緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇基建檔案管理論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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1.2監管人員素質低就目前農機檔案管理情況而言，很多基層農機安全監理機構不健全、物質裝備不齊全、設備維修不到位，檔案管理仍停留在人工工作階段。而且檔案管理人員素質低下，隊伍穩定性差。而在農機安全監理系統中，具備檔案專業技術職稱的少之又少。很多監管人員沒有參加過正規培訓，有的甚至身兼數職，直接影響檔案管理工作的規范化、準確性。

2農機檔案規范化管理的建議

2.1認識農機監理檔案管理工作的重要性農機監理檔案客觀反映了農機監理機構執法規律，對今后農機監理工作開展具有重要的指導價值。由此，從這個角度來講，農機監理檔案具有重要的社會價值，是農機監理機構的寶貴財富。在今后的工作實踐中，必須把農機監理檔案管理放在應有的位置，各級各部門提高認識，重視農機監理檔案管理工作的開展。

2.2農機檔案管理實現信息化、現代化隨著計算機網絡媒體的迅猛發展，農機檔案管理系統日趨信息化、現代化。今后，建立電子檔案將是今后農機檔案管理的必然趨勢。所以，要實現具有農機監理特色的辦公自動化管理與必要的人工管理的有效結合；要積極參與當地檔案行政管理部門組織開展的檔案工作達標升級活動，促進農機監理業務檔案的優化管理。

2.3充分調動檔案管理人員的工作積極性結合地方工作開展實際情況，通過制定《農機方案管理辦法》、《農機檔案保密制度》等等規章制度，加強檔案管理的規范化，明確工作責任，建立業務檔案規范管理的長效機制。要實行專人管理，嚴禁檔案人員工作時間空崗、串崗，確保有人調檔必有人接待。要對檔案人員進行工作細化分工，制作《檔案工作人員職責分工表》，明確各自職責，定期考核，獎罰分明，.促進檔案管理人員樹立競爭意識、危機意識，充分調動檔案管理人員的積極性、創造性。

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學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

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一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業單位進行試點，為實現我國電子文件管理規范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區別在于以下四方面：

其一，生成環境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區讀到另一個存儲區；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業管理和科技開發信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業管理、科技開發及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

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1 基建檔案管理的重要意義

有關數據顯示，基建檔案管理的好壞可以直接影響項目建設的成本及進程。許多城市在建設項目驗收時都將基建檔案作為驗收的內容之一，基建檔案是否完整，關系著項目工程驗收的順利與否。另外，一個單位或者工程建設基建檔案管理的好壞程度，與該單位或公司的檔案管理章程和檔案管理負責人以及管理人員水平有著緊密的關系。

第一，檔案是項目工程管理中重要的歷史依據。項目建設工程在完成交付后，如果出現任何的非人為因素導致的問題，都可以通過翻查當時的基建檔案來進行分析排查，查明問題出現的原因以及部位，歸屬的責任方，以便及時維修、修復以及追究責任方責任，進行賠償，以避免發生不必要的糾紛。

第二，工程檔案在項目建設上具有一定的增值效益。在各工程建設中，對基建檔案的有效使用可以在很大程度上減少工程的施工時間和增加施工的安全，間接或直接地具有一定的增值作用。在檔案中保存的關于建筑工地中線路管道、隱形環節以及各種器材的承重力等的重要資料和數據，在后續對該工程項目維修起著重要的作用，另外，建立基建檔案更是對工程的擴建、改建以及修復工作提供著關鍵的參考依據。

第三，基建檔案對未來項目工程的發展具有良好的參考價值。完整有序的基建檔案可以為未來進行相似類型工程建設提供一定的參考和借鑒。在進行類似的項目工程建設時，工作人員可以通過對相關的基建檔案，了解項目建設的可行性、方案設計、投資經費等方面的情況，充分對歷史材料進行研究和分析，更好地借鑒之前的檔案記錄，提高本工程的進度。

