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二、當前合同管理存在的主要問題

1．企業管理者對合同管理的重視程度不夠。多數企業管理者重生產、重訂單、輕管理，尤其對合同管理不夠重視，有的企業沒有相關的合同管理制度，有的企業沒有專門負責合同管理的部門或管理人員，有的雖有相關合同管理制度及合同管理部門，但管理混亂或無序。企業管理者對合同管理工作的無視或不夠重視，造成合同管理工作主題缺失或管理無序。

2．合同審核不嚴，缺乏風險控制機制。由于很多企業沒有專門負責合同審核的法律事務部門或企業法律顧問，有些企業設立了法務部門，但企業法務部門的法律顧問和各有關人員在合同管理中的具體責任和權限的規定不夠明確，不能充分或有效地發揮其作用。如在合同談判和簽訂時把關不嚴、合同條款表達含糊、法律或合規性審核不夠嚴格、合同履行監督不到位等問題，將會給企業經營帶來潛在風險。

3．合同的管理和履行效率低下。企業缺乏高效、科學的合同管理制度及審核程序，合同的洽談、起草、審核、簽約、履行等環節無法緊密銜接，造成合同管理無序混亂，合同履行效率降低；合同履行過程中缺乏準確高效監督及反饋程序，對企業的生產經營活動產生消極影響。

4．缺乏標準化管理體系。沒有制定涵蓋合同起草、談判、審核、簽訂、履行、監督的合同管理制度和統一的合同編碼體系，使合同管理缺乏制度依據；沒有按照一定的程序對履行合同條款的能力進行評審，對于企業常用業務合同進行文本格式化和通用條款優化等標準化工作沒有開展。

三、合同管理標準化的必要性

合同管理也是一門科學，要尊重其內在的發展規律，在大數據時代下，合同管理亟待建立科學的標準體系，使企業合同管理標準實用可行。

1．推行合同管理標準化是經濟和時展的客觀要求。各種經濟合同客觀地反映著生產和流通的現實經濟情況，它作為聯系原材料采購、生產加工、流通消費各環節的紐帶與橋梁，在保障生產生活、經濟發展順利進行，提升企業經營管理水平，促進經濟發展方面，發揮了非常重要的作用。隨著經濟管理體制改革的進行，混合所有制和大數據引領經濟發展新時代的到來，企業改革和發展活力不斷增強，各經濟體之間的聯系愈加活躍，經濟合同的數量也隨之增加，構成了大數據時代經濟活動的重要組成元素，社會經濟和時代的發展，就客觀地向我們提出了合同管理標準化的問題。

2．合同管理的現狀是推行合同管理標準化的潛在動力。由于非標準化合同管理帶來諸多問題，給經濟合同的審核、履行、監督等環節帶來很大困難與不便。要做到提升經濟合同的履約率，減少合同糾紛，減少合同管理方面所投入的人力、物力，必須實施合同管理的標準化，大力推行合同管理制度化、編碼體系的標準化、內容條款規范化，以及合同文本格式統一化。

3．合同管理標準化是降低合同管理溝通成本和提升工作效率的重要手段。通過合同管理的標準化，可把合同管理的各項業務活動內容、業務間的銜接關系、各自承擔的責任、工作程序等用標準的形式加以明確，這樣可以使合同管理工作規范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。

四、合同管理標準體系的模式

企業合同管理紛繁復雜，在大體上可將標準體系劃分為管理和操作兩個層面：

1．管理層次包括《合同分類編碼體系》、《合同審核管理標準》、《銷售（采購）合同管理標準》、《特殊合同類管理標準》等標準，這些管理標準分別對合同分類編碼及各類型的合同在擬定、審核、簽訂及履行全過程中的管理部門及其職責、管理方式及程序等做出明確規定。

2．操作層次包括《合同格式文本標準》、《合同要約推薦標準》等標準，格式文本是企業結合自身業務特點，一般在積累總結經濟活動實踐經驗的基礎上逐步形成完善的，完備成熟的格式文本不僅可保護自身合法權益，還能大大提高工作效率。

五、合同管理標準化的具體措施

1．合同管理制度的動態化。制度是基礎，沒有制度，任何管理工作都是無本之木、無源之水，合同管理工作亦是如此。任何企業都要建立健全適合于自身的的合同管理制度。首先要看有沒有合同管理制度，其次要看合同管理流程有沒有嚴格按照合同管理制度執行，最后要看現有的制度是否適應目前的企業合同管理，若不適應，則要對制度進行修改，將合同管理制度納入動態化管理，合同管理制度要隨著合同管理工作的發展、管理范圍和形勢的變化而改進，不能一勞永逸，更不能讓制度成為制約合同管理工作的瓶頸。

2．合同編碼體系的清晰化。一個企業的合同的編碼體系一般包括合同承辦部門的代碼、合同簽訂日期、合同序號、合同分類等，在合同編碼體系中，合同承辦部門代碼和合同分類較為重要，一個能夠清晰地表達了合同承辦的主體，一個能夠清晰地反映合同的類型，合同承辦部門代碼一般以部門英文縮寫或部門在企業的習慣性代號作為編碼，合同分類一般按照合同的經濟性質分為銷售合同、采購合同、技術合同、擔保合同等，合同分類看似簡單，但直接關系到合同處理的方法，如果處理不好，會為以后的合同管理流程帶來很多不便。

3．合同審核流程的層次化。企業的合同管理要有一個明確的合同審核流程，審核流程要分類制定，各審核人員要責權清晰，層次分明，將一般合同、重大合同、特殊合同審核和簽訂的權限具體化，由于合同履行和監管也大多是由合同審核的參與人負責，通過完善合同審核流程，將合同審核流程層次化，進而明確各層次在合同管理中的權限與職責。

4．合同檔案管理的日?；?。合同管理中的檔案管理工作極為重要，它是一個與合同管理相關數據的歸集、整理的過程，在大數據時代，合同數據更加復雜，應當更加重視合同檔案管理工作。合同承辦人或者合同管理人員要按照合同管理的相關規定主動收集合同相關數據，包括合同簽訂前的項目審批文件、考察、咨詢、談判會議記錄、法律及合規性審核等材料，合同履行過程中的標的物簽收、核驗、合同變更等材料，合同履行后的經濟效果評價、合同總結等材料，形成完備的合同管理檔案。合同檔案要納入常態化管理，做到合同管理數據隨產生、隨收集，做到洽商記錄不過夜、合同備案和審核意見表填制不過夜。

5．合同管理相關崗位的互控化。合同管理相關崗位的工作是一個互相銜接、聯動的體系，每個崗位雖然分工不同，但對其他崗位都有糾錯、互控的責任和義務，這樣才能相互促進，提升合同管理的水平。

6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法為前提，尤其是格式化合同涵蓋了法律規定的主要條款，在客觀上起到了法制宣傳的作用，提高合同參與者的法律意識和履行合同的自覺性，加強合同文本格式化的普及，也可大大減少經濟合同糾紛。

7．合同管理的信息化。在大數據時代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促進合同管理標準化的重要保障，要應用現代化信息手段加強合同管理工作，開發適用企業自身的合同管理軟件系統，加強合同處理流程的信息化，不斷提升合同管理的信息化水平。

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中圖分類號：F715.4 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）04-00-01

進入21世紀以來，中國逐步邁進了全面信息化管理的時代，信息化技術應用廣泛，信息化管理已經成為一個現代化企業管理的重要工具。為了適應現代化管理的需要，增強建筑施工企業的競爭實力，國有大中型企業逐步由粗放型管理向精細化管理方向轉變，在這個過程中，對企業的信息化建設提出了更高的要求。

一、合同管理信息化的必要性

1.合同管理是建筑施工企業管理的核心，承發包雙方通過施工建造過程來完成合同中約定的工作內容、質量目標、工期目標、安全文明施工目標和合同金額，并通過合同條件來約束和保障雙方的權利、義務，所以實現有效、可控的合同管理是每個建筑施工企業都要思考和解決的重點和難點，采用何種方法來解決也就至關重要。

2.合同管理具備周期長、標準高、邏輯嚴密、內容廣泛的特點。而將合同管理過程劃分階段、劃分時段，應用網絡信息化技術對其不同階段、時段的信息進行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業對合同管理全過程的掌控。

3.合同的網上管理，極大地縮短了信息的傳遞時間，提高了信息傳遞的效率。節約了合同的管理成本，也節約了企業上下級單位業務人員異地往來簽字、蓋章的時間和精力，節省了人工成本，也減少了辦公設備的消耗和紙張的浪費。

4.以往合同管理人員要花費很多時間制作、收集和整理合同，而合同在網上傳遞、評審后，管理人員騰出了大塊時間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業工作中，進一步提高了管理人員的工作質量和工作效率。

5.實現了數據的網上采集，便于數據收集、整理和不同數據間的對比、分析，更容易發現風險，總結經驗。同時，也方便了其他業務部門查詢和使用數據，減小因數據傳遞時間長、傳遞環節多而易產生錯誤的概率。

6.合同在網上評審，加強了各業務部門之間的聯系，改變了以往只是造價人員關注合同條件的局面，加強了資金、技術、質量、工程、材料、安全等部門對合同條件的關注，有利于合同管理的全面性、完整性。評審過程在網上公開，增強了合同評審的透明度，加強了過程監管，有利于反腐倡廉、樹立良好的管理氛圍。

二、合同管理信息化的要點分析

合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標、管理制度、標準和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統，組織管理人員培訓，系統試運行，跟蹤、完善系統，正式運行系統、系統信息維護九個步驟。為了合同管理信息化的成功實現，要特別關注以下四個方面。

1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業務流程和技術規范，細化合同管理階段；其次是制定合同管理環節標準和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網上評審，合同執行過程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。

2.建立統一的合同管理標準。標準規范化是合同信息化建設的重要基礎之一。要求合同執行的各級單位應充分利用統一的合同管理辦法，實現合同的集中管理。特別要注意標準錄入合同基本信息、規范上傳合同文件、避免合同評審的形式化、及時留存合同執行過程中的記錄等。如果沒有規范的標準，合同信息資源平臺就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業的合同信息化系統就無法暢通，資源共享也就難以實現了。

3.通過良好的技術保障，建立穩定、易操作的管理系統來實現軟件功能。技術人員會根據管理目標、管理辦法和標準進行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關系，確定前置事務、后置事務，明確需要輸入的信息和應該輸出的信息；對比較復雜的環節再分解，優化處理。因為流程圖具備邏輯性強、條理清晰的特點，所以采用流程圖實現系統功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務流程和環節流程?？偭鞒淌菍⒑贤珘勖芷趧澐譃閹讉€階段，明確不同階段間的相互聯系和制約關系；事務流程反映不同合同管理階段中各項事務間的邏輯關系;環節流程則明確了某一項事務中環節活動間的流轉過程和先后時間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個活動中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。

4.建立優秀的合同管理隊伍。優秀人才的作用在企業中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關鍵也離不開優秀管理人員隊伍的建設。首先要提高合同管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和合同信息化管理系統的使用，以確保合同管理各階段記錄、數據的準確性。合同管理人員要端正工作態度，立足本職崗位，強化自我學習意識，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業要積極創造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側重地提高合同管理人員的工作技能。

