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隨著國企迅速發展，帶來了許多問題，傳統的檔案管理已經不再適應于如今的國企發展。因此，必須根據目前國企檔案管理現狀中存在的不足，加強企業的檔案管理工作，必須對企業的檔案管理進行創新。下文就目前國企檔案管理工作的現狀，對國企的檔案管理工作的創新方式和途徑進行分析，望能提高企業檔案管理工作的有效性。

一、國企檔案管理工作內容

國企檔案管理的工作內容眾多，但是主要的工作內容共有7點：第一點，負責接收檔案資料，并對其進行分類整理以及保存等一系列工作。第二點，對企業的精神文化、檔案管理工作的實施實際情況進行總結，以便及時地開展管理工作。第三點，對企業各部門的檔案工作人員進行監督管理，對其進行指導和培訓，確保工作到位。第四點，根據實際情況制定檔案管理工作的相關規章制度及擬定考核評審制度。第五點，負責對企業每次的例會資料進行歸納整理，并對重要資料進行歸檔。第六點，負責編制各類檔案資料的檢索工作，編寫檔案的相關參考文件，以提高檔案的檢索效率。第七點，充分利用計算機信息化對檔案工作進行管理，實現現代化、網絡化的高科技管理模式。

二、國企檔案管理工作的現狀

（一）檔案管理缺少完善的體制。從過去的國企檔案管理工作的現狀中可以發現其缺少完善的體制，由于檔案的管理模式較為傳統，對檔案資料只是一味地保管，并沒有發揮其真正的價值。如工作人員在檔案的歸類整理以及保存環節上浪費的時間太多，卻沒有及時地將檔案資料提供出來發揮其有效的作用。

（二）檔案管理人員意識較為落后。隨著國家不斷地改革和企業不斷地發展，市場的發展趨勢已經與過去的發展趨勢發生了巨大的變化，而檔案管理人員還是依靠陳舊的管理意識和管理模式進行管理，脫離了新時代的發展軌跡，導致企業的檔案管理工作不能發揮出真正的作用，使得企業的發展受到了限制。

（三）企業領導忽略了檔案管理。在國有企業中最大的問題就是企業領導只是一味地追尋企業的業績和經濟效益的發展，往往忽視了檔案管理方面的工作。使得企業的檔案管理工作還處于初步階段，也沒有管理工作的相關體制和措施，嚴重地影響了企業檔案管理水平。為了確保國企的檔案管理工作力度能有所保證，企業的領導必須主抓檔案相關工作，力求取得應有的成績。

（四）檔案編研工作力度不夠。檔案的編研工作作為檔案管理工作的組成部分，也是檔案管理工作的關鍵內容。但是從目前國企的檔案管理工作中可以發現其檔案編研工作力度還遠遠不夠。充分發揮作用是檔案管理工作的真正目的，而實現目的的手段就是管理工作措施。為了確保檔案管理工作能有效落實到位，為了確保企業能全面發展，必須使管理工作和檔案的編研工作相互配合。

三、國企檔案管理工作創新方式

（一）創新檔案管理工作的意識和體制。一是建立自我運營體制，即要大力宣傳檔案管理的真正意義，可以舉辦檔案管理相關的活動將檔案管理的工作意識深入人心，為檔案管理的各項工作提供最有效的基礎保障。二是建立檔案工作的合作化管理，由于檔案管理工作涉及到的部門較多，各部門形成的檔案資料都是十分有價值的，對企業的經濟效益都是有重大影響的，所以相關部門、相關人員都必須參與檔案管理工作體制的編制工作。

（二）創新檔案管理工作模式。創新檔案管理工作模式指的是通過現代化的高科技產品來從事檔案管理工作，確保檔案管理工作的效益和效率。需要對企業檔案管理的系統進行研究與開發，對檔案管理的模式進行創新，這兩項工作必須根據企業的運營生產管理的實際情況為基礎，以便有效地提高檔案收集、整理、建檔、保存等一系列相關工作的效率，從而發揮出檔案管理在企業改革中的功能和促進作用。

（三）加強檔案資料的再開發利用。如今的社會已經是一個信息化社會，一些檔案資料的信息對企業的發展具有十分重要的價值和作用。通過加強檔案資料的再開發利用，將收集與歸檔的信息資料進行一次開發，并對檔案信息資料進行揭示與提出的二次開發，對檔案信息資料的濃縮進行三次加工開發，通過這三次開發，可以巧妙地將傳統的、陳舊的檔案資料充分地利用出來，將保存的檔案信息資源得到合理的再開發利用，將這些檔案信息資料的真正價值充分發揮出來，實現企業檔案管理工作的最大效益。

四、結論

綜上所述，本文對國企檔案管理的工作內容、當今國企檔案管理工作現狀以及加強國企檔案管理工作創新方式分別進行了論述。通過本文的分析發現，我國的國有企業在檔案管理工作方面還存在不少的問題，針對這些問題，必須加強檔案管理工作的創新研究，從而確保國企檔案管理工作能有效落實，確保國企能夠可持續發展。

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一、引言

檔案管理工作是國有企業管理工作的重要組成部分，它真實的記錄著企業生產、技術、科研和經營活動的每一個歷史進程，是維護國有企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作，具有較強的專業性。近年來，隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，我國經濟發展進入到全新的狀態―新常態，很多企業建立了現代化的企業制度，使企業的實力得到壯大、企業的核心競爭力得以提升。新常態、新形勢要求我國各大中小型國有企業必須及時轉變觀念，積極探索制度的創新、內部管理機制的構建，使國有企業真正適應改革建立全新的管理制度和運行機制。國有企業的檔案管理工作是企業管理中的一項重要工作，身為企業的管理者、檔案管理工作人員，必須緊跟時展步伐，緊緊抓住改革與發展的全新機遇，提升檔案管理意識，樹立全新的理念，構建全新的檔案管理機制，以便適應企業的發展和各項管理工作的需要，為促進國有企業的發展提供更為優質的服務。

二、國有企業檔案管理工作中存在的問題

在當今這個市場經濟發展迅速的年代，國有企業的檔案記錄著企業的各項經營管理活動，更是國有企業文化體系的重要組成內容。國有企業中的檔案資料能夠為企業的管理者提供科學的數據依據，并幫助企業的管理者及時調整未來戰略發展方案。新時期科學技術的迅速發展對國有企業的檔案管理工作提出了新的環境和要求，但是目前國有企業檔案管理中的一些問題也逐漸暴露出來，這些問題需要企業的管理者、檔案管理工作人員共同努力、共同探索才能得以解決。

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

目前我國很多國有企業比較重視經濟效益的提升、競爭力的提升，對于檔案管理工作缺乏必要的重視。檔案管理工作是一項系統性強、較為繁雜的工作，覆蓋的信息面較為廣泛，平時的工作量也比較大，特別是在檔案資料的收集、整理、移交等方面需要涉及到企業的不同職能部門和工作人員，需要企業對檔案管理工作投入較大地人力、物力、財力等資源。但是，在很多國有企業的領導者眼中，檔案管理工作并不能為企業的發展帶來直接的經濟效益，而相關部門對國有企業的考核也主要是集中在對企業的經營業績的考核上。這種因素的影響使得企業的領導者、管理層并不重視檔案管理工作，這種主觀上的不重視導致企業在檔案管理中的技術投入、資金投入根本就不到位，很多檔案建設所需要的硬件設施跟不上檔案管理發展的需要。再比如：有的國有企業的領導由于缺乏歸檔意識，辦理過的文件材料隨意丟棄，導致很多該歸檔的材料不能及時歸檔，當需要這些資料時也就不能及時找到完整的檔案資料。