2 基建檔案管理中存在的問題

基礎項目建設一般表現為一次性、唯一性、系統性和固定性等特點，因而基礎建設的檔案除這幾點外，還有專業性、多樣性、復雜性、實用性及滯后性等專有特性。隨著改革開放，我國的經濟也在飛快地發展，同時基礎建設項目也伴隨著經濟發展得到了進一步的發展，一般城市的基礎建設多以企業及各單位改善員工住宿條件而建設的經濟型適用房、舊房改建、商業住宅房的開發等為主，在為城市發展做出大規模改造的同時，也為工程項目建設檔案管理提出了新的要求。目前，我國在基建檔案管理中的問題也日益浮現在人們的眼前。

2.1 對建立基建檔案意識不強

由于一些工期原因，有些負責人只重視工程的成本，而忽略了對項目檔案的建立，導致基建檔案資料收集困難，無法開展整理歸納的工作，從而造成檔案管理工作停滯，影響后續工作。在工程建設中，經常出現檔案不完備、不規范等情況，例如：注重工程圖紙的設計，在驗收報告上不蓋章；施工完成后立刻撤離，沒有移交相關資料；較大的工程項目中，工作人員積極度不高，收集資料不完整、不及時等，致使檔案建立緩慢，使用率低下等情況。

2.2 檔案工作管理人員不重視

目前，大部分管理檔案的工作人員對自身工作的重視程度不深，對檔案的保護不到位，有些工作人員年齡淺、經驗較少、對檔案管理的工作內容認識程度不深。從專業的角度來看，檔案管理的工作人員雖然具有一定的檔案管理經驗，但是對工程建設方面的知識了解不足，不熟悉項目建設流程；然而，項目工程人員和施工人員雖然對基建工作非常擅長，但是對于檔案工作不熟悉，缺少對檔案工作的了解和重視。雙方的工作人員不能進行有效的溝通和及時的交流，很容易影響檔案工作的順利開展。

2.3 資料收集難度大，信息不完整

基建資料的搜尋和整理一直是檔案管理中存在的重要問題，由于基建檔案的建立具有完整性和專業性等特點，使得檔案資料搜尋歸納工作開展困難。另外，從有些基建檔案資料的整理情況來看，有些材料和工程圖紙不完整，缺少標注日期；有些無簽名和章印，檔案資料不完整、不準確。

2.4 檔案文件缺少原件

現如今，基建檔案里的文件資料多為原件的復印本，原件卻不知所蹤。眾所周知，原件是基礎工程建設中最為重要一個證據，雖然材料內容是一樣的，但是原件與復印件的價值卻相差巨大。在一些需要原件、需要具有法律效益的文件材料的關鍵時候，復印件便不能取代原件的作用，原件的丟失不利于檔案的長期管理，更會給今后的工作帶來諸多麻煩。

3 對策分析

3.1 重視基建檔案管理工作

要樹立正確的檔案管理意識，做好檔案管理的基礎工作，首先要從觀念上重視自身所從事的工作，要從思想上認識到對檔案的嚴格管理是在保護企業和單位重要材料的工作。其次要鼓勵全體人員積極配合，一起完成對工程建設的檔案管理這項基本工作。

第一，通過集中學習等方式，轉變傳統的思想觀念，營造一種和諧濃厚的工作氣氛，在觀念上重視基建檔案的管理工作。因此，領導們應該積極鼓勵工作人員加入到基建檔案管理工作中，優化基建材料收集有關流程，讓各部門積極配合管理人員工作，及時地移交有關材料，以保證工作可以有效推進。

第二，領導應該重視基建檔案管理工作，將其增添到會議日程和工作匯報中，可以制定一定的考核制度和獎懲規則，同時也要加強對管理工作的硬件設施投放，以確保工作的有效進行。

3.2 強化基建檔案管理制度

有些工程建設的施工單位較多，項目涉及范圍較廣，因而，不同單位對相關檔案管理的方式也有所不同。因此，需要制定一個統一的、合理的、適用性較強的項目檔案管理的相關制度，并且對領導負責人、職能分工、獎懲制度等都要有著明確的規定，以及對檔案材料的收集、分類整理、歸納及竣工驗收等流程做出具體的規定要求。另外，要分配具有專業知識的檔案管理人員，有效地執行工作，完善檔案管理的制度，還應讓項目人員與管理人員進行有效的溝通和及時的交流。