三、合同管理信息化的優勢所在

合同管理信息化的優勢主要體現在四個方面：

1.實現了合同信息的網上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個信息網路內循環、多次使用，實現了信息的共享。同時保證企業中的市場營銷、人事、行政、財務、造價、技術質量、工程安全部門的數據統一，各級管理人員在相同數據的基礎上分析、決策，避免因信息不對稱而造成的損失。

2.實現了合同網上評審。參與合同評審的上下級單位的業務部門結合自己對合同條款的理解提出修改意見和建議，并根據自身的審批權限獨立評審，評審過程并沒有受到外界的干擾。評審過程透明，評審結果受到監督，保證了評審工作的公平、公正。評審采用分級授權，下級單位評審后再由上級單位評審，評審時間長短有嚴格的限制，從制度和流程上提高了評審工作的積極性，有效節約了評審時間，提高了工作效率。

3.由于合同管理的周期長，合同履行的過程中，在合同外部自然和社會條件的影響下，合同實施的條件不斷變化，合同內控條件也要隨之調整，以保證合同目標的實現。通過合同信息的網上跟蹤，針對付款、變更索賠、現場簽證真實過程的記錄、描述和分析，實現合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對合同管理過程的了解，便于集中各個部門的意見，確保合同管理在項目部及上級單位的控制下良性發展。

4.項目合同管理過程中，任何一個技術、質量、安全或進度的風險都可能會導致施工成本費用的增加。合同管理要求合同的風險始終在可控的范圍之內，成本的支出也在受控狀態。為了減少施工過程中風險的發生，首先應制定風險管理預案，識別不同施工過程可能產生的風險源，對風險產生的原因和狀態定義，提出處理風險的提示，并落實到人；通過合同風險的信息化管理，便于各級單位、不同部門預先掌握本業務的風險控制點，制定出風險管理預案。若出現了突發事件，也便于各級單位掌握真實情況、分析產生原因、結合預案，快速、及時地處理，避免事態的擴大。

四、結束語

為了實現企業合同管理的信息化不僅要擁有先進的信息化技術，也要具備與之配套的內控管理制度。合同管理的信息化實現了企業合同管理水平的提升，使得企業向精細化管理大步邁進，企業良性發展的同時也減少了資源消耗，為節約型社會貢獻了一份力量。

參考文獻：

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二、如何完善合同管理內部控制制度

日常合同管理工作動態性非常強，可是在如此大量且金額巨大的情況下，傳統方式對其進行管理已經非常吃力。因此需要完善合同管理內部控制制度，達到合同管理流程順暢、合同履行到位、合同信息歸檔科學合理、同時做好對相關信息的評估和再利用。

1.要實現合同管理的標準化。

實現從申購到履行以及合同履行后的評估都確定負責人、環節固定、流程明確，使合同管理形成一個閉合的環。標準化可以降低合同管理的溝通成本。在合同簽訂過程中經常發生倒簽現象，因事先履行合同，需要付款時才補簽合同使合同管理失去防范和監督做用，造成即使合同履行有瑕疵，項目負責人也容易忽略。標準化的程序可以防止合同倒簽。通過標準化可以降低合同履行過程中發生的成本，保證所有環節上的人都能參與到合同中去。比起讓領導了解合同、在合同上簽字，更加重要的是讓合同執行人對合同透徹理解，特別是在合同流程都以手工簽字完成的情況下，實際上每個環節的簽字人不一定完全理解所簽的內容。這就造成前期調研以及進行商務談判時，相關人員非常盡責，為了一個細節甚至微小的利益甲乙雙方多次談判，但在履行過程中，由于項目負責人沒有注意到合同文本，憑借提出申購時的需求描述以及主觀經驗，造成與合同真正標的的質量、數量、質保期、履行方式等之間形成差異，影響了合同履行質量。所以只有將合同管理標準化，項目負責人重視合同，對合同不折不扣的完成，才能徹底杜絕合同倒簽、履行不到位等現象。通過標準化的程序使合同相關人可以在任何一個環節通過反饋的方式了解進度、細節等，有利于合同履行。

2.將前期論證與預算結合起來。

做預算只能是縱向的經濟或經營商的預期和控制，但橫向與類似單位類似情況或市場行情的比較才是核心。杜絕申購只是從部門需要出發，論證過于簡單，對行情不夠了解的情況。根據建立供應商庫以及主要設備信息庫，搜集同類地區同類設備等的招標結果信息，掌握市場行情，使預算更加科學。力求每一份合同不但滿足每一次業務需求，同時也能對今后醫院的經營有參考作用。

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（一）傳統電力工程合同管理的現狀分析

1、沒有完善的合同管理網絡，大多數企業都沒有形成職能明確的管理網絡，部門職責不清，現有管理人員的綜合素質不高，尤其是缺乏專職合同管理人員；

2、沒有規范的合同管理工作流程，工作要求及職責不明確，且管理方式還以手工管理方式為主，合同管理水平低下，使得施工項目工程的管理和執行得不到有效保障；

3、沒有規范的文檔管理制度，在簽訂書面合同時，往往不夠規范，周期長，合同履行過程中不夠理想且易給企業造成不可預計的損失；

4、合同管理數據不能形成統一規范的管理，丟失現象嚴重，查找調用費時費力，造成后期合同管理困難。總的說來，合同體系不規范不健全，合同管理水平低，仍是我國建筑行業普遍存在的現象。基于此，傳統的合同管理已無法滿足現代化建設電力施工企業發展的需求。

（二）電力施工企業合同規范化管理建設存在的問題

1、思想認識不足，投入力度不夠。大多數企業對合同管理的重要性認識不夠，沒有建立完善的合同管理機構，對合同風險缺乏防范意識，沒有認識到合同管理是企業管理不可或缺的重要組成部分。因此在機構設置、人員配備和經費等方面支持不夠。

2、電力施工企業合同管理流程不夠明確，職責不清。大多數企業都沒有制訂統一規范的合同管理工程流程，由于缺乏統一的要求，各部門權責不分明，意見很難統一，造成權力大家爭、責任大家推的局面。甚至有些企業合同管理部門與其它相關部門缺乏溝通，各自為政，造成合同管理脫節，效率低下。這些都是企業管理之大忌，最終將給企業帶來重大的隱患。

3、合同文檔不規范不統一。建筑行業是一個高風險行業，需要有規范統一的合同文檔來全面體現雙方的責任、權利和風險。但有些業主和承包商不能完全按照合同規范文本簽訂合同，采用一些自制的、不規范的文本進行簽約。有些業主甚至通過自制的、籠統的、含糊的文本條件，避重就輕，轉嫁工程風險。

4、合同監督管理不到位。現階段，在電力施工企業合同管理過程中，合同的申報審批、談判簽約、合同評審、履行等整個環節因無規范化管理，難以對合同全過程進行嚴格的監督和管理。

5、電力施工企業合同管理中信息化程度還比較低。不少企業在進行電力施工企業合同管理的過程中，常常還是以傳統的手工操作為主要的管理方式，比如，在簽約前的合同審批和評審環節，涉及人員眾多，程序復雜，周期長，造成有些合同長時間不能簽定，嚴重影響電力施工企業的進展。不僅在一定程度上增加了建筑電力施工企業合同管理的成本費用，還嚴重影響了建筑電力施工企業合同管理效率，制約了建筑電力施工企業合同管理的現代化進程。

6、合同管理人員素質不高。許多企業合同管理人員思想品德不過硬，文化水平不高，業務不精通，沒有受過正規的法律教育，缺乏系統的法律知識，無法對合同涉及的各項法律問題作出正確判斷，無法對合同進行有效的管理。

三、實現電力施工企業合同規范化管理的措施

（一）加強思想引導，加大宣傳力度，制定科學合理的合同規范化管理建設實施措施。不斷強化思想的引導，加大宣傳的力度，讓工程企業的主要領導和相關管理人員樹立正確的工程合同管理意識，促進企業對電力施工企業合同管理的重視。積極組織工作人員學習建筑企業相關的法律法規和合同管理知識，尤其是對于相關的《合同法》、《建筑法》等，從根本上提升從業人員的法律意識和專業知識，進而制定科學合理的合同規范化管理建設實施措施，有效增強建筑電力施工企業合同管理水平。

（二）結合行業特點，引進技術，建設集合度較高的電力施工企業合同統一管理平臺。傳統的管理方法效率相對較低，在當前信息化時代，運用計算機技術、網絡技術和通信技術來進行合同管理是現代企業合同管理的必然趨勢。應鼓勵工程企業根據相關工程行業的實際情況，結合企業自身特點，引進相關科學技術，以合同相關法律法規作為基本原則，結合合同操作全過程中的因素，構建具有網上申報、審批、審查、簽訂管理、履行管理、數據統計、數據分析匯總等功能，屬于企業自己的集合度較高的電力施工企業合同統一管理平臺，有效推進本企業工程合同規范化管理進程。

（三）建立電力施工企業合同規范化管理流程。要確保電力施工企業合同統一管理平臺有效運作，實現工程合同的規范化管理，筆者認為前提是需建立統一且規范的合同管理流程。

首先，企業需形成一個完善的合同管理網絡，明確合同主管部門、承辦部門及其它相關部門的工作職責及要求，從而保障統一管理平臺各個環節運作的有效性。

其次，企業需形成一個標準化的合同操作流程，明確每個操作環節的功能及要求，以及操作的標準流程指向，使操作人員有明晰、規范的工作指南，從而確保統一管理平臺快速、有效、規范的運作。

（四）企業還應制定一系列與合同相關的統一標準程序文件，如在建工程一覽表、合同項目申報表、合同評審表、合同標準模板、合同管理數據臺帳等，以保障統一管理平臺操作的有效性。建立電力施工企業合同的規范化管理流程，除了能夠保障統一管理平臺的有效運作，還能夠全面完善合同管理數據，易于對合同各個環節的控制，易于對合同項目全過程的監管，也易于企業管理層查閱調用合同管理數據，快速做出經營管理決策。

四、電力施工企業做好合同管理主要應注意以下幾方面：

(一)提高思想認識、制定合同管理標準程序，加強合同管理人員的業務能力培訓企業決策層應認識到合同管理的重要性，制定出合同管理的標準程序，使合同管理工作程序化、科學化、規范化。合同管理應明確管理機構及職責、合同訂立程序、制定承辦人制度、審查會簽制度、授權委托管理制度、審計監察制度、合同管理考核及責任追究制度等。定期針對合同管理人員開展管理交流與業務培訓活動。

(二)認真分析招標文件中的合同條款

現建設工程基本采用招標方式，招標文件中均附有合同條款，在招標階段應對合同條款詳細分析，如：如何計量、如何計價、價差如何調整、甲供材料范圍、進度拔款比例、付款形式等都是關注的重點，分析研究后制定相應的投標報價策略。

