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【關鍵詞】

信息化；文書檔案；管理；創新

文書檔案管理是機關事業單位經營管理工作的主要內容，做好文書檔案管理工作，有利于優化機關事業單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實際管理中存在一定問題，進而降低了檔案管理效率，影響了機關事業單位持續發展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創新，具有重要性和迫切性。

一、文書檔案在信息化背景中存在的管理問題

（一）管理觀念淡薄。由于文書檔案是機關事業單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術管理文書檔案，這不僅會提升檔案管理水平，還會提高檔案管理效率。但是，機關事業單位的大部分領導者在淡薄文書檔案管理觀念的引導下，經常出現各種工作問題，并且對于發生的工作問題不能合理解決、高效處理，進而浪費了不必要的工作時間，弱化了檔案管理優勢。（二）管理流程復雜。傳統人員參與文書檔案管理的現象較為常見，工作人員操作先進信息設備的過程中，由于自身專業知識不足、設備操作經驗有限，進而造成對信息設備的掌握不熟練和運用率不高，工作人員只能按照傳統流程進行檔案管理，這不僅延長了管理時間，而且還浪費了信息設備資源，導致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機關事業單位管理的整體進程。（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風險，進而降低了管理保密性。與紙質文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動可能，并且改動的文書檔案不易被發現和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實性，如果錯誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質量也會大大降低，導致后續工作出現些許問題。

二、信息化背景下文書檔案管理工作的創新途徑

文書檔案工作具有明顯的服務性，信息化時代中創新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規定時間內的工作效果。（一）強化管理認識。通過加強文書檔案信息化管理認識來開展實際的文書檔案管理工作，即借助信息技術進行檔案管理，并以先進思想指導檔案管理工作，在發揮技術優勢的基礎上，實現文書檔案管理信息化。所以，無論是機關事業單位的領導者還是工作人員首先要強化對該項工作的認識，提高對這項工作的重視程度，將其納入機關事業單位發展戰略的一部分，在先進思想的引導下，促進文書檔案管理工作順利進行、有序開展。在強化認識的同時，還應適當投入文書檔案管理建設資金，加大先進設備的引進和使用，以此實現文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進文書檔案向信息化方向發展。（二）構建科學化管理平臺。之所以要對文書檔案進行科學管理，主要是為了充分發揮檔案資源的利用價值，實現檔案信息的全面挖掘。爭取在內容上不斷豐富、服務上不斷優化、技術上持續提高，借助網絡優勢以及媒體優勢，進而提高檔案信息的利用率。因此，機關事業單位要構建科學化管理平臺，通過平臺對文書檔案規范搜集、整理、分析和應用，此外還能通過平臺實現文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富。在文書檔案信息系統方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統、存儲系統以及保密系統。加工系統：在結合文書情況的基礎上，優化檔案加工設計，形成完善的加工系統，該系統主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務，合理分配管理時間。存儲系統：信息化設備能夠在文書檔案數據庫建立中發揮積極作用，通過數據庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實現檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統一化、規范化，進而發揮檔案信息利用率。保密系統：專業人員將精心設計后的軟件應用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進行相應的權限設置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎上進行檔案信息共享和應用。（三）成立高素質管理隊伍。文書檔案管理者是確保管理工作有序進行的主體，為了實現文書檔案的信息化，有必要成立高素質管理隊伍，在這一隊伍的帶動下，提高文書檔案工作的準確性，促進文書檔案管理工作規范化進行。與此同時，機關事業單位定期對文書檔案管理工作人員進行培訓，聘請專業教師開展具體的培訓工作，使員工在實際檔案管理工作中規范工作行為、端正工作態度，提高工作人員對先進設備的掌握能力和運用能力，提高工作人員對先進設備的應用率。除此之外，有條件的機關事業單位還可以為員工提供外出實踐機會，通過實踐借鑒文書檔案管理的經驗，提高工作人員自身的工作素質和工作能力，開闊工作人員的視野，進而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經驗，增強工作責任感，減少工作失誤。

三、結論

綜上所述，文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強化管理認識、構建科學化管理平臺以及成立高素質管理隊伍等措施開展工作內容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進而優化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續發展具有重要意義。

【參考文獻】

[1]曹建波.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].蘭臺世界,2014(S6):1+4.

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通常在實際的工作當中，文書工作與檔案工作兩者是存在區別的，有其統一性也有分工明確性，那么在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統①。在工作中文書與檔案實行的是分塊模式管理，是一種科學有效的管理制度，但是在某種程度上來說是有前提的。文書人員檔案意識薄弱，那么檔案人員也很少顧及文秘工作，導致兩者在聯系的過程中出現很多的問題，使之脫節，這是很多單位和企業在檔案管理方面存在的問題。那么，目前在文書檔案工作當中，公文的格式以及處理的方法出現了很多的不規范性，例如：辦公用紙不達標、檔案文件裝訂的不夠規范、版記不全、相應的附件不明確、編號和原稿不全或者不規范等等。

（二）一人多職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負責辦公室文件的收發，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負責，投入到檔案管理工作當中去，出現了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題，還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細心，導致的資料不完整錯亂等現象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞②。

（三）領導片面思維不重視檔案管理

檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領導的心中對檔案管理工作認為是無關緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領導認為是一件很簡單的不過的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見明顯的經濟效益，只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了，工作需要的時候拿出來參考③。

（四）單位其余部門對檔案工作不配合

在單位的歸檔工作需要從各個部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺得自己工作很忙，什么時候有時間什么時候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進行統一管理，導致檔案管理工作進行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平④。

二、文書檔案的管理特點及趨勢分析

（一）文書檔案豐富多彩

文書檔案是各個單位各個方面真實的記錄與記載，涉及很多行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關部門印發的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書工作相聯系

