緒論：寫(xiě)作既是個(gè)人情感的抒發(fā)，也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇電子檔案管理方式范文，希望它們能為您的寫(xiě)作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

草稿和定稿。在電子文件中，對(duì)“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來(lái)：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時(shí)通過(guò)拷貝保留原文，加稿本號(hào)后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。

各種數(shù)據(jù)文件。如數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形庫(kù)、方法庫(kù)等等。大型數(shù)據(jù)文件大多是動(dòng)態(tài)的，其中的數(shù)據(jù)在不斷地發(fā)生更新變化，新加進(jìn)來(lái)的數(shù)據(jù)代替、覆蓋了以前的數(shù)據(jù)。對(duì)于這種數(shù)據(jù)文件應(yīng)定期拷貝作為一個(gè)數(shù)據(jù)集另行歸檔，不再更改。拷貝間隔可根據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容而定，如一個(gè)星期、一個(gè)月等。拷貝可以人工的方式進(jìn)行，也可由計(jì)算機(jī)程序自動(dòng)實(shí)施。

電子郵件（E―mail）。

會(huì)議文件。電子時(shí)代很多會(huì)議將采用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議方式，與會(huì)者身處異地，通過(guò)電腦屏幕“見(jiàn)面”、做主題發(fā)言、討論問(wèn)題、做出決議。

與歸檔文件相關(guān)的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運(yùn)行文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。電子文件在相應(yīng)的命令文件和操作系統(tǒng)中可以順利讀出，必要時(shí)應(yīng)把它們與文件同時(shí)歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統(tǒng)不必重復(fù)歸檔。

與電子文件有關(guān)的各種紙質(zhì)文件。在沒(méi)有達(dá)到完全“無(wú)紙化”的時(shí)候，必要的與電子文件相關(guān)的紙質(zhì)文件也應(yīng)納入電子文件的歸檔范圍。

二、電子文件的歸檔時(shí)間與歸檔前的檢測(cè)、鑒定

（一）歸檔時(shí)間

總的說(shuō)來(lái)，邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。在歸檔時(shí)，應(yīng)根據(jù)具體情況加以靈活處理。在實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件二套制的機(jī)關(guān)，有必要與紙質(zhì)的文件的歸檔加以協(xié)調(diào)，以便于兩種文件的對(duì)應(yīng)處置和對(duì)應(yīng)查找；管理性文件可按照內(nèi)容特點(diǎn)確定一個(gè)歸檔期限；技術(shù)文件、科研項(xiàng)目文件等可在項(xiàng)目完成后歸檔。由于電子文件易于復(fù)制，歸檔后并不影響形成部門(mén)的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時(shí)間，在系統(tǒng)允許的條件下可以提前進(jìn)行。電子文件的流動(dòng)性很強(qiáng)，及時(shí)加以控制是十分必要的。在完全辦公自動(dòng)化的文檔一體化時(shí)代，文件將實(shí)行完全的邏輯實(shí)時(shí)歸檔，即文件的形成之時(shí)就是文件的歸檔之日。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在正式批準(zhǔn)簽署文件時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將自動(dòng)將文件歸檔。

（二）歸檔前的檢測(cè)

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢查。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。

（三）歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照現(xiàn)行國(guó)家關(guān)于文件鑒定的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)進(jìn)行。鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。具體鑒定內(nèi)容及方法如下：

1、有效性和完整性鑒定。

歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果說(shuō)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

2、保管期限的劃分。

電子文件保管期限的劃分，參照國(guó)家關(guān)于文件保管期限的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定實(shí)行。即與現(xiàn)行紙質(zhì)文件基本一致。考慮到其保存的密集性與長(zhǎng)期性，可適當(dāng)延長(zhǎng)其保管期限。

三、電子文件的歸檔要求

（一）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。

電子載體的存量較大，電子文件歸檔時(shí)應(yīng)適當(dāng)集中，即制成歸檔數(shù)據(jù)集。這種歸檔數(shù)據(jù)集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤(pán)即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優(yōu)越條件確保了歸檔的電子文件集中統(tǒng)一、完整齊全，從技術(shù)上進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案工作的基本原則。

（二）推薦采用以下載體：只讀光盤(pán)、一寫(xiě)多讀光盤(pán)、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

（三）存儲(chǔ)電子文件的載體和包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填上編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。

（四）將電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

（五）需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)機(jī)讀目錄存在同一載體上。如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

（六）原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少一年。

（七）在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。

四、電子文件的移交

（一）介質(zhì)移交

電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行管理。

篇（2）

當(dāng)今對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案，已經(jīng)有了非常成熟的管理制度和技術(shù)，一般能夠配備專(zhuān)門(mén)的檔案室以及專(zhuān)門(mén)的管理人員，對(duì)于文件特別是保密文件的調(diào)閱也有著嚴(yán)格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應(yīng)的措施來(lái)保障文件檔案的安全。但對(duì)于電子檔案，卻還沒(méi)有詳細(xì)的操作性強(qiáng)的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經(jīng)意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環(huán)節(jié)都有可能出現(xiàn)問(wèn)題。

電子檔案安全可靠的運(yùn)行，不僅僅關(guān)系到數(shù)據(jù)本身的正常運(yùn)行，更重要的是關(guān)系到所有與電子檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)有關(guān)的正常業(yè)務(wù)開(kāi)展，因此電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、系統(tǒng)軟件等都應(yīng)具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

一、防火墻訪問(wèn)防范措施

防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障，是最受人們重視的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品。從理論上看，防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)間的安全認(rèn)證與傳輸，防火墻不僅要完成傳統(tǒng)的過(guò)濾任務(wù)，還要為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。當(dāng)今的防火墻產(chǎn)品正朝著數(shù)據(jù)安全與用戶(hù)認(rèn)證、防止病毒與黑客侵入等方向發(fā)展。在電子檔案管理系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)的連接處安裝防火墻設(shè)備，能夠根據(jù)會(huì)話信息、應(yīng)用協(xié)議、訪問(wèn)用戶(hù)、被訪問(wèn)者資源等進(jìn)行訪問(wèn)控制規(guī)則設(shè)置，保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層得到一定的控制，同時(shí)，為了保證整體安全性，防火墻設(shè)備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)（Pointof Service，POS）之間，以及存在不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)（Virtual Local Arca Network，VLAN）劃分等安全訪問(wèn)控制措施。

