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檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。

1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應對措施

3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

【參考文獻】

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2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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一、電子檔案信息的特殊性

（一）直讀性是電子檔案信息沒有的

相比于傳統的紙質檔案信息，電子檔案信息與其有著很大的不同，要想實現電子檔案的閱讀必須借助特定的或專業的相關軟件和數字設備，它具有讓人無法直接閱讀的特點，這也是保證電子檔案信息安全的主要方法之一。另外，在轉儲過程中要保證電子檔案中電子文件的長久可讀性。

（二）必須以硬件和軟件為載體讀取和存儲電子檔案信息

通常情況下憑借一定的軟件和硬件環境由數字設備產生電子文件，電子文件能夠單獨作為一個檔案，由多個電子文件歸檔建立電子檔案的文件集合。所以，軟件發展水平和存儲硬件嚴重制約著電子信息技術的發展，社會每發展到一定程度，就必須更新換代數字產品的軟件和硬件，轉存、讀取電子文件會由于存儲類型的轉變及彼此之間的兼容性而受到影響。立足于另一個角度講，更新軟件和硬件也會導致電子檔案信息安全出現新的情況，這類問題希望隨著技術的進步加以解決。

（三）信息共享的便利性和結構復雜性是電子檔案信息的本質

復雜多樣的電子文件的表現形式及種類決定了電子文件結構的復雜性，而在進行維護電子文件安全的過程中受其結構的復雜性影響而增加了難度。信息的安全問題始終困擾著電子檔案信息的公開，阻礙了電子檔案信息的公開和共享的順利實施。如何在保證檔案信息不被非法利用和更改的條件下，公開、共享電子檔案信息，這是我們必須解決的重大難題。

（四）電子檔案信息與載體不具有統一性

電子檔案信息與普通的紙質檔案文件不同，它和載體的存在是相對分離的，電子檔案信息信息與載體間是松散的結合，基于此，在轉儲電子檔案信息的時候極容易導致信息內容失去唯一性、原創性、統一性，這也是電子檔案信息安全受到影響的關鍵因素。

二、加強電子檔案信息安全的主要措施

（一）從操作上加強檔案信息安全管理

為了保證信息安全政策形成有效性，需要對員工開展信息安全教育。不僅僅大力宣傳信息安全思想，還要把安全概念貫徹到檔案信息操作過程中，涵蓋資料備份的思想，還有個人電腦的防毒手段，防止公開檔案信息時不經意間夾帶電腦病毒送出，導致信息使用者檔案資料信息被篡改或毀損，出現感染。檔案部門不僅僅要把殺毒工具應用在檔案服務器中，還要把郵件殺毒軟件應用在郵件服務器上，形成一個初級的防毒安全環境。當今的電腦病毒無處不在，要行成備份重要資料的習慣，將重要檔案信息在服務器中進行備份，還要在磁盤或光碟中進行備份，從而降低還原失敗的可能性。

（二）從人員上加強檔案信息安全管理

如果沒有嚴格、認真的人員控管檔案信息安全系統，不管再復雜、再周密的加密技術都是形同虛設，徒具形式。安全問題極易在檔案信息操作時候出現，也就是人為泄密。所以，在公開檔案信息之前，必須對組織內成員進行教育培訓，大力宣傳信息安全的重要意義，對所有不是蓄意的或可能蓄意的人為疏失加以防范，使發生的機率降到最低。另外，嚴格執行檔案利用制度，任何人在進行檔案信息使用前，對使用者的身份必須先進行確認，然后才能進入檔案庫房。還有，由于所有檔案工作部門的成員，都會程度不同的或少或多與檔案實體有接觸，所以，人員異動可能會導致信息外流，為防止意外泄露檔案信息，必須嚴格控管權限有效期和人員異動。所有通過電腦接觸檔案信息的人員，必須要取得區域內使用電腦的權限，并嚴格落實使用者權限的管控。

