緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇社會保險業務檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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現代社會保險業務檔案通常情況下是指在辦理社會保險業務過程中，社會保險經辦機構直接形成的具有保存和利用價值的、專業性的歷史記錄，這些歷史記錄的載體主要包括：文字材料、電子文檔、圖表、聲像等，由于數據化載體的方便快捷性，已經在檔案總量中占有了越來越多的比重。如今的檔案一方面是在辦理各項業務的過程中參保主體形成的原始憑證，另一方面為確保參保主體享受社會保險福利的參考依據。因此，在進行社會保險工作過程中，必須給予檔案管理工作高度的重視。

那么，在信息化時代，如何更好的建立檔案管理系統，來實現檔案的系統化管理呢？

目前，我國的社會保險業務檔案管理工作中存在的問題：

當前，在我國很多社會保險機構社會保險檔案保管仍以手工操作為主，檢索速度慢，這樣就增大了勞動強度，造成工作效率很低。而且，傳統紙質檔案資料的分類存儲且經常的翻動也容易造成檔案的磨損，也造成了大量空間的被占用。綜上，都給社會保險業務檔案管理工作中形成了很大的困難。

同時，新技術的應用在社會保險業務檔案中應用也不夠。具體在應用上，尤其是在社會保險業務檔案管理中的應用仍然不夠。對于各地的社保經辦機構來說，其業務軟件系統雖然在一定程度上部分地實現了全程數據化管理。但是，業務操作和管理信息化依然存在不匹配的現象，主要表現為在傳統空間中保存著各類紙質材料，而且這些實體紙質檔案在一定程度上依然處于不斷更替的過程中，這些檔案都有隨時被查閱、使用的可能。在這種情況下，如果對檔案依然采用傳統的方式進行管理，那么在一定程度上會降低檔案查詢調閱的效率，同時還會導致原件無法及時歸還，甚至檔案被遺失、損害的問題。實現系統化操作，將是這些問題最好的解決方案。

所以，我們從社會保險業務檔案管理的系統的角度來討論。

1 加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質和技能

基礎的知識、技能、政治素養、道德素養、管理能力，以及分析處理問題的能力等，通常情況下是從事檔案工作必須具備的能力。檔案業務工作的效率、水平和質量在一定程度上受到檔案人員綜合素質的高低的影響和制約，同時對檔案工作整體效能發揮重要的作用。但是，目前很多保險部門的檔案管理者的水平比較低下，服務意識差，主觀能動性不強。因此，一方面，檔案工作者必須加強業務培訓，掌握相關的專業知識，找到工作中的不足之處，并且提高自己的創新意識。另一方面，加強自身學習，因為信息化的現代，檔案管理也由簡單的手工操作，轉為現代化的管理密集知識型的工作。也只有具備高素質的，掌握現代科技的管理人員才能勝任。

2 領導重視，把社會保險業務檔案管理擺在重要位置

社會保險機構，要高度重視，增強對參保群眾、對歷史負責的使命感，切實把社會保險業務檔案管理工作納入社會保險工作的重要議事日程。只有領導思想上重視了才能改善我們現在管理水平低下，以及軟件投入力度不夠的現狀。根據權威機構調查顯示，目前，電子信息化管理在大多數的社會保險業務檔案中依然沒有被采用，進而在一定程度上增加了業務檔案歸納、總結以及分類的難度。進而在查閱檔案的過程中遇到一系列的問題或困難。只有領導意思增強了，才可能加大軟件投入。安裝檔案管理軟件，建立起準確完整的數據庫，運用計算機進行檢索，確保調檔迅速準確，為檔案信息利用提供方便。提高檔案信息查詢效率，并對重要的業務檔案進行掃描，實現電子化管理，有條件的還要設立信息服務平臺，為參保繳費、養老金查詢提供便捷服務。

3 加強對檔案業務一體化管理

通常情況下，檔案業務一體化的需求，主要體現為：在嵌入業務經辦及業務管理中的應用數字檔案，社會保險業務檔案是一種特殊資源，在信息現代化的今天，我們更是要加強檔案的計算機錄入工作。數字化加工可分為登記、掃描、掛接、質檢、特殊處理、復核、封裝、管理8個工作崗位。在建設系統過程中，不斷滿足業務管理的需要，進而在一定程度上更好的為公眾提供全方位的服務。

4 社會保險業務檔案管理的統一與標準化

參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇等，通過社保業務檔案進行全面系統的記錄。通常情況下，檔案工作的規范化、標準化是現代化檔案管理的重要環節。通過規范化對社保業務檔案進行管理，進而在一定程度上確保社保業務檔案的完整性、安全性和有效性，社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。

因此，我們從思想上要意識到社會保險檔案管理的重要性，加大硬件軟件投入，建立比較完善的社保業務檔案管理制度，系統化管理是未來檔案管理的必然達成的新階段，所以就給檔案工作者提出了更高的要求！

參考文獻：

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第三條本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條人力資源社會保障行政部門負責社會保險業務檔案管理工作的組織領導。

社會保險經辦機構負責社會保險業務檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業務指導。

社會保險業務檔案由縣級以上社會保險經辦機構集中保存。

第五條社會保險經辦機構配備專門的管理人員和必要的設施、場所，確保檔案的安全，并根據需要配備適應檔案現代化管理要求的技術設備。

第六條社會保險經辦機構應當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

第七條社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條社會保險業務檔案分類應當按照社會保險業務經辦的規律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業務環節”或“年度—險種—業務環節”的方法對社會保險業務材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構應當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

第九條社會保險業務檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業務檔案的具體保管期限按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》執行。

社會保險業務檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業務檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條社會保險經辦機構依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務。

第十一條社會保險經辦機構應當對已到期的社會保險業務檔案進行鑒定。

鑒定工作應當由社會保險經辦機構相關負責人、業務人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發現業務檔案保管期限劃分過短，有必要繼續保存的，應當重新確定保管期限。

第十二條社會保險經辦機構對經過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經社會保險經辦機構主要負責人批準后銷毀。

