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財務檔案管理的科學有序對于工作者來說是至關重要的，業務人員通過核查與對證財務檔案，去整理與思考財務在各項學校工程投入中是否合理，從而總結經驗，將每一筆財務發揮出最大的用處，節約成本，提高工程效率。因此本文對于高職財務檔案管理的問題、重要性、目前現狀進行了探討。

一、 高職財務檔案的重要性

財務檔案的重要性可謂是家喻戶曉，國家為了保護與規范檔案管理工作，制定了專門的規定與法律，可以看出財務檔案管理工作在社會生活中占據著重要的地位。在高職學校中，財務檔案管理的科學精確，可以給學校帶來很大的方便快捷，降低成本，提高工作效率。檔案管理中財務檔案作為其中重要的組成部分，包含了各項財務開支、活動計劃、經營管理有關的經濟財務，是工作單位活動計劃的資本，高職財務檔案中涉及學校校園的建設、教學設備、實驗器材等學校規模建設的開支。

（一）高職財務檔案是以往經驗的總結

財務檔案是對以支出財富的記錄，是工作的匯總，財務檔案通過利用賬本將工作中財務支出的賬單記錄下來，供工作人員參考，通過觀看賬務檔案討論各項財務支出是否合理，計劃高職學校工程項目與教學中的資金投入，可以科學合理的使用教學資金，通過科學有序的管理財務檔案，使財務檔案發揮出最大的作用，提高辦理業務的效率。

（二）高職財務檔案是外部人員檢查財務的基礎

現代化進程的加快，帶動著學校的建設規模在不斷擴大，校園基礎設施的不斷完善，使高職學校的建設投入資金也在不斷的增加，拉近了學校與社會的經濟往來，學校在校園的建設、教學設備的引進、圖書館的建造中涉及到國家資金、銀行信貸有關的財政業務，使其國家、銀行公司對于學校的財務情況更加的關注，當國家和銀行公司的業務人員想要了解學校的財務資金支出與收入狀況時，財務檔案起到了重要的作用，它是獲取外界信任的憑證。因此科學的財務檔案管理可以幫助學校加大建設、引進資金，加強與外界的交流往來，從而獲取外界的幫助與信任。

（三）高職財務檔案是以往歷史工作連續性的記錄

在高職財務檔案管理中，會有一部分財政事務是發生在許久之前，跨越了多個年度月份，經手了多個財務人員，例如，學校對于教學設備的投入、教學用品的采集、活動的開支是持之以恒的，財務人員對于這種連續性較強的業務進行記錄時，應該擁有著清晰的思路，規范化的財務檔案管理，這樣不但可以方便快捷的了解到業務的進程而且可以提高了外界的信任，減少工作中的失誤。

（四）高職財務檔案是經濟糾紛的重要憑證

各項工程在實施與調查中，避免不了的會出現經濟糾紛的問題，財務檔案作為經濟糾紛的重要憑證起到著至關重要的作用，它幫助業務人員提供財務證據，解決財政糾紛與項目資金的核對，可以看出財務檔案管理的重要性，當工程中遇到財務問題時，財務檔案可以作為最好的憑證幫助工作人員解決問題，是最好的語言工具。因此財務檔案管理的是否科學、賬務記錄的是否清晰明了、邏輯結構是否合理有序，將直接關系到經濟糾紛的解決結果。

二、 高職財務檔案管理的目前現狀

（一）財務檔案管理意識較弱

財務檔案管理的模式體現在賬目的記錄、數據報表、工程開支預算的管理上，主體體現在文書本冊的使用，而對于網絡傳達的數據文件，財務檔案管理還存在著很大的不足，面對網絡簽到的財務協議，系統的不完善、管理的不恰當，就會導致數據的丟失，從而造成經濟財務問題，引起糾紛。

（二）財務檔案管理流程不規范

雖然財務檔案管理擁有嚴格的管理要求，但是如果財務人員對于這方面了解不足夠，對于財務檔案的管理不科學，順序凌亂，就會導致財務檔案數據冗雜，記錄不清晰，造成財務檔案管理的滯后性，從而使數據缺失、遺漏，造成很大的損失。

三、 加大力度，提高財務檔案管理水平

（一）領導加強管理，提高檔案管理意識

高職財務檔案管理是非常重要的，然而想要提高檔案管理意識，領導應該加強管理工作與調查，及時發現檔案管理中存在的不足，加強改進與監督，制定出促進檔案管理規范的規章制度，通過指導與監督加強檔案管理意識，從而提高工作人員的業務職能，提高檔案管理水平，深入認識，促進檔案管理的科學性和有序性。

（二）財務人員應提高自身素質，加強檔案管理水平

首先，財務人員應該掌握較高的技術職能，面對冗雜的數據財務信息時，保持清醒的頭腦，合理有序進行財務的檔案記錄，從而加強檔案的管理水平，面對網絡的財務數據信息，財務人員應該加大關注力度，培養網絡與文體數據財務記錄相結合的職業意識，把財務檔案管理的更加清晰明確，從而促進學校更好更快的發展。

財務檔案管理的科學有序，不但可以提高業務人員的工作效率，而且可以在與外界發生糾紛時做為重要的憑證，因此業務人員應該加強檔案管理力度，遵循檔案管理的規章制定，提高財務檔案管理水平，促進高職學校不斷發展，校園設施更加完善的建設與不斷的發展。

參考文獻：

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當前，國家財務部門對高校的內部控制規范建設做出了明確的規定，高校應該積極響應財務部門的號召來建設內部控制規范。高校財務會計檔案管理是財務管理的重要內容，在學校的內部控制建設中也具有非常重要的作用，成為了高校內部控制的重要防控對象。但是，從實際的高校財務會計檔案管理的現狀來看，內控現狀不容樂觀，這就要求高校要引起高度重視，要積極探索有效的策略來做好內控制度的建設。

一、高校財務會計檔案管理對內部控制中的重要性

高校財務會計檔案是指會計核算過程中產生和接收的會計資料，包括各種圖表形式、文字形式的資料，能夠有效反映高校的經濟業務事項。1.高校財務會計檔案在內控過程中的重要性。內部控制建設在高校的財務會計檔案管理中具有非常重要的作用，財務會計檔案在高校的內部控制建設中也發揮著非常重要的作用。財務會計檔案本身形成的過程就能夠有效體現內部控制，財務檔案客觀記錄了高校財務管理等各種經濟活動，全面覆蓋了各類經濟活動的全過程，無論是預算管理、事中核算還是事后的決算、對賬，記錄都非常詳細，并且檔案具有嚴肅性和真實性，不能篡改。因此，會計檔案形成過程的本身就體現了內部控制的過程。2.高校財務會計檔案管理體現了內部控制的原則。高校的財務會計檔案管理過程中體現了內部控制的原則，行政事業單位響應國家財務部門的號召，注重內部控制，在實施內部控制的過程中要遵循重要性、適應性、全面性和制衡性的原則。因此，在具體的內部控制實施過程中，要對所有的經濟活動和業務事項進行全面的控制。同時，要記載各種具有保存價值的圖表、文字等會計資料，這凸顯了全面性和重要性的原則。在不同的社會背景下，高校的財務會計檔案管理要采用不同的方法和模式，例如，在當前信息技術不斷發展的背景下，高校的財務會計檔案管理也出現了一定的改變，財務會計檔案的記載方式也更加先進和科學，這就體現了內部控制的適應性原則。3.內部控制方法指導高校財務會計檔案管理。內部控制方法中對財務會計控制做出了明確的規定，指出行政事業單位要建立完善的財務管理制度，建設會計機構，不斷提升相關工作人員的業務水平和工作技能，落實會計人員的崗位責任制度，并對會計的基礎工作做出規范，重視會計檔案管理工作，并對會計憑證處理、財務會計報告處理以及會計賬簿處理程序做出了明確的規定。高校財務會計檔案管理本身就是內部控制的一種重要途徑和方法，這就要求檔案管理要確保質量，保障所有的會計資料都是準確和客觀的，這樣才能真正落實高校的內部控制。因此，高校內部控制的方法對高校的財務會計檔案管理有重要的指導作用，能夠為高校的財務會計檔案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、當前高校財務會計檔案管理內控存在的不足