（三）以信息設備為根本建立安全環境

保證檔案信息安全最根本的要件是設備安全，基本都在門禁系統的電腦機房內存放，閑雜人等避免進入。主要的門禁系統管理的基本措施都是在電腦機房加上密碼鎖，有權進入的只有負責機房信息管理業務人員以及上級領導，其他因工作需要需進入的人員，必須取得主管批準后才能進入。通過人為方式對貯存電子檔案地方的接觸人數進行控制，若檔案信息一旦出現泄露情況時，對可能的外泄人員比較容易追查。另外，必須對異地備份工作場所進行認真規劃，以此防止因外力（如戰爭、天災、火災等）破壞電子檔案貯存媒體及貯存地方，導致難以辨識或讀取檔案信息內容時，能夠從第二替代地點獲取備份資料，以使工作恢復正常。

（四）從檔案信息內容上加強檔案信息安全管理

檔案部門主要通過網頁瀏覽或電子郵件等手段來提供公開檔案信息。為了使公開的檔案信息的安全性有所保證，在利用網頁方式發出檔案信息時，可以通過阻隔瀏覽網頁系統以及內容過濾系統來保證資料發送的安全性，并對可能發后的攻擊事件阻止；利用電子郵件方式發出檔案信息前，必須通過電子郵件掃描軟件、防毒軟件等進行殺毒處理。

現階段主要以影像作為檔案全文，掃描影像的時候，也許會有輸入資料基本相同情況或人為安全情況。所以，必須重視提取原卷的過程，一定保證掃描前與掃描后與原件的數量保持一致，并確保不惡意刪改、破壞及盜用原件。

為了保證所公開的檔案信息具有公信力和唯一性，避免非法竊取檔案信息的情況發生，必須配合完善的存取控制，將儲存的文件進行加密，防止缺乏權限的人員取得資料。

三、結語

檔案在國家的文化、軍事、政治、經濟等不同領域中具有獨一無二的重要的信息支撐作用，它是國家寶貴的歷史文化財富。檔案信息公開必須確立檔案信息公開的可行性，具備良好的信息安全環境，必須以檔案安全為條件。檔案信息安全不能僅僅憑借某些產品或某些人就能有所保證，必須將安全與保密的思想灌輸到全體檔案工作有關的人員當中，從而在網絡應用上維護電子檔案的安全性。

參考文獻：

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一、電子檔案載體

目前電子檔案保存的載體，涉及最多的有四大類，即硬盤、移動硬盤與U盤、光盤。這四類相對于其它類型更為穩定與普及，我們依次根據這幾類的情況分別做詳細介紹。

（一）硬盤載體的保護

硬盤是電子檔案存儲中非常重要的一部分，電子檔案的大部分基礎數據都保存在硬盤中，所以做好硬盤保護是電子檔案保存的重點。

硬盤的損壞原因很多，如存放環境的溫度與濕度不合理都可造成硬盤發生損壞；另外，供電系統的不穩定也極其容易造成硬盤短路，數據丟失；當然，最直接的損壞即為人為操作不當造成的損壞。

基于以上原因，我們總結，要想將信息保護得更好，在硬盤使用時，應注意認真維護。

1、保持良好的環境。注意控制存放硬盤的環境溫度與濕度，在存放室中放一塊溫濕度計，注意觀察其指標的變化，如濕度過大，要及時通風。也要注意一些極端天氣變化所帶來的不利影響，如冬季室內溫度可能會較干；而夏季多雨，連雨過后要降低屋內濕度等。

2、保持供電穩定性。硬盤非常忌諱供電系統的不穩定，這會造成數據的丟失，由于硬盤工作與運轉存在周期性，所以如果供電忽然切斷時，硬盤可能還未將一些數據進行周期性存儲，數據即丟失；更嚴重者，可能供電的切斷會將造成硬盤的短路。

