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      21世紀以來，科學技術發展迅猛，高等院校的科研水平得到了進一步提高。據不完全統計，全國兩院院士的37%以上集中在高校, 全國重大科技成果的1 /3出自高校[2]。科研檔案作為高校科研工作的衍生品，真實記錄了高校科研活動的全過程。不過，目前的高校科研檔案管理工作仍然存在著管理模式陳舊、檔案意識薄弱、管理人員素質低下等問題，制約了高校科研工作。如何破解科研檔案管理中的難題，提高科研檔案的效益，這是很多學者關注的一個重要話題。

一、高校科研檔案管理的特點

據國家檔案局的規定：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文字材料。”[3]高校科研檔案作為高校科研工作的衍生物，是凝結廣大高校科研工作者智力勞動的結晶，具備著一定的學術價值，具備以下特點4: 

1、歷史階段性與成套性的矛盾統一

高校科研檔案作為高校廣大師生從事科研活動的原始證據，它記錄和表達了當時的科研工作狀況。與其他類型的教學檔案一樣，科研檔案起到了承上啟下的作用，具有一定的歷史價值。它真實、準確、完整地再現了高校科研工作的片段或整個過程、發展軌跡。科研檔案管理，可以體現出一個學校的學術研究水平。與此同時，科研檔案是圍繞著某個科研項目的開展的，這樣自然而然地形成了一系列相關的科研文件，它們之間既以不同的工作階段相區別，又依靠總體的科研程序和科研內容緊密銜接，構成了一個反映該項科研活動的文件整體。

     2、現行性與保密性的矛盾統一

有學者指出所有檔案都與原單位有密切聯系階段，具有現行性的特點，所以說，科研檔案在進入檔案部門保存后，其承載的科技信息在較長時間內仍然具有很強的現實效用。而與此同時，隨著信息技術的發展，信息日益成為一種重要的戰略資源，有的科研檔案直接影響到科研部門的專利權和相關利益。在市場經濟條件下，某些科研檔案還具有一定的保密性。總之科研檔案，是現行性和保密性的統一，對于高校檔案管理工作提出了更高的要求。  

3、科研檔案專業性與管理人員知識單一性的矛盾統一

科研檔案管理就具體的高校和科研部門而言，都有特定的范圍、業務內容和職責，具有很強的專業性。我國高等學校科研門類多、學科多、覆蓋廣，同時各專業載體和媒介具有一定獨特性。正所謂隔行如隔山，不同的科研工作對相應的科技檔案工作內容，在搜集、保管環節均提出了不同的要求。而我國的科研檔案管理人員自身知識結構存在缺陷：第一種是文科出身，具有較扎實的檔案管理技能，卻缺乏行業專業知識；第二種是理工科出身，他們具有較強的專業知識和實踐經驗，但他們不了解檔案管理知識和技能。

二、高校科研檔案管理存在的問題5

根據筆者了解和掌握的情況，結合杭州市多所本科院校調研的基礎上，高校科研檔案管理還存在以下問題:

第一，歸檔范圍界定不到位，歸檔難。高校科研檔案歸檔范圍的界定的原則不明確，沒有保證成果性和記錄性并舉。檔案材料不能保證其成果性、記錄性、完整性、憑證性，這樣直接影響高校科學技術研究的效果。多數科研人員在科研過程中，重視結果輕過程，重得獎輕積累，他們認為科研檔案管理是檔案部門的事，與自己無關。個別科研工作者私心較重，尋找各種理由拒絕歸檔，將核心技術檔案據為己有，造成檔案歸檔難。

第二，重視程度不夠，歸檔意識淡漠。6多數高校的科研檔案工作并沒有得到應有重視，檔案管理人員的歸檔意識較差，不能及時準確地把材料歸檔，在科研實際工作中沒有明確歸檔內容、范圍，各種規章制度形同虛設，沒有落到實處。

第三，管理機構不完善，管理人員不穩定。我國大多數高校都設立檔案館等管理結構，卻主要是針對文書檔案而言。科研檔案管理目前處于起步階段，各管理部門多頭管理，分工不清晰，檔案管理出現問題互相推諉責任。檔案管理人員有的出生文科，卻缺乏行業專業知識；大部分出生理工科，多數是兼職，檔案專業知識和技能欠缺，也沒有充分的時間和精力從事科研檔案管理工作。

第三，檔案保管條件差，管理設備陳舊。我國高校的科研檔案單獨設立科研檔案室的較少，在實際檔案管理中，紙質檔案多電子檔案少，傳統設備多現代化管理工具少。多數高校科研檔案并沒有進行嚴格規范化管理，普遍存在管理混亂、隨意堆放現象，既不利于后期查詢，還存在一些安全隱患。 

第四，科研檔案利用率不高，開發效益低。目前不少高校科技檔案管理存在重建設輕利用、重管理輕開發的問題。大部分高校的科研檔案不向廣大師生開放，很多珍貴科研文獻資料堆放在檔案室中漸漸陳舊。科研檔案本身具備著經濟效益和社會效益，而目前高校科研檔案的利用處于真空狀態。

   三、加強高校科研檔案管理的對策

上述科研檔案管理的現狀和問題，需要高校管理者統籌兼顧，合理地處理其中存在的矛盾，采取有效的措施。借鑒國外科研檔案管理的先進經驗，筆者認為加強科研檔案管理，提高科研檔案的效益，可以從以下幾個方面入手：

一、增強檔案意識，建立健全檔案管理制度

首先，應該要得到學校領導的支持重視，增強科研檔案意識，把科研檔案工作納入學院工作的議事日程，加強《檔案法》的學習與宣傳，使科研工作者增強檔案意識，形成良好的科研檔案管理氛圍。

其次，應當建立健全科研檔案管理制度，高校必須制定行之有效的管理制度，如科研檔案歸檔、保存、借閱、開發制度等。制定規范化的科研檔案管理流程，使科研檔案管理人員有法可依，消除目前檔案管理無序現狀，予以有力制度保證。   

再次要明確科研檔案管理內容，采取最優管理模式。應采取多元化視角和文件連續體模式，保證科研檔案的多樣化來源模式，以保持科研檔案的真實性、完整性、可靠性、長久可用性為主要目標，實現科研檔案的社會價值。7

