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篇（1）

進入數字時代以來，整個世界在激烈的競爭中不斷前進，信息化的程度包括信息技術水平的提高、信息產業的發展、對信息資源的占有和利用，已經被當作衡量一個國家綜合國力的一個重要尺度，也是衡量競爭能力的核心要素。因特網的快速發展和計算機功能的增強，變革信息存取方式的時機已經來到，用數字處理方法能簡便地實現用模擬技術很難實現的功能，這使得“數字化”概念更易于為人們所接受?！皵底志W絡”、“數字音頻”等與數字有關的名詞逐漸成為人們現代生活中的常用名詞，“數字化”不僅成為一種流行，也逐漸成為一種趨勢，檔案館的形式也因此發生了重大變化。適應這種變化的需求，“數字檔案館（Digital Archives）”的概念應運而生。隨著技術的日臻成熟，數字化辦公的日益普及，數字檔案館從理論研究中跳了出來，逐漸成為一種社會實踐，我國部分中心城市已經創建了數字檔案館。鑒于此,筆者認為有必要對“數字檔案館”進行概念性的分析。

一、概念的對比

近幾年來，被提出來的與檔案館未來連在一起的相關術語有很多，如電子檔案館（electronic archives）、虛擬檔案館（virtual archives）、數字檔案館（digital archives）、全球檔案館（global archives）等。

但人們在使用這幾個術語時常常混淆不清，以下就是幾種表述：

“電子檔案館”亦可稱為“數字檔案館”、“虛擬檔案館”或“無墻檔案館”，它不是一個實體機構、一個存放地的概念，可以把它的基本含義解釋為“一個有序的信息空間”、“一個信息系統”。①

數字檔案館（Digital Archives）實際上就是電子檔案館（Electronic Archives），它是隨著計算機網絡技術、數據庫技術、多媒體技術發展而產生的一種新型檔案館。②

虛擬檔案館（Virtual Archives）,又可稱為無墻檔案館（No Wall Archives），指的是一種虛擬的檔案館信息環境。③

從這些定義中不難看出，我國檔案界對數字檔案館、電子檔案館、虛擬檔案館、無墻檔案館等新名詞的使用還是比較混亂的，常常是各個名詞混同使用，因此，本文先對這幾個概念進行辨析：

1. 無墻檔案館

無墻檔案館與無墻圖書館有著相類似的特征，從圖書館學中對“無墻圖書館”的定義和描述中可以看到，“無墻圖書館”這一概念是從用戶感覺的角度來刻畫網絡化的特征，網絡的信息傳遞方式突破了時間的限制和地理的障礙，使得用戶覺得就像在使用一個沒有圍墻，沒有借閱的時間限制的圖書館一樣。在這個方面，無墻檔案館在很大程度上與之相同，這個概念主要強調了在檔案信息利用上時空界限的突破。目前，無墻檔案館這一概念使用得較少。

2. 虛擬檔案館

在很多場合，“虛擬檔案館”的“虛擬（virtual）”與“虛擬實在”或者“虛擬技術”（Virtual Reality）是等同使用的。許多對虛擬檔案館的定義都以虛擬實在技術作為主要用詞。實際上，虛擬檔案館應該是與實體的傳統檔案館相區別而提出來的，“虛擬檔案館實際上是‘利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式’，”④是對分布于各地、各種檔案信息進行動態搜尋相聯結的存在。虛擬檔案館與實態檔案館是兩個相對的概念，虛擬檔案館是一個動態的，開放的網絡信息環境。虛擬檔案館和無墻檔案館則有相似的涵蓋范圍，只是它們各自強調的側重點稍有不同。

3. 電子檔案館

電子檔案館是個使用頻率相當高的名詞，這種狀況主要是受了“電子文件”的影響?！半娮訖n案館”中的“電子”主要是指作用于信息的技術性質，電子檔案館指針對有永久保存價值的電子檔案進行保管、控制和利用的一種專門機構，那么，我們可以簡單勾劃出電子檔案館的形態：電子檔案館是存儲以電子形式存在的檔案，廣泛提供利用的系統，其物理意義上的實體是計算機硬件設備，特別是存儲設備，包括可與計算機暫時脫離的磁盤、光盤等存儲設備以及與計算機相連的硬件載體，它不具有虛擬性的特征。

4. 數字檔案館

人們總是把電子化和數字化當成同一概念來使用，并不對它們進行仔細的區分，然而，從嚴格意義上，電子化和數字化兩個概念是有區別的。在計算機科學中，電子信息包括了模擬信號和數字信號，所以，數字信號是被包含在電子信號這個概念里的，電子化的內涵大于數字化。由于數字化信息在電子化信息中所占的比重越來越大，人們已逐漸視兩者為同義詞。由此，大多數時候，電子檔案館和數字檔案館也被看作是同一事物。但隨著技術的發展，數字信號完全有可能不再依賴電子技術，那么，更不能將它們混為一談了。我們說，“數字檔案館”這個概念中的“數字”強調的是電子媒介上信息存在形式。數字檔案館是指依附于數字化技術，把文字、聲音和圖象轉化為數字形式，采用數字方式進行檔案信息的存貯、傳輸和處理的存在系統。正因為這樣，數字檔案館是目前應用最為廣泛的一個詞。

二、數字檔案館含義的界定

數字檔案館是一個正在不斷發展的新概念，我們可以先對數字檔案館進行預測性的討論，勾畫出它的主要特征，應避免下定義過早導致概念的固化。

所謂數字檔案館，是指二進制編碼的數字方式存儲、處理檔案信息內容，應用計算機、通訊和多媒體技術等現代信息技術，對數字檔案信息資源進行管理，提供網絡檢索和利用服務，實現超大規模資源共享的數字信息系統。它是一個有序的信息空間，一個開放的信息環境。從廣義上講，數字檔案館建立在檔案館自動化的基礎之上，實現了自動標引、自動著錄、自動檢索、自動統計等活動，不僅能使本地和聯機用戶查詢利用直接形成于計算機系統的數字檔案，而且還可以利用經過數字化處理的傳統館藏的數字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構建的數據庫信息系統）的廣義信息系統，既是用戶與信息源的接點，也是信息源與信息源的節點。

在圖1中反映了數字檔案館的概念構成。

圖1

與傳統檔案館相比而言，數字檔案館具有以下主要特征：

1. 數字檔案館的文化性質沒有改變

同樣，數字檔案館的的文化功能依舊保持。數字檔案館的建立使得檔案館實現由完全的實體保管模式向智能管理模式的改變。在數字檔案館的環境下，檔案館將特定區域范圍內的所有檔案歸入其管理范圍，對各種各類的檔案進行監督和控制，不僅包括政府機關行政檔案，也包括企事業單位、私營企業、社團、甚至個人的檔案，使檔案館真正成為集中統一管理具有社會價值的各類檔案的文化事業機構，實現保存社會記憶的功能。因此，數字檔案館的文化性質不可能改變，也不會改變。

2. 館藏內涵發生變化

數字檔案館所擁有的完整的的館藏含義應該是“實體館藏”+“虛擬館藏”。館藏的內涵要求數字檔案館除了收集數字形式的信息，還需要把原有館藏的文字、聲音、視頻信息等都實現數字化的轉化和處理，將各種信息以計算機可處理的字符編碼形式或圖像形式、多媒體形式存貯在計算機存儲設備上。數字檔案館不可能置檔案館原有的館藏資源而不顧。所以，從宏觀的檔案館收藏內涵角度來看，館藏一方面包括實際擁有的傳統館藏的數字化形式和各類數字格式的館藏，即“實體館藏”，另一方面還包括連接在數字檔案館上的外部檔案信息資源，即相對的“虛擬館藏”。數字檔案館勿須存貯龐大的數據庫的備份，館藏不再是實體意義上的集中保管。數字化的館藏可連接成網，用戶通過遠程登錄利用信息，極大地改變了傳統檔案管理中一直努力的文件就近保存的處置方式，可避免檔案館館藏之間的不必要重復。

館藏內涵的變化，使得傳統檔案館的發展目標也有所不同，原有的旨在構建一個龐大的本地館藏目標需重新考慮；館藏的評價標準也需要重新界定，實體檔案的收集質量不再是決定性因素，大量高質量的數字化檔案將成為評價優劣的重要方面。