（二）檔案管理水平較低

目前我國國有企業的檔案管理工作，管理混亂現象明顯。比如，在對檔案的整理與留存中，很多國有企業只重視財務檔案的收集與整理，這主要是由于企業的財務檔案涉及到很多經營活動，涉及到企業的經濟利益和社會效益，而對于其他諸如黨政文書、企業的科研技術類檔案等的關注程度嚴重不足，這不利于企業的管理者對企業發展過程中的歷史狀況、全貌等進行整體分析和了解，也不利于企業通過對檔案資料的分析實現具有持續性的科學技術的創新。再比如，有的國有企業，缺乏對現存檔案的統一規劃和管理，企業內部各職能部門對各自的檔案分別進行管理，一些檔案在各自的管理中出現遺失的問題；有的職能部門雖將檔案上交本企業的檔案管理部門，但檔案管理部門卻無人問津。這些問題導致我國國有企業檔案管理缺乏全面性、完整性、系統性，檔案管理工作無法實現資源的高效共享。還有一些國有企業因為不重視檔案管理工作，在工作人員的配備上經常找一些未經過培訓的非專業人員來擔任，而這些不具備專業素質、法律意識不強的檔案管理人員在工作中憑借自己的認識對檔案進行管理，特別是在管理中存在較強的隨意性，從而加大了檔案管理工作的難度。

（三）檔案管理工作缺乏長遠規劃

雖然目前有的國有企業的管理者已經逐漸意識到檔案管理工作的重要性，也開始將檔案管理工作提上了企業的管理議程，并要求企業的檔案管理人員必須保證檔案管理工作的質量。很多國有企業在領導的重視下檔案管理工作已經取得了一定成效，但是，由于一些后續工作不到位，很多國有企業的檔案管理工作缺乏長遠規劃，缺乏長遠性、連續性，這就導致有的企業的檔案管理工作的長遠規劃處于一種無序的狀態中，特別是在與商務平臺系統構建的協同發展方面更是存在著差距。

三、積極創新，提升新時期國有企業檔案管理工作的有效措施

（一）轉變觀念，加強對檔案管理工作的重視

首先，企業的領導者要轉變觀念，應當跳出傳統的檔案管理模式，摒棄傳統思維方式，進一步加強對檔案工作的重視，在人力、物力、財力等方面給予全力支持，特別是隨著社會信息化的快速發展，更要注重對檔案管理硬件設施的配備，這是做好企業檔案管理工作的前提。

其次，在國有企業檔案管理中檔案管理意識是其工作賴以生存和發展的基礎，這就要求檔案管理工作人員必須具備一定的檔案管理意識。但是，由于我國國有企業檔案管理工作一直不被人重視，因此，對國有企業檔案管理人員檔案管理意識的培養并不是一蹴而就的，需要企業在日常的經營管理活動中經過多方的努力逐漸形成。比如：企業可以對檔案管理人員進行檔案法律法規以及業務操作技術方面的培訓，進一步提升檔案管理人員專業素質。再比如：可以在企業內部形成一種真正的檔案應用的良性文化管理意識，通過文化的凝聚力來對檔案工作進行影響，從而提升企業整體的、持續的知識創造力。

（二）加強制度建設，提升檔案管理水平

為了保證國有企業檔案管理工作具有創新性，應根據國有企業實際的發展情況建立比較合理的、科學的檔案管理制度，同時要確保檔案管理制度簡明、實用、可操作，能夠在實際的檔案管理工作中發揮作用。這就需要國有企業必須放開檔案的管理權與使用權，形成一種相對全新的管理與監督機制。比如：內部可以建立“三位一體”的檔案管理制度。所謂“三位一體”主要是指在檔案管理制度的建設中將現有的管理流程、管理方法、收集信息的標準進行建設、整合、協調，統一配合。“三位一體”制度的實施能夠幫助檔案管理平臺的建設更加合理化，有效集中和開發利用檔案信息資源，以軟管理提高硬實力。

（三）與時俱進，實現檔案管理工作的長遠發展

隨著國有企業辦公自動化的實現，對檔案管理與計算機技術進行結合，逐漸形成檔案工作的數字化管理，已經成為檔案管理工作追求的主要目標。國有企業應根據企業的自身實際構建檔案管理系統，并實現檔案管理系統與其他系統的無縫對接，這些系統的對接是建立在相互信賴基礎上的，檔案管理系統為其他系統提供安全、高效、準確的信息。在硬件環境的建設中，國有企業的檔案管理系統應與企業的商務平臺系統一并進行規劃，實現電子商務、客戶關系管理、企業資源規劃等與檔案管理的無縫鏈接。在快速發展的互聯網時代，企業經營的整體協同管理是檔案管理工作未來發展和努力的大方向。

總之，在國有企業發展的過程中，企業檔案管理工作已經成為其管理工作中的重要內容，檔案管理工作在促進企業的發展、企業的規范化管理中提供了重要的保障作用。雖然在檔案管理中還存在著一些問題，我們堅信，只要積極應對并解決這些問題，不斷促進檔案管理工作的信息化發展，就一定能夠提升國有企業的檔案管理水平，為促進國有企業的發展創造條件。

參考文獻：

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1 引言

進入21世紀，知識在經濟發展過程中越來越重要，整個社會已經進入知識時代、高新技術時代、全球一體化時代，人本管理的時代。在社會所有資源中，人力資源是知識時代首要資源，人力資源管理與企業人事檔案管理有直接的聯系。

國有企業不僅是社會主義公有制的主要表現形式，也是社會主義基本經濟制度的主要體現特征，它在中國特色社會主義事業中，對經濟、政治、文化等各個領域都發揮著不可替代的巨大作用，是中國社會長治久安的主要經濟基礎。

當前，有人認為：人事檔案管理工作在國企中所起的作用正漸漸的淡化，員工在工作崗位上與檔案之間的聯系也漸漸減弱。原因一：因為多數國企對于員工能力的評價不僅僅局限于人事檔案所記載的內容；原因二：人才的流動越來越快，越來越多的人成為“社會人”，注重工資福利的心理淡化，在這樣的情況下，檔案作用已經不這么明顯。本人認為這種看法有點片面性，人事檔案管理工作應該被國企重視，國有企業人事檔案記錄每一個員工的個人基本資料、社會關系以及業務能力等內容，與員工工資待遇、社會勞動保證等有直接的關系，此外人事檔案是國有企業人事部門和組織部門內部選聘員工的主要依據。總之，國有企業人力資源管理的水平受人事檔案管理的水平的影響，做好人事檔案管理是國有企業可持續健康發展的基本途徑。

基于此背景，本文針對國企人事檔案管理的現狀，如國企人員基數大，檔案管理工作負責化的同時，找出國企人事檔案管理過程中存在的問題，并根據存在問題，提出國企人事檔案管理發展對策與建議，希望通過本文的研究對于國企人事檔案管理工作有所幫助。

2 國企人事檔案管理存在問題分析

近年來，為了適應市場規律，國企積極進行了大范圍的改革，國企在管理方面取得了很大的進步，尤其是人事檔案管理工作取得的進步最大，但是進步的同時也存在一定的問題，具體問題如下：

2.1 檔案管理意識不強

當前，我國國企將過多的精力放在生產經營管理、企業形象的塑造等方面，很少關注企業的內部管理，特別是不太重視企業人事檔案管理工作。多數管理人員包括高層管理人數和人事檔案管理部門檔案管理意識不強，其原因在于他們認為人事檔案管理工作不會給企業帶來實際的收益，因此，不必花過多的時間和精力在人事檔案管理工作上。這種檔案管理意識直接制約了我國國企人事檔案管理工作的開展。