文書工作從開始到結束的整個過程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統計、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下進行完成的，文件和檔案的優劣關系到檔案的優劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書檔案最重要的兩點：收集、保存

文書檔案就是利用紙張實質性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個管理的過程最重要的是收集和保存，同時強調資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發揮檔案的真正作用。

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（一）分類

分類的首要任務是確定其分類方案，所確定的分類方案為：年度一保管期限一問題（機構）。確定分類方案后，即可按分類方案進行分類，方法如下

1、分年度。也就是從醫院形成的起始年代開始，將各個年度產生的文書檔案分開。

2.分保管期限。即將各個年度文書檔案依據《文書檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年、10年（2010年以前為永久、長期、短期）。

3.分問題（機構）。依據各單位形成文書的實際狀況，將各個保管期限內的文書按問題（或機構），按照黨、團、工、青、婦類、紀檢類工作文件、行政公文、上級批復、重大活動等順序整理。

（二）組織案卷

將各個年度、各個保管期限和各個類別的文書按問題、時間或文件名稱等特征組成案卷。文書檔案的組卷要注意兩點：一是擬寫正確的案卷標題。文書檔案的案卷標題一般由作者、問題和文種組成。二是按文件的排列順序編寫卷內目錄。文書檔案卷內文件的排列應遵循一定的規律，如按時間、問題、重要程度、文種、作者等排序。卷內文件材料排序后，按排列的順序填寫卷內文件目錄。

（三）案卷排列

永久保管期限內兩年檔案案卷的分類整理和案卷排列。次年的永久黨群檔案要注意接著進行排列，其他年度的案卷排列以此類推。長期和短期檔案的分類整理和案卷排列方法與永久黨群檔案的相同。

（四）編制案卷目錄

將排列好的各個年度的永久黨群案卷依次登記在永久文書案卷目錄之中即可完成案卷目錄的編制工作。編制案卷目錄要注意以下幾點：按年度排列的永久黨群文書案卷順序號也就是永久黨群文書案卷的案卷號；黨群文書檔案永久案卷目錄的編目項目有：案卷號、作者、題名、日期、頁數、備注等。

（五）案卷上架

將文書檔案案卷按排列好的順序進行上架即可。按文書檔案案卷排列順序上架，也就是按案卷號的順序上架排列，這就可根據文書檔案案卷目錄中的案卷號在檔案柜架中查找到相同號數的黨群文書檔案案卷。

二、文件級文書檔案的整理

2000年12月6日，根據國家檔案局了中華人民共和國行業標準DA/T22-2000《歸檔文件整理規則》要求，對歸檔文件整理的原則和具體方法作出了規定，將“立卷”歸檔改革為文件級整理，文書檔案的基本整理對象從“卷”轉變為“件”。

（一）分類

所采用的分類方案為：年度—機構—保管期限。確定分類方案后，就可按分類方案對文件進行分類，具體步驟為：

1、分年度。就是將各個年度的文件分開。如該單位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等類別的文件。

2、分機構。依據醫院文書的實際狀況，將各個年度的文書檔案按機構或問題劃分為黨務、院務、人事、醫務、感控等類型。

3、分保管期限。將各個機構的文件，依據《文書檔案保管期限表》和檔案的重要程度劃分為永久、30年和10年三種類型；這樣，該年度內的文件就劃分成永久、30年、10年三個保管期限的文件。

（二）排序與編號

將各個機構內的文件按永久、30年、10年三個保管期限分開后，即可對三個保管期限內的文件進行排列，排列原則是“同一事由的相關文件應當排列在一起，時間、重要程度等作為參考因素”。

（三）編目

將排列好并編號的某年永久工作文件按序號在文件目錄中進行登記后就完成了該年度永久檔案文件的編目工作。文書檔案文件目錄的編目項目有：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注。

（四）裝盒

裝盒是把各個年度各個保管期限內的文件按件號順序裝入檔案盒中的一項工作。裝盒包括填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內容。歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。裝盒時應注意以下問題：

檔案盒的封面應使用全稱或規范簡稱標明全宗名稱，下加雙橫線。卷脊設置各項檢索項，包括：全宗號、年度、保管期限、機構、起止件號、盒號。備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。備考表上設置的項目包括盒內文件說明、整理人、檢查人和日期。

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2醫院文書檔案管理對策

2.1提高醫院文書檔案現代化管理意識

醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領導做起,只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。當醫院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規范管理,進一步深化醫院的文書檔案管理能力。與此同時,醫院文書檔案管理主要服務于醫院的醫療診治工作,在現代化科技信息發展過程中,醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理,既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助,又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應該具有高度服務意識,認真收集、整理、管理醫院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。

2.2優化文書檔案管理工作

在科學技術的發展影響下,醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行,在目前形勢下,醫院文書檔案隨著現代化科技的發展而出現了新的管理要求。醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學化。故而醫院應該完善文書檔案信息管理系統,利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節省醫院文書檔案管理資源,節省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準確率,優化醫院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統完善,保管室內安裝溫濕度自動調控系統以及防盜設備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫院可以根據自身情況適當投入資金更新軟硬件設備,確保文書檔案收集更及時,運用網絡技術優化管理效率,促進文書檔案管理合理化。

2.3以制度保證醫院文書檔案管理質量

文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發,對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定,通過正確界定范圍、準確劃分管理期限,使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況,且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。加強文書檔案管理的工作執行力,使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責,加強文書檔案管理的監督考核,如果發現了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。

2.4提高醫院文書檔案管理者的素質

醫院應該可信運用文書檔案實現經濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫院文書檔案管理者的職業素養提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫院的健康發展有著米奇聯系,醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質,通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。

