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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.136

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式存在很多不足之處，如檔案資源的調閱費力、耗時以及占用空間大等。應加強城市檔案管理的信息化建設，增強城建檔案管理的數字化能力。為此，要借助先進的計算機硬件和軟件設施，以電子化的形式保存城建檔案，注重城建檔案的信息化管理，以提升城建檔案的管理效率，更加有效地體現城建檔案的重要功能。

1 規(guī)范城建檔案信息化建設指標和要求

城建檔案信息化的指標是推動檔案信息化建設的前提條件和基礎保障，也是檔案信息化建設的主要方式。在城建檔案信息化建設的進程中，它逐步成為一個關鍵性組成部分，為使共享信息資源更加有效，要確保檔案信息的準確性與真實性。為此，應嚴格要求檔案信息的搜集、整理、儲存、加工等一系列工作，確保檔案信息資源的有效性。這要求相關人員根據行業(yè)規(guī)范和國家要求，制定有關指標規(guī)范，其主要涵蓋：①城建檔案信息資源的數據格式要求。信息管理系統(tǒng)中錄入的信息需要確保格式一致，以增強信息資源共享和傳遞的有效性；②處理業(yè)務的要求，換言之，即涉及檔案業(yè)務的要求；③管理性的指標和要求，規(guī)范管理檔案管理工作者的行為和設備等，包括提取與錄入檔案信息，以及規(guī)范檔案管理工作者的行為等。

2 建設城建檔案信息管理系統(tǒng)

目前，一般由專業(yè)開發(fā)軟件的企業(yè)來建設城建檔案管理系統(tǒng)，但檔案管理部門的工作者也應參與前期的方案探究與調研事項，并認真調試測試軟件。除此之外，為更加有效地共享信息資源，應當統(tǒng)一電子政務資源以及城建檔案信息管理系統(tǒng)，提高城建檔案管理的起點，使其可從更高的視角上進行信息化建設，大大提高城建檔案管理效率。對于檔案信息管理系統(tǒng)的網絡建設，應在實現各種開放需求的過程中，創(chuàng)建一定的硬件平臺與軟件平臺，提升網絡的穩(wěn)定性與可靠性，規(guī)避檔案信息化風險。

3 設計城建檔案管理系統(tǒng)的數據庫儲存

目前，城建檔案管理信息化的基礎性條件業(yè)已具備，且逐步健全了硬件與網絡設備，城建檔案信息化建設的另一重點是管理和設計數據庫。因此，要科學設計數據庫。首先，城建檔案管理數據庫需涵蓋三項內容，即文檔庫、影像庫、空間庫。其中，數據庫不同，文件的儲存格式也不同，所有的數據庫間存在相互聯系，在用戶調取某一種信息的過程中，其他文件庫都能對其實施管理和編碼。其次，創(chuàng)建高效檢索系統(tǒng)。有效檢索信息資源是檔案信息化建設的關鍵，否則，信息系統(tǒng)就僅成為記錄數據的工具。在設計數據庫的過程中，要借助先進的多媒體技術以及計算機技術有效整合不同載體的檔案信息資源，多層次開發(fā)檔案信息資源。從某種意義上來講，整個系統(tǒng)的工作效率受系統(tǒng)檢索效率的制約，因此，在設計檔案管理數據庫時，應遵循科學與安全原則，并注重提高信息檢索的效率。

4 應用及管理城建檔案信息資源

在應用及管理城建檔案信息資源的過程中，要注意以下幾點。首先，創(chuàng)建與完善信息化安全管理機制。立足于我國相關的法律和法規(guī)，創(chuàng)建與完善檔案管理制度和體系，清楚劃分登錄系統(tǒng)不同工作者的責任與權限，提升系統(tǒng)信息的安全性。其次，注重培養(yǎng)信息化的專業(yè)性人才，持續(xù)提高檔案管理工作者的素質，有效實現城建檔案信息化建設。

5 注重建設城建檔案管理的信息化人才隊伍

城建檔案信息化的一個重要保障是具備一支綜合素質較高的信息化人才專業(yè)隊伍。建設人才隊伍除要提高內部管理工作者的業(yè)務素質外，還應培訓、引進現代化的管理人才和信息技術開發(fā)的技術性人才，以優(yōu)化隊伍結構。尤為關鍵的是，要不斷更新各個級別領導的知識領域和結構，確保城建檔案信息化具備一個優(yōu)秀的引路人，且形成一支強大的人才隊伍鏈，在城建檔案管理工作者和信息技術開發(fā)工作者緊密配合的基礎上，實現城建檔案的信息化建設。

6 結 語

城建檔案管理的數字化建設處于一個理想的發(fā)展階段，人們的認知能力與思想意識的改變決定了其發(fā)展趨勢與發(fā)展方向。檔案管理人員不能停留在以往陳舊的管理理念和管理模式中，應創(chuàng)新思想，立足于城建檔案管理的現代化和信息化，縱觀歷史發(fā)展趨勢和新形勢，確保城建檔案管理的數字化建設能有效推動城市經濟的發(fā)展與社會文明的進步。

主要參考文獻

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就以往來說，城建檔案主要是利用人工紙質的方法進行保存管理，其成套性的特點決定了城建檔案存儲占用面積大，且案卷之間密不可分的有機聯系會使查閱檔案時調卷量大，因而常常出現要查閱某個問題時需要調閱幾卷甚至幾十卷檔案，且所需要的信息還要經過人工的方式再進行甄選，致使調閱耗時長，工作效率低下。其次，城建檔案是在城市規(guī)劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，反過來又為城市規(guī)劃、管理及新建、改擴建工程提供依據。隨著城市建設的不斷發(fā)展，城建檔案調閱次數的遞增會使紙質檔案造成不同程度的破壞，尤其是比較久遠的檔案材料，其損壞幾率會大大增加。再次，傳統(tǒng)紙質檔案材料有時因保管條件的限制，會導致字跡模糊；紙張發(fā)黃變脆，而一旦遭遇自然災害(水災、火災等)侵襲，便會毀于一旦。最后，傳統(tǒng)檔案管理在廣度及深度上存在一定的缺陷，只能實現館室間的調閱查看，無法實現遠程調閱，資源共享性及交換性較差。這一系列問題的存在使得城建檔案的管理工作面臨嚴重阻礙，城建檔案存儲量的不斷增加，各級城建檔案館都面臨著庫房面積的不足、查找利用效率低下、紙質材料容易磨損等問題。但城建檔案數字化既節(jié)省了檔案存儲空間又方便查找、利用，從而保護檔案資料，提高檔案管理工作的效率。

二、數字化在城建檔案管理中存在的問題

就目前來看，數字化在城建檔案管理中仍然存在一定的問題，其中最為嚴峻的問題便是檔案的長期存取。傳統(tǒng)紙質檔案資料的存儲載體及保存期限較佳，具有較高的可靠性。相比之下，數字化城建檔案信息存儲時間受物質載體性能的影響，其性能的優(yōu)劣會對存儲時間產生直接的影響，因而要對存儲載體的使用性能以及穩(wěn)定性能進行合理確定，避免出現數字檔案無法正常使用的情況。其次，數字化城建檔案信息完整性及安全性偏低，這是因為傳統(tǒng)的檔案管理借助紙質材料實現，紙張作為城建檔案信息的重要載體，其信息完整性、安全性較高，因而具有較強的法律效益。相對而言，數字化信息管理的安全性和完整性較差，原始檔案信息的保存風險較大，易受多種因素影響，因而其法律價值需要一段時間才會體現。數字化的檔案管理需要實現資源的共享，因而需要制定統(tǒng)一的規(guī)范、標準對資源共享問題進行約束和規(guī)范，提高檔案信息的安全性。但就目前來看，我國的數字化城建檔案信息管理的相關約束規(guī)范還不健全，這在一定程度上對信息資源的交換和共享造成了一定的阻礙。另外，由于城建檔案具有成套性的特點，決定了每套工程檔案中有部分資料的利用率極低，可以說是只有工程不出現大的質量問題，在長長的保管期限內基本上處于休眠狀態(tài)，這部分檔案資料從數字化的成本和社會效益來看明顯不匹配，因此從事城建檔案數字化還應該從成本和社會效益兩方面進行考慮。

