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一、樹立全面的地質檔案工作效益觀

傳統的地質檔案工作，雖然也重視檔案的利用，把檔案的利用作為地質檔案工作根本目的來認識和對待，但僅從“效益”觀點出發追求最佳效益是不夠的。這是因為，第一，檔案在利用上多是被動的，即是以檔案實體為提供形式與手段的被動服務，而主動服務即以檔案信息為單元的傳遞、利用和發展不夠。這實際上是不注重效果，或者說沒有注重獲得最佳的利用效果。第二，檔案的利用并不核算成本。傳統的地質科技檔案管理，沒有檔案利用成本的概念，更沒有從產出與投入比的角度去分析地質檔案工作或地質科技檔案工作的效益。顯然這樣的地質科技檔案工作是建立在不講消耗、不講效果、一切由國家承包的計劃經濟模式之下的。第三，沒有把優質檔案的增加看做是地質檔案工作的效益，導致“效益觀”的片面性，從而影響地質檔案工作全面效益的提高。

在以市場經濟為主體的當今社會中，地質檔案工作更要講究系統功能的完善，而其完善程度最終要以地質檔案工作的輸出――檔案管理工作效益為標準進行衡量。當然，檔案管理工作效益，在許多情況下是難以具體衡量的，但是樹立地質檔案工作效益觀的概念，產出盡可能增多、消耗盡可能減少的觀念，卻是現代檔案管理工作必須樹立的重要理念之一。因為檔案管理工作也和其他工作一樣，效益明顯才會受到社會的重視與支持。講究效益，樹立全面的效益觀，就是千方百計地提高地質科技檔案管理工作的效益，從根本上推動這項工作的發展。樹立全面的檔案管理工作效益觀，還必須處理好檔案管理工作的局部效益和整體效益的關系、現實效益和歷史效益的關系。

二、明確地質科技檔案管理工作效益的特點

地質科技檔案管理工作效益，都附著和滲透在科技工作和有關的工作當中，而它本身不能獨立表現出來。第一，地質科技檔案的利用效益附著和滲透在利用者的勞動之中，人們看到的是利用者的工作產生效益，而忽略了檔案人員的貢獻因素。第二，由于科技人員利用的檔案，均產生于一定的形成者，給人的印象是地質科技檔案的形成者給了利用者的效益；對館藏的增量也認為是別人移交的，忽略了地質檔案工作者的勞動。其實，科技檔案管理工作必須經過收集、整理、鑒定、保管、利用、統計六個重要環節，經過前四個環節所形成的科技檔案雖然儲存在內部單位，但它和已發表的論文、著作一樣，也存在“著作權”問題。如果沒有地質檔案工作者的辛勤勞動，有關檔案文件材料就可能不存在，或是殘缺不全，科技人員也無法利用。第三，檔案管理工作的效益均附著和滲透在科技人員的勞動對象之中，使它總是不能獨立顯現，而隱含在科技人員的勞動和總體效益之中，難免人們往往忽略地質檔案工作者的效益貢獻。

地質科技檔案管理工作效益，在有些情況下是不明顯的，例如地質科技成果的利用，以及地質儲量報告的利用、圖件文件的應用等，在為地質工作服務中，地質科技檔案管理工作的效益更多的是隱含的，由于檔案價值的潛在性，檔案利用效益的緩釋性，使檔案管理工作效益在短期內不能集中表現出來，而是通過漫長的歲月才能實現。如果地質檔案工作者認識不到這一特點，有急功近利的思想，或者能夠在眼下顯示出檔案管理工作的效果，但這是不能持久的，也是有害的。

三、區分檔案管理工作效益和檔案利用效益

地質科技檔案管理工作效益與地質科技檔案利用效益是有區別的。構成地質科技檔案利用效益的因素包括地質科技檔案管理人員的勞動因素，檔案利用者的智能勞動因素和檔案形成者的勞動因素。這里談的地質科技檔案管理工作效益，是指地質科技檔案管理作為一項專業性工作，在科技工作中的貢獻。區分地質科技檔案管理工作效益和地質科技檔案利用效益，有利于我們更全面地看問題。歷來人們把檔案管理工作的效益等同于檔案利用效益，所以追求的目標基本是現實的利用效益，其中又主要是經濟效益，特別是在市場經濟條件更是如此。表現在檔案學術理論的研究中，多以檔案利用為主題，甚至形成了一種“急功近利”的檔案利用畸形觀點。地質科技檔案管理效益理論告訴我們，檔案管理工作不僅要取得現實最大利用效益，同時還要取得檔案潛在價值、潛在效益的增量上，也就是地質檔案的增量上。

四、處理好經濟效益和社會效益的關系

地質檔案工作要講經濟效益，但還必須講社會效益，二者并重，不能偏廢。不論是基層檔案室在為本單位科技工作服務中取得的直接或間接的經濟效益，還是檔案館在為歷史研究服務中取得的社會效益，都同等重要，都是對社會的貢獻。這兩利，效益在一定條件下可以互相轉化，不講社會效益，單純追求經濟效益是有害的。

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（一）地質檔案項目實施人員檔案匯交意識淡薄。地質工作中，有些項目實施人員缺乏完整匯交原始資料的意識，這就造成相關檔案資料的不完整性。在地質檔案匯交過程中，口述歸納原始地質資料的情況屢見不鮮。而這類行為說明項目人員在匯交檔案方面缺乏嚴謹的意識，完全屬于不負責任的行為，從而造成地質檔案原始資料不全或缺乏一定的權威性。

（二）地質檔案管理人員專業背景不足。地質檔案涉及的內容十分復雜，檔案種類繁多。在管理方面，各種資料的歸檔十分重要。在歸檔地質資料時，需要根據地質資料的內在聯系、形式特征等進行歸類整理，形成齊全成套的地質資料。在實際工作中，常常由于管理人員的專業背景不足，缺乏相關的專業知識，導致無法按照相關標準或要求進行資料分類、歸檔等，造成一些地質資料不齊全、地質檔案存放混亂等現象。

（三）地質檔案利用不當。地質工程、環境評價、道路橋梁工程等很多工程項目會涉及到地質檔案的借閱。大多數工程項目的周期較長，一些地質資料可能長期處于借閱狀態，借閱地質檔案的人員需要反復翻閱、查看，加快地質檔案的耗損。而且長時間的借閱，借閱人員的保密意識及檔案保護意識的淡化，常造成檔案損壞或丟失等現象。很多工程項目施工環境惡劣，導致地質資料得不到應有的保護，加快了地質資料的損耗速度。

（四）地質檔案管理保密措施不當。很多地質檔案中都含有保密要求高的數據內容。管理人員在工作中，主要采用以項目作為歸檔單位進行分類歸檔。因此，在同一個項目中，管理人員將未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同歸檔保管，進而使該項目列為保密的檔案。雖然采用這一方法可以增加保密性，但實際上由于涉密文件與非涉密文件混合保存，在使用這些地質檔案時，很容易出現泄密的問題，反而沒有達到保密的目的。

二、基層地質檔案管理策略分析

（一）做好地質檔案匯交工作。以往地?|檔案管理部門在地質檔案匯交過程中，主要以“交什么就收什么的”的態度接收資料，導致地質檔案的匯交工作沒有很好地完成，尤其是基層檔案管理中，人們在地質檔案匯交方面的重視度不夠。因此，檔案管理部門應制定完善資料匯交的相關制度，運用有效的管理體系確保地質資料的完整性和齊全性。在地質資料匯交的過程中，檔案管理人員要認真復核地質工作中各項目的實施方案、技術手段及工作精度等，嚴格杜絕隨意口頭匯交資料的行為。

