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doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 14. 060

［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）14- 0100- 02

盡管高校財務檔案管理在信息化建設上取得了一定的成就，但由于受到諸多客觀性因素的影響，我國目前高校財務檔案管理信息化建設還存在諸多有待研究解決的問題，以下是筆者對高校財務檔案管理信息化建設的全面探析。

1 高校財務檔案管理信息化建設的主要內容

高校財務檔案管理信息化建設是指相關部門在科學收集、開發、管理、利用、儲存高校財務檔案時大量運用現代信息技術，使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環保無紙化的特點。那么，對于財務檔案管理信息化建設的主要內容，筆者總結為以下3點。

1．1 加快檔案數字化進程

全面有效地加快檔案數字化進程，我們需要從兩方面逐步進行：首先，建立高效能的信息檔案數據庫，將館藏中的文件目錄建立數據庫，使用掃描、刻錄或數碼相機等現代化信息采集技術和設備，全面將紙質數據文件有效地轉換成數字化文件；其次，檔案信息數據庫的建立需要保障其質量和完整性，主要從以下4個方面著手：① 準確的數據信息； ② 完整的數據項目和內容； ③ 規范的錄入和采集數據信息； ④ 安全穩定的數據庫系統。

1．2 完善基礎設施建設

硬件平臺和網絡平臺的建設是檔案管理信息化建設的基礎設施，信息軟件的建設是直接關系到檔案管理信息化能否成功實施的關鍵。系統軟件是用計算機本身的邏輯功能，為使用者管理和運用計算機系統中各項資源的程序帶來一定的方便和效率，而應用軟件則是能讓使用者方便解決處理具體應用問題的程序。因此，完善基礎設施建設，尤為重要。

1．3 加強應用系統建設

應用系統的建設是開發利用檔案信息資源和建設檔案網絡時所需要的技術支持。對于未來設備的升級和前后的銜接應當充分考慮到應用系統的設計中，將空間和余量提前留好。在應用系統建設的時候，針對信息保密工作和資源共享工作需要全面地進行完善，盡最大可能做到最好，將網絡安全體系進一步加以健全完善，正確地認識到信息保密和公開之間的相互關系，只有將檔案信息的保密性和完整性以及安全性給予了有效保證，才能夠更好地實現信息的高效利用。

2 高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題

2．1 建設目標不夠明確

目前我國還有很大一部分高校，在檔案管理模式上依舊沒有形成一種統一領導、分級管理的管理體制，在管理過程中還是停留在傳統的模式，在思想理念上還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性，部分高校的領導層，對于此項建設在行動上還略顯滯后遲緩。高校財務檔案的管理工作，需要學校各部門之間相互協調，需要運用網絡資源來進行流程化、數字化和建立數據庫，實際上學校各相關職能部門在工作過程中并沒有真正做到相互協調配合，特別是高校財務檔案管理信息化建設至今仍沒有一個明確目標。

2．2 隊伍整體素質不高

我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少，這一現象并不是說整個財務部門的工作人員缺乏，而是具有財務檔案管理信息化知識技能的專業人員的匱乏。造成這種現象，有以下3個主要因素：①少數人員觀念比較傳統落后，對于檔案管理工作在思想上的認識比較簡單，認為將檔案保存好，不讓其丟失就是完成了工作任務；②沒有系統有效的培訓，造成財務檔案管理人員前瞻意識不強；③雖然有專職的財務檔案管理人員，但是人員配置明顯不足，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的能夠運用現代化技術手段管理檔案的人員。

2．3 缺乏統一標準

財務檔案管理信息化理論，雖然部分高校相關部門也出臺過，但是在實際的財務檔案管理工作過程中沒有實際運用。因為任何一所高校在進行財務檔案管理信息化建設的時候都是從零開始，從無到有的一個過程轉變，如沒有一個具體的標準范例，在建設實施的時候會遇到很多麻煩。所以，高校財務檔案管理信息化建設需要有一套完整、詳細、統一的標準作為參考，規范操作，這樣能夠有效地避免在具體實施中遇到更多的困難。

3 高校財務檔案管理信息化建設策略

3．1 加強組織領導

高校管理人員需要在思想上深刻認識財務檔案管理的重要性，財務檔案管理工作在具體的實施過程中需要得到領導的重視和大力的支持推動，分管領導也需要及時地更新檔案管理理念和樹立科學的管理觀念，對于計算機和網絡技術對財務檔案管理的重要性要充分地加以認識，在信息化建設的過程中，加強組織領導，對資金、人才和設施等給予充分而有效的保障，將財務檔案管理信息化納入到工作計劃當中，并進行考核評估。

3．2 提升財務檔案管理人員的信息化素質

財務檔案管理信息化要求從事的人員，不僅需要擁有傳統的檔案管理工作技能，而且對于計算機信息安全以及信息分析等新的知識技能也需要熟練運用。檔案管理信息化的建設能否成功，不僅與工作人員固有的知識技能水平有關，而且還取決于工作人員在工作過程中對于知識的更新以及技能培訓的效果。高校檔案管理部門必須通過各種有效的途徑和方式對檔案管理工作人員進行業務技能培訓，能夠更好地讓工作人員適應技術發展所帶來的新要求。在人員配置時，我們應當多引進綜合性人才，讓工作人員結構呈現出科學合理的配置形式，最終形成多層次復合型的檔案管理隊伍，從而全面推進財務檔案管理信息化建設。

3．3 提高財務檔案管理使用效率

完整的建檔，目的是為了更好地利用，全面實現檔案管理信息化，能夠在很大程度上更加有效地利用所需要的檔案資源。對于財務檔案信息網絡的建立，可以體現出更多方面的好處：①將本單位之前原有的紙質檔案全面地進行數字化轉換，全部錄入數據庫之后，檔案管理人員在管理檔案工作中的強度可以得到有效的緩解，而且對于檔案信息的完整度也能夠得以有效地增強；②可以向對應群體提供遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，還可以開展利用電子郵件對財務檔案信息的咨詢服務。綜上所述，有效地利用網絡的在線功能對財務檔案進行管理，能夠更加快捷方便地進行整理和查閱，讓檔案管理能夠從靜態管理向動態管理進行轉換，將人力和財力資源進行有效的整合，全面有效地提升財務檔案管理的質量和效率。

3．4 建立健全高校財務檔案管理制度

安全是高校財務檔案管理信息化進程中最為重要的內容之一，對于安全的保障需要建立完善的管理制度，只有安全問題得到了有效的保障，才能夠更好地進行檔案資源利用，利用當今開放的網絡，增強除保密信息外的財務信息的公開性和透明度。建立健全完善的高校財務檔案管理制度，尤其是安全管理制度和完善的網絡安全環境，加強對數據庫系統的監控，將重要的數據進行加密、備份。如此一來，才能更好地保證財務檔案管理信息化建設全面有效地實施。