3. 服務方式的變化

傳統檔案館的服務方式相對單一，等客上門是最常見的方式。相較之下，數字檔案館是開放式的，用戶可以通過終端聯網的方式查找所需要的信息。正如美國檔案學家D?比爾曼在第十三屆國際檔案大會輔導報告《虛擬檔案》一文中所說的那樣：“虛擬檔案出現之時也就是用戶不論到哪兒都能查閱任何地方的文件，而不必知道它們存放在何處之時。”⑤借用圖書館學的用語就是，數字檔案館的服務是一種“用戶驅動”的服務模式，簡單的說，就是以用戶為中心。而且信息檢索系統的功能也不再局限于紙質文件信息的輸入、處理、存貯、檢索和輸出，同時還能夠加工各種視頻、音頻信息。這樣的檢索系統不僅具有靈活的數據組織、管理、檢索的能力，而且還具有聯機信息處理、資源共享、遠程傳真、電子郵件等多種功能。傳統檔案館的檢索功能是靜態的，而數字檔案館的檢索則是動態的，數字檔案館的服務方式必然發生根本性的變革，從單一服務轉變為多元、多層次服務，從而增強與用戶的緊密聯系，加快檔案信息的使用頻率，有效地提高服務質量。

4. 業務工作內容的變化

盡管數字檔案館與傳統檔案館在許多任務和業務活動上都很相似，但由于其保管對象的變化，數字檔案館的業務工作幾個環節也發生了變化，檔案管理從手工操作逐漸向自動化轉變。傳統檔案館中由人工開展的編目、標引、檢索、統計工作，在數字檔案館環境下，可借助計算機應用系統自動進行。從事檔案收集工作的人員將不必逐戶上門征集，只需輕敲鍵盤，文件形成者的信息材料瞬間即可征集進館。在館藏建設方面，數字檔案館要求選擇合適的數字化信息形式的同時，還要對原有館藏實現數字化，其工作內容包括了數據庫的建立、控制和網絡系統的維護。傳統檔案館在利用服務業務范圍方面包括了幫助用戶查詢檔案信息及相關資料，指導用戶使用檔案館信息和建立登記用戶使用檔案反饋情況登記；而數字檔案館除了需要實現電子檢索之外，還要建立面向用戶的交流界面，以便用戶自主地查閱利用數字信息。另外，數字檔案館的鑒定工作有所擴充，在內容鑒定基礎上又加入了技術鑒定的工作內容，對電子文件的可讀性、可靠性、有無病毒感染及載體狀況等方面進行技術上的檢測。

5. 社會角色的變動

檔案館員社會職責的變化同社會的發展息息相關。在人類社會逐漸演變的同時，檔案館的社會角色也有所改變。20世紀下半葉檔案館步入自動化發展階段，人們逐漸擺脫了檔案為保管而保管的社會意識，檔案工作人員的自我定位從單純意義上的保管者轉向了信息的提供著。而如今，隨著信息網絡技術的大量應用，檔案館員將再度發生重大變化。接收檔案不再是數字檔案館的唯一功能，它將主要實行對分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責是：①管理信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳遞信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說，檔案館員將成為關注檔案信息的完整、準確和可靠，履行對信息的監督、傳遞、控制職責的資源開發者。

注釋:

① 馮惠玲.無紙收藏――《擁有新記憶――電子文件管理研究》摘要之二.檔案學通訊.1998，（2）.

② 王宇暉等.對傳統檔案館未來形式的認識.檔案.1999，（6）.

篇（2）

（一）檔案學基礎理論

檔案學基礎理論研究，是理論檔案學的核心，也是應用檔案學研究的前提和基礎。本方向研究檔案與檔案管理（事業）中的基礎性、宏觀性、前沿性的理論問題，主要包括：檔案這一社會事物的內涵、外延及檔案的價值、特點，檔案工作和檔案事業管理，檔案學科體系的內容、結構，檔案管理基本理論等。

（二）電子文件管理

本研究方向旨在面對電子文件的出現在文件與檔案管理、司法認同、技術支持方面引發的一系列前所未有的挑戰而開展全方位的理論探討和創新研究。主要研究電子文件概念、種類和特點，電子文件管理原則、模式和標準，電子文件管理流程、方法和技術，以及電子文件的利用等。

（三）企業檔案管理

本研究方向在研究企業經營管理活動的基礎上，以企業檔案管理、科技檔案管理和知識管理為研究對象。著重探討和研究在社會主義市場經濟條件下的企業檔案管理、信息管理、知識管理的原則、模式、方法與技術，并為企業提供適用的檔案管理、信息管理和知識管理解決方案。

（四）歷史檔案與史學研究

檔案學與歷史學有著十分密切的關系。本研究方向主要研究歷史檔案的種類、分布、價值及其管理理論和方法，并在此基礎上進行相關的史學研究。

（五）檔案保護技術

檔案保護技術是檔案學專業的一個重要的研究方向。本方向研究的內容主要包括：檔案載體及記錄材料結構、成分、性質及耐久性；環境條件對檔案載體耐久性的影響；有害生物對檔案載體耐久性的影響及防治；檔案修復技術；現代信息安全性研究。

那么,就一般意義講,什么是衡量檔案學熱點問題的標準呢我認為基本的標準包括以下幾種.

第一,近年來相對比較集中探討的檔案學前沿性理論和實踐問題.學術研究是有規律可循的.每門科學的建設和發展都有其自身的內在矛盾規律.這種矛盾規律往往是通過一些前沿性的理論問題和實踐問題表現出來的.比如,我國進入21世紀以后,檔案學研究的前沿性問題之一就是電子文件問題.這是因為我國的檔案工作對象發生了較大的變化,電子文件大量出現,且因其具有許多不同于以往傳統形態檔案的特點,傳統檔案學管理理論已經無法合理地解釋和說明這種新的檔案現象,更無法科學地回答它所提出的各種具有挑戰性的管理理論和實踐問題.正是由于理論和實踐之間的這種矛盾的存在,才引發了越來越多的人關注這方面的研究,并將大量的外國檔案學的相關成果介紹進來,同時結合我國的國情,進行整理,吸收,改造和發展.

第二,對新世紀檔案學術研究具有一定導向性與前瞻性的理論問題.

第三,具有一定公眾關注度的實踐和理論問題.

二,檔案學熱點問題舉要

(一)與電子文件管理有關的基礎理論問題

1.電子文件的"真實性","完整性","原始性"維護問題.兩種重要管理理論的研究——電子文件全程管理理論和文件連續體模型理論.可參見《檔案學》2003第二期,傅榮校,周林女的"電子文件管理中的熱點理論問題研究類舉".對這兩種理論,我國檔案界目前只是停留在介紹階段,深入的研究尚未開展.

2.前端控制理論.與這種理論相關的研究課題有許多.如:

(1)檔案管理的前端控制思想;

(2)檔案鑒定中的前端控制;

(3)檔案集中過程中的前端控制;

(4)檔案保護的前端控制;

(5)檔案編目的前端控制;

(6)檔案利用的前端控制;

(7)在文件生命周期中檔案工作者的干預時機的選擇;

(8)電子政務建設中文檔前端控制思想的應用;

(9)電子文件管理與紙質文件管理中前端控制思想的比較等.

3.來源原則問題.來源原則所強調的"來源共同性",在電子文件的管理過程中,受到了質疑.有的學者認為:"源于各種不同結構組織體的數據的產生,改變了單一來源的概念.電子計算機信息系統已經超越了傳統的組織機構的界限,而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個界限所決定的."特里·庫克認為:"電子時代檔案來源的概念需要重新考慮,醞釀和定義,它不僅指文件的形成機關,更包括其形成目的,形成活動,過程,處理程序和職能范圍等."檔案人員的關注點從"實體來源",轉變為"變動,臨時,甚至''''虛擬''''的機構中文件形成者的職能和業務活動為重點的概念來源."庫克的"概念來源",實際上指的是文件的形成過程及背景,即文件是誰,在什么條件下,運用哪些數據,為了什么目的,采用了何種結構形成的等方面的信息.那么在我國目前的情況下,究竟應當如何對待這種新的觀念,難道我們也必須以"概念來源"的新來源觀取代"機構或實體"來源觀嗎

4.電子文件的特點問題.如"信息與載體可分離性"問題.劉東斌,劉偉的"電子文件具有信息與載體可分離性嗎"對人們普遍認可的電子文件的"信息與載體可分離性"的觀點,提出質疑.他們認為:"這一觀點與事實大相徑庭,完全不符合事實.不僅電子文件的信息與載體不可分離,事實上與載體分離的信息根本就不會存在."