（二）加強涉密地質檔案的管理。由于地質資料中涉密的數據多，保密級別也有一定的差異，管理人員在分類歸檔地質檔案時，要嚴格鑒別文件是否需要保密，并采取相應的歸檔和保管措施。涉密的地質資料要單獨裝訂和保存，避免與非涉密資料混合保存，造成管理混亂等現象。對于涉密的資料，檔案管理部門應制定相應的借閱、歸還等制度，制定地質資料丟失、損壞的追責制度。地質資料歸檔后，檔案管理人員要及時做好資料的備份工作。在借閱時，檔案管理人員有義務告知借閱者資料的保密性，并簽訂相應的檔案借閱保密協議。資料歸還時，檔案管理人員要仔細檢查其完整性及耗損情況，一旦出現破損，應及時進行修復和復制，以免影響日后使用。

（三）規范化地質檔案工作管理。地質檔案的歸檔整理要遵循“從一而終”的原則，也就是由立項者來歸檔地質資料。項目的負責人要負責立項、勘察到資料匯總整理的過程。項目負責人在勘察過程中獲取一系列地質數據，對其進行整理后，編寫報告及驗收等資料，最后形成一份完整的地質檔案，并移交至相應的檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員在接收到地質檔案資料后，要嚴格檢查地質資料的完整性、涉密情況等等，做好地質檔案的審查工作。地質檔案通過審查和入庫以后，檔案管理人員要對檔案進行整理。在整理時，應該按照相關規定標準認真執行，將地質資料做好分類、裝訂、編目、裝盒等工作。在資料的管理過程中，應該加強檢查，保證地質檔案的完整性。在地質檔案變更中，應該做好登記工作，確保庫存檔案和目錄信息相符合。

（四）加強基層檔案管理信息化建設。由于紙質、實物等地質檔案借閱不便，而且很容易耗損、丟失。現階段很多基層檔案管理部門十分重視檔案管理的信息化建設。相比紙質資料，電子資料具有可重復利用、耗損低等優勢。基層檔案管理應該加強檔案管理信息化，建立全文數據庫，完整保存原始資料的掃描件和電子元件。地質檔案管理人員可以通過計算機將檔案進行歸類整理，形成一個完整的電子檔案。在檔案的借閱中，管理人員無需再手工一個個翻閱資料，直接從數據庫中提取相應的檔案，使地質檔案的保存更加安全。而且將地質檔案信息化后，能夠有效防止檔案被篡改，更好地保證了檔案的真實性和完整性。目前，雖然在地質檔案管理中采用實物和虛擬共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隱患。檔案管理部門可以運用大容量存儲設備進行資料保存，異地存放，避免所有地質檔案存放一處，有效降低地質檔案損壞甚至丟失的風險

（五）加強地質檔案相關人員的綜合素質。在檔案管理過程中，檔案管理人員應嚴格按照相關標準和規范來要求自己，認真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作。在地質檔案管理信息化的背景下，不斷提高自身的計算機能力，并學習地質方面的相關知識，從而提高個人的業務能力。在技術人員借閱地質檔案時，管理人員要告知其關于地質檔案的涉密情況，做好登記、簽訂協議等工作，以嚴格舉措來增強借閱人員的保密意識。

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地質檔案中包含了地質測繪的相關數據，涉及到國土安全問題，管理中保密要求高。因此，管理人員在地質檔案管理中責任重大。而基層地質檔案管理中存在很多問題，影響到地質檔案的完整性和安全性。因此，地質檔案管理人員應積極面對當前基層地質檔案管理中存在的問題，探究有效的管理策略。現結合筆者工作經驗，簡要分析基層地質檔案管理現狀中存在的問題，并探究相關解決問題的方法。

一、基層地質檔案管理存在的問題

（一）地質檔案項目實施人員檔案匯交意識淡薄。地質工作中，有些項目實施人員缺乏完整匯交原始資料的意識，這就造成相關檔案資料的不完整性。在地質檔案匯交過程中，口述歸納原始地質資料的情況屢見不鮮。而這類行為說明項目人員在匯交檔案方面缺乏嚴謹的意識，完全屬于不負責任的行為，從而造成地質檔案原始資料不全或缺乏一定的權威性。

（二）地質檔案管理人員專業背景不足。地質檔案涉及的內容十分復雜，檔案種類繁多。在管理方面，各種資料的歸檔十分重要。在歸檔地質資料時，需要根據地質資料的內在聯系、形式特征等進行歸類整理，形成齊全成套的地質資料。在實際工作中，常常由于管理人員的專業背景不足，缺乏相關的專業知識，導致無法按照相關標準或要求進行資料分類、歸檔等，造成一些地質資料不齊全、地質檔案存放混亂等現象。

（三）地質檔案利用不當。地質工程、環境評價、道路橋梁工程等很多工程項目會涉及到地質檔案的借閱。大多數工程項目的周期較長，一些地質資料可能長期處于借閱狀態，借閱地質檔案的人員需要反復翻閱、查看，加快地質檔案的耗損。而且長時間的借閱，借閱人員的保密意識及檔案保護意識的淡化，常造成檔案損壞或丟失等現象。很多工程項目施工環境惡劣，導致地質資料得不到應有的保護，加快了地質資料的損耗速度。

（四）地質檔案管理保密措施不當。很多地質檔案中都含有保密要求高的數據內容。管理人員在工作中，主要采用以項目作為歸檔單位進行分類歸檔。因此，在同一個項目中，管理人員將未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同歸檔保管，進而使該項目列為保密的檔案。雖然采用這一方法可以增加保密性，但實際上由于文件與非文件混合保存，在使用這些地質檔案時，很容易出現泄密的問題，反而沒有達到保密的目的。

二、基層地質檔案管理策略分析

（一）做好地質檔案匯交工作。以往地質檔案管理部門在地質檔案匯交過程中，主要以“交什么就收什么的”的態度接收資料，導致地質檔案的匯交工作沒有很好地完成，尤其是基層檔案管理中，人們在地質檔案匯交方面的重視度不夠。因此，檔案管理部門應制定完善資料匯交的相關制度，運用有效的管理體系確保地質資料的完整性和齊全性。在地質資料匯交的過程中，檔案管理人員要認真復核地質工作中各項目的實施方案、技術手段及工作精度等，嚴格杜絕隨意口頭匯交資料的行為。

（二）加強地質檔案的管理。由于地質資料中的數據多，保密級別也有一定的差異，管理人員在分類歸檔地質檔案時，要嚴格鑒別文件是否需要保密，并采取相應的歸檔和保管措施。的地質資料要單獨裝訂和保存，避免與非資料混合保存，造成管理混亂等現象。對于的資料，檔案管理部門應制定相應的借閱、歸還等制度，制定地質資料丟失、損壞的追責制度。地質資料歸檔后，檔案管理人員要及時做好資料的備份工作。在借閱時，檔案管理人員有義務告知借閱者資料的保密性，并簽訂相應的檔案借閱保密協議。資料歸還時，檔案管理人員要仔細檢查其完整性及耗損情況，一旦出現破損，應及時進行修復和復制，以免影響日后使用。

（三）規范化地質檔案工作管理。地質檔案的歸檔整理要遵循“從一而終”的原則，也就是由立項者來歸檔地質資料。項目的負責人要負責立項、勘察到資料匯總整理的過程。項目負責人在勘察過程中獲取一系列地質數據，對其進行整理后，編寫報告及驗收等資料，最后形成一份完整的地質檔案，并移交至相應的檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員在接收到地質檔案資料后，要嚴格檢查地質資料的完整性、情況等等，做好地質檔案的審查工作。地質檔案通過審查和入庫以后，檔案管理人員要對檔案進行整理。在整理時，應該按照相關規定標準認真執行，將地質資料做好分類、裝訂、編目、裝盒等工作。在資料的管理過程中，應該加強檢查，保證地質檔案的完整性。在地質檔案變更中，應該做好登記工作，確保庫存檔案和目錄信息相符合。

