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以往的文書檔案管理工作，較多依賴于人工的手動操作，對人員的檔案管理素質要求較高，需要用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統計準確無誤，歸檔文件需要嚴格執行修整、組建裝訂、編頁、分類、排序、編號、編目、裝盒8個環節，這樣的檔案管理工作又費時，又費力。引進計算機處理相關工作，實行辦公自動化，通過信息化技術和方法的應用，加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，運用相關程序對檔案管理工作進行自動篩選、編號、歸檔和保存，在文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節中，工作有序快捷地開展，從而大大提高了辦公效率。特別是在復雜的檔案管理工作中，尤為突出，例如，基建檔案的管理工作，要求按照前期準備、設計、施工、竣工驗收、建立及使用維護等內容，區分保管期限組成案卷，且每個工程項目的文件材料要保持成套性，這樣對文書檔案管理工作的要求極高，要全面、及時、完整，就需要做大量的工作，人工收集整理費時費工，耗時耗材，引入自動化系統，則方便快捷，利用電子文件非實體歸檔的特效，用計算機網絡技術，很快地完成電子文件的收集積累、整理歸檔等任務，實現隨時辦結隨時歸檔。

二、提高檔案利用工作的效率

檔案利用的方法是檔案部門為達到迅速、準確、全面、及時地滿足檔案用戶需要的目的所采取的各種服務方式、程序和手段。目前檔案利用的基本途徑是：提供檔案原件、提供檔案復制品、提供檔案信息加工品。檔案利用的方式主要是開設閱覽室、檔案外借、制發檔案復制本、出具檔案證明、提供咨詢服務、印發檔案目錄、編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽、檔案信息上網、政府公開信息查閱等。由于原始的文書檔案資料管理工作過于依賴紙質載體，大部分的資料長期僅能存檔于文件柜中，查找和使用極其不方便，給檔案利用工作帶來了諸多的不便之處，大大限制了資源的相互交流。在應用辦公自動化系統后，文書檔案資料可以脫離原載體，可根據不同的需求自行選擇相應的儲存介質，比如VCD、DVD、U盤、磁盤陣列、移動硬盤、云端等等，這些介質通過互聯網或專門的電子渠道迅速傳送所需資源，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，電子檔案可通過提供拷貝件、通信傳輸和直接利用來完成提供利用的功能，從而可以更好地用好、用活、用透資料，使文書檔案資料的價值得以更好地體現。

三、保障文書檔案資料安全性

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文書檔案整理是醫院辦公室的重要工作之一，記錄了上級及本院政策的變更與發展、人員的交替、榮譽以及財務歷史賬單等，是醫院的寶貴財富。長期以來，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對計算機的應用較少，遠遠落后于醫院臨床電子檔案的電子化應用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現代化要求，醫院文書檔案實現電子化管理勢在必行。

一、醫院文書檔案管理現狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級?？漆t院，本院文書檔案量相對較少，一直以紙張為主要存儲方式，沒有進行電腦掃描存儲也沒有電子文檔資料，重要文件亦沒有備份，檔案原件被反復借閱、使用不可避免出現原件受損或遺失，而很多20年前的紙質存檔文件則已經出現發黃、破損等問題。

（二）文件缺失嚴重。醫院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經由多科室傳閱，由于沒有電腦掃描存儲，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經出現污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結合相關檔案文件要求然后根據個人理解對檔案資料進行分類，確定是否應該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業水平決定檔案整理水平，不可避免出現文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費時費力，通常是：詢問年限―查找收發文登記本―逐條尋找―查找登記號―逐件翻找文件―復印，遇到缺失的檔案或年份不詳的檔案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫院辦公室文書檔案實現電子化管理的必要性

（一）實現存檔方式多樣化，最大限度地保護檔案原件。應用電腦掃描、照相等手段，實現檔案備份，防止檔案丟失無法彌補，改變傳統檔案只有紙質化的方式，以電子方式對檔案進行收藏、管理可以有效地保護檔案原件，防止檔案原件因過多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現醫院文書檔案的價值，實現檔案資源的整合和共享。辦公室文件經院領導批示后需相關科室傳閱，文件不僅經常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達到全院，檔案實行電子化管理后，對于需相關科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫院局域網實現院內共享，提高了檔案的時效性、應用價值以及應用范圍，同時也保證了文書檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲、分類以及統計等方便有序，而且再次查閱時即使年份不詳，只需要關鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節省時間，提高工作效率。

三、實現辦公室文書檔案管理電子化的障礙

辦公室文書檔案的電子化建設是一項長期任務，隨著醫院發展及辦公自動化水平的不斷提高，越來越需要檔案管理擺脫現有傳統方式，利用材料提交系統、文件管理系統、數據庫管理系統等應用軟件及計算機自帶的關鍵詞查找功能等實現檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規范化管理，建立全面的檔案數據庫，但在實現電子化的過程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業素質、人力物力財力以及檔案存儲安全等問題。

（一）主管文書檔案人員的專業素養與計算機應用水平無法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長者，他們的專業水平毋庸置疑，在長期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過對計算機技術的應用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現有狀態，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應用計算機技術但在專業素養上又有所欠缺，無法將紙質檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對辦公室人員進行相關的技術培訓，并隨著技術的更新需要M行定期的相關知識培訓，其次上網絡系統、信息管理系統等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細節規范化和軟件升級等都需要相關人員跟進服務。

