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篇（1）

長期以來，我國的檔案工作者對(duì)成本效益的觀念一直都很淡薄，很少有人關(guān)心和研究檔案整理、保管、利用的成本效益問題和檔案價(jià)值與檔案整理、保管費(fèi)用之間的關(guān)系。無論投入整理和保管檔案的費(fèi)用是否超過檔案的價(jià)值都不會(huì)影響對(duì)檔案的正常保管，這樣就出現(xiàn)了兩種情況：一種是有許多檔案的保管費(fèi)用已經(jīng)超過了其檔案的價(jià)值，或者說是完全沒有保存價(jià)值還仍舊被保管著，使有限的檔案保管費(fèi)用被白白浪費(fèi)；另一種是許多珍貴的檔案不能得到合理的保護(hù)，使這些珍貴的檔案和一般的檔案在同樣的條件下保管。在數(shù)字檔案館的條件下，這種投入與產(chǎn)出的不協(xié)調(diào)將顯得尤為突出，對(duì)檔案工作的影響更是顯而易見。數(shù)字檔案館不是一次性的投入，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)行。然而，巨額投入支撐的數(shù)字檔案館所形成的利用率并沒有想象中的可觀，這使得數(shù)字檔案館建設(shè)必須樹立成本效益的觀念，處理好投入與產(chǎn)出的關(guān)系，講求最佳效益。

二、傳統(tǒng)檔案館工作流程與數(shù)字檔案館工作流程的聯(lián)系

傳統(tǒng)的檔案管理工作是單一、單向的簡(jiǎn)單過程，接收、處理、管理、服務(wù)等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是依據(jù)紙質(zhì)檔案管理而產(chǎn)生的，數(shù)字檔案以及數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，為傳統(tǒng)檔案館注入了新的內(nèi)涵，同時(shí)也帶來了新的挑戰(zhàn)。新形勢(shì)下的檔案管理工作不應(yīng)僅停留在對(duì)檔案實(shí)體的管理上，還應(yīng)將管理的著眼點(diǎn)擴(kuò)大到檔案信息管理的層面，運(yùn)用新的檔案管理理念從新的管理角度來指導(dǎo)和約束現(xiàn)今的檔案管理工作。

長期以來，檔案館都是進(jìn)行實(shí)體保管的機(jī)構(gòu)，其發(fā)展?jié)摿窒抻陴^藏規(guī)模及其相應(yīng)的處理能力上，然而在數(shù)字檔案館的背景之下，檔案館管理工作應(yīng)從有限的館藏建設(shè)向開發(fā)、鏈接和傳送信息資源的方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式來發(fā)展檔案館。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)以及全方位的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的影響和沖擊，它將實(shí)體檔案館的各個(gè)流程豐富為接收、處理（分類、整理、編目、標(biāo)引、歸檔、入庫、數(shù)字化縮微等）、管理（實(shí)物管理、信息管理、實(shí)物與信息之間的關(guān)聯(lián)、對(duì)應(yīng)、拷貝以及信息的遷移轉(zhuǎn)換和箭備份等）和提供利用服務(wù)等核心環(huán)節(jié)。檔案信息管理打破了全宗、機(jī)構(gòu)、年限和專題的界限，追求的是更大范圍內(nèi)信息的收集、存儲(chǔ)與輸出。在各類案卷、文件中，根據(jù)利用者的需求隨時(shí)自由組合各類信息，并通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提供給遠(yuǎn)程利用者，突破了實(shí)體檔案館的范圍，檔案信息管理有了更大的空間。檔案實(shí)體管理與檔案信息管理是兩個(gè)緊密相連的不同的工作階段，前者是后者的前提條件和工作基礎(chǔ)；后者是前者的深入和延伸。延伸即在檔案實(shí)體管理的基礎(chǔ)之上，將檔案中蘊(yùn)含的豐富內(nèi)容開發(fā)出來，更廣泛地傳播。檔案管理內(nèi)容的延伸是由利用者的需求決定的，也是信息時(shí)代賦予檔案部門和檔案工作者的歷史使命。檔案信息管理對(duì)檔案實(shí)體管理不是替代的關(guān)系，而是有利的補(bǔ)充，因此，我們必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館環(huán)境下傳統(tǒng)檔案管理與檔案信息管理的有效結(jié)合。

三、數(shù)字檔案館的檔案信息檢索理念

（一）檔案信息檢索的核心理念是“以用戶為中心”

傳統(tǒng)的檔案館以發(fā)展完備的館藏為主要目的，檔案信息檢索以嚴(yán)格的信息揭示和有序化的信息組織為基礎(chǔ)，以完善的系統(tǒng)建設(shè)為主要任務(wù)，適合業(yè)務(wù)熟練的工作人員使用，體現(xiàn)一種“機(jī)械觀”的理念。隨著社會(huì)環(huán)境的變化，檔案信息檢索的核心觀念逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙杂脩魹橹行摹薄２粩嗟赝瞥鲋鲃?dòng)性的檔案信息檢索服務(wù)，其服務(wù)水平也在逐步提高。

（二）信息檢索服務(wù)以檔案信息資源的充分利用為目的

早期的檔案信息在經(jīng)過數(shù)字化處理后，多被保護(hù)起來而沒有得到充分合理地利用，檔案利用者不能以最方便的途徑獲取信息。在信息時(shí)代，信息資源是被認(rèn)為與物質(zhì)、能源、材料一樣重要的生產(chǎn)要素，其價(jià)值被充分認(rèn)識(shí)，這就要求在數(shù)字檔案館背景之下，各級(jí)檔案館應(yīng)采取各種信息檢索服務(wù)，以提高檔案信息資源的利用率。

（三）檔案信息檢索是一個(gè)有生命周期的系統(tǒng)

列維坦認(rèn)為，信息生產(chǎn)的生命周期是由信息被記錄下來，從而成為信息源開始的。從收集檔案信息到利用檔案信息是一個(gè)完整的生命周期。在使用檔案信息的過程中，了解到新的信息，進(jìn)行新的檔案信息的采集，然后開始新的生命周期。只有將上述過程所有環(huán)節(jié)的工作做好，才能使利用者在需要檔案信息資源的時(shí)候在最有利的時(shí)間和地點(diǎn)以順暢的方式獲取信息和使用信息。檔案信息檢索的生命周期是將自然生命周期和利用者需求有機(jī)結(jié)合在一起的一種抽象模型。具體表現(xiàn)為，針對(duì)利用者表達(dá)出來的需求，信息檢索系統(tǒng)通過信息推送、個(gè)性化定制等服務(wù)形式實(shí)現(xiàn)；針對(duì)利用者認(rèn)識(shí)到的普遍性需求，分門別類地組織好信息；針對(duì)利用者具有的潛在的信息需求，信息系統(tǒng)通過建立知識(shí)庫等方式滿足利用者的需求。利用者的信息需求總是被檔案館工作人員不斷地感知、認(rèn)識(shí)、再認(rèn)識(shí)，形成一個(gè)良性循環(huán)的生命生長周期。

四、數(shù)字檔案館的館藏獲取方式

（一）重視數(shù)字化檔案和電子檔案的質(zhì)量和安全問題

在檔案數(shù)字化的過程中，一定要建立完善數(shù)字檔案安全管理制度，檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要，既包括硬件的安全管理，又包括軟件的安全管理。硬件方面，要嚴(yán)把信息存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)，提高數(shù)字保存載體的保存壽命；軟件方面，要通過采用多級(jí)權(quán)限和密碼管理，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。與此同時(shí)，對(duì)于電子檔案也要把好進(jìn)館檔案的質(zhì)量關(guān)，不讓不符合進(jìn)館要求的電子檔案進(jìn)館。

（二）重視電子檔案保護(hù)的基礎(chǔ)工作

篇（2）

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);數(shù)字檔案管理;運(yùn)用

當(dāng)前，檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，并通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，有效提升了檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)非常落后，并逐步被數(shù)字檔案管理模式所取代，這樣既能夠讓檔案管理工作水平得到提升，還能提升檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和智能化水平。對(duì)此，檔案管理人員要充分提起重視，將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分運(yùn)用到數(shù)字檔案管理工作中，避免檔案資料出現(xiàn)泄漏、丟失的問題。

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)字檔案管理中運(yùn)用的策略

（一）檔案信息管理的數(shù)字化

通過對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，通過將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到計(jì)算機(jī)中，可以讓檔案信息保存、查詢、修改、檢索等工作變得更加高效與便捷。［1］在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，還能夠讓檔案信息得到共享，工作人員只需要利用網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)時(shí)查詢相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的綜合管理，并讓檔案信息管理工作變得更加順暢與有效。在檔案管理數(shù)字化過程中，會(huì)極大減少紙質(zhì)檔案的使用量，減少了檔案管理成本投入，并能夠讓重要、珍貴的檔案信息得到永久保存，不會(huì)出現(xiàn)磨損、遺失等問題。

（二）檔案信息管理的自動(dòng)化

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用非常廣泛。對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)來說，信息存儲(chǔ)非常高效，處理能力較強(qiáng)，能夠同時(shí)處理多種信息，且處理速度也很快，能夠提升檔案管理的自動(dòng)化水平。通過設(shè)置相關(guān)的工作程序，計(jì)算機(jī)可以快速完成信息整合、分析處理、信息查詢和信息管理等工作，不用進(jìn)行人工操作，且可以獲得更高的效率，讓檔案管理工作可以自動(dòng)開展。對(duì)此，要將計(jì)算機(jī)技術(shù)充分應(yīng)用到數(shù)字檔案管理工作中，讓檔案信息有更高的使用效率，管理工作也能更加高效、科學(xué)地進(jìn)行。

（三）檔案信息檢索的網(wǎng)絡(luò)化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，在提升檔案管理工作效率上發(fā)揮著重要作用。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)⒏鞯貦n案形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，工作人員在檢索過程中，只需要簡(jiǎn)單操作就可以實(shí)現(xiàn)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，能夠檢索所有的信息，包括本地檔案信息查詢與各處檔案綜合查詢等，工作人員只需要利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)就可以完成檢索工作。同時(shí)，檢索速度也可以得到有效提升，只需要輸入關(guān)鍵字，可以快速獲得檢索結(jié)果，從而節(jié)省了檔案查詢的時(shí)間，也提升了檔案資料的利用率。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索，幫助工作人員提升了工作效率，提升了檔案管理工作的智能化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化水平，讓各地檔案信息得到有效共享。

（四）檔案信息管理的安全化

檔案管理有著一定的特殊性，且很多檔案對(duì)保密的要求比較嚴(yán)格，這需要做好檔案的安全保護(hù)工作，避免信息發(fā)生丟失、泄露的情況。［2］將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到數(shù)字檔案管理中，可以提升檔案資料的保密性，這表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：一是檔案資料本身的安全保密。即一些檔案資料附加有密碼，只有獲得相應(yīng)權(quán)限才可查閱，這樣就避免檔案資料出現(xiàn)外泄的情況。二是對(duì)系統(tǒng)軟件的安全加密。對(duì)啟動(dòng)盤進(jìn)行加密，避免人為復(fù)制相關(guān)信息，將信息泄露途徑切斷。要通過各種有效的技術(shù)措施，提升數(shù)字檔案的安全性。

（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才

檔案人員素質(zhì)與能力的高低，對(duì)數(shù)字檔案管理工作水平影響很大。對(duì)此檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)工作，讓他們掌握更多的專業(yè)技能，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)知識(shí)，能夠充分運(yùn)用好計(jì)算機(jī)技術(shù)，保證數(shù)字檔案管理工作效率得到提升。檔案管理人員在接受培訓(xùn)以后，可以熟練操作各種先進(jìn)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等，讓數(shù)字檔案管理能夠正常開展。此外，檔案管理人員也要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)習(xí)的重要性，主動(dòng)投入到學(xué)習(xí)中，并在日常工作中注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，這樣才能跟上時(shí)展步伐，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作，讓檔案資料應(yīng)有的價(jià)值得到發(fā)揮。

二、結(jié)語

總之，在信息時(shí)代背景下，檔案管理數(shù)字化水平不斷提升，檔案管理模式也發(fā)生了變化。檔案管理部門要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，提升檔案管理工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化水平，這樣能夠讓工作效率得到有效提升，減少工作強(qiáng)度。此外，還要重視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這樣才能保證數(shù)字檔案管理工作正常開展，將計(jì)算機(jī)的作用發(fā)揮出來，讓檔案資源得到有效利用。

參考文獻(xiàn)：

篇（3）

2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費(fèi)力耗時(shí)。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺(tái)上進(jìn)行的，管理人員按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)判定電子文檔本身、運(yùn)行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強(qiáng)。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和整理工作流程。

3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策

1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。

篇（4）

在信息化、數(shù)字化不斷深入檔案管理體系發(fā)展的過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)顯現(xiàn)出遲滯性，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)和利用全面更新了檔案的在線、實(shí)時(shí)查看和傳輸保存等內(nèi)容，更好地實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的信息資源的共享和利用，更好地滿足了社會(huì)對(duì)于檔案信息的需求。