主要參考文獻

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［2］ 郭生華． 高校檔案的信息化建設與服務管理功能的關系初探［J］． 青海師范大學學報：哲學社會科學版，2010（5）．

［3］ 王顥． 強化高校檔案信息化建設的策略分析［J］． 南京審計學院學報，2009（4）．

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2015年2月2日

高校財務檔案管理信息化是指高校財務檔案管理部門在科學收集、整理、歸檔、開發、利用、存儲和管理各類高校財務檔案時大量運用包括數字化、網絡化在內的現代信息技術，最終形成財務檔案信息資源科技含量高、財務檔案資源存儲便捷安全、財務檔案信息查詢迅速準確、財務檔案管理全面電子化、財務檔案載體實現環保無紙化的高水平的高校財務檔案管理。目前，隨著我國高校教育改革的不斷深入和發展，高校財務檔案出現了一些新的特點，如信息量增大、時效性增強、內容更新迅速、標準變動頻繁等。高校財務檔案的新特點不僅給高校財務檔案管理工作帶來新的挑戰，而且也對高校財務檔案管理工作提出新的要求，而加強高校財務檔案管理信息化建設無疑可以主動應對和適應這些新特點的有效措施，進而全面提高高校財務檔案管理的現代化水平。

一、高校財務檔案管理信息化建設存在的主要問題

1、領導重視不夠，基礎設施投入不足。高校財務檔案管理信息化建設成功與否在很大程度上取決于學校領導的重視程度。高校財務檔案管理信息化建設是一項系統工程，是一個關乎高校發展全局的工作，做好財務檔案管理信息化建設需要高校各部門的配合和協作。目前，許多高校領導對于財務檔案管理信息化建設重視不夠、認識還不全面，導致高校財務檔案管理信息化建設速度滯緩。有些學校將財務檔案信息化看作是財務部門的事情，檔案管理部門仍然采用傳統的管理模式，按照以往的思路辦事，財務部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。此外，高校財務檔案管理信息化建設的重視程度不夠及認識不到位也直接導致高校在財務檔案管理信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，軟件、硬件等基礎設施達不到應有的要求，影響高校財務檔案管理信息化建設的進程。

2、管理制度不完善，建設目標不明確。高校財務檔案管理信息化建設的相關提議盡管早年就已經被提出，而且一些主管部門也為該項工作制定了相關制度規范，但大多數高校財務檔案管理信息化建設的規章制度零散的見于相關部門的文件中，目前沒有形成一套完整的規章制度體系，高校在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，缺少必要的理論指導與支持，導致高校財務檔案管理信息化建設目標不明確、標準不統一，在一定程度上影響了財務檔案管理信息化進程。由于沒有統一的標準，高校在財務檔案管理信息化建設過程中制定的制度、措施等多種多樣、五花八門，財務檔案管理信息化建設的各個環節也存在著這樣或那樣的問題，如何規范高校財務檔案管理信息化建設已成為高校信息化建設的首要問題。

3、管理人員素質不高，缺乏相關專業知識。高校財務檔案管理信息化對于財務檔案管理人員提出了更高的要求，它要求財務檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。然而，目前我國高校財務檔案管理人員素質整體不高，缺乏相關的專業知識。我國高校從事財務檔案管理的人員，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，同時又能夠將紙質檔案轉換成數字化檔案的專業人員非常少。一些高校財務檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識。此外，許多高校對于檔案管理人員的培訓和指導也不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這在一定程度上影響了財務檔案管理信息化建設的進程。

二、高校財務檔案管理信息化建設相關策略

1、加強領導，完善財務檔案管理信息化建設制度。毋庸置疑，領導是財務檔案管理信息化建設的真正推動者，領導信息化意識程度的高低決定了信息化建設的力度和深度。當前，高校領導者要全面樹立科學的管理思想，擺脫傳統思維的束縛，認識和理解計算機和網絡技術應用于財務檔案管理工作的重要性。高校領導要站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視財務檔案管理信息化工作，建立完善的高校財務檔案管理信息化工作制度，如數據庫系統的監控制度、內網與外網的物理隔離制度、重要數據備份制度等，積極推進高校財務檔案管理信息化建設。此外，高校還應明確財務檔案信息管理的管理職責，要以財務和檔案管理部門為中心，其他相關部門積極參與，密切配合。財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。

2、加大基礎設施投入力度，構建財務檔案管理信息化平臺。基礎設施條件是檔案信息化工作不可缺少的基本前提，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，其核心是檔案信息網絡化，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的前提。高校在財務檔案管理信息化建設中要加大基礎設施投入力度，完善各種基礎設施，如存儲器、服務器、操作系統、交換機、路由器、數據庫管理系統、安全系統等，構建財務檔案管理信息化平臺。高校在構建財務檔案管理信息化平臺上，主要做好兩個方面的工作：一是財務檔案數字化建設。財務檔案的數字化建設是對重要的財務信息資源文件原件采用電子掃描儀掃描、光盤刻錄機刻錄、數碼相機攝影、數字檔案資源格式轉化等現代化的信息采集技術和設備將紙質的財務數據文件有效地轉換成數字化財務檔案資源;二是財務檔案信息化數據庫建設。財務檔案信息化數據庫主要包括會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫以及教學、科研資金管理檔案數據庫等。

3、強化財務檔案管理人員的技能培訓，不斷提高其素質和能力。財務檔案管理的信息化要求檔案工作人員不但要擁有傳統檔案管理中組卷、編目、分類、錄入等工作技能，還要能熟練掌握計算機、網絡、信息安全及信息分析等新的知識與技能。檔案信息化的建設成功與否，不但取決于工作人員的固有知識與技能水平，還取決于工作人員在工作中的知識更新與技能培訓的效果。因此，高校財務檔案管理部門必須積極通過多種途徑對財務檔案管理人員進行業務培訓，建立一支高素質的財務檔案管理隊伍，逐步改變當前財務人員隊伍知識結構單一的局面，不斷加強財務檔案管理人員的技能培訓，使財務檔案管理人員的知識始終保持在前沿水平。另外，高校還要因地制宜地建立財務檔案管理人員考核機制，通過各種激勵措施激發財務檔案管理人員的學習熱情和工作熱情，培養出一支高素質、高水平的綜合性財務檔案管理人才隊伍，以適應技術發展帶來的新要求。