二、加強隊伍建設，提高檔案工作人員素質

在信息化、數字化背景下，檔案管理者將要扮演多重角色，承擔多重任務，既是科研證據的收集者保管者、社會記憶的形成者，又 是科研檔案信息和知識的構建者。科研檔案工作人員要加強學習，成為復合型管理人才，有必要掌握一些相關法律知識，如專利法、合同法等等。同時，還要學會利用網絡化手段，實現檔案資料查詢和檢索的數字信息化，切實提高檔案管理水平和工作效率。

三、轉變工作思路，提高科研檔案的社會效益

在信息共享時代，高校科研檔案工作應該擴大社會服務職能，體現科研檔案的社會價值，發揮科研檔案的作用和價值。高校科研檔案管理者必須轉變思想觀念，站在情報信息管理的高度，來重現認識和構建高校科研檔案工作。應該借鑒國外檔案管理的方法，吸納客戶關系管理理念，采用基于客戶服務的科研文件管理思想，積極開發和利用科研檔案的經濟效益和社會效益。

四、積極主動上門，加強科研檔案的動態管理

科研檔案管理應該建立在動態的全員參與基礎上，而非純粹的靜態控制。檔案管理部門要注重科研檔案成果開發，加強校內外科研技術合作，邊保存邊開發，使高校科研檔案管理工作在良性循環的模式下運行。

參考文獻：

[1] 仁傳宇.科技檔案管理學（修訂本）［M］.北京：中國人民大學出版社，1998.

[2] 張靜. 論科研檔案管理規范構建的宗旨——基于三個現有規范的分析［J］. 檔案學通訊，2010，（04）.

[3] 張金平.高校教學檔案工作的思考［J］.蘭臺世界，2007,(17)

[4] 王曉東.淺析高校科研檔案的管理與利用［J］.檔案天地，2012,(02)

[5] 王淑改.企業科研檔案管理初探［J］.北京檔案，2012,(01)

1 本文是杭州師范大學中青年培育項目“脫髓鞘小鼠研究模型的建立”（2011XJPY10）的階段性研究成果

2 高杰等.我國高校科技成果轉化的現狀、影響因素與對策研究[J] 中國科技信息 2005,23.

3 國際檔案局.科技技術研究檔案管理暫行規定[Z]. 國檔發[1987]6號.

4 林光斌.從辯證思維角度分析高校科技檔案工作「D].成都理工大學碩士學位論文.2011,5

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科研檔案是人們在從事科學活動中形成的，并經過一定整理的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案管理工作是高校科研活動的基礎和真實記載，直接反映著一個高校的學術水平，是一所高校實力的憑證，對學校的教學和科研工作的可持續性發展起著重大作用。尤其是在高校體制改革和現代技術高速發展的今天，科技檔案在整個高校檔案中所占的比例也顯著增加，在學校科學管理中所處的地位也越來越重要。但是對于高校的科研檔案,能夠完整認識到它的作用的論述并不多。多年來,受到傳統觀點的影響,一般檔案工作者認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理,而對教師,尤其是個人自由獨立形成的學術著作、手稿等不夠重視,往往把它們排斥在檔案管理之外,致使高校的科研檔案比較蒼白、貧乏,這是目前高校檔案管理工作的一個薄弱環節。這顯然是與信息化時代對信息資料的大量需求相違背的。因此,國家科學技術委員會、國家檔案局1987年頒發了《科學技術研究檔案管理暫行規定》,對科研檔案的歸檔與管理進行了有效的規范。如何加強科研檔案的管理是擺在科研檔案管理工作者面前的重要課題，本文就高校科研綜合交稿日期：檔案的管理進行思考和探討。

一、高校科研檔案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉。科研檔案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發展、總結、學校制定和上級管理部門下發的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果的多少是高校科研實力大小的依據之一，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高校科研檔案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高校科研檔案制度不健全。科研檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態。

（四）高校科研檔案重心偏離。在高校科研檔案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統簡易設備多，現代化管理工具少，不能有效地開發和利用高校科研檔案材料。

鑒于此，高校科研檔案中出現了“四多四少”現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高校科研檔案的收集和管理工作以及高校科研檔案自身價值的發展和信息資源的開發利用。

三、對加強高校科研檔案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為了規范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現象的出現。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統，最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。

（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高校科研人員的科研檔案歸檔意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用。”因此,科研檔案管理的工作要考慮其開發利用問題。“檔案的開發利用是企事業單位管理水平的一面鏡子。”目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高校科研檔案開發利用的特殊性,在對高校科研檔案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

(2)對科研檔案中有著作權的作品應限制在合理的范圍之內利用。

(3)在利用有著作權保護的學術檔案時,使用者如不是在合理的范圍之內利用,應與著作權所有者簽訂著作權許可使用證,或征得本人的同意。

總之，要通過多渠道，采取各種方法加大科研檔案工作的宣傳力度，增強高校科技人員的檔案意識，做好高校科研檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高高校科研檔案的現代化管理水平，讓高校科研檔案為高校科研工作再出成果發揮應用的積極作用。

參考文獻：

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科研檔案的定義是從事科研的部門和工作人員在日常的科研工作中，利用各種方法和全部設備記錄下來的原始記錄資料。在國家頒布并實行相關的檔案法律法規后，以及科學技術的飛速進步，科研檔案的信息重要性日益提升，也利于科研檔案中各種重要信息和數據的傳播和共享。與此同時，科研檔案的管理體制也需要隨這時代的發展而進行改革和創新，科研檔案的體制要進一步得以健全和改進，檔案資料的收集、整理、歸檔和收藏也應該進一步加以完善，提高新式科研檔案管理工作的主動性。但是，根據我國目前的基本國情和科研工作的發展來說，我國科研檔案的管理工作還有很多需要改進的地方，比如部分科研資料不夠完整、詳細、系統。因此，從事檔案管理的科研人員要抓住科研工作中的每一個細節，從課題設定、人員器械、數據統計、科研成果等多個方面都加強檔案的收集和管理，實現科研檔案管理的科學性和系統性，為科研工作的質量和效率的提升作出貢獻。

一、科研檔案的特點

1.系統成套性

科研活動是一項非常規律的工作，科研活動是需要一環緊扣一環的有序開展的。所以說，科研檔案是由一些相互關聯比較緊密的文件和資料組成的，而不是一些毫無管理的數據和材料組成的。科研檔案主要的組成部分有科研項目的計劃、工作的有關資料和數據以及實驗成果的檢驗材料。

