緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇文書檔案論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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二、遵守紀律，嚴守秘密

文書檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國家以及單位政治、經濟、軍事、科學文化等重要秘密，或重大的機密科研成果。如果我們不嚴加防范，失去警惕，就有可能使黨和國家在政治上、經濟上遭到不可彌補的重大損失。文書檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機密，因此，文書檔案工作人員不僅要嚴格遵守保密紀律，而且應該具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習慣;不該說的，絕對不說，守口如瓶，不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所、家屬子女面前談論機密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀律，同時也要嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。文書檔案工作人員是機關中經常在領導同志身邊工作的人員，同領導同志接觸機會比較多，了解的機密也比較多，因此，他們在為機關、為領導同志服務的同時，又有假借領導同志名義謀取私利的機會和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書檔案工作人員應嚴格遵守紀律，清正廉潔，嚴守黨和國家的機密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書檔案工作人員應當嚴格遵守黨和國家制定的一系列有關保密工作的方針、原則和條例，確保國家秘密。

三、精明干練、主動負責

文書檔案工作是一項服務性的工作，要嚴格按照領導機關和領導同志的意圖辦事，同時還要處理許多事務性的工作。因此，文書檔案工作人員應當頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書檔案工作的服務性和事務性，決定了文書、檔案工作人員要有勤奮工作，主動負責的工作態度。文書檔案工作人員應當腿勤、手勤、腦勤。在一些規模較小的單位，文書檔案工作人員同時兼任秘書工作，工作任務里，因此更需要勤奮并且要有積極主動的負責精神。

四、埋頭苦干、嚴謹精細

埋頭苦干和嚴謹精細，是文書、檔案工作人員應有的工作態度和工作精神，也是職業的行為準則。文書檔案工作是屬于事務性、服務性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業業、勤勤懇懇、積極奉獻的精神。文書、檔案工作又是十分細致的工作，有許多相當細小、零碎的環節，稍一馬虎，就會出現這樣或那樣的紕漏和差錯，只有具備嚴謹精細的工作精神，才能做到周到、圓滿。

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文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉變而來的。檔案和文件是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從文件到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程，從時效、價值和系統性上講，檔案是對文件的不斷揚棄，使整理完畢的文件具有保存價值。只有將分散狀態的文件按一定邏輯規律整理、集中保存起來，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉化的必要程序和條件。

1.2有效提高文檔一體化管理水平

文檔一體化是要從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全過程管理，以保證文件內容的正確性、完整性和數據結構的一致性。在這過程中，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。辦公自動化技術的應用使辦公活動呈現出了全新的局面。在過去的文書處理工作中，工作人員過多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時，既要求資料要完整、齊全，又要書寫規范、清楚，既費時費力還容易出錯。而在辦公自動化平臺下，這些環節都是在系統設定的環境下操作的，整個過程方便、有序、簡單易行。

1.3使文件管理更加快捷、高效

檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準確地查詢用戶所需要的信息，是傳統檔案管理的難點之一。將辦公自動化應用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問題，它實現了數據的一次性輸入和多次利用。當文書處理人員在辦公自動化系統中完成了文件的流轉后，檔案管理員只需轉一下庫，就可以完成文件從辦公自動化系統到檔案管理系統的轉換。文書人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時歸檔的要求。在使用檔案時，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項目、流轉過程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。

1.4有利于電子文件的保存

在辦公自動化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達信息和留存信息的重要載體，它與紙質檔案載體相比有體積小、壽命長、便于保存等優點。工作人員根據不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動硬盤等。這些載體的特點都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時間長，受外部環境的影響小，不易損壞，具有較強的穩定性。

2對文書檔案管理工作提出的建議

2.1將檔案管理系統納入辦公自動化系統

在設計辦公自動化系統時，檔案部門要參與其設計規劃，避免辦公自動化系統中文件管理的設計功能與檔案管理系統的歸檔不銜接、不兼容。這時，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，做好流程和總體框架設計，加強辦公自動化系統中設計與檔案管理部門之間的聯系，使前期的文書處理與后期的歸檔管理這兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來，以提高文件傳遞的安全性、準確性、可靠性和時效性。

