緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇電子檔案管理規(guī)范范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經(jīng)濟時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭剑瑥亩_到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務(wù)也從對案卷的整理而轉(zhuǎn)為對光盤磁介質(zhì)的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數(shù)據(jù)進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統(tǒng)中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。

2.2電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應(yīng)選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應(yīng)的需求條件。三是數(shù)據(jù)庫模式設(shè)計。數(shù)據(jù)庫的模式設(shè)計是一個非常復(fù)雜的問題，設(shè)計的目標既要滿足當(dāng)前的應(yīng)用需要，又要滿足可預(yù)見未來的應(yīng)用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應(yīng)用程序設(shè)計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數(shù)據(jù)庫。在一個系統(tǒng)中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫。這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設(shè)置口令等，對存取控制權(quán)的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應(yīng)對獲準使用系統(tǒng)的人員及其訪問數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán)限。檔案管理者可根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，互聯(lián)網(wǎng)的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。電子檔案的開發(fā)利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機信息采集、綜合統(tǒng)計的功能對整個過程進行分析、統(tǒng)計、找出規(guī)律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度開發(fā)利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、規(guī)范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設(shè)各檔案管理單位應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔時機應(yīng)適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動態(tài)管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

3.2.2設(shè)置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關(guān)人員應(yīng)按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。:

3.3要嚴把電子信息歸檔關(guān)，做好電子信息動態(tài)管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

四、結(jié)語

電子檔案是信息時代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問題，并加以解決，以實現(xiàn)安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

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一、前言

幾年來，我在縣民政局從事低保工作，整理完善低保檔案，在檔案管理工作的規(guī)范化、電子化上進行了有益的嘗試，體會頗深，有了一些新的見解和認知，與大家進行共同探討。

城鄉(xiāng)居民最低生活保障，簡稱低保，包括城鎮(zhèn)低保和農(nóng)村低保。低保政策是一項對低于當(dāng)?shù)刈畹蜕顦藴实某青l(xiāng)貧困人口實行差額補貼的社會救助制度，也是一項很重要的惠民政策，它是保證貧困群眾的生存之本。

貧困對象向戶口所在地即村委會（或社區(qū)居委會）提出書面申請和身份證等相關(guān)材料，村委會（或社區(qū)居委會）通過開會評議，評選出符合條件的對象上交鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦），調(diào)查核實該戶情況是否屬實后上交我們低保股，統(tǒng)一入戶調(diào)查并在村級政務(wù)公開欄公示7天無異議，才可享受低保待遇。

二、檔案管理工作的規(guī)范化電子化策略

1.保證信息資料健全

低保檔案包括城鄉(xiāng)居民最低生活申請表和審批表、身份證和戶口本復(fù)印件，均一式三份，由縣、鄉(xiāng)（或社區(qū)辦）、村委會（或社區(qū)居委會）三級分別保管，政務(wù)公開欄公示照片和收入證明等相關(guān)材料一份由我們低保股保管。

城鄉(xiāng)最低生活保障申請表、審批表，身份證和戶口本復(fù)印件公示照片缺一不可，且申請表、審批表需填寫低保對象的戶主信息，如姓名、性別、身份證號碼、家庭住址、家庭成員的詳細信息、有無勞動能力、家庭收入、住房情況和土地等，審批表上除填寫低保戶信息外，還有村級委員會（或社區(qū)委員會）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章，鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政所（或社區(qū)辦）主管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。

2.加強低保檔案的規(guī)范化管理

低保戶的申請表和審批表均由黑色碳素筆手寫，字跡工整，文字周正，大小寫要區(qū)分。低保金按月發(fā)放，且我們低保股已于2008年底實行社會化發(fā)放。我縣共13個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，232個村，我們低保股已更換成新鐵皮柜，實行每鄉(xiāng)一檔案柜，每戶一檔案袋，以村委會（社區(qū)居委會）為單位附上索引，明顯標志編號。且我們低保股已安裝防盜門窗，以保障低保檔案的安全，并設(shè)定出專人專崗來管理檔案。為了進一步加強低保檔案規(guī)范化管理，筆者認為應(yīng)當(dāng)建立和完善納入檔案管理體系的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制、綜合計劃制以及目標管理制和部門及個人考核制。在單位內(nèi)部，分工職責(zé)一定要明確；在目標管理以及考核實施細則、目標管理考核結(jié)果以及任務(wù)分解表中，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性；在制定綜合計劃時，應(yīng)當(dāng)充分考慮低保檔案以及軟硬件客觀要求，確保檔案管理設(shè)施的齊全、資金充足。

3.低保檔案的電子化

我縣人口眾多，紙質(zhì)檔案翻閱起來費時費力，我們低保股也在全面進行全縣幾千低保戶檔案的電子化，包含低保戶的姓名、性別、身份證號碼、家庭成員信息等。這樣也為查找單個低保戶信息大大節(jié)省了時間，提高了效率，且為低保檔案又上了一份保險。建立統(tǒng)一的低保檔案管理制度，以做實做細低保檔案為抓手，在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，不斷完善電子檔案信息內(nèi)容，并將每月城鄉(xiāng)低保對象與現(xiàn)有低保戶檔案進行比對，對不符合條件的低保對象堅決予以取消，對新增的對象及時進行調(diào)整，將低保信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)進行清查復(fù)審，全力做到電子檔案與城鄉(xiāng)最低生活保障信息保持一致。

4.低保檔案的動態(tài)管理

低保戶并不是永久性不變，而是動態(tài)管理，每個月有條件好轉(zhuǎn)的或去世的低保對象進行刪減，對條件不好的貧困對象予以增加進來，隨之縣鄉(xiāng)村三級的低保檔案也要相應(yīng)增減。檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉(zhuǎn)化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，對檔案工作管理質(zhì)量的提高具有重要意義。檔案作為一種特殊的“產(chǎn)品”，其設(shè)計、開發(fā)以及利用全過程，都應(yīng)當(dāng)符合質(zhì)量要求。檔案管理工作的規(guī)范化和電子化，要求從文件形成的具體環(huán)節(jié)入手，對齊進行動態(tài)化管理。從某種意義上講，檔案管理中的問題，雖然比較容易解決，但是文件材料的形成辦理問題，卻是比較棘手的。比如，有些問題當(dāng)時得到了補救，但是文件材料的原始憑證以及依據(jù)作用等都會喪失，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產(chǎn)品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規(guī)范化管理才可持續(xù)性改進。

