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篇（1）

我們主要做了以下幾方面工作：

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，強(qiáng)化檔案工作組織建設(shè)。

一是明確部門(mén)，落實(shí)責(zé)任。由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)全行檔案日常工作管理及年度目標(biāo)考核工作，研究解決檔案工作中存在的問(wèn)題，并及時(shí)向行領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。二是配備精干高效，結(jié)構(gòu)合理，數(shù)量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續(xù)開(kāi)展。三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，我們及時(shí)對(duì)相關(guān)的管理制度、辦法、操作流程進(jìn)行了梳理，確保檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的有效結(jié)合。上半年，按照上級(jí)行的總體安排部署，并結(jié)合我行實(shí)際，我們制定了檔案管理三年目標(biāo)規(guī)劃，確立了“一年一進(jìn)步，三年一大步，力爭(zhēng)20xx年我行檔案工作目標(biāo)管理考核達(dá)到一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。四是檢查監(jiān)督日?；Ｎ覀儼雌趯?duì)全行的檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改。五是努力加強(qiáng)檔案宣傳工作。我們通過(guò)各行處，部室組織員工了解，學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高了員工的檔案法制意識(shí)，在全行上下形成良好的檔案工作環(huán)境。

（二）強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，努力提高檔案管理質(zhì)量。

一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統(tǒng)一管理原則，我們對(duì)全轄業(yè)務(wù)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個(gè)人客戶信貸檔案，文書(shū)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、科技、特殊載體檔案等都基本上實(shí)現(xiàn)了集中管理；二是規(guī)范操作流程，強(qiáng)化管理制度。我們?cè)诟黝悪n案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷(xiāo)毀方面，都嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷(xiāo)毀有依據(jù)。三是重視全卷宗的建設(shè)。我們正在逐步建立內(nèi)容充實(shí)，規(guī)范的全宗卷。四是做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)的及時(shí)和準(zhǔn)確完整。

（三）堅(jiān)持“防治結(jié)合，以防為主”的方針，加強(qiáng)檔案安全工作

篇（2）

當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，主要包含了會(huì)計(jì)、事后監(jiān)督和檔案管理等部門(mén)：對(duì)于會(huì)計(jì)部門(mén)而言，主要是按照會(huì)計(jì)制度的要求裝訂會(huì)計(jì)檔案、辦理有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱及銷(xiāo)毀工作以及將達(dá)到某一時(shí)限的會(huì)計(jì)檔案移交到檔案管理部門(mén)；對(duì)于檔案管理部門(mén)，主要是接受會(huì)計(jì)部門(mén)移交的會(huì)計(jì)檔案，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理；事后監(jiān)督部門(mén)，主要是按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，由各分層行領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

一、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀分析

自《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施以來(lái)，我國(guó)有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。

當(dāng)前，有關(guān)基層人民銀行的管理方法，主要采取的是發(fā)行會(huì)計(jì)以及基層國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)資料分散管理的方式：一是采取中心支行貨幣金銀部門(mén)，對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行事后監(jiān)督，在中心監(jiān)督完畢后，將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門(mén)，實(shí)現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作；二是縣支行國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，有關(guān)的檔案資料，需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門(mén)，由縣支行綜合檔案管理部門(mén)來(lái)實(shí)施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對(duì)賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式，對(duì)于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問(wèn)題。一是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的定期檢查與修復(fù)工作，沒(méi)有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行；二是對(duì)于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料，管理不規(guī)范，容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息；三是檔案管理手段落后，有關(guān)檔案管理的自動(dòng)化程度不高，難以對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù)；四是對(duì)于一些保管期滿的檔案沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的銷(xiāo)毀與清理。五是磁介質(zhì)管理，比如，個(gè)別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份，對(duì)于個(gè)別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒(méi)有實(shí)施異地的存放等管理模式。

對(duì)于檔案管理制度的執(zhí)行等情況，有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面，基層人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的查詢，會(huì)計(jì)檔案的查閱除應(yīng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)，以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案失效的情形外，均為紙介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會(huì)計(jì)檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的登記、審批等制度，實(shí)現(xiàn)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理，其次，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制，在基層人民銀行的會(huì)計(jì)管理中，為保證會(huì)計(jì)檔案能夠在有效的時(shí)間內(nèi)得到妥善的保管，主要采取的是對(duì)郵政局傳遞的傳真件形式的電報(bào)底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀，基層人民銀行的銷(xiāo)毀工作的主要對(duì)象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷(xiāo)毀管理工作的疏忽，對(duì)于一些諸如會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的銷(xiāo)毀。

二、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及原因探究

當(dāng)前，人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中，主要執(zhí)行的是中國(guó)人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》，這一管理制度并為專門(mén)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理制定專門(mén)的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對(duì)于銀行會(huì)計(jì)電算化管理要求的迅猛發(fā)展，對(duì)于人民銀行實(shí)施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

(一)會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)分散，統(tǒng)一管理流于形式

當(dāng)前，基層人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了事后監(jiān)管部門(mén)的集中化管理與監(jiān)督，盡管實(shí)施檔案管理的部門(mén)沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行有關(guān)資料的管理，這樣就導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問(wèn)題。在這樣的管理狀態(tài)下，就會(huì)造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端：一是會(huì)計(jì)檔案入檔不及時(shí)，存在檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)；二是由于內(nèi)部人員對(duì)于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問(wèn)題，造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問(wèn)題；三是由于會(huì)計(jì)檔案資料主要實(shí)施的是各部門(mén)分散化管理，這就給有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料的保存與監(jiān)管帶來(lái)了管理?xiàng)l件上的限制；四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門(mén)進(jìn)行管理，這就給會(huì)計(jì)檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會(huì)計(jì)檔案存在影響會(huì)計(jì)檔案安全性的問(wèn)題，就很容易帶來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的“四防”“四無(wú)”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。

與此同時(shí)，由于會(huì)計(jì)檔案管理與核算系統(tǒng)的升級(jí)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)同步化，結(jié)果就導(dǎo)致對(duì)于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實(shí)際的管理中，一些磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的，那么在實(shí)施磁介質(zhì)的調(diào)閱中，就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級(jí)、更新，對(duì)于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)調(diào)閱，這樣就失去了檔案管理在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理的有效使用

(二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾，會(huì)計(jì)檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)

為防止會(huì)計(jì)檔案在管理中造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失或者泄密，中國(guó)人民銀行頒布了《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理明確作出“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。”這一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度，與行政司法管理中的公開(kāi)化、透明化監(jiān)管之間存在沖突，這就導(dǎo)致在實(shí)施的過(guò)程中存在執(zhí)行難度大、實(shí)施效度不充足等問(wèn)題。比如對(duì)于司法部門(mén)執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時(shí)，就會(huì)要求基層人民銀行出具有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案憑證，基于上述分析，這樣就給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)比較大的困難。與此同時(shí)，由于基層會(huì)計(jì)檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)欠缺等問(wèn)題，導(dǎo)致對(duì)于一些會(huì)計(jì)檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)專人的保管，內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格，就導(dǎo)致在會(huì)計(jì)檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

(三)會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督不到位

在目前運(yùn)作的會(huì)計(jì)檔案管理模式中，全轄市、縣兩級(jí)行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門(mén)和綜合檔案管理部門(mén)共9個(gè)部門(mén)參與會(huì)計(jì)檔案管理工作。對(duì)于會(huì)計(jì)工作檢查而言，會(huì)計(jì)檔案屬于其中一項(xiàng)最為基本的內(nèi)容，但是部分人民銀行在實(shí)際的會(huì)計(jì)工作檢查中，普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等，對(duì)于一些檔案的入檔是否及時(shí)以及檔案的歸類是否正確等問(wèn)題，實(shí)施檢查的比較少，結(jié)果就造成會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。

會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善，主要表現(xiàn)在：一是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管期限不明確。在《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表》中，涉及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)、貨幣發(fā)行會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料的規(guī)定較為明確，但未提及事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國(guó)人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定：“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料，由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管?！庇捎谏鲜鲋贫取⒁?guī)程對(duì)事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒(méi)有明確、具體的規(guī)定，基層人民銀行在實(shí)施有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)出現(xiàn)真空和時(shí)緊時(shí)松現(xiàn)象，造成會(huì)計(jì)監(jiān)管的分散保存、多頭管理，這就造成一定程度上，有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》明確了事后監(jiān)督部門(mén)的會(huì)計(jì)監(jiān)督職能，由于分別隸屬會(huì)計(jì)序列和政工序列的會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)，工作職責(zé)的側(cè)重點(diǎn)不同，管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，涉及監(jiān)督形成的資料管理沒(méi)有明確歸屬哪一類會(huì)計(jì)資料。

三、提升基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的建議

(一)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理，明確管理部門(mén)責(zé)任劃分

針對(duì)當(dāng)前存在的檔案管理部門(mén)分散帶來(lái)的問(wèn)題，就應(yīng)在制定與實(shí)施相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，依據(jù)各部門(mén)之間存在的差異有效地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)的職責(zé)。首先，為徹底解決基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問(wèn)題，建議逐步實(shí)施“集中監(jiān)督，集中管理”的會(huì)計(jì)檔案管理模式。通過(guò)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案資料的異地保管，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制，由事后監(jiān)督部門(mén)對(duì)監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料以及會(huì)計(jì)核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔，不再將監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行返還。其次，由于檔案管理涉及到多個(gè)管理部門(mén)，因此各部門(mén)要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會(huì)計(jì)檔案制度管理方面的學(xué)習(xí)，在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，嚴(yán)厲杜絕會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問(wèn)題。再次，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案交接、歸檔操作，嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù)，庫(kù)房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實(shí)際，不斷地對(duì)本行的內(nèi)控制度中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的修訂，明確自身職責(zé)，積極地將有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的工作落實(shí)到人，對(duì)于檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。

