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篇（1）

（一）人事檔案材料的鑒別工作是人事檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)。對于收集起來的雜而亂的人事檔案材料進行清理和鑒別，確定和進行取舍，是人事檔案整理工作的基礎。假如略去這一環(huán)節(jié)，不該歸檔的沒有清理出去，該歸檔的又沒有收進來，就會直接影響后面的環(huán)節(jié)，甚至造成整個工作的全部返工。

（二）人事檔案材料的鑒別工作與人事檔案工作的其他環(huán)節(jié)工作有著緊密的聯(lián)系。例如，通過鑒別工作，可以發(fā)現(xiàn)哪些檔案材料不齊全，以便及時收集，同時還可以提高收集工作在來源上的質量，不應把―些不必要的、沒有價值的材料都收集起來。再比如，鑒別工作的質量高低，直接關系到人事檔案保管工作，通過鑒別，把那些不需要歸檔的材料從檔案中剔除出去，減少檔案的份量，可以節(jié)約館庫面積，有利于保管工作。此外，鑒別工作還可以促進人事檔案利用工作的開展。鑒別工作中取舍恰當、合理，就能保證人事檔案的真實性和精煉性，否則一旦該歸檔的材料銷毀了，就不可復得了，會給黨的事業(yè)造成不必要的損失。

二、鑒別工作的內容范圍

（一）判斷材料是否屬于本人。鑒別這個問題的主要方法是：

1.辨認姓名的異同。下列幾種情況比較容易混淆。

（1）同姓同名。這是最容易混淆也最難發(fā)現(xiàn)的一種情況。對這種情況的辨認方法是逐份地核對同姓同名的材料，尤其是核對材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成份、入黨時間、參加工作時間、工資級別等情況是否相同。主要經歷是否―致。為了達到互相印證的目的，要盡可能地多核對一些項目，使鑒別結論有可靠的依據(jù)和基礎。

（2）同姓異名或異姓同名。這是收集人事檔案材料時造成的。鑒別時要特別留心材料上的姓名，對那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時只注意看內容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過去。

（3）一人多名。有的人在不同時期有不同的名字，比如孩童時期有乳名（或叫小名），上學時有學名，還有的人有字號、筆名、化名等等，如果不認真辨認，就很容易使以個人的檔案材料身首異地。辨別這種情況的方法有三種：第―，核對后期材料姓名欄內曾用名，是否有與前期原名相同的名字;第二，清查檔案內是否有更改姓名的報告和審批材料;第三，將不同姓名的材料內容進行核對，看看每份材料的年齡、籍貫、經歷等情況是否相同。

2.辨認材料的內容和作用，其主要方法是：（1）看內容。即審核材料的內容是否與該人員的問題有關，比如政審材料中所反映的內容與該人員的結論是否有內在聯(lián)系，是否是結論的依據(jù)。（2）看用途。比如對于證明材料，要詳細審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰？如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所寫的證明他人問題的材料，由于它的用途不是證明該人員的，所以不該歸入該人員檔案中。

（二）判斷材料是否屬于人事檔案

一個人的檔案材料包括人事檔案內容的材料及非人事檔案內容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書、業(yè)務考績、案件等檔案內容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應轉送有關部門處理的材料，鑒別工作的任務就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴格區(qū)分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內容的材料另加處理。

（三）判斷材料是否真實、準確

做人事檔案工作必須講究實事求是，來不得半點虛假和含糊其詞，由此要求人事檔案材料所記述的內容必須真實而且準確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發(fā)現(xiàn)內容不屬實，觀點不明確、言詞不達意或詞義含混的情況，應立即退回原單位重新改正。

（四）判斷材料有無重復

要保持人事檔案的精煉，重份材料或內容重復的材料必須剔除。鑒別的時候，無論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。比如有的人在入黨之前寫了許多份入黨申請書，鑒別時可以只選取其中內容最完整、手續(xù)最齊全、字跡最清楚的歸入本人檔案的正本和副本中即可。

（五）確定材料是否有保存價值

歸檔的材料要能反映個人的政治思想、業(yè)務能力、工作成績、專長愛好等方面倩況。對于一些沒有價值或價值不大的材料以及似是而非、模棱兩可、不能說明問題、沒有定論、起不了說明作用的旁證材料，不要歸檔，尤其對內容不真實、不準確、甚至誣蔑陷害等材料更不能歸入。

三、對不在歸檔范圍的材料的處理

對不歸檔材料的處理主要有下列四種方法：

（一）轉。凡是經過鑒別，并不屬于本人的材料，或者根本不在歸檔之列的材料，必須剔出轉給有關單位保存或處理。

篇（2）

中圖分類號：G27 文獻標識碼：B 文章編號：1009-9166（2011）032(C)-0334-01

人事檔案鑒別工作應當本著“取之有據(jù)，棄之有理”的原則來進行，即凡要確定有關材料應當歸檔就要符合有關規(guī)定；要嚴格按照有關政策和規(guī)定辦事，不該歸檔的材料，一份也不能歸檔；應該歸檔的材料，一份也不能銷毀。人事檔案鑒別工作的內容范圍大致包括以下幾個方面。

一、判斷材料是否屬于本人

鑒別這個問題的主要方法是：1、辨認姓名的異同。（1）同姓同名，這是最容易混淆也最難發(fā)現(xiàn)的一種情況；對這種情況的辨認方法是逐份地核對同姓同名的材料，尤其是核對材料上的籍貫、年齡、家庭出身、本人成分、人黨時間、參加工作時間、工資級別等情況是否相同，主要經歷是否一致。為了達到互相印證的目的，要盡可能地多核對一些項目，使鑒別結論有可靠的依據(jù)和基礎。（2）同姓異名或異姓同名，這是收集人事檔案材料時造成的。鑒別時要特別留心材料上的姓名，對那些姓名有某些相向之字的材料，更要提高警惕。如果在鑒別材料時只注意看內容，而不大注意看姓名，就很容易讓那些同姓異名或異姓同名的材料蒙混過去。（3）一人多名，有的人在不同時期有不同的名字，比如孩童時期有乳名（或叫小名），上學時有學名，還有的人有字號、筆名、化名等，如果不認真辨認，就很容易使一個人的檔案材料分散保管。辨別這種情況的方法有三種：第一，核對后期材料姓名欄內留用名，是否有與前期原名相同的名字；第二，清查檔案內是否有更改姓名的報告和審批材料；第三，將不同姓名的材料內容進行核對，看看每份材料的年齡、籍貫、經歷等情況是否相同。2、辨認材料的內容和作用。（1）看內容，即審核材料的內容是否與該人員的問題有關，比如政審材料中所反映的內容與該人員的結論是否有內在聯(lián)系、是否是結論的依據(jù)。（2）看用途，例如對于證明材料，要詳細審查，看此材料用于證明誰的問題，也就是被證明人是誰。如果被證明人不是該人員，那么這份材料一般也就不是該人員的。該人員所證明他人問題的材料，由于它的用途不是讓明該人員的，所以不該歸入該人員檔案。