三、提高數字化在城建檔案管理中作用的舉措

(一)落實檔案前期準備工作

要想強化數字化城建檔案管理的作用，首先應重視檔案的前期規(guī)劃準備工作，即將以往使用的紙質材料全部轉化為數字材料，因而工作量較大，且存在一定的信息改變風險。因此，在使用數字化管理城建檔案時，應先了解檔案館的館藏，通過調查分析，實現對檔案的歸檔及數字化的規(guī)劃。在進行城建檔案規(guī)劃工作時，應嚴格按照相關的規(guī)范流程，捋順工作重心，落實檔案前期準備工作，奠定數字化的應用基礎，強化其在城建檔案管理中的重要作用。其次，還應根據數字文檔資源共享的特點制定相關的規(guī)范標準，完善規(guī)范體系，一般包含：數字化檔案規(guī)范管理體系、信息化標準規(guī)范體系等等。通過系列標準體系的建立實現對檔案信息的采集、提取、整理以及安全維護，確保其安全完整性。最后，根據各工程項目的實際出發(fā)，對查找、利用率高的檔案如：項目前期準備階段及竣工驗收文件、竣工圖紙應及時進行數字化加工，對利用率極低、基本處于休眠狀態(tài)的檔案應考慮小部分或完全不進行數字化，以此來控制城建檔案數字化成本。

(二)有效建立數字檔案館

城建數字檔案館對于推動數字化檔案管理進程具有重要意義。檔案信息存在的地方便是檔案館，有效建立檔案館能夠推動數字化在檔案管理中的應用。在城建檔案管理過程中，數字化的應用能夠從一定程度上轉換檔案管理模式，使其由以往的被動管理模式逐漸轉化為主動的信息管理模式。為實現檔案信息合理利用以及資源的共享，城建檔案館的建立具有極其重要的意義。以我國信息化建設要求來看，城建檔案管理部門是較為重要的社會資源外在反映部分，因而應充分利用檔案館的信息共享平臺，為信息資源提供展示場地，全面推動數字化城建檔案管理工作的正常有序開展。

(三)提升相關檔案管理人員素質

受以往檔案管理模式的影響，部分檔案管理人員對數字化檔案管理模式的應用還存在認識上的不足，急需培養(yǎng)新型的檔案管理專業(yè)人才。實際人才培養(yǎng)過程中，不僅要注重對檔案管理人員業(yè)務素質的培養(yǎng)，還應注重現代化技術應用人才的培養(yǎng)，優(yōu)化管理隊伍結構，并及時更新領導階層的管理知識，改變其知識結構，從而領導員工做好數字化檔案管理工作。結合信息開發(fā)，實現數字化在城建檔案管理中的重要作用。

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隨著科學技術的發(fā)展和信息時代的到來，計算機和人們的生活形成了越來越緊密的聯系，各類應用軟件層出不窮，例如，以前的工程圖紙只能手繪，而如今越來越多的工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中。檔案數字化，是城建檔案管理邁向信息化時代的必由之路。它首先可以解決存儲檔案日益空間匱乏的問題。通過對數字內容的管理，利用采集的新的管理模式，對每一個工作環(huán)節(jié)的檔案信息進行優(yōu)化整合以及做到更加的規(guī)范化與標準化，這樣一來不但是可以使城建檔案資源實現最大化利用，更能夠實現對珍貴的檔案信息長期永久保存，在使用的過程之中也更加的方便，減少了一些不必要的環(huán)節(jié)從而提供了一種快捷有效的新的通信方法。我們要善于運用現代化信息技術來提高城建檔案的信息服務功能，使城建檔案在城市建設中發(fā)揮其應有的重要作用。

一、信息管理是城市建設檔案工作發(fā)展的必然要求

城建檔案信息產業(yè)化的發(fā)展趨勢，決定了城建檔案工作必須步入數字時代。在我們建設領域時，產生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應用；如何保證，在信息時代城建活動中的真實歷史，作為記錄長期保存下來并向社會隨時提供利用。這種需求、這種信息產業(yè)化的發(fā)展趨勢必然使得城建檔案工作走進科技時代與數字化時代。

二、對城建檔案信息化工作的指導思想

我國建設部城建檔案工作辦公室，根據國家城建檔案發(fā)展的需求，組織有關專家，在總結，近年來我們國家電子文件和電子檔案管理的實踐經驗上，借鑒國際上先進的科研成果、標準規(guī)范的基礎上，制定了《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》〔建辦檔（2004）39號〕、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《城市建設檔案著錄規(guī)范》（GB/T50323 -2001）等等。07年又頒發(fā)了關于標準《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/T117―2007）等等。這些標準的頒布和實施對全國城建檔案信息化建設起了積極的促進作用。這些《規(guī)范》和《標準》是各單位收集、積累、整理、鑒定、驗收、移交電子文件和加強電子檔案管理的依據。

三、城建檔案信息化建設的總體目標

《全國城鄉(xiāng)建設檔案事業(yè)“十一五”規(guī)劃》提出要構筑“三網”城建檔案內部局域網、城建檔案信息上因特網、參與當地政務網建設和“一庫”城建檔案建設信息庫的基本框架?？傮w目標就是為社會、經濟、城市建設的發(fā)展提供城市建設檔案數字資源信息，以滿足政府、公眾對城市建設檔案資源的需求與利用。

（一）利用現代信息化管理手段，以當前建設工程項目為首，以建設工程報建開始，從而收集各個部門在工程建設過程當中的相關方面信息（主要有報建信息、工程驗收備案情況、房地產預售狀況等信息），實現對建設工程的動態(tài)可視管理。

（二）通過城市地下綜合管線動態(tài)管理系統(tǒng)的建立，從而為我們保持地下管線信息管理系統(tǒng)以及建立動態(tài)地下管線數據庫的更新和管理工作做好鋪墊。

（三）建立城建檔案空間型數據庫，建立城建實物檔案的信息管理和城市空間信息管理結合為一體，為了全面實現城建檔案的集成化，可視化管理提供廣闊的發(fā)展空間。

（四）通過數字化建設，用于實現城市建設信息的遠程數字服務與利用，現在我們可以使用網絡，直接登錄城市建設信息服務，網站進行相關信息的調查，為社會公眾暢通的檔案利用渠道提供了有效的方法，與此同時各級領導以及相關部門能夠更為直接的了解城市建設的相關信息，并且，對此進行有關調查與決策，這樣就可以避免重復以及鋪張浪費的投資與建設。

（五）對城建檔案工作的內在價值發(fā)展進行開發(fā)利用，為城市的規(guī)劃，建設與管理提供具體、準確以及全方位的保障，使城建檔案館真正成為城市規(guī)劃以及建設的信息中心。