(二)完善基層人民銀行的制度管理，切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案的檢查力度

為切實(shí)的強(qiáng)化基層人民銀行的日常管理，對(duì)于人民銀行的基層管理，就應(yīng)積極的強(qiáng)化自身的制度建設(shè)。首先，針對(duì)《中國(guó)人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)事后監(jiān)督工作意見(jiàn)》強(qiáng)調(diào)了事后監(jiān)督職能定位，這一管理弊端，應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會(huì)計(jì)資料的管理范疇中，并及時(shí)的對(duì)事后監(jiān)管部門(mén)在實(shí)施監(jiān)管的過(guò)程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進(jìn)行及時(shí)的明確；其次，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的檢查，應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時(shí)性等方面著手，對(duì)于銷(xiāo)毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面化的監(jiān)督與管理，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案保管的妥善以及存放的有序；再次，積極地對(duì)司法部門(mén)調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案審批制度進(jìn)行有效的完善，不僅要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的安全、保密教育，還應(yīng)對(duì)其在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中的保密與安全意識(shí)進(jìn)行有效地提升，以積極的確保會(huì)計(jì)檔案的不泄密和信息的絕對(duì)安全；最后，為有效防止會(huì)計(jì)信息的安全管理，就應(yīng)加強(qiáng)與司法部門(mén)之間的溝通與聯(lián)系，積極的就基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案信息的管理措施，進(jìn)行有效的交流，從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

(三)盡快制定人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法，明確會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)

為確保會(huì)計(jì)檔案資料管理的安全性，中國(guó)人民銀行總行應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、財(cái)政部和國(guó)家檔案局印發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)實(shí)際情況制訂科學(xué)、合理、規(guī)范、操作性強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施辦法，并切實(shí)貫徹實(shí)行。還應(yīng)應(yīng)在實(shí)施檔案管理的過(guò)程中，盡可能的減少檔案管理流通環(huán)節(jié)，還有利于立卷、歸檔、復(fù)制、查閱、移交等各環(huán)節(jié)的統(tǒng)一和規(guī)范。

切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案檢查力度，堵塞管理中存在的薄弱環(huán)節(jié)。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的檢查要像檢要空白憑證一樣進(jìn)行實(shí)地盤(pán)查，從檔案登記簿記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性、入檔及時(shí)全面性、簿實(shí)核對(duì)是否相符、銷(xiāo)毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面檢查，確保會(huì)計(jì)檔案保管妥善，存放有序，查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。針對(duì)磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱可能受到特定應(yīng)用環(huán)境的限制，可通過(guò)積極的改進(jìn)磁介質(zhì)、光介質(zhì)等措施，以及強(qiáng)化有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理資料的調(diào)閱、備份等管理方式，實(shí)行雙備份，異地保管，避免因會(huì)計(jì)檔案的磁化、老化造成會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)效等問(wèn)題。

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篇（3）

【關(guān)鍵詞】電子檔案 內(nèi)容管理 影像

目前，銀行在日常業(yè)務(wù)中使用大量的票據(jù)檔案，這些紙質(zhì)票據(jù)憑證對(duì)于銀行來(lái)說(shuō)無(wú)疑是重要的資料和財(cái)富。用傳統(tǒng)紙張保存這些票據(jù)檔案，占據(jù)了大量的空間，需要特殊的環(huán)境，而且不方便查詢。隨著時(shí)間的推移，還有面臨著腐蝕、老化等問(wèn)題。

近年來(lái)，掃描、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)飛速發(fā)展，帶來(lái)文檔存儲(chǔ)管理的革命，用文檔電子影像信息代替紙張逐漸得到用戶的認(rèn)可。文檔電子影像具有如下特點(diǎn)：可以節(jié)約空間，實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)，傳輸速度快，零距離存?。环奖阋?，便于檢索；不失真復(fù)制；延長(zhǎng)保存時(shí)間等。

1 銀行電子檔案應(yīng)用方式分析

通過(guò)對(duì)銀行業(yè)務(wù)的分析和歸納，我們得出銀行電子檔案的業(yè)務(wù)需求主要包括下述幾種業(yè)務(wù)應(yīng)用模式：

1.1 歸檔和審計(jì)

各部門(mén)在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程形成的各種有保存價(jià)值或能反映業(yè)務(wù)過(guò)程的電子、紙質(zhì)文件，利用掃描、識(shí)別、分類等方式整理后存入內(nèi)容管理系統(tǒng)，便于審計(jì)和參考。

1.2 電子影像管理

結(jié)合銀行具體的業(yè)務(wù)處理，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)電子化后同業(yè)務(wù)管理流程結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)各種資料的管理，實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用和共享，支持風(fēng)險(xiǎn)控制和會(huì)計(jì)稽核。

1.3 內(nèi)容驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)處理

針對(duì)以內(nèi)容作為業(yè)務(wù)辦理驅(qū)動(dòng)的各種銀行業(yè)務(wù)，內(nèi)容管理提供對(duì)關(guān)鍵非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全生命周期的管理，并與其它應(yīng)用系統(tǒng)充分集成，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容數(shù)據(jù)需求的實(shí)時(shí)響應(yīng)或在內(nèi)容管理應(yīng)用體系上完成業(yè)務(wù)的全部流程。

1.4 Web內(nèi)容管理

作為信息門(mén)戶的后臺(tái)支持，提供來(lái)自不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同部門(mén)的各種應(yīng)信息的存儲(chǔ)，并支持內(nèi)容前的格式轉(zhuǎn)換與預(yù)處理以及后的歸檔。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

本文通過(guò)以電子檔案管理為中心，以內(nèi)容管理為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的平臺(tái)，搭建一個(gè)統(tǒng)一視圖的電子檔案管理應(yīng)用程序，通過(guò)檔案管理平臺(tái)的外部接口，把各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案集成到這個(gè)平臺(tái)中。本系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。

電子檔案管理系統(tǒng)提供的功能：

2.1 掃描錄入

影像掃描、質(zhì)量檢查（含圖像優(yōu)化）、要素的輸入（索引項(xiàng)的建立）。掃描錄入工作一般在業(yè)務(wù)辦理/點(diǎn)完成。

影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設(shè)備，可以兼容平板掃描儀設(shè)備、高速掃描儀設(shè)備。

支持在圖像質(zhì)量檢查前，對(duì)圖像的質(zhì)量?jī)?yōu)化處理，如去黑邊，對(duì)比度、亮度調(diào)整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過(guò)程中使用，而水印是一個(gè)可選功能主要是防止篡改。

索引要素與影像的關(guān)聯(lián)。采用手工錄入索引要素方式，實(shí)現(xiàn)影像與索引、具體業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)。

影像掃描后存放在傳輸?shù)木彺嫫髦?，需要?jīng)過(guò)質(zhì)檢步驟才能上傳。

2.2 影像傳輸

為掃描后的圖像以及相關(guān)的要素從網(wǎng)點(diǎn)傳輸?shù)胶蠖朔?wù)器提供高效、穩(wěn)定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應(yīng)該有實(shí)時(shí)和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。

傳輸服務(wù)器的主要功能是未經(jīng)過(guò)質(zhì)檢的影像數(shù)據(jù)緩存、經(jīng)過(guò)質(zhì)檢的影像隊(duì)列傳輸。

傳輸服務(wù)器自身的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改傳輸服務(wù)中的內(nèi)容。傳輸過(guò)程應(yīng)該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過(guò)程中被竊取和篡改。

傳輸優(yōu)先級(jí)控制，即在影像掃描時(shí)加入優(yōu)先級(jí)選項(xiàng)。傳輸服務(wù)的監(jiān)控功能，可以通過(guò)終端交易查詢當(dāng)前傳輸任務(wù)狀態(tài)，管理員可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整隊(duì)列優(yōu)先級(jí)。

緩存功能，即對(duì)于已經(jīng)傳輸?shù)接跋穹?wù)器的圖像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務(wù)器自動(dòng)清除。當(dāng)網(wǎng)點(diǎn)有查詢需求時(shí)，先從傳輸服務(wù)取圖像，若圖像已經(jīng)被批注或本地緩存已經(jīng)過(guò)期，則從服務(wù)器獲取。

2.3 影像存儲(chǔ)、調(diào)閱

為影像數(shù)據(jù)提供存儲(chǔ)及索引管理功能，性能要求高。

為影像數(shù)據(jù)提供存儲(chǔ)組織管理、索引維護(hù)、調(diào)閱檢索等功能。影像服務(wù)器的業(yè)務(wù)要求如下：實(shí)時(shí)接受各業(yè)務(wù)辦理網(wǎng)點(diǎn)上傳的影像文件，并且實(shí)施存儲(chǔ)、索引化。完成存儲(chǔ)以及索引化后，通過(guò)調(diào)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，更新業(yè)務(wù)系統(tǒng)中圖像已到達(dá)的狀態(tài)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)影像服務(wù)提供的影像調(diào)閱接口，調(diào)閱顯示業(yè)務(wù)相關(guān)的影像。同時(shí)該調(diào)閱接口提供影像修改能力，如影像批注。

由于影像服務(wù)系統(tǒng)屬于事中系統(tǒng)，為保證其性能需要對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。當(dāng)一筆業(yè)務(wù)完成以后，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起歸檔動(dòng)作。

2.4 工作流系統(tǒng)

根據(jù)不同的業(yè)務(wù)特征提供業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)功能。

為構(gòu)建基于檔案管理系統(tǒng)之上的各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了公用的工作流管理及運(yùn)行服務(wù)，用以實(shí)現(xiàn)作業(yè)任務(wù)在不同業(yè)務(wù)人員之間的自動(dòng)調(diào)度與流轉(zhuǎn)，以及通過(guò)相應(yīng)的接口動(dòng)態(tài)控制這一流轉(zhuǎn)過(guò)程。

3 結(jié)束語(yǔ)

本文設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的電子檔案管理系統(tǒng)，主要用于滿足商業(yè)銀行內(nèi)部各種文檔和影像信息的電子化管理，通過(guò)將紙質(zhì)文檔掃描成圖像后進(jìn)行存儲(chǔ)，方便了文檔的檢索查閱，傳輸，打印等，同時(shí)也能夠存儲(chǔ)其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，大大提高了銀行的信息化管理水平。