總而言之，檔案管理工作的模式的改變與機制的改進，并非一蹴而就的，需要合理的規(guī)劃，從思想觀念、制度以及人員和技術(shù)管理等方面著手，形成合力，才能使檔案管理工作真正地實現(xiàn)規(guī)范化、電子化。

參考文獻

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[3]張洋.芻議如何加強管理檔案管理工作的規(guī)范化管理[J]科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015（12）

篇（3）

中圖分類號：G276　文獻標識碼：A　文章編號：1009-8631(2010)05-0147-01

隨著高新技術(shù)的迅猛發(fā)展，攝影技術(shù)依托計算機為后盾，各種設(shè)計靚麗、品質(zhì)高的數(shù)碼相機新品迭出，給攝影業(yè)帶來了滿園春色。形成了處理快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲久為優(yōu)勢的數(shù)碼照片，也為照片檔案的管理帶來新的挑戰(zhàn)。數(shù)碼相片的載體是以電子文件形式歸檔保存的，在保管、利用上本身就存在安全隱患。因此對數(shù)碼照片檔案的形成、收集、歸檔、整理、保管、利用等在技術(shù)上提出了更高的要求。但目前國家沒有專門針對數(shù)碼照片檔案的管理出臺新標準，使得有些檔案管理人員在新事物面前有些無所適從。

目前對于是否制定、出臺數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范有兩種明確的觀點，一個是不需要制定，另一個是需要盡快制定。

一、不需要制定新標準的理由

數(shù)碼照片檔案的管理雖然沒有出臺專門的標準，但這并不等于數(shù)碼照片檔案的管理沒有可依據(jù)的規(guī)范。數(shù)碼照片檔案既是照片檔案又是電子文件，數(shù)碼照片檔案的管理實行雙軌制，紙質(zhì)部分按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB／T11821)執(zhí)行，數(shù)碼照片部分按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894)執(zhí)行。數(shù)碼照片就是電子文件，數(shù)碼照片特性實質(zhì)就是電子文件的特性，是電子文件中的圖像電子文件。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》不僅對電子文件管理各個環(huán)節(jié)進行了較為具體的規(guī)定，而且推薦了圖像電子文件的通用格式。強調(diào)了各類電子文件元數(shù)據(jù)管理的重要性，規(guī)定了電子文件的操作方式和要求。目前除國家標準外，各個地方、行業(yè)及其機關(guān)企事業(yè)單位也都制定了電子文件管理方面的標準、規(guī)范或者實施細則。這些也都是數(shù)碼照片檔案管理所要執(zhí)行的規(guī)范。所以，《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》兩者結(jié)合使用能夠滿足工作需要。

二、需要制定新標準的理由

數(shù)碼照片是電子文件沒錯，但數(shù)碼照片檔案在形成、管理和利用上有它的特殊性。由于數(shù)碼照片來源渠道廣泛。元數(shù)據(jù)信息五花八門，收集內(nèi)容真實性較難把握，收集難度也加大；歸檔時數(shù)碼照片的檢驗操作復(fù)雜；整理時相比較紙質(zhì)照片要求更高，數(shù)碼照片不但要有紙質(zhì)照片六要素要求，還要標明保管數(shù)碼照片的軟、硬件技術(shù)環(huán)境，元數(shù)據(jù)信息等內(nèi)容。這些都沒有統(tǒng)一的標準去規(guī)范，各行其道，這為數(shù)碼照片檔案今后的利用造成很大的影響。雖然數(shù)碼照片是電子文件中的圖像電子文件，但《電子文件歸檔與管理規(guī)范》只是電子文件的通用標準，對于照片檔案這種專門、特殊檔案，不能完全滿足工作需要，需要制定新的標準加以規(guī)范。

因為數(shù)碼照片的管理要結(jié)合兩個標準使用，不方便，不具體。太籠統(tǒng)。才促使地方的數(shù)碼照片管理規(guī)范陸續(xù)出臺。雖然各地規(guī)范不盡相同，但也各有千秋，使當(dāng)?shù)氐臄?shù)碼照片檔案管理做到了統(tǒng)一規(guī)范。能夠出臺是基于現(xiàn)實工作需要，所以國家在這方面滯后了，應(yīng)該盡快出臺新標準是正確的。

三、分析與討論

1.先明確電子文件與數(shù)碼照片的涵義

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。數(shù)碼照片是指用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。

定義文字描述不同之處在于“數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中”和“用掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備”、“傳送的文件”和“傳送的靜態(tài)圖像文件”。掃描儀、數(shù)碼照相設(shè)備就是數(shù)字設(shè)備及數(shù)字環(huán)境。能夠傳送的電子文件包含：文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻或多媒體、音頻文件等等，數(shù)碼照片是圖像電子文件，已包含在電子文件的內(nèi)容中。所以在定義上沒有本質(zhì)的差異。是一致的。

2.電子文件與數(shù)碼照片的特性

優(yōu)點：處理快、編輯快、查閱快、歸檔快、鏈接快、存儲久。

缺點：依賴性、易改性、可分離性。

在歸檔和利用中都需要保證的是：真實性、完整性、有效性、兼容性。

從上面分析看電子文件與數(shù)碼照片的特性是一致的。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》對電子文件的定義、范圍、基本術(shù)語作了詳細描述，對電子文件的收集與積累、歸檔與整理、保管與利用都作了詳細規(guī)定，符合數(shù)碼照片檔案管理全過程。規(guī)范中為了保證電子文件收集積累的真實性、完整性、有效性及兼容性。對電子文件的收集在前端提出要求，將電子文件檔案化工作提前到形成階段。對電子文件形成階段的軟、硬件技術(shù)環(huán)境、元數(shù)據(jù)信息、收集操作方法等等作了具體的規(guī)定，圖像電子文件規(guī)定要以JPEG、TIFE為通用格式。這樣為數(shù)碼照片歸檔后的整理、存儲、保管打下堅實的基礎(chǔ)。更便于數(shù)碼照片檔案的利用。所以《電子文件歸檔與管理規(guī)范》完全適合數(shù)碼照片管理。

3.數(shù)碼照片檔案管理可以在本部門細化管理

篇（4）

檔案管理發(fā)展中，檔案管理的規(guī)范化以及標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)，只有在檔案管理標準化與規(guī)范化的基礎(chǔ)上，才能夠促進檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，提升檔案管理的效率與水平。基于此，在具體落實檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)規(guī)章制度的完善、檔案管理工作的規(guī)劃、檔案管理人員的配備、檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)等等，從而按照相關(guān)要求，規(guī)范化、合理化、標準化落實檔案管理，以便充分發(fā)揮檔案管理的作用，保證檔案的使用價值。所以，檔案管理工作規(guī)范化、標準化落實是非常有意義的。