2.2確保電子文件的安全

隨著網絡技術的迅猛發展，電子文件和檔案信息安全問題越來越重要。例如，在實際運用的過程中，經常出現電子文件在運行過程中丟失數據，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網絡不受病毒或黑客的攻擊；在使用過程中，如何合理設置權限，避免人為因素對電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時，要做到以下幾點：①以系統完善的軟硬件功能設計為基礎，運用加密技術、防火墻技術和計算機病毒防治技術等，保證系統安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實落實安全責任制，必要時，要對系統所在的重點場所做防盜處理，為檔案信息網絡實施整體安全防護；③加強管理人員的安全意識，規范操作，精心維護，并建立身份認證，設定用戶權限等；④定期進行安全培訓和教育，讓所有系統使用者都熟悉系統的使用和操作規程，正確使用。因此，在關注電子文件的信息安全問題上，既要注意技術因素，也要注意非技術即人為因素，建立全過程的安全防護體系。

2.3文書檔案標準化和規范化管理

傳統文書檔案的歸檔主要是紙質文件的立卷歸檔，立卷人根據自己的經驗和理解組卷，很難完全統一立卷標準，這樣，就會影響到歸檔案卷的質量。在辦公自動化系統環境下，文書檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網絡歸檔和紙質文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網絡歸檔。其中，所有的電子文件都在設定的系統下產生，要求文書檔案管理工作在文件登記、編號、掃描、上網、運轉和結束等各個環節的流程中，必須按照系統要求規范操作，以確保流轉文件信息的準確性、完整性。與此同時，還要明確從電子文件轉入檔案庫、整理歸檔的流程和環節，統一著錄標準，明確各歸檔部門的歸檔職責、范圍和管理權限，以保證電子檔案的質量。因此，在辦公自動化環境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。

2.4提高文檔和信息技術人員的綜合素質

要想做好辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，不僅需要文書管理人員、檔案管理人員和信息技術人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術人員的綜合素質。這就要求文書管理人員在公文收、發流程的各個環節中，要嚴格按照標準操作，確保檔案信息的正確、完整和規范；而檔案管理人員在掌握了相關專業知識的同時，還應盡可能多地學習、掌握一些信息技術，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統，并根據具體的操作情況，對系統的進一步完善提出建設性的意見。同時，信息技術人員應盡可能了解相關的文書檔案管理知識，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強與文書檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統設計、應用、維護和改進等工作，通過網絡信息技術推動文檔一體化管理的順利實施。

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隨著計算機技術的迅猛發展，高速大容量的檔案影像管理系統已經日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業化。下面是編輯老師為大家準備的試論文書檔案的信息化管理。

計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態。

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

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0引言

檔案與圖書都是人類社會發展到一定階段的產物。在我國古代，圖書也是檔案，它們有著“同親共祖”的親緣關系，有著共同的“起跑點”：結繩—刻契—甲骨文—銅器銘文—簡冊—刻版印刷。在《史記》中，“圖書”“圖籍”實質上指的是地圖、法令、戶籍等檔案資料。可見，在漢代以前，圖書與檔案的界限是不清楚的，年代愈上溯，兩者的差別愈小。隨著時代的發展、文化的發達，圖書與檔案的界限逐漸分明，紙張的制造與普遍使用，印刷述的發明與應用，為這種分離提供了物質和技術條件，加之圖書與檔案本身數量的大量累積，也促使人們根據不同特點開展工作，我國自唐宋至清，完成了圖書館工作和檔案工作的分化過程。然而，迄今為止，圖書與檔案各自的本質屬性是什么仍眾說紛紜，本人不揣谫陋，試對圖書與檔案的異同談一點個人認識。