參考文獻(xiàn)

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篇（4）

第三條___銀行會(huì)計(jì)檔案包括業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)、儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)、外匯會(huì)計(jì)和經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)四種檔案材料，統(tǒng)稱___銀行會(huì)計(jì)檔案。

第四條各級(jí)___銀行會(huì)計(jì)檔案工作，由本級(jí)行檔案部門(mén)統(tǒng)一管理，并接受上級(jí)行和本地區(qū)檔案行政管理部門(mén)以及有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第五條各級(jí)行在各種會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均屬歸檔之列。有關(guān)財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)決算管理和會(huì)計(jì)制度辦法以及財(cái)會(huì)工作方面的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等文件材料，列入文書(shū)檔案管理的范圍。

第六條保管期限

1．___銀行會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩種，定期保管的會(huì)計(jì)檔案又分為保管15年和5年兩檔。

2．因國(guó)家有關(guān)部門(mén)對(duì)外匯會(huì)計(jì)檔案管理尚無(wú)規(guī)定，各級(jí)行外匯會(huì)計(jì)檔案暫全部按人民幣會(huì)計(jì)檔案期限管理。

3．各級(jí)行可根據(jù)本行庫(kù)房條件、利用需要等實(shí)際情況，適當(dāng)延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案的保管年限，但不能縮短。

4．對(duì)已兌付的公債、國(guó)庫(kù)券（含國(guó)庫(kù)券收文秘站 款憑證）、金融債券及其他有價(jià)證券的保管年限，按有關(guān)單行辦法規(guī)定辦理。

第七條會(huì)計(jì)檔案的整理立卷

1．各級(jí)行形成會(huì)計(jì)檔案的部門(mén)，應(yīng)有專門(mén)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理立卷和移交歸檔工作。會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)經(jīng)辦人員應(yīng)將裝訂好的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表移交給本部門(mén)立卷人員，由立卷人員負(fù)責(zé)以本（冊(cè)）為單位填裝會(huì)計(jì)檔案盒（袋），并對(duì)會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表分別進(jìn)行排列

編號(hào)。

2．經(jīng)過(guò)整理立卷的會(huì)計(jì)檔案，由立卷人員分別對(duì)憑證、帳簿、報(bào)表逐盒（袋）填寫(xiě)案卷目錄一式兩份。一份留本部門(mén)備查，另一份隨會(huì)計(jì)檔案一同移交給本行檔案部門(mén)保存。

3．會(huì)計(jì)檔案案卷外型應(yīng)整齊美觀。各行可根據(jù)整齊、美觀、適用的原則，選用盒式或袋式裝具存放。

4．案卷封面和脊背一般應(yīng)包括立卷部門(mén)、類別、冊(cè)數(shù)、時(shí)間、保管期限和檔號(hào)等項(xiàng)目，具體式樣各行可自行設(shè)計(jì)。

5．會(huì)計(jì)經(jīng)辦人員對(duì)破損的憑證、帳簿、報(bào)表要進(jìn)行修補(bǔ)。裝訂要規(guī)范、牢固整齊，裝訂時(shí)不得壓字和掉頁(yè)。

第八條使用計(jì)算機(jī)打印、套印的帳表憑證，其規(guī)格必須符合會(huì)計(jì)制度的要求，其管理方法及保管期限與一般紙制會(huì)計(jì)檔案同。

第九條磁記錄的會(huì)計(jì)檔案，是___銀行會(huì)計(jì)檔案的組成部分。各級(jí)行對(duì)使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)和資料而形成的軟盤(pán)、硬盤(pán)等磁性材料，應(yīng)按磁性材料的技術(shù)要求提供保管環(huán)境，妥為保管。其保管期限與歸檔方法與紙制會(huì)計(jì)檔案同。

第十條會(huì)計(jì)檔案立卷完成后，先在會(huì)計(jì)檔案形成部門(mén)保管二年以便于查找利用。會(huì)計(jì)檔案形成部門(mén)在保管會(huì)計(jì)檔案期間，應(yīng)按照檔案管理要求，保證會(huì)計(jì)檔案的齊全、完整。

第十一條各類會(huì)計(jì)檔案在其形成部門(mén)保管期滿之后，由本部門(mén)立卷人員于次年三月底之前向本行檔案部門(mén)移交。交接雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人和經(jīng)手人均應(yīng)在移交表上簽字或蓋章。

第十二條各級(jí)行檔案部門(mén)對(duì)接收的各類會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)進(jìn)行分類、編目，以便于保管和提供利用。

業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)檔案、外匯會(huì)計(jì)檔案和經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分別編目保管。

第十三條各類會(huì)計(jì)檔案均采用“形式——年度”分類法，即首先按會(huì)計(jì)檔案的形成分成會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表三大類，每一類中再按年度順序進(jìn)行分類。

第十四條檔案部門(mén)在會(huì)計(jì)檔案分類的基礎(chǔ)上應(yīng)分別對(duì)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)檔案、外匯會(huì)計(jì)檔案、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體進(jìn)行排列編目，即在同一種會(huì)計(jì)檔案內(nèi)，先把會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證各自分開(kāi)，再分別按照年度順序進(jìn)行排列，然后以卷（冊(cè)）為單位，分別按照流水順

序編制混年度案卷號(hào)，并在案卷目錄“卷號(hào)”一欄內(nèi)填寫(xiě)相應(yīng)的案卷號(hào)，使每一種會(huì)計(jì)檔案均擁有按會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證分類的三個(gè)順序號(hào)及相應(yīng)的三本案卷目錄。

第十五條會(huì)計(jì)檔案排列編號(hào)不體現(xiàn)保管期限特征，如遇會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，可在相應(yīng)案卷目錄中加蓋“銷(xiāo)毀”戳記，并注明銷(xiāo)毀日期。

第十六條各級(jí)___銀行的會(huì)計(jì)檔案，原則上由本級(jí)行檔案部門(mén)集中保管。如果檔案部門(mén)庫(kù)房條件不能滿足實(shí)際需要，個(gè)別數(shù)量多，利用率高的會(huì)計(jì)檔案，如儲(chǔ)蓄會(huì)計(jì)檔案，也可在執(zhí)行檔案部門(mén)統(tǒng)一的管理與操作規(guī)定的前提下，由有關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)代為保管。

第十七條各級(jí)行要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理。創(chuàng)造必要的保管條件和良好的保管環(huán)境。檔案部門(mén)應(yīng)編制完整的案卷目錄和其他檢索工具，積極為財(cái)會(huì)和有關(guān)工作提供服務(wù)。

第十八條本級(jí)行內(nèi)部借閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由借閱人填寫(xiě)借閱單，并經(jīng)借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。檔案借閱單應(yīng)注明借閱日期、借閱人、審批人、檔案的種類、年代、期限和卷號(hào)、歸還日期及檔案部門(mén)經(jīng)手人等基本項(xiàng)目，以分清責(zé)任，確保會(huì)計(jì)檔案的完整與安全。

公安部門(mén)、司法 部門(mén)和有關(guān)單位處理案件或特殊情況需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須持縣級(jí)以上主管部門(mén)的正式介紹信，經(jīng)行長(zhǎng)或辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱、抄錄、復(fù)制或拍照，但不得將原件借出。

第十九條各級(jí)行應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案的審查和保密制度，定期檢查會(huì)計(jì)檔案的保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或做其他技術(shù)處理。

第二十條檔案部門(mén)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，如需拆封重新整理，則應(yīng)會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)立卷人員或經(jīng)辦人共同進(jìn)行，并在案卷封皮適當(dāng)位置（或設(shè)記錄本）作拆封情況記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括被拆封會(huì)計(jì)檔案的年度、種類、卷號(hào)、拆封原因和拆封時(shí)間。財(cái)會(huì)、檔案部

門(mén)經(jīng)手人應(yīng)在拆封情況記錄上簽字。

第二十一條會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作，按照《中國(guó)人民___銀行檔案管理暫行辦法》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

篇（5）

在實(shí)行銀行檔案集約化之前，為了加強(qiáng)內(nèi)控防范風(fēng)險(xiǎn)，銀行需要將主要業(yè)務(wù)的檔案都建立相關(guān)制度規(guī)范，并且要求從分散化的檔案管理模式慢慢向?qū)Ｈ斯芾韺?kù)分設(shè)檔案室的模式發(fā)展。各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)不僅要管理好相關(guān)檔案，還要對(duì)對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)線的檔案管理負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查。通過(guò)對(duì)管理機(jī)制及其流程來(lái)看，可以發(fā)現(xiàn)存在各條業(yè)務(wù)線多頭指導(dǎo)、各自為政的情況，綜合檔案室沒(méi)有充分發(fā)揮其統(tǒng)籌管理的作用。從管理的成本角度進(jìn)行分析，以條線實(shí)施小集中進(jìn)行檔案管理會(huì)在一定程度上浪費(fèi)或重復(fù)配置資源，這種做法明顯不夠經(jīng)濟(jì)。因此，要實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案大集中管理，要求管理層高度重視檔案管理工作，并且還需要人力資源部門(mén)對(duì)流程整合和機(jī)構(gòu)、人員配置方面的問(wèn)題給予一定幫助，還有財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該確保集約化所需庫(kù)房等硬件設(shè)施的經(jīng)費(fèi)支持，以上所述都是銀行檔案實(shí)現(xiàn)集約化管理的基本要求，下文將對(duì)銀行如何實(shí)現(xiàn)檔案集約化管理的目標(biāo)提出幾點(diǎn)建議：

一、對(duì)如何實(shí)現(xiàn)銀行檔案集約化管理進(jìn)行相關(guān)分析

（一）因地制宜，從實(shí)際出發(fā)