1.沒有正確認識到高校財務會計檔案管理的功能。高校的財務部門在高校中具有非常重要的地位，可以說高校所有重要功能的體現都離不開財務部門，無論是科學研究還是人才培養過程中，財務部門都發揮著非常重要的服務作用，是高校的核心部門之一。但是，從實際的情況來看，大部分的高校財務人員都將工作重點放在和財務相關的工作上，包括財務預算、核算和決算等，但是卻沒有充分認識到檔案管理的重要性，對會計檔案的認知程度不夠，這樣就導致在財務會計檔案管理過程中投入的精力和時間比較少，沒有對會計檔案進行有效的管理，領導層和相關的檔案管理人員的檔案管理意識比較薄弱，這和高校的內部控制建設的要求不相符合。2.高校會計檔案管理系統有待升級。近年來，隨著我國高等教育的普及化，導致很多高校都在不斷擴招，學生數量越來越多，高校的各種經濟活動也越來越多樣化。所以，會計檔案的資源信息也在日漸增多。當前，高校的會計檔案管理系統主要是針對以紙質為載體的檔案信息和數據進行管理，隨著信息技術的不斷發展和進步，這種落后的會計檔案管理系統凸顯出很多的問題和不足，無法對海量的數據存儲進行處理。近年來，內部控制規范建設也在不斷進步，財務核算系統也正朝著電子化建設的方向發展，由于信息技術的介入，導致檔案信息的儲存介質也變得更加多樣化，而當前高校使用的會計檔案管理系統和其他部門的信息化管理系統還很難實現兼容，存在著信息孤島和兼容性的問題。不僅如此，高校會計檔案管理系統在電子存儲方面還具有一定的提升空間，在對紙質會計檔案進行存檔時雖然比較穩定，但是，對于紙質會計檔案的利用和查詢具有較大的難度。內部控制規范建設工作需要查詢大量的賬目，當前的高校會計檔案管理系統還很難實現，這就要求要采用電子查詢系統，發揮電子查詢系統的功能和優勢來快速檢索大量賬目，同時還可以調取打印已經成像的原始憑據，并且對于電子檔案還能夠進行加密，能夠確保電子檔案的真實性和可靠性，這就要求會計檔案管理系統要及時升級。3.高校會計檔案管理缺乏健全的制度。當前，大部分的高校會計檔案管理都歸于獨立的檔案管理部門，但是，由于會計檔案管理對管理人員的專業性要求比較高，所以檔案部門對會計檔案的管理只是流于形式，真正來對會計檔案進行管理的還是財務人員。財務人員對會計檔案進行管理時，一般是以我國的會計檔案管理法來開展工作，高校自行制定的會計檔案管理的制度比較少，這就導致了高校會計檔案管理缺乏健全的制度的情況。高校的財務工作具有特殊性，并非是純粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的會計檔案管理在實際的工作中，不知道是按照行政會計來執行還是按照企業會計來執行，陷入了兩難的境地。由于高校財務檔案管理的特殊性，導致高校對會計檔案的存檔內容以及檔案的保存標準都做出了獨立的規定，而很多高校并沒有結合自身發展的具體情況，來制定健全的財務會計檔案管理的制度，最終導致了會計檔案管理出現各種問題。4.高校會計檔案管理人員的管理水平有待提升。高校會計檔案管理對管理人員的專業化水平要求比較高，但是，從實際的情況來看，部分高校財務部門并沒有專業的會計檔案管理人員，并且也只有極少數的高校在財務部門設置了獨立的檔案管理科室，和其他的業務科室相比，會計檔案管理受到的重視不夠，缺乏專業的會計檔案管理人員，很多都是勤工助學的人員或者是其他部門的人員來兼職，導致會計檔案管理的專業化水平比較低。近年來，隨著信息技術的不斷發展，檔案管理也朝著數字化的方向發展，這就對會計檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于會計檔案管理人員的專業化水平比較低，導致會計檔案的信息化建設和數字化管理難以實現，不符合內部控制建設的要求。

三、高校財務會計檔案管理的內控制度建設

1.重視會計檔案管理的內控建設。高校要對會計檔案管理的內控建設給予高度重視，深刻認識到內部控制貫徹在會計檔案管理全過程的重要性和必要性，重視預算管理，并在預算管理的過程中做好各項經費預算，結合高校往年的情況以及當年的工作計劃和活動計劃來做好預算。在分配經費預算時，一定要將會計檔案管理中的各項必要的支出都充分考慮進去，對于系統維護、設備添置以及平臺建設等各項工作都要做好充足的預算，確保基本建設有充足的經費，建立經費內部控制的有效機制。制定會計控制內控的規范，并建立健全的會計檔案管理制度，以制度為導向，讓各項檔案管理的相關業務都能夠有章可循。高校可以結合最新的會計檔案管理辦法來制定會計檔案管理制度和辦法，同時，也要結合高校的實際情況來進行調整，詳細規定會計檔案的入冊、登記、保管和交接等一系列的工作，形成系統、規范工作流程，通過有效的會計檔案管理機制來促進會計檔案管理工作的科學性和有效性。2.會計檔案管理實現專人專管。高校會計檔案管理的專業性比較強，因此，應該由專門的人員來進行專業管理。高校要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業務科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業的會計檔案管理人員來審核業務科室提交的原始數據，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應該由專業的人員來進行專管，各個環節的專業管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結合會計檔案的管理制度來完成對應的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環節的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質完成對應的工作。3.做好會計檔案管理的組織建設。高校會計檔案管理的內部建設離不開好的組織建設，在會計檔案管理的過程中，如果管理的層級比較多，那么將會導致管理的力量分散，會嚴重影響管理的效果。當前，高校會計檔案在管理過程中，檔案職能在業務科室，在管理過程以及傳達指令時要經過科室來進行轉達，這樣就導致了會計檔案管理的執行力比較分散。內部控制制度具有制衡性的特點，要按照制衡性的原則來進行管理，而會計檔案的管理當前功能不獨立，沒有形成平等的關系，這樣業務科室容易對會計檔案管理職能造成一定的影響，使得會計經濟活動等的相關數據和信息很難客觀記錄下來，影響了會計檔案的真實性和可靠性。針對這種情況，就要求高校會計檔案要獨立設置科室，由會計管理部門直接領導，會計檔案管理功能科室應該和預決算功能科室、會計核算功能科室、收費功能科室以及資金管理功能科室等形成平等的關系，相互之間能夠平等制衡。4.以內部控制原則來規范會計檔案管理。在高校的會計檔案管理過程中，一定要嚴格按照內部控制的原則來對會計檔案的管理進行規范，尤其是要針對會計檔案保管和查閱做好規范。高校要建立專門的會計檔案管理科室，并選擇2～3人來做好會計檔案管理的專職工作，會計檔案保存和查詢有專門的人員負責，建立臺賬，會計檔案的查閱都要做好登記備案，建立對應的臺賬和查閱制度流程，想要查賬要先提交申請，經過財務管理部門的人員簽字之后才能查賬，并且只能在檔案室查賬和拍照，以此來確保會計檔案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要經過內部授權審批才能執行，會計管理相關的負責人同樣需要簽字，并且要約定好歸還的時間，使用完之后一定要及時歸還。會計檔案管理人員要對相關的會計檔案進行定期的清點和整理。5.升級會計檔案管理系統，提升管理人員專業素質。要做好會計檔案管理的內部控制，升級會計檔案管理系統和提升管理人員的專業素質是基礎。因此，會計檔案管理部門要對檔案管理系統進行升級，使其和財務核算的平臺能夠相適應，將數字存儲技術、數字成像技術、信息化錄入技術以及電子掃描技術等都及時應用到會計檔案的管理過程中，以此來強化內部控制的效果和效率。利用計算機技術來完善存儲設施，不僅要對傳統的紙質檔案進行存檔，同時還應該利用掃描儀掃描原始單據，并進行存檔，這樣在檔案查閱時就更加便捷，只要通過憑證號就能夠快速、準確、便捷地將需要的檔案調取出來。通過電子檔案備份能夠延長檔案的保存期限。另外，還應該提升會計檔案管理人員的專業素質，加強信息化建設，對檔案管理崗位的會計人員進行計算機信息化培訓和會計電算化培訓，不斷提升會計檔案管理人員的綜合素養。