(三)組建精干談判隊伍，合同談判前統一意見

參與合同談判的人員應經驗豐富、思維敏捷、語言表達能力強、有主人翁責任感，談判隊伍中要有把握談判重點的領導，也要有關注細節的技術、經營方面的專業人員。合同談判前全面分析合同條款中不明確的內容，如：施工量與清單量有差異時價格如何調整；材料價差調整品種；材料價差風險范圍等往往在招標階段描述并不十分清楚，在談判前談判隊伍內部要先進行評估，提出哪些問題，如何提，談判要達到什目的，讓步的底線，都要事先做好準備，形成統一意見。談判前還應盡可能的多了解對方的情況，掌握主動權。談判過程中要有耐心，不急不燥，逐步試探對方底線。

(四)重視施工前合同交底，提高全員合同管理意識

工程開工建設前，應組織施工、技術、經營、物資、財務等方面管理人員參與合同交底，交底內容主要包括：施工范圍，發承包方的職責及技術方面要求，材料及設備合同雙方供貨范圍，質量、安全、進度、保修等方面要求，合同價款構成、費用結算、進度款支付條件等，樹立起“合同管理是每個人的責任，更是我的責任”的意識，促使企業員工工作重點圍繞合同約定開展。

(五)注重合同履行過程中承發包雙方地溝通，并形成書面記錄

合同履行過程中會遇到各種各樣的情況，有些會引起工期變化、有些會引起費用變化、還有的會引起工期及費用均發生變化。當事件發生后，電力施工企業要及時與發包方溝通，就造成的損失提出書面補償意向，也就是施工索賠。做好合同管理中索賠管理的作用，首先，可以為結算提供支撐資料；其次，可以保護企業利益，預防和減少損失；第三，可促進和提高承發包雙方基礎管理工作水平。

(六)定期進行合同管理檢查

根據建設電力施工企業施工期可每月或每季度對合同履行情況進行檢查，主要包括：進度、質量、產值、索賠、合同變更情況等方面。

(七)進行合同管理總結

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經濟合同是指法人、其他經濟組織，個體工商戶、承包經營戶之間，為實現一定的經濟目的、明確相互權利義務關系而訂立的合同。目前已成為市場經濟環境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業關系的表達，更具有法律效力。加強合同管理，不僅實現醫院內部控制需求，更有利于進一步提高醫院管理水平，維護醫院合法權益。

1審計合同管理存在問題

集團中心審計部于2016年9～10月對中心（集團）各院區2015年簽訂的經濟合同，包括設備采購、物資采購、建筑工程、設備維保、總務類等進行審計，主要采取合同登記審閱，財務查賬，付款逐筆核實，倉庫調查到貨入庫情況等方式，對經濟合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執行情況，款項的支付情況等方面進行審核。審計出集團各院區合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規范。審計部門對合同審閱時發現，存在個別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個別總務物資采購合同文本重要條款空白或與會簽單上內容不一致等欠規范的情況。（2）合同文檔編碼不統一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區各部門合同編碼沒有統一制定，較為混亂。例如各院區的合同編碼仍然延續集團合并前的編碼方式，集團化后沒有進行統一，院區內的總務合同也沒有統一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經濟合同均以紙質形式存檔，使得查閱合同費時費力，效率低下。（3）合同會簽進程、付款進度等難以控制。由于合同會簽參與的部門及人數較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時間，而且難以追蹤具體已簽至哪個部門，需要逐個部門進行聯系，付款簽字流程同樣需要長時間簽字流轉，效率較低且流程監管困難。（4）存在合同到期沒有續約情況，無預警機制。存在部分房租收款合同沒有續簽仍然出租，部門維保合同沒有續簽導致醫療設備存在運行風險。由于合同數量大，單純靠傳統辦公軟件很難保證所有合同簽約時間都能銜接的很好。

2針對合同管理審計問題解決思路

針對審計部門提出的合同簽訂不規范、編碼不統一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關人員與2016年11月參觀學習三門核電站的合同管理系統，了解了該系統運行流程以及相應的查詢統計功能，一致認為合同管理系統上線基本能解決目前醫院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團領導層決定與用友公司繼續合作，在原有的ERP系統中增加合同管理模塊，由系統幫助構建一些常用合同文本，并實現合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預警提示、聯查采購入庫付款等功能。

3用友ERP合同管理模塊應用

（1）提供合同標準模板，統一合同編碼。針對審計提出的合同簽訂不夠規范以及合同文檔編碼不統一的問題，合同管理系統提供了合同的標準模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團統一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統可以自定義模板，模板按需求設計好后可以保存為標準模板，方便以后直接調取使用；如果該合同模板已經不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統實現編碼自動生成，解決了各部門合同編號方式方法不統一，編碼混亂的問題。（2）實現信息跟蹤功能。針對審計提出的合同會簽進程、付款進度等難以控制的問題，合同管理系統從以下幾個方面予以解決：①系統可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實現全程可追溯。②系統可對合同審批流程進行跟蹤，申請人可是隨時查看合同審批進度。③系統可對合同收支款項進行跟蹤，收付款系統發生收付業務時系統會將款項發生時間及金額反寫至合同管理模塊，實現全程款項信息跟蹤。（3）實現合同快速查詢審閱功能。針對審計提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應商代碼或名稱、經辦人工號、合同狀態等進行查詢合同，可查看該合同的所有詳細信息及審批狀態變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統手工查閱紙質版合同省時省力。（4）實現預警提示功能并控制付款總額。針對審計提出的合同續約沒有預警機制的問題，合同管理系統對即將到期的收款或者付款合同，系統會給予提醒，確保合同順利續約。另外合同管理系統與采購管理、應付系統進行關聯，對設備采購以及合同的付款進度進行監督，對付款總額進行控制，一旦超額系統就不允許付款。（5）實現審核權限界定功能。系統按部門及經濟合同類型設置審批流，并將關鍵簽署人單獨作為一個字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時再次確認關鍵簽署人是否已簽字，嚴把審核關。（6）實現與其他模塊關聯整合功能。目前合同管理系統已與物資管理、總賬系統整合，可以通過聯查，對采購合同標的物的采購、入庫、付款情況進行跟蹤追溯，實現資源整合。（7）實現數據統計分析功能。通過系統對合同內容、付款情況進行統計分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統計事務中解脫出來，更加高效高質量地為管理決策提供數據支撐。

4用友ERP合同管理系統后期規劃

2017年4月起，用友公司對集團及各院區經濟類合同相關部門進行了操作培訓，大家對該模塊逐漸適應并熟練使用相應功能，截止7月，共計有140份合同錄入系統。為了使系統更加人性化，更加完善，集團與用友公司協商對系統進行后期規劃。（1）合同管理與移動報銷系統關聯，進行合同的移動端審批并開通短信通知接口。目前集團正在與紅橘公司聯合開發移動APP報銷，為了實現合同管理能隨時隨地審核查閱，后期合同管理系統將會與移動APP報銷系統關聯，實現手機端審批查閱合同，并且在合同進入審批流后，下游審核人員會收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進行關聯，實現對設備采購的監控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關聯可實現物資從合同訂立到采購入庫數量、單價、型號等是否與合同一致等由系統進行監控。（3）合同管理系統與預算相關聯。合同管理系統按照合同簽訂年限，將各項經濟合同按照系統設置的預算項目自動歸類，預算管理員可以直接從合同管理系統中讀取下一年度醫療設備維保費等項目的預算，也可以獲取大額資金付款項目。

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（中國石油天然氣管道局第三工程分公司 河南 鄭州451450）

摘要：事后合同是一種特殊合同成立形式，法律稱之為“履行接受”，是權力義務雙方經過磋商，對合同要素達成共識，在履約行為開始或完畢后，針對先前權力義務的口頭承諾簽訂正式合同的行為。事后合同在建筑施工企業中屢見不鮮，并且給權利義務雙方造成了很大的法律風險。本文通過對建筑施工企業大量事后合同的成因進行剖析，并對施工企業如何進行事后合同的管控，進行了探討。

關鍵詞：事后合同 危害 成因 管控

一、事后合同的危害

合同是合同雙方權利義務的根本保障，可以避免不必要的糾紛，維護社會經濟秩序，推動社會經濟的健康發展?？偸怯行┙洜I管理者在管理實踐中忽視遵循合同管理流程的重要性，不及時簽訂合同，導致合同履行的風險加大，企業利益受到危害。

1、事后合同容易發生合同糾紛。合同是約束權力義務雙方行為的標尺，規定著雙方的權利及責任。在履行合同前，應該就這些關鍵內容進行詳細規定，并訂立書面合同，從而保證在履約過程中雙方的行為有章可循。但在事后合同中，雙方按照事前的口頭約定履行權利義務，由于記憶存在偏差，雙方往往都按照對自己有利的理解或記憶內容去闡述原先口頭商定的內容，造成商量好的內容又發生分歧。由于無文字性條約的約束，履約過程中雙方又各自按照有利于自己的理解而行事，使對方的利益得不到保障，而受損一方又因為沒有書面的證據而使受損利益得不到保護。

2、事后合同影響企業經營和決策。在企業管理程序中，如果不簽訂合同，財務就不能入賬，因此在各類財務報表中就無法顯示這些信息，也就無法真實的反應企業經營狀況。在做企業經營決策時，如果管理信息不真實，就極易導致企業經營決策失誤。

3、事后合同威脅企業聲譽。如果在事后合同簽訂時，雙方對之前的非書面表述發生異議爭執，不僅因為缺乏書面確定的文字界定而難以明辨曲直，而且給事后合同的簽訂乃至合同糾紛的判斷帶來很大困難。如果糾紛解決不當，不僅危害企業的經濟利益，而且還會給企業的聲譽造成很大損害。

4、對合同相對人資質審查不嚴，容易上當受騙。在簽訂合同時，合同雙方一般會比較謹慎，對合同相對人做仔細調查，比如對方的資質、商業信譽、履約能力等。此外，對合同條款往往精雕細琢，反復斟酌，大大降低了履約風險。如果不簽訂合同，就可能會對合同相對人審查不嚴，或是口頭條款協商不嚴謹，導致合同風險加大。有些不法之徒會利用這樣的機會招搖撞騙，使另一方的合法權益得到侵害，甚至遭受經濟損失。

5、糾紛發生后，不易辨清是非，為正確解決糾紛帶來了困難。合同是辨別雙方權利義務的依據，沒有合同，及時存在合法權利受到侵害的事實，也會因為沒有有力證據證明自己的合法權利，從而遭受損失。同時，司法機關也可能因為證據不充分而為糾紛處理帶來諸多麻煩。

二、事后合同的成因

既然事后合同的存在對實際工作有那么多的危害，為什么還是屢見不鮮呢？究其原因，主要有一下幾點。

1、合同管理制度的缺陷：

施工企業在合同管理流程設計時，沒有采用科學有效的方法，使得流程設置不合理，不同類型的合同沒有分門別類設置流程。此外，流程設計中管理環節過多、管理鏈條過長，對每個環節運作時間考慮不夠以至于合同流程不適應企業運作的效率需求，或不能滿足成功處理業務的時限；對在合同評審中可能遇到的各種風險估計不足，缺乏應變預案，問題發生后，不能及時有效的處理，形成決策討論時間過長造成延誤業務，甚至合同評審流程停滯；企業自身沒有規范的合同標準文本，或有標準文本但標準文本適用性差，不能滿足實際應用需要。