2.2 人事檔案管理制度不完善

當前，國企人事檔案管理制度不完善、不科學、不合理的問題日漸凸顯，很多國企人事檔案管理正處于人工和經驗管理階段，此狀況直接影響了人事檔案管理的效率，直接阻礙了國企人事檔案管理的發展，越來越不能滿足國企人事檔案管理工作的需要。

2.3 人事檔案管理的人員水平參差不齊

國企人事檔案管理的人員水平參差不齊，有研究生學歷的，有本科學歷的，也有專科以下學歷的，很多管理人員檔案管理知識匱乏，并且缺乏專業管理能力，這影響了管理工作的效率，此外人事檔案管理人員不能夠定期參加培訓，能力得不到提高，這也影響了國企人事檔案管理水平的提高。

2.4 人事檔案內容陳舊、簡單

當前，很多國企業的人事檔案材料里面只記錄了員工的姓名、年齡扥基本資料，這樣的檔案材料已經不適應新時代檔案管理的發展。并且檔案歷史材料很多，現有材料出現缺失現象，這種人事檔案無法為用人單位晉升和輪崗提供依據。反映員工工資、職務評聘、工作業績的材料卻沒有收集完整，這直接造成人事檔案的完整性。

當然，現階段國企的用人更加的靈活，勞務派遣、短期招聘的現象經常出現，國企常常會忽視這部分員工檔案材料的管理工作。

2.5 人事檔案管理仍停留在手工的傳統管理階段

20世紀90年代以后，計算機的迅速興起直接推動了信息技術的發展，全球進入了信息化革命時代。信息化水平可以作為衡量一個國家或者地區綜合實力的重要標志，其高低不僅僅影響企業的競爭力，還影響國家的競爭力，信息化水平高，會促進企業和國家的發展。

在信息化時代，國企人事檔案管理仍然停留在手工的傳統管理階段，管理工作跟不上時代的步伐，手工的傳統管理工作和信息化管理工作相比，效率低下，并且材料在保管過程中極容易損壞。在國企檔案轉遞過程中，紙質版的材料在傳遞過程中過程復雜，丟失現象時常發生，這種情況都不利于國企人事檔案的管理，信息化管理可以幫助國企在人事檔案管理過程中實現無紙化管理，效率很高。

3 國企人事檔案管理的改進和發展

3.1 加大宣傳力度，增強檔案管理意識

人事檔案管理工作不被重視的現象出現在很多國有企業，改變這種狀況，首先從思想上下手，讓管理者了解人事檔案管理的重要性，得到領導的重視和支持，加大對人事檔案管理的資金投入，改善人事檔案管理的硬件和軟件設施，讓其增強人事檔案管理意識。

3.2 國企應實現動態的人事檔案管理

國企在人事檔案管理應該實現動態性，檔案材料應該及時的更新和補充，此外員工在查閱自己人事檔案的時候應該注意查閱流程，不僅僅要為員工查閱檔案提供方便，還應該注意保密工作。此外，還應該將一些員工獲獎狀況加入檔案里面，以便人事部門和組織部門在內部選聘員工時候有依可循。

3.3 加強國企人事檔案管理人員的培訓

若實現國企人事檔案管理的信息化，需要高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。鑒于國企人事檔案管理員工素質的參差不齊的情況，所以需要加強國企人事檔案管理人員的培訓工作。

國企人事檔案管理人員的培訓工作主要包括業務技能的培訓和基礎理論的培訓。檔案管理人員不僅僅要掌握檔案學的相關理論，還應該熟練掌握檔案管理的各種業務技能，包括檔案管理的方法、管理技巧、信息化檔案管理的操作等等。

3.4 國企人事檔案管理應實現信息化

手工的傳統人事檔案管理缺乏快速、高效的信息化管理的先進的理念。人事檔案管理的信息化已經成為人事檔案管理工作發展的必然趨勢。國企應該重視人事檔案管理的信息化，加大信息化建設滿足企業競爭和業務發展的需要，國企可以購買開發檔案管理的軟件，即人事檔案管理信息系統，此外還應該實現聯網，這樣企業之間就能夠通過網絡收集、追蹤管理檔案信息，信息化檔案管理可以提升國企人事檔案管理工作的效率。

4 總結

人事檔案管理工作是一項基礎性很強的工作，需要人事檔案管理人員付出勞動和耐心，隨著信息時代的來臨，國企人事檔案管理工作需要作出一定調整和變化，這要求國企人事檔案人員不斷的學習與實現才能做好這項工作。

綜述，人事檔案涉及每一個人的一生，不僅僅對個人非常重要，還對整個社會非常重要，國企人事檔案管理工作應該走信息化和動態管理的道路，這樣的管理模式才能促進國企人事檔案管理工作更好的發展。

參考文獻

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[3]黃丹妮.我國企業人事檔案管理研究[D].廣西民族大學，2007，4

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國有企業人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識不強。國有企業普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業把精力和資金主要投向生產經營、產品銷售、樹立企業形象上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導致了國有企業人事檔案管理工作不健全，缺乏科學性、先進性，利用率低，且仍有很多國有企業的人事檔案管理還停留在經營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

國有企業人事檔案管理存在的問題

國有企業人事檔案內容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應新形勢的發展。檔案記載的個人歷史材料較多，現實材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業績的材料卻沒有收集進來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整、統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。隨著我國社會主義人才市場的完善，國有企業的用人機制更加靈活，短期招聘、勞務用工的情況紛紛出現，國有企業往往忽視這些人員的檔案材料管理。

國有企業人事檔案管理不適應新時期的發展要求。在數字化、網絡化、信息共享的社會中，國有企業人事檔案的管理手段明顯落后，不適應現代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性，導致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位。有的企業違反規定，把人事檔案當成普通郵件寄送，不通過機要交通轉遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發展，也不利于國有企業人事檔案的規范化管理。

國有企業人事檔案管理的改革和發展

（一）對國有企業人事檔案進行信息化管理

傳統的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優質的檔案利用服務是檔案工作發展的必然趨勢。國有企業人事檔案部門要努力創造條件，實現檔案信息管理現代化，促進檔案信息的開發，提高人事檔案的利用價值和工作效率。將國有企業的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網絡以及優秀人才庫，利用計算機對人事檔案進行信息儲存，對于正式職工、短期聘用人員、勞務人員等分別進行編號并且管理，從而方便查找。

（二）對國有企業人事檔案進行動態管理

在人事檔案的收集上要及時、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；人事檔案的借閱應注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應及時、準確、全面，尤其應注意對人事檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。建立企業的優秀人才庫，對于各類具有專業技能證書及資質的職工，分類錄入到優秀人才庫中，這樣使國有企業在選拔和任用員工的時候，更高效便捷，從而充分發揮人事檔案的作用。

（三）電子文件的整理與歸檔工作

做好電子文件的整理歸檔是提供企業人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現，特別是企業信息網絡的應用，對企業檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉變和管理模式的變革，也是提高企業檔案管理水平，充分發揮企業檔案信息效用的極好機遇。電子文件的運用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計算機網絡進行，大大提高檔案管理工作的質量和效益。

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檔案管理工作在國營施工企業中容易被放置在不受重視的地位，難以隨著時代的發展而進步，不僅不能為企業提供服務，有時甚至會成為企業發展的短板。特別是隨著計算機技術和網絡技術的普及和運用，在給檔案事業的發展帶來質的飛躍的同時，也帶來了新的挑戰。如何適應形勢，創新理念，推動檔案工作邁上新的臺階，是每一個檔案工作者面臨的問題。

一、檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度不健全、設備落后。雖然各個國營施工企業檔案部門都制定了相關的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是保管制度不健全、基本設施不完善檔案等因素造成檔案的損毀和遺失檔案現象屢屢發生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發揮其應有的價值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少國營施工企業部門只重視工程建設、項目研究、科研經費的管理工作，而對國營施工企業檔案的管理重視不夠，造成檔案的基礎設施落后，設備設施陳舊等現象。