二、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御

網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備（Intrusion Prevention System，IPS）在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)入被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)之前通過(guò)報(bào)警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護(hù)，目的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入行為進(jìn)行阻截，同時(shí)，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡(luò)侵入檢測(cè)系統(tǒng)（Intrusion Detetection System，IDS），即針對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入進(jìn)行監(jiān)測(cè)，它可以自動(dòng)識(shí)別種種侵入模式，在對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析時(shí)與這種模式進(jìn)行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，目的是通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測(cè)，彌補(bǔ)防火墻等邊界安全軟件的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備也對(duì)蠕蟲(chóng)木馬病毒攻擊進(jìn)行識(shí)別，并進(jìn)行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和Internet、POS（Pointof Service，POS）的邊界布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，也能夠?qū)M(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求進(jìn)行預(yù)警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)中心前布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，保證了不論攻擊來(lái)源于哪里，包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)，都能夠?qū)π畔?shù)據(jù)資源進(jìn)行有效的防御。在電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)資料中心區(qū)域，為了確保對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)的訪問(wèn)不造成影響，網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備應(yīng)使用專(zhuān)業(yè)硬件芯片架構(gòu)，確保具有高度處理能力。此外，網(wǎng)絡(luò)侵入防范設(shè)備還需要對(duì)進(jìn)出被保護(hù)區(qū)域的大量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行檢測(cè)，做到雙向防御的目的。

為了簡(jiǎn)化布置，節(jié)約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設(shè)備，同時(shí)實(shí)現(xiàn)侵入防范和入侵檢測(cè)的功能，即對(duì)關(guān)鍵鏈路實(shí)現(xiàn)了串行接入，也對(duì)病毒或黑客的侵入實(shí)施防范和阻截，同時(shí)采用同一臺(tái)設(shè)備的別處端口對(duì)其他網(wǎng)絡(luò)采用端口鏡像方式接入，進(jìn)行實(shí)時(shí)入侵檢測(cè)。

三、網(wǎng)關(guān)病毒防御

傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計(jì)算機(jī)終端殺毒軟件進(jìn)行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進(jìn)行查找殺除，是一種亡羊補(bǔ)牢的方法，而且在查找殺除病毒時(shí)將會(huì)占用大量的系統(tǒng)資源，當(dāng)今病毒傳播主要依賴(lài)于Internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。對(duì)出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行查找殺毒，阻截來(lái)自Internet的文件病毒入侵網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部，同時(shí)阻截來(lái)自Internet的黑客對(duì)應(yīng)用服務(wù)器群的入侵和破壞；阻截來(lái)自Internet的病毒對(duì)終端操作系統(tǒng)的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之外。

四、提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識(shí)。很多病毒的運(yùn)行或者非法訪問(wèn)都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點(diǎn)：

第一，絕對(duì)禁止使用電子檔案管理專(zhuān)用電腦訪問(wèn)外網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)上潛在著很多的威脅，每時(shí)每刻都有網(wǎng)絡(luò)探測(cè)工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問(wèn)，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)，嚴(yán)重的會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專(zhuān)用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專(zhuān)用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過(guò)廠商檢驗(yàn)的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應(yīng)用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務(wù)。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無(wú)關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。

第三，輕易不要使用U盤(pán)移交電子檔案。U盤(pán)是一種USB接口的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，可以被隨機(jī)讀寫(xiě)，是病毒最理想的傳播工具。由于U盤(pán)經(jīng)常在各個(gè)電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過(guò)程中，應(yīng)該盡量減少U盤(pán)的使用。

第四，對(duì)于不清楚的文件，不要輕易打開(kāi)運(yùn)行。很多病毒會(huì)將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應(yīng)該提高警惕，對(duì)于不清楚的文件打開(kāi)時(shí)一定要慎重。

此外，為了保證電子檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，還必須遵照國(guó)際、國(guó)內(nèi)的防范標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，通過(guò)系統(tǒng)的技術(shù)防御措施和非技術(shù)防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統(tǒng)提供一個(gè)安全環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)安全是一個(gè)系統(tǒng)的、全局的問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)上的任何一個(gè)漏洞，都會(huì)導(dǎo)致全網(wǎng)的安全問(wèn)題。我們應(yīng)該用系統(tǒng)工程的觀點(diǎn)、方法來(lái)分析電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全及具體措施。一個(gè)較好的安全措施往往是多種方法適當(dāng)綜合的應(yīng)用結(jié)果。這些環(huán)節(jié)在網(wǎng)絡(luò)中的地位和影響作用，也只有從系統(tǒng)綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)遵循整體安全性原則，根據(jù)規(guī)定的安全策略制定出合理的網(wǎng)絡(luò)安全體系結(jié)構(gòu)，這樣才能做到整個(gè)系統(tǒng)的安全。

參考文獻(xiàn)

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3.何海燕，張曉甦.危機(jī)管理概論[M].首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)出版社，2006.

篇（3）

引言

    隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為企事業(yè)單位日常辦公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件等電子文檔信息不僅包括企業(yè)秘密，更有甚者還包括國(guó)家秘密在網(wǎng)絡(luò)上共享和傳播，為工作提供了極大地便利，同時(shí)也增加了重要信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)。在信息安全面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的形勢(shì)下，電子文檔安全工作應(yīng)當(dāng)引起越來(lái)越多的重視。

   1.電子文檔存在的安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)

     電子文檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。主要依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸。它看得見(jiàn)，摸不著，在一般管理模式下，通常依賴(lài)保密管理制度強(qiáng)制實(shí)施，輔以人工監(jiān)管手段來(lái)達(dá)到防護(hù)電子文檔的安全，但這給日常工作帶來(lái)了諸多的不便和風(fēng)險(xiǎn)。它的易傳播、易擴(kuò)散性也成為了企業(yè)管理的安全隱患。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

   （1）共享在局域網(wǎng)上的文件夾及文件沒(méi)有加密措施；

   （2）分散的輸出方式不利于安全管理；

   （3）復(fù)印、打印設(shè)備使用權(quán)限難以控制；

   （4）打印審批存在效率低、難以記錄的問(wèn)題；

   （5）涉密文件的生命周期安全管理嚴(yán)重依賴(lài)于人工；

   （7）終端用戶(hù)的日常操作和網(wǎng)絡(luò)行為沒(méi)有監(jiān)控和審計(jì)管理，難以形成全面、細(xì)致的日志審計(jì)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出。

   （8） 惡意文件/病毒通過(guò)U盤(pán)、光盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)輕易進(jìn)入系統(tǒng)，導(dǎo)致文檔數(shù)據(jù)丟失。

     1.1此外，還有內(nèi)部人員有意或無(wú)意地泄密。

    隨著全球信息化時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)泄密行為呈上升趨勢(shì)。一個(gè)惡意的泄密事件往往會(huì)給企業(yè)造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進(jìn)行補(bǔ)救，重則將會(huì)使一個(gè)企業(yè)置之死地。權(quán)威數(shù)據(jù)顯示，幾乎所有的中國(guó)企業(yè)對(duì)電子文檔都沒(méi)有任何防護(hù)措施，企業(yè)對(duì)于信息有保護(hù)措施的不到3%。一些機(jī)密性的資料，電子文檔輕易就可以通過(guò)電子郵件和移動(dòng)硬盤(pán)泄密到網(wǎng)絡(luò)外部。全球最具權(quán)威的IT研究與顧問(wèn)咨詢(xún)公司Gartner調(diào)查顯示：有超過(guò)85%的安全威脅來(lái)自組織內(nèi)部，而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)各種安全漏洞造成的損失中，30% - 40% 是由電子文件的泄露造成的，而在 Fortune（財(cái)富雜志）排名前1000家的公司中，每次電子文件泄露所造成的損失平均是50萬(wàn)美元。