四、結語

當前，高校財務部門面臨著新的挑戰，在內部控制制度的背景下，財務部門要加強對會計檔案的管理工作，將其當成核心的業務，并引入內部控制規范建設來強化會計檔案管理工作，讓會計檔案的管理效率和質量得到顯著提升，以此來適應當前社會的需求和環境變化。

參考文獻：

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二、高校后勤財務檔案管理中存在的問題。

（一）財務檔案管理意識淡薄。

真實的財務信息是單位經營運作情況的真實寫照，財務檔案管理工作將各種財務信息進行收集、匯總、整理并加以保存，財務檔案成為單位管理層進行科學決策的重要參考依據。但有些單位對財務檔案管理工作的認識程度不夠，在具體的管理工作中對財務檔案管理工作在人員配備及財力支持上都嚴重不足，在管理過程中大量的財務資料被忽視了，導致重要的財務信息資源被遺失。與此同時對財務檔案管理工作的不規范，導致了財務信息資料容易發生丟失、損毀。單位內部財務檔案管理意識的薄弱嚴重影響了財務檔案管理工作的發展。

（二）財務檔案管理人員業務水平不高。

高校后勤基本沒有專職的財務檔案管理人員，大多數是由會計人員兼管，只是憑借會計的經驗進行管理，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，導致對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，不懂得檔案的基本操作規程，使得整理出來的財務檔案案卷質量不高、裝訂不規范、分類不科學。

（三）財務檔案歸檔工作不規范、歸檔內容不全面。

財務檔案歸檔工作應當依據具體的工作規范實施全面歸檔，確保能夠對財務信息進行全面具體的管理。高校后勤財務大多應被列入財務信息，歸檔內容僅局限于憑證、報表，缺乏對單位從事經營活動的各種文件、合同的整理、歸檔與保存。因此，財務檔案管理工作在管理內容上有待進一步規范。

（四）財務檔案管理工作的基礎設施不完善。

財務檔案管理工作應配有專門的檔案室，用于單位財務檔案信息的存儲，某些單位的檔案室環境非常差，陰暗潮濕，安全防護措施也嚴重不足，很容易導致檔案發霉、受潮、被盜。從而影響了財務檔案管理工作的整體質量和效果。

三、高校后勤財務檔案管理工作的改進措施。

（一）努力提高財務檔案管理工作意識。

樹立檔案管理工作意識是保障財務檔案管理工作順利開展的重要保障。針對單位內部財務檔案管理工作薄弱這一局面，單位領導、職工都要對財務檔案管理工作有清醒足夠的認識，加強對財務檔案管理工作的重視程度。加強對財務檔案管理人員的監管，在財務檔案管理中逐步培養其工作人員的責任感，保證財務檔案管理工作的各項內容能夠落實到位。

（二）完善財務檔案管理制度。

依據 《會計法》和 《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到本單位工作的整體規劃中，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如 《財務檔案工作人員守則》 《財務檔案移交、歸檔制度》、 《財務檔案保管制度》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案管理工作真正做到有法可依、有章可循。

（三）提高財務檔案管理人員的素質。

高校財務檔案管理人員首先應具有很強的法律意識，挑選文化素質高、工作能力強的人員負責檔案管理工作，并保持人員相對穩定。要對檔案管理人員進行多途徑、多形式的培訓教育，帶領他們到先進單位參觀學習，提高檔案管理人員的實際工作能力，提高他們的檔案管理責任和保密意識，培養他們腳踏實地、嚴謹的工作作風。以適應不斷發展的財務檔案管理工作。

（四）全面了解高校財務檔案歸檔的具體內容。

隨著高校后勤管理職能不斷延伸，其業務范圍也相應擴展，除了基礎工作的記賬、報表外，還應更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略甚至沒有搞清究竟對哪些相關資料進行收集、整理、歸檔，給以后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。高校后勤財務檔案歸檔的具體內容有：

1、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；2、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產賬、輔助賬、其他會計賬簿；3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；4、其他 類：銀 行 存 款 余 額 調 節 表、銀 行 對賬單、其他應 當 保 存 的 會 計 核 算 資 料、會 計 檔案移交清冊、會 計 檔 案 保 管 清 冊、會 計 檔 案 銷毀清冊；5、電算化會計檔案類：存儲的會計憑證、賬簿、報告等，包括U盤、移動硬盤等；6、每期定作的數據庫備份；7、財務軟件升級前的數據庫備份；8、每年一次的經系統管理員簽字的系統管理維護記錄本；9、所有版本的系統、網絡、數據庫、軟件；10、其他應該存檔的有關資料或數據。

除以上內容外還應涵蓋后勤企業各種票據領用的登記記錄、各種經濟合同、相關文件、資產評估報告、驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等多項內容。

（五）加強財務檔案信息化建設。

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會計核算專業資料具體包括會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類和其他類會計核算資料，而這四大類資料就構成了會計檔案的全部范圍。眾所周知，會計檔案不僅僅是會計活動的產物，同時也是記錄和反映經濟業務的重要史料與證據。所以，保管好會計檔案可以方便在必要的時候進行查閱和審計。而在高職院校當中的會計檔案有以下幾類：

會計憑證：是一種記錄經濟業務和明確經濟責任，并且按一定格式編制的據以登記會計賬簿的書面證明。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業務最初發生時就馬上填寫的書面證明，包括如飛機票、火車票等外來原始憑證或借款單、工資發放明細表等自制原始憑證。而記賬憑證則是以原始憑證為依據，作為記入賬簿內各個分類賬戶的書面證明，如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。

會計賬簿：會計賬簿具有一定格式并且由相互聯系賬頁所組成，是通過序時、分類等方式全面的記錄一個單位經濟業務事項的會計檔案。連接會計憑證和會計報表的中間環節就是設置和登記會計賬簿，做好會計賬簿的工作對于加強經濟管理具有非常重要的意義。

財務會計報告：是指高職院校對國家上級主管部門提供的反映單位某一特定日期財務狀況的書面文件。包括資產負債表、收入支出表、財政補助收入支出表和附注等。

其他：包括上級主管部門下發的有關財會文件，高職院校內部制定的有關財會部門的制度文件和銀行存款對賬單、y行存款余額調整表、國庫統一支付對賬單、會計檔案移交清單和會計系統支持軟件及密碼等。其他類會計檔案也是高職院校會計檔案的重要組成部分，而這部分會計檔案也常常與文書檔案相混淆。