四、城建檔案信息化建設的近期主要任務

對當前高速發(fā)展的城市來講，數字城建檔案館的建設是一項極具有戰(zhàn)略意義的工程，它不單單是城市的基礎平臺建設工程，同時它也是城市信息化水平的提升工程，數字城建檔案館必將成為檔案館的發(fā)展的方向，建設好這樣一個工程對我們的意義重大，對社會的影響對人們將來的的生活都起到一定的作用。

（一）從城建檔案工作實際出發(fā)，充分發(fā)揮建筑規(guī)劃機構職能

城建規(guī)劃機構需對土地、勞動力、資金等資源根據城市發(fā)展需求進行規(guī)劃補給的綜合管理機構，建筑規(guī)劃機構需根據不斷發(fā)展進步社會獲取豐富、全面、準確信息作為建筑規(guī)劃基礎，而建立完善的建筑規(guī)劃信息網絡系統(tǒng)，可以提高對收集資料和數據整理和歸納效率，更好對相關數據進行科學處理；筑規(guī)劃信息網絡系統(tǒng)建立，可充分提升建筑規(guī)劃機構職能發(fā)揮。

（二）加速數字化進程

建立積極開展和探索電子檔案接收與管理，讓建筑規(guī)劃設計者能夠知曉公眾實際喜好和需要，讓我們加強對電子文件的形成和收集還有積累等鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導，以及電子文件的歸檔管理，加大對城建電子檔案的接收力度。

（三）整合資源，優(yōu)化服務

創(chuàng)建城建檔案特色數據庫，建立基礎的地理信息數據庫和地下綜合管線數據庫以及規(guī)劃審批成果數據庫，同時建立最重要的竣工項目數據庫和城市規(guī)劃方案數據庫，聲像資料數據庫等等多種。

數字時代，知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，建設數字化檔案館是檔案信息化發(fā)展到一定程度必然進入的軌道，也是城建檔案館發(fā)展的方向。除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關的管理知識外，還要掌握新技術尤其是現代信息技術和網絡技術，從而保證檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展走向正軌，為現代化城市建設的需要，以及構建和諧社會的需要，做出貢獻。

參考文獻：

[1]《山東省檔案條例》 2004年4月2日

[2]《城市建設檔案管理暫行規(guī)定》 1987年 11月 8 日

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對于廣大檔案工作者來說，檔案信息化建設是一個嶄新的課題，面對洶涌的社會信息化大潮，檔案界如何應對，這是一種挑戰(zhàn)，也是一種機遇。城建檔案作為檔案管理中的重要成員，如何應對信息化的挑戰(zhàn)，顯得尤為重要。

1、檔案數字化的概念

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音以及其他各種形式的原始記錄。檔案數字化建設是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄像音帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件盒錄像文件，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存儲于磁帶庫、光盤庫等各種大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業(yè)內部網、國際互聯網，最終實現“數字檔案”管理網絡的檔案管理技術。

2、城建檔案信息化管理的必要性

隨著計算機技術，尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發(fā)展，產生了越來越多的電子文件，而傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大，查閱不便，并且維護成本高，難以適應數字化時代的飛速發(fā)展。

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設發(fā)展過程中直接形成的真實記錄，包含著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設和管理等的各個專業(yè)部門，作為城建檔案的存儲介質，載體形式主要有磁盤、光盤及錄音、錄像、文字、圖紙、圖表、照片等。城建聲像檔案是城建檔案的重要組成部分，是指在城市建設中直接以圖片、錄音、錄像等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明為主的歷史記錄，我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等。而錄音、錄像帶作為聲像檔案的重要組威部分，如何保管和有效利用也是一個值得研究的問題。

磁性物質容易受外界環(huán)境如空氣、溫度等的影響而改變，從而影響其壽命。因此，將錄音、錄像帶通過計算機技術轉化為數字化電子文件，延長其壽命是聲像檔案保管利用的最佳途徑和必然趨勢。采用現代高新技術，對城建檔案優(yōu)化信息源。整合檔案信息，實現業(yè)務作標準化、規(guī)范化，實現城建檔案資源的合理配置、最大開發(fā)利用。同時也方便了網上傳輸，也為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。

城建檔案數字化建設中的聲像檔案管理問題是時代賦予城建檔案管理者的新任務。聲像檔案也是提升城建檔案在社會地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天.特別是在高速發(fā)展的現代化技術與傳統(tǒng)管理工作轉化時期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問題，對城建檔案數字化建設發(fā)展有十分重要的意義。

開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段。而做好城建檔案管理工作對促進未來城市建設發(fā)展顯得尤為重要，通過檔案真實反映一個城市過去的面貌，擴大城市知名度。檔案工作要緊緊圍繞城市中心工作，充分利用各種方式方法，廣泛收集各類技術、管理等方面的動態(tài)資料編寫不同類型的參考資料，主動選擇、分析、匯總信息資源。提供檔案資料，擴大服務對象和服務范圍，以提高城市文化建設的品牌形象。

3、城建檔案管理信息化建設的幾大核心要素

城建檔案信息化的核心是檔案信息資源的開發(fā)利用，城建檔案信息化的實現在于各種檔案信息經由公共信息通道實現互聯互通，從而滿足多用戶在同一的或不同的時間和地點廣泛而有效地利用城建檔案信息。城建檔案管理信息化建設至少需要具備以下幾大核心要素：

3.1基礎設施建設?；A設施是城建檔案信息化建設的物質保障，是城建檔案信息化程度最直接、最集中的體現，是城建檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是城建檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎?；A設施涉及的內容很多，其核心是檔案信息網絡，它是檔案信息傳輸、換和資源共享的必要手段，是檔案信息數據、計算機、通信三者結合的產物。

3.2檔案信息資源建設。城建檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源，它的開發(fā)和利用是城建檔案信息化的核心任務，是城建檔案信息化建設取得實效的關鍵。城建檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志：一方面要采取相關技術搞好原有檔案信息數據庫的充實和完善，并與有關網絡系統(tǒng)實現互聯：另一方面是對現有館（室）藏檔案的數字化處理，利用現代信息技術將城建檔案信息資源進行壓縮處理并轉化為數字信息。

3.3標準規(guī)范建設。隨著計算機技術的廣泛應用，辦公自動化的迅速發(fā)展，網絡的不斷延伸和擴展，需要確保城建檔案信息資源的真實、可靠和安全，就要構建和遵循關于城建檔案信息化建設的標準和規(guī)范。標準規(guī)范是城建檔案信息化建設的重要基礎，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，要逐步形成具有中國特色的信息化標準規(guī)范體系。

3.4應用系統(tǒng)建設。應用系統(tǒng)是進行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存貯、傳遞的各種應用軟件，是城建檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網絡建設的技術保障，關系城建檔案信息化建設的速度與質量，集中體現了城建檔案信息化建設的效益。應用系統(tǒng)建設要同各單位辦公自動化、局域網建設同步發(fā)展。

3.5人才隊伍建設。人才是城建檔案信息化建設的關鍵，是檔案信息化成功之本。人才對其他各要素的發(fā)展速度和質量有著決定性的影響。各級檔案部門必須引起高度重視，建設一支能駕馭檔案信息化建設，掌握檔案信息化管理的專門人才隊伍。

4、城建檔案數字化建設需要政府的支持

4.1政府要積極引導，城建檔案館信息化建設的目標，樹立建設信息化的意識，增強建設信息化的緊迫感和責任感。在開展工作中要統(tǒng)籌規(guī)劃。需求牽引，科技創(chuàng)新。

4.2標準化和規(guī)范化是建設我國城建檔案數字化工程的重要基礎之一。結合地區(qū)實際情況，逐步推出相關的標準規(guī)范。最終形成我國城建檔案數字化工程標準規(guī)范體系。并且緊密配合國家有關部門，積極探索網絡環(huán)境下的知識產權保護與保障用戶公平使用的合理途徑。

4.3相互學習先進經驗，提高信息化認識。開展“推進重點，帶動一般”的活動。帶動全國城建檔案的信息化建設步伐。

5、結語

我國城建檔案工作起步較晚，但發(fā)展非常快。城建檔案工作是城市建設發(fā)展現實需要的產物。城建檔案信息是城市建設可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略源性資源；城建檔案工作是提升城市品位的重要保證；城建檔案工作是城市建設事業(yè)的重要組成部分。城建檔案古已有之，它與城市建設活動同根同源，既記錄了城市的歷史面貌.又在一定程度影響了城市建設的內容和走向，城建檔案是一座歷史文化的寶庫，是我們發(fā)掘和弘揚城市歷史文化特色極其重要的信息源泉。

參考文獻

[1]江偉琴.淺論城市建設檔案信息化建設[J].科技信息，2008.34.