主要參考文獻：

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.039

[中圖分類號]R197.3；G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）04-00-02

作為醫院財務管理中的重要環節，財務檔案管理在整合財務資源、促進醫院整體發展上發揮了巨大作用。隨著時代的不斷發展，傳統的財務檔案管理模式表現出巨大的問題，已經無法滿足時代的發展對醫院財政管理提出的要求，很大程度上阻礙了醫院的整體發展。而在信息化時代的大背景下，計算機網絡技術對傳統行業帶來的沖擊不言而喻，信息化和數字化的發展也使得醫院的財務逐漸走向規范化和高效化。由于醫院財務管理的實際工作受到來自社會方方面面的影響，財務管理中的檔案從建立到存檔、查閱、修改等多個環節都存在重大問題，財務檔案管理無法做到規范化和準確化，更無法為財務管理的發展起到推動作用。財務檔案管理中的信息化建設可以很好地解決這個問題，給醫院的現代化建設提供了一種新思路。

1 財務檔案管理信息化建設的特點

1.1 財務檔案管理信息化建設的優點

1.1.1 加強信息整合，促進信息共享

隨著醫院經濟狀況的不斷好轉，醫院財務管理越來越細致化和規范化，如何有效記錄和查閱財務管理信息是決定檔案管理系統工作效率的重要評判指標。傳統的紙質財務檔案記錄方式因為記錄要求的不同采取分別記錄的方式，雖然具有一定的真實性和穩定性，但是無法實現高效共享，也不能根據財務檔案數據的特點進行自動分類和管理，更加無法滿足高效化和自動化的發展要求。信息化財務檔案可以充分利用自己的技術優勢自動對財務檔案的各類電子信息進行歸類和總結，同時利用數字技術的輸入、編程、輸出等手段提高對財務檔案的分類效率和管理水平。另外，利用信息化財務管理系統，相關管理人員可以隨時查閱醫院財務的實際運行情況，進而可以充分利用醫院的人力資源，提升資源的利用水平。另外信息化管理系統也為醫院的財政管理提供了一種高效的共享機制，促進了醫院各部門之間的有機結合，增強了醫院的整體凝聚力，提升了醫院的工作效率。

1.1.2 提高財務檔案的利用效率

傳統的財務檔案管理普遍使用人工方式，要耗費大量的人力、物力和財力，給醫院的實際運行和管理帶來巨大困難。將信息化管理模式引入到醫院財務管理中，可以建立起基于信息化系統的財務檔案數據庫和相應的檢索目錄，這樣當需要查閱或是復制某一段時間內的財務明細檔案記錄時僅通過檢索目錄輸入相應的檢索關鍵詞就可以快速瀏覽相應的信息，必要時還可以在系統上下載下來，避免人工翻閱紙質檔案帶來的不便和手工抄錄帶來的人為因素影響，最大限度上保證數據信息的完整性和正確性。另外，信息化管理系統還可以提供多字段結合的數字檢索方法，極大地提高了信息檢索的效率，促進了醫院的高效發展。

1.1.3 提高財務檔案保管的安全性

財務管理掌管著醫院的經濟命脈，財務檔案中包含大量的涉及資金去向、資金儲備情況等的敏感信息，這就對醫院財務檔案的安全建設提出了更高要求，醫院財務檔案的信息化建設是提升檔案保存安全性的有力保證。傳統的紙質化檔案由于材質不宜長時間保存，因而一些時間比較久遠的財務檔案難免會出現破損、損壞、丟失以及字跡不清的情況，不利于醫院的長久發展。而信息化財務檔案的建設可以充分利用數字技術的優勢，檔案的建立、保存、傳輸、修改、查閱等相關過程都可以在信息化系統中進行，降低了紙質檔案各類中間環節帶來的風險。同時信息化系統的建設還可以為財務管理人員設置專屬的賬號和密碼，通過設置訪問權限阻止院外人員和非財務管理人員訪問財務管理網站，整體上提高醫院管理系統的便捷性與安全性。

1.2 財務檔案信息化建設的缺點

1.2.1 檔案管理信息的真實性和原始性無法得到保證

雖然財務檔案管理的信息化建設可以充分利用計算機網絡技術進行財務檔案的自動化管理，但是在相關電子檔案的建立過程中需要專業的財務人員手工輸入相關財務數據，再由系統自動將電子檔案進行存檔。而人工操作難免會產生一定的人為錯誤，信息的真實性和原始性都難以保證，給后續的財務管理帶來極大困難。另外，也不排除財務管理信息被他人惡意篡改而導致的信息失真情況。

1.2.2 財務信息的安全性與保密性難以保證

信息化財務管理系統是建立在計算機網絡技術上的，而隨著計算機技術的不斷發展，黑客技術也相應得到提升，且任何系統都難免或多或少的存在一定漏洞，財務系統始終是網絡黑客攻擊的對象。在資源共享的同時要保證財務轉移信息的安全性與保密性，因此，醫院財務管理部門應該設置相應的訪問權限保證財務信息的安全性，完善相關信息的保護制度，并對全體工作人員加強網絡信息安全意識和保密意識，從制度上和技術上保證財務管理信息的安全性。

2 目前我國財務檔案管理中存在的主要問題

2.1 缺乏有效的醫院財務檔案管理制度

目前，我國醫院財務管理系統中存在的首要問題就是缺乏完善的財務檔案管理制度。由于醫院是一種以服務社會為主要目的的事業型單位，醫院的工作重點往往放在治病救人和服務大眾上，相關領導對財務管理工作沒有引起足夠重視，普遍認為財務科只是醫院的輔部門，將主要精力和資金都放在臨床一線和治病救人上，簡化財務管理流程，某些財務管理的細節不能落到實處，導致資金在收支中出現問題，成為阻礙醫院正常發展的最大因素。另外，醫院財務管理人員不注重對相關票據的保存，導致出現問題時沒有有效憑證作為參考依據，這助長了監守自盜行為的發生。醫院領導只有提起對財務管理的高度重視，才能在根本上解決財務檔案管理中存在的主要問題，醫院各項工作才能順利進行。

2.2 醫院財務檔案管理方式落后

從財務檔案管理的工作性質分析來看，財務檔案需要由專業的人員來進行分類整理，且對工作人員的保密意識以及工作能力都提出了更高要求。但從現實情況來看，多數醫院辦公用房極其緊張，財務管理部門大多數與其他管理部門共用一個辦公室，無法提供專門的空間來存放財務檔案的資料和信息。加之財務管理工作人員編制嚴重不足，很多情況下都需要其他部門的人員共同參與財務檔案的收集、整理和存放工作，而其他部門人員的專業性不強，工作中容易出現技術或人為錯誤，在增加檔案管理紕漏的同時也降低了檔案管理的工作效率。

2.3 財務檔案的保存不規范

醫院內的財務檔案作為財務管理中的關鍵文件，掌握著醫院的經濟命脈，包含事關醫院資金來源、流向以及資金儲備情況等關鍵信息，在保存中應注重防蟲、防蛀、防潮、防火、防盜等。雖然大多數醫院的財務檔案有些存在放在檔案科，有些存放在專門的檔案室內，但總體上來講無法達到所要求的條件，有些年代較為久遠的財務檔案信息難免會出現破損、丟失、損壞等情況，且對相應的檔案室的管理較為松懈。

