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中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-02

一、引言

隨著社會水平、科學技術、信息技術等方面的快速發展，項目檔案驗收水平也在發生著非常大的變化，當然不能落后，不能影響企業的管理建設水平，不能保障企業的權益受到損害。為了實現企業利益的最大化，實現企業管理建設的快速提高，我們需要逐步地實現項目檔案驗收管理的逐步優化，促進檔案管理向一體化發展，同時實現項目實施與管理更進一步發展。不能把項目檔案驗收管理與企業檔案管理、項目實施與管理進行分類來管理，這樣的話，不利于管理水平的合理化處理，也不利于項目檔案驗收過程中，人力資源信息的信手拈來，相對應地，就會在這個環節中，浪費信息資源共享時間。為此，我們需要構建完善的項目檔案驗收管理機構，對檔案進行合理歸檔、安全存放。

二、項目檔案驗收在企業檔案管理的過程中起著非常重要的作用

（一）建立健全企業檔案管理建設，完善管理制度

在項目檔案驗收的過程中，使得企業檔案管理建設在不斷地趨于完善，只有不斷地強化建設，才能符合驗收的標準，從而促使其過關。這也就在客觀上逐漸地建立健全檔案管理建設，完善檔案管理制度法規，約束其向規范化、合理化、一體化、安全化發展。自然就會自覺地制定一整套嚴格的檔案管理制度，讓人們有法可依，時時刻刻約束著檔案管理工作從業人員以及具體的操作人員，這樣才能做到有理有據。畢竟企業檔案管理在企業管理建設中占據著非常重要的地位，為了加快企業管理的發展腳步，我們需要漸漸地加強對項目檔案驗收的力度，促進檔案建設不斷地優化，從而共同為企業的發展壯大而保駕護航。

（二）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上促進企業檔案管理人員業務水平的逐步提高

開展項目檔案驗收工作，使得企業檔案管理人員與驗收人員之間的接觸頻繁，在他們的驗收過程中就會提出一系列關于檔案業務需要提升的問題，換句話說，也就在潛移默化中影響著企業檔案管理人員業務水平的提高，為他們上了免費的課堂，使之逐步地完善檔案管理知識，增加檔案管理安全防范意識，并且在彼此交流與合作的過程中，更加拓寬知識面，如何防潮防霉、防盜、檔案的安全存儲、分類歸檔、備份等方面更加熟悉，能夠在很大程度上促進企業檔案管理人員業務水平的逐步提高。從而為企業建設和培養一批有能力、有文化、有技術的專業型人才而做出自己的貢獻。并且運用統一、安全、合理的方式把檔案資源進行統一規劃，保存企業的寶貴財富，為以后企業的發展提供前提條件，促進管理建設的正常、快速、穩步前行。

（三）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化企業檔案管理水平以及保密程度的逐步提高

項目檔案驗收的開展，需要對企業檔案管理的問題進行檢查與驗收，為了達到預期的安全效果，就要求企業檔案管理人員對檔案進行保存的時候，綜合考慮保密安全、防潮防霉、備份處理、防盜系統、高科技信息儲存等各方面的因素，把企業的檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，能夠在很大程度上優化企業檔案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于統一管理條件的優化，進而保障企業的權益不受損害。

三、項目檔案驗收在項目實施與管理的過程中起著非常重要的作用

（一）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化項目實施與管理

項目檔案驗收的開展，使得各單位為了實現檔案驗收工作的目標，加快自身項目實施與管理的步伐，嚴格按照國家規定的程序進行。對項目的實施和管理需要進行招標與監管，不能以各種理由而推脫，不去招標，如此長期發展下去，能夠在很大程度上優化項目實施與管理。否則，一些項目的實施與管理沒有經過嚴格的招標與監管，而是任意妄為，違法操作工程項目，那么就屬于違法行為，可能造成一些無法彌補的損失，那樣的話，就得不償失了。

（二）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優化相關部門建設水平的逐步提高

項目檔案驗收的開展，使得各單位的相關部門加強改革與管理的理念，并且在平時，不斷地催促相關人員進行檔案工作的培訓與學習，了解檔案管理的知識，使得部門管理嚴謹而且規范，有一種無形的力量在鞭笞著他們不斷前行，從而在很大程度上優化相關部門建設水平的逐步提高。

四、鑒于項目檔案驗收的重要性，我們需要不斷地改革與創新

項目檔案驗收在企業檔案管理和項目實施與管理的過程中，起著非常重要的作用，鑒于其重要意義，需要我們不斷地改革與優化項目檔案驗收工作，具體可以闡述為以下幾點：

（一）針對項目檔案驗收檢查結果中不盡如人意的地方，需要對其進行及時地反饋與改革

針對項目檔案驗收檢查結果中不盡如人意的地方，驗收參與人員需要進行仔細地記錄以及匯總，并且把需要改革的地方做出標記，然后將統計出來的資料分析，進行及時地反饋與改革、創新。在反饋與改革的過程中，逐步地優化驗收工作的效果，改進驗收途徑，促使檔案驗收工作的逐步完善。

（二）逐步地優化項目檔案驗收程序，讓各驗收人員分工合作，共同促進驗收工作的順利進行

我們在進行下面檔案驗收工作的時候，需要逐步地優化項目檔案驗收程序，并且讓各驗收人員分工合作，各盡其責，那個人員負責那個驗收工作，具體的記錄、匯總等則另外安排人，這樣分工明確的檔案驗收工作，將大大地提高驗收效果，提高準確程度，從而共同促進驗收工作的順利進行。

五、結語

綜上所述，我們了解到：項目檔案驗收在發展的過程中，不斷地促使企業檔案管理工作的發展與預防措施的不斷改進；也使得項目實施與管理更加趨于規范化、完善化。因此，我們需要對項目檔案驗收進行管理，不斷地優化檔案驗收方法，注重驗收實效，并且對于檔案驗收的成果需要進行及時地匯總、反饋以及改革與創新，在推陳出新的過程中，逐步地完善驗收工作，加強驗收真實性，以此對企業檔案管理進行客觀地保護，為企業的發展提供完整的、準確的材料資源。并且快速地促進項目實施與管理的規范化、完善化、穩定化，使其為各單位的發展而不斷努力。

參考文獻：

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檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環節。很多工程建設單位在項目成立初期，對檔案的認識不夠，忽視檔案的重要性，認為檔案工作只是在建設工程竣工后進行集中的整理資料，所以只是在工程投產或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。

（二）檔案資料編制質量不高，完整性、系統性不足

許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴格按照相關規范、標準執行，導致歸檔資料質量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設全過程中的資料不能及時歸檔，嚴重影響了檔案的完整性。由于項目建設人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯系，分類不科學，整理不規范，系統性得不到保證。

（三）歸檔時間長、環節多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性

工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產生到歸檔要經歷相當長的時間，經過許多環節，每一個環節都會影響竣工資料質量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內容不準確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續不完備的無效文件。

二、提高工程檔案管理質量的措施

（一）領導重視是做好工程項目檔案管理的前提

工程項目檔案管理需要各級領導的充分重視，并強化責任意識。首先，要根據工程量的大小，本著精干、高效、協調、有力的原則，合理設置基層工程項目檔案管理機構和配備專職檔案員，從機構和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經費等方面予以傾斜，形成施工現場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領導責任制；將工程項目檔案管理工作納入企業管理工作的整體規劃，明確責任主體，建立主要領導負總責，分管領導為第一責任人，現場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負責，橫向聯系緊密，工作協調一致的工程項目檔案管理網絡。