3、防止人為操作不當。在平時使用時，要注意盡量減少頻繁進行開關機的操作，避免產生過度消耗；在擺放機箱時，根據要求與位置合理擺放，要在其周圍留有空間，同時注意遠離強電源電壓等，防止驅動與機箱會產生振動。

（二）移動硬盤與U盤載體的保護

移動硬盤與U盤相對于原始的電子檔案載體中的軟盤，已經可以算得上相當穩定了。移動硬盤的特點是可以存儲大量的數據與文件，其容量基本接近硬盤，但比硬盤體積小，對環境要求不高，極具便利性；U盤與移動硬盤相似，只是數據容量較小些，但穩定性也非常高。

1、保護移動硬盤與U盤時，要注意盡量不要反復地進行讀寫，因為任何一種電子載體都有其讀寫的極值，無謂的隨意讀寫，對移動硬盤與U盤本身是一種消耗。

2、攜帶時，請給移動硬盤套上保護套，因為通常移動硬盤的損壞，都是由于外力撞擊或磕碰造成的，一旦過力，可能會造成無法挽回的重大損失。

3、防止病毒的入侵，不要隨便將存有重要資料的移動硬盤與U盤在公共使用的電腦上使用，這樣可能會遇到病毒危害，除了損壞設施以外，數據可能會外泄，導致更嚴重的事件。

（三）光盤載體的保護

光盤的保護要求與硬盤相似，它對于環境溫濕度要求較高，如果保護不好，可能會造成光盤鐳射面的損傷，數據無法讀取。

1、光盤也應盡量減少讀取次數，因為每一次讀取，都是一種自然消耗的過程，使用時，會受到熱力、摩擦力影響，累計到一定的使用次數，光盤可能就會導致變形、分解等，它的壽命即會終止。

2、由于光盤的鐳射面外露，所以要嚴格控制空氣中的溫度與濕度，不當的存放，會加速其表面性質的改變，尤其是會改變光盤入射與反射光波場分布規律，造成信噪比下降的后果，直接威脅光盤使用壽命。

3、由于光盤表面需要做一些記錄，所以可能會或貼或寫標簽于光盤正面。但光盤正面的涂層也較薄，反復涂寫依然會造成光盤的損壞，所以要盡量一次性完成標記工作，不可反復涂改。

4、保護套必須要柔軟。一定要給光盤配以合適的保護套，這樣才能減少光盤與外界的摩擦，光盤由于較薄，鐳射面又面積大，很容易摩擦刮花，這種情況一定會造成數據無法讀取，往往是丟失數據的根源。

二、電子檔案信息保護

電子檔案的信息保護具有非常重要的意義，因為隨著電子化與信息化，檔案資料已經經由各種載體被保存成電子格式，這種格式雖然在保存與查閱方面為我們帶來了極大的便利，但仍存在許多不足，一旦信息丟失，將會造成無法彌補的損失，所以，做好電子檔案的信息保護工作，是目前的最要課題。

（一）嚴防病毒

病毒是一種在信息時代最有威脅與無處不在的產物。它的存在可能會導致電子檔案載體的損壞，甚至嚴重者可能會竊取重要信息，導致高保密文件與數據的流失。

要想防止病毒危害電子檔案，應首先在硬件中安裝防火墻軟件，為電子檔案信息設置第一層屏障；同時，可攜帶設備也應盡量減少在公共計算機中讀寫與使用，防止病毒趁機入侵；最后，要定期查毒與更新防火墻工具，保證電子檔案信息的安全。

（二）注意系統及時升級

為了防止數據與載體的匹配度，應注意及時更新系統，只有完善的系統才是信息保護的基礎，可以為信息帶來更高效的處理速度與保存方法。

（三）備份是電子檔案信息保護基礎

多做備份永遠沒有錯。備份可以為電子檔案信息帶來可靠的信心保證，提供安全感。即使一部分設備由于不可抗力原因受到損害，也不會造成巨大的損失，所以，電子檔案信息必須要做好基礎備份工作。