會計檔案的重要性

會計檔案是單位總結經驗、確定責任事故、分析和判斷事故原因、打擊經濟犯罪的重要依據之一。單位可以通過會計檔案所提供的過去經濟活動史料。對本單位進行經濟前景預測，并由此預測作出實際經營決策，進一步編制相關財務、成本計劃。鑒于會計檔案的重要性，《會計檔案管理辦法》第四條規定，各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防損毀、散失和。

會計檔案管理問題

對會計檔案的重要性認識不夠。有領導和財務人員對會計檔案的管理不重視，沒有充分認識到會計檔案承上啟下的重要作用，人為不重視的觀念是導致會計檔案管理混亂的首要原因。領導對會計檔案管理的忽視容易造成會計檔案管理人員在管理會計檔案時疏忽大意，沒有做好相應的管理和保密工作，使會計檔案的管理雪上加霜。

會計檔案的鑒定銷毀不及時。目前，全國高職院校所存放的會計檔案大多數都已經超過法律規定的存放年限，應給予銷毀的會計檔案大量堆積，而沒有對會計檔案進行定期清理不僅造成了大量陳年會計檔案的累積，在不利于查閱的情況下也占用了相當大的儲存空間。造成該現狀的原因有以下幾點：責任意識缺失和執行力度的不強，大部分高職院校在會計檔案的管理過程中不愿意銷毀到達存放期限的會計檔案，擔心承擔相關責任；現階段大多高職院校由中專學校升格合并而成，但在合并時大量會計檔案沒有進行及時的清理和銷毀，只是簡單將兩校的會計檔案搬到一起作為合并；上級主管部門和財務部門缺乏相應的監督，致使會計檔案銷毀工作不能如期進行；高職院校領導和財會人員對會計檔案銷毀工作不重視。由于銷毀會計檔案不僅要承擔相應責任，也需要消耗大量人力物力財力，而有點領導會認為不能銷毀上個領導任期所產生的會計檔案，避免承擔責任耗時耗力。

會計檔案管理問題的解決措施

會計檔案管理人員方面：會計檔案管理人員平時應積極主動宣傳相關會計檔案管理法規，通過潛移默化的宣傳加強財務工作人員和相關領導對會計檔案管理的重視度，盡早將會計檔案管理工作納入工作指標當中。同時會計檔案管理人員也應當積極提升自身職業修養素質，參與培訓，做好對會計檔案正確分類、立卷、銷毀等管理工作。

高職院校單位方面：不僅僅是會計檔案管理人員，從全單位和領導的角度上來看，也應當自上而下的加強對會計檔案的管理重視，設置專門管理會計檔案的崗位，劃撥固定的會計檔案室，做好檔案室的設施工作，包括防潮防蟲等。

加強對會計檔案重要性的宣傳力度。通過宣傳學習提升財務人員對會計檔案重要性的理解和認識。多舉辦培訓班，提升會計檔案管理人員素質和財務人員職業能力，確保會計檔案的正確管理。

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在當今新的經濟和社會發展形勢下，傳統的簡明化事業單位財務檔案管理已不適用于漸趨復雜和系統化的財務信息機制，對于資金的使用和賬目明細也逐漸顯現出多維化和多方面的特點，因此，對于財務檔案管理工作的要求也就越來越嚴格，換言之，事業單位的財務檔案管理工作也越來越重要。

由于目前我國仍處于發展階段，在步入現代化國家行列的過程中無疑需要大量的資金和技術投入。近年來，盡管我國的總體經濟水平與日俱增，人民生活水平也有所提高，但在一些細節化和子系統化的工作上仍然存在著一些問題。在這樣的背景下，事業單位的財務檔案管理工作不斷得到重視和重新編制，為單位整體發展提供了參考數據和資料，為財政工作整體發展提供了一個效率保證。

（二）防止亂象叢生

對于事業單位而言，大部分的財政撥款都是為了履行公共職能或是國家職能，因而需要在資金進出流程上嚴格把關。然而，從長期以來的事業單位財務管理來看，始終存在著資金挪用和浪費等現象，這是缺乏科學管理的結果。因此，有了體系化規范化的財務檔案管理則能夠防止資金挪用等亂象的出現，防止相關人員偏離正軌，保證國家財政資源不受浪費。

二、現今事業單位財務檔案管理存在的問題

（一）財務檔案管理人員素質偏低

現代化的許多工作都強調人和理念的結合，財務管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務檔案管理人員的綜合素質偏低，法律意識薄弱，對于現行的相關檔案法律法規和財務管理規定抱著無所謂的態度。同時，在管理工作的細則規定上也存在著法律不健全、執行力度不夠等問題，這兩部分的結合造成了財務管理工作中普遍存在作假和失真的現象。

（二）檔案歸檔工作不規范

財務檔案管理工作是一個注重流程和規范的工作范疇，同時也是一個需要不斷完善和系統化的過程，它對于工作規范和流程嚴謹化的要求是極高的，因而在財務檔案歸檔過程中，及時的記錄和規范化的檔案編號編輯是尤為重要的，亦是做好檔案管理工作的第一前提。有的事業單位在財務管理方面僅憑賬目數據和憑證就對合同等重要文件進行評估，忽視了檢驗報告等重要核驗憑證，沒能做到完全意義上的結合實際情況，編輯隨意化，只是混亂叢生。這種混亂情況不僅使得財務檔案管理失去了原有的規范性，還使得資料失去了參考價值，大大削弱了資料的本能作用。

另一方面，檔案歸檔的不規范還與相關的硬件設施有關，一些單位未能及時建立獨立的檔案管理儲存室，只是檔案歸檔工作與會計審計工作混淆，不僅加大了工作量，還導致原有的財務檔案因為一些不確定性因素而損壞，從而嚴重影響了檔案資料的完整性。

（三）檔案管理信息化程度不高

現代化科技和信息技術已經成為各個工作范疇必不可少的技術工具，事業單位的檔案管理工作自然也少不了信息技術的配合。財務檔案管理失數據和分析的工作綜合，因而計算機可以為工作人員提供分析和計算統計的工具，大大減少工作壓力，通過高技術的數字化掃描和全方位的信息化分析為事業單位的整體發展提供參考資料。這一過程不僅需要時間的投入，還需要大量的資金和技術投入，而從目前的事業單位財務工作信息化程度來看，尚不夠客觀，它是一個長期的過程，必然需要通過采取合理的措施來不斷完善和提升。

三、事業單位財務檔案管理的相關建議

（一）提高工作人員素質

工作人員的素質問題應該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關工作人員的相關技能培訓，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴格要求自己，將規范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習慣。事業單位在充分調動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務管理人員的整體工作流程培訓，培養一批高精尖的財務管理人才隊伍，對于單位的整體發展有利無害。

（二）樹立檔案管理和規范意識

物質決定意識，意識反作用于物質，因而要使得事業單位的財務檔案管理工作達到一個相對穩定的程度，務必要使相關工作人員和管理層人員樹立起端正的檔案管理和規范意識，正確認識檔案管理的重要性，從而在出現突發狀況時能夠鎮定自若，找準癥結，對癥下藥。

