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全員參與，過程管理是檔案規范化管理中的一個重要方面。檔案工作涉及到企業的方方面面，文件在形成、流轉、辦理、整理、歸檔的過程中也會涉及到企業的各個環節。比如，企業一個項目的文件，它的形成從項目的立項、調研到預算、招標再到最后的實施，可以說涉及到了這個項目的全部階段。因此，要把檔案意識貫徹落實到每一個環節中去，實行部門立卷責任制，堅持“誰立檔誰整理”的原則，各司其職。全員參與，這樣才能使企業的檔案工作進一步規范化。

二、完善制度，健全機制是企業檔案規范化管理工作的根本

企業應該及時成立相關的檔案管理評估工作領導小組，對檔案的管理情況進行有效的監管和評估。要根據本單位的具體情況實施并修訂符合本單位實際的檔案管理規范機制，如要健全《檔案管理標準》、《檔案分類標準和保管期限》、《檔案管理應急預案》等方面的制度。此外，企業每年還應將檔案工作列入到本年度的發展規劃和計劃中去，不斷完善并健全檔案工作的管理體系，確保檔案工作的領導職責、管理職責和工作職責都能分級分層落實到位，這將會對檔案工作的規范化管理提供切實的保障。

三、常態化管理，規范化實施是企業檔案管理工作的基礎

檔案工作是一個企業開展各項業務和活動的有機組成部分，有著不可或缺的意義，應該采取常態化的方式開展。

1、對各種檔案要及時歸檔，確保檔案的完整性。各種類別和載體的檔案都要在規定的時間內及時歸檔，要按照《歸檔文件整理規則》做好檔案的系統化管理，確保歸檔文件的準確和完整。對到期的檔案要及時進行鑒定，確保檔案利用的有效性。對已到保管期限的檔案要專人進行鑒定，經鑒定后，仍需要保存的檔案要對其重新劃定保管期限，對那些到保管期限也沒有保存價值的檔案，要進行登記造冊，填寫銷毀清冊。對檔案的借閱，要完備手續。借閱檔案要按照規定辦理借閱登記手續，要按時催促歸還。企業要根據每年的檔案借閱情況，編寫好檔案利用效果的登記。此外，檔案的收進、轉出都要進行登記，雙方當面清點，辦理簽字手續。檔案室要保持干凈整潔，沒有雜物，室內面積要能夠滿足檔案工作發展的需要，要留有足夠的存儲空間。檔案柜、檔案架的擺放要做到整齊有序，要擺放文件資料存放的示意圖，以方便查閱。應在每年的年中和年末對所存放的檔案進行全面的清查并及時建立清查記錄。

2、用“關鍵詞”的方式檢索檔案資料，以提高使用效率。

使用“關鍵詞”來代替“主題詞”，可以簡化查找檔案的時間，提高使用效率，也就是說通過從題名或文件主題中歸納出一些體現主題內容的關鍵詞，對其進行標識，等錄入計算機后就可以通過計算機批量處理的功能進行檢索處理。比如，有關廠房基礎建設的文件，有人將它的關鍵詞寫為“基本建設”，有人寫為“基建”，還有人寫成“廠房建設”，在通過計算機調控后可以把關鍵詞統一規范為“基建。”此外，計算機還有一項“活動增加”的功能，可以利用這項功能將那些不規范的詞語和主題詞中詞義相近的進行合并，這樣就解決了用手工標識速度較慢的問題，同時還解決了主題詞中的詞義含量的問題。

3、實施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，就是說那些歸檔的文件應該要以本單位形成的文件為主，這是推進檔案規范化管理中的重要一環。這里需要注意三個問題：一是對文件歸檔的時間要把握準確，進行歸檔的文件必須是完成了現階段任務的，沒有完成的則不能立卷或歸檔，否則會造成檔案管理的混亂和無序。二是要明確文件歸檔的重點，對歸檔文件進行合理的分工，也就是說要在實際工作中將文件和資料區分開來，尤其是要注意那些在內容、形式和作用方面相似的文件資料，要堅持具體問題具體分析，從而減少檔案管理中的重復和冗余，提高檔案使用的效率。三是要有效地保證全宗檔案的完整性。在歸檔工作中要把握好重點，分清主次，保證不該歸檔的文件不要混入其中，該歸檔的文件要及時歸檔而不能散失。這就要求在歸檔立卷中，要將那些具有內在聯系的文件材料放在一個卷中，以確保其對于同一問題處理的全部來龍去脈過程的反映，保證同一問題的完整性，這樣文件歸檔后既完整又有序，可以為檔案管理的規范化奠定堅實的基礎。

四、網絡化和信息化技術是實施企業檔案管理工作的有效手段

現在，計算機技術已普遍應用于各個領域，檔案管理中也需要把計算機技術運用到日常的每個環節中，這樣才能夠更好的提高效率，使得工作的開展越來越便捷。例如，檔案管理中在進行打印文件時，計算機可以自動生成一個序列，按照這個自動生成的序列進行打印就會大大的減少文件歸檔的工作量，充分發揮計算機技術的優勢，能夠有效減少人員的工作量，大幅度提升工作效率。

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所謂房地產企業，是指從事房地產開發、經營、管理和服務活動，并以營利為目的進行自主經營、獨立核算的經濟組織。房地產相對于傳統的機械、電子等行業起步較晚，屬于改革開放后的新興產業，對檔案管理方面的關注與研究也相對比較少，而且由于房地產行業發展速度較快，檔案管理更是無法滿足其發展要求。然而，檔案工作是房地產企業運行和生產的參考和依據，事關群眾的基本生活，是關系國計民生的大事。因此，房地產企業檔案的規范化管理尤為重要。

一、房地產企業檔案

1.房地產企業檔案的范圍

房地產檔案一般是指房地產權屬檔案，包括權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理活動中直接形成的，保存備查的各種文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產企業而言，房地產權屬登記檔案只是一小部分，房地產企業檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業生產經營活動過程中形成的檔案，可能是房地產開發建設過程中形成的，也可能是房地產管理、使用過程中形成的。

2.房地產企業檔案的特殊性

首先，房地產企業檔案具有很強的專業性。房地產企業檔案是房地產企業在生產、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產產權的歸屬和沿革，反映了房地產企業的經營與發展狀況，是在特殊的專業背景下按照專業要求形成的，有相對統一的格式和行文規范，并且專業術語較多，如土地界限認定、房地產面積丈量、房地產平面圖測繪等，專業性十分明顯。

其次，房地產企業管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發到經營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產企業的經營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯系起來，共同推進和完成一個項目。據統計，合同在房地產企業管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產企業檔案的規范管理時，必須要認識到這一點。

最后，房地產企業檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產企業的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產權屬登記檔案，更多的是專業的項目檔案、合同檔案，以及企業內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統地進行分析，以防出現規范沒有涉及到的空白區。

二、房地產企業檔案規范化管理的必然性

加強檔案的規范化管理，是提高企業檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產企業檔案的規范化管理，是企業發展的必然選擇。

加強檔案的規范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經濟的發展，信息時代的深入，標準化、規范化已經成為現代企業的標志和企業發展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規范化、標準化是其必由之路。

加強檔案的規范化管理是房地產企業提升管理效率的必然要求。房地產開發企業的檔案管理是房地產行業單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產企業的開發項目由于其規模大、工期長，在執行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯和涉及的部門和單位環節眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規范化、標準化，僅僅依靠傳統的手工方式已經是難以實現對其進行有效的管理了。