未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

社會保險經辦機構應當派兩人以上監督銷毀檔案。監督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十三條社會保險經辦機構按照有關規定，將永久保存的社會保險業務檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條社會保險經辦機構有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任：

（一）不按規定歸檔或者不按規定移交檔案的；

（二）偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；

（三），造成檔案遺失、毀損的；

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一、維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1984年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。膠州市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

二、社會保險業務規范化管理

在膠州市，類似楊麗的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，膠州市社保經辦機構通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，膠州市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為全局管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。

為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。

社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。膠州市紡織廠等11家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

三、社會保險業務檔案管理的統一與標準化

社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。

（一）統一業務檔案管理工作制度

根據我市社保經辦機構下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我市業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

（二）統一檔案室標準

檔案室是社保業務檔案的"家"，統一檔案室的標準至關重要。為此，膠州市社保經辦機構建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等"八防"功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

（三）統一規范整檔

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        1 維護社會保險檔案，保護職工權益

        隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

        我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊、企業職工養老保險卡、補繳繳費分解表、歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理、歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

        隨著國有企業重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關系、中斷繳費情況大量出現，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

        1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

        2 社會保險業務規范化管理

        在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養老保險手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補辦養老保險手冊，保證其繼續參保。

        社保業務檔案對參保人員十分重要，但是業務檔案管理工作對社保經辦機構來說還十分陌生。沒有現成的樣板，保定市社保經辦機構只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業務檔案整理和立卷從不規范到規范，社保檔案庫房從無到有；業務檔案內容由簡單到豐富；并把業務檔案管理工作列入長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位職責中，把業務檔案工作作為社保管理的一項重要內容納入年度目標，與業務工作同部署、同組織、同考核。短短幾個月的時間，檔案目錄全部實現電子化管理，從而使社保業務檔案管理工作發生了巨大的變化。

        為規范社會保險業務檔案管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全，發揮檔案的服務作用，根據《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險業務檔案管理辦法》，同時對業務檔案進行規范管理提出了明確要求，推動社保業務檔案管理工作進一步開展。

     社保業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。保定市紡織廠等7家企業，由于在改制前欠繳職工養老保險費多。改制時，職工強烈要求其補繳歷年欠繳的養老保險費，通過查閱歷年職工養老保險繳費分解表，社保機構為職工提供了這些企業歷年欠繳的準確數字。企業補繳了歷年欠繳的養老保險，企業職工的合法權益得到了保障。

        3 社會保險業務檔案管理的統一與標準化

        社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。實現社保業務檔案的規范化管理，保證社保業務檔案的完整、安全和有效使用，直接關系到參保單位和參保職工的合法權益和切身利益。社保業務檔案規范化管理的關鍵在于實現管理的統一與標準化。

        3.1 統一業務檔案管理工作制度。根據我市社保所下發的《社會保險業務檔案管理辦法》等七項業務檔案管理工作制度，結合我所業務情況的實際需要，業務檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統一了業務檔案管理工作制度。

        3.2 統一檔案室標準。檔案室是社保業務檔案的“家”，統一檔案室的標準至關重要。為此，保定市社保所建立了一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

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（一）社會保險業務檔案管理法規制度執行力不夠，工作發展不平衡

近年來，廣西壯族自治區人力資源和社會保障廳、自治區檔案局根據國家人力資源社會保障部、國家檔案局《規定》，結合廣西實際制定了《廣西壯族自治區社會保險業務檔案管理暫行辦法》（桂人社發〔2010〕130號，以下簡稱《暫行辦法》），為廣西全面加強社會保險業務檔案管理提供了基本保障。并根據人力資源社會保障部辦公廳關于社會保險業務管理達標驗收工作的有關部署，下發了《關于開展社會保險業務檔案管理達標驗收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838號，以下簡稱《通知》），提出了力爭柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分經辦機構2012年底前通過業務檔案管理達標驗收，其他市級經辦機構在2013年7月底前通過達標驗收，2014年底前完成所有縣級以上經辦機構達標驗收的工作目標，要求各地以實現三年達標驗收目標為核心，全面提升廣西各級社會保險業務檔案管理水平，大力推進業務檔案管理規范化、標準化、信息化建設。

經過2年的努力，截至2012年底，全區14個地級市，有4個市，6個機構業務檔案管理通過了檔案管理達標驗收，8個市級社保經辦機構正在開展紙質檔案歸檔整理，力爭2013年底前進行檔案管理達標驗收。目前尚有2個市級社保經辦機構業務檔案管理工作仍處于無庫房、無專兼職檔案人員、無經費保障的“三無狀態”，未開展業務檔案整理工作。據統計，截至2012年底，廣西區內市級經辦機構積存歷史業務資料尚有10萬宗卷未整理入庫。要實現2013年底前全區地級市社保業務檔案工作實現達標驗收難度相當大。縣級經辦機構2/3以上沒有庫房，尚未開展紙質檔案整理，2014年全部實現檔案管理達標驗收任重道遠。

（二）社會保險檔案保存方式落后，管理基礎薄弱

目前，廣西各級社會保險經辦機構除了社會保險數據庫數據檔案以磁介質、光盤和移動硬盤等計算機手段定期備份保存外，大量的社會保險業務檔案、文書檔案和會計檔案仍采用紙質（線裝）保存的傳統檔案保存方式 。而參保人數眾多，社保業務檔案需保管一生，因此，檔案量巨大，占用大量庫房空間。傳統的紙張保存形式易損，有些檔案資料因查詢次數頻繁而不可避免地存在原件受損甚至遺失等情況。況且，各地業務檔案庫房普遍吃緊，有的地方社會保險經辦機構連一個固定的檔案室都沒有，各類檔案被分割保管，分室存放。一些地方雖然有固定的檔案室，但面積很小，庫房建設也大多不完全符合國家《檔案館建設設計規范》和規定，不具有防震、防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等安全設施，更談不上規范管理檔案，從調查情況來看，越到基層，管理基礎越薄弱。