（三）合理利用現代化信息技術

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職業院校的財務檔案管理包括了院校財務開支的全部活動資料，是整個財務工作的具體反映和寫照。因此，高校的財務檔案保存可以作為日后研究院校財務狀況的重要憑證，對日后工作人員找尋資料也提供了方便的途徑，大大促進了高校的經濟管理。對于有些財務管理中的問題分析，院校財務檔案中的資料可以作為重要的參考，為事件處理提供可靠地數據資料，節省工作時間，提高效率。還有一些財務分析的工作，需要使用之前的財務檔案，此時數據保存完善的檔案就會發揮重要作用。

對于職業技術學院的財務開支，難以避免會有些問題的出現，挪用公款、支出不合理都是很可能出現的，為了避免這種情況的發生，加強職業技術學院的財務管理也是一種有效的途徑。對財務開支情況進行記錄，能有效的減少不正常財務開支情況的發生，從而加強職業院校的經濟管理。

通過分析職業高校的財務檔案還可以為工作人員工作質量的評定提供參考，在分析過程中，院校財務支出的具體情況都會體現出來，對于各項支出和領導者的決策是否合理，都能夠很明顯的體現出來。而且，職業技術學院通過建立完善的財務檔案管理體系，對于管理過程中的不足和缺陷都能及時發現，并且得到解決，促進財務管理的科學化、完善化。

在職業技術學院教學過程中，一些與經濟管理相關的專業，都需要大量的實踐和案例，與理論教學相結合，促進教學工作的提高。而本職業院校的財務檔案剛好可以作為教學的參考和依據，將實際引用到教學過程中，既為教學提供了大量的真實案例，又促進學生的能力提高，一舉兩得。

二、目前職業院校財務檔案管理中存在的問題

（一）對財務檔案管理重要性意識不夠

通過之前簡述，可知對職業技術學校來說，財務檔案管理有著重要的地位和作用。但是在大多數職業院校中，對財務檔案管理的重視性都不高，一般只重視財務工作的開展，對于具體的證明、數據并不重視，只要求有簡單的證明就可以了，并沒有將檔案管理工作落實到位。在之后的數據、資料整理過程中，大都只使用了財務工作中的簡單數據，并沒有將整個過程的數據收集完整，導致即使檔案管理工作開展落實后，整個資料檔案都并不完整，達不到預期的效果。

對檔案管理工作的重視不夠，從根本上來說，是由于領導者的重視不夠，在職業技術學院中，主要原因就是由于學校管理者對于檔案管理工作的重視不夠。由于管理者不重視該工作的開展落實，所以具體的工作人員更難以將管理工作很好的落實到位。在初期的財務開支證明時就缺乏統一的規范要求，在之后收集資料時，數據也就難以完善。

（二）財務檔案管理工作不夠規范

相關工作人員缺乏專業的知識技能是造成檔案管理工作不規范的主要原因之一。對于財務檔案管理工作，沒有統一的要求，不同的工作人員有不同的處理方法，造成檔案管理工作的秩序混亂，影響檔案管理工作的質量。其次，職業技術學院中沒有設置專門的檔案管理機構，很少有專門負責財務檔案管理的工作人員，大都是由其他職能的工作人員，更容易造成管理工作中的不完善問題。而有些職業院校中，雖然有專門的管理機構，但是由于各部分之間的權責劃分不明確，并且缺乏專業的知識技能培訓，難以對管理工作統一約束。除此之外，資源配置情況也是影響職業技術學院財務管理工作的重要原因，沒有具體的檔案存放地點，信息數據沒有具體的收集、保存途徑，即使工作人員有較好的職業素養，也難以將工作規范完善。

（三）缺乏統一的要求和標準

我國高校的財務管理工作發展較晚，目前還沒有統一的規范標準，所以職業技術學院在財務檔案管理工作中更是難以達到預期要求，將財務檔案管理的有益作用完全發揮出來。有部分職業技術院校雖然對財務檔案管理制定有一定的要求，但是都只在小范圍或者自己學校里實行，并沒有擴展到整個行業，沒有形成有規范的行業標準。

三、規范職業技術學院財務檔案管理

（一）加強職業技術學院財務檔案管理的意識

出于財務檔案管理的重要性，和目前職業技術學院財務檔案管理的意識不強，要重點落實增強職業技術學院對此管理的意識。職業院校要在充分意識到財務檔案管理的重要性的前提下，改變之前對財務支出證明和資料收集的不重視情況，致力于完善院校財務檔案管理體系。先從領導者抓起，引導院系領導者認識財務檔案管理對學校財務支出和日后工作的重要性，建立注重學校財務檔案管理的意識。在學校領導者的帶領下，增強管理工作人員的重視，從而保證學校財務檔案管理工作的重視程度提高和工作的落實，促進職業技術學院的財務開支科學化，促進職業技術學院的經濟管理水平提高。

（二）提高管理人員的專業素養

專業的管理人員不僅能提高財務檔案管理的效率，而且還能保證工作開展的有序和質量，因此，提高職業技術學院的管理人員具有重要意義。財務檔案管理不是單純的一項管理工作，對于工作者還有一定的專業要求，才能保證工作的高效率和高質量。對于從事財務檔案管理的人員應定期的進行技能培訓，保證管理人員的專業能力，同時將要求和標準及時傳授給工作人員及時落實到工作中。對于提出要求的落實情況對管理人員進行考核，保證財務檔案管理的工作人員的專業素養達到標準，保證財務檔案管理能隨著發展不斷進步。

（三）健全院校檔案管理制度

每個職業技術學院，要設立專門的財務檔案管理機制，促進財務檔案管理體系的完善。對于財務檔案管理的支出證明，規定要有詳細的數據說明，既是為了之后檔案收集的便利，也是為了保證職業技術學院的財務支出合理，避免財務問題的出現。在之后的數據收集階段，要將各種資料收集完善，保證數據的真實性。職業學院在建立管理機制的前提下，對于各部門的分工，也要劃分明確，將各個階段的具體工作劃分到部門或者人員，保證每項工作都有專業的負責人。除此之外，對于財務檔案管理過程中需要的資源也要配置到位，檔案存放需要的空間、信息處理需要的計算機等其他資源，都要滿足工作人員的需要。將各部分都要落實完善，保證整個職業技術學院的財務檔案管理制度完善，促進財務檔案管理工作的正常運行。

（四）提高財務檔案管理的信息化

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醫院會計檔案是醫院經濟活動的歷史記錄，它直接反映了醫院各項經濟業務活動的收支狀況，并能為各種經濟責任提供強有力的證據。是對會計憑證、會計賬簿、會計報表等醫院的有關財務會計工作中應當集中保管的重要性資料性文件。

一、醫院會計檔案管理的重要性

隨著經濟體制的改革，我國的醫療衛生事業的深入發展，醫院的管理工作者，感受到了前所未有的壓力。會計檔案可以為管理者提供經濟分析的指標，通過各年度的財務數據分析、業務收支對比，可以了解醫院的發展趨勢，從而為醫院的經濟決策提供強有力的數據依據。醫院的管理者可以揚長避短，充分利用技術優勢，做出適合醫院發展的方針、戰略、決策，更好的為醫療衛生事業發展做出貢獻。因此，加強醫院的會計檔案管理是十分重要的。

二、醫院會計檔案管理存在的問題

1.會計檔案缺乏統一管理，影響保管質量。由于會計檔案具有專業性強、信息量大、查閱頻繁的特點，醫院普遍采用財務部門負責檔案整理和保管，綜合檔案室統一指導、監督和檢查的管理辦法。但是由于各醫院具體情況不同或者由于某些主觀原因，導致會計檔案的管理各自為政，例如財會類、基建類、工會類各管各的，沒有統一歸檔。從而影響了檔案保管質量，給財務管理工作造成障礙。