   2.電子文檔安全有效控制方案

     為了更有效防止電子文檔的泄密，就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案，保障最核心的電子文檔的安全。

   2.1以授權(quán)管理作控制

   通過(guò)技術(shù)手段對(duì)文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權(quán)限進(jìn)行控制，嚴(yán)防泄密，提高保密安全管理水平，變分散、無(wú)序的設(shè)備輸出管理為集中而有序的監(jiān)控管理。設(shè)備使用、用戶(hù)權(quán)限可控，避免非授權(quán)使用設(shè)備，用戶(hù)權(quán)限可管理。對(duì)使用者進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，來(lái)控制其是否有復(fù)印、打印、彩色輸出等權(quán)限，并且還可通過(guò)設(shè)定配額以控制輸出；使用者可通過(guò)身份認(rèn)證進(jìn)行文件輸出；打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸出設(shè)備平時(shí)處于鎖定狀態(tài)，非授權(quán)人員無(wú)法使用復(fù)印及打印功能。

   2.2以數(shù)據(jù)文檔安全為核心

   對(duì)指定進(jìn)程和特定文檔其創(chuàng)建，編輯，保存自動(dòng)加密，非授權(quán)用戶(hù)無(wú)法明文打開(kāi)特定文檔；打印輸出采取閉環(huán)管理，文件需要先進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，通過(guò)身份認(rèn)證，自動(dòng)嵌入條碼打印輸出，通過(guò)條碼進(jìn)行自動(dòng)化快速文件回收，全面記錄文件打印、審批、回收等全周期信息，確保打印出的即為經(jīng)過(guò)審批的，且打印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，打印者即為得到打印輸出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丟失、敏感信息泄露，確保打印內(nèi)容與審批內(nèi)容一致，避免誤操作，減少浪費(fèi)，自動(dòng)負(fù)載均衡，減少排隊(duì)。

   2.3以監(jiān)控審計(jì)作追查

   特定管理人員可查看打印復(fù)印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通過(guò)柱形圖餅狀圖等方式，直觀的顯示任一時(shí)間段內(nèi),輸出設(shè)備的使用負(fù)荷、部門(mén)輸出、個(gè)人輸出情況。全面而詳盡的電子化日志記錄，變紙質(zhì)人工登記為自動(dòng)電子化日志記錄，且信息更為全面，便于日后審計(jì)和追溯。

   3.電子文檔安全系統(tǒng)功能及技術(shù)闡述

   電子文檔安全管理系統(tǒng)是根據(jù)電子文檔安全有效控制方案詳細(xì)設(shè)計(jì)出的一套管理系統(tǒng)，主要應(yīng)包括以下功能：

   3.1安全認(rèn)證：采用口令加USBKEY等方式通過(guò)管理控制臺(tái)對(duì)登錄系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)行身份認(rèn)證控制，不同的身份在服務(wù)器上有不同的存儲(chǔ)區(qū)。通過(guò)此管理方式，可滿(mǎn)足一人一臺(tái)、一人多臺(tái)及多人一臺(tái)使用電腦的實(shí)際情況。

   3.2文檔管理：采用文檔標(biāo)密和定密的方式，對(duì)文檔起草、批準(zhǔn)、審批和審核全生命周期進(jìn)行控制。對(duì)不同性質(zhì)的部門(mén)、用戶(hù)和用戶(hù)組制定不同的權(quán)限策略，文檔創(chuàng)建時(shí)按策略標(biāo)記文檔權(quán)限屬性，屬性包括創(chuàng)建者、可使用的部門(mén)和用戶(hù)列表。

   3.3安全存儲(chǔ)：提供網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)功能，對(duì)加密的電子文檔上傳服務(wù)器進(jìn)行集中存儲(chǔ)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)本地涉密電子文檔的備份。只有數(shù)據(jù)擁有者能查看和使用，即使其它合法用戶(hù)也不能查看和使用他人的數(shù)據(jù)。

   3.4人員管理：對(duì)系統(tǒng)中所有用戶(hù)按照人員崗位職責(zé)及涉密范圍進(jìn)行統(tǒng)一的密級(jí)管理。采用人員定密的方式對(duì)用戶(hù)的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、非密四種。針對(duì)不同密級(jí)用戶(hù)，可配置強(qiáng)制加密策略，在文件交換時(shí)，文件不能由高密級(jí)用戶(hù)傳到低密級(jí)用戶(hù)。

   3.5文檔流轉(zhuǎn)：根據(jù)人員密級(jí)和文檔的密級(jí)，嚴(yán)格控制文檔流轉(zhuǎn)過(guò)程，防止合法用戶(hù)對(duì)文檔進(jìn)行非法操作。文件對(duì)內(nèi)部或外部協(xié)同流轉(zhuǎn)時(shí)，需提交文檔審核申請(qǐng)修改文件權(quán)限，審核的文件副本和操作記錄日志，保障內(nèi)部文檔安全順暢流轉(zhuǎn)；外部發(fā)送文檔的安全協(xié)同。

   3.6文檔輸出打印：電子文檔打印輸出需要通過(guò)部門(mén)或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核通過(guò)后，才能將電子文檔進(jìn)行刻錄或U盤(pán)導(dǎo)出，導(dǎo)出形式可以根據(jù)保密需要進(jìn)行加密處理。對(duì)電子文件打印輸出執(zhí)行嚴(yán)格的打印申請(qǐng)、審批流轉(zhuǎn)，對(duì)涉密文件輸出紙張采用數(shù)字水印技術(shù)，自動(dòng)嵌入條碼打印輸出，用戶(hù)刷卡輸出，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密管理規(guī)章制度對(duì)于打印管理的要求。

3.7安全管理與審計(jì)：根據(jù)安全保密管理規(guī)章制度設(shè)置系統(tǒng)提供系統(tǒng)管理員、安全保密管理元和安全審計(jì)員三員，不同管理員的權(quán)限設(shè)置應(yīng)相互獨(dú)立、相互制約，確保系統(tǒng)滿(mǎn)足“三權(quán)分立”原則，各行其職，各盡其責(zé)。系統(tǒng)管理員單獨(dú)查看某 個(gè)文件的操作歷史，安全保密管理員查看整個(gè)文件夾的操作歷史，安全審計(jì)員查看整個(gè)系統(tǒng)所有用戶(hù)的操作歷史。

    3.8病毒掃描防護(hù)：實(shí)現(xiàn)病毒掃描引擎，上傳文件，均會(huì)進(jìn)行病毒掃描，如果發(fā)現(xiàn)病毒，會(huì)通知管理員進(jìn)行處理。