2.專業性

科研項目一般涉及的范圍非常廣泛，既包括自然人文科學，也包括理論實驗科學。科研檔案的專業性非常高，因為其包括多種方面的科學性知識，比如各種自然現象的規律和原因。科研檔案要具有非常權威的作用，所以要準確無誤的描述出各種科學知識和規律。3.階段性科研檔案還具有階段性的特點。雖然不同領域的科研工作所涉及到的理論知識大不相同，但是在不同的階段都有大同小異的特點，都包括了科研工作的設計、實驗、檢驗和總結等各個階段。

二、科學技術的創新

現如今，科學技術和國家經濟領域都在飛速進步，國家加大了科研工作的重視程度，科研檔案的數量也不斷提高。然而依然利用傳統的科研檔案的管理方式和體制已經行不通了，所以迫切需要對改革和創新現有的科研檔案的管理工作。在科學技術的創新方面，加強科研檔案管理方法主要有：首先要為制定出不同階段的計劃，補足現存于科研檔案管理工作中的薄弱部分；其次，可以運用先進的方法和科技理論來應對科研檔案管理中的問題，比如利用計算機和網絡技術不僅能提升工作效率，還能保證科研信息的安全，借此實現檔案管理的現代化和信息化；最后，建立起科研檔案的專用局域網絡，保證科研信息的絕對安全，促進科研信息的共享，實現科研檔案管理的數字化和科學化。

三、思維意識的創新

隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展不斷的進步，已經大大促進了科研檔案的管理工作的創新。總之，只有將先進的科學技術不斷應用到實際管理工作中，才能有效促進科研檔案管理工作的改革和創新，進一步達到工作的科學化、數字化、信息化和規模化。在思維意識方面，具體來說：首先，要樹立起創新性的意識。以先進的科學技術理論為基礎，樹立起新型的管理方式和理念，培養現代化的檔案管理思想，在日常工作中注意總結出現的紕漏，實施科學的創新方法，進一步來推動科研檔案管理工作在理論和實際雙重方面的改革和創新。其次，要樹立起服務性的意識。科研檔案是給科研工作人員提供便利的，是為人服務的。如果能提高科研檔案工作的服務能力，就能有效推動科研工作的進步。最后，要樹立起價值性的意識。管理檔案的工作人員要時刻認識到檔案自身隱藏的巨大價值，發揮其最大的作用，將檔案的價值轉化為經濟效益和社會效益，滿足人們的需求，實現信息共享。

四、管理機制的創新

在現如今的數字信息時代，科研檔案也應順應時代的要求，要實現科研檔案的科學化、數字化、信息化和規模化。要想走在檔案管理的正確發展方向上，就要針對自身的管理機制進行改革和創新，進一步完善和規范檔案管理機制。只有樹立其標準化的管理制度，以此為目標推動科研檔案管理機制的規范化發展，才能有利于科研工作的正常開展，為科研工作作出貢獻。在事先對檔案的實際管理工作進行調研后，然后再結合實際情況建立其階段性的科研檔案管理工作的規范制度，以此作為檔案管理工作的參考標準和衡量手段，這是實現科研檔案管理創新的重要方法，是推動檔案管理工作發展的重要基礎。

五、人才培養的創新

對于科研檔案的管理工作來說，人為因素依然是管理工作最關鍵的部分。因此，加強管理人員的綜合素質和專業知識，提高管理人員的工作態度和積極性。隨著時代的發展，對于檔案管理工作來說也迎來了更多更高的要求，科研工作人員的能力也應隨之提高。如今的科研檔案管理人員要有先進的科學技術理論基礎，要有與時俱進和腳踏實地的精神，要對自身工作重視并熱愛等種種優良素質。另外，在人才培養方面，應對時代的要求，不僅需要培養出綜合能力出眾的人才，還要對新生技術和理論有出色的學習和運用能力。比如可以靈活掌握計算機技術，方便檔案的管理，建立局域網絡實現資源信息的共享。在培養人才的同時還要建立一套完備的培訓體系，保證為科研方面的各項工作源源不斷的提供高素質、高能力的科研人才。

六、結語

科研檔案工作是需要廣大科研檔案管理人員不斷探索、不斷創新、不斷完善的，管理人員要從內心重視工作，積極有效開展行動，在實踐中不斷開拓進取，順應新時代的發展潮流，也滿足新時代的要求，做到與時俱進，站在時代的前沿，不斷創新和發展科研檔案的管理工作。

作者:白媛媛 陶娟 單位:北京市射線應用研究中心 寧夏藝術職業學院

參考文獻

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科研檔案管理工作是醫院科研管理的重要組成部分，是科研活動的關鍵環節之一。怎樣保管好科研成果，更好地發揮科研成果的功效，是擺在醫院科研檔案管理人員面前值得思考的現實問題，隨著醫學科研的不斷發展，以往“粗放”式的科研檔案管理模式，已不再適用于新形勢下的醫院科研檔案管理。本文擬從以下幾個方面就如何做好醫院科研檔案管理工作進行一些探索：

1、科研檔案的作用及意義

（1）科研檔案是開展醫學科學研究的基礎。科學技術研究檔案（簡稱科研檔案）是指在醫學科學技術研究過程中形成的、有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等多種形式載體的文件材料，是開展醫學科研活動的真實記載，是醫學醫學科技知識的重要載體。通過科研檔案了解過去和同期國內外同行對某方向的研究情況，從而進行創新和發展，因此，科研檔案是醫院科研工作的重要基礎。

（2）科研檔案是提高科研質量的重要保證。任何科技成果的取得，都是研究成果的積累；任何一項科技成果要轉化為生產力，都必須有完整的科研檔案為依據。醫教研一體化發展是當今綜合性大醫院發展的必由之路，作為醫務人員，不僅自身要及時掌握了解本專業的最新前沿動向，還要不斷更新思路，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術、新經驗完整記錄下來，從而提高科技創新質量。

（3）科研檔案是檢驗醫學科研工作質量、評價醫學科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要依據。一所醫院科研工作開展得如何，從科研經費、人員投入、科研成果的產出等各方面予以體現，而這些均可從科研檔案中找到依據，從而做出公正客觀的評價。

2、科研檔案管理中存在的問題

2.1 對科研檔案重視程度不夠

雖然科研檔案對于醫學科技創新作用巨大，但現實是往往很多單位的主管部門和科研人員對其實際效能認識不足。科研管理部門作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當于扮演了一個“二傳手”。科研人員許多重要材料未能及時歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。