2、合同業務人員的專業素養低：

業務人員對企業合同管理規章制度不夠熟悉、業務生疏，配合意識差，對于合同的審核流程有畏難情緒，采取拖延、逃避的做法；管理理念淡漠，責任心差，導致合同簽訂的相關資料提供滯后，為了不影響項目的整體運作節奏，項目管理決策者只能選擇事后合同的運作方式。

3、基層項目領導合同管理意識淡薄、管理粗放：

基層項目領導在思想意識上對企業合同管理制度缺乏理解，有意無意的抵觸。在施工項目管理方面，缺乏計劃性和預見性，過分強調項目突發事項的偶然性，掩蓋項目管理的粗放無序。

4、企業上層管理部門缺乏服務意識：

企業上層合同管理部門存在官僚思想，缺乏為項目一線服務意識，合同評審拖延時間長，對合同條款反復修改，不提出如何修改而能適合項目管理實際情況的建設性意見促進管理質量提升，而是在評審中往往提出脫離管理現實的問題，阻撓合同平生流程的順暢進行，以顯示自己的權威。

5、企業在合同管理考核制度上不嚴格：

企業對合同管理方面沒有建立切實可行的獎懲制度，或者有獎懲制度而沒有“嚴考核，硬兌現”。導致大量事后合同出現而沒有追究相關負責人的管理責任。

6、事件的不可預測性、緊急性、偶發性，導致實施前來不及簽合同：

有些項目由于發生突然，例如搶險、救急一類的工作，事情一發生就必須立刻采取措施。如果先履行合同手續再采取措施，勢必貽誤時機。因此，對于此類事件采取先施工后簽訂合同的方式，保證在事發第一時間就采取必要措施。

三、如何有效減少事后合同：

既然事后合同存在一定的法律、經濟風險，在實際業務操作中必須采取行之有效的措施避免事后合同的發生。

1、提高業務人員的合同管理意識以及業務水平。

提高合同管理業務人員的法律意識以及合同管理意識，通過培訓等手段提高業務人員的知識水平，樹立“業務未動、法律先行”的管理理念，明確合同管理人員必須了解、掌握法律事務。通常情況下，企業可以采取普法培訓或業務知識培訓的形式，使業務人員認識到簽訂書面合同的重要性和積極作用。提高業務人員能力，培養具有專業素養的合同管理業務人員，制作“業務辦理簡明指導”一類的手冊，為業務流程生疏的管理管理者提供幫助。手冊內容中應包括合同法、相關司法解釋及企業內部各項規章制度等，明確合同必須簽、何時簽、怎么簽，避免人為因素造成事后合同給公司經營帶來法律風險。

2、內控管理是經營活動中規范管理、防范風險的有效手段。

內控體系的建立可以使合同管理規范化、制度化、高效化、流程化。明確合同管理中各環節可能存在的主要風險，提出風險的控制措施。按照現有合同管理制度、內控制度、合同管理流程的具體規定做好日常合同管理工作。同時，企業應建立一套符合項目管理實際的合同評審流程，對不同內容、不同金額的合同采用不同的評審級別和流程，使合同評審流程簡約化、條理化。因時因地制宜，不斷完善合同管理相關制度建設，加強合同管理流程化建設，梳理不同業務類型涉及的合同流程，增強其可操作性，充分發揮內控管理的事前防范功能。

3、借助信息手段提升效率。

最大程度發揮現代化信息技術的優勢，借助現代化的經營管理手段，通過合同管理平臺，加快合同評審的效率，提高合同審核速度，減少合同審核人之間的流轉時間。簡化合同審批管理程序，減少重復、無效的管理環節，提高合同審批效率，盡快完成合同審批，保證合同的及時簽訂。

4、建立合同范本、靈活運用。

針對企業經常性的業務制定合同范本，逐步形成企業所獨有、適應本企業實際管理需要的“合同范本體系”，充分發揮合同范本的作用。日常性的業務盡量使用規范文本，減少合同審核的壓力，縮短審批時間。完善企業合同標準文本體系，能盡可能覆蓋企業的各方面業務，合同標準文本要根據項目實際情況預設靈活選項，便于在不同合同內容中使用。

5、建立健全責任追究制度。

明確合同管理者的責、權、利，通過制定有效的獎懲制度、考核制度，加強合同業務管理。定期組織考核，對合同管理工作中容易出現失誤的環節進行監督，對隨意簽訂事后合同的行為進行批評，并進行處罰。

6、加強企業文化建設，提高企業員工思想素質。

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關于企業經營活動、運營管理工作，其合同管理屬于系統，結合有效地管理流程與方法，對企業合同管理風險問題進行合理防控。從本質上講，合同管理屬于企業日常經營管理的范疇，而企業運營期間所存在的風險、制因因素均會對合同管理工作產生制約，使企業內部控制工作呈現作用下降的趨勢，同時更會使企業的發展受到嚴重阻礙?；诖耍撐膶ㄖ髽I合同管理流程進行分析，結合其存在的潛在風險提出控制對策。

1企業合同管理流程

在企業建筑項目運行期間，可通過對合同管理的方式，對其施工質量進行嚴格控制。具體的合同管理流程為：起草和審批、洽談、簽訂、存檔與分發、交底以及工作履行，下文對合同管理各個流程進行重點闡述。

1.1起草和審批

合同起草一般由企業運營管理部門負責，根據建筑雙方對合約的建議，編制與之相對應的合同模板；經過供應部門、人力資源部門以及財務部門對合同條款的全面審核，移交至上級管理部門，完成合同審批工作，并經過企業管理者簽字、蓋章后，合同各項內容方可執行。在此期間，合同管理工作主要從以下兩點進行分析：首先，合同起草人員需對建筑項目中標情況、企業雙方判斷結果進行充分分析，并以此為依據，對合同內容進行編寫。其次，在合同中所涉及的各類資料數據，均應由企業供應部門和財務部門、工程部門、人力資源部門與監督部門開展系統化審批與簽字工作，同時在合同審批期間，還應按照規定的審批流程，切忌不可出現越級審批行為。

1.2洽談、簽訂

合同管理中，洽談工作屬于重要流程環節，其應在建筑雙方洽談前，對洽談目標進行確定，通過對自身與對方底線的判斷，在必要的情況，做出相應的讓步，從而才能在合同洽談流程中占據主導性地位。同時合同條款應具備明確和完整、用詞準確以及責任細化的特點。在洽談工作結束后，依據企業雙方的洽談結果，由運營部門對合同條款進行適當調整，最終將合同矯治部門經理審核，再移交董事長對合同進行審批和簽字，致使該項合同具有法律效益。另外在合同審批后，由企業雙方代表完成合同簽訂工作，一般情況下，合同簽訂中應要求雙方共同簽字蓋章，若在特殊情況下，不可同時完成合同簽訂工作，應避免一方先行簽字蓋章行為的出現。

1.3存檔與分發、交底以及工作履行

存檔：對建筑合同實施存檔備案工作，其主要依據建筑類型、功能以及簽訂時間的差異，對其進行分類存檔，以便于后期查閱。分發：在合同簽訂與存檔工作后，合同所涉及的相關資料信息，應分發至企業各個部門中，在此過程中，還應關注資料清單的執行情況。交底：通過對合同條款細節化的闡述，使相關設計人員、施工人員以及項目負責人能夠準確地對合同內容進行判斷，并認識到自身職責的重要性，做好建筑工程施工質量、施工安全的強制化管理，其中，所涉及的部門由項目部門和工程部門、財務部門以及供應部門等。工作履行：工作履行情況，對合同管理質量有著直接影響。若要更好地確保合同履行效果，應通過對合同注意事項明確的方式，針對合同履行中存在的矛盾糾紛問題，進行全方位控制，確保建筑工程整體施工質量。

2合同管理風險

在企業建筑合同管理工作中，常見風險問題，主要由外部因素、對方因素以及自身因素所導致，其中外部因素是指：國家關于建筑行業建設方針、市場經濟宏觀調控政策、法律法規等外界制因；對方因素是指：對方蓄意違約、對方技術水平與生產能力較差、財務資金周轉失衡等；自身因素是指：合同管理人員素質水平、管理能力與企業負責人經濟決策能力、設計水平等。上述風險制因因素的存在，促使企業在進行建筑合同管理工作中，存在準備風險、簽署風險、履行風險與管理風險4種。

2.1準備風險

合同準備階段，存在管理風險為策劃風險、調查風險和合同對象風險、談判風險、文本風險與審核風險六種。策劃風險為：合同內容設定不符合企業發展目標、合同內容與實際建筑項目之間出現嚴重偏差、對合同內容法律問題出現有意規避行為；調查風險：未按照客觀公正原則、對調查對的信譽度與合同履行情況過于高估；合同對象風險：合同對象自身素質水平不足、將合同履行能力較強的合同對象排除；談判風險：對施工材料、施工工藝以及機械設備等產品規格與性能考慮不周，使自身利益受損；文本風險：合同條款缺少完整性、精準性以及文字明晰性的特點，促使合同對象在合同履行期間出現誤解的狀況；審核風險：審核人員專業技能缺失、工作責任認識不足，使其無法發現合同內容與條款中存在的風險。

2.2簽署風險

對于企業而言，在建筑合同簽署期間，也易發生相應的風險，需引起企業管理者的高度重視，如超出規定簽署時間、印章措施、未按規定流程存檔與合同條款被惡意篡改等。對此，可采用企業部門職責細化、印章嚴格管理、程序化與專業化合同簽署的方式，對合同簽署風險進行有效控制，確保企業自身的經濟利益。

2.3履行風險

合同違約風險、變更風險、轉讓風險與終止風險，是當前企業合同履行階段中較為常見的管理風險類型。針對此，應事先做好合同對象的調查工作，結合準對象的歷史合同履行狀態，判斷其是否會在項目建設期間，出現合同違約與轉讓的問題，若準合同對象不符合企業經營管理的需求，需在未開展項目建設前期，對其進行更換。同時針對合同變更與終止問題，可選用施工項目實際完成情況，實時報道原則，對項目合同進行標準化控制。

2.4管理風險

合同管理環節，存在的管理風險為：歸檔風險與執行效果評價風險，如合同所涉及的機密泄露、合同盜用或濫用狀況頻繁出現、執行評價管理體制不健全等。對此，應采用合同不定期檢查或查閱的方式，加之對準合同對象調查和結果反饋，構建健全且完善地評價體制，針對準合同對象出現的風險遺失問題進行嚴格控制。

3有效地合同管理風險解決對策

3.1風險規避

風險規避是當前企業解決合同管理風險行之有效地手段，一般適用于風險承受能力相對較差的企業中。風險規避屬于事前風險控制的方式，其主要分為試探風險承擔和拒絕風險承擔兩種形式。首先，試探風險承擔：在針對建筑工程項目合同風險防控工作中即為常見，其主要依據風險評估標準，對企業可能存在的風險進行判斷，結合合同條款的設定，判斷企業能夠承擔合同管理風險的范圍。其次，拒絕風險承擔：在針對合同管理風險評估工作中，若企業缺少風險降低的手段與能力，為了維持自身的穩定發展，可采用拒絕簽訂合同的方式，規避合同管理風險。