一、檔案管理工作規(guī)范化、標準化建設(shè)中存在的問題

基于現(xiàn)階段我國一些企業(yè)、單位檔案管理的實際情況來看，可以確定的是檔案管理標準化、規(guī)范化程度不高。究其原因，主要是檔案管理工作規(guī)范化、標準化建設(shè)過程中存在一些問題，使得檔案管理規(guī)范化、標準化程度低。具體為：

（一）認識方面存在問題

現(xiàn)代化的今天，依舊有很多單位領(lǐng)導(dǎo)及管理者沒有認識到檔案管理規(guī)范化、標準化落實的重要性，而是一味的追求檔案管理的信息化、數(shù)字化。其實，檔案管理的確需要借助于先進的科學(xué)技術(shù)，如計算機技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等等，從而實現(xiàn)信息化、數(shù)字化的檔案管理。但是，相對來說，規(guī)范化、標準化的檔案管理應(yīng)當(dāng)是數(shù)字化、信息化檔案管理的前提條件。只有規(guī)范好各項檔案管理工作，在按照相關(guān)標準落實各項檔案管理工作，并在具體落實檔案管理過程中借助先進技術(shù)如此才能真正提高檔案管理質(zhì)量。如若沒有落實規(guī)范化、標準化的檔案管理，而直接落實信息化、數(shù)字化檔案管理，那么檔案管理將難以切合實際，真正發(fā)揮作用[1]。

（二）存在資金方面的問題

目前很多企業(yè)或單位在進行檔案管理規(guī)范化標準化建設(shè)的過程中存在經(jīng)費不足的情況，這也使得檔案管理規(guī)范化、標準化程度低。究其根本，一方面是政府對檔案管理部門的經(jīng)費支持能力有限；另一方面是檔案管理部門融資渠道少，難以通過融資來職稱檔案管理規(guī)范化、標準化建設(shè)。

（三）存在政策方面的問題

落實規(guī)范化標準化的檔案管理，需要由相關(guān)法律法規(guī)的支持，如此才能保障檔案管理有依有據(jù)、有章有法的落實，使廣大人民群眾信服。但遺憾的是目前我國政府并沒有針對檔案管理，頒布相關(guān)政策或法規(guī)，這使得檔案管理工作缺乏完善的法律法規(guī)及標準的制度規(guī)范。

二、強化檔案管理工作規(guī)范化、標準化的有效措施

為了改變當(dāng)前檔案管理工作規(guī)范化、標準化程度低的情況，筆者的建議是：

（一）做好檔案管理工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作

出于落實規(guī)范化、標準化檔案管理工作的考慮，在強化檔案管理工作的過程中，首先要做好檔案管理工作中規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作。具體工作內(nèi)容是：其一，做好公文制發(fā)。公文作為檔案的前身，多數(shù)檔案資料都是有公文轉(zhuǎn)化形成的。所以，為了保證檔案資料的規(guī)范化和標準化，應(yīng)當(dāng)加強工作制發(fā)的監(jiān)督與管理，從而提高公文制發(fā)的質(zhì)量。其二，做好公文、文書的檔案收率管理。也就是在制發(fā)公文的過程中，對公文簽發(fā)手續(xù)、公文審批、公文標題設(shè)定、公文內(nèi)容等相關(guān)方面進行詳細的了解與檢查，及時發(fā)現(xiàn)錯誤，及時糾正錯誤，保證公文完好、規(guī)范、標準。其三，做好公文書寫。為了保證公文規(guī)范和標準，在制發(fā)公文的過程中，應(yīng)當(dāng)按照制發(fā)公文的相關(guān)要求，采用標準的文種，并規(guī)范格式，進而書寫公文，保證公文簡潔、標準、規(guī)范[2]。

（二）及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征

檔案管理中，保證檔案的時效性是非常重要的，這可以保證檔案的使用價值，這也使得檔案管理有意義。當(dāng)然，要想保證檔案時效性特征，應(yīng)當(dāng)注意及時進行檔案案卷清理。也就是在檔案保管的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案文件的保管價值作用及特征，采取適合管理方式予以保管。在一段時間之后，對檔案案卷進行清理，確定沒有價值的檔案予以銷毀，對于永久性保存價值的檔案文件，則需要查看，確定是否完整、保存是否良好，以此來保證檔案時效性特征。

（三）構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，推進規(guī)范化、標準化管理

在現(xiàn)代化的今天進行到案管理規(guī)范化標準化建設(shè)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫是必不可少的。因為電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立，可以將企業(yè)或單位的檔案以電子的方式存儲，如此可以保證檔案的安全性，且規(guī)范化、標準化管理檔案。另外，查閱或使用檔案也會變得更加方便、快捷。那么，如何構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，推進規(guī)范化標準化檔案管理？即借助計算機技術(shù)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，構(gòu)建電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，設(shè)置為檔案管理數(shù)據(jù)庫的軟硬盤，使其能夠?qū)n案進行快速的收錄、分類、存儲，如此可以保證檔案管理更加標準化、規(guī)范化、有效化。結(jié)束語檔案材料對于—個單位來說，也是一種重要的歷史見證以及明智決策的重要依據(jù)，對于本單位人力資源管理工作也能夠提供重要的資源保障。所以，強化標準化、規(guī)范化檔案管理是非常必要的。對于當(dāng)前我國檔案管理存在一些問題的情況，筆者的建議是做好檔案管理工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)工作；及時進行檔案案卷清理，保證檔案時效性特征；構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，推進規(guī)范化、標準化管理等。希望對于提高檔案管理規(guī)范化、標準化水平有所幫助[3]。

參考文獻：

[1]丁海斌.檔案管理活動中的物質(zhì)與意識——兼論檔案的物理管理與邏輯管理[J].檔案學(xué)研究.2010（3）.