(二)制定和落實符合實際情況的檔案管理規章制度

加強項目管理制度和管理建設，結合實際確定工作程序，制定明確的崗位責任制，進行考核并與獎懲掛鉤。建設項目由于大規模、長工期、多資料、單位和環節眾多，在檔案管理工作中要想做到規范化、標準化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障。可以以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作，即項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。

(三)定期開展技術文件整理的檢查與指導

考慮到技術文件的瑣碎性和施工現場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術文件就是應付研究，或工程進行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應施工過程，如不認真進行督導檢查，到最后很可能出現技術文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術文件歸檔的準備，發放技術文件整理分類方案及規范表格，統一標準。對各施工單位技術文件的歸檔工作定期或不定期進行檢查指導，發現問題及時糾正、解決。

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（2）人員配備不到位。由于新校建設大都是時間緊、任務重，同一時間內開工建設的單體建筑較多，大部分管理人員的時間和精力還沒有轉移到基建檔案管理的制度化和規范化，基本沒有配備專職檔案員，檔案管理意識較差，這都導致了基建檔案難以形成有效的管理，在執行上存在“疲軟”現象。

（3）規章制度不健全。新校建設之初各方管理人員往往比較重視工程進度和工程質量，而忽視對基建檔案原始材料的收集整理，由于缺少相應的規章制度進行制約，基建檔案管理從一開始就無章可循、無據可依，直到臨近建設項目竣工交付時，才會發現基建檔案零零碎碎，殘缺不全，而此時收集起來難度加大，最終造成資料移交不全、歸檔內容質量不高。

（4）管理手段落后，主動提供服務的意識不強。檔案管理工作最終目的是要為社會提供服務，新校基建檔案也要為學校發展服務，為教育發展服務。由于檔案管理人員流動性太強、缺少系統培訓、更新知識較慢，導致新校基建檔案管理手段沒有適應現代化要求，檔案管理還存在著傳統的“為保管而保管、重保管輕利用”思想，主動參與開發利用檔案的意識較弱。

2教育建設項目檔案管理的對策與建議

（1）依法治檔，用法治思維強化基本管理。法制國家必然要求社會各行各業都要依法行事。依法治檔就是要求主體單位按照國家檔案管理的有關法律法規對基建檔案進行合法、科學的管理，新校區基建檔案的管理要依法辦事，都要嚴格依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等要求來進行，檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個環節都是有法必依，必須依法進行。

（2）科技興檔，用現代化手段提高信息化管理水平。實現學校基建檔案的信息化管理，一是要做好基礎數據建設，這是基本前提，二是要注重網絡環境建設，實現上下一體化，三是要加強業務流程建設和檔案目錄數據庫建設，在管理標準化、規范化基礎上實現業務重組。這樣可以通過建立電子檔案數據庫實行遠程傳輸、查閱、保管和利用，提高基建檔案管理效率。

（3）強化認識，樹立科學化管理的正確方向。領導重視是搞好新校基建檔案管理工作的關鍵。學校領導要有較強的檔案意識，認識到新校建設檔案對學校今后管理工作的深遠影響，強化檔案形成意識，建立責任追究制度，如有檔案失真、散失、遺漏、損毀而嚴重影響基建檔案質量的，要追究有關人員的責任。同時，檔案管理工作要納入學校整體管理制度，從制度上提升檔案管理的重要性，解決檔案不被重視管理的問題。

（4）提前介入，建章立制，專人負責，從體制機制上做到未雨綢繆。沒有規矩，不成方圓。比如，某院校新建時，提前制定了諸如《學校基建檔案收集整理移交流程》、《學校基建檔案管理員崗位職責》、《學校基建檔案責任追究制度》等10多個相關文件和辦法，新校建成后共整理了2632卷檔案，基本包括了建設項目前期、后期、結算等所有的過程資料。

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聲像資料的形成與管理應與工程建設進度同步進行，應反映工程建設的全過程。施工單位應將聲像資料的形成和積累應貫穿到工程建設管理的各個環節，應加入到領導議事日程、工程建設計劃和年終考核、本單位有關責任部門和有關責任人的職責范圍。

1建設工程檔案管理工作職責

總承包單位是建設項目檔案管理工作的核心，是對整個項目檔案管理負有組織責任、協調責任、指導責任、監督責任，只有總承包單位做好各參建單位的組織工作、協調工作，讓各參建單位均明確在建設項目檔案管理中各自的職責與責任，并履行自己的職責，才能確保項目建設全過程中檔案工作的順利開展。

2建設工程聲像檔案管理現存的問題

2．1聲像檔案采集設備存在“一高一低”的現象。“一高”是指聲像設備數量多、品質高。隨著社會的發展及原始記錄累積工作的需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。“一低”是指聲像設備管理水平低。“一高一低”的現象造成一些重要的活動、重大的事件、重點的時刻沒能及時記錄下來。2．2聲相檔案攝錄人員中存在“一優一劣”的現象。專職的攝錄人員在各自的單位中直接從事著聲像檔案的采集和積累工作，他們素質的高低直接決定了聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一優一劣”的現狀。“優”表現在攝錄人員隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“優”的一面;“劣”表現在攝錄人員專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“劣”的一面。2．3歸檔意識不強，聲像檔案難以及時記錄并完整歸檔。聲像檔案有很強的時效性，歸檔要求也很特殊。日常積累下來的照片檔案沒歸檔，且大量的照片與底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清;許多珍貴的照片，卻因為沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值、利用價值，錄音和錄像的原始記錄積累和歸檔情況更令人擔憂。2．4建設工程聲像檔案管理狀況發展不平衡，差距懸殊。經調查，本單位所屬項目中設備管理、人員管理、聲像檔案管理都較為規范的有45個，占總數的6．8%;然而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位就有28個，就占了總數的62%，占比兩極分化、差距懸殊。

3聲像檔案管理做法———地鐵8號線項目

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2工程項目檔案管理中存在問題

2.1市場經濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統研究

無論是從我國經濟發展形勢還是從國際市場經濟發展形勢來看，市場經濟體制已經成為我國各行各業從事經濟活動的基本依據。對于工程建設領域而言，工程項目建設所涉及的工程招投標制度、監理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經濟體制靠攏，并在市場經濟發展的推動下日趨完善，進而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監管機構的智能分離。雖然工程項目檔案內容、形式、載體等都相應的發生了變化，但與之對應的檔案管理制度、法律法規、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經濟的系統研究。

2.2缺乏有效的檔案管理組織

工程項目建設具有一定的特征，對于多數工程項目而言其施工點較多，并且持續時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設提出了一系列的難題。并且多數工程項目并沒有專門的檔案建設、管理及組織機構，國內市場上也沒有與之配套的專業檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責不清。

2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位

在整個工程施工過程中，無論是領導層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認知不高，缺乏思想上的普遍認識，使得工程項目檔案管理缺乏應用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數據失真，工程項目的復雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設及管理過程必須非常專業和嚴禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現象，進而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導致工程不能通過審查驗收。

2.4缺乏高素質的檔案管理人員隊伍

從我國工程項目建設上來看，并沒有專業的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經驗較少或者工程技術人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結構不合理，缺乏專業的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關規章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠專業，影響了工程最后的竣工驗收。