三、房地產企業檔案的規范化管理

1.完善管理制度，規范房地產企業檔案管理行為

加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產管理法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等法律規范，結合房地產企業發展對檔案工作的要求，制定企業自己的檔案管理規范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規定檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統計制度、保密制度、崗位責任制等的企業檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執行。同時，要隨著時間、環境、事物的發展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業和檔案事業的發展要求。

2.梳理業務流程，明確需求，規范檔案工作的各個環節

流程梳理是指圍繞企業的內、外部要素，對整個企業的業務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業務活動的關鍵節點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現深度等。對業務活動進行調研，明確各業務環節所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規范、合理的流程是應用系統的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化的辦公環境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環節，建立科學規范的房地產企業檔案管理工作程序，保障每個環節之間能夠互相檢查、校對、制約，發現問題并且能夠及時糾正。

3.明確職責和分工，保證工作質量

所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發生的工作扯皮現象，提高內部競爭活力，更好地發現和使用人才，提高工作效率和質量，規范操作行為。房地產企業的崗位職責可以分為三個層次：一是企業層，企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。

4.加強宣傳教育培訓，優化檔案工作環境，提高隊伍素質

加強房地產企業檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產管理和熟悉計算機知識的檔案專業隊伍，同時還需要企業全員的支持和參與。因此，房地產企業要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現代化檔案管理的專業知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業各項業務工作及其形成的文件，熟悉房地產管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業的生產經營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規范、完整，必須需要全員的參與和支持。

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一、前言

對于任何企業而言，檔案均是非常重要而且關鍵的信息資源，尤其是對于處于改革大潮中的國有企業而言，檔案既是總結相關經驗的重要參考，尤其是改革開拓創新的重要依據。在新的歷史形勢下，國有企業的戰略性改革與重組不斷地深化，面對日益復雜的國際形勢，其該組過程中必然充滿艱辛。相應地，檔案管理作為企業管理的一個重要部分，它同樣需要解決當前面臨的問題、順利未來的發展潮流，在企業的不斷改革中實現檔案資料的規范化管理。

二、限制國有企業檔案規范化管理的因素

處于不斷改革中的國有企業，其檔案管理主要面臨著下述三個困境，即檔案管理功能弱化、日常管理人員不足以及高級管理人才流失。具體而言：

第一，檔案管理功能弱化。目前不少國有企業在改革的過程中逐漸弱化了檔案管理功能，不少規模不大的檔案管理機構不是被裁撤便是被合并，某些國有企業的檔案管理機構被合并到信息管理部門，成為其下屬的分支管理部門。另外，不少國有企業的規模均非常大，有的會有不少子公司分布在全國各地，因為裁撤了類似檔案處職能的管理機構，使得檔案工作沒有辦法通過一個專用的、相對固定的渠道實現上通下達，不少工作問題無法得到及時有效地解決，檔案管理邊緣化的趨勢越加明顯。另外，在國有企業的集團總部會議上，類似檔案管理工作的規劃、安全、人員配置、經費預算等問題得不到應有的重視，甚至類似這種問題根本無法提上會議的議事日程，最終導致企業的檔案管理功能被嚴重的弱化，某些企業已經積重難返。

第二，日常管理人員不足。日常管理人員不足是檔案管理功能被弱化之后對檔案管理帶來的不利影響之一。當前的國有企業進行改革的重要內容之一便是“減員增效”，許多職能部門的管理人員和工作人員數量被大幅度縮減，另外，為了盡可能增強市場競爭力，獲得高額利潤，不少國有企業將企業員工盡可能充實到一線環節，例如生產和銷售環節。不少大型國有企業在進行改革的過程中，利用職能更加綜合化的部門取代了原有的檔案管理部門，將原有的檔案管理工作擴充為現在的集檔案管理、文字打印、文書收發、機要交通、辦公用品發放、秘書、接待等眾多職能于一身的綜合管理職能部門，因為人員不足，工作瑣碎，工作人員很難依照原有方式進行檔案管理。

第三，高級管理人才流失。在檔案管理功能被弱化、原有檔案管理部門被功能更加多元化的職能部門取代之后，實質上已經等于檔案管理部門的等級被降低了一個乃至兩個級別，原本享有高級管理職稱的管理人員及其相應待遇均被取消；另外，在實際工作中，檔案管理人員因為檔案管理無法實現直接促進企業盈利的目標而備受冷落，不僅收入不高，而且增長幅度也不大，相對于其他管理部門差異非常顯著。這也直接導致了許多高級人員不愿意來檔案管理部門，或者借故調離，或者另尋他路，或者工作態度消極。綜合以上情況，許多責任心強、經驗豐富、管理能力較高的高級管理人才流失嚴重，嚴重限制了檔案管理的可持續發展。

三、國有企業實現檔案資料規范化管理的途徑

第一，確定企業檔案作為重要信息資源的地位，制定相關資源開發利用方案。在信息化社會中，信息已經成為市場一種非常重要的資源和財富，目前檔案具有高度的可靠性、真實性以及原始依據性，作為能夠視為當前市場上最為權威的信息資源形式之一，是企業進行決策的重要依據，非常有必要對其進行開發和利用。依照開發程度的深淺可以將國有企業檔案資源開發分為三個階段，即處于信息資源收集、建檔、整理階段的第一次開發，處于對檔案信息提示和提出階段的第二次開發，處于對于檔案信息進行加工、處理階段的第三次開發。為了能夠充分地開發和利用檔案信息資源，為企業創造效益，必須要重點克服下述幾個問題：首先，重點突破現有檔案管理制度的局限性，根據企業的發展要求和信息化時代的要求進行制度創新；其次，提高檔案室當中檔案的質量和數量，為資源開發和利用奠定堅實基礎；再次，通過制度建設、機制改革來提高企業檔案管理人員的工作積極性；最后，花力氣提高企業檔案管理的信息化水平。

第二，檔案新聞媒體適度報道一些企業檔案工作負而狀況，以期引起社會關注。全而反映企業檔案工作狀況，可以使檔案行政部門得到有關企業檔案工作的客觀準確信息，實現科學決策，及時研究解決企業檔案工作存在的問題。同時，通過新聞媒體將企業檔案工作困境適時適度向社會披露，使企業檔案工作接受社會輿論監督，可增大社會輿論對企業檔案工作的督導作用。

第三，理順企業檔案工作行政監督渠道，加大檔案行政監督力度。在檔案行業管理力度不斷弱化，一些行業檔案工作監督檢查和業務指導功能逐漸喪失的情況下，在文教衛生系統和越來越多的企業實行屬地管理的條件下，應將實行了多年的檔案“條、塊雙重管理體制”改革為單一的檔案屬地管理體制，建立與完善各級檔案行政部門對企業檔案工作監督渠道，加大企業檔案管理的行政監管和執法力度，有效督促企業重視檔案工作，將檔案工作擺到應有位置，保證企業檔案工作的正常開展。

四、結束語

為了更好地適應當前的社會經濟環境，國有企業不斷推進并深化了對自身的全方位改革。在改革的過程中，做好國有企業的檔案管理意義非常重要。但是由于多種因素制約，目前國有企業的檔案管理存在諸多不足，相信通過檔案規范化管理的實現可以促進檔案管理的可持續發展。

參考文獻：

[1]楊長明.施工企業工程檔案管理存在的問題與對策[J].鐵道工程企業管理，2006，（04）：233-235.

[2]吳俊芳.淺析工程檔案管理存在的問題及解決方法[J].民營科技，2009，（08）：203-205.