2.會計檔案的管理沒有引起領導足夠重視。不管是醫院的上級主管部門還是會計主管部門，甚至是醫院的領導，在實際工作中都只關注和重視會計報表的報送質量，而對于會計資料的收集與保管都認為是會計人員的事，而很少過問，更不要說把它納入業務評比的范圍。從我國的實際情況來看，大多數醫院都沒有設置獨立的檔案管理部門，甚至有的醫院沒有專門的檔案管理人員。

3.會計檔案的管理人員缺乏檔案管理知識。醫院檔案管理人員大都是兼職的，或者是即將退休的會計人員。都沒有經過專門的會計檔案管理業務培訓，更缺乏檔案管理基礎知識和操作技能。檔案資料的收集、整理、保管工作不規范，例如沒有及時清理超期限保管的檔案，所有會計檔案都認為責任重大，而全部堆放在庫房，也不愿意主動銷毀。或者，檔案管理人員不負責任，管理不力，從而造成會計檔案重要性資料的缺失，影響醫院財務數據分析的準確性和完整性。

4.信息化形勢下，電了檔案管理內容不完整。現在醫院大都實行會計電算化，但是檔案管理人員只歸檔紙質文件，只是將原來用于手工記錄的賬薄、報表，改成了用計算機打印出來的賬簿、報表。而對于存有會計數據、會計軟件的磁性介質、光盤和其他會計文檔資料沒有及時歸檔或歸檔不全，甚至在醫院對會計軟件升級和更換后，也未能將原有資料整理歸檔，從而直接導致醫院電算化會計檔案的不完整。

三、對醫院會計檔案管理的思考

1.增強檔案管理意識，充分認識其重要性。將檔案管理納入業務評比和管理范圍，各級領導充分重視，強化檔案管理意識。只有管理者的重視，才能真正提升醫院會計檔案管理工作的有效性。同時,財會部門及會計檔案管理人員應積極尋求醫院領導、上級主管部門及會計主管部門的支持和重視，雙方努力，建立管理質量評比考核制度。

2.建立嚴格的檔案管理制度，規范管理流程。在實踐過程中，不斷完善會計檔案管理制度。例如會計檔案的收集、移交、保管、借閱、銷毀等，檔案管理人員應依照《會計檔案管理辦法》的規定進行處理，認真記錄在案并說明情況等。制度和實踐相結合，定期檢查和考核，真正使領導和檔案管理人員從思想上、行動上重視它。只有這樣，醫院的會計檔案才能為管理者提供較為完整的經濟分析的指標，給醫院的決策提供必要的依據，使醫院能夠不斷的增強自身的競爭力。

3.加強會計檔案管理人員素質。由于會計檔案管理的專業性和信息性，醫院要培養復合型的會計檔案管理人才，隨著會計檔案向管理信息化方向發展，醫院要培養既懂得會計業務知識，又有計算機知識，并對通迅等電了軟件方面的知識都要懂的高素質復合型人才，才能勝任會計檔案的信息化工作，而醫院在這方面是長期滯后的。醫院會計檔案管理的作用，與醫院的會計檔案管理人員的工作水平是息息相關的。隨著經濟體制的改革，醫療衛生事業的發展，會計檔案的真實性、完整性、可靠性以及它的高信息量，對醫院的決策者來說，將越來越重要。因此，會計檔案管理人員的培養必須為醫院管理者所重視。

4.加強醫院電算化會計檔案管理。醫院會計檔案的發展趨勢是朝數字化的方向，醫院要建立會計檔案的數據庫，對原始憑證、會計賬簿等會計資料在數據庫中全部認真、細致地錄入，借助數據庫的打印輸出保存好會計檔案資料，滿足上級主管部門、物價部門、審計部門、財政等部門的檢查。在這過程中，不僅要保管好紙質檔案，更要保管好有關電子數據、軟件資料等。適應會計電算化形勢下新的會計檔案管理形式。

當前，醫療體制實行重大改革，同時，2012年1月正式實施新的醫院財務制度和會計制度，會計檔案管理者更要在新舊制度交替之際做好新舊制度下會計資料的收集、整理及歸檔工作，以及會計軟件變動升級資料的收集、整理及歸檔工作，從而為財務分析提供準確的分析依據，為醫院經濟決策者制定方針、戰略、決策做好保障工作。

總之，會計檔案管理工作需要醫院管理者的高度重視，并在此基礎上，不斷完善會計檔案的管理制度并與管理質量相結合，建立考評制度，同時提高會計檔案管理人員的素質，并適應信息化時代的要求。只有這樣才能發揮會計檔案管理的重要作用，才能使醫院的財務管理水平更上一層樓，才能發揮財務管理的作用，滿足市場經濟的需要，適應醫院改革的浪潮，才能促進醫院持續、穩定和健康的發展。

參考文獻：

[1]裴素林:《醫院會計檔案管理現狀及對策控討》經濟師2010年11期.

[2]郭建華:《實施會計電算化后會計檔案管理實踐》交通財會2009年11.

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（一）有利于依法治檔水平的提升。在實際的工作開展中，行政事業單位難免會遇到新問題、新情況，在行政事業單位工作組成中，財務檔案管理工作是不可或缺的一項，同時也是各項活動和工作開展的基礎條件。加強行政事業單位的財務檔案管理，按照法律條例來調整并規范財務檔案管理工作，貫徹執行《會計檔案管理辦法》《會計法》《檔案法》等法律法規，再配上財務運轉機制的完善，對于行政事業單位的財務檔案管理有著積極作用。

（二）有利于審計工作順利開展。行政事業單位財務檔案能夠提供主管部門必要的依據來進行財務管理以及審核工作。做好行政事業單位的財務檔案管理工作，做好相應的監督監控體系的建立健全，就能夠滿足檔案資料的準確性、真實性以及完整性的要求，同時也可以讓審計人員在財務檔案調閱之后，了解以往單位的財務真實信息，從而避免在審計工作之中出現斷章取義的情況，這樣也可以及時地發現亂用、挪用經費等行為，為審計工作的開展奠定良好的基礎。

（三）提供科學決策依據。因為在行政事業單位的各種社會活動之中，財務檔案詳細地記錄了收入和開支，它是對行政事業單位日常社會活動的客觀反映。現階段的行政事業單位正朝著管理水平提高的現代化管理模式前進，加強財務檔案管理，如分類歸檔資料、如實記錄資料等，就能夠提供第一手的資料，服務于今后的計劃制定、預算編制以及問題研究等，從而給決策層提供科學的判斷依據。

二、新常態下行政事業單位開展財務檔案管理的措施

（一）強化意識，提高重視。在新常態下，針對行政事業單位對財務檔案管理的不重視，首先就應該從意識入手，提高對財務檔案管理的忠實度。作為行政事業單位的領導，應該明白開展財務檔案管理工作對于其他經濟活動有序地進行有著怎樣的重要性和必要性，能夠明確財務檔案管理工作的順利開展就是行政事業單位指導與決策的依據。同時，注重財務人員財務檔案管理意識的培養，也能夠創設一個良好的管理環境，確保財務檔案管理工作能夠持續、順利地開展下去。另外，作為管理人員，還應該明白檔案管理意識的嚴格性與嚴謹性要求，能夠在日常的財務檔案管理工作中做好檔案管理工作，同時還能夠發揮自身的監督管理作用。