3提高工程項目檔案管理工作水平的建議

3.1加強工程項目檔案立法及監督指導，健全管理工作體制

隨著國家與社會對檔案價值認知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關法律法規，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關法律法規、制度體制等已經逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監督指導，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業真正認識到工程項目檔案管理的重要性，進而認真開展檔案工作，另一方面從政府相關部門開始提高重視，認真、嚴謹的加強工程項目檔案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規范化。

3.2轉變傳統觀念加強檔案過程管理

從領導層到工作層轉變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責任與考核，實施相應的獎懲制度，將檔案管理制度納入領導責任制、項目法人責任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴格檔案管理職責，做到檔案管理工作與工程建設同步進行；2）在工程項目建設的進程中，工程技術人員對工程進行質量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進行。

3.3強化工程檔案管理專業隊伍建設

從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認知與業務技能，這就需要對其進行專業的培訓。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現檔案管理人員的專業培訓，包括檔案管理的法律法規、管理制度、業務流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內容進行專業的培訓。

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傳統的建設項目檔案管理都是人工操作，難免會出現重要數據信息丟失的問題，而且傳統紙質檔案比較占空間，在查閱相關檔案信息的時候不太方便。隨著科學技術水平的發展，建設項目檔案管理也開始實行信息化建設，這樣的模式有助于彌補傳統檔案管理存在的弊端，保證檔案信息化管理水平提高。另外，建筑企業開展科學、合理的信息化檔案管理模式，能夠促使其實現可持續發展，提升建筑企業的經濟效益。

一、檔案信息化概述分析

檔案是建筑單位在發展過程中各項活動的記錄，代表建設企業的發展歷程，集中反映建設項目在施工建設期間的各種決策。檔案對建設項目的日后發展有著重要的推動作用，提升建設項目的經濟利益和社會效益。所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過程中引進現代化信息技術對檔案數據信息進行整理、歸納，從而提升檔案管理的規范性。隨著互聯網信息技術的高速發展，科學、合理地實施檔案管理信息化建設工作，幫助建筑企業獲得長久發展，提升建筑企業的經濟效益。建設項目檔案信息化是指建設項目利用互聯網信息技術，結合當下建筑行業的市場動態行情變化，積極引進先進的技術設備，將建設項目原本的紙質資料進行有效整合，傳輸到計算機系統上保存，實現建設項目內部資源的共享。檔案信息化幫助建設單位實現檔案信息的智能化、數字化、信息化，提高管理人員的工作效率，滿足不同工作人員在同一時間、不同空間查詢重要數據信息，為建設單位日后發展提供一定的理論數據。

二、檔案信息化管理的工作內容分析

1.網絡化在互聯網信息技術高速發展的背景下，大部分建設項目單位都擁有屬于自己的官方網站，官方網站為建設項目的施工建設、生產經營、日常管理提供較先進的技術手段，在一定程度上推動建設單位檔案管理信息化的高效發展。在建設項目檔案信息化管理過程中，如果有工作人員通過網絡提交借閱申請，管理人員通過網絡審核就可以進行相關操作，在整個過程中，不需要工作人員進入檔案管理室，對于提高檔案管理工作質量有一定的推動作用。2.數字化建設項目檔案信息化管理的基礎是數字化。在過去，建設項目檔案管理主要是以紙質檔案管理為主，隨著互聯網信息技術的普及，建設項目檔案管理已經朝著數字化檔案管理模式轉變。建設項目檔案數據信息的數字化以便捷、高效為基本目標，有利于實現檔案信息資源的儲存數字化，從而實現資源有效共享，為建設單位的日后發展提供參考。3.自動化隨著現代化科學技術的大力發展，給建設項目檔案信息化管理模式創造了良好條件，如計算機檢索速度快、工作效率高，能夠實現檔案自動、多角度檢索，這是傳統檢索工具不能與之相比的。基于信息化環境下，建設項目檔案自動化管理模式的效果更為良好。

三、信息化環境下建設項目檔案管理模式存在的問題

1.缺乏健全的檔案信息化管理機制建立符合實際情況的檔案信息化管理制度，與過去檔案管理工作存在一定差異，其具備速度快、效率高、資料管理期權的特征。但是，檔案信息化管理制度也是有其不足之處的，如建設項目單位在建立檔案信息化管理模式的初期階段，要防范計算機存在木馬病毒。由于其設立的檔案信息化管理機制不健全，在具體使用過程中，一旦管理人員操作不當，就會引發各種各樣的問題，如工作人員隨意登錄各種網站，導致計算機系統不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被嚴重泄露。對此，建設單位在建立檔案信息化管理模式時，必須要做好相應管理機制的把控工作，并將其具體落實到實際工82022年第25期蘭臺內外數字檔案創新研究作中，謹防出現信息泄露等問題。2.基礎設備存在的問題隨著互聯網信息技術高速發展，雖然現階段我國檔案管理工作越來越完善化，但是在具體落實過程中還會暴露出各種各樣的問題。檔案管理在整個建設項目的施工全過程中占據重要的地位，涉及施工團隊、建設單位、監理單位出具的相關數據資料，如果檔案管理不當，很容易導致建設項目在最后結算時候產生造價、工程質量安全、施工合同內容等方面的問題。同時，在實際建設項目檔案信息化管理過程中，如果相關基礎設備配置不到位，還是使用落后的計算機，沒有及時更新計算機系統，在一定程度上就會抑制檔案管理信息化的發展。3.檔案管理工作人員業務水平較低建設項目單位檔案管理人員自身的專業技術直接影響建設項目的日后發展。在建設項目檔案信息化管理過程中，部分檔案管理工作人員專業素養、工作能力有待進一步提升，有的員工對打印、復印、數字掃描信息、多媒體技術等軟件的操作不夠熟練，影響檔案信息化管理工作的效率。在檔案信息化管理期間，部分檔案管理人員受到傳統管理理念的影響，對于現代化的信息管理不太適應，無法借助計算機系統開展檔案管理，導致工作效率低、質量差，抑制了檔案信息化管理模式的開展。因此，建設項目單位需要將提升檔案管理人員的工作能力作為首要解決的問題。4.檔案管理理念有待創新在建設項目檔案信息化管理過程中，傳統的檔案管理工作是人工對檔案數據信息進行收集、整理、歸納，工作效率較低。究其原因，是受到落后的檔案管理理念影響，企業領導對于檔案規范化管理工作的認知度較低，只在乎建設項目的施工質量、施工進度以及財政資金的具體落實情況，認為工作人員查閱相關資料的過程就屬于檔案管理，這種落后的檔案管理理念，缺少創新檔案管理意識，在一定程度上抑制了建設項目檔案管理信息化的發展，甚至嚴重影響檔案管理的工作質量，打消檔案管理人員的積極性，還會浪費大量的人力、財力、物力，導致檔案管理信息化建設效果越來越差，失去檔案信息化管理真正的價值和意義。