（三）檔案電子化后，由于存儲設備易破壞，文件安全問題必須予以重視。一旦計算機出現故障，就可能造成系統無法工作，丟失部分資料，與此同時設備的更新也為電子檔案的長久保管帶來困難，特別是有時文件在，但讀取設備損壞，便無法獲取文件。

四、實現辦公室文書檔案電子化的對策

辦公室電子文件檔案建設比紙質文件整理的技術性要求更高、工作更細致。在做好紙質檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進行電子檔案的建立時，必須熟練掌握電子檔案的數據化系統，通過不定期的培訓與交流，取長補短，結合本醫院的實際，結合數據化系統與紙質檔案的分類標準，對全部文件進行分類劃分，集中處理，此外計算機安全的維護，亦必須制定一套科學合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來我們以三級評審為契機，辦公室工作開始實行精細化管理、電子化辦公，堅持寫每日工作日記，以詳細記錄辦公室日常工作及明日計劃，對于上級發文與本院發文實行電子目錄登記與紙質版登記雙管齊下，并將上級發文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關科室查詢，對于本院發文按發文科室分類存放，并利用一年時間將我院建院以來的60年檔案進行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書檔案信息化、網絡化的步伐，爭取領導在人力物力財力方面的最大支持。實現部分檔案資源在內部局域網資源共享，通過建立web為基礎的服務體系，將分散的檔案信息資源連接起來，開發利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務，適時與院內外相關機構進行交流與合作，為院內職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現電子檔案價值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識，加強宣傳，由下而上轉變思維，爭取醫院領導支持，使相關科室充分認識和了解檔案的重要性，主動配合辦公室人員做好醫院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時通過掃描、照相等信息化手段，實現紙質檔案和照片、實物檔案的數字化處理后，以電子文件的形式進行收藏、管理和使用，既可有效保護原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領導看到電子檔案更規范更便捷更有利用價值，從而爭取最大限度的人力物力財力支持。

（三）實現辦公室工作人員隊伍年輕化，轉變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進辦公室工作電子化進程。辦公室人員是檔案工作的直接推動者，他們能否認可并熟練掌握電子檔案，關系檔案電子化能否順利進行，所以對辦公室工作隊伍應該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵機制，實現文書檔案管理理念的創新、管理流程的規范、管理團隊的重組以及管理手段的革新，實現文書檔案管理的網絡化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲、維護工作。建立檔案信息網絡和信息安全管理制度，對檔案計算機要專管專用，及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，對檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限進行安全設置，對移動存儲安裝嚴格把關，定期檢測系統，多重加密備份，對于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對于保存文件的計算機要及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定，此外，對電子文件和計算機設備的保管設施和環境也要嚴格按照檔案保管要求選擇，預防計算機突然損害造成的電子文檔無法修護。

五、Y語

綜上所述，隨著我國醫療衛生事業的發展和醫院信息化的迅速發展，醫院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢，對醫院文書檔案的電子化建設需要我們積極分析現階段存在的問題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創新，提高對電子文書數據化系統的應用能力，從而盡快實現醫院文書檔案管理的電子化、現代化。

【參考文獻】

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關鍵詞 OA 辦公自動化系統；醫院文書檔案管理；應用

隨著網絡技術和信息技術的發展，醫院行政辦公模式的內容和方式得到了很大的改變和發展，從以前的文字檔案處理辦公的方式，到今天的電子化檔案的發展和應用，使得醫院文書檔案的管理發展成為便于查閱和利用的即時載體。

一、OA 的作用及其在醫院檔案管理應用的分析

現今OA 系統在醫院檔案管理中已經被廣泛應用，它已經成為醫院提高文書檔案管理效率，加強醫院文書檔案管理的有效手段。OA 系統所帶來的不只是辦公效率的提升，同時還促使醫院文書檔案行政管理的制度化與規范化，改變了醫院檔案信息的查看和存儲的方式，極大地促進了醫院信息的處理和分析效率的提升。同時它也改變了對于醫院檔案的管理和行政理念的變革。OA 系統的發展與應用，主要分為3 個階段：首先是以數據信息的處理為中心的文檔的處理系統階段。在這個階段，主要強調以數據的處理和計算為主要的任務和能力，對特定的辦公事務進行處理的運用過程，這個階段存在于一些行政辦公室檔案中最初的信息化階段。其次是以日常檔案處理的工作流程和日常文件的信息化處理和辦公需求為目標，進行辦公和業務的處理，對于這種辦公過程和業務的處理來說，是通過系統的協同運行和協同操作來實現辦公業務的自動化和規范化處理的過程，它極大地提高了辦公的效率，降低了辦公行政的成本。最后是對于特定文書檔案的管理和辦公協作系統的應用，兩者的結合，為文書檔案的歸檔工作提供了信息交流與共享。另一方面，醫院負責文書檔案的員工要不斷運用各種手段學習潛在的知識，以避免出現重復的勞動和錯誤。辦公業務越來越多地融入對企業業務知識的管理和使用服務中。

二、OA 辦公自動化系統在醫院文書檔案管理中的應用

對于醫院文書檔案的管理來說，是在臨床的實踐和管理中，對逐漸形成的具有參考醫療價值的原始資料進行記錄保存，并進行有效的分類管理的過程。醫院文書檔案記述了醫院日常活動中的各種業務工作的內容，因此文書檔案的管理對于醫院來說是非常重要的。