（三）社會保險業務檔案管理手段落后，跟不上社會保險事業發展形勢的需求

雖然近年來廣西各級社會保險經辦機構已經普遍使用計算機對社保檔案進行管理，但大多數仍停留在目錄級管理階段，即對社會保險檔案按一定規律編制目錄，在查詢時先通過目錄檢索，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，最后仍需靠手工翻閱紙張原件，并沒有解決傳統純粹紙張化文檔資料管理所固有的原件易損的難題。隨著社會保險事業的迅速發展，參保人數和覆蓋范圍的日趨擴大，社會保險業務檔案急劇增加，目前這種依靠手工操作的陳舊手段以及管理方式，遠遠不能適應社會保障事業發展的要求，這必將成為影響和制約社會保險業務檔案管理工作發展的突出問題。

（四）社會保險業務檔案信息開發利用率低

廣西社會保險業務檔案開發利用起步較遲，檔案管理方式仍停留在“初級”階段，只能簡單應付一些查詢，不能有效地綜合開發社會保險業務檔案的信息資源，檔案信息利用率低，沒有起到社會保險檔案的信息開發對推動社會保險效率應起的重要作用。

二、廣西社會保險業務檔案管理對策

隨著社會保險事業的蓬勃發展，業務檔案呈現海量增長的態勢，傳統的社會保險檔案管理的模式已經不能滿足事業發展需求，建立一套人工干預少、效率高、易查詢、易保存、運行成本低的社會保險檔案管理系統勢在必行，筆者認為，需做好以下幾方面的工作。

（一）制定廣西統一的社會保險業務檔案數字化建設規劃，明確目標，分類指導，全面推進

在調查研究的基礎上，認真做好自治區級頂層設計，用2年時間完成14個地級市社會保險業務檔案管理數字化建設，2015年逐步實現縣（市、區）級社保業務檔案管理數字化。先行建設1—3個地級市社會保險檔案管理數字化示范單位，以點帶面。重點扶持已實現社保檔案管理達標驗收合格的市級檔案館（庫）建立數字檔案，做到“扶持一個、建成一個、驗收一個”。對正在開展業務檔案管理達標創建工作的市級社會保險經辦機構，加強業務指導，促成檔案管理達標驗收合格，為建設數字化檔案夯實基礎。同時要加強市對縣（市、區）社保檔案管理工作的指導，推動廣西社會保險檔案管理工作上新水平。

（二）統一組織開發社會保險業務檔案數字化管理軟件

為避免各市社會保險經辦機構各自為政重復開發，既造成相互不兼容又浪費資源，由自治區社會保險事業局統一組織開發，推廣實施社會保險業務檔案數字化管理軟件，并為地級市檔案數字化建設提供必要的支持，解決好信息系統運行的配套硬件、平臺軟件和實施費用，確保廣西社保檔案數字化建設起點高、運行穩、效果好。

（三）建立社會保險數字檔案，實現檔案數字化管理

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社會保險檔案管理工作是社會保險事業的重要組成部分和基礎。在推進和諧社會建設和社會保險事業加快發展的新形勢下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問題，直接影響這項工作的有效推進，不能發揮社會保險檔案及其管理部門的服務作用，不利于社會保險事業的發展和人民群眾基本權益的保障，應深入研究，推進工作創新，盡快解決問題。

1社保檔案管理存在的主要問題

應依法實施社會保險檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會保險檔案發揮積極作用，為人民提供更好的社會檔案服務。但當前社保檔案管理還存在著一些問題［1］。

1.1依法管理社保檔案意識不強

一些單位缺乏依法管理社保檔案意識，存在造假現象，嚴重違法違紀，加重了社會保險檔案管理的不規范，影響社會保險事業的發展。辦理退休時，有很多人想蒙混過關，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來了很多問題。社保檔案管理法治意識薄弱，導致檔案管理工作惡性循環，不利于維護相關法律的嚴肅性，不利于構建法治社會［2］。

1.2社保檔案管理體制不順

社保涉及的范圍廣，流程復雜，包括社會保險、社會福利、社會救助等，從程序方面包括申報、審查、繳納費用、保費發放以及權益維護等，這些不同的內容和程序，構成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過程中會遇到很大的問題。雖然我們引進了先進的電子檔案管理系統，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開發不成熟，實際工作中存在電子檔案管理與紙質檔案管理兩種形式，導致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過程中，由于信息網絡的開放性特點，可能會出現泄密、更改信息等不良現象。

1.3一些社保檔案管理人員不適應工作需要

雖然我國頒布了相關的法律法規和業務規范，在很大程度上對社保檔案管理進行了規范，但是對于檔案管理的具體工作流程，沒有統一的規范，社保檔案管理人員業務素質整體上不高，只會對社保檔案進行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計算機管理技能，不適應工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質低，法律意識淡薄，在工作中出現社保檔案分類不明、劃分保管期限不當等問題，個別人員甚至受金錢等誘惑，進行檔案造假。

2社保檔案的價值和作用

2.1是維護參保人員權益的基本依據

社會保險檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據。當自身的利益受到損害時，憑借社會保險檔案可以維護自身利益，也是決定參保對象能否有資格享受社會各種補助等權益的憑據。社保檔案管理部門應創新服務方式，管好用好社保檔案，為社保業務和社保對象提供更好的服務，充分發揮社保檔案和社保檔案管理部門的重要職能作用。

2.2有助于維護社會和諧穩定

社會保險檔案的管理有利于社會的穩定和諧，社會保險檔案是整個民生檔案的關鍵組成部分［4］。社會保障體系建設是現階段構建社會主義和諧社會的重要內容，管好社保檔案，可以有效推動社保事業的穩定健康發展，促進民生問題的解決。如果在管理過程中出現了差錯，嚴重的會危害到參保群體的基本利益，引起社會波動。對社保檔案進行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進社會穩定。