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城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設及其管理活動中形成的應歸檔的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。它是城市規(guī)劃、建設、管理工作的真實紀錄,是城市建設和發(fā)展的重要依據和必要條件,是國家的寶貴財富。

1 城建檔案信息化管理方案

1.1 加快和加強城建檔案管理的數字化建設

數字城建檔案管是城建檔案管理技術、網絡技術、計算機技術以及多媒體技術等多種現代化技術相互結合的產物，同時也是城建檔案管理信息化的一種表現形式，在一定程度上象征著城建檔案事業(yè)未來的發(fā)展方向。2001年，數字城建檔案管這一概念正式被提出，先后一些列的標準規(guī)范也相繼出臺。因而，各個地方理應該加強和加快積累數字城建檔案信息的工作，同時不斷促進數字化檔案信息利用程度的有效提升。而加快和加強城建檔案管理的數字化建設可以從以下兩個方面著手：

第一，城建檔案館應該實事求是，堅持從實際的經濟能力和需要出發(fā)，結合全部管藏檔案信息管理信息數字化、珍貴檔案現代數字化、重點選擇某類檔案信息數字化以及高頻率使用檔案數字化等等途徑，將現在擁有的實體檔案資源轉變?yōu)閿底中畔⒒男问?，實事求是、積極主動地不斷推進城建檔案管館藏檔案的數字化工作。具體要做到兩點：首先要充分而且要積極開展和利用電子檔案接受、利用以及保管的技術方案，制定出規(guī)范、合理的電子城建檔案信息管理的方案；其次就是要不斷加強和加快電子文件的歸類、歸檔整理，也就是要加大對電子城建檔案信息的接收、利用管理力度，爭取從源頭上促進城建檔案信息數字化管理問題的解決，借助于電子城建檔案信息管理的絕對優(yōu)勢將城建檔案轉化為信息，完善利用服務。

第二，城建檔案信息資源數據庫的建立和建設應該借助GIS電腦軟件，建立數據庫，從而將城市地上建筑、地下管線和設施等等相關的各種信息的空間分布特征真實、完整、全面的反映出來，這是源于對城建檔案自身特征的特殊性和差異性的考慮。再就是，根據GIS軟件所建立的數據庫還方便于信息數據的管理、檢索、查詢、進一步提取數據以及數據的進一步加工和輸出。信息資源數據庫的信息主體同時還得包括城建資料的內容信息、城建檔案以及二次信息，而且和建設項目空間位置可以連接組成一個不斷的空間數據庫。背景數據庫作為城市基本比例尺地形圖，有利于在一定程度上確保其和城市以及其它系統(tǒng)用一樣的地理位置定位系統(tǒng)。數據的種類十分廣泛和負責，包括城市建筑、城市規(guī)劃、地下綜合管線、市政公用設施、環(huán)保、城市園林綠化以及地名等等。

1.2 進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領導工作

換句話說就是城建檔案信息管理工作還需要工作主管部門的不懈努力，進一步加強和完善城建檔案信息化管理的規(guī)劃和領導，對有關城建檔案基本工作標準、規(guī)范貫徹執(zhí)行，加以落實的信息化予以一定的監(jiān)督，從而在一定程度上確保城建檔案信息化工作建立于扎實、統(tǒng)一的基礎平臺的上面。此外，工作主管部分還應該不斷建立和健全工作體制的信息化，確定專職的部門來負責和管理信息化建設的協調和組織工作，向組織城建檔案信息化建設的總體目標進軍，完善城建檔案信息的生成、傳播以及利用等等服務工作。

1.3 加快和加強城建檔案信息的網絡化建設

伴隨著《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》的頒布，各地城建檔案網站也進入了不斷建設和完善的狀態(tài)，為社會各界提供了越來越多的城建檔案信息資料，因而幫助他們解決了不少實際難題，而城建檔案資源共享的局面也因此而得到了一定的拓展和開闊?，F階段，為了進一步加強和促進城建檔案信息的網絡化建設，還應該將其逐步納入政府電子政務建設的整體框架體系中，力求和電子政務建設同步，加快公文、城建檔案管理的一體化和標準規(guī)范化。再就是要充分發(fā)揮電子政務平臺的作用，促進城建檔案信息網上查詢服務的積極開展以及城建檔案利用服務質量和利用效率的全面提高，從而做大限度地滿足社會各界對其的利用需求。具體做法有以下三點：第一，要積極爭取相關方面來加大對其經費上的投入，促進城建檔案館信息化基礎設施的建設能夠和政府政務網同步，實現一體化，進一步推動其信息管理化建設的跨越式前進、發(fā)展；第二，不斷建設和完善城建檔案信息網，熟悉社會需求、分析新趨勢、研究新課題、開放新動態(tài)，迅速將經過整合后的信息在網上予以，實現資源的共享，從而促進城建檔案信息網絡化建設的穩(wěn)定化前進；第三就是要主動學習和借鑒其它的有關檔案館信息化管理的經驗，將城建檔案信息化建設事項提到議事日程中來，尤其是重視城建檔案信息化管理的建設和政府電子政務建設的統(tǒng)一、同步協調向前發(fā)展，從而促進自身的進步。

2 總結

總的來說，為了促進信息管理服務功能的早日實現，響應城市建設發(fā)展的現實需求，應該而且必須要進一步加強和加快城建檔案信息化管理建設的速度，以確保城建檔案現代化、信息化、科學化、規(guī)范化目標的進一步實現。

參考文獻

[1]鄧紅.城建檔案信息化給力幸福檔案——談規(guī)劃管理檔案信息化在城市規(guī)劃管理工作中的作用[J].廣東檔案.2011(03)

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

1.檔案管理數字化概述

所謂的數字化信息技術實質上就是一種集電子技術、通信技術、計算機技術、信息技術、網絡技術等諸多先進技術于一身的綜合性技術。受科學技術發(fā)展的推動，傳統(tǒng)的檔案管理也逐步向電子檔案管理轉變，這就要求我們應當將數字化信息技術有效地應用到電子檔案管理當中，以此來提高檔案管理的工作效率和質量。

傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成， 這不僅費時而且費力，工作效率也相對較低，而通過應用數字化信息技術之后，借助計算機這一平臺作為檔案管理的基礎，管理人員便可以隨時隨地借助計算機的多種功能對各式各樣的數據信息進行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質檔案，從而能夠節(jié)省大量的時間，工作效率自然會獲得顯著提高， 檔案管理也變得更加快捷。