二、判斷材料是否屬于人事檔案

一個人的檔案材料包括人事檔案內存的材料及非人事檔案內容的材料兩大部分。在非人事檔案材料之中，有的是屬于文書、業(yè)務考績、案件等檔案內容的材料，有的屬于本人保存的材料，有的是應轉送有關部門處理的材料，鑒別工作的任務就是將人事檔案材料與非人事檔案材料嚴格區(qū)分開來，擇其前者歸檔，并將那些非人事檔案內容的材料另加處理。下面是一些常見的人事材料：1、政審材料，審查結論、復審結論、甄別結論或決定，通知、批復、組織批注意見，帶結論性的調查報告，證明材料，本人交代和本人對組織結論簽署的意見和對有關問題的主要申訴材料。2、紀檢案件材料，處分決定、批復、通知、調查報告、復查、甄別、決定，個人檢討、申訴，本人對處分決定簽署的意見的復制件或打印件。3、任免、調動材料，職務任免、調級、出國人員審查材料、調動登記人、調級審批表、出國人員審查表。4、入黨入團材料，入黨志愿書、入團志愿書、入黨申請書、入團申請書（也括自傳材料）、轉正申請書以及入黨入團時組織上關于其本人歷史和表現(xiàn)以及家庭主要成員、社會關系情況的調查材料。5、司法案件材料，判決書復制件及撤銷判決的通知書。6、晉升技術職稱、學位審批表以及業(yè)務考績資料，晉升技術職稱、學位審批表，技術人員登記表，考試成績表，業(yè)務自傳，技術業(yè)務方面的個人小結以及組織評定意見，創(chuàng)造發(fā)明和技術革新的評價材料，考核登記表，重要論文篇目和著作書目。7、獎勵材料，授予先進模范稱號的決定、通知、批復、授勛申批表、事跡材料。8、考核及考察材料，組織正式的考核、考察材料，考核登記表。9、離退休材料，退休、離休審批表和有關工齡、參加革命工作時間的調查審批材料，個人申請材料。10、履歷、自傳或鑒定材料，各種履歷表、登記表、本人或組織寫的個人經歷材料，本人寫的自傳，以及各種鑒定表。11、其他材料，個人與的思想、工作、學結或檢查，近期的體檢表，殘廢登記表，死亡報告表，悼詞。

三、判斷材料是否真實、準確

人事檔案工作必須講究實事求是，來不得半點虛假和含糊其辭，由此要求人事檔案資料所記述的內容必須真實而且準確，不能前后矛盾，模棱兩可。在鑒別工作中一旦發(fā)現(xiàn)內容不屬實、觀點不明確、言詞不達意或詞義含含糊的情況，應立即退回原單位重新改正。

四、判斷材料有無重復

要保持人事檔案的精練，重份材料或內容重復的材料必須請出。鑒別的時候，無論是正本還是副本，只需保留一份，多余的可以清出。

五、確定材料是否有保存價值

歸檔的材料要能反映個人的政治思想、業(yè)務能力、工作成績、專長愛好等方面情況。對于一些沒有價值或價值不大的材料以及似是而非、模梭兩可、不能說明問題、沒有定論、起不了說明作用的旁證材料，不要歸檔，尤其對內容不真實、不淮確其至誣蔑陷害等材料更不能歸入。

檔案工作是一項細致的工作，容不得馬虎，這就要求工作人員按要求和規(guī)定來處理檔案，杜絕錯誤。

作者單位：伊春職業(yè)學院綜合檔案室

篇（3）

在企業(yè)經營和發(fā)展過程中，由于相關制度和技術手段的完善，人事檔案管理也趨于完善的狀態(tài)，為企業(yè)的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎，更為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的理論依據(jù)。企業(yè)對員工評價的主要依據(jù)就是人事檔案，同時其也是為員工提供管理和待遇的憑證，對企業(yè)的發(fā)展具有重要的影響。隨著市場經濟的快遞發(fā)展，人才已經成為企業(yè)之間競爭的主要元素，因此人事檔案的作用逐漸凸顯，盡管如此，在人事檔案管理的過程中還存在一些不足和缺陷，需要相關管理部門采取有效的措施進行處理，從而提高人事檔案管理的質量。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性

在當前社會發(fā)展過程中，由于對人事檔案管理沒有一個系統(tǒng)化的管理手段和管理概念，使得其在發(fā)展的過程中對相關的技術手段和技術理念的控制都不夠完善，是憑借企業(yè)管理經驗自我總結和自我完善的過程，這就使得檔案管理過程中存在著不統(tǒng)一，不標準和不規(guī)范的缺陷。檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。

1.2 流動人員斷檔現(xiàn)象嚴重

斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進行更新，流出后的工作經歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性，畢業(yè)分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營企業(yè)，后來應聘入我單位后，又去原來單位把檔案調出，就存在了斷檔現(xiàn)象。（2）社會上有很多的企業(yè)不具有人事檔案管理和存放的資格，因此，這類企業(yè)中員工的檔案還掛在人才市場，通過與人才市場管理人員簽訂協(xié)議，并每年向其繳納存放所需要的費用即可，但是人才市場是不會對個人的檔案進行更新處理的，這也是造成人事檔案斷檔的一個原因。

2 提高人事檔案管理水平的對策

2.1 與時俱進，解放思想

只有管理思想發(fā)生轉變，管理方式才會有所改變，因此，在管理人事檔案的過程中，需要解放管理人員的思想，將傳統(tǒng)的人事檔案管理思想從管理人員的思維中去除，促使其使用符合現(xiàn)代社會發(fā)展的人事檔案管理思想進行管理活動。過去，人事檔案具有較強的秘密性，是不能夠被別人知道的，其被作為階級斗爭的主要工具，同時其也可以看作是階級斗爭的產物，但是傳統(tǒng)的管理理念已經不適應現(xiàn)階段的社會發(fā)展的需求，因此，必須采取有效的措施進行人事檔案的有效管理，提高其的科學規(guī)范，使其滿足社會發(fā)展的需求，做到與時俱進。

2.2 加強個人對人事檔案作用和重要性的認識

在人事檔案中記錄著個人的經歷、成長歷史、政治面貌和品德作風等相關的內容，其具有的作用有憑證、依據(jù)和參考，個人的很多關鍵證明都離不開人事檔案這一材料。特別是對于剛畢業(yè)的大學生來說，其具有十分重要的作用，工齡計算、轉正升級、結婚生育、職稱申報和公務員的報考等內容都離不開檔案，由此可見，人事檔案對個人具有較大的作用，因此個人需要加強對人事檔案重要性的認知，從而有助于人事檔案管理工作水平的提升。與企事業(yè)單位相比，行政機關單位更加看重人事檔案的作用。盡管人事檔案可以新辦，但是個人從前的一切就會不復存在，對個人的發(fā)展是極為不利的，因此需要加強個人對人事檔案作用和重要性的認識。