（二）信息化水平低。隨著計算機和網絡技術的引入，國營施工企業檔案的載體發生了巨大的變化，由原來單一的紙質發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而不少國營施工企業檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴重影響了國營施工企業檔案查找利用的效率，大大的降低了檔案利用價值。

（三）管理人員素質不高。一是缺乏專門的國營施工企業案管理人才，不少國營施工企業的檔案管理人員都是兼職，缺乏檔案管理的專業知識；二是對國營施工企業檔案工作重要性認識不夠，只把此項工作當作一件附庸的工作，缺乏積極性和主動性；三是計算機水平不高和實際操作能力低，不能適應現代化國營施工企業檔案管理工作。

此外，由于國營施工企業人員歸檔意識差，經常忽略國營施工企業檔案資料的收集和整理，缺乏檔案意識，導致材料的缺失，嚴重影響了國營施工企業檔案的完整性、系統性和準確性。

二、國企檔案管理工作的對策

為更加有效的發揮國營施工企業檔案的成果性、資料性的作用，使國營施工企業工作少走彎路，產生巨大的經濟效益和社會效益。針對國營施工企業檔案領域存在的問題，檔案管理工作必須創新理念，在健全管理制度、提高信息化水平和科技檔案管理人員素質等方面狠下功夫。

（一）健全管理制度。健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規范化的關鍵。一是根據我國相關法律法規和有關檔案管理規定，結合地質部門實際，從國營施工企業檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是制定完善的國營施工企業獎勵辦法，鼓勵廣大國營施工企業人員積極把自己的科研成果報到國營施工企業檔案管理部門，提高國營施工企業檔案人員的歸案意識。三是引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準。國營施工企業檔案管理工作的發展趨勢是要逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理，因此，就必須制定明確的分類標準，同時借助先進的國營施工企業檔案管理技術，逐步建立和完善檔案管理機制，才能更好的促進檔案事業的發展。

（二）加強信息化建設水平。以多媒體技術應用為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統得以廣泛應用。在現代化過程中，國營施工企業檔案由原來以紙質檔案為主發展為紙質與磁盤、光盤、縮微等新型載體共存的局面，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，極大增加了國營施工企業檔案信息的存儲量，加快了開發利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。國營施工企業檔案載體的多元化、信息存儲和處理的數字化以及檔案收集與傳遞的網絡化成為了必然的發展趨勢，這就對國營施工企業檔案管理工作提出了新的要求。同時，國營施工企業檔案管理工作的信息化也可以將國營施工企業檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，使他們更有時間和精力去研究國營施工企業檔案的各種規律，不斷改善檔案的管理水平。更重要的是，國營施工企業檔案管理信息化還可以為檔案利用者提供多種查詢手段，為國營施工企業工作者提供高效、優質的服務。

（三）提高管理人員素質。提高檔案管理人員整體素質是做好檔案管理工作的前提。國營施工企業檔案工作的發展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，不僅要具備國營施工企業檔案方面的專業知識，還要有較高的素質，廣博的知識，現代信息技術運用能力和信息加工處理能力。因此，國營施工企業檔案管理部門應注重加強國營施工企業檔案管理人員的學習，使他們樹立正確的價值觀和良好的職業道德，定期組織他們參加業務知識和計算機網絡化培訓，幫助國營施工企業檔案管理人員及時掌握新形勢下國營施工企業檔案管理規范程序。國營施工企業檔案管理人員應樹立終身學習的意識，不斷優化自身的知識結構和能力結構，全面提高業務素質和管理水平，適應信息化社會對國營施工企業檔案管理人員的要求。

在世界以進入信息時代的今天，作為重要的信息資源，檔案已成為企業的無形資產。檔案工作者必須結合國營施工企業檔案的特點，更新理念，解放思想，與時俱進，檔案工作才能跟上時代的步伐，才能更好的推動國營施工企業取得更大的發展。

參考文獻

[1] 郭偉.有關國營施工企業檔案工作的若干思考[J].西部探礦工程，2009.

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一、當前我國企事業單位檔案管理人員存在的問題

當前我國企事業單位檔案管理人員在發展中存在著一系列的問題，主要表現在以下幾個方面：

(一)對管理人員的激勵機制不健全

目前我國的企事業單位在發展中，普遍忽視了對檔案管理人員的激勵機制。很多企事業都存在著這樣的現象，企業注重對技術人員的待遇以及激勵，但是對行政人事尤其是檔案管理人員的激勵機制普遍都不健全。技術人員一般都是按照員工的技術貢獻給予經濟、精神層面的獎勵，而檔案管理工作人員的待遇始終都是固定的工資。這種激勵機制不利于提高檔案管理工作人員的積極性。

(二)檔案管理人員的硬件不完善

檔案管理人員的工作環境不順暢是很多企事業單位存在的問題。檔案管理人員的工作工具一般都趕不上工作的需要。檔案管理人員使用的電腦的系統普遍都存在問題。舉一個簡單的例子，在山東某企事業檔案管理人員。由于計算機系統出現問題，計算機的存儲內容都消失了。而檔案信息由于沒有備份，所有的東西都需要重新統計。若是計算機能夠定期檢查問題。就可以避免問題的發生。

(三)檔案管理人員的服務態度不正確

檔案管理人員的服務態度不正確是導致我國企事業單位檔案管理工作存在問題的重要原因。檔案管理人員自身能夠對工作的重視程度不夠，他們在日常的工作中沒有很明顯的服務意識。對于檔案管理工作的內容以及意義沒有深刻的了解，這樣導致他們在日常的工作中不能真正做好檔案的管理和保護工作。

(四)檔案管理人員的培訓機制不完善

在我國企事業單位中普遍缺乏對檔案管理人員進行培訓。檔案管理人員缺乏培訓就不能及時掌握檔案信息的更新換代。不利于對企事業單位的檔案信息進行管理。同時由于缺乏檔案工作的培訓，導致了檔案管理人員的工作積極性不高。不能有效做好檔案管理工作。

二、解決措施

為了解決上述提到的問題，我們提出了相應的解決措施以推動我國企事業檔案管理人員的發展，具體措施如下――

(一)健全企事業單位的激勵機制

健全企事業單位的激勵機制可以有效地提高我國檔案管理人員的積極性。我們可以從經濟層面、物質層面來對出色的檔案管理工作人員進行激勵。這樣一方面可以推動其檔案管理工作的積極性，另一方面可以有效的激勵其他的管理人員做好工作。

(二)完善硬件環境

完善硬件環境可以有效地推動我國檔案管理工作的開展。一方面完善硬件環境可以提高我國檔案管理工作人員的工作效率。檔案管理的硬件條件達到了，可以提高工作效率。另一方面可以避免檔案信息的丟失。要通過完善我國檔案管理的硬件條件來保證我國檔案信息的不丟失。要定期對檔案管理中的硬件進行檢查。以保證我國的檔案信息不出現問題。

(三)樹立正確的服務態度

檔案管理人員要樹立正確的服務態度。只有樹立正確的服務態度才能夠負責地對待工作。作為企事業的檔案管理人員首先要意識到檔案管理工作的重要性。目前很多檔案管理人員他們認為檔案管理工作可有可無。這種想法的存在對檔案管理工作的質量有著很大的影響。只有從思想層面意識到檔案管理工作的重要性，才能在實際中做好工作。

(四)完善檔案管理人員的培訓機制

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中圖分類號：G271文獻標識碼：A

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。在人事檔案管理中，人事檔案查閱登記制度及人事檔案目錄的編制發揮著重要的作用，下面我們將著重探討兩者的管理方法及重要作用。