3.3 利用新型科學技術

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一、科技檔案在企業信息化建設中發揮的作用

檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業革命之后，是社會化大生產和專業分工的產物。科技檔案對于企業建設與發展具有重大的作用，特別是在進入現代化企業建設中，科技檔案在科研、生產、企業科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經濟價值。

對于一個企業來說，研發能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經驗，吸取大量的前人失敗教訓。科技檔案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產力，在企業建設與發展中產生經濟效益。

當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產，應用于社會之中，勢必帶來社會生產力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發展的重要資源，是現代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產力的不斷發展，科技檔案信息化管理勢在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據企業的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現代信息技術，對企業科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業科技檔案信息化一般而言，可以從實現檔案信息的數字化和網絡化，實現檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現檔案信息的高度共享，引發檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、科技檔案管理是企業信息化建設和發展的重要環節

企業信息化以現代化的信息處理技術、網絡技術和網絡設備，對企業進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發和信息技術的有效利用，來提高企業的生產能力和經營管理水平，增強企業在國內外市場中的競爭力。

供電企業在改革發展的歷史進程中，特別是經歷了IP市場風雨變換的考驗，以抓住機遇，迎接挑戰為口號，已實現了信息化建設的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設計流程無差異推廣，當年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農電系統的71個縣區上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統深化應用為主線，為支撐堅強智能電網和三集五大體系建設，為盡快建成一強三優現代公司，奠定了堅實的信息化建設的基礎。

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隨著醫院改革的進行和深入，醫療業務不斷的擴大，基建檔案也越來越體現出它的重要性。當務之急是必須高度重視醫院基建檔案的歸檔率、完整率、準確率。采取一切有效措施，杜絕不利于基建檔案管理的因素，為子孫后代積累寶貴的歷史財富，是我們每個基建檔案工作者義不容辭的責任。

1基建檔案在醫院管理中的作用

1.1對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義

醫院基建檔案是醫院建設活動中形成的第一手材料，檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料，由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案既是醫院工程建設的真實記錄，也是整個醫院檔案的重要組成部分，它既為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務，又為醫院的經濟建設和醫療事業的不斷發展服務。所以，做好工程項目的檔案管理工作對推動醫院經濟可持續發展具有十分重要的意義。

1.2為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據

基建檔案涉及工程的規劃、設計、施工、監理、建設單位以及建設單位的主管機關和其他有關部門，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，所以越來越受到各級建設單位和醫院管理者的重視。

1.3基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院的財富

隨著醫院總體規劃的逐步進行，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要辦理和查閱許多相關資料。檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，是醫院和社會的財富。收集、管理和保護好這種資源是每個職工的義務和責無旁貸的職責。例如我院基建處的老處長張乃云，他在兒童醫院辛辛苦苦工作了幾十年，上對醫院的每項建筑、下對全院地下的每一根管子都了如指掌，可以說閉著眼睛都能說出它們的位置。為了便于工作，張乃云在醫院總平面圖上仔細、認真地在每個建筑物旁都標注了建筑年代和面積，這張圖紙是非常寶貴的資料，它包含了醫院自1955年建院至今所有建筑的年代和面積，它減少了我們許多需要到檔案室大量查閱資料的麻煩，節省了寶貴的時間，大大提高了工作效率。我們將原圖保存起來，平時使用復印件，而且還將上面的數字以電子表格的形式摘抄整理出來，這就更加便于查找、保存和計算了，特別是每年向衛生局做報表時，這一表格是我們最可靠的依據。

2醫院基建檔案管理工作中存在的問題

2.1基建檔案管理工作缺乏政策性指導

隨著我國社會主義市場經濟體制的逐步建立，國家重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，我們經歷了改擴建、代建、改造裝修、融資、拆遷征地等建設工程，每一次對于我們來說都是一次新的嘗試、一次學習的過程，但最缺乏的是對工程政策、性質的了解和指導。對工程檔案的收集、整理、歸檔、流向提出了新的問題。

2.2檔案知識缺乏

由于歷史的原因，從事檔案工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對檔案的知識特別是對基建檔案知識了解得不夠，缺乏檔案專業知識的學習。

2.3全員檔案意識不強

基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹，在工作中發現與施工單位和相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有寫；工程的名稱前后不相吻合；施工單位來函有的編號較亂，有沒有編號的、有重復編號的；請示報告之類的函件有的沒有標題。這些不僅給檔案管理人員歸檔工作帶來一定的困難，而且在接收上級審查時也很麻煩。

3對醫院基建檔案管理工作中存在的問題所采取的措施和建議

3.1建立健全基建檔案管理制度是搞好醫院基建檔案管理工作的保證

基建檔案的科學管理直接影響到工程項目的維修、改造、擴建，健全檔案的收集、整理、保管等系列制度。醫院本著“以人為本”的精神和“以病人為中心”的服務宗旨，進行多項改革，隨著新建、擴建、改建工程的日益增多，邊建設、邊報批、邊設計的事情常有發生。這給檔案資料的收集整理帶來了諸多不便。所以應制定相應的基建檔案工作管理制度，并嚴格執行，做好基建檔案前期的收集工作，力求后期檔案的完整、真實，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率。

3.2加強文件形成者、檔案管理者的業務培訓

開展宣傳教育，增強全員檔案意識是發揮檔案價值作用的前提。一套完整、準確、系統的檔案，必須發揮全體參與人員的檔案意識，一起參與檔案收集，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作進行統籌規劃。樹立科學的檔案觀，讓科室內每個工作人員都知道、了解、重視基建檔案管理這項工作，各負其責，大家盡量配合把好自己的關口。這是做好基建檔案和醫院檔案工作的有力保證。

3.3提高業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平

隨著基建檔案管理向現代化、科學化、系統化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術，努力提高自己的業務素質和科學知識，不斷提高基建檔案的科學管理水平。現代醫院管理中基建檔案管理人員應具備熟悉基建專業知識，掌握電子文檔管理和網絡技術、現代管理理論的技能。以業務素質的提高為著重點，可以爭取各種機會參加有關基建政策文件、檔案知識的學習，拓寬知識面，優化知識結構。不能光讓馬兒跑，不讓馬兒吃草。

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二、GIS應用在城建檔案技術管理中

（一）將GIS基本功能應用到城建檔案技術管理中

首先，要通過矢量化設備或軟件將城市的地形圖輸入到計算機當中作為城建檔案技術管理的背景圖，再通過這些設備和軟件將城市規劃、建筑以及管線的現狀圖根據提前編排好的程序疊加輸入到做好的城市地形圖背景上，這樣就得到了整個城市建筑綜合現狀圖。這樣就可以對已經輸入到計算機里面的矢量地圖進行漫游、放大、無極縮放以及測量工具等GIS操作[1]。其次，可以利用GIS軟件對某一個城區中的道路和建筑物等基礎數據進行數字化，通過這個方式就可以得到這個城區的數字地圖。利用GIS軟件可以實現對梳子地圖的放大、縮小、現實屬性等相關操作，并且可以將調查得到的數據信息添加到相對應的建筑物屬性上。此外，GIS軟件技術還兼具極其強大的制圖功能，能夠對各種矢量圖進行疊加或分層顯示，并且可以隨時對矢量圖中的數據進行更新修改，使得城建檔案技術管理信息能夠更加完整、準確地反映。

（二）GIS空間索引技術在城建檔案技術管理中的應用

GIS能夠對不同用戶的在線查詢進行迅速及時的反應，并且能夠有效地進行空間數據的檢索。利用GIS空間索引技術可以對空間數據進行快速高效地檢索、查詢以及顯示，利用GIS空間索引技術可以在城建檔案數據庫查詢與GIS空間位置之間建立起一條新的檔案檢索途徑。如果城建檔案技術管理工作者想要查找檔案，只需要點中顯示器上顯示的相應的建筑就可以獲取該建筑的相關檔案信息。如果管理人員已經將工程檔案存儲在計算機系統里面，那么就可以直接通過檢索的方式將需要的城建檔案信息呈現在電子屏幕上，還可以將矢量圖通過繪圖打印輸出設備將其打印出來。通過GIS空間索引技術可以將決策機構以及建設單位所需要的城市設計、規劃、建設、施工等相關的城建檔案資料和數據進行快速、靈活、準確直觀地體現。