一、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)綜述

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)可以較好地改變檔案信息渠道混亂的狀態(tài)，它可以基于計(jì)算機(jī)信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的采集、處理、存儲(chǔ)、分析和記錄，更好地顯示出檔案信息資源的真實(shí)性，使之具有更為可靠的憑證價(jià)值和功能。同時(shí)，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之中，還可以使檔案信息文件保存完整、長久存儲(chǔ)、方便查詢和利用，可以有效解決檔案信息查詢和利用中的問題。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有自身的特點(diǎn)，表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是可操作性。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，可以轉(zhuǎn)變?cè)械募堎|(zhì)檔案管理模式，將原先查找紙質(zhì)檔案的工作量縮減，利用數(shù)字化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的隨時(shí)查找和翻閱。二是媒體的集成性。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中集成了諸多的圖像信息、視頻信息等，這些不同類型的檔案信息通過信息媒體的方式，實(shí)現(xiàn)了最優(yōu)化的集成，使檔案信息更為多元化。三是可變性。在數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)、信息化技術(shù)是強(qiáng)大的支撐和依托，檔案信息可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中得以修改。同時(shí)，也存在管理中的一些漏洞，需要加以安全有效的防護(hù)。

二、數(shù)字檔案管理的重要作用

（一）滿足社會(huì)對(duì)于檔案多樣化、個(gè)性化的需求。在數(shù)字檔案管理的模式下，需用戶可以極為快捷、便利地使用檔案信息資料，無需考慮時(shí)間和空間的限制，以計(jì)算機(jī)信息化平臺(tái)為載體，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息化檔案管理資源的利用。（二）提升檔案文件管理的質(zhì)量。在數(shù)字檔案管理過程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以其強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，成為數(shù)字檔案管理的有力支撐，在利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的采集、整理、歸檔、分類、存儲(chǔ)的過程中，可以極大地提升檔案文件管理的質(zhì)量和效率，將工作人員從繁重的檔案分類整理、歸檔存儲(chǔ)的日常事務(wù)中解脫出來，將精力集中于對(duì)數(shù)字檔案文件的深度開發(fā)和利用之中，充分地體現(xiàn)出數(shù)字化檔案文件的價(jià)值和功能。（三）增強(qiáng)對(duì)檔案信息文件的保密性。由于檔案文件信息涉及到單位的諸多事務(wù)性內(nèi)容，具有安全程度不同的保密等級(jí)，在計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用之下，可以較好地建構(gòu)檔案文件的防護(hù)墻，將不同保密等級(jí)的檔案進(jìn)行分類歸檔，并實(shí)施事后跟蹤和責(zé)任的追查。（四）確保檔案信息文件的原始性和完整性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料管理的過程中，使用者需要查詢檔案時(shí)，要將紙質(zhì)檔案在大量的信息中翻尋出來，這種查詢方式在反復(fù)的利用過程中，容易導(dǎo)致原始檔案的破損，使原始檔案不夠完整，使檔案信息文件的利用效能下降。而在數(shù)字化檔案管理體系之中，用戶對(duì)于檔案的查詢和利用，只需要通過數(shù)字化平臺(tái)的查詢方式，在查找到相應(yīng)的原始檔案文件之后，將其進(jìn)行掃描即可，這樣不僅滿足了用戶的使用需求，而且還極大地確保原始檔案的完整無損，極大地提升了檔案信息的利用效能和價(jià)值。

三、數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵性技術(shù)

（一）圖像處理技術(shù)。在數(shù)字化檔案管理之中，圖像處理技術(shù)是基礎(chǔ)而關(guān)鍵的技術(shù)之一，它可以實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案的掃描和圖像處理，在數(shù)字檔案管理的各個(gè)子系統(tǒng)模塊中，通過數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)的圖像處理模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)原始檔案的掃描錄入和圖像處理，在圖像掛接功能的應(yīng)用前提下，將原始檔案與圖像文件快速、自動(dòng)匹配，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的、批量的圖像掃描和自動(dòng)處理，具體包括對(duì)原始檔案的圖像掃描、旋轉(zhuǎn)、縮放、幅面調(diào)整、糾斜、合并等。（二）檔案管理平臺(tái)技術(shù)。這是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的核心技術(shù)，它是基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫應(yīng)用前提下的自動(dòng)化管理工具，在這個(gè)管理平臺(tái)之中，有不同的功能管理模塊，如：檔案全宗管理及類型管理、報(bào)表生成及界面生成、用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)字典管理等，在這些功能不同的系統(tǒng)模塊之下，可以快速、自動(dòng)地實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理。（三）全文檢索技術(shù)。全文檢索技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息文件的自動(dòng)辨識(shí)和掃描，無需人工干預(yù)，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案原文的大面積檢索和查詢，而不必考慮檔案的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性問題。同時(shí)，全文檢索技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)快速的檢索和查詢，在用戶的使用權(quán)限之內(nèi)，可以隨時(shí)隨地獲得所需的檔案信息資料。

四、數(shù)字檔案管理體系的應(yīng)用趨勢(shì)

（一）檔案管理方式不斷創(chuàng)新和優(yōu)化。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)極大地推動(dòng)現(xiàn)代檔案管理方式，也替換了原有的檔案管理理念，在全新的信息環(huán)境和平臺(tái)之下，數(shù)字化、電子化檔案管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)、手工檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資料的快速查詢、檢索、利用，在智能化、數(shù)字化的信息共享平臺(tái)下，將不斷引領(lǐng)現(xiàn)代檔案管理走向科學(xué)化、系統(tǒng)化、智能化的方向。（二）現(xiàn)代檔案管理制度日趨完備。在現(xiàn)代檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)過程中，還需要更為完善和齊備的檔案管理制度，由于現(xiàn)代檔案管理體系相對(duì)復(fù)雜，容易由于遺漏而引發(fā)檔案管理缺損的現(xiàn)象和問題，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理存在一定的缺陷。為此，還需要不斷完善現(xiàn)代檔案管理制度，并從現(xiàn)代檔案管理的不同環(huán)節(jié)入手，全面調(diào)整和規(guī)范化，以更好地適應(yīng)數(shù)字化、電子化檔案管理趨勢(shì)和社會(huì)需求。（三）實(shí)現(xiàn)知識(shí)的交叉多元化應(yīng)用。在現(xiàn)代檔案管理的數(shù)字化、電子化建設(shè)過程中，還要實(shí)現(xiàn)知識(shí)的交叉、多元化應(yīng)用，要將檔案管理知識(shí)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)知識(shí)、文化知識(shí)、歷史知識(shí)、科學(xué)知識(shí)等相融合和滲透，在交叉、多元化的擴(kuò)展之中，使現(xiàn)代檔案管理更為專業(yè)化和多元化，要注重吸納新興學(xué)科、邊緣學(xué)科的知識(shí)，更好地豐富和創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體系。（四）提升現(xiàn)代檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次。在數(shù)字化檔案管理的建設(shè)進(jìn)程中，檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和層次要不斷拓寬和深化，能夠全面、專業(yè)地運(yùn)用數(shù)字化檔案管理知識(shí)，更好地為社會(huì)需求者提供數(shù)字化檔案服務(wù)，以充分彰顯數(shù)字化檔案的利用價(jià)值。

總之，在信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷升級(jí)的背景下，現(xiàn)代檔案管理要不斷優(yōu)化其數(shù)字化、智能化環(huán)境和平臺(tái)，采用創(chuàng)新的檔案管理模式和方法，更好地充實(shí)和豐富數(shù)字現(xiàn)代檔案管理的知識(shí)交叉運(yùn)用，使數(shù)字檔案管理的利用效能達(dá)到最優(yōu)化，并在檔案管理人員的素質(zhì)不斷提升的條件下，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的利用價(jià)值。

作者:安偉紅 單位:吉林省白城市通榆縣檔案局

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篇（5）

（1）按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

（2）開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

（3）全面推進(jìn)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。

（4）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

（5）運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)象，通過不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

（6）配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

數(shù)字檔案館的建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館的新內(nèi)容、新方式、新體系，必然對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。

1、控制為核心的體制設(shè)計(jì)理念

檔案與其它文獻(xiàn)信息追求的差異在于，檔案內(nèi)容的性使檔案信息的交流受到了限制，阻礙了普通檔案利用者的合理要求，我國過去的檔案管理體制是以控制為核心的設(shè)計(jì)理念，管理體制的設(shè)計(jì)重心是如何防止檔案信息的泄密。而數(shù)字檔案館建設(shè)的最大意義就是要實(shí)現(xiàn)管理理念以保管檔案實(shí)體為主向以提供檔案服務(wù)為核心的轉(zhuǎn)變，可以借鑒網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案利用效率的提升和利用方式的靈活，而不僅僅是在原有管理理念的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的保管和整理的升級(jí)。因此發(fā)揮數(shù)字檔案館在提供利用方面的優(yōu)勢(shì)，為廣大檔案利用者提供服務(wù)是建設(shè)數(shù)字檔案館的應(yīng)有之意，2000年的全國檔案工作會(huì)議明確提出：要轉(zhuǎn)變觀念，改變認(rèn)識(shí)。把檔案館建成“兩個(gè)基地，一個(gè)中心?！奔礄n案保存基地，愛國主義教育基地和檔案信息服務(wù)中心。時(shí)代要求檔案館從封閉走向開放，檔案館的功能也要由檔案保存、檔案借閱、技術(shù)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楸４?、借閱、技術(shù)管理、對(duì)外開放模式。檔案工作理念的改變，導(dǎo)致了原有的控制為核心體制設(shè)計(jì)理念的變化。如果檔案工作堅(jiān)持以保管為主的理念，則失去了建設(shè)數(shù)字檔案館的意義，另一方面，數(shù)字檔案也使得檔案工作者從傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)管理模式。

2、基于傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的職能分配方式

原有的檔案館在組織建構(gòu)上基本立足點(diǎn)都在于現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案工作中涉及到的主要問題，檔案工作者已經(jīng)習(xí)慣了被動(dòng)的工作方式，但隨著數(shù)字檔案館建設(shè)的來臨和發(fā)展，數(shù)字檔案館必將使檔案館的各個(gè)部門都涉及參與，數(shù)字檔案館的建設(shè)已不再是單純的技術(shù)工作對(duì)檔案工作的要求，首先是歸檔流程就有新的變化，傳統(tǒng)檔案的歸檔工作一般是在檔案館內(nèi)部完成的，而數(shù)字檔案從現(xiàn)行的業(yè)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到檔案館的資源中心不能再被修改，檔案館必須建立專門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、儲(chǔ)存系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)等硬件環(huán)境，以便檢驗(yàn)、儲(chǔ)存、管理和閱讀數(shù)字檔案，為了做好電子檔案的歸檔工作，檔案工作者還需提前參與到整個(gè)系統(tǒng)的方案設(shè)計(jì)以及需求分析和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段中去，從檔案管理的角度上提出合理的建議和意見，要從全局的角度上考慮電子檔案的管理和利用，檔案工作人員要以技術(shù)發(fā)展為契機(jī)從而實(shí)現(xiàn)檔案行業(yè)在管理理念和運(yùn)行體制上的重要變革，數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案工作者以服務(wù)的姿態(tài)用數(shù)字檔案建設(shè)的成果為利用者服務(wù)，應(yīng)該借助數(shù)字檔案的環(huán)境主動(dòng)與相關(guān)行業(yè)系統(tǒng)的外部交流，不能再以“坐等靠”的傳統(tǒng)作風(fēng)，數(shù)字檔案提供利用時(shí)，應(yīng)注意安全保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得復(fù)制數(shù)字檔案，體制上發(fā)生轉(zhuǎn)變才能保證檔案數(shù)字的健康發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設(shè)必將使傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)的職能結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。

3、管理理念的更新

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

篇（6）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)連接，利于資源共享，另外它還有方便攜帶與信息交流的優(yōu)點(diǎn)。數(shù)字檔案管理的建立作為網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的重要標(biāo)志，被廣泛應(yīng)用于學(xué)校、企事業(yè)單位、檔案館中，其未來發(fā)展前景十分可觀。

一、檔案管理數(shù)字化存在的問題分析

1.1數(shù)字檔案管理中存在諸多問題

數(shù)字檔案缺乏真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的不安全性，對(duì)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展造成極大的不良影響，相比于傳統(tǒng)檔案的管理，數(shù)字檔案缺乏紙質(zhì)文件所具有的真實(shí)性，在儲(chǔ)存過程中，數(shù)字文件受周圍環(huán)境和人為因素的影響，個(gè)人會(huì)在某種利益的驅(qū)使下對(duì)檔案進(jìn)行改動(dòng)，并且不易被察覺，造成文件的儲(chǔ)存很困難并且缺乏真實(shí)性。

數(shù)字檔案缺乏永久性。在真實(shí)記錄了檔案文件后，數(shù)字檔案的儲(chǔ)存永久性面臨著技術(shù)的挑戰(zhàn)，存儲(chǔ)介質(zhì)易于氧化和受到磁場(chǎng)的影響，極易破壞數(shù)字文件的保存內(nèi)容，另外隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及多媒體的普遍應(yīng)用下，對(duì)于圖像、聲音及各類插件的存儲(chǔ)，保存的介質(zhì)變得復(fù)雜化，要求的技術(shù)也更高，而全球甚至國內(nèi)不同地方的技術(shù)發(fā)展不一致，沒有一致的標(biāo)準(zhǔn)化管理，導(dǎo)致數(shù)字檔案的內(nèi)容不便流通分享。

數(shù)字檔案缺乏安全性。在數(shù)字時(shí)代里，由于計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客和系統(tǒng)不穩(wěn)定等因素存在，數(shù)字檔案管理的發(fā)展受到了嚴(yán)重的威脅。對(duì)于一些需要保密的檔案文件，在傳輸?shù)倪^程中受到病毒的侵蝕或者網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，被他人截取、竊聽以及盜用，致使檔案文件的保密性丟失。