3社保檔案管理的創新途徑

3.1大力宣傳社保檔案作用

要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規宣傳教育活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價值，提高全社會對社保檔案管理重要性的了解和認識。在宣傳過程中應對管理人員和公眾進行《檔案法》等相關法律法規進的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據在刑事訴訟中發揮作用，為人民提供相關的保障［5］。《檔案法》規定，一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、社會事業單位和公民都有保護檔案的義務，各單位都應將檔案工作納入重要議事日程，定期聽取檔案工作匯報，及時解決檔案管理過程中出現的問題。

3.2推進社保檔案管理信息化

針對當前檔案管理實際工作中存在電子檔案和紙質檔案兩種管理方式的問題，結合社會信息化的發展，應進一步提升檔案管理水平，讓社會保險檔案管理更為便捷高效；應利用信息技術條件，社會社保檔案管理部門可以對社保檔案的信息進行利用和共享，讓社保管理信息發揮更大的作用。對社會保險檔案進行電子化或者數字化管理，有利于節省空間，提升管理效率。應加大人力物力財力投入，加快推進社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。

3.3完善社保檔案管理制度

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社會保險業務檔案管理工作主要指對社保檔案進行收集、整理、分類、裝訂，以及之后的移交、保管、堅定等一系列工作，社保檔案的管理工作是社會保險經辦管理工作中的基礎部分，但卻對社保工作的順利展開有著重要影響作用。現階段，我國具有較為龐大的社保檔案庫，這給檔案的管理帶來了極大的挑戰，而我國社保檔案管理工作存在較多不足，并已經影響到了社保工作的高效展開，因此必須對其展開深入研究，不斷提高我國社會保險業務檔案的管理水平。

一、社會保險業務檔案管理工作的發展現狀

（一）缺乏先進的檔案管理手段

目前，大多數的社保檔案仍然采用傳統的管理方式，并沒有采取電子信息化的管理手段，這給檔案的查閱帶來了極大困難。許多社保經辦機構受到環境條件的限制，沒有設立專門的檔案存放室，許多檔案資料被分開保存，不僅給檔案的保存與查閱帶來了極大的困難，同時也加大了檔案泄露的風險。而具有專門檔案室的機構，其檔案管理手段也較為落后，軟硬件設施極度缺乏，同時也缺少專業的管理人才，因此也無法達到較好的檔案管理效果。

（二）社會保險業務檔案管理缺乏科學性

社會保險在社會保障體系中占據著重要地位，而其包括養老保險、醫療保險等多個類別，這就造成一個人的保險資料被分別保存在不同的經辦機構，這種分散管理方式給保險人的資料查詢帶來了極大困難，也極易出現管理紕漏，管理方式缺乏足夠的科學性。

（三）社保檔案管理人員業務水平相對較低

同時，社保檔案管理工作中還存在專業人才缺乏的不足，管理人員的專業素質相對較低，無法滿足檔案管理工作的需求。許多社保經辦機構缺少專業的管理人員，其管理員工缺少足夠的專業知識與專業技術，因此也無法較好的進行檔案管理工作。同時，經辦機構也缺少足夠的員工培訓工作，沒有充分意識到培養專業檔案管理人員的重要性，這也極大的限制了檔案管理工作的發展。

二、加強社會保險業務檔案管理工作的策略分析

（一）促進社保檔案管理工作標準化

在加強社保檔案管理工作時，首先必須建立完善的管理制度與管理程序，促進檔案管理工作的標準化發展。依據《檔案法》、《保密法》等相關政策，加快檔案管理工作相關制度、標準的建設，同時構建完善的檔案管理體系，逐步促進檔案管理工作的規范化、標準化發展。

（二）加強社保檔案管理軟硬件設施建設

加強社保檔案管理軟硬件設施建設主要是指對檔案庫“八防”建設與管理信息系統的建設。為了保障社保檔案管理室的環境安全性，必須加強檔案室防火、防光、防塵以及防高溫等方面的管理，同時還應建立完善的檔案管理信息系統，實現與業務信息系統的完全對接，從而達到對檔案管理的全面控制。

（三）重視社保檔案的動態化管理

保險人的社會保險業務將具有多個環節，因此必須重視對社保檔案的動態化管理，從而實現對個人保險業務的全過程管理。為了達到對個人業務檔案的全過程管理，必須要對保障對象的個人變動情況進行動態管理，定期進行檔案信息的調查核實，從而保證檔案信息的真實有效，從而能夠充分發揮社保檔案的證據價值。

（四）促進社保檔案的信息化管理

社會保險業務的辦理過程中將產生大量的紙質材料，而紙質材料在保存與移交過程中將極大的受到外界環境的影響，且將給工作人員帶來極大的工作量，因此必須盡快促進社保檔案的信息化管理，通過將紙質檔案存錄為數字檔案、數據備份以及建立社會保障號碼發放制度，從而實現對檔案內容的信息化管理，從而極大的提高檔案管理效率與安全性。

（五）加強社保檔案管理人才培養

檔案管理人員的對提高社保檔案的管理水平有著重要影響，因此必須加強對專業管理人才的培養工作。在機構條件允許的情況下，社保經辦機構可以成立專門的檔案管理部門，并積極招聘專業檔案管理人員、計算機人才以及法律人才，并定期展開對管理人員的培訓與考核工作，從而確保工作人員的專業水平與素質水平。同時經辦機構還必須重視提高管理人員的政策解讀能力，確保工作人員能夠依據法律政策，進行科學、合理、合法的檔案管理工作，從而真正實現社保經辦機構的檔案管理目標。

（六）重視社保檔案的保密性管理

社保檔案含有參保人的大量私密信息，而個人信息的泄露將給參保人帶來經濟損失以及名譽損失的風險，因此必須重視社保檔案的保密性管理工作。首先，檔案管理人員必須具備足夠的信息安全與防范意識，嚴格按照檔案管理標準與流程進行操作，從而最大可能的降低信息泄露風險；同時社保經辦機構也必須建立完善的檔案保密管理制度，嚴格限制檔案個人信息的使用，并對不規范、不合法的檔案管理操作進行懲戒，從而確保參保人檔案信息的保密性。