（四）加強基層檔案管理信息化建設。由于紙質、實物等地質檔案借閱不便，而且很容易耗損、丟失。現階段很多基層檔案管理部門十分重視檔案管理的信息化建設。相比紙質資料，電子資料具有可重復利用、耗損低等優勢。基層檔案管理應該加強檔案管理信息化，建立全文數據庫，完整保存原始資料的掃描件和電子元件。地質檔案管理人員可以通過計算機將檔案進行歸類整理，形成一個完整的電子檔案。在檔案的借閱中，管理人員無需再手工一個個翻閱資料，直接從數據庫中提取相應的檔案，使地質檔案的保存更加安全。而且將地質檔案信息化后，能夠有效防止檔案被篡改，更好地保證了檔案的真實性和完整性。目前，雖然在地質檔案管理中采用實物和虛擬共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隱患。檔案管理部門可以運用大容量存儲設備進行資料保存，異地存放，避免所有地質檔案存放一處，有效降低地質檔案損壞甚至丟失的風險。

（五）加強地質檔案相關人員的綜合素質。在檔案管理過程中，檔案管理人員應嚴格按照相關標準和規范來要求自己，認真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作。在地質檔案管理信息化的背景下，不斷提高自身的計算機能力，并學習地質方面的相關知識，從而提高個人的業務能力。在技術人員借閱地質檔案時，管理人員要告知其關于地質檔案的情況，做好登記、簽訂協議等工作，以嚴格舉措來增強借閱人員的保密意識。

（六）構建完善的防抵賴機制。防抵賴機制主要是對借閱地質檔案的技術人員起到威懾的作用，防止出現泄密事件。盡管借閱人員與檔案管理部門須簽訂保密協議，但泄密事件依然發生，因此，必須要有完善的防抵賴機制，不僅能夠防止出現泄密事件，也有利于在出現泄密事件后進行追查。目前最常用的防抵賴機制是采用數字水印技術，也就是在檔案中嵌入水印信息，其內容包括借閱人的姓名、登記信息、用途等等。數字水印具有識別性高、魯棒性、隱蔽性的特點。嵌入數字水印的地質資料在經過調色、扭曲、剪切等操作處理后，依然留有完整的水印信息，有效防止借閱人員去除水印信息，進而做出泄密的行為。因此，在地質檔案中利用數字水印技術，能夠有效防止泄密事件，一旦出現泄密事件，可以直接追查到泄密的人員，追究其法律責任。

三、結束語

在地質檔案的管理過程中，檔案管理人員應充分認識到地質檔案的問題。一方面，檔案管理人員要從自身做起，提高個人的業務能力，做好地質檔案的整理、保管、借閱等工作，保證地質檔案的完整性。另一方面，管理人員要加強保密意識，嚴格把控地質檔案管理工作中相關安全措施的實施情況，如按要求落實防抵賴機制等，以確保地質檔案的安全性。地質檔案的完整性和安全性一直都是地質檔案管理工作中的重點，也是難點，需要地質檔案管理人員不斷尋找有效的管理措施，提高管理水平。

【參考文獻】

[1]格日樂.地質檔案管理工作思考[J].西部資源,2015（06）:40-43.

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Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.

Keywords: geological data; file management; information; construction

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號

地質檔案是地質勘探工作的真實記錄，反映了地質勘探業發展的全過程，是地質勘探業管理工作的重要組成部分。地質檔案以地質科學技術檔案為主體，包括文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、干部檔案和其他方面的檔案。做好地質檔案工作，提升地質檔案管理水平，對促進地質勘探業的快速發展，為社會經濟發展提供礦產資源保障具有十分重要的意義。

1.地質勘查技術部門檔案管理的重要性

1.1地質部門檔案管理的責任

地質部門檔案管理有四個方面的責任：根據國家和上級主管機關的有關規定，結合本單位的具體情況，制定統一的歸檔制度，統一本單位的檔案管理和歸檔工作方法和做法，使各個技術部門在檔案管理和歸檔工作中有所遵循；經常深入各個技術部門，督促與協助他們做好立卷歸檔工作。密切與各個部門立卷人和有關工程技術人員的關系，幫助他們建立正常的工作秩序，貫徹本單位的立卷歸檔制度，深入了解和熟悉各部門技術文件材料的內容和成份，具體幫助各部門做好立卷工作；經常宣傳技術檔案工作，組織有關人員學習檔案工作方針和檔案業務的理論與實踐知識，提高大家的認識水平和實際工作能力；做好立卷的物質條件準備工作，隨時為各立卷單位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目錄、工具等。

1.2部門檔案管理的重要性分析

部門檔案管理的重要性可以從如下六個方面來分析：技術文件材料實行技術業務部門檔案管理，就是“一個單位的內部各機構，都必須將需要歸檔的文件材料加以系統整理，根據技術檔案保管期限的有關規定填寫保管期限并組成保管單位（卷、冊、盒），隨時或定期向綜合檔案室移交歸檔；技術部門熟悉技術文件材料的形成過程，了解內在聯系和保管價值，由他們檔案管理效率高，又能提高案卷質量和增強技術部門及有關人員的責任感，有助于歸檔文件材料的齊全、完整和準確；技術業務部門檔案管理，必須堅持技術文件材料平時的形成、積累和管理，確保技術文件材料的齊全、完整和準確。實行技術業務部門檔案管理，必須建立必要的文件形成和修改制度：設備的檢修、設計的變更、施工中的更改、科學試驗等等，都要作紀錄并形成必要的文件，確保實物與檔案相符和反映生產過程的歷史面貌。為了保管和利用這些技術文件材料，還要建立平時的積累和管理制度。例如，可以設立“文件積累袋”，對于一項工程的設計、一個專題的研究、一臺設備的安裝和維修過程中形成的技術文件材料，都要隨時裝入袋內，等任務完成后加以系統整理，隨時或定期歸檔。平時的利用和借閱都要有手續，確保技術文件材料不丟失；通過檔案管理使技術業務部門和有關人員熟悉了技術檔案的組成情況，便于以后查找利用；技術部門經過對技術文件材料的系統整理，也就對技術活動成果進行了一次檢查，從中吸取經驗教訓，有利于工作的改進；檔案室通過協助技術部門的檔案管理歸檔工作，了解了技術業務，熟悉了檔案內容，有利于開展檔案室的工作并能使檔案人員集中力量做好檔案室的其他各項工作。

2.地質資料管理存在的問題

2.1保管狀況的問題

地質檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為以傳統紙張為載體的傳統地質檔案資料和以磁、光盤為存儲介質的電子地質檔案資料兩大類。相當一部分地質檔案資料由于保存時間較長，紙質老化、產生退色，文字和圖件會逐漸變得模糊不清，造成信息丟失而無法正常使用。成果資料、原本檔案以及巖心等實物地質資料的可利用程度極低，保管和維護條件有惡化趨勢。

2.2地質檔案管理工作定位不準

長期以來，檔案資料工作給人的印象都是“鋼筆抄抄、漿糊刷刷、繩子扎扎”，只要檔案資料不丟不壞、不發生重大事故，似乎任何人都可以從事這項工作。檔案資料部門長期處于一個“說起來重要、干起來不要”的尷尬局面。這種傳統認識導致了地質檔案管理工作缺乏合理的定位，造成了各級檔案室、資料室人才配備不合理的現象，人員素質整體不高。這種素質不高主要表現為工作責任心不強、對地質檔案信息化管理缺乏興趣、計算機操作技能掌握不足、安于現狀、懶于學習、對地質檔案信息資源開發工作的能力不足等等。

2.3對地質資料工作管理力度不夠

地勘單位的領導階層主要考慮其單位的發展和經濟效益，而對地質檔案、資料管理這類不產生直接經濟效益的基礎工作重視不夠。這種不重視具體表現在配備人員的數量與質量、工作經費和資料人員的待遇等方面。