1.2數(shù)字檔案的管理工作相對(duì)滯后

傳統(tǒng)的檔案管理的只注重保管而不加以充分利用的舊工作意識(shí)已經(jīng)制約了數(shù)字檔案管理的發(fā)展，管理者對(duì)數(shù)字文件的管理意識(shí)比較淡薄，重視度較低，一些聲像資料往往忽視歸檔，致使資源流失，需要利用時(shí)就會(huì)采取臨時(shí)補(bǔ)錄、補(bǔ)拍的措施，使得檔案喪失真實(shí)性。另外，數(shù)字檔案在構(gòu)成、存儲(chǔ)的過程中，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案文件在運(yùn)用及管理中存在較大的隨意性。

二、數(shù)學(xué)檔案中存在的問題對(duì)策探析

2.1完善數(shù)字檔案管理的發(fā)展弊端

任何事物的發(fā)展都需要在時(shí)間的累積中逐漸修改和完善，由于數(shù)字檔案管理是近些年新興起來的，發(fā)展時(shí)間尚短，相關(guān)管理?xiàng)l案都不成熟，所以存在一定的問題在所難免，重要的是找到解決辦法，使其更好地發(fā)展成熟。建立相關(guān)的管理?xiàng)l例顯得十分必要，明確數(shù)字檔案同樣具有法律效力，結(jié)合現(xiàn)有《檔案法》，頒布更加具體的法律條例，確保數(shù)字檔案的法律效力，并且可以借鑒國際上成功的數(shù)字檔案管理案例，結(jié)合國內(nèi)具體實(shí)情發(fā)展具有中國特色的高標(biāo)準(zhǔn)檔案管理執(zhí)行法則。

2.2運(yùn)用相關(guān)技術(shù)確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、永久性和安全性

建立完整全面的規(guī)章制度，嚴(yán)格要求管理人員在整理數(shù)字檔案的過程中認(rèn)真整理，并嚴(yán)格監(jiān)控周圍環(huán)境，確保檔案文件的真實(shí)性和完整性。在排除人為因素的情況下，還可合理運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)措施來解決，比如周期性的鑒別和驗(yàn)收檔案文件，及時(shí)整理，并且使用分組密碼來確保檔案數(shù)據(jù)的完整，運(yùn)用不可逆存儲(chǔ)介質(zhì)來最大程度的防范數(shù)據(jù)文件被修改，保證檔案信息的真實(shí)性。

建立數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，及時(shí)備份新收集、新歸納的數(shù)字檔案信息，以方便在需要的時(shí)候進(jìn)行有效利用，組織人員定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行必要的維護(hù)，防止信息泄露或丟失。另外可以通過建立數(shù)字圖書館，方便信息交流，資源共享，同時(shí)能夠保證檔案信息的完整性。建立完善的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是保證檔案信息安全永久性的重要手段，可以根據(jù)信息內(nèi)容、收集時(shí)間、數(shù)據(jù)類型等不同對(duì)檔案信息進(jìn)行分類保存，方便查找所需信息，保證數(shù)據(jù)信息的永久性。

加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，采用高質(zhì)量的介質(zhì)存儲(chǔ)數(shù)字檔案，同時(shí)對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)安裝安全防護(hù)措施，如建立防火墻。定期清理計(jì)算機(jī)垃圾，查、殺病毒，定期更新相關(guān)系統(tǒng)軟件。及時(shí)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行備份，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)恢復(fù)，將儲(chǔ)存數(shù)字檔案的介質(zhì)妥善保管到安全處。及時(shí)升級(jí)防護(hù)軟件，如有需要，將數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換為不可逆的只讀格式，防止檔案信息被盜用或者篡改，保證檔案信息的安全性。

2.3強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)

將檔案管理工作納入工作計(jì)劃中，組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)管理人員的職責(zé)意識(shí)和法律意識(shí)。對(duì)于一些重要的聲像資料，必須強(qiáng)化工作人員的管理意識(shí)，使其正視檔案的儲(chǔ)備價(jià)值及利用價(jià)值。全面提升檔案管理人員的文化素質(zhì)，加強(qiáng)其知識(shí)儲(chǔ)備量，并制定適宜的獎(jiǎng)罰政策，促使管理人員更好地進(jìn)行管理工作。

篇（7）

在數(shù)字信息技術(shù)迅速發(fā)展的現(xiàn)狀下， 檔案信息的管理需要一不新的管理體制滿足現(xiàn)狀對(duì)于信息的需求， 數(shù)字檔案館的建設(shè)勢(shì)在必行。數(shù)字檔案館的發(fā)展技術(shù)已經(jīng)有了一定的研究， 這對(duì)于數(shù)字檔案館的建設(shè)是有積極作用的。面對(duì)全球的數(shù)字化發(fā)展， 以及發(fā)達(dá)國家的相關(guān)信息體制建設(shè)， 我們也必須加快信息化進(jìn)程， 而數(shù)字化就是對(duì)信息化的充分利用。對(duì)于檔案管理這種高度機(jī)密和繁瑣的管理， 數(shù)字檔案館的建設(shè)是提高傳統(tǒng)檔案管理的有效手段和提高使用率的現(xiàn)實(shí)之舉。

一、數(shù)字檔案館概述

數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。數(shù)字檔案館的含義有廣義和狹義之分。廣義的數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。

數(shù)字檔案館是一個(gè)內(nèi)容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主要管理對(duì)象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個(gè)數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、利用等涵蓋文件生命周期管理實(shí)踐的全過程。集成含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應(yīng)用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實(shí)踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導(dǎo)，在管理行為上以集成機(jī)制為核心，在管理視野上突破管理業(yè)務(wù)流程機(jī)構(gòu)部門間的限制，并從全程管理和最優(yōu)化管理的層面來對(duì)待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強(qiáng)檔案信息資源的真實(shí)性、完整性、有效性和有序性，最終提供以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息集成服務(wù)。

二、數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容

數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容有：①按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。②開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。③全面推進(jìn)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫群。④應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。⑤運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)象，通過不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。⑥配套建設(shè)數(shù)字檔案館保障體系，確保數(shù)字檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，檔案管理的現(xiàn)代化，檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案館的新內(nèi)容、新方式、新體系，必然對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體制產(chǎn)生影響。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

目前我國的數(shù)字檔案館建設(shè)在安全平穩(wěn)的進(jìn)行中，但由于檔案工作的特殊性，數(shù)字檔案館建設(shè)也面臨著很多問題。首先就是數(shù)字檔案館建設(shè)沒有一個(gè)宏觀的整體規(guī)劃，并沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)和政府的政務(wù)系統(tǒng)同步規(guī)劃，檔案的信息采集、信息利用、信息安全維護(hù)等等都需要有宏觀的規(guī)劃和指導(dǎo)，但現(xiàn)階段還沒有實(shí)現(xiàn)。其次是經(jīng)費(fèi)不足，因前期的規(guī)劃不到位，之后的經(jīng)費(fèi)投入也就無法進(jìn)行，數(shù)字檔案館建設(shè)需要大量的經(jīng)費(fèi)作為支撐，否者沒辦法進(jìn)行。還有就是數(shù)字檔案館建設(shè)需要大批專業(yè)人員參與，但是由于檔案保密的要求，不能直接外聘人員或轉(zhuǎn)包出去，所以培養(yǎng)內(nèi)部人員就是當(dāng)務(wù)之急，必須提高檔案館的人員素質(zhì)以適應(yīng)數(shù)字檔案館建設(shè)的需要。最后就是對(duì)數(shù)字檔案的使用和共享利用還需要進(jìn)行論證，我們沒有多少經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)閿?shù)字檔案館建設(shè)還在摸索階段，信息共享的安全性也要長期調(diào)研，因此這項(xiàng)工作進(jìn)展緩慢。盡管數(shù)字檔案館建設(shè)會(huì)有很多問題，但是這并不能阻礙數(shù)字檔案館的建設(shè)工作的開展。

四、數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響

首先， 傳統(tǒng)的檔案管理體制， 都是以檔案的保管為主要內(nèi)容， 體制的核心是如何防止檔案信息泄露， 并且在整體的檔案上有所提高， 這樣一種管理體制的弊端是體現(xiàn)不出檔案本身的實(shí)際價(jià)值。我們對(duì)于檔案信息的管理是為了在保證機(jī)密不被泄露的同時(shí)可以充分得到利用， 提升使用價(jià)值， 因此需要轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務(wù)管理。數(shù)字化檔案館的建設(shè)就是在于借助網(wǎng)絡(luò)的力量提升檔案利用效率， 并且活化檔案使用方式。數(shù)字化檔案館的建設(shè)就是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理體制控制方式的一種沖擊和完善。其次， 對(duì)于檔案管理體制在運(yùn)行上的影響就是改變行程層級(jí)的管理體系， 當(dāng)然對(duì)于這種行政層級(jí)的管理體制在對(duì)于檔案的監(jiān)控和規(guī)范上是有著積極作用的， 但是這種傳統(tǒng)的模式容易陰礙檔案管理工作的進(jìn)步與檔案使用價(jià)值的地位。數(shù)字檔案館的建設(shè)影響了這種傳統(tǒng)模式在對(duì)檔案利用上的限制， 真正以服務(wù)者的姿態(tài)借助數(shù)字系統(tǒng)， 可以加強(qiáng)與相關(guān)行業(yè)和部門的交流溝通， 而不再是一種僅僅是收集規(guī)范的老傳統(tǒng)。再次， 是對(duì)于檔案管理工作中的相關(guān)職能分配的影響。傳統(tǒng)的檔案管理體制都是統(tǒng)一由檔案局作為管理部門的， 不管是哪個(gè)檔案管理部門都是從屬于這個(gè)系統(tǒng)，數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展是檔案局各個(gè)部門都需要參與的?？傊?，數(shù)字檔案館是將實(shí)現(xiàn)眾多的檔案資源庫群與檔案信息處理中心，促使檔案用戶群的聯(lián)系更加緊密，從而共享更為充分，使用也更為便捷，這些都是檔案管理體制適應(yīng)時(shí)代的創(chuàng)新和發(fā)展。

五、數(shù)字檔案館檔案管理的有效對(duì)策

（一）提高對(duì)于數(shù)字檔案館建設(shè)的重視程度

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案用戶對(duì)檔案的查閱與適用的服務(wù)要求勢(shì)必提高，同時(shí)檔案部門自身提高工作效率的要求也需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行技術(shù)和體系的創(chuàng)新，還有數(shù)字檔案館的特有優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)檔案館所無法匹敵的，所以我們必須重視數(shù)字檔案館的建設(shè)和普及工作。

（二）加大對(duì)人才的培養(yǎng)

數(shù)字檔案館其系統(tǒng)和技術(shù)具有高度專業(yè)化，因此要引進(jìn)專業(yè)人員對(duì)數(shù)字檔案館的技術(shù)支持工作進(jìn)行專項(xiàng)負(fù)責(zé)，同時(shí)要對(duì)在崗在職的其他人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，為數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)營提供人員支持， 這對(duì)于檔案管理體制的改革和完善非常重要。因?yàn)閿?shù)字化的建設(shè)是信息高度集成的過程， 需要高度專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行建設(shè)， 因此必須要做好人才的引進(jìn)和儲(chǔ)備。并且在對(duì)使用中的管理人員加強(qiáng)數(shù)字化的培訓(xùn)和支持。

（三）檔案的存檔、調(diào)閱安全工作要高度重視

檔案是相關(guān)單位和個(gè)人重要的資料，如果出現(xiàn)不合理使用和非法侵害，造成的損失將是無法估量的，有的甚至?xí)?dǎo)致國家重大利益的損失，這也是為什么檔案管理工作采用數(shù)字化管理步驟緩慢的重要顧慮。所以，我們?cè)诮ㄔO(shè)和管理數(shù)字檔案館的時(shí)候，首先要攻克的課題就是檔案的安全工作，不僅要做到安全存放，按管理級(jí)別安全查閱，保證不受到惡意技術(shù)的攻擊，做好系統(tǒng)的防毒工作，同時(shí)檔案的備份處理也是很重要，不可忽視。

六、總結(jié)

總之，對(duì)于檔案管理體制的一種完善和改革， 數(shù)字檔案館的建設(shè)影響意義是深遠(yuǎn)的， 它對(duì)現(xiàn)代化建設(shè)中資源的需求利用必然會(huì)起到積極的作用。我們?cè)谶M(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的同時(shí)要加強(qiáng)各個(gè)方面的分析和研究， 找到正確的對(duì)策， 為我國檔案管理工作的健康、穩(wěn)定、有序、安全地發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

篇（8）

1. 項(xiàng)目建設(shè)背景

隨著檔案門類的日益增多，檔案信息化進(jìn)程的加快，企業(yè)檔案數(shù)字化越來越成為提升現(xiàn)代化管理水平必要手段。大唐南京發(fā)電廠檔案室自2008年新廠搬遷重建以來，不僅接收保存了大量工程項(xiàng)目的科技檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案、照片檔案，還包括自1934年以來的文書檔案和1960年起始的會(huì)計(jì)檔案，截止目前室藏檔案已達(dá)到17萬余萬件。如果運(yùn)用傳統(tǒng)的手工管理模式，不僅檔案信息利用率低，且查準(zhǔn)率、查全率也不高，極大浪費(fèi)了企業(yè)的寶貴資源，難以適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求。因此通過信息化手段開發(fā)好、利用好這些檔案資源，使其更有效地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2. 項(xiàng)目建設(shè)的總體目標(biāo)