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一、研究背景及意義

近年來，信息化建設(shè)已成為檔案發(fā)展的新方向，特別是以信息技術(shù)為核心的信息化建設(shè)已成為社會發(fā)展的強大推動力。2002年國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，標志著我國檔案信息化建設(shè)的啟動。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局。”緊跟國家信息化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國家信息化建設(shè)同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門的一項重要而緊迫的任務(wù)。回顧我國檔案信息化的歷程，總共經(jīng)歷了萌芽起步（20世紀70年代末～90年代初期）、快速推進（20世紀90年代中期～21世紀初）以及系統(tǒng)發(fā)展（21世紀以后）三個階段。隨著信息化時代的到來，海量電子文件數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)以及包括云計算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)的發(fā)展，無一不使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件生命周期理論、全宗理論和價值鑒定理論受到了挑戰(zhàn)。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學(xué)理論的新發(fā)展方向，也是檔案信息化建設(shè)的重點方向。本文根據(jù)廣州市城市建設(shè)檔案館自行編制的《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》以及自主研發(fā)的規(guī)范化聲像電子檔案管理系統(tǒng)展開調(diào)研，以期簡述廣州市城市建設(shè)檔案館檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并提出發(fā)展對策。

二、檔案信息化的概述

20世紀60年代日本的學(xué)者首次提出了信息化，而后20世紀70年代后期西方學(xué)者提出了“信息社會”、“信息時代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會議。目前，關(guān)于檔案信息化并沒有統(tǒng)一的定義，與檔案信息化相關(guān)的諸如檔案數(shù)字化、檔案信息數(shù)字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關(guān)檔案信息化的內(nèi)涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。”[1]張珺（2009）認為檔案信息化是檔案工作與信息技術(shù)手段的結(jié)合；檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項動態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關(guān)項目構(gòu)成，是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對管理目標的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認為檔案信息化可理解為“是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實際運用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進步過程”。[3]《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》對檔案信息化的表述為“以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程。”系統(tǒng)核心功能方面還需要進一步完善。目前對于系統(tǒng)的配置管理、備份恢復(fù)、權(quán)限管理等核心的后臺管理功能都還比較簡單，存在嚴重的管理和安全風(fēng)險。而且目前系統(tǒng)的部分核心業(yè)務(wù)功能嚴重不足，例如軟件對于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導(dǎo)致一些查詢需要投入大量人力進行，對于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統(tǒng)設(shè)計中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統(tǒng)主要處于應(yīng)付現(xiàn)階段的管理模式，即以紙質(zhì)+數(shù)字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性的設(shè)計考慮。從長遠來看，結(jié)合信息化改革步伐（例如國土規(guī)劃信息化工作建設(shè)目標）以及本地信息環(huán)境的現(xiàn)實(云計算環(huán)境的逐步成熟和認證技術(shù)的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定位高遠，需要面向電子檔案管理的需要進行通盤考慮。

三、基于聲像電子管理規(guī)范的檔案信息化建設(shè)

廣州城市建設(shè)檔案館的信息化建設(shè)工作開展較早，上個世紀90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統(tǒng)，在2002年后該館開始致力于建設(shè)數(shù)字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統(tǒng)為2005年開發(fā)的系統(tǒng)，隨著內(nèi)外部環(huán)境的飛速變化與發(fā)展，使得現(xiàn)有的系統(tǒng)目前面臨著內(nèi)外部環(huán)境的雙重壓力，其中既有信息系統(tǒng)自身業(yè)務(wù)需求發(fā)展所帶來的內(nèi)部推動力，又有環(huán)境調(diào)整所帶來的外部拉動力，在雙向驅(qū)動力的作用下，信息系統(tǒng)的升級工作勢在必行。因此，該聲像系統(tǒng)的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對信息化升級的要求。《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》由廣州市城建檔案館在多年實踐中擬定，在業(yè)界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對象，其規(guī)定了聲像電子檔案的術(shù)語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數(shù)據(jù)要求。針對原系統(tǒng)的不足以及工作中出現(xiàn)的各種問題，并基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》中明確的標準、定義，利用成熟、專業(yè)的聲像處理技術(shù)，從以上有關(guān)信息化的表述中，我們可以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)、開發(fā)利用、資源共享這三個關(guān)鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認為檔案信息化就是運用信息技術(shù)開發(fā)利用檔案，最終達到資源共享的目的。

廣州市城建檔案館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理模式定型于本世紀初，館內(nèi)以“數(shù)字化生產(chǎn)、檔案編研、自主建設(shè)”為立足點，在工作過程中取得了不少成果與榮譽，并曾一度成為城建檔案行業(yè)的學(xué)習(xí)典范。隨著時代的發(fā)展，新的上位法、國家標準和事業(yè)單位行政分類改革賦予廣州市城市建設(shè)檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉(zhuǎn)變，尤其使得其工作流程、服務(wù)方式、服務(wù)對象以及數(shù)量格式上產(chǎn)生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統(tǒng)的功能模塊已經(jīng)難以應(yīng)對日常工作中的管理需求，主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。1.頂層架構(gòu)設(shè)計不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業(yè)務(wù)需求驅(qū)動，歷經(jīng)數(shù)十年時間的建設(shè)由多個系統(tǒng)構(gòu)成的集合，尚未形成內(nèi)部密切聯(lián)系、資源有效共享的覆蓋核心業(yè)務(wù)流程的綜合性的信息系統(tǒng)。現(xiàn)有的子系統(tǒng)集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統(tǒng)之間的關(guān)系并不是很清晰，軟硬件平臺不夠統(tǒng)一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應(yīng)業(yè)務(wù)管理要求和新型城市化發(fā)展的要求。隨著時間的推移和業(yè)務(wù)管理的不斷發(fā)展，信息共享和系統(tǒng)集成的難度日益加大。2.系統(tǒng)功能整體性表現(xiàn)不足現(xiàn)有系統(tǒng)在整體層面上存在升級換代緩慢，用戶體驗友好性不足，子系統(tǒng)零散，缺乏統(tǒng)一入口等問題。現(xiàn)有系統(tǒng)中有相當(dāng)部分都是獨立建設(shè)的，各項業(yè)務(wù)功能基本上是陸續(xù)拼接的，使用的編程平臺和后臺軟件存在較大差異，因而難以進行總體性的功能框架展示。目前信息系統(tǒng)對于業(yè)務(wù)活動的覆蓋面還不夠充分，例如實體管理與資源存儲管理就還很不完善，功能模塊之間的聯(lián)系基本上屬于各自為戰(zhàn)的局面，用戶需要根據(jù)自己的職權(quán)選擇進入不同的系統(tǒng)進行操作，加上命名方面的隨意性，導(dǎo)致用戶體驗較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進一步強化建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，對聲像檔案信息資源進行集中有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實現(xiàn)聲像檔案信息的有效、規(guī)范、科學(xué)管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統(tǒng)。其中功能模塊主要包括配設(shè)任務(wù)申請、任務(wù)分配、成果數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統(tǒng)計報表檔案、用戶權(quán)限管理。本聲像電子檔案管理系統(tǒng)是基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》的需求而量身訂造的。該系統(tǒng)的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設(shè)檔案館目前的工作流程，提高其對聲像電子檔案管理及調(diào)用的效率。這不僅順應(yīng)了國家大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略方針，而且通過《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》與系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得整個系統(tǒng)在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個系統(tǒng)的搜索效率及降低維護成本。同時，這種標準化的系統(tǒng)也值得國內(nèi)其他城市參考，我們可以預(yù)想在不久的將來全國各地都遵循一個統(tǒng)一標準進行對聲像電子文檔的管理，存放在一個相同的系統(tǒng)下，這個系統(tǒng)所產(chǎn)生的價值將是不可估量的。

作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)公司

參考文獻：

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M]中國檔案出版社，2001(9).