2.4地質資料匯交工作難度大

《全國地質資料匯交管理辦法》修訂工作滯后，新時期地質資料的管理工作因法規不適應、不配套而產生了許多問題，導致不少匯交單位擔心成果資料外借后，其自身的合法權益受到損害，因而推遲或不匯交資料。

3.加快地質檔案數字化建設的對策

3.1加強管理人員的素質培訓

除派送管理人員進行新方法、新理念的科學培訓外，鼓勵檔案管理人員自學成才，形成良好的學習氛圍，形成一種推崇創新、追求創新，以創新為榮的氛圍，造就一批敬業、勤業、精業的檔案管理人才。

3.2做好地質檔案資料匯交工作

檔案人員應對評審合格的匯交成果地質資料目錄，在數字化檔案中匯交。每個季度對成果地質資料匯交情況進行清查核對，使應交的成果地質資料全部匯交齊全，合格為止。年終將成果地質資料匯交情況進行匯總統計，并且每年及時完成對口各單位成果資料匯交任務。因為地質檔案與原油生產聯系緊密、單井檔案形成過程長等特點，加之油田各地質單位分散，相距路途較遠，形成單位多，使用頻率高，所以，很有必要建立地質檔案資料匯交中心，行政上是檔案室的一個業務組，受油田地質處領導。中心主要任務有三條：第一，執行地質檔案資料分發匯交規定。每年由地質處組織對各單位需要歸檔材料和有關資料的份數，進行平衡確定，制出分發份數表，交中心執行。各有關單位按分發份數，將自己單位形成的材料按匯交時間期限進到中心，由中心負責組織各單位交換。第二，承擔向中石油、省地質資料局及兄弟油田、本單位領導、研究室等上報、轉送符合要求的地質檔案資料。第三，對地質檔案資料的分發、匯交、報送等情況，及時進行統計、總結和情況反映，以便改進工作，解決存在的問題。

3.3建立本地檢索數據庫

建立原本地質檔案目錄檢索數據庫，進行地質檔案資料信息檢索服務。地勘單位可根據國土資源部《地質資料檔案著錄細則》，參照成果地質資料目錄數據庫著錄要求，結合原本地質檔案的具體構成，盡快對原本地質檔案進行著錄，以建立相應的目錄數據庫，開發適合本單位原本地質檔案目錄檢索系統，實現原本地質檔案的計算機管理。地勘單位地質資料管理人員，可以利用該檢索系統，根據使用者的要求，只要輸入任意一項關鍵詞，如資料名稱、類別、礦種、勘查程度、編著者或幾項關鍵詞的組合等，均可從數據庫中，檢索出有關的地質檔案信息，方便快捷地為利用者提供服務。

計算機技術在新一輪國土資源大調查的地質勘查開發中的廣泛應用，大量的數字化信息資料也應運面生。根據國土資源部關于開展“數字國土工程”建設的要求，地質勘查單位應加強對這些數據庫資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎地學資料數據庫。同時可根據《地質資料電子文檔匯交格式》等標準要求，對新的地質勘查項目形成的原始地質資料，除收集保管紙介質資料外，還應收集與之相對應的電子文檔，實現新地質項目原本地質檔案的雙套制管理，為計算機檢索奠定基礎。

3. 4檔案保密管理

地質檔案資料通過網絡技術傳輸，可以實現網上查閱，起到快速，便利的作用，同時也存在地質資料泄密的安全隱患。如何做到地質資料的安全高效服務，是地質勘查單位檔案信息化建設的一個核心問題。對此，可實行密級管理，根據地質資料的密級程度，分類分級分層次進行設密管理，建立查閱人員的訪問權限，對需要復印下載的地質資料履行申報手續，達到規定要求，檔案管理人員才能解密放行。

總結

隨著科學技術的飛速發展，地質檔案資料管理手段也必須更加現代化，必須不斷更新設備，不斷用新知識、新理論武裝地質檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進的技術、科學的方法管理、利用地質檔案資料。

參考文獻

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地質工作信息化建設是一項復雜的系統工程，而地勘單位的信息化建設與基礎數據也就是檔案是密不可分。地質檔案數據是在地質勘查活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是野外勘測過程的真實反映和記錄、地勘經濟發展的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。基礎的地質數據文件具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發展，地勘單位數據文件的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，特別是以地質找礦項目為中心所形成的檔案材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求，而一個完整的地質項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管局等上級部門的審批和驗收，因此收集整理符合標準的數據文件本身就有很多工作要做，那么如何做好管理工作，更好地為地質找礦和社會經濟發展服務？本文就結合著地勘單位的資料管理工作實際談幾點粗淺的認識。

1加強領導，建立組織 ，收集數據

抓好基礎數據文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理體系。“內”就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協作，以保證歸檔案卷數據的完整、準確、系統。建立健全檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將數據文件工作作為硬任務列入地勘項目指標條款，在單位規章制度體系中將地勘單位檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。另外，還要與外購、有關單位進行交換、復制索取以及標準化的網絡收集等。形成完整有效的地質數據文件。

2建立制度，編制方案，完善規則

長期以來，地勘工作執行和延續計劃經濟的管理體制，缺少市場經濟體制中的競爭意識和對原始數據質量問題的關注意識。只有調動全員的積極性，以完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及相關規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，按原始地質立卷歸檔規則如：范圍、規范性引用檔、術語與定義、歸檔范圍與分類、編號與編目、立卷歸檔要求等，還包括地質項目的設計檔案、設施工檔案和竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數據文件管理實施細則，細則應主要明確本單位數據文件的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。

數據要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持地質項目建檔工作按照檔案管理規范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據檔、設計檔、項目管理檔、施工竣工驗收及檔等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基礎檔案歸檔工作。

管理要及時，立卷要規范。為確保數據文件齊全、完整、系統，就要把數據文件工作與項目計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按項目組卷，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。

3加強培訓依法制檔

目前，地勘單位的數據文件管理工作遠不能跟上飛速發展的地勘形勢的要求。一個單位數據文件管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案數據的組織者對檔案數據的重視程度有著極大的關系。數據文件作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員素質差的現狀，一是要結合地勘單位的特點，加強對數據文件管理人員的培訓，應該組織其學習、貫徹《中華人民共和國檔案法》。《中華人民共和國檔案法》明文規定，一個國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。但目前地勘單位的數據文件管理缺乏有力的檔案執法機制是一個比較突出的問題。在檔案未形成時，就有檔案資料散落在工程技術人員及合同管理人員或是一些領導者個人手中的現象，根據現存在情況，應檔案法宣傳列入全年工作計劃和責任目標考核內容，并認真制訂宣傳計劃，采取多種形式、通過不同媒體進行宣傳，不斷強化監督指導功能，特別是主管部門和業務指導部門，既要做好執法檢查和業務指導，又要做到定期或不定期抽查，做到點面結合、跟蹤督辦。結合正在實施的保密協議簽定工作形成有法必依、執法必嚴的局面，推動檔案工作向規范化、標準化的方向發展。認真學習檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高科技人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更加奇缺，大部分檔案人員現代技術水準偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就難以實現檔案信息化了。因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新科學先進的管理方法，因此必須通過各種不同形式的培訓，提高檔案人員業務能力和管理水平，自覺增強責任意識，把檔案提升一個新臺階。

4檔案信息電子化 紙質檔案數字化

資料檔案信息化建設是一項長期復雜的系統工程，行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，地勘單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高地勘單位的整體素質，推動地勘單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質工作現實要求，也是檔案管理必然取向。因此地勘單位必須快速更新觀念，迅速實現檔案工作網絡化，為地質找礦工作服務，推動其它各項工作的現代化進程。