    總之，做文檔安全的目的是為涉密電子文檔的管理提供一套有效的管理辦法，防止內(nèi)部重要電子文檔被泄密，實(shí)現(xiàn)了對(duì)電子文檔全生命周期的安全管理。

結(jié)束語(yǔ)：

篇（4）

檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無(wú)誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒(méi)有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿(mǎn)足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。

2 我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

雖然目前我國(guó)的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問(wèn)題。首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。我國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。

上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問(wèn)題，一是檔案管理人員的問(wèn)題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問(wèn)題和漏洞。一些事業(yè)單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒(méi)有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來(lái)了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。

篇（5）

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)容越來(lái)越多，檔案的分類(lèi)越來(lái)越豐富，這使得傳統(tǒng)檔案管理方式無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)階段高速發(fā)展的社會(huì)需求，電子檔案作為全新的檔案管理方式，成為檔案融入現(xiàn)階段社會(huì)的必然趨勢(shì)。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息搜集、整理和保存，不但能夠降低檔案信息的存儲(chǔ)空間要求，還能有效提高檔案管理的工作效率，電子檔案管理方式已成為目前機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位采用的主要檔案管理方式。

一、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

電子檔案是指以計(jì)算機(jī)盤(pán)片磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表和電子圖紙等。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有數(shù)字化的信息形態(tài)、對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性、載體的非直讀性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等特點(diǎn)，這些特性決定了電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理在各方面存在很大差異。

1、歸檔時(shí)間和歸檔方式的不同

傳統(tǒng)檔案的歸檔，要求在所有檔案資料辦理完結(jié)后，由檔案工作人員或文書(shū)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一完整的收集，并進(jìn)行合理及時(shí)的歸檔保管。歸檔的所有案卷，都要依照一定的次序進(jìn)行系統(tǒng)排列，保持卷與卷之間的歷史聯(lián)系，并具有完備的歸檔手續(xù)。由于電子檔案易于復(fù)制調(diào)閱，歸檔后不會(huì)明顯影響相關(guān)部門(mén)的查找利用，因此電子檔案的歸檔可以在文件辦理完結(jié)后或在某一規(guī)定的時(shí)間周期內(nèi)，隨時(shí)進(jìn)行歸檔保管。

2、管理方式的不同

由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)不同，因此其管理方式也不同。 電子檔案可以做到檔案的一級(jí)管理，即檔案管理部門(mén)在接收到檔案的第一時(shí)間給每一份檔案編制唯一的檔案號(hào)，標(biāo)注出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)。而傳統(tǒng)檔案管理則需填不同類(lèi)型、日期，然后再進(jìn)行相應(yīng)的存儲(chǔ)位置。

3、內(nèi)容的保護(hù)措施的不同。

電子檔案具有特殊的重復(fù)性和可逆性，修改時(shí)不會(huì)留下任何痕跡。其優(yōu)點(diǎn)在于在檔案的最初歸類(lèi)和錄入時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可及時(shí)改正，其弊端在于難以辯認(rèn)檔案內(nèi)容的真實(shí)性，檔案辨別過(guò)程也是相當(dāng)?shù)睦щy和復(fù)雜。而傳統(tǒng)的檔案管理方式則可以彌補(bǔ)這一不足，確保檔案的原始性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。

4、保管方式的不同

電子檔案存儲(chǔ)的載體在歷經(jīng)多年后必然會(huì)老化，在更換新的載體時(shí)易于出現(xiàn)差錯(cuò)，影響檔案的完整性。傳統(tǒng)檔案管理則能有效避免該類(lèi)問(wèn)題，有了紙制品備份就不會(huì)因檔案丟失而無(wú)法完成。此外，即使出現(xiàn)病毒入侵等不安全因素也不用擔(dān)心檔案缺失。

5、查詢(xún)利用方式的不同

電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的最明顯差異在于其需要錄入，即通過(guò)復(fù)雜的編碼解碼才能呈現(xiàn)并使用。其優(yōu)點(diǎn)在于錄入后與載體沒(méi)什么聯(lián)系，可隨時(shí)復(fù)制，方便調(diào)檔。傳統(tǒng)檔案管理需要按照記錄查詢(xún)位置再進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力甚至可能影響到其他工作。電子檔案則能快速調(diào)閱，只需登錄管理頁(yè)面，通過(guò)身份確認(rèn)并給予查閱權(quán)限就能隨時(shí)隨地查閱檔案信息了。

二、檔案管理中的信息安全問(wèn)題

電子檔案管理具有優(yōu)質(zhì)、高效、不受空間限制等優(yōu)點(diǎn)，然而電子檔案的特殊性也凸顯出一些亟待解決的安全問(wèn)題。

（1）數(shù)據(jù)容易被他人竊取、修改甚至偽造，對(duì)于高度機(jī)密的檔案，這無(wú)疑構(gòu)成了很大威脅。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，各部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易受到攻擊和破壞。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自我保護(hù)功能建立在系統(tǒng)應(yīng)用層面，與其他惡意代碼和惡意軟件運(yùn)行在相同層面，因此很難形成有效的管理和監(jiān)控。

（2）電子檔案的真實(shí)性、合法性問(wèn)題。紙質(zhì)檔案上的單位蓋章和領(lǐng)導(dǎo)簽字，具有法律效力，其真實(shí)性、合法性比較容易鑒別；而電子檔案由于其易于復(fù)制、修改的特點(diǎn)，其真實(shí)性、合法性的鑒別則受一定條件的制約。

（3）電子檔案長(zhǎng)期保存中的信息安全問(wèn)題。電子檔案的長(zhǎng)期保存受許多條件制約，包括載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性。

（4）計(jì)算機(jī)病毒對(duì)電子檔案的危害問(wèn)題。電子檔案在信息傳輸中可能會(huì)感染計(jì)算機(jī)病毒，管理系統(tǒng)也可能受到惡意攻擊，從而對(duì)電子檔案的安全構(gòu)成威脅。

（5）管理體制問(wèn)題。傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度。而目前檔案數(shù)字化過(guò)程及從電子檔案的生成到歸檔保存都缺乏十分規(guī)范的管理，缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和管理制度。

三、電子檔案安全管理措施

傳統(tǒng)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體――-紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是一體的，保住了紙質(zhì)檔案的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子檔案而言，信息與載體是可分離的，這也使得電子檔案信息面臨著隨時(shí)被修改、盜竊、銷(xiāo)毀的危險(xiǎn)。此外，電子檔案信息保護(hù)方面還面臨一個(gè)不可忽視的隱形殺手――電腦病毒。因此，如何保證信息安全成為電子檔案保護(hù)的重要課題。

篇（6）

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃興起以及社會(huì)的信息化，信息技術(shù)普遍應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理工作也迎來(lái)了電子時(shí)代改革。檔案管理不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載，而是轉(zhuǎn)變成了由電腦系統(tǒng)做處理，以網(wǎng)絡(luò)等為載體的數(shù)據(jù)形式，即檔案信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化的出現(xiàn)，不僅僅提高了檔案管理工作的效率，還是檔案信息資源共享更加的便利，較傳統(tǒng)檔案管理方式有較大發(fā)展與進(jìn)步。本文主要探究如何提高電子時(shí)代下企事業(yè)單位檔案管理工作水平。