為了豐富檔案集約化管理的內(nèi)涵，在不斷深化對(duì)集約化管理的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐下，逐步地將集約化管理發(fā)展成一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程。中國(guó)銀行在十多年前早已嘗試開(kāi)展這項(xiàng)工作，其旗下一家分行在2004年便成立了檔案管理中心，將包含主要業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的各類檔案全部實(shí)施集中保管的方案，在制定了相應(yīng)的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)制度的同時(shí)，對(duì)庫(kù)房安保人員的管理也制定了相關(guān)策略。該分行的管理模式和做法得到了一定的認(rèn)可，但由于各單位的資源配置方面的條件有所不同，檔案管理的水平也各有差異，無(wú)法采取統(tǒng)一的管理模式，只能夠自上而下地進(jìn)行分類規(guī)劃并指導(dǎo)，注重因地制宜，從實(shí)際出發(fā)[1]。積極倡導(dǎo)各行不斷探索、大膽實(shí)踐，努力尋找出合適的集約化管理模式。

（二）調(diào)解矛盾，統(tǒng)籌規(guī)劃

在銀行檔案種類越來(lái)越豐富的情況下，其中幾類主要業(yè)務(wù)檔案先后被歸入全行規(guī)范管理的范圍，形成了一個(gè)部門(mén)牽頭管理檔案的模式，不再是由單一部門(mén)主導(dǎo)，而是多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)共同管理的復(fù)雜局面。在實(shí)現(xiàn)集約化的目標(biāo)指引下，科學(xué)合理對(duì)各部門(mén)進(jìn)行分工是十分必要的，還應(yīng)該健全溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，保證在政令一致和暢通的情況下工作。此外，檔案化的管理還要注意避免本位主義，努力突破條線限制，對(duì)全局統(tǒng)籌規(guī)劃、并且將時(shí)效性低、簡(jiǎn)單的檔案資料整合納入電子化管理。

（三）集約高效，簡(jiǎn)約高能

允許分行采取不同的實(shí)施模式，這就要求在集約的管理基礎(chǔ)上為各分行提供多種備選方案，讓分行根據(jù)各行具體情況進(jìn)行集約化管理。例如，可以建立不同區(qū)域共享的檔案中心，讓毗鄰的分行可以共同享用，這在一定程度上降低了庫(kù)房在使用前期時(shí)空置的成本；還可以推行“一城一庫(kù)”的管理模式，合理規(guī)劃，同城集中；還可以選擇專租賃業(yè)化庫(kù)房或是外包整個(gè)檔案管理服務(wù)；還可以根據(jù)檔案的種類對(duì)庫(kù)房和裝具的類型進(jìn)行合理安排，比如說(shuō)預(yù)先做好數(shù)字化處理、調(diào)閱次數(shù)相對(duì)不多的檔案就可以選擇倉(cāng)儲(chǔ)式庫(kù)房，若是跳躍較為頻繁的檔案采用密集柜則更為妥帖。以上所述管理模式，皆以“集約高效、簡(jiǎn)約高能”為目標(biāo)，為持續(xù)提高檔案集約化管理的水平而努力。

二、集約化管理的具體內(nèi)容與實(shí)施重點(diǎn)

（一）以中國(guó)銀行為榜樣，做到“應(yīng)歸盡歸”

檔案管理的覆蓋面積應(yīng)該包括銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)一切有保存價(jià)值的文件資料，保證重要檔案的“應(yīng)歸盡歸” [2]。在中國(guó)銀行《檔案分類規(guī)則》中，對(duì)于檔案分類和歸檔要求都有明確的規(guī)范，并對(duì)集約化收集和管理工作的范圍也有詳細(xì)的介紹。因此，各行可以以中國(guó)銀行為榜樣，爭(zhēng)取對(duì)稱和同步其各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)發(fā)展所產(chǎn)生的信息。

（二）完善檔案集約化管理模式和構(gòu)架

明確集約化管理的職能，健全相關(guān)機(jī)構(gòu)，對(duì)管理流程有一定的了解，建立并完善檔案集約化管理模式與構(gòu)架?，F(xiàn)階段二級(jí)分行以下已經(jīng)開(kāi)始不設(shè)檔案管理單位，這是檔案管理構(gòu)架逐漸扁平化的結(jié)果。因此，對(duì)于各一級(jí)、二級(jí)分行在不同階段分步驟實(shí)現(xiàn)全部集中管理檔案實(shí)體的目標(biāo)給予鼓勵(lì)，條件相對(duì)較好的分行可以施行“人隨檔案走”的管理方針，對(duì)各業(yè)務(wù)分檔案室的職能和相關(guān)人員進(jìn)行整合，并設(shè)置檔案管理中心，對(duì)于所有檔案進(jìn)行集中、專業(yè)、規(guī)范的管理。這樣一來(lái)，不僅可以減少管理層級(jí)，還能夠?qū)︼L(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效防控，并且很大程度上提高了管理效率。

結(jié)束語(yǔ)z6

在推進(jìn)檔案集約化管理的進(jìn)程中，要充分發(fā)揮其專業(yè)、集中、仔細(xì)的管理優(yōu)勢(shì)，在優(yōu)化資源配置的同時(shí)，爭(zhēng)取降低成本，從而實(shí)現(xiàn)提高管理效能的目的。所以，推進(jìn)檔案管理的集約化也可以說(shuō)是貫徹落實(shí)“科學(xué)發(fā)展觀”，只有這樣才能確保銀行檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，真正為提高銀行核心競(jìng)爭(zhēng)力做出一定貢獻(xiàn)。

【⒖嘉南住

篇（6）

檔案外包商應(yīng)具有以下特征：

第一，是一種實(shí)體性管理機(jī)構(gòu)；

第二，是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化程度高的檔案管理機(jī)構(gòu)；

第三，有較大的規(guī)模，服務(wù)對(duì)象也較多；

第四，對(duì)其保管的文件只有保管權(quán)，而無(wú)所有權(quán)；

第五，是介于文件形成者與檔案館之間的一個(gè)中間性機(jī)構(gòu)，它要對(duì)雙方負(fù)責(zé)，作為一個(gè)過(guò)渡性的、中間性的檔案管理機(jī)構(gòu)，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時(shí)又要擔(dān)負(fù)起為檔案館積累檔案的重任；

第六，可以承擔(dān)文件管理咨詢與培訓(xùn)的職能。

一、銀行檔案外包的背景

二戰(zhàn)后，美國(guó)大量的文件需要?dú)w檔保存，文件中心應(yīng)運(yùn)而生。1950年，美國(guó)《聯(lián)邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機(jī)構(gòu)。把使用次數(shù)不多，但又必須保管一段時(shí)期的文件集中存放在造價(jià)較低的專門(mén)庫(kù)房里，受到人們的認(rèn)可。

從某種意義上講，商業(yè)銀行就是“經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)”的金融機(jī)構(gòu)，以“經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)”為其盈利的根本手段。商業(yè)銀行是否愿意承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，是否能夠妥善控制和管理風(fēng)險(xiǎn)，將決定商業(yè)銀行的經(jīng)營(yíng)成敗。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)加劇，商業(yè)銀行面臨的風(fēng)險(xiǎn)也呈現(xiàn)出復(fù)雜多變的特征，對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析、計(jì)量、監(jiān)測(cè)并采取科學(xué)的控制手段和方法，是商業(yè)銀行保持穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)的根本所在。健全的風(fēng)險(xiǎn)管理體系在銀行可持續(xù)發(fā)展過(guò)程中具有重要的戰(zhàn)略地位，具備領(lǐng)先的風(fēng)險(xiǎn)管理能力和水平，成為商業(yè)銀行最重要的核心競(jìng)爭(zhēng)力。利用先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)管理技術(shù)，最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失，是商業(yè)銀行檔案外包風(fēng)險(xiǎn)管理目的。

二、商業(yè)銀行檔案外包的風(fēng)險(xiǎn)管理重點(diǎn)

風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)常用而寬泛的詞匯，頻繁出現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等領(lǐng)域。就銀行風(fēng)險(xiǎn)的定義主要有以下三種：

一是風(fēng)險(xiǎn)是未來(lái)結(jié)果的不確定性（或稱變化）；

二是風(fēng)險(xiǎn)是損失的可能性；

三是風(fēng)險(xiǎn)是未來(lái)結(jié)果對(duì)期望的偏離，即波動(dòng)性。風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)明確的事前概念，反映的是損失前事物的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。

從風(fēng)險(xiǎn)的定義上可以看到，風(fēng)險(xiǎn)是對(duì)未來(lái)結(jié)果的不確定性，是可能存在的損失，銀行檔案做為銀行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史記錄，是傳承銀行社會(huì)記憶，再現(xiàn)銀行歷史面貌的憑證，為銀行經(jīng)營(yíng)、管理提供信息支持，并為銀行業(yè)務(wù)相伴產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)提供原始的憑證依據(jù)，其重要性不言而喻。因此，防范銀行檔案外包過(guò)程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，是確保銀行檔案外包安全的首要工作，銀行檔案外包風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn)是：

（一）檔案外包風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估

商業(yè)銀行在制定檔案外包政策時(shí)，應(yīng)當(dāng)評(píng)估以下風(fēng)險(xiǎn)要素：

1.外包活動(dòng)的戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、國(guó)別風(fēng)險(xiǎn)等風(fēng)險(xiǎn)因素；

2.影響外包活動(dòng)的外部因素，因外包供應(yīng)商的過(guò)錯(cuò)而造成的服務(wù)中斷或撤銷(xiāo)而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)；

3.銀行對(duì)外包活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)管控能力；

4.外包供應(yīng)商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)策略和業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)連續(xù)性及破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)控制能力及外包服務(wù)的集中度；

（二）外包供應(yīng)商的盡職調(diào)查

1.外包供應(yīng)商的主體資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)管理能力、經(jīng)營(yíng)聲譽(yù)、行業(yè)地位；

2.財(cái)務(wù)穩(wěn)健性、技術(shù)實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量、對(duì)銀行業(yè)的熟悉程度；

3.對(duì)銀行托管檔案客戶信息的安全性；

4.外包供應(yīng)商對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力；

5.外包供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)關(guān)系；

（三）外包合同的審查要素

1.外包合同中的服務(wù)內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限；

2.外包服務(wù)的業(yè)務(wù)連續(xù)性安排；

3.外包服務(wù)的保密性和安全性的安排；

4.外包服務(wù)的結(jié)算、支付方式；

5.外包服務(wù)的審計(jì)和檢查；

6.外包爭(zhēng)端的解決機(jī)制；

7.外包合同或?f議變更或終止的過(guò)渡安排、違約責(zé)任；

8.外包供應(yīng)商的應(yīng)急管理；

三、商業(yè)銀行檔案外包的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

商業(yè)銀行檔案在外包后，定期對(duì)檔案外包商進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，做到早發(fā)現(xiàn)早預(yù)防。將銀行檔案外包風(fēng)險(xiǎn)納入銀行日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評(píng)價(jià)，就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案外包風(fēng)險(xiǎn)，并在發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)后及時(shí)采取有效處置措施，將損失減少到最低程度。

日常工作中可采用平衡計(jì)分卡方式設(shè)計(jì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，可按月、季、半年、年度要求進(jìn)行檔案外包業(yè)務(wù)檢查，檢查內(nèi)容包括：

（一）外包供應(yīng)商的評(píng)估：

1.資質(zhì)：是否符合專業(yè)資質(zhì)；

2.財(cái)務(wù)：收費(fèi)是否合理，程序是否完善；

3.日常經(jīng)營(yíng)：是否出現(xiàn)異常；

4.及時(shí)性：是否能及時(shí)辦理檔案的收、取、查閱流程，在辦理過(guò)程中有無(wú)差錯(cuò)發(fā)生；

5.差錯(cuò)性：資料能否及時(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)、無(wú)差錯(cuò)地領(lǐng)取、歸還，不存在遺失情況；

6.溝通性：溝通是否順暢，是否對(duì)銀行服務(wù)需要的反應(yīng)能迅速、及時(shí)、有效完成；

7.保密性：無(wú)違反保密原則，業(yè)務(wù)合作期間能保護(hù)好銀行信息及銀行商業(yè)秘密；

8.監(jiān)督檢查：是否能積極配合商業(yè)銀行開(kāi)展外包監(jiān)督工作，及時(shí)報(bào)送外包工作情況；

9.違規(guī)性：是否存在違規(guī)行為，是否存在隱瞞事實(shí)，阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規(guī)證據(jù)行為。

（二）外包人員的評(píng)估

1.人員：有符合要求的檔案管理人員，能夠高效完成各項(xiàng)工作；

2.外包?I務(wù)人員能夠妥善保管商業(yè)銀行委托保管的各類客戶資料、檔案資料；

3.服從銀行管理，無(wú)主觀故意，通過(guò)內(nèi)外勾結(jié)、惡意操作等措施規(guī)避銀行風(fēng)險(xiǎn)控制措施；

4.無(wú)擅自向客戶做出不實(shí)承諾行為，向客戶提供虛假資料或誤導(dǎo)性宣傳；

5.無(wú)假借銀行名義進(jìn)行客戶約談行為，無(wú)冒用銀行商譽(yù)的行為；

6.無(wú)利用職務(wù)之便，竊取客戶資料等進(jìn)行違反職業(yè)操守及銀行管理規(guī)定的其他行為；

（三）突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案及演練

1.是否事先制定建立檔案外包風(fēng)險(xiǎn)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案和機(jī)制，確保檔案外包業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常經(jīng)營(yíng)；

2.是否建立替代方案，尋求合同項(xiàng)下的保險(xiǎn)安排等措施；

3.是否定期組織外包商開(kāi)展演練，建立外包業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常經(jīng)營(yíng)；

篇（7）

1.1檔案意識(shí)不強(qiáng),音像檔案難以及時(shí)完整歸檔

一是多科室拍攝,收集上難以控制。拍攝多為業(yè)務(wù)部門(mén),隨機(jī)性強(qiáng)。檔案部門(mén)對(duì)拍攝時(shí)間、內(nèi)容及照片、錄像數(shù)量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門(mén)了,也是星星點(diǎn)點(diǎn),很不完整。在收集上,檔案人員常常叫苦連天,工作往往處于被動(dòng)。調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)攝錄人員中存放著音像檔案。他們一直誤以為只有上級(jí)來(lái)文、紅頭文件才是檔案,而他們?cè)诠珓?wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像帶等,拍完、錄完就算完成任務(wù)了,不需要?dú)w檔保存;另一種是部分人誤以為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí),送往報(bào)社、電臺(tái)和某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)就算完了,怎么處理這些聲像檔案屬于個(gè)人行為。更有甚者隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整,連同自己拍攝的工作照片也一同卷走,還說(shuō)這屬于個(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。造成了音像檔案的失控或流失,致使單位檔案不齊全完整,嚴(yán)重影響了音像檔案的長(zhǎng)久保護(hù)和開(kāi)發(fā)利用。

二是目前由于音像檔案載體材料成本較高,而且,屬于“賬外”檔案,不易控制。許多科技音像檔案形成部門(mén),出于使用便利,不愿將其無(wú)償交給檔案部門(mén)管理,而往往從個(gè)人實(shí)際工作需要出發(fā),對(duì)音像資料任意處置,致使照片底片損傷或丟失,將其中一些珍貴資料內(nèi)容丟失。加之保管條件等原因,這部分檔案正受到不同程度的損壞。其次是音像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔,影像需輔以文字說(shuō)明,如果不及時(shí)歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn),有近80%的單位有積存照片沒(méi)歸檔,且多數(shù)照片、底片早已分家或已無(wú)底片,文字說(shuō)明更難說(shuō)清。本來(lái)是很珍貴的照片,卻由于沒(méi)有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來(lái)看,更令人擔(dān)憂,相當(dāng)一部分單位都是“一盤(pán)帶子反復(fù)用”,原始錄音(像)沒(méi)有保存下來(lái)。另外有些部門(mén)或個(gè)人手里保存著部分珍貴的音像檔案,雖管理不規(guī)范,但當(dāng)檔案部門(mén)去收集時(shí),往往不愿交。究其原因,主要是檔案意識(shí)不強(qiáng),對(duì)音像檔案管理缺乏重視。

1.2音像檔案管理混亂,問(wèn)題復(fù)雜

1.2.1管理制度不健全音像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有4個(gè)單位制定了相應(yīng)的音像檔案管理制度,占50%,有半數(shù)以上的單位處于無(wú)章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查,音像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統(tǒng)一管理,隨時(shí)形成隨時(shí)移交,僅占15%;二是各科室一年一次移交檔案室,占25%;三是由科室分散保管或個(gè)人保存,占40%。四是科室、個(gè)人都沒(méi)有保存,占20%。由此表明有五分之三的單位音像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實(shí)不夠,缺乏有效的保障措施。

1.2.2管理狀況“喜”“憂”懸殊,發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、音像檔案、音像檔案管理制度都比較規(guī)范的有1個(gè)單位,占12.5%;有設(shè)備無(wú)音像檔案管理制度,有音像檔案收集不齊全的有3個(gè)單位,占37.5%,而有設(shè)備無(wú)音像檔案、有音像檔案沒(méi)集中統(tǒng)一管理的4個(gè)單位,競(jìng)占50%,兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看:最多的一個(gè)檔案室存有1000余張,其余7個(gè)單位1000多張,平均150張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項(xiàng)看,音像檔案的管理水平就很懸殊。

1.2.3保管條件差,音像檔案難以長(zhǎng)久保存

音像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn),沒(méi)有一個(gè)單位設(shè)置了音像檔案室,只有4個(gè)單位配備了音像檔案專柜,其余各單位都將音像檔案存放在文書(shū)柜內(nèi)與其它檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質(zhì),磁帶受損等,不利于音像檔案的長(zhǎng)久保存和利用,一旦發(fā)生問(wèn)題,悔之晚矣!

1.2.4重大活動(dòng)檔案失控,音像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知,每次縣局組織重大活動(dòng),召開(kāi)重要會(huì)議,都安排人員攝錄像,形成了許多有價(jià)值的音像檔案。其中一些在報(bào)刊上刊登或印成圖書(shū)、畫(huà)冊(cè)對(duì)外發(fā)行,但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個(gè)單位同時(shí)參與的大型活動(dòng),檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時(shí)抽調(diào)的,各自負(fù)責(zé)一塊工作,相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中,活動(dòng)結(jié)束后,檔案材料也各歸東西,音像(包括文書(shū)、實(shí)物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結(jié)束沒(méi)有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作,也造成檔案材料流失;三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng),加之缺乏有效的管理,形成的檔案不及時(shí)歸檔,用完之后就歸為已有或是下落不明,又造成檔案的流失。

2加強(qiáng)音像檔案管理工作的對(duì)策及建議

2.1加強(qiáng)宣傳、提高意識(shí),爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門(mén)的事,更是各立檔單位乃至全社會(huì)的事,而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗(yàn)看:一要爭(zhēng)取主管部門(mén)、各個(gè)科室的大力支持,引起全體職工干部的廣泛關(guān)注,從而提高全體職工干部,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí),營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機(jī)遇服務(wù)中心工作。檔案主管部門(mén)、各立檔科室要善于抓住機(jī)遇,結(jié)合本單位中心工作,通過(guò)室藏檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

2.2加強(qiáng)管理,制定辦法,狠抓制度落實(shí)

要改變音像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作很必要。各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,對(duì)產(chǎn)生的音像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對(duì)音像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長(zhǎng)期保存的音像檔案應(yīng)定期向檔案室移交;在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng),以確保音像檔案歸檔質(zhì)量。

2.3加強(qiáng)監(jiān)督,分類指導(dǎo),注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對(duì)音像檔案管理現(xiàn)狀,檔案行政管理部門(mén)要加大對(duì)音像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度,并把其作為檔案目標(biāo)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。同時(shí),針對(duì)不同科室現(xiàn)狀,采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo),力爭(zhēng)整體水平的提高。對(duì)人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位,要鞏固提高,在開(kāi)發(fā)利用上下功夫;對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員,而檔案管理沒(méi)跟上的單位,應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督,促其逐步規(guī)范管理;對(duì)問(wèn)題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位,要限期建檔,加大指導(dǎo)監(jiān)督力度,不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn),全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn),為形成好、保管好音像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

2.4結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮,音像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求,短時(shí)間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先,音像檔案要獨(dú)立成卷,使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度,遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施,盡量延長(zhǎng)音像檔案的壽命。

2.5全面出擊,形式多樣,疏通收集渠道

篇（8）

電子檔案主要有著以下的層面的特點(diǎn)。首先電子檔案具有存儲(chǔ)空間小的特點(diǎn)，即電子檔案一般存在于移動(dòng)或者固定的存在載體中，主要利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)，或者應(yīng)用應(yīng)硬盤(pán)進(jìn)行存儲(chǔ)。例如，音像資料，以及圖片一般存儲(chǔ)在磁盤(pán)。比較于傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)，電子檔案存儲(chǔ)空間較小，這對(duì)于檔案管理而言，是一種優(yōu)勢(shì)。其次，電子檔案還具有存儲(chǔ)信息量大的特點(diǎn)，存儲(chǔ)信息量大的特點(diǎn)，還是比較于傳統(tǒng)的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢(shì)所在。對(duì)于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案管理的過(guò)程較為簡(jiǎn)單，這種管理的過(guò)程中，體現(xiàn)在電子檔案的歸檔，加工以及存儲(chǔ)的層面[2]，總體的流程是較為簡(jiǎn)單的，是電子檔案的優(yōu)勢(shì)所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過(guò)程較為簡(jiǎn)單，但是具有較高地技術(shù)性，即在管理的過(guò)程中，需要大量的信息技術(shù)作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調(diào)用等，這對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了較高地要求?？偟膩?lái)說(shuō)，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內(nèi)容，不斷地分析其特點(diǎn)，根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)行管理策略的提出，提升其管理層面的實(shí)效性，積極意義十分深遠(yuǎn)。

二、提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性的策略分析

上文中對(duì)于電子檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，電子檔案對(duì)于信息存儲(chǔ)層面有著一定的優(yōu)勢(shì)，但是在管理過(guò)程中，以及管理技術(shù)層面有著新的要求。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，分析提升音像與圖片檔案管理的特點(diǎn)，成為了我們思考的問(wèn)題。提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，能夠?yàn)樯鐣?huì)健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進(jìn)服務(wù)發(fā)展，對(duì)于全市健康事業(yè)發(fā)展有著積極作用。

1、應(yīng)用信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理

當(dāng)前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存，或者是應(yīng)用存儲(chǔ)硬盤(pán)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)，為了提升音像與圖片檔案管理的實(shí)效性，不斷地提升效率，促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量，積極應(yīng)用信息技術(shù)，開(kāi)展平臺(tái)化的檔案管理模式十分關(guān)鍵。首先，信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理，就是根據(jù)工作建立相應(yīng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)對(duì)于各個(gè)檔案進(jìn)行歸檔，分類，形成相應(yīng)的目錄，對(duì)于各個(gè)檔案的信息進(jìn)行存儲(chǔ)。例如，根據(jù)存儲(chǔ)檔案的不同，在信息化平臺(tái)中對(duì)于檔案存儲(chǔ)的類別進(jìn)行劃分，然后按照已經(jīng)劃分好的類別，直接進(jìn)行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺(tái)系統(tǒng)，就是使得音像與圖片檔案的存儲(chǔ)更加地清晰明了，對(duì)于相應(yīng)的信息能夠完備地進(jìn)行記錄。例如，在平臺(tái)中存儲(chǔ)圖片，能夠十分容易找到存儲(chǔ)位置，在存儲(chǔ)的過(guò)程中，會(huì)彈出相應(yīng)的窗口，填寫(xiě)相應(yīng)的圖片信息，如，對(duì)于圖片的大小，生成時(shí)間，文件類型，打開(kāi)方式等信息均進(jìn)性記錄，然后進(jìn)行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應(yīng)用信息化平臺(tái)[3]，進(jìn)行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進(jìn)行資料的調(diào)取，不用像直接利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)存儲(chǔ)一樣，需要尋找電子檔案。應(yīng)用信息化平臺(tái)，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調(diào)取，還可以不斷地引入新技術(shù)，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理也是在沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)接入的狀態(tài)下應(yīng)用，并且通過(guò)技術(shù)手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲(chǔ)平臺(tái)的安全。應(yīng)用信息化平臺(tái)開(kāi)展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統(tǒng)，更加規(guī)范，對(duì)于檔案管理的實(shí)效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過(guò)程中，與傳統(tǒng)檔案有著較大的差別，為了適應(yīng)今后大量電子檔案出現(xiàn)的趨勢(shì)，建立相應(yīng)的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實(shí)效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開(kāi)展，均規(guī)范化的開(kāi)展，對(duì)于實(shí)效性的提升十分關(guān)鍵，主要有著以下層面的體現(xiàn)。首先，建立適應(yīng)于單位自身工作特點(diǎn)的檔案歸檔工作，即對(duì)于音像，圖片檔案的相關(guān)信息進(jìn)行規(guī)定，對(duì)于文件大小，類型進(jìn)行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲(chǔ)性。在音像圖片檔案管理的過(guò)程中，制定相應(yīng)的歸檔制度，應(yīng)當(dāng)高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)，使得制度更加適應(yīng)工作實(shí)際，更加具有針對(duì)性。其次，電子檔案管理的過(guò)程與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的區(qū)別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關(guān)鍵的[4]。其一，應(yīng)當(dāng)定期地對(duì)于音像與圖片檔案進(jìn)行檢查，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)過(guò)程中的問(wèn)題，尤其是對(duì)于存儲(chǔ)過(guò)程中存在的并且進(jìn)行及時(shí)地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲(chǔ)的過(guò)程中，對(duì)于相應(yīng)的物理環(huán)境也要進(jìn)行制度層面的建立，對(duì)于光，磁等環(huán)境要素進(jìn)行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問(wèn)題也是十分關(guān)鍵的，因此應(yīng)當(dāng)建立必要的安全制度。例如，對(duì)于音像與圖片檔案的存儲(chǔ)，拷貝，修改等均進(jìn)行書(shū)面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門(mén)之間的拆分與合并，檔案在移交的過(guò)程中容易發(fā)生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過(guò)程中，責(zé)任人之間做好相應(yīng)的工作移交?？偟膩?lái)說(shuō)，制度的建立，能夠有效地規(guī)范音像與圖片檔案管理的過(guò)程中。這對(duì)于檔案管理的實(shí)效性提升十分有利，同樣促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

篇（9）

中圖分類號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： C 文章編號(hào)：1672-1578（2012)05-0241-01

檔案工作是進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的重要組成部分，同志在全國(guó)檔案工作會(huì)議上指出：“檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的不可缺少的方面?！睘榇耍绾巫龊眯率兰o(jì)的檔案工作，如何充分利用檔案的信息資源，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和校園管理工作服務(wù)成為檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。它將成為校園管理的發(fā)展起到很大的推動(dòng)作用。那么檔案工作也是其中不可缺少的一項(xiàng)工作，筆者作為一名檔案工作者在新形勢(shì)下，就如何做好檔案工作從其內(nèi)在和外在因素上談些個(gè)人的看法。

1 良好的外部環(huán)境是外在因素，它是做好檔案工作的前提

1.1檔案工作者是檔案管理的中心因素

第一，檔案工作者具者有一定的文化水平是其代從事檔案工作的先決條件，否則將無(wú)法準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行分類和科學(xué)的管理；第二，檔案工作者的自身素質(zhì)是決定其是否能盡心盡力做好工作的關(guān)鍵，作為一名檔案工作者必須要熱愛(ài)這份工作，要有較強(qiáng)的責(zé)任感，能認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性；第三，檔案工作者要學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)。深入貫徹和學(xué)習(xí)《檔案法》，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，保證檔案內(nèi)容的嚴(yán)密性，真正達(dá)到依法制檔；第四，檔案工作在信息時(shí)代必須掌握一定微機(jī)操作技能，能靈活的使用檔案管理軟件，使檔案管理微機(jī)化、現(xiàn)代化，從而提高檔案的總體質(zhì)量和調(diào)閱效率。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，對(duì)檔案整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

1.2先進(jìn)、完善的設(shè)施也是提高檔案管理水平的關(guān)鍵

為了使檔案保存的完整和長(zhǎng)久，在裝訂時(shí)都要按統(tǒng)一規(guī)格用卷皮裝訂后，裝入檔案盒中，科技檔案要裝在無(wú)酸卷盒中，擺放到密集架上。

新形勢(shì)下的檔案管理不再是以往單純的手工操作，隨著計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，一些檔案管理軟件不斷出現(xiàn)，我們應(yīng)用這些軟件可以方便、快捷、準(zhǔn)確的把檔案分類、歸檔，在檔案管理軟件上，還應(yīng)深層次的開(kāi)發(fā)，而且盡可能形成檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，那將使檔案管理達(dá)到更高的水平。

待檔案歸檔完畢后，為了使“檔案家庭”有個(gè)良好的生活環(huán)境，檔案室要做好七防措施：防潮、防塵、防火、防鼠、防蟲(chóng)、防盜、防光。為此需配備一些設(shè)施：密集架、除濕機(jī)、吸塵器、滅火器、電風(fēng)扇、溫濕度表等，這些都是為了創(chuàng)造一個(gè)適合檔案存放的環(huán)境，不致使檔案由于周?chē)h(huán)境的影響而損毀或丟失。