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DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2017.04.202

0 引言

企業在處理日常工作管理事務中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項重要的文書處理工作。實現檔案資料的規范化、標準化管理，是促進企業信息管理水平提高和企業基本制度完善的必要條件，因此需要結合當前企業的發展特點，積極創新方法，利用先進管理手段和技術，提高企業檔案管理效率[1]。

1 企業檔案管理工作現狀

企業檔案管理需要在日常行政工作中結合經驗和規章制度，實現管理模式和管理理念上的轉變，進行檔案資料管理升級，綜合提高檔案管理人員的素質。如果企業對文書管理工作不夠重視，就會導致企業內部資料保管不到位、檔案分類混亂等現象的出現，影響檔案的有效利用。企業檔案管理是基礎性的管理工作，如果檔案人員沒有深刻認識到這項工作的重要性，就會導致對檔案管理意識不強、管理知識缺乏等情況。同時企業對檔案管理人員的專業知識和專業技能培訓安排不潁難以提高企業檔案管理水平。由于企業的生產、經營模式不同，因而檔案管理的內容性質也不同，這就導致單一化的企業檔案管理模式難以適應所有企業檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達到系統化要求。企業檔案管理統一標準體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標準化建設和基礎性工作是否到位。在企業傳統的檔案資料管理中，缺少專業的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費[2]。

2 實現企業檔案管理標準化、規范化方法

2.1 轉變觀念，不斷學習

在企業檔案管理工作中，需要相關人員不斷地進行專業知識的學習，對于檔案資料管理的基礎性理論知識熟練掌握。另外對于企業檔案管理工作觀念需要及時轉變，認識到文書處理工作是企業檔案信息保管中的重要內容，也是企業內部管理工作的關鍵部分，對于檔案管理要結合實際、更新觀念、創新方法，追求檔案管理技術水平的專業化和規范化。另外在企業檔案管理過程中，不能一味的收納所有資料，需要對其進行合理篩選，根據企業發展和管理的特點，保存具有利用和參考價值的檔案，在改進信息檢索方法的基礎上，提高管理能力和管理質量。企業在市場經濟的發展下，需要與時俱進，在現代技術水平的進步中，及時轉變傳統的檔案管理觀念，加強專業知識和專業技能的學習，促進企業檔案資料管理水平的提高。

2.2 一體化管理模式

在企業檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實現企業文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對搜集和整理后的檔案信息內容和性質進行區分處理，例如對于不適應企業發展規劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統進行保管，可直接銷毀；對于具有重要的文書保管意義，像企業發展年鑒、投資規劃和企業資產清算以及賬務處理等資料則需要重點保管，實行長期或永久性保存。企業生產、管理內容復雜，對于不同性質的檔案資料都要區別分類管理、保存，提高管理質量。集成管理是指在實際操作中，要遵循規范的管理制度，強化工作嚴謹性，減少疏漏，同時需要將檔案管理形式和觀念進行延伸，減少重復性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業檔案管理一體化模式的核心內容，主要是指企業檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強與各部門之間的聯系，促進合作與交流，提高信息的共享率[3]。

2.3 完善制度規范

企業檔案管理工作的規范化、標準化管理離不開具體規章制度的約束。在實踐工作中，要將檔案管理的原則性內容進行制度化規定，對于不同類別和用途的資料需要進行人員區分管理和專項管理，提高檔案管理質量。文書管理工作主要就是資料的收集、分類和歸檔保存，對于資料的收集歸檔過程需要嚴格按照步驟進行。例如在企業的文書管理中，需要根據文件內容和問題進行分類。主要檔案類型分為請示、通知、批復、信函、決定、會議記錄等。可以對資料的保管期限進行劃分，可分為永久、長期、短期等，保管期限到了再分析決定是長期保管還是永久銷毀，便于今后在企業生產過程中對資料進行查找利用。對于紙質材料和電子版材料，都需要進行不同的管理形式歸檔，將企業檔案管理進行制度化規范，有利于進一步促進檔案管理工作規范化和專業化發展[4]。

2.4 加強基礎設施

企業檔案管理的基礎性工作是加強軟件設施和硬件設施的建設。軟件設施主要是指企業需要及時引進先進的檔案管理模式，加強企業對檔案管理人員的專業知識培訓和專業技能提升，制定人才培養技術；硬件設施方面，企業需要對檔案信息管理、檢索系統進行升級和更新，提高管理專業化、技術化。同時在檔案管理工作中，企業需要積極鼓勵各部門加強溝通和交流，實現信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見。企業內部檔案管理工作還需要建立起工作行為規范體系，強化內部監督和外部監督，提高管理人員的工作責任意識，促進企業檔案管理標準化、規范化管理。企業檔案管理工作基礎設施建立旨在通過規章制度和管理體系的完善，創建科學化檔案管理機制，提高企業管理水平和管理效率[5]。

3 結語

企業檔案管理工作是企業基礎管理工作的重要內容，在新時期企業發展模式和發展理念下，需要不斷發揮創新精神，善于利用先進的科學技術手段，提高網絡信息使用水平，提高企業檔案管理水平和質量。檔案資料保管是一項專業、嚴謹的管理工作，需要通過不斷的經驗總結和技能培訓提高企業檔案管理的專業化、規范化程度。

參考文獻：

[1]杜娟.高校檔案工作規范化、標準化管理方案研究[J].城建檔案，2016（05）：79-80.

[2]趙穎.如何推行企業檔案工作規范化標準化[J].蘭臺世界，2016（S1）：106-107.

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推進企業單位檔案管理工作規范化是新一輪企業單位改革的重要任務。檔案管理工作水平已經成為制約企業單位發展的重要瓶頸因素之一。企業單位應當從檔案管理的實際情況入手，對檔案管理工作進行全面系統的規劃，全面細化檔案管理各項工作，不斷提高檔案管理工作水平。

1.檔案管理規范化方面存在的問題

1.1 對檔案管理規范化重視不足

規范化是對企業單位各項工作提出的基本要求，目前企業單位檔案管理規范化方面仍存在不足，規范化水平較低是制約企業單位檔案管理水平的重要問題。首先，個別企業單位沒有認識到檔案管理規范化的重要意義，對檔案管理規范化的特殊性認識不足，沒有充分認識到制度規范與程序規范相結合的重要意義，往往在檔案管理程序上存在著混亂問題。其次，個別領導對企業單位檔案管理規范的重視程度不夠，很少過問檔案管理的規范化問題，沒有在檔案管理規范化方面投入必要的人力物力資源，普遍存在重視制度建設輕視執行問題，阻礙了企業單位檔案管理的發展。

1.2 對檔案管理制度缺乏規范化

檔案管理工作依賴嚴格的管理制度，需要較高的標準才能保證檔案管理工作的質量，目前幾乎所有的企業單位都建立了檔案管理工作制度，將檔案管理制度作為企業單位制度體系的重要組成部分，但是檔案管理制度建設水平仍有待提高。首先，制度缺乏完整性，不少企業單位檔案管理制度側重存儲，不注重檔案資料的收集，沒有在源頭上做好檔案管理工作。其次，沒有開成檔案管理規范合力，相關部門對檔案管理人員配合較少，導致檔案管理部門任務繁重，檔案管理人員不僅要負責制作檔案，還要進行檔案資料的核查工作，遇到檔案資料錯誤，還會出現相關部門的推諉扯皮現象。第三，檔案管理規范不符合實際情況，檔案管理規范的執行較弱，實際操作混亂，導致管理制度形同虛設。

1.3 對檔案管理模式缺乏規范化

我國企業單位檔案模式較為單一，檔案管理方法過于傳統，沒能根據實際情況進行有效管理，這樣不僅發揮不出檔案管理工作的實際效率，而且也不利于利用檔案為人民群眾服務。首先，企業單位檔案管理與行業聯系不緊密，沒有發揮出行業檔案的實際作用，檔案管理方式方法過于傳統。其次，檔案管理主要依靠人工管理，管理水平較為落后，管理效率十分有限，不利于檔案管理質量提升。