2.2 科研檔案管理制度不規范

隨著醫學科研工作的快速發展，老的科研檔案管理模式已不適應現實需要。由于重視程度不夠，一些老的管理制度可能連續多年未經修改，致使科研材料的整理不規范，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩。

2.3 科研檔案管理手段落后

長期以來，很多科研檔案管理部門沒有建立開放科研檔案目錄，仍采用手工的科研檔案管理模式，從而造成科研檔案信息資源查詢困難，長期被壓制在檔案室內，而不能很好地發揮作用。

3、解決對策

3.1 轉變觀念，提高科研檔案管理意識

做好醫學科研檔案的管理工作首先要轉變管理觀念，切實轉變重研究、輕管理的思想，采取多種形式進行宣傳，使全院上下都了解管理科研檔案的意義和重要性，增進科研人員的歸檔意識，使科研人員從項目研究開始即了解科研檔案的有關要求，把檔案歸檔作為科研日常工作的一部分加以關注。開展科研檔案工作評優活動，對科研檔案管理規范、工作表現突出的個人和科室進行表彰和獎勵，提高科室和檔案管理人員的工作積極性。

3.2 完善制度，規范科研檔案管理行為

國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定：“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則，根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規章制度，實行科學管理”。因此，需制定和完善行之有效的醫院科研檔案各項規章和制度，明確課題、成果、論文等的歸檔范圍、保管期限、檔案的接收、整理、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀等制度，出臺科研檔案管理獎懲制度等，明確科研人員和管理部門在科研檔案完成中的職責。

3.3 加強培訓，提高檔案管理人員素質

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中圖分類號：R197.3 文獻標識碼：C 文章編號：

在醫院的科研檔案管理領域，具有十分嚴謹的程序和模式。它是整個檔案管理事業的一個重要組成部分。其主要收錄的內容是醫院在科研和醫學實踐中的成就和具體情形。只有詳盡、準確的檔案資料才能為科研提供理論和實踐上的依據，保證我國醫療行業發展的不竭動力。隨著整個社會的進步，醫務事業領域也不斷進行改革，這就要求對醫療科研檔案的管理不斷進行創新，以體現管理的自身價值。要進行管理模式和手段的開拓，于創新中求發展。

1 醫療科研的具體程序及科研檔案管理的特征

1.1 醫療科研的主要程序

鑒于醫學科研的重要性，它具有自身的程序和相關規定。通常包括：科研題目的選擇、有關選題的設計、具體實驗過程、資料的整理以及數據的分析。根據科研的內容，檔案主要是針對科研文書、項目和成果的檔案。其中針對項目進行的檔案收錄是主要部分，包括申報項目的詳細說明、申報文件、相關合同、成果及相關證書；針對科研文書的檔案主要是指科研法規、醫療文件以及相關的管理文件，這是進行科研行為的主要標準；針對科研成果的檔案是科研項目的最終成果，主要是項目文章、獎項等。

1.2 醫院科研檔案的主要特征

科研檔案的特征取決于研究的目標和特點，是進行檔案管理的主要理論依據。系統性明顯，需要主題明確。檔案管理涉及的周期比較長，具有加強的銜接性。為了突破時間和周期的限制，對檔案必須進行階段性的歸檔；在進行分類的時候，要彰顯系統與成套的有機統一；對于一些重要的科研項目，需要較多、較專業的協作，綜合性比較明顯。需要對很多學科進行整個研究。簡言之，就是既要體現綜合性，又要彰顯單獨學科的唯一性；具有較強的學科性，專業特點突出。由于醫療研究具體分為眾多科室，對檔案的管理也要進行專業的劃分，按照專業的不同進行檔案的歸納。彰顯檔案管理的專業性的特點。

2 對醫學科研檔案管理產生影響的主要因素

2.1 檔案管理的相關機制不完善

檔案管理作為一項系統的工作，需要健全的工作模式和管理手段，但是很多醫院的檔案管理尚未形成完善的內部和外部管理機制。同時，在管理的過程中，監督和合作機制不夠成熟，很大程度上影響了管理工作的進行。就目前實際狀況看，很多在醫院從事科研檔案管理的人員都存在編制的問題，阻礙了對檔案的合理分類。管理人員調動性比較大，缺乏一定的穩定性，阻礙了對外交流的正常進行，使檔案管理不能為科研服務。

2.2 思想上沒有對檔案管理加以重視，歸檔的觀念比較單薄。相關的領導和管理人員在對檔案的管理工作存在不嚴謹的情況，缺乏相關的管理思維。首先，科研工作人員沒有給予歸檔管理以足夠的重視，檔案形成后沒有切實落實管理。其次，對于歸檔的材料，管理上不夠嚴謹，缺乏成熟的管理經驗的知道，忽略每個環節的銜接性。最后，檔案管理部門沒有形成對各種材料的統籌，檢查和監督力度不夠，缺少專業的引導。

2.3 完成歸檔的材料質量不高

在醫院的歸檔管理工作中，文件材料的醫學質量低，管理模式相對落后。主要體現在材料的不完整和精準性差。歸檔的材料完全沒有體現中心，真實性差。一些工作人員盲目追求經濟效益，不愿分享成果，影響社會效益。也使得資料的專業性和技術性下降。科研檔案沒有發揮其應有的功能，直接導致資源的荒廢。

3 如何實現對醫學科研檔案管理的創新

3.1 對管理制度進行創新

管理形式的創新根本是制度的創新。只有實現機制的創新，才能為管理工作創造良好的環境和背景。隨著科技的發展，醫學科研檔案也要引進先進的思想，轉變觀念，加強檔案制度的重視。對機制的創新，要對醫院不同的級別進行分別管理的方式。醫院作為主體，抓主要部門。部門自身也要進行檔案的統籌，與領導的職責相聯系。人事部門也要根據成效進行綜合考量。將對檔案管理的水平和成效作為年度考核的一個標準。為檔案管理的質量和效率提供堅實的保證。

3.2 注重管理方式的創新

對于管理方式的創新要求管理人員要具有檔案管理的思維，對有關項目的資料、人員等進行系統的總結，派專人組織工作。正確處理檔案管理和科研項目組的關系，互相進行監管，相互指導，實現雙方的良性發展。檔案管理者要對項目進行全程監控，分階段進行檢查，如發現任何有違歸檔的情形，要立即進行糾正，否則可以拒絕收錄。在項目完成后，雙方共同進行檔案歸檔。

