片采集拍攝序號名單N人.xls”，如圖1所示：

圖1

第二步：在“電大某年圖片采集拍攝序號名單N人.xls”電子表格中創建“批量命名指令”列，并在單元格K2中輸入公式“=”ren IMG_”&A2&”.JPG “&D2&”.jpg””，拖拽K2右下角復制單元格公式即得K2列數據，如圖2所示：

圖2

第三步：將“批量命名指令”列數據自K2起復制粘貼到新創建的TXT文本文件中，并另存為“電子照片批量命名程序.bat”至路徑“電子照片原始底片N張”文件夾中，如圖3所示：

圖3

第四步：在“電子照片原始底片N張”文件夾中雙擊“電子照片批量命名程序.bat”，即完成電子照片的批量命名，如圖4所示：

圖4

2.利用批處理技術將名為身份證號的電子照片更名為“姓名+電子注冊號”的步驟如下：

第一步：創建文件夾“電子照片批量更名”，并放入文件夾“網站圖像更新電子照片N張”和EXCEL表“網站圖像信息更新表.xls”，如圖5所示。

圖5

圖6

圖7

第二步：在“網站圖像信息更新表.xls”電子表格中創建“批量改名指令”列，并在單元格J4中輸入公式“=”ren “&C4&”.jpg “&B4&F4&”.jpg””，拖拽J4右下角復制單元格公式即得J4列數據，如圖6所示。

第三步：將“批量改名指令”列自J4起復制粘貼到新創建的TXT文本文件中，并另存為“電子照片批量更名程序.bat”至路徑“網站圖像更新電子照片N張”文件夾中，如圖7所示。

第四步：在“網站圖像更新電子照片N張”文件夾中雙擊“電子照片批量更名程序.bat”，即完成電子照片的批量更名，如圖8所示。

圖8

五、結束語

開放教育隸屬成人教育，學生大部分都是有工作的成年人，空閑時間不多，也很難組織學生在學校集中辦理某些行政手續，這就要求我們學籍管理人員要盡可能的利用簡約快捷高效且低風險的最佳方法來完成各項服務學生的工作。上文中僅為信息技術在學籍管理中很小的一個環節但又是關乎學生切身利益的非常重要的一個環節的應用小技巧。它不僅能提高辦證工作的效率，更加能夠提高學生服務工作的質量。將傳統方法需要幾個工作日上百學生參與才能完成的事情，優化到只需要幾個小時一個人就能很好的完成，這讓筆者深刻的感受到了計算機信息處理技術的奧妙無窮，也將繼續在管理實踐中去探索更多行之有效的好方法。

參考文獻

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目前各大學順應人才培養特點需要普遍實施了學分制教學管理模式，但不容置疑的是，學分制相關制度、措施的有效實施與落實，需要完善的教學管理基礎條件和行之有效的管理模式，如實行選課制和彈性學制，模糊了專業、班級的概念，對學校的教師數量和質量、課程的開設、教室資源管理、學生班級活動的開展、學生學籍管理等都帶來新要求，特別是對本來就比較薄弱的大學教學檔案管理工作挑戰更大，因為學分制下，教學檔案管理的周期更長，內容更多、變化更大、要求更高等。而大學教學檔案的產生、整理、保存、歸檔等一系列管理工作的重心和基礎在于大學中的二級單位――學院，以學院為單位，由老師、學生、教研室、院級教學管理辦公室、各科研項目組、各研究中心等產生的教學檔案是構成大學教學檔案的絕大多數。因此，強化院級教學檔案管理工作是提高大學教學檔案管理工作水平的基本途徑和保障之一，也是大學學分制能否有效、可持續開展的基礎條件。開展此研究有其現實指導意義。

1 大學教學檔案管理工作基礎在學院

教學檔案是指教師、學生、管理人員在日常教學、教學管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、錄音、錄像等各種形式和載體的材料。對這些資料進行收集、整理、分類、歸檔、保管和使用等就是教學檔案管理。教學檔案是學校教學管理、教學實踐活動過程的真實原始紀錄，是大學教學管理水平、教學質量、辦學成果的真實反映，是學校的寶貴財富，更是大學檔案管理的重要組成部分。

大學教學檔案一般包括教學文件檔案、教務工作檔案、教師業務檔案、學生學習檔案等。絕大多數教學檔案來源于教學第一線的院級教學單位，產生于教學過程中的學院、教研室、教師、學生等多個層次、多個環節，形成數量龐大、種類繁多、時間跨度大的檔案材料。因此大學教學檔案管理重點和基礎在于具體承擔、落實教學工作的各學院，院級教學檔案管理工作的能力、質量和水平，決定著大學教學檔案管理的效率和效果。