醫院文書檔案OA 系統信息化建設是指通過計算機的技術、網絡技術和通訊技術等手段，將不同載體的信息記錄到檔案及其內容進行信息化數字化的整合，以形成一個數字化的數據管理和積聚的平臺，并通過互聯網的形式進行信息檔案的共享，從而提高醫院檔案工作的信息化、現代化管理水平。

（一）數據的信息化采集。應用掃描設備和儀器進行檔案的掃描和識別，把一些文件和檔案以數字化的形式和統一規范的格式錄入計算機設備，以利于下一步的處理。

（二）業務工作流程的信息化應用。通過對醫院業務開展過程進行分析，根據醫院的現實業務情況，應用信息化的技術對文件檔案進行集中有效分類，同時對相應搜索查看的應用進行開發，對文書檔案進行分類鑒定、編目、檢索、排序、保存歸檔等高效地處理分析。為了更好地對文件檔案進行管理，要加強管理流程的建設，分清員工的權責和工作的標準，以減少不必要的人為干擾給檔案的管理帶來的破壞。另一方面，醫院的自動化辦公系統要與檔案的管理系統做好兼容適配的工作，以確保文件檔案格式的一致性。

（三）檔案信息化檢索的應用。在醫院的文書檔案完成數字化的處理和歸檔后，需要在逐漸龐大的數據庫中搜索出需要的文件檔案，以方便使用，因此對于OA 系統的應用來說，還要通過開發一定的檢索程序以適配對文件搜索和檢索的需要。同時，還可以通過醫院的網絡信息系統與互聯網的有效連接來實現信息檔案的共享和檢索。

（四）檔案辦公信息化輸入的應用。要實現OA 系統在醫院檔案管理中的有效應用，還需要建立檔案數字化輸入和存儲的方式和機制，以提升檔案管理信息的實效性，提高數據庫的更新速度。首先要把信息化檔案的輸入納入醫院的日常業務運行過程中，然后運用OA 系統和互聯網技術建立集中處理的系統，進行集中歸類和處理，最后進行歸檔存儲保存。

OA 辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用，提高了醫院文書檔案管理的效率，提升了醫院檔案工作的信息化水平。要提升醫院檔案管理應用的水平和效率，就要加強檔案的管理與OA 系統管理之間的融合，同時加強醫院OA 系統的管理和維護。

參考文獻：

[1] 郭麗，孫作麗.OA 系統在醫院檔案管理中的應用[J]. 醫學信息，2013（26）：16.

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首先，能夠實現高效的工作。傳統的文書檔案管理都是人工進行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲存文書檔案資料，會造成人財物的浪費，并且工作效率不高，檔案管理服務與人們的實際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。

其次，能夠很好地優化檔案服務功能。傳統的文書檔案管理中，資料的共享性不強，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務效果并不理想。使用辦公自動化技術建立檔案數據庫，可以通過網絡查找檔案資料進行應用，檔案資料的應用率比較高，能夠實現更便捷的服務功能。使用計算機進行精細化管理，使檔案信息與網絡系統相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務，使得檔案服務功能得以優化實現。

最后，使用辦公自動化技術還能夠高質量地儲存文書檔案資料。文書檔案管理中應用辦公自動化技術，實現電子檔案的儲存，能夠提高儲存的便利性。此外，還能結合實際需要，實現紙質文檔與電子文檔之間的轉換。傳統的紙質檔案在應用上是不方便的，并且在傳輸儲存過程中容易出現損壞，使用辦公自動化技術能夠實現電子檔案的保管與儲存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲存的安全性。

二、辦公自動化在文書檔案管理中應用的策略

（一）健全文書檔案管理的制度。當前社會不斷發展，文書檔案管理工作也呈現出新的特點，要結合文書檔案管理的實際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學的制度作保障，實現文書檔案的規范化、標準化管理。由于受到傳統管理理念以及模式的影響，當前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實現，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業化、統一化也會受到一定的影響，因此必須進一步完善文書檔案管理制度，實現文書檔案的統一管理，使得文書檔案管理滿足現代化的發展需要。

（二）統一文書檔案管理的技術標準。文書檔案管理過程中，為了充分發揮辦公自動化的價值，就需要明確文書檔案管理的特點以及實際需要，科學地分析研究，對辦公自動化技術進行科學的應用，統一文書檔案管理的技術標準，使得辦公自動化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實際需要，實現高效的文書檔案管理。此外將辦公自動化技術應用到文書檔案管理中，還需要注重其系統功能的實現，對相關的技術參數進行規范，使得文書檔案管理各項工作的開展都有科學的依據，提高文書檔案管理的效率、安全性。

（三）技術處理電子檔案。將辦公自動化技術應用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數據內容更加準確，實現高效地工作，對電子檔案進行技術處理，當前辦公自動化技術的應用逐漸深入，檔案管理中會出現很多新的資料，實現電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學地研究文件資源。對電子檔案進行技術性的處理，就需要做好接收、處理、儲存等工作，保證文檔內容的真實性，技術處理后，將電子文檔轉變為只讀文件，不能進行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲存在計算機中，能夠避免檔案信息丟失，對檔案信息進行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。

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1辦公自動化的概述

所謂的辦公自動化技術就是在應用電子計算機的基礎上,將現代的辦公技術、設備與之相結合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現代的辦公自動化技術,可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發展帶來很大的變化.例如,辦公自動化的應用可以為文書檔案的儲存模式、管理方式以及工作人員對其的管理工作等方面提供豐富的實踐經驗,從而為后期能夠順利的運用這項技術奠定基礎.但是,電子文件檔案的運用過程中需要結合很多的技術參數,才能保障其有效的功能,因此它在使用時也極具復雜.所以說,辦公自動化在文書檔案管理工作中的實際應用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動化環境下文書檔案管理的優點

2．1提高工作效率

由于計算機擁有強大的信息處理技術,近幾年由于它的介入,使得文書檔案的管理工作在一定程度上實現了全方面的自動化.在以往傳統技術手段下的文書檔案管理工作,管理人員每天的工作任務量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進行工作,使得檔案管理工作的過程變得極其復雜.現如今計算機和先進技術的引入,使得這一工作過程變得簡單、有序.

2．2實現信息資源的共享

在檔案進行管理工作的過程中,結合計算機技術所形成的管理體系,可以使其在利用時的效率和質量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據自己不同的需求對所選的文件信息做出響應,并且還可以對其進行脫機處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率.其次,可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態.

2．3提高穩定性和使用周期

在以往傳統的紙質管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會導致發生遺失和損壞等現象.但是,辦公自動化下的電子類型的檔案就不會出現這種問題,隨著文件儲存、取讀等工具設備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需,這些載體相對來說都非常方便存、讀,以及有較長的存儲時間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環境因素的影響,不容易損壞,具有較強的穩定性.

3文書檔案管理中辦公自動化的具體應用

3．1規范管理體制

按照目前的發展狀況來講,很多單位對文書和檔案依舊實行不同部門的管理體制,這種部門的管理體制,使得文書檔案的管理工作不能夠統一化.因此,為了保證文書檔案管理工作的有序進行,對它的管理體制進行完善和規劃是無可避免的,無論是前期還是后期,文書檔案的管理工作都應該要歸屬于檔案管理部門,并對其實施統一的監督管理.

3．2操作的統一化

辦公自動化件不僅具有要較強的兼容性,并且還要具備良好的應用性能.所以,在它應用的過程中除了要有強大的功能系統外,還將需要規范一些標準.比如,確保數據的安全使用,促使電子文書檔案能夠在辦公自動化的環境下安全穩定的運行.

4辦公自動化的環境下文書檔案的管理工作

在辦公自動化的環境影響下,管理人員在技術和素質方面都需要進一步的提高和加強,雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷,容易增刪改動,但同時它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗,在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術和扎實的素質水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關專業知識的同時,還將要具備計算機網絡技術或者是其他技術,要緊跟時代的發展步伐不斷地提高自身的素質.比如,采用先進的信息安全技術,要定期的對存檔的電子文件進行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結束語

綜上所述,辦公自動化在今后的文書檔案管理工作中,有著廣闊的發展前景和應用空間.實現檔案管理信息化、系統化是檔案工作的首要任務,它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結合辦公自動化的技術下進行文書檔案管理工作的時候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統一的流程標準,只有這樣才能充分的發揮出辦公自動化的優越性,促使文書檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長春財經學院

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（一）受到傳統觀念的影響

現代化社會收到了信息技術的影響，因此人們也有了高效開發信息的意識。在企業具體工作中，傳統的文書檔案管理工作基本都是人工、紙質的工作形式，同時檔案一旦存檔都是處于封閉和半封閉的狀態，費時費力并且不容易查閱。自動化檔案管理工作思想出現之后，檔案管理工作人員并沒有引起足夠的重視，同時也沒有豐富的實踐工作經驗，同時還受到一定的經費影響，導致文書檔案管理工作一直得不到應有的重視，文書檔案管理工作質量也一直無法提升。

（二）自動化信息技術掌握不全面

自動化信息技術能夠有效地實現電子檔案管理工作的電子化管理模式，但是自動化辦公環境下的文書檔案管理工作對于計算機信息處理技術要求較高，需要具備專業系統的計算機技術作保障，除了信息處理工作之外，還要對計算機領域的只是涉及面廣、技術密集和更新發展速度需要全面掌握。文書檔案管理工作還需要保證電子文書檔案的內容真實性，但是我國關于文書檔案管理的法律法規還不夠健全，所以一旦出現電子檔案中個人隱私和公共信息侵害問題，不能夠及時的按照法律規定來進行處理，影響了自動化電子文書檔案管理的發展。

二、辦公自動化工作環境下的文書檔案管理策略

（一）提升文書檔案管理工作人員工作觀念

社會信息化發展迅速，文書檔案管理工作也要跟上發展腳步，改變傳統的紙質檔案人工整理檔案工作方式，使用現代化多媒體技術、數據庫和圖片等數字檔案來代替，同時工作人員需要提起重視，充分地意識到文書檔案管理工作信息化的重要性，樹立企業文書檔案管理的信息化管理觀念，促進管理工作的技術創新。

（二）制定文書檔案管理工作標準

自動化辦公能夠幫助文書檔案管理工作逐漸提升工作效率，但是由于文書檔案載體發展多樣化，因此也需要?對文書檔案管理工作制定完善的檔案管理制度。首先要嚴格文書檔案自動化建立的全過程，讓文書檔案管理工作變得更加標準和規范，建立完成之后需要進行相應的調整，讓文書檔案管理和相關的工作管理制度相符合，保證后期的文書檔案管理工作更加規范化、程序化和制度化。

（三）完善文書檔案管理工作基礎設施建設

想要實現自動化的文書檔案管理，需要相應的建立自動化工作設施環境，配備專業的計算機設備和多媒體工具，完善自動化文書檔案管理工作應用系統，才能夠實現文書檔案管理工作的自動化建設。

（四）確定好管理工作重點

自動化辦公室工作環境下的文書檔案管理工作人員需要首先確定好自己的管理重點，結合現有的檔案工作內容來合理的制定工作計劃，能夠很大程度上提升檔案管理工作效率。管理工作人員在確定了文書檔案管理工作重點之后需要根據實際情況隨時進行調解，從而能夠在提升工作效率和質量的基礎上，降低工作量。檔案管理工作不管事管理，還需要進行檔案信息核實工作，只有檔案信息正確，才能夠利用和保存價值，無用的信息需要及時排出，重要信息需要記錄在案。文檔管理工作人員需要把工作重心全部放在檔案價值的鑒定和文檔流程的跟蹤控制上去。

（五）管理工作規范化

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中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）09（b）-0245-01

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反應著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程。檔案信息作為一種特定的資源，有相當一部分信息是社會公眾信息，檔案信息的屬性決定了它是一種歷史記錄，只有當決策時需要回溯性利用時，它才能發揮其管理功能。檔案信息資源開發就是從館藏檔案中，挖掘和揭示出人們在管理、研究、生產、生活及其他方面所需要的信息。一個單位或企業要想有效地開發并利用檔案資源，必須熟悉和掌握檔案本身的特點、檔案信息開發的主體、客體及實現檔案信息開發利用的途經和手段。針對實踐應用過程中遇到的一些問題談一點粗淺的認識。

1 文書檔案的管理與利用

檔案信息資源能否被充分開發利用，在很大程度上取決于檔案用戶和檔案開發人員的情報素質。如果設計或管理人員沒有充分認識到檔案是一種信息資源，他就不會成為檔案用戶。文檔管理現代化，是加強文檔管理工作的必由之路，管理方法、手段的落后，直接影響文件和檔案質量，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。要把握現代化管理技能，提高綜合素質，傳統的檔案管理主要依靠人來完成，在信息社會中，人對檔案的管理主要是依靠信息技術，但人文管理在其中也起著極其重要的核心作用，信息技術終歸只是工具及方法，究其原因有：一是人是信息的生產者、組織者、利用者及信息資源的管理者和決策者，人在檔案信息的管理中起決定性的作用；二是信息技術只是信息資源管理的工具。有許多問題，如檔案信息資源的完整性、信息資源的供給。所以，檔案管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，更要注重計算機知識、信息技術學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。

2 應用辦公自動化后文書檔案管理的優點

2.1 辦公效率大幅提高，文件和文字信息得到充分交流與共享

在以往傳統紙質文件的管理，將文件與檔案管理分成兩步：第一步即由文秘部門完成文件的生成、收文的處理、文檔的預立卷及移交檔案部門；第二步即由檔案部門完成檔案的保管、查閱及提供利用。手工勞動不僅勞動強度大，而且由于重復性勞動多，使人易疲勞、疏忽等，容易造成文件整理缺漏而導致檔案的不完整，還造成文件和信息查找困難。最突出的弱點就是辦公效率低下，這與當今飛速發展的經濟時代的快節奏是格格不入的。在使用計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。在紙質文件管理環境中，除了普發文件外，大量的文件（檔案）都是“孤本”，即使存在副本或文件匯編，其數量也很有限。這不僅加大了保存上的風險，而且也給利用帶來了諸多不便，利用者的人數、利用的時間與地點都受到了限制。傳統的紙質文件可以說是一種聚集在固定場所、固定時間內為有限的利用者所用的“有形的資源”。而在電子環境下，這種“有形”的觀念被打破，同一份文件，可以為眾多需要它的利用者所“共享”。并且通過網絡這個平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

2.2 文件保存的穩定性，傳遞的速度和安全性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長的多。電子文件的復用性遠遠優越于其他載體形式的文件，這是由數字信息利用的無損性決定的，重復利用不會導致文件本身的老化。將其與記錄在紙載體上的信息作比較，隨著利用次數的增多，載體的損傷程度和字跡老化的程度也會不斷增加；而一份電子文件無論多少次顯示在計算機屏幕上或是打印到紙張上，其信息都不會受到任何損失和破壞，正當的利用活動不會對電子文件的信息壽命產生絲毫損傷，而其“原件”仍保存在磁帶、磁盤或光盤中，也不受損失和破壞，對于利用頻繁和用量較大的檔案（如圖紙），特別有益于原件的保護。在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，直接通過網絡工具進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

3 改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現的實際問題，提出以下舉措：（1）針對安全性問題，在文書檔案傳輸的網絡中設置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網絡內傳輸，帶防止文件流向外網。設備的配備，各單位可根據自己業務范圍的大小和工作量的多少來配備，可多可少，條件充許的可一次到位，配好配足。條件不充許的可先滿足正常工作的基本要求。（2）針對人員素質低的現象，要加強工作人員的教育培訓。培訓過程中，同時也是宣傳和統一認識、統一作法的過程。對檔案管理人員不但要培訓，提高他們的管理水平和業務能力。對形成人員也要培訓，使他們明確管理要求，以做好本職工作，對檔案管理人員的培訓，還要進行計算機知識和應用軟件的培訓，進行相關知識專業知識的培訓。否則，形成人員應用軟件形成的電子文件我們不懂，就無法參與管理。要更新現有人員的知識庫，學習新知識，以適應新工作。

參考文獻

篇（8）

“歸檔”，雖然作為檔案專業術語，無論是在教科書，還是在檔案學詞典里，都有明確定義。而我對“歸檔”的認識，卻與我接觸到的基層檔案工作實踐密切相關，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用辦公自動化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

辦公自動化，是指以電子計算機為核心的各種現代辦公技術與設備，迅速、準確地處理各種信息，提高辦公效率。應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。辦公自動化為人類社會進入知識經濟時代，改變傳統的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時也給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。

文書檔案的辦公自動化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。

1 應用辦公自動化的文書檔案管理的優點

1.1 辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內、外部特征（目錄和內容）合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

1.3 電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

2 應用辦公自動化的文書檔案管理存在的問題

2.1 電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.2 對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息辦公自動化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 針對在實踐應用過程中遇到的一些問題提出了幾點方法

3.1 辦公自動化系統內、外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護辦公自動化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進人辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

3.2 提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。

二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。

三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

3、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，而且，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失，使之與紙質文件一樣發揮效用。

篇（9）

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

文書檔案管理工作主要是收集、整理和保存文檔資料，所涉及的資料信息非常廣泛，如果缺乏有效的管理將會無法保證檔案的完整性、準確性，影響到文檔的使用價值。社會的發展與進步，促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進，不能在只靠著傳統模式來管理經營，而是要實現“文檔一體化”的科學管理模式。

一、傳統文書檔案管理中存在的問題

文書檔案是機關團體、企事業單位進行科學管理、經營決策、問題處理、信息交流、研究開發等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內容。傳統文檔的管理一般都是靠紙質文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：

（一）傳統模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性

在傳統文檔管理下，如果想要借閱相關的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當地還好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現文檔的價值，所以說它缺乏時效性。

（二）傳統模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存

在傳統文檔的管理下，文檔的材質多數都是紙質文件，而紙質文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復，但也有無法修復的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質文檔不利于長久保存。

（三）傳統模式下的文檔管理的復雜化

在傳統文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記?？偸窃谥貜椭ぷ?，卻效率很低。

二、辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢

隨著社會的不斷發展，科學技術的進步，計算機的出現帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術的革新，使得文檔管理也日益科學化、合理化、規范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發揮它應有的價值。既然說過了傳統文檔管理的弊端，現在就來說下，在辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢。

（一）辦公自動化環境下的文書檔案管理使用的時效性強

在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯網絡進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環境下文書檔案的使用時效性變增強了。

（二）辦公自動化環境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存

在傳統文檔管理中的文檔基本上都是紙質載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。

（三）辦公自動化環境下的文書檔案管理的精簡化；

傳統文書檔案的管理有一套比較復雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環境下，有了計算機的協助，使復雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質量，減少時間和空間，以便于使用。

文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環境中可以設定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。

三、做好辦公自動化環境下文書檔案管理的建議

（一）規范體制，統一標準

要做好辦公自動化環境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個方面著手，規范文檔管理體制，統一技術操作標準。一是規范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對文件的前期控制往往難以開展，一不小心就成了“越權行為”。因此，必須從管理體制上進行規范，在單位內實行文件管理與檔案管理統一領導，統一規劃，使二者同步發展。應將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環節都在檔案部門的統一監督指導下進行。在進行系統設計時，應使用兼容性強、應用性能好的軟件系統，并對相關技術參數、技術標準進行規范，包括數據接口標準、數據安全標準以及不同類型數據轉化標準保證不同類型的子文件從辦公自動化系統向檔案管理系統的平滑流轉和安全管理。

（二）制定相應的檔案管理法律

檔案管理的自動化進程越來越快，也是未來檔案管理的大勢所趨，通過計算機管理檔案，優勢非常的明顯，相對于過去的紙質檔案來說，電子檔案有著巨大的發展潛力，相關的管理者應該積極的解決相應的制約因素，我們國家是依法治國的國家，任何事情都應該按照相應的法律規定予以執行，對于未來的檔案管理也是如此，針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發現，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規范，只有通過法律規范了電子檔案的管理細節，才能有效的幫助電子檔案的管理和發展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執行，做到有法必依、執法必嚴。相關電子檔案法的制定符合國家依法治國的理念，對于檔案電子化管理的發展有著非常重要的價值。

四、結語

伴隨著科技的進步，科學的發達，傳統的文書檔案管理已經漸漸地不能適應人們所需，把傳統與現代技術相結合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現“文檔一體化”的現代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務全人類，文檔管理的現代化進程將永不停止。

參考文獻：

篇（10）

0 引言

伴隨著現代企業信息化的發展，企業信息化和辦公自動化已成為主流的趨勢，為文檔一體化的實現創造了比較好的條件，而文書檔案作為企業檔案中的重要組成部分，在新的辦公自動化管理環境下如何更好地管理，以及借助信息化的發展如何助力知識管理的推進，本文將圍繞著這兩個方面進行闡述。

1 辦公自動化的應用對企業文書檔案管理的影響

1.1 為實現文檔一體化創造了條件

對多數企業而言，文件處理工作與檔案管理工作是分設兩個職能部門管理的，如辦公室和檔案室，辦公室負責文書處理工作，檔案室負責檔案管理工作。兩個部門以歸檔為界線，文件在歸檔前屬辦公室管理，歸檔后屬檔案室管理。在這種管理制度下，文件在兩個相對封閉的部門中分開運行，文書處理和檔案管理工作各自獨立，前后沒有關聯起來，導致文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業務部門利用不全檔案。