5.電子文件的元數據問題.戴維·比爾曼最早將元數據的概念引入檔案學,并將文件和元數據形象地比作信函的內容與信封,文件是元數據封裝起來的對象,元數據加上文件內容就構成了有證據作用的文件.元數據具有維護電子文件原始性,真實性和憑證性的作用.但是,目前人們對元數據的理解不同,主要觀點包括:

(1)元數據是關于文件的背景信息和結構的數據,是有關電子文件的技術性信息.[ICA]

(2)元數據是關于電子文件背景的描述信息.[澳大利亞]

(3)元數據是關于文件和文件集合的背景及其相互關系的結構化描述和編目數據.[英國]

(4)元數據是指構成電子文件數據的數據,例如格式信息,字型,字體,數據詞典,數據庫描述,邏輯和物理模型,系統平臺和軟件資料等一切與生成和恢復電子文件有關的數據,具有隱含性.[中國]

(5)元數據是"由電子文件系統自動記錄的關于文件形成時間,地點,人員,活動,文件系統,結構及內容等方面的具體數據."[中國]

6.數字檔案館的建設與發展問題.

7.電子政務條件下的文檔一體化管理問題.

8.電子文件的運動周期的劃分問題.

(二)檔案學傳統熱點——持續性和發展性的理性思考

1.文件與檔案的關系問題."轉化"關系的探討."半現行文件"概念的爭論.

2.檔案本質和本質屬性的紛爭."歷史的原始記錄"說,"保存備查性"等.

3.檔案概念的拓展問題.檔案概念的外延的擴大與縮小爭論.何嘉蓀是"擴大外延"說的代表,主張把"收發文登記"宣布為"歸檔","把全部現行文件都宣布為檔案".黃存勛認為:"可以借鑒美國等國家檔案界的意見,延伸文件的前檔案階段,以''''進館''''作為文件轉化為檔案的標志.換言之,應該縮小檔案概念外延,僅將保存在檔案館的或已進入永久保存階段的文件視為檔案."

4."實物檔案","口述檔案"概念之爭.

5.文件生命周期理論是否適用于我國的理論之爭.有人認為:"該理論對我國并不適用."因為"我國沒有半現行文件這一概念",也沒有"文件中心".有的則認為,該理論是現代檔案學發展的重要里程碑,是構建文件與檔案學的重要理論基石,是我國檔案事業發展與變革的重要路標與指南之一.

6.文件中心在我國建設與發展之爭論.有的認為它的建立會增加機構和資源浪費,而且同我國的文件與檔案管理理論不適應.有的則將它視為我國檔案機構改革和發展的方向.有的認為我國已經有了比較完整的檔案室體系,根本沒有必要改掉后從新建立一套文件中心體系.有的則認為兩者都是中間過渡性文檔管理機構,可以在不同的情況下并存.

7.文件中心的建設與模式選擇,運作方式問題.

8.電子網絡條件下,文件中心的發展命運問題.

9.文件運動的"回流"問題之爭.吳品才提出之后受到一些同志的挑戰.焦點在于"文件運動是否應與文件的實體形態聯系在一起討論".

10.檔案價值理論的爭論.主要涉及檔案價值的實質及檔案價值概念的表述問題,特別是"勞動價值問題".

11.檔案管理體制的變革問題.

12.檔案工作原則與規則的關系問題.

13.檔案種類劃分問題.

14.虛擬利用方式與傳統利用方式的關系.

15.館藏建設中的"官方文化"現象的變革.

16.確保電子文檔信息長期的真實性,完整性和可利用性的戰略問題.

17.信息時代,使檔案成為可供大眾利用的,最為廣泛的信息資源的問題.

18.檔案學理論和實踐的關系.理論是高于實踐還是實踐高于理論的問題始終在我們的檔案學研究中困擾著我們.一些同志往往以某種做法不符合"檔案學理論"為由,排斥實踐中出現的新觀點,新做法;而不是自覺地檢討相關檔案學理論是不是還能夠具有指導實踐,解決新矛盾,新問題的品格.還有的同志以違背"馬列主義"為由,片面地抵制或消極對待外國的文化思想和先進的文檔管理理念.有的同志以制造辭藻的形式,打造出所謂的理論,讓人們不知所云.例如,有的同志提出信息管理的"多源性,多媒體性,多語義性,多價值性,多時空性,多尺度性,多維性,多類別,多變量和多應用主題……",一口氣列舉了十個"多",不知這種所謂的新理念對實際工作有何指導意義

(三)檔案學自身的基礎理論問題

1.檔案學研究對象的表述問題.

2.檔案學的學科性質問題.

3.檔案學與文書學的關系問題.

4.檔案學的研究方法問題.如"二律背反","形而上"等提法問題.

5.現代管理理論對檔案學研究的影響.

(四)檔案管理信息化問題

1.檔案網絡建設中的信息管理問題.

2.文檔信息化服務中的技術因素與非技術性因素問題.

3.文檔信息化與文檔有效管理問題.

4.文檔核心信息資源的開發利用問題.

5.網上檔案信息的法律地位問題.

6.檔案信息網絡安全問題.

7.檔案信息化建設的核心問題.資源建設:檔案目錄數據庫和部分開放文檔的全文數據庫建設問題;電子文檔信息資源的組織問題.

8.數字化檔案信息資源的管理和維護問題.效益與成本問題.

9.檔案管理信息化時代,檔案工作者的角色轉變問題.

(五)檔案實體管理應用理論研究中的熱點及難點

1.關于保管期限粗分與細分之爭.其中最具代表性的是"兩分法"(進館,不進館)和"三分法"(永,長,短)之爭.有的主張與文件生命周期聯系,在分階段多次鑒定的基礎上,考慮保管期限的劃分問題,每次以兩分為主,在同一檔次內部再細分.例如,歸檔前鑒定主要區分歸檔與不歸檔,進館前鑒定主要區分進館與不進館,檔案館定期鑒定主要區分銷毀與繼續保存.在歸檔,進館和繼續保存等檔次內部,再根據有關檔案的實際情況靈活掌握,考慮是否再細分具體的保管年限.同一保管年限的檔案,還可按重要程度進一步細分.檔案館檔案開放前的鑒定,在區分開放與控制使用的同時,還可結合復查原定保管期限.

2.關于保管期限的標時與否的爭論.

3.關于檔案鑒定方法的爭論.直接鑒定法受到一定的挑戰.另外,職能鑒定法與內容鑒定法的研究,以及對"宏觀鑒定戰略","文獻鑒定戰略"的質疑等.對"宏觀職能鑒定理論"的質疑,代表性的觀點包括:"宏觀職能鑒定理論的立論基礎尚不嚴密,且未提供切實有效的職能分析方法";"宏觀職能鑒定理論的理論實質有悖于現有的基礎理論","宏觀職能鑒定論實質上正是以''''實體價值論''''(即檔案價值是獨立于主體之外而存在的,它隨檔案的產生而產生,不論人們利用與否都是客觀存在的)作為其檔案價值觀的.以這種片面的檔案價值觀為理論實質的宏觀職能鑒定論顯然存在著重大的理論缺陷.宏觀職能鑒定論僅從第一價值的角度出發來判定文件價值的大小,并未慮及文件的第二價值,這樣就明顯違背了雙重價值論."對鑒定過程的實質問題:鑒定的過程是賦予文件價值的過程嗎如何處理好職能鑒定與內容鑒定的關系檔案鑒定是否存在"國家模式"和"社會模式"呢即使不是完善的鑒定決定或鑒定程序,也要優于文件的自生自滅嗎

4.電子文件的集中與捕獲問題.