1圖書與檔案的不同點大致有四

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除了基于計算機技術特性的檔案數據風險，數字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項風險因素。由于我國檔案數字化建設是近些年才逐步發展起來的，因此，與之相關的法律、法規并不完善。在檔案數字化進程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應該有嚴格規范的程序管理、科學統一的標準體系和業務管理制度，而現實上卻并非如此。一般來說，檔案數據災難發生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數字檔案風險的成本較高，出于經濟方面的考慮，很難為了提高數字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因為檔案管理系統是多用戶、多管理的系統，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導致數字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權訪問等安全事故的發生。

1.2基于自然災害的檔案數據風險

對于那些突發的災難，如火災、雷電、水災、颶風、地震等，一旦發生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且幾乎沒有預見性，很難進行預防，因此，無論是對實體檔案還是數字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數字檔案安全管理策略

2.1構建行之有效的數字檔案安全管理機制

首先，要貫徹前端控制思想。在數字檔案安全預防措施中，前端控制是重要內容，實現事前預防、未雨綢繆，把災難控制在萌芽狀態。在建設數字檔案館的設計之初，就要對檔案館的抵御災難方面的設計重點考慮，并且合理制定數字檔案的操作規程，進一步完善應急預案、搶救預案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設備時，要選擇技術成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數字檔案存貯介質。對于檔案技術力量進行合理配置和儲備，不斷地對數字檔案運行環境進行優化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數字檔案保存和維護的穩定性。其次，要開展日常維護、災難備份、恢復和搶救等活動在內的全程管理。全程管理貫穿數字檔案整個生命周期，通過有效的全程管理，對數字檔案安全實現全程監測。最后，要對數字檔案安全管理機制進行后續監督和評價。劃定數字檔案安全評價系統的范圍，選擇適當的評價方法和評價指標，對有關數據進行收集、統計、分析，根據評價結果，不斷地進行改進，從而提高數字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強數字檔案管理的人力資源建設

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓制度，加強安全管理制度的培訓和考核。數字檔案是由人來進行管理的，因此提高檔案人員的個人素質、業務能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會對數字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項規章制度。對于管理操作數字檔案信息內容的檔案員，尤其要加強安全保障技術的培訓。

2.3采用安全有效的技術手段與措施

2.3.1對數字檔案進行異質轉換所謂數字檔案的異質轉換，就是把數字信號轉換成文字、圖像、聲音等信號，把數字檔案轉換成紙質檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質轉換或異質備份，對于重要的數字檔案，這是對其長期、安全防護的有效途徑。因為其脫離了數字信號的局限性，讀取時不再過多地依賴設備和技術，讀取方便，因此適合長期保存。經過異質轉換的檔案，脫離電子設備和環境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實性加以檢驗，甚至可以用來作為校正其母本的真實版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數字檔案進行遷移新型信息存取設備對舊型檔案載體的不完全兼容性導致了必須采取數字檔案遷移的措施。計算機設備和軟件正以飛快的速度進行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現在使用的設備就會被完全淘汰，不復生產，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設備進行儲備，用于遷移或載體轉換時讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉換設備也是要考慮的一項，如IDE/SATA接口轉換器，接口轉換設備可以有效延長舊型信息存取設備的生命周期。2.3.3對數字檔案進行同質備份建立由數據備份系統、備份數據處理系統和完善的災難恢復計劃組成的備份與恢復系統。天災人禍的發生難以預見，但是可以通過一系列措施，將災害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數字檔案信息的備份就是一個行之有效的措施，通常采取靜態備份和同步備份相結合的方式。靜態備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護當前系統的所有數據，適用于硬盤數據恢復、網絡數據恢復、數據庫修復等災難數據恢復。2.3.4加強信息安全新技術的應用數字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內容被非法用戶獲取。電子簽名技術和數據加密技術是保障檔案信息內容安全的有效手段。電子簽名技術能夠可靠地保證自形成時起，內容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術就是“數字簽章”；加密技術主要涉及加密、解密算法和密匙，數據加密技術可以保障數字檔案信息的安全性和保密性。