一、電子檔案較傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點(diǎn)

1.保證了檔案資料的原始性、完整性、準(zhǔn)確性

傳統(tǒng)檔案管理方式是將檔案以紙質(zhì)的形態(tài)進(jìn)行保管，但是檔案往往在保管的過(guò)程中由于保管方式不當(dāng)、保管場(chǎng)所不適宜、保管人員疏忽等原因出現(xiàn)不同程度的損壞，如紙張破損、字跡模糊等，檔案便失去了原有的記錄完整準(zhǔn)確個(gè)人信息的作用。而電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入、掃描儀掃描、照相機(jī)拍攝傳輸?shù)确绞缴傻模绱说玫降膱D片和數(shù)據(jù)是最原始的資料，并且保存到計(jì)算機(jī)中使得檔案存放更安全，不用擔(dān)心化學(xué)物質(zhì)或蟲(chóng)子等對(duì)紙張的腐蝕損壞，實(shí)現(xiàn)了原始檔案的永久保存。

2.提高了檔案管理工作的效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式是人工抄錄整理管理，不僅需要大量的人員，而且極其浪費(fèi)時(shí)間，除此之外還存在人工出錯(cuò)幾率較大的問(wèn)題，檔案管理的效率極低。然而電子檔案能極大提高檔案管理工作的效率，首先，電子檔案方便做更改，只需微小改動(dòng)即可，避免了紙質(zhì)檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤或需要增減是時(shí)做整篇修改，靈活性極強(qiáng)；其次，計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算整理是依據(jù)程序進(jìn)行，錯(cuò)誤率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于人工，速度又遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人工，既避免遺漏缺失又避免大量堆積；此外，電子檔案具有檢索功能，方便查閱，并且實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢(xún)和異地查詢(xún)。

3.保障了檔案的保密性

傳統(tǒng)的檔案管理方式是將檔案以卷宗的形式整理，由此極易造成檔案發(fā)生一系列泄露，檔案的保密性大大降低。而電子檔案的形式為單頁(yè)單份時(shí)，在查閱時(shí)既有針對(duì)性又具有保密性。此外，查閱人在查閱時(shí)需要具有合格的身份，避免無(wú)關(guān)人員查閱檔案導(dǎo)致檔案信息泄露。

二、電子檔案較傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)

1.電子檔案可修改性過(guò)高

電子檔案較傳統(tǒng)檔案有方便修改的優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)這個(gè)優(yōu)點(diǎn)又導(dǎo)致電子檔案過(guò)多易于修改而出現(xiàn)檔案做修改后不易察覺(jué)。并且電子檔案多在網(wǎng)絡(luò)上流傳，一旦被不法分子非法竊取并做更改，將出現(xiàn)檔案不能得到有效保護(hù)，失去準(zhǔn)確性。

2.電子檔案不能完全保證安全性

電子檔案是以數(shù)據(jù)形式記錄在電子設(shè)備中，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)有極高的依賴(lài)性，一旦存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)故障或損壞會(huì)導(dǎo)致檔案的丟失和變化，這使電子檔案的安全性受到威脅。另一方面，如上所述電子檔案有可能受到網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的侵襲，造成不可逆的影響。

三、提升檔案管理水平的對(duì)策

1.紙質(zhì)檔案與電子檔案一同保管

電子時(shí)代下電子檔案的使用已經(jīng)呈現(xiàn)不可改變的趨勢(shì)，但是由于電子檔案也存在缺陷，因此將兩種檔案同步保管多重保證了檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.做好電子檔案的安全保障措施

因?yàn)殡娮訖n案依賴(lài)于存儲(chǔ)設(shè)備，因此需要定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行查殺病毒、設(shè)備維護(hù)等。在計(jì)算機(jī)中安裝殺毒軟件，防止病毒入侵；定期維護(hù)設(shè)備，防止設(shè)備突發(fā)癱瘓等情況出現(xiàn)。

3.建立健全電子檔案管理的規(guī)章制度

相關(guān)管理部門(mén)需要建立專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理規(guī)章制度，并且企事業(yè)單位需要嚴(yán)格遵守制度，將制度切實(shí)落實(shí)到實(shí)際管理工作之中，避免惡性的檔案損害，造成檔案的失真和遺漏。此外，有關(guān)部門(mén)定期檢查檔案，企事業(yè)單位定期自我檢查，并且對(duì)檔案進(jìn)行總結(jié)和整理。

四、結(jié)論

綜上所述，電子時(shí)代下檔案管理工作既迎來(lái)了發(fā)展的巨大契機(jī)，又面臨的巨大挑戰(zhàn)，檔案管理經(jīng)歷了傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)型為電子方式，電子檔案在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的推動(dòng)下是目前極佳的檔案管理方式，具有便利性、高效率性、保密性等等許多優(yōu)點(diǎn)。但是目前電子檔案仍然具有缺點(diǎn)，因此為提升檔案管理水平需要單位和個(gè)人的努力，管理人員需要具備專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)，相應(yīng)的法律法規(guī)需要進(jìn)一步落實(shí)和健全，并且要保障電子檔案不受互聯(lián)網(wǎng)的影響，使電子時(shí)代下檔案管理水平一步步提升。

參考文獻(xiàn)：

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[2]周嬡.談新時(shí)期檔案管理的信息化建設(shè)方略[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2Ol1（11）

篇（7）

一、房地產(chǎn)電子檔案管理的羈絆性因素分析

傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理，采用兩級(jí)管理的方式，隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的外部環(huán)境產(chǎn)生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來(lái)以下幾方面的羈絆性因素：

（一）傳統(tǒng)檔案管理對(duì)象是紙質(zhì)的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數(shù)量和類(lèi)型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用之后，檔案信息內(nèi)容中出現(xiàn)了各種無(wú)紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無(wú)法進(jìn)行有效管理。

（二）檔案管理人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，思想、理念、業(yè)務(wù)水平等方面，都停留在傳統(tǒng)管理的階段。在應(yīng)用信息化管理技術(shù)之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時(shí)間內(nèi)提升業(yè)務(wù)管理水平，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。

（三）檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)檔案的形成提出了新的要求，傳統(tǒng)檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)之后，會(huì)出現(xiàn)檔案人員身兼數(shù)職，不利于工作的開(kāi)展，因此傳統(tǒng)檔案管理的形成方式亟需進(jìn)行改變，以提高歸檔和利用的效率。

二、房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新突破口的尋求

綜合以上幾方面的房地產(chǎn)電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢(shì)下房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創(chuàng)新，必須以下面幾個(gè)方面作為突破口：