三、結束語

電子檔案載體與信息保護是檔案目前面臨的重要問題。但做好提前預防，就不會出現數據無法讀取或丟失以及泄密的問題，防患于未燃，是電子檔案信息保護的重要手段。

參考文獻：

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所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。

第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。

篇（7）

保障操作安全。對檔案管理人員進行信息安全的教育和培訓，是確保信息安全的重要措施。除了宣導信息安全的觀念外，應著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施以及資料備份的觀念。檔案部門除了在檔案電子操作系統中安裝殺毒工具之外，還應當面子件服務器上安裝殺毒軟件。同時，還應養成重要資料備份的習慣，將重要檔案信息備份于服務器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。

保障檔案信息內容安全。過去，檔案信息全部是手動操作，錄入的基本信息也只限于姓名、性別、參加工作時間以及編寫檔案號碼，但是，由于現代社會的飛速發展，檔案信息化尤為突出，顯然工作落后已被時代淘汰。檔案管理部門當今檔能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網頁瀏覽等方式來操作。為了確保安全，檔案信息以電子郵件方式發出前，應用防毒軟件、電子郵件掃描軟件以及阻隔瀏覽網頁系統來確保發送資料的安全。為了防止檔案信息被非法竊取，文件儲存時必須先加密。為了避免因操作上的人為疏忽引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立系統檔，以便日后追蹤及調查。

篇（8）

伴隨著企業電子商務時代的到來，企業檔案管理也伴隨著企業信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。企業檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關注由原來的企業內部網而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個網絡。在這一新的網絡環境下，檔案人員除了繼續做好企業檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業需求，擴大服務內容。一方面配合現代企業的營銷手段，檔案人員應同企業領導及專業人員一道，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，宣傳自己和展示自己。吸引客戶和占領市場；另一方面從網上獲取有效信息為企業領導經營決策、為企業生產建設發展提供服務，主動的、全過程地提、供、銷、科技、質量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業檔案信息管理體系。這的確給企業檔案工作者提出又一次挑戰。

二、企業信息集成系統下的檔案工作

現代企業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數控編程(CAPP)，計算機參與企業管理系統的制作文件、統計和數據處理，進而發展到把集合3C的產品數據管理系統(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(MIS)和制造資源計劃系統(MRP)等組合在一起的企業信息集成系統。

置身于企業信息集成系統中，企業檔案工作者將發現企業檔案發生了巨大變化。

首先是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業檔案的分類變化。舊有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。

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1.認知度偏低

檔案信息的電子化管理是檔案管理專業發展歷史上一次劃時代的進步與飛躍，傳統檔案管理形式結合現代化計算機與網絡技術形成綜合性、一體化的電子信息檔案管理系統，將使檔案的使用效率與便捷性得到成倍提高。然而，傳統管理模式與固有的業務操作理念使大多數檔案管理人員仍然習慣于既有的檔案管理手法，對于電子信息化體系的功效與作用認識程度偏低，了解不深。傳媒行業管理層對于檔案管理現代化發展也不夠了解和重視，滿足于現有的檔案管理與應用程度，沒有從根本上認識到電子信息化對提高企業行業工作效率和效能的重要促進作用。傳統檔案管理方式的低效率又使現有的工作人員面臨著較大的工作量無眠顧及新知識、新技能的學習與更新，由此造成檔案信息電子化管理推廣程度不足。

2.缺乏科學完整的體系

作為新時代經濟發展與改革的產物，檔案管理的電子信息化在當前的中國還沒有健全的行業標準進行完備、全面的指導和約束。因此，不同地區和單位在推行廣播電視檔案信息電子化體系過程中不僅發展速度各有快慢，而且出現了分類不一、標準各異的問題。缺乏科學完整體系的問題不僅使檔案信息電子化發展缺乏統一標準，更嚴重阻礙了在全國范圍內推行標準體系的構建。科學完整的體系不僅有利于實現檔案信息電子化的高質與高效，改變傳統檔案管理模式耗費大量人、財、物和潛在諸多不安全因素的缺陷，而且能夠提高檔案使用效率與便捷性，提高檔案資料對行業發展的參考與指導作用，幫助行業在未來發展中作出正確決策。