參考文獻

篇（6）

建立設備檔案的目的是為了從中了解和掌握設備一生全過程的物質形態的運動變化和價值形態的運動變化。什么是反映這兩種運動變化的定性和定量的內容呢？如果我們從設備一生的全過程去分析，不難發現設備在使用過程中，設備的技術性能將會越來越差，設備的經濟性能也會越來越低。而反映設備技術性能變化的技術性資料和反映設備經濟性能變化的經濟數據，正好是反映設備物質形態運動和價值形態運動變化過程的內容。所以應該從設備的技術角度和經濟角度去收集設備檔案的內容。設備一生的全過程，我們可以人為地將其劃分為“前半生”和“后半生”兩大階段。設備前半生的大部分檔案內容由生產設備的廠家收集完成。廠家在設備出廠時，已經將其設備前半生的大部分技術性資料歸納于設備的說明書及其有關的表格、圖冊之中；而設備前半生的經濟性數據也從設備的價值上得到反映。設備進入使用的后半生是用戶收集設備檔案內容的主要階段。

1．1　設備的技術性檔案內容

我們把用于分析和評價設備物質形態運動變化的有關定性資料和定量數據稱為設備的技術性檔案內容。根據設備的前半生和后半生兩大時間階段可把設備技術性檔案內容劃分為前半生技術性檔案內容和后半生技術性檔案內容。設備的前半生技術性檔案內容主要是指設備在設計、制造、試驗及用戶購置、運輸、安裝、試調過程中的有關技術性資料和數據。這類內容列表于表1。設備后半生技術性檔案內容是指設備運轉、維修直至退役過程中的有關技術性資料和數據。由于設備在后半生運轉過程中，設備的零部件有磨損，設備的技術性能將會隨著磨損量的增加而下降，當設備的技術性能下降到一定的程度，設備就會被迫停止運轉，就得對設備進行維修，以恢復設備的原有技術性能。有時因用戶生產任務的變更或生產任務的減少，將會出現設備轉讓和封存的現象，所以設備在后半生中還存在運轉和不運轉兩種不同狀態。根據這兩種不同狀態，又可將設備后半生的技術檔案內容劃分為設備的運轉技術性資料和非運轉技術性資料。這部分內容也分門別類的列入表1中。

1．2　設備的經濟性檔案內容

設備的經濟性檔案內容是指設備一生全過程中能反映設備價值形態運動變化的有關定量的經濟性數據資料。根據數據資料收集的時間不同，可分為設備的前半生經濟性資料和后半生經濟性資料。設備前半生經濟性資料內容是指設備在使用之前，反映其本身的價值和把設備運輸到工作地點以及設備的安裝、調試時的經濟性費用數據資料。設備后半生經濟性資料內容根據經濟費用的不同用途，又可分為設備的運轉費用、設備的維修費用、設備的間接費用、設備的停機費用和其他費用等。設備的經濟性檔案內容歸納于表2。

1．3　收集設備檔案內容時應具備的有關表格

在企業內部為了使設備檔案的內容便于收集、分類、整理、使用，設備管理部門應在企業內，系統地編印一些統一的規范化表格。這些表格應包括如下內容：

（1）設備開箱驗收單；

（2）設備安裝、移交驗收單；

（3）設備運轉試驗記錄單；

（4）設備精度檢驗單；

（5）隨機附件、工具明細表；

（6）設備運轉通知單；

（7）設備固定資料卡；

（8）設備封存通知單；

（9）設備啟用通知單；

（10）設備內部調撥單；

（11）設備事故報告書；

（12）設備重大事故報告書；

（13）設備運轉臺時記錄書；

（14）設備日常維修、保養等記錄書；

（15）設備預測診斷記錄書；

（16）設備報廢單；

（17）設備檔案內容目錄。

2　設備檔案內容的使用范圍

我們建立設備檔案的目的是為了讓其為生產服務，提高設備在生產過程中的利用率，提高企業的經濟效益，提高設備管理工作的理論水平。怎樣才能充分地利用設備檔案資料呢？要解決這個問題，就得了解設備檔案在生產中所發揮的重要作用。設備檔案按其使用性質可以劃分為技術性使用、經濟性使用和綜合性使用三大使用范圍。

2．1　設備檔案的技術性使用

設備檔案的技術性使用，就是利用設備檔案中技術性資料和信息內容對役齡期內的設備物質形態運動進行分析，借以隨時掌握設備物質形態運動的變化狀態，了解設備技術性能劣化的原因，從而采取相應的技術性措施和修理手段，及時恢復設備的技術性能。

（1）用于設備利用率的分析。根據設備檔案中記錄的實際運行臺時和設備的日歷運行臺時的比值來分析設備利用率的高低，并把設備的利用率提高到企業要求的范圍內。

（2）用于設備預測診斷的分析。即定期對設備的性能，運行中各部門的現狀進行診斷預測。這樣既能使用戶對設備的運行狀態做到心中有數，又能使用戶對設備故障的隱患、技術性能變化做到有備無患。

（3）用于設備低劣化程度的分析。即預測設備的大修周期，技術性役齡周期的多少，為設備的大修、更新、報廢提供決策的可靠依據。

（4）用于設備可靠性的分析。即對設備各主要運動狀態的技術性能、故障及事故的分析，找出故障和事故的原因，隨時掌握設備可靠性概率的大小，并根據可靠性分析的結果對可靠性不強的零部件及時采取相應的可靠性措施，以增強設備的可靠度。

（5）用于設備大、中修過程的分析。在設備大、中修期間，先考慮設備檔案中的技術性資料內容，對設備進行技術性分析，擬定正確的修理方案，借以保證設備大、中修的修理質量。

（6）用于設備改造過程的分析。當設備的技術性能已不能滿足生產的要求時，設備本身還有被利用的價值，這時可根據各方面的資料信息分析，可能做出對設備進行改型的決定。在設備改型之前必須要參考設備的技術性檔案資料，對設備進行具體的技術性分析，確定設備哪些技術數據應予改進，哪些應予以保留，從而擬定最佳的改型方案。

（7）用于設備事故率的計算與分析。根據資料記載的設備事故發生的頻數和累計時間，就可以計算出設備事故發生的頻率（即事故率），從而可以對設備的技術性能、質量加以評定，給今后重新進行同類設備的選型作為參考的依據。

（8）用于設備的維護保養的分析。即對不合理的保養周期和不能達到保養預期目的的保養方法加以改進，擬定新的維護保養周期和保養方法，從而提高設備的運行質量。

2．2　設備檔案的經濟性使用

設備檔案的經濟性使用就是指利用設備檔案中的經濟性資料、數據、信息，對設備后半生的價值形態運動變化進行分析，借此把握設備的價值形態運動變化的狀況，洞察設備經濟效益的波動趨勢。從容擬定合理的投資方案，把設備一生全過程的周期經費控制到最經濟狀態。

（1）用于設備運轉費用的分析。可以使用戶正確了解設備運轉費用的實際需要量，可以審核用戶原預定設備的各個階段運轉費用的指標是否合理，可以使企業對設備今后各階段的運轉費用計劃更加切合客觀實際。

（2）用于設備維修費用的分析。可以評定設備的維修費用是否在控制的范圍內，評定維修費用是否符合維修的原則。從經濟的角度對設備的大修期進行預測，斷定設備是否有大修的價值，給設備的大修決策提供經濟性依據。

（3）用于設備操作人員工資費用的分析。可以了解設備的操作及維修人員的配備是否合理。根據此項維修性分析的結果，可以作為企業增減設備操作人員和維修人員的參考依據。

（4）用于設備產值的經濟分析。即對設備役齡期內所獲得的產品銷售收入的分析，從中可以了解設備的產品銷售收入占企業產品銷售總收入的比例大小，從而確定設備在企業中的生產地位。