大唐南京電廠檔案信息化建設(shè)按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施的原則，建設(shè)總體需求是實(shí)現(xiàn)大唐南京電廠的檔案管理的電子化，實(shí)現(xiàn)各種門類檔案的收集、整理、歸檔、利用等全業(yè)務(wù)流程的管理，將老數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到新檔案管理型中，實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)的集成，搭建符合軟件系統(tǒng)運(yùn)行的軟硬件環(huán)境，以及制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)范體系，具體概括起來包括如下幾點(diǎn)：

（一）檔案系統(tǒng)建設(shè)

建設(shè)大唐南京發(fā)電廠的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等全檔案業(yè)務(wù)的管理。

（二）接口開發(fā)

實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA中待歸檔文件的自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與認(rèn)證系統(tǒng)的單點(diǎn)登錄。

（三）軟硬件環(huán)境建設(shè)

主要是搭建檔案系統(tǒng)運(yùn)行的軟硬件環(huán)境，針對(duì)不同階段的部署方案來搭建相應(yīng)的硬件環(huán)境，軟件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫、中間件等，硬件環(huán)境有數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、文件服務(wù)器，并備有磁盤陣列和備份磁帶庫等。

（四）檔案規(guī)范體系建設(shè)

在大唐南京發(fā)電廠內(nèi)制定并建立與檔案系統(tǒng)相適應(yīng)的數(shù)據(jù)采集、檔案信息管理和應(yīng)用等一系列配套的規(guī)章制度及操作規(guī)范。

布署示意圖如下：

3. 產(chǎn)品選型

企業(yè)以自身的需求為選型的基礎(chǔ)，對(duì)軟件公司與軟件產(chǎn)品的功能及信息技術(shù)，軟件售后服務(wù)的物質(zhì)及涵蓋地區(qū)等進(jìn)行了解與比對(duì)，另外再考慮企業(yè)e化的預(yù)算及可承受的費(fèi)用，以選出最符合本身需求的企業(yè)信息化整體解決方案。

為了保證項(xiàng)目軟件的使用率和可操作性，我廠進(jìn)行軟件選型時(shí)，依照下列的方式和順序來考慮：

選公司：選擇商譽(yù)卓著，經(jīng)營績(jī)效良好，經(jīng)驗(yàn)豐富的公司。軟件業(yè)進(jìn)入門檻很低，但是軟件公司要能長期經(jīng)營的障礙卻很高。軟件及服務(wù)都是無形商品，應(yīng)該選一家經(jīng)營績(jī)效良好，經(jīng)驗(yàn)豐富的公司。

選產(chǎn)品：選擇的產(chǎn)品能滿足企業(yè)長期發(fā)展成長的需求，又滿足未來多樣化的需求，質(zhì)量要穩(wěn)定，維護(hù)要容易。

看服務(wù)：選擇的公司擁有完善的售后服務(wù)機(jī)制，可提供滿足其各種及各地需求的服務(wù)。

看案例：選擇的公司，擁有廣大的滿意客戶群，最好有其同行案例客戶。

比速度：企業(yè)希望在最短的時(shí)間內(nèi)使用系統(tǒng)。速度是現(xiàn)代企業(yè)適應(yīng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境必須掌握的重要因素，速度越快，成本越低，風(fēng)險(xiǎn)也越小。

比價(jià)錢：在各方面的條件都一致時(shí)，應(yīng)該選擇成本較低廉的解決方案。

結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，我們最終確定選用紫光軟件系統(tǒng)有限公司的紫光電子檔案管理系統(tǒng)軟件[簡(jiǎn)稱：UNIS-AMS]V8.0。

四、項(xiàng)目建設(shè)思路及內(nèi)容

（一）檔案信息化建設(shè)的理論依據(jù)

依據(jù)大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的具體要求，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用群體分為檔案管理工作人員和檔案利用人員，兩部分用戶的需求差別較大。前者以日常管理類操作為主，專業(yè)性要求較強(qiáng)；后者主要是檢索和利用類操作。由于各部門和所屬單位辦公地點(diǎn)分散，各自通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，故整個(gè)系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，總體的技術(shù)路線是以C/S模式和B/S模式相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)不同的功能。

客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，主要滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、歸檔、輔助實(shí)體管理、檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀等；瀏覽器/服務(wù)器（B/S）方式，主要是滿足廣大利用人員，實(shí)現(xiàn)檔案的檢索、利用、檔案借閱、審批等。

本方案以關(guān)系型數(shù)據(jù)庫為檔案信息存儲(chǔ)平臺(tái)、數(shù)據(jù)加工流程控制和管理平臺(tái)；以專業(yè)的全文多媒體數(shù)據(jù)庫內(nèi)容管理為數(shù)據(jù)平臺(tái)；以XML作為檔案交換的標(biāo)準(zhǔn)；采用成熟的主流技術(shù)和產(chǎn)品來建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，這些技術(shù)包括：檔案管理平臺(tái)技術(shù)，瀏覽器技術(shù)，視圖技術(shù)，數(shù)據(jù)庫加密技術(shù)，XML技術(shù)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。

本項(xiàng)目的開發(fā)采用基于UML的需求分析方法，采用Rational Rose需求分析工具；開發(fā)工具C/S端采用Delphi開發(fā)、B/S端采用Eclipse開發(fā)；系統(tǒng)的負(fù)載測(cè)試采用采取企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)級(jí)負(fù)載測(cè)試工具LoadRunner；系統(tǒng)功能的測(cè)試采用黑盒法和白盒法相結(jié)合的方法進(jìn)行測(cè)試。

（二）設(shè)計(jì)原則及特點(diǎn)

按照統(tǒng)一規(guī)劃、資源共享、確保安全的原則，立足資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理的宗旨，即按各類檔案的管理規(guī)則，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)方便、高效、可靠地采集和管理檔案信息資源；簡(jiǎn)便、高效、穩(wěn)定查閱利用檔案資源；提供快速、準(zhǔn)確、強(qiáng)大的檔案行政監(jiān)督、業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作管理工具。

1、先進(jìn)性原則

采用目前主流的技術(shù)和架構(gòu)（（C+B）/S架構(gòu)），所提供的技術(shù)具有一定的先進(jìn)性，采用先進(jìn)的、符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)平臺(tái)、體系結(jié)構(gòu)和開發(fā)技術(shù)，系統(tǒng)可以快速的進(jìn)行應(yīng)用擴(kuò)展。

2、靈活性原則

業(yè)務(wù)和功能模塊能夠自由增加、刪減和移動(dòng)，能夠根據(jù)用戶的要求，用戶自己可以添加、減少項(xiàng)目、字段。查詢信息方便、靈活。

3、開放兼容性原則

系統(tǒng)設(shè)備、軟件必須具有良好的開放性，所有硬、軟件都應(yīng)遵循業(yè)界相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，支持開放的標(biāo)準(zhǔn)接口，支持跨平臺(tái)。使整個(gè)系統(tǒng)成為一個(gè)統(tǒng)一的整體，而不致產(chǎn)生運(yùn)行上的“孤島”。

4、安全性原則

系統(tǒng)須具有良好的安全管理功能，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索、提取、和管理等各個(gè)層面和角度都須具有相應(yīng)的安全機(jī)制。

在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，采用良好的安全機(jī)制；在數(shù)據(jù)傳輸中，選用當(dāng)前成熟的數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全；在網(wǎng)絡(luò)上，選用多層結(jié)構(gòu)技術(shù)。同時(shí)，利用大型數(shù)據(jù)庫的安全性能確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全。

系統(tǒng)建有完善的用戶管理和授權(quán)機(jī)制，對(duì)用戶在系統(tǒng)中的各種操作進(jìn)行全面的管理和控制。可有效防止非法用戶入侵和最大限度地限制信息泄密；系統(tǒng)具有監(jiān)控功能和日志功能，對(duì)在線用戶進(jìn)行有效的監(jiān)控，記錄下用戶的任何操作，確保不可抵賴性。

5、易用性原則

提供友好的用戶操作界面，具備直觀易用的人機(jī)界面、系統(tǒng)維護(hù)界面， 系統(tǒng)在使用界面上遵循檔案及資源管理人員的工作習(xí)慣， 界面友好易于操作，方便用戶的使用。系統(tǒng)采用客戶端/服務(wù)器（C/S）方式，滿足檔案管理人員、兼職檔案人員的需求。對(duì)檔案信息的檢索和利用、各部門檔案人員信息采集，系統(tǒng)采用瀏覽器/服務(wù)器（B/S）架構(gòu)解決方案，后臺(tái)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)結(jié)構(gòu)清晰，數(shù)據(jù)字典公開，系統(tǒng)布署方便快捷。

操作簡(jiǎn)單，查詢方便，可以通過樹形結(jié)構(gòu)分層查詢，也可以按任意給定的條件（簡(jiǎn)單查詢、綜合查詢和模糊查詢）進(jìn)行查詢。

6、智能性原則

具有良好的統(tǒng)計(jì)分析功能，提高工作效率。同時(shí)系統(tǒng)應(yīng)該有強(qiáng)大的圖表功能，可以制作各種類型的報(bào)表、客戶信息登記表等，制表方便、快捷，還能根據(jù)需要生成統(tǒng)計(jì)圖表（如餅圖、矩形圖），報(bào)表可輸出到Excel電子表格、Word文檔以及其他特定要求的文本文件。

7、標(biāo)準(zhǔn)性原則

系統(tǒng)采用的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合相關(guān)國家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標(biāo)準(zhǔn)要求；電子文件元數(shù)據(jù)符合最近將頒布的《電子文檔元數(shù)據(jù)規(guī)范》要求。

8、可靠性原則

系統(tǒng)運(yùn)行具有極高的可靠性和良好的容錯(cuò)性能?？煽康男畔鬏斒侄巍⒋鎯?chǔ)方式、運(yùn)行環(huán)境和安全保證是系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。在整體設(shè)計(jì)中，根據(jù)實(shí)際情況采用完善的備份方式和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，確保系統(tǒng)的可靠性。提供7天*24小時(shí)不間斷服務(wù)。

9、擴(kuò)展性原則

隨著數(shù)據(jù)量的增加和運(yùn)行節(jié)點(diǎn)的擴(kuò)展，系統(tǒng)對(duì)硬件軟件的要求會(huì)不斷提高，系統(tǒng)所有硬件、軟件的選型和應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須考慮可擴(kuò)展性的要求。

在軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都應(yīng)充分考慮到整個(gè)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。系統(tǒng)將滿足隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展而隨時(shí)增加用戶及軟硬件產(chǎn)品的需求。

為滿足數(shù)字化檔案建設(shè)不斷深入的要求，在設(shè)計(jì)時(shí)，充分考慮了系統(tǒng)擴(kuò)充問題，系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)充性。在程序結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)時(shí)，預(yù)留了各種接口（比如程序開發(fā)接口，數(shù)據(jù)移植接口），能在需要時(shí)與各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一體化聯(lián)接，采用XML技術(shù)描述數(shù)據(jù)接口技術(shù)并提供數(shù)據(jù)接口程序。遵循XML 數(shù)據(jù)規(guī)范，具有自描述、結(jié)構(gòu)化、交換性、擴(kuò)展性特點(diǎn)。進(jìn)行數(shù)據(jù)交互和關(guān)聯(lián)操作。當(dāng)需要進(jìn)行系統(tǒng)性升級(jí)時(shí)，能保證數(shù)據(jù)的平穩(wěn)遷移，能方便地調(diào)整。易于擴(kuò)充升級(jí)，既滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，又為今后的擴(kuò)充留有空間，用戶可自行進(jìn)行功能擴(kuò)展。

10、成熟性原則

文檔的獲取、采集、存儲(chǔ)、管理、檢索、統(tǒng)計(jì)和等各個(gè)環(huán)節(jié)集成在一個(gè)統(tǒng)一的體系結(jié)構(gòu)之中，形成一個(gè)閉環(huán)的管理。

11、可維護(hù)性原則

在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中，充分考慮了因機(jī)構(gòu)設(shè)置及業(yè)務(wù)流程的不斷變動(dòng)而帶來的靈活性要求。所有產(chǎn)品（包括軟硬件）的選型及配置都充分考慮到整體系統(tǒng)的靈活性，滿足隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展而不斷增加數(shù)據(jù)量、用戶、軟硬件產(chǎn)品的需求。能通過自擴(kuò)展的方式適應(yīng)新類型的文件、檔案和資料；系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作界面、打印格式及統(tǒng)計(jì)要求等都是可靈活定義的，以滿足業(yè)務(wù)變化的需要；業(yè)務(wù)處理功能在一定程度內(nèi)的增加或變更等需求不會(huì)影響系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)，并能在最短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)新的需求。

考慮到工程實(shí)施完成后系統(tǒng)的操作與維護(hù)，因此，該系統(tǒng)具備較強(qiáng)的可管理性和易操作性，便于系統(tǒng)管理人員能夠盡快熟練地掌握該系統(tǒng)的操作和管理技術(shù)，以保證系統(tǒng)能安全可靠地運(yùn)行。應(yīng)用軟件的開發(fā)選用了流行的可視化開發(fā)工具。在保證用戶基本操作的前提下，給管理員有更多的自主管理功能。

（三）信息資源庫建設(shè)

1、目錄庫建設(shè)

大唐南京電廠檔案管理系統(tǒng)建立在基于WEB服務(wù)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化的需要，并具有開放性，能夠與企業(yè)各管理系統(tǒng)集成，接收、管理各系統(tǒng)形成的歸檔電子文件，提供安全授權(quán)下檢索利用。