三、結束語

本文首先探究了我國社會保險業務檔案管理工作的發展現狀，指出了其存在的問題，包括缺乏先進的檔案管理手段、社會保險業務檔案管理缺乏科學性以及社保檔案管理人員業務水平相對較低這三個方面的不足，并針對這些不足進行了加強檔案管理工作的策略分析，認為政府部分必須從促進社保檔案管理工作標準化、加強社保檔案管理軟硬件設施建設、重視社保檔案的動態化管理、促進社保檔案的信息化管理、加強社保檔案管理人才培養以及重視社保檔案的保密性管理這六個方面展開社保檔案的管理工作。

參考文獻：

篇（8）

目前，我國社會養老保險制度正在不斷完善，依然存在諸多問題，這些問題將會對養老保險業務檔案管理工作造成一定影響，據此，相關部門應對檔案管理加以規范，提高檔案的完整性、安全性。筆者將分別從：社會養老保險檔案管理實施的意義、社會養老保險業務檔案管理現狀、新形勢下社會養老保險業務檔案管理對策研究三個方面來闡述。

一、社會養老保險檔案管理實施的意義

加強社會養老保險檔案管理是促進社會保險改革不斷深化的需求，隨著我國養老保險的創新改革，傳統檔案管理發揮的作用越來越弱，不利于檔案管理工作高效實施。社會保險部門不僅要履行自身責任，還應承擔起參保人員的管理職能。參保人員從參保登記到養老金的發放以及個人關系轉移、養老保險關系終止等都會被詳細記錄在檔案中，這也是支付社會保險待遇的關鍵依據，對參保人自身利益具有直接聯系。通過社會養老保險檔案管理工作的實施，使參保人員權益得到保護，具有重要意義。

二、社會養老保險業務檔案管理現狀

1.參保人員建立的業務檔案資料不健全

現階段，社會養老保險業務檔案管理中還存在諸多問題，主要表現在參保人員建立的業務檔案資料不健全方面，這一問題通常表現在參保人員材料身份證、戶口等證件的缺失，另外參保人員提供的參保資料中未為填寫姓名、時間以及單位名稱，且資料中沒有相關責任人簽字，基于這種情況下極易發生爭議事件，使養老保險真實性有效性大大降低。

2.檔案管理制度缺乏完善

由于我國養老保險業務檔案管理依然處于起始階段，盡管我國已頒布了相關管理法規，但檔案管理中依然存在較大缺陷。首先，檔案材料格式不規范，且檔案材料紙張大小各不相同，致使裝訂不齊，為檔案管理工作帶來諸多不便。另外，檔案分類清晰度不夠，多種材料混合在一起，導致檔案被遺失，另外檔案的保存及調閱具有隨意性，致使檔案管理混亂。

3.檔案管理硬件設備不足

經筆者研究，我國大多社保經辦單位缺乏專業檔案室，一些經辦單位設備配置相對簡陋，為檔案管理造成一些安全隱患。傳統下的社會保險業務檔案管理方式下，無法實對檔案的快速的查閱、核對，使檔案管理工作效率大大下降。隨著社會的飛速發展，參與到社會養老保險中的人越來越多，導致其業務量也逐漸增加，基于這種情況下，檔案管理難度日漸加劇，為提高管理效率，應將網絡技術應用其中，一方面能提高檔案查閱速度，另一方面能提高工作效率。

三、新形勢下社會養老保險業務檔案管理對策

1.規范檔案管理

基于新形勢下，為促進社會養老保險業務檔案管理工作的實現，應對檔案管理加以規范，將檔案保密制度、檔案庫房管理制度落實到位，使社會養老保險業務檔案管理工作有章可循，通過管理制度的規范，使社會養老保險檔案管理效率更高。

2.提高信息化檔案管理水平

隨著時代的發展，信息技術得到了有效優化，并在各行業中得到普遍運用，檔案管理工作也不例外。與傳統檔案管理相比，利用信息技術促進檔案管理效率的提升，傳統下檔案管理是以紙質書面為主，致使工作量劇增。基于這種情況下，將信息技術應用到檔案管理中能大大縮短工作時間，提高了工作效率。據此，單位領導應加強對檔案管理的重視，對檔案管理現狀加以改善，為檔案室購置各種電子管理軟件，從而提高檔案管理效率。

3.完善檔案管理信息安全監管制度

社保部門應加強對檔案管理信息的安全監管，注重檔案的私密性與安全性。依據檔案管理實際情況實施管理措施，提高員工的防范意識，嚴格控制員工因為工作時的操作不當而出現檔案泄露的現象，并且還需要加大對檔案管理的資金投入，聘請專業技術人員對檔案管理的網絡與計算機進行定期的維護和安全系統的更新，實時監測網絡中可能會出現的安全隱患，防止被不法分子的侵入。

4.促進工作人員素質水平提高

基于新形勢下，應不斷提高社會養老保險業務檔案管理要求，加強對檔案管理人員素質的有效培訓力度，對管理任務合理分配，將檔案管理人員職責落實，將檔案工作納入到績效考核中來。此外，檔案管理人員應具備職業道德，專業的業務技能，單位應加強對管理人員的崗位培訓，大力提高檔案管理水平。綜上，筆者對社會養老保險業務檔案管理現狀進行了分析，從中發現諸多問題，為促進新形勢下的社會養老保險業務檔案管理工作的開展，應采取多種管理手段，對檔案管理不斷規范、提高信息化檔案管理水平、促進工作人員素質水平提高，為社會養老保險業務檔案管理工作的實施奠定重要基礎。

參考文獻

篇（9）

2009年7月23日中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合頒布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，2010年開始在全系統開展了社會保險業務檔案管理達標考評活動。2013年福建省社會保險業務檔案管理系統上線，福建省社會保險業務檔案管理逐漸步入正軌。然而，檔案管理是一項實踐性很強的活動，特別是專門檔案的管理需要在實踐中逐步完善。所以，社會保險業務檔案管理也需要在實踐中逐步完善，進一步提高規范化管理水平。