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二、完善鄉鎮文書檔案管理工作的思考

（一）轉變思想，提高重視

思想是行動的先導和指引，對于鄉鎮的文書檔案管理工作而言，領導的科學認識和高度重視是做好此項工作的重要前提。因而，鄉鎮要從原先對文書檔案管理工作可有可無的思想中走出，加大對此項工作的關注和重視。一方面，鄉鎮領導要樹立明確的思想，將文書檔案管理工作置于重要位置，適當傾斜對此項工作的投入，設置專門的文書檔案管理室，并安排專門的管理人員；另一方面，檔案管理人員要積極主動地做好文書檔案的宣傳匯報工作，加大領導的關注和重視，也努力獲取相關部門的支持和理解。

（二）加強部門協作，建立高效的管理制度

各部門間的密切協作和有機配合是做好鄉鎮文書檔案管理工作的重要保證，文書檔案中許多利用價值較高的檔案往往來源與各部門。但當前，鄉鎮各部門間忙于各自的工作和檢查，疏于對文書檔案管理配合思想的重視。為此，就必須打破現狀，妥善處理好部門之間的關系，并不斷強化和完善文書檔案的質量和結構。

（三）建立高素質的文書檔案管理人員隊伍

文書檔案管理人員素質和水平的高低直接關乎檔案管理的效果，對鄉鎮工作的長遠發展意義重大。因而，鄉鎮要改進現有的管理人員隊伍，通過提高管理人員水平、提升管理人員素質來促進和推動此項工作。一方面，在人員的選擇上，鄉鎮要注意將專業符合的人員安排到文書檔案管理中，明確專人負責，并嚴格落實相關待遇；另一方面，要加大對文書檔案管理人員的培訓，尤其在檔案管理信息化的發展趨勢下。

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一、單位文書檔案管理的特點

（一）文書檔案管理的重點是收集和保存

在一個單位的日常組織和運營過程中，要產生很多的檔案文件，這些檔案文件大多涉及到單位的人事關系、單位組織運營過程中的記載、單位日常文件、單位的書報以及相關物品的存檔檔案等。其在管理的過程中就是將這些東西用檔案記載的方式記錄下來，并且通過分類的方式存放在檔案管理室內。所以，單位的文書檔案管理重點就是將各種資料收集起來，并且做出有效的歸類和記載，在此基礎上進行檔案的保存。文書檔案管理的重點也就放在了資料的收集和保存層面。所收集的資料要求要全面，并且針對檔案所作出的歸類要科學，方便人們的查閱。

（二）單位的文書檔案管理主要是文書工作

單位的文書工作主要包含了文件資料的收集、記載、歸類、整理以及存檔等工作。單位的文書工作的全過程也就是檔案從收集到整理保存的過程。但是，單位檔案的工作是在文書工作的基礎上對單位的檔案進行收集和整理保存的。所以文書工作就成為了單位檔案工作的基礎。檔案主要是來自于文書的工作，文書部門將單位組織和運營過程中的相關資料通過整理和保存，進行整理，定期的向單位的檔案部門提供歸檔。所以，單位的文書工作在很大程度上直接決定了單位檔案的質量。

二、單位文書檔案管理中存在的問題

（一）文書工作與檔案工作的銜接問題。

文書工作與檔案的管理工作有一定的聯系，但是兩者之間又有很大的區別。所以，在現實工作中，只有將單位的文書工作與單位的檔案管理工作相互結合，形成統一的管理整體，才能夠在實際工作中取得更好的效果。在實際工作中，大部分的單位都是將單位的文書工作與檔案管理工作分開進行。這樣的工作方式是一個比較科學有效的方式，但是在這樣的工作方式下，單位的文書工作與單位的檔案管理工作就產生了一定的距離。文書工作人員在工作的過程中不重視檔案管理的后期工作，而檔案的管理人員也很少會考慮文書工作的相關問題。這樣的話就使得單位的文書工作與檔案管理工作出現了更大的距離，使得相互之間的銜接存在比較大的漏洞，從而影響到了單位檔案工作的質量。

（二）文書檔案工作人員的缺乏。

當前，在實際工作中，單位的文書檔案工作人員一般情況下都是由別的部門工作人員兼任。這樣雖然在一定程度上節省了人力資源，并且也節省了開支。但是，文書檔案工作本身是一項比較專業性的工作，其要求文書檔案的工作人員能夠有比較好的專業基礎知識，要有一定的檔案管理知識和經驗。所以，這樣的用人模式使得在單位的檔案工作中存在諸如檔案管理范圍不明確，檔案收集不及時、檔案的材料真偽不明、檔案的分類出現錯誤等。這些問題主要是由于文書檔案的工作人員自身疏忽造成的，這也在一定程度上反映出了檔案文書檔案管理工作人員的自身素質問題。

（三）領導的重視程度不足。

文書檔案的管理工作，在當前大多數的單位中都是一項比較瑣碎的工作，同時也只是眾多辦公室職能中的一個小部分。大部分的領導對單位的檔案管理工作不夠重視。大部分領導的心中都認為檔案的管理工作只是一個比較簡單的工作，并且在單位的眾多職能部門中也只是一個次要的部門。所以，單位的檔案管理投入缺乏，使得單位的檔案不能發揮出應該有的作用來。

三、提高單位文書檔案管理水平的建議

（一）提高單位文書檔案管理工作的地位。

要想提高單位文書檔案管理工作的地位，首先就要求單位的領導必須要轉變傳統的思考模式，重視單位的文書檔案管理工作。同時，要從多個方面入手，有效的規范單位的文書檔案管理工作。同時，要加大對單位文書檔案管理工作的投入，引進相關的專業設備，著手對單位的文書檔案管理工作進行信息化改造。單位領導要對文書檔案管理工作進行重視，就必須要認識到文書檔案管理工作的重要作用。在決策的過程中要有效的參考文書檔案所保存的資料。只有這樣才能夠有效的提高單位文書檔案管理工作在單位中的作用。