5.電子文件的集中管理問題與分布式管理控制問題.

6.歸檔制度的建立與完善問題.

7.檔案實體分類方案的編制與應用問題.

8.檔案分類的客觀性與一級類目分類標準的確定問題.

9.成套性與客體全宗問題.

10.實體分類與信息分類問題.

11.傳統著錄與電子文件著錄的區別問題.

12.信息社會中檔案編研工作的特點問題.

(六)檔案信息管理應用理論研究熱點

1.公民權利與現行文件公開,保密問題.

2.開展現行文件利用服務過程中,檔案部門的角色定位問題.

3.知識管理與檔案信息利用服務工作的關系問題.

4.現行文件利用服務中心的建設與發展實踐對傳統檔案管理理論的挑戰

(七)檔案史學研究方面熱點問題

1.檔案的起源問題.

2."檔案"的辭源問題.

3."信息","文件","公文"的辭源問題.

4.甲骨檔案中的"貞人"問題.

5.甲骨檔案的內容結構問題.

6.文書檔案連鎖法的重新評價問題.

7.20世紀30年代和40年代我國檔案學理論研究的主要歷史成就問題.

8.簡牘檔案的發現及其史料價值問題.

9.建國前我國檔案教育的成就與歷史教訓.

(八)專門檔案管理領域的熱點問題

1.專門檔案的定義問題.姚軍認為:"專門檔案就是指人們在社會和自然活動中某些專門領域形成的,用較為系統的,成熟的專門管理方法進行管理的,或某些特殊形式,載體的檔案的總稱."

2.專門檔案的種類劃分問題."依據專門檔案的派生和分離情況為原則,將目前各種專門檔案歸入文書檔案范疇專門檔案,科技檔案范疇專門檔案和特殊載體專門檔案三大類."

3.人事檔案管理問題.

(1)現行人事檔案管理弊端:分散多頭管理.

(2)建立國家人事檔案中心問題.

(3)擅自建檔,造檔問題.

(4)擅自扣檔問題.

(5)擅自棄檔問題.

(九)檔案管理制度建設,標準建設方面的熱點問題.

1.《歸檔文件整理規則》的討論.內容涉及取消立卷"是否有助于保持文件之間有機聯系"規則推薦的聯合分類法中的分類標準問題

2.《文書檔案保管期限表》的討論.

篇（3）

1 涉及檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念文獻數量情況

檔案數字化、數字化檔案和數字檔案，是近些年來檔案界使用頻率很高的三個概念。在許多文章中更是同時出現。筆者對中國知網的文獻進行了檢索（以下文獻數據也均來自知網），表1是1997年至2012年涉及這三個概念的文獻數量檢索統計。由表1可見，近15年來，期刊文獻中涉及這三個概念（不論是單獨使用，還是組合使用）的文獻數量均呈不斷上升趨勢。值得關注的是這三個概念在同一文獻中同時或兩兩同時出現的頻率也在上升，這其中難免會出現將三者混淆使用或概念混淆的情況。因此，有必要對其進行辨析。

2 檔案數字化的概念

國內最早提及“檔案數字化”的文獻是1993年賈惠波在《檔案學研究》上發表的《光盤在檔案存貯管理應用中的可靠性和壽命問題》一文。截至2012年10月共有11115篇文獻涉及“檔案數字化”概念。

國內最早對“檔案數字化”下定義的是李筱春。2002年，他將“檔案數字化”定義為：“檔案數字化是指計算機數字化技術在檔案信息領域的應用。檔案數字化包括兩個方面的內容：一個是把傳統的檔案信息，如文字、數值、（單色的和彩色的）圖形、（靜止的和活動的）圖像、聲音等的檔案信息數字化，另一個是把數字化的檔案信息還原成文字、數值、圖形、圖像、聲音等傳統的檔案信息。前者是為了將傳統的檔案信息輸入計算機，后者是將數字化的檔案信息由計算機輸出給用戶?！盵1]

之后有122篇文獻對“檔案數字化”下過定義。其中有代表性的如屠躍明、翟瑤認為：“檔案數字化是指利用計算機等技術手段將經過鑒選、原本存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化轉換并加以存儲、保護、檢索利用的系統工程?！盵2]

對檔案數字化的定義有兩點共性：一是與計算機技術有關；二是將其他載體的檔案轉化為數字化信息。不同之處：一是數字化過程是否可逆；二是單一轉換與綜合利用的區別。

3 數字化檔案的概念

國內最早提及“數字化檔案”的文獻是1986年洛克里奇、張春艷在《國際地震動態》上發表的《美國全國地球物理資料中心的自然災害活動》一文。截至2012年10月共有5228篇文獻涉及“數字化檔案”概念。與檔案數字化不同的是，在這5228篇文獻中，只有4篇對“數字化檔案”下過定義。

國內最早對“數字化檔案”下定義的是鄒悅，2005年，他在《數字檔案資源建設中的著作權問題研究》一文中認為：“數字化檔案指的是傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案?！盵3]鄭重認為：“數字化檔案是指由辦公自動化形成的電子文件歸檔后形成的電子檔案。”并指出：“它從形成開始，就是數字形式?！盵4]李殿環認為：“數字化檔案來源包括兩個部分，一部分是隨著政府信息化的進程，網絡化辦公與無紙化辦公的出現，各機構生成大量的電子文件，電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館。另一部分就是館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段轉化為數字化的信息?！盵5]

對于數字化檔案的定義差別比較大，有認為是“電子文件歸檔”后的產物；有認為是“傳統檔案數字化后形成的數字化形式的檔案”；還有認為前兩者都是的。

4 數字檔案的概念

國內最早提及“數字檔案”的文獻是1979年李志豪在《經濟管理》上發表的《談談商業一級站會計統計結合的實踐》一文。截至2012年10月共有7558篇文獻涉及“數字檔案”概念。而對“數字檔案”下過定義的只有13篇。

國內最早對“數字檔案”下定義的是宋巖。2005年，他首次將“數字檔案”定義為：“數字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數字編碼，并將所得數據記錄保留在盤、片等載體上的一種檔案。從記錄方式來說，數字檔案是用計算機語言，將歷史記錄數據化的形式來記錄的?！瓘妮d體來說，它摒棄了人們常用的紙張等常用的載體，而用磁盤、光盤等載體?！盵6]

何貞健將“數字檔案”定義為：在“工作中形成的歸檔電子文件以及與其相關的元數據、背景信息”。[7]趙麗榮認為：“數字檔案是指館藏檔案的數字化信息與移交進館的電子文件信息的總稱?！盵8]

對于數字檔案的定義同樣差別比較大，有認為是“歸檔電子文件”的；有認為是“館藏檔案的數字化信息”的；還有認為前兩者都是的。這同對數字化檔案的定義一樣，也就是說數字化檔案與數字檔案成了同一概念。

5 對檔案數字化、數字化檔案和數字檔案概念的思考

5.1 檔案數字化與數字化檔案。檔案數字化概念有廣義和狹義之分。狹義的檔案數字化，是指將不同載體形態和記錄方式的檔案信息通過計算機錄入、轉化、處理等形式，把文字、圖像、聲音等信息轉化為0和1組成的數碼序列，然后存貯到磁盤、光盤等物理載體上的過程。簡單地說，檔案數字化是將非數字形式檔案轉化為數字信息的過程。這里有三個要點：一是檔案數字化的對象是檔案；二是檔案數字化的對象是非數字形式檔案；三是檔案數字化是一個從非數字形式檔案向數字信息轉換的過程。廣義的檔案數字化包括兩個方面：一是檔案目錄的數字化，就是將手工檢索的紙質檔案目錄錄入計算機，建立檔案目錄數據庫；二是將不同載體形態和記錄方式的檔案全部數字化，主要是紙質檔案的全文內容數字化。檔案全文數字化采用掃描錄入方式，將檔案全文內容按原貌逐頁存儲為圖像文件，并為其編制目錄索引，或是將文字形式的檔案經光學字符技術識別后采用文本格式存儲檔案內容，輔之以全文檢索數據庫兩種不同方式。