（一）一體化信息資源平臺(tái)的建立

根據(jù)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的基本要求，檔案信息化資源平臺(tái)的建立，需要開(kāi)發(fā)資源計(jì)劃、數(shù)據(jù)管理、辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)采集等系統(tǒng)，作為前端控制平臺(tái)規(guī)范化的條件。其中一體化信息資源平臺(tái)的建立，必須在開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件整理標(biāo)準(zhǔn)，再行信息資源的整合，該平臺(tái)的建立必須開(kāi)發(fā)以下三種數(shù)據(jù)庫(kù)：首先是文件級(jí)和案卷級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)公文管理網(wǎng)站，將館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)公布；其次是重要檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)，主要包括文書(shū)檔案和科技檔案，通過(guò)掃描的方式，轉(zhuǎn)換成為數(shù)字化的檔案資料，需要通過(guò)檢索獲取；再次是多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤(pán)資料。通過(guò)以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，以統(tǒng)一的電子檔案儲(chǔ)存格式、流程等，形成電子檔案的統(tǒng)一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時(shí)能夠有效確保檔案信息的及時(shí)性和完整性。

（二）便捷查詢(xún)利用手段的開(kāi)發(fā)

房地產(chǎn)電子檔案的歸集以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過(guò)便捷查詢(xún)利用手段的開(kāi)發(fā)，對(duì)檔案的利用管理流程進(jìn)行優(yōu)化。在這里，我們同樣需要基于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，建立規(guī)則的歸檔程序，在檢查和比對(duì)之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過(guò)條件檢索的方式，迅速在目錄清單當(dāng)中找到目標(biāo)檔案，然后快速鎖定紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置，或者可以直接調(diào)用紙質(zhì)檔案的掃描件，以此提高檔案查詢(xún)利用的效率水平。在這里，我們必須進(jìn)一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關(guān)的文字、字母等信息，通常以檔案名稱(chēng)每個(gè)字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱(chēng)中的某個(gè)關(guān)鍵詞，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)濾之后，彈出所需相關(guān)檔案的目錄。這種便捷的查詢(xún)和利用方式，改變了以往紙質(zhì)檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產(chǎn)電子檔案管理創(chuàng)新的重要手段之一。

（三）軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

硬件方面配置：HP DL580（G2）服務(wù)器1臺(tái)，序列號(hào)347904-AA1；HP MSA500磁盤(pán)陣列1臺(tái)，支持14硬盤(pán)接口；HP原裝SCSI硬盤(pán)7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個(gè)；Evolution Pro工程掃描儀2臺(tái)；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺(tái)；HP Colorlaserjet 3700激光打印機(jī)1臺(tái)；聯(lián)想開(kāi)天M400PC機(jī)4臺(tái)；筆記本電腦4臺(tái)；不間斷電源1個(gè)；數(shù)碼攝像機(jī)1臺(tái)；數(shù)碼相機(jī)1臺(tái)，加1G內(nèi)存。軟件方面配置：Windows2000 Server標(biāo)準(zhǔn)版10用戶(hù)操作系統(tǒng)；Oracle 9i標(biāo)準(zhǔn)版10用戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件；清華紫光軟件，用于網(wǎng)站建設(shè)、全文檢索、OCR應(yīng)用軟件升級(jí)。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

首先是信息的采集，該系統(tǒng)功能是通過(guò)對(duì)檔案信息的在線整理和編目，分類(lèi)建立電子文檔，并錄入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。其次是日常管理，根據(jù)檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內(nèi)容，通過(guò)軟件的功能，為用戶(hù)提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統(tǒng)計(jì)、利用、借閱等。再次是系統(tǒng)設(shè)置，根據(jù)檔案管理的需求，以及結(jié)合檔案管理的工作結(jié)構(gòu)，為適應(yīng)用戶(hù)的需求而不斷完善的系統(tǒng)功能，這也是檔案事業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的舉措。最后是數(shù)據(jù)的安全，檔案應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)字化，在為檔案提供更加方便管理環(huán)境的同時(shí)，面臨越來(lái)越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數(shù)字化加工的時(shí)候，提高數(shù)據(jù)的安全系數(shù)水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關(guān)的管理要求，在日常管理當(dāng)中保證數(shù)據(jù)環(huán)境的安全。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，由于傳統(tǒng)檔案管理方式習(xí)慣于傳統(tǒng)的思想和理念，在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，房地產(chǎn)檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒(méi)有做好管理方式轉(zhuǎn)變的思想準(zhǔn)備，因此很難進(jìn)行超前管理和跟蹤管理，由此產(chǎn)生的諸多不適應(yīng)性，影響檔案管理工作的有效開(kāi)展。為此，筆者認(rèn)為房地產(chǎn)檔案管理工作應(yīng)該通過(guò)開(kāi)發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，并通過(guò)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，方可為檔案管理工作的開(kāi)展，創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻(xiàn)：

篇（8）

1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無(wú)誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒(méi)有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿(mǎn)足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。

2 我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足

雖然目前我國(guó)的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問(wèn)題。首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。我國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問(wèn)題，一是檔案管理人員的問(wèn)題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問(wèn)題和漏洞。一些事業(yè)單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒(méi)有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來(lái)了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。

3 提高檔案管理水平的途徑

首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。提高目前檔案管理水平的第二個(gè)方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為基本任務(wù)來(lái)重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護(hù)檔案信息，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。要經(jīng)常及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時(shí)更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運(yùn)營(yíng)能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時(shí)和有效。

4 結(jié)論

檔案管理工作雖然復(fù)雜煩瑣，但卻是不可或缺的，對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)更是重中之重。隨著現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式方法的迅速發(fā)展，事業(yè)單位必須提高電子化檔案管理和分析處理的能力，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案信息數(shù)據(jù)的安全性。要及時(shí)維護(hù)電子存儲(chǔ)設(shè)備，保障事業(yè)單位日常工作的效率和有序進(jìn)行。檔案管理的時(shí)代性要求事業(yè)單位與時(shí)俱進(jìn)，確保檔案工作穩(wěn)步開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

篇（9）

（一）無(wú)紙化檔案管理

在信息化時(shí)代到來(lái)之前，檔案都是以紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)的。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，無(wú)紙化和虛擬化的檔案管理形式隨著出現(xiàn)，文字的保存形式在不斷的多樣化，并且這種檔案管理形式正在隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及而不斷的普及，這種無(wú)紙化的文字儲(chǔ)存形式也越來(lái)越常見(jiàn)，徹底變革了以紙質(zhì)為儲(chǔ)存媒介的檔案管理方式。無(wú)紙化的檔案管理方式并且在當(dāng)期隨著信息技術(shù)的發(fā)展也變得更加的方便和快捷。檔案的資源當(dāng)前通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，館際互借等方式不斷地增加了館藏，使得檔案資源也越來(lái)越豐富，具有一定的無(wú)限性，形成了檔案管理的虛擬化。