2.3 對于流動人員人事檔案管理工作，各級政府人事部門要高度重視

對于人事檔案管理工作，相關的管理部門要加強監(jiān)督，并且還要進行定期的檢查工作，有利于及時發(fā)展人事檔案管理中的問題，從而采取有效的措施進行處理和解決，對于嚴重違反規(guī)定的行為要嚴肅處理。在人事檔案管理過程中態(tài)度不認真或者是審查不嚴格的工作人員，要視情節(jié)的輕重來教育和處分管理人員；如果有工作人員相偽造檔案資料，為人們出具假檔案和假證明，要按照相關的規(guī)定進行處理，如果觸犯到了法律，那么就要追求刑事責任。

2.4 行政事業(yè)機關重視人事檔案管理，普遍管理規(guī)范

由于行政機關事業(yè)單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個人檔案能系統(tǒng)全面地了解干部的歷史情況、工作經歷，優(yōu)缺點及受過獎懲等，作為使用干部的依據(jù)之一。個人檔案在轉正定級、計算工齡、職位升遷、辦理養(yǎng)老保險起著非常重要的作用。行政事業(yè)機關都有設專門的人事檔案管理人員系統(tǒng)的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質還是專業(yè)素質上都經過把關，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序。

2.5 穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務素質

人事檔案管理的工作人員可以通過參加相關的培訓工作提升自身的專業(yè)素質，從而做好人事檔案管理工作。現(xiàn)階段想，既懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)理論知識的管理工作人員比較缺乏，因此，檔案管理部門要采取有效的措施，提高人事檔案管理隊伍的水平和質量。具體的措施有：創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設置崗位。

結束語

綜上所述，當前檔案管理過程中的主要管理手段是科學規(guī)范的人事檔案管理，其對提高人事檔案管理具有重要的作用。在管理人事檔案的過程中，要以實事求是作為原則，保證人事檔案上管理水平符合時展的趨勢，這樣一來，人事檔案管理的積極作用才能夠得到有效的發(fā)揮，為企業(yè)的進一步發(fā)展提供有力的保證，同時還能夠使企業(yè)的管理水平得到有效的提高，更為社會的進步和經濟建設水平的提高做好基礎性的工作。

參考文獻

[1]盧華麗.加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].生物技術世界，2015（9）.

篇（4）

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄[1]。我國的人事檔案管理歷史淵源，而真正開展起來是在建國后，黨和國家十分重視人事檔案的保管，各級組織和人事部門成立了人事檔案管理的專門機構，經過半個多世紀的發(fā)展積累了大量的人事檔案管理工作經驗，人事檔案得到了較大發(fā)展，并逐步走上了制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化之路。人事檔案自產生以來，一直發(fā)揮著不可替代的作用，為人事調動、聘用、晉升等工作提供了很多便利和幫助。但隨著我國政治經濟體制改革的推進，企事業(yè)產權制度改革的實施，干部人事制度改革的深化，流動人員大量增加，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作出現(xiàn)了較多問題，嚴重影響其作用的正常發(fā)揮。加之21世紀人類進入信息時代，信息化技術的快速發(fā)展和廣泛應用，檔案事業(yè)遇到了挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇。過去傳統(tǒng)的只注重保管的管理模式，已經不能適應當今社會發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式，對充分發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)利用中的作用具有十分重要的意義。

1　傳統(tǒng)人事檔案管理模式的特點

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，具有集合性、認可性、專門性、真實性、機密性、權威性、現(xiàn)實性、動態(tài)性等屬性，是組織、人事、勞動等部門培養(yǎng)、選拔和使用人員的重要依據(jù)。傳統(tǒng)人事檔案的內容單一，材料收集、裝檔、保管、鑒別、轉遞、查閱等所有環(huán)節(jié)均依靠手工勞動，工作效力不盡如意，再加上人工操作難免會出現(xiàn)一些錯誤，對個人人事檔案的真實性也產生了一定的影響。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式具有“重保護，輕利用”的特點[2]，擁有一套規(guī)范的管理制度和管理程序，有利于檔案的保密和保管。

2　制約人事檔案信息化管理的因素

在現(xiàn)代信息化時代，因傳統(tǒng)的人事檔案管理模式具有“重保護，輕利用”的特點，在個人和用人單位之間不能更好的發(fā)揮其橋梁紐帶作用，從而呈現(xiàn)一系列信息化建設滯后，檔案社會利用率低等現(xiàn)象。造成這種現(xiàn)象的原因有很多，主要體現(xiàn)在人事檔案管理人員思想觀念、服務技術和管理人員自身的業(yè)務水平等。

2.1　思想觀念陳舊

人事檔案管理人員的思想觀念對人事檔案管理模式的改革具有深遠的影響[3]。在信息時代，人們認識到了開發(fā)利用信息資源的重要性，但在實際工作中，由于管理人員陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢仍具有很大的束縛性，始終堅持人事檔案“重保護，輕利用”的原則，認為只要按時收集，妥善保管，提供憑據(jù)就行了。很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發(fā)價值，并考慮怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等。正因為這些傳統(tǒng)的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開發(fā)利用的進一步深入，影響了人事檔案管理的發(fā)展。

2.2　技術服務落后

目前，很多人事檔案管理室都已經配備了計算機等先進軟件設備。但是由于技術水平及陳舊觀念，大多計算機軟件只用于日常辦公中，而檔案信息的輸入、存儲和開發(fā)利用仍處于手工操作階段，缺乏對信息的開發(fā)利用，導致了人事檔案信息的利用效率低，這是當前人事檔案信息開發(fā)利用中的一個重要問題。隨著網絡、計算機的深入普及，用戶對檔案利用方式及需要也發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的封閉式管理模式不再適應信息時代用戶的需要。因此，要盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化技術，不斷促進現(xiàn)代化建設，改變傳統(tǒng)思想觀念，與時俱進，提高網絡化建設，把先進的信息技術應用到人事檔案管理中，充分發(fā)揮人事檔案在信息開發(fā)利用價值，開發(fā)有效的數(shù)據(jù)庫與管理系統(tǒng)，以適應時代的發(fā)展。

2.3　檔案管理人員業(yè)務水平不高

人事檔案的信息化管理如何更快更準的實現(xiàn)，關鍵在于人的管理[3、4]。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，管理人員的整體業(yè)務水平不高，缺乏檔案管理的利用意識，對檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會信息化的迅速發(fā)展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對檔案管理人員的業(yè)務能力水平提出了高標準的要求。檔案管理人員不僅要具有現(xiàn)代化技術管理水平，先進的思想觀念，還要有較高的知識層次和科學的技術水平。加強檔案管理人員的培訓是實現(xiàn)檔案信息化管理的必備條件。