2.檔案管理規范化方面的幾點嘗試

2.1 統一檔案格式

統一檔案格式是檔案管理工作的前提，也是檔案管理規范化的基礎工作，企業單位檔案管理應當在統一的格式下進行。首先，嚴格統一事業企業公文用紙，排版格式，裝訂格式，以及用字規范等，做到企業單位往來公文的標準化，全面提高檔案資料的質量。其次，完善公文檔案的程序，逐步規范檔案的簽發手續，有效分配管理檔案的審核權限，進一步規范檔案資料的標題，對檔案資料施行嚴格的規范檢查制度。

2.2 科學立卷歸檔

立卷歸檔工作是企業單位檔案管理的重點工作，也是企業單位檔案管理規范化水平的基本體現。首先，應當嚴格遵照國家有關檔案立卷的基本法規，細致的做好立卷歸檔工作，嚴把立卷歸檔質量關，對不合格文檔嚴禁進入檔案。其次，重點把握好相似、重復、無序立卷問題，按照統一的標準體系，恰當的邏輯順序，分門別類的做好文件的立卷歸檔工作。第三，正確把握立卷歸檔的時間，要在文檔任務完成以后，且相關資料收集齊全后再立卷歸檔，要把握好立卷歸檔工作的主次。

2.3 有效運用檔案

檔案管理規范化的最終目的是為檔案使用的高效化服務。規范化檔案管理還應當以有效運用檔案為重要標準。首先，借助規范化的檔案管理操作手段，消除傳統檔案管理工作中存在的弊端，全面提高檔案管理工作效率。其次，利用規范化的檔案管理手段，全面建成標準化的檔案資料數據庫，為實現檔案資料的科學共享，檔案的信息化使用鋪平道路。

3.檔案管理規范化方面的主要措施

3.1 建立科學的規范體系

企業單位檔案管理規范化離不開科學的管理體系，應當運用必要的管理體系，全面實現檔案管理規范化。首先，根據企業單位實際工作情況，完善檔案管理工作制度，積極整合發揮企業單位檔案管理工作人員作用，促進管理人員規范操作檔案資料。其次，借助科學的規范體系，為檔案管理打下堅實的基礎，樹立良好的檔案保存意識，全面提高基層檔案管理質量，不斷查找制度上的漏洞和缺失，有效提高管理水平。第三，建立科學的檔案管理系統，依靠現代信息技術，實現檔案管理的規范化，逐步使企業單位檔案管理適應信息化社會發展的實際需要。

3.2嚴格履行各種制度規范

制度規范只有通過全面履行才能發揮出實效，為了提高企業單位檔案管理工作水平，應當發揮事業單位檔案管理工作各種制度規范的實際作用。首先，要按照檔案資料的內容，檔案的先后順序，根據檔案的實際情況，在做好分類的基礎上，做好w檔工作。其次，根據檔案的調閱程序，嚴格把好檔案調閱關，嚴格防止檔案資料丟失，切實減少檔案管理過程中存在的問題，實現穩定科學的檔案管理，發揮出檔案管理的實效性。

3.3 加強做好檔案保密工作

檔案不僅是企業單位主要數據信息的匯總，而且還涉及到單位工作人員的隱私，因此在檔案管理的過程中，要對檔案管理工作給予足夠的重視，避免檔案管理出現隱私泄露問題。

4.結論

做好檔案管理規范是企業單位發展的重要前提，只有不斷提高檔案管理效率，才能有效應對各種挑戰，做到與時俱進，為人民群眾更好的提供服務。目前，應當圍繞完善保密制度，在保證檔案資料安全的前提下，建立電子檔案，發揮檔案實際作用，進一步提高檔案管理質量。

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1 檔案管理的內涵

檔案管理是對各種檔案進行分類管理，為其使用人員提供便利服務。企業檔案管理人員的工作是將數量眾多、種類不同的檔案按照企業的相關要求進行整理、分類、歸檔工作，使檔案具有系統性、整齊性，這也是社會對檔案管理工作賦予的要求。社會對檔案管理的要求是由企業自身的檔案管理水平決定的，并且隨著經濟社會的發展而不斷變化，并影響著人們對檔案的滿足度。我國的檔案管理工作的歷史可以追溯到幾千年前，檔案管理工作從雜亂無章到當代社會的系統化管理，由簡單逐步走向復雜，從純人工管理發展到現在的計算機管理。在當代社會，檔案管理已經慢慢融入到人們的日常工作和生活中，在企業的發展中起著重要的作用。

檔案管理工作主要包括收集檔案、整理檔案、保管檔案、鑒定檔案、統計檔案以及使用檔案等方面內容。一些企業的檔案管理工作只包括幾方面內容，發展不全面，也存在一些小型企業的檔案管理工作只有保管檔案和使用檔案兩部分。目前，隨著我國經濟的逐漸發展，社會大眾對檔案管理工作的要求逐漸嚴格，推動檔案管理工作朝向多層次管理方向發展。第一層次需要區分檔案管理的紙質檔案管理和信息管理，紙質檔案管理工作包括收集整理檔案、分辨真偽、保管、統計等，信息管理包括對檔案相關信息進行錄入和輸出。

檔案管理的整個系統以及子系統在其進行正常運行的過程中都會自動的形成信息反饋機制。將檔案管理推向現代化，將會對于檔案管理在工作時的結構發生某些方而的新的變化及影響，而為社會實踐中提供檔案信息服務是對檔案進行管理的最主要的目的，檔案管理的所有的在系統與結構上所產生的變化都是圍繞著這一目的而進行的，其中所進行的每一項工作都是不可或缺的，它們的存在都具有一定的價值和必要。

2 集團型企業的檔案管理方面所存在的不足

2.1 運維與管理需求

檔案信息化建設過程是需要不斷完善和發展的，集團企業的檔案管理工作開展的前提是建立檔案管理系統，建設檔案管理系統需要滿足集團企業內部不同的需求、解決各種檔案相關問題。除此之外，企業內部的人員調動、職位變動、身兼數職都會給集團企業檔案管理工作增加一定難度，不利于檔案信息管理運維工作的順利實施。

2.2 分析檔案系統的部署模式

集團型企業無法集中、統一管理其檔案，只能分散管理企業名下的各個子公司，無法集中管控，所以無法發揮集團型企業檔案管理工作的優勢，不利于檔案信息開發和使用工作的開展，影響企業的正常運營。

2.3 利用和共享需求較為困難

在跨企業間的檔案資源利用和共享方面有效實現，能夠將集團公司的檔案資源整體價值有所提升，讓企業能夠在激烈的市場競爭中獲得優勢。所以，被動服務的檔案系統要改變，檔案服務方面要進行多種形式的更改，將借閱檔案資源得以實現。

3 檔案管理系統中的建設目標

在檔案管理系統中的建設目標包含：對原文分散、目錄集中的網絡架構妥善解決，還要將共享利用檔案信息、較多的歸檔業務系統以及不同的數據結構等問題解決。那么，將知識管理替代檔案管理能夠將建設的總體目標實現。也就是建立運維隊伍、制度體系以及內容管理平臺。讓企業內容的管理得以實現，最大程度的將企業中的不同文件材料適當保存，對企業內容的管理平臺有所構建，還能夠將信息資源的共享實現。具體的工作可以分為以下兒個方面：第一，對檔案中進行利用、開發的水平要提升，對檔案利用的效率要進一步增強。第二，對標準規范的檔案信息化建設統一制定，這一方式能夠將企業中檔案管理的業務流程進行系統性管理，讓流程保持一致。