（二）縮微化檔案管理

隨著攝影技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前微縮技術(shù)以及數(shù)碼攝影技術(shù)在不斷被大眾所接受，檔案管理方式也在不斷地從這方面發(fā)展并且在檔案管理方式上也得到了這方面技術(shù)的支持。電子檔案管理的微縮是信息技術(shù)以及攝影技術(shù)的綜合運(yùn)用，它可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)的實(shí)物檔案通過(guò)圖文轉(zhuǎn)化成為電子檔案，這樣就可以減少存儲(chǔ)的空間，通過(guò)這種縮微和數(shù)碼技術(shù)將其轉(zhuǎn)成占用內(nèi)容極小的電子文檔，并且可以通過(guò)相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將其之信息技術(shù)上檢索，進(jìn)行智能化的操作，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案占用空間大，查詢(xún)檢索不方便的問(wèn)題，同時(shí)以保存，安全性更高，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不易保存的問(wèn)題。

（三）社會(huì)化檔案管理

隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)的開(kāi)放性也在不斷地加大。檔案的流動(dòng)性比較大，并且也在不斷地突破時(shí)空限制。另外檔案資料也是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”和“存儲(chǔ)庫(kù)”，在歷史發(fā)展的過(guò)程中，檔案具有著非常重要的價(jià)值，是一種不可再生資源。檔案資源的社會(huì)化管理以及市場(chǎng)的不斷運(yùn)作，促使人們?cè)诓粩嗟奶嵘龑?duì)檔案資源的管理和保護(hù)的意識(shí)，所以在基層事業(yè)單位的檔案管理中要不斷地完善檔案管理共享機(jī)制，不斷地開(kāi)發(fā)檔案本身潛在的價(jià)值，最大限度的發(fā)揮檔案的作用。

二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）創(chuàng)新檔案管理觀念

在當(dāng)前的基層事業(yè)單位檔案管理中，存在著對(duì)檔案重視度不足的現(xiàn)象，并且在對(duì)檔案的管理中思想觀念是不夠開(kāi)放的，所以在工作中要不斷的轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，不斷地改革、發(fā)展、創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)，使基層事業(yè)單位的檔案管理工作更加適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并不斷地提高對(duì)檔案的管理水平。充分的利用先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷的完善檢索系統(tǒng)，要根據(jù)具體的實(shí)際情況，通過(guò)開(kāi)發(fā)軟件對(duì)管理目錄進(jìn)行管理，并對(duì)目錄進(jìn)行分類(lèi)，這樣就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)以及電腦的自動(dòng)化對(duì)其進(jìn)行操作，進(jìn)行相應(yīng)的分類(lèi)匯總和統(tǒng)計(jì)，這樣就可以節(jié)省時(shí)間，提高工作的效率。

（二）完善檔案制度管理

當(dāng)前一些基層事業(yè)單位檔案管理工作制度上還是依賴(lài)于傳統(tǒng)的法律層面上的保障，但是當(dāng)前電子檔案中一個(gè)非常重要的問(wèn)題就是保證電子文件的真實(shí)性、安全性以及可靠性，這是傳統(tǒng)管理制度中不曾涉及到的新問(wèn)題，所以在當(dāng)前需要介乎額社會(huì)發(fā)展的具體實(shí)際，創(chuàng)立一些新的法律法規(guī)及制度保障電子檔案的信息安全，做到與時(shí)俱進(jìn)。

（三）規(guī)范檔案管理方法

在基層事業(yè)單位中對(duì)檔案的管理要采用現(xiàn)代化的管理方法進(jìn)行管理，要將信息技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來(lái)，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，在對(duì)檔案的管理上要做到快捷、全面，使之更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。要注意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理水平，在管理中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，這就要求檔案室要和電子政務(wù)加強(qiáng)溝通和交流，充分發(fā)揮檔案部門(mén)人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務(wù)等方面的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案室的對(duì)電子檔案的接收、管理。要進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行收集管理，盡可能的關(guān)注一些與人民利益相關(guān)的內(nèi)容，為現(xiàn)行的文件資料提供更豐富的資源。

篇（10）

在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，越來(lái)越多的電子文件格式被廣泛應(yīng)用，檔案管理的對(duì)象也由最初的傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料和文獻(xiàn)變得越來(lái)越電子化和現(xiàn)代化，目前我國(guó)在檔案管理的工作方面運(yùn)用是的相對(duì)保守的傳統(tǒng)管理方式，由于長(zhǎng)期的管理制度不完善導(dǎo)致了檔案管理中的管理缺失，無(wú)法在管理工作中適應(yīng)現(xiàn)代化檔案形式的管理需求。

【關(guān)鍵詞】

現(xiàn)代化檔案；管理水平；管理方法

為針對(duì)現(xiàn)代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發(fā)展方向，只有通過(guò)對(duì)檔案管理水平和管理方法進(jìn)行提高、發(fā)展和完善，利用先進(jìn)的管理制度，保證在工作方式上對(duì)新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過(guò)科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理制度的運(yùn)用，將對(duì)新型的電子資料的管理工作進(jìn)行合理的分類(lèi)，利用科學(xué)的管理制度提出能夠適應(yīng)當(dāng)前檔案資料形式的現(xiàn)代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。

1 檔案管理現(xiàn)代化的含義

我國(guó)的檔案發(fā)展形式在世界信息化發(fā)展的步伐上，不斷更新檔案形式，發(fā)展成越來(lái)越多樣化和現(xiàn)代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時(shí)改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，對(duì)資料的保存方式也越來(lái)越多的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式不斷向電子化、多媒體化的方向發(fā)展，而對(duì)這些現(xiàn)代化的檔案信息進(jìn)行的管理工作，若還是以傳統(tǒng)的針對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行的管理方法進(jìn)行管理，無(wú)法將檔案資料的系統(tǒng)性和多樣性有效整合，只有針對(duì)現(xiàn)代化檔案的形式特點(diǎn)和性質(zhì)，利用科學(xué)檔案管理理論，成立針對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應(yīng)科技化的信息發(fā)展水平。

2 進(jìn)程中存在的問(wèn)題

2.1檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對(duì)不高，在實(shí)際的管理工作中沒(méi)有受到相應(yīng)的重視和影響，因此對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對(duì)檔案應(yīng)有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的工作方式和管理機(jī)制，而且在對(duì)檔案資料進(jìn)行編排和利用的過(guò)程中，存在著大量的分類(lèi)處理不當(dāng)和管理方法不完善的方面，如果不進(jìn)行合理的、科學(xué)的改進(jìn)和完善，在工作中仍然用傳統(tǒng)的檔案管理方式，必定無(wú)法完成現(xiàn)代化檔案資料的管理工作。