因此探尋強化院級教學檔案管理的途徑與措施，提高和完善院級教學檔案管理工作質量和水平，是保證大學校級教學檔案工作能力和水平達到學分制教學管理制度要求的基礎，是有效提升大學教學管理水平的必由之路，對推動我國大學教育教學改革和擴大與外交流都有客觀的、現實指導意義。

2 院級教學檔案管理存在的主要問題

現實中，各大學教學檔案管理往往是以大學檔案館為龍頭，以行政檔案管理規范來收集、整理、歸類和要求教學檔案的管理工作等，客觀忽視了教學工作特點以及學分制對進行檔案的特殊性要求等。加之檔案管理工作開展是以行政管理為依據，缺乏專業性的考量，因而存在如制度不完善、人員不專業、設施不齊備、不重視、信息不完整等問題，進而成為制約大學學分制管理制度有效開展與完善的基礎性工作瓶頸之一。

2.1 制度不完善，即沒有與學分制配套的院級教學檔案管理制度與標準

現實中，幾乎所有的大學對最基本的院級教學檔案管理工作都沒有配套制度和標準，仍延用過去的校級行政檔案制度和要求。而實施學分制必須要有與之配套的選課制、學籍管理制度、導師制、聘任制及教學質量評估等制度和規范，同時，還要構筑一套全校互通的教學管理信息平臺，包括選課運行系統、學籍管理系統、導師遴選系統、后勤保障系統、教學質量監控系統、招生就業系統等。如果沒有配套的科學、規范的教學檔案材料，學分制的優勢與特點根本不可能有效體現。

2.2 人員不專業，即無專門崗位設置和人員配備

目前，我國大學檔案工作的重心在學校一級，通過學校的檔案館機構負責所有的檔案管理相關事宜，包括教學檔案。而在產生教學檔案的主體單位各學院一般沒有設置專門的教學檔案管理人員崗位，也就沒有專人負責該項工作。現實中院級教學檔案管理工作多由教學秘書和部門行政秘書兼任。這些秘書平日大多忙于教學、科研、人事、辦公室等事務，不可能有多余的時間和精力來開展檔案管理工作；同時他們大多不是科班出身，缺乏系統的檔案及檔案管理專業知識，平時做的檔案收集與整理等工作僅憑經驗與制度規范，并沒有具體的理論指導，對文件規范意識及檔案的實用價值缺乏應有的鑒定能力，致使檔案材料的收集與整理工作具很大的隨意性。不可能很好的滿足學分制實施的檔案管理要求。

2.3 無條件，即缺乏科學管理手段、方法和必要設施等

盡管學分制在我國大學推行已多年，但迄今為止也只能稱為學分學年制，其學分制的主要特點和優勢并沒有真正有效的被體現，究其原因無不與我國大學教學管理、特別是教學檔案管理等基礎條件不足有關。現實中各大學、各學院對教學檔案管理工作少有投入，制度建設、人員配備、設施購建都不完善，缺乏科學管理的手段與方法，在大量教學檔案管理工作面前，人們普遍只能就事論事，只講數量不講質量的開展工作。日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，建立電子文檔等，更談不上對歸檔材料的審核、保存和有效利用等。這些與學分制對教學檔案管理的基本要求不符。

2.4 不重視，學院、教師等忽視院級教學檔案管理

現實中，大學的教學檔案管理多處于學校綜合性檔案管理范疇之中，管理機構、管理人員、管理制度、標準等都遵循學校綜合性檔案管理的要求，沒有就院級教學檔案管理單獨設置部門、配備人員、明確標準和制度等，很少有開展專門的研究，致使學分制背景下教學檔案的特殊性、有效性、適應性等難以保證學分制教學管理制度的特點要求。

同時教師們普遍對檔案管理工作的重要性認識不夠，表現在不能保證必要的檔案按時、全面的歸檔。更有個別教師對學院、學校的教學檔案提交要求置之不理，造成個別必要的教學檔案不完整等現象時有存在，嚴重影響管理質量。

2.5 檔案信息內容不能滿足社會服務的需要

由于大學教學檔案的保存材料是建立在行政管理的傳統制度與規范前提下的，其內容、種類、形式等，僅沒有做到與時俱進及時補充，更是嚴重缺乏應用價值，時常會有需要的材料沒有、不需要的材料一大堆的難堪情況。特別是已畢業多年、小有成就的學生往往需要大學期間自己學習方面的許多信息，學校在發展過程中也需要不斷的提煉組織文化等素材，這些在現有的教學檔案材料中很難有收獲。這就使得檔案管理出現費時、費力、費人工，還產生不了其為教學服務、學校建設的應有價值，更難以開展應有的如查詢服務等社會服務，其檔案價值沒有被充分體現等。