一、人事檔案的特點

人事檔案主要具備以下幾個特點：

一是全面性，人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。

二是現實性，由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

三是真實性，這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供優質服務。

四是動態性，人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

二、人事檔案管理的重要性及方法

（一）人事檔案查閱登記制度的重要性及管理方法

人事檔案查閱登記制度能夠有效防止企業內部文件外流、丟失，并且便于對各種文件、信息的檢索，使得企業內所有文件資源都能夠井然有序。人事檔案查閱登記制度中主要采用如下檔案管理方法：

1、當員工需要借閱、調用文件資料時，應提前填寫《人事檔案借閱登記表》并上交到檔案管理部門，并約定歸還日期。其中，書籍與不涉及保密的文件資料可以直接外借，涉及到保密的文件或公司內部文件必須經過許可人的同意方可借閱。所有借閱者不能夠將借出的保密性文件資料在未經許可的情況下私自復印、拷貝或者以其他任何方式留有附件，也不能夠將其進行私自傳播與傳閱。同時，借閱者要保持文件的潔凈與完整，如果出現損壞需照價賠償。

2、人事檔案管理人員要根據查閱人員的需求，及時提供查閱工具，協助借閱人查找，主動征求借閱人員的意見，不斷改進服務工作，了解人事檔案管理工作的具體效果，并及時進行記錄，為將來的人事檔案管理工作效率提升奠定良好的基礎。

（二）人事檔案目錄編制的重要性及方法

人事檔案目錄是由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統的重要組成部分。人事檔案目錄的編寫工作企業人力資源檔案管理中的基礎內容，不僅能夠神話檔案工作，幫助檔案管理人員對文件進行查漏補缺的工作，也能夠幫助檔案管理人員提升信息檢索的速度，提高檔案管理工作效率。具體說來，人事檔案目錄編制的主要方法有如下幾種：

首先，在檔案管理目錄編寫的過程中應遵循幾個基本原則：唯一性原則，即檔案號應指代單一，不同編號對象應賦予不同代碼，一個代碼只表示一個編號對象；合理性原則，即檔號結構必須與人事檔案分類體系相適應；穩定性原則，即檔案號一經確定，一般不能夠隨意改變；擴充性原則，即檔案號必須留有適當的遞增容量，以便適應不斷擴充檔案的需要；簡單性原則，即檔案號力求簡短明了，以便減少代碼差錯，節省存儲空間，提高辦事效率。

其次，要對文件進行科學的分類，在人事檔案中，一般按照部門的設置分為幾個類別，如人事部人員檔案、業務部人員檔案、辦公室人員檔案等，如果部門較大，也可以在大類下設置幾個分類別，如綜合辦公室分為人事部、行政部、后勤部等。還可以按照工作方式來進行劃分，分為履歷材料、自傳材料、報告個人有關事項的材料、考察、考核、鑒定材料、審計材料、學歷學位材料、政審材料、黨、團組織建設工作中形成的材料、表彰獎勵材料、涉法違紀材料、招錄、聘用材料、健康檢查和處理工傷事故處理材料等。

最后，應按照一定的結構編制目錄，一般情況下，檔案號的結構分為三種：第一種是全宗號―案卷目錄號―案卷號―件、頁(張)號；第二種是全宗號―類別號―案卷號―件、頁(張)號；第三種結構為類別號―項目號―案卷號―件、頁(張號)。檔號中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼，連寫時上、下代碼之間用“―”(短橫)相隔。件號、頁(張)號可根據檔案保管和使用的需要，選擇一項編號。

三、結語

綜上所述，人事檔案管理對于企業，尤其是事業單位與國企來說有著重要的意義，對于企業人力資源建設與未來發展有著巨大影響。人事檔案查閱登記制度的制定與人事檔案目錄的編寫是其中的重要組成部分，其意義與方法決定著人事檔案管理的科學性與合理性。作為企業的檔案管理人員，我們應加強對人事檔案制度的制定、編寫、落實與完善，以促進企業人力資源的完善與補充，關注每名員工的切身利益，為企業人力資源建設貢獻力量，為我姑的人力資源管理的發展奠定良好基礎。

參考文獻：

[1]劉琴. 人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J]. 檔案學研究,2011,05:20-23.

[2]任勝云,范利. 從現代人力資源管理看人事檔案管理工作[J]. 云南檔案,2009,07:29-31.

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關鍵詞 ：檔案資源信息服務系統分析

1 概述

當社會由信息資源建設階段過渡到信息資源管理階段，由于歷史的原因而造成的信息資源的分散性和封閉性與社會對信息資源需求的綜合性和便捷性之間的矛盾日益凸現，信息資源整合、信息資源共享等概念也逐漸深入人心。時下，檔案信息作為一種富有現實價值和歷史價值的原生信息，正在成為推進國民經濟與社會發展的一種基礎性資源和戰略性生產要素。檔案信息資源的整合，既是當前檔案信息化建設的重要內容，也是電子政務建設的一項重要配套性工程。一般意義上的檔案信息資源整合活動，其實早已有之，但網絡環境的形成，賦予了檔案信息資源整合新的內涵與形式，使之躍升到了一個前所未有的發展高度，也為之創設了一個釋放潛能的良好平臺。網絡環境下檔案信息資源整合成為了當前檔案理論界與實踐界一個全新的課題，尚有一系列相關問題亟待解決，但當前檔案理論界對網絡環境下檔案信息資源的整合問題還少有探討，一般都是局限于傳統意義上的整合。

產業型檔案信息服務是我國經濟體制改革與轉型過程中產生和發展起來的一種完全不同于公益型檔案信息服務的模式，雖然已經問世多年，但就其在實踐上仍然存在著諸多困惑與障礙，在理論上也還有待進一步探討。對于產業型檔案信息服務，雖然國內外理論界已有人對其進行了有益的探索，對檔案信息商品屬性分析的論著也有很多，但全方位的從經濟學的視角對檔案信息進行分析還不多，因此，產業型檔案信息服務的經濟學研究是一個比較有創新意義的研究課題。

2 檔案管理信息化發展存在的問題

2.1 意識不強，管理制度不完善在企業日常管理工作中，管理人員只注重企業經濟的發展和基礎設施的建設，對會計檔案管理的認識嚴重不夠，導致管理人員的會計檔案管理意識不強，影響會計檔案管理的信息化發展。與此同時，會計檔案管理制度不完善，缺乏嚴格的考核標準，從而在實際工作中，會計檔案管理工作人員不注重會計檔案信息質量的確定和工作效率的提升，不按照規范標準執行會計檔案管理工作。另外，現代信息網絡技術的運用，得不到有效的推廣，使企業會計檔案管理的信息化速度非常緩慢，對企業整體形象提升造成巨大影響。

2.2 信息不全，檔案利用率低在企業長期的日常管理工作過程中，會計檔案管理遺留了很多會計工作人員的各種信息問題，檔案管理工作人員沒有及時整理和收集，造成相關信息缺失，使企業會計檔案管理信息化發展存在信息不完整、不可靠的情況，給企業其他部門工作人員的工作帶來影響。檔案管理考核標準的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責任感，忽略網絡平臺的建設和與有關網絡信息的收集，從而降低企業其他部門工作人員的工作效率，致使會計檔案的有效利用率非常低，失去了存在的價值。

2.3 專業性不強，信息化水平不夠高目前，企業普遍存在不注重會計檔案管理工作人員培訓的問題，使檔案管理工作人員的專業水平不高，影響企業會計檔案管理的信息化發展。企業在經濟效益方面的重視高于檔案管理，從而導致會計檔案管理信息化發展缺乏專業技術指導，專業性差，影響企業整體的運營效率。在企業的日常管理中，從事檔案管理的工作人員趨向老齡化，會計檔案管理工作專業人才的短缺，導致企業會計檔案管理信息化速度緩慢，影響企業整體的檔案管理有效性。信息網絡技術的不合理運用，導致企業會計檔案管理信息化不強，嚴重影響企業未來的長遠發展。