而在辦公自動化條件下，可以把辦公用的紙面上的公文、流程轉移到計算機上來執行，大量的電子文件就在自動化系統中產生，實現從文件生產到歸檔全程控制，避免了前述問題。同時也將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。

1.2 提高了文書檔案的管理、利用的效率

企業檔案的識別、收集、標識、分類、立卷、歸檔、應用、鑒別和銷毀是企業檔案管理的基本流程，而有了辦公自動化系統，歸檔前的文檔的處理就可以在系統中實現，提高了企業檔案管理的水平和效率。

2 辦公自動化環境下企業文書檔案管理的措施和方法

2.1 將OA系統和檔案管理系統銜接起來

企業在新建辦公自動化系統時，為避免辦公自動化系統中文件管理的功能與檔案管理系統的功能不銜接、不兼容，檔案管理部門要提前介入參與其設計規劃，與系統設計開發人員充分論證系統的功能和需求，在滿足文件處理工作的基礎上充分考慮檔案管理的需求，兼顧后期的歸檔和利用，使兩個不同階段不同性質的工作有效地結合起來，整體上做好流程和總體框架的設計，保證文件傳遞的安全性、準確性和時效性。

2.2 實現在線實時歸檔

在線實時歸檔是從文檔一體化管理出發，使電子文件從形成、流轉到最后辦理完畢后及時歸檔在系統中得到了實現，實現了檔案全生命周期的系統化管理。

下面將針對企業網上制發的文件和接收外單位的文件來實現在線的實時歸檔。

企業網上發文，由文件的起草人在起草電子文件時就對文件的內容價值進行鑒定，內容的鑒定需接受檔案部門的監督和指導；文件草擬完畢后進行審核簽發復核校對等，直到正式簽署形成，流轉到歸檔環節進入到檔案管理部門的數據庫或者計算機服務系統。檔案部門在第一次鑒定的基礎上，進行第二次鑒定，對鑒定為需要長期保管的文件下載下來，存儲到光盤或者移動硬盤中保存，并確認有些文件是否需要印制成紙質保存，通過雙套制來降低檔案保管的風險。

對于企業需接收的外單位來文首先進行收文登記（如接收的是紙質文件，需掃描放進系統中），收文管理也是辦公自動化的一部分且和檔案管理系統進行關聯的，接收登記后進行審核分發辦理等，后續的處理流程同企業網上發文。

2.3 電子文件的安全管理

隨著辦公自動化的應用，系統中產生了大量的電子文件，而如何保證電子文件的信息安全至關重要。需要做到以下幾點：

①實現系統安全功能的完整性，運用加密、防火墻技術及計算機病毒防護措施等。

②建立完善的安全管理制度，在此基礎上，建立檔案信息安全保密的工作小組（可由公司保密部門、文秘人員及其他相關部門組成），貫徹落實安全責任制，保證檔案信息網絡的安全。

③強化管理人員的安全意識，系統要建立身份認證，設定用戶權限，在權限內規范操作規程，按要求維護。

④對電子檔案數據備份兩種以上媒介，定期進行檢查，發現問題及時恢復；將記錄媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟蹤軟件版本升級硬件設備更新換代的情況，及時做好數據格式轉換。

2.4 根據企業自身情況，對永久或者長期保存的重要文書檔案進行“雙套制”歸檔保管

盡管采取了多份備份、防病毒、防刪除等多種的形式進行防范，為了保險起見，多數單位仍舊采用檔案紙質原件歸檔與數字檔案資源同時歸檔并存的方式，在沒有根本性解決方案前，仍然會延續下去。

保管的紙質文件主要是用于查原件和長期保管，平時日常查閱主要是網上查詢電子版。

2.5 建立文書檔案的現代管理模式

傳統文書檔案管理模式主要是手工管理，內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研、利用等。其中在整理紙質歸檔文件時，因為沒有計算機檢索采取的多是人工立卷歸檔，歸檔案卷的質量依賴于立卷人自己的經驗和理解，沒有完全統一的立卷標準。

而辦公自動化系統的廣泛應用，為現代文書檔案管理模式的建立提供了技術條件。在辦公自動化環境下，電子文件的網絡歸檔成為主要的歸檔部分，所有的電子文件都在相關系統中產生，相應的文書檔案管理的一系列工作包括文件的擬定、審核、簽發、登記、編號等各個環節必須按照系統的要求規范操作，以保證所流轉的文件信息的規范性、準確性。同時在保證辦公自動化系統和檔案管理系統結合的基礎上，明確電子文件歸檔和檔案人員整理的流程和環節，對著錄的標準也要進行統一規定。

2.6 制定相應的標準規范體系，加強規劃和部署

制定相應的標準規范是非常重要的。一方面，為推進文件生成規范化、制度化，按照《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》的細則規定，結合企業公文形成、運轉特點，聯合制定相應的公文行文規則、辦理流程和歸檔細則，明確歸檔范圍。另一方面，根據《電子文件歸檔和管理規范》要求，結合系統建設需求，合理解決OA 辦公系統和檔案管理系統的預歸檔的規則制定、端口對接等問題，實現系統間“無縫”對接和公文形成到歸檔前全程管理。