2 歸檔的質(zhì)量是內(nèi)在因素，它將直接影響檔案的利用效果。

我校的檔案分為文為檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、科技檔案四類，而其中文書(shū)檔案的歸檔較復(fù)雜。文書(shū)檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，要達(dá)到文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化就要從文書(shū)工作抓起。所以在收發(fā)文件上要做得精、細(xì)，收發(fā)文登記是文書(shū)外理工作的重要程序之一，是綜合后映本單位內(nèi)發(fā)文和上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文的真實(shí)紀(jì)錄。所以規(guī)范的填寫(xiě)收發(fā)文登記簿是十分關(guān)鍵的，為了立卷時(shí)的方便，我們?cè)谑瞻l(fā)文登記時(shí)可以提前登記上該文件是否歸檔、類別、保管期限，這樣助于日后更便于捷的立卷、歸檔，在歸檔后也可以在上面寫(xiě)上該文件的盒號(hào)和案卷號(hào)，那么這樣的收發(fā)登記簿以后可以成為調(diào)閱文件的索引工具之一。我校在收發(fā)工作上嚴(yán)格按照啟封、登記、擬辦、批辦、承辦、收回的程序執(zhí)行，定期核查文件是否收回，未收回的要催繳，以免時(shí)間長(zhǎng)造成文件的損壞和丟失。年末根據(jù)收發(fā)文登記簿對(duì)全年的文件進(jìn)行核查。

把所有的文件收回后，按規(guī)定把需歸檔的文件篩選出來(lái)，按檔案部門(mén)下發(fā)的檔案歸檔范圍和如何分類以及保管期限表，對(duì)文件進(jìn)行處理，再按科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行排序，使其有條理的擺放，以便查閱方便。在檔案裝訂過(guò)程中要去除金屬物。待檔案立卷后，要輸入計(jì)算機(jī)，打印出案卷目錄，作為文件索引工具。對(duì)于一些不需歸檔的文件可以單獨(dú)的做短時(shí)間保存，打印出案卷目錄，以免丟失或銷(xiāo)毀有用的資料；對(duì)于一些簡(jiǎn)訊、情況反映等可以將同類的裝訂成冊(cè)，以備撰寫(xiě)或查詢情況時(shí)使用。

3 檔案管理資源的利用和管理

篇（10）

中圖分類號(hào)：G271；F830.42 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）44-0127-01

一、銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作概述

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案組成部分，也是存在單位重點(diǎn)管理的內(nèi)容之一。2005年我國(guó)實(shí)施的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中，對(duì)銀行會(huì)計(jì)檔案的管理工作給出了明確的指示，目的是促使檔案管理的規(guī)范化、完善化。

從定義角度來(lái)說(shuō)，銀行會(huì)計(jì)檔案是指在銀行機(jī)構(gòu)日常的工作中，所形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿以及財(cái)務(wù)報(bào)告等所有用于核算的專業(yè)材料。這些材料是反映本機(jī)構(gòu)中經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要證據(jù)。作為經(jīng)濟(jì)金融類檔案的一種，銀行會(huì)計(jì)檔案很顯然與科技類檔案、人事類檔案有很大的區(qū)別。

這種區(qū)別表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

其一，銀行會(huì)計(jì)檔案具有很強(qiáng)的針對(duì)性。一般來(lái)說(shuō)，凡是可以進(jìn)行獨(dú)立財(cái)務(wù)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案，但銀行本身也是一個(gè)對(duì)外服務(wù)的金融窗口，這就要求其會(huì)計(jì)檔案中除了一般企業(yè)（單位）所進(jìn)行的會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容之外，還要包括更寬泛的金融經(jīng)濟(jì)信息。

其二，銀行會(huì)計(jì)檔案種類較為穩(wěn)定。無(wú)論是大型國(guó)有銀行還是區(qū)域性地方銀行，在統(tǒng)計(jì)會(huì)計(jì)檔案類別中極少進(jìn)行變動(dòng)，便于作為管理部門(mén)的中央人民銀行實(shí)行規(guī)范化制度。

總體而言，銀行會(huì)計(jì)工作由于其特殊性、復(fù)雜性和嚴(yán)密性特點(diǎn)，促使形成了與其他會(huì)計(jì)行業(yè)明顯不同的檔案特點(diǎn)。

1.1 專業(yè)性

銀行會(huì)計(jì)檔案工作不僅僅是針對(duì)本機(jī)構(gòu)的，更多的是關(guān)系到國(guó)家經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)部門(mén)，并優(yōu)先考慮整體經(jīng)濟(jì)的需求，換句話說(shuō)，受到宏觀經(jīng)濟(jì)政策的影響很大。而與宏觀部門(mén)對(duì)接的過(guò)程中，需要通過(guò)各種專業(yè)性較強(qiáng)的手段提高效率。

1.2 嚴(yán)謹(jǐn)性

銀行會(huì)計(jì)檔案工作的形成過(guò)程造就了其嚴(yán)謹(jǐn)性的本質(zhì)，從業(yè)務(wù)角度來(lái)說(shuō)，所有的操作都是依賴于憑證完成，并形成相應(yīng)的賬簿，最后構(gòu)成整體報(bào)表，任何一個(gè)數(shù)字都是有緣可查，彼此之間的依賴程度很大。

1.3 廣泛性

銀行會(huì)計(jì)檔案工作涉及、服務(wù)和影響的范圍很廣，幾乎包括所有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)體（個(gè)人和組織）。同時(shí)，銀行機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展也表現(xiàn)為廣泛性的特征，幾乎所有的銀行機(jī)構(gòu)都會(huì)建立分支，根據(jù)實(shí)際需要建立側(cè)重點(diǎn)，篩選業(yè)務(wù)對(duì)象。

二、當(dāng)前銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問(wèn)題

銀行會(huì)計(jì)檔案工作的穩(wěn)定性，必然造成其管理問(wèn)題的集中統(tǒng)一性，在目前國(guó)內(nèi)的各類銀行系統(tǒng)中，所面臨的會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題大同小異。

首先，會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)沒(méi)有固定的形式，只注重工作對(duì)象而忽視管理流程。根據(jù)《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》（2006版）中規(guī)定，銀行會(huì)計(jì)檔案資料的管理必須進(jìn)行集中管理和監(jiān)督。但從實(shí)際操作中，檔案資料的最終處理實(shí)行了集中統(tǒng)一處理，但在會(huì)計(jì)檔案的管理形勢(shì)上，則采用的是分散和柔性模式，趕進(jìn)度的情況普遍存在。

其次，銀行會(huì)計(jì)檔案具有保密性，在一定程度上與社會(huì)管理制度形成了矛盾。例如銀行的會(huì)計(jì)檔案是否應(yīng)該接受公安部門(mén)的監(jiān)督，這是一個(gè)討論已久的問(wèn)題。根據(jù)我國(guó)法律規(guī)定，公安部門(mén)（經(jīng)偵）有權(quán)利對(duì)存在一點(diǎn)的經(jīng)濟(jì)賬目從銀行檔案中調(diào)查的權(quán)力，但根據(jù)《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》規(guī)定，銀行保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。這種實(shí)際存在的 矛盾，必然導(dǎo)致中間手續(xù)的形成，既破壞法律原則，又對(duì)銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作造成了不利影響。

再次，當(dāng)前國(guó)內(nèi)的銀行會(huì)計(jì)檔案管理制度缺乏完善，一些必要數(shù)據(jù)容易丟失。從會(huì)計(jì)工作本身而言，是在體制下進(jìn)行嚴(yán)格的經(jīng)濟(jì)記錄、整理和協(xié)調(diào)工作。但是，中央財(cái)政與地方財(cái)政之間存在的信息不對(duì)稱情況十分嚴(yán)重，容易造成監(jiān)督管理上的漏洞，如檔案保存周期、檔案監(jiān)督權(quán)限等，最終形成監(jiān)管分散、多頭參與的復(fù)雜局面。

三、針對(duì)銀行會(huì)計(jì)檔案管理工作的改進(jìn)策略

3.1 明確部門(mén)職責(zé)，加強(qiáng)統(tǒng)一管理

銀行會(huì)計(jì)檔案的形成是通過(guò)不同渠道完成的，換而言之，部門(mén)越多檔案的細(xì)分化就越具體，但造成的溝通協(xié)作問(wèn)題就越多。由于不同部門(mén)之間的權(quán)責(zé)不同，所進(jìn)行的操作規(guī)范和硬件匹配各有差別，因此容易造成監(jiān)督部門(mén)的監(jiān)管乏力；如果將銀行的分支結(jié)構(gòu)考慮在內(nèi)，必然會(huì)收到異地異步管理的影響。明確不同部門(mén)之間的職責(zé)，在體系內(nèi)形成多條檔案管理交流的信息流，有利于部門(mén)之間的縱向溝通和橫向協(xié)作。因此要在銀行體系內(nèi)部明確規(guī)定各部門(mén)的會(huì)計(jì)檔案類別，劃定工作區(qū)域，避免重復(fù)勞動(dòng)浪費(fèi)資源。最終的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，實(shí)行統(tǒng)一管理的模式。

3.2 完善銀行制度管理，提升會(huì)計(jì)檔案科學(xué)監(jiān)督力度

隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和金融服務(wù)體系的擴(kuò)充，我國(guó)的銀行機(jī)構(gòu)中所包含的經(jīng)濟(jì)成分也越來(lái)越復(fù)雜，嚴(yán)格意義上說(shuō)，目前的銀行體系中沒(méi)有一家是國(guó)有獨(dú)資企業(yè)。不同的利益成分坐擁在一起，必然會(huì)對(duì)銀行制度化的形成產(chǎn)生不同的作用，并向有利于自身的角度發(fā)展。央行作為管理機(jī)構(gòu)，可以從銀行制度管理完善為方向，以銀行會(huì)計(jì)檔案為切入點(diǎn)，加大管理力度和完善力度。同時(shí)，雖然銀行企業(yè)不得不遵守經(jīng)濟(jì)類法律法規(guī)，但真正發(fā)揮約束作用或者約束作用較強(qiáng)的，依然來(lái)源于中央人民銀行的相關(guān)監(jiān)督條例。從這一角度來(lái)說(shuō)，完全具有管理和提升的可行性。