3.2風險承擔

企業風險承擔手段，主要依據外界的作用，將合同管理風險控制在標準的范圍內，在此期間，風險承擔的方式分為兩種：一種是公司擔保；另一種是風險分散。其中公司擔保為：企業在已知的情況下，無法對預期合同管理風險進行控制，而采取的風險防控手段；風險分散：企業選用合同拆分的方式，對當前企業合同管理風險進行合理分配，從而實現管理風險降低的目的。在企業運營活動期間，公司擔保、風險分散屬于企業常見風險防控手段，不僅可降低合同管理風險，還能促進企業經濟利益的提升。

4結語

綜上所述，通過對企業合同管理工作的分析，可知在企業經濟活動運營期間，合同管理屬于日常工作管理的核心內容，同時也是企業實現各項工程建設的基礎。結合合同管理風險，采取有效地風險防控措施，可有效地降低企業經營管理風險，實現企業經濟效益的提升，同時還可強化企業合同管理工作的重要性，促進企業整體競爭力的提高。

參考文獻

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中圖分類號：C35 文獻標識碼： A

正文部分：

1.背景

目前，中原公司的合同類型較多、涉及范圍較廣，公司的各類合同分別由各個執行部門各自負責，包括合同文本的起草、評審、談判、簽訂、履行等。自去年公司組織機構調整后，進一步明確了合同部作為公司合同統一歸口管理部門，過去的一年當中，相繼升版和編制了制度和程序，使用了一些信息化的手段，在一定程度上統一和規范現在公司的合同管理。這些制度和程序也執行了一段時間，各個部門也提出了一些意見和建議，而這些意見和建議還是需要在執行過程當中不需要不斷地結合實際情況進行修改和完善，以便持續提高公司的合同管理整體水平。

2.合同管理的現況

2.1制度和規定：目前公司的合同管理制度和規定分為兩個層面：

一是公司層面的合同管理制度，公司的合同歸口管理由合同部負責，目前，關于合同管理的公司層面制度有兩個，分別為《中原公司合同管理規定》和《中原公司重大合同評審和備案管理規定》。

二是項目層面的合同管理程序，是根據項目的特點和實際情況編制的。

2.2管理現狀：按照合同類型分別介紹如下：

2.2.1第一類 完全授權管理的合同，這包括人力資源合同和物業的租賃合同。這些合同分別由人力資源部和物業經營部全權管理，負責合同管理的所有事宜。

2.2.2第二類 實行備案管理的合同，主要是公司駐外機構簽訂的合同，包括上海采購經理部和恰?，敩F場經理部，實行備案管理。

2.2.3第三類 歸口管理的合同?，F簡要說明一下這類合同管理過程，詳見下面流程圖：

環節 流程圖

合同評審

合同會簽

合同備案

3.優化和建議

結合目前公司合同管理的現狀，調研了合同部和相關部門的一些建議和意見，在此基礎上，對以后如何進一步加強和規范公司合同管理，進行了較為深刻的分析，并提出了優化和建議，具體如下：

3.1信息化

公司總部、恰?，敩F場經理部、上海采購經理部以及阿爾及利亞等其他駐外機構，分處異地，形成了空間的分離，對整個公司的合同管理造成了一定困難?？梢酝ㄟ^信息化對合同管理從合同起草、文本管理、合同評審、審批、合同簽訂、結算安排、執行進展、合同變更、到實際結款以及對合同結款情況統計分析的進行全方位管理。合同的管理流程都需要通過信息化來固化，合同管理信息化除了要將原先大量的紙質資料電子化，從而固化流程、解決工作量大的問題，還應能夠對合同中包含的市場信息進行深層次的信息統計分析。

目前公司的合同管理主要是根據企業內部職能的分工，然后由不同的部門各自負責合同的不同內容，這樣的管理模式給企業帶來了諸多不便，合同內容管理太分散，很容易導致合同的后期實施跟進情況得不到及時準確的跟蹤記錄，并且當企業管理層要查看合同的整體情況也耗費一定的時間精力，這于企業的合同管理信息化顯得不匹配。因此，通過信息化的手段建立一個統一的管理平臺來對公司合同進行統一管理已經勢在必行。

3.2分類分級管理

中原公司同時涉及工程、物業、國際貿易等多個行業，因此也就造成了合同類型多而雜。包括了工程設計、監理、施工、調試、設備采購、勞動、租賃、修繕等多種合同。如何對合同進行分類分級管理，就顯得尤為重要。在此，建議現有的合同分類的基礎上，繼續進行科學合理的細化和分類，比如對于人力資源部的勞動合同、物業經營部的租賃合同，是可以完全授權由人力資源部和物業經營部進行合同管理；對于上海采購經理部的設備采購類合同，根據重要性的不同，分別采取參與招投標等合同簽訂過程、監督檢查合同管理過程、合同信息備案等手段進行合同管理；對于民用工程類的合同，可進行流程化、標準化的管理，尤其是合同的評審和審批；對于核工程類的合同，在流程化、標準化的基礎上進行重點的、全過程的管理。

3.3加強合同評審和審批

不少合同風險，主要還是集中的合同簽訂前的過程當中，而想要規避這些潛在的風險，合同的評審和審批是兩個最重要的環節。也正是因為如此，在過去的一年里，合同部作為合同歸口管理部門，正在逐漸加強合同評審和審批，并通過信息資料部的配合，使這兩個流程環節固化了下來。但是，還是存在著很多細節的問題，比如軟件不夠人性化、流程需要進一步明確和清晰、評審的方式和形式比較單一等。這些問題必須隨著合同制度的不斷完善、合同管理經驗的不斷增加得到解決。一是要逐步升級合同管理軟件或引進新軟件；二是結合合同管理軟件和實際情況進一步明確合同評審和審批的流程；三是要豐富合同評審的方式方法，如針對重大的合同進行會議評審等。

3.4合同專用章需要統一歸口管理

目前，盡管合同的歸口管理部門是合同部，但是公司所有印章管理由辦公室負責，公司印章的管理制度也是由辦公室編制和負責解釋的。在一定程度上，造成了合同專用章使用和權限的不一致。因此，對于合同專用章需要有一個統一的管理和標準?？紤]到《中原公司授權管理規定》規定較為明確，且經過公司辦公會討論后確定的，建議按照這一規定使用合同專用章和修改相應的印章管理制度或程序，以便保持合同專用章的使用一致和制度的統一。

3.5合同文本的標準化

中原公司合同管理嚴格來說是從2014年開始的，到目前為止已有10年。隨著中原公司合同管理水平的不斷提高，參考國家的法律法規和相應的示范文本，結合自身的實際情況，逐步的出臺中原公司自己的合同示范文本應該說一個趨勢。這么做的意義有以下幾點好處：

1.最大限度的保護中原公司的利益，規避潛在的合同風險。

中原有了自己的合同范本后，各個部門會更加熟悉和很快的掌握合同從簽訂到履行、變更直至終止的各項合同條款、盡早識別和規避其中合同風險，避免公司遭受不必要的損失

2.便于合同管理，包括合同評審、審批、履行、變更和爭議的解決等。

3.減小合同管理的難度和加大合同管理的深度。

其實，建立合同范本的難度應該說并不是很大，比如設備采購、物業租賃以及一些合同已經有了自己的合同范本，可以根據合同不同類型，由合同各個執行部門和合同歸口管理部門共同編制公司各類合同的合同范文，再逐步完善。

3.6對駐外機構的合同管理

對于駐外機構負責的各類合同，包括采購經理部、現場經理部等，由于受地域條件和總部人員配置限制，比如采購經理部設在上海，下設有合同、計劃、質保及相關專業等多個部門，人員配備比較完善。且在以往過程當中都是由公司領導直接負責，合同的訂立和實施是由采購部自行實施，合同部并沒有進行實質性的管理。目前，對于這部分合同主要是實行的是備案管理，即將合同的信息定期向總部備案，屬于事后的管理，可見備案管理的力度和深度是有限的。

從宏觀上分析來看，駐外機構涉及的合同，主要還是上海采購經理部負責的設備以及備品備件等采購合同，涉及金額大，部分設備制造周期比較長，對工程進展有重大影響，同時也是影響中原公司主要的經濟效益的因素。建議采取以下方法對這部分合同進行管理：

第一，繼續實行備案管理，保證合同信息的及時性和準確性；

第二，對于重要設備的采購，所占金額比較大、工期較長等重要設備，比如主合同規定的25項重要設備，可以參與這些設備的招標、評標、定標、合同談判等合同訂立的過程。對于甚至于特別重要的關鍵設備，如壓力容器、主泵、蒸發器等可參與設備見證點的見證，對合同執行過程中重要節點的支付進行復核；

第三，對于其他一般設備采購合同，由于金額較小、工期較短、對成本和工程進度影響不大?？梢越Y合公司的稽核，對設備采購合同的簽訂、履行、支付等過程，進行定期和不定期的檢查。

4.結束語

綜上所述，中原公司在工程項目建設當中，是以工程總承包的角色，來進行工程項目管理。上游與業主簽訂總承包合同，下游與設計單位、施工單位、設備供應商等分包單位簽訂分包合同。在某種程度上來說，中原公司的項目管理，就是對于合同的管理。因此，不斷加強和規范公司的合同管理，對于加強公司風險管理、提升公司項目管理水平、完成公司戰略目標都有著重要意義。

參考文獻（宋體五號字，多倍行距設置時1.5，以下給出個示范文）

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隨著我國信息化飛速發展和工作精準管理程度的不斷提高，一些大型（尤其是發電企業）企業均已開始重視信息化管理代替傳統人工管理的必要性，開始進行信息化系統建設的統籌目標。國華公司于2003年開始統籌建設信息化系統平臺，經過10余年的信息化建設發展，已成功建設了多個信息化系統，并在不同的業務范圍中起到至關重要的作用，如財務管理系統、人力資源管理系統、供應鏈管理系統、供應商管理系統、BFS++管理系統和基建管理系統等。隨著國華公司管理精細化不斷提高，信息化管理需求不斷提升。按照國華公司信息化的管理要求和統籌目標，以公司業務需求內容為導向，全面建設合同管理、費用中心、影像中心和銀企互聯信息化系統，實現公司從業務到賬務的信息化管理目標，達到業務標準化、流程規范化、信息自動化的管理水平。

二、系統概況

財務信息系統（合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心）介紹

如下圖所看到的，合同管理、費用中心、影像系統、銀企互聯是四個獨立建設的信息系統平臺，都用于不同的業務模型。與國華公司現有的信息系統進行數據無縫集成，使國華公司信息化系統形成數據鏈，將信息數據不斷的流轉直到業務生命周期完結。在整個流轉過程中不論組織、項目、合同、職務、人員能夠得到相應的信息數據進行查詢和分析。使日常業務發生的盲區逐漸縮小，直至消失。

