緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇單位檔案管理基本情況范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

檔案統(tǒng)計工作的要求。第一，要保證統(tǒng)計資料的準確性、客觀性和科學(xué)性，這是檔案統(tǒng)計的重要要求。第二，檔案統(tǒng)計工作要符合企業(yè)建設(shè)要求，對檔案統(tǒng)計要標準化，統(tǒng)計調(diào)查工作要科學(xué)化、系統(tǒng)化，統(tǒng)計服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。第三，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的服務(wù)和監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計工作，不僅是有關(guān)部門從事研究、進行決策不可缺少的耳目和參謀，不局限于一般的登記、填送報表，同時，還是通過檔案統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的依據(jù)。邯鋼公司非常重視檔案統(tǒng)計工作，公司檔案館承擔全公司檔案管理職責及檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。在檔案管理工作中責令各單位定期開展自糾、自查、自改工作，形成文字報告上報公司檔案館，便于掌握一手資料，統(tǒng)籌管理。同時，由公司檔案館牽頭，組成檢查小組，由檔案館館長帶隊，2~3名具有副研究館員職稱的人員為組員，不定期地對公司所屬二級廠、機關(guān)部室的檔案部門進行檢查工作，依據(jù)本企業(yè)制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計臺賬》所涵蓋的各項工作逐條逐項進行檢查，核實所統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性、真實性，發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改意見，對個別問題由公司檔案館檢查組事后匯總，形成文字報告上報相關(guān)部門，請求支持。通過一系列舉措，加強了檔案統(tǒng)計基礎(chǔ)工作，確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確、翔實，才能更好地服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等項工作。邯鋼公司檔案館承擔著全公司檔案基本情況統(tǒng)計工作，公司檔案館指定專人負責檔案統(tǒng)計管理工作，按照國家、省、市檔案局的有關(guān)要求，在本公司制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計臺賬》基礎(chǔ)上，認真填寫《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》，針對這一項工作，公司檔案館利用公司內(nèi)部局域OA網(wǎng)、電話等形式下發(fā)通知，要求公司所屬29個具有檔案室的單位報送統(tǒng)計表。并對報送的4200條數(shù)據(jù)逐條、多次審核，直到數(shù)據(jù)準確、邏輯關(guān)系清楚，匯總后經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章，將電子版、紙質(zhì)報表報送邯鄲市檔案局，圓滿完成歷年來《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》統(tǒng)計、上報工作。加強內(nèi)部培訓(xùn)，提高檔案人員業(yè)務(wù)能力，確保檔案統(tǒng)計工作順利進行。在企業(yè)降低成本、挖潛增效、節(jié)能減排的主旋律下，機構(gòu)的整合、人員配置調(diào)整、人員到齡退休等情況經(jīng)常發(fā)生，從事檔案管理的人員也經(jīng)常發(fā)生變動，給檔案管理工作也帶來了一定的影響。邯鋼公司檔案館針對這種情況，在要求各單位報送統(tǒng)計數(shù)據(jù)之前特舉辦一期“檔案統(tǒng)計工作業(yè)務(wù)”培訓(xùn)班，對全公司檔案工作專、兼職人員進行培訓(xùn)。培訓(xùn)班內(nèi)容針對《檔案室藏基本情況統(tǒng)計臺賬》《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》進行逐條講解，闡明各數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，強調(diào)了重點部分、共性問題。例如，在統(tǒng)計報表中有一項“未整理零散檔案排架長度”是按米為單位計算統(tǒng)計的，因為是未整理零散的檔案，可能會以捆、箱、包等形式存放，但是在統(tǒng)計時不能以幾捆、幾箱、幾包來統(tǒng)計，會使檔案的實際數(shù)量統(tǒng)計不精確。對個性問題舉例說明，引以為戒。培訓(xùn)班的實用性、可操作性很強，受到廣大檔案人員的一致好評，特別是對新接手檔案工作的人員幫助很大，幫助他們理清了頭緒，找準了切入點，解答了疑難問題，為做好檔案統(tǒng)計工作創(chuàng)造了條件。培訓(xùn)班由公司檔案館具有副研究館員職稱的人員擔任講師，講師自行制作授課課件，該講師也是檔案檢查組成員，所以對基層工作也很了解，在授課時能夠抓住重點，對學(xué)員提出的問題能夠一一解答。通過加強內(nèi)部培訓(xùn)，講師能夠從基礎(chǔ)工作入手，照顧到點、面的問題，學(xué)員能夠帶著本單位實際問題來咨詢，從而提高了學(xué)員業(yè)務(wù)能力。通過內(nèi)部培訓(xùn)形式，減少了外培經(jīng)費，也為企業(yè)降低成本發(fā)揮微薄之力。檔案統(tǒng)計工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理基礎(chǔ)工作，通過對檔案的收集、移交、整理、鑒定、保管、提供利用等情況最基本內(nèi)容的記載，揭示了它們形成過程、現(xiàn)狀和變化，反映出企業(yè)由小到大的歷程，因此，檔案工作者要有高度的責任心、事業(yè)心，在加強提高業(yè)務(wù)能力的同時，以一顆平凡心做好檔案統(tǒng)計工作，為企業(yè)建設(shè)、發(fā)展貢獻自己的力量。

作者:楊 芳 陳林濤 徐志紅 單位:河鋼股份有限公司邯鄲分公司

參考文獻：

篇（2）

人事檔案管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理。管理方法上實行“檔隨人走”，主要表現(xiàn)在各單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動部門，管理的主體不清。管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復(fù)浪費極為嚴重。

（二）人事檔案法規(guī)不健全。

由于人事檔案法律建設(shè)上基本還處于探索階段，操作過程中還存在著一些問題：人事檔案觀念淡薄，普法工作開展力度不夠，公眾對于人事檔案的認識還處于一種模糊的狀態(tài)，法律法規(guī)不夠完善等。

（三）人事檔案內(nèi)容不完備，檔案整理不規(guī)范。

把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖已立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著行業(yè)的發(fā)展，各單位對學(xué)歷的要求越來越高，很多干部通過各種方式提高了文化水平和學(xué)歷層次，但由于學(xué)習(xí)渠道（如函授、短期培訓(xùn)、研修班、進修班等）的差異，以及各個學(xué)校對入檔材料的要求不同（如有的學(xué)校沒有學(xué)歷批準書的相關(guān)材料，只有學(xué)位證書）等問題的存在，導(dǎo)致某些人事檔案中的學(xué)歷材料不齊備，且無法補辦。

（四）人事檔案管理手段落后。

目前大部分單位的人事檔案管理還僅限于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，較好的單位也僅僅是采用了電子數(shù)據(jù)庫管理，而根本沒有實現(xiàn)信息化。但是隨著社會的發(fā)展、辦公條件的改善，為了更加真實、全面的地記錄干部所有經(jīng)歷和資料，實現(xiàn)人事檔案信息化是一種必然趨勢。

二、干部人事檔案管理工作的完善措施

（一）理順人事檔案管理體制。

現(xiàn)行的人事檔案，主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進行管理，根據(jù)《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定，在強調(diào)按隸屬關(guān)系管理的基礎(chǔ)上，突出職能管理。組織部門承擔對檔案工作牽頭抓總，負責檔案工作的管理督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時，具體負責所管領(lǐng)導(dǎo)干部和參照管理單位人員的檔案；人事部門負責國家公務(wù)員包括依照管理單位人員的檔案管理；人才交流中心負責事業(yè)單位、社會中介機構(gòu)工作人員及流動人員的檔案管理；勞動部門負責各類企業(yè)工作人員的檔案管理。

（二）健全人事檔案規(guī)章制度。

要建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒定制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料。對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀反映事實。

（三）豐富人事檔案材料內(nèi)容。

要緊緊圍繞干部工作大局，提高人事檔案利用價值，在收集干部基本情況的基礎(chǔ)上，不斷豐富人事檔案材料內(nèi)容，一是建立干部工作業(yè)績檔案，及時將干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據(jù)。二是建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料。三是建立干部認可檔案，本著黨政干部群眾認可、技術(shù)人員學(xué)術(shù)認可、企業(yè)人才市場認可的原則，分別建立黨政干部考核考察檔案、技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果檔案、企業(yè)經(jīng)營者利稅檔案。通過這些內(nèi)容，把檔案建設(shè)成為反映干部面貌的鏡子，記錄干部成長的錄像，以便于組織對干部進行全面了解，使干部檔案更好地為組織工作、經(jīng)濟工作服務(wù)。