3 院級教學檔案管理的強化措施

3.1 加大宣傳、重視院級教學檔案管理

高校教師、教學管理人員、學生是決定教學檔案管理質量的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大師生的檔案意識和管理觀念尤為重要。教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》明確規定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有”。大學教師、管理人員、甚至是學生都應該清楚地認識到，在教學活動中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動汗水的結晶，但是無權占為己有，這些材料是受檔案法保護的學校固有財產，必須保證其完整無缺，并按照規定向檔案室移交。

同時要充分認識到院級教學檔案工作是學校檔案工作的基礎性保障，是學分制教學管理制度有效性的基礎，決定著學校檔案管理的效果，只有提高了學校、學院、教師、學生的檔案管理意識，切實重視教學檔案的管理，保證教學檔案的及時、完整、科學、有效的被整理、保存和應用等，才有可能改變目前普遍存在的院級教學檔案管理弱化的現狀，有效推動大學的二級管理和學分制的有效實施等。

3.2 完善院級教學檔案管理制度與規范

隨著我國大學規模的擴大，二級管理和學分制成為各大學教學管理的主要方法，但由于諸多原因，學院并沒有足夠的管理權力和資源自主開展各項工作，日常運營管理資源的投入和制度性規范依然執行學校一級的。因此對院級教學檔案管理工作的開展不僅沒有專門的投入，缺乏專業人才，更是沒有完善的工作制度與規范，不同學院對相同材料的處理流程、要求不盡相同等，教學檔案管理工作效率和質量也不能滿足學校、學院發展和學分制的要求。

因此，在二級管理和學分制背景下逐步完善院級教學檔案管理制度與規范，積極構建院級教學檔案管理體系刻不容緩。

3.3 加強檔案管理人員培養，保證工作質量

由于我國大學長期普遍不重視教學檔案管理工作，致使其成為制約學分制有效落實的瓶頸。而優秀的成績一點是優秀的人干出來的。通過對教學檔案管理人員從流程管理的角度開展全過程專業培訓，逐漸打造專業的檔案管理隊伍，提高教學檔案管理的能力和水平。同時通過制定統一的過程管理標準和規范，統一標準、內容、格式和程序等，以逐步實現教學管理檔案的規范化、標準化和電子化，真正意義上從基礎管理的角度提升院級教學檔案的有效性。

3.4 強化教學檔案形成過程的監管，確保教學檔案質量

教學檔案的有效性一定程度上取決于教學檔案收集、整理等過程的規范性，而規范性的落實必須要長期堅持執行標準的、統一的、規范的相關制度與標準，并形成工作傳統和風格。如檔案管理員要堅持原則，嚴格按制度規范辦事，檔案管理文件材料要真實、準確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響教學檔案的及時性和高質量，甚至造成不良后果和惡劣影響等。特別是關系學生未來成長的檔案更應按照統一標準、統一模式、統一要件等強化管理。

同時在工作中應加強教學檔案的分類、整理和鑒定等。教學檔案管理質量的前提是正確的資料歸類，然后針對不同類型和重要性，區別管理。而這往往是院級教學檔案管理的軟肋，因為沒有足夠的人力、物力、制度、規范和經驗等。因此加強教學檔案的分類整理、鑒定工作，是確保教學檔案管理質量的核心內容之一。為此需要強化以下幾點：

首先，要按照學生培養方案的流程，明確不同檔案材料的重要性，區分不同等級或類別。針對不同等級的檔案資料采用ABC分類法開展差異性管理。

其次，加強對管理人員工作質量的考核與評價，提高工作責任心和積極性，確保檔案管理的質量。通過對管理人員的培訓，明確制度性規范與要求，通過崗位職責的形式要求管理人員嚴格按制度規范、區別不同資料，正確的、有規律性的開展有效工作。

第三，加強院級教學檔案管理硬件設施與條件的投入和建設，加強對檔案實體分類理論的研究，不斷總結分類整理經驗，提高檔案分類整理質量，從而提高檔案管理的電子化和標準化。

3.5 積極開拓教學檔案的服務功能

檔案的生命在于它的適用性，教學檔案不能得到合理利用，只是被分門別類的鎖進檔案柜中，成為“死檔案”，那就不具有存在的價值。因此，教學檔案的管理任務之一是積極開發教學檔案的應用價值，主動為教學管理工作和學生服務。如將教學管理制度、優秀教師的講稿、教案、教學工作總結、教學研究論文、歷年的試題、學生考試的試卷分析、優秀畢業論文、師資情況、教師歷年的科研成果等匯編成冊，供廣大教師、教學管理人員、教學研究人員以及學生查閱等。這不僅能教學檔案管理的良性循環，更能夠豐富教學資源，改進教學管理、提高學校辦學水平和教師的素質，最大限度地發揮教學檔案在高等教育教學各環節的基礎性作用。

參考文獻

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