（二）做好文書工作與檔案管理工作的銜接。

單位的文書工作是檔案管理工作的前提，如果兩者銜接不好的，將直接影響單位文書檔案管理工作的實際效果。所以，要做好文書工作與檔案管理工作的銜接，有效的將單位的文書工作與檔案管理工作統一起來。同時，要制定相關的規范，從細節處把握好文書工作與檔案管理工作。制定統一的工作標準和規范，尤其是對于檔案來講，文件的格式、文件的歸類、文件的整理標準等，都要制定一定的規范，只有在一定的規范下才能夠有效的將單位的文書工作與單位的檔案管理工作銜接起來。

（三）引進專業技術人才，做好培訓工作。

對于當前很多的單位來講，文書檔案管理工作沒有專門的工作人員，這無疑對單位的文書檔案管理工作十分的不利。所以，要加強對單位的文書檔案管理工作人才的引進。在引進人才的過程中，要注意選擇那些有一定的文書檔案管理基礎知識，并且具備了與單位相關的知識和技術的高素質人才。對于那些有專門文書檔案管理人員的單位來講，要通過定期的培訓和考核制度，有效的提高單位文書檔案管理工作人員的素質。同時，還要要求員工嚴格的遵守工作規范，對于文件資料的處理要嚴格的按照標準化流程進行處理。

（四）促進檔案信息化建設

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一、文書檔案管理的含義及特點

（一）文書檔案管理的含義

文書檔案是指企業在活動中所產生的以及已經形成的具有一定價值的或者是應該歸檔的文件，根據一定的要求和標準規定進行有效地安排和管理的過程。

（二）文書檔案管理的特點

第一，管理工作的復雜性。檔案管理工作涉及到收集保存等工作。工作的復雜度較高，涉及的范圍較為廣闊。因此，文書檔案管理工作具有一定的復雜性，相關工作人員應不斷加強工作能力提升文書檔案的管理效率。

第二，文書檔案管理工作主要是進行文件的采集整理以及記錄，這也是文書檔案的形成過程。因此，從很大程度上而言，文書檔案直接影響了文書檔案管理的整體質量，主要體現在人事以及財務等方面。這也是文書檔案管理工作豐富性的體現之一。隨著科學技術的不斷發展，文書檔案的載體也在不斷豐富，內容的多樣性以及載體的多樣性對文書檔案管理工作人員提出了更高的要求。

二、文書檔案管理中存在的問題

第一，重視程度不夠。現階段許多單位對于文書檔案管理的重視程度較低，只是進行簡單的文書整理工作，并沒有設置專職的人員進行檔案的分類和歸檔處理，進而影響了文書檔案的管理效果。

第二，文書工作以及檔案管理工作沒有進行有效的銜接，而是互相進行的。但實際上文書工作與檔案工作具有直接的密切關系，但是多數企業的文書檔案管理人員并沒有清楚地認識到兩者之間的區別和聯系，進而造成管理過程中出現脫節現象，在很大程度上降低了文書管理工作的效率和效果，文書的管理工作應將文書工作以檔案工作進行緊密的結合，建立完善的工作體系，進而達到良好的文書檔案管理效果。

第三，文書檔案工作人員的素質有待進一步提升。現階段，擔任文書檔案管理工作的人員多數是沒有參加過專業和系統的培訓，無法完全掌握檔案的分類和立卷等程序，專業能力無法達到的文書檔案管理工作的要求。即使有一部分工作人員是持證上崗的，但是在工作之后并沒有接受繼續教育，對檔案管理工作的認識欠缺，思想觀念陳舊，無法及時進行文書檔案管理工作知識的更新，難以跟上時展的步伐。除此之外，檔案管理工作人員隊伍的整體素質有待進一步提升，管理人員，無法全面系統的掌握文書檔案管理工作技能，很難達到良好的工作效果。

三、提升為書檔案管理工作水平的對策

（一）不斷完善文書檔案管理制度

為有效提升文書檔案管理工作效果，首先應建立健全文書檔案管理工作制度，確保文書檔案管理工作能夠做到有法可依、有章可循，進而提升工作的規范性和專業性。科學的檔案管理制度，有助于文書檔案工作的順利實施，進而提升文書檔案管理工作水平和工作效率，為企業的發展奠定良好的基礎。在進行文書檔案管理過程中應嚴格按照所制定的規章制度進行執行，確保n案不隨便外借提升文書檔案的安全性完整性和規范性。

（二）有效銜接文書工作與檔案管理工作

進行文書工作以及檔案管理工作的良好銜接是提升文書檔案管理工作效果的重要途徑。因此，在進行文書檔案管理工作過程中應進行兩者之間的良好銜接，實現兩者的互相促進。制定文書工作以及檔案管理工作所共同遵守的標準和規定，加強對工作人員的管理，促進文書信息的標準化和規范化。與此同時，提升檔案管理工作人員對文書工作的了解程度，及時的進行文書資料的收集整理和歸檔，并對未能按照規定進行記錄的文書，進行及時的完成和后期的資料整理和管理。其次，應加強文書工作人員以及檔案管理工作人員之間的通與交流，進而提升二者的工作效率和工作質量，確保文書工作與檔案管理工作共同發展良好銜接。

（三）進一步提升文書檔案管理人員的綜合素質

首先，應不斷提升檔案管理工作人員的綜合素質水平，通過定期的教育培訓來豐富文書檔案管理人員的專業知識和管理水平；其次，應不斷進行檔案管理工作辦法的創新，進行管理內容的外延并不對不斷深化檔案管理工作的內涵，充分發揮檔案的信息作用，充分發揮檔案管理工作對于企業的重要作用，因此檔案管理相關領導應不斷加強對新知識、新業務的學習，并主動學習現代化的檔案管理知識和信息化技術以及現代管理等有關知識，充分利用信息技術和計算機網絡技術進行文書檔案的管理工作。因此，相關人員應不斷提升自身專業素養，提高工作的規范化和標準化，每一個崗位形成電子文檔。文書檔案管理人員應全面了解紙質文件和電子文件之間的區別與聯系，明確文書檔案管理工作職責，不斷學習和提升自己，進而適應當前社會的發展需求。

參考文獻：

[1]文歸賢.文書檔案管理中存在的問題與對策之我見[J]. 現代經濟信息，2010（16）： 62-63.