[2]張珺.我國檔案信息化建設(shè)的分析與對策[D]，2009.

[3]孟世恩，王穎.對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考[J].檔案學(xué)研究，2004（5）.

[4]翟玉芳.檔案信息化建設(shè)研究[J].檔案研究，2016(1).

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隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，絕大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)對檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作傾注了足夠的重視和努力，但仍然有部分事業(yè)單位尚未對檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要意義進行充分的認識。因此，人們對于檔案規(guī)范化管理的重視程度不高。以下兩種現(xiàn)象足以說明對于檔案規(guī)范化管理，部分事業(yè)單位需要引起足夠的重視。首先，是部分事業(yè)單位不能清醒地認識到檔案管理的重要性和特殊性，片面、武斷的認為規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理在短期內(nèi)不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益，尤其缺乏長期眼光。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)很少對檔案管理工作進行審查和監(jiān)督。其次，即使部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在思想上對檔案管理工作有一定程度的重視，但是他們卻吝于進行規(guī)范化建設(shè)方面的資金和人才投資，阻礙了檔案管理工作的進一步深入開展和作用發(fā)揮。

1.2健全的檔案管理制度的缺失

首先，從目前的事業(yè)單位檔案管理實踐來看，雖然大部分的事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)對相關(guān)的檔案管理制度的制定，但是，在這些制度中，絕大部分的內(nèi)容主要針對檔案管理部門工作人員，進行一定程度上的行為規(guī)范，而對于事業(yè)單位的其他部門和人員，仍然不受約束。這種情況會導(dǎo)致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，部分事業(yè)單位對自身制定的檔案管理制度做不到高效、高質(zhì)執(zhí)行，缺乏執(zhí)行力，再完善的檔案管理制度也會淪為虛設(shè)。

1.3電子文件管理工作所需軟硬件設(shè)施不齊全

在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，辦公的形式越來越多的向電子文件靠攏。為了適應(yīng)這一變化，對電子文件的統(tǒng)一、規(guī)范的管理也應(yīng)該被納入我國事業(yè)單位的檔案管理中。但是從目前的事業(yè)單位檔案管理實踐來看，電子檔案管理中所需要的相關(guān)硬件設(shè)施存在配備不齊全、電子檔案錄取工作麻煩不宜行等問題。

2推進事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理的策略

2.1強化檔案規(guī)范管理的地位，加強對檔案管理人員的技能培訓(xùn)

事業(yè)單位要通過各種形式，致力于單位內(nèi)檔案管理工作者對自身工作重要性認識程度的提升。不管是通過宣傳還是職工職業(yè)道德教育，都是體現(xiàn)事業(yè)單位整體人事管理核心的重要舉措。

2.2建立健全檔案管理規(guī)章制度，明確工作人員職責(zé)

事業(yè)單位應(yīng)該逐步建立一整套基于自身實際情況的檔案管理制度，并且不斷提升規(guī)章制度的執(zhí)行力，對檔案人員嚴格要求，實現(xiàn)規(guī)章制度的高效、高質(zhì)執(zhí)行，杜絕一切違紀違法的行為。同時，事業(yè)單位檔案管理部門要切實遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理原則，在實施檔案規(guī)范管理時，注重總體規(guī)劃的強化，分類指導(dǎo)的進行，相關(guān)監(jiān)督工作的做出，檔案工作規(guī)范化管理成績評估工作的分級組織。

2.3提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

運用科學(xué)的管理手段將檔案管理的效力充分發(fā)揮，是提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了實現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容的全面化，要加強對信息資源檔案收集的力度，爭取全面涵蓋文字、圖像、影音等信息資源，并且將這些資源科學(xué)、合理的進行并歸等處理。其次，要保證電子檔案的保密性，嚴防電子檔案信息的泄露，而對于不需保密而需向社會披露的信息，要及時通過信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)向社會公布，更好地為人民服務(wù)，提升檔案的利用效率。

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隨著數(shù)碼時代的到來，數(shù)碼相機得到普及和廣泛應(yīng)用。數(shù)碼照片特有的成像快、處理快、傳輸快、查閱快和成本低、存儲久等特點，使其大有取代傳統(tǒng)膠片型照片的趨勢，成為照片技術(shù)發(fā)展的主流。如何對數(shù)碼照片進行收集、整理、歸檔和保管，是基層檔案工作者面臨的新課題。

目前，國家尚未出臺相關(guān)的標準和技術(shù)規(guī)范，現(xiàn)行的國家標準《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）僅是適用于銀鹽感光材料照片檔案，也就是傳統(tǒng)膠片型照片檔案的收集、整理和保管工作。盡管目前數(shù)碼照片檔案管理問題已經(jīng)引起各級檔案管理部門的重視，一些省、市和單位出臺了在本地、本部門試行的數(shù)碼照片管理規(guī)范，但存在標準不統(tǒng)一、內(nèi)容不完整、操作性不強等問題，數(shù)碼照片管理從總體上來說，仍處于一種無“法”可依、無“章”可循的狀況。筆者認為，對《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）進行修訂迫在眉睫，使該標準既適用于傳統(tǒng)膠片型照片的檔案管理，又適用于數(shù)碼照片的檔案管理，提高檔案管理的標準化、規(guī)范化水平。建議對《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821－2002）從以下幾方面進行修訂：

一、在“1 范圍”條目中，去掉“銀鹽感光材料”這一界定，使得《照片檔案管理規(guī)范》的應(yīng)用范圍涵蓋數(shù)碼照片。

二、由于數(shù)碼照片是一種電子文件，應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）要求，建議在“2 規(guī)范性引用文件”條目中，增加“GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范”。