2.2缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)人才

檔案管理是一項(xiàng)需要重點(diǎn)研究、系統(tǒng)分析的極富專(zhuān)業(yè)性要求的管理工作，因此在對(duì)管理人員的安排上，需要合理計(jì)劃、科學(xué)分工，首先將檔案管理的人員設(shè)置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進(jìn)行，了解新型的電子資料的特點(diǎn)，有針對(duì)性的進(jìn)行不同形式檔案的管理。但在我國(guó)目前的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理人員的設(shè)置具有很大的非專(zhuān)業(yè)性，對(duì)檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現(xiàn)在的檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理水平和管理方式去對(duì)科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進(jìn)行管理工作，那么在對(duì)檔案的科學(xué)化、專(zhuān)業(yè)化管理方面將很難達(dá)到應(yīng)有的管理水平和管理目的。

2.3管理投入不足

保證了檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統(tǒng)和不完善，但對(duì)于管理資源的投入需要有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)支持和資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)，只有足夠的專(zhuān)業(yè)檔案管理資源才能保證管理工作在技術(shù)上和專(zhuān)業(yè)程度上能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案形式。目前我國(guó)的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現(xiàn)狀，除了工作人員數(shù)量不足，管理水平不專(zhuān)業(yè)之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理費(fèi)用的支持，想要改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，還需要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)介入，提高對(duì)工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進(jìn)行。

3 提高檔案管理現(xiàn)代化水平

傳統(tǒng)的檔案管理模式專(zhuān)業(yè)水平低，沒(méi)有足夠的技術(shù)和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現(xiàn)狀，為適應(yīng)科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過(guò)科學(xué)管理理論的學(xué)習(xí)和管理方式的參考提出新型的管理機(jī)制。首先針對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低的傳統(tǒng)管理方法和管理現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行正確的科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理方法的學(xué)習(xí)和提高。其次在檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)性水平低的管理缺陷上，應(yīng)當(dāng)通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化和現(xiàn)代化管理理論的培訓(xùn)，根本上提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平。再次，還應(yīng)改變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，將專(zhuān)業(yè)人員和資金投入結(jié)合，使檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展方面有足夠的物資保證。

4 結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的分析，只有通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)管理理論和管理方式的運(yùn)用，將目前的管理機(jī)制進(jìn)行革新，才能夠適應(yīng)當(dāng)今的電子化、信息化檔案發(fā)展形勢(shì)。針對(duì)新型的檔案形式需求和傳統(tǒng)文獻(xiàn)資料科學(xué)管理相結(jié)合，用新的管理方法對(duì)新的檔案形式進(jìn)行科學(xué)管理。

參考文獻(xiàn)：

［1］楊培花，楊德雄.提高檔案管理現(xiàn)代化水平的措施［J］.現(xiàn)代婦女：理論前沿，2014（1）：206

篇（11）

水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的制約因素

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在水利行業(yè)的普遍應(yīng)用，水利檔案管理技術(shù)得到了進(jìn)一步的發(fā)展。特別是隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的直接產(chǎn)品的電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，水利檔案管理的內(nèi)容和形式也發(fā)生了新的變化，對(duì)傳統(tǒng)的水利檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的水利檔案管理模式正在被現(xiàn)代水利檔案管理理念所取代。水利檔案管理在從傳統(tǒng)向現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變中存在的制約因素有：①主觀認(rèn)識(shí)不到位。一些基層的水利檔案管理者沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)水利檔案管理在整個(gè)水利建設(shè)管理中的地位，把水利檔案管理作為一個(gè)獨(dú)立運(yùn)行的管理工作。認(rèn)為水利檔案管理處于整個(gè)水利建設(shè)管理環(huán)節(jié)的最末端，它的運(yùn)行不會(huì)對(duì)水利建設(shè)管理產(chǎn)生太多的影響。造成檔案管理與水利建設(shè)管理不同步，檔案資料收集滯后，檔案信息傳遞不及時(shí)，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。②客觀因素的制約。水利項(xiàng)目建設(shè)周期一般都比較長(zhǎng)，而且檔案內(nèi)容繁雜。從項(xiàng)目論證、設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工驗(yàn)收，周期短的需要1～2年時(shí)間，周期長(zhǎng)的則需要5～10年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。而實(shí)施過(guò)程中建設(shè)內(nèi)容還會(huì)根據(jù)實(shí)際情況有所調(diào)整變化。項(xiàng)目信息固化為紙質(zhì)和電子檔案的過(guò)程復(fù)雜。③管理方法落后。傳統(tǒng)水利檔案管理的重點(diǎn)是紙質(zhì)檔案，一些基層水利檔案管理者習(xí)慣于手工收集、整理、編目、存檔、查閱的陳舊管理方式，不適應(yīng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案信息資源整合；同時(shí)，由于電子檔案在管理技術(shù)上還存在一些缺陷，其原始記錄性和法律憑證性存在一些質(zhì)疑，也是制約基層水利檔案管理者不能主動(dòng)研究和探討現(xiàn)代水利檔案管理的思路和方法，在水利檔案管理手段和方法上不能取得突破的重要因素。

水利檔案管理實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變的途徑

確立現(xiàn)代水利檔案管理新理念,由對(duì)單一紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向?qū)堎|(zhì)檔案與電子檔案管理并重轉(zhuǎn)變的唯一途徑是實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化。水利檔案管理信息化就是把分散于不同載體、不同地理位置的水利信息資源以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而實(shí)現(xiàn)水利信息資源共享。①實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化，降低水利檔案管理成本，提高水利檔案管理效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)在水利建設(shè)管理工作中的普遍應(yīng)用為水利檔案管理的信息化奠定了基礎(chǔ)。隨著電子檔案的數(shù)量和種類(lèi)不斷增多，實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化可以大大降低水利檔案管理成本，既節(jié)約了費(fèi)用，又節(jié)省了時(shí)間，對(duì)提高水利檔案管理效率和水利檔案管理水平起到了事半功倍的效果。②實(shí)現(xiàn)水利檔案管理的信息化，減少水利檔案管理者的工作量，提高水利檔案管理質(zhì)量。隨著水利檔案管理的重點(diǎn)和方式轉(zhuǎn)變，水利檔案管理者可以把工作精力由原來(lái)集中在迎來(lái)送往的檔案查詢(xún)上，轉(zhuǎn)移到檔案數(shù)據(jù)的收集整理上，使水利檔案的鑒定、整理、編目工作的焦點(diǎn)不再是文件實(shí)體，而是文件形成及運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程，從而更好地把握相關(guān)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，為形成更加清晰的水利檔案管理思路提供保障。③實(shí)現(xiàn)水利檔案管理信息化，提高水利檔案使用效率，實(shí)現(xiàn)水利檔案資源共享。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理是將整理立卷的水利檔案置于檔案柜中，只能滿(mǎn)足本單位工作的查詢(xún)使用。將水利檔案信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)上，完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，取得授權(quán)的不同地域的任何人，憑借信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以隨時(shí)隨地查閱到自己所需的水利檔案信息。這樣，水利檔案資料使用范圍擴(kuò)大了，受眾人數(shù)增加了，水利信息傳遞速度加快了，水利檔案的使用效率提高了，檔案資源也共享了。