3.3 對檔案管理技術進行不斷地創新

3.3.1 對于檔案管理技術的創新是提高管理水平的根本保證。對管理人員創造良好的工作環境。調動他們工作的熱情和創造性。對相關人員進行專業的培訓，促使新時期的檔案管理者成為既具有現代知識，又懂計算機技術，職業道德素質高的全能型人才，順應檔案管理的時展的要求。

3.3.2 為了實現檔案管理的保密性，要不斷完善和發展一個集科技、規范、法制于一體的電子檔案系統。運用網絡技術實現資料的傳遞，實現數字化的管理模式。實現多種方式對資料的儲存和歸檔。有利于空間的劍圣，提高檔案管理的效率，為醫院科研事業的發展提供強大的理論體系。

3.4 不斷加強開發利用的創新

對開發利用的創新主要是指對數據和信息資源的拓展，對共享平臺進行創新，以便實現檔管理對科研的服務作用，促進醫療事業的進步。醫院科研檔案代表了醫院最新的科研成果、最高的科研水平，體現了與社會的同步發展。

結束語：

綜上，醫院醫學科研檔案管理進行不斷創新的目的是為了實現其對科研項目、科研管理和科研行為的指導作用，提供強有力的理論依據。從而提升整個醫療行業的技術水平，實現醫院綜合實力的增強。為此，必須重視創新思維對科研檔案管理工作的重要性，更新觀念，運用全新的模式去改善內部管理，建立科學的管理機制。充分應用和開發檔案數據和信息，為整個醫療科學的發展提供強有力的保障。

參考文獻：

[1]鄭勝軍. 淺談醫院科研活動中的檔案管理[J]. 中華醫學科研管理雜志，2003，03：54-56.

篇（6）

1.企業科研檔案管理

科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是單位的寶貴財富，在科研工作中發揮著知識儲備、創新技術的作用。

1.1搞好科研檔案的保密工作

由于科研檔案的安全直接關系到單位的安全和經濟發展的成敗，因此，為了維護科研檔案的安全，確保科技秘密萬無一失，必須做好科研檔案的保密工作：

（1）通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領導干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。

（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。

（3）從工作實際出發，制定和充實完善科研檔案保密制度。

1.2實現科研檔案管理的現代化

利用現代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產生分類不準的現象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。

1.3提高科研檔案人員業務素質

掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，科研檔案材料的形成從調研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，科研檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，使自己具備信息知識和網絡文化的綜合型檔案管理人才。

2.企業設備檔案管理

企業設備檔案,主要包括企業的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據。企業設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用等。企業設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。

2.1企業設備檔案管理的問題表現

在實際工作中,許多企業對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務于生產,主要表現在：檔案意識淡薄、設備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。

2.2企業設備檔案管理的對策措施

（1）領導的重視是關健。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經常向領導匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業的益處,啟發領導重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規定各有關人員設備檔案管理職責，同時列入績效考核并嚴格執行。

（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網絡,明確職責并嚴格貫徹執行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作，確保設備檔案完整、準確。

（3）及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中，它就要不斷地產生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。

（4）對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面：一是設備項目施工完成后，因施工單位依據現場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術人員要對已存檔竣工圖依規定的編制方法作相應的修改、補充和說明，使之符合現場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理，確保設備檔案的完整、準確、系統。對生產需要變更的一些備件圖紙，技術人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時了解設計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。

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高校科研檔案是科研活動的原始記錄，也是科研管理中不可或缺的一個重要環節。科研檔案是人們在從事科學研究活動中形成的、并經過一定整理的、具有保存價值的、歸檔保存的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史紀錄。科研檔案工作的主要任務是認真貫徹執行國家和主管部門制定的有關方針、政策、條例、辦法，正確地組織科研材料的歸檔，科學地做好保護與管理工作，充分發揮科研檔案為教學服務，為科研服務的作用。

目前，高校科研檔案建立的主要內容根據它為學校的發展研究和為科研工作者所提供的信息可分為三個方面，即從事科學研究的專家學者的人員信息資料；在各自的學科領域取得的科研成果的信息資料；各級各類有關科研的指令性文件和通知等信息資料。

1.提供科研人員信息資料，主要是歸整學校從事科學研究的專家、學者以及課題研究的整個研究梯隊的組成人員的個人資料，包括從事研究的學科以及在其研究領域取得的重大成果的介紹材料；

2.各類科研成果材料主要包括：一是學校和各級各類科研項目的歸檔，這是科研檔案管理的重中之重，從項目的申請，研究方案的設計論證，立項計劃下達的通知和文件，經費的控制與使用進度，項目最終完成的科研咨詢報告和研究成果，結題報告和專家鑒定意見的原件和復印件，應用類研究還要包括應用技術成果和科技成果的轉化與推廣，存檔材料包括驗收證書，專利證書以及有關檢測證明和鑒定、驗收技術資料原件和復印件一套。二是科研人員和廣大教職工在正式發行的學術期刊發表的在學科領域有建樹、有影響的科研論文，正式出版的專著、編著、譯著、教材、工具書、參考書和作品等以及獲得各級各類獎勵的成果，全部按所在部門登記，按統一要求填寫相關表格并提供原始材料及復印件進行歸檔。三是整理、歸檔上級和學校下達的有關科研方面各類文件以及上報的各級各類科研統計報表，以便查閱上級部門的指示、指令、決定等意見和學校有關科學研究的政策和規定，了解學校發展狀況，把握方向，保證科研工作的順利開展。

二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題

新建本科院校由于師資力量和水平的限制，原有的科研技術薄弱，在組建初期，科研管理工作重點放在對全校科研的宏觀管理和一系列規章制度的建立和完善，但對科研檔案的管理沒有引起足夠重視。大多沒有建立科研檔案的收集、立卷、保管等規章制度，科研檔案的管理幾乎處于空白狀態，即使在做的科研檔案的歸檔、管理工作僅局限于對學校科研項目立項、獲獎科研成果、科研文件的收集保存，缺乏保存科學研究整個過程的原始記錄和材料，大多數都是在課題完成和成果獲獎后粗粗收集，便移交到學校綜合檔案館。新建本科院校科研檔案管理主要存在的問題有三個方面：