四、信息化環境下建設項目檔案管理模式的思考

1.檔案管理信息化建設項目檔案涉及很多歸檔方面的內容，而且歸檔文件類型也是多元化的。針對建設項目的類型不同，歸檔范圍及其要求也存在一定的差異性，如果檔案管理人員只是使用QQ郵箱或者口頭通知的方式，就很容易降低檔案管理的工作效率，再加上監督反饋機制不健全，導致檔案信息化管理工作僅僅流于表面形式。在信息化環境下，建設項目單位可以建立檔案信息化管理平臺，及時轉變檔案管理工作形式，使其朝著信息化、智能化、數字化的方向發展。首先，反饋問題信息化。在建設項目檔案管理過程中，分階段、分批次地反饋建設項目檔案管理存在的問題，定期向上級主管部門匯報相應的數據資料，審核通過后，做好歸檔工作。工作人員使用現代化信息技術手段，及時發現歸檔文件存在的問題，早發現、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相關工作人員在傳統檔案管理工作的基礎上，使用互聯網信息技術平臺，重點反映階段性評審的整改問題，有效落實整改責任制，提高建設項目檔案管理的工作效率。同時，信息化方法在對歸檔文件份數、頁數、卷數等數據信息進行統計時，具有更大的優勢，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，保證統計數據的精準性。其次，質量控制信息化。電子文件逐漸取代過去的紙質文件，針對電子文件做好歸檔工作，技術人員可以設置“逐級審批”模塊，防止出現檔案文件“無人審批”的現象。另外，在相關法律法規允許范圍內，結合國家和行業建設項目檔案管理的規范化要求，建立文件收集模板數據庫，為不同施工階段的文件收集提供相應的指導，并且利用信息化方法對歸檔文件的真實性、精準性進行不同角度的檢測。因此，有效解決紙質檔案無人檢查的問題，按照國家規定的標準對接全部歸檔文件，實現檔案管理信息化模式轉變。2.建設項目檔案資料的數字化在新時化背景下，建設項目如果還是使用紙質檔案歸檔，很容易出現丟失或者紙張受潮的情況，不能為建設單位提供基礎的信息服務，因此建議相關管理人員可以使用檔案管理信息系統，采用電子文件錄入和保存的方式，減少檔案資料丟失或者紙張受潮、受損而影響相關工作人員使用的情況，并為施工單位、監理單位、建設單位提供相應的數據支撐。在設計建設項目檔案管理信息系統的時候，必須要考慮數據來源的分類，包括業務系統數據、郵箱采集數據、外來文件等，針對業務系統數據和郵箱數據的采集，將建設項目檔案管理系統對接到前端業務平臺，實現電子文件直接向項目檔案管理系統的在線歸檔。3.檔案服務知識化首先，提升檔案本身價值。為了提高檔案的使用價值，轉變紙質審批、目錄檢索、紙質閱讀等方式，在內部建立檔案利用模塊，設置相應的檔案檢索功能，同時建立目錄檢索、全文檢索、專題檔案資料庫，便于工作人員在線審閱相應的資料，節省時間和精力。其次，業務指導和進度管理。在信息化背景下，建設項目建立檔案管理信息系統，有助于實現線上信息和資源共享。相關管理人員借助檔案管理信息系統，可以全面了解建設項目工程的整體建設情況，結合建設項目的實際施工情況，做好檔案資料歸檔工作。通過互聯網信息技術平臺，將建設項目施工建設期間涉及的檔案信息推送給上級主管人員，在臨近節點之前，設置自動提醒功能，提醒其在第一時間了解工程變更情況，及時調整檔案資料歸檔，同時將變更的建設項目檔案資料提交給相關責任人。在到達節點后，建設項目施工人員、上級主管部門領導在網絡平臺上可以直接了解檔案資料的收集進度，保證檔案資料的完整性。總之，信息化檔案管理模式有助于減輕檔案管理人員的工作負擔，有效提高建設項目檔案管理的工作效率。4.檔案管理系統信息化檔案管理信息系統在運行過程中也會存在一系列問題，需要相關管理人員從測試和維護工作兩方面確保其能夠正常運行。首先，在運行檔案管理信息系統時做好測試工作。部分建設項目單位為了盲目追求經濟效益最大化，在短短的時間內就開發出檔案管理信息系統，并且沒有經過相關技術人員測試就將其投入使用，如果使用不當，很容易導致檔案管理信息系統出現各種各樣的問題，無法滿足建設項目的基本需求。因此，在開發檔案管理信息系統的過程中，企業不要急功近利，必須經過技術人員對其性能做好測試工作，保證沒有任何問題后，才能投入建設項目的檔案信息化管理工作中。在測試過程中，如果發現問題，要馬上提出解決方案，進行修改、更新。檔案管理信息系統的測試工作不是短時間的工作，要經過反反復復地測試才能投入正常運行工作中。在測試階段，會消耗技術人員大量的時間和精力，尤其對于一些機密、重要的文件數據，測試工作量的成本要比想象中高很多。因此，在檔案管理信息系統開發過程中，技術人員要格外注意檔案管理信息系統的測試工作，從而保證檔案管理信息系統的正常運行。其次，檔案管理信息系統維護工作也非常重要。在檔案管理信息系統建設完成后，將檔案管理信息系統應用到檔案信息化管理工作中，需要相關工作人員定期對其進行維護。一般情況下，檔案管理信息系統的使用年限是4～5年左右，最長的使用年限可達到10年以上，也就是說，檔案管理信息系統維護得越好，使用年限就越久。隨著檔案管理信息系統建設的不斷深入，為了延長檔案管理信息系統的使用年限，其維護工作量也越來越大。檔案管理信息系統的維護工作占據整個檔案信息化管理工作的核心位置，因此在檔案管理信息系統建設過程中，建設項目單位要配置適當的維護人員定期對檔案管理信息系統進行檢測，從而延長檔案管理信息系統的使用時間。

五、結語

綜上所述，建設項目檔案信息化管理模式是一項長期、復雜的工作，不是在一朝一夕之間就可以完成的，需要相關檔案管理人員經過反復實踐，總結前人經驗，結合建設單位自身發展情況，建立一套完善的檔案管理信息化模式。在信息化環境下，建設項目檔案管理模式實施期間，需要提高管理人員的信息化管理意識，熟練使用計算機等各種設備，提高專業技能，加快檔案管理信息化建設目標，促進建設單位在日益激烈的競爭中立于不敗之地。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

1 項目檔案管理的現狀

1.1 項目檔案管理普遍存在的問題

在項目施工過程中，領導、基層管理人員及施工人員意識不到項目檔案管理工作的重要性，基層單位沒有專職或兼職的檔案管理人員。另外，各單位和部門之間缺乏相互的溝通交流，不落實檔案管理責任，往往是重工程建設，輕檔案管理，在工程完工時，各單位才開始整理工程資料。種種因素，造成項目檔案資料管理無序，資料流向不明，收集不齊全，組卷、歸檔的檔案存在與工程實際不符的情況，給工程后繼工作帶來了嚴重的影響和無法估量的損失。

1.2 當前常見的項目檔案管理方法

1.2.1 組建項目檔案管理領導小組

建立由建設單位（業主）牽頭，設計、施工、監理等單位參加的聯合項目檔案管理領導小組。

施工單位建立以項目經理為主，技術員、施工員為輔的，負責管理好施工現場的施工圖紙、設計更改通知單、施工更改設計、補充設計的施工圖紙等檔案資料的團隊。

設計單位，由項目施工圖紙的設計者和檔案部門的管理人員一起負責施工圖紙、文件、計算數據、會議紀要等資料的收集、整理。

監理單位，由現場監理負責施工現場的各種文件、資料，圖紙等管理情況。

建設單位（業主）以合同為依據，以經濟為杠桿組織協調各單位，建立健全項目檔案管理工作的各項規章制度，明確各方責任。明確工作范圍，明確歸檔時間，責任落實到人。

工程從立項到竣工，由施工單位負責收集施工全過程的圖紙、聲像等檔案資料，整理后按時移交給設計單位的檔案管理人員，他們再進行整理、組卷、文件資料的數字化加工。

1.2.2 建立完善的項目檔案管理工作流程和管理制度

建立完善的項目檔案管理工作流程和管理制度是保證項目檔案完整、準確、齊全的前提。根據國家、行業的有關標準、規范，并結合各單位的實際情況，建立行之有效的建設項目檔案管理制度和管理工作流程，實現檔案管理工作的常態化、標準化、規范化與信息化。