檔案系統要對內容的管理平臺合理依托，可以在線接收財務管理系統、公文管理系統以及ERP系統等外部業務系統而產生的文件，同時要將此電子文件歸檔。在一定程度上還具有開發利用的功能，便于知識管理。

3.1 內容管理平臺

3.1.1 基礎服務層。對電子文件的管理平臺充分利用，將全文的檢索以及文檔存儲等功能實現。

3.1.2 公共組件。內容管理平臺較為成熟，能夠將文檔的管理便利性、安全性實現，對Lucene的使用，可以實現全文檢索，實現用戶的檔案檢索便利性。

3.2 業務模塊

3.2.1 業務應用。持久層應用架構的采用，能夠將B/S的便利性以及C/S的架構性能有所發揮，對Web服務和AJAX技術的使用，能夠將用戶體驗和頁面無刷新的功能實現。還能夠對檔案業務密切的融合，開發檔案系統管理、利用、統計以及收集整編等功能。

3.2.2 客戶訪問。能夠采用瀏覽器和專業的客戶端，對系統中的不同業務功能進行訪問，包含：借閱、查詢、保管以及歸檔等。同時，還具備信息、文檔協作以及交流討論等功能。

3.3 歸檔接口

3.3.1 基礎服務層。文檔的管理服務可以通過電子文件的管理平臺來實現。

3.3.2 在線接收。能夠在線接收財務、ERP、OA等系統而形成的文本型數據，以及結構型數據，同時能夠把這一系列的數據衍變成標準格式，此格式是通用的，能夠在檔案系統中存儲。統一形式的數據交換接口SOA是對數據交換總線服務的，XML、SOAP能夠將消息格式統一。

4 集中管控模式下檔案管理系統的網絡架構

集團型的企業進行檔案信息管理的過程中需要以技術手段實現集中管控、分級管理的管理模式，在整個集團內部建立了統一的檔案管理平臺，實現規范、制度、視圖、類別、流程等的統一管控，各分子公司在此基礎上，可進行個性化定制，以滿足本公司不同業務形態下的檔案管理需求。在集中管控的前提條件下，對檔案資源采用分布式存儲架構，利用分布在各企業分公司本地的獨立服務器分散存儲負荷，不但解決了傳統集中式存儲中單純存儲設備的瓶頸問題，且規避企業與總部之間的網絡條件的制約。基于統一的檔案管理平臺，可實現集團內部檔案資源共享平臺，在權限允許的條件下，以安全的模式最大限度的滿足各分公司之間檔案資源的共享，充分挖掘利用檔案資源的價值。

各企業的電子原文保存在企業本地平臺中，目錄等數據保存在企業本地緩存數據庫中，所有歸檔數據集中同步至總部，在總部核心系統內對機構、用戶等進行統一管理。各企業利用時不依賴總部至企業的骨干網。

檔案管理系統在總部分生產、支持兩個環境。其中生產環境滿足檔案管理系統的部署及運行，支持環境用于系統的開發、測試、項目管理、業務培訓。企業生產環境為企業檔案業務實際操作環境，確保企業日常檔案操作的真實、有效、可靠。

篇（7）

所謂檔案管理，是指把分散、雜亂、量大、孤立的檔案進行整理和管理，以滿足集中、系統、優質、廣泛的社會檔案利用需求。企業作為我國社會主義市場經濟的重要組成部分，越來越意識到檔案管理規范化在企業生產、經營、安全、穩定和維權各項活動中的作用，而部分企業在檔案管理工作規范化方面已經取得了領先的經驗和成果。

1 企業檔案管理工作中存在的不規范現象

1.1 信息技術的崛起給企業檔案管理帶來的沖擊

信息技術作為新時代的產物，其運用于企業檔案管理工作具有無可比擬的優勢：一是檔案保管和接收上的改變，它能夠記錄加工和設計過程中的原始資料和相應更改信息，確保最終歸檔使用的是完整和確鑿版本的圖紙或圖形。二是可實現檔案的集中統一管理，以利于保持檔案之間的有機聯系。所謂集中統一，是指在統一的制度和領導下，分庫保存檔案實體，分級負責，從而便于利用和保管。第三是企業檔案載體的轉變，即在實現計算機全程管理的基礎上實現信息數據的處理和共享。但是信息技術在檔案管理工作中發揮優勢需要具備一定的前提條件：一是需要從業人員具備現代化的觀念，許多企業只是簡單地將計算機代替手工勞動；二是需要先進的設備和人才，引進先進的設備需要資金和觀念做基礎，而充分利用設備資源則需要先進的人才；三是需要轉變傳統的管理模式；四是需要制定檔案管理計劃，增強檔案工作的前瞻性和主動性。

1.2 企業的深化改革給檔案管理工作帶來的新問題

在企業的深化改革過程中，傳統的企業檔案管理模式受到了很大的沖擊，產生了不少的新問題、新情況。一是現代企業檔案規章制度有待形成。許多企業的管理人員還停留在管檔治檔的觀念上，忽視對檔案的開發和利用，而企業內部缺乏一套完整的檔案規章制度則是普遍存在的情況。二是企業檔案的管理水平和利用效率低下。例如：有的企業在實行一體化管理以后，對情報收集和信息的開發利用投入了大量精力，也取得立竿見影的效果，但企業的檔案基礎建設則一直被忽視。隨著企業機構的改制，有些企業的下屬機構逐漸獨立出去，變成具有獨立法人資格的獨立實體，迫使文件材料變成多層次管理，而部分應該歸總部歸檔的文件材料則分散在各下屬單位和人員手中，極易造成文件材料的流失。三是檔案管理人員的業務素質有待提高。隨著我國檔案事業的發展，人們開始對檔案人員的知識結構提出質疑。因為長期以來，企業領導一直將企業檔案工作視為事務性工作，對檔案管理人員不要求專業知識和技能。

2 提高企業檔案管理工作規范化程度的措施

2.1 加快形成現代化檔案管理模式

檔案工作要取得長足發展，必須增強檔案工作的前瞻性和主動性。通過制定先進的檔案管理目標，圍繞檔案工作的方針、目標和管理模式，從理論研究方向探究如何利用檔案工作推進企業的現代化過程、探討企業檔案管理工作的特色和機制以及構建企業檔案管理工作的完整理論體系，從理論上廓清檔案工作如何更好地服務于企業的問題。在這個過程中，建立合理的檔案管理模式是關鍵，它可以明確企業歸檔制度，豐富歸檔內容，提高檔案利用效率。企業的檔案管理人員要嚴格遵守檔案管理的流程，包括文件的收集、整理、分類、編制檔號、歸檔、編目和管理等。企業的檔案管理人員必須清醒地意識到，企業的檔案歸企業所有，工作人員不得私自截留檔案，而是要積極建立和保護檔案。檔案員要及時跟蹤督辦制度的執行情況，防止違規行為的發生，其他的相關部門及人員則要積極配合檔案員的工作。現代化檔案管理模式的建立有賴于設備和人才的引進，企業領導要高度重視檔案管理工作，一方面意識到檔案資源的利用價值，加大改善檔案部門相關硬件設施的資金投入。另一方面引進檔案管理方面的專業人才，提升檔案管理軟實力，推動企業檔案的數字化、網絡化和檢索自動化。此外，還需要制定一套行之有效的規章制度，讓企業檔案管理工作有依據可循，從而保障企業檔案管理工作的健康運行。

2.2 統一規范，建立檔案管理現代技術標準

統一規范，建立檔案管理現代技術標準，一方面要加快相關法規的完善，保護知識產權，一方面又要提高信息的可獲取性，簡言之，就是要正確協調檔案保密和利用的關系。對于一個企業來說，保護企業的內部機密是工作人員應有的道德素質，更是應盡職責。在管理工作中，工作人員應當十分注重檔案的保密，在此基礎上，盡心盡責，完善其工作職能，并一定程度上輔助領導決策。機密檔案應當保密，但保密的目的之一就是利用，我國企業長期以來只重視保密而不重視利用，造成了資源的浪費。

3 結語

隨著我國社會主義市場經濟的逐步完善，企業的檔案管理越來越受到重視。面臨著信息技術和企業深化改革的雙重沖擊，檔案管理工作要走向規范化，必須實現從理念到制度的更新，而不僅僅是將傳統管理模式直接搬到網絡上，必須重視檔案管理的保密和利用的雙重性質，實現資源利用最大化。

[參考文獻]

[1]蔣仕蓉.針對企業檔案管理工作的相關探討[J].管理學家，2012（24）.