1.合同管理

（1）合同管理需求

合同管理信息系統主要為改變企業合同紙質管理凌亂的現狀和打破部門間信息數據的壁壘，將合同整體進行信息化，數字化和統一化的管理。從預算、需求計劃到采購過程管理、合同簽訂、執行完成，每一個環?中的信息緊密聯系，預算信息嚴格進行事前控制，事后分析。并且自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了合同相關環節的等待。完成業務自動生成賬務的管理思路，并自動根據業務信息化數據完成決策分析報表。整體加強了合同管理業務流程的規范、分析決策的支持、企業核心的競爭力、合同流程的監控力度和數據的準確性。

（2）合同管理詳細功能介紹

合同費用預算管理。合同費用類型與財務預算關聯，當超合同費用預算時，進行預警，使合同管理工作由淺層被動管理向深層寬幅度主動管理，實現合同費用預算控制。

合同項目計劃管理。項目計劃的制定依據計劃類別、總金額、項目類型等進行制定，形成詳細的項目計劃單。按崗位職責、人員分權限設計，實現流程可定制化。項目計劃由兩部分構成，一部分根據（SCM）采購訂單編號在合同工作臺生成合同，另一部分委外、人工直接在合同模塊項目計劃手工填入形成。

合同臺賬審批管理。審批流依據合同費用類型及金額大小而制定，審批流設置結合各電廠授權手冊靈活定制。不同階段審批依據崗位、職責、人員相關聯，分配不同的權限進行管理設計。合同管理系統中實時顯示最新的審批流轉狀態，審批階段控制分“同意”“退回”“修改”三種，且保存顯示審批歷史記錄，包括修改痕跡。審批簽字可采用“手寫簽字”或“電子簽字”。

合同付款管理。合同付款包括預付款、進度款、結算款、質保金等，合同結算由合同的經辦人帶合同、發票及驗收單到財務進行結算?；üこ桃话惴侄啻谓Y算，人工、委外一般在驗收后一次性結算。合同付款各階段都顯示是否已付款標識，且付款審批通過后（驗證資金計劃），根據發票上已關聯的供應商、金額及發票時間進行付款，并在財務系統中創建分錄、打印憑證。

2.費用中心

（1）費用中心需求

費用中心信息系統可以幫助企業對員工費用報銷體系的數字化、信息化和統一化的管理，實現了員工單據填寫的合理性、高效性和規范性。做到了預算的事前申請、事中控制和事后分析。與合同管理模塊結合完成企業經營事項業務的全面管控。并且自動財務憑證生成和自動生成的網上可視化審批流程，更大程度地減少了報銷單據的等待。費用中心信息系統整體加強了企業業務流程的規范、預算費用的監控力度和數據的準確性。

（2）費用中心詳細功能介紹

個人業務處理。提供在線填單功能，即個人根據業務需要選擇相應的業務單據類型進行填寫；業務單據包括借款單、、還款單、費用報銷單、差旅費報銷單等；在提交單據未經審批之前，個人可以撤消；提交單據后，系統自動生成唯一的單據號碼。

提供個人業務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據，支持組合查詢；查詢個人單據的審批狀態；單擊查詢出的記錄可查看具體單據的情況。

領導審批處理。提供領導審批功能，即領導登錄系統默認界面為待審批業務清單界面，可點擊查詢每條單據具體情況；領導可根據情況審批是否同意單據；如同意，根據流程設定，單據將轉至上一級領導或轉至會簽部門審批，或到財務審批；如不同意，可附說明單據將返回提交人；領導可以對多條單據進行批處理審批。

財務業務處理。提供生成記賬憑證功能。單據審批通過后，財務人員定期可以通過本系統直接生成記賬憑證。生成的記賬憑證滿足賬務核算系統的要求；本系統處理的常規單據能無縫生成憑證，生成憑證后不再需要修改；生成憑證中應包括科目、摘要、金額、個人往來、項目等基本信息；財務人員可以單張或批量生成憑證。

3.銀企互聯

（1）銀企互聯需求

銀企互聯系統實現了企業財務系統與國內商業網上銀行系統的無縫連接，完成資金預算的實時控制，供應商信息的標準化管理和自動生成付款信息明細與歷史記錄，實現了業務各個環節的狀態信息共享和閉環操作，將財務人員從繁雜的數據統計、審核和錄入工作中解脫出來，減輕勞動強度和規避資金支付風險，提高財務操作的時效性和準確性。

（2）銀企互聯詳細功能介紹

銀行支付管理。銀企直聯系統直接涉及資金安全，并作為公司核心財務系統與銀行系統的重要接口，把安全性放在系統建設的首位來考慮。利用多種先進的安全控制技術，結合公司自身的內部控制體系與相關管理制度的建設，充分保證設備、網絡、系統、應用和數據的安全，同時控制內外部、前后臺等多方面的安全性，確保交易處理的絕對安全。實現和主要銀行的直連，建立與銀行業務系統的實時連接通道，利用該通道向銀行發送交易指令和接收數據信息，實現集中高效的資金支付和調撥。

資金數據實時查詢和對賬管理。基于銀企直聯系統，實時獲取資金賬戶數據，實現及時、全面、準確地對企?I所有賬戶的資金變動情況進行有效監控，并實現銀企自動對賬。賬務信息銀企同步，銀企互聯有機連接了企業財務系統和銀行業務處理系統，整合了雙方的系統資源，解決了長期困擾企業的銀企賬務信息不一致問題。

建立與企業內部系統間的信息接口。建立與費用報銷系統、基礎核算系統對接，實現信息快速準確傳遞，降低勞動強度，提高財務工作效率?？蓪︺y行提供電子對賬單進行查詢與展示。展示按照指定格式顯示，方便對賬操作。

4.影像中心

（1）影像中心系統需求

影像中心系統是企業信息化標準化的一部分，主要是將業務流程中附件進行統一管理。加強企業各部門原始憑證的上傳效率，為業務全流程提供支持和依據，財務可以根據條形碼管理掃描原始附件快速地找到系統業務流程，有效地提高了財務處理效率和紙質憑證和信息化系統的相互追溯功能。

（2）影像中心系統詳細功能介紹

原始單據掃描管理。將原始發票和其他相應的附件，通過高拍功能生成影像后，傳入到影像管理系統，并掛入合同結算單中，隨后打印出系統自動生成的條形碼粘貼到附件上。將收集的紙質票據通過高拍儀轉換為電子圖像數據，將電子圖像數據與財務數據進行同步傳遞。同時根據相關數據建立圖像索引，圖像能夠方便地進行檢索，有效地提高辦公效率。

條形碼管理。系統依照高拍儀設備編號規則自動生成實物條形碼，實物條形碼對系統單據號起到補充說明的作用。財務部門使用掃描槍對原始單據上的條形碼進行掃描，此時系統將自動找到對應的合同結算單或付款單，進行自動生成憑證操作。

憑證查詢管理。將合同、對賬單、發票等都掃描管理，財務部人員可以通過掃描原始單據上的條形碼，自動找到過賬后的憑證進行打印查詢。所以通過發票號、合同號、對賬單號等任何一個信息都可以查詢到相關的檔案。通過此功能，一次查詢就可以將整個業務鏈產生的所有檔案全部進行顯示調閱，極大地改善了審計查檔和調檔的問題。

三、系統實現的意義和成果

國華公司合同管理、費用中心、銀企互聯、影像中心信息系統的實施，實現了企業經營事項從手工管理轉到信息化管理的過程，將各階段的業務信息透明、公開的共享給相應職責的崗位責任人，使分散在各部門業務事項緊密關聯，形成了一條標準的業務鏈，使業務信息數據更加準確、規范。

合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心與國華公司現有的ERP管理系統進行了無縫結合，將信息數據共享使用，加強了信息數據的相互流轉和業務規范，減少了人為的基礎信息維護，加強我公司的各部門之間的聯動性。

合同管理、費用中心、銀企互聯和影像中心信息系統在國華公司成功的使用后，解決了公司日常管理上許多困難點。如：減少了日常的統計工作量、預算的控制風險和人為的信息錯誤，加強了流程的規范化和數據的標準化等。

1.合同管理

（1）實現了日常合同中預算的接口管理，完全達到預算在合同管理中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現合同的全生命周期的管理，從需求計劃到合同會簽再到合同完結，在合同管理信息系統中每個環節都有清晰的生命軌跡。打破了公司各部門信息屏障，使業務更加標準、流程更加規范和信息更加準確。

（3）實現了網上審批管理，在合同管理信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在合同管理信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現了合同管理各環節的追溯功能，在合同管理中可以根據某一環節的業務事項進行前后流程的追溯，使相關人員能夠實時地了解到合同全生命周期的詳細過程。對我公司發生的人員流動、崗位交接等人動起到了關鍵作用。

（6）實現了合同管理報表查詢，根據合同管理信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常信息的統計查詢和明細查詢。為公司合同管理部門提供管理上的決策支持。

2.費用中心

（1）實現了日常費用中預算的接口管理，完全達到預算在員工費用日常報銷中的事前預警、事中控制和事后分析的效果。

（2）實現了員工自助報銷管理，員工可以根據日常事項，進行自助式的業務處理，如：借款、費用申請、費用報銷和還款功能，根據自身的實際情況發起業務流程直到業務辦理完成。

（3）實現了網上審批管理，在費用中心信息系統中能夠事前預置審批流程，經辦人提交審批后，自動按照預置的審批流程發送審批到對應的審批人進行決策審批，決策人可以在審批權限下看到業務事項信息，為決策人提供詳細的決策信息。

（4）實現了業務自動生成賬務憑證管理，在費用中心信息系統中，財務人員可以通過業務事項審批通過的信息自動生成到財務的GL/AP系統生成相應的賬務信息，減少了人工記賬的風險和保證了會計自動化的標準。

（5）實現了員工自助查詢功能，員工可以根據費用中心信息系統查詢到自己的費用事項辦理的整個過程和現單據狀態。直至財務生成憑證為止。

（6）實現了費用中心管理報表查詢，根據費用中心信息系統的強大的基礎數據，使用報表工具開發客戶定制報表，方便日常報銷信息的統計查詢和明細查詢。為公司統計費用發生情況帶來了方便。

3.銀企互聯

（1）銀企互聯系統的實施，實現了 ERP系統付款數據與銀行網銀系統的無縫連接，有效地減少了出納的工作量，和傳統的出納相比，提高了工作效率。

（2）實現了從憑證創建（總賬+應付）到付款信息電子數據的全流程傳遞與跟蹤管理，整個支付流程閉環在系統中完成，降低了人為操作失誤帶來的風險。

（3）功能模塊通過會計人員、資金管理人員權限劃分，實現了付款管理從憑證制證、發起付款、支付一級審核與二級審批的四級管理，極大提高了付款管理的準確性，降低了財務人員舞弊風險。