此外，與傳統(tǒng)的資質檔案相比，電子 文檔基本上都是一些數據，這些數據能夠全部存儲在計算機的硬盤當中，從而并不會占用較大的空間，管理起來也十分方便， 這也為檔案管理人員快速完成工作提供了非常便捷的條件。通過對一些檔案管理人員進行調查了解發(fā)現，應用電子信息技術 進行檔案管理的人員要比仍采用手工作業(yè)的人員輕松很多，并且工作速度和效率也要高很多，由此可見，電子信息技術值得大范圍推廣使用。

2.城市建設檔案管理數字化建設存在的突出問題

2.1檔案本質屬性影響。原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽名、單位蓋章等等，都表現出真實的原始性，也正是檔案的原始記錄性才具有法律憑證作用。而在檔案管理數字化中，檔案多數以電子文檔的形式存在，從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，具有便于修改、便于復制特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。這就引發(fā)了電子文檔的原始記錄性和憑證作用如何確定的問題：電子文檔能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等，便成為檔案工作的新課題，是決定電子文檔能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2.2缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。檔案工作的標準化、規(guī)范化是數字化建設的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足；計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案數字化建設的步伐。同時，在日常檔案管理中只有根據其來源，才能形成相應的法律責任。而在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，缺乏法律依據使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應有的使用價值，相關法律條例的制定迫在眉睫。

2.3缺乏組織領導。在數字化建設過程中，城市建設檔案管理部門是主體、是基礎。

2.4缺乏人才。城市建設檔案管理數字化建設需要既懂檔案管理，又掌握現代信息技術的復合型人才。而各級檔案管理部門現有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務和信息導航復合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理數字化建設的質量和速度。

2.5傳統(tǒng)慣性制約。隨著檔案管理數字化建設的推進，由于計算機和網絡管理與傳統(tǒng)檔案管理的方法有很大的區(qū)別，陌生的新工作手段方法與熟悉的傳統(tǒng)工作手段方法之間在使用上的差異，容易產生天然的困難甚至“抗拒”心理，無論這種抗拒心理以什么樣的方式出現，都是城市建設檔案管理數字化建設的障礙。

3.城市建設檔案管理數字化建設的幾點建議

3.1建立和完善檔案數據庫，保證檔案的真實性可靠性。首先，通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。其次，通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關要素的規(guī)范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數據和規(guī)范、控制信息流轉環(huán)節(jié)等方式。再次，提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。最后，分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以 XML 作為標識規(guī)范的方法，等等。

3.2 建立檔案管理標準，逐步統(tǒng)一完善規(guī)范。標準化、規(guī)范化是檔案數字化建設的前提和必要條件。檔案工作部門必須遵循標準化的原則，對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎性工作，要嚴格按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范整理。國家出臺了一系列相關標準，除了信息管理共用的標準和目前暫時與紙質文件、檔案管理共用的標準外，還有電子文件管理專用的標準和規(guī)范，為檔案管理數字化提供法律依據。

3.3加強人才隊伍建設，儲備后續(xù)發(fā)展力量。要選拔那些具有扎實專業(yè)知識功底、較好的學術造詣、表現出發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬?，為他們提供施展才華的舞臺，使之有所作為。對已經確定并不斷成長起來的人才，要加強培養(yǎng)力度，不斷提高從業(yè)人員素質。要根據城市建設檔案管理數字化建設的需要，變被動坐等為主動出擊，積極引進有信息專業(yè)技術特長和熟知檔案管理工作人才，創(chuàng)造良好的留人環(huán)境，為檔案管理工作輸送新鮮“血液”。

3.4加快城市建設檔案信息網絡化建設

自建設部《全國城市建設檔案數字化建設規(guī)劃與實施綱要》頒布實施以來，各地城市建設檔案網站不斷興建和完善，社會各界從網絡上獲取越來越多的城建信息資料，從而解決了許多實際問題，城市建設檔案資源共享的局面得以拓展。當前，應繼續(xù)加快城市建設檔案信息網絡化建設。城市建設檔案數字化建設要納入政府電子政務建設的整體框架內與電子政務同步建設，逐步實現公文管理和城市建設檔案管理的規(guī)范化與一體化。要利用電子政務平臺，積極開展城市建設檔案信息網上查詢服務，全面提高城市建設檔案利用的效率和質量，最大限度地滿足社會各界對城市建設檔案利用的需求。

3.5積極開展宣傳教育，轉變傳統(tǒng)觀念。要組織開展專題宣傳培訓教育活動，增強大家轉變傳統(tǒng)觀念的自覺性和積極性，強化創(chuàng)新教育，引導全體人員在城市建設檔案管理數字化建設上下功夫，協助檔案管理部門做好機制創(chuàng)新、技術創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方面的工作，確保數字化建設的順利進行。

3.6要加強組織領導，增強決策落實力度。要成立主要領導掛帥的工作領導小組，積極推動城市建設檔案管理數字化建設，落實責任，明確任務。工作領導小組要勇于開拓、改革創(chuàng)新，不斷凝聚各部門合力，進一步提高科學決策、政策對接、化解矛盾等能力，集中精力謀劃和解決在城市建設檔案管理數字化建設中遇到的各種問題，確保圓滿完成任務。

4.結語：

在高科技、信息技術迅猛發(fā)展的今天，城市建設檔案的數字化管理是發(fā)展的大趨勢，是一項長期、全面而具體的工作，需要所有檔案人員的積極參與與配合。

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城市建設檔案是指在城市規(guī)劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料.面對新形勢，城建檔案工作如何運用現代信息技術，加快數字化城建檔案館建設的步伐，全面推進信息化、數字化和網絡化，最大限度地發(fā)揮其特有的經濟效益、社會效益，有效地為社會各界提供服務，我們必須加快推進城建檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，為城市規(guī)劃、建設和管理提供科學決策依據，為城市經濟、社會、文化發(fā)展提供高效、優(yōu)質的公共服務.

一、城建檔案的必典性

城建檔案作為城市規(guī)劃、建設和管理過程直接形成的真實記錄，組藏著豐富的信息資源，涉及城市規(guī)劃、建設和管理等的各個專業(yè)部門。開發(fā)城建檔案信息是充分發(fā)揮城建檔案作用和價值的重要手段.作為城建檔案的存儲介質，目前我國大多數城建檔案的載體是紙制檔案和錄音、錄像帶等.這些傳統(tǒng)的紙制檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，難以適應數字化時代的飛速發(fā)展，隨著計算機技術尤其是辦公自動化技術和網絡技術的快速發(fā)展，產生了越來越多的電子文件，許多工程圖紙也直接以數字化形式存在于電子文件中.通過管理內容數字化，新的管理模式采用現代高新技術和數碼信息處理技術對城建檔案的收集、整理、利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實現業(yè)務工作標準化、規(guī)范化，實現城建檔案資源的合理配里、最大開發(fā)利用，實現對檔案實體的保護，方便了利用者，減少了中間環(huán)節(jié)，也大大方便了網上傳輸，為社會提供一種全新的傳播、交流城建檔案信息的方式與高質量的城建檔案信息產品，使城建檔案工作更好地為城市的現代化建設服務。

二、城建檔案信息化的環(huán)節(jié)

檔案的信息化應以現實需要為前提，分階段、分步驟穩(wěn)妥實施，重點加強對珍貴、重要、易損和利用頻率商的城建檔案和現行公開文件的數字化轉換工作，逐步實現館藏紙質檔案和照片、錄音、錄像等檔案的數字化，建立數字資源庫。在信息化城建檔案館從理念走向現實的過程中，必須解決好幾個關鍵問題:

1.是電子檔案的法律憑證問題

電子文件的法律效力等基礎性問題必須有法律依據徹底解決電子檔案的接受與管理問題，否則難以保證電子文件的真實性、完整性、可靠性。

2.是數字化檔案信息資源的長期存取問題

數字信息載體的脆弱性以及數字信息所依賴的計算機硬軟件的不斷更新，造成數字化檔案信息資源的長期存取存在種種問題。

3.是統(tǒng)一數字化標準格式問題

檔案信息共享的前提是標準化與規(guī)范化，它包括檔案業(yè)務管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網絡標準規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式來進行數字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城建檔案數字化的進程。

三、數字化檔案具備的功能

數字檔案館與傳統(tǒng)愈義上的檔案館相比，有著很大的不同，它的功能特點有五化:館藏檔案數字化、檔案管理現代化、資源利用共享化、信息傳遞網絡化和數據結構連接化。

1.館藏檔案數字化:通過運用計算機技術與多媒體技術將各類傳統(tǒng)介質的檔案資料進行處理并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，這是檔案館數字化建設的核心.

2.檔案管理現代化:數字化檔案館不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切功能，它還包括:檔案編目和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業(yè)務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等，這是實現檔案館數字化建設的基礎.

3.資源利用共享化:各種載體的檔案資料將以認字形式存在于檔案館這個“信息空間”中，通過網絡，用戶可以方便地利用信息資源，實現檔案利用的信息資源共享。

4.信息傳遞網絡化:數字檔案館的服務通過以網絡為主的信息基礎設施，實現標準規(guī)范的信息傳遞.

5.數據結構連接化:通過統(tǒng)一規(guī)劃的，標準的，規(guī)范化的數據結構，各部門之間可以方便地進行數據交換和數據轉換。

四、.數字城建檔案的安全閱.

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在城市建設檔案工作中利用數字化管理，主要是通過對多媒體技術、計算機技術進行融合和利用，協調處理傳統(tǒng)紙質介質的檔案資料，將其轉化成數字信息，從而使所有館藏的城市建設檔案信息都用數字化的形式來存儲。城市建設檔案數字化管理的利用具備明顯的實效性，工作效率大大提升，這是城市建設檔案館實現檔案工作數字化最核心的基本點。

（二）城市建設檔案管理現代化。

城市建設檔案的數字化管理不僅涵蓋了一切傳統(tǒng)檔案館的效能，還新增了檔案編碼目錄、檔案信息檢索自動化、檔案資料安全存儲以及計算機輔助管理檔案業(yè)務工作、輔助檔案信息立卷、檔案館實現辦公自動化、檔案自動化標引、安全保護技術現代化、檔案數據庫的建立、輔助檔案館庫房管理等各方面的功能，這是城市建設檔案工作有效利用數字化管理的另一個基本點。

（三）檔案資源的利用共享化。

當下，城市建設的步伐越來越快，各種城市建設檔案資料依然以紙質文字的形式存在于城市建設檔案的信息空間當中。為改變這一傳統(tǒng)的方式，以實現資源共享，數字化管理是唯一行之有效的手段。具體地，城市建設檔案館充分利用信息網絡，直接將資料信息傳遞給每一個用戶，從而實現城市建設檔案資源的利用共享化，完成城市建設檔案為社會服務的根本目的。

二、實現城市建設檔案數字化管理的組織保障

（一）建立集中的城市建設檔案管理模式。

我國檔案管理主要有兩種模式，即分散制、集中制，城市建設檔案管理也一樣。城市建設檔案的分散管理模式具體是指檔案館內各個不同的部門采取不同的方式管理檔案資料，而集中管理模式具體是指城市建設檔案館對檔案實行集中管理，具體體現在兩個方面：一方面，對館內的所有城市建設檔案進行集中管理或相對集中管理。另一方面，統(tǒng)一建立城市建設檔案管理制度。較分散管理模式而言，城市建設檔案集中管理模式的優(yōu)勢在于：對檔案管理進行整體規(guī)劃，避免在對新型檔案或跨類別檔案的管理上出現交叉、空白，能促進統(tǒng)一檔案發(fā)展規(guī)劃的形成，同時對城市建設檔案的利用和安全也更有利。城市建設檔案數字化管理不僅涵蓋了館內所有的檔案類別，還需要數字信息技術的支持，更離不開其他專業(yè)部門的配合——它不是一個專業(yè)、一個部門就能獨立完成的。在集中管理模式下，城市建設檔案數字化管理能得到更有效、更全面的組織和實施，且能構建統(tǒng)一的檔案信息資源利用平臺，以順利開展城市建設檔案服務工作。

（二）檔案館領導要給予足夠的重視，并提供支持。

城市建設檔案數字化管理的實現涉及到各方面的工作，不管是部門協調、人員組織，還是業(yè)務推廣、資金保障等，我們要想做好檔案工作及檔案的數字化管理，得到領導足夠的重視和支持是最重要的前提。從實踐結果來看，我國大多數檔案館的數字化管理進程較慢的主要原因是得不到必要的技術支持、資金支持等。因此，檔案館領導應積極將城市建設檔案數字化管理提上工作日程，如針對檔案工作時間節(jié)點緊張、錄入目錄的工作量巨大等問題，為工作人員配備一定數量的短期外協工，專門協助檔案館工作人員完成數字化加工、錄入目錄、整理資料等工作，確保城市建設檔案數字化管理按期順利實現。

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在社會發(fā)展的進程中，城市也得到了極大的發(fā)展，這就使得以往的城市建設檔案管理模式已經無法適應現今城市發(fā)展的需求，所以，需要嚴格的依據城市發(fā)展的需求，針對檔案信息化和數字化建設進行管理，這也是城市檔案建設管理工作中的一個重要項目。而要想使得這一項目可以達到其理想的完成目標，就需要重視以下幾點要求：

首先，就是在城市不斷發(fā)展的進程中沒想掛機呢的檔案檔案所需要存儲的信息量也在逐漸的增加。就現階段來說，我國城市建設檔案主要還是將紙質檔案作為主要的檔案類別。而在城市發(fā)展的進程中，各個行業(yè)也得到了極大的發(fā)展，尤其是房地產行業(yè)，其發(fā)展的速度更快。這也就使得城市建設檔案的數量不斷的增加，從而為城市建設發(fā)展提供了更加豐富的參考資料，但是同時也使得城市建設檔案在管理上呈現出諸多的問題。

以當前的城市建設檔案管理工作開展的具體狀況來分析，該工作在開展的過程中，選用的工作形式較為落后，這樣的落實的管理工作模式，導致城市建設檔案在管理上呈現出效率低下以及信息無法共享的難題。從而在很大程度上使得城市建設檔案資料無法及時的進行整理，導致檔案出現堆積的現象。

面對上述狀況，就需要在對城市建設檔案管理工作進行開展的過程中，可以實現信息化和數字化建設管理，依據這種新型的管理方式以更好的推動城市建設檔案管理工作的開展。

其次，就是需要針對信息資源的需求量實施高效的優(yōu)化。在城市發(fā)展建設的過程中，城市無論在進行規(guī)劃還是在進行基礎優(yōu)化的過程中，都需要嚴格的以及建設檔案，并針對城市的發(fā)展狀況做好相應的記錄，以此形成建設檔案，不斷的對建設檔案中的內容進行豐富。通常而言，在城市建設檔案中，包含的專業(yè)部門就是城市規(guī)劃以及建設等多個部門。就這一點來分析，針對開發(fā)所產生的信息實施良好的管理，可以使得城市建設檔案的實際效用最大限度的發(fā)揮出來，提升其應用的價值，以更好的為城市建設和發(fā)展提供服務。