系統(tǒng)主要分為四大功能模塊：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。

檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)具體功能設(shè)計(jì)如下：

（1）檔案收集

檔案的收集整理是檔案工作的重點(diǎn)，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時(shí)間、歸檔責(zé)任和流程，通過應(yīng)用系統(tǒng)提供收集手段、自動(dòng)整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部份。

上圖為歸檔數(shù)據(jù)的收集、整理、歸檔的總體流程圖。如圖所示，整個(gè)流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、移交接收和數(shù)據(jù)歸檔四個(gè)步驟，首先由全宗單位內(nèi)各部門的兼職檔案員通過幾種方式進(jìn)行待歸檔數(shù)據(jù)的收集，之后由兼職檔案員對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理使其符合歸檔規(guī)范，然后由兼職檔案員對(duì)整理好的數(shù)據(jù)進(jìn)行移交，由全宗單位內(nèi)的檔案管理員對(duì)移交的數(shù)據(jù)進(jìn)行接收，最后由檔案管理員對(duì)所有接收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查、編目并歸檔。歸檔后的檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)入元數(shù)據(jù)庫，電子原文件進(jìn)入系統(tǒng)電子原文數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)將對(duì)照元數(shù)據(jù)庫與電子原文數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)自動(dòng)創(chuàng)建索引庫用于全文檢索功能。下面將詳細(xì)介紹這四個(gè)步驟的內(nèi)容：

①信息收集

數(shù)據(jù)收集分為以下幾種：OA接口收集；在線收集；離線收集；數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等手段。

OA接口收集方案

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）等系統(tǒng)無縫連接，接口部份主要

設(shè)計(jì)方案如下：

圖 OA 接口收集原理圖

OA系統(tǒng)接口是保證文件自動(dòng)歸檔的關(guān)鍵。通過接口，系統(tǒng)可以以自動(dòng)或手動(dòng)兩種方式轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)當(dāng)中去，文件及其屬性信息歸檔到檔案管理系統(tǒng)的收集整編庫中，同時(shí)將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入文件服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

在線收集

在線收集是提供各業(yè)務(wù)部門人員對(duì)重要文件進(jìn)行收集的模塊，不僅可以提供簡(jiǎn)單、快捷的檔案錄入功能，方便檔案形成單位的歸檔人員進(jìn)行歸檔錄入，而且可以對(duì)歸檔范圍外的重要文件進(jìn)行收集錄入，可以將個(gè)人的隱性知識(shí)顯性化。

檔案管理人員可以根據(jù)實(shí)體文件直接在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行著錄。檔案系統(tǒng)提供友好的著錄界面輔助用戶進(jìn)行信息的填寫。

著錄部分提供的功能包括：

1.必填項(xiàng)標(biāo)識(shí)功能。在界面中會(huì)對(duì)必填字段與可空字段進(jìn)行明顯的標(biāo)識(shí)區(qū)分，方便用戶進(jìn)行識(shí)別。

2.著錄字段可設(shè)定默認(rèn)值。所有字段均可設(shè)置默認(rèn)初始值，或可通過事件定義，自動(dòng)跟據(jù)規(guī)則從其他著錄字段提取。也可根據(jù)一定業(yè)務(wù)規(guī)則，從相關(guān)信息中自動(dòng)提取初始值，如可自動(dòng)提取題名、文號(hào)、發(fā)文時(shí)間和保管期限等等。

3.著錄內(nèi)容提交時(shí)自動(dòng)驗(yàn)證功能。驗(yàn)證的范圍包括：是否可空、極值范圍、輸入值類型（自然數(shù)、整型、日期等）、特殊類型（身份證、郵箱、手機(jī)號(hào)碼等）。對(duì)不符合規(guī)范的輸入，給出友好提示。

4.多種形式的輸入控件。檔案系統(tǒng)提供的多種輸入控件有：文本框、日期輸入框、多行文本輸入框、下拉選擇輸入控件、樹形信息輸入控件、多選或單選控件以及可編輯的下拉控件等多種，方便用戶的使用。

5.界面事件自定義功能?？深A(yù)先定義在著錄時(shí)要進(jìn)行響應(yīng)的事件，即某些著錄項(xiàng)的內(nèi)容可在其他著錄項(xiàng)著錄完成時(shí)，根據(jù)規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)填寫。如自動(dòng)對(duì)A、B兩字段值進(jìn)行求和填寫進(jìn)C字段，或?qū)、B兩字段進(jìn)行截取或拼接后填入C字段。

6.著錄信息自動(dòng)繼承。在連續(xù)錄入數(shù)據(jù)時(shí)，可自動(dòng)繼承前一條所錄數(shù)據(jù)的各個(gè)字段信息，并可根據(jù)需要進(jìn)行選擇性繼承。在著錄時(shí)還可根據(jù)一條已有數(shù)據(jù)，進(jìn)行著錄，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將所選數(shù)據(jù)的信息作為新記錄的默認(rèn)值。

7.支持TAB鍵及光標(biāo)鍵的焦點(diǎn)跳轉(zhuǎn)。在著錄時(shí)，可方便的通過TAB鍵或光標(biāo)鍵實(shí)現(xiàn)輸入焦點(diǎn)在不同控件上的切換，無需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，極大的方便了錄入工作。

8.著錄同時(shí)即可進(jìn)行電子原文的掛接。著錄時(shí)即可掛接電子原文，避免了在條目形成后再掛接的不便。

離線收集

9.離線收集是提供建設(shè)項(xiàng)目和流動(dòng)性企業(yè)提供配套的離線客戶端，作為離線狀態(tài)下的檔案收集工具。

10與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換為：

11.離線錄入端配置文件：由檔案管理系統(tǒng)生成離線錄入端配置文件，為XML格式文件，各建設(shè)項(xiàng)目和流動(dòng)性企業(yè)使用離線客戶端導(dǎo)入配置文件后才能初始化系統(tǒng)，進(jìn)行使用。

12.離線錄入端數(shù)據(jù)：離線錄入端產(chǎn)生的歸檔文件數(shù)據(jù)由各單位匯總到檔案館檔案管理員離線錄入端機(jī)器上，檔案館檔案管理員離線錄入端機(jī)器與檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，因此可由檔案管理員上傳離線錄入端數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換可實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的批量導(dǎo)入功能，批量導(dǎo)入分為兩部份：元數(shù)據(jù)和電子文件，其中由于歷史數(shù)據(jù)所使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都不相同，因此我們這里主要支持：DBF、XML和EXCEL三種格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，需要各原檔案系統(tǒng)開發(fā)商將需導(dǎo)入的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成上述標(biāo)準(zhǔn)格式，最終實(shí)現(xiàn)批量轉(zhuǎn)換。

系統(tǒng)可為歷史檔案單獨(dú)設(shè)置一些類別和數(shù)字化流程。針對(duì)歷史數(shù)據(jù)和目前檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)存在不同的問題，系統(tǒng)會(huì)提供字段對(duì)應(yīng)關(guān)系定義界面，是的用戶可先定義好字段對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

至于電子文件，則可通過內(nèi)容管理平臺(tái)中提供的電子文件轉(zhuǎn)換功能形成規(guī)范化電子文件格式存入系統(tǒng)，電子文件與元數(shù)據(jù)可自動(dòng)通過元數(shù)據(jù)中的關(guān)聯(lián)關(guān)系實(shí)現(xiàn)自動(dòng)對(duì)應(yīng)。

②數(shù)據(jù)整理

數(shù)據(jù)整理部分面向全宗單位的部門兼職檔案員或檔案管理員提供對(duì)于進(jìn)入系統(tǒng)的待歸檔數(shù)據(jù)的整理功能，通過整理使之成為符合檔案規(guī)范的數(shù)據(jù)。此部分系統(tǒng)主要提供以下功能：

自動(dòng)分組（分類）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行分組（分類）。

自動(dòng)排序

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行排序。

立卷（裝盒）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行組卷（裝盒）操作，并自動(dòng)生成相關(guān)案卷級(jí)/盒級(jí)字段信息。此功能分為以下兩種方式：

自動(dòng)組卷（裝盒）

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)某檔案類型的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)組卷（裝盒）操作。

手工組卷

由系統(tǒng)程序根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)規(guī)則對(duì)某檔案類型用戶所選擇的數(shù)據(jù)進(jìn)行手工組卷操作。

手工調(diào)整

對(duì)于已組好卷的數(shù)據(jù)提供由用戶手工調(diào)整的功能，包含以下功能點(diǎn)：

增加

提供對(duì)歸檔案卷/文件條目信息的增加功能，并提供電子文件的掛接。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于錄入需要?dú)w檔的案卷/文件條目信息，同時(shí)掛接電子原文。

刪除

提供對(duì)歸檔案卷/文件條目信息的刪除功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，刪除文件條目信息的同時(shí)也刪除該條目下掛接的電子原文。

修改

提供對(duì)歸檔案卷/文件條目信息的修改功能。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用，用于修改并保存案卷/文件條目信息的修改結(jié)果。

檢索

提供對(duì)于案卷/文件條目中各字段的組合檢索、模糊檢索功能，最大程度確保數(shù)據(jù)的查全率和查準(zhǔn)率。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數(shù)據(jù)排序

主要是對(duì)于進(jìn)入收集整編子系統(tǒng)的案卷/文件條目信息按相應(yīng)排序規(guī)則默認(rèn)排序，排序后便于檔案整理人員對(duì)于數(shù)據(jù)的瀏覽和整理工作，此處的排序規(guī)則已在系統(tǒng)“檔案業(yè)務(wù)管理設(shè)置”子系統(tǒng)中預(yù)先定義完畢，除預(yù)先定義的規(guī)則外還可以進(jìn)行任意兩條數(shù)據(jù)的位置對(duì)調(diào)和連續(xù)多條數(shù)據(jù)的順序調(diào)整。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

數(shù)據(jù)移出

將當(dāng)前檔案類型的文件級(jí)數(shù)據(jù)移入到其它的檔案類型的整編庫，如某個(gè)工程的申請(qǐng)文件在文書檔案中，需要移入到科技檔案中。不同檔案類型的數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)化，且轉(zhuǎn)化完成后可以保留不同檔案類型間共有字段中的信息。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

案卷打散

將已組好的案卷或盒內(nèi)的文件打散，重新進(jìn)行組卷/盒。此功能主要提供全宗單位的兼職檔案管理員和檔案管理人員使用。

卷內(nèi)文件抽出

將已經(jīng)組好的案卷內(nèi)的文件抽出，使其成為不屬于任何案卷的零散文件。

加入案卷

將用戶選定的零散文件加入某個(gè)已組好的案卷中，使其成為此案卷的卷內(nèi)文件。

③數(shù)據(jù)歸檔

此部分主要是由檔案管理員對(duì)已接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查歸檔的操作，包含以下功能：

數(shù)據(jù)檢驗(yàn)：由檔案管理員詳細(xì)檢查所接收的移交數(shù)據(jù)。

數(shù)據(jù)編目：由檔案管理員操作系統(tǒng)自動(dòng)生成數(shù)據(jù)的相關(guān)目錄信息，以備歸檔。

數(shù)據(jù)歸檔：由檔案管理員操作將數(shù)據(jù)歸檔進(jìn)入檔案庫。

2、全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)一方面是對(duì)室藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，即利用高速掃描儀等設(shè)備對(duì)存量檔案數(shù)字化。電子文件的格式：TIFF、JPG、BMP、PDF等圖像格式，掃描時(shí)采用黑白圖像和彩色圖像兩種方式，頁面為多色文字、清晰度高、帶有圖片的紙質(zhì)檔案，宜采用彩色圖像掃描。因電力企業(yè)室藏檔案圖紙多，掃描儀還須具備消藍(lán)功能，在掃描過程中不能只追求清晰度，將分辯設(shè)置過高，導(dǎo)致圖像太大影響傳輸和存貯。在檔案清晰度滿足要求情況下，單色頁面的掃描分辨率一般為100-200dpi，彩色頁面的一般為100dpi。另一方面利用OA系統(tǒng)接口將歸檔文件及其屬性目錄信息轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中，同時(shí)將收文單、發(fā)文單、正文內(nèi)容、附件內(nèi)容的電子文件轉(zhuǎn)入檔案服務(wù)器的電子文件存放位置，并建立目錄和電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)文檔一體化數(shù)據(jù)共享。

2010年項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，大唐南京發(fā)電廠檔案室人員對(duì)室藏檔案全部進(jìn)行了數(shù)字化掃描、加工，共建成17萬余條檔案條目數(shù)據(jù)庫、約154萬頁原文數(shù)據(jù)庫，并實(shí)現(xiàn)條目與原文100%掛接。

（四）檔案信息安全保障體系建設(shè)

1、制度建設(shè)

為了規(guī)范文件材料的歸檔工作，完善、系統(tǒng)保存本企業(yè)檔案，進(jìn)一步提高檔案信息管理水平，保障電子檔案的安全、完整和有效利用工作得到落實(shí)，我們陸續(xù)制訂和印發(fā)了《電子文件歸檔管理制度》等規(guī)章制度，涵蓋了電子文件歸檔、電子檔案的移交、利用、鑒定、檔案數(shù)據(jù)的管理維護(hù)、保管、備份、安全保密等制度。