篇（3）

隨著醫(yī)保制度的不斷完善，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理水平也必須順應(yīng)時代的要求進一步提升，但是從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的工作現(xiàn)狀來分析，醫(yī)保檔案管理工作在很多方面上還不夠完善，醫(yī)保檔案管理的質(zhì)量將會直接影響醫(yī)保制度作用的發(fā)揮。醫(yī)保檔案管理創(chuàng)新之處在于要提高醫(yī)保制度的作用，最大限度發(fā)揮醫(yī)院醫(yī)保檔案對醫(yī)保制度的促進作用，因此，我們必須對當前的醫(yī)保檔案管理工作進行創(chuàng)新與完善。

1 完整性

加強醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的質(zhì)量，從而為社會提供更好的服務(wù)，首先必須要加強醫(yī)保檔案的完整性。從目前醫(yī)保檔案的內(nèi)容來分析，醫(yī)保檔案主要記錄、收集、保存了醫(yī)保參保單位、參保個人的基本情況，其中還會涉及到一些特殊情況，例如：特定病種診療情況、慢性疾病、重大疾病審批情況等等。但是從內(nèi)容覆蓋的范圍來看，很多與醫(yī)保相關(guān)又較為重要的相關(guān)內(nèi)容沒有納入到檔案管理當中，可以說醫(yī)院醫(yī)保檔案在內(nèi)容上來說還比較單薄，還無法實現(xiàn)真正意義上公開、透明、全程的檔案管理要求。

基于目前醫(yī)保檔案內(nèi)容上存在的這一問題，筆者認為應(yīng)該在醫(yī)保檔案管理中增強一些管理內(nèi)容，主要包括這些方面：一是，相關(guān)的法律法規(guī)，我國各地醫(yī)保檔案管理過程中，需要將國家頒布的相關(guān)法律法規(guī)納入到管理當中，目的是讓醫(yī)保檔案管理能夠時時刻刻關(guān)注到政策的變化，更好的掌握政策的走向才能對當前的醫(yī)保檔案管理工作進行更好的指導(dǎo)與規(guī)劃；二是，個人健康信息。針對個人參保的檔案，筆者認為需要建立較為全面的健康檔案，檔案內(nèi)容不僅需要包括特定的病種、慢性疾病與重大疾病，還應(yīng)該加強一般疾病的記錄，將力所能及的相關(guān)信息納入醫(yī)保檔案管理范疇當中。針對有特殊疾病、突出大病等等需要進行重點跟蹤管理的參保人員，筆者認為可以有意識的加強他們的健康與醫(yī)療指導(dǎo)；三是，全面的醫(yī)療機構(gòu)詳細資料。對于本地區(qū)所有的醫(yī)院，必須在檔案管理中將醫(yī)院的等級表明，其中醫(yī)院當中的主要門診科室、醫(yī)療技術(shù)人員以及他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，醫(yī)院的收費標準、醫(yī)保門診記錄等等，這些都是屬于醫(yī)療結(jié)構(gòu)的詳細資料，都是醫(yī)保檔案的內(nèi)容，而這些信息的記錄可以充分體現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，為社會提供更加全面的醫(yī)保服務(wù)；四是，醫(yī)保藥品信息要完善。納入醫(yī)保范圍的所有藥品，必須要有詳細的記錄，需要記錄藥品的名稱、品牌、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)廠商、藥品用法與用量，還需要記錄本地銷售的醫(yī)院、藥店與價格等等，不斷加強醫(yī)保檔案內(nèi)容的完整性，才能為參保人員提供更加人性的服務(wù)。

2 連續(xù)性

醫(yī)保檔案實際管理的過程中會受到各方面因素的影響，例如：參保人死亡或者遷出、遷入等等客觀因素的影響，往往這些客觀因素會影響到醫(yī)保檔案的連續(xù)性。醫(yī)保檔案一旦失去連續(xù)性，參保人在工作變動等等其他因素的影響下，如果選擇外地就醫(yī)，在外地醫(yī)院查詢此人的醫(yī)保檔案就比較困難。而且就醫(yī)院轉(zhuǎn)診的情況來說，醫(yī)院轉(zhuǎn)診本身難度就較大，而且還會出現(xiàn)“死人領(lǐng)活人錢”的情況，此類情況的存在無疑是對醫(yī)保制度最大的諷刺。縱觀這類問題產(chǎn)生的原因可以得知由于醫(yī)保檔案相關(guān)信息內(nèi)容傳遞的不夠及時，導(dǎo)致醫(yī)保信息失去了連續(xù)性，從而導(dǎo)致信息上的缺失。

針對此類情況，要求醫(yī)保檔案管理過程中要更加重視醫(yī)保信息的傳遞性，最大限度確保醫(yī)保信息管理的連續(xù)性。筆者認為可以從這些方面入手：一是，要保障醫(yī)保信息的傳遞性，應(yīng)該及時做到立卷歸檔，進一步保障醫(yī)保檔案相關(guān)的每一個單位都在醫(yī)保檔案管理當中。醫(yī)保檔案管理人員要樹立立卷歸檔的良好意識，關(guān)于需要納入到醫(yī)保檔案范圍當中相關(guān)文件、單位規(guī)定以及參保人員電子病歷等等，必須要在醫(yī)院規(guī)定時間之內(nèi)做好整理歸檔工作。要嚴格控制因為歸檔不夠及時而影響到醫(yī)保信息的傳遞，導(dǎo)致醫(yī)保信息缺乏連續(xù)性。因此，做好醫(yī)保信息及時傳遞的工作，為醫(yī)保信息的使用打下堅實的基礎(chǔ)；二是，對醫(yī)保檔案要及時更新，醫(yī)保檔案建立之初會產(chǎn)生很多的新的檔案，這就需要在實際的工作中及時做好各種檔案收集工作，并⑵涫淙氳郊撲慊系統(tǒng)當中，及時更新檔案代替陳舊的檔案信息，最大限度保障醫(yī)保檔案信息的新穎、實效與有效，從而避免由于醫(yī)保檔案信息失效而導(dǎo)致醫(yī)保制度無法有效實施；三是，醫(yī)保檔案的及時跟蹤轉(zhuǎn)移，參保人員由于工作原因或者疾病治療需要進行轉(zhuǎn)院的情況下，需要將參保人員的醫(yī)保檔案及時轉(zhuǎn)入到對應(yīng)的醫(yī)院或者單位，需要在醫(yī)保檔案管理過程中，要根據(jù)醫(yī)保檔案轉(zhuǎn)移必須遵守的相關(guān)規(guī)定進行轉(zhuǎn)移工作，同時還必須對轉(zhuǎn)移檔案工作實施跟蹤管理，目的是一旦遇到參保人員由于特殊情況進行轉(zhuǎn)移時，能夠從檔案管理系統(tǒng)中及時為參保人員辦理相關(guān)轉(zhuǎn)移手續(xù)，從而提高醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的效率與質(zhì)量。

3 參考性

醫(yī)院醫(yī)保檔案管理的創(chuàng)新還需要注重發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性。隨著電子信息化技術(shù)的發(fā)展與進步，醫(yī)院醫(yī)保檔案信息化管理水平也在不斷的提升。從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案管理過程中，首先要將醫(yī)保檔案信息輸入電腦系統(tǒng)，醫(yī)保檔案管理信息系統(tǒng)依托先進的計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以醫(yī)保經(jīng)辦單位為管理核心，醫(yī)保信息收集的主線依托于醫(yī)保卡，從而對醫(yī)保檔案實現(xiàn)系統(tǒng)的管理，進一步將醫(yī)保檔案信息輻射到醫(yī)院、各個參保單位，甚至可以是銀行、藥店等等相關(guān)單位的醫(yī)保檔案管理信息系統(tǒng)當中，從而讓醫(yī)保檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)更加完善，在實際使用過程中更加具有參考性。發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性，還需要實現(xiàn)單位之間的共享，在醫(yī)保檔案信息共享的前提上才能進一步實現(xiàn)適時傳輸，充分利用醫(yī)保信息為參保單位、個人、醫(yī)生診斷等等方面進行良好的服務(wù)，進一步加強醫(yī)院醫(yī)保檔案信息使用的快捷性。