所謂數字化檔案，就是將不同載體形態和記錄方式的檔案，利用計算機、掃描、圖形圖像處理、數據庫等技術，把文字、圖像、聲音等信息轉化為0和1組成的數碼序列的檔案復制品。也就是非數字形式檔案數字化后形成的數字形式的檔案，是非數字形式檔案數字化后的結果。簡單地說，數字化檔案就是非數字形式檔案的數字形式復制品。數字化檔案僅指狹義檔案數字化后的結果，廣義檔案數字化的檔案目錄數字化結果不包括在內，檔案目錄數字化的結果不是數字化檔案，而是管理、利用檔案的輔助品。

檔案數字化是以保護數字化檔案母體存在和利用為目的一種檔案保護和利用手段。檔案數字化過程是通過數字化的技術手段，應用相應的數字化設備，采取規范的數字化標準產生數字化檔案的過程。

檔案數字化與數字化檔案有著密切的聯系，檔案數字化是形成數字化檔案的過程，數字化檔案是檔案數字化的結果，沒有檔案數字化就沒有數字化檔案。

檔案數字化的目的與產生數字化檔案的目的一樣，是為了使檔案利用工作適應現代信息社會，滿足社會各方面對檔案信息資源日益擴大的需求，提供遠程和便捷的檔案利用服務，提高檔案信息檢索速度，減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損，保護檔案原件，從而充分發揮館藏檔案信息資源的優勢，促進館藏檔案的開發與利用。

5.2 數字檔案與數字化檔案。所謂數字檔案，是指機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中，通過計算機等電子設備直接形成以數字代碼記錄的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。

數字檔案是現代信息技術條件下產生的新型的檔案，它是辦公自動化和計算機技術、信息技術快速發展的必然結果，它是檔案的一種新的形式，并將成為檔案的主要形式。數字檔案包含著一切檔案的要素，它產生于機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人的社會活動中，并且是直接形成的數字歷史記錄。盡管數字檔案存在著信息的非人工識讀性，而只有經過計算機特定的程序解碼，通過輸出設備使它還原再現，才能人工識讀；存在著對計算機系統的依賴性，數字檔案從產生到歸檔管理再到利用都要借助于計算機系統才能實現；存在著信息的易變性，數字檔案在其生成、處理和管理等過程中，其信息內容極易被修改，等等局限，但這些并不影響數字檔案成為檔案家族中的一員。雖然數字檔案存在著原始記錄性和法律效力的認可問題，而隨著信息技術的發展和管理措施的到位，采取各種形式的技術手段來保證數字檔案的原始記錄性和法律效力，相信這些問題會得到滿意的解決。但這既不影響它的檔案特征，也改變不了它的檔案本質屬性。數字檔案是實實在在地地道道的檔案。

而數字化檔案，正如上文所述，數字化檔案只是檔案數字化過程中的產物，數字化檔案是非數字形式檔案的數字形式復制品。數字化檔案不是機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中直接形成的歷史記錄，它不具備檔案的特征和本質屬性。檔案的數字形式復制品也并不能等于被復制的檔案本身，因此，數字化檔案不是檔案。

對于數字化檔案不是檔案的認識，我們也可以從對檔案縮微復制品的認識中找到相似的答案。攝影技術的發明，為人類社會增添了新的記錄形式，也為檔案的存儲增加了新的形式。在攝影技術基礎上發展起來的縮微技術就是這種新的存儲形式在檔案存儲方面的具體運用。攝影技術為檔案增添了新的成員——照片檔案，也為減少檔案原件（特別是珍貴檔案）頻繁使用而造成的磨損增添了新復制存儲形式——檔案縮微復制品。運用攝影技術在人類社會活動中直接形成的記錄，就形成了照片檔案。照片檔案包含檔案的一切要素，具備了檔案的特征和本質屬性，是實實在在地地道道的檔案。而運用縮微技術對檔案原件進行處理就產生了檔案縮微復制品，檔案縮微復制品是檔案的復制件，而不是檔案，它并不具備檔案的特征和本質屬性。對于檔案縮微復制品，雖有不少人稱其為“縮微檔案”，但是，“縮微檔案”并不是檔案，而且“縮微檔案”的說法，只是一種簡化不規范的說法，不能望文生義地就認為“縮微檔案”是檔案。雖然“縮微檔案”是不是檔案，也曾有過爭議，但基本上否定了“縮微檔案”是檔案的看法。在吳寶康主編的《檔案學詞典》中，就沒有“縮微檔案”一詞，而只有“檔案縮微復制品”一詞。對“檔案縮微復制品”的解釋是：“將檔案按一定比例縮拍在感光材料上制成的縮微品?！薄耙话憧梢宰鳛闄n案原件的代用品，有利于保護檔案原件?！盵9]《中國大百科全書·圖書館學 情報學 檔案學》中收錄的是“縮微品檔案”一詞，解釋為：“利用縮微攝影方法制成的檔案原件縮微品”，“縮微品檔案是檔案原件的副本”。[10]兩者強調的都是檔案的復制品。數字化檔案也同縮微檔案一樣，不是檔案，只是在新的技術條件下，又增添了一種新的檔案復制手段，增加了一種新的檔案存儲形式，添加一種新的檔案復制品。數字化檔案確切的稱謂應該是“檔案數字復制品”或者“檔案數字形式復制品”。

那種將數字化檔案定義為：既包括電子文件歸檔后作為電子檔案存儲在檔案館的，也包括館藏的紙質檔案、照片、膠片等傳統檔案利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段轉化為數字化的信息的；以及那種將數字檔案定義為：數字檔案是指館藏檔案的數字化信息與移交進館的電子文件信息的總稱等的認識，都是將檔案與檔案復制品混為一談，這不僅不利于認識什么是數字檔案，也不利于檔案學術研究。為避免概念混亂，建議放棄“數字化檔案”的說法，改稱為“檔案數字復制品”或者“檔案數字形式復制品”。并給“數字檔案”正名，將所謂的“數字化檔案”——“檔案數字復制品”排除在“數字檔案”之外。

5.3 檔案數字化、數字化檔案與數字檔案。檔案數字化與數字化檔案這兩個概念，雖然看起來都有“數字”和“檔案”，但是它們與“數字檔案”一點關系都沒有。數字化檔案就是檔案數字化過程中的結果產物，檔案數字化過程是由檔案管理部門主動對所藏檔案進行的數字化加工，而在這個由檔案管理部門主動做的檔案數字化過程中并不產生新的檔案（數字檔案），數字化檔案的產生完全由檔案管理部門掌控，數字化檔案僅表示是檔案數字形式的復制品。而且，檔案數字化不是簡單把檔案掃描成圖片，數字化檔案也并非是電子圖片，檔案數字化和檔案信息化等問題還需要進一步探討。

數字檔案的產生則完全是另外一個過程，它是由機關、團體、企事業單位和其他組織以及個人在社會活動中直接形成的，是真正檔案的形成過程，而不是由檔案管理部門加工形成的。厘清它們的關系對于認識什么是數字檔案有著積極的意義。

注：本文為2012年度河南省檔案局科技項目《基于網站集群的公共檔案信息資源共享平臺管理研究》的階段性成果，項目批準號為：2012-X-68。

參考文獻：

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[3][4]聶云霞.國家層面數字資源長期保存策略研究[D].武漢：武漢大學，2014.

[5]Overview of Technological Approaches to Digital Preservation and Challenges in Coming Years[EB/OL].[2016-12-27]..