1.科研檔案缺乏完整性、系統性，普遍存在各種立項資助項目材料較多而教師自發科研項目材料較少的現象，有些立項資助項目檔案材料也殘缺不全。有的科研課題有開題報告，缺論證意見。有的科研課題材料的只有研究總結或成果論文，缺乏科研計劃、設計方案、技術報告、實驗記錄、數據分析、成果鑒定推廣等方面的資料，尤其缺少核心部分技術內容和大量研制階段的材料。

2.科研檔案材料原件少，復印件多。課題在鑒定、報獎時上級部門需要提供原件，而原件的份數有限，所以出現科研人員只向檔案部門移交復印件的現象。科研檔案作為科研活動的真實記錄，它是日后查考、研究和處理各種問題的憑證，如果歸檔文字性材料中復印件增多，必然使文件失去它應有的價值。

3.科研檔案材料分散在各處。由于高校科研人員肩負著教學與科研雙重任務，對高校教師的考核也是多方面的。因此，普遍存在一個科研課題的材料分散于各部門的現象，一部分材料在系里，一部分在業務檔案里，一部分在行政檔案里，一部分在科研檔案材料里。這些情況導致科研檔案材料的零散狀態，不利于科研檔案的綜合管理和利用。究其原因，主要是：（一）科研人員對科研檔案工作的重要性認識不足，由于當前許多研究人員沒有認識到科研工作檔案工作的重要性，把自己的研究成果視為個人私有財產，許多珍貴材料不愿意上交，一方面怕歸檔后得不到有效保存，另一方面則擔心以后要做進一步的研究時查閱不方便，或者會泄密、失控，這樣很難保證檔案材料的完整性、系統性。即便一定要歸檔，也只會將有關材料的復印件歸檔。（二）科研檔案管理缺乏有效的管理體制，由于新合并組建的院校，科研機構重組，二級院系重新整合，不少科研人員的隸屬關系發生變化，科研檔案管理沒有得到理順，科研檔案的立卷、歸檔、編研、利用和計算機檔案管理系統等方面的業務工作沒有一個統一標準，各二級學院沒有設置檔案室或專職檔案員，管理松散，加上有些學校校區分散，更增加了科研檔案的管理難度。

三、加強新建本科院校科研檔案管理的途徑

1.強化科研人員的檔案意識。通過多種形式宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規及檔案知識，提高科研人員檔案法制觀念，認識科研檔案建設工作的重要意義，讓科研人員明確“負責科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔”是其應盡的職責和義務，從而在思想上重視科研檔案工作，自覺承擔起積累科研檔案資料的義務，主動履行科研檔案歸檔的職責，增強科研管理人員自身的檔案意識。

2.建立、健全科研檔案建設與管理制度。按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》的規定，建立符合高校實際的科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，在日常工作中實行“三納入”，即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計劃，納入科研人員的工作職責范圍。同時做到四同步，即下達科研任務與提出科研文件材料的同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案同步；上報登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。具體做法是：第一步，要在科研項目下達后，課題負責人主動到檔案室備案，領取“歸檔須知”、“科研記錄本”等；第二步，科研課題完成，或經過鑒定、驗收后課題負責人將科研課題三個階段的材料全部收齊，移交檔案室，才算科研課題結束；第三步，課題結束經費結算時，要有檔案部門歸檔合格簽字或蓋章后，科研管理部門才能同意財務部門結算；第四步，申報各類獎項時，必須由檔案部門驗收，加蓋驗收合格章后，科研管理部門才能辦理申報手續。

3.配備機構和人員，提高科研檔案管理人員的業務素質和水平。在高校科研管理部門設立專門的科研檔案室，配備專職檔案員。校區分散的高校還可建立二級院系科研檔案室，并配備兼職檔案員，二級院系科研檔案室主要是對納入學校科研處管理的科研項目，負責指導、督促或參與其科研檔案的立卷和歸檔。對非納入科研處管理的科研項目，負責立卷和歸檔的全過程工作。建立本院系的此類檔案，并根據規定提供利用服務；參加學校組織的有關學科科研檔案的編研工作。要加強科研檔案管理人員隊伍建設，通過進修和培訓，不斷提高科研檔案工作人員的業務水平。還要建立獎勵懲罰機制，充分調動科研檔案管理人員的工作積極性，對工作表現突出的人員，除公開表彰獎勵外，在職稱評聘和職務晉升上，予以充分體現，從而激勵并促進檔案管理人員的整體業務水平和業務素質的提高。

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一、建檔的主要目的

（一）科研成果建檔是高校檔案工作的重要組成部分，是實施產、學、研三結合的重要工作內容。對科研檔案進行規范化管理是提高教學科研整體水平、完善科研管理工作的必要條件。

（二）分時段、分類別、系統收集我院教職員工科研成果，并進行統計分析，為學院及上級領導機關準確、有效地提供相關信息作好基礎工作。

（三）對科研成果的全面收集、系統整理、歸檔保存、建立調檔、提檔、保密等管理條例，是有效、充分利用科研資源，實施科研成果轉化的有力措施。

二、科研檔案管理原則

（一）我院科研檔案實施院、分院二級建檔，由科研處統一管理。

（二）凡分院（部）建檔的材料均需上報一份給科研處。科研處負責全院科研檔案的收集、整理、分析。各分院（部）負責本分院（部）的科研成果建檔管理工作。

（三）科研成果以保存原始材料為主，至少應有成果的復印件。

（四）應盡量分時間、分類別、分對象按照本單位的特點設立建檔項目，做到完整不漏，分類清晰、簡明易查。

（五）考慮到檔案的變化情況，要實行靜、動結合的檔案管理模式，年內要動態地不斷修改充實原有檔案，年終都要綜合整理核查一次后歸檔靜態保存，任何修改都要履行嚴格審批手續后方可進行。

（六）科研檔案管理應遵循保密原則。凡屬保密的科研成果必須履行嚴格的審批手續方可調閱或借閱，原則上禁止外借。

三、科研檔案歸檔范圍

凡具有指導性、理論性、學術性、技術性、應用性、科普性、檢索性的文、理、工、藝等領域的文章、論文、有學術價值的自編教材和實驗報告、專利及教學科研成果的系統資料均屬重點歸檔范圍，具體作如下分類：