從目前醫(yī)院醫(yī)保檔案信息的參考作用來看并不是非常明顯，剖析其原因便是醫(yī)保檔案的內(nèi)容在查詢過程中比較有限，因此，醫(yī)院醫(yī)保檔案信息在今后的信息化管理過程中，為了更好的發(fā)揮醫(yī)保檔案的參考性，需要從醫(yī)院醫(yī)保檔案信息系統(tǒng)查詢功能方面入手，主要有：一是，參保個人信息。醫(yī)院醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)查詢的基本功能主要是個人信息的查詢，主要查詢內(nèi)容是個人參保的基本情況、疾病情況、就診情況、診療情況、藥品使用使用、實際報銷情況等等；二是，醫(yī)保政策查詢功能。隨著我國對醫(yī)保制度的重視，醫(yī)保政策不斷發(fā)展并完善，政策的變化直接影響參保人員的切身利益，提供醫(yī)保政策查詢功能能夠讓廣大參保人員及時查詢到相關(guān)訊息，從而提高醫(yī)保服務(wù)的效率與質(zhì)量；三是，咨詢功能。醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)發(fā)展過程中，需要向參保人員說明參保具體情況，要從繳費到就醫(yī)、報銷、結(jié)算等等每個環(huán)節(jié)的辦事程序，而這些功能可以當做參保人員享受的基本權(quán)利，筆者認為醫(yī)院醫(yī)保檔案管理可以堅持按照這一程序進行，從而更好的做好醫(yī)保服務(wù)工作。

綜上所述，隨著我國醫(yī)保體系的不斷發(fā)展與完善，醫(yī)院醫(yī)保檔案管理水平無法滿足現(xiàn)實的需求，需要不斷進行創(chuàng)新與完善相關(guān)管理內(nèi)容與管理方式，從而為社會為參保人員提供更多更好的服務(wù)。

參考文獻

篇（4）

中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內(nèi)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

在當今全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產(chǎn)的價值，也是單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的法律憑證依據(jù)。有效的檔案管理是單位法規(guī)遵從的關(guān)鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發(fā)展服務(wù)、能夠創(chuàng)造經(jīng)濟效益的重要工作。在推行現(xiàn)代企業(yè)制度“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責明確、管理科學(xué)”的環(huán)境下，無論是企業(yè)還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規(guī)建設(shè)非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，規(guī)定企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準。近年來，中船集團公司內(nèi)的企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經(jīng)歷了四十多年的發(fā)展，其中組織機構(gòu)也發(fā)生多次的變化和調(diào)整，但檔案工作基本維持著初創(chuàng)時期的以產(chǎn)品技術(shù)檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構(gòu)設(shè)于科技部門下，主要承擔產(chǎn)品技術(shù)檔案管理工作；公文、財務(wù)、黨群和勞資檔案，則由相應(yīng)的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現(xiàn)為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統(tǒng)一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規(guī)執(zhí)行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區(qū)，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務(wù)和科技檔案方面開展，而在經(jīng)營、質(zhì)量體系、基本建設(shè)及規(guī)劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導(dǎo)致部分檔案從產(chǎn)生、收集到管理均在同一部門內(nèi)部運行，缺乏監(jiān)管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務(wù)檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統(tǒng)一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業(yè)務(wù)歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權(quán)限和職責予以明確，因此缺乏監(jiān)管依據(jù)和管理的權(quán)威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統(tǒng)地納入院總體發(fā)展規(guī)劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發(fā)展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術(shù)要求很難達到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設(shè)

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)的深入研究，結(jié)合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設(shè)方案：

3.1 檔案工作組織體系建設(shè)

建設(shè)綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、專業(yè)管理機構(gòu)的設(shè)置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調(diào)動全體員工在檔案工作中的積極性，發(fā)揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領(lǐng)導(dǎo)任主任，相關(guān)部門中層領(lǐng)導(dǎo)和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和決策權(quán)。

檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發(fā)展規(guī)劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關(guān)檔案工作的重要事項等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設(shè)計和管理等各項工作中形成的檔案實行統(tǒng)一管理。根據(jù)我院機構(gòu)設(shè)置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業(yè)務(wù)相對成熟的科技檔案室的基礎(chǔ)上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現(xiàn)全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設(shè)綜合檔案室，把公文、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、財務(wù)、資產(chǎn)、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。綜合檔案室檔案業(yè)務(wù)管理范圍涉及全院的各個業(yè)務(wù)部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關(guān)的法規(guī)仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統(tǒng)，目的是為了使我院產(chǎn)品設(shè)計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監(jiān)督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預(yù)組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內(nèi)部培訓(xùn)工作。

（4）調(diào)動全員參與檔案工作，依據(jù)國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務(wù)和責任，制定相應(yīng)的措施，在企業(yè)內(nèi)部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設(shè)

制度建設(shè)是開展綜合檔案管理的基石，我院現(xiàn)有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關(guān)規(guī)定》、《文書、檔案管理規(guī)則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據(jù)，尚未形成統(tǒng)一標準下的、完整的管理制度體系。而現(xiàn)有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現(xiàn)行標準規(guī)范不相適應(yīng)的問題，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本院的實際情況進行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規(guī)范》兩份文件，規(guī)定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據(jù)制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規(guī)定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規(guī)范》則依據(jù)DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，并結(jié)合我院各項業(yè)務(wù)開展的實際情況制定，《規(guī)范》首先規(guī)定了黨群工作、行政、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程作出了詳細規(guī)定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環(huán)節(jié)中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發(fā)生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規(guī)范》同時對檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我院根據(jù)綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應(yīng)的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監(jiān)控等設(shè)施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結(jié)論

當今，檔案的知識資產(chǎn)和信息資源屬性已逐步被大家認識，質(zhì)量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發(fā)生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發(fā)展記錄，沒有了企業(yè)的知識資產(chǎn)和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應(yīng)了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發(fā)展的需要，目前我院已經(jīng)按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

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二、當前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）傳統(tǒng)人事檔案管理已不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需求

隨著科技的快速發(fā)展，信息技術(shù)的全面覆蓋，傳統(tǒng)的保存人事檔案的方法已經(jīng)越來越不適應(yīng)新時代的要求。傳統(tǒng)的保存方式一直采用紙張保存，紙張質(zhì)地較脆，容易泛黃撕碎，不僅占用了大量空間，而且不利于信息的查閱。雖然現(xiàn)代使用的是計算機管理，但是計算機記錄的是檔案的目錄，具體的文檔資料仍以紙張形式存在，容易造成檔案的受損或遺失，給檔案的管理造成了巨大不便。

（二）當前人事檔案管理工作不適應(yīng)改革的需求

隨著人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位改革不斷推進實施，事業(yè)單位將實行崗位聘用制，建立公開招聘、解聘、辭聘制度，人員流動頻繁，人員的隸屬關(guān)系不斷變化，仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動。在檔案內(nèi)容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的十類進行收集，許多單位沒有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，補充相應(yīng)的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過程中單位形成的考察性內(nèi)容。

（三）人事檔案管理人員專業(yè)性不強難以適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理的需要

人事檔案的管理不是一項簡單的工作，它需要管理人員具備系統(tǒng)的專業(yè)性知識，以應(yīng)對管理過程中產(chǎn)生的各種問題。如今很多事業(yè)單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，缺乏相關(guān)的專業(yè)技能，不能對檔案進行程序化和系統(tǒng)化的管理。有些單位甚至沒有專門人員對人事檔案進行管理，只是在人動時抽調(diào)別的部門人員進行臨時的檔案管理，導(dǎo)致了單位人事檔案管理混亂，難以適應(yīng)新時代管理的需要。