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2數字檔案信息標準尚不健全

目前，影響數字檔案信息安全最大的瓶頸問題就是標準的不健全，造成這一問題原因主要有：首先，從橫向上看，部門與部門、單位與單位之間的藩籬，影響標準的統一性。國家檔案局雖然出臺了《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《全國檔案信息化建設實施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》等文件標準，但總體來看，這些標準要求相對比較寬泛，缺乏可操作性，并允許各單位根據實際情況進行再次開發設計，降低了統一的規范性要求。不少單位就自搞一套，而相互間兼容性又不夠，導致數字檔案管理系統的通用性、共享性較差，無法實現單位間檔案信息的無縫交流，甚至出現“信息孤島”現象，如若該單位發生災害等情況時，檔案信息很難恢復重建，嚴重影響數字檔案信息的安全。其次，從縱向上看，不少單位為追求上項目、造聲勢，開發出管理軟件沒有充分考慮信息技術發展帶來的影響，一些看似當前管用、可用的管理系統，若干年后很難保證還可以繼續使用，若要重建或并入其它系統，原有檔案信息的格式多種多樣，很難保證在新系統中全部繼續可用。

3數字檔案信息網絡系統自身的安全漏洞

各種信息網絡系統都不同程度地存在有一些漏洞，給信息管理帶來安全隱患，數字檔案網絡系統也不例外，其自身的安全漏洞嚴重影響著數字檔案信息的安全。其一是網絡通信協議的安全漏洞。多數檔案信息網絡是依托開放的網絡平臺，所使用的網絡通信協議如TCP/IP協議等，也是大家所熟悉的，但這些協議大多帶有安全漏洞。其二是各類軟件的安全漏洞。檔案信息網絡所采用的系統及應用軟件，在開發過程中不可避免地都會存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后門，這些后門和漏洞極易被黑客所利用，造成對數字檔案信息的擴散、盜取、篡改等，嚴重時可導致整個系統的崩潰與癱瘓。其三是感染病毒。為方便信息查詢和利用，檔案信息網絡系統都提供有用戶登錄功能，有的還能自行下載保存檔案信息，這也為計算機病毒的傳播提供了便捷途徑，加之有些系統的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速傳播，給數字檔案信息系統造成較大的安全威脅。

4存儲介質的選擇及保存環境不當

數字信息存儲技術快速發展，使得存儲介質的存儲容量不斷翻新，而不同類型的檔案信息對介質的要求也不一樣，因此存儲介質的選擇成為了其中的關鍵。如何選擇存儲介質，也沒有絕對的標準，為了能使數字檔案信息長期安全地保存，應根據數字檔案信息自身的特殊要求，正確選擇符合實際、質量過硬的存儲載體。但有些單位在選擇存儲介質時，沒有全面考慮檔案信息的自身要求，更多由于受經濟承受能力的制約，選擇一些所謂"質優價廉"的產品，對存儲在其中的檔案信息造成極大威脅。存儲數字檔案信息的載體多為光電介質或磁電介質，這些載體對環境的適應力較差，受溫度、濕度、磁場強度等外部因素影響較大。因此，保存數字檔案信息的載體對物理環境的要求比傳統檔案保存環境更加苛刻，應滿足恒溫、恒濕、避免腐蝕性氣體、遠離靜電及磁場干擾等條件。但不少單位缺少這樣的環境條件，只能將這些載體置于普通環境中，這就加快了其老化速度，容易出現各種故障，使存儲在其中的信息讀取不出來。

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城建檔案數字化不只是將城建檔案信息從傳統載體轉化為數字化載體那么簡單。數字化后形成的城建檔案信息與傳統載體的城建檔案信息內容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數字化后的城建檔案信息在計算機環境下,通過數據庫管理系統和網絡通信技術等現代化數字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數字化建設認識不全面,對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統建設的要求進行規劃,就會造成建設初期因缺乏規劃,無法充分發揮作用。事后還要進行再次建設,從而使投入資源嚴重浪費。

(二)基礎條件限制,對城建檔案數字化水平和質量產生根本的影響

城建檔案數字化工作是一項復雜的系統工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經費等。由于受到單位幵展城建檔案數字化工作基礎條件的限制,城建檔案數字化工作的水平必然會受到一定的影響。