篇（5）

0引言

“互聯網+”時代已經到來，計算機網絡逐漸滲透到社會的各行各業之中，檔案管理也是現代信息化時代需要進一步拓展的空間。大數據是信息化技術發展到一定程度之后的必然產物。在當今社會中，更多的信息實現了電子化，數字化的發展模式，這樣就給我們查詢相關的信息帶來了更大的方便，我們可以運用手機或者計算機調閱相關的信息，即：信息的大數據時代已經到來?；谶@一背景條件下，檔案管理的價值不僅僅停留在紙面上，更多需要基于計算機電子化、數字化的虛擬網絡之中，實現檔案數據更廣泛的共享。

1大數據對于檔案管理的意義分析

1.1實現檔案管理的高效性

大數據的概念就是基于網絡信息技術，將相關的信息通過網絡進行共享。這樣思想運用到檔案管理之中，可以實現不同檔案管理部門之間的資源共享。在查閱檔案的時候，調閱者可以得到更多全面的信息，相關的數據參考更多。大數據的概念實現了檔案管理的開放性，使得更多的資源可以向調閱者開放，幫助他們更加高效的查閱相關信息。

1.2實現信息的可靠性

由于大數據是將更多的檔案資源進行整合，實現一個龐大的虛擬數據庫。在這一數據庫中，我們可以更多準確地找到自己所需要的資料和信息。在調閱的過程中，檔案資料的真實性有了進一步的保證，我們可以更加放心的信任自己調閱的檔案資料。

1.3強化了自動分析能力

在大數據的理念中，我們還加入了數據分析的環節。更多的大數據在被調閱之后，很多人都是難以有效看完這種檔案資料。這時候我們就需要依靠計算機對其進行有效分析，不斷拓展自動化的分析，由于這種自動分析是計算機事前設計好的，具有一定的科學性，自動分析的結果具有更加可靠的屬性。因此，這種自動分析能力可以幫助我們在大量的檔案數據中得到最為準確、科學的結論。

2提升大數據在檔案管理價值的具體措施

2.1系統開展信息化建設

由于大數據需要基于當前的不同檔案部門之間相互數據共享的基礎上，因此，實現所有部門之間的信息化改造是前提，不斷提升檔案部門標準化的信息技術改造。例如：使用同一個數據庫系統，使得他們在檔案信息電子化改造過程中，最終可以實現相關信息共享。這一點十分關鍵，只要有一個部門信息化系統改造不徹底或者是數據庫系統不一致，都可能造成最終的數據共享的困難和問題。因此，在信息化改造的過程中，所有的部門需要相互協作，加強溝通，頂層部門需要進行信息化系統的統一采購和安裝，同時針對技術人員進行統一的培訓，使得他們充分掌握系統的使用、維護和日常問題處理。在信息系統建立之后，我們需要進行聯調聯試，查找數據共享過程中的問題，最終實現整個系統的完善和優化。

2.2加快紙質檔案的電子化進程

現代的大數據概念是基于網絡計算機的電子化數據信息。然而我們在過去的幾十年中，所有的檔案都是紙質的，為了保存這些珍貴的檔案資料，我們付出了很多的心血和汗水。要想實現檔案的大數據共享，第一步就是需要實現這種珍貴的紙質檔案資料的電子化轉換。將相關的紙質檔案掃描、拍照，形成一系列系統化的電子檔案，這樣才能進一步輸入電腦，實現與網上數據對接。在紙質檔案的電子化進程中，我們需要進一步掌握相關的技術，做好更多的防護措施，盡可能地保證那些珍貴紙質檔案的完整性。

2.3構建檔案信息化管理的統一標準

檔案在進行電子化改造過程中，我們的操作存在很多的不確定性。針對這些不同的選擇，我們需要進一步構建統一化的標準。在進行信息化建設過程中，只有統一標準，最終形成的電子檔案才能在相互比較中具有一定的對等性。具體來說，我們需要規范電子檔案的文件格式，需要具備的基本材料，只有具備這些基本材料，才能構成一個完整的電子檔案數據。同時，我們在檔案的電子化處理過程中，進一步統一處理手段和方式，這樣處理出來的電子檔案才能進一步統一，差異性才能降到最低。

2.4人員的信息化素養提升

信息化技術、大數據理念都是近年來最新的思想。檔案管理人員在日常的工作中只是單地了解過相關概念，對其應用和操作知之甚少。我們需要進一步加大對檔案管理人員的信息化技術素養提升。因為檔案管理需要有人員進行操作，同樣的檔案信息化建設、大數據的建立都是需要人員去實施，所以我們需要對這些操作、實施人員進行信息化技術的培訓。同時我們還需要進一步引入一批專業化的信息人才，他們的進入可以幫助我們實現檔案管理隊伍的優化，進一步幫助在崗人員相互學習和交流。信息化培訓的形式可以多樣化。例如：自學與交流相結合，理論與實踐相結合等都是可行的。培訓的時間可以集中在工作相對輕松的時間段，采用集中和分散教學相結合。

3 結語

檔案管理借助大數據的理念將實現質的飛躍，其高效性、準確性將得到進一步提升。在大數據改造的過程中，檔案管理工作需要注重系統改造的統一性，加快紙質檔案的電子化，構建管理標準，強化管理人員的技術培訓，從而為檔案管理價值的提升奠定基礎。

參考文獻

篇（6）

伴隨計算機網絡的使用和信息的普及，電子文件應運而生并普遍發展起來。一方面，電子文件的廣泛應用使我們的生活變得便捷和高效，另一方面，電子文件在管理和利用中的問題越來越凸現，進而引發的法律糾紛也在不斷增多。因此，電子文件需要相應的法律、制度和標準予以規范，以確保電子文件的完整、準確、安全及管理的高效和科學。

一、電子文件法規建設情況

上個世紀90年代初，伴隨著計算機和網絡技術的出現和普及，我國電子文件管理和研究工作開始起步。1999年6月，《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》正式頒布，該辦法細致地規定了電子文件的收集、整理、歸檔、檢驗、利用等諸多流程，因而被譽為我國第一部檔案信息規章。2000年12月，“全國檔案事業發展‘十五’計劃”把電子文件管理作為檔案信息化建設的重點，并選擇北京、上海等地的檔案館開展試點。在國家政策的推動下，各地方檔案部門也積極制定適合本地區實際情況的電子文件歸檔與管理規范。自此，我國從中央到地方電子文件的立法工作逐步開展起來。2003年8月出臺的《電子文件歸檔與管理規范》是對我國電子文件立法工作的進一步延伸。2005年4月1日《電子簽名法≯正式實施，確立了電子文件的法律地位，是日后電子文件法律效力予以認可的最重要的法律依據。2006年，國家檔案局將“建立一批電子文件中心和數字檔案館，實現檔案信息資源社會共享”列為“全國‘十一五’時期檔案事業發展規劃”的總體目標之一，并將“規范電子文件歸檔、管理與接收工作，建立健全電子檔案接收機制和相關規章制度”作為下一步發展的總體任務之一。這一系列的舉措適應了我國信息時代電子文件快速發展的需求，為日后電子文件的立法工作奠定了基石。

二、電子文件立法可行性

（一）技術保障提供了立法支撐。國家檔案局、中央檔案館館長楊冬權“在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話”把“認真管好電子文件，確保電子文件安全”作為我國未來檔案安全體系建設的主要任務之一。較好的技術保障，已成為電子文件立法的最關鍵因素。目前，我國可采用的技術主要有元數據披術、系統防火墻檢測技術、長期可存取技術、信息數據加密、信息認證技術、對電子文件的追蹤技術等等。這些技術能確保電子文件真實有效和完整可讀，實現對電子文件生命周期全過程的有效控制，有效防范和降低電子文件管理的風險，解決電子文件管理中存在的問題。

（二）《電子簽名法》提供了立法基礎。在《電子簽名法》出臺之前，法律對于身份的確認一般只是要求當事人簽名或蓋章。然而對于電子商務活動中出現電子化形式的文本，是無法采取手寫簽名的，必須依靠信息技術來代替。2000年以后，在世界電予商務大發展的環境背景下，我國電子商務發展迅猛。但是，電子商務的立法卻遠遠滯后，最突出的便是已在實踐中為交易各方普遍認同和接受的電子簽名嚴重缺乏法律規范。2005年4月1日正式實施的《電子簽名法》可謂是我國首部真正意義上的信息化法律，文中明確規定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，這是我國首次賦予了電子簽名的法律效力，是信息領域的一次創舉。《電子簽名法》還規定了電子簽名認證體系，明確了電子簽名者和電子認證服務提供者的權力與責任，確認了認證機構的認證程序及法律地位，設置了認證機構市場準人和行政許可的條件，并授權信息產業部制定與之配套實施的《電子認證服務管理辦法》。這一系列措施為電子文件認證體系的建立和運行以及檔案部門參與和開展電子文件認證服務奠定了基礎，對于制定、增補相關檔案法律法規也具有重要的參考意義。