加強項目檔案管理制度建設，建立檔案管理工作程序，是做好項目檔案管理工作的根本保障。必須明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔責任人。建設單位是工程項目的業主，也是工程和項目檔案的接收者，應承擔好工程建設過程中檔案管理工作的組織者，把項目檔案納入合同管理，明確各方責任，組織協調各方工作，及時溝通檔案資料的管理現況，交流檔案管理信息，根據合同規定，要求各單位管理好與建設項目相關的文件、檔案資料，并整理組卷，按時向檔案部門移交。

2 信息環境下的項目檔案管理

2.1 鏈接局域網，建立設計單位檔案管理部門網站

建立設計單位檔案管理部門網站，搭建檔案信息平臺，令檔案管理系統通過局域網與相關業務系統OA、EIP系統對接，實現各類檔案信息資源的集中管理，遵循電子文件與實體文件同步歸檔，本著“誰產生、誰錄入、誰審核”的原則，由檔案管理部門將條目的主要信息錄入到檔案管理系統中，同時上傳相應的電子文件，實現檔案信息資源共享,

2.2 以檔案管理系統為平臺，構建檔案信息網頁

建立檔案信息網頁，為用戶查詢、檢索提供了極大的方便，用戶不用再跑到檔案部門，足不出戶就可以完成借閱、查看檔案信息、瀏覽電子文件全文、歸還電子檔案等。

建立檔案信息網頁，傳遞建設、設計、施工、監理等各單位的檔案管理情況，及時檔案信息，在各類檔案中為用戶提供方便快捷的查詢和檢索功能，檔案管理工作的效率和質量都將得到極大的提高，實現項目檔案的動態管理。

2.3 項目檔案數字化建設

使用數據庫技術以及高速掃描技術將聲像文件、紙質文件、電子檔案，系統地組成一定結構的檔案信息庫。

檔案數字化建設的主要方法是全文儲存檔案，實現數字化形式的管理，對檔案信息中的文字內容與有圖像信息進行融合，把這些相關信息錄入目錄數據中進行管理，并且實現把目錄數據制作成相關的檢索入口，從而才能更好、更便捷地實現對整個檔案的全文檢索。這也需要將紙質材料進行數字化轉換，其可以利用掃描儀進行輸入。它還包括了對圖像文件進行壓縮管理后的重命名，并存放在一個固定的路徑上，在需要時可以通過文件名查找。有些檔案是需要永久Υ嫻模需要對光盤進行刻錄，這樣才能妥善處理這些問題。

2.4 做好檔案信息資源的提供利用工作

檔案的提供利用工作，是檔案的基礎性管理工作，是檔案功能的再擴展，其能夠產生明顯的經濟效益和社會效益。檔案信息資源的開發與利用，能有效地促進項目檔案管理信息化的進程。在進行檔案信息資源開發時，要重視對檔案信息進行科學合理的分類與整合，將信息集成化，系統化，采用統一的管理模式，減少信息的分散程度。

同時要注重檔案管理信息化的規范性和標準化，規范性和標準化可以提高檔案管理的工作效率，提高檔案信息的利用率。制定標準規范要對檔案信息進行分類整合，形成規范化、標準化的檔案管理模式，有利于檔案信息資源的開發利用。

2.5 依據不同需求選擇項目檔案管理軟件

項目檔案管理選用軟件應注意的事項包括以下幾個方面。第一，軟件進行檔案信息管理時，同時要具備對信息管理平臺進行及時的維護與升級的功能。第二，軟件要具備安全性與保密性，要有一定的監控功能。這樣增強了檔案信息管理查詢的權限，也可以對所有的用戶進行實時的安全監控。第三，軟件管理系統必須具備較快的反應速度，滿足查詢以及操作的需求。第四，軟件必須符合國家行業的相關標準和規范，應當通過國家標準的認定。

3 結　語

建設項目檔案管理信息化建設，建立檔案部門網站，搭建檔案信息平臺，以及與協同辦公系統的無縫對接，有效地實現了建設項目檔案的動態管理，提高了檔案管理工作的效率和質量，節省了大量的人力、物力和財力，檔案信息資源的利用率及共享水平都將得到提高，為社會的發展提供更為快捷有效的檔案信息資源的服務。

主要參考文獻

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2.責任制落實不到位。一些單位建設項目檔案工作發展很不平衡，機構是臨時性的，項目完成后，機構撤銷，人員解散，沒有把固定資產投資項目檔案管理工作納入項目管理中，沒有建立起領導責任制。

3.職責不明、溝通不暢，有脫節現象。基建部門把歸檔工作單純地看成是檔案部門的事，認為立卷工作應由檔案部門來完成。一些項目工程新人多，經驗不足，對固定資產投資項目檔案工作不熟悉。由于在工作中未明確兼職檔案人員對建設項目檔案的職責，致使兼職檔案人員檔案業務素質不能適應需要，只懂項目業務不懂檔案業務，而專職檔案人員只懂檔案業務不懂工程項目管理，缺乏指導力度。

4.檔案信息化管理明顯滯后。固定資產投資項目檔案管理仍處于低級狀態，各單位對電子文件歸檔沒有明確規定。因此，對固定資產投資項目檔案信息化管理方面的要求滯后于對其他工作的管理要求。

二、加強固定資產投資項目檔案管理的對策

固定資產投資項目得到各建設單位的廣泛關注，加強項目檔案管理工作已成為檔案部門的重要工作。筆者認為，要解決當前固定資產投資項目檔案管理工作中存在的共性問題，應從以下幾方面入手。

1.加強固定資產投資項目檔案過程管理，不斷提高檔案意識。要采取多形式、多樣化、多渠道的方法加大檔案工作宣傳力度。只有將項目開工、過程控制到竣工全過程均納入檔案管理范疇，才能使固定資產投資項目檔案管理工作步入正軌。

2.建立健全固定資產投資項目檔案工作領導責任制。要把檔案工作列入領導的議事日程，納入工程項目計劃，納入領導經濟目標管理考評，實行動態管理，并對責任制的落實情況進行監督、檢查。同時項目檔案管理的各個環節要有領導和專人負責，建立健全各項規章制度，做到有法可依、有章可循。

3.理順固定資產投資項目檔案管理機制，強化檔案管理部門的職能。首先，要將檔案管理部門的負責人列入各建設項目領導小組；其次，堅持固定資產投資項目檔案管理工作與項目建設同步進行，明確管理職責，并對檔案工作進行監督、檢查和指導；再次，要把固定資產投資項目檔案管理納入檔案管理目標并與個人崗位掛鉤。