二、優化措施

1.根據檔案的類別與級別區別管理

做好檔案信息電子化管理的前提在于分類和分級，不同類別和級別的檔案信息采取不同的管理手段。隨著傳媒業的發展與擴大，檔案資料的發展趨勢必然是數量越來越多，規模越來越龐大。沒有分類和分級的檔案信息電子化最終也必將落入臃腫和混亂的困境，這對于檔案的儲存與使用而言將是降低工作效率甚至導致失誤與錯誤的災難。一般來說，檔案基本可以分為兩大類：重要、關鍵類；相對次要、普通類。重要和關鍵的檔案信息在數量可以承受的范圍內可以采取在本地存貯和使用的模式，尤其是數字化檔案資料。此時較適宜使用雙備份策略。檔案的存貯介質一般是本地服務器，要求做好存貯前的殺毒處理并定期升級病毒庫、打補丁以及安全檢測等。檔案資料所在單位應安排專業的網絡技術管理人員負責這些檔案信息的電子化管理工作。相對次要和普通檔案信息則可充分利用云存貯技術，在盡量降低存貯成本的基礎上實現檔案的大批量保存與便捷的調用。云存貯的優勢在于費用極其低廉，客戶不再需要自行投入巨額資金準備大量存貯設備，也不需要為維護和管理在云端的存貯設備另外花費金錢，只需要支付少量的上網費用便可享受幾乎無止境的存貯容量。劣勢在于安全性相對不足，一旦將數據存放于“云”上，等于喪失了對數據的絕對控制權，無論出于何種目的，云儲存服務提供商或其他個人或集團都有機會偷窺或竊取這些數據。這再次凸顯了檔案分類與分級的重要性，在尚未足夠確保信息安全性的前提下，應當只將相對次要、普通的檔案信息通過“云”存貯和使用，從而避免造成不必要的損失。

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電子檔案是檔案發展的產物，但是隨著時代的不斷發展和社會的不斷進步，信息技術取得了快速發展，檔案存儲介質、信息技術的不斷更新、黑客以及監視都是影響電子檔案安全的重要因素。本文主要對電子檔案安全保障策略的研究情況進行了分析。建立健全法律管理手段

1 電子檔案信息安全保障策略概述

電子檔案信息安全和國家信息安全有密切聯系，要做好電子檔案信息安全保障工作，其一，將電子檔案正式納入到法律保障的范圍內：目前我國的檔案管理仍然處于一個非常懵懂的狀態，并不具備一個完善的法律體系，在諸多方面都存在諸多的漏洞和空白，只有將檔案管理正式納入法律的管轄范圍內，才能夠對電子檔案的安全管理起到敲山震虎的作用，從根本上解決對電子檔案的安全管理的法律保障問題。完善的電子檔案法律管理體系主要包含電子檔案信息公開制度，電子檔案信息隱私保護制度，以及電子檔案的管理制度等制度都應一一進行完善，這項工作任重道遠，切不可一蹴而就，必須按部就班的妥善的對這些法律逐一進行斟酌，有效保障電子檔案管理法的可執行性。

其二，要制定專門的電子檔案信息安全法，現階段我國的相關的檔案的管理法律條文都零散分布于其他法律體系里，但是沒有專項的電子信息安全法，在這種情況下，保障電子檔案信息安全的執法力度不能夠得到充分的保障。電子信息檔案信息的安全對國家和社會的安全有著非常重要的作用，必須制定堅實的法律對于保障人們生命財產安全有著非常重要的保障意義，執行電子信息檔案的信息安全行為以及保障措施都有著非常重要的影響因素，制定專門的法律法規能夠對電子檔案的執行進行良好的保障。同時，必須對法律的執行力度進行嚴格的貫徹落實，只有將書面的法律落實到實處，才能夠從根本上解決電子檔案信息的安全問題，徹底保障電子的檔案信息的安全性。