一、社會保險業務檔案的概念

《社會保險業務檔案管理規定（試行）》第三條規定：“本規定所稱社會保險業務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。”從這一條款中我們可以得知社會保險業務檔案的基本含義有以下三個方面：

（一）社會保險業務檔案是社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中直接形成的。

現行社會保險經辦機構主要包括養老、醫療、工傷生育、失業、機關事業、農村養老保險經辦機構，這些機構在業務過程中都會逐漸積累形成社會保險業務檔案。因為每個機構所管理的業務是不一樣的，因此各機構所形成的檔案也不盡相同。但為了對社會保險業務檔案進行更加規范的管理，《社會保險業務檔案管理規定（試行）解讀》將社會保險業務檔案分為以下幾個類別：社會保險管理類、社會保險費征繳類、醫療保險待遇類、失業保險待遇類、工傷保險待遇類、生育保險待遇類、社會保險稽核監管類。

（二）社會保險業務檔案是具有保存和利用價值的專業性文件。

在社會保險業務活動中形成的文件是各種各樣的，只有那些具有保存和利用價值的文件才能稱之為社會保險業務檔案。對于社會保險業務檔案來說，具有保存和利用價值就是指對參保對象的權益記錄、待遇享受等內容具有重要作用。

（三）社會保險業務檔案內容的記錄方式和載體是多種多樣的。

目前，社會保險業務檔案的載體主要以紙質為主，只有少部分的電子文檔，圖表、聲像等載體還很少涉及到。

二、社會保險業務檔案的管理現狀

（一）各地基礎設施建設極不平衡

隨著全系統社會保險業務檔案管理標準化活動的推進，各地社會保險經辦機構檔案室從無到有，設備也不斷的投入。但是，由于各地經濟發展水平不一致，領導重視程度不一致，導致各地基礎設施建設極不平衡。有些社會保險經辦機構根據國家和部省的有關規定高標準的建立庫房、辦公室與閱覽室分開的檔案場所，購置檔案專用立式雙軌道密集架，配備空調、計算機、溫濕度記錄儀、防磁柜去濕機等專業設備，并嚴格按照防盜、防火、防蟲、防濕、防塵、防高溫等要求完善基礎設施建設。然而，有些社會保險經辦機構由于沒有經濟基礎的保障，可能連最基本的檔案庫房面積的要求都達不到，基礎設施可能極其簡陋。

（二）管理人員隊伍建設相對比較薄弱

全國檔案管理人才本就稀缺，能夠投身社會保險事業的檔案管理人才更是少之又少，各地社會保險經辦機構很難在短時間內建立起自己的檔案管理專業化隊伍。從目前情況來看，省市級社會保險經辦機構都基本配備有專業的檔案管理人員，有些機構可能還建立有專業的檔案管理團隊。但是，各地縣級社會保險經辦機構大多都不具有專業的檔案管理人員，有些機構甚至是經辦人員兼職管理檔案。從檔案管理人員素質來看，大多數社會保險業務檔案管理人員還不具備檔案管理的專業知識，檔案管理的經驗不足，還不能夠對社會保險業務檔案進行專業化、規范化、現代化的管理。

（三）保管方法有待進一步改進

檔案保管工作質量的高低，對提高檔案管理工作水平具有重要的影響，甚至在一定的條件下具有決定性的影響。檔案保管的好，就為整個檔案工作的進行提供了物質對象，提供一個最起碼、最基本的前提。反之，如果不能有效地延長其壽命，或者甚至損毀殆盡，那就會是整個檔案的工作意義，影響整個部門的工作秩序。從目前情況來看，我省各地的社會保險業務檔案保管方法還存在以下問題：1.大多數社會保險業務檔案仍然只采用紙質線裝保存，沒有結合現代化技術進行數字化管理。2.歸檔入庫不及時。3.無關人員隨意進出檔案庫房。

（四）利用服務效率低、方式單一化

我省社會保險經辦機構從2009年底進行社會保險業務檔案標準化建設，2010年開始進行達標驗收工作。從驗收的結果來看，目前我省大多數社會保險經辦機構只對2007年以來的檔案進行了整理，整理形式也僅僅是裝訂成冊、編制電子檔目錄。整理的水平決定了利用服務的方式，對于2007年以前的社會保險業務檔案只能單純的靠管理人員一本本一頁頁地翻找，費時費力，效率低；對于2007年以后的檔案，雖然已經進行了整理，但是，在利用時也只是通過電子檔目錄查找到卷數和月數，最后仍是需要通過手工查閱紙質檔案。隨著參保人數的不斷增加，社會保險業務檔案的數量也逐年增加，手工查閱的利用服務方式已不能滿足社會發展的需求。

三、對社會保險業務檔案規范化管理的幾點建議

（一）著力完善規章制度，構建科學管理長效機制

制度建設是檔案工作的基礎，做好社會保險業務檔案的管理應加強制度建設，嚴格依制度做好檔案工作，是新形勢下對社會保險業務檔案管理工作的迫切要求。從我省2009年底進行社會保險業務檔案標準化建設以來，各級社會保險經辦機構陸續建立起自己的社會保險業務檔案的管理規范制度。但是，這些制度畢竟是在沒有多少實踐經驗的基礎上確立起來的，需要在實際的檔案管理工作中逐步地完善和改進。各地社會保險經辦機構應當在結合實踐的基礎上針對檔案管理工作的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統計環節，逐步地完善和改進之前已經建立起來的規范制度，更好地促進社會保險業務檔案規范化管理。