2.4 醫院財務檔案管理人員業務能力不足

由于上級領導的不重視以及財務檔案管理制度存在一定漏洞等原因，財務檔案管理工作通常是由其他財務人員兼任，而這些人員缺乏相應的信息化管理技術與經驗，無法對現有的檔案信息進行合理分類，更缺少將紙質檔案轉化成數字檔案的能力與技術，這是我國醫院中普遍存在的問題。醫院也無法對財務檔案管理員提供有效培訓，從而造成檔案管理人員信息化辦公意識不強，缺乏應有的基本知識，無法應對信息化背景下的財務檔案管理工作，成為阻礙醫院整體發展的一大因素。

3 提升醫院財務檔案管理信息化水平的建議

3.1 提高對財務檔案管理信息化認識

醫院領導作為醫院行政管理事務的直接決策者，首先要提升自身的數字化辦公意識，在充分認識信息化系統技術優勢的基礎上，不斷革新理念，將建設重點放在改革開放的新形勢和新問題上來，通過建立醫院財務改革制度同檔案管理之間的關系，不斷強化檔案管理的現代化、信息化和自動化建設理念，將財務檔案的信息化建設作為醫院的重點建設目標，最終實現醫院檔案管理的現代化建設。同時，院長與相關財務管理部門的領導應加大對信息化建設的投入力度，并通過舉辦座談會、宣講會等活動，定期舉行課程培訓課程加強醫院管理者對財務檔案的信息化建設優點的認識，強化檔案管理者的現代化意識和相應的工作技能，為全面提升醫院財務檔案管理水平奠定良好基礎。

3.2 完善配套的信息化檔案管理體制

良好的工作效率需要以完善的管理制度為前提，在醫院財務檔案管理工作中也是如此。財務管理系統的安全性建設是醫院管理中的重要內容之一，只有保證檔案管理的安全性，才能更好地實現檔案資源利用，繼而為醫院的各項管理工作提供更強大的支持。如數據庫的監控制度、重要數據的備份制度、財務檔案的存入制度、財務檔案的保密制度、財務檔案管理人員的崗位責任制度等都是信息化建設中的重要內容，因此，財務管理者應注重從這些方面入手，著手建設一套基于檔案管理的信息化建設制度，并落實責任終身制和相應的處罰機制，為財務檔案信息化建設保駕護航。

3.3 改善檔案的存儲環境，保證財務檔案安全、完整

信息化檔案的存儲設備一般為磁盤或硬盤，對存放環境有其特殊要求，如對周圍的磁場、濕度、溫度等都有嚴格限制，因為存放環境不符合要求，很有可能導致其內部的磁性結構發生變化而失去效用，這與傳統紙質檔案有根本區別。因此，在實際存放保管中首先要對檔案的保存環境要求有一個明確的了解，盡量保持適宜的溫度、濕度等。同時，對于磁盤類的檔案信息，應該每年備份一次，且實行雙備份并異地存放，這樣當一份備份文件被損壞時，不會徹底失去參考數據。另外，對于傳統的紙質化檔案，存放時應該注意防蟲、防潮、防水、防火等，改善原有的落后的存儲基礎設備，盡量避免損壞的事情發生。

3.4 提升檔案管理工作者的業務水平

財務檔案管理工作的性質決定了檔案管理者不僅需要具備一定的財務管理知識，還應該具有相應的檔案管理經驗，在數字化和信息化日益發展的今天，財務檔案管理者的業務素養和數字化設備的運用水平直接關系著數字化系統的工作效率，因此，有必要提升檔案管理員的專業素質。首先，醫院應該提高財務檔案管理人員的招聘門檻，對招聘環節進行嚴格把關，杜絕的情況發生。其次，對現有的檔案管理人員定期進行業務培訓，邀請本行業的精英人士或是專家來本院召開座談會或是工作研討會，向檔案管理人員介紹世界上先進的技術和工作經驗，并要求參訓人員及時做好總結工作，切實提升自身的信息化工作意識和工作能力。

4 結 語

醫院財務檔案的信息化管理不僅保證了財務信息管理及時、有效進行，更提升了財務檔案在保存和管理中的安全性和完整性，因而對促進醫院的整體發展具有特殊意義。本文針對醫院財務檔案管理中存在的主要問題進行重點探究，指出應該從提升管理者的信息化辦公意識、完善相應的信息化管理制度、改善檔案保存環境以及提升檔案管理人員的業務素質等方面進行努力，希望對我國醫療事業的整體發展具有一定的指導意義。

主要參考文獻

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1.1財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節約建設投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設投資體制改革越深入,水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調整和水利改革發展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,既是適應現代化管理的需要,也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。

1.2信息化檔案彰顯優越性。首先,將財務文件檔案轉變為電子信息,即電子介質的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優點,能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質材料中。另外,隨著信息科學的發展,當前數據統計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數據便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。

2. 財務管理的問題及解析

2.1財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規范信息化的建設。

2.2財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后,電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數據冗繁和重復的現象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。

3.加強信息化建設的理論策略

3.1信息化意識的培養。首先是部門領導層對財務管理信息化重視意識的培養。這要求水利建設部門的領導團隊本著對國家負責、對集體負責以及對個人負責的態度,重視單位財務管理工作,嚴格履行《中華人民共和國會計法》相關內容,即“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責”。確保財務信息的可靠性。其次,培養財務管理人員的信息化素質,提高水利基建財務人員信息操作水平；嚴格財務、會計人員的執業資格認證。在水利基本建設財務管理過程中,財務人員是工作主體,要想適應現代計算機軟件及網絡的發展,自身要有信息分辨和處理的素質,需要專業而持續的學習和培訓,確保在財務管理信息化的應用中發揮實效。

3.2信息化制度的完善。健全和完善財務信息化管理制度,打造規范化信息處理體系。首先,健全財務報告分析制度。財務會計報告是一個單位的經濟運行狀況的綜合反映,報告的質量高低直接關系到單位的運作。財務會計報告的關鍵是數字真實、計算準確、內容完整、報送及時,能滿足對外對內信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時性、精確性和完整性來保障財務報表的分析報告質量。其次,會計檔案管理規范化。對紙質財務檔案的管理要求,應嚴格按照規定進行保管、調閱、鑒定和銷毀。電子信息性質的財務會計檔案管理也要制定并遵循管理規定,確保檔案信息