2 保障電子檔案信息安全的策略

傳統的紙質檔案信息管理是和其載體―紙張密不可分的，所有信息都是固化在紙張當中，信息只有依附在紙張上才能夠保存下來并用于傳遞或者交流，一旦紙張發生任何就可能使信息發生消亡，檔案信息的存在也就變得沒有意義，因此，保障紙質檔案的安全實際上就是對其載體的保護，只要保住了紙張，就保住了記載于紙張上的信息。相對于紙質檔案，電子檔案的保護較為復雜，因為電子檔案的信息和載體具有可分離性、電子信息對系統具有一定的依賴性，并且電子檔案可能受到電腦病毒的影響，這些都因素都增加了電子檔案信息安全保障工作的難度。

（一）建立健全應急防范機制

當今時代是一個信息時代，信息安全和國家安全密切相關，因此，世界各國都在積極主動地采取措施提高信息安全性，以求在當今時代取得主動權，我國信息技術起步較晚與發達國家存在一定的差距，這就導致了我國的信息安全極易受到竊聽、干擾、黑客攻擊等因素的威脅，檔案信息安全是信息安全的主要組成部分，我國取得信息主動位置的戰略和保障檔案信息安全工作有密切的聯系。為了保證國家電子信息安全，一定要建立健全應急防范機制，首先要從全社會以及相關的檔案管理部門做起，對相關人員進行業務培訓，提高他們的電子檔案信息安全意識，在培訓活動中要將國家制定的電子信息安全以及檔案管理的相關規定，積極開展電子檔案安全教育工作，不斷提高電子檔案信息安全管理人員的責任感和，使其能夠自覺地把電子檔案信息安全保障工作放在首位。

建立應急防范機制，對電子檔案信息安全管理工作可能出現的問題進行預計，并且提出有針對性的建議，一旦發生危機，能夠及時協調各方面，及時進行反應，保證電子檔案信息安全管理工作安全運行。

（二）建立良好的載體保護環境

電子信息檔案可以和載體進行脫離，電子信息檔案能夠按照脫機的方式進行儲存，用于儲存電子信息檔案的載體可以是磁、光介質，因此，在進行電子檔案管理時，工作人員應該創建一個適宜磁、光介質的載體保護環境，首先應該保證電子信息檔案是儲存在專用的檔案館之中，并且該檔案館必須具有恒溫、恒濕的環境，并且要具有配備自動調溫調濕設備、自動噴淋設備以及監控設備，使檔案館的穩度在18°左右，相對濕度在15%～40%之間，在此溫度濕度范圍內，電子檔案載體能夠長期保存。其次，在形成和保存電子檔案時應該采取高質量的除塵措施，塵埃會影響電子檔案載體的保存，最好能夠使用較為先進的除塵設備，并且定期采用專業的措施對除塵設備進行養護，保證設備的高質量運行，減少灰塵對電子檔案載體的有影響。第三，電子檔案存放館應該避免直接在陽光下暴露，防止紫外線對其造成傷害，通常情況下，電子檔案存放館不宜設置東西向的窗，為了保證自然通風而需要設置南北向的窗時，可以通過懸掛窗簾、安裝百葉窗、藍色吸熱平板玻璃或者氧化鈷玻璃等措施來保證室內環境適宜保存電子檔案。第四，電子檔案存放室應該遠離磁場、以及易產生廢氣的工廠，在對檔案載體進行移動時，必須要輕拿輕放，防止由于搬運對載體造成破壞，在選用存放柜時，應該選用防磁柜，防止柜子對電子檔案產生磁化作用。