（一）科研文書檔案

1．上級機關有關科研工作文件、通知。

2．本院（分院、部）科研管理條例、制度、辦法。

3．本院（分院、部）科研工作文件、工作計劃、總結。

4．本院（分院、部）科研成果的統計分析資料。

5．科研項目的申請及批復。

6．科研成果的評審結果和獲獎情況登記。

7．科研學術活動審批存單。

8．科研項目、學術活動、財務核算清單。

9．本校教職員工在各類學術組織任職情況。

（二）科研信息檔案

1．國內外相關專業的科研動態。

2．國內外高校管理及教育研究動態。

3．高等職業教育專業設置、課程改革、學科建設、產學研結合動態。

4．全國職業本科院校系列學術交流活動動態。

（三）科研成果檔案

1．有一定學術價值的自編教材、實驗指導教材和實驗報告的原稿或印制品。

2．已出版的著、譯作或主要部分的復印件。

3．國內外各類報刊上發表的論文、文章的復印件（包括刊物封面、目錄、英文目錄、正文、英文摘要、封底）。

4．在省級以上各類學術會議上發表的論文復印件。

5．獲省級獎勵多媒體課件。

6．各類相關科研的省市級以上的獎勵證書獎品原件或復制品、照片

7．專利證書、編文證書復印件。

8．科研成果轉讓協定書復印件、成果利用或推廣的使用資料。

四、歸檔要求和程序

（一）歸檔材料由個人或項目組負責人收集提供，材料必須真實可靠，最好提供原始資料。

（二）歸檔資料紙質要優良，字跡要清晰，嚴禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫，紙張規格統一為16開（或A4）書寫紙。

（三）歸檔材料必須一年進行一次系統整理，按卷、冊、袋、盒組成保管單元系列，并貼上封面標識，由有關人員撰寫好歸檔序言或歸檔說明。

（四）一般成果歸檔一份，重要的使用頻繁的歸檔兩份。

（五）學院科研歸檔材料由科研處第一負責人審核后歸檔；分院（部）科研材料由分院（部）主任審核后歸檔。

（六）檔案要妥善保管，防止泄密和遺失。

五、檔案管理與交接

（一）檔案不僅僅是為了保存，更重要的是為了利用，要充分發揮科研檔案的應用功能，檔案工作者應盡量滿足、方便利用者的需要。

（二）檔案主要為校內教師和職工服務，一般不對外。

（三）調檔或借閱要經過主管部門領導批準后辦理調檔或借閱手續，并在規定時間內迅速退還，不得拖延。

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改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質檔案的優缺點

（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。

（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。

三、結束語

在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009(29)：12-13.

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高校科研管理是高校管理工作的重要組成部分。科研檔案是科研部門及科研工作人員,在科學研究過程中,經過一定整理,具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著高等院校科研水平的不斷提高和科學技術的飛速發展,高校科研檔案作為重要信息資源在教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用,促進了學校教學和科研工作的可持續性發展,成為高校事業發展不可缺少的重要部分。因此,如何有效進行科研檔案管理成為學校管理工作的一個重要課題。

一、重新界定高校科研檔案的歸檔范圍

借助于檔案,我們能夠更好地了解過去,把握現在,預見未來。因此,界定科研檔案的歸檔范圍就顯得尤為重要。科研檔案具體可以包括:科研課題管理檔案、科研文書檔案、科研成果檔案等。在整理科研檔案中要堅持成果性和記錄性并舉,可用成果價值是保存它的重要原因和主要依據,而記錄性則強調其完整性、憑證性。有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學校科學技術研究發展的現狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。在科技加速進步的進程中,檔案管理應不斷豐富高科技實用信息,不斷拓寬檔案的利用范圍,集中各方面信息,加以利用整合,形成良性循環。因此,積極界定高校檔案工作范圍,以科學的態度管理該項工作,是十分緊迫的任務。

1.高校科研課題檔案

科研課題材料檔案是科學研究實踐活動的直接表述。主要包括:科研準備階段中的科研課題申請書、審批文件、任務下達書、項目計劃書、開題報告、調研報告、方案論證等材料,研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料,總結驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果,獎勵申報材料及審批材料構。后兩個階段中的材料是科研檔案存檔的主體。

2.高校科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄,包括科研計劃、科研總結、學校制定上級管理部門下發的科研管理文件、各項科研管理制度,以及課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策,并有計劃地、有順序地進行課題申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據,也是科研檔案的重要部分,對科研管理工作起到很好的指導作用。

3.高校科研成果檔案

科研成果主要包括科研年度統計表、教師公開發表的學術論文、編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等。科研成果是檢驗高校科研實力的依據之一,因此,科研成果檔案管理在科研管理中也占有重要的位置。

二、提高科研檔案管理人員的歸檔意識和服務意識

這就要求加強科研檔案管理人員的自身建設,使其認識到科研檔案管理要開闊思路,著眼于由內轉向外,擴大科研檔案資源共享,參與科研活動,及時了解和掌握科研第一手資料,確保科研檔案質量。同時,還要增強工作責任感,以認真負責的敬業精神和良好的職業道德,面向本單位、社會,主動為學校、教師和科研人員提供有價值的最新的科研動態和信息,利用各種服務途徑傳遞科研檔案管理信息,為科研人員提供優質的、全方位的科研檔案服務,為科研檔案工作開創新局面。

三、加強檔案信息化建設,使科研檔案管理規范化

科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映,又不僅僅局限于某一項科研課題或者科研成果。它是課題及成果之間、學科與學科之間的綜合反映,因而就形成了科研檔案的四個特點:專業性、系統性、集體性、階段性。為了規范科研檔案管理工作,必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規定的“完整、明確、系統、安全有效利用要求”歸檔,避免可能造成大量科研檔案材料零散在外的現象出現。為此,必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來,走實現科研工作與科研建檔兩者協調統一的發展道路,建立合理的歸檔程序,掌握科研檔案管理工作的規律,保證高校科研檔案的準確、完整、系統,最終使高校科研檔案工作走上科學化、規范化的軌道,提高科研檔案歸檔的質量和效率。

在現代科學技術快速發展的今天,檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,查閱起來既耽誤時間又浪費人力。盡管目前多數高校科研檔案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄輸入,科研檔案規范化管理無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發揮檔案網站的作用,依托計算機和網絡技術,實現科研檔案管理的電子化、網絡化,將現代辦公技術與科研檔案管理相結合,運用計算機、光盤、復印機、多媒體等先進技術和設備參與到科研檔案的收集、整理及加工各種科研檔案資料的工作中,從而實現科研檔案管理的規范化、標準、系統化。