（4）實現安全性訪問支付功能，在保證付款數據安全的情況下，實現了付款業務各個環節的狀態信息共享。

（5）在銀企互聯模塊中設置了付款相關數據信息的狀態監控與查詢功能，實現企業預算管理、現金流管理與支付管理的無縫連接和集成，有效提升了資金管理效率。

（6）在銀企互聯模塊中根據上級單位及公司領導管理意圖定制了分析管理報表，提升了公司資金支付管理的決策支持能力。

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第一，加強合同管理是市場經濟發展的客觀要求，是企業在市場競爭中生存和發展的必要措施。一方面，市場經濟本身就是法制經濟，而合同則是承包商與業主之間相互承諾的權利與義務的統一，具有法律的權威和強制性，違反合同的行為要受到法律的制裁；另一方面，在市場經濟條件下，承包商在履行合同的過程中，必然要盡全力地去追求經濟利益的最大化，而合同是其在追求利益最大化的過程中要時時遵守的法律依據，必然要受到承包商的重視，把加強合同的有效管理作為爭取經濟效益的最佳途徑。同時，市場經濟激烈的競爭性和工程招投標管理的規范化，也促使企業認識到，在工程管理中自覺地加強合同管理并圓滿地履行合同，這是維護企業良好形象和聲譽的重要基礎，是企業在市場競爭中立于不敗之地的重要保證。

第二,加強合同管理是保證企業正常營運，實現和提高企業經濟效益的現實需要。水下工程施工企業的合同管理是提高企業經濟效益、維持企業生存發展的重要手段。這主要表現在以下幾個方面：首先，企業只有加強經濟合同管理，才能組織生產經營。企業要維持正常的經營活動,必須通過訂立合同的方式獲取一定的工程服務項目；也只有通過履行和管理合同完成工程項目，并繼而取得收入和營業利潤。企業只有對經濟合同進行嚴格管理，才能使工程項目的各個環節得到密切的銜接和配合，高質量、低成本的圓滿完成各項工作任務，從而實現利潤增值。相反，如果施工組織不注重經濟合同管理工作，一旦有違反合同、錯簽合同或者不當履行合同的現象發生，必然要給企業帶來一定的經濟損失，增加企業不必要的開支和費用，從而加重企業負擔，影響企業正常的生產經營活動,甚者可能導致危及企業生存。

第三，加強合同管理是預防和解決經濟糾紛的有力武器。我國的經濟合同糾紛一直大量存在，甚至呈上升趨勢。由于經濟合同糾紛，不僅給國家和企業帶來了巨大的經濟損失,而且也嚴重地影響了企業正常的生產經營活動，破壞了社會主義的市場經濟秩序。這些經濟糾紛相當大一部分是因企業合同管理不善造成的。潛水施工主體若對其所簽合同缺乏必要的管理，才沒有及時發現和消除潛在的隱患，其結果往往是為糾紛所累，不僅造成很多資源、成本在糾紛解決中耗費，也嚴重影響了同業主之間的長期合作關系。所以，加強合同管理對于保證合同質量、預防經濟合同糾紛、保證企業的合法權益,維護社會主義經濟秩序,就具有了十分重要的現實意義。

第四，科學的合同管理能夠防止經濟犯罪、純潔社會環境。經濟關系法律化、合同化的推行,對于維護企業的合法權益、推動我國經濟的發展發揮了重要的作用。但同時利用經濟合同違法犯罪的現象也屢有發生、禁而不止，給國家、社會和企業自身造成了巨大的經濟損失，敗壞了社會風氣，污染了社會環境。當前，利用經濟合同進行違法犯罪的情況主要有簽訂假合同進行詐騙、采用簽訂合同的形式挪用公款、控制合同的簽訂行賄受賄等等。建立和健全企業合同管理制度,依法簽訂和履行合同并對經濟合同進行嚴格的審查和監督，就可以堵塞漏洞,不給不法分子以可乘之機，防止經濟犯罪的發生，純潔社會環境。

二、合同管理的基本原則

同其它行業一樣，潛水工程合同的管理也需要遵循一些普遍指導意義的原則。概括起來，這些原則主要有合法管理原則、全面管理原則、分類管理原則和流程管理原則。

（一）合法管理原則

經濟合同管理的各項工作應當符合國家相關法律、法規規定，使得公司的權益能夠依法受到保護。合法原則是經濟活動的基本準則，也是合同的基本準則。在經濟活動中貫徹合法原則，才能使名項交易活動納入法制軌道，保障社會經濟的正常秩序。具體說來必須符合《中華人民共和國合同法》及有關法規的要求，并參照有關政策。尤其不得訂立非法合同。合同的簽訂履行爭議的處理等管理行為一般應有明確的法律依據。法律無明確規定或屬法律空白的，合同應遵循一般的公平公正誠信等原則。法律明確禁止的，應通過一定的技術處理手段，使合同管理合法或至少不違法。技術上無法規避的法律禁止性規定的，合同管理不得為之。

（二）全面管理原則

完整的合同管理應當包括有序的多個環節，各個環節都需要恰當的合同管理，任何一個環節的疏漏和偏差都會影響整個管理工作的績效。全面管理原則的實施可以分為四個方面：第一，締結合同的前期準備階段，包括了解對方資信情況、確定合同內容等是整個合同管理的基礎；第二，合同的審核簽訂階段，包括確定合同條款、按照規定流程審核等，是合同管理的核心環節；第三，依約履行階段，包括己方依約履行和關注對方履約等，是實現合同管理目標的有力保障；第四，爭議處理階段，這一環節雖然不是合同管理必經環節，但關系當事人利益，也應妥善管理。

（三）分類管理原則

分類管理原則的要義在于不同種類的合同，具有不同的特點，應當區別對待，采取不同的管理方式與程序。關于合同的分類有不同標準，依簽約的對象分，可分為內部合同與外部合同，內部合同例比和存在關聯、隸屬關系的單位簽訂的合同；依重要程度可分為一般合同與重大合同；依標的大小可以將其分為小額合同與大額合同；依是否涉外，分為涉外合同與普通合同。分類的目的在于管理，對于內部合同、一般合同、小額合同、普通合同一般管理難度較小，方式與程序相對簡單；對于外部合同、重大合同、大額合同、涉外合同管理難度較大，方式與程序往往復雜一些。

（四）流程管理原則

流程管理原則就是按照合同管理的職責，對合同管理工作流程進行優化設計，完善合同管理的權限指引，對合同授權、合同簽訂、合同審查、合同履行、資料歸檔等整個過程都進行流程規劃。合同管理不是對付應急事件的處理，而是一項慣常性工作，應當按照確定的規則和程序進行。合同管理應當設置專門人員，確定合理的程序，明確分工與職責，實現協作與制衡的有機結合。合同的流程管理是實現分工協作的基礎，是管理細化及專業化的必要前提。流程管理可以充分調協不同的部門專業領域的知識資源，更可能實現管好合同的目的。流程管理明確相關部門與人員的職責，在協作管理的同時，有效的實現監督和制衡。

三、合同管理的具體工作

在明確了潛水合同管理的重要意義和基本原則之后，在具體的工作中有效實施具體的管理工作主要應大處著眼、小處著手，也就是說總體上要分階段/流程實施全面管理，同時還要確立和完善相應的制度建設和組織建設等方面的工作。

（一）合同的分階段管理

合同目標管理的過程是一個動態過程,是指工程項目合同管理機構和管理人員為實現預期的管理目標,運用管理職能和管理方法對工程合同的訂立和履行行為施行管理活動的過程。

1、合同訂立前的管理。合同一旦簽訂就意味著合同生效和全面履行,所以要采取謹慎、嚴肅、認真的態度,作好簽訂前的準備工作。具體內容包括:市場預測、資信調查和決策,以及訂立合同前行為的管理。

2、合同訂立時的管理。合同訂立階段,意味著當事人雙方經過工程招標投標活動,充分醞釀、協商一致,從而建立起建設工程合同法律關系。訂立合同是一種法律行為,雙方應當認真、嚴肅擬定合同條款,做到合同合法、公平、有效。

3、合同履行中的管理。合同依法訂立后,當事人應認真做好履行過程中的組織和管理工作,嚴格按照合同條款享有權利和承擔義務。首先是本企業要嚴格信守合同，認真履行合同規定

的義務；其次是如發生對方履行義務不完全時，要在法定的或約定的時間內向對方提出。如果收到對方關于履行方面異議的函電，應在法定或約定的期限內回復。與此同時，對無異議但又不履行的要確定不履行的原因，并取得有關證明，以便明確責任。

4、合同發生糾紛時的管理。在合同履行中,當事人之間有可能發生糾紛,當爭議糾紛出現時,有關雙方首先應從整體、全局利益出發,做好有關的合同管理工作,以利于糾紛的解決,合同資料是重要的、有效的法定證據。

（二）制訂完備的合同管理制度，建立合同管理檔案。

合同管理要求進一步深入研究合同管理活動不同階段的具體特點、要求、控制手段、工作側重點等問題，結合合同管理的可利用資源狀況和實際管理水平，建立科學的合同管理制度和制訂相關具體措施，突出合同管理的關鍵點。合同管理制度主要有：合同備案審批制度、合同專用章使用登記制度、合同示范文本使用制度、合同檢查監督制度、合同獎懲和責任追究制度、合同糾紛處理制度等。合同訂立的的基礎資料以及合同履行過程中的所有資料，都應由專人負責，并隨時收集和保存、整理編號裝訂，及時歸檔。使合同管理工作有法可依，有章可循、有據可查，從而形成以制度促管理、以管理促發展的良性循環局面。

對企業合同管理全過程的每個環節，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循，合同管理活動基本上達到了制度化、規范化、標準化、科學化，保證了合同管理的綜合質量，也使合同管理新模式有了制度和措施支撐。同時，企業還應對合同管理制度進行執行效果評價工作，通過對合同管理有關制度的評價，按照合同管理實際操作情況進行調整，以達到制度執行有效。

1、合同歸口管理制度

合同歸口管理制度是指對企業合同實行由企業法律事務機構全面、統一管理的制度。其內容包括:確定合同管理機構及其職責;規定合同管理的原則和基本內容;規定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求;規定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求;對合同管理人員與合同承辦人員的考核、獎懲等。

2、合同分類專項管理制度

企業法律機構應當根據本企業合同的種類和特點,在合同歸口管理制度的基礎上,制定各類合同的分類專項管理制度,包括:專項管理機構和管理人員及其職責;管理原則、程序和要求;對管理人員的考核、獎懲等內容。

3、合同授權委托制度

企業對外簽訂合同,應當由其法定代表人或者法定代表人授權的人進行。未經授權,任何人不得以企業的名義對外簽訂合同。法定代表人授權人簽訂合同,必須采用書面形式,由法定代表人簽發授權委托書,規定明確的授權范圍、權限和有效期限。

4、合同的審查制度

合同的專業性、法律性很強,內容比較復雜,特別是一些重大合同,能否正確地簽訂、履行,對企業關系極大。因此,必須經過嚴密的審查,方能對外簽訂。合同的審查制度,就是規定企業各有關部門在合同審查中的職責、審查程序、審查內容、審查標準和審查時限,保證合同正確簽訂、履行制度。