3 結語

綜上所述，當今時代是一個高速發展的信息時代，科技快速發展使電子檔案成為主流的檔案形式，電子檔案給人們提供了巨大的方便，檔案制作、存儲、管理、調用工作難度越來越小，但是于此同時，電子檔案的信息安全問題也日益突出，我國的電子檔案管理起步較晚，其安全保障措施較發達國家還存在一定的差距，只有采取有效的電子檔案信心安全保障措施才能保證電子檔案信息安全，提高電子檔案的信心安全性，本文講解了信息時代下電子檔案信息安全的保障措施，希望能夠給相關人員一定啟示，促進電子檔案信息安全保障工作的快速發展，為我國的信心安全提供保障。

參考文獻

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當前，院信息管理系統（HIS）是國內綜合性醫院電子檔案信息傳送的主要方式，它涵蓋醫院各類業務與業務全過程如影像存檔和通訊系統(PACS)、放射科信息系統(RIS)、實驗室信息系統(LIS)等醫院信息管理系統。它是通過醫院建立的大數據庫，利用電子計算機與現代信息通設技術裝備，對醫院各類電子醫療數據信息進行收集、存儲、處理、提取和數據交換，滿足用戶預約掛號、診療信息查詢、費用結算等功能需求平臺。當前電子檔案信息管理有以下原則。

1.1真實完整性原則

完整性指的是電子檔案信息文件件數、數量，以及相關的背景信息、數據不存在受損、篡改和丟失，使檔案信息真實、完整。然而，醫院檔案管理，一般都是集中在院辦中的綜合檔案室，電子檔案實行的是全程管理，基本上各科室部門辦理完畢需要歸檔的檔案資料就需要向檔案部門移交，但一般的科室部門都設有自己的檔案資料室，為了工作方便，并沒有完全移交本部門的病歷醫療檔案，這些會影響電子檔案信息的完整性，導致電子檔案的價值受到影響。

1.2全程管理原則

當前，我國對電子檔案實行的是全過程管理，即對電子文件從形成到銷毀或是作為檔案永久保存下來的的整個生命同期中，在每一個階段與每一個時期，都確保電子文件或是電子檔案信息內容的一致性，不可以更改。確保電子檔案信息從一開始到結束生命周期中內容的一致性。全程管理通過對電子檔案在每個階段如流轉、利用、保管全程的控制與監控，從而確保電子檔案信息的完整性。然而，由于醫院檔案信息資料文件來源廣泛，種類多樣，而從事檔案管理的工作人員人手不足，或是素質高低不一，很難現實對電子檔案全程管理，這必將影響到電子檔案信息的真實性與完整性。

1.3前段控制原則

前段控制是基于文件生命周期的反映，將檔案的形成、保存、銷毀等階段視為完整過程，具體通過對電子檔案管理過程的目標、要求和規則進行系統分析和科學整合，把文件形成階段的所需要的管理功能盡可能在前端實現，它主要作用在于減少滯后與重復作業，提高工作效率從而確保電子檔案的真實可靠性、完整安全性以及長期可讀性。

2影響醫院電子檔案信息管理的安全因素

當前，影響到電子檔案信息真實完整性的安全因素主要表現如下。

2.1環境安全因素

我們都知道，對紙質檔案來說，確保紙質檔案信息的安全主要是防火、防光、防濕、防塵、防蟲咬等。而電子檔案信息是以電信號和磁介質為媒價的數據信息存儲載體，要確保磁介質中的數據信息安全，就要遠離磁場的干擾，磁場的干擾會使電信號與磁介質數據發生破壞，使數據失真，從而使電子檔案信息丟去真實性。同時，電源供給系統故障，也會造成電子檔案信息損壞，如發突發性的斷電，可能會損壞在硬盤或存儲設備上的數據。