轉貼于

的安全性和規范化。最后要規范核算制度,健全財務管理監督制度。

4.加強信息化建設的實踐戰術

篇（5）

現代檔案管理工作已成為復雜的系統。高校的檔案工作，是高校的檔案館、室直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項工作的總稱。高校檔案管理包括基礎工作和利用工作兩大部分：收集、整理、鑒定、保管、統計等工作屬于檔案實體管理；編制目錄、文獻匯編和參考資料等信息加工，連同提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借等信息輸出，同屬于檔案信息開發。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、量大等狀況，與社會利用檔案要求集中、系統之間的矛盾。近年來，高校辦學規模不斷擴大，辦學層次的不斷提升，加強高校財務檔案信息化管理，成為當前高校檔案管理中的一項重要課題。

一、高校財務檔案的定義及特點

高校財務檔案是指高校在行使教學、科研、社會服務和文化傳承這四大功能過程中，直接形成的具有保存價值的各種財務支出和收入材料。與高校財務檔案管理相關的法規是《會計檔案管理辦法》。

《會計檔案管理辦法》明確了高校財務檔案的范疇：是指記錄和反映單位經濟業務的會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。財務檔案是重要史料和證據，每年形成的檔案應當由高校財務部門按照歸檔要求整理裝訂成冊并編制財務檔案保管清冊，在財務年度終了后可暫由財務機構保管一年再移交檔案機構統一保管。

隨著國家財政經濟工作的不斷發展，財務標準的變化越來越頻繁，各種標準劃分越來越細。隨著高校計算機網絡技術的發展，產生了一種新型檔案信息形態———信息化管理，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享。

二、高校財務檔案信息化管理的重要性

檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。當前，各個高校都在加強內涵建設，提高綜合管理水平。財務檔案管理水平。隨著經濟社會的不斷發展，信息化建設已經成為我國現代化建設的重要組成部分，高校財務檔案管理也必須順應時代要求和社會發展，走信息化建設之路。

三、高校財務檔案信息化管理的可行性

高校財務檔案信息化建設包括網絡系統、數據庫系統、標準化系統、安全系統等，主要內容是指相關部門在科學收集、開發、管理、利用、儲存高校財務檔案時，大量運用現代信息技術，可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環保無紙化的特點。計算機在高校檔案管理中，被用于自動編目、自動檢索、自動轉檔和對有保存價值的文件輔助立卷。這些廣泛應用，使得高校檔案部門使用計算機管理財務檔案，有著得天獨厚的條件。

電子財務檔案本身具有巨大的優越性：易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也方便打印輸出；便于計算、分析，快捷獲得所需結果。電子財務檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，節約了辦公成本，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。借助現代化的設備和手段，高校財務檔案管理基本上應用電子計算機處理和儲存，形成電子財務檔案，利用的效率越來越高。

四、高校財務檔案信息化管理存在的問題

缺乏統一標準：在進行財務檔案管理信息化建設的時候，任何高校都是從零開始，從無到有的，這就導致高校財務檔案管理信息化建設沒有統一的標準作為參考；建設目標不明確：目前，還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒有形成一種統一領導、分級管理的體制，還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性；部門之間缺乏協作：不少人都有這樣的認識———高校財務部門是最忙的，檔案管理部門是最閑的，兩個部門往往也互相推諉，缺乏協調配合；財務檔案管理隊伍整體素質有待提高：從事人員中，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的人員較少。

五、高校財務檔案信息化管理的注意事項

首先，要及時采集動態數據。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。高效能的高校財務檔案信息庫一建立，必須立即著手數據的錄入。在轉換過程中，為了保障其質量和完整性，必須注意數據準確、內容完整、錄入規范、數據庫安全。

其次，大力提升檔案工作者的素質。隨著信息高速公路進一步拓寬，數字化的存儲技術儲存已經變成現實。由于檔案信息數字化的發展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增———一方面要對文件進行準確分類，另一方面根據利用者要求提供所需信息，使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。這就需要加強培訓，使從業人員掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能，最終實現對專業性較強的高校財務檔案的精準把握。

參考文獻

[1]侯賢祥.高等學校財務檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J].財會研究，2011（10）.

篇（6）

1 財務管理信息化的必要性

(1)財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節約建設投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設投資體制改革越深入,水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調整和水利改革發展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,既是適應現代化管理的需要,也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優越性。首先,將財務文件檔案轉變為電子信息,即電子介質的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優點,能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質材料中。另外,隨著信息科學的發展,當前數據統計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數據便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。

2 財務管理的問題及解析

(1)財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規范性,甚至在監理、施工、建設管理等環節出現“同體”現象,這既給建設項目違規使用建設資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后,電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數據冗繁和重復的現象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數據往往隨意操作,篡改數據，例如在處理債權債務時,將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

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1 財務管理信息化的必要性

(1)財務管理的難度增加。作為基本建設項目管理的重要內容,財務管理能夠有效推動財務組織參與到項目全方位管理之中,并達到節約建設投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設投資體制改革越深入,水利基本建設項目及其財務管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受國家宏觀政策調整和水利改革發展形勢等的影響,財務管理需要進一步提高預算管理的科學化、精細化水平。然而,在當前整體財政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財務預算管理改革深入推進,財務管理水平不斷提高,財務工作難度和強度也逐年增加。所以,隨著財務工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進財務檔案管理手段和提高管理效能的問題迫在眉睫。而建設電子財務檔案,實現財務檔案的網絡化管理,既是適應現代化管理的需要,也是搞好水利工程建設財務檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優越性。首先,將財務文件檔案轉變為電子信息,即電子介質的財務檔案后,可以存儲于磁盤、光盤及移動設備中,這種虛擬數據模式下的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統的財務檔案,《財務文件匯編》等,電子財務檔案具有無可比擬的優點,能夠較好地適應高數據量的財務檔案的發展需求。具體表現在：電子財務檔案易于修正、復制和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存儲形式多樣,既可以存儲于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質材料中。另外,隨著信息科學的發展,當前數據統計分析的軟件很多,以信息化方式存儲的數據便于計算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結果。而且,財務檔案信息化后,還可以通過計算機操作和網絡交流,滿足檔案信息資源共享、無紙化查閱等目的需求。這樣既節約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業管理,便于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量。