（四）信息技術(shù)的迅速發(fā)展人事檔案信息化管理程度不高

隨著電子信息化的普及，各個單位也采用了電腦來管理人事檔案。相比紙張保管，電子檔案更加的方便實用，成本也較為低廉。可是在許多單位仍舊習(xí)慣于手工操作，即使安裝了人事檔案管理系統(tǒng)，由于系統(tǒng)本身的限制只能把個人信息，檔案目錄輸入，調(diào)閱檔案仍需要用手工操作，這樣既不利于檔案的管理，又影響工作的效率。

（五）領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄對人事檔案工作的重視程度不夠

事業(yè)單位管理工作開展的基礎(chǔ)是領(lǐng)導(dǎo)的認同，如果領(lǐng)導(dǎo)缺乏對人事檔案管理的重視，將會給單位的檔案管理工作帶來極大的阻礙。如今不少單位的領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的管理意識淡薄，認為只要能做到不遺失，不外泄，能查閱，能調(diào)動就可以，造成了人事檔案的管理長期處于應(yīng)付的狀態(tài)，難以高效的發(fā)揮其作用。

三、人事檔案工作應(yīng)如何適應(yīng)新形勢的需要

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)意識更新思想觀念創(chuàng)新人事檔案管理模式

隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作水平得到了不同程度的發(fā)展和提高，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強檔案管理意識，高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，正確認識檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等方面積極支持人事檔案工作，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導(dǎo)，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

（二）不斷完善補充人事檔案內(nèi)容適應(yīng)事業(yè)單位改革需要

隨著事業(yè)單位機構(gòu)改革工作的推進和《新勞動合同法》的實施，事業(yè)單位正在逐步推行全員聘用制。對于人事檔案工作來說，要按改革發(fā)展的需要，不斷豐富人事檔案的內(nèi)容。例如：員工簽訂的聘用合同、崗位合同、工作協(xié)議、考核、解聘、辭聘，反映工作效益、工作業(yè)績以及參與重大活動項目等材料，對員工的動態(tài)管理等情況在人事檔案中應(yīng)如實記錄，歸檔材料的內(nèi)容要隨時補充完善。對于能夠反映員工的綜合素質(zhì)特別是文化素質(zhì)的內(nèi)容，包括個人文化程度、進修情況、繼續(xù)教育情況、各項專業(yè)技術(shù)資格等也應(yīng)在人事檔案中有所體現(xiàn)。隨著事業(yè)單位機構(gòu)改革的推進，要不斷完善、補充人事檔案相關(guān)內(nèi)容，使人事檔案工作符合機構(gòu)改革的需要。

（三）充分運用信息化辦公手段提高工作效率

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【點評】檔案機構(gòu)的合理設(shè)置，是檔案工作的組織基礎(chǔ)，它直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量和效率。中小企業(yè)一定要考慮自身特點，根據(jù)需要建立適宜的檔案工作機構(gòu)。在此，筆者針對現(xiàn)實中存在的問題，結(jié)合工作實際，就中小企業(yè)檔案管理，從中小企業(yè)建立檔案機構(gòu)的職責、中小企業(yè)檔案工作的管理體制、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法、中小企業(yè)檔案管理要符合基本程序等四個方面進行探索。

一、中小企業(yè)建立檔案機構(gòu)的職責

企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)，是單位檔案工作的主要承擔者。主要職責包括：貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案工作的各項規(guī)章制度；統(tǒng)一管理本單位的檔案工作；對本單位及下屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案機構(gòu)的設(shè)置既要依據(jù)相關(guān)的法規(guī)，還要考慮單位實際和檔案工作現(xiàn)狀、發(fā)展和檔案管理成本。

二、中小企業(yè)檔案工作的管理體制

從廣義上說，中小企業(yè)檔案工作的管理體制是指機構(gòu)設(shè)置及隸屬關(guān)系、行政職權(quán)的劃分及運行等各種相關(guān)制度的總稱。從宏觀上看，主要是指國家對檔案工作進行管理的行政體制，包括管理國家檔案事務(wù)的轉(zhuǎn)移機構(gòu)的設(shè)置、職能分工、運行方式等內(nèi)容。而中小企業(yè)的檔案管理，屬微觀管理范疇。具體指單位對其檔案工作進行管理的內(nèi)部體制，包括檔案的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、檔案工作機構(gòu)的設(shè)置及職責、檔案工作人員的配備等內(nèi)容。

三、中小企業(yè)選擇檔案分類的方法

由于企業(yè)規(guī)模大小不一、性質(zhì)不同，檔案管理分類方法也有區(qū)別。

1.年度分類法

一般來說，年度分類方法簡單易行，運用也最為廣泛，適用于組織機構(gòu)界限不清、檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。

2.組織機構(gòu)分類法

此方法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，歸檔較準確，共同內(nèi)容的文件相對集中，便于查找利用檔案，適于內(nèi)部機構(gòu)較穩(wěn)定的中小企業(yè)單位

3.問題分類法

采用問題分類法能較好地保持檔案在來源上的聯(lián)系，集中同性質(zhì)的檔案，便于檔案的查找，但文件的歸類有一定難度，較適用于職能分工界限不清，檔案數(shù)量少的中小企業(yè)單位。

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一、人事檔案管理存在的問題

自謀職業(yè)，造成畢業(yè)生就業(yè)單位的不確定性及變動頻繁，也給人事檔案管理帶來了許多困難。而有些學(xué)校或用人單位為了圖省事，無視檔案保密原則，讓畢業(yè)生將檔案自揣于身，檔案亂放、涂改、遺失現(xiàn)象屢見不鮮。人事檔案摘要是一些領(lǐng)導(dǎo)以權(quán)謀私，部分檔案管理人員政治覺悟、職業(yè)道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。

（一）整理不規(guī)范。

整理人事檔案是一項細致的技術(shù)性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。”“通過整理使每一個檔案達到完整、真實、精練、實用”的目的。把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，許多單位在這個方面做得非常欠缺。材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有些單位檔案雖己立卷成冊，但沒按要求的格式進行分類處理，給檔案利用帶來了諸多不便。博士論文，人事制度。博士論文，人事制度。

盡管我們對人的評價標準始終是又紅又專、德才兼?zhèn)洌磸恼魏蜆I(yè)務(wù)兩個方面來全面反映一個人的基本情況。然而，事實上由于受“左”的思想影響，我們總是會自覺不自覺地將政治作為唯一的標準來評價人，并且將政治思想與品德作風、工作表現(xiàn)分離開來，因此是空頭政治。在重政治輕業(yè)務(wù)觀念的影響下，人事檔案部門沒有嚴格把屬于反映個人政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實績貢獻等情況的人事檔案作為收集歸檔的范圍，而是側(cè)重于政治思想表現(xiàn)材

料的收集，能反映個人業(yè)務(wù)能力的活的材料相對較少，即使有數(shù)量也有限或者補充不及時。

(二)人檔分離現(xiàn)象日趨嚴重，“無頭檔案”增多。

隨著人事制度改革的深化，人才流動日趨頻繁，人檔分離現(xiàn)象也日趨增多，其中最突出的表現(xiàn)是大量“無頭檔案”的出現(xiàn)。“無頭檔案”是指查不到當事人下落的人事檔案，這種檔案主要產(chǎn)生于下述情況:

第一、人員主管機關(guān)變動與檔案的流動未同步進行。產(chǎn)生此種情況的原因有二:一是人事管理部門工作制度不健全，人員調(diào)動長期不通知人事檔案管理部門，等人事檔案管理部門發(fā)現(xiàn)時，人員已不知去向;二是工作機構(gòu)或人員大規(guī)模急劇變化，造成一些人員的去向不明。

第二、轉(zhuǎn)遞工作不準確。在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中經(jīng)常出現(xiàn)的問題有:

1、在工作調(diào)動時，由于社會上不正之風的影響，少數(shù)人以不正當?shù)那肋M入接收單位，手續(xù)不規(guī)范。不是先調(diào)檔案后調(diào)人，或調(diào)檔與調(diào)人同步進行，而是先調(diào)人后調(diào)檔，人調(diào)入后，轉(zhuǎn)檔的事就拖下來了，接收單位沒有及時索要檔案，轉(zhuǎn)出單位也未能及時將檔案轉(zhuǎn)出;或是先調(diào)檔后調(diào)人，但檔案轉(zhuǎn)出后，調(diào)人的事要么遇到人事凍結(jié)，要么本人又不愿調(diào)出仍留原單位工作，而轉(zhuǎn)出的檔案又未及時索回，時間拖久了，就造成人與檔案的脫節(jié)。