3 促進企業會計檔案管理信息化發展的有效策略

3.1 提高認識，加強檔案管理意識我國現代化建設中，企業管理人員要改變傳統觀念和經營理念，創新經營模式，提高對會計檔案管理信息化重要性的認識，注重檔案管理工作，增強會計檔案管理意識，起好帶頭作用。管理人員要不斷完善相關管理制度，制定合理的會計檔案管理信息化考核標準，提高檔案管理工作人員的服務意識和專業水平，從而促進企業會計檔案管理信息水平不斷提高。企業要將會計檔案管理信息化發展與核心競爭力相結合，以促進市場競爭力的不斷提高，從而促進企業經濟效益不斷提升。企業想要長遠發展，提升經濟效益，就必須加強會計檔案管理信息化發展，提高會計檔案管理工作人員的服務意識，以促進企業整體形象不斷提升。

3.2 加強管理，完善檔案管理機制①檔案管理的信息化建設道路中，要緊隨時代的步伐，使基礎設施處于最先進階段，以便于提高企業檔案的安全可靠性。在建設基礎設施的過程中，也要充分利用網絡科技，加快建設企業人事檔案數據庫的步伐。同時也要建設先進的檔案管理和使用系統，在全社會統一使用達到科技要求的檔案使用和管理軟件，為信息的安全合理使用提供有效的保障。②健全企業人事檔案管理制度。在進行現代化建設的過程中還要注意不斷健全各種規章制度，并提出合理可靠的意見，并經過開會表決，選取最為有效的意見并投入使用，以推動制度的制定和健全的進度。提出相應的獎勵措施，推進制度的合理化建設。其建設重點是研制出一些合理的檔案信息化準則，運用符合實際的宣傳措施傳達消息，使得進行企業人事檔案管理的工作者的心里都有一個標準，最后達到完善企業人事檔案管理制度的目的。③培養高素質的專業管理隊伍。企業人事檔案的信息化管理建設對于每一位進行檔案管理的工作者都做出了很高的技術要求，它要求檔案管理人員在進行工作的同時還要不斷的加強專業知識的學習，在進行專業知識學習的同時，還要加強對網絡技術以及企業人事檔案管理軟件的學習，以提高工作人員對現代化設施的運用能力，最后成為一名高素質、高能力、高水平的全能型人才。與此同時，領導者還要對檔案管理人員進行政治思想的教育，使他們具備較強的責任心，不會為了達到某種目的而去弄虛作假，最后造成嚴重的后果，并且還能盡快實現檔案管理的信息化和現代化。

3.3 加強培訓，培養專業技術人才目前，各種企業的會計檔案管理工作人員的工作技能和專業水平都有待提升，以提高檔案管理的有效性，確保檔案信息的準確性、可靠性和完整性，促進企業會計檔案管理信息化發展。因此，企業要加強對檔案管理人員的培訓，招聘懂會計檔案管理知識的人員，培養專業的信息網絡技術人才，以滿足企業長遠發展需要。為了提高會計檔案管理工作人員的工作效率，企業必須加強新人培訓，提升綜合素質，培養專業技術人才，打造一支高效率、規范化的檔案管理隊伍，促進企業整體形象和市場競爭力不斷提升。

3.4 提升素質，實現管理信息現代化發展在實踐過程中，想要逐步實現企業會計檔案管理的自動化、信息化和現代化，企業必須注重全體員工的綜合素質能力提升，增強企業的市場競爭力，促進企業社會效益和經濟效益不斷提升。根據企業實際發展情況，會計檔案管理工作人員必須提高服務意識，增強責任感，注重自我綜合素質能力的提升，在實際工作中，加強與同事之間的溝通，不斷學習新的檔案管理知識，熟練掌握和運用現代信息網絡技術，推動會計檔案管理信息化進程。與此同時，注重信息設備的不斷更新，以提高會計檔案管理工作人員的工作效率，保障企業會計電子檔案信息的安全。

4 結束語

我國社會主義現代化建設中，企業想要促進企業的長遠發展，就必須加強會計檔案管理信息化發展，提高檔案管理工作人員的專業技術水平。在實際工作中，增強會計檔案管理意識，提高會計檔案的有效利用率，從而全面提升企業會計檔案管理信息化水平，促進企業經濟效益不斷提高。

總的來說，企業檔案管理工作的發展只有順應時代的要求，以信息化建設為前進方向，才能完完整整的把這項工作做好，才能加快企業檔案管理信息化建設的步伐，最終使得企業檔案的管理更加合理規范。

參考文獻：

[1]劉彥清.企業檔案服務的新視角———以用戶為中心，提供個性化知識服務[J].北京檔案，2011(10).

[2]鄧羽.從檔案信息服務的合理收費看社會的檔案意識[J].檔案，2010(04).

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長期以來，企業人事檔案管理部門領導對人事檔案的重要性認識不足，缺乏做好檔案管理工作的意識，主要表現在具體人事安排上，配備的人員不足，或配備人員的政治素質不高，業務能力不強。這樣安排常常導致大量的檔案材料長期積壓，不能夠及時、合理、有效地收集整理。

人事檔案管理者要有高度的責任感和強烈的事業心，要做到規范管理、維護人事檔案完整、確保人事檔案安全、發揮人事檔案的作用，就必須增強人事檔案管理者的管理意識。人事檔案管理者既要掌握人事檔案工作的基本技能、基本知識、基本理論，又要注重對人事檔案操作程序的訓練。一方面，針對企業檔案人員變動頻繁、流動性大的特點，人事檔案管理部門要因地制宜，在培訓人員，批次上作出適當調整。另一方面，適當加大人事檔案室的硬件建設，配備必要的安全設施和保管設施，在人事檔案庫房的設置上要符合人事檔案管理的要求，人事檔案管理者既是人事檔案管理制度的制定者，又是人事檔案管理制度的執行者。注重對人事檔案管理制度的建立、完善，是增強人事檔案管理意識之必需。

企業人事檔案管理內容需要創新發展

企業人事檔案存在著內容簡單、材料不全等問題。一般的人事檔案主要內容包括學歷、職稱、政治面貌、工資級別和工作經歷等，而反映個人知識結構、能力特點、工作特點、工作業績等信息的材料收集的很少。

人事檔案的內容之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

企業人事檔案管理機制需要創新發展

傳統人事檔案制度以控制人、制約人為出發點的控制性管理，是計劃經濟時代的產物，是典型的封閉式、內向型管理模式。這種管理機制嚴重損害了人事檔案的社會聲譽，并對人事檔案的生存和發展產生了嚴重影響。如今，人檔脫節、死檔棄檔、虛假檔案、人質檔案、克隆檔案、等現象大量存在。如此種種表明，傳統人事檔案制度，已不適應現代社會的發展，人事檔案制度改革勢在必行。

新形勢下，在人事檔案管理工作中尊重和保障人民的基本權利，不斷滿足人們日益增長的公共信息需求和促進人的全面發展。一方面，要改革與現代社會發展需求不相適應的傳統的人事檔案管理制度和管理方式，從制度上保障公民參與人事檔案管理的權利。另一方面，在進行人事檔案信息收集過程中，要盡可能的收集齊全、準確，要系統反映人事檔案相對人特征和與人事檔案相對人利益切實相關的檔案材料，減少人事檔案中主觀評價性材料的份量。同時，強化人事檔案信息資源的開發利用，滿足社會發展需要，推動人的全面發展。