2 財務管理的問題及解析

(1)財務管理不夠嚴謹規范。財務管理的不規范體現在諸多方面,首先是部分單位財務人員配備不足或業務素質不高。一些單位尤其是機構較小的單位由工程技術人員兼職擔任財務人員,或者由于編制等原因兼職、財務外包情況較多,造成會計處理不當,賬目混亂,甚至引發機密資料外泄,造成重大損失。還有些實行國庫集中支付制度的單位,領導對會計核算和財務管理質量不重視,只設一位報賬員,而沒有獨立的管理體系,也就更談不上規范信息化的建設。其次是項目執行管理與財務管理程序矛盾重重。有些水利工程項目,其內部制定的管理辦法與資金管理職能部門在中央投資計劃指導下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項目法人具體執行為難。某些水利工程建設項目在管理中不注重自身規范性,甚至在監理、施工、建設管理等環節出現“同體”現象,這既給建設項目違規使用建設資金提供了溫床,也對工程財務管理、會計核算工作等實際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財務信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質化后,電子財務信息的數據整理也面臨諸多問題。首先，很多單位的紙質會計財務檔案在整理、裝訂時類別不清,更新不及時,往往導致數據統計不夠權威和有效。轉化為虛擬數據庫后,許多部門仍存在資料管理低效的問題,數據冗繁和重復的現象屢見不鮮,致使信息化后的財務狀況提效有限。其次,財務信息化不能促進科學化和準確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對客觀的數據往往隨意操作,篡改數據，例如在處理債權債務時,將收入掛債權債務賬戶來偷稅漏稅等,將信息化引導下的規范化和精細化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

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傳統的一般的檔案管理是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計等行為的統稱，具體的包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等。對于財務檔案管理，其傳統的工作任務與一般檔案管理無明顯差異。財務檔案因其具有有較高的嚴肅性、時效性，對于機構經濟業務有著重要意義。與此同時，為保證財務檔案發揮作用，需要嚴格保證其真實性、準確性，同時對檔案管理的工作者也有較為嚴格的要求。隨著社會經濟的不斷發展，財務檔案管理工作量日益增大，傳統的財務檔案管理模式因其效率低下、工作繁瑣逐漸無法滿足各方機構需要。而信息化工作模式因其高效性及正常工作狀態下的低失誤率，逐漸成為財務檔案管理建設的重要方向。

1 財務檔案管理信息化概述

1.1 財務檔案管理信息化的特點

從工作效率、質量上說，信息化財務檔案管理具有較高的工作效率、質量。近年來信息處理軟件的功能日益強大，人機交互變得日益簡單方便，計算、工作效率也進一步提升。同時，大量工作任務交由計算機完成，而在正常工作狀態下，計算機工作錯誤率可視為零，同時工作者由于工作任務量的大大減少，其工作強度大量極大降低，相應的工作出錯概率也極大地降低。

從信息保存上說，信息化的財務檔案管理，硬盤為主要的信息存儲介質至，其保存效率較高，保存成本較低。但由于使用磁盤為儲存介質，信息存儲的安全性從一定程度上有說所下降，高密度的信息存儲也使得當信息存儲磁盤出現硬損傷時，會有大量的信息丟失。因此信息的備份、安全防護顯得格外重要。

1.2 財務檔案管理信息化的必要性

一方面，財務檔案管理的難度不斷提升。財務檔案管理屬于各方工作機構必不可少的基礎管理。由于其基本的工作性質是為機構財務服務，當經濟體制不斷革新時，財務檔案管理的工作重點也會不斷變化。而受到國家整體經濟改革走勢的影響，各方機構的經濟體制改革不斷發展，財務檔案管理的難度也不斷加大。目前，迫切需要進一步提升財務檔案管理的科學性、系統性以及精細程度，以更好的為財務預算服務。因此，隨著財務檔案管理工作要求的提高，改進財務檔案管理的工作模型、提升其管理效能的重要性日益顯著。

另一方面，信息化財務檔案管理有極高的優越性。信息的數字化使得信息的管理效率大大提升，各項財務報表、憑證、票據的傳輸、處理都變得更加靈活方便。同時，利用計算機的高效性，財務檔案信息調用、傳輸的效率大幅提升。反觀傳統的財務檔案管理，財務信息再次調用時常會耗費較高的人力物力，且檔案在多次調用中也會出現不可避免的損傷。財務檔案管理信息化，方便了檔案資源的整合，極大地提升了工作效率。因此，在新的經濟發展形勢下，財務檔案管理信息化是極為必要的。

2 財務檔案管理信息化建設現狀與分析

2.1 財務檔案管理信息化建設現狀

雖然財務檔案管理信息化是目前財務檔案管理工作的必然走勢，但其信息化道路卻存在諸多障礙。各方機構嘗試用不同方式建立信息化的財務檔案管理模式，雖都有一定成果，但整體來說存在較多問題。目前，財務檔案管理的信息化在檔案信息的數字化和信息化管理的基礎設施建設如網絡平臺、信息管理軟件的開發等上已取得一定進展，財務檔案管理軟件逐漸強大，處理效率不斷提升。但信息化覆蓋程度不高，信息化工具使用效率不高的問題仍然存在。

2.2 財務檔案管理信息化建設的問題及解析

目前財務檔案管理信息化主要存在檔案工作者信息化素質不高，財務檔案管理信息化工作模式系統性不強的問題。

由于信息化技術在近幾年來高速發展，其發展速度甚至高于傳統財務檔案管理工作者的接受能力，有部分工作者在接受信息化工作技術上存在障礙，雖然有關組織會進行相關培訓，但由于工作者自身意識不強，通常培訓效果并不理想，無法滿足目前財務檔案管理信息化工作的需求。

財務檔案管理信息化逐漸在推動，但整體建設的系統性明顯不夠。主要表現在（1）信息化僅僅在部分環節信息化，整體的管理仍然是傳統管理模式。在管理上部門間并未形成相互合作，只是簡單的對部分信息化難度較低的環節進行信息化。（2）財務檔案管理信息化監管不力。電子化財務檔案取代紙質檔案記錄后，不可避免的存在數據混亂，維護難度大的問題。此外，由于電子信息易于修改及修改痕跡難以查詢的性質，有部分單位為謀取利益，面對客戶信息隨意篡改，這都導致財務檔案管理更加混亂、更難管理。

3 如何加強財務檔案管理信息化建設

3.1 注重信息化意識的培養

首先是加強領導層的信息化意識，組織領導往往很大程度上決定組織的發展方向，只有領導層重視財務檔案管理的信息化發展，工作人員才能有更多的機會學習信息化知識，信息化系統才能建立。其次，提高財務工作人員的信息化意識，在財務檔案整理過程中，財務工作人員是工作的主干，只有財務工作人員自身有較為先進的信息化意識，提高自身信息化技術能力的意識才會強烈，相應的，整個財務檔案管理信息化進程才有較為充沛的原動力。

3.2 加強信息軟件基礎設施建設

基礎的硬件、軟件平臺始終是財務檔案信息化建設的基礎，需要注意的是，信息化基礎設施建設絕不僅僅是提升硬件平臺數量，或是簡單的配置信息化管理設備，真正能夠直接協助財務工作者進行財務信息管理的是信息軟件。信息軟件的處理能力直接決定財務工作者的工作質量，信息軟件的人機交互友好程度直接決定財務工作者的工作效率。因此真正決定信息化基礎設施質量的是信息軟件的質量，高質量的信息軟件無疑會給財務檔案管理的信息化提供巨大幫助。