三、在“3 術(shù)語和定義”中增加數(shù)碼照片的定義：“數(shù)碼照片electronic photograph 是用數(shù)碼相機、掃描儀等設(shè)備獲得的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。”

四、由于數(shù)碼照片依賴計算機系統(tǒng)進行閱讀、處理，一方面，其數(shù)據(jù)信息很容易被修改，數(shù)碼照片檔案管理必須保證照片的原始性、真實性。另一方面，必須符合電子文件的規(guī)范要求。建議在“4.2 收集要求”中，增加以下條目內(nèi)容：“對存在真?zhèn)我闪x或修改處理的照片應(yīng)采取必要措施進行鑒定，確保照片的原始性、真實性”；“數(shù)碼照片以JPEG、TIFF為通用格式，用數(shù)碼相機直接拍攝的數(shù)碼照片，其光學(xué)精度至少在300萬像素以上；用掃描儀對紙質(zhì)照片掃描形成的數(shù)碼照片，其掃描光學(xué)分辨率一般應(yīng)在600dpi以上，數(shù)碼照片遷移、格式轉(zhuǎn)換、歸檔過程中，應(yīng)保持原有精度和不丟失圖像交換信息”。將“4.2.6 對無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片”修改為“對無底片的照片應(yīng)按照標準掃描或制作翻拍底片；對無照片的底片應(yīng)制作照片；對永久或長期保存的照片，歸檔時，應(yīng)同時制作紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存”。

五、為滿足紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片編號的需要，在“5.4 照片的整理”中，“照片的編號”應(yīng)采用以下格式：“全宗號―門類―年度―保管期限代碼―冊號（盤號）―張?zhí)枴薄ｉT類是用來區(qū)分紙質(zhì)照片和數(shù)碼照片的代碼，分別用“ZP”、“SP”表示。冊號（盤號）是在某一全宗某一保管期限內(nèi)紙質(zhì)照片冊或存儲數(shù)碼照片光盤的排列從“1”開始的順序號。需要增加“數(shù)碼照片文件的命名”、“數(shù)碼照片的存儲及說明”條目，內(nèi)容如下：“數(shù)碼照片文件命名規(guī)則為‘門類―年度―保管期限代碼―張?zhí)枴瑥執(zhí)栍梦逦话⒗?/p>

數(shù)字表示，位數(shù)不足的在前面補‘0’。如‘SP20091

00003.jpg’，其中，第1～2位表示門類，第3～6位表示歸檔年度，第7位表示保管期限，第8～12位表示張?zhí)枴！薄皵?shù)碼照片應(yīng)采用只讀光盤作為保存載體，一個歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)存儲在一張或多張光盤中，幾個歸檔年度的數(shù)碼照片一般不允許存儲在一張光盤中。刻制光盤時，應(yīng)選擇‘一次性寫入’方式，刻制一式三套，套別分別為‘A’、‘B’、‘C’，其中，‘A’表示封存，‘B’表示利用，‘C’表示異地保存。光盤背面應(yīng)注明全宗號、門類（類目）、年度、盤號，格式為：‘全宗號―門類―年度―保管期限―盤號’。書寫時，應(yīng)使用光盤專用書寫材料，不得直接在光盤上粘貼任何標記。每張光盤的根目錄下應(yīng)有說明文件、著錄文件、數(shù)碼照片子目錄。說明文件文件名‘README.TXT’，文件內(nèi)容應(yīng)包括全宗號、門類、年度、保管期限、盤號、全宗名稱、形成時間、件數(shù)、套別、制作人、審核人、制作時間等信息。著錄文件文件名‘DESCRIPT.XML’，文件內(nèi)容：數(shù)碼照片光盤內(nèi)目錄的電子版本。該文件應(yīng)使用經(jīng)過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統(tǒng)自動生成。文件格式‘XML文件’。數(shù)碼照片子目錄目錄名‘DATA’，目錄內(nèi)容：存放經(jīng)過整理后的數(shù)碼照片。光盤封面正面應(yīng)打印或使用符合檔案要求的書寫材料填寫上述說明文件的內(nèi)容。”

六、在“5.5 照片檔案目錄的編制”中的“目錄種類”，增加“文件目錄”內(nèi)容和條目：“數(shù)碼照片文件目錄應(yīng)逐張照片編制，使用經(jīng)過檔案行政管理部門認定的計算機檔案管理系統(tǒng)進行目錄的編制、管理。數(shù)碼照片文件目錄項目包括全宗號、門類、年度、保管期限、光盤號、張?zhí)枴㈩}名、拍攝者、拍攝時間、備注。”

篇（8）

2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準扶貧檔案管理機制，實現(xiàn)精準扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實記錄脫貧攻堅工作歷程、成果體現(xiàn)。

二、工作內(nèi)容及標準

（一）工作內(nèi)容

脫貧攻堅以來，在開展各項工作過程中，形成的對國家、社會有保存價值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對精準扶貧檔案進行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進行數(shù)字化處理，實行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時移交）。

（二）基本原則

規(guī)范管理、分級負責(zé)、刪繁去重。

（三）工作標準

1.整理標準

（1）文書檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。

（2）項目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細則》進行整理，國家重大建設(shè)項目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進行整理。項目規(guī)模較小的，可以簡化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。

（3）資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理。

（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進行整理。

（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進行整理。

（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進行整理。

2.數(shù)字化標準

精準扶貧檔案數(shù)字化標準嚴格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。

3.檔案裝具

按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。

三、工作步驟

（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。

（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。

（三）分級驗收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗，在2021年3月10日前完成27個行政村精準扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗收工作，并向區(qū)脫貧辦報告完成情況；二是區(qū)級抽驗，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗收工作；三是根據(jù)抽驗情況開展整改提升。

（四）歸檔裝訂。精準扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動，于3月底前完成歸檔裝訂。

（五）及時移交。在2021年4月底前，按國家有關(guān)規(guī)定，將精準扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。

四、工作要求

篇（9）

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-070-01

建立健全一套完整科學(xué)的文書檔案工作制度，可以體現(xiàn)出這個單位的工作面貌，關(guān)系到工作的效率。近幾年，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及應(yīng)用，大部分企業(yè)的文書檔案管理都實現(xiàn)了現(xiàn)代化管理和利用，取代了部分手工勞動，減輕了檔案管理人員的勞動強度，同時又提高了工作效率，使文書檔案管理能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的新趨勢，檔案管理的現(xiàn)代化是提高檔案管理水平的有效途徑和發(fā)展方向。