篇（8）

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）對檔案管理工作的認識不足。受傳統理念的影響，當前我國事業單位領導者對檔案管理工作的內涵與重要性認識不足，將檔案管理工作簡單看作一個儲存性質的工作，資金投入較少，管理方式與管理理念較為落后，相關設備不夠齊全，檔案管理制度流于形式，或過分依賴信息技術，無法正確處理人工管理與信息化管理之間的關系，從而導致事業單位檔案管理效率低下。（二）相關管理人員素質較低。隨著社會的不斷發展，事業單位檔案管理逐漸向著規范化、科學性和信息化的方向發展，對相關管理人員的要求越來越高。但是，我國當前事業單位檔案管理人員的專業知識與業務素質較差，缺乏檔案意識，服務意識較低，責任感較差，管理方法與管理理念陳舊落后，無法滿足當前檔案管理的需要。（三）檔案管理的規范化程度較低。據了解，雖然我國當前已經建立了檔案管理制度，但是相關制度還不夠完善健全，未對檔案管理程序等進行具體明確的要求，某些歸檔材料不夠準確，檔案的考核與鑒定無法反映相關人員的真實情況，檔案管理的規范化程度較低。此外，電子檔案的出現為傳統的檔案管理工作帶來了一定的挑戰，但是我國當前現代化設施還較為落后，現代化管理手段的應用水平較低。

二、提高事業單位檔案規范化管理的對策與措施

（一）加強對檔案規范化管理重要性的重視，加大投資力度。單位領導者應當注意提高自身的思想認識，加強對檔案規范化管理的重視，充分認識檔案規范化管理在事業單位發展中的重要作用，加大對檔案規范化管理的宣傳力度，營造檔案管理重要性的宣傳氛圍，加強督導與檢查，提高相關負責人員的檔案意識與責任感，更新相關管理人員對檔案管理工作的定位與認識，提高事業單位檔案管理的效率。相關單位應當注意加大投資力度，按照檔案管理規范化的標準來進行基礎設施建設，完善檔案柜、閱覽室、陳列室、檔案微機室以及電腦、打印機裝訂機等相關設備，添置滅火器、防潮箱、除濕機等相關設備，盡可能地改善事業單位檔案管理的工作條件，加強檔案的開發與研究，真正解決檔案管理中存在的問題，促進我國事業單位檔案規范化管理。（二）創新檔案規范化管理方法，完善檔案規范化管理體制。相關管理人員應當注意創新檔案規范化管理方法，建立科學完善的檔案管理網絡，嚴格檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的職、責、權，科學制定檔案管理計劃，做好檔案分類工作，嚴格檔案整理工作，充分運用現代化的管理手段，認真分析當前檔案管理工作中存在的問題，采用更加科學的管理方式，提高檔案管理的質量。相關單位應當注意完善事業單位檔案規范化管理體制，從管理機制規范化、工作程序規范化和工作交接規范化三個方面入手，加強規章制度建設，建立科學合理的檔案管理制度，統一檔案工作標準，堅持檔案管理的基本原則，有計劃地開展檔案管理工作，盡可能地保證檔案的安全與完整。此外，相關管理人員在離崗和離職時應當注意最后按照企業的相應程序做好移交準備工作，明確相關責任。（三）提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理模式。事業單位檔案管理工作具有一定的保密性，對相關工作人員的要求較高。因此，相關企業應當注意加強培訓工作，通過開展學習與培訓工作來提高相關管理人員的專業知識與業務技能，增強相關工作人員對檔案管理規范重要性的認識；相關管理人員應當注意樹立終身學習的理念，不斷優化自身的知識結構，改變自身的工作方式，提高自身的責任感，以滿足新時期事業單位檔案管理工作的需要。隨著信息技術的不斷發展，電子檔案發展迅速，傳統的紙質檔案已經無法滿足當前社會發展的需要，事業單位檔案管理工作的內容與范圍發生了很大的改變。因此，相關管理人員應當注意依據當前實際情況調整檔案管理的工作重心與管理模式，樹立服務意識，開發多種服務渠道和服務方式，盡可能地滿足不同群體的需要，促進我國事業單位檔案管理的規范化。

三、結語

當前我國事業單位檔案管理中還存在對檔案管理工作的認識不足、相關管理人員素質較低以及檔案管理的規范化程度較低等問題。因此，相關單位應當注意加強對事業單位檔案規范化管理重要性的認識，加大投資力度，創新檔案規范化管理方法，完善檔案規范化管理體制，提高檔案管理人員素質，轉變檔案管理模式，提高我國事業單位檔案規范化管理水平。

作者:王秋菊 單位:黑龍江省農業機械試驗鑒定站

【參考文獻】

篇（9）

檔案資料是國有企業重要的生產成果和信息資源，是國有企業歷史的總結和相關經驗的積累，更是創新發展的重要參考依據。在新時代背景下，尤其是信息技術的發展，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。因此檔案管理工作需要創新技術和方法，不斷推進規范化和制度化管理，適應國有企業管理信息化要求，才能為國有企業發展提供助力。

一、當前國有企業檔案規范化管理存在的問題

（1）長久以來，很多國有企業認為檔案管理并不重要，沒有直接的價值體現，所以對檔案工作也不重視。類似檔案管理的規劃、安全、人員配置，經費預算等問題得不到應有的重視，造成管理功能弱化，工作非常混亂。（2）因為對檔案管理的不重視，在國有企業“減員增效”等改革背景的前提下，許多職能管理部門人員要求精簡，檔案部門往往就首當其沖。如檔案部門并入綜合部門下，檔案工作從業人員幾乎沒有專業人員，都是兼職人員，沒有接受過正規教育與培訓，缺乏專業化管理理論知識和操作技能，勢必出現許多問題，也一定程度上限制了檔案的管理水平。而且在人員的聘用上也較為隨意，只要能簡單的操作就可以錄用，這些人員在工作中都是按老方法，按部就班，不具備主觀能動性去推動檔案管理的規范化和科學化，大大降低了檔案的利用效率。（3）檔案管理是一項比較復雜的工作，有許多管理環節，如檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲、借閱、銷毀等，每一個環節都有相應的規范化要求。許多國有企業檔案管理缺乏規章制度，收集不齊全，歸檔混亂，紙質資料存放不合理，借閱后不歸還，造成了檔案丟失，發霉受潮等情況，直接影響了檔案合理利用。（4）如今網絡和信息技術已經廣泛的應用到國有企業日常管理工作中，但許多國有企業在檔案管理中還遵循著傳統的模式，缺乏現代化的管理工具，管理軟件功能滯后，加之沒有與企業辦公系統搭建起有效的網絡通道，導致目前國有企業檔案數字信息化水平偏低，檔案信息開發和充分利用也得不到深入，檔案的安全和保密也面臨挑戰。