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醫學科研檔案是指在醫學科研中形成、具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式載體并經過立卷歸檔的文件材料，是醫學科研活動的真實記錄，是一項重要的信息資源，是醫學科研單位的寶貴財富。用科學發展觀指導醫學科研檔案管理，對于充分發揮醫學科研檔案在醫學科研創新中的作用，對提高醫學科研水平具有重要的意義。

1醫學科研檔案的特殊性

醫科院科研檔案是在實施科研過程中的真實記錄，它真實記錄了一項研究課題從選題、設計、實施（實驗）、鑒定、報獎到成果轉化的全過程，而這個過程都要經歷一個時間長（如我院的DNA檢測、雷公藤等科研項目，歷經多年研究）、內容多、范圍廣的過程；雖然一般的課題都是按專業來進行的，但由于大量的新科技不斷應用于醫科院科研領域，使得一項科研課題的完成可能是多學科的綜合與多部門的協作，這就決定了科研具有連續性強、周期長、專業性強、綜合性強、協助多的特點，這一特點必然使得其檔案具有形成分散、周期長、成套性強、載體形式多樣且數量大等特征。

2醫學科研檔案質量存在的問題

醫學科研檔案形成的分散性特征決定其收集困難，多數科研課題從立項到完成周期較長，文件材料在分期分階段中零星產生。一些課題由若干人或兩個以上單位組成課題組，他們可能來自不同的專業、不同的部門（單位），在各自的崗位分散從事著共同的任務，零星產生著文件材料。由于時間長、人員分散，加上有的科研人員在科研檔案管理方法和意識上較為欠缺，沒有保管科研材料的有效辦法和良好習慣，易造成檔案材料的遺失，從而導致檔案材料收集的不齊全。在課題研究實驗階段，容易發生實驗記錄、實驗報告、計算材料、關鍵核心文件質量參差不齊的現象，容易發生沒有詳細的科研背景交代材料和實驗記錄不完整、不系統，有的對實驗目的、結果、步驟、方法等記述不清楚或殘缺不全，有的沒有按要求進行涂改、修正，隨意性大，缺乏統一的記錄和規格標準。

醫學科研檔案專業性強、綜合性強的特點，決定了課題文件材料無法用一個簡單的范圍去框套，對歸檔范圍的確定不盡明確詳細、不便操作，從而影響科研檔案的準確性、系統性。

部分科研人員過分強調保密的需要，不愿上交全部文件材料，從而使一些關鍵技術、核心技術的文件材料無從收集；此外，科研項目鑒定、報獎材料與檔案歸檔材料要求的不一致，即科研鑒定、報獎只需來源性材料、鑒定性材料，而一項課題從立項到結束這一過程所產生的凡屬于科研檔案歸檔范圍的均要歸檔，也是造成核心部分技術資料缺乏的原因。

3提高醫學科研檔案管理質量的對策

3.1采取定期收集和隨時收集相結合的方法強化管理

針對科研課題文件材料產生分散的特點，強化科研檔案工作收集是有效的管理方法。如采取提前介入和全程跟蹤等措施，在課題開始時即建立檔案跟蹤袋，規定統一的記錄用紙等，要求課題組嚴格按照要求做好記錄、收集、歸檔工作，并定期檢查，全程跟蹤；建立課題負責人立卷歸檔責任制、申報建檔審批制及歸檔保證金制度，即明確課題負責人為立卷歸檔第一責任人，在科研課題完成鑒定之前，如果沒有歸檔證明，則不予驗收、不予鑒定。通過以上措施，讓科研檔案的收集歸檔成為科研活動的一部分，成為科研人員的自覺行動，從而從根本上確保科研檔案材料的收集齊全。

很多科研課題由來自不同部門的人在各自的崗位來進行，如不及時將散存于個人手中的實驗材料進行收集，很容易遭到自然或人為的毀壞，導致科研材料破損甚至丟失，不利于科研檔案的收集。因此，課題開始時，檔案管理部門應會同科研管理部門及課題負責人，根據該課題的研究特點，對其各個階段所應形成的各類科技文件材料進行詳細劃分，明確收集的要求、時間、份數，并在課題組指定一名資料專管員，負責收集、整理科研各階段所應形成的各類科技文件材料，在每一階段完成時，將該階段所產生的科技文檔進行收集整理。

除了定期收集歸檔外，還可以采取隨時收集的方法。如立項文件、學術論文、查新材料、驗收鑒定等與科研項目有關的其他材料都可隨時收集。

3.2 明確該課題的具體歸檔范圍

針對科研課題文件產生的專業性特點，及科研課題文件產生的情況，全面確定歸檔范圍。檔案部門要根據國家檔案局等部門關于科研檔案歸檔范圍的規定，結合本單位科研人員從事的專業和研究方向，廣泛征詢有關部門和人員的意見，區分專業制定歸檔范圍，特別是要把不易歸檔的關鍵技術、核心技術的文件材料列入歸檔范圍。在每個課題開題之前，會同有關人員明確該課題的具體歸檔范圍。

科研課題文件材料歸檔缺少關鍵及核心技術材料，很大一部分屬“人為”障礙因素，針對這一“人為”原因，要提高科研人員的檔案意識，不斷強化科研人員對科研材料的積累歸檔行為，讓其明確科研材料歸檔是科研人員的職責和義務，建立健全對科研人員的監督約束機制。一是要建立科研考核機制，用目標責任書加以督促。要把科研課題文件材料的歸檔納入科研人員年度考核，并簽訂責任狀，年終由檔案部門進行考核評分。二是把好課題研究參與人員的歸檔情況的審查。調動人員所經手的課題如果已結題，必須整理歸檔，如果課題尚未結束，本人必須做好材料移交工作。

3.3 實行科研工作和建檔工作同步管理

一份高質量的科研檔案不是單純的材料堆積，而應能準確、系統、完整地反映出科學技術研究活動的相關過程和具體成果。在遵循醫療科技檔案管理原則的基礎上，應從立項指導、中期檢查、參與驗收、審核鑒定四個方面對科研活動進行全程跟蹤管理。科研檔案工作是科研管理工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，必須納入研究機構的科研計劃、規劃、管理制度和有關人員職責范圍之中，與計劃管理、成果管理等工作緊密結合，實行科研工作和建檔工作同步管理。即下達計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、評審科技成果與驗收、評審科研檔案同步；申報科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。