3.3 做好信息化管理的監管工作

雖然財務檔案管理信息話有諸多優勢，但不可避免的也存在一些弊端，若不對其劣勢進行改善和監管，其發展必然會受到抑制。

財務檔案管理信息化之后帶來的信息安全問題是影響其發展主要阻礙之一，由于虛擬信息修改過于容易，信息的真實性、準確性常常難以考證，這就需要建立較為完善的監管系統。一方面對信息進行實時監控，比如對錄入的信息進行追蹤監控，追蹤其信息修改記錄。另一方面，對財務工作者進行適當監管，定時考核其工作質量，建立完善的處罰制度。

4 總結

財務檔案管理信息化是經濟改革的必然走勢，目前財務檔案管理的信息化已初步建成，但仍存在信息化程度不高、意識不強、系統尚不完善等問題。因此，應注重工作者信息化意識的培養、加強信息軟件基礎設施建設、完善信息化管理的監管系統，從多方面入手加快財務檔案管理信息化建設，掃清主要障礙，使得信息化的優勢得以完全發揮。

參考文獻

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[中圖分類號] F232；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0025- 02

信息化管理制度自從被引入至今已經有諸多成功案例，但是在高校之中對內部財務檔案工作引入信息化管理制度，還因為進入時間晚、各高校的具體情況不盡相同而產生許多不可避免的分歧和問題，要想合理、科學的解決在財務檔案信息化進程中出現的問題各大高校的財務工作者還應該具體情況具體分析，利用制定管理規則、管理制度等有效手段完善信息化管理體制，減少客觀因素在建設財務檔案信息化建設過程中產生的影響。

1 高校財務檔案信息化管理的主要特征

建立高校內部財務檔案信息化管理制度是指在高校之中利用現代信息化手段對財務檔案進行收集、整理、利用、管理、儲存工作，使財務檔案的調用方便性大幅度增加、儲存量大幅度提高、利用使用率大幅度加強，使傳統的紙質文書、館藏文體變成符合當下形式的電子文件，從而配合當代經濟體制發展的步伐。綜合以往高效財務檔案的管理工作和近些年來檔案電子化管理過程中總結出的經驗，財務檔案電子管理化在建設之中應注意以下2個方面。

1.1 加快財務檔案管理信息化進程

要想成功地從傳統檔案管理方法過渡到現代化的信息化管理方法，我們應從建立完善的數據庫和保持數據庫中文件的完整度兩方面入手。首先是建立完整的信息庫，這是一個任務量大且需要細心的工作，在對原有財務檔案進行掃描、錄入、轉移工作需用到相應的設備，在操作過程中應注意保持原檔案的完好程度；其次保持數據庫中文件的完整度，我們就錄入等過程做到仔細，對錄入人員執行嚴格的行為規范，使原檔案數據不缺失不改變；另外對錄入完成的數據進行分類也是錄入工作中需著重注意的，合理的檔案錄入分類能使之后的檔案調用工作開展得更順利，但其前提必須是合理科學的設定錄入分類。

1.2 加強對信息管理基礎設備的建設

信息化的檔案管理工作是一定離不開現代化的電子設備的，尤其是像財務檔案這樣具有保密性的檔案管理工作，完善的基礎設備是開展工作的基礎。在財務檔案管理信息化設備完善過程中我們應該注意以下3個方面：①硬件儲存設備，硬件是計算機最重要的組成部分，檔案的信息化管理的儲存、調用等工作都是以硬件為基礎的，尤其是對信息的儲存就更要依賴硬件儲盤了；②軟件，合適的軟件則是檔案可以被調用的主要途徑，在使用、調出、查找工作中選擇正確的軟件系統可達到事半功倍的效果；③這是針對于像財務檔案這樣保密性強的檔案，在對管理信息化過程中要對其設密碼、留備份，使用和存儲中起碼要有兩套不同的密碼，此類文件需對其做嚴格的保密和內部限制處理。

2 高校在財務建設信息化管理工作進程中存在的問題

2.1 沒有明確的建設目標

就目前高校財務信息化管理改革進程來看仍存在不少問題，沒有準確的建設目標就是其中比較明顯的問題，其中許多高校的領導者對信息化管理模式的不重視、害怕在信息化管理建設過程中花費巨大的財力物力，導致財務檔案信息化進程緩慢，在高校內無法形成統一的響應體系，思維模式仍停留在老方法中，以至于信息化管理進程停滯不前。而在另一些高校之中，信息化管理確已開展，但在其內部沒有形成完善的體系、良好的響應模式，甚至沒有明確的工作分層管理制度，導致其信息化進程緩慢。

2.2 建設工作中人手不足

在我國高校財務檔案信息化建設工作中另一個棘手的問題就是沒有足夠的高素質人才，在高校的財務檔案信息化改革進程中，一方面因為需要錄入的財務檔案基數大，錄入過程繁瑣復雜、任務量大，另一方面我們沒有足夠的人手，有的學校甚至利用學生來幫助錄入，由于財務檔案中數字較多，對數字的準確度要求高，雖然能完成錄入工作但無法保證信息的準確性。這樣看來我們急需既能錄入信息又能對信息平臺進行操作的人才，而且需求量大，這就導致了建設工作中的人手不足。

3 高校財務檔案管理信息化的建設政策

3.1 成立素質較強的領導組和工作組

高校財務檔案管理信息化的建設工作中是離不開領導組的帶頭作用的，要使領導組充分認識到建立財務檔案信息化體系的重要性，并積極帶動全校建設信息化的積極性，合理增加和調派人手，定期對員工進行職業化培養。在工作組的組建過程中我們應注意到信息化管理的特殊性，不應將錄入和操作過程分開，從學校員工內部選出適合的人才，并對其進行定向培訓，使之成為信息化建設工作之中多用型人才。在信息化建設工作中我們應著重注意對人才培養，使其具有先進的管理意識和較強的現代化設備操作基礎，進而在信息化建設和應用過程中有自主創新的可能。

3.2 建立有效的管理制度和統一的規劃標準

建立完善的管理制度是開展一切工作的前提，我們在建設之初就應該明確建設目標，在建設過程中就應該本著分組建設、分層建設、分類建設的基本政策，對執行政策、操作行為、人員工作內容制定嚴謹的體制規范，形成條文并賦予其法律執行力度，針對財務檔案的保密性增強對其安全情況的監控制度，并成立專門的監控小組對內部網絡情況進行實時監控。

4 總 結

在當前全球信息化進程日趨完善的今天，管理信息化已成為了管理工作的必然方向，在高校的財務管理信息化建設工作中建設人員怎樣在沒有經驗的基礎下探索合理的方向與方法，制定相應的政策和規定，并在建設和工作過程中不斷使其完善，直到確立自己的管理信息化的建設方法，能否突破這個難點，成功制定適合本校的財務管理政策是高校能否適應信息時代的考驗之一。

主要參考文獻

[1]侯賢祥.高等學校財務檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J].財會研究，2011（10）.