2、有的人事干部對工作不負責任，在檔案轉(zhuǎn)遞時，不按規(guī)定的渠道和方式轉(zhuǎn)檔，而將檔案直接轉(zhuǎn)至基層單位，甚至交由本人自帶，因此檔案材料的丟失、錯遞現(xiàn)象時有發(fā)生。

3、在大中專畢業(yè)生畢業(yè)時，有部分學(xué)生在就業(yè)方案確定后又重新改派，而檔案卻未能及時改轉(zhuǎn)。

4、個別檔案管理人員工作不仔細，轉(zhuǎn)遞時對接收單位名稱書寫不清楚，或書寫不準確，接收單位在接收時不仔細核對，誤收誤存，成了“無頭檔案”。

三、解決對策

“無頭檔案”的存在給人事檔案管理工作帶來了極大的麻煩，嚴重影響了人事檔案工作的質(zhì)量，因此積極預(yù)防和妥善處理“無頭檔案”顯得十分重要。

（一）防止“無頭檔案”產(chǎn)生的措施

為了防止“無頭檔案”的產(chǎn)生，各單位人事檔案管理部門必須健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事檔案管理部門要與有關(guān)人事管理部門建立聯(lián)系制度，及時獲得人員工作和職務(wù)變動的準確信息，包括人員調(diào)出的時間、調(diào)入單位的名稱、主管機關(guān)的名稱、調(diào)動的原因、是否為正式調(diào)動等，然后及時將檔案轉(zhuǎn)入該人員新的主管部門，使檔案與人員流動同步進行。

第一，機關(guān)人事檔案管理工作人員要樹立高度的工作責任心，充分認識人事檔案工作的重要性，及時傳遞，認真細致、準確詳細地書寫轉(zhuǎn)遞檔案通知單和收文機關(guān)名稱，杜絕誤轉(zhuǎn)現(xiàn)象的發(fā)生。第二，建立嚴格的人事檔案收進轉(zhuǎn)出登記制度和定期檢查核對制度。博士論文，人事制度。檔案的進出登記，是檔案流轉(zhuǎn)的真實記錄，是檢查核對和確定檔案來龍去脈的依據(jù)。檢查核對制度，是驗證收進轉(zhuǎn)出檔案是否準確無誤的手段。要認真進行登記，定期檢查核對，就能及時堵死轉(zhuǎn)遞和保管工作中的漏洞，從而防止“無頭檔案”的產(chǎn)生。具體而言，要做到以下幾點:

(1)在人事調(diào)動或職務(wù)變動時，有關(guān)單位應(yīng)及時將其任免通知告訴人事檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)密切配合，加強聯(lián)系，及時催問或索要檔案。轉(zhuǎn)遞檔案時，必須按照“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細填寫。收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后，立即做好入庫登記，并在回執(zhí)上簽名蓋章。回執(zhí)在一個月內(nèi)未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)主動催問，以防檔案丟失。

(2)大中專畢業(yè)生就業(yè)方案確定后，畢業(yè)生所在學(xué)校應(yīng)及時將檔案隨同就業(yè)名冊同時轉(zhuǎn)遞到所去單位所在地的縣(市)組織人事部門，在交接檔案時，應(yīng)與就業(yè)名冊逐一對照，登記注冊，做到有檔無人不簽收，有人無檔不分配，重新改分或錯轉(zhuǎn)的檔案要認真核查，及時改轉(zhuǎn)。

(3)轉(zhuǎn)出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位和個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案接收人員在驗收時，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明。博士論文，人事制度。

(4)檔案轉(zhuǎn)遞時，必須嚴格密封，以機密件通過機要渠道轉(zhuǎn)送或派專人送取，并要簽字注冊。嚴禁公開郵寄或自帶，以保證檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的絕對安全。

（二）對“無頭檔案”的處理

處置“無頭檔案”是一項重要而繁瑣的工作，關(guān)系到對人的使用以至人的政治生命問題，必須嚴肅認真，謹慎對待，其處置的辦法是:第一，認真鑒別檔案材料的保存價值。博士論文，人事制度。機關(guān)檔案管理工作人員在處置“無頭檔案”時，必須依據(jù)有關(guān)規(guī)定，鑒別判定檔案材料是否具有保存價值。對一般性簡歷登記表格和作為組織參考性的人事檔案，可以登記造冊，報領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀。對重要的有保存價值的人事檔案，要繼續(xù)保存，或查清下落，轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。

第二，仔細分析，認真查閱檔案人的下落。可以通過人事檔案的形成部門、當事人原來工作單位、甚至愛人、子女或社會關(guān)系等線索進行查詢，查詢時一般由查詢機關(guān)提供被查人的基本情況，讓有關(guān)單位查復(fù)。博士論文，人事制度。

第三，經(jīng)過多方查詢，確實找不到下落的“無頭檔案”，根據(jù)規(guī)定可轉(zhuǎn)當事人原籍檔案館保存。當事人人事檔案不齊全的部門，可以向當事人原籍檔案館查詢。

參考文獻

[1]黃霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我國建立新型人事檔案管理模式的思考之一[J]北京檔案,2002,(07).

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黨校教務(wù)檔案是黨校校史的重要組成部分，是黨校工作業(yè)績的展示窗口，也是黨校開展教學(xué)、科研，提高教學(xué)質(zhì)量和實現(xiàn)科學(xué)管理的必備材料。隨著信息化時代的到來，如何更有效地運用現(xiàn)代化手段管理教務(wù)檔案，則是新時期教務(wù)檔案管理的重點課題。

一、當前教務(wù)檔案管理存在的問題

1.收集、管理不夠規(guī)范

目前，教務(wù)檔案的管理工作往往得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，工作人員對檔案管理工作也缺乏足夠認識，各科室沒有專職的檔案管理人員，檔案材料收集不齊全、不規(guī)范，有些科室只重視紙質(zhì)檔案，而忽視其他介質(zhì)檔案。而且，隨著學(xué)校的發(fā)展，教學(xué)不再限于課堂講授，還廣泛開展了公開課，論文研討，下鄉(xiāng)調(diào)研，教學(xué)互動嘗試等活動，所形成的教學(xué)檔案數(shù)量增多，載體也日益多樣化。一些黨校所采用的仍然是傳統(tǒng)的檔案管理模式，即組卷、立卷、擬定標題裝訂等等，工序多，操作難，工作量大。這種方式收集整理的檔案，其查準率是可想而知的。

2.內(nèi)容缺乏系統(tǒng)性

開辦黨校的最終目的是進行我黨理論和工作的宣傳以及對黨員進行黨性知識教育，黨校教育的結(jié)果應(yīng)該被記錄在案并且形成系統(tǒng)，有助于黨校進行教育總結(jié)。但是，現(xiàn)實的情況是有些班次的材料在辦班結(jié)束后沒有及時移交給檔案管理人員或因種種原因不慎丟失；有些教師科研成果，只報送論文題目，沒有按時把科研成果復(fù)印存檔，導(dǎo)致工作銜接不到位，造成科研成果丟失；有些黨員教育工作你開展得很好、效果也十分明顯，但是這些教育總結(jié)資料并沒有形成系統(tǒng)的檔案資料被保存下來。對檔案資料整理的缺乏直接導(dǎo)致黨校教務(wù)檔案不完整，沒有系統(tǒng)性，影響了教務(wù)檔案的質(zhì)量和利用價值。