自工程建設(shè)以來，加強(qiáng)檔案管理“三納入”、“四參加”工作。例如：（1）重要檔案工作事項(xiàng)，納入廠辦公會(huì)領(lǐng)導(dǎo)議事日程，列入廠年度、月度計(jì)劃一同安排；（2）檔案信息化工作明確納入單位規(guī)章制度及工作流程；（3）檔案信息化工作納入辦公室與各部門年度工作考核制度及崗位職責(zé)；（4）基建期間所有設(shè)備開箱、項(xiàng)目驗(yàn)收、資料交接等，都要求檔案人員參加，并作文字、圖片記錄等。

2、系統(tǒng)操作安全保障

本部分安全設(shè)計(jì)方案主要是從應(yīng)用系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)、安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密方面，應(yīng)用軟件安全主要是從軟件的角度考慮，主要從數(shù)據(jù)傳輸安全、系統(tǒng)操作安全、數(shù)據(jù)訪問安全三個(gè)方面來考慮。

數(shù)據(jù)傳輸安全

①采用VIEW服務(wù)方式，每個(gè)客戶端無需安裝瀏覽軟件，為系統(tǒng)維護(hù)帶來極大方便，無需客戶端。

②電子文件以流數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行傳輸，在客戶機(jī)內(nèi)存中顯示，而不會(huì)形成本地的臨時(shí)文件，排除了安全問題。

③流數(shù)據(jù)的傳輸方式解決了傳輸過程中存在的安全隱患。

系統(tǒng)操作安全

登錄（和其它應(yīng)用系統(tǒng)集成的安全訪問控制）

①登錄的安全控制任務(wù)

平臺(tái)對(duì)外部系統(tǒng)提供相關(guān)的接口和服務(wù)，需要保證沒有權(quán)限的人不能獲取對(duì)應(yīng)的服務(wù)，或者不信任的系統(tǒng)不能訪問對(duì)應(yīng)的接口。

平臺(tái)登錄的安全控制建立在用戶信息平臺(tái)上的統(tǒng)一用戶認(rèn)證系統(tǒng)之上。在用戶登錄后將持有相關(guān)的統(tǒng)一令牌，用戶只需持有統(tǒng)一用戶認(rèn)證系統(tǒng)頒發(fā)的用戶令牌，就可訪問相關(guān)的接口和服務(wù)。用戶進(jìn)行統(tǒng)一認(rèn)證時(shí)，進(jìn)行如下的令牌獲取操作：

從外部系統(tǒng)訪問平臺(tái)提供的接口和服務(wù)之前，先要獲取相關(guān)的系統(tǒng)

訪問令牌；持有令牌的客戶端，訪問相關(guān)的平臺(tái)提供的接口和服務(wù)；平臺(tái)驗(yàn)證令牌是否有效，如果有效，將在檔案信息管理系統(tǒng)中構(gòu)造相關(guān)的用戶信息，并且訪問相關(guān)的接口和服務(wù)。

②操作權(quán)限

操作權(quán)限主要分為子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級(jí)。主要根據(jù)角色來控制，系統(tǒng)默認(rèn)的角色有系統(tǒng)管理員、高級(jí)檔案管理員、檔案管理員、兼職檔案員、普通用戶（利用者）五個(gè)角色。

定義角色的時(shí)候可以定義到子系統(tǒng)、模塊、模塊按鈕功能三級(jí)權(quán)限，其中對(duì)應(yīng)的收集整編、檔案管理、借閱管理等的添加、編輯、刪除、組卷、批量修改、批量刪除等模塊按鈕功能需要涉及到檔案類型，必須根據(jù)檔案類型來分別設(shè)置權(quán)限。

判斷的時(shí)候首先要根據(jù)用戶的ID取得對(duì)應(yīng)的角色I(xiàn)D，根據(jù)角色I(xiàn)D信息來判斷是否在該角色中存在權(quán)限信息，如果已經(jīng)存在則為有權(quán)，如涉及到檔案類型需要判斷對(duì)應(yīng)的檔案類型權(quán)限。

③操作日志

系統(tǒng)通過記錄用戶操作日志來加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，以便管理員可以對(duì)惡意破壞數(shù)據(jù)過程進(jìn)行審計(jì)。在本系統(tǒng)中，提供有登錄日志、操作日志和數(shù)據(jù)訪問日志三類日志。

用來記錄用戶成功登錄（退出）檔案系統(tǒng)的事件。用戶登錄指用戶由檔案系統(tǒng)外成功登錄進(jìn)檔案系統(tǒng)。其形式可以有多種，例如：由門戶系統(tǒng)登錄到檔案系統(tǒng)；在其它系統(tǒng)中，訪問集成的檔案查詢模塊；直接登錄檔案系統(tǒng)等。

主要日志信息包括：用戶帳號(hào)（ID）、所屬全宗、登錄日期（時(shí)間）、登錄時(shí)客戶機(jī)IP地址、退出時(shí)間，登錄方式（門戶、集成模塊、直接登錄）等。

用來記錄用戶在檔案系統(tǒng)中所進(jìn)行的一些重要操作事件。例如：全宗管理、部門管理、服務(wù)器配置管理、檔案類型管理等。主要日志信息包括：操作者（用戶ID）、操作日期（時(shí)間）、所屬全宗、用戶操作等。

用來記錄用戶對(duì)檔案數(shù)據(jù)本身的訪問。例如，對(duì)檔案數(shù)據(jù)條目的刪除。對(duì)電子文件的瀏覽、下載等。主要日志信息包括：用戶ID、操作日期（時(shí)間）、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)的ID、檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)題（電子文件的標(biāo)題）、操作方式（刪除、瀏覽、下載、銷毀）等。

數(shù)據(jù)訪問安全

數(shù)據(jù)訪問需要控制用戶訪問的條目和電子文件信息，并可以靈活設(shè)置權(quán)限。目前大唐南京發(fā)電廠檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限根據(jù)權(quán)限類型分為條目權(quán)限和電子文件權(quán)限，根據(jù)設(shè)置方式分為臨時(shí)權(quán)限、規(guī)則權(quán)限、默認(rèn)權(quán)限。

規(guī)則權(quán)限針對(duì)網(wǎng)上利用者和普通用戶設(shè)置，針對(duì)條目權(quán)限和原文權(quán)限進(jìn)行判斷，可以設(shè)定對(duì)應(yīng)的查詢規(guī)則來批量設(shè)置權(quán)限?？梢葬槍?duì)檔案庫進(jìn)行設(shè)置?？梢詢?nèi)置一些固定規(guī)則，如全部數(shù)據(jù)、歸檔前數(shù)據(jù)、歸檔后數(shù)據(jù)、職務(wù)對(duì)應(yīng)密級(jí)等。可以選擇組或組下面的人進(jìn)行設(shè)置權(quán)限，如果設(shè)置了組的權(quán)限，下面的人自動(dòng)繼承組的權(quán)限，判斷順序?yàn)槿藘?yōu)先于組。規(guī)則權(quán)限判斷流程為：

默認(rèn)權(quán)限主要針對(duì)網(wǎng)上利用者和兼職檔案員，可以根據(jù)檔案類型來設(shè)置，主要權(quán)限類型為條目瀏覽、電子文件瀏覽、電子文件下載等。

條目權(quán)限根據(jù)默認(rèn)權(quán)限和規(guī)則權(quán)限組合得到對(duì)應(yīng)的用戶的權(quán)限。

電子文件的一般使用流程

電子文件一般的使用流程如下圖所示：

上述流程主要包括了電子文件的提交、存儲(chǔ)和利用三個(gè)環(huán)節(jié)，利用時(shí)可以對(duì)電子文件進(jìn)行瀏覽、下載、打印、導(dǎo)出光盤等。以上應(yīng)用模式中存在以下幾個(gè)問題：

①電子文件格式不統(tǒng)一，給各種電子文件的安全控制及利用造成很多困難；

②電子文件容易被篡改，篡改不易被發(fā)現(xiàn)；

③電子文件一旦提供用戶瀏覽，則電子文件已無法控制，用戶可進(jìn)行拷貝、另存等，存在重要文檔被轉(zhuǎn)給其它人員的隱患。

電子文件訪問安全控制的主要任務(wù)：

①能有效控制電子文件的閱讀、下載、另存、打印、打印份數(shù)、修改、拷貝/粘貼、使用有效期限等。

②保證重要文檔不轉(zhuǎn)給其它人員。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能閱讀采用本系統(tǒng)加密的文檔，未經(jīng)授權(quán)的用戶，即使拿到其他人的授權(quán)文件，仍無法閱讀加密的文檔。

（五）檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)施的建設(shè)

1、機(jī)架式服務(wù)器一臺(tái)

存儲(chǔ)設(shè)備一臺(tái)

2、建立檔案原文數(shù)據(jù)庫所需要的A0、A3平板掃描儀，高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備。

五、“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”的特點(diǎn)及主要功能

大唐南京發(fā)電廠的檔案部門擔(dān)負(fù)著各類檔案的最高管理職能，在檔案管理系統(tǒng)中，管理職能具體定位如下：

完成大唐南京發(fā)電廠各檔案所屬各部門日常檔案管理工作，指導(dǎo)和管理各部門的檔案歸檔工作，完成檔案資料的收集、整編、錄入和管理工作；同時(shí)，將與之對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)和文件系統(tǒng)中歸檔的檔案數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。另外，大唐南京發(fā)電廠各類檔案需要對(duì)各部門的年報(bào)進(jìn)行接收和匯總工作，生成符合國家檔案局要求的年報(bào)。

1.全文檢索系統(tǒng)信息服務(wù)功能

系統(tǒng)提供了統(tǒng)一的智能搜索產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)對(duì)附件的全文檢索，并能對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化，滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的要求；提供自然語言搜索和相似性搜索等智能搜索功能；支持對(duì)自動(dòng)搜索到的全部信息進(jìn)行智能分類，并可對(duì)設(shè)定的主題，將全部相關(guān)信息進(jìn)行聚類；系統(tǒng)的自動(dòng)分類和聚類功能可以以圖形化展示，方便用戶定位到關(guān)心的信息以及了解信息分類之間的關(guān)系。

針對(duì)上述各類搜索方式，都會(huì)受到系統(tǒng)權(quán)限的控制，保障檔案數(shù)據(jù)的檢索安全。

目前支持電子文件的格式：Tiff，JPG，BMP等圖像格式；OFFICE、TXT、HTML、PDF等字處理格式。

技術(shù)特點(diǎn)：索引權(quán)限和系統(tǒng)權(quán)限完全融合；索引庫、目錄庫、電子文件庫三位一體；系統(tǒng)數(shù)據(jù)和索引庫數(shù)據(jù)同步。

全文檢索示意圖

2.主動(dòng)式檢索服務(wù)應(yīng)用

檔案推送是檔案信息資源提供利用的一種主動(dòng)服務(wù)方式，突破了傳統(tǒng)的檔案被動(dòng)利用模式，通過管理員對(duì)檔案信息資源打包并直接推送給利用人的方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時(shí)有效的發(fā)揮了檔案信息資源的價(jià)值；

檔案打包推送一般分為主動(dòng)推送和請(qǐng)求推送兩種應(yīng)用方式：主動(dòng)推送是指檔案管理員將組織好的檔案數(shù)據(jù)包設(shè)定有效期后直接推送給用戶進(jìn)行利用，檔案數(shù)據(jù)包可以是編研成果、事件專題等內(nèi)容；請(qǐng)求推送是指利用者通過網(wǎng)絡(luò)向檔案管理員發(fā)出檔案利用請(qǐng)求信息，檔案管理員根據(jù)請(qǐng)求內(nèi)容組織所需要的檔案信息，設(shè)定有效期限后直接推送給利用者。

檔案推送具有時(shí)效性，過期后將失效不能再訪問既方便了利用又保證了安全。

（三）OCR技術(shù)的應(yīng)用

與圖像處理技術(shù)一樣，紫光的OCR（漢字識(shí)別）技術(shù)也已嵌入到系統(tǒng)當(dāng)中，在系統(tǒng)的所需要的操作中，可以隨時(shí)調(diào)動(dòng)OCR功能，實(shí)現(xiàn)圖像漢字的識(shí)別。OCR技術(shù)主要應(yīng)用與以下幾方面：

紫光的OCR漢字識(shí)別技術(shù)在文書檔案的數(shù)字化和再利用方面可以發(fā)揮重要的作用。

首先，在掃描電子文檔的識(shí)別中，通過其獨(dú)有的版面分析功能，不僅可以快速實(shí)現(xiàn)文檔的掃描識(shí)別，同時(shí)還可以自動(dòng)提取當(dāng)中的檔案關(guān)鍵信息，自動(dòng)識(shí)別后填入檔案的目錄信息當(dāng)中，大大減輕了錄入工作量，而且為文書檔案的批量錄入提供了可能。

其次，快速OCR技術(shù)將掃描文件自動(dòng)識(shí)別，與原圖象形成PDF文件，為全文檢索提供了針對(duì)圖像文件自動(dòng)建立索引的功能。

再次，在用戶檢索查詢當(dāng)中可以選定所需文件內(nèi)容，自動(dòng)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別，形成可以編輯的文檔，以便于再利用。

對(duì)于中英文混排、表格等特殊格式可以比較好的識(shí)別還原。

檔案人員在利用檔案的時(shí)候常常需要瀏覽檔案原文，對(duì)于比較感興趣的內(nèi)容可以利用在線OCR功能將圖片格式的原文，識(shí)別成可編輯的文本信息，以便于下一步的利用。

利用的時(shí)候用戶在檔案原文上選擇需要的區(qū)域，系統(tǒng)自動(dòng)將區(qū)域內(nèi)的信息傳到檔案服務(wù)器進(jìn)行識(shí)別，然后傳到用戶的窗口顯示出來。