企業人事檔案管理人員業務能力需要創新發展

人事檔案管理是一項專業性、技術性很強的工作，長期以來，一些檔案管理人員在實際工作中坐等各職能部門把檔案材料送到檔案室來，沒有主動走出去收集教職工的檔案材料，也沒有在企業各項工作、任務及活動結束后及時收集整理需要建檔的材料。不少檔案管理人員只是忙于案卷整理，做一些簡單重復性勞動，案卷外觀看起來整齊規范，但對其內在完整性，一致性的把握及動態性重視不夠。在檔案管理查閱傳遞過程中，有的包庇他人改動案卷，使檔案失真，失去了工作的原則性，危害了企業和其他員工的利益。許多人的檔案材料信息前后不一，年齡越來越小，學歷越填越高又沒有相關的材料證明，這都反映了一些管理人員的政治素養、業務素質和敬業精神不佳。

篇（10）

私有制決定了國外的大部分企業檔案屬于私有財產，企業有權自行處理自己的檔案，國家沒有制定統一的企業檔案管理體系、管理要求和標準。各個企業一般根據實際需要自行設立檔案部門，配備管理人員，其檔案管理模式也呈現多樣化。

日本是檔案管理模式多樣化的代表，多數企業選擇了分散管理的檔案管理體制。檔案都放在形成部門，無須移交。部分設置檔案室，有的接收、管理各部門檔案，有的只管理企業歷史檔案，也有的負責整個企業的檔案管理。現在為適應信息時代的要求，許多企業還采用了各具特色的信息一體化管理模式，將檔案室的信息管理體系納入整個公司的信息體系。

美國企業一般實行整體分開、部分集中的檔案管理模式。大多數企業檔案文件分散在各形成、利用部門，只有經營業績較好的大企業才設立檔案館保存與企業發展有關的文件，而且公司董事會記錄、股東大會記錄、法律文件、專利文件等重要文件及其他競爭性文件并不保存在檔案館。一般是文件管理和檔案管理分開，文件管理處于分散狀態，需要永久保存的文件定期向檔案館移交。企業檔案整理簡明實用，分類簡單清晰。從檔案部門建立的情況看，一般作為公司某個部門的下設機構存在。雖然各企業的檔案部門可能設立在不同的部門，但是其職責都非常明確和一致，即為企業自身服務，為研究企業發展史、宣傳企業形象服務。從檔案提供利用的情況看，主要為企業內部利用，同時奉行謹慎的對外服務政策。檔案館一般只有少量正式的檔案工作人員負責檔案的研究、開發利用、編研等工作，檔案的整理編目雇用臨時專業人員進行。但這并不影響企業開展檔案工作。因為，在美國，一般要具有檔案歷史學、圖書信息學碩士學位才有資格申請成為檔案工作者。一些企業常常聘請公共機構的檔案專家充當企業檔案顧問。所以，企業檔案工作者的素質一般都比較高。

此外，各國企業還有其他一些檔案管理模式，如由專門的檔案管理機構代管多家企業檔案，其形式既有企業集團內成員企業之間的檔案協作管理，也有行業內的檔案協作管理。有的企業不愿或無力保管自己的檔案，卻又想看到其檔案被保存，這些企業只需支付一定的費用，將檔案交由公共檔案機構或社會中介機構代管。有的企業干脆將檔案捐給公共檔案機構。

俄羅斯企業檔案管理的狀況則有些特殊，由于劇變后，許多原來的國有企業紛紛破產倒閉或私有化，其企業檔案的歸屬與管理現在面臨著前所未有的困難。俄羅斯聯邦檔案全宗條例規定，構成俄羅斯聯邦檔案全宗的企業檔案不能私有化，必須由國家登記。《國家和市政財產私有化檔案文件登記程序條例》規定，被私有化企業的檔案不屬于私有化機構的財產，屬于國家或者市政所有，經國家或者市政檔案館的鑒定后，整理轉交到該機構法定繼承人臨時保管，如果沒有繼承人，就由相應的國家或者市政檔案館接收。但是相應的接收制度已被廢除，導致這些企業的檔案尤其是員工檔案得不到妥善處置，有的甚至被損毀丟棄。

外國企業檔案立法狀況與保護政策

據國際檔案理事會對世界142個國家及歐盟等國際組織的調查，大多數國家沒有專門的企業檔案法律法規，僅有少數國家在法律中將企業檔案作為國家遺產的一部分。各國立法對企業檔案的表述各有不同，有些國家明確將企業檔案視為國家檔案遺產，以英國、澳大利亞為代表的65個國家，雖然在法律中沒有明確使用“企業檔案”的字眼，但也沒將企業檔案排除在文化遺產之外。加拿大將企業檔案歸入“全部檔案”（total archives）中。

但是多數國家將企業檔案作為檔案收集的內容。特別是在歐洲，有許多收集和保存企業檔案的公共檔案機構。以法國、英國為代表的許多國家對保存檔案的企業提供資助或實行減稅政策。在美國，一些聯邦政府組織（包括國家文件與檔案署下屬的國家歷史出版物和文件委員會和國家人文基金會）有向接收企業文件的公共庫房提供資助的項目，但不資助企業。但是申請資助的競爭十分激烈，要求被資助機構保存文件的企業為保存和管理文件進行了投資――這恰恰是企業常常不愿做的。許多國家限制企業文件的轉讓和出口，如歐盟在1993年的文化產品流通的規定中限制50年以上的檔案出口。

國外企業檔案管理對我國企業檔案工作的啟示

通過了解國外企業檔案管理的情況，我們得到了如下一些有益的啟示：

一、根據企業實際選擇合適的檔案管理模式。

在國外，企業一般根據自身實際需要選擇是否設立檔案部門保管企業檔案，并選擇與企業發展密切相關的檔案進行保存。在我國，按照有關規定，國有企業必須采取集中統一的檔案管理體制，而不少非國有企業也紛紛仿效。我們應該注意到，企業檔案管理除了集中統一管理模式外，還有著其他多種模式，不能不加考察分析盲目采用某種管理模式。采用何種檔案管理模式，不宜搞“一刀切”，應本著效益與適用的原則，選擇適合本企業實際的管理模式。

我國非國有企業的檔案工作一直是我國企業檔案工作的一個難點，在這方面可以借鑒國外企業（大多數也屬于私有而非國有性質）的檔案管理經驗。所以，企業既可以實行集中統一管理，也可以采用分散管理模式，還可以采取設立聯合檔案室、業務外包、托管和聘請檔案顧問等多種形式。

二、國企資產與產權變動過程中，檔案處置應慎重。

隨著我國經濟體制改革的深入開展，部分國有企業資產與產權發生了變化，轉變為私有化企業。原有國企的檔案處置問題也成為我們必須面臨的一個全新的重要課題。在解決國企資產與產權變動過程中檔案流向、鑒定、處置、費用、管理、利用等具體問題時，我們可以吸取俄羅斯的管理經驗與教訓。國有企業檔案是國家檔案資源的重要組成部分，其所有權歸國家所有。在國企資產與產權發生變動時，必須確保原有檔案的完整、安全，經整理鑒定后，原有企業檔案應移交其法定繼承人臨時保管，或由相應的檔案館接收保管。

三、改革檔案監管方式，發揮協會的作用。

外國企業檔案管理的自發性和隨意性給企業檔案工作持續穩定發展帶來很大困難，各國企業檔案工作者已逐漸認識到這個問題。因此，企業檔案協會陸續在各國建立起來，這些協會由檔案工作者、利用者（常常是歷史學家）和企業文件所有者（企業代表）組成，每年不定期召開企業檔案工作會議，處理有關企業檔案各方面的問題。如制定企業檔案分類與著錄標準，開展有關企業文件的調查，提供培訓課程，聯結企業檔案工作者網絡，對企業檔案工作經驗進行交流和研討，以此來加強企業間檔案工作的聯系。