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醫院通過文書檔案管理可以反映行政活動，醫院檔案當中會明確的記錄醫院所從事的各項活動，其中還會將保存價值比較高的文書進行文字轉換。醫院最重要的服務性、基礎性工作就是文書檔案管理。

一、醫院文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案管理重視程度不夠工作人員長期受醫院傳統經營模式的影響，對于文書檔案管理不夠重視，在管理的過程當中比較重視業務輕視檔案。許多工作人員認為文書檔案管理工作非常簡單，其中涉及不到技術含量的工作，在實際工作當中的應用價值不大。文書檔案工作缺乏嚴格的考核機制，在管理過程當中，對于文書檔案信息資源的開發程度明顯不足，整體導致文書檔案資源的利用率下降。就目前的文書檔案發展形勢來看，我國文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，欠缺專門維護文書檔案權益的法律法規，沒有法律做強有力的后盾，檔案信息不受保障。計算機應用于文書檔案信息化管理，主要依靠計算機法規保護，但是由于文書檔案管理容易受到網絡上非法因素的干擾，導致體系容易受到破壞和竊取。缺乏專門維護文書檔案權益的法律法規，就會使文書檔案處于一個被動的狀態，如果文書檔案的權益受到了威脅，很難依靠法律的支撐進行維權。2.文書檔案管理人員素質不高醫院在對人才進行培養的過程當中，大多數都會重視醫療技術人員的相關培訓，對于醫院文書檔案管理工作人員的培訓不夠重視。大多數從事醫院文書檔案管理工作的人員，在最開始都是從事相關的護理和計算機工作，就職之前并沒有得到專業的培訓。工作人員缺乏相應的文書檔案管理知識，不能勝任對文書檔案管理進行規范化和標準化設置的工作。對于相應的檔案工作管理技能掌握不熟練，在工作的過程當中造成了工作效率降低，也會對于文書檔案的收集范圍不明確，對檔案進行立卷管理時不規范。醫院文書檔案管理相關的工作人員并沒有經過專業的培訓，對于管理過程當中的一些理論知識不能夠得到很好的認識，在具體工作開展的過程當中就會出現一些錯誤，在一定程度上導致醫院文書管理工作整體效率下降。3.文書檔案管理制度不完善醫院制訂了比較完善的管理制度，但是對于文書檔案管理工作沒有進行明確的劃分，沒有對文書檔案管理工作制定統一的規章制度。許多有價值的文數檔案在工作的過程當中沒有得到重視，長期就會造成文書檔案管理和具體的信息管理工作上的脫節，導致文書檔案工作失去了系統性和完整性。醫院文書檔案管理沒有建立較為完善的體系，對于工作具體的職責沒有進行明確的劃分，在工作的過程當中還應該設立監督機構，這樣才可以在整體上確保醫院文書檔案管理工作得到有序地進行。

二、加強醫院文書檔案管理工作的對策

1.加強學習增強意識增加醫院文書檔案管理工作人員的學習機會，定期組織文書檔案管理工作人員進行學習，不斷的去強化文書檔案管理意識。通過不斷的學習可以提高工作人員在文書檔案信息管理當中的業務水平，提高文書檔案管理工作人員的整體素質。強化文書檔案管理工作在醫院發展當中的重要性，對文書檔案管理工作人員進行定期的專業培訓，強化工作人員的基礎知識，更新工作人員的工作理念和知識內容。隨著醫院文書檔案信息系統的快速發展，醫院文書檔案應該確定保密的安全防護到位，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全，完善醫院文書檔案信息管理的管理體系。我國醫院文書檔案管理缺乏健全的檔案信息化制度管理，而醫院檔案制度的順利推廣和實施，可以推動醫院文書檔案工作的持久開展，所以我們要建立健全的制度體系，保障醫院文書檔案信息系統的快速發展。信息管理中的電子文檔、信息數據庫、網絡服務器以及文檔的操作系統都需要不斷的完善，才可以保障檔案信息的資源安全。隨著醫院文書檔案計算機信息系統的快速發展，醫院文書檔案應該確保訪問網站的安全防護到位，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全，完善醫院文書檔案信息管理的管理體系。工作人員應充分了解網絡安全性的知識，自覺遵守檔案記錄工作規則，加大醫院文書檔案網站的信息系統安全。醫院文書檔案管理很容易受到網絡上非法因素的干擾，導致體系容易受到破壞和竊取，應該加強檔案管理使用的防偽加密，實行嚴格的醫院文書檔案登記防偽驗證碼。每一個工作人員都應該擁有自己唯一的登入賬號，且此賬號無法進行復制粘貼，隨著時代和科技的快速發展，我們應該加強醫院文書檔案登記管理人員的計算機管理水平。2.建立健全的規章制度科學技術在快速的向前發展，利用科技水平的提高可以提高文書檔案管理的水平，建立符合現代醫學發展需求的檔案管理體系。明確檔案管理工作人員的具體職能和責任范圍，對醫院不同載體的檔案進行統一的管理，建立較為健全的規章制度。對文書檔案管理工作人員的崗位職責進行明確的劃分，制定嚴格的文書檔案保密制度，對相關的文書檔案進行鑒定。對借閱文書檔案要進行仔細的記錄，根據記錄來尋求每一份文書檔案的來源。充分了解網絡安全性的知識，自覺遵守檔案記錄工作規則，加大文書檔案網站的信息系統安全，針對不同的數據電子檔案、簽名設置和網絡癱瘓維護。對相關工作人員進行有關的保密宣傳教育，開展法律常識基礎知識教育，讓文書檔案管理的工作人員清楚地認識到保密的重要性。同時完善文書檔案信息管理的管理體系，保證檔案信息不會外泄，規定文書檔案方案的記錄格式，防治被其他人濫用。3.加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設對紙質檔案數字化和信息數據庫進行嚴格的質量審核，確保檔案的格式統一、數據規范。將計算機技術引入到檔案資料的收集過程當中，可以有效提高醫院文書檔案管理自動化水平。對于醫院的信息網絡平臺一定要加快建設的步伐，將檔案信息充分的匯集在醫院的信息中心，使每份文書檔案管理工作都有章可循，并有明確的要求和制度的約束，確保可以更高效的服務于醫院的各個部門。醫院文書檔案管理工作是一項非常復雜的工作，通過長期的培訓和管理才可以提高管理的水平。醫院整體的管理水平是通過文書檔案管理水平來衡量的，通過建立較為健全的規章制度，可以解決醫院文書檔案管理中存在的一些問題。不斷的去提高文書檔案管理的硬件設施和軟件設施，引進新的管理技術和理念，提高文書檔案管理工作的整體水平。隨著時代和科技的快速發展，計算機的廣泛應用提高了文書檔案管理的工作效率，將計算機技術與文書檔案信息管理相融合，既可以高效的動態管理文書檔案，又可以提高文書檔案工作人員的工作效率。同時將文書檔案業務過程中的信息轉化為電子信息，可以全面提高文書檔案工作者的工作效率，同時也可以保障醫院檔案的信息安全。