（二）信息建設，提高效率。行政事業單位做好財務檔案管理基礎設施的建設，也能夠提高財政資金的使用效率，從而完善對財務檔案管理工作的信息化建設。在檔案管理的基礎設施建設之中，應該考慮到在單位經濟活動處理之中，財務工作人員應該做好檔案管理和財務管理兩方面的相互協調，這樣才能夠在信息化建設過程中真實地記錄并反映出財務檔案的管理信息，以便提升行政事業單位的財務檔案管理效率。另外，行政事業單位的財務檔案管理工作應該結合其他的經濟活動開展，推動各項經濟活動順利地開展下去，這樣也有利于財務檔案信息化實踐能力的不斷深入。

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一、前言

財務檔案管理是財務工作的重點，因為它真實記錄并反映了企業單位發生的經濟業務。財務檔案管理工作具有重要的意義，可以有效地提高企業經濟效益，但是在實際工作中很容易被人們忽視，從而就大大地影響了財務管理的質量。因此，認識到財務檔案保管工作的重要性，并且加強財務檔案保管是很有必要的。

二、財務檔案的內容

一般而言，財務檔案是指會計憑證（如原始憑證、記賬憑證等）、會計賬簿（如明細賬、總賬、日記賬等）和財務報告（如月度財務報表、年度財務報表）等，真實地反映并記錄了企業發生的經濟業務，同時也為單位加強經營管理提供了重要參考依據。

三、當前財務檔案管理存在的問題

近年來，財務檔案管理工作取得了顯著發展，但是也頻頻出現問題。當前財務管理存在的問題主要有：

1.財務檔案保管不規范

2.會計檔案立卷不規范

四、加強財務檔案管理的措施

從當前財務管理工作存在的問題，同時聯系檔案管理工作的性質，筆者認為可以從以下幾個方面來加強對單位財務檔案管理，從而可以真正發揮檔案管理在單位中的作用。

1.提高領導者法律法規的意識

很多領導者都認為財務工作在單位中扮演著重要的角色，在實際工作中，就應該從單位和員工的根本利益出發，嚴格按照會計準則的標準聘用財務人員。選用高素質和高業務能力的財會人員，就會嚴格遵守法律法規，在實際工作中就會真實地反映出發生的經濟業務，從而確保了財務檔案的準確性。

要想確保財務檔案信息的真實性和可靠性，提高領導者法律法規的意識是很有必要的。要讓領導者認識到財務檔案質量的重要性，在領導者正式上崗前加強培訓，而且培訓的內容應該包括會計準則、會計法規等，從而讓領導者樹立起相關的法律法規意識。在單位的財務管理工作中，堅決不任人唯親，堅決不舞弊，而且財務工作人員的變換都要報經上級部門的批準。若領導者更換時，重新按照相關的制度實行，這樣就可以從根本上確保財務檔案的真實性和準確性。

2.提高財務工作人員的法律法規意識

一個單位的財務工作人員僅僅具備較強的業務工作能力是不夠的，還需要具備強烈的責任感和法律法規意識，在實際工作中嚴格遵守會計準則及相關的會計制度，從而將發生的經濟業務真實且準確地反映在財務檔案中。而且在工作中，不以領導者的愛好為標準，嚴格遵守《會計法》及國家制定的相關會計法規，加強對原始憑證的審核，始終堅持客觀和公正的工作態度，辨別發生的經濟業務是否真實、是否合法，從而確保記錄的會計信息具有真實性和可靠性。敢于對不合法的原始憑證拒絕受理，并及時向單位負責人報告。同時要按照法律要求在銀行設立企業專用賬戶，不設立“小金庫”，以審核過的會計憑證來登陸會計賬簿。除此以外，財務會計報告要嚴格遵守按照審核過的會計信息編制，真正地實現財務檔案的真實性。

3.財務檔案管理人員要培養自己的責任感

在對財務檔案進行管理的過程中，要嚴格整理、裝訂、編制，然后將檔案移交給單位檔案管理機構進行統一保管，這時檔案管理人員也要嚴格按照會計準則要求，認真接收財務檔案，審查各種不同的檔案資料，將檔案放置在規定的位置保管，不僅做好檔案的保管工作，還應該根據實際情況提供使用和銷毀。因此，財務人員具備強烈的責任感、高度的服務意識和無私奉獻的精神是很重要的。除此以外，單位領導者還要定期對檔案管理人員加強培訓，不斷提高業務工作能力，從而更好地完成新時期的會計檔案管理工作。

4.完善財務檔案管理制度

依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個企業工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理辦法。？

總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，加強和完善電算化會計檔案管理，將成為各個企業在財務工作以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的問題，財務檔案管理的好壞將直接影響到企業的管理和效益。？

結束語

財務檔案管理工作在單位管理工作中，占據著重要的地位和作用，財務檔案保管工作能否做好，會直接影響到單位的財務管理質量。因此，為了提高單位的效益，做好檔案保管工作是很有必要的。

參考文獻：

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中圖分類號： F230 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）04-0063-01

一、會計檔案的概念及特點

1.整體性。每一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表之間是相互緊密聯系的整體，保持會計檔案管理的整體性和連續性，是整理好會計檔案的基礎。

2.穩定性。會計檔案雖然形式范圍廣、內容和種類繁多，但它的基本成分：會計憑證、會計賬簿、會計報表是具有穩定不變性的。

3.規律性。每一個會計年度產生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反應一項經濟業務活動時，從業務發生到結束，都是連續不斷的記錄，具有相互牽制、緊密聯系、環環相扣的規律性。

4.專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經濟活動和財務收支緊密相關的，其內容是直接反映機關、企業、事業單位所有各項經濟業務收支情況，表現出會計檔案的專業性。

二、會計檔案管理分類

會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業材料。

1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

2.會計賬簿：總賬、明細賬、現金及銀行日記賬、固定資產卡片、及其他會計賬簿。

3.財務報表：財務報告、會計報表、及其他財務報告。

4.其他類：如銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

三、歸檔前應做好以下幾項工作

1.賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數核對賬戶是否相符，賬頁是否齊全，序號排列是否連續；然后，按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

2.活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全，去除空白頁和賬夾，并加具封底封面；多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起；在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類，編好卷號，由會計主管人員、裝訂人或經辦人簽章。

3.賬簿裝訂后的其他要求。會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現象；會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋印章；封面應齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號要一年一編，編號順序是總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細賬；舊賬裝訂完畢后，按規定要求進行保管。

四、加強會計檔案管理還應做好以下幾條

1.準確立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證專用裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章，封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月先后順序放入會計專用檔案盒中，認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度結束封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。

2.及時歸檔。會計檔案是一種社會資源，為了加強會計檔案的管理，保證會計檔案的安全和完整，必須按規定交本單位檔案機構或檔案工作人員集中統一管理，任何個人都不得拒絕移交歸檔。《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可以由會計機構暫時保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一管理，未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝。確需個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

3.嚴格保管制度，確保安全。保管好會計檔案是充分發揮會計檔案作用的基礎，各級會計部門和檔案部門都應重視對會計檔案的保管。按規定要求選配政治素質高、專業技能強的管理人員和保管人員；配置適當規模的檔案庫、檔案架和其他必要的檔案設施；配備防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設施和實施安全措施，實行電算化會計檔案管理還要做防磁、防鼠咬等工作，逐步實現保管的規范化和標準化，真正做到妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。

4.嚴格查閱制度。《會計檔案管理辦法》明確規定：各單位的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱和復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。會計檔案是歷史紀錄的原始材料，在數量上一般都是單份，且很多內容有一定的機密性，這決定了檔案提供利用時，應采取在檔案室內查閱的方式。

5.嚴格檔案銷毀制度。銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。會計檔案的銷毀應按照下列程序銷毀：

（1）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

（2）單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（3）銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員參加監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

（4）監銷人員在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

6.加大會計檔案的監管力度。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。檔案部門應會同財務、審計部門定期出具財務檔案質量評估，就會計檔案的準確性、完整性、系統性出具意見書。

五、充分認識會計檔案在單位日常業務活動中的重要性

根據《會計法》的規定，各單位對會計憑證、會計帳薄、會計報告和其它會計核算資料應當建立檔案，妥善保管。會計檔案是記錄過去的各單位經濟活動，它以所有的原始數據為各單位提供可靠的信息，為各單位制定詳細財務規劃、計劃、調查取證以及進行財務決策提供重要依據。因此，它必須引起各級部門及單位的高度重視，為搞好會計檔案管理工作，建立健全了各項規章制度，要明確專人管理，對會計檔案工作實行規范化管理。

參考文獻：

[1] 艾文國.會計電算化[M].北京:高等教育出版社，2003.