二、提高檔案規范化管理的對策

1.納入公司制度，提高檔案意識

為了優化檔案管理，提升規范化程度，首先是采取多種行之有效的措施，引導公司領導職工對檔案管理正確的認識和思想上的重視。將檔案工作納入本企業的工作計劃、目標管理和相關部門及人員的崗位職責，同企業各項工作同步發展。統一領導，統一機構，統一制度，制定由領導分管、綜合部門領導主管管的綜合管理制度，并且列入領導議事日程，這樣才能解決檔案管理中的實際問題，讓檔案管理發揮應有的作用和價值。

2.提升人員素質，適應信息化需求

國有企業檔案管理人員的業務素質直接關系到檔案工作的質量。要實現檔案管理的規范化，提高工作人員的素質，實現專業化的操作和技能勢在必行。為此，在檔案專業人員的選用上，要嚴把關口，選擇那些專業能力強，操作能力強的人才。更要加強培訓，借鑒優秀的檔案管理經驗，指導檔案從業人員工作，逐步培養規范化和信息化管理意識，進而激發工作熱情，能主動掌握時代脈搏，樹立適應形勢的主動服務理念。確保從業人員對資料信息的產生來源保持高度敏感，主動收集，調查了解用戶的潛在需要，針對性設計出不同的服務內容和范圍，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平。

3.健全檔案制度，實現規范化管理

在檔案的管理過程中，制度是確保規范化管理的基石，也是最強有力的保障。在每一個管理環節，都應該構建規范化與科學化的制度。在收集資料的過程中，要建立相應的收集規范，明確部門和個人的職責，確保資料收集的完備；在資料的分類歸檔過程中，要建立詳細的分類法則，編號排序，這樣不但能清晰明確的把檔案分類完好，也便于以后的查閱利用；在檔案的保存過程中，完善檔案保管制度，加強庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的傷害；在檔案的應用過程中，信息化時代前提下，檔案管理制度與辦公業務管理、信息化管理密不可分的。在以國有企業良好的管理制度為依托，根據檔案信息化的要求，創新、規范化開發信息系統，積極主動整合檔案信息資源，保障其在應用過程中能適應不同階段、不同性質用戶的需要，從而才能發揮出檔案的最佳效能。

4.加強軟件開發，提升信息化水平

檔案管理的最終目的是檔案的開發和利用，是自身價值得以實現的直接手段和重要體現。新形勢下的檔案開發和利用，更是以信息資源的開發和利用得以實現的。應重點做好檔案的編目、編研工作，編制適合國有企業實際情況的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案匯編等參考資料，及時、系統、完整提供、滿足檔案利用工作的需求。國有企業應通過定制開發適合自身文化的信息管理系統，借助軟件編程和數據庫管理技術，構建網絡工作流程來支持、執行和管理公司的各項職能業務活動。在國有企業定制開發信息管理系統的同時，建立具有國有企業特點、匹配自身需求的檔案管理軟件，與企業其他辦公軟件緊密結合，架構起一個由網絡連接來實現的綜合數據庫，共享信息數據。行政辦公、生產經營和業務審批的工作流程與文檔一體化工作流程緊密集合起來，產生新的文件方式——電子文件，形成了一套從文件的生成、流轉到歸檔的全新流程，精簡工作冗余，提高工作效率，達到協同辦公的目的。在促進檔案管理工作的革新的同時，對檔案安全管理的要求也更加嚴苛，在硬件環節上，通過設置防護墻等技術手段，阻隔不安全因素保證系統安全穩定運行；在工作環節中，通過對工作流程、文件傳遞以及保管保密等方式加強管理，確保信息的安全可靠。綜上所述，在科技快速發展的今天，檔案資料的管理方式必須堅持與時俱進，革新管理的手段和技術，提高檔案管理的質量和利用效率，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。檔案管理作為一個國有企業管理活動的不可或缺組成部分，只有不斷的重視，培養專業人才，建立完善的制度保障體系，應用信息化系統提高檔案的開發和利用，實施檔案工作的常態化管理，不僅可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為國有企業的發展做出貢獻，這樣才能實現檔案的科學化和規范化管理。

參考文獻

篇（10）

中圖分類號：F293.3；G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）07-0369-01

一、房產檔案的范圍與特殊性

1.房地產企業檔案的范圍

房地產檔案一般是指房地產權屬檔案，包括權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理活動中直接形成的，保存備查的各種文字、圖表以及聲像、電子文件等歷史記錄。對于房地產企業而言，房地產權屬登記檔案只是一小部分，房地產企業檔案還涉及建設項目檔案、文書檔案、合同檔案、人事檔案、會計檔案等企業生產經營活動過程中形成的檔案，可能是房地產開發建設過程中形成的，也可能是房地產管理、使用過程中形成的。

2.房地產企業檔案的特殊性

首先，房地產企業檔案具有很強的專業性。房地產企業檔案是房地產企業在生產、管理活動中形成的權證、合同、文件、圖紙、照片、光盤等不同形式和載體的歷史記錄。它記載了房地產產權的歸屬和沿革，反映了房地產企業的經營與發展狀況，是在特殊的專業背景下按照專業要求形成的，有相對統一的格式和行文規范，并且專業術語較多，如土地界限認定、房地產面積丈量、房地產平面圖測繪等，專業性十分明顯。

其次，房地產企業管理類檔案的構成以合同為主體。從土地開發到經營、管理、服務，每一項活動的開展基本上都要簽訂合同。房地產企業的經營運作離開各種合同就不可能得以完成和推進。通過這一系列的合同，將各個相關的部門和單位聯系起來，共同推進和完成一個項目。據統計，合同在房地產企業管理類檔案中所占的比例高達百分之五十以上。因此，在進行房地產企業檔案的規范管理時，必須要認識到這一點。

最后，房地產企業檔案具有綜合性。以上分析可以看出，房地產企業的檔案與專門的房管機構不同，不僅有房地產權屬登記檔案，更多的是專業的項目檔案、合同檔案，以及企業內部行政、經營管理活動中形成的檔案。涉及內容龐雜，領域寬泛，種類繁多。這就要求在檔案規范管理的過程中，要通盤考慮，全面系統地進行分析，以防出現規范沒有涉及到的空白區。

二、地產檔案規范化管理的必然性

加強檔案的規范化管理，是提高企業檔案管理工作的重要手段，也是衡量一個企業檔案整體管理水平的重要指標。加強房地產企業檔案的規范化管理，是企業發展的必然選擇。

加強檔案的規范化管理是時展的必然要求。隨著改革開放和市場經濟的發展，信息時代的深入，標準化、規范化已經成為現代企業的標志和企業發展的必然選擇。檔案工作也不例外，必須要適應現代化和辦公自動化的時代需要。推動檔案管理工作的規范化、標準化是其必由之路。

加強檔案的規范化管理是房地產企業提升管理效率的必然要求。房地產開發企業的檔案管理是房地產行業單位諸多管理工作的重要組成部分。房地產企業的開發項目由于其規模大、工期長，在執行過程中形成的材料多。特別是由于其關聯和涉及的部門和單位環節眾多，因此需要在建設項目檔案管理的過程中做到規范化、標準化，僅僅依靠傳統的手工方式已經是難以實現對其進行有效的管理了。

三、房地產企業檔案的規范化管理

1.完善管理制度，規范房地產企業檔案管理行為

加強檔案制度建設，做到依法管理檔案，這是我們做好檔案工作的依據和保障。首先，我們應該以《檔案法》、《城市房地產管理法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》等法律規范，結合房地產企業發展對檔案工作的要求，制定企業自己的檔案管理規范，明確檔案工作原則和管理方式，界定文件形成、積累與歸檔職責，規定檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用要求等檔案管理的基本要求。其次，要制定管理制度，構建包括立卷歸檔制度、保管制度、鑒定銷毀制度、提供利用制度、統計制度、保密制度、崗位責任制等的企業檔案管理制度體系，并編印成冊加以落實執行。同時，要隨著時間、環境、事物的發展變化要適時修改、補充和完善，以適應企業和檔案事業的發展要求。