參考文獻

[1]李嬌.醫院文書檔案管理的現狀及改進措施[J].中外醫學究,2015,13(02):150-151.[2017-08-28].

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文書檔案是在機關、社會團體、企事業單位或者其他社會組織中，單位的行政活動過程中形成的，具有一定價值的，需要妥善保存的文件，文書檔案管理是對一個單位的檔案管理水平進行衡量的標準，如果文書檔案管理出現紕漏，會直接影響到單位的檔案的完整性和資料的質量。一般文書檔案包括單位的黨委、紀檢、組織、工會、人事、辦公室等部門日常工作中形成的有保存意義的檔案，文書檔案管理工作是日常工作不可或缺的，應該引起單位的足夠重視。

一、文書檔案管理的特征

（一）檔案的形成是由文書工作產生檔案的形成是與文書的工作密不可分的，文書的工作內容是文件的收集、登記、催辦、轉運、承辦、整理和立卷、歸檔工作。可見文書是檔案的來源，文書工作是檔案形成的過程，是檔案管理工作的前提，檔案的管理工作在此基礎上將文件資料進一步收集、鑒定、統計、編研、整理、保管、檢索以及提供利用等。文書的質量比如文件的格式、卷面的質量、資料是否完整齊全對檔案的質量好壞具有直接的影響，文書是否能夠收集完整并且按時歸檔直接影響到檔案管理工作是否做到位，文書部門負責將單位在領導或者日常的行政管理活動中產生的有保存價值的資料進行整理、立卷，將整理好的文件材料定期向檔案管理部門歸檔。

（二）文書檔案的管理重點是完整的收集文件、妥善的保存資料文書管理的對象是已經發生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助載體進行記錄、分類、整理、存放。文書檔案的管理工作主要是要保證文件的完整、安全，重點是收集、編目編冊、管理、保存、利用等過程。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案的收集不夠及時。文書檔案的管理是從收集各部門的重要文件開始的，但是由于各種原因，有些部門未能及時的將文件交給檔案管理員，這就造成了檔案的收集工作的難度。這種狀況是由于各部門的配合工作沒有做好，時常使檔案管理員不能按時完成工作，不得不常常催要，但是有些文件個別部門確實工作需要，所以導致檔案管理人員只得妥協，等時間久了一方面管理員容易忘記收集這些資料。

（二）文書工作與檔案管理工作配合不當。文書工作和檔案管理工作是密不可分、相輔相成的，文書工作是檔案管理工作的前提和基礎，從文件的收集、整理、保存、歸檔、借閱上來講，檔案管理工作是文書工作的延伸。但是由于文書工作和檔案管理工作是分屬不同的部門的，造成了工作上的配合不當，文書工作人員沒有歸檔的意識，而檔案管理員也不了解文書的工作內容，兩部門之間缺少溝通和協調，使工作的銜接出現脫節。

（三）文書檔案的保存方法不恰當。隨著科技的進步和社會的發展，辦公設備也在不斷的提高，辦公的自動化水平越來越高，計算機網絡技術的發展很大程度上提高了文書檔案管理的效率，但是新型的文件材料與傳統紙質的文件檔案的收集、保存、歸檔、利用存在著區別，也給檔案的統一管理帶來了不便，因為傳統紙質的文件材料沒有電子版的備份，而存在計算機或是光盤中的文件資料沒有打印出來進行整理和保存，這就使檔案的保存不完整、不條理、不統一，給今后檔案的調用、查找帶來了麻煩。