原文瀏覽的時(shí)候選擇要識(shí)別的區(qū)域

識(shí)別后的文本文件

在線OCR支持網(wǎng)絡(luò)上所有有權(quán)限的用戶應(yīng)用，同時(shí)允許多個(gè)用戶并行使用。

（四）可擴(kuò)展支持多種安全技術(shù)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案中充分考慮了大唐南京發(fā)電廠對(duì)信息安全性方面的考慮，除了系統(tǒng)本身的用戶權(quán)限控制系統(tǒng)和日志管理外，還可以支持與用戶身份認(rèn)證系統(tǒng)的集成、實(shí)現(xiàn)電子印章、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加密、流技術(shù)瀏覽等信息安全技術(shù)。

（五）檔案數(shù)字化加工模塊中圖像處理技術(shù)

檔案數(shù)字化加工子系統(tǒng)由利用流媒體采集工作站、高速掃描儀、數(shù)碼專用設(shè)備作為信息入口，將紙張、影像、音像的信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像文檔，并將數(shù)字化信息的圖文數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)到海量存儲(chǔ)載體中，采用OCR技術(shù)，實(shí)現(xiàn)掃描結(jié)果的文本轉(zhuǎn)化。對(duì)文檔、圖片及其他檔案類型數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理及標(biāo)引。

圖像處理技術(shù)的應(yīng)用

系統(tǒng)中內(nèi)嵌了紫光圖像處理技術(shù)，可以用于電子檔案原文的掃描和圖像處理。

在收集整編、檔案管理子系統(tǒng)中，都可以在數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)時(shí)自動(dòng)打開圖像處理模塊，完成紙介質(zhì)文件的掃描錄入或?qū)呙栉募膱D像處理功能，利用系統(tǒng)中的圖像掛接功能來實(shí)現(xiàn)圖像文件與檔案目錄的自動(dòng)對(duì)應(yīng)。

圖像處理模塊最大的特點(diǎn)就是除了可以滿足招標(biāo)文件需求中所要求的圖像處理功能外，還可以實(shí)現(xiàn)批量的圖像掃描和自動(dòng)處理的功能，是一個(gè)功能強(qiáng)大的圖像掃描和處理模塊。

圖像處理功能介紹

該模塊具有以下功能：圖像的掃描、圖像的旋轉(zhuǎn)、圖像縮放、圖像幅面調(diào)整、圖像分辨率調(diào)整、圖像壓縮格式轉(zhuǎn)換、消藍(lán)、去污、糾斜、合并等。

圖像處理窗口

掃描的參數(shù)設(shè)定，在掃描的同時(shí)用戶可以設(shè)定自動(dòng)執(zhí)行糾斜、去黑邊、清除噪聲等功能，掃描后也可以手動(dòng)進(jìn)行上述操作。下圖是圖像處理的幾個(gè)功能操作界面。

掃描后的文件

去黑邊處理后的文件

糾偏、去污點(diǎn)處理后的文件

掃描后的文件

圖像拼接前

圖像拼接后的效果（合并的時(shí)候可以選擇上下合并或左右合并）

篇（9）

檔案部門負(fù)責(zé)全公司的型號(hào)產(chǎn)品生產(chǎn)研制加工、經(jīng)營管理、行政業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等活動(dòng)產(chǎn)生的科技文件和檔案管理，檔案來源復(fù)雜、種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及12個(gè)門類，分別有文書檔案、經(jīng)營檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、教學(xué)檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據(jù)公司的職能設(shè)置和所擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，由各職能部門分別負(fù)責(zé)本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預(yù)立卷工作，如公司辦公室負(fù)責(zé)文書檔案的預(yù)立卷，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的預(yù)立卷，設(shè)備部門負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的預(yù)立卷，基建部門負(fù)責(zé)基建檔案的預(yù)立卷。

檔案系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案系統(tǒng)從安全性、實(shí)用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，其中預(yù)立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內(nèi)文件錄入與修改、案卷（卷內(nèi)文件）順序調(diào)整、案卷間文件調(diào)整、生成卷內(nèi)目錄、生成脊背標(biāo)簽、生成移交清單、查閱統(tǒng)計(jì)等功能。本系統(tǒng)在公司辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下運(yùn)行，有檔案部門系統(tǒng)管理員確定并設(shè)置可使用系統(tǒng)的部門及用戶的初始登錄密碼，預(yù)立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規(guī)范登錄檔案信息內(nèi)容。組卷完成后由檔案部門進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期的歸檔工作。

二、檔案系統(tǒng)預(yù)立卷存在的問題

（一）對(duì)預(yù)立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)很靈活實(shí)用，經(jīng)過3年的應(yīng)用預(yù)立卷部門仍有不會(huì)使用的現(xiàn)象，對(duì)相關(guān)字段的適用范圍不清楚，相關(guān)字段的使用存在混淆和錯(cuò)誤的情況，案卷順序顛倒時(shí)不會(huì)調(diào)整，卷內(nèi)文件排列順序錯(cuò)誤也不會(huì)調(diào)整，不同案卷下的卷內(nèi)文件可以進(jìn)行調(diào)卷的功能幾乎都不會(huì)用，也不會(huì)通過系統(tǒng)進(jìn)行查找檢索。

（二）著錄不規(guī)范。預(yù)立卷資料員對(duì)著錄規(guī)則缺乏正確認(rèn)識(shí)，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內(nèi)容、過于冗長、不適當(dāng)省略等問題常見。以一臺(tái)設(shè)備的檔案為例，設(shè)備檔案一般包括設(shè)備采購申請(qǐng)審批、招投標(biāo)資料、隨機(jī)資料和安裝調(diào)試驗(yàn)收資料，但在組卷時(shí)資料員是按收集的順序，將資料裝入多個(gè)檔案盒，再按檔案盒數(shù)量分別建立了幾個(gè)案卷，題名分別是設(shè)備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內(nèi)的內(nèi)容。

（三）重點(diǎn)檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理。有價(jià)值、意義重大的文件未轉(zhuǎn)化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統(tǒng)歸入檔案數(shù)據(jù)庫。如固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)階段的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件，均有紙質(zhì)和電子文件，但現(xiàn)在只歸檔了紙質(zhì)文件。

（四）預(yù)立卷資料員檔案業(yè)務(wù)能力有限。公司多年實(shí)行信息化管理，OA系統(tǒng)得到了迅速普及，預(yù)立卷資料員本身所具備的計(jì)算機(jī)操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數(shù)是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，沒有系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預(yù)立卷工作。

三、具體解決措施

（一）預(yù)立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時(shí)或分階段進(jìn)行預(yù)立卷工作。檔案部門根據(jù)國家檔案局、航天集團(tuán)檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定下發(fā)了企業(yè)檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對(duì)預(yù)立卷工作有很好的指導(dǎo)意義。預(yù)立卷部門主管領(lǐng)導(dǎo)和資料員首先要掌握這些規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作實(shí)施情況按類別收集分類文件，及時(shí)在檔案系統(tǒng)上設(shè)立案卷和著錄卷內(nèi)文件。

檔案歸檔時(shí)間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應(yīng)做好預(yù)立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對(duì)新建廠房和改擴(kuò)建工程的基建檔案進(jìn)行預(yù)立卷。資料員可按工程實(shí)施的進(jìn)度進(jìn)行資料的收集，如勘察設(shè)計(jì)階段的工作完成后，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的主管工程師就應(yīng)將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對(duì)照基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的歸（下轉(zhuǎn)第132頁）（上接第127頁）檔范圍進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機(jī)聯(lián)系、邏輯關(guān)系進(jìn)行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件的著錄，并提請(qǐng)檔案部門對(duì)所著錄的內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。這樣就能全過程對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。

（二）完善設(shè)備設(shè)施。公司的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運(yùn)行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，預(yù)立卷部門全部配有聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，在設(shè)施方面保障了檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。但針對(duì)有價(jià)值的紙質(zhì)檔案，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設(shè)備。

（三）提高預(yù)立卷人員素質(zhì)。檔案部門要不定期對(duì)預(yù)立卷人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息化知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)、檔案歸檔范圍、分類規(guī)則、檔案著錄規(guī)則，使預(yù)立卷人員既要精通檔案專業(yè)又要熟悉檔案系統(tǒng)功能構(gòu)架。

（四）完善規(guī)則規(guī)范著錄。檔案著錄數(shù)據(jù)是檔案檢索中的重要信息，題名、責(zé)任者著錄時(shí)檔案著錄的重要部分，是進(jìn)行檢索的最常用入口，題名與責(zé)任者的不規(guī)范著錄極易造成數(shù)據(jù)的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檢索查閱的不確定。大多數(shù)檔案部門的檔案著錄時(shí)按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行，檔案部門應(yīng)在此規(guī)則的基礎(chǔ)上，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司的相關(guān)規(guī)定，制定出適合本公司的著錄規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。

篇（10）

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）02（b）-0142-02

從人類悠久的歷史來看，檔案已經(jīng)存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因?yàn)闀r(shí)間可以改變，但是記錄不會(huì)改變，它會(huì)清清楚楚記錄著發(fā)生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會(huì)需要和歷史發(fā)展的行為。甲骨文是中國發(fā)現(xiàn)的古代文字中時(shí)代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續(xù)又出現(xiàn)了金石檔案、簡(jiǎn)版檔案、纏帛檔案、紙質(zhì)檔案，等等。通過研究檔案的發(fā)展，不難發(fā)現(xiàn)，隨著時(shí)代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發(fā)展為紙質(zhì)記錄。而對(duì)于如今這個(gè)科技發(fā)展縱橫的新時(shí)代。人們對(duì)于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。而“數(shù)字檔案”毫無疑問成為了當(dāng)今檔案領(lǐng)域里的“新寵”。它伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài)，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規(guī)的紙質(zhì)來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時(shí)查找的磁盤、光盤等載體來記錄。

1 數(shù)字檔案的主要特點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已不再適合社會(huì)的發(fā)展需要，因此，被數(shù)字化檔案管理取代是時(shí)展的必然結(jié)果，究其原因在于其本身的幾大優(yōu)勢(shì)。

1.1 數(shù)字檔案載體容量大

一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節(jié)的內(nèi)容；一張光盤可貯存650～700M字節(jié)；移動(dòng)硬盤的貯存量達(dá)到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個(gè)單位在幾年內(nèi)保留的文件可全部貯存在一張光盤內(nèi)，為人們大大節(jié)省了管理成本和保存空間，這是傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的。再說大家現(xiàn)在的實(shí)踐活動(dòng)的范圍相當(dāng)廣，勞動(dòng)對(duì)象相當(dāng)復(fù)雜，實(shí)踐的節(jié)奏相當(dāng)快，所產(chǎn)生的歷史記錄相當(dāng)多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質(zhì)載體。

1.2 數(shù)字檔案安全性高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于受自然條件和時(shí)間的影響，需要長期花費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力細(xì)心保管，而且紙質(zhì)的檔案若是遭到破壞會(huì)很難復(fù)原；數(shù)字檔案與其相比會(huì)方便很多。首先，數(shù)字檔案容量大可存儲(chǔ)較多信息，實(shí)體檔案數(shù)量少，方便管理；其次，數(shù)字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。

1.3 數(shù)字檔案的使用效率高

紙質(zhì)檔案管理在實(shí)際應(yīng)用時(shí)會(huì)出現(xiàn)查找不便的問題。例如在查找某所學(xué)校學(xué)生學(xué)籍檔案，需要管理員翻閱數(shù)十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費(fèi)的時(shí)間長、工作量也大，若是采用數(shù)字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計(jì)算機(jī)就會(huì)自動(dòng)篩檢給出，如需紙質(zhì)版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時(shí)，隨著大量高科技電子產(chǎn)品的出現(xiàn)，如：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，這些產(chǎn)品具有操作簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)多且方便的優(yōu)點(diǎn)，已被人們普遍使用。據(jù)了解，已有相當(dāng)多的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位正在實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)辦公已不再是處于實(shí)驗(yàn)階段，相反，它正處于一種飛速發(fā)展的普及態(tài)勢(shì)，這樣就不可避免地會(huì)形成大量的數(shù)字檔案。

2 數(shù)字檔案的不足之處

在檔案管理方面，數(shù)字檔案作為一個(gè)新生事物，還存在著一些不足之處。

2.1 首先是人們的認(rèn)知度

從歷史的發(fā)展來看。紙質(zhì)作為最早記錄檔案的方式。最初出現(xiàn)在西漢時(shí)期。由于當(dāng)時(shí)技術(shù)有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時(shí)期，蔡倫改造了造紙術(shù)。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質(zhì)記錄。紙質(zhì)的出現(xiàn)經(jīng)歷了上數(shù)百年的時(shí)間，隨著造紙技術(shù)的進(jìn)步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認(rèn)可。而數(shù)字檔案現(xiàn)在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案。而紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性的本質(zhì)感，能夠清晰看到，所以內(nèi)心會(huì)覺得紙質(zhì)記錄是最安全的；對(duì)于數(shù)字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。

2.2 其次是數(shù)字檔案的格式的問題

數(shù)字檔案作為一種通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備記錄儲(chǔ)存的檔案。雖然節(jié)約了人們翻閱紙質(zhì)檔案的過程，縮短了檔案搜索時(shí)間。但是由于設(shè)備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會(huì)使得占用空間太大而導(dǎo)致有些軟件無法正常安裝，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對(duì)于不同人群來說，中年人的接受和學(xué)習(xí)能力還是較好的，而對(duì)于一些年紀(jì)大的人，他們接受能力有限，自然也不會(huì)去嘗試一些新鮮東西。