3.信息缺乏共享性

保守秘密是檔案管理人員的神圣職責，黨校教務(wù)檔案中包含了大量黨校學(xué)員的個人信息，這些是必須加以保密的檔案內(nèi)容，但黨校教務(wù)檔案中也包含了很多可以被利用與其他黨務(wù)工作中的資料，例如對學(xué)習(xí)班教學(xué)效果的總結(jié)、黨校開辦過程中產(chǎn)生的問題及解決方法的探討等，這些資料如果能夠被有效利用，則可以有效提高黨校的辦學(xué)效率。但是，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，黨校教育檔案工作存在重保輕用，利用不良的現(xiàn)象。對黨校教務(wù)信息的共享缺乏導(dǎo)致些弊端：首先，大多數(shù)教務(wù)檔案工作保密多，內(nèi)需利用多，對外交流共享少，有些重要的、有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，檔案管理工作的實際作用被抹殺了；其次，黨校教務(wù)檔案信息資源的開發(fā)利用始終處于原始、簡單的數(shù)據(jù)整理狀態(tài)，信息含量低、封閉，無法實現(xiàn)資源共享，也就無法與外校進行有效交流，致使黨校教學(xué)本身的質(zhì)量遲遲得不到提高。

4.重要檔案沒有專人管理

黨校教務(wù)檔案不僅包括參加黨校學(xué)習(xí)的黨員和部分群眾的基本信息，還包括黨校學(xué)習(xí)班的教學(xué)具體內(nèi)容、教學(xué)實際過程和結(jié)果的總結(jié)，有些教學(xué)過程當中出現(xiàn)的對教學(xué)內(nèi)容的分析和深度反思則體現(xiàn)在參與黨校學(xué)習(xí)人員的日常匯報和筆記中；教務(wù)工作人員的科研成果可能保存在各自的電腦上。因此，黨校教務(wù)檔案來源渠道很多，材料繁而雜，沒有指定專人管理，很難做到分類明確，歸檔有序。另外，沒有專人管理也使材料容易混雜，使得要找的材料不易找到。

5.缺乏現(xiàn)代化管理手段

檔案管理對我國各項事業(yè)的發(fā)展都具有極為重要的作用，因此，進行現(xiàn)代化的檔案管理成為我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢之一。現(xiàn)代化管理手段的應(yīng)用時基于檔案管理信息化的，這就要求檔案管理工作人員必須具備相應(yīng)的計算機文件處理能力和網(wǎng)絡(luò)化信息處理能力。但是，黨校教務(wù)檔案管理人員多是年齡較大的工作人員，這些工作人員計算機應(yīng)用水平普遍不高，較少參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理方面習(xí)慣于舊模式，以傳統(tǒng)的手工方式管理教務(wù)檔案，材料分類立卷裝訂，很少進行檔案信息化處理，致使檔案提取和調(diào)用的效率很低。此外，黨校辦公系統(tǒng)的信息化建設(shè)中的應(yīng)用軟件缺少文檔一體化功能模塊，使檔案信息化工作進展不順暢，沒有辦法對教務(wù)檔案實施徹底的現(xiàn)代化管理。

二、加強黨校教務(wù)檔案管理的對策

1.加強宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

教務(wù)檔案管理人員要抓住時機，加大宣傳力度，從而提高有關(guān)人員特別是領(lǐng)導(dǎo)同志的檔案意識，為做好檔案工作打下堅實的思想基礎(chǔ)。能夠加強檔案管理宣傳力度的方式包括以下三點：第一，以提高檔案服務(wù)管理意識為基礎(chǔ)進行檔案應(yīng)用性宣傳，從檔案管理工作的實際作用出發(fā)提升檔案管理意識；第二，去先進單位觀察信息化檔案管理的好處；第三，進行檔案管理服務(wù)改革。對檔案管理工作的重視則是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，檔案管理工作重視與否，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，如我們市委黨校，就專門配備了一名檔案管理人員，還配備了計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、鐵皮柜等。由于領(lǐng)導(dǎo)思想的重視，并從人力、物力上給予大力支持，使得該單位的檔案管理工作非常規(guī)范。

2.建章立制，規(guī)范教務(wù)檔案的收集整理制度

進行黨校教務(wù)檔案信息化的第二個步驟，就是要對檔案管理工作進行制度建設(shè)，以健全的檔案收集和整理制度作為檔案信息化建設(shè)的根本。黨校檔案管理工作部門需要做的是，在《檔案法》的基礎(chǔ)上，根據(jù)國家檔案局有關(guān)規(guī)定，結(jié)合新的管理方式，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化的要求及學(xué)校當前實際，制定和完善教務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。具體包括制定和完善教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)員學(xué)籍檔案、科研成果檔案、基層黨校活動檔案以及其他檔案管理實施細則，特別是要制定聲像檔案、電子檔案管理的實施細則，并對檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定，使檔案管理進入規(guī)范化、制度化、程序化軌道。

3.更新觀念，努力實現(xiàn)教務(wù)檔案管理信息化

隨著電子政務(wù)在快速發(fā)展，各級立檔單位所產(chǎn)生的電子文件與電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)檔案，檔案是否有能力接收和安全保管越來越多的電子文件與電子檔案等新型載體檔案，已成為衡量檔案事業(yè)發(fā)展階段的新的標準，檔案信息化勢在必行。這就要求學(xué)校的檔案工作者要更新理念，調(diào)整思路，切實領(lǐng)悟到教務(wù)檔案信息化對檔案管理工作的實際作用、觀察并了解到教務(wù)檔案的應(yīng)用對檔案信息化建設(shè)的迫切需求，從自身的檔案工作觀念更新出發(fā)，將將檔案管理的實際操作從手工建檔的工作中解脫出來，以“件”為單位整理教務(wù)檔案，利用計算機錄入教務(wù)檔案信息，建立教務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和利用。

4.明確重點，指定專人收集重要檔案材料

要根據(jù)教務(wù)檔案的特點，明確各科室收集檔案材料的范圍，指定專人收集具有保存價值的重要檔案資料。如：①文件類：縣委、縣政府文件、上級文件以及學(xué)校制定的教學(xué)科研工作文件和實施方案等；②綜合類：教學(xué)通知、各科室工作計劃總結(jié)、教學(xué)工作會議材料等；③教學(xué)類：教學(xué)課程表、干部培訓(xùn)進程表、考試安排、考核辦法等；④學(xué)籍類：各班次花名冊、成績單、結(jié)業(yè)證及畢業(yè)證書、學(xué)歷證書電子數(shù)據(jù)等；⑤教師業(yè)務(wù)類：本校教師以及外聘教師基本情況材料、考核情況、進修情況、骨干教師的培養(yǎng)考核材料、教學(xué)評價、教學(xué)競賽和教學(xué)獎勵；⑥科研類：教學(xué)改革方案、下鄉(xiāng)下企業(yè)調(diào)研資料、教學(xué)評估和反饋、校際之間的交流材料、情況材料等；⑦教材類：征訂的教材、各類教學(xué)參考書、本校教師參與編寫的教學(xué)材料等；⑧其他類：主要包括電子檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、多媒體材料等，只有指定專人負責收集整理，才能使材料歸檔做到完整準確、系統(tǒng)、規(guī)范。

5.嚴守秘密，處理好教務(wù)檔案的開發(fā)利用與保密的關(guān)系

在教務(wù)檔案的開發(fā)利用過程中，要堅持檔案工作的保密原則，完善保密制度。同時也要正確處理好所有權(quán)、隱私權(quán)的關(guān)系，檔案的開發(fā)開放不能危害學(xué)校集體的安全和利益，不得侵犯教師和學(xué)員的合法權(quán)益，對教務(wù)檔案中諸如有關(guān)教師基本情況，對教師的評價、獎懲情況，學(xué)員的基本情況等內(nèi)容應(yīng)加以保密。要公開上網(wǎng)的，要經(jīng)過學(xué)校認真審核。但對于那些可以及時開放的檔案信息，也要及時上網(wǎng)，避免造成信息利用價值的損失，從而使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，也使檔案的社會功能得到充分發(fā)揮。

6.加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)

社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進步，使檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對象、管理方式都發(fā)生了很大的變化。因此，要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提高他們的綜合素質(zhì)。一是要提高思想素質(zhì)，營造一種愛崗敬業(yè)的良好氛圍，具有強烈的檔案意識和服務(wù)意識以及良好的職業(yè)道德和心理素質(zhì)。二要注重自身學(xué)習(xí)，主動參加崗位培訓(xùn)，不斷提高管理教務(wù)檔案的水平，做到依法治檔。三要成為復(fù)合型人才，既有檔案管理的專業(yè)能力，又要善于運用現(xiàn)代化手段，擅長計算機的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)信息管理的技術(shù)。因此，檔案管理人員要主動參加計算機等的考試，熟練地運用計算機技術(shù)管理電子檔案，以便對電子檔案管理和電子文件實行“前端控制”，爭取做到及時接收電子文件。