3　信息化人事檔案管理勢在必行

人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理的必然模式，是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要[5]，更是事業(yè)單位以人為本，科學管理的需要。人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強化創(chuàng)新意識，樹立檔案信息服務理念，形成信息檔案、服務育人的管理模式，才能更好更快的發(fā)展檔案事業(yè)。人事檔案信息化管理、網絡化具有重要的現(xiàn)實意義[6]。它不僅有利于對人事檔案實體和信息的保護，避免損壞檔案的現(xiàn)象發(fā)生，還有利于人事檔案的開發(fā)利用，提高人事檔案的利用價值，同時可節(jié)省大量的人力、物力、財力，減輕各用人單位的負擔。人事檔案信息化管理是建立實用性強的微機人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時輸入和輸出，提高檢索效率，快速準確地為人才開發(fā)和經濟建設服務，充分發(fā)揮人才信息資源的價值，從而真正為學校各項事業(yè)的發(fā)展起到提供信息、引導服務作用。

參考文獻：

[1]陳炳亮.人事檔案管理研究.蘭州大學，2003.

[2]唐晶.當前我國人事檔案管理方向的研究.山東大學，2007.

[3]劉宗華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法.管理實務，66-68.

篇（5）

衛(wèi)生技術人員檔案主要包括六大部分:（1）個人基本情況；（2）學歷、學位證書；（3）專業(yè)技術進修證明；（4）定期工作總結以及年度考核資料；（5）專業(yè)技術資格任職材料；（6）專業(yè)技術科研成果鑒定資料。

檔案對醫(yī)療工作者的意義

醫(yī)務人員的業(yè)務檔案是醫(yī)務人員本人在臨床醫(yī)療工作中形成的反映工作過程、職稱職務、科研成果的文字材料，這是醫(yī)務人員自身價值的一種體現(xiàn)，也是用人單位在選用人才時的一個考量資料。衛(wèi)生技術人員業(yè)務檔案的建立，為專業(yè)技術人員提供了有效的服務，為醫(yī)院管理提供了準確及時的信息。其實在日常工作中，工資調級、職務晉升，專業(yè)技術職稱評定都是以本人的檔案材料為憑據(jù)。如果自身檔案有著很大的不確定性，比如參加工作時間、出生年齡不確切，就會給制定工資標準和退休時間帶來麻煩，事實上也是給自己帶來許多不必要的麻煩；還有的檔案缺少干部任免表和相關的考察考核材料，晉升職務就無憑據(jù)，甚至參與考試考核的資格都無從說起。檔案還是組織人事部門全面考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)，試想如果一份檔案中各項材料漏洞百出自相矛盾，即使考察對象有極高的素質，組織部門也是難以著手錄用的。因此，醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案、人事檔案的收集管理和開發(fā)利用不僅僅對醫(yī)務人員有提供信息的作用，對促進醫(yī)院醫(yī)療、教學科研以及干部選用也具有十分重要的意義。

如何提高對人事檔案的重視

1提高認識，加強專業(yè)隊伍建設與管理

檔案工作者多為兼職人員，一人分管多項工作且人員流動頻繁，不利于檔案工作的穩(wěn)定[2]。領導應重視人事檔案工作，設定專人管理，建立人事檔案管理達標升級考核機制，推進人事檔案規(guī)范化建設，比如使用計算機管理。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息化的發(fā)展，檔案工作正在由以手工為手段、以實體為對象的檔案管理向以信息化為手段、以內容為對象的檔案管理轉變[3]。定期組織舉辦人事檔案工作者技術學習，完善新知識和有關知識的補充，使人們對檔案工作人員的工作認識不再是抄一抄、寫一寫、借一下、收一下，提高了專業(yè)檔案管理人員的素質也就必然提高了檔案的質量，使檔案的信息收集全面準確，真實反映出衛(wèi)生人員的德能績勤，也就凸顯出了檔案的意義，使人們對于檔案的價值不再小視。

2加強檔案保護設施，提高檔案質量

隨著“大部制”改革的實施和“大機關”的發(fā)展趨勢，辦公用房嚴重不足[4]，檔案用房就更加緊張。目前大多醫(yī)院人事檔案硬件保護方面設施陳舊落后，很多檔案庫都是廢棄的庫房改建，防火、防潮措施幾乎全無。部分檔案紙張損壞嚴重，字跡模糊不清，紙張殘缺不全，完全失去提供信息的價值，變成無任何參考價值的廢紙，直接影響到檔案的完整性；更有甚者，調閱紀律沒有得到嚴格執(zhí)行，檔案室可隨便進出，檔案也可隨意翻閱，使檔案的機密性完全喪失，甚至發(fā)生檔案被改動或者丟失的情況。所以，加強檔案保護硬件設施，建立獨立規(guī)范的檔案室，實現(xiàn)人事檔案管理工作規(guī)范化勢在必行。同時，嚴格阻止虛假材料進檔，對不符合要求的材料堅決退回，手續(xù)不全的材料要及時補辦，保證人事檔案的權威性、準確性、真實性，不斷提高人事檔案質量，全面反映出個人能力。

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文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

一、人事檔案管理存在的問題

（一）材料內容過于形式化，空洞無物。如每年一次的鑒定考核內容，評語都基本上是“堅持四項基本原則、擁護黨的領導”，“努力鉆研業(yè)務”，“科研能力較強”之類的話語，很難反映一個人的特點和全貌，體現(xiàn)不出個性特色。

（二）部分材料不規(guī)范、不完整。應該歸檔的材料檔案里沒有，不應該歸檔的材料卻出現(xiàn)在檔案里，歸檔材料的書寫不規(guī)范，形式不統(tǒng)一，考核材料沒有本人簽名，部分檔案材料中有些人的出生年月，加入黨團的時間、學歷，以及參加工作時間等前后記載不一致，出現(xiàn)年齡越填越小，工作時間越填越早，學歷越填越高等現(xiàn)象，使檔案材料的真實性大大降低。

（三）材料利用分散。組織人事部門只掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職稱評定、工資等方面的材料，而教師的教學科研情況材料則比較分散，一部分由各個系室收集，一部分由教學科研處掌握，要了解一個教師的綜合情況，就必須到幾個部門去了解、去統(tǒng)計。這種分散管理破壞了人事檔案內容的完整統(tǒng)一，使之不能全方位地反映教職工的真實面貌。

（四）制度不健全，管理方法落后。從收集、鑒別、歸檔整理、保管保密到轉遞、查（借）閱利用等人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)缺乏一整套系統(tǒng)的規(guī)章制度。檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱檢索等一系列環(huán)節(jié)均為手工操作，工作效率低下，準確性較差，利用率較低，與科學化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，計算機、光盤、掃描儀、縮微設備等現(xiàn)代信息技術手段尚未在學院人事檔案管理中廣泛應用，難以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。