2.3 最后是數(shù)字檔案的原始記錄受到質(zhì)疑

紙質(zhì)檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會(huì)有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數(shù)字檔案是在計(jì)算機(jī)的環(huán)境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發(fā)送、復(fù)制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當(dāng)事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數(shù)字檔案的可信度降低。

3 數(shù)字檔案管理問題的解決方式

數(shù)字檔案因其自身顯著的優(yōu)越性，從而被人們?cè)絹碓街匾?、認(rèn)可，進(jìn)而廣泛應(yīng)用在人們?nèi)粘５纳詈凸ぷ髦?，?duì)于其存在的不足之處，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手予以解決。

首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，使人們對(duì)數(shù)字檔案有更深層次的了解。如今網(wǎng)絡(luò)世界日益發(fā)達(dá)，越來越多的人通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)獲取更多的有效信息，而對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行宣傳，也可以借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的力量。通過使用數(shù)字檔案，使相關(guān)部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時(shí)，加大數(shù)字檔案的運(yùn)用途徑，讓數(shù)字檔案以其便捷的優(yōu)勢(shì)被更多人所接受。

其次，可以將網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)行業(yè)、軟件開發(fā)行業(yè)以及檔案管理這幾個(gè)行業(yè)相結(jié)合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進(jìn)行統(tǒng)一。這樣可以有效突破行業(yè)限制，建立更加統(tǒng)一、規(guī)范且兼容性更強(qiáng)的文件儲(chǔ)存格式。

再次，各檔案管理部門在利用數(shù)字檔案的過程中，要注重檔案存儲(chǔ)以及網(wǎng)絡(luò)安全問題，在長期運(yùn)用后形成一種更加精確快捷的數(shù)字查閱方式。同時(shí)，相關(guān)管理部門要根據(jù)檔案密級(jí)為社會(huì)提供服務(wù)。

最后，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作變得更加規(guī)范。新的數(shù)字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰(zhàn)。一方面，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重維護(hù)檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數(shù)字檔案的原始性新設(shè)立了相關(guān)制度。

由上述可知，時(shí)代的飛躍發(fā)展，要求人要用更先進(jìn)的生產(chǎn)力與之相匹配，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實(shí)際生活和工作中卻頻頻出現(xiàn)許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，它被數(shù)字檔案管理所代替是時(shí)展的必然趨勢(shì)，也許數(shù)字檔案在實(shí)際應(yīng)用中會(huì)出現(xiàn)或多或少的不足，畢竟它是時(shí)展的一個(gè)新生產(chǎn)物，但是筆者相信在未來的發(fā)展中，這些不足之處會(huì)被大家一一克服，而它，也將會(huì)在數(shù)字化時(shí)代中為社會(huì)提供更加快捷、方便與優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 吳寶康.檔案學(xué)概論[M].中國人民大學(xué)出版社，1988.

篇（11）

數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)不僅是檔案館的重要工作，也是檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的基本途徑。在檔案數(shù)字化之后，如何利用數(shù)字化檔案的特性，提供應(yīng)用加值服務(wù)，以利于檔案的快速傳播與普及應(yīng)用，已成為各國檔案典藏單位亟須思考的課題。放眼國際，許多發(fā)達(dá)國家，諸如美國、加拿大、澳大利亞、英國、日本與新加坡等，均投入大量資金進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，并同時(shí)著手?jǐn)?shù)字檔案的應(yīng)用加值服務(wù)創(chuàng)新。下面我們以澳大利亞國家檔案館為例，就該館在檔案數(shù)字化后所提供的檔案應(yīng)用加值服務(wù)方式加以概覽。

二、澳大利亞國家檔案館數(shù)字檔案加值服務(wù)

澳大利亞國家檔案館（National Archives of Aus tralia）隸屬澳大利亞通訊信息技術(shù)及藝術(shù)部（Depart ment of Communications，Information Technolo gy and the Arts），擔(dān)負(fù)著政府檔案管理政策顧問及文化組織的雙重角色。澳大利亞國家檔案館下設(shè)公眾及讀者服務(wù)（Public and Reader Services）、政府文書檔案管理（Government Recordkeeping）、館藏管理（Collection Management）及綜合管理（Corporate）等四個(gè)部門，由助理館長督導(dǎo)。澳大利亞國家檔案館負(fù)責(zé)聯(lián)邦檔案管理法規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)訂定以及檔案文化推動(dòng)，并在各地設(shè)立分館，負(fù)責(zé)各省國家檔案相關(guān)業(yè)務(wù)。

（一）數(shù)字檔案應(yīng)用加值

澳大利亞國家檔案館非常重視數(shù)字檔案應(yīng)用推廣服務(wù)。澳大利亞國家檔案館于1995年完成了數(shù)字檔案管理的初步規(guī)劃與系統(tǒng)建置工作。自2001年4月起，澳大利亞國家檔案館已經(jīng)開始提供數(shù)字化服務(wù)，使用者可通過數(shù)據(jù)庫搜尋瀏覽或付費(fèi)得到數(shù)字文檔。近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟與廣泛運(yùn)用，澳大利亞國家檔案館積極開放其館藏檔案。通過互聯(lián)網(wǎng)與檔案數(shù)據(jù)庫，讀者能夠跨越國家與地區(qū)的地理隔閡，使用澳大利亞國家檔案館開放的數(shù)字檔案。

澳大利亞國家檔案館經(jīng)常舉辦各種網(wǎng)絡(luò)展覽活動(dòng)，這些活動(dòng)多以數(shù)字化影音媒介展出。為提供進(jìn)一步服務(wù)，澳大利亞國家檔案館編制了100多種單張或數(shù)張的概要說明（fact sheet），指引研究者開放時(shí)間、各項(xiàng)服務(wù)與設(shè)施及館藏特定主題或人物提供簡(jiǎn)要說明，置于網(wǎng)站以便參考。[1]

澳大利亞國家檔案館還運(yùn)用館藏?cái)?shù)據(jù)主題式方式，制作及編輯或詮釋檔案。澳大利亞國家檔案館目前已建立了SODA數(shù)字檔案館。這些SODA主題數(shù)據(jù)是從澳大利亞國家檔案館數(shù)字化檔案精品中重新詮釋產(chǎn)生。2013年國際檔案日這天，澳大利亞國家檔案館隆重向世界推出SODA。SODA數(shù)字檔案主題豐富，包括居民生活、旅行照片、移民材料、歷史紀(jì)錄等等各個(gè)側(cè)面的澳大利亞社會(huì)歷史檔案。SODA為那些對(duì)特定主題感興趣的研究人員提供了一個(gè)方便的參考。[2]更值得一提的是，SODA數(shù)字檔案還充分發(fā)揮當(dāng)今人們喜愛的社交媒體的傳播功能，讀者可以隨時(shí)隨地將自己喜歡的SODA數(shù)字檔案分享到Twitter和Face book。

（二）檔案目錄整合加值

檔案整合目錄檢索系統(tǒng)是利用單一接口檢索多種檔案數(shù)據(jù)庫，旨在于鼓勵(lì)大眾能更普遍地了解檔案價(jià)值并起到檔案應(yīng)用加值服務(wù)的目的。澳大利亞國家檔案館編制各種檔案目錄檢索工具，如研究指引（re？ search guide）、Fact sheet和在線檔案目錄檢索。其中在線檔案目錄檢索主要包括查詢文書檔案的Re？ cord Search和查詢照片的Photo Search。

Record Search大約收錄六萬個(gè)系列文書檔案、九千個(gè)檔案產(chǎn)生者和寄存者（包括機(jī)關(guān)、個(gè)人和組織）的詳細(xì)數(shù)據(jù)、800萬個(gè)檔案項(xiàng)目（案卷、地圖、海報(bào)）及120萬個(gè)數(shù)字影像。Record Search提供的檢索方式有簡(jiǎn)易檢索及進(jìn)階檢索兩種，簡(jiǎn)易檢索主要提供關(guān)鍵詞（或名稱）、日期、典藏地、參考號(hào)和查詢層次等字段，進(jìn)階檢索則是在聯(lián)邦政府檔案系列系統(tǒng)（Commonwealth Record Series（CRS）System）架構(gòu)下提供組織、機(jī)關(guān)、系列、項(xiàng)目或所有層級(jí)的檢索。Record Search檢索結(jié)果以三層格式呈現(xiàn)，第一層的檢索結(jié)果告知使用者，符合檢索值的數(shù)據(jù)數(shù)量，僅列出層次和符合的項(xiàng)目數(shù)量。如果要更有效率檢索澳大利亞國家檔案館有關(guān)個(gè)人的館藏檔案，可以使用Name Search進(jìn)行搜尋，讀者可輸入家族姓名后，再選擇檔案類型后進(jìn)行檢索，其檢索結(jié)果則從Record Search中檢索而來。

Photo Search是檢索澳大利亞國家檔案館館藏照片的檢索工具，目前該數(shù)據(jù)庫收錄有16萬張照片影像供在線瀏覽。其檢索方式可采取簡(jiǎn)易查詢及瀏覽查詢兩種。簡(jiǎn)易查詢以照片相關(guān)的關(guān)鍵詞、詞組、系列號(hào)碼、影像號(hào)碼及條形碼號(hào)等來查詢，亦可同時(shí)以照片日期來查詢。瀏覽查詢則是以主題來瀏覽圖片的查詢結(jié)果，約可瀏覽從1860年到1996年澳洲國家及城市人民生活的照片5萬5千張。Photo Search檢索結(jié)果則顯示照片的相關(guān)信息，包括題名、日期、主要主題、次要主題、影像號(hào)、條形碼、典藏地、其他系列相關(guān)案件及系列編號(hào)等，使用者并可直接在在線瀏覽影像。[3]

近年來，澳大利亞國家檔案館十分重視檔案目錄檢索系統(tǒng)的整合。2008年7月8日澳大利亞國家檔案館宣布，在未來的幾年內(nèi)，澳大利亞國家檔案館將建立一個(gè)移民記錄在線查詢系統(tǒng)平臺(tái)，即“共建澳洲家園”（Making Australia Home-Your family migration re？ cords），目前該平臺(tái)已初步建成。

（三）數(shù)字檔案教育加值

數(shù)字檔案自從上世紀(jì)90年代美國推動(dòng)“美國記憶”（American Memory）數(shù)字檔案計(jì)劃以來，即因具有不受時(shí)空限制、提供多媒體館藏及館藏信息經(jīng)過組織整理與分析等特質(zhì)，使其成為教學(xué)的新場(chǎng)域。數(shù)字檔案教育加值是指檔案館藏機(jī)構(gòu)將數(shù)字化后的各項(xiàng)檔案文化素材放置在網(wǎng)絡(luò)上，提供使用者查詢及欣賞或作為教育的教材，從而大幅提升檔案文化傳播、教育與研究的檔案加值活動(dòng)。[4]

澳大利亞國家檔案館在其主頁設(shè)置有教育資源專區(qū)，提供聯(lián)邦、移民、國防、情報(bào)、外交政策和土著等六大主題的教育資源，圖文并茂地展示了澳大利亞的政治、文化和社會(huì)歷史。上述各類主題下又分別提供數(shù)個(gè)主題教育網(wǎng)頁，用戶可以點(diǎn)擊這些網(wǎng)頁進(jìn)入，從而看到百年以前的原始檔案。此外，澳大利亞國家檔案館主頁還專門為5-12年級(jí)的學(xué)生設(shè)置有Vr-room（Vir？ tual Reading Room）在線教室，內(nèi)容包含藝術(shù)與娛樂、健康與福利、國際關(guān)系等9大主題。Vr-room在線教室的每一件館藏都有屬于它的描述，內(nèi)容包括標(biāo)題、日期、產(chǎn)生者、媒體形式及版權(quán)聲明等信息，該館亦針對(duì)每一件館藏編寫學(xué)習(xí)內(nèi)容，學(xué)生可通過學(xué)習(xí)內(nèi)容的信息了解館藏內(nèi)容及其教育價(jià)值。為便利使用者利用此教育網(wǎng)頁，注冊(cè)登入該網(wǎng)站后，還可針對(duì)各館藏紀(jì)錄進(jìn)行儲(chǔ)存并標(biāo)注學(xué)習(xí)心得。[5]

數(shù)字學(xué)習(xí)已被視為是提升檔案教育質(zhì)量、改善教育資源管理的有效途徑，因此世界各國重視并積極發(fā)展數(shù)字學(xué)習(xí)；數(shù)字檔案是針對(duì)檔案文化資源進(jìn)行組織整理，所具有的優(yōu)勢(shì)及多元特質(zhì)，使其成為建立數(shù)字學(xué)習(xí)環(huán)境的最佳組件。[6]澳大利亞國家檔案館網(wǎng)站的數(shù)字檔案教育加值應(yīng)用融教育和檔案為一體，將原始的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為生動(dòng)形象的教育素材，并完整地融入在線課堂服務(wù)之中。澳大利亞國家檔案館重視檔案教育和充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推廣檔案文化知識(shí)的思路值得我們思考和學(xué)習(xí)。

三、數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)展望

檔案為人類知識(shí)的累積，隱含著價(jià)值無限的知識(shí)和文化信息。數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)是實(shí)現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化的重要途徑和措施。加速數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)是信息科技時(shí)代的重要課題。數(shù)字檔案應(yīng)用加值服務(wù)應(yīng)積極從以下三個(gè)方面入手：