篇（9）

二、固定資產投資項目檔案工作的特點

1.責任重、難度大

首先，固定資產投資項目檔案隨著項目的進展而逐漸產生，貫穿于整個項目的全過程，涉及項目從申請、立項審批、勘察設計、施工、生產準備及竣工、投產使用等專業領域的內容，為工程項目建設管理、竣工驗收、科研生產、維修改造等工作服務，因而固定資產投資項目檔案工作肩負著現實和歷史的雙重責任，是項目建設與管理的重要內容和不可缺少的工作環節。其次，在項目文件材料積累、收集和整理過程中難度比較大。因為一個工程項目往往有許多參建單位，上級與地方各專業管理部門關系復雜，人員變動大，專業種類多，使項目檔案來源多元化。再加上建設項目周期比較長，項目文件材料的收集時間比項目建設過程時間更長，這些因素都給收集工作造成一定的不利影響。第三，項目建設期間形成了大量的文件材料，有管理類、專業技術類等，內容繁雜；這些文件材料相應地形成項目檔案、會計檔案、設備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等門類的檔案；信息載體形式多樣，包括紙質、聲像、電子等，種淺談企業固定資產投資項目檔案管理江南工業集團有限公司余湘藏國宇[摘要]在現代市場經濟條件下，企事業單位的建設、管理和發展對固定資產投資項目檔案管理提出了越來越高的要求，我們檔案工作者必須適應當前工作發展的需要，深入研究固定資產投資項目檔案管理工作的內容和特點，努力尋求做好固定資產投資項目檔案管理工作的方法和途徑，更好地為企業經營管理、科研生產及發展服務。本文從目前企業固定資產投資項目檔案管理工作的特點、存在問題及改進措施等方面闡述如類多、數量大、載體多樣化，使固定資產投資項目檔案在整理上也比較復雜。

2.要求高、涉及面廣

固定資產投資項目檔案是固定資產投資項目建設產生的知識信息形態的資產，是真實反映并準確揭示項目建設全過程與最終竣工狀態的原始資料，是稽查、審計、監督、管理、驗收以及維護改造的重要依據，也是追溯和評價項目的最有力的依據。因此固定資產投資項目檔案管理工作必須做到完整、準確、系統。固定資產投資項目檔案作為項目信息的載體包羅萬象，涉及許多相關方面并受到各種條件的制約。在固定資產投資項目檔案管理中各方的共同目標就是保證項目檔案的齊全、完整、準確。因此，應以合作的理念構建一個多方參與的項目管理體系，并成為全員配合的自覺行為。

三、固定資產投資項目檔案管理存在的主要問題

1.領導對固定資產投資項目檔案管理缺乏重視

一個單位的任何一項工作都必須有領導的重視才能使這項工作得以順利開展，如果領導不重視，許多工作的開展都會困難重重，因而領導的重視在固定資產投資項目檔案管理工作中起著關鍵性的作用。然而現在仍有一部分單位領導對固定資產投資項目檔案管理工作缺乏了解、重視不夠，致使組織不到位、責任未落實。有的單位在項目啟動的時候沒有將檔案工作納入項目建設管理規劃和工作程序，沒有將檔案管理工作納入項目管理的全過程。在項目建設過程中，檔案部門未能參與到項目的籌劃、組織、控制和質量管理中，不能及時對項目檔案的形成與管理進行有效的監督和指導。

2.固定資產投資項目檔案管理程序的控制不到位

個別單位重立項、輕管理,對項目檔案管理的程序缺乏控制，檔案部門無法及時按程序監控項目的全過程，給檔案管理帶來很大的難度，檔案人員只好在項目竣工驗收前突擊補充、整理，使項目檔案工作出現脫節，檔案質量得不到保障。

3.固定資產投資項目檔案管理制度不健全

有的單位沒有制定固定資產投資項目檔案管理規章制度，缺乏完善的固定資產投資項目檔案收集、積累整理、歸檔和利用制度，特別是收集整理過程中人為因素較多，隨意性大，相關規定指導性不強，可操作性不夠。

4.固定資產投資項目文件材料收集不全

收集工作是做好項目檔案管理工作的第一個環節，也是最基本、最重要的環節。但是因為參建單位、建設單位部門參與較多，投資項目建設周期長，時間跨度大，人員不穩定，造成各方之間文件材料的管理接口較多，文件材料散失嚴重，文件材料收集歸檔困難，形成的施工文件材料質量不高。

5.人才培養力度不夠

隨著企業機構的撤并和人員的壓縮，檔案人員的數量逐年減少，有些單位甚至不再獨立設置檔案部門。由于人員少、兼職多、工作量大，同時缺乏對固定資產投資項目檔案管理人員的系統培養，檔案人員整天忙于事務性工作，整體素質和專業能力偏低。這種狀況與項目建設的快速發展不相適應，與我國經濟持續、協調、科學發展不相適應。由于檔案專業人員的匱乏，在某種程度上影響了固定資產投資項目檔案管理工作的質量與效率，不利于項目檔案信息的開發和利用。

四、提高固定資產投資項目檔案管理的策略

1.注重宣傳，奠定基礎信息時代

宣傳本身就是一種信息傳遞，它是檔案管理永恒的主題。檔案部門要充分利用各種機會和多種形式進一步宣傳固定資產投資項目檔案管理的重要性，如采取學習文件、舉辦培訓班、評先活動、參觀學習、研討會等形式；還可以通過能體現檔案館價值的檔案編研、檔案專項驗收等工作，不斷提高各級領導及企業各類人員對檔案工作的認識。由于固定資產投資項目檔案管理工作不是一個孤立的管理系統，做好項目檔案工作需要各方面的配合，因此要通過宣傳使企業各級領導和各類人員充分了解項目檔案，理解支持項目檔案工作，重視項目檔案工作。同時，還要將固定資產投資項目檔案工作納入企業工作計劃、領導議事日程、職工經濟責任制和崗位責任制中。只有各方共同努力，項目檔案工作才能做得最好。

2.建立機構，提供保障任何一項工作的有序進行都離不開組織管理

隨著國家經濟和行業形勢的發展變化，越來越多的固定資產投資項目陸續開展，這使檔案工作既獲得了機遇也面臨著挑戰，這就要求檔案業務建設中的各個環節在面對各種各樣的新情況和新問題時能夠做出快速反應和調整。因此，對固定資產投資項目檔案管理工作要統籌規劃、科學管理，運用固定資產投資項目檔案管理的理念，開展項目檔案管理工作。首先，建立項目檔案管理工作組織管理體系，由企業主管檔案工作的領導負責對項目檔案全程的管理和組織協調；其次，建立項目檔案管理責任制，按照項目檔案責任單位、責任人、項目檔案產生的內容、形成時間等，明確各自在各階段、各環節的責任，各負其責，使項目檔案工作步入規范化、制度化、科學化的良性循環軌道。

3.健全制度，做好保障

建立科學、健全的檔案管理制度是做好固定資產投資項目檔案管理的基礎，為確保檔案文件材料的齊全完整，就要規劃項目檔案管理工作，建立嚴格的規章制度，明確各有關單位在項目建設過程中應承擔的責任，結合本單位實際制定相應的辦法和實施細則，明確項目檔案管理職責，對主抓項目建設的項目部門、設備管理部門，參與項目建設的施工單位、監理單位都提出明確的文件材料歸檔范圍和歸檔要求，并落實責任人。