(三)城建檔案數字化標準和規范有待細化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業的法律法規及標準規范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數字化技術規范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數字化技術規范》是直接針對檔案數字化工作的。這兩個標準都屬于行業標準,對檔案數字化工作提出了原則性規定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規范。比如有關城建檔案數字化工作實施的細則、有關城建檔案數字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數字化工作質量的控制。

(四)城建檔案數字化人員素質有待提高

在城建檔案數字化建設中需要各類專業人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數字化加工人員的素質對城建檔案數字化工作的影響最大。

(五)安全問題直接影響

城建檔案數字化的質量城建檔案數字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數字化加工過程中,很多環節都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數字化加工成果是存儲在計算機數據庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統中和網絡環境下進行,這就涉及到計算機及網絡安全問題。包括:系統的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。

二、城建檔案數字化質量控制中問題的對策

(一)采取措施保障

城建檔案數字化的基礎條件城建檔案數字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數字化的質量難以提高。基礎條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據國家制定的相關法律法規,積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”。《中華人民共和國行業標準科學技術研究課題城建檔案管理規范》規定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數字化建設前期調研與組織規劃

1.開展館藏城建檔案情況調研

館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。

2.正確選擇數字化軟件選擇

城建檔案數字化管理軟件是城建檔案數字化工作的一項重要環節。也是城建檔案數字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據單位或部門對城建檔案數字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發部門開發的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數據資源的遷移和通過網絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規模。在選擇城建檔案管理系統時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數字化加工范圍

城建檔案數字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數字化加工的范圍。《中華人民共和國行業標準紙質城建檔案數字化技術規范》對城建檔案數字化對象的確定原則是“應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數字化。”其中的原則包括:符合國家法律法規的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數字化加工的范圍制定合理的城建檔案數字化加工方案城建檔案數字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數字化加工的方式、設備和人員等情況制定。

4.依據國家制定的標準

結合實際設定相應加工標準和參數依據國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數,建立規章制度是城建檔案數字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數字化標準有《紙質檔案數字化技術規范》和《縮微膠片檔案數字化技術規范》。在實際工作中應以國家標準為依據,制定符合本單位實際的城建檔案數字化具體標準和規范以及相應參數。標準和參數的設定應充分考慮到本單位工作情況、數字化管理軟件的功能等。但是,現在的計算機技術已經有了巨大發展,計算機存儲容量發展到T時代;用戶對數字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據城建檔案部門城建檔案數字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。

5.加強城建檔案從業人員的培訓

提高業務素質城建檔案數字化工作中人員素質的高低直接影響數字化建設的質量。為保證數字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業人員進行一定的培訓。參與城建檔案數字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業道德和責任心的教育。城建檔案數字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數據庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數字化加工過程中相關參數和要求控制方法等。使他們能夠依據制定好的數字化加工標準和參數開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。

6.加強城建檔案數字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數字化加工工作的重要環節。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數字化系統服務器和客戶端計算機與外網實現物理隔絕。防止網絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數據庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數字化加工人員。要求參與城建檔案數字化工作的人員具有責任心和較強業務素質。對數字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。

(三)做好城建檔案數字化轉換的前期整理工作

城建檔案進行數字化加工的首要工作是對傳統載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規范化。城建檔案鑒定主要是依據以確定的城建檔案數字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數字化加工的對象。

(四)加強城建檔案數字化各環節的登記制度

城建檔案數字化工作環節較多,每一環節的質量都對下一環節和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環節工作質量。在加丁.的各環節都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數,使實際掃描頁數與城建檔案整理時填寫的文件頁數一致。

(五)加強各個環節檢查、監督、驗收及評估

城建檔案數字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環節進行檢查、監督、驗收及評估。這是城建檔案數字化質量控制的重要環節,也是保證城建檔案數字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監督可以保證城建檔案數字化工作的各個環節能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現的問題能夠及時發現并通過調整各項參數等方式加以解決。驗收包括各環節的驗收和總體驗收。各環節的驗收保證了交往下一環節的工作能正常開展。總體驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統載體轉化為數字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數字化工作簡單化、形式化。城建檔案數字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數字化中如果僅是將這些信息轉化到數據庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現出數字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優勢。城建檔案數字化應充分體現計算機數字庫管理系統對信息管理所帶來的優勢。城建檔案數據庫管理系統通過元數據對城建檔案信息進行描述。可以表現城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。