（5）用于設備周期費用的分析。可以了解設備的周期費用占企業全部投資的比例大小，從而為企業的經濟決策提供可靠的依據。

（6）用于設備經濟效益的分析。可以評價設備一生給企業帶來的經濟效益，借此來確定設備在企業中的經濟地位。

2．3　設備檔案的綜合性使用

設備檔案的綜合性使用，是適用設備檔案中的技術性資料和經濟性資料對設備的一生全過程中的運轉、大修理、改造、更新、選型、報廢等方面進行技術性和經濟性的綜合決策分析。

（1）用于設備的大修理綜合性決策分析。設備經過幾次大修后，又經過一段時間的使用，設備的性能下降，又到了大修期。根據設備檔案資料的分析，設備的技術性能還有被修復的可能，即設備的技術壽命周期還沒有到期，但修復設備要花費大量的經濟費用，即設備的經濟壽命周期已經到期了。那么就得從設備的經濟效益出發，決策該設備應否大修。

（2）對于設備性能改造的綜合性分析。設備經過一段時間的使用，設備的生產效能將會降低，有時因企業選用了高效率的新型設備，使舊設備的技術性能不能滿足生產的要求。但根據技術檔案的分析，舊設備經過局部的改造，可以達到新型設備的技術性能，可以提高舊設備的生產效率。但我們還不能單憑技術性資料做出設備改造的決策，還得從經濟的角度上，根據設備的經濟性資料信息，進一步分析，是購新設備的經濟效益好，還是改造舊設備的經濟效益好，來決策設備是否進行改造。

（3）用于新設備選型時的綜合性分析。當設備更新，或企業需要增添新設備時，要根據原同類設備的檔案資料，對設備的技術性能經濟性能進行綜合分析，選擇既能滿足生產技術性能的要求，又能取得很好的經濟效益的綜合性最佳機型。

（4）用于設備的報廢、更新綜合性決策分析。設備的報廢不單純是技術性問題，也不單純是經濟性問題，而是一個有關技術性和經濟性的綜合問題。如果不對設備進行綜合性分析，那么設備一生不可能給企業創造最佳的經濟效益，甚至會給企業造成不必要的浪費。因此根據資料信息對設備報廢、更新進行綜合性分析，選擇好設備報廢、更新的時間點是很有必要的。

2．4　設備檔案的反饋作用

篇（7）

2、地質勘查數字化項目檔案管理制度有待加強。在檔案管理時，相關責任分散、不夠明確。缺乏對數字化項目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數字化項目檔案進行有效的整合，使得地質勘查數字化項目檔案管理效率低下。

3、檔案管理水平有待提高。現階段的數字化項目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對數字化項目的檔案管理工作認識不夠，相關職業技能和業務能力不強，不能有效的完成地質勘查數字化項目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對于檔案的二次利用效果低下。

4、地質勘查數字化項目檔案管理缺乏協調合作。地質勘查數字化項目的檔案管理工作需要，地勘企業各部門間沒有進行有效配合，沒能將數字化項目的檔案進行科學合理的整合分類，使得數字化項目檔案管理工作進展不夠順利管理水平不高。

二、地質勘查數字化項目檔案管理建議

1、加強對地質勘查數字化項目檔案的分類整合。通過先進的計算機技術對地質勘查數字化項目檔案進行科學合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調用的有效性。

2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍。科學完善的檔案管理制度是地質勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質勘查工作的不斷增多，地質勘察數字化項目的檔案就不斷增多。在地質勘察數字化項目檔案管理過程中，完善的項目檔案管理制度能夠有效增加地質勘察數字化項目檔案管理的工作效率，并將其他與數字化項目檔案有關的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。

3、加強對先進計算機技術的創新，加強相關人員培訓。隨著地質勘查數字化項目檔案管理工作的不斷進行，就需要對地質勘查數字化項目檔案管理的系統加以改進，提高項目檔案的管理水平。加強相關管理人員的職業技能培訓，從而實現地質勘查數字化項目檔案管理。

4、加強各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監督和和指導。通過檔案管理部門和企業各部門間的有效合作能夠，提高企業檔案管理的效率和全面性，同時，上級檔案管理部門需要做足對下級檔案管理部門的監督和指導工作，并制定相關的責任制度，對出現的數字化項目的檔案管理失誤人員進行合理的懲罰。

篇（8）

【中圖分類號】D035.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）06-0015-01

一、前言

人力資源是第一資源，人才，每個單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據。人事檔案是詳細地記錄著每一個工作人員的工作經歷、業績和才能的文件，包含著種種的個人隱私。目前，隨著地質部門的不斷改革，尤其是在地質部門人才戰略上，人們越發地感受到人力資源的重要性。為了提高地質部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優勢及其作用，改進改革中出現的問題。

二、改革中地質部門人事檔案管理存在的問題

1.人事檔案管理人員的數量不足

人事檔案的管理工作繁瑣、復雜，任務龐大，并且具有極高的系統性與連續性，因此，其這樣的特點對于人力數量上的投入也是相當多的，不然人事檔案管理的質量就難以保證。在地質部門當中，會出現專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒有的一種現象。這樣的現象會大大的淡化了大家對人事檔案管理工作的重要性，而且也會一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質量。

2.人事檔案管理的設備與制度不完善

領導對人力資源的管理越來越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設備上，人事檔案管理依舊采取紙質記錄，缺乏時效性和先進性。在制度上，條文規定通常都籠統地制定，沒有與本部門的特點和文化相結合，缺乏科學性和針對性。加上“手工模式”的管理會很大程度上拖慢管理工作的進度，降低人事檔案保存的質量和工作人員的效率。

3.人事檔案記錄材料作用不理想

在審核人事檔案內容的過程中，發現其中的某些項目內容單一而且參考價值低，某幾項項目內容相似，造成資料繁雜多余。同時，浪費人力物力，導致管理成本的增加。另外，由于部分職工對人事檔案的不重視，對資料的填寫隨意不真實，內容前后不一致。這樣的行為將會導致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會使領導者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會產生其應有的價值。

4.低下的人事檔案管理水平

沒有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會做得相對馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個程序不僅復雜費時，而且一環扣一環，前面誤則后面錯，這樣就會降低效率。

三、改進地質部門人事檔案管理的建議

1.務求檔案管理員專業化

人事檔案的管理工作是具有高度的系統性、條理性與嚴密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當的職業素養和高度的責任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質部門的團結與工作。對檔案管理人員需進行具有地主部門特色的教育培訓，提高自身的專業程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團隊的人數，務必做到量上與質上的改變。除此之外，為了跟上時代的步伐，必須挑選熟悉信息技術的年輕工作人員擔任本職務，確保有精力有耐心的對待檔案的繁瑣工作。

2.保證檔案管理制度規范化

為了使得本部門人事檔案管理透明化、規范化，對人事檔案管理的措施和規章制度進行的進一步的完善是勢在必行。特別是地質部門的上級領導們的對人事檔案管理提高相應的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實處，人事檔案的價值就不易體現。對于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴格執行，本單位非管理人員必須遵守。

3.確保人事檔案內容真實化

結合地質部門發展的特點，更深一層根據個人事實豐富材料的內容，目的是未來得到更加全面更加完整的人事資料，強化地質部門的人才發展戰略，增強地質部門人才建設服務的功能。建議根據地質部門職工崗位的類別設置對人事檔案進行重新分類，制定對各類型人才的材料的收集、審核、管理的標準，增強針對性和具體性。

4.力求檔案管理設備先進化

一改以往的手工模式，跟進科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數字化。把先進的計算機技術和相關的應用程序應用到人事檔案管理中，構建管理信息化的高效模式，爭取最大限度發揮人力物力資源的價值。建立人事檔案的數據庫系統，利用掃描儀等先進的現代化設施，把數據錄入系統，不僅高效，而且文字圖片并存，實現了形式多樣化，信息具體化。實行人事檔案動態管理，對本部門的職工個人情況及時更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長，可謂功能強大。