世界上大多數國家都沒有企業檔案的專門立法，一般都充分尊重企業的自，并提供資助或減稅政策。同時，各國檔案協會在制定業務規范，提供人員培訓，交流管理經驗等方面，為提高各企業檔案管理水平起了很大作用。我國企業檔案工作的優勢在于，有專門企業檔案的規定，為企業檔案規范管理提供了制度保障，檔案行政管理部門也一直對企業檔案工作進行監管。但是，隨著政治經濟體制改革的逐步推進，企業內外部環境發生了很大變化，以及信息技術革命帶來的管理手段的變化，必須對檔案行政管理部門的監督與指導的方式進行改革：第一，檔案行政管理部門應該意識到，監督與指導始終都是為企業服務（我們也要使企業認識到這一點），而不是為了炫耀和享受權力控制的愉悅。第二，監督指導工作應在充分尊重企業的檔案所有權和自主管理權的前提下依法進行，把工作重心放在檔案執法等宏觀層面上，除了違法行為應該依法處理外，其他具體的檔案管理事務應以引導為主，不宜過分強調行政手段的強制性，這樣才能使企業檔案工作走上正軌。同時，應充分發揮檔案協會的作用，依靠協會開展對企業檔案工作的業務指導、人員培訓與經驗交流活動，是值得嘗試的新途徑。

參考文獻：

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2． Lesley Richmond THE MEMORY OF SOCIETY： BUSINESSES，http：／／www．ica．org

3． 大谷明史，日本企業的檔案管理體制，檔案學研究，1998（2）

4． 張永慧 尚真，赴美考察企業檔案工作的啟示與思考，檔案學通訊，2000（2）

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我們都知道,國有企業的企業檔案工作是國有企業的一個重要組成部分,在我國國企面臨著轉換經營機制的今天,企業檔案工作當然也需要轉換其管理機制,以期能夠為國有企業的發展提供更好的服務。

在國有企業重組中,企業資產評估及處置,人員安置與遺留等方面的問題都需要企業的檔案來規整以及解決。國有企業重組,它的檔案管理方式是多種多樣的,都是在具體實踐中形成的。比如根據地域和行業的不同、企業規模大小不一,檔案管理方式就會不同。還有國有資產監督管理部門、檔案行政管理部門及國有企業等相關部門在重組檔案管理工作中都有著不同的作用方式,檔案管理必須配合它們。另外,近些年來檔案管理方式的多樣性又被注入了新元素,比如,檔案管理在向集約化、社會化發展的趨勢。

一、國有企業重組中現行的檔案管理方式

1、重組國有企業內部統一管理

它可謂是國有重組中最主要的檔案管理方式,其又分為以下幾種方式: a國有企業檔案的集中、統一式管理,即是重組國有企業檔案部門對企業所有檔案集中統一管理。這種管理方式可使企業較快理清檔案的工作脈絡,有利于形成統一的企業檔案信息利用中心。

b分級式管理。它是指國有企業重組后根據組織結構,分層級進行管理,較為適用分級管理的有兩種情況,第一是重組后國有企業成為多法人單位的集團公司,以獨立法人為單位實行分級管理;第二是重組后形成單一法人但內組織結構層級較多的大型國有企業,為便于有關部門就近利用檔案所以采用分級管理。

2、國資經營公司的集中管理

該管理方式是通過下設的企業檔案管理中心對所屬重組的國有企業的檔案實行集中管理,該管理方式為較為特殊的檔案管理方式,它隨著我國國有資產管理形態之變化而產生。部分國有資產經營公司作為國有資產之投資主體及經營主體,國有資產經營的公司直接領導企業檔案管理中心來進行工作。

3、國家檔案館接收管理

根據有關規定,破產重組國有企業的檔案主要是由國家檔案館來管理與接收,對重組國有企業,尤其是破產重組的國有企業檔案進行接收管理,是一件非常有積極意義的事。

4、市場化寄存管理

一般來說,由檔案寄存中心來完成市場化寄存管理。國家綜合檔案館設立了為重組國有企業檔案提供寄存管理服務項目,它是為各類國有(非國有)破產企業、社團和公民個人提供檔案寄存的一種有償服務,為配備檔案保管條件成本過高,或者不具備保管條件的重組的國有企業提供了一個解決方法。

5、國企重組中的行業集約化管理

這種管理方式是指在國有企業重組中要在集團公司的內部形成一個統一集中管理之平臺,檔案管理工作的責任主體是行業集團,按照行業劃分成不同的行業區域,分別進行的集約化管理。

二、國企重組中檔案管理方式之發展與優化

1、大力加強企業檔案之基礎建設以適應企業機制轉換

我們認為,國企的管理工作勢必要科學化,一定要加強企業檔案工作之基礎建設與業務建設,以促進管理工作進一步向科學化邁進。

企業要在精簡非生產性人員的同時,為了企業檔案管理水平和企業機制轉換的需要,亦需重視招聘優秀人才。

2、大力促進國企檔案管理工作之科學化首先要實現檔案的系統綜合管理

國企檔案管理工作作為企業管理重要組成部分,要將其作為一個系統來綜合的管理,把檔案收集與檔案開發利用的全過程緊密銜接起來。

a國企檔案管理工作有章可循、有法可依,要依法做好國企改制后的檔案資料管理工作,做到依法治檔。

b做好企業改制后檔案收集與保管重心的調整工作,企業的體制不同,新增的內容就不相同,檔案內容發生較大變化。企業自身形成的材料以及與企業有直接關系的外來文件是企業改制后的保管重點。

c在國企改制過程中,改制后企業檔案歸屬及流向的確定非常重要。改制后新企業運行的堅實基礎和企業改革順利實施的重要保證就是系統、完整、科學的企業檔案。

d要做好改制后企業檔案庫藏的優化工作,通過全面科學的規整保留住有保存價值的檔案,并使其得到更好的保管與利用。企業內的庫藏檔案之優化需納入年度工作計劃,以保持其優化狀態,檔案管理工作方可及時掌握企業的生產、經營活動情況,以確保企業檔案的完整準確和系統安全,從而能夠有效地利用。

3、開發和完善企業檔案信息資源

就目前來說,企業對檔案信息地需求也在不斷擴大,對信息的要求越發多樣而復雜。企業的綜合檔案是企業的寶貴財富以及重要的信息資源,它在企業生產經營活動中起重要作用,綜合開發檔案信息,能夠創造出巨大的經濟效益與社會效益。

同時企業的各個部門都是企業檔案部門需要緊密配合的對象,檔案部門要綜合地開展檔案信息資源的擴充并能夠為咨詢、論證工作提供可靠依據。

a國企的檔案人員要確定檔案工作為企業發展服務的內容與方法,提高對信息資源的認識,同時企業高層領導要從戰略高度來重視信息資源之開發、運用,加強信息資源管理,提高企業綜合競爭力。

b國企的檔案部門要對企業檔案進行整理編研工作,開拓“以檔養檔,有償服務”的新路子,要注重培養、任用具有經營頭腦和創新思維,有超強專業技術能力、良好信息素養和應變能力的復合型高級檔案管理人才。另外,企業要建立一套標準、規范的企業信息資源庫,使企業信息資源的流程建立在全面系統及科學的基礎上。

c國有企業的信息管理機構必須按照現代化的企業管理模式來進行檔案管理。比如建立企業的檔案信息中心或者培養起信息資源的管理人員等等。讓檔案信息資源可以被企業更加充分、有效地利用。

參考文獻: