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追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

一、城建檔案信息電子化數字化的現狀

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的MIS系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由DOS轉向Wondows，數據庫也由最初單機版的dBascII轉向支持局域網操作的Foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在：

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。

4.城建檔案信息網絡技術有待提高

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。

7.城建檔案網絡建設資金缺乏

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。二、城建檔案信息電子化的發展趨勢

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是：

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。

三、城建檔案信息電子化數字化的作用

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有：

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。

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2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

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辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

二、檔案信息電子化的現狀

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

4、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、推行檔案電子化管理的幾點建議

當今世界已步入信息化的時代，檔案工作也必然要進入數字化發展階段，以數字化采集技術為手段，以檔案業務管理系統為依托，向檔案電子化管理發展將是必然趨勢。要加強檔案的電子化管理，首先要提高認識，增強做好電子檔案管理的責任感和緊迫感，站在歷史文獻的高度看待電子檔案管理的現實意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質量和效果。

1、積極培養電子檔案管理技術人員。一是要吸納專業人才充實干部隊伍，如計算機專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對與檔案管理工作有關人員，進行比較系統的檔案管理基礎知識、計算機知識、數字通信技術培訓，使他們掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

2、及時做好硬件設備的更新維護。由于計算機不斷地升級、更新、換代，對所有的電子檔案來講，它在形成時所依賴的技術，往往是已經過時的技術，這是科技進步所帶來的必然結果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復制”，以適應新的“生存環境”而不被“淘汰”。同時，還必須對其所依賴的技術及數據結構和相關定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術力加以轉換，防止新技術不能處理舊問題情況的發生。

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關鍵詞：檔案信息；電子化；管理

一、檔案信息電子化基本現狀

1.1 缺乏通用性信息管理功能的檔案軟件。目前，多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，使現代化設備不能盡其用，檔案部門各自開發的軟件不能互用，這制約了檔案信息電子化的進程。

1.2 標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于多種原因，目前檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準。

1.3 檔案信息電子化經費投入不足。檔案信息電子化，目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，信息成果就無法擴大社會影響，更好服務社會。

1.4 檔案的技術標準和工作程序標準滯后。由于現行的檔案管理標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔文件是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。檔案信息電子化，需要超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來信息高速公路中有一檔信息打下基礎。

1.5 檔案信息管理人員素質尚需提高。實現檔案信息電子化，要求管理人員有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化對策探討

2.1 建立合理的歸檔方法

2.1.1 是建立電子文件網絡歸檔專用系統。利用計算機網絡系統，建立電子文件歸檔專用子系統，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統傳遞給檔案部門。同時，檔案部門與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的電子文件格式，實行統一管理。

2.1.2 是由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規劃、統籌電子文件歸檔管理活動，開發集中統一的信息管理系統，提高檔案管理質量。

無論采取何種電子文件歸檔方式，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。檔案部門都必須積極參與其中，承擔業務指導與監督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。

2.2 建立歸檔管理質量體系

2.2.1 是保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現原來生成、發送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監控，保證管理工作的連續性；能夠識別電子文件的發送、接收人員與時間。

2.2.2是保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。

2.2.3是保障電子文件的有效性。必須有效地表現電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業。

2.3做好電子檔案保密工作

電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。電子信息檔案保存管理相對方便，便于調閱和使用。但由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，在提高檔案管理工作服務社會的能力的同時，一些信息也容易流失。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。因此，要多部門協同，共同做好電子檔案保密工作。

2.4提高電子檔案管理人員綜合素質

電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。而現有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業務學習與技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。（作者單位：銅山區傳染病醫院）

參考文獻：

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創新會計檔案電子化管理，提高會計檔案利用水平

（一）完善硬件設施建設，提高會計電子檔案的利用率傳統的財務查賬，首先從財務系統中查找到賬務憑證號，然后再到檔案室按號尋找相關的資料憑證，辦公地點如若相距較遠，那么查賬將極為不便，還會影響查賬效率。因此，要提高會計檔案利用率，必須配備現代化檔案管理設備，如互聯網設備、掃描儀、計算機等；同時應建立會計檔案查詢系統，該系統要與財務管理系統鏈接，這樣查賬時需要哪個憑證的原始檔案就直接調閱那個原始檔案，實現檔案管理與財務系統有機結合，會計電子檔案的利用將更加高效更加快捷，從而提高會計電子檔案的利用率。

（二）利用數據標準接口，實現會計信息標準化隨著會計信息化的不斷加強和普及，會計信息需要形成統一的標準，這個問題急需解決，實現會計信息標準化的關鍵是什么呢？就是實現會計數據接口的標準化。由于數據格式標準XBRL，能提供數據標準接口，從而實現了不同軟件之間數據的轉換。XBRL的操作平臺并不固定，而且是開放式的，還具備國際標準。運用XBRL能整合企業內部系統，統一會計信息，對于來自不同技術、平臺、軟件的商業信息數據可以實現自由交換和可靠放心的提取，重新組合底層的元數據形成新的財務報表，與新的會計制度和表格要求相適應，提供有效的工具實現報表數據的再利用、傳遞和存儲，從而避免了一些問題出現，如財務軟件相同而版本不同或財務軟件不同均要提供數據接口的問題，可見，不管什么企業其系統環境如何，只要XBRL被采取，不僅不同數據之間的轉換完好無損有保障，而且保證了財務報告數據的標準絕對統一。該方案數據標準接口的充分利用，確保了不同數據之間轉換毫無損傷。該方案通過XBRL技術，不僅擴大了電子化會計檔案的數據范圍，而且把標準接口符合標準的數據進行了歸納匯總，實現會計信息數據即統一又數出一源。

（三）構建信息平臺，加快會計檔案管理的信息化步伐當前各單位現有的財務信息系統存在很多問題，如單據連貫性不強、管理不夠規范等。對此各單位應建立會計檔案管理信息平臺，該平臺應易于檔案管理人員操作，數據信息安全保密，傳遞單據連貫可視，分配權限規范合理，會計電子檔案時刻都在為單位的經營管理業務服務，各種電子單據的采用，使各種業務的紙質單據在不斷減少。當下單位的財務系統和業務系統已完全融合，正在推廣應用身份認證系統，公章、簽名都已經電子化，單位的會計電子檔案管理的信息化正趨向完善。

（四）促進數據集成，加快財務檔案精簡的步伐隨著各種系統應用的進一步深入和拓展，通過數據接口向FMIS集成數據的系統越來越多，如FMIS系統通過ERP來自動集成銷售數據等。目前，為了使各業務系統產生的數據達到集成要求，必須細化各業務操作系統的流程，實現與實際流程的徹底匹配。對于FMIS系統中自動集成來的數據，凡是能查詢到的，原始憑證就無需再附加，只需把數據出處注明即可，從而使憑證數量精簡，原始憑證實現電子化，達到工作效率提高的目的。

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二、電子文檔發展歷程簡述

電子文件的出現，最早可追溯到20世紀50年代的美國和日本。當時的社會政治、經濟和文化的發展對辦公信息的處理提出了提高工作效率、加快處理速度和降低辦公費用的要求，這就使得辦公自動化應運而生。

一般地說，電子文件發展要經歷四個階段：第一階段：過程階段，在這一階段；許多單位開始采用電子計算機，電子文件充當形成文件的過程（工具）。機關單位首先形成的是電子文件，然后由電子文件；轉化為紙質文檔。這時候的電子文檔被稱為“草稿性電子文檔”。第二階段：輔電子文檔階段。這―“階段的基本特征是：紙質文檔為正本，電子文檔為副本。電子文檔的效力比上一個階段要高一些。第三階段：電子文檔階段。這一階段的基本特征是：電子文檔為正本，紙質文檔為副本；電子文檔的法律效力被確認，紙質文檔只在某些情況下使用。第四階段：無紙階段。這一階段真正進入了無紙電子文檔階段。人們在工作中已不再使用紙質文檔，以往的紙質文檔已成為“文物“。

在這里需要說明的是：絕對的無紙時代并不存在，因為紙質文檔會作為文物被人們保存起來。我們所指的無紙時代，主要是指我們在工作中已不再使用紙張，沒有新的紙質文檔產生。

三、電子化對檔案的影響

我們的檔案事業長期建立在紙質檔案管理的基礎上。而當我們的事業轉變為以電子文件和電子檔案管理為主要內涵時，檔案事業的許多方面都將發生直接和間接的變化。近期內，檔案業務工作的變化和檔案學理論的變化將會十分明顯。

檔案工作在長期實踐基礎上，以紙質文件材料為工作對象，總結出一系列業務工作流程及管理方法和原則。而電子文件的產生對傳統紙質文件的管理方法產生了革命性的影響，在操作方法上對傳統檔案工作進行了全面的變革，在理論體系上也要發生相應的巨大變化。下面，我們按照傳統業務工作流程來簡述電子文件對檔案工作的影響：

（一）立卷歸檔

立卷歸擋環節，是傳統文書工作和檔案工作的結合點。文書處理部門立卷，檔案管理部門接收，一年歸檔一次，這已經成為傳統檔案工作的固定程式。電子文件出現后，打破了這個固定的程式。在辦公自動化管理系統中，電子文件一經形成，馬上存儲到辦公信息數據庫中，并由文書處理人員、業務人員和檔案工作人員所共享。這就使得文件與檔案之間不在有明顯的界限，不再需要一年一次的立卷歸檔，而需要制定在電子文件環境下新的歸檔制度和立卷原則。

（二）分類整理

從檔案工作的分類整理環節看，這一環節一直是我們傳統檔案工作的重點，耗費檔案工作人員大量時間和精力。紙質文件材料只能逐份整理清楚，分類明確，歸入適當的類目，組成合適的案卷，對檔案信息進行有序化的處理，才能為以后的開發利用提供方便。紙質文檔的有序化是單一角度的，有形的，它無法實現多角度的有序化。然而，在辦公自動化系統中的電子文件由于可以得到系統迅速、有效、多角度、無形的整序，不再需要對它進行紙質文件那樣的組卷，實行多角度的隨機分類。可以由辦公自動化系統，根據用戶的不同需要，對電子文件進行自由組合分類。

總之，傳統檔案整理工作是一種有形的單一角度的物理整理，而電子文檔的整理則是大形的多角度的邏輯整理。

（三）檔案鑒定

從檔案工作的鑒定環節看，電子文件的鑒定方法也不同于傳統檔案。電子文件的鑒定過程演變為對某一系統信息數據庫的清理過程，操作簡化為刪除指令的輸入。同時，由于電子文件制作方便，將會產生比以往更多的文件，增加了文件的鑒定工作員。

（四）檔案保管

從檔案工作的保管環節看，電子文件出現后，多媒體技術的開發應用，豐富館藏被賦予了新的特殊的含義，也帶來了檔案保管方法的變革。現在傳統檔案的保管方式，給我們帶來的是庫房、檔案架、鐵皮柜櫥和排列整齊、裝訂漂亮檔案卷宗。而在辦公自動化系統，根本無需這些東西，電子文件載體所容納的信息量是傳統檔案根本無法比擬的。在檔案館（室）中，我們只能看到現代辦公設備和電子文件載體。也許我們辦公桌的抽屜里或計算機硬盤中，就裝著一個單位的檔案庫。傳統意義上的檔案庫已經不復存在，它被電子時代的電子文件數據庫所取代。

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科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。文書檔案信息的電子化涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 文書檔案信息電子化的作用

1.1 充分利用和發揮計算機的潛能，提高利用率

目前大多數單位檔案室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。

1.2 提高檔案信息的時效性

檔案信息的電子化，工作人員可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序。

1.3 檔案信息可多份復制，拓寬了服務范圍。

2 文書檔案信息電子化的優點

2.1 電子檔案能使辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優點。它解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整，出現漏抄，字跡不工整等問題，節約了人力也提高了準確性。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2.2 電子傳輸，實現資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，通過網絡服務這個寬廣的平臺，可以及時了解檔案室概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

2.3 電子文件保存具有很強的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

以往文書檔案辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失、延誤的情況時有發生，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網絡技術，可直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。

3 文書檔案信息電子化管理中存在的問題

3.1 電子檔案真實性難以保障

因為電子介質具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真偽。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

3.2 電子檔案的安全性問題日益突出

目前通過網絡系統攔截電子信息的現象時有發生，網絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數據信息內容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。

3.3 電子文件兼容問題

電腦軟件開發的通用性差，不同系統生成的電子文件，相互不能通用，或者是不同軟件生成的電子文件難以實現格式的轉換，為管理人員增加了轉換電子文件格式的工作量，同時也增加了經費的支出，要購買多種格式的軟件，以便使用。

3.4 要求檔案管理人員應具備較高的綜合素質

實現檔案信息電子化，首先管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

4 改革措施和解決辦法探討

文書檔案信息電子化的應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應用過程中遇到的一些問題，本文提出以下幾點應對方法。

4.1 信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，是保護信息化網絡安全最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

4.2 提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬件環境，提高檔案人員業務技能。二是要不斷加強自我學習，逐步提升業務能力，自覺樹立學習意識、責任意識、安全意識。四是加大檔案部門間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

5 做好文書檔案管理工作的重要意義

單位檔案記載著這個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位行政管理人員及時了解單位整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據。文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。

參考文獻

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篇（8）

隨著社會技術的不斷發展，信息化革命已經席卷了社會生活的各個方面，數字檔案因它獨特的優勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發展需求。

1 會計檔案電子化發展的必要性

1.1 會計檔案管理部門自身發展的需求

互聯網+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數據管理模式向現實和虛擬館藏相結合的模式轉變，在對檔案的收集管理方面也由傳統的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉變。這樣做，不但對數據的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務質量，提升了檔案信息服務的工作效率。

1.2 會計檔案用戶對于信息化數據的需求

大數據時代的到來，使得數據量變得非常龐大，隨之而來的，是數據價值密度的降低。用戶想要在海量數據中，尋找對于自己有用的數據，就必須依托檔案網站，這樣用戶在查詢數據時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統，而這，無疑要依托現代互聯網技術的發展，將會計檔案信息進行電子化、數字化。

2 會計檔案電子化試點或將“擴圍”現狀研究

2.1 會計檔案電子化試點在企業內部的應用

近幾年來，隨著信息技術的發展，會計檔案電子化已經成為未來發展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數據量非常大，銷毀工作需要在院領導的審查后才能執行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業的優秀成果。下面，我們將以中國聯通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。

在電信公司工作開展過程中，已經基本實現了電子憑證、電子賬簿等方面的應用。在實驗過程中，電信公司相關負責人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調節表、總賬、日記賬、固定資產卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產生巨大的影響，會使得內部業務產生更大的推動作用，使得企業內部的業務、財務等相關信息的處理更加便捷而高效。

為了實現會計檔案電子化的閉環控制，建立長效的檔案管理機制，聯通相關負責人認為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現網絡發票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現公司上下生產過程的集約化和經濟化的發展。

2.2 會計檔案電子化試點在電子發票方面的應用

當下，會計檔案電子化試點工作已經席卷了現代社會的各個行業，例如在保險農業利用電子化會計檔案，能夠簡化發票聯次，對公司的工作展開產生了極大的便利。利用網絡優勢，實現發票在線開具，若互聯網不發達的地區，可以取消保費發票的記賬聯。到目前為止，保險業務中仍然存在著大量的保費發票聯次的現象，主要以一式三聯、一式四聯為主要形式，導致換算保費發票的成本非常高。在未來，取消財務聯，簡化發票的聯次必將是未來發展的趨勢，若能將電子發票和電子商務納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。

篇（9）

2015年12月，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。

新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。

新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，如對以下七類會計檔案可只建電子檔案。

一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。

以上要求中：第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。

雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發展必將產生十分深遠的影響。

電子會計檔案轉正史

1984年財政部、國家檔案局聯合印發了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施十多年以來，對規范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務經濟社會發展發揮了積極作用。但隨著我國經濟社會的快速發展和信息技術的廣泛應用，會計檔案工作的方方面面均發生了較大變化，越來越多的會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規范。

從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續組織部分信息化程度較高的企業和地區開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年，財政部、國家檔案局、國家稅務總局、國家發改委針對電子發票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發票及電子會計檔案管理綜合試點工作。

2014年，財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。

會計檔案電子化的意義

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，對未來的財務管理具有不可估量的現實意義。

會計檔案電子化具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均會產生重要影響―――除了節省成本，還有利于提升會計工作監管成效，最大限度地防范財務風險。

（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費

紙質電子檔案的耗材成本巨大，如農商銀行業務系統每日報表約有50種，各類月報70多種，年底報表更甚。每天紙質打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網點每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機等各類耗材，合計財務支出1萬元以上，對于擁有30余個網點的縣級行而言，紙質會計檔案成本之高可見一斑。

電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大大減少資源浪費。新《管理辦法》允許符合條件的電子會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，這將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節能減排，形成綠色環保的生產方式。

（二）有利于提升財務管理效率

在企事業財務管理實踐中，很多財務管理的流程都會產生紙質會計檔案，這些檔案都需要專業的財會人員分門別類管理，財務部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質會計檔案保管存放困難。伴隨近年來會計檔案成幾何倍數增加，會計傳票、憑證、報表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現因處理不當導致檔案擺放雜亂、無序堆放等現象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現代化、標準化檔案室匱乏，因而制約了當前檔案規范化管理。

會計檔案電子化有利于優化財務管理流程，以前需要現場辦理的，現在可以不用現場辦理，節省人力、物力。此外，電子會計檔案傳輸、保存相對簡潔、高效。相對于紙質會計檔案，電子會計檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會計檔案的使用效率，進而提升財務管理效率。

以電子票據會計檔案為例，如果將電子票據會計檔案以電文數據形式存放在會計檔案電子管理系統中，通過充分集成并關聯實體會計檔案，逐步形成安全規范的電子會計檔案調閱管理流程，這樣既滿足了調閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會計檔案數據的安全保密。

這不僅會提升會計信息資料的傳遞速度，也將在相關部門打通快速通道，實現財政票據會計檔案在更大范圍內的廣泛利用和高度共享，創造更加靈活便利的會計信息查閱環境，使傳統的以紙質會計檔案為主，加快轉向電子會計檔案與紙質會計檔案并重，為實現真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎。

（三）有利于財務大數據的發展

國家治理體系和治理能力現代化需要大數據的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數據挖掘、扁平網絡傳遞，實現決策科學化、管理精細化。企業發展也需要大數據的支撐，通過大數據的分析和處理，企業可以洞察新的商業機會、優化企業決策等。新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數據的深度開發和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業的發展注入新的動力。

（四）有利于會計監督和檢查

電子票據會計檔案將極大方便會計工作的監督與檢查，為多層次、全方位加強會計管理提供全面、準確的信息，實現“復核式監督”和“實時監督”，從而提高事后監督的時效性，有效防范會計核算風險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統權限設置，能夠有效防范相關管理、操作人員對會計資料進行人為修改，嚴密財務工作流程，確保會計賬務組織體系的完整性和嚴肅性。

會計檔案電子化的案例

中國聯通作為全國首批開展會計檔案電子化管理推廣實施工作的企業之一，在大力組織推進會計檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結合其業務財務一體化平臺的搭建與運行，探索確定了“實物、系統、人”三位一體的會計電子檔案管理機制，實現了會計檔案規則化、查詢簡單化和管理規范化。這種探索實踐對于基層核算及財務管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會計檔案管理的趨勢。

2012年10月以前，廣西聯通的各類會計檔案均采用紙質打印歸檔，實行手工編號造冊登記，整理難、移交遲，檢索難、統計繁，不利于規范化管理；紙質檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財務的資源消耗。隨著公司規模不斷擴大，業務快速發展，以及經營管理對多維信息需求的增加，會計工作需要按照專業、全成本屬性、客戶群、準利潤中心等進行精細化核算，會計檔案資料日益增多。同時，大ERP各子系統、子模塊業務處理同時自動生成的會計分錄數量巨大，進一步加大了憑證打印的數量和成本。傳統的會計檔案管理模式已滿足不了規范化管理的要求，既不利于進一步深化實施會計信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進會計檔案電子化勢在必行。

依托中國聯通統一建設的數字檔案管理系統，與大ERP建立接口，使會計檔案實現電子化、系統化管理成為可能。大ERP系統固化了公司業務處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運營等經營活動過程中產生的相關信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿到會計報表等會計信息產生過程的內部風險控制流程，并通過業務系統與財務系統無縫連接和定義自動會計規則，實現從獲得原始憑證到形成最終財務報告全過程的系統自動化處理，使會計信息的相關性、完整性、真實性和會計核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統在建設之初就納入了公司整體的信息安全框架內進行管理。在系統的規劃設計、建設實施和運行維護的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術等各方面，貫徹安全保密的要求，加強安全保密管理，構建了全程全網的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設一級架構系統，支撐集團、省、地市三級應用，有效支撐一套會計政策、一套核算規則、一套立體科目、一套風險控制體系、一本賬（即一套財務核算及業務管理信息）、一套表（即一套報表匯總體系，包括財務基礎報表、管理類報表、分析類報表）的“六統一”財務管理目標，也為推進會計檔案電子化工作奠定了堅實的基礎。

會計檔案電子化，具有流程化、系統化、全員化等特點，對于各類業務經濟事項的執行、報賬的發起依據、會計的審核要素、財務內部分工作業、會計檔案的整理歸檔等公司管理環節均產生重要影響。項目推進期，廣西聯通成立了“會計檔案電子化管理”項目推進工作領導小組和財務、綜合、信息化三個專業線工作組，統一推動項目的實施和日常管理工作。其中財務組經過對204項紙介質的梳理，制訂了《ERP系統記賬憑證及對應單據管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項會計基礎工作的統一規范。

現階段，廣西聯通實現了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、大ERP系統產生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應的紙質憑證和賬簿，節約了大量的紙張及IT耗材成本。以區公司本部為例，實施會計檔案電子化后，當年一季度憑證數量均較上年同期減少了2/3。會計檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優化流程、提高效率的重要抓手。

推行會計檔案電子化管理應把握的重點

推行會計檔案電子化必須從實際出發，緊密結合企業的現實情況，制定周密可行的方案。

（一）推行會計檔案電子化應堅持的原則

1.安全性

會計檔案管理工作的首要任務就是保障會計檔案的安全，紙質檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲介質保管、網絡安全等方面嚴控風險、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術手段，降低計算機網絡受攻擊、侵犯的威脅，確保系統安全運行。同時，還要對工作流程加強監管，確保安全運轉會計信息。工作流程的監控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統安全穩定的運行。因此，關注流程管理的科學性是檔案管理人員的義務和責任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產生的檔案信息實施統一管理，所以為了保證數據的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內網外網物理隔離等，建立檔案數據中心，設置的權限體系要完整，配備專業人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。

2.保密性

會計檔案資料泄密會給農商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經濟風險，可能造成不可估量的損失，因而應從提高人員職業素養，加強人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。

3.規范性

會計檔案的存放管理必須保證其嚴肅性和規范性，必須符合財政主管部門的規定。

4.兼容性

會計檔案的管理工作還應放開視野、兼容并蓄，既保留傳統紙質檔案的必要存在，同時選擇性大力發展電子檔案和信息數據庫，甚至未來發展中還可能出現數字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術檔案等。

5.智能性

一是會計檔案入庫管理實現智能化，大力借助智能數據化存儲媒介、速照掃描、數據自動歸檔保存等先進技術在日常辦公中實現實用價值。二是會計檔案查閱調閱實現智能化，借助互聯網技術和現代電子傳輸技術實現內部資源共享和外部授權權限內查詢的功能。

（二）推行會計檔案電子化應注意的問題

1.要制訂詳細的執行方案

會計檔案電子化，對企業來講是一件大事，馬虎不得。企業必須從自身實際出發，分析本企業檔案管理存在的問題，整合本企業會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關單位考察學習，以便借鑒先進的管理經驗。

2.要重視軟硬件建設

會計檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會計檔案是企業經營的核心秘密，如果企業沒有先進的軟硬件支撐，其安全性、規范性等均難以保證，一旦發生泄密等，對企業的不利影響非常大。

3.要重視人員培訓

會計檔案電子化需要財務檔案管理人員具備新的管理知識和技能。這就需要對原有的會計檔案管理人員進行培訓和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識和技能。

會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉移的客觀事實。企事業單位要把握這一趨勢，并結合本單位的實際情況適時推動會計檔案管理工作逐漸向電子化轉變。

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中圖分類號： G270 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2015）08（b）-0000-00

檔案電子化是以館（室）藏檔案資料為基礎，以紙質或機讀形式為對象，對檔案文獻應用計算機這一科技手段進行收集、篩選和加工，使之轉化為方便人們利用的二次文獻信息，供利用者使用得過程。隨著數字化、網絡化和信息技術的迅猛發展，電子檔案已被我們廣泛應用。因此，檔案電子化管理和保存工作較為重要。

1電子檔案管理和保存的重要性和益處

1.1重要性

科學規范管理檔案，重視和支持檔案工作，是單位的一項重要工作。檔案的歸檔包括紙質檔案歸案和文件電子化歸檔兩個方面。檔案電子化的特性決定了在保存與維護方面較為復雜，不同于傳統的紙質檔案。如何保存、維護值得為子孫后代留存的電子檔案，幫助后人發現且獲得國家歷史上任何時期的電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態。本著對科學、對歷史、對社會高度負責的態度，要聽取檔案工作人員的意見，切實加強檔案管理和保存的重視性，及時解決工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展提供必要的物質條件。同時增強檔案干部隊伍人員的生機和活力、不斷提高檔案工作人員素質、不斷地更新檔案管理觀念、勇敢探索和嘗試電子檔案管理手段、不斷地提高管理效率對檔案管理和保存工作具有深遠的影響。

1.2益處

檔案電子化后形成的二次信息有利于提高檔案的利用率，這需要充分利用計算機在檔案管理中的作用。目前，大多數基層檔案館、室只是單一應用計算機，使現代化設備不能充分發揮其作用。

二次文獻信息加工時間得到降低，檔案信息時效性得到提高。檔案電子化后形成的數字化信息，有利于利用者直接利用檔案信息。完成信息加工工作程序要充分利用計算機功能，快捷地加工出相應二次文獻信息。

檔案電子化形成的信息為一次投入，多次產出。手工編研檔案信息需要的經費較多，這可避免由于編研經費緊張對檔案信息加工工作的不利影響。但在相當長的時期內，檔案管理部門難以從國家或地方或自籌獲得更多的經費用于檔案信息編研工作，這需要相關領導和管理部門認識到投入充足經費的關鍵所在。

檔案電子化后可多份拷貝相應的信息成果，在相關管理部門和領導中進行廣泛傳播可擴大社會影響力，拓寬服務范圍，檔案部門在經濟社會發展中的重要地位自然可以得到提高。

檔案電子化可使檔案信息順利地與最新技術接軌。

2做好檔案電子化的存儲軟硬件工作

完善的技術條件是檔案電子化管理的重要前提和關鍵。實際工作中，應根據保存電子檔案具體情況，配置計算機軟硬件平臺，并著眼遠期發展，配制相應的數據庫系統、網絡設備及相關的軟硬件。電子檔案是數字化的，存儲在計算機外存儲器上，傳遞在計算機網絡上，它的歸檔屬于無紙形式，應在一定技術環境和一系列技術保障措施下進行并高質量完成，才能使歸檔的電子檔案具有紙質檔案的功能。電子檔案運用一般有直接運用、通信傳輸等方法。由于電子檔案在工程建設、生產部門等單位多樣化的運用，因此它的運用遠比紙質檔案復雜。因此，加強對電子檔案運用的存儲，就顯得特別重要。

3電子文件歸檔整理

符合歸檔條件的電子文件應按照檔案管理要求，將其存儲到可長期脫機保存的磁帶、光盤、磁盤、硬盤等載體上。至少應有2套或3套（第一套用作封存，第二套用作利用者閱讀，第三套作異地保存）歸檔電子文件材料，因為在其利用過程中可造成損壞等現象，可以永久保存。

3.1檔案移交

以年度、組織機構、保管期限等分類方法對內部文件進行組盤。組盤方式有兩種，一是按上述分類方法將檔案資料統一組盤，二是按上述分類方法將檔案資料分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，歸檔電子文件的保管壽命得到最大化的程度。在同一盤上集中同一歸檔部門的文件，可以方便利用。贏統一規范完成文書電子文件組盤，檔案部門集中完成接收歸檔文件并組盤，檔案人員應按照檔案管理要求，以統一的數據庫結構和規范命題，建立文書檔案盤內文件目錄，這有利于利用者查找計算機盤內文件，提高利用效率。

外來文件應以一定的設備，掃描成影像后進入局域網絡，在局域網內完成各類公文的傳遞、批辦、督辦等一系列工作。業務部門掌握電子文件的歸檔工作，承辦部門根據相關規定將處理完畢后文件的重要性，合理確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，經過管理人員審查后，加上分類號、檔案號等檔案檢索信息，然后將其納入到檔案數據庫中。在其權限范圍內，可以通過各網絡終端查詢。歸檔電子文件收集齊全后，把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案管理部門移交，方便利用和查詢。

3.2整理電子文件

文件接收歸檔時，檔案部門應集中完成。為便于計算機查找盤內文件，設定的數據庫結構和命題應統一規范，建立檔案盤內文件目錄。相關人員必須按照要求格式，將其存儲到符合保管期限的脫機載體上。

4電子檔案的保護

除了對電子檔案的環境要求外，應采取積極有效的措施加強對電子檔案文件保護。正確使用才能保存并有效地延長其壽命。在實際使用中，可用存貯載體光盤保存電子文件。因為光盤有利于長期保存歸檔電子文件，抗干擾能力和結構穩定性良好。應將歸檔電子文件轉儲到光盤上。

4.1加強病毒防范

要采取各種措施，確保保存電子文件的盤不帶病毒。

4.2把握存儲介質（主要是光盤、硬盤）質量關

質量直接影響到信息的保存壽命，而低質量盤使用時間相對較短，使用壽命過后不能讀取相應數據。目前市場所售存儲介質的質量良莠不齊，選購盤時要認真把好質量關。

4.3定期檢測和拷貝

對所保存的電子檔案載體，為確保電子檔案信息的可靠性，必須進行定期檢測和拷貝。定期檢測應采取隨機抽樣的方式進行，頻次為每年1次，抽取的樣品數量應在10%以上。

4.4規范保管條件

在理想的溫濕度環境中，光盤或磁帶在規定的期限內倒帶一次。倒帶后要保持在標準的讀寫狀態。

4.5掌握信息修復技術

信息一旦被破壞和污染后的恢復和搶救措施。如殺計算機病毒技術、數據庫修復技術、保持電子信息長期可讀性技術等物質載體破損的修復技術等。

為保證電子檔案的安全性，防止丟失檔案所致的損失，要同時保存電子檔案與紙質檔案，在當日檔案當日網上物理歸檔以及年終光盤刻錄保存的同時，要將電子檔案轉化成為紙質檔案，將其按照要求分類、立卷和保管，盡量做到萬無一失。但是，以年度為單位所刻錄的電子檔案光盤必須與實存紙質檔案完全一致，對于不能在網上處理的檔案，相關部門或人員應在處理完畢后，及時將其移交給檔案部門，由檔案部門負責提供給辦公網絡中心，按電子檔案歸檔要求掃描，保證電子檔案的齊全和完整。

檔案電子化是檔案管理的方向。在實際工作中要不斷創新和優化，不斷提高工作的簡易性和穩定性。在這個高度信息化的時代，繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足檔案事業的發展需要，只有把工作重點放在電子化和信息化管理上，強化網絡資源化建設，充分利用電子科學技術的優越性，才能促進檔案電子化管理工作的順利開展。

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篇（11）

 

所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。電子文件對檔案業務管理工作的影響是深遠的。 

在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設的發展就是檔案信息化的推進，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面： 

1、可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能物盡其用。 

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細活"的工作方式，即從文件資料形成到開發"二次文獻信息"時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。 

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能"待字閨中"。 

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。 

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然"信息高速公路"在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的勞動電子化，為將來"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎。 

鑒于人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策： 

1、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。