一、規(guī)范化與標準化管理

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。建立有效的管理制度和工作程序是樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的必要保證。檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，是促進檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要保證。在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ)。實踐表明，文書工作是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。

公文制發(fā)不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時也影響檔案的質(zhì)量。為提高檔案實體質(zhì)量，把好文書檔案的源頭關(guān)極為重要。其次要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和歸檔系統(tǒng)化、檢索利用便捷化，嚴格執(zhí)行文書檔案歸檔整理辦法，提高歸檔案卷質(zhì)量。

近年來，我國檔案部門針對電子文檔管理制定出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》及《電子文件歸檔與管理范圍》，從電子文件的定義、收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計等方面做出詳細的規(guī)定，為文檔管理規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)。

二、實現(xiàn)檔案管理的信息化

篇（10）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)22-5279-02

Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving

傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負責(zé)檔案的入庫管理。由于不能充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢，造成手工勞動量大，操作程序復(fù)雜，人力、物力資源浪費，而且檔案利用率極差。為了加快中國石油天燃氣集團公司信息化的發(fā)展，統(tǒng)一各個下屬單位檔案管理規(guī)范，形成中石油檔案共享知識平臺，項目組在信息部的支持下，與微軟合作開發(fā)了中國石油檔案管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經(jīng)過歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，檔案電子條目自動提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實體檔案和清單，由檔案管理部門人員進行檔案整理和入庫維護。這部分功能主要由系統(tǒng)中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)和各個子模塊的工作原理。

1 總體功能結(jié)構(gòu)圖

“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。

檔案歸檔的目標為協(xié)助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實體檔案歸到中國石油檔案管理系統(tǒng)中，以達到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標是實現(xiàn)油氣勘探開發(fā)類檔案的匯交和分發(fā)。圖1是收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)圖。

2 檔案歸檔

檔案歸檔包含預(yù)歸檔、歸檔整理、檔案整理三個子模塊。

2.1 各個子模塊任務(wù)

2.1.1 預(yù)歸檔

1）歸檔部門人員對待審核檔案的電子條目進行錄入、編輯、提交；

2）歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

3）檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

2.1.2 歸檔整理

1）部門歸檔人員對不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；

2）部門歸檔人員對實體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實體檔案同步移交到檔案管理部門；

2.1.3 檔案整理

檔案管理部門人員對歸檔部門提交的電子和實體檔案編輯、實體整理、歸檔辦結(jié)；

2.2 檔案歸檔流程步驟

如圖2，系統(tǒng)提供四種歸檔流程，可由各單位根據(jù)本單位業(yè)務(wù)情況選擇使用。

2.2.1 標準流程歸檔

對應(yīng)上圖的全部五個步驟12345。

2.2.2 直接歸檔

歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實體歸檔發(fā)起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經(jīng)過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。

2.2.3 檔案部門審核

對應(yīng)標準歸檔流程去掉第二步，即1345。對應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。

2.2.4 歸檔部門審核

對應(yīng)標準歸檔流程去掉第三步，即1245。對應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進行實體歸檔工作。

3 檔案上交

檔案上交分為檔案匯交、檔案分發(fā)、檔案接收三個子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標匯交單位（如勘探開發(fā)研究院）。如圖4，由檔案產(chǎn)生部門將檔案分發(fā)到各個下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統(tǒng)的收集整理模塊中，進行編輯和存檔。

4 結(jié)束語

中國石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統(tǒng)的核心模塊――收集整理，以其簡潔的歸檔程序、嚴密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進了企業(yè)的減員增效。“電子文件先歸檔、實體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實體檔案要和相應(yīng)的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門。跨部門、跨地區(qū)的不同單位間檔案的匯交、分發(fā)和接收，只需幾個簡單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項設(shè)置嚴格遵守《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》規(guī)定的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案信息化規(guī)范。系統(tǒng)統(tǒng)一了中石油各個下屬單位檔案管理規(guī)范，將成為中石油集團公司檔案管理平臺和共享知識中心。

參考文獻：

[1] 師玉強,王政.大型工程檔案收集整理模式探討[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè),2010(7).

[2] 劉宏.關(guān)于建設(shè)工程檔案收集整理標準化的思考[J].北京檔案,2010(10).

篇（11）

檔案管理工作，是交通運輸管理工作中一項工作量大、數(shù)據(jù)處理眾多的工作之一，它涉及到文書檔案、、執(zhí)法檔案、車輛檔案、實物檔案等各種信息。隨著我國交通運輸業(yè)的發(fā)展和升級，交通運輸檔案管理工作內(nèi)容和數(shù)量進一步擴大，當(dāng)前的檔案管理工作較為滯后，需要進行工作優(yōu)化和提升。

1 當(dāng)前交通運輸管理檔案存在的問題

（一）對檔案管理的重視程度不夠

檔案管理的工作內(nèi)容，常常被認為是整理材料、儲存數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)分類、文件歸檔、數(shù)據(jù)調(diào)用和更新等[1]。這些工作沒有直接涉及到交通運輸?shù)囊痪€工作、也不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值和效益。因此，檔案管理工作一直沒有被列入交通運輸管理工作的戰(zhàn)略性地位中，部分工作人員甚至認為，檔案只要不丟失、不遺漏、不錯誤、不外泄，就達到了管理目的。

（二）檔案管理硬件設(shè)施的缺乏

目前，交通管理部門的檔案室硬件設(shè)施不太齊全，目前的文件材料，包括照片、錄音、錄像、實物等，需要電子檔案和紙質(zhì)檔案同時保存。電子檔案可以直接采用本地存儲，但是紙質(zhì)檔案需要存放在檔案室中。電子檔案所存放的本地硬盤，存儲容量和信息安全水平能夠滿足當(dāng)前的管理要求，但是隨著交通運輸事業(yè)的快速發(fā)展，這些硬件技術(shù)也需要不斷更新。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所存放的檔案室，往往采光差、空間狹小、易出現(xiàn)檔案霉變、蟲蛀的可能[2]。

（三）檔案管理水平的不足

目前的檔案管理者，并不是專業(yè)的情報專業(yè)或檔案專業(yè)的技術(shù)人員，常常都是辦公室工作人員兼任檔案員來進行檔案管理，缺乏檔案管理的業(yè)務(wù)知識和技能[3]。而交通運輸部門很少針對檔案管理來制定專門的工作規(guī)范和工作指南，因此，檔案管理制度缺乏或落實程度較差，基層工作者的管理水平明顯不足。