5、合同的公證制度

在訂立一些重大合同時,可依法辦理公證,以使合同內容趨于完備,并使合同更具合法性和證據力,為合同順利、正確、全面地履行打好基礎。為此,企業法律事務機構應當制定相應的管理制度,加強對合同公證工作的管理。

6、合同專用章管理制度

合同專用章是企業簽訂合同時專門使用的印章。合同專用章使用管理制度的主要內容包括:企業簽訂一切合同都必須使用合同專用章;合同專用章由專人統一保管、使用;合同專用章應當由合同歸口管理部門編號、備案;合同專用章刻制的申請、審批手續;對濫用合同專用章或者對合同專用章管理不善的責任人的處理等。

7、合同臺賬及統計報表制度

合同臺賬及統計報表制度,即建立合同管理臺賬及有關統計報表。對合同雙方當事人、合同編號、標的物類別、標的物名稱、標的物規格和數量、交付期限、執行記錄、欠交數量等情況逐一進行登記,以便隨時掌握合同訂立及履行情況。合同臺賬主要包括:合同簽訂、履行情況臺賬;合同變更、解除臺賬和違約合同登記臺賬等。合同統計報表主要有:合同簽訂情況進度表和合同執行情況進度表。

8、合同歸檔制度

企業必須制定嚴格的歸檔制度,妥善保管合同。合同依法簽訂后,合同承辦人員應當將合同正本交單位合同管理人員保管,合同副本留承辦人備用,必要時抄送、抄報有關部門。合同管理人員對已經生效的合同要進行編號登記,逐個建立檔案,與合同有關的文書也要附在合同卷內歸檔;對履行完畢的合同,按會計檔案保管期限進行保管。

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合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。住房公積金管理中心（以下簡稱“公積金中心”）作為獨立的事業單位法人，在住房公積金的管理運作中往往需要以民事主體的身份對外簽訂各類合同。住房公積金合同管理是指公積金中心對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。

（二）住房公積金合同管理中存在的問題

1.各地公積金中心合同管理部門設置不統一

法治意識較強的管理中心設置了專門的法規部門，有專門的法規管理人員從事合同管理相關工作；有的雖然不設置法規部門但設立了法規崗位，崗位職責中包括合同管理，但同時還疲于應付大量行政工作，無法集中、專注地從事法律事務工作；有的甚至不設法規崗位，僅由一般工作人員負責合同的具體簽訂工作。

2.住房公積金行業尚未形成法律人才庫

目前全國各地公積金中心幾乎都有法律專業人員，但目前尚未對這股法律力量進行整合，也并未搭建一個培訓交流的平臺。一些公積金中心疏于對這些人員的法律知識培訓，這些人員由于平時的工作、生活與法律專業知識交集不多，導致原有法律知識的生疏，或出現知識老化、滯后的情況，從而實戰能力匱乏，難以適應住房公積金合同管理中不斷出現的法律問題。

3.法規管理人員和法律顧問尚未形成良性互動

目前的狀況是，法規管理人員的專業素養和實踐經驗比不上法律顧問，但法律顧問又不熟悉住房公積金管理業務。所以一個操作性強、工作效能高的合同管理法律風險管理體系，應該由住房公積金內部法規管理人員與外聘法律顧問共同組成。

4.合同管理缺乏系統性

合同管理較規范的公積金中心制定了專門的合同管理制度和相應操作規程來對合同進行管理，但很多的公積金中心缺少真正的合同管理，其管理僅停留在合同的起草和簽訂方面，一旦合同簽署后就疏于后續的管理評價，為以后產生嚴重的合同糾紛埋下了隱患。真正完整、系統的合同管理，應該是涵蓋合同準備階段、合同簽署階段、合同履行階段、合同后續管理階段，自始至終地關注并及時處理所有的相關法律問題，使法律風險損失降低至最小化的全過程、系統性的管理。

二、住房公積金合同管理中法律風險管理體系的建立

（一）形成合同管理工作機制

一是設置法規部門專門負責處理公積金管理中法律法規相關工作，不從事其他行政事務工作，保證工作的專一性。明確法規崗位的具體職責為依法行政、合同管理以及其他法律事務工作等。相關人員上崗條件需要有法律相關背景。

二是定期或不定期組織合同管理人員參加相關培訓。通過建立合同管理培訓長效機制來提高合同管理人員的業務技能，提升住房公積金合同管理水平，降低或避免可能發生的風險。

三是形成法規管理人員和法律顧問的良性互動。公積金中心要在選定律師時重在針對性強、能夠有效解決問題，而不是僅僅看律師是否大牌。法律顧問需要通過與法規管理人員的溝通和交流，了解公積金業務發展的情況和需要解決的問題。

（二）建立健全合同管理制度

合同管理制度中主要應包括以下幾個方面。

1.合同分類

根據公積金中心管理運作的實際情況，對住房公積金管理過程中對外簽訂的合同進行分類，以便有針對性的對各類合同進行管理。

2.分設部門

同時本著規范管理和權力制衡的原則，明確合同管理的部門及相應職責?？蓪⒑贤芾聿块T分為承辦部門、審核部門、用印及歸檔部門、資金收支部門及監督部門。

（1）承辦部門是經濟合同的主要責任部門，對合同中涉及本部門的專業內容負責，主要職責包括：對合同項目進行可行性分析或論證；調查相對方主體資格、資信、履約能力和標的物信息；在授權范圍內參加合同談判；擬訂及修改合同，辦理合同簽署的相關手續；按約定的時間、地點和標準履行合同；保管合同及相關資料、建立相關臺賬和移交合同檔案。

（2）審核部門是法規處，主要職責包括：參與合同相對方的調查、合同談判；書面審查擬簽合同條款的合法合規性；合同的履行中涉及法律糾紛的，及時與法律顧問取得聯系并妥善處理；組織合同評價管理。

（3）用印及歸檔部門是辦公室，主要職責包括：對完成審核、審批流程的合同按相關規定用??；負責對蓋章后的合同設立臺賬進行管理并歸檔。

（4）資金收支部門是財務部門，主要職責包括：對合同中的資金收支條款進行審核并按合同約定和住房公積金財務管理相關制度進行相應操作。

（5）監督部門是監察部門，主要職責包括：對合同履行過程進行監督；對合同管理中出現的違紀、違規、違法問題進行調查處理并提出處理建議。

3.明確合同管理流程

可以將合同管理具體劃分為四個階段：合同準備階段，包括合同前期調查、談判、起草、審核等程序；合同簽署階段，包括合同簽訂、歸檔等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同監督、合同執行情況評價等程序。

4.制定合同管理操作規程

根據合同管理制度制定相應操作規程，明確各階段的具體操作步驟和關鍵風險點，同時創新合同管理模式，將合同管理分階段、全程采用電子化管理模式，充分利用信息系統對合同管理各個環節進行控制，規范合同管理，提高合同管理效率。

（三）提高合同管理水平

除了形成合同管理工作機制、建立健全合同管理制度，還要提高合同管理水平，具體到實踐操作中就是要注意合同管理各階段的法律風險防范。

1.合同生效前的法律風險防范

（1）合同策劃風險

指在合同策劃階段存在的不能滿足住房公積金管理目標的可行性風險。對于合同策劃風險的主要控制方法：一是對合同項目進行可行性分析或論證；二是合同審核人員及時掌握本市政府采購目錄及標準，以便在進行合同審核時進行比對檢查；三是在合同管理制度中明確規定為了回避政府采購，將金額較大的合同拆分為金額較小合同的責任追究。

（2）合同調查風險

指在合同調查過程中對被調查對象做出不當評價的風險。要控制這類風險，一是要提高合同管理人員的專業素質和責任心，在充分收集相關證據的基礎上做出恰當的判斷；二是充分調查合同對象的履約能力和商業信譽。

（3）合同談判風險

指在合同談判過程中忽略了重大問題或在重大問題上做出不當讓步的風險以及談判策略泄密的風險?？刂坪贤勁酗L險的主要方法：一是組建一支結構合理的談判團隊，談判團隊中除了有經驗豐富的業務人員外，必要時還應當有相應的財務、審計、法律等方面的人員參與談判；二是盡可能地爭取后履行義務，從而為交易安全提供更多的保障；三是在整個過程中，強調并做好保密工作。

（4）合同審核風險

指在合同審核過程中沒有發現或糾正合同不當內容和條款的風險。控制此類風險的主要方法：一是提高合同審核人員的專業素質，注重此類人員的崗前培訓和知識更新培訓；二是制定合同審核操作規程；三是實施合同管理責任追究制度等，劃分合同承辦部門和審核部門的責任。

（5）合同簽署風險

指正式簽署合同過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是每年進行法人授權，嚴格劃分合同的簽署權限，嚴禁超越權限簽署合同；二是加強對相對方人權限的審查，比如查看對方有無委托授權書，確定人的權限是否合法有效；三是明確合同印章管理部門和責任，確保只為符合合同審批流程的合同文本加蓋合同印章；四是采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章等。

2.合同生效后的法律風險防范

（1）合同履行過程中的風險

指在合同履行過程中存在的風險，主要表現為違約風險，即沒有按照合同的約定履行義務。控制違約風險的主要方法：一是在合同中明確并細化違約責任；二是合理使用抗辯權分散風險、降低損害程度；三是通過對合同所涉及的各類法律規范依據的運用以及保留足夠證據控制違約風險；四是通過合理運用繼續履行、采取補救措施或者賠償損失的替代責任，將合同損失降到最低。

（2）合同變更或轉讓風險

指在合同變更或轉讓過程中存在的風險?？刂拼祟愶L險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同變更或轉讓的審批流程；二是合同變更或轉讓的內容和條款必須與當事人協商一致且進行書面變更；三是注重對合同變更或轉讓過程中相關證據的保存。

（3）合同終止風險

指在辦理合同終止手續過程中存在不當行為的風險?？刂拼祟愶L險的主要方法一是在合同中明確提前解除或終止權；二是通過制定合同管理制度明確規定合同終止的相應審批流程。

（4）合同糾紛處理不當的風險

指在處理合同糾紛過程中存在不當行為的風險。控制此類風險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同糾紛的處理辦法和相應審批流程明確各類合同管理人員在合同糾紛處理中的責任；二是充分收集對方違約的證據，尤其在主動解除合同的情形下，要避免因處理不當，反而被證據顯示成為自己一方違約；三是在違約責任與侵權責任競合的情形下，合理地選擇訴權予以適用，以更好地保護自身合法權益。

（5）合同后續管理中的風險

指在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風險，主要包括以下幾種情況。

合同歸檔保管的風險是指在合同歸檔保管過程中存在的風險。這種風險主要包括合同丟失；合同被泄漏等?？刂拼祟愶L險的主要方法：一是通過制定合同管理制度明確規定合同歸檔管理人員及相應責任；二是對合同保管情況實施定期和不定期的監督檢查。

合同執行情況評價風險是指在合同執行情況評價中存在的風險。這種風險主要包括：合同簽署后疏于后續的管理評價；合同評價范圍和標準不科學，導致評價過程未能突出重點，評價流于形式等。控制此類風險的主要方法：一是制定合同執行情況的評價制度；二是建立合同執行情況評價的操作規程。