2.梳理業務流程，明確需求，規范檔案工作的各個環節

流程梳理是指圍繞企業的內、外部要素，對整個企業的業務運行情況展開深入、全面的分析、整理、提煉，明確管理或業務活動的關鍵節點、信息化管理要解決的重點問題、可能的解決方式、完成程度、實現深度等。對業務活動進行調研，明確各業務環節所要形成的檔案，這是制定歸檔范圍的首要步驟。規范、合理的流程是應用系統的基礎條件，也是提高辦公效率的必然選擇。尤其是信息化、網絡化的辦公環境下，流程梳理更為重要。按照形成、整理、鑒定、歸檔、再整理、保管、利用、銷毀等工作環節，建立科學規范的房地產企業檔案管理工作程序，保障每個環節之間能夠互相檢查、校對、制約，發現問題并且能夠及時糾正。

3.明確職責和分工，保證工作質量

所謂崗位職責是指一個崗位所要求的需要去完成的工作內容以及應當承擔的責任范圍。明確崗位職責可以最大限度地實現勞動用工的科學配置，有效地防止因職務重疊而發生的工作扯皮現象，提高內部競爭活力，更好地發現和使用人才，提高工作效率和質量，規范操作行為。房地產企業的崗位職責可以分為三個層次：一是企業層，企業應將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責和有關人員崗位職責，并對分管領導、部門和項目負責人及有關人員職責履行情況進行考核；二是部門層，各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責；三是檔案人員層，專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。

4.加強宣傳教育培訓，優化檔案工作環境，提高隊伍素質

加強房地產企業檔案管理工作，需要一支既懂檔案管理，又精通房地產管理和熟悉計算機知識的檔案專業隊伍，同時還需要企業全員的支持和參與。因此，房地產企業要加強對專兼職檔案員的培訓，既要培訓現代化檔案管理的專業知識，加強對計算機技能的培訓，還要使其了解企業各項業務工作及其形成的文件，熟悉房地產管理活動。同時，加強檔案宣傳，使企業全員樹立檔案意識。因為無論是哪個部門或個人，在企業的生產經營過程中，都會形成一定的活動記錄，而這些記錄的一部分會對以后的活動具有查考價值，需要歸檔保存。為了保證檔案收集的及時、規范、完整，必須需要全員的參與和支持。

5.不斷評估、優化檔案管理，提升規范水平

質量管理體系當中有一個重要循環，那就是“計劃”、“執行”、“檢查”、“行動”，它代表了全面質量管理的全部過程，是一個螺旋上升的過程。將這一循環應用到檔案的規范管理之中，才可以保障管理的可持續發展。而要實現這一循環發展離不開對管理的評估和檢查，離不開對檢查反饋結果的修正和改善。這就要求檔案部門要定期聽取業務部門對檔案工作的意見反饋，及時進行改正，進而有效推動檔案工作的可持續發展。

總之，房地產企業檔案工作的規范化管理不是一朝一夕的事情，需要統籌規劃和全面落實。不僅需要企業領導的重視，還需要企業全員的參與、支持，更需要檔案人員的不懈努力和付出。

篇（11）

首先，扎實推進社會保險檔案規范化管理過程，是實行社會保險改革的需要，伴隨著社會保險企業的業務改革過程，以往傳統的“單位人”逐步轉化為了“社會人”，這就要求社會保險企業或者機構不僅僅要履行社會保障職能，而且還要都對退休或離職人員的社會化服務與管理職能，所以，這就使得保險機構的業務系統變得十分的龐大，如果其業務無法實現準確的個人資料的記錄，就會導致保險業務保障存在風險，也會對社會保險業務改革造成一定的影響。

其次，實行社會保險業務檔案工作，是社會保險機構開展業務的要求，每一個參保人都會在保險機構留下詳細的個人檔案記錄，進而便于以后社保機構針對離退休人員進行辦理保險關系以及相應的資金轉入和轉出，因此，社會保險業務檔案管理直接影響著參保人今后所享有的社會保險待遇，可以說，社會保險業務檔案管理的好壞，直接的影響著參保人的自身利益。

再者，推進社會保險檔案規范化管理，能夠保護職工的權益，隨著國有企業的不斷重組和兼并，造成了很多的職工離職或者下崗，這就引起原有的勞務關系發生破裂，進而造成多數參保人多年斷保后要求續保，但是由于前些年我國對于社會保險業務檔案管理的不重視，引起，多數參保人的權益無法得到保障，進而造成了很多的問題和沖突產生，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

二、社會保險業務檔案管理存在的問題

雖然我國近些年已經意識到了社會保險業務檔案規范化管理的重要性，但是，還是存在著很多的問題，這直接的影響了實現扎實推進社會保險業務檔案規范化管理的目標。本文舉例如下。

2.1業務檔案資料不齊全

在我國社會保險業務檔案資料的不齊全，直接影響著參保人身份的真實性，例如一些企業和個人進行參保的過程中，首先沒有進行一式多份的參保單填寫，其次，是參保資料填寫過程中，沒有留下參保日期、公司名稱以及核實公章，這在很大程度上直接影響著養老保險的真實性和可靠性。

2.2沒有進行檔案資料的核實

目前，我國很多社會保險機構的管理十分的不規范，其為了謀求自身的利益，根本不對參保人的資料進行細致的核實，很多檔案中的姓名、身份證、電話號碼等有存在著明顯的不符，這些錯誤有的是錄入打印錯的，有的是書寫錯的，甚至在很多資料的填寫中用各種顏色的圓珠筆進行填寫，這種不規范和不真實的檔案信息，社保機構根本很少對其進行核實，所以，導致如今，參保人與社會保險機構的糾紛時有發生。

2.3保險業務檔案借用人事檔案

對于一些有過工作經驗或者正在工作的參保人，很多的社會保險機構，會直接的借用其人事檔案作為自身的業務檔案，這在很大程度上嚴重的影響了參保人的今后再就業問題，因為，這給參保人在今后調用和移交檔案過程中帶來了很多的不便，既影響了業務檔案的管理，也影響了參保人人事檔案的使用。

三、如何扎實推進社會保險業務檔案規范化管理

3.1建章立制，統一規范

要想扎實推進社會保險業務檔案規范化管理，必須要對社會保險業務檔案管理進行，建章立制，統一規范，在進行業務檔案管理過程中一定要嚴格的遵循《規定》中的要求，與此同時，要嚴格的履行《社會保險法》，進一步明確和確立由社會保險經辦機構承擔建立社會保險業務檔案、記錄個人權益數據和妥善保管相關數據資料的職責。從而，使得社會保險業務檔案記錄更加標準和規范，嚴格杜絕以人事檔案代替業務檔案情況，做到從根本保障參保人的自身權益。

3.2對檔案信息進行嚴格的核實

在進行參保業務的過程中，一定要規范業務辦理的制度，使得參保機構以及個人要嚴格的填寫申報表，同時，要對信息進行核實，確保參保人員以及企業的真實性和合法性，參保企業和個人，要嚴格的填寫申報的時間日期，并出示相應的公章和身份證，同時，在檔案錄入后要進行二次審核，保證錄入信息的準確性，只有這樣才能夠確保參保人和社會保險機構雙方減少糾紛的產生。

3.3強化檔案管理人員的素質