城市發(fā)展以城市建設檔案作為載體，記錄真實的城市發(fā)展信息，為了能夠最大限度的滿足城市建設檔案管理工作的需求，就需要合理的采取相應的措施來對城市建設檔案進行資源的重新優(yōu)化配置，使得城市建設檔案的形式更加的豐富，并且在存儲介質上進行改進。擺脫傳統(tǒng)紙質檔案的束縛，建設城市建設檔案管理的新方式，努力的實現城市建設檔案管理的信息化和數字化，以最大限度的滿足現今城市發(fā)展的實際需求。合理的利用高新技術手段和各種新型的數碼處理技術，來有效的針對城市建設檔案實施收集、整理、整合以及利用等，確保城市建設檔案資源能夠實現優(yōu)化，以更好的為城市建設和發(fā)展而服務。

2 城市建設檔案數字化和信息化建設管理的“三個化”功能

當城市建設的步伐加快，也就是城市建設檔案提升的開始。城市建設檔案數字化管理與傳統(tǒng)意義上的檔案管理相比，有著很大的不同，其重點，筆者以為城市建設檔案數字化管理具有“三個化”的功能，簡稱為“三化”：即館藏檔案數字化、檔案管理現代化和檔案資源利用共享化。

一是館藏檔案數字化。城市建設檔案數字化管理，通過運用計算機技術與多媒體技術融為一體的各類傳統(tǒng)介質的檔案資料，進行協調處理后并轉化為數字信息，使所有館藏信息都以數字化的形式儲存，城市建設檔案數字化管理的實用性明顯，效率提高，這是城市建設檔案數字化建設的一個核心基本點。

二是檔案管理現代化。城市建設檔案數字化檔案管理，不僅包含了傳統(tǒng)檔案館的一切效能，它還包括了檔案編碼目錄和檢索自動化、檔案全文儲存與檢索自動化，計算機輔助檔案業(yè)務工作管理、輔助立卷、檔案標引自動化、檔案館辦公自動化、檔案庫房管理、保護技術現代化、建立檔案數據庫等一系列功能，這是城市建設檔案管理數字化建設的又一個基本點。

三是城市建設檔案資源利用共享化。目前，城市建設發(fā)展，促使各種城市建設檔案的檔案資料，仍以文字形式存在于城市建設檔案這個信息空間里。要改變這種方式，從查閱到資源共享，唯一有效的辦法，就是通過信息網絡的傳媒作用，直接傳遞到各個用戶，從而實現城市建設檔案利用的信息資源共享化，完成為社會、為城市建設服務的根本目的。

3 城市建設檔案數字化信息化管理工作開展的可行性

一是明確城市建設檔案數字化信息化管理目標。要結合我區(qū)城市建設發(fā)展需要，確定城市建設檔案數字化信息化建設方案，確立以數字化信息化建設，促進城市建設檔案館內外各項工作現代化的實施步驟，并對城市建設檔案的數字化信息化進行長遠的規(guī)劃，使得城市建設檔案的數字化、信息化建設工作得以穩(wěn)步推進。

二是購置城市建設檔案數字化信息化管理設備。要逐步加大信息化建設的投入，每年安排一定的經費購置電腦等現代管理設備，在數字化信息化建設要加大資金投入，合理建設館內館外局域網，為建立現代化城市建設檔案管理奠定了良好的硬件基礎。

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2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，城建檔案數字化建設的問題引起了人們的關注。

城建檔案信息數字化就是把紙質檔案通過掃描、錄入信息到計算機數據庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的數字化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。我們有必要對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析和研究，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數字化之路，為今后的城建檔案數字化建設打好基礎。

1．確定城建檔案數字化指導思想與原則

城建檔案數字化指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數字化加工設備能力，保護館藏城建檔案原件完好，保證數字化城建檔案真實準確，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。

城建檔案數字化原則是：遵循重要城建檔案數字化的價值性原則、常用城建檔案數字化的實用性原則、開放城建檔案數字化的開放性原則、褪跡城建檔案數字化的搶救性原則、解密城建檔案數字化的及時性原則、目錄數字化與全文數字化分步的時效性原則、城建檔案數字化加工與利用同步的一致性原則。

2.城建檔案數字化建設的步驟

城建檔案數字化建設需要投入，特別是建設初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細化城建檔案數字化建設的步驟，同時優(yōu)化城建檔案數字化的各種資源配置，根據不同的情況，進行城建檔案專業(yè)人員和數字化技術人員、計算機和掃描設備的合理搭配，構建城建檔案數字化投入小收益大的新模式。

2.1建立城建檔案數據庫

第一步，輸入文件級目錄。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保城建檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。

2.2加強電子文件的收集和積累工作

電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合，是未來數字城建檔案最主要的來源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時對所形成的電子文件進行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統(tǒng)性、完整性，同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。

電子文件的收集積累范圍，應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進行，并存有備份件，防止出現差錯。

2.3城建檔案數字化與上網利用同步

城建檔案數字化及管理流程重組是一個管理思想不斷地變化的過程，城建檔案數字化與上網利用同步即是新技術和新理念相互融合的表現。

數字化城建檔案分開放與不開放兩種，開放城建檔案即上互聯網，建立城建檔案資料網站，實施資源共享，在互聯網上向政府和社會提供城建檔案信息查閱。

3.不斷增強城建檔案數字化管理的技術含量

城建檔案數字化的建設過程重在管理，貴在控制。利用計算機進行城建檔案數字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數據的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯網上公開不真實、不準確的檔案，將在社會上產生不良影響。特別是在網絡環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負責，各道工序工作量的對等與匹配同樣重要。實踐證明，建立數字化進度數據庫、數字化質量反饋庫、城建檔案利用登記數據庫，通過技術手段將全面質量管理思想引入城建檔案數字化建設，實現全程管理、適時控制，才能達到強化數字化城建檔案質量保證體系的目的。

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城建檔案數字化工作在我國擁有較長的發(fā)展時期，從城建檔案的形成原因上說，主要是在人們從事城市建設時，在工作中形成了一系列具有保存價值的的歷史記錄，這種檔案還有可能包括領導作出的一些重要的決策，城建檔案數字化工作的順利進行，有利于相關人員對于工作進行查考，并且也方便了科研人員進行科學研究，同時，為設備的建設提供了可靠的資料。通過對于我國城建檔案數字化工作進行一定的完善，能夠在總結我國傳統(tǒng)城建檔案數字化工作所存在的優(yōu)勢以及不足的情況下，吸取城建檔案數字化工作的經驗，對于檔案的制度建設工作作出貢獻，以下將對我國的城建檔案數字化工作及其質量控制重要性進行深入的探討。