（二）打造專業化管理隊伍

檔案管理人員的素質直接影響到社會保險業務檔案管理的水平，只有建立起專業化的檔案管理隊伍才能夠更好地促進社會保險業務檔案的管理規范化。要打造專業化的檔案管理隊伍，首先應當重視檔案專業人才的配備，專業人員的配備是社會保險業務檔案管理規范化的基礎。其次，要建立對檔案管理人員長期有效的培訓，促進檔案管理人員素質和管理水平的不斷提升。再次，重視社會保險業務經辦人員對檔案管理知識的學習。社會保險業務檔案是在辦理社會保險業務過程中直接形成的，經辦過程中經辦人員對文件材料的收集整理直接影響到檔案的管理水平和利用服務水平。

（三）清理積壓，為民所用

從目前對社會保險業務檔案的利用需求來看，參保人員對于社會保險經辦機構成立以來至國企改制之間的檔案的利用需求相對比較大。由于社會保險事業成立初期，各企業社會保險經辦人員對企業職工的社會保險不是很重視，造成許多早期參保人員的社會保險繳費的混亂以及檔案的遺失，參保人員急需通過社會保險經辦機構來確定自己的繳費情況和找回自己的檔案。但是，就目前我省來說，各地社會保險經辦機構對該期間的社會保險業務檔案的管理不是很規范，有些機構甚至對這期間的檔案沒有進行整理。這就需要各地社會保險經辦機構盡快清理積壓的檔案。只有將積壓的檔案全部完整地整理，才能使保管的檔案全宗完整，才能更好地為領導決策服務，為參保人員服務，為社會服務。

（四）全面推進現代化管理

隨著社會保險事業的快速發展，業務范圍的不斷擴大，經辦工作中形成的檔案資料也大幅度增加，紙質檔案已不能完全適應新形勢發展的需要。為此，我們需要通過創新理念、創新服務平臺，在抓好紙質檔案建設的同時，積極探索建設電子檔案的新路子。2013年我省社會保險業務檔案管理系統正式上線，2013年6月底前全省各縣市陸續將2007年至2012年的檔案案卷目錄和卷內目錄導入系統，實現了最基本的計算機檢索。但，我們不能僅僅滿足于此，我們還應當加大檔案信息化建設的投入，實現對信息資源的自動輸入、瀏覽、查詢、全文檢索、統計、報表輸出的無紙化辦公，實現了檔案查詢與窗口崗位服務的有效對接；我們還應當積極建設數字化檔案，充分利用現代化手段，把文件檔案通過縮微掃描，實現數字化管理，為查詢者提供優質服務。

（五）利用服務方式方法的多元化

檔案管理的目的在于應用，立足服務，積極擴寬社會保險業務檔案服務領域，充分發揮社會保險業務檔案服務民生的重要作用，形成全方位、多層次的服務體系。首先各地社會保險經辦機構應當建立專門的閱覽場所，為人們提供舒適的查檔環節。其次，各地社會保險經辦機構還應當積極建立更加便捷的利用模式，如提供電話預約查詢、網絡查詢服務等。

四、社會保險業務檔案的規范化管理的前景

社會保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保人員享受社會保險待遇的重要依據，是實現參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件，是研究社會保險事業運行軌跡和發展規律的重要史料。因此，實現社會保險業務檔案的規范化管理，是社會保險經辦機構未來的一項重要任務。相信在人力資源和社會保障部以及國家檔案局的重視和支持下，在各級社會保險經辦機構的積極努力下，對社會保險業務檔案的管理一定會越來越規范化、標準化。

（作者單位：永定縣醫院醫保科）

參考文獻：

篇（10）

在新時期要規范社會養老保險業務的檔案管理工作，要保證養老保險業務檔案的真實、完整和安全，為參保個人及社會有關方面提供優質高效服務，對開展社會保險、完善社會保障體系，提高養老保險保障性的功能，這對于社會養老保險業務的發展，具有重要意義。近年來的實踐表明，在檔案服務工作趨于信息化、網絡化的今天，原有的社會養老保險檔案管理工作已經不適應當前的需要，顯然，社會保險事業檔案管理的發展是客觀形勢的要求。因此，在新形勢下，社會養老保險對檔案管理工作有著更高標準，推動社會養老保險業務檔案管理工作適應社會保險事業發展，已勢在必行。

二、新時期社會養老保險業務檔案管理的問題

新時期社會養老保險業務檔案管理問題，要利用計算機和網絡使檔案管理提高到一個高的檔次，在具體的實施中，要注意以下幾個方面的問題。

1.新時期社會養老保險業務與檔案管理制度問題

盡管國家已出臺一些檔案管理的法律、法規，但由于對養老保險業務檔案規范化管理尚處于“初級階段”，使得養老保險業務檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，導致重要檔案遺失或者歸納錯誤的發生；格式欠規范，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規范，給檔案歸類與查閱帶來許多麻煩；保存或調閱無硬性規定，不僅嚴重影響社會保險工作正常開展，也增大了舞弊和錯誤疏漏發生的可能。

2.新時期社會保險與檔案管理軟硬件設施問題

社會保險業務與檔案管理軟硬件設施投入不足。一些單位不能配備專門的社會養老保險檔案室，且設備配置簡陋，缺乏應有的防潮、防蛀、防盜、保密、存儲、檢索設備，導致檔案在管理方面存在安全隱患，更談不上檔案管理的現代化、信息化。據調查，目前大多數的社會養老保險業務檔案仍未完全實現電子信息化管理，使得檔案的查閱很不方便，再加上目前社會保險業務量的日益龐大，傳統的社會保險業務檔案管理方式已經無法滿足參保單位和參保人員的查閱、核對需求，使參保單位和參保人員，對社會保險業務辦理的效率和質量產生質疑，影響社會養老保險機構形象。

3.新時期社會養老保險業務與檔案管理人員問題

社會養老保險業務與檔案管理人員專業素質有待提高。不少負責養老保險檔案管理工作的人員往往是兼職人員，很少有時間參加專業知識的培訓，更沒有時間學習、補充和更新養老保險檔案專業知識和其他相關技能，對檔案的重要性、歸檔要求，檔案材料的收集、整理、編目、裝訂等業務缺乏了解。這種現象的惡性循環，勢必會導致檔案管理人員不能專注于檔案管理工作，服務質量也就難以令人滿意。