（三）我國基本法對電子文件的認同。《行政訴訟法》、《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》都規定了視聽資料為證據種類的一種，并將計算機產生和存儲的數據和文件歸入此類證據中。《合同法》規定：“書面形式指合同書、信件和數據電文等可以有形地表現所載內容的形式”?？梢姡覈嗖炕痉ㄖ卸家焉婕安⒄J可電子文件存在的價值。

三、《檔案法》支持電子文件法規建設

（一）《檔案法》中的電子文件的基本概念應與相關標準和規范保持一致。各種標準規范以及國內外專家學者對電子文件下的定義多至幾十種，雖然大體相同或相似，但是細小的差別都容易造成在法律慨念上的混淆和認定的困難。因此，《檔案法》中電子文件的基本概念應與相關標準和規范保持一致，《電子文件歸檔與管理規范》對電子文件的定義等概念界定得精準規范，不失為有益參照。

（二）電子文件管理納入《檔案法》須參照《電子簽名法》。迄今為止，《電子簽名法》是實現電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力最基本的依據和最重要的法律保障。它為現行《檔案法》的修訂，添加電子文件部分提供了基礎，在一定程度上保證了電子文件的法律證據性。

（三）賦予電子文件具有同紙質檔案相同的法律效力。《檔案法》只有在法律上認可那些根據紙質檔案原件掃描、與紙質文件原件內容相同的雙套保存的電子文件和真實可靠的電子文件歸檔轉換而形成的電子檔案具有與紙質原件同等的法律效力，才能全面認可電子文件的法律效力。

參考文獻：

篇（7）

“公共檔案館”這一概念是舶來品在世界范同內．公共檔案館的存在和發展已有上百年的歷史。1838年英國頒布了《公共檔案法》，成立了公共檔案館(Public Reeord 0ffiee)．即英國的國家級綜合檔案館．負責保管中世紀以來英國中央政府各機關和法院的檔案．這是世界上第一個依法命名的公共檔案館。…公共檔案館的概念由此產生。l8世紀末的法國檔案改革確立了國家檔案館向普通公眾開放的原則．使國家檔案館擺脫了王權的枷鎖．開始具有社會共有的性質在我國．“公共檔案館”相當于各級各類綜合檔案館?！稒n案法》第二章第八條規定：“中央和縣級以上地方各級各類檔案館．是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范同內的檔案?！眹覚n案局頒布的《檔案館工作通則》明確指出：“檔案館是黨和國家的科學文化事業機構．是永久保管檔案的基地．是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心”這兩部法律法規明確了檔案館的性質與職能。概而言之．檔案館的基本職能是檔案的管理與利用

在我國．對于我國公共檔案館建設等方面的討論和研究開始于2001年[2]同年出版的由馮惠玲、張輯哲教授主編的《檔案學概論》中，我國理論界首次在高校教材中使用了“公共檔案館”的概念理論界對于公共檔案館職能的研究主要集中在檔案館職能的擴展和新時期檔案館角色定位等方面．主要是結合檔案工作的外部環境變化論述公共檔案館的職能定位與拓展問題。下面，筆者將從新公共管理、電子政務、知識管理的背景下分析公共檔案館的職能以及職能深化的具體內涵

l從新公共管理角度來看

自20世紀8O年代以來．隨著經濟全球化、技術革新和國際競爭的加劇．傳統的公共行政因其規模龐大、反應遲緩、效率低下、制度僵化受到了質疑，新公共管理由此興起雖然各國學者對新公共管理的思想持不同看法．但在以下方面卻有共識：1．公共組織服務應以顧客或市場為導向：2．公共組織應廣泛采用授權或分權的方式進行管理：3．公共組織應廣泛采用私營部門成功的管理手段和經驗：4．公共組織應在公共管理中引入競爭機制：5．公共組織應重視提高公共服務的效率、效果和質量。在這種大背景下，就政府機構而言，公共管理、公共服務、公共責任所體現出來的公共性理念成為政府職能轉型的方向從新公共管理角度看．公共檔案館的性質和職能如下：

1．1公共檔案館的性質：負責公共物品檔案的管理并提供服務的非政府公共文化組織

所謂公共組織．從廣義來說，是指不以營利為目的。而是致力于協調社會公共利益關系、服務社會大眾、提高公共利益為宗旨的組織。所謂公共物品，是用來滿足社會共同需要的物品和服務公共物品主要有以下兩個基本特征：第一，非排他性。排他性是指個人消費被排除在某種物品的消費之外．在公共物品概念下．這種排他性是不存在的．合法公民皆可享用公共檔案館館藏檔案除尚未解密的外．只要是合法公民。理由正當。人人皆可利用。第二，非競爭性非競爭性是指消費者的增加不引起生產成本的增加．即多一個消費者引起的社會邊際成本為零．或者說．一定量的公共物品按零邊際成本為消費者提供利益或服務公共檔案館館藏檔案的主體是各級政府、社會組織和個人在各類政務活動中形成的原始的信息記錄。政務活動具有公共性．是最重要的公共活動．因此其產生的記錄也具有公共性。即這些檔案屬于公共物品從內容上來看．檔案具有信息和知識屬性．檔案的利用對檔案內容沒有損耗。從載體上來看，檔案的利用會造成一定損耗．但這可忽略不計．況且這種損耗可以通過檔案的數字化來彌補。

公共檔案館屬于非政府組織，所謂非政府組織，即組織本身并不具有行政權力的公共組織與政府組織相比較．非政府組織的最大特點是非強制性和服務性。公共檔案館屬于公共文化事業單位．本身沒有行政權力。其職能通過國家授權才能獲得。我國檔案行政權主要是由各級檔案局行使。因此，公共檔案館的性質從新公共管理的角度可以界定為：負責作為公共物品檔案的管理并提供服務的非政府公共文化組織。

1．2公共檔案館的主要職能：為公眾最大限度提供檔案利用服務

“職能”是“工作職責”、“工作范圍”的濃縮用語。管理與服務是公共檔案館職能的兩個車輪．管理是基礎．服務是根本公共檔案館的檔案服務包括以下兩點基本內涵：

1．2．1公眾為本。新公共理論理念下，公共組織產生和存在的一個重要目的就是提供公共服務．實現公共利益。所謂以公眾為本．就是公共檔案館必須以滿足社會公眾的檔案需求為本這是公共檔案館公共性本質特征最集中的反映．也是貫穿公共檔案館工作全過程的基本要求這一基本原則有以下規定：社會成員的檔案需求是多元的這就需要公共檔案館以公眾的檔案基本需求為準繩．研究檔案利用規律．并使公眾需要的檔案進入管理范疇．確立檔案工作的管理目標來開展檔案管理工作

1．2．2服務至上。目前．我國處在全面建設社會主義市場經濟時期．市場經濟的核心在于尊重行為主體基本權利尤其是自利權利．通過提供一定的環境或條件．讓行為主體合乎規范的自利行為在實現自身利益的同時增進整個社會利益．因而公共事業管理主體必須順應管理對象的意志和愿望來實施職能行為，為他們需求的滿足提供充分的條件。公共檔案館服務的目的也就應由“最大限度地滿足利用者的檔案信息需求”拓展為“實現和維護公民、法人和其他組織的根本利益”

基于此．公共檔案館不但要擴大服務對象．而且要主動服務：主動服務的對象不僅包括政府部門、研究者．也包括普通公民：服務的內容不僅包括提供檔案原件．也包括提供問題分析報告以及建設性解決方案等：服務方式不僅包括實地查閱，也包括遠程查詢、專題服務和咨詢服務等。公共檔案館不僅提供單一的檔案信息服務．還包括提供已公開現行文件在內的政府信息公開