四、結束語

地質部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環境下的地質部門對人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設，加強管理人員的能力和提高管理人員的職業素養，利用檔案的信息資源，才能夠為地質部門的各個崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優質的服務。

篇（9）

中圖分類號：G850 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）15-0337-01

1 地質科技檔案信息化建設的必要性及內容

1.1 地質科技檔案信息化建設的重要意義

目前，我國經濟雖然得到了不斷發展，并且發展迅速。但是許多方面還是跟不上時代的潮流，許多傳統的管理模式已經不能滿足目前的發展需求，因此，某些特殊的行業需要進一步更新技術，變換模式，以達到更好地管理效果。就如同檔案管理的信息化建設一樣，新時代的檔案部門也需要向現代化的檔案管理邁進。地質勘查單位的檔案管理仍然使用著傳統的管理模式，這樣就導致工作效率不高且跟不上檔案生成的速度。因此，實施檔案信息化建設是十分必要的。

1.2 地質科技檔案信息化建設的主要內容

所謂的地質科技檔案信息化建設就是要借助于現代的計算機、掃描儀、電子科技以及網絡等現代化科學技術的設備來完善管理模式。檔案信息化建設的主要管理體制就是要建立一個更為高效、快捷、健全的系統，使得檔案的管理更為科學、系統，在收集或者查找時更為方便快捷，這樣還可以使得地質檔案的信息能夠上傳到云端得到共享，并且突破空間與時間的限制，最大限度地實現資源的經濟效益和社會效益。

2 地質科技檔案信息化建設存在的問題

2.1 目前我國地質科技檔案管理現狀

在我國，大部分地質勘查單位的檔案管理工作都是較為簡單的，其主要任務就是做好相關資料的收集，并且將這些資料進行分類整理，做好相應的記錄然后保存好。由于目前我國大部分的檔案都是傳統的紙質檔案，這樣的管理方式不僅不環保，還有許多弊端：第一，由于檔案是紙質的，隨著檔案的增多，其所占據的空間也會不斷加大，工作人員在管理過程中的工作量也會增多，而且檢索的難度也隨著數量的增多而加大；第二，紙質的檔案對于其存放的環境和條件有著較高的要求，不能在潮濕或者陰暗的地方存放檔案，對存放文檔的地方還要經常進行殺蟲防蟲工作，除此之外，要做好存放檔案地點的消防工作；第三，紙介質容易老化并且容易磨損，因此稍微保管不善就容易造成損失，嚴重的則會丟失原始數據。由此可見，我國的檔案管理現狀目前還不能適應經濟和社會發展需要。

2.2 地質科技檔案信息化建設存在的不足和問題

2.2.1 檔案管理人員的觀念落后

大部分的管理工作人員都認為信息化建設跟目前的檔案管理工作并沒有直接關系。無論是領導班子還是普通的管理人員，都不認為信息化管理優于手工管理，甚至有人認為利用現代科學技術的管理模式存在著會將數據丟失的更大風險等弊端，比如在沒有保存的情況下斷電，黑客入侵導致信息泄露。

2.2.2 部分地質檔案的管理人員素質較低

在我國，有許多地質單位中的檔案管理人員都不是專業的管理人員，有些是在單位里面身兼二職、或者三職，甚至有些只是兼職。這樣就導致了在管理工作上，管理人員的工作熱情不高，積極性不強，技術水平也處于低下水平，以至于更增加了傳統管理模式帶來的弊端，并且管理人員的能力低下阻礙了檔案信息化建設的進一步提升。

2.2.3 地質單位的檔案管理設備較為落后

由于大部分管理人員都不愿打破傳統的管理模式，并不認為信息化管理會優于目前的管理模式，因此，這就導致部分單位的檔案管理設備仍是以前陳舊的設備。這些設備并不能滿足目前如此大的檔案容量，所以某些單位的檔案資料堆放雜亂，甚至有些單位直接將檔案放在一些陳舊的倉庫里，導致了部分檔案資料或者數據有所損失。

3 加強地質科技檔案信息化管理的對策建議

3.1 各級管理者要重視地質檔案信息化建設工作

領導班子和直接管理人員若是不重視檔案信息化建設，那么就算引進再多的現代化設備也是不能夠解決目前存在的問題。因此，要從檔案信息化的優勢出發，修正管理人員對信息化建設的錯誤認識，以改善檔案管理模式和工作方式為目標，加強各層管理人員的管理工作并且要求他們必須重視信息化建設。由于人們對檔案信息化建設還存在著一些認識誤差，因此，在思想觀念上還需要進一步地更新和突破。除此之外，還需要對管理人員進行每周一次的再教育，使得他們的技能水平上升一個層次。

3.1.1 更新檔案管理觀念

一直以來，地質單位檔案的管理模式都受我國計劃經濟管理模式的影響，部分檔案工作者的思想觀念陳舊，認為一個完整的管理庫才是一個最安全的“保險箱”。因此，這些人往往都是不信任現代化的科技管理，要想改變目前的現狀，必須要更新檔案管理者的陳舊觀念。

3.1.2 樹立檔案信息共享的觀點

要想突破目前的區域界限，就要懂得共享資源。要更好地共享資源，就要在保證不泄露自己信息和檔案資料的前提下，利用因特網將信息和檔案結合起來，這樣才能更大限度的發揮檔案的自身價值。

3.2 重視引進新設備并加強地質檔案管理人員的培養

提升檔案管理人員的整體隊伍素質是非常必要的，要培養專業的管理人員，提高他們的工作積極性，增強工作熱情，這樣才能更好地做好檔案管理工作。因此，地質單位應投入資金聘請專業的管理人員，培養專門管理檔案的管理者，要讓其熟悉現代化技術的應用。必要時，應該引進一些新的適合地質工作的設備，這樣才能更好地管理資源，達到資源的共享，并能提高檔案管理質量，提高工作人員的工作效率。只有與時俱進，才能不被社會淘汰。

4 提高檔案工作者的信息安全素質，實現檔案管理的安全化

對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質是指在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要的現實意義。

隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要J識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。

5 結語

總之，地質科技檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強地質科技檔案管理的信息化工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各事業單位尤其是地質檔案管理部門，應從戰略高度來重視和加強事業單位檔案管理工作，以檔案管理信息化促進事業單位管理的科學化、高效化。

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關鍵詞 地質 檔案管理 思考

對地質檔案的認識，將會隨著檔案管理機制的不斷深入，逐漸得到提高，并越來越引起人們的關注。所以，正確認識地質檔案的重要性，準確地把握地質檔案工作的特殊性，使地質檔案的管理符合自身的規律，并有效地為企業服務，也是做好今后地質檔案工作的根本所在。本文就結合地質檔案管理工作談幾點的認識。

一、加強領導，建立管理體系

首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認識，分管檔案工作的領導應給予多方面的支持和提供資源保障，用規范化、信息化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起“內外”有別而又相互統一的檔案管理體系。“內”就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；“外”就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與主管部門、設計、施工等單位負責人及檔案人員通力協作，以保證檔案資料完整、準確。因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，在單位規章制度體系中將單位檔案工作以文字的形式寫下來，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的檔案資料名稱，自始至終參與到項目管理中去，保質保量地獲取第一手資料。

二、建立制度，有章可循

只有完善科學的管理制度做指導，按標準建立質量管理體系，使一切工作有章可循，才能從根本上解決原始地質數據的完整性和質量問題。制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的有關規定與標準，應根據數據文件形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，還包括地質項目的設計檔案、施工檔案和竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位地質管理實施細則，歸檔的基本要求和基本內容，數據文件的移交與整理、保存與借閱的要求等。立卷要做到格式統一、字跡工整、圖像清晰，同時根據內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，使檔案數據做到文件齊全、分類準確、方便管理，方便利用。并將立整理好的檔案按規定移交檔案管理部門，認真檢查案卷質量并確保檔案的完整、準確。