二、人事管理新模式的探索

（一）健全工作制度，加強科學管理。建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應結合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進一步完善各項檔案管理制度，并堅持執(zhí)行，使其真正落到實處。尤其要建立應用計算機管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉遞、查閱、保管制度要進一步嚴格要求，阻止虛假材料進檔，避免出現(xiàn)無頭檔案及死檔棄檔，完善人事檔案整理工作細則，使檔案的整理更加科學全面完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

（二）檔案客觀真實，突出個性特色。學校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點外，還具有自身的個性特點和特殊性。一管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二建檔對象文化層次較高；三檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應補充新時期形成的材料，例如將人事調動、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、公積金等與個人利益密切相關的材料納入個人檔案之中。其次，應以收集客觀材料為主，如教師教學、科研、學術研究和反映教師思想品德、敬業(yè)精神、業(yè)務水平、技術專長、工作能力、成就貢獻等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內容材料。人事檔案收集的渠道應是多方面的；不僅要通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學校機關各相應管理部門收集當事人的教學情況、科研成果及其他業(yè)務方面的材料。通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。

（三）人事檔案的科學化、信息化和網絡化。人事檔案管理要把人才檔案信息化，把人事檔案中的現(xiàn)實記錄轉化為“活”信息，建立一個豐富強大的數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術對人才隊伍進行統(tǒng)計和定量分析，為組織人事部門提供人才信息，為領導決策提供依據(jù)。人事檔案信息化管理系統(tǒng)最主要的部分是人事信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括人員的基本情況、人員的職務和職稱情況、人員學習培訓情況、表現(xiàn)情況等。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎數(shù)據(jù)，不僅能夠重復使用，提高數(shù)據(jù)的利用率，還能消除重復的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結構比較合理，功能比較完善，可以共享的人才信息資源，可以隨時為學校各部門的業(yè)務管理提供多功能、深層次的信息服務。

三、高校人事管理的特點

（一）人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

（二）利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員，都不會忽略人事檔案的利用。由于利用者類型、利用用途的多樣性，他們對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面的需求存在多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

（三）人事檔案管理方式和服務方式的開放性。市場經濟的建立，降低了人事檔案政治化、神秘化的程度，同時，信息技術和網絡的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

綜上所述，人事檔案管理是一切管理工作的基礎，必須做到認真、細致以達到相關信息的完整和可靠。因此我們在實際工作中必須不斷的建立健全相關規(guī)章制度，積極主動的創(chuàng)新工作手段，盡可能多的應用現(xiàn)代科技，提高工作效率。努力提高相關工作人員的專業(yè)素質，使得其面臨新情況時能夠及時的做出應對。

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一、人事檔案檔案管理在企業(yè)政工工作中的重要性

人事檔案是個人從事政治、經濟、科學、文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表等形態(tài)的歷史記錄，是政工組織所屬的人事部門，按照黨的干部政策要求，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內容的文字材料，并按照有關人事檔案管理規(guī)定進行有序整理和分類后組成的文本資料，是考察、了解個人情況的重要履歷內容，是正確選人、用人，嚴格選拔德才兼?zhèn)涞念I導干部的重要依據(jù)。

二、以人為本，加強企業(yè)人事檔案管理

（1）牢固樹立“以人為本”的觀念是做好企業(yè)人事檔案管理的前提。從人事檔案主體的角度來看，所有材料的主體是“人”，離開“人”，人事檔案就會失去存在的基礎，人事檔案管理就無從談起。換言之，是“人”充實了人事檔案管理工作的內容。如果不把依靠人作為提升人事檔案管理的前提，收集的材料就難以做到齊全、完善，人事檔案就不可能完成全部，真實地反應員工德才的使命。從檔案服務的角度來看，人事檔案是企業(yè)選拔人才、判定人才價值的依據(jù)。良好的檔案管理有助于企業(yè)認識員工，制定切實可行的員工職業(yè)生涯規(guī)劃，提高員工素質，增強企業(yè)市場競爭力，同時，良好的檔案管理可為員工個人發(fā)展提供優(yōu)質服務，是員工獲取組織信任，實現(xiàn)自我價值的基礎。（2）深入貫徹“以人為本” 的指導思想，提高企業(yè)人事檔案管理質量。首先，把依靠人作為提高企業(yè)人事檔案管理的根本前提，多渠道、全方位地收集員工個人信息，通過良好的檔案管理使員工檔案能夠詳實、全面地展示其履歷、特長、思想品德、業(yè)務能力以及工作實績。其次，把尊重人作為提高檔案管理的根本準則，認真落實材料的核查工作加強企業(yè)人事檔案管理。材料核查主要是對材料的真實性和完整性進行判定。真實是員工檔案可靠性的前提和基礎，對材料真?zhèn)蔚蔫b定是對組織和檔案利用者的尊重和負責。完整性包括：一是各類材料內容上的完整。比如：九類一中工資材料中的《崗位工資變動審批表》是否連續(xù)，九類二中的《干部任免審批表》是否齊全；二是每份材料手續(xù)完善。比如要求上報機關備案或審批的材料是否按要求完成，手續(xù)尚未完善的應提交相關部門，按規(guī)定完善所有手續(xù)后再歸入員工檔案。再次，把為了人作為提高企業(yè)人事檔案管理的根本目標。檔案工作具有很強的服務性，企業(yè)人事檔案服務質量的優(yōu)劣取決于材料的真實性、正確性和完整性。因此要把材料的鑒別工作作為嚴格檔案管理的必要程序。材料鑒別除了上述的真?zhèn)舞b別和完整性鑒別外，尤其要注意核對材料與檔案主題的一致性，同名同姓人員要利用ERP系統(tǒng)的人員編號從年齡、性別、籍貫等基礎信息入手，避免張冠李戴，給企業(yè)提供錯誤的員工信息。

三、加強人事檔案ERP管理工作，以高科技手段引領人事檔案管理邁上新臺階

人事檔案管理，作為企業(yè)政工管理的重要組成部分，隨著信息技術的廣泛普及和ERP管理系統(tǒng)的不斷應用完善，正在體現(xiàn)出，利用高科技手段，更好地為政工工作服務，進而滿足企業(yè)不斷發(fā)展、壯大的目標和需求。進入21世紀，高科技、智能化、信息化，正在逐步影響人們的日常工作和學習生活。而對于人事檔案管理工作，也正逐步由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化模式轉變，由繁鎖的、大量的原始工作方法逐步轉向簡單的、方便的智能化信息整理和檢索，從而，快速提升人事檔案管理水平，為人事任免和管理提供有效、全面、可信的依據(jù)。工作中，通過大量的原始數(shù)據(jù)資料的采集與整理等基礎工作，形成了有效的電子檔案系統(tǒng)文件，通過ERP系統(tǒng)檔案管理模塊的逐步推廣，從2007年的單一采集導入檔案目錄信息到滿足日常檔案管理的查詢、創(chuàng)建、目錄導出、轉遞檔案信息等用途，以高科技手段促使人事檔案管理工作不斷提高效率。加強人事檔案管理，必須具備與時俱進的意識和心態(tài)，要以發(fā)展的眼光，準確把握人事檔案管理的時代性和創(chuàng)新性，要緊緊圍繞黨政工作管理制度，以人為本，加強政工工作的全局意識和服務意識，以高標準、嚴要求的工作態(tài)度，認真履行人事檔案管理工作要求，以扎實的工作基礎，為政工工作保駕護航。