（四）文書檔案管理人員的素質有所欠缺。文書檔案的管理工作主要是通過工作人員的人力完成，因此人員的素質直接影響著管理工作，一些單位的文書檔案管理人員沒有受過專業的培訓與學習，在檔案的分類、立卷等方面缺乏專業的知識和技能，即使具備一定相關技能的人員也沒有進行后續的教育和培訓，接受新的檔案管理知識和方法，特別是現在計算機技術的發展，給檔案的管理帶來了一次革命，管理人員應該認清未來行業發展的趨勢，掌握好新的專業知識，才能不被時代淘汰。

三、提高文書檔案管理工作水平的對策

（一）建立有效的工作程序和管理制度，嚴格按照規范程序辦理公文。無規矩不成方圓，文書檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會再次有人員發生誤差，在建立工作程序和管理制度時，要詳細的說明，使其簡捷明確，操作性強。在操作過程中，不管任何人員、任何領導等員工都要嚴格按照規范制度來執行，尤其是在公文審核簽發的制度上，要禁止一切工作人員發無效公文、濫發文件等。在審核公文時，要仔細閱查，文件的文體格式是否符合標準，文件附件是否齊全，簽發手續是否完善，都符合簽發標準之后，再進行下一個流程，而且，在簽發前還需再次復核，以免文件發生問題。

（二）搞好文書工作和檔案工作的規范銜接。檔案都是建立在文件的基礎上的，而且，文件質量決定著檔案管理的質量。所以，沒有優質量的文件管理，就沒有高質量的檔案管理。在執行文書管理的工作人員，一定要具備著較強的檔案意識，對于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執行文件處理工作時，還要時刻關注檔案管理工作，進一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對文件材料的質量有著絕對的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統一化、標準化、規范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對文件材料進行批閱、譽印、修改、起草等。

四、結語

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機制和工作程序，樹立文書檔案管理的規范化和標準化，從根本上切實提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設和發展。

參考文獻：

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中圖分類號：TP393

文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數量也越來越大，傳統的文書工作手工作業以及紙質檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作。現代科學技術的快速發展，計算機已經在社會的各個領域、各個行業中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯網技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發專門的文書工作與文書檔案管理系統來加快各個企事業單位的辦公質量與效率，最終實現企事業單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業單位辦公效率來說具有非常重要的現實意義。

2.文書工作與文書檔案管理系統開發的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現狀來看，開展科學系統的文書工作與文書檔案管理系統，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文書工作與文書檔案管理系統的開發彌補了傳統文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現象的發生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理系統，可以很好地通過技術來實現嚴格的業務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現文書檔案的管理，突破傳統人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。

第二，文書工作與文書檔案管理系統的開發解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統的實現將系統角色與文書檔案緊密聯系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現了文書對檔案管理的作用。

第三，文書工作與文書檔案管理系統通過科學的管理辦法彌補了傳統文書檔案管理中缺乏專業管理人才的缺陷。由于傳統的文書工作中，對檔案管理缺乏專業意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎來實現對文書檔案專業的管理辦法，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現的文書工作與文書檔案管理系統則是要充分了解文書檔案管理工作內容，而后分析其在信息化轉變過程中需要實現的功能點，進而開發出對應的文書工作與文書檔案管理系統實現企事業單位的文書檔案管理工作。

首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統的實現中，首先要實現的是文書檔案的電子化轉變。在傳統的工作模式中，常見的檔案大都以紙質的形式進行下發與傳輸，所以要實現紙質文檔的電子化轉變，通過添加掃描錄入接口來將傳統紙質檔案轉變成數字化數據來進行操作。當然，為了改變傳統的紙質檔案的工作模式，在實現的文書工作與文書檔案管理系統中添加登記入口，來實現對檔案的等級工作。同時，在系統中需要添加針對檔案的內容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內容進行修改和更正。

其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現的文書工作與文書檔案管理系y要實現檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。

基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統時需要完成企事業單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現各種功能優化傳統的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統功能結構框架圖。

如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現以下功能點來實現文書檔案管理工作。

1）檔案登記：系統實現檔案電子化、信息化、數字化的關鍵，在對發文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續的其他檔案管理的業務提供最為基本的數據。

2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統紙質檔案進行快速電子化轉變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質文檔掃描成固定格式的數字化文件，而后通過第三方穩定軟件將其轉化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業務的使用與處理。

3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。

4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創建案卷來將文書檔案進行統一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統一管理。

5）文件歸檔：主要實現是文書檔案的文件級著錄檔案創建，從而實現錄入的檔案的歸檔操作。

6）檔案變更：主要是對文書檔案內容或案卷內容的修改與更正，根據實際的業務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業單位的文書工作需求。

7）年鑒銷毀：針對傳統的紙質檔案銷毀進行數據備份的功能，針對檔期的紙質檔案按照業務規定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。

1）網上查詢：為了實現文書檔案管理信息化轉變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據其狀態進行預訂或延遲操作。

2）網上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網上進行預訂。

3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態進行操作，文書人員可以根據實際的工作內容將文書檔案的狀態進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態。

在此，對文書檔案的借閱狀態進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態的變更來實現對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態匯總查詢，根據相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態，極大地方便文書檔案管理工作的開展。

3.4系統設定

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1.文書檔案電子化管理的優點

1.1電子檔案的便于檢索，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲存在光盤或磁盤上，應用計算機來查詢。計算機擁有強大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時電子檔案改變了傳統紙質檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時出現的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題。

1.2信息易于保管。電子檔案是存儲在光盤和磁盤上的信息。比傳統的紙質載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節能、環保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節約型社會的理念。更避免了紙質載體在高溫、濕度大的環境下發生氧化或者是被腐蝕的風險。而且光盤和磁盤的存儲量大，占用空間小，穩定性高，操作簡單，造價低廉，方便備份，易于管理。

1.3電子傳輸，實現資源的共享。在傳統的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網絡的發展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網絡傳輸資源。