三、新時期提高社會養老保險檔案管理的對策

提高社會養老保險業務檔案管理水平的對策，設計做好社會養老保險業務檔案管理的基礎，因此，社會養老保險業務的檔案管理工作，要以人為本，負起責任，因此在新時期要積極對社會養老保險檔案管理，利用高科技手段創新，提高社會養老保險檔案管理的對策，要從下面幾方面做起。

1.健全制度標準與檔案管理規范化

健全制度標準，扎實推進檔案管理規范化。建立覆蓋全部環節的檔案管理制度，在判定文件材料的來源形式和查考價值的基礎上，制定相應的檔案管理辦法、檔案業務流程、檔案分類方案。依據國家頒發的《中華人民共和國檔案法》《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《歸檔文件整理規則》等有關檔案的法律法規，從社保處養老保險工作實際出發，建立健全《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案統計制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案移交制度》等一整套檔案管理制度，做到有章可循、規范管理，從而使社會養老保險業務各門類檔案資料實現集中、統一管理，做到從立卷歸檔到保管統計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲處罰等每個環節都有據可依，為規范有序、科學高效地開展養老保險檔案管理工作奠定良好的基礎。

2.夯實基礎建設與推進檔案集中管理

夯實基礎建設，全面推進檔案集中安全管理。積極爭取單位領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決養老保險檔案管理工作中存在的人員匱乏、資金短缺、設備不足等實際問題。加大經費投入，提供物質保障，實行檔案室、閱檔室、辦公室三分開，購置金屬密集架、防磁柜、計算機、掃描儀，配備吸塵器、滅火器和溫濕度計等應有設備，確保達到“八防”標準。實行檔案集中管理原則，確保保管利用過程中檔案實體和數據的安全。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設，購置檔案管理軟件，按要求建立詳細的檢索查詢系統，努力提升檔案服務效率。

3.加強隊伍建設與提升檔案管理人員素質

篇（11）

（一）重參保、輕檔案，檔案管理意識薄弱。居民保是一項惠民工程，各地政府將之列入績效考評范疇，各級領導層層落實責任，對居民保的參保率十分重視，想方設法提高城鄉居民參保率，但是對居民保檔案管理工作未引起足夠的重視，有的鄉鎮干部檔案工作責任意識不強，造成未及時收集整理參保人員的參保材料，歸檔程序也不規范，有的業務檔案沒有及時上交縣居民保中心，檔案工作存在“散”、“亂”現象。

（二）業務檔案量大，經辦機構人員不足。自2010年7月啟動新農保至今，布爾津縣居民參保人數已達18877人，形成大量的業務檔案材料，而鄉（鎮）居民保經辦機構中，沒有專職從事檔案工作的人員，各村僅有一名村代辦員，人員不足。

（三）經費投入不足，檔案收集、整理水平受制約。縣、鄉（鎮）兩級檔案基礎設施不完善。有的鄉（鎮）未建立完善的檔案室，有的村用廢舊紙箱存放檔案，或者干脆將業務檔案直接放在地上，造成檔案混亂、甚至丟失，特別是多雨季節，易出現紙質材料的霉變現象。

（四）經辦隊伍不穩定，業務水平待提高。縣級經辦機構中，專職從事檔案工作僅1人，目前鄉（鎮）沒有檔案機構和專門的檔案人員，多為身兼數職人員，有的還是協理員。且經辦人員隊伍不夠穩定，嚴重影響業務檔案的收集整理工作；其次，收集、整理業務檔案能力有待提高。如在填寫參保表中，有的經辦人員忘寫日期、漏標繳費檔次，沒填經辦人姓名，鄉（鎮）、村（居）委會申報意見蓋章不清晰等問題都會導致業務檔案收集、整理的不規范。

（五）業務檔案傳遞環節多，收集整理耗時長。居民保業務檔案在收集的過程中，經過的中間環節較多，從參保群眾――村委會――鄉（鎮）勞動保障事務所――縣居民保中心，任何一個環節出錯，都會影響業務檔案的收集、整理工作。其次，農村居民外出務工者居多，人員流動性大，居民保參保人的身份證、戶口簿復印件等材料收集難度加大。再次，較多村民文化程度不高，需要經辦人員參保表，加大了經辦人員的工作量，降低了工作效率，導致群眾辦理居民保業務等待時間變長。

2 居民保業務檔案的收集、整理工作的措施

（一）加強領導，提高認識。居民保檔案工作是推廣國家社會保障制度，促進社會和諧發展的歷史鑒證，是一項政策性、專業性很強的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。檔案管理質量的高低直接關系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。各級黨委、政府必須統一思想，充分提高對居民保檔案工作重要性的意識，增強責任感和使命感，把居民保檔案工作列入黨委、政府工作日程，指定分管領導，做到“有領導管事”。

（二）健全機構，完善網絡。居民保業務檔案數量大，環節多，歸檔難，必須建立健全村――鄉（鎮）――縣三級檔案收集服務網絡，明確各級責任，健全各級機構，確保“有隊伍做事”。2010年以來，布爾津縣政府要求各鄉鎮要調整充實勞動保障事務所工作力量，至少配備專職人員2名，進行業務檔案的收集、整理工作。各村委會依托村代辦員，做好參保材料的收集整理工作。

（三）加大投入，保證運轉。要將居民保工作納入各級財政預算，確保經費投入，一方面需要投入經費購買檔案工作所必需的硬件設施，另一方面要適當提高協理員的待遇，利于調動其工作積極性，做到“有經費辦事”。如布爾津縣社保局專門安排一間庫房，配置了密集柜、除濕機、電腦、檔案盒、滅火器等安全保管設施設備，達到防火、防潮濕、防塵、防蟲等“十防”要求，改善了硬件條件，為各鄉鎮配備了辦公桌、計算機、打印機、復印機、鐵皮柜（存放業務檔案材料），并將居民保經辦過程中需要的業務表格及時、充足的送至各鄉鎮。