參 考 文 獻

[1]王玉萍.《企業(yè)政工檔案管理創(chuàng)新芻議》

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1.社會對人事檔案管理工作普遍不夠重視

人事檔案管理工作是一項平凡瑣碎的工作，不直接產生經濟效益，更不容易干出工作成績，所以很難引起社會的重視。一些單位領導對人事檔案管理工作往往是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”，認為人事檔案工作無非就是“修修補補、抄抄寫寫、查查看看”的事務性工作，不是單位的重要工作。有些檔案管理人員“半路出家”，缺乏應有的專業(yè)知識。許多用人單位尤不愿在人事檔案管理方面投入人員和財力。許多畢業(yè)生意識不到檔案的重要用途，工作后流動性強，檔案又不能隨身自帶，只好把檔案長期留在學校或人才交流中心置之不理，導致大量“死檔”。

由于對檔案管理工作普遍重視不夠，導致人事檔案管理工作常常處于被動應付狀態(tài)，難于充分發(fā)揮其服務功能。

2.檔案管理內容不能與時俱進

目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個人履歷、自傳、鑒定考核、學籍和職稱、政審情況、黨團關系、獎勵與處分、職務任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個人的歷史面貌和靜態(tài)情況，很難全面、完整地將個人的特點和才能表現(xiàn)出來。近年來干部人事制度改革中形成的能夠真實反映干部德能勤績廉表現(xiàn)、具有長期查考價值的材料（如年終測評分數(shù)、個人特長、信用記錄等）未能及時補充到干部人事檔案中來。這樣就使人事檔案很難對人才進行全面深入的考核，對用人單位的參考價值也就非常有限。

3.檔案材料不夠規(guī)范

一是檔案材料沒有及時更新，造成材料缺失現(xiàn)象嚴重。現(xiàn)代社會人才流動非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責任心不強，檔案轉出和轉入單位檔案管理人員缺乏溝通協(xié)調，沒有及時提供新的材料，造成很多檔案材料不連續(xù)，出現(xiàn)空白，造成“斷檔”。二是檔案材料格式混亂。有些檔案材料的手續(xù)不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一，難以進行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁現(xiàn)象較多，影響檔案的保存。

4.檔案材料失實現(xiàn)象嚴重

有些檔案材料如考核鑒定、個人總結、入黨申請等只寫成績，不寫問題，只寫優(yōu)點，不寫缺點，只寫對自己有利的，不寫對自己不利的，不能實事求是地反映一個人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買假文憑、造假檔案，欺騙組織，近年來發(fā)現(xiàn)的王紅英、黃梅芳、王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型地反映出當前人事檔案誠信缺乏的嚴重程度。這些現(xiàn)象，嚴重影響了檔案的權威性和公信力。

5.檔案管理的信息化程度不高

大多數(shù)單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄了工作人員“三齡一歷”、職稱、職務等基本信息和人事檔案目錄，沒有使用專用檔案管理軟件進行檔案管理，沒有實現(xiàn)檔案數(shù)字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態(tài)。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實現(xiàn)資源共享。

二、加強人事檔案管理工作的對策

1.加大宣傳培訓力度，真正重視人事檔案管理工作

領導干部要重視檔案管理工作。挑選熱愛檔案管理工作、原則性強，保密意識強、兢兢業(yè)業(yè)、甘于奉獻的人員從事檔案管理工作；要對檔案管理人員進行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，尤其是要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識、程序和要求，熟悉計算機操作并掌握檔案管理方面的相關軟件應用技術。通過培訓，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專業(yè)素質。

同時，要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續(xù)性。向各單位員工和高校畢業(yè)生宣講檔案在就業(yè)、升職、出國等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”、“死檔”等現(xiàn)象。

2.完善豐富檔案內容，提升檔案利用價值

在檔案內容上，要與時俱進，除了現(xiàn)行規(guī)定收集歸檔的材料外，還應逐步建立起檔案管理部門與用人單位、教育、紀檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機制，收集平時工作業(yè)績材料（包括工作實績、獲得獎勵、科研成果、培訓學習等）、個人信用記錄材料（包括銀行信用和社會信譽記錄等）、繳納養(yǎng)老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個人特色材料等，提升人事檔案的社會服務功能。

3.統(tǒng)一檔案材料要求，促進檔案材料規(guī)范化

一要規(guī)范檔案材料收集途徑、內容、時間，確保及時歸檔、更新；二要督促用人單位和相關部門及時收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴格把關，規(guī)范檔案材料的手續(xù)，對于缺少日期、簽名、印章等的材料要求有關部門和人員及時完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統(tǒng)一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。

4.加大教育和懲處力度，增強人事檔案的公信力

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人事檔案是記述個人基本情況、工作能力及道德表現(xiàn)的文字材料，是人事信息資源的主要來源，也為如何合理配置人力資源提供依據(jù)。長期以來我國的醫(yī)護人員非常注重提高自身的醫(yī)護技術水平，對于記載提升過程證明其業(yè)務能力的檔案卻沒有引起足夠的重視，但事實上檔案對于一個無論是“社會人”還是“單位人”都有著重大的現(xiàn)實意義。筆者從目前人檔之間存在的問題、衛(wèi)生人才人事檔案內容、人事檔案對醫(yī)療工作者的意義及如何提高對人事檔案的重視等方面來進行概述，說明人事檔案對有效配置衛(wèi)生人力資源的重要性。