篇（9）

0 概述

不管是在企事業(yè)單位還是在政府工作部門，檔案是各個單位都必不可少的信息資源。檔案中包含了與企業(yè)發(fā)展息息相關(guān)的重要信息，企業(yè)各項工作的資料管理都是通過檔案的形式來實現(xiàn)的，并以檔案文件的形式進行存儲。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多數(shù)是依靠工作人員手工地完成檔案的記錄與管理，通常通過紙質(zhì)媒介進行保存。在對慢性腎臟病人檔案的方式上，本單位工作人員只是機械地將檔案資料的內(nèi)容整理、錄入到計算機中，從某種程度上說，這一方式并未對檔案管理工作達到明顯的提升效果，整體的管理水平還有待提高。為了便于檔案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同時避免因人為因素所造成的錯誤，因此，開發(fā)一套符合單位實際現(xiàn)狀的慢性腎臟病人檔案管理系統(tǒng)有著重要的實際意義和應(yīng)用價值。

1 系統(tǒng)分析

本單在對慢性腎臟病人的管理過程中，為了確保能夠清楚的掌握每個病人的情況，為每個慢性腎臟病人進行建立檔案，并且不斷的更新檔案，以掌握病人的最新情況。

在β性腎臟病人健康檔案管理工作中，首先需要確定建檔的對象，一般要求對所有的慢性腎臟病人建立檔案，無論他的性別和年齡。本單位會定期對這些慢性腎臟病人進行走訪，到他們的家中了解他們的病情。同時，還會開展定期的免費身體檢查工作，這樣能夠掌握慢性腎臟病人的身體的整體情況。對所開展的這些工作都需要通過系統(tǒng)來進行處理，例如進行體檢之后，需要將體檢的信息錄入到系統(tǒng)中并保存，再由專門的醫(yī)生對其身體的健康情況作出一定的判斷。

在確定要建檔的慢性腎臟病人之后，需要對他們進行建立檔案，檔案中需要包括兩大類信息，一類是居民的基本信息，另一類是居民的健康狀況信息包括所患慢性腎臟病的情況。

用戶最主要的業(yè)務(wù)是對慢性腎臟病人健康檔案進行管理，除此本單位還組織一些針對慢性腎臟病人的健康教育活動，通過這些活動讓他們更加了解自己的病情并更好的配合醫(yī)生的治療。

2 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計

本系統(tǒng)在軟件架構(gòu)自上而下分為表現(xiàn)層、業(yè)務(wù)層以及持久層。表現(xiàn)層主要是由HTML、頁面等組成。而業(yè)務(wù)層主要是由通過接口來完成用戶發(fā)送的訪問請求，系統(tǒng)中所有的控制類和實體類都被存儲在該層中。持久層由各種框架以及數(shù)據(jù)庫等組成，其基本功能是完成對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行各種操作。系統(tǒng)的軟件架構(gòu)如圖1所示。

3 功能設(shè)計

本文根據(jù)對系統(tǒng)的需求分析，將系統(tǒng)功能劃分為檔案基本信息管理模塊、慢性腎臟病管理，健康教育活動管理模塊、查詢統(tǒng)計分析模塊和系統(tǒng)管理模塊，如圖2所示。

1）檔案基本信息管理，設(shè)計對慢性腎臟病人的基本信息和健康基本情況進行管理，掌握每個慢性腎臟病人的具體情況。

2）慢性腎臟病管理，對患慢性腎臟病人的病情建立詳細的檔案信息。包括慢性腎臟病人每次看病的診斷信息、檢查信息和診斷信息。對本單位為病人所開展的病人隨訪情況進行維護管理。

3）體檢管理，登記并維護對慢性腎臟病人開展的定期體檢的基本信息以及每個參加健康體檢的病人的檢查結(jié)果。

4）健康教育活動管理，對本單位針對患有慢性腎臟病的并所組織的健康教育活動情況的維護和管理，同時記錄慢性腎臟病人對每次所開展的健康教育活動的滿意程度和建議。

5）查詢統(tǒng)計分析，對慢性腎臟病人的信息及健康信息進行統(tǒng)計查詢和統(tǒng)計分析

6）系統(tǒng)管理，對使用系統(tǒng)的用戶及其角色信息進行管理，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行管理。

4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

數(shù)據(jù)庫設(shè)計是整個系統(tǒng)設(shè)計中的核心環(huán)節(jié)，其設(shè)計質(zhì)量將直接對軟件的質(zhì)量起著重要的影響。在數(shù)據(jù)庫進行設(shè)計的過程中需要將要處理的現(xiàn)實世界與數(shù)據(jù)庫原理知識相結(jié)合完成設(shè)計，本系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫設(shè)計的過程中遵循的原則為：

1）處理的原始單據(jù)與實體之間的關(guān)系。

在為數(shù)據(jù)庫建立實體聯(lián)系模型是，要將現(xiàn)實中處理的實際單據(jù)與實體之間進行對應(yīng)，為系統(tǒng)建立實體并分析實體之間的聯(lián)系，實體之間的聯(lián)系就是現(xiàn)實中分析出來的聯(lián)系。這種聯(lián)系可以一對一或一對多或多對多。

2）主鍵與外鍵

對每個實體都必須要有一個實體標識符，該實體標識符又來唯一識別每個實體，不同的實體之間要通過外鍵來發(fā)生聯(lián)系。不僅如此，主鍵與外鍵還能夠分別保證數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的實體完整性和參照完整性。

3）基本表需滿足原子性、原始性、演繹性和穩(wěn)定性的性質(zhì)。

4）范式標準

基本表中字段的相互依賴關(guān)系，應(yīng)至少滿足第三范式，最好能達到BCNF。更高一級別的范式可以更好的避免數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的冗余、插入異常、刪除異常。

5）正確處理實體之間的多對多的關(guān)系

在將實體轉(zhuǎn)換為表時，要注意必須為其聯(lián)系也建立一張獨立的表。該表中的主鍵是由兩個實體的實體標識符共同組成，再加上聯(lián)系本身的屬性構(gòu)成表的所有字段。

6）完整性約束的三個方面

數(shù)據(jù)庫設(shè)計時需要充分考慮數(shù)據(jù)的完整性約束，分析并設(shè)計表之間如何聯(lián)系，表中字段需要滿足的條件。

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（一）加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，其目的在于提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，并且應(yīng)認識到建設(shè)一支檔案信息化人才隊伍是企業(yè)檔案自動化的客觀要求，同時，加大力度推廣檔案信息化建設(shè)，要求全體員工積極配合。

（二）強化法制意識

樹立法制意識，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。搞好企業(yè)檔案工作要從“提高認識、強化制度”上下功夫，使依法治檔深入人心。首先是提高執(zhí)法認識，要大力宣傳《檔案法》等國家法律法規(guī)，做到知法、懂法，明確執(zhí)法的嚴肅性，提高工作的自覺性，從而解決和杜絕檔案工作可有可無等錯誤思想。其次要提高重要性的認識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員對檔案工作重要性的正確認識是推進和搞好檔案工作的重要基礎(chǔ)。第三要加強檔案工作的制度建設(shè)和管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，保證檔案工作專項經(jīng)費，落實各級領(lǐng)導(dǎo)檔案工作責任制，使依法治檔工作落到實處。

二、做好信息化建設(shè)管理布局

（一）依托企業(yè)單位局域網(wǎng)，構(gòu)建本單位信息管理平臺

在局域網(wǎng)上，檔案管理信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)信息應(yīng)用系統(tǒng)（OA、PDM、ERP等）互相聯(lián)通，資源共享。通過系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口，可以解決電子文件及元數(shù)據(jù)的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護問題，對各系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件實施前端控制和全程管理，實現(xiàn)文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數(shù)據(jù)真實、完整、有效;同時，整合各類檔案信息資源，建設(shè)一批專題數(shù)據(jù)庫，對其實施統(tǒng)一管理，既可避免出現(xiàn)信息孤島，又方便信息管理和利用。