2.文書檔案歸檔存在的問題

2.1文書檔案管理工作的規范程度過低

目前，文書檔案管理工作的規范程度過低是很多檔案單位及大中型事業單位中普遍存在的問題，主要體現在：案卷名稱、卷宗分類、文件檔號不規范等，還經常出現檔案文件的卷宗組卷不規范，缺少卷內目錄等現象。除此之外，普遍存在的問題是文件檔案檢索的效率較低，目前大多數單位主要采用兩種類型的檢索方式：即電子檢索和人工檢索，而目前多數單位選擇的是人工檢索的方法。 2.2文書工作與檔案工作的銜接不夠緊密

文書工作與檔案工作是對立統一，密不可分的，二者是相互獨立又相互聯系的，要確保文書與檔案管理工作正常有序開展的方法就是進行分體式管理模式。從目前來看，很多單位對文書檔案工作的管理方式是分塊式管理，這種方式在過去的工作中存在一定的優勢，但是在實際工作中會使文書與檔案管理之間的距離越來越大。這就導致很多矛盾和問題出現在文書檔案管理工作中。

2.3 文書檔案管理的配套設備不到位

一些單位的文書檔案設備沒有配備齊全，造成硬件設施服務不到位、質量差，而且相關部門沒有想辦法去解決，甚至個別單位還沒有設立專門的檔案室。此外，文書檔案還存在丟失、銷毀和霉變等情況，這是由于沒有及時采取防潮、防濕的舉措，不但影響了檔案的整潔、美觀，還會困擾今后的工作。因此，相關部門有必要高度重視文書檔案管理的設施問題，并及時改進。

2.4文書檔案管理人員素質有待提高

文書檔案管理人員是該項工作的直接執行者，他們的素質直接決定著文書檔案管理工作的質量和效率。然而，我國現有從事文書檔案管理工作的人員素質普遍不高。一些單位的檔案管理人員未經專業學習和培訓就進入檔案部門工作，他們對立卷、檔案分類等基本知識都了解不足；一部分檔案管理人員雖然具備相關的上崗資格，卻不注重自身知識結構和實際檔案管理水平的提升，特別是隨著辦公自動化的普及，這些檔案管理人員還未意識到掌握計算機技術對提高自身檔案管理水平的重要性。文書檔案的工作人員不僅需要提高自身的工作素質，思想素質也有待提升。

3.加強對文書檔案歸檔要求方面的管理

為更有效的對文書檔案進行管理，及時歸檔是必不可少的前提條件。文書檔案歸檔要求主要是指對歸檔文件鑒定與整理質量的要求。

3.1建議將歸檔章位置蓋在文件左上方

最佳歸檔章加蓋的位置應以左上方為宜，并應定量規定其上邊距及左邊距，建議以1.5厘米左右為佳。如此改進之后，當要調取某件檔案時，只需要將該盒檔案從盒內抽出三分之一寬度就能輕松地查到件號，不但能在短時間內準確地找到所要查找的文件，而且只需要將該件單獨抽出即可，不必抽出整盒檔案。同時也符合《歸檔文件的整理方法》第6條規定。對于部分特殊的歸檔件，建議：塑裝、皮裝的會議記錄本，盡量保持其原貌，不必拆裝，歸檔章加蓋在扉頁上端適當位置即可；需要折疊的大規格圖表，按A4規格折疊，將歸檔章蓋在左上方指定范圍；橫向排版的A4型圖表，建議歸檔章加蓋在表頭右上端，方向與表格方向平行，保持歸檔章的文字方向與表格文字方向相一致，使得版面統一，裝盒時表頭齊左，因而其歸檔章也在左上方，雖然歸檔章的方向發生90度的轉向，但不影響整體效果和查閱利用。

3.2建議推廣紙封套袋裝法

文件的裝訂方式采用的行業標準D無酸紙封套袋裝法值得推廣。此方法有以下優點：以件為單元，無論文件厚薄，一件一袋，層次分明；不損傷文件，復印掃描都很方便；成本低，比較于不銹鋼夾而言占據空間較少；便于以后數字化時的拆裝掃描，有利于保護檔案原件不受損害。若對此無酸紙封套袋裝法稍加改進，這種方法值得借鑒與推廣。一是將歸檔章統一印制在封套的左方固定位置，填寫完整的歸檔文件信息；二是設置相應的格式，將歸檔文件屬性標示清楚，以便查閱時只需要將文件抽出一部分就能看清歸檔文件的件號及其它基本信息，便于快速查找。特別要注明“件”內總頁數，以便核查，防止利用過程中發生丟失張頁現象。在具體實踐中，在歸檔文件上也應加蓋歸檔章，填寫的信息與封套上相一致，這樣一一對應，就能保證文件調出后能準確放回原封套，防止在利用后出現裝錯袋現象。

3.3建議細化檢索工具

推行的文號查對表由歸檔文件的文號、保管期限、機構、件號等四個主要特征編制而成。在文號查對表中，以歸檔文件的文號作為主要特征，按同一發文機構同一類型文件的序列號由小到大排列，其保管期限、機構、件號等基本特征注明在相應的表格中，查找時，只需要知道被查文件的文號，就能從表中快速找到該歸檔文件所處的準確歸檔位置。編制文號查對表應該注意的是，不能漏號，對于本部門的行文，文號一般應該是連續的，個別特殊情況空缺的文號必須作特別備注，以示該文件不存在。其它部門的來文，文號不具有連續性，但要保持由小到大的排列順序，其空缺的文號即說明此文件沒有在本全宗內歸檔。所以，利用文號查對表檢索，還可以快捷地查明所查文件是否在本全宗下歸檔，以節省查找過程。

4.結束語

隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，作為檔案工作人員必須順應時代的發展，為檔案的管理打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]湖南省檔案局業務指導處.公文辦理與歸檔整理. 2001.