4.加強收集，提升質量

固定資產投資項目形成的檔案種類多、數量大、載體復雜，往往需要建設單位、設計單位、施工單位、監理單位共同完成收集工作，而建設單位、施工單位、監理單位都是項目檔案形成的主體和主要責任者，其中每一個過程都會影響項目檔案的質量，影響其完整性、齊全性和準確性。因此，在項目檔案的收集過程中，應嚴格堅持“三納入”和“四參加”制度，做到項目檔案工作與建設項目同步進行，從各個環節確保項目檔案的質量。在收集的過程中，首先要注意歸檔文件材料的內容是否完整，竣工圖是否真實地反映了項目竣工時的實際情況和過程，做到圖物、技術數據準確可靠，簽字、蓋章手續完備。在建設項目中要購進大批的設備儀器，在文件材料收集過程中不僅要收集隨機文件材料，而且還要注意收集設備安裝調試過程中形成的文件材料，這部分文件材料實用價值大、利用率高，如果收集不齊全，將會給項目設計、施工及以后的改擴建、設備維修等帶來不可估量的損失。收集聲像檔案時應對其載體的物理性及載體是否帶有病毒進行嚴格檢查，并將其單獨存放在防磁柜中，定期進行檢查拷貝。由于電子文件信息載體具有可分離性，因此對電子文件要及時進行全面收集并加以保存，保證電子文件的真實性和準確性。

5.科學整理和立卷，便于利用

檔案的鑒定、整理、立卷是對檔案文件材料的最后一次篩選加工及組合定位，關系到檔案的完整和內在質量及能否及時、準確提供利用的問題。因此，首先要對收集到的文件材料進行鑒定，對無保存價值或價值不大的文件予以剔除；對有保存價值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，能夠完整地反映一項工程的建設概況和建設成果。如：管理性文件可以按問題、時間組卷。整理時可將立項申請報告、可行性研究報告、初步設計及批復、項目進行中有關調整、計劃等的往來文件，環保、消防、人防、勞動衛生等單項驗收意見及驗收報告的批復等組成一套完整的項目管理類文件。而項目施工文件可按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業等組卷。項目竣工圖可按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等專業組卷。設備儀器類文件材料應保持歸檔文件的成套性，按照單項設備儀器進行組卷。歸檔后的建設項目文件材料要按項目單獨立卷整理，這樣才能體現固定資產投資項目歸檔文件材料的完整性、齊全性，便于竣工驗收和查詢利用。

6.優化管理，促進檔案管理工作

對固定資產投資項目檔案的收集、整理、歸檔、建檔全過程實施計算機管理，對項目實施過程中按節點形成的文件材料經收集整理后按類別及時輸入目錄進行計算機監控及管理，建立信息化平臺，通過建立檔案數字化管理體制，利用計算機技術有計劃、分期分批地把紙質、膠片、錄音、錄像等各類檔案數字化，使檔案信息與現有檔案資源數據庫整合并網，將已有的數據庫與各分公司及分支機構檔案資源實現互聯，提高檔案資源利用率，提供方便、快捷的利用服務。

7.完善自我，提高素質

首先，對檔案管理人員進行多層次、全方位的培訓，從軟件到硬件，從基礎到尖端，包括檔案業務知識和固定資產投資項目相關專業知識等。對主持和參加單位的資料員也要進行必要的培訓，使他們深刻理解文件材料收集歸檔的重要意義及如何收集、整理，多渠道培訓合格的檔案管理人才。其次，由于檔案管理工作具有“封閉的工作環境、重復的工作程序、緩慢的工作節奏，平淡的工作成果”的特點，因此要求項目檔案管理人員必須具有良好的素質，這是做好檔案工作的一個重要基礎，高素質的人才隊伍對檔案管理工作起著至關重要的作用。第三，項目檔案管理工作的內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用及編研，每一項工作都影響著項目檔案整體管理水平，而每一項工作的質量又是由項目檔案管理人員的業務水平決定的。因此，項目檔案管理人員必須具備極強的責任心、使命感，溝通協調能力，文字表達能力和扎實的專業知識，尤其是面對大量的原始文件材料，要具有善于把分散、無序、有價值的信息條理化和系統化的能力，充分挖掘，使檔案的澘在作用發揮出來。這樣，檔案工作者自身的價值才能被社會所認同，固定資產投資項目檔案管理工作才能發揮應有的社會效益和經濟效益。

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【 key words 】 owner; Port; Construction projects; File; management

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：一、引言

港口工程檔案是指港口工程建設項目在立項、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的，以紙質、照片、電子文檔等載體形式存在的全部文字、圖像、聲像文件，是港口工程建設活動的真實記錄。港口工程檔案是項目交工驗收、維護、改建、擴建的依據；業主作為項目的組織者和最終使用者,是重要責任主體,應對建設項目檔案和竣工備案做好管理。但現在業主方的建設項目檔案管理情況并不理想,本文通過現狀分析，并針對問題提出了對策建議，希望能起到拋磚引玉的作用。

港口建設項目業主方檔案管理現狀分析

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分港口建設業主對檔案工作的認識存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不能為項目建設增值，只要能應付查檔就行了。業主方管理人員比較重視建設項目進度、造價等比較形象的硬件管理,對建設項目軟件——檔案管理往往認識不足,對建設項目檔案的形成、收集、整理、歸檔等不夠重視。輕視檔案工作的思想都表明了部分業主對檔案工作缺乏了解。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分業主方管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

3、檔案利用率低，未發揮最大效用。有些港口項目建成投入使用十多年后進行擴建，往往只重視現場勘察工作，而忽視了對已建項目的檔案查閱工作。其原因主要有：一是存在檔案多頭管理現象，技術檔案保存在各相關技術人員手中，沒有歸納整理；二是檔案檢閱手段原始，造成查閱檔案工作量太大；三是港口使用過程中的維護工程記載不全，導致檔案記錄的準確性遭到質疑。

4、檔案室硬件環境設施不齊全。個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，容易引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的單位管檔部門甚至連必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。硬件設施配備的不足，在很大程度上制約的港口項目檔案的規范化管理。三、改進港口建設項目業主方檔案管理的對策

1、樹立正確的港口建設項目檔案管理觀念。港口建設項目資料全面反映了整個工程建設的詳細情況,它對工程質量的評定,工程竣工后的收尾工作以及對新建工程的準備等都具有重要的利用價值,從某種意義上講,管理好建設項目資料與建好項目具有同等重要的價值,它可以被繼承和積累；但建設項目形成的文件資料涉及面廣,內容繁雜,經歷的時間長,稍有疏忽就可能遺漏,加之施工組織是臨時機構往往是工程任務一完成,臨時機構解散,而資料也隨之消失。因此,樹立正確的建設項目資料管理觀念,是做好建設項目資料管理的前提。

2、建立檔案管理體系，強化組織培訓工作。港口項目建設方組建項目管理辦公室的同時，應設定專人負責檔案管理工作，并應由項目辦領導主管檔案工作，形成專人負責、領導主管審核的檔案管理體系。同時，加強對檔案管理人員進行水運工程檔案知識培訓，通過學習《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》等規范性文件，使檔案管理人員了解檔案的重要性，掌握管檔要求，在管理檔案過程中能夠熟練完成檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務工作。

通過定期的自檢或領導督查，確保建設項目檔案的真實性與完整性。

3、建立檔案電子檢索系統，提高檔案利用率。

3．1進行檔案文件的科學分類。港口工程文件的總體類型可分為立項審批、設計審批、工程準備、施工文件、竣工驗收、招投標、合同、資金管理及其他9大部分，詳細分類可見《水運建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》。

3．2建立檔案電子檢索系統

港口工程檔案種類多、數量大，靠舊式的紙質目錄檢索已不能滿足目前高效的辦公要求。而建立檔案電子檢索系統將會大大提高檔案管理的效率。針對大型港口項目較多的業主，建議開發專門的檢索軟件系統，以達到快捷、準確的目的。針對港口項目較少的主方，建議可以簡化電子檢索系統，用excel表格進行檢索，基本可以滿足日常的檔案管理要求。