3.3 強(qiáng)化會(huì)計(jì)從業(yè)人員意識(shí)，明確檔案管理責(zé)任范圍

銀行會(huì)計(jì)從業(yè)人員是主導(dǎo)檔案形成的力量，也是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)人員的專業(yè)性、職業(yè)道德等方面培養(yǎng)也是必須要考慮的。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)人員首先要完成業(yè)務(wù)工作，其次才能夠針對(duì)檔案進(jìn)行立卷、審查、整理和歸檔等操作。對(duì)銀行會(huì)計(jì)從業(yè)人員的管理，不僅要從體制內(nèi)入手，還要包括體制外的檢查和監(jiān)督，例如定期抽檢檔案的完整性、規(guī)范性和及時(shí)性等，在相關(guān)專業(yè)性方面，通過(guò)定期培訓(xùn)或者引發(fā)學(xué)習(xí)材料的方式，督促銀行內(nèi)部檔案管理工作的改革。同時(shí)，對(duì)從業(yè)人員的職責(zé)范圍必須做出明確的界定，防止過(guò)度放縱或過(guò)度約束的現(xiàn)象發(fā)生。

參考文獻(xiàn)

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篇（11）

2.銀行會(huì)計(jì)檔案集約化和電子化處理工作主要集中于業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)檔案管理方面，而對(duì)銀行內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理等方面推進(jìn)明顯滯后，仍采用傳統(tǒng)做法，使電子化整體效應(yīng)難以充分發(fā)揮。

3.實(shí)行實(shí)物會(huì)計(jì)檔案集中存管后，統(tǒng)籌規(guī)劃和提質(zhì)增效仍有許多工作要做。比如歷史留存檔案的數(shù)字化補(bǔ)錄、集中存管紙質(zhì)檔案的到期鑒定銷(xiāo)毀和新舊檔案更新優(yōu)化，以及檔案管理系統(tǒng)提供必要技術(shù)支持等問(wèn)題，都需要予先考慮安排。

4.在實(shí)現(xiàn)不同載體的會(huì)計(jì)檔案以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的管理模式下，由于電子存檔的法律地位尚未得到最終確認(rèn)，其直接關(guān)乎銀行會(huì)計(jì)檔案存管發(fā)展取向和管理成本問(wèn)題。（目前，在電子化存檔能夠極大滿足利用需要的情況下，銀行仍保管著數(shù)量龐大的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，且增長(zhǎng)迅速，而其利用率很低，且越來(lái)越少，在保管與利用之間形成巨大反差，這對(duì)銀行來(lái)說(shuō)已構(gòu)成不小的成本負(fù)擔(dān)。）

5.對(duì)銀行后臺(tái)檔案作業(yè)實(shí)行第三方服務(wù)外包，可緩解銀行人員緊張矛盾，實(shí)現(xiàn)不同資源優(yōu)化配置和工作效率提高，但安全因素始終是一個(gè)不容忽視的問(wèn)題。

6.會(huì)計(jì)憑證的鑒定銷(xiāo)毀標(biāo)準(zhǔn)單一，只考慮業(yè)務(wù)價(jià)值，而忽略歷史價(jià)值，在一定程度上造成歷史記憶的缺失。

二、轉(zhuǎn)型中銀行會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化的對(duì)策與思考

1.對(duì)數(shù)字化前歷史積存會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整體優(yōu)化瘦身。最直接、最有效的方法就是開(kāi)展檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作。這項(xiàng)工作以前也開(kāi)展過(guò)，但不是每家銀行機(jī)構(gòu)都做了，或者做得不徹底、不全面，檔案超期保管的現(xiàn)象普遍存在。銀行歷史會(huì)計(jì)檔案不能夠及時(shí)鑒定銷(xiāo)毀的主要原因，概括起來(lái)說(shuō)：就是沒(méi)有樹(shù)立正確的檔案觀，沒(méi)有明確的工作目標(biāo)和建立必要的檔案管理責(zé)任制，具體業(yè)務(wù)指導(dǎo)沒(méi)跟上，才使“畏難求穩(wěn)”、“無(wú)事無(wú)責(zé)”的錯(cuò)誤觀念得以存在和通行，以致貽誤處理時(shí)機(jī)。因此，在轉(zhuǎn)型中，必須對(duì)癥下藥，加快對(duì)沉淀、超期保管的歷史檔案進(jìn)行去庫(kù)存化，達(dá)到優(yōu)化庫(kù)存和輕裝上陣的目的。對(duì)在去庫(kù)存化中，保留下來(lái)的、有繼續(xù)保存價(jià)值的歷史檔案，須經(jīng)數(shù)字化處理后納入檔案系統(tǒng)管理，其實(shí)物檔案則采取集中存管，實(shí)現(xiàn)新老檔案合并管理。

2.加快銀行內(nèi)部財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，推進(jìn)其電子化進(jìn)程。要建立統(tǒng)一的銀行內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行分級(jí)授權(quán)管理。對(duì)各級(jí)銀行機(jī)構(gòu)的內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算資料，均須轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)納入管理系統(tǒng)處理，并由系統(tǒng)自動(dòng)生成為電子檔案保管，實(shí)現(xiàn)綜合利用。其原始資料則由產(chǎn)生機(jī)構(gòu)按紙質(zhì)檔案管理模式統(tǒng)一進(jìn)行處理，從而實(shí)現(xiàn)全部會(huì)計(jì)檔案的電子化管理和有效銜接，充分發(fā)揮系統(tǒng)整體綜合效應(yīng)。

3．科學(xué)規(guī)劃，提高檔案集約化科學(xué)管理水平。實(shí)物會(huì)計(jì)檔案集中存管的核心是降低管理成本，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)。因此，在檔案庫(kù)建設(shè)規(guī)劃時(shí)，須對(duì)檔案形成、分布、數(shù)量及保管期限進(jìn)行預(yù)測(cè)分析和成本核算（目前，銀行集中入庫(kù)的檔案主要是15年和永久兩個(gè)期限），要考慮庫(kù)房的選址條件和成本、檔案存管輪替周轉(zhuǎn)使用等因素，合理規(guī)劃確定庫(kù)房位址、建設(shè)面積和檔案存放劃區(qū)。庫(kù)房建設(shè)要符合檔案保管要求，并根據(jù)檔案的不同保管期限，采取差異化保管措施。對(duì)永久保管的檔案，可按較高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和管理；會(huì)計(jì)憑證則采取保基本，滿足防盜、防火、防水等要求即可。要建立健全庫(kù)房檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，提高檔案科學(xué)化管理水平。

4.改進(jìn)對(duì)新到期檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作方式。一是建立檔案管理責(zé)任制，把新到期檔案鑒定銷(xiāo)毀工作納入目標(biāo)管理考核內(nèi)容。上級(jí)行和檔案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)的具體指導(dǎo)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)等形式提高涉檔管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平和工作能力，為開(kāi)展鑒定銷(xiāo)毀工作奠定基礎(chǔ)。檔案鑒定銷(xiāo)毀工作須嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)程組織實(shí)施，落實(shí)計(jì)劃、審批和監(jiān)督等措施，確保工作有序規(guī)范進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)庫(kù)管檔案到期正常輪替周轉(zhuǎn)，提高庫(kù)房使用效率。二是構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)技術(shù)支撐平臺(tái)。為減輕檔案鑒定銷(xiāo)毀工作壓力，必須將檔案管理先進(jìn)理念導(dǎo)入系統(tǒng)（前端）管理控制中。在新業(yè)務(wù)推出時(shí)，凡涉及會(huì)計(jì)核算資料的，都應(yīng)先與會(huì)計(jì)部門(mén)溝通，對(duì)其名稱、用途、性質(zhì)、歸檔范圍及保管期限等信息進(jìn)行界定，詳列明細(xì)，納入系統(tǒng)控制管理，并提供會(huì)計(jì)信息的電子閱讀和打印。對(duì)涉及債權(quán)債務(wù)、借貸關(guān)系的交易事項(xiàng)，須建立系統(tǒng)邏輯關(guān)系模型，實(shí)行跟蹤管理和有效對(duì)接，提供銀行債權(quán)債務(wù)管理支持。在檔案到期鑒定時(shí)，通過(guò)向系統(tǒng)輸入到期檔案鑒定范圍信息，計(jì)算機(jī)就可依據(jù)事先設(shè)定條件進(jìn)行自動(dòng)搜索篩選，提交未了結(jié)債權(quán)債務(wù)檔案信息（如業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間、機(jī)構(gòu)、網(wǎng)點(diǎn)、柜員及金額、檔案存放位置等），作為實(shí)物會(huì)計(jì)檔案清分、存毀工作的重要依據(jù)，從而破解以往銀行會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀鑒定分揀的難題，大大提高工作效率。

5.積極推進(jìn)銀行會(huì)計(jì)檔案電子存檔合法化?！耙噪娮訖n案為主，紙質(zhì)檔案為輔”是現(xiàn)代銀行會(huì)計(jì)檔案管理的主要形式，即充分發(fā)揮電子檔案在銀行會(huì)計(jì)檔案管理利用中的主導(dǎo)作用，同時(shí)，為滿足司法需要保留紙檔?，F(xiàn)行銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限按《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定分為3年、5年、15年和永久四檔，但在執(zhí)行中，各行都明確規(guī)定：“同一會(huì)計(jì)檔案采用不同介質(zhì)保存的，應(yīng)以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。除隨傳票裝訂的檔案及其他必須打印的檔案外，其余會(huì)計(jì)檔案可不再打印，統(tǒng)一納入會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)或采用其他磁性介質(zhì)儲(chǔ)存和查詢?！边@樣，3年、5年期限的電子會(huì)計(jì)檔案已不再打印和保留紙質(zhì)存檔。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的電子歸檔后，逐步減少紙質(zhì)檔案的保管已成一種趨勢(shì)。《檔案法》第二十一條規(guī)定“：各級(jí)各類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力?！边@為確認(rèn)銀行電子檔案的法律地位提供了政策依據(jù)。為適應(yīng)銀行會(huì)計(jì)檔案的電子歸檔需要，建議國(guó)家有關(guān)部門(mén)加快推進(jìn)銀行會(huì)計(jì)檔案制度的改革，研究制定對(duì)電子文件真實(shí)性、完整性確認(rèn)的方法及相應(yīng)法定確認(rèn)程序，通過(guò)法定途徑，實(shí)現(xiàn)銀行會(huì)計(jì)檔案電子存檔合法化。