一、概述城建檔案數字化工作

對于我國傳統(tǒng)上的城建檔案數字化工作來說，無論是從體制上，還是從管理的方式上，都存在很大的漏洞。其一，傳統(tǒng)的城建檔案數字化工作無法在較短的時間內收集檔案所需的大量資料，因而造成城建檔案數字化效率的落后。其二，傳統(tǒng)的城建檔案數字化工作沒有適應當今形勢變化的管理方式，并且，傳統(tǒng)的城建檔案數字化工作的服務方式僅僅立足于工作的表面，這對于城建檔案數字化工作的效率來說，無疑是起到很大的影響。在另一個方面，傳統(tǒng)的城建檔案數字化工作的服務范圍也是極其狹窄的，原因就在于它僅僅從工作的本身出發(fā)，而某些城建檔案數字化工作還要求在城建檔案數字化工作中加入當地的經濟以及社會發(fā)展的因素。并且，隨著計算機以及網絡技術的發(fā)展，逐漸出現了采用多媒體文件來進行城建檔案數字化的模式，多媒體文件主要指得是一種電子文件，這種電子文件通過將聲音、圖片、文字等資源進行有效的整合，能夠對于檔案實現長期的保存。有效的多媒體文件還能夠對于當時歷史活動發(fā)生的場景進行詳細的記錄，甚至再現聲音以及圖像效果，因此，也就在某種程度上成為一種有效的歷史記錄的模式。城建檔案數字化工作只有在這樣的工作模式之下，才能夠最大限度地適應社會的發(fā)展，加強新形勢對于城建檔案數字化工作的需要。傳統(tǒng)上的城建檔案管理往往具有這樣的特點，那就是檔案的建設一旦完成，城建檔案管理人員便不再對于檔案的維護負責，只有在檔案出現嚴重的安全隱患或者是質量問題時，才會由城建檔案管理人員重新對于檔案進行改造。然而用于城建檔案管理的檔案與城建工作的實際進行是分不開的，由于這個特點，就很有可能造成城建檔案管理人員在進行檔案的建設時，不注意對于施工標準的實施，或者是隨意制定施工的規(guī)范，甚至于出現編造檔案的情況。由于此類的原因，就造成檔案難以收集。并且即使是檔案人員找到了與建筑物的關系有著緊密聯系的檔案，對于檔案的歸檔也是一個難題，因為檔案歸檔所需要的環(huán)節(jié)相當復雜，一個城建檔案的項目即使能夠在最短的時間內歸檔，也需要至少半年的時間。至于檔案的建設上來說，其經歷的周期便更長。我國許多城建檔案的建設項目從施工的準備直至檔案的竣工，往往需要一年甚至是更長的時間。城建的立項不能依靠建設單位自己來完成，而是需要建設項目所在地的政府來提供保證，只有得到當地政府的批準之后，被列入投資的計劃，之后還需要當地的政府下發(fā)相應的證件即投資許可證之后，才能夠在政府的支持下投入檔案的建設，不僅如此，只有建設單位的建設項目與當地的消防標準相符合，才能夠開始檔案的建設。一個高效的城建檔案數字化工作的模式不僅僅能夠形成一種良好的工作環(huán)境以及工作的氛圍，還能夠在一定程度上提升單位對于人員的管理工作，進一步提升城建檔案數字化工作對于社會的價值，從而使城建檔案數字化工作獲得應有的發(fā)展，并且使其服務于社會，服務于人民。

二、城建檔案數字化過程中質量控制的重要性

城建檔案數字化只有實現一定的科學規(guī)范性，才能夠為社會以及經濟的發(fā)展作出貢獻。從形勢的需要上來說，城建檔案數字化工作的重要性主要體現在以下幾個方面：

(一)有助于提升管理人員的工作熱情。

做好城建檔案數字化工作不僅僅是形勢的需要，同時也是城建工作的需要，通過完善城建檔案數字化工作的體系，能夠加強城建檔案數字化工作的水平，并且改善傳統(tǒng)城建檔案數字化工作存在的問題，開創(chuàng)城建工作對于城建檔案數字化的新局面。并且，最為重要的是，提升城建檔案數字化工作的水平，能夠在極大程度上提升城建檔案數字化工作的層次，培養(yǎng)工作人員對于城建檔案數字化工作的熱情，促進城建檔案數字化工作向著科學化、規(guī)范化的方向發(fā)展，進而使城建檔案數字化工作實現長期的科學持續(xù)地發(fā)展。

（二）有助于衡量單位的業(yè)績以及管理水平。

城建檔案數字化工作的有效性直接決定城建檔案數字化工作的發(fā)展水平，并且還反映了這個城建工作的管理水平的高低。一個單位的檔案不僅僅記錄著這個單位的有效成果，而且還在一定程度上反映了這個城建工作在歷史上的重大的決策。有助于管理人員對于城建工作的經營戰(zhàn)略進行系統(tǒng)性的分析，有助于協助城建工作制定科學的發(fā)展戰(zhàn)略。并且，科學的城建檔案數字化的方法還可以培養(yǎng)城建工作人員進行科學分析的水平，使分析人員看到城建工作的發(fā)展中存在的不足以及優(yōu)勢。從而進行針對性的分析。對于我國的城建工作來說，要想做好城建檔案數字化工作，需要城建工作的管理人員從根本上改變傳統(tǒng)城建檔案數字化的觀念，從新時代的特點出發(fā)，大膽地對新的城建檔案數字化方案進行探索。只有這樣，才能夠對于城建工作的整體的發(fā)展方向以及城建工作的經營戰(zhàn)略進行精確的分析，幫助城建工作在一定的時間范圍內，實現城建工作內資源的有效合理的配置。這對于城建工作的未來的發(fā)展上來說，是尤為重要的。通過制定新的城建檔案數字化的方案，可以在更深的范圍內實現對于城建工作的管理效率，提升城建工作的發(fā)展空間。

（三）有利于經濟社會又好又快發(fā)展。

城建檔案數字化實際上就是對于歷史活動的一種記錄，通過對于這種記錄進行分析，可以對于檔案中的資料進行合理有效地分析，這種分析方法實際上就是一種對于檔案的基礎性的工作。通常在這種歷史資料的記錄，經常會體現對于經濟活動的規(guī)律，甚至是體現社會的發(fā)展方向。因此，從這個意義上來說，檔案是在經濟社會活動中一項不可多得的資源。加強城建檔案數字化工作在當前的時代中有很強的時代意義。加強城建檔案數字化工作有助于在全社會形成一種信息資源的貢獻氛圍。檔案工作人員不僅可以通過對于檔案的收集以及保管，還可以利用一定的檢索工具對于檔案進行檢索，并且實現對于參考資料的有效的利用以及整理。因此有助于經濟以及社會的發(fā)展。

（四）有助于完善城建檔案管理的管理制度。

首先，建設單位需要從城建檔案管理的資料上入手，從城市建設的立項以及施工，直至最后竣工的整個過程入手，確立城市建設城建檔案管理資料的收集范圍，以保證城建檔案資料具有一定的準確性。

（五）有助于制定清晰的歸檔方案。

在城市建設的項目完成之后，需要施工單位根據施工的標準來制定城市建設的竣工文件，在制定完竣工文件之后，還需要城市建設的審核部門對于文件進行審核，審核的主要內容為城市建設的測量文件，以及城市建設的施工標準，城市建設的質量認定等等。另外，還需要審核人員對于城市建設中出現的質量問題進行把關，保證竣工文件的準確性以及清晰性。

三、結束語

綜上所述，通過對于城建檔案數字化工作的現狀以及城建檔案數字化重要性進行深入的探討，不僅可以提升城建檔案數字化人員的工作熱情，促進城建檔案數字化工作發(fā)展，還可以在一定的范圍內實現城建檔案數字化工作水平的提高。提升城建檔案數字化工作的效率，不僅能夠衡量單位的發(fā)展水平，還可以利用合理的檔案對于城市的發(fā)展方向進行預測。

【參考文獻】

[1]韓玉梅.中外進館前的文件、檔案管理比較研究[J].檔案學通訊,2014（05）.