（二）以檔案綜合資源管理系統(tǒng)為平臺，管理館藏傳統(tǒng)和各門類檔案信息

檔案綜合資源管理平臺建設(shè)以檔案信息資源共享為目的，以現(xiàn)場技術(shù)資料控制為重點。其基本構(gòu)成檔案信息網(wǎng)頁，檔案管理系統(tǒng)、文檔一體化系統(tǒng)，網(wǎng)上遠程檢索系統(tǒng)、電子文件和檔案全過程管理系統(tǒng)。其上流轉(zhuǎn)的文件資料信息以電子文件形式存在，設(shè)計、試驗、制造各個環(huán)節(jié)的電子文件實現(xiàn)了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)境。在該平臺上，可對檔案數(shù)據(jù)實行動態(tài)管理，包括動態(tài)采集、動態(tài)更改、動態(tài)跟蹤、動態(tài)。

（三）以綜合辦公系統(tǒng)（OA）為管理平臺，對煤炭企業(yè)事務(wù)信息實施全電子化管理

綜合辦公系統(tǒng)對企業(yè)單位公文實施收發(fā)管理的同時，實現(xiàn)了全面、系統(tǒng)地記錄企業(yè)單位各項事務(wù)活動。充分發(fā)揮綜合辦公系統(tǒng)效率高、權(quán)限分明、自動歸檔、檢索準確、使用方便的優(yōu)勢，按照文檔一體化原則，對政務(wù)工作中的電子文件實施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發(fā)揮作用，實現(xiàn)各項工作的記錄和電子文檔緊密相連和對文件實施全程閉環(huán)管理，確保信息渠道暢通。

（四）以檔案網(wǎng)站為核心，建立各類檔案信息資源平臺

建立企業(yè)單位檔案網(wǎng)站的首要目的是向單位內(nèi)部提供檔案信息的查詢服務(wù)，可使用戶借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實時了解文件資料借閱的更改狀況，進行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。

三、做好檔案信息化管理的數(shù)據(jù)管理

（一）要積極推動網(wǎng)絡(luò)化歸檔工作

利用煤炭企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化辦公平臺，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化歸檔。各立卷部門的檔案管理者在檔案管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和在專職檔案人員的指導(dǎo)下，根據(jù)自己的權(quán)限范圍將所在部門產(chǎn)生的需要歸檔的文件備注處理意見，通過自動化辦公平臺傳輸?shù)綑n案館數(shù)據(jù)庫，年終時只要向檔案科移交一份組卷清單即可，從而減少了檔案管理部門的計算機輸入工作。檔案科只需要對數(shù)據(jù)進行一些深層次的處理開發(fā)，便可完成檔案的及時、準確歸檔。

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關(guān)鍵詞 人事檔案 管理模式 管理體制 管理人員素質(zhì)

人事檔案是單位的一項重要工作，對掌握員工的基本情況，提高人力資源利用效率具有重要影響。隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，再加上管理體制創(chuàng)新，人事檔案管理模式出現(xiàn)了變革和轉(zhuǎn)化，對檔案管理工作也提出了更高要求。但一些單位沒有及時完善管理體系，創(chuàng)新管理方式，制約人事檔案管理水平提升，需要采取措施改進和完善。

一、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的表現(xiàn)

隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人事檔案管理模式也出現(xiàn)轉(zhuǎn)化。構(gòu)建開放的、社會化的管理模式，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量，有利于促進個人與組織協(xié)調(diào)發(fā)展，激發(fā)個人潛能，讓他們?yōu)閱挝话l(fā)展做出更大貢獻。

1.人事檔案需求多樣化。市場競爭的核心是人才競爭，為促進單位發(fā)展，應(yīng)該優(yōu)化人力資源配置。在招聘、選撥、錄用人才時，要注重人事檔案的科學(xué)利用，滿足單位各項工作需要。隨著人才管理方式改進，再加上信息技術(shù)的利用，人事檔案的內(nèi)容、載體、傳遞方式、利用手段等方面的多樣化趨勢越來越明顯。以前人事檔案只適用于單位內(nèi)部的觀念越來越不適應(yīng)管理工作需要。在新形勢下，人事檔案不僅是組織的需要，同時也越來越為個人所重視，尤其是那些與個人利益密切相關(guān)的人事檔案，其利用程度不斷加深。盡管個人和組織對人事檔案的要求和目的不完全一樣，但對人事檔案需求的多樣化目的是毋庸置疑的。

2.人事檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜化。人事檔案的內(nèi)容多樣，來源廣泛，檔案信息資源結(jié)構(gòu)具有明顯的復(fù)雜化特征。以前的人事檔案采用封閉式管理模式，檔案信息資源的搜集、處理和利用屬于單位內(nèi)部的檔案管理人員，檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)也相對比較簡單。而在現(xiàn)代社會，人事檔案信息資源的來源越來越廣泛，不僅包括單位內(nèi)部人員，同時也包括單位外部人員。由于不同人員的身份、人身閱歷、學(xué)歷、工作經(jīng)驗等不同，導(dǎo)致人事檔案的結(jié)構(gòu)也日趨復(fù)雜化，也使檔案組成的成分和組成內(nèi)容變得豐富多彩。

3.人事檔案服務(wù)開放性。隨著市場經(jīng)濟發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案的神秘性逐漸弱化，再加上管理制度的完善，管理人員素質(zhì)提升，有力的推動了人事檔案管理的開放化進程，對提高檔案管理服務(wù)水平也產(chǎn)生積極作用。在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)開展人事檔案管理時，要構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，重視密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)等的應(yīng)用，保護個人隱私，確保人事檔案資料完整，進而促進人事檔案信息資源的有效交流和作用的充分發(fā)揮。

二、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的意義

通過創(chuàng)新管理模式，完善管理制度，有利于轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，提高檔案管理水平，對工作人員和單位運行發(fā)展也產(chǎn)生積極作用。

1.及時了解工作人員信息，優(yōu)化人力資源配置。人事檔案主要記錄個人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，歸納總結(jié)個人的活動參與情況、政治面貌等，同時還要進行備份與存儲，方便檔案資料查詢。它具有全面性、嚴肅性、真實性、可靠性等特點，是單位用人的重要數(shù)據(jù)和歷史資料，對有效開展人事管理產(chǎn)生積極影響。作為檔案管理人員，應(yīng)該順應(yīng)時展趨勢，轉(zhuǎn)變管理模式，創(chuàng)新管理理念，注重搜集并分析人事檔案管理的各種資源，及時、全面掌握工作人員的詳細信息。進而合理安排工作人員的崗位，明確他們的職責，有利于優(yōu)化人力資源配置，激發(fā)員工活力。

2.維護員工的正當權(quán)益，促進單位的有效發(fā)展。人事檔案管理也是單位管理的重要組成部分，新形勢下，通過分析人事檔案信息資源，有利于掌握員工基本情況，對他們的工作進行合理安排，讓他們努力找到適合的工作崗位。并掌握員工需求，幫助他們排解困難，維護員工正當權(quán)益，進而讓每位員工努力找到合適的崗位，在崗位上做出業(yè)績，也有利于促進單位的發(fā)展和進步。

三、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的對策

為順應(yīng)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的趨勢，提高檔案管理工作水平，可以采取以下改進措施。例如，創(chuàng)新人事檔案管理體制，構(gòu)建完善的管理制度，明確管理人員職責，落實責任制，讓他們認真履行職責。建立獎懲激勵機制，激發(fā)員工熱情。重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，提高管理人員的綜合水平，推動人事檔案管理數(shù)字化進程，促進人事檔案管理水平提升。

四、結(jié)語

總之，在信息技術(shù)發(fā)展和管理體制不斷創(chuàng)新的前提下，人事檔案管理模式也出現(xiàn)了相應(yīng)的轉(zhuǎn)化。把握這種趨勢，提高人事檔案管理水平和檔案資源利用效率，這是每個管理人員不可忽視的內(nèi)容。應(yīng)該革新思想觀念，完善管理體制，提高管理人員素質(zhì)，從而順應(yīng)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的趨勢，促進管理工作水平提升，讓人事檔案更為有效的發(fā)揮作用。