2從電子政務角度來看

在一定程度上．電子政務是信息技術與政務管理的結合。目前，我國的電子政務總體成熟度還比較低為推動公共服務改革．進一步擴大民主，我國制定了加大電子政務建設的戰略決策電子政務的內容非常廣泛．根據國家政府所規劃的項目來看．電子政務主要包括以下幾個方面：1．政府間的電子政務：電子公文系統、電子法規政策系統、電子財政管理系統、電子培訓系統、業績評價系統等；2．政府對企業的電子政務：電子采購與招標、電子稅務、電子證照辦理、信息咨詢服務、中小企業電子服務等；3．政府對公民的電子政務：教育培訓服務、就業服務、電子醫療服務、社會保險網絡服務、公民信息服務、公民電子稅務、電子證件服務等。

由于公共檔案館不屬于政務系統．因此其館藏檔案信息化不屬于電子政務的概念范疇但是公共檔案館是政務系統檔案的保管基地．而電子政務建設是一項系統工程．信息化應是全面的信息化．如果發生聯系的雙方之間存在數字鴻溝．信息化的建設效果將會大打折扣．因此公共檔案館也要加強信息化建設。究其實質，公共檔案館信息化主要由信息技術革命這一原動力推動

2．1公共檔案館檔案信息化建設不是其工作職能的擴展

公共檔案館信息化是其管理與提供利用服務的應有之義．其本質并沒有變化。變化的只是手段。有人把信息化作為檔案館職能的擴展或創新．這是值得商榷的。公共檔案館的職能是由其性質決定的．應有一定的穩定性。而信息技術的發展是時代性的．新的技術發現與采用可能會使信息技術貶值甚至走向歷史。

2．2公共檔案館要主動做好信息化建設．并為電子政務建設提供支持

公共檔案館信息化建設主要包括自身的信息化建設，以及為配合其他部門而做的信息化相關工作。

2．2．1公共檔案館自身信息化建設內容。主要包括：檔案館辦公自動化系統、館藏檔案數字化、電子文件歸檔和電子　檔案管理、檔案目錄數據庫、多媒體檔案數據庫和專題數據庫以及檔案網站的建設以及數字檔案安全等在信息化建設中一定要重視與檔案數字化相關的標準化工作．特別是增量電子文件的標準。

2．2．2公共檔案館配合電子政務建設應做的支持性工作。在政府間電子政務方面．公共檔案館應該做好兩方面的工作：第一．提前介入電子公文流轉系統的設計．從政務電子文件的歸檔以及長久保存的角度提出合理化建議。第二。提供館藏檔案信息．為政府決策服務

在政府對企業方面．公共檔案館主要應參與其所產生公務檔案的接收．以及向企業提供經濟政策、法律法規方面的檔案．為企業服務

在政府對公民個人方面．公共檔案館主要應參與對公民的教育．為政府對公民的教育．特別是國情、省情、市情教育方面提供原始資料。

在政府對企業、政府對公民兩個方面，公共檔案館所參與的內容都是在傳統環境下公共檔案館的工作內容。考慮到系統性．筆者故在此述及。

3從知識管理角度來看

知識管理是近十幾年來興起的一種管理范式．由于利益的驅動，首先應用于企業的知識保護、創新。知識管理是指綜合運用組織、文化、戰略、流程、技術等手段．通過建立基于組織業務內容和職能的知識挖掘和知識共享體系．以最大化對知識及有知識的人的尊重．最大化組織知識的價值．從而提高組織的應變和創新能力．保持并提高組織核心競爭力的管理變革知識管理的興起給公共檔案館提出了新的要求．公共檔案館的諸項工作內容都要深化

3．1加強檔案數據庫建設，建立檔案知識庫．深化公共檔案館管理職能

經濟全球化的發展以及我國成功加入WTO．對我國政府決策的科學性與效率提出了更高的要求．我國政府掌握著全國80％左右的信息資源．其中絕大部分由公共檔案館管理。因此．公共檔案館館藏檔案信息資源對于我國信息資源的開發與利用至關重要。

目前．我國的檔案信息化工作取得了初步成效．很多公共檔案館建立了檔案目錄數據庫．但仍存在不足：1．條塊分割，缺乏宏觀管理和協調。2．類型單一．品種不足。在我國已建成的檔案數據庫中，多以文字型數據庫為主．而其中又多數是目錄數據庫，全文型、事實型、指南型、字典型數據庫相對較少。單機、脫機使用的數據庫多。聯網使用的少，共享程度低。3．規范化、標準化程度不高。由于各檔案館只滿足于自建自用的應用要求．沒有統一的規范．也沒有執行統一的技術標準．從而造成數據庫的應用受到嚴重的限制．各種數據庫軟件的兼容性很差．轉換困難．因而交流的范圍與程度受到較大的制約數據庫的這些缺點成為檔案資源網上建設的不利因素。要解決這一問題．檔案行政管理部門應加強協調、控制、監督職能．而檔案館之間應加強檔案數據庫建設的溝通與合作

從信息資源建設和技術的角度來講．知識管理的一項重要內容是建設知識庫知識庫(KnowledgeBase)是知識工程中結構化、易操作、易利用、全面有組織的知識集群，是針對某一(或某些)領域問題求解的需要，采用某種(或若干)知識表示方式在存儲器中存儲、組織、管理和使用的互相關聯的知識片集合對于公共檔案館來說即建設檔案知識庫．而檔案數據庫是建設檔案知識庫的基礎檔案知識庫要求建設文件級檔案目錄數據庫、全文數據庫．這對于文件的關聯度、結構化要求更高。這樣，知識管理系統對相關內容的檔案才能夠進行數據挖掘．提煉出對決策有利的結論

知識管理不但對檔案的質量提出了更高的要求．對檔案知識庫內的檔案數量也有更高的要求，因為豐富的檔案信息才可以保證決策的全面性和準確性因此公共檔案館除采取網絡實時歸檔以提高檔案的數量外．還要向社會征集相關檔案．以使公共檔案館館藏檔案反映政府職能中經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務的全貌

3．2建立專家系統．提供檔案咨詢服務。深化公共檔案館服務職能

在服務職能方面．知識管理要求公共檔案館提供檔案服務的產品化、智能化。長期以來，我國公共檔案館充當的是“倉庫保管員”的角色．服務停留在“保存備查”的狀態．提供的檔案孤立性強，關聯度及與問題的相關度不大知識與信息的區別在于．知識是與人的行動相關聯的，即能夠直接指導人的行動．這就要求公共檔案館檔案服務能夠提供定型的、綜合的檔案內容．爭取做到“一站式”服務。為滿足這一要求．在檔案信息系統的基礎上，要建立基于檔案全文數據庫的專家系統。專家系統(Expert System)是一個具有智能特點的計算機程序．它的智能化主要表現為能夠在特定的領域內模仿人類專家思維來求解復雜問題因此．專家系統必須包含領域專家的大量知識．擁有類似人類專家思維的推理能力，并能用這些知識來解決實際問題公共檔案館專家系統應具有以館藏檔案為基礎．利用人類專家思維的推理能力，提供知識解決實際問題的功能。

知識管理還要求公共檔案館開展檔案咨詢服務。在我國檔案學論著和教材中有“咨詢”的概念，但僅限于“參考咨詢”的范疇“檔案館(室)的參考咨詢工作．是檔案工作人員以根據檔案解答問題的方式．向利用者提供檔案信息及有關情報的一項服務工作”從定義可以看出，這種參考咨詢工作．具有很強的被動性，且服務深度不夠。檔案咨詢是指在維護國家利益的前提下．檔案咨詢服務機構運用以檔案專業知識、經驗為主的知識、經驗，根據委托者的要求．提出有關檔案咨詢項目的數據、資料、調研報告、建議方案等。供委托者參考。它應包含以下服務：

3．2．1檔案專業基本知識咨詢服務主要向社會提供檔案專業基本知識，如有關檔案、檔案公布、檔案信息資源布局等方面問題的咨詢。

3．2．2檔案信息咨詢服務。根據委托者提供的專題，在充分研究該專題的基礎上．向委托者提供以檔案信息為主，并輔以建設性解決方案的信息服務。

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現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS　的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。    

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。    

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。    

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。    

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段    

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。    

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。    

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。   

三、電子文件階段    

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》?試行稿　國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院?中國兵器工業第五設計研究院　召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999　把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。    

機讀文件?僅指計算機識別的文件　最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：    

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。    

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。    

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。    

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現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢姡嘘P電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

篇（10）

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

篇（11）

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。