1 當前人檔之間存在的問題

近年來，隨著社會經濟的發(fā)展，特別是人才資源配置市場化，醫(yī)療人才流動逐漸頻繁，“單位人”變成“社會人”成為一種司空見慣的現(xiàn)象。我國現(xiàn)階段各項執(zhí)業(yè)法規(guī)和執(zhí)業(yè)技能考試已逐步完善，職稱評定也走向規(guī)范化，人們手中都掌握有可證明其能力的各項證書。用人單位，特別是規(guī)模不大私營企業(yè)只對其所需的崗位技術有所要求，對檔案的要求很少或者沒有，這就造成部分人員認為檔案于己是無關緊要，于是在檔案轉入人才交流中心后就棄之不顧；部分人員則希望通過修改檔案或者制造檔案為自己提供某些方便，于是想方設法獲得檔案后肆意修改，弄的面目全非，成為檔案利用者；還有部分人員在通過各種途徑提取檔案后不知所蹤，這樣在社會上造成大量的棄檔、死檔和虛假檔案，人檔出現(xiàn)嚴重分離。而我國檔案法規(guī)大都制定時間早，修訂次數(shù)少，部分法律法規(guī)條款已顯滯后，沒有體現(xiàn)時展的需要，不能滿足新時期檔案工作的需求[1]。這種情況下，沒有相應的法規(guī)去嚴格制約，造成用人單位不敢相信檔案，檔案主人無所謂檔案，檔案的機密性、誠信度都受到極大挑戰(zhàn)，也成為了社會不和諧的危險因素之一。

2 衛(wèi)生人才人事檔案內容

衛(wèi)生技術人員檔案主要包括六大部分：（1）個人基本情況；（2）學歷、學位證書；（3）專業(yè)技術進修證明；（4）定期工作總結以及年度考核資料；（5）專業(yè)技術資格任職材料；（6）專業(yè)技術科研成果鑒定資料。

3 檔案對醫(yī)療工作者的意義

醫(yī)務人員的業(yè)務檔案是醫(yī)務人員本人在臨床醫(yī)療工作中形成的反映工作過程、職稱職務、科研成果的文字材料，這是醫(yī)務人員自身價值的一種體現(xiàn)，也是用人單位在選用人才時的一個考量資料。衛(wèi)生技術人員業(yè)務檔案的建立，為專業(yè)技術人員提供了有效的服務，為醫(yī)院管理提供了準確及時的信息。

其實在日常工作中，工資調級、職務晉升，專業(yè)技術職稱評定都是以本人的檔案材料為憑據(jù)。如果自身檔案有著很大的不確定性，比如參加工作時間、出生年齡不確切，就會給制定工資標準和退休時間帶來麻煩，事實上也是給自己帶來許多不必要的麻煩；還有的檔案缺少干部任免表和相關的考察考核材料，晉升職務就無憑據(jù)，甚至參與考試考核的資格都無從說起。檔案還是組織人事部門全面考察、了解和正確選拔、使用人才的重要依據(jù)，試想如果一份檔案中各項材料漏洞百出自相矛盾，即使考察對象有極高的素質，組織部門也是難以著手錄用的。

因此，醫(yī)務人員業(yè)務技術檔案、人事檔案的收集管理和開發(fā)利用不僅僅對醫(yī)務人員有提供信息的作用，對促進醫(yī)院醫(yī)療、教學科研以及干部選用也具有十分重要的意義。

4 如何提高對人事檔案的重視

4.1 提高認識，加強專業(yè)隊伍建設與管理 檔案工作者多為兼職人員，一人分管多項工作且人員流動頻繁，不利于檔案工作的穩(wěn)定[2]。領導應重視人事檔案工作，設定專人管理，建立人事檔案管理達標升級考核機制，推進人事檔案規(guī)范化建設，比如使用計算機管理。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息化的發(fā)展，檔案工作正在由以手工為手段、以實體為對象的檔案管理向以信息化為手段、以內容為對象的檔案管理轉變[3]。定期組織舉辦人事檔案工作者技術學習，完善新知識和有關知識的補充，使人們對檔案工作人員的工作認識不再是抄一抄、寫一寫、借一下、收一下，提高了專業(yè)檔案管理人員的素質也就必然提高了檔案的質量，使檔案的信息收集全面準確，真實反映出衛(wèi)生人員的德能績勤，也就凸顯出了檔案的意義，使人們對于檔案的價值不再小視。

4.2 加強檔案保護設施，提高檔案質量 隨著“大部制”改革的實施和“大機關”的發(fā)展趨勢，辦公用房嚴重不足[4]，檔案用房就更加緊張。目前大多醫(yī)院人事檔案硬件保護方面設施陳舊落后，很多檔案庫都是廢棄的庫房改建，防火、防潮措施幾乎全無。部分檔案紙張損壞嚴重，字跡模糊不清，紙張殘缺不全，完全失去提供信息的價值，變成無任何參考價值的廢紙，直接影響到檔案的完整性；更有甚者，調閱紀律沒有得到嚴格執(zhí)行，檔案室可隨便進出，檔案也可隨意翻閱，使檔案的機密性完全喪失，甚至發(fā)生檔案被改動或者丟失的情況。所以，加強檔案保護硬件設施，建立獨立規(guī)范的檔案室，實現(xiàn)人事檔案管理工作規(guī)范化勢在必行。同時，嚴格阻止虛假材料進檔，對不符合要求的材料堅決退回，手續(xù)不全的材料要及時補辦，保證人事檔案的權威性、準確性、真實性，不斷提高人事檔案質量，全面反映出個人能力。

4.3 提高非檔案管理專業(yè)人員的認識 由醫(yī)院定期面向非檔案管理專業(yè)人員舉辦學習會議，請專業(yè)人員宣講檔案的價值意義和用途，糾正人們在以往對檔案的隨意性和不必要性，使人們充分體會到檔案是一種自身價值的筆錄。

綜上所述，人事檔案的作用在于為人事工作服務。隨著社會的發(fā)展和社會主義市場經濟的建立，人們已越來越多地意識到，收集整理保存檔案的目的最終還是服務于社會，服務于各項事業(yè)的發(fā)展[5]。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)正處于高速發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量會越來越大，質量也會逐步增強。認識檔案的價值，加強檔案的安全性，使每份檔案做到盡善盡美，在衛(wèi)生人事制度改革中，有效配置衛(wèi)生人力資源，共同促進社會和諧。

參考文獻

[1] 蔡登峰.淺談如何完善我國的檔案政策和法規(guī)[J].檔案管理，2012，8（1）：47.

[2] 陳藝娟.職業(yè)院校檔案安全保障體系淺議[J].檔案管理，2012，8（2）：85.

[3] 郭德洪.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新理念[J].中國檔案，2012，12（4）：69—70.