[2]郭生華.高校檔案的信息化建設與服務管理功能的關系初探[J].青海師范大學學報：哲學社會科學版，20l0（5）.

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二、企業財務檔案管理中的現狀

企業財務檔案管理的目的主要有兩個。第一，是為了保證財務檔案信息的安全和完整。第二，是為了能夠更好地使用財務檔案，為財務管理活動提供便利。根據當前的一些法律規定，除了一些經濟監督部門有權調用財務檔案之外，企業財務檔案一般不得外借和查閱，如果說非要外借或查閱，則需要經過企業負責人批準，并按照管理規定辦理相關手續，才能提供財務檔案的查閱和復制。即便是企業內部人員查閱財務檔案也要經過檔案保管部門負責人的同意和批準，并辦理相應的登記手續，涉及企業經營管理秘密的還要經過企業負責人的批準，且只能查閱，不能復制和外借，沒有權限的管理人員是不能接觸涉密財務檔案的。但是很多企業在具體執行的過程中卻沒有這樣嚴格要求，幾乎所有的管理人員都能輕而易舉的借閱到財務管理檔案，給企業的財務管理和經營管理留下了很多安全隱患。而一些企業在財務檔案管理上將財務檔案與其它檔案混合在一起管理，沒有將財務檔案進行專門的分類管理，在使用過程中查找財務檔案比較麻煩，導致財務檔案不能為企業經營管理和財務管理提供檔案服務。

三、企業財務檔案管理信息化問題的對策建議

1.提高認識，不斷完善財務檔案管理制度。企業財務檔案管理中的問題，很大程度是企業的負責人和財務檔案管理者缺乏對財務檔案管理最基本的認識導致的。因此，在今后的發展過程中企業應該組織財務檔案管理相關人員加強學習，提高對財務檔案管理重要性的認識。企業要不斷完善財務檔案管理制度，制定完善的財務檔案管理規定，結合企業自身的財務管理狀況，健全和完善企業財務檔案管理控制程序和業務操作規范，明確財務檔案管理人員及其責任，以及違反財務檔案管理制度的處罰，完善財務檔案管理設施，突出程序規范及責任，為全面實施財務檔案管理信息化制度創造良好的條件。

2.強化責任，大力提高財務檔案管理制度的執行力。良好的財務檔案管理制度只有真正貫徹落實到企業財務檔案管理具體工作當中才能發揮其作用，才能體現出制度規范對財務管理工作及企業經營管理的價值。應該在制度中明確監督處罰的措施，定期檢查財務檔案管理有關人員的檔案管理工作，要求檔案管理人員必須嚴格按照法律的規定做好財務檔案的立卷、歸檔、保管工作，所有的查閱、復制、銷毀應該嚴格遵守企業的財務檔案管理規定。

3.規范程序，嚴格執行財務檔案安全管理和使用規定。在財務檔案管理工作當中，企業既要保證財務檔案信息的安全和完整，又要為企業經營和財務管理活動提供服務和支持。由于財務檔案包含著企業經營管理的很多信息，一些信息涉及到企業經營管理中的商業秘密，從維護企業根本利益的角度來講，除相關經濟監督部門的檢查和工作需要之外，一律不準外借，即便是相關經濟監督部門的檢查或工作需要，也要經過企業負責人的批準。

4.搞好數據挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都建立在此基礎之上。實現檔案管理的信息化，必須向數字化、信息化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。必須建立企業財務檔案數據庫，可以按企業財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度原始憑證、會計賬簿、指標文件、工作資料等建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔資料及時錄入電腦。

5.搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用，檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息絡，保證檔案信息的完整性。同時也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。

篇（11）

人才服務機構從隸屬的關系上來看，主要分為兩大類：1.是人力資源社會保障部門所屬的人才服務機構，也就是國家的人力資源與社會保障下的具有全國性的人才流動服務機構。2.是非人力資源社會保障部門所歸屬的人才服務機構，為各個層級的政府以及其他部門或相關的企業單位、社會群體等所屬的人才服務機構。

從本質上來看，這兩種人才服務機構的區別就在于，人力資源社會保障部門所歸屬的人才服務機構具有社會保障人力資源部門所全權授予的行政職能，負責為企業開展社會化等技術上的考試與評審，以及轉正與工齡的核定等等。而非人力資源社會保障部門所歸屬的人才服務機構，就不具備擁有行政的權力，并且經過人力資源相關的保障部門重重審批以后，才可以對人才的供求信息做到搜索、整理、咨詢，主要開展針對于人才的搜索、介紹、招聘、培訓、考核等其中一種或者多種的中介服務。

二、目前我國的人才檔案管理現狀分析概述

由于我國人口數量眾多，所以導致相關的人才服務機構的人才流動性比較高，而在針對于人才服務機構中的流動人才的檔案管理涉及到很多方面，內容也是較為繁雜的，其中不僅包括了人才到相應企業、單位所簽署的工作合同，還包括了與其相對應的專業職稱的?u審核定等問題，在人才升職以后，其步入了一個新的城市以及新的工作環境以后，人員的調配問題等，我國也下達了一系列關于人才服務機構中流動人才的檔案管理的規章制度，在很大程度上幫助了人才服務機構對其有效地實施檔案管理。

隨著社會經濟不斷的進步，對人才也有了更高的要求，我國目前的人才服務機構的檔案管理無法滿足現在這個社會對于人才檔案管理的需求了，那么我們一定要不斷地進行創新完善，從中尋找到真正與時代相符的人才服務機構的檔案管理方式，才能在最大程度上使我國的檔案管理水平晉升到一個新的高度。

三、人才服務機構檔案管理信息化建設的分析概述

在人們越來越重視信息化建設的今天，加強對人才服務機構的檔案管理信息化建設的根本目的就是，在對自動化的信息管理系統上的再次開發與利用，并表現出具有動態、便捷、即時性等特點，這樣才能在很大程度上提升人才服務機構檔案管理的水平。因此，要強化檔案管理的信息化建設的主要思想，并要求人才服務機構中的所有員工重視起檔案管理的信息化建設的重要性。

檔案管理人員也應當對自身有著更高的標準要求，1.必須要積極上進，具有良好的科學先進的思想。2.提高自身的檔案意識，做到統一全面性的管理。3.要從實際的角度出發，循序漸進，并在實踐的過程當中，提高對信息化建設的應用水平。