3 辦公自動化環境下企業文書檔案管理的利用

在傳統的檔案管理模式下，如何從海量的檔案中快速準確的查詢到使用者所需要的檔案信息一直是傳統檔案管理的難題之一。而辦公自動化技術的應用，很好地解決了這一問題，從技術上擺脫了手工檢索的弊端，從業務上經過系統的梳理，都是結構化的檔案數據，兩方面保證了檔案的高效利用。

辦公化系統中文檔流轉的信息都可以為檔案管理所利用，這樣在利用檔案時，按照相應的關鍵詞進行搜索，能迅速且多方面的查詢到所需要的信息，在有權限的前提下，或者經過相關人員的審批下就可以瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統還可以提供多維度的查詢視角，如文檔信息按照項目或者部門分類流轉等，提高了檔案信息檢索的效率。

4 辦公自動化環境下企業文書檔案的管理如何助力知識管理推進

在當下的知識經濟時代，人們越來越認識到知識對社會進步的重要推動作用?，F代企業的核心競爭力更是少不了知識管理的推進。而檔案作為企業知識信息的重要載體，在知識管理過程中必將發揮其重要作用。

通過辦公自動化系統來實現文書檔案信息的科學管理，各業務部門的文件處理人員將有關重要的文件、資料及時通過公司的辦公自動化系統處理，文件流轉完畢后網上歸檔到檔案管理系統， 檔案人員對其進行鑒定、整理和加工提煉，形成各類企業知識庫，經提煉的信息又可以通過辦公自動化系統和檔案管理系統為用戶所使用，促進員工的知識交流，使文書檔案管理逐步向檔案知識管理模式邁進。

參 考 文 獻

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（一）辦公自動化實現了文本與檔案的相統一。文書是人們用來記錄信息、交流信息和信息的一種工具，具有分散性比較強的特點，而檔案則是依據文書的性質按照一定的規律進行保存的，是有系統性的。傳統的文書和檔案是有區別的，文書是檔案的前身，處理完畢的文書經過歸檔整理后，成為檔案；但并不是所有的文書都會成為檔案，只是文書中有查考利用價值的會被整理成為檔案，而檔案不僅僅只有文書，檔案的其他種類還有人事檔案、會計檔案、科技檔案、基建檔案等專門檔案。但在辦公自動化下，文書和檔案之間的界限越來越不明顯，在計算機上，所有的文書都可以按照分類進行快速檢索和瀏覽，將全部的文書歸入系統之后，文書和檔案就成為了一個整體，實現了文本和檔案統一管理。

（二）推動文書檔案的標準化與規范化進程。辦公自動化實現了文本歸檔，主要有兩方面的內容：第一方面歸檔工作以紙質文檔為對象；第二方面歸檔工作是以電子文書為對象。利用網絡對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環節都進行規范，并對管理權限與具體內容加以解釋說明，這些內容規范和權限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現實基礎，還給文書檔案管理工作提供了管理依據。

（三）提高文本的高效率和便捷度。辦公室自動化最大的成效是改善了文書檔案工作的效率，計算機的運用提升了文本檔案的效率，改善了以往傳統紙質檔案立卷難、管理工作難度大、工作效率差等弊端，便于使大部分的工作人員解放出來從事其他的工作，也大大的提高了工作的準確性。文書檔案管理自動化是信息全方位的展示，減少快速檢索和瀏覽的時間，從而提高便捷度。

二、文本檔案自動化的應用方法

（一）硬件?O施為基礎，改善硬件環境。文書檔案管理實現辦公現代化，是在擁有互聯網、計算機和相關的電子設備基礎上完成的。提高文書檔案管理自動化的首要是做好硬件設施建設，營造良好的硬件環境，加強硬件設施裝備，是保障辦公人員順利完成工作的條件，也是提高辦公效率的基礎。

（二）合理布局辦公自動化系統的內外網。在辦公自動化系統的內外網之間設置物理隔離，這也是保護文書管理的關鍵性措施。就目前而言，主要有兩層保護，第一層是以路由器的為中心防護隔離，路由器發揮過濾被屏蔽的IP地址和服務的作用。先隔離IP地址，在選擇的放行需要的地址進入，從而保護自動化系統網絡的安全。第二層是防火墻，防火墻能夠檢測出網絡攻擊并報警，還會得以經過防火墻的信息內容進行記錄，對一些禁止進入的內容進行屏蔽，針對網絡內容進出的監督，實現辦公系統化的優化作用，不但能夠提高文本檔案管理的保密效果，還可以增強文書檔案的時效性。

（三）對文書檔案工作人員的整體素質有要求。文書檔案管理自動化的能夠的順利進行，離不開現代化檔案管理人員的力量。而在傳統的紙質文書檔案管理中，對工作人員的素質要求沒有限制，沒有什么大的技術要求，有的甚至有的管理人員并沒有什么文化水平。但是，面對自動化辦公系統，對管理人員的要求很嚴格，管理人員一定要熟練的掌握計算機等現代設備，通過自動化實現歸檔管理，對工作人員有了更高素質的要求。因此，要求管理人員要不斷的加強學習，熟練應用自動化設備，在了解自動化操作理論基礎上，不斷的加強對計算機的了解。為文書檔案自動化管理，長遠發展儲備人才，滿足對技術人才的需求。此外，還要在自動化操作中不斷的積累經驗，及時發現辦公自動化系統中存在的問題，及時的對辦公系統化進行完善和改進。