3．3及時更新、定期檢查，提高檔案利用效率

港口工程在數年甚至數十年的使用過程中總會進行一些維護工程，對工程檔案進行及時更新是非常必要的。同時，要通過對檔案進行定期檢查，確保檔案真實、準確反映港口工程項目情況，為港口工程維護、改建、擴建提供科學依據。

4、改善檔案室硬件環境設施。

港口工程檔案保管年限長，且檔案資料數量大，種類多，對檔案室的環境設施要求比較高。作為業主方，應當增設專項資金，對檔案室進行標準化建設。使得這些珍貴的檔案資料保存在一個濕度、溫度都適宜的環境中。針對一些項目較少的業主方，采取委托專業文印公司打理檔案的方式，在實踐中也取得了很好的效果。

結束語

要做好港口建設項目檔案的管理,相關業主方領導應從思想上予以重視，通過培訓提高管理人員素質,完善制度,落實責任,加強溝通,勤于檢查督促；這樣,建設項目資料的及時性、真實性、準確性、完整性才能得到保證,才能為港口建設項目交工驗收、維護、改建、擴建提供可靠的依據。

篇（11）

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

項目工程檔案是建設工程不可分割的一部分，對日后查閱項目資料、維護檢修、管理等工作具有非常重要的意義。現代工程檔案的管理越發受到重視，各級建設行政主管部門加大了宣傳、管理力度。但由于建設單位不夠重視，以及檔案的制作的不規范，工程建設檔案管理依然存在著諸多問題。如何加強其管理，是建設單位值得深究的問題。

1、項目工程建設檔案工作的現狀

1.1 各級建設行政主管部門加大了宣傳、管理力度, 逐步進入依法管理、規范發展的軌道。

為了進一步規范項目工程建設檔案的管理,確保工程建設檔案的完整、安全和科學管理,更好地為城市規劃、建設和管理服務, 近年來, 廣東省各級建設主管部門按照有關建設、檔案方面的法律、法規和規章, 切實履行監督指導職能, 不斷加大對工程建設檔案工作的監管力度, 使全省工程建設檔案工作發生了深刻變化, 出現明顯進步, 逐步進入依法規范管理的發展軌道。

1.2 項目工程建設檔案工作普遍得到建設單位、施工單位、監理單位等參與工程建設的各類單位的高度重視, 參建單位領導和檔案人員的檔案意識普遍增強。

通過檔案法律法規的宣傳, 各建設項目在加強工程管理的同時, 加強了工程檔案的管理, 各參建單位普遍認識到工程檔案是工程質量的重要環節, 自覺按照國家有關建設項目檔案管理的規定和要求將檔案工作列入議事日程, 不斷建立和完善檔案工作的領導責任制和崗位責任制, 切實解決工程建設檔案工作中出現的問題, 建立起適應新的基本建設管理體制, 運行要求的檔案工作機構和檔案管理網絡體系, 工程建設材料的形成、積累、整理、歸檔初步做到與工程進度同步進行。

1.3 項目工程建設檔案管理的基礎業務工作普遍加強, 為工程建設和質量管理發揮了良好的服務作用。

建設單位從項目籌劃開始, 就注意貫徹有關工程檔案管理的標準、規范和城建檔案管理部門的具體要求, 不斷深化業務基礎工作, 加強工程文件材料的收集歸檔力度, 做到檔案材料的收集、整理工作與工程建設同步進行, 保證了工程建設與管理對檔案的利用需要。

2、項目工程建設檔案工作存在的主要問題

2.1 工程建設檔案材料的完整性、準確性和真實性不強, 為日后檔案的利用埋下先天的隱患。工程建設檔案的使用價值很大程度上體現在檔案材料的完整性、準確性和真實性三個方面, 而在這三個方面, 參建各方主體不同程度地存在收集、歸檔不及時, 相關人員簽章不完備, 檔案材料出現缺損、錯誤找不到人負責的現象時有發生, 甚至有的工程直到即將竣工驗收前, 才組織有關人員突擊補制檔案。

2.2 單位重視工程建設檔案管理的程度不強。許多參建單位對工程檔案工作缺乏應有的重視, 特別是在施工階段, 施工企業重施工質量、進度, 輕檔案管理的現象普遍存在。

2.3 檔案制成材料五花八門, 不符合工程檔案管理的有關標準和規范要求。

3、做好項目工程建設檔案工作的對策

3.1 增強檔案意識, 嚴格履行職責

（1） 建設行政主管部門在建設單位辦理工程規劃許可或者工程施工許可時, 與建設單位簽訂工程建設檔案責任書, 明確建設單位以及施工、監理等參建各單位在工程建設檔案管理方面的責任和義務, 并監督執行。

（2） 建設單位在工程開工前, 應將本單位各部門和參建單位有關工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標準和要求, 以正式文件的形式印發, 以便于各單位( 部門) 檔案人員收集相關資料, 使應當歸檔的各類文件材料"顆粒歸倉" 。

（3）在工程建設過程中, 對檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環節, 應有明確的工作程序和工作規范。這個程序應由建設單位按照當地城建檔案管理部門的具體要求,由施工單位和監理單位商榷后共同制訂, 使制訂出的工程建設檔案工作計劃和工作規程既符合工程進度的要求, 又符合檔案管理的要求。

（4）在主體工程結束后, 各單位( 部門)應將全部工程文件、圖紙及相關資料收集齊全完整, 經系統整理后, 及時向建設單位檔案部門歸檔。各單位( 部門) 檔案人員應有高度的責任感和檔案意識, 主動與建設單位檔案人員和城建檔案管理部門聯系, 努力提高工程檔案管理水平, 確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統。

3.2 要強化項目工程建設檔案的全過程管理

（1） 在工程檔案的管理中, 也要樹立質量管理意識, 充分運用合同條款, 按照檔案管理的有關規定, 實行全過程管理, 提高工程建設檔案的編制質量。建設單位的領導要關心、重視和支持檔案工作, 在與施工單位、設計單位、監理單位分別簽訂工程建設合同的同時, 應將檔案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同條款, 工程竣工后, 依據合同進行工程竣工檔案的驗收。

（2） 要將檔案工作與經濟效益掛鉤, 以確保工程竣工檔案的形成質量, 這樣就能使工程技術人員重視檔案的形成、積累和移交工作, 并落實責任, 提高他們認真編制檔案的積極性和責任心。

（3） 項目設計單位要按照建設單位的合同、協議規定, 編制與工程建設實際情況相符的竣工圖和竣工文件, 建設單位應當按照國家有關規定給予一定報酬。

3.3 強化檔案收集意識, 正確運用行政監督手段

城建檔案管理部門要正確運用行政監督手段, 加強工程建設檔案的行政管理和監督。城建檔案管理部門要經常深入工程建設現場, 對城建檔案法律、法規和本地城建檔案管理部門具體要求的執行情況進行監督,對建設單位、施工單位和監理單位的檔案工作進行業務督促和檢查。通過經常性的監督檢查, 促進工程建設檔案各項管理工作的落實。

4、結語

對項目工程建設檔案工作, 要加強宏觀監控,不斷完善管理法規體系, 要積極配合, 加強協作, 努力形成各有關職能部門齊抓共管的良好環境; 要積極探索適應市場經濟體制的檔案管理模式, 工程建設檔案就一定能達到完整、準確、系統的要求, 工程建設檔案也一定能為城市建設發揮更好的社會效益和經濟效益。