三、做好檔案信息化及數字化工作

檔案資料信息化建設是一項長期復雜的系統工程，根據行業不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰與機遇，油田單位與其它企業一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰。為提高企業單位的整體素質，推動企業單位的改革與發展，充分利用好信息化這個武器，走出一條適合自己的信息化建設之路。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數據紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案進行收集、篩選、加工，使之轉化為微機軟件形式的二次文件信息電子文文件數據供利用的過程。把地質資料數據文件歸檔電子化，充分利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于存儲查找和利用，既是地質管理工作現實要求，也是檔案管理工作必然要求。

四、地質檔案管理現狀

（一）地質檔案實體管理模式單一

很多地質檔案部門在地質檔案管理上局限于科技檔案實體的收集、整理、保管和利用工作，而對地質檔案的數字化、網絡化管理很少涉及，不能凸現出地質檔案信息化管理的重要性。隨著信息化進程的不斷加快，各種種樣的信息系統紛紛建立、運行，地質檔案類別、內容、載體、信息的不斷增加，傳統的地質檔案實體管理模式已經不能適應新形勢下地質檔案信息化管理的需要，也無法收集和管理流動的電子文件。

（二）服務手段滯后

地質檔案部門運用計算機]、網絡、掃描儀等設備對實體進行分類歸檔的少，只能簡單地編制地質案卷目錄，不能運用現代化網絡通信技術對地質成果轉讓和信息交流，影響了地質檔案信息資源泉的開發和利用。

（三）服務方式被動

地質檔案部門服務方式被動，服務內容、范圍和方式比較單一，服務對象有局限性，主要是為企業內部提供借閱和復制檔案資料，缺乏與外界的溝通和交流。

（四）專職檔案人員少

在企業過程中，檔案部門受到沖擊最大，大多數檔案專職工作人員少，有的甚至身兼數職，只能應付日常文件資料和收集整理工作，很難對地質資料信息進行再加工。

五、地質資料格式及要求

（一）成果地質資料應齊全完整，包括封面、正文、附表、附件、多媒體、數據庫和軟件、插圖文件、電子文件登記表、載體外標簽。

（二）文字報告應有封面、扉頁和目錄，頁碼必須連續。不同尺寸的圖件要折疊成統一圖幅，規格為A4，標題欄朝外，附圖應編頁號。

（三）報告編寫和圖件制作要符合行業標準規范，審查手續完備，加蓋評審鑒定單位的公章，封面加蓋匯交單位的公章。

（四）根據《中國石油天然氣集團公司秘密信息分級保護目錄（試行）》，匯交的地質資料以“誰產生、誰定密”的原則進行定密。凡密級資料，應在文本首頁右上角第一行用方正3號黑體字標注，標注方式分為三種：頁面直接打印、加蓋密級印章、粘貼密級標簽。

（五）資料裝訂整齊，裝訂材料符合檔案保管要求。

（六）資料交接目錄由集團公司檔案管理系統（E6）輸出打印一式2份，雙方簽字后各存1份，以備查用。

（七）通過郵寄方式匯交資料的，應按機要信件郵寄，接收單位收到后一周內返還回執，不得積壓。若發現缺損、模糊不清等，應將資料退回，報送單位若2個月后未收到回執的，應及時追查。

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石油企業檔案是國家的寶貴財富，是油井在鉆井，錄井，測井，壓裂等工作時所產生的第一手寶貴資料。其特點是利用率高，專業性強，指導性強。

一、地質檔案具有特殊性

1.從反映的對象看，主要反映原油和天然氣在地下深處存在的環境條件及其勘探開發的方案構成動態變化等等。這些狀況及變化動態來自幾百米到幾千米的深處。在地面看不見摸不到，只能依據從地下取得的大量測試數值及少量巖芯、巖屑進行分析、判斷、了解、認識。

2.從形成的材料看，主要是間接性的。所謂間接性即不論是反映地下地層、油層靜態特征的，還是反映開發過程中地下油氣、水及其物性動態特征的文件材料，都是認識地下油層和合理開發油氣田的依據。使用各種地面儀表，儀器或通過井眼把儀表儀器下到井下深處進行測試，測試結果由曲線、波形來表示，通過對曲線、波形的分析與解釋才得出有關的數值和結論。說是間接性的，還因為其只反映測試面（區）或井眼附近的狀況，對油田、全面整體情況的認識，則是通過推理判斷取得的。它和固體礦藏（煤、金屬等不同），固體礦藏開采前和開采中一般不會有大的變動，原油則是液體、伴隨它的水也是液體，天然氣是氣體，開采前它們都處于相對靜止狀態，一經開發就轉入多變狀態，油層內滲流要變，流體性質要變，油氣、水要重新進行重力分異等，所以開采過程中始終離不開這些間接性的資料。

3.從形成的過程看，單井檔案的形成過程很長。單井檔案是地質檔案中的主體，它不僅數量多，而且是開采過程中認識油層動態的主要渠道。因為一口井從鉆井開始到不能使用為止，一般均在幾十年到上百年，隨著油氣田的開發，每日每時都在形成重要的材料，為保證檔案齊全，完整和便于利用，需要隨時積累，分階段歸檔。

4.從橫向聯系上看，在使用過程中，檔案與資料的關系極為密切。地下情況復雜，鉆井又不可能太多，所以對新區域、新地層的認識要利用附近老區域、老地層的資料；對新鉆井的認識要利用附近鉆井的檔案材料，這些要利用的材料既是資料（參考）又是檔案，可見檔案與資料的關系是十分密切的。

5.從利用上看，同原油生產聯系緊密，利用也頻繁。地下原油從鉆井流到地面，鉆井井眼數量及質量是影響原油生產的直接因素之一。尤其是生產井完成鉆井工作后，緊接著就是在短時間內通過測井解釋判斷其儲層情況及其位置，勘探開發部門要拿出射孔，試油然后交付生產。這一環扣一環的工作都離不開檔案材料，它是決定油氣井命運（有無利用價值）制定原油生產計劃（試油產量）和決策的依據。

二、地質檔案管理方法

1.根據石油工程的特點，拓寬檔案收集渠道

從實際情況看石油工程建設是比較復雜的。它分有管道建設、石油煉化、勘探開發、工業民用建筑工程等等。其中管道、石油煉化工程建設周期長，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣，內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長、稍有疏忽就可能遺漏。而工業及民用住宅、維修等工程大多施工要求急，建設周期短，形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務一完成，臨時機構就解散，檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，公司檔案管理人員首先熟悉石油工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上采取以下收集方法：

1）追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動到現場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質量也比較高，但花費的人力、物力較大。

2）分階段收集。這種方法適用于建設周期長的工程。某些管道工程、石油煉化工程及某些跨年度工程，檔案管理人員要始終保持與兼職檔案員、施工、監理、建設部門的聯系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續性、完整性、

3）強制性收集。對某些人員分散，臨時機構較多的施工單位，監理單位，應采用收取檔案資料押金的做法。當一項工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，直到工程完工，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的單位具有—定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。

2.通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作提速增效

做好檔案資料的收集歸檔工作，積累貯存檔案是為了今后利用檔案資料，更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。石油工程檔案的形成是各類建設中勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給工程建設者、使用者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給相關部門和人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值、就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近年來中石油檔案管理部門實施檔案信息化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業務部門提供相關檔案信息，從檔案管理的完整性、及時性、準確性等方面取得了比較顯著的成效。

總而言之，只有了解地質情況和檔案管理的相關情況，才能將其不斷完善。

參考文獻：

[1]中國石油天然氣管道局，2006：石油建設工程總承包指導手冊[M].中國建筑工業出版社.