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一、檔案管理改革新模式含義

這種模式是在市場經濟條件下建立的一種新模式，與市場經濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。

1.1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性

市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。

1.2人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性

人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。

1.3利用者對人事檔案需求的多樣性

市場經濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

1.4人事檔案管理方式和服務方式的開放性

市場經濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網，采用網絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

二、檔案管理改革新模式特點

2.1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式

市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。

這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。

2.2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理

由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。

流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。

2.3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢

即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質量會逐步增強，在更大范圍內實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。

今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯(lián)合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產業(yè)，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。

企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內容大多是關于其業(yè)績、專長、愛好等經歷經驗的記載，值得保密的內容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業(yè)破產、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長、經理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。

篇（11）

關鍵詞：計算機系統(tǒng) 人事檔案 信息化管理 應用研究

隨著信息技術的發(fā)展與社會經濟的發(fā)展，人們對計算機系統(tǒng)在人事檔案信息化管理中應用效果的關注度變得越來越高，這給人事檔案的管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)與機遇。因此，在新時期加強對計算機系統(tǒng)在人事檔案信息化管理中應用的研究，是當前擺在人們面前的一項重大而又緊迫的任務。

一、關于人事檔案管理的研究

所謂人事檔案管理，就是指將人事檔案的收集、保管、整理、鑒定、統(tǒng)計以及利用的活動，是個人學歷、經歷、社會關系、業(yè)務能力、思想品德、獎勵處罰以及工作狀況等多個方面的原始記錄。

但傳統(tǒng)的人事檔案管理主要采用手工進行檔案資料的檢索與整理，不僅不能有效地保障檔案資料的準確度與完整性，而且無形中加重了檔案管理人員的工作量。

二、針對計算機系統(tǒng)在人事檔案管理中應用的研究

（一）應用之一——有效提升人事檔案的利用效率

要有效提升人事檔案的利用效率，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統(tǒng)將傳統(tǒng)的手工查閱人事檔案資料方式進行改革，轉換為利用計算機系統(tǒng)查閱檔案資料的模式，并按照檔案資料不同的用途與不同的性質進行分類；二是利用計算機系統(tǒng)對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于快速地調閱職工的檔案信息，了解并掌握職工在簡歷、自然情況以及德行方面的信息，為人員的升職提供專業(yè)的信息資料。

（二）應用之二——有效延長人事檔案資料的使用壽命

要有效延長人事檔案資料的使用壽命，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統(tǒng)將原有的人事檔案管理資料輸入計算機的數(shù)據(jù)庫中并進行分類整理，將人事檔案的原始文件進行科學化保存；二是在檢索人事檔案管理資料的過程中，需要堅持計算機信息查詢?yōu)橹鳎耸聶n案原始文件查詢?yōu)檩o的原則，進而降低由于重復的調閱檔案、摘抄檔案資料信息等多項工作而對原始人事檔案文件的磨損，從而有效保障了人事檔案資料的使用壽命。

（三）應用之三——科學任免干部職工

要科學任免干部職工，需要做到以下兩點：一是傳統(tǒng)的人事檔案管理在任免企事業(yè)單位的干部時，更多地是采用口頭匯報加文字材料的方式，而利用計算機系統(tǒng)進行人事檔案信息化的管理，可以充分結合干部職工在日常工作與學習過程中的聲像與文字資料進行考核；二是利用計算機系統(tǒng)進行人事檔案信息化管理的操作。

（四）應用之四——有效提升人事檔案管理工作的效率與質量

要有效提升人事檔案管理工作效率與質量，需要做到以下兩點：一是利用計算機系統(tǒng)對人事檔案的信息化管理進行改革，有助于豐富人事檔案管理的內容，使其具有極強的分析與統(tǒng)計功能；二是利用計算機系統(tǒng)對人事檔案管理進行改革，使得各種文字、數(shù)據(jù)資料轉變成各種報表、圖表以及名冊，并可以備份保存，以有效降低人工操作可能會產生的錯誤。

三、針對建立并完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)的研究

（一）措施之一 —— 采取措施強化對人事檔案信息化系統(tǒng)的維護

要強化對人事檔案信息化系統(tǒng)的維護，需要做到以下三點：一是要采取措施將人事檔案的資料信息準確地錄入到計算機系統(tǒng)中，這是人事檔案信息化系統(tǒng)進行維護的基礎與前提；二是要將人事檔案的核心信息完整地錄入計算機系統(tǒng)中，這是人事檔案信息化系統(tǒng)進行維護的動力與基礎；三是要充分發(fā)揮人事檔案管理工作人員的主觀能動性與創(chuàng)造性，將計算機系統(tǒng)中的人事檔案信息進行實時更新，有效保障計算機系統(tǒng)中人事檔案信息的時效性、準確性與真實性。

（二）措施之二 —— 采取措施增強企事業(yè)管理層對人事檔案信息化管理的重視

要增強企事業(yè)單位管理層對人事檔案信息化管理的重視，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期組織企事業(yè)單位管理層參與計算機系統(tǒng)應用到人事檔案信息化管理中的作用與意義的培訓與教育活動；二是要加大對計算機系統(tǒng)與人事檔案信息化管理有機結合的研發(fā)支持力度，為人力資源管理的發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

（三）措施之三 —— 采取措施增強人事檔案信息的安全性

要增強人事檔案信息的安全性，需要做到以下三點：一是要根據(jù)計算機系統(tǒng)在人事檔案管理中的運用狀況，制定嚴格的人事檔案信息化管理制度與工作紀律以及獎優(yōu)懲劣制度，對于工作態(tài)度認真、工作效率高的工作人員要給予精神與物質雙重的獎勵，而對于工作態(tài)度懶散、工作效率低下的工作人員，要給予嚴厲的處罰措施；二是要根據(jù)職工的工作地位與職權，制定人事檔案檢索信息的范圍與內容，嚴禁外網絡與企事業(yè)單位內部管理人事檔案信息的計算機進行連接；三是要采取措施對人事檔案資料管理工作人員進行網絡信息安全與保護等理論的教育與培訓，逐步提升本企事業(yè)單位內部人事檔案信息化管理的安全防護水平。

（四）措施之四 —— 采取措施提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質

要提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素質，需要做到以下兩點：一是要定期或者不定期對人事檔案管理的相關理論知識與計算機系統(tǒng)相關的技術知識進行培訓與教育，逐步拓寬他們的知識面以增強他們的專業(yè)技能；二是要定期邀請計算機系統(tǒng)與人事檔案信息化管理的專業(yè)人員在企事業(yè)單位開展演講與講座等活動。

（五）措施之五 —— 采取措施加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設

要加強人事檔案信息化管理的基礎設施建設，首先要充分利用網絡通訊技術與計算機技術推動以多媒體與檔案全文為核心的數(shù)據(jù)庫建設，逐步推進人事檔案數(shù)字化與信息化的發(fā)展進程；其次是利用各種宣傳媒介強化對符合國家規(guī)范的人事檔案信息化管理軟件的宣傳力度，為人事檔案信息的資源共享與信息交換創(chuàng)造良好的外部條件。

結語

人事檔案管理作為企業(yè)事業(yè)單位人力資源管理中的重要內容與手段，在提升企事業(yè)單位的人事管理水平與用人質量等多個方面發(fā)揮著至關重要的促進作用。但傳統(tǒng)的人事檔案管理已經不再適應當前市場經濟的發(fā)展。因此，利用計算機系統(tǒng)對人事檔案管理進行信息化改革，有助于降低人事檔案管理工作人員的工作量與時間，提升人事檔案管理的質量與水平。

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