2.2來自網絡安全因素

當前，互聯網信息安全是一個全球性的問題，對電子檔案信息安全影響的主要是來是互聯網威脅。醫院電子檔案信息并非是封閉的、不開放的信息孤島，它也是信息資源的重要組成部份，對于非機密的電子檔案信息，對社會公眾開放提供利用服務。另外，醫院電子檔案系統始終是處于聯機的狀態，這使醫院電子檔案信息有被計算機病毒、特洛伊木馬、惡意代碼和電腦黑客攻擊的風險，從而造成醫院電子檔案信息數據文件破壞、信息被篡改，使電子文件失去了歷史真實性與完整性，失去了檔案的原始價值，而敏感數據信息被盜竊，將使醫院機密與病人私隱被泄漏，造成不可挽回的損失與影響。因此，來自網絡的威脅是醫院電子檔案信息最大的安全因素，這需要特別注意與認真對待。

2.3人為因素

醫院電子檔案信息建設是最近這幾年才發展起來了，是一個較為嶄新的管理課題，很多醫院的規章制度還不夠健全，操作還不夠規范。管理者綜合素質的高低直接影響醫院電子檔案信息管理水平。醫院電子檔案信息檔案管理者非檔案學專業的，不懂得電子檔案全程管理原則、前段控制原則，就會對電子檔案信息管理中隨意處理，將對電子檔案信息產生安全隱患；不懂得醫學知識，就不知道該案卷的檔案的數量、數據的份數是否準確；不懂得計算機、網絡技術、數據庫知識，就不能規范操作，也就不會對電子檔案信息備份、對計算機硬軟件殺毒，修補漏洞，醫院電子檔案信息的真實性、完整性與網絡的安全將得不到保障。

3醫院電子檔案信息安全管理對策

面對層出不窮的信息安全問題，那么怎么樣才能確保電子檔案信息安全呢？這需要我們從環境因素、網絡安全因素、人為因素上加以解決。

3.1維護安全穩定的數據庫環境

解決影響電子檔案信息安全的環境，首先建設獨立儲存電子檔案信息數據庫室，把數據庫室設置為暗室，避光，防塵，室內除了獨立的18T的光纖通道存儲設備、數據核心交換機、高性能刀片服務器，并配除濕機、恒溫機，以確保室內濕度與溫度保持在適度的范圍，并遠離磁場，防止磁干擾。同時，在電源保護方面，數據庫配置獨立的電源室，配有交流電源，即便突然斷電，交流電源可維持一段時間，使管理者能夠手動關閉數據庫，避免突然斷電造成的數據損壞。

3.2做好網絡上信息技術安全保障

確保醫院電子檔案信息網絡上的安全，首先是備份，備份是確保即便電子檔案信息受到攻擊導致數據毀失還可以對數據進行恢復，是電子檔案信息安全的基本保障方法。備份按地理不同可分為本地備份與異地備份，按備分的方式可分為在線備份和離線備份，按備份的略策又可分為增量備份與差分備分。在備份的儲存方面上，當前，由于備份電子檔案信息數據量巨大，一般都是在磁盤陣列式儲存。其次是對檔案信息進行加密，防止黑客與病毒入侵，對電子檔案信息實行加密技術，從而防止電子檔案信息的被篡改與泄密，一般加密的方法有軟件加密、硬件加密與混合加密，具體來說軟件加密就是利用計算機程序對電子檔案生成不可讀的格式，需要用專門軟件才能讀取，硬件加密是通過TPM加密硬件對硬件進行加密以保護電子檔案數據；混合加密是通過用戶認證、身份密碼、權限分配等進對電子檔案數據保護。再次是設置高級別的防火墻，對檔案用戶采取限制訪問級別的限制，對于非機密檔案信息，可以對社會開放，對于限制用戶數量密級的檔案，按全程管理原則與前段控制原則，在電子信息形成時涉及到哪一個用戶，為用戶授權的訪問級別，未經授權的無權訪問，確保電子檔案信息在合法用戶范圍內利用，從而防止人為對電子檔案信息篡改，維護電子檔案信息的真實完整。