[2] 《中華人民共和國會計法》.

篇（11）

關鍵詞：財務；檔案管理；問題；措施

一、企事業單位財務檔案管理內容

1.財務檔案管理工作的基本內容。第一，資金使用過程中形成的憑證，如賬目記錄憑證、會計資金匯總憑證等。第二，財務報表。第三，會計賬目，包括資金流通情況、固定資產內容等。第四，銀行存款對賬單以及會計檔案等。第五，電子檔案記錄。第六，財務電子檔案數據升級的相關數據存檔和備份文件。第七，財務相關數據的維護記錄本。第八，相關設備設施。第九，審核后的會計檔案。第十，與企事業單位相關的財務管理資料和數據。

2.財務檔案管理工作的重要性。首先，財務檔案管理工作的有效開展能提升企事業單位對內部經濟業務的掌握程度，不斷完善財務工作，并加強企事業單位經濟活動的記錄科學性。其次，財務檔案管理工作的開展更是有效解決經濟行為造成的經濟糾紛的主要依據，有利于促進企事業單位在良好穩定的環境下發展。最后，財務檔案管理工作的加強更是國家進行經濟政策決策的重要基礎數據參考依據。

二、現行財務檔案管理工作存在的問題

1財務檔案管理意識淡薄

財務檔案工作是保存歷史、服務現實，承上啟下的一項重要工作，但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下，對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠，存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視，以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變；有的甚至將一些資料據為己有，在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。

2財務檔案管理及銷毀不規范

有些單位在財務檔案管理過程中，不能按照相關的規定對財務檔案進行銷毀。比如，一些單位在檔案庫房用房緊張時會提前銷毀一部分實際上沒有超過保管期限的財務檔案。有的單位在財務檔案到期后，并沒有履行必須的手續，在沒有經過財務人員簽字的情況下就擅自銷毀。另外，一些單位一直保存著到期該銷毀的財務檔案，不能保證及時銷毀。這樣的做法不僅占用了大量的檔案庫房，而且為日后的檔案保管、調整、查找利用等工作增加了難度，究其原因，是由于財務檔案數量大，進行鑒定需要花費比較大的人力物力，而且鑒定銷毀也缺乏可操作性規定，有些領導怕擔責任，造成沒人敢銷的局面。

3財務檔案管理人員素質偏低

現代化的許多工作都強調人和理念的結合，財務管理也不例外，但是，由目前的情況來看，部分財務檔案管理人員的綜合素質偏低，法律意識薄弱，對于現行的相關檔案法律法規和財務管理規定抱著無所謂的態度。同時，在管理工作的細則規定上也存在著法律不健全、執行力度不夠等問題，這兩部分的結合造成了財務管理工作中普遍存在作假和失真的現象。

4財務檔案管理信息化程度不高

財務檔案管理信息化是傳統檔案管理技術的變革，也是經濟、文化、政治大背景下的必然選擇。從目前的事業單位的財務管理檔案的信息化程度來看，大部門事業單位只處于初步信息化水平，單純的配備計算機，在電腦上添加索引和搜查，提高了資料調整觀看效率。但相對高技術的數字化掃描和全方面、多媒體式的大信息化程度只小部分的運用在個別事業單位中，這不免有些遺憾。結合實際情況來看，全面信息化程度不僅僅需要時間的投入，更需要大量資金的注入，它是一個長期的過程，需要采取合理的措施，并不斷完善。

5保管責任不明確

當今，不少單位對于財務檔案的管理而言，存在管理檔案不明晰，其責任不明確，沒有對檔案部門和財務部門進行明確的管理，一定程度上出現了亂推亂放的現象。

6 整理工作缺乏系統性

會計檔案管理中具有一定的檔案憑證、報表及賬簿等等，這些基本的程序通常是統一的，并且對會計檔案發展而言，它作為一個較為完整的系統，在具體的實際個工作中，并沒有按照順序進行整理成冊，而且存在編號混亂，造成使用的不方便。

三、財務檔案管理工作效率提升的主要措施

1強化檔案管理意識

要提高財務檔案管理水平，首先應從意識上著手，必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個企業或者單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對整個企業經濟活動和生產經營的重要影響，提高檔案意識，能夠將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程上。

從事財務檔案管理的人員也應強化檔案管理意識，明白財務檔案不僅是對企業提供信息保障，還是對財務工作的監督檢查。不僅是維護正常經濟、工作秩序的法定書證，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。

2斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度

財務檔案的鑒定銷毀是財務檔案管理中重要的一環，我們要遵照《財務檔案管理辦法》定，制定符合自己實際情況的鑒定銷毀制度，由檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并在銷毀清冊上簽署責任人名稱等內容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規范銷毀程序。

3高工作人員素質

工作人員的素質問題應該從多個方面下手，首先是從意識方面進行端正，既要樹立起檔案管理的規范化意識，又要形成檔案管理的合法化和職業道德意識，從而通過意識層面的影響來端正工作行為。另一方面，加強對于相關工作人員的相關技能培訓，加深對于檔案管理工作的理解程度，要求工作人員從法律層面嚴格要求自己，將規范和端正意識融合進工作中去，形成良好的工作習慣。事業單位在充分調動員工的工作積極性的同時還要加強對于財務管理人員的整體工作流程培訓，培養一批高精尖的財務管理人才隊伍，對于單位的整體發展有利無害。

4強財務檔案信息化處理

現當代屬于信息化社會，互聯網快速發展，信息管理開始依附于互聯網。企事業單位的財務檔案信息較多，數據較為混亂，分類不同，尋找起來相對麻煩。因此，財務檔案管理應該利用互聯網，將財務檔案信息化處理，這樣可以便于管理人員對財務檔案的有效歸類和管理，節省時間，節約人力資源。便于加快財務檔案管理的數據庫建設，形成專業化建設，形成資源共享，網絡之間相互傳遞，服務更加便捷化。

5設置專門的財務檔案管理機構

財務檔案管理中在具備了相對專業的財務檔案管理人員后，及需要對財務檔案的管理結構進行完善及設置，首先積極對管理責任制的發展進行目標推進，如：可進行考核，需要將財務檔案管理納入該部門工作人員的年度目標考核，將財務檔案建設作為評比的必備條件，通過獎優罰劣，來調動財務檔案管理人員做好高校財務檔案管理工作的積極性。設置專門的財務檔案管理機構能夠使得管理比較完善，有據可循，有標準可參考，某種程度上能夠提高工作人員的工作積極性。

結語

信息化社會的不斷發展下，必須對財務檔案的管理進行完善及加強，首先，可對管理手段進行優化，積極培養專業的財務檔案管理人才，進而提高財務檔案的管理水平。其次，利用好信息化的發展優勢，更好地為財務檔案管理服務。