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城建檔案編研的最終目的應該是服務城市建設，對檔案信息資源的利用必須既有深度又有廣度，如果只局限于現有館藏，那么在選題上的范圍上必然會受到限制，這樣編寫出來的資料缺乏吸引力，社會利用率也注定不高。要想充分體現城建檔案的專業特點和一個城市的地方特色，就必須編寫出真正反映城市建設過程中不同時期的施工技術、基礎結構、建筑風格與城市文化，這樣的成果才具有較高的借鑒參考及利用價值。

2.工作經費有限，資金投入不足

真正稱得上編研成果的應該是題材新穎、制作精美，經過正式印刷出版并廣為流傳的作品。同時它也是一項文化產品,只有投入才會有產出，要獲得一項高質量的編研成果，少不了必要的資金投入。但由于是公益性事業單位，城建檔案館經費多靠地方財政撥款。而所撥到的款項主要用于支付職工工資、一般日常性支出和少量的業務建設，能夠真正用在編研工作上的幾乎沒有。城建檔案館要想立項目，爭取資金渠道少、難度大。

3.專業技術人才缺乏

人員知識儲備不豐富。各領域的發展關鍵靠人才。但能夠被選派和充實到城建檔案編研工作崗位上的具備專業水平高、研究能力強、知識儲備豐富的專業技術人員力量較少，且多為兼職。城建檔案編研工作恰恰缺少這樣一些有責任感、有事業心、熱愛本職、精通專業技術知識，同時又熟悉館藏、文字功底好、肯鉆研、綜合素質高的人才隊伍。

4.技術資源尚缺

編研工作既要有設施配備，又要有技術資源的支持。這些是編研工作有效開展的物質保障。導致編研成果質量不高，利用形式單一的另外一個因素就是缺少技術上的有效支持。技術資源的有效使用決定了編研成果宣傳度、利用率和社會價值。

二、聲像技術資源優勢

聲像技術是近代聲學、電影和電視技術的綜合性運用，通過畫面和音響來表達內在含義的方法和設備。它涉及對語言、音響和畫面加工處理及專題片制作等技術，早已被廣泛應用到城建檔案工作領域。隨著信息技術的不斷進步和更新，在原有的基礎上，還能夠利用視覺差異把觀賞者引入畫面立體空間中，使其具有深度感和現場感。而且光盤為聲像存儲提供了新的載體，將技術與藝術融為一體，作為文獻檔案材料可作長期貯存和快速傳遞的有效途徑，其優點是傳遞信息快、直觀、形象生動，在經濟、科技和社會發展中越來越顯示出重要的作用，是新時期城建檔案工作的重要內容。

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二、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

3對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

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2城建檔案管理工作中的主要問題

城建檔案管理工作是一項不斷發展的工作，它是幾代人通過長期的努力和實踐共同來完成的。其中包含著前輩的寶貴的經驗和總結，這些都為城建檔案管理工作奠定了扎實的基礎。但是，隨著城市現代的不斷發展，在城建檔案管理工作中依然存在著一些問題，這些問題對城建檔案管理工作的完善和發展帶來了不良影響。其中主要體現在：

1）服務技術和服務方法比較落后。資料搜集和整理依然僅靠人工處理的方法，信息化發展緩慢導致工作效率和服務效率普遍偏低。

2）人們對城建管理工作的重要性認識較低。應該向廣大人民宣傳城建檔案管理工作的必要性，提高關注度。

3）城建檔案管理人員的專業素質較低，這方面的人才匱乏，嚴重阻礙了城建檔案管理工作的發展。

4）庫存檔案的編排存在很多不足，例如：編排較亂、形式單一、結構不合理等。

5）對編排工作不夠重視，與城市化的快速發展相比，該項工作一直處于低效率、高出錯率的狀態。使得城建檔案管理在城市發展中的作用變得日益渺小。城建檔案管理對可持續發展起到了重要的作用，它是城市發展的縮影，見證了城市日新月異的變化。因此，我們應該不斷加強城建檔案管理工作，使其在城市發展中起到推波助瀾的作用。