2 交通運輸檔案管理工作的優(yōu)化途徑

可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的交通運輸檔案管理工作存在不足，需要結(jié)合檔案管理的工作現(xiàn)狀，來制定檔案管理工作的優(yōu)化途徑。

（一）加強電子檔案的管理

隨著信息技術(shù)和數(shù)碼成像的不斷發(fā)展，大量的紙質(zhì)文件都可以轉(zhuǎn)化成電子化方式并進行存儲，數(shù)據(jù)管理方式也逐漸成熟。例如：對于目前沒有電子版本的紙質(zhì)檔案，可以進行電子化處理，在未來的工作中，盡可能直接生成電子版的檔案；對已經(jīng)歸檔的文件資料，設(shè)置為只讀或禁止更改的模式[4]，保證了文件的安全性；對當(dāng)前的檔案格式和內(nèi)容進行統(tǒng)一設(shè)計，提高了文件和檔案的一致性。

（二）建立和完善檔案管理網(wǎng)站

在加強電子檔案的管理的基礎(chǔ)上，將電子檔案進行分類、歸檔、提取、整理，通過內(nèi)部OA平臺上傳進行共享，讓檔案信息真正服務(wù)于交通管理工作。同時，在內(nèi)部OA平臺中，授予不同部門查閱、調(diào)用、修改的權(quán)限，保證檔案信息的快速傳遞，提高交通運輸檔案管理的工作效率。

同時，還要積極建設(shè)外聯(lián)網(wǎng)，建立交通運輸檔案信息網(wǎng)站，為廣大用戶提供一個快速查詢交通運輸檔案信息的平臺，使得用戶能夠不受時間和空間的限制，查閱到權(quán)限內(nèi)最新的交通運輸相關(guān)資料。另外，在網(wǎng)站中還可以增設(shè)咨詢服務(wù)的窗口，及時提供檔案管理的服務(wù)幫助。

（三）加強檔案管理工作的培訓(xùn)

對于當(dāng)前已經(jīng)從事檔案管理的專兼職工作人員，需要定期進行專業(yè)培訓(xùn)，通過不斷學(xué)習(xí)檔案采集、保存、編排、挖掘的新技術(shù)和新方法，幫助他們解決實際工作中出現(xiàn)的新問題、創(chuàng)新工作方法、提高工作效率。對于剛剛?cè)肼毜臋n案管理工作人員，需要進行入職前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是對于一些具有檔案管理專業(yè)技能的人才，要通過入職培訓(xùn)，讓他們盡快了解交通運輸檔案管理工作的內(nèi)容、特點和要求，以便于迅速適應(yīng)工作，并在工作中發(fā)揮創(chuàng)新精神，不斷提升檔案管理方式和效率。

（四）制定檔案管理規(guī)范

管理規(guī)范的建立，是保證檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)。目前，國家已經(jīng)對各類檔案的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護措施，制定出了各種技術(shù)規(guī)范標準和要求，這些規(guī)定已經(jīng)在政府正式公文管理中得到廣泛應(yīng)用。而交通運輸檔案的管理，同樣也需要遵照國家的檔案管理要求，并針對交通運輸檔案的特點，來制定針對性的規(guī)范和要求。例如：交通運輸信息的形式具有多樣性，有可能同時具有文字、圖片、視頻等文件，需要做好文件管理和傳遞的臺賬、加快電子檔案的同步化與核對工作。只有這樣，才能為交通運輸管理提供規(guī)范、精確的信息資源，提升整個交通運輸管理的水平。

（五）建立交通運輸檔案管理的保障機制

交通運輸檔案管理的保障機制包括責(zé)任機制、考核機制、激勵機制三個部分。首先，是落實交通運輸檔案管理的責(zé)任機制。建立交通運輸檔案管理的組織和領(lǐng)導(dǎo)層、明確管理責(zé)任、制定制度和管理規(guī)范、落實對檔案管理的資金和人員支持、提高交通運輸部門的內(nèi)部職能。其次是落實交通運輸檔案管理的考核機制。上部門可以通過定期檢查、不定期抽查、專項工作調(diào)研等方式，到各級交通運輸檔案管理部門進行管理抽檢，查看紙質(zhì)文檔的案卷質(zhì)量、裝幀技術(shù)、保護措施是否符合國家標準、檔案室的硬件配套設(shè)施是否更新和完善、查看電子文檔的轉(zhuǎn)化率和情況，將這些檢查結(jié)果作為考核依據(jù)。最后是落實交通運輸檔案管理的激勵機制。這一機制與考核機制密不可分。檢查結(jié)果將作為激勵措施的參考依據(jù)，管理者需要根據(jù)檢查結(jié)果和考核情況，對檔案管理工作成果突出的工作人員進行嘉獎、對檔案管理工作落實較好的基層交通運輸管理單位進行表彰，并且對情況不佳的單位提出針對性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落實實施，再通過定期回訪檢查的方式，了解整改進度。

（六）挖掘交通運輸檔案管理的利用率

目前，有一部分已經(jīng)歸檔的交通運輸檔案一直是處于閑置狀態(tài)，不同的檔案之間，信息的重疊程度很高，還有一部分檔案歸檔之后，查閱困難，很難發(fā)揮檔案管理的效果，造成了大量的資源浪費。因此，需要挖掘交通運輸檔案管理的利用率。對于長期處于閑置狀態(tài)的交通運輸檔案，可以將其移動到后備檔案庫中，將頻繁調(diào)用的檔案放置到前端位置，以便調(diào)用。對于信息重疊程度很高的檔案，需要在檔案收集、整理、存檔的過程中，設(shè)計收集方式，注重信息的配套性和完整性，在電子檔案歸類時，標注檔案之間的信息調(diào)用關(guān)系，節(jié)約存儲空間。最后，利用互聯(lián)網(wǎng)查詢的方式，減少檔案查詢的難度，盡快將能夠公開的交通運輸檔案信息進行電子化和信息化處理，方便調(diào)用和查閱。

3 結(jié)語

針對當(dāng)前交通運輸檔案管理工作中，存在重視程度不夠、硬件設(shè)施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等問題，需要加強電子檔案的管理、建設(shè)檔案管理網(wǎng)站、加強對人員的檔案管理培訓(xùn)、制定檔案管理規(guī)范、挖掘檔案管理的利用率，并建立相關(guān)的責(zé)任機制、考核機制、激勵機制，提高檔案管理的效果，為交通運輸管理服務(wù)。

參考文獻

[1]姜艷秋. 交通運輸部門檔案管理中信息化建設(shè)[J]. 現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016，13：6061.