3提高城建檔案管理工作水平的建議

3.1加強城建檔案管理工作的規范化

要想提高檔案管理工作的質量水準就要實現現代化、規范化以及標準化的程序。在實際工作中要注意以下幾點：

1）對檔案進行全面的核查，在對竣工檔案資料進行移交時，包括前期準備文件、施工文件、竣工文件等資料都要保證其完整、準確、規范和系統。對于無特殊要求的檔案原件只保存一份，主要是避免在今后實施計算機管理時出現重復以及低效率的情況。

2）計算機管理工作的基礎是城建檔案的著錄。由于每個城建檔案管理單位的條件不同，且計算機技術更新較快，所以每個城建檔案管理單位都要依據自身情況制定出符合本單位的檔案著錄《細則》，以便實現檔案著錄的標準化和規范化，提升工作水平。

3）合理組合案卷，使其實現標準化，在整理過程中如若發現案卷內容混亂，無頁碼等現象出現時需要重新進行加工，并將有聯系的文件組合在一起。使案卷組合合理化和規范化不僅有助于科學管理、優化館藏，還能提高計算機管理的利用效率。

4）檔案分類號以及檔案題名的準確無誤有助于提高檢索查準率。對一些含義不清或模糊的題名要進行及時的處理，避免出現計算機無法識別的情況發生。

5）使檔案分類實現規范化有助于提高檢索查全率。在分類過程中加強校審強度，要細心、耐心的糾正分類時出現的錯誤。

3.2提高檔案管理的思想意識

要想提高城建檔案管理的工作水平首先要在思想上對它高度重視。同時，要有長遠的謀劃，要認識到檔案管理與城建一樣重要，二者是相輔相成的，要做到同謀劃、同發展。在城市建設日益完善的基礎上，使得檔案管理工作也不斷發展和完善。與此同時，要加大檢查監督力度，一切工作的落實都要在監督檢查基礎上進行，另外，在整體部門的考核體系中也應該包含監督檢查，并用實事求是的科學態度認真的考核工作人員的績效，對工作優異者要給予適當的獎勵進行激勵和鼓舞。

3.3應用先進技術提高工作水平

隨著科學技術水平的提高，促使先進的信息技術與檔案管理工作相融合，使城建檔案管理實現網絡一體化，同時使得檔案管理工作更加規范化和系統化。要想運用先進信息技術，就必須實現信息化操作，這也要求檔案管理人員要不斷學習，不斷完善自身的專業素質，并要培養創新思維和大膽的創新意識，來運用科學技術手段，大力提升管理工作水平，使檔案管理工作符合城市建設要求。

3.4建立系統化管理機制

城建檔案是社會發展和國民經濟的重要戰略資源。系統化的管理機制是提高城建檔案管理工作水平的關鍵。在城建檔案管理工作中系統化的管理機制主要是指考勤、考核、獎懲制度等方面，這些方面的系統化建立能夠有效的提高管理工作水平，提升企業形象。另外激勵制度的建立對提高工作人員的積極性和創新性有很大的作用，總之，建立系統化管理機制對城建檔案管理具有很大的作用。

3.5培養優秀人才培養

優秀人才是提高城建檔案管理工作水平不可或缺的一部分。要有針對性的對管理人員進行教育，使其具備良好的專業素質，同時，要有組織的對管理人員進行培訓學習，由于城建檔案管理具有特殊性，所以要確保管理人員的穩定性，從而保證城建檔案管理工作可以持續有效的進行。

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關鍵詞] 文書檔案；電子化；管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 119

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0246- 02

文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。

1 文書檔案電子化的理論基礎

（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（OA系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。

2 文書檔案電子化的管理辦法

（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。