（三）城建檔案技術管理中GIS空間分析的應用

早在上個世紀六十年代地理和區域科學的計量革命就出現GIS空間分析，當時，空間分析主要是利用統計分析的方法對點、線、面的空間分布模式進行分析，但是當前，GIS空間分析主要用來分析復雜空間系統的時空演變過程、空間決策過程以及地理空間自身特點。GIS空間分析主要有空間信息分類、空間信息計算、網絡分析、疊加分析以及緩沖區分析等方法。例如，GIS緩沖區分析的方法可以運用到城市建設中的道路擴建工程問題，對道路擴建工程中有可能會涉及的城市建筑物進行詳細分析，并在城建檔案數據庫里面將有可能涉及到的建筑物詳細檔案信息檢索出來，作為城市道路擴建的重要依據。

篇（8）

深入剖析基層檢察院檔案管理信息化建設的制約因素

一是檔案管理基礎工作不牢。一方面，在硬件環境上，缺乏實施信息化管理的工具設施，如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤刻錄機、縮微設備、復印機以及光盤、磁盤等等，導致紙質檔案的轉換、加工處理、整理分析工作受到嚴重影響，快捷高效的信息化管理也就無從談起;另一方面，在軟件環境上，缺乏檔案信息化管理各個環節的標準規范，如在把紙質的檔案轉換成電子文檔這個階段，缺乏詳細統一的標準來要求什么樣的紙質檔案應該采用何種轉換格式，導致相同類型的紙質檔案經過不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。

篇（9）

根據會計電算化相關管理規定，系統操作員均會按日、月、年進行數據備份。金融機構為確保電算化系統運行安全，甚至還構建了以省或行政區劃為管理單位的異地數據備份，歷史和當前數據備份均得到應有重視。但不同版本操作系統、數據庫軟件、電算化系統應用軟件及其升級補丁往往因缺乏有效管理而散落于各單位負責具體工作的軟件工程師手中，很少按規定要求歸檔保存。而對計算機等實物檔案更是缺乏檔案管理意識，不同時期的計算機、服務器等硬件設備，如可以運行DOS、WINDOWS95、WINDOWS98等操作系統的計算機，一旦完成升級換代，大都作報廢處理。對數碼電子文件而言，失去了運行環境，讀取就存在一定困難，更難以作為證據加以有效利用了。

重電子文件歸檔形式，輕歸檔電子文件鑒定確認

當前，對會計數碼電子文件的歸檔通常是由產生數碼電子文件的部門向檔案保管部門提供會計核算系統年終數據庫數據備份光盤，或是將計算機（服務器）上所有涉及核算系統的文件刻錄到光盤上，雙方簽字后就算完成歸檔。只重歸檔的形式，而輕視歸檔電子文件的鑒定、收集、篩選、分類和確認，同時因各種會計電算化業務系統自動生成備份文件名，以滿足數據恢復的需要，因此，電子文件歸檔也無法按《電子文件歸檔與管理規范》歸檔時所要求的標準規范代碼進行標識和登記，所有這些，均可導致對一些毫無利用價值的數碼電子文件進行歸檔保存，形成資源浪費。

重電子檔案表面管理，輕電子檔案綜合利用

當前，會計數碼電子檔案普遍缺乏有效管理，或是管理水平低下，把諸如簡單編制一些電子文件目錄等工作稱之為電子檔案管理，加之電子檔案管理規定本身缺乏相關實施細則，如《電子文件歸檔與管理規范》要求電子文件歸檔一式3套，一套封存保管、一套供查閱使用、一套異地保存，但對這些電子檔案如何封存管理、如何查閱使用、怎樣異地管理等并無配套管理辦法。由于缺乏符合要求的保管設施，存有數碼電子文件的光盤等存儲介質隨意存放，致使一些存儲介質受損而無法利用。此外，因數碼電子檔案的綜合利用具有很強的系統依賴性，通常只能通過聯機方式檢索、查詢和利用與當前會計電算化系統同一版本的電子檔案，而對系統升級前的歷史數碼電子檔案，即使是按要求歸檔，但由于缺乏相應的運行環境而無法讀取，造成歸檔保存的數碼電子檔案形同虛設，無法利用，從而失去保存這些數碼電子檔案的價值和意義。由于歷史電子檔案在利用上的種種不便，實踐中很少被利用。

重行政公文電子檔案管理建設，輕業務系統電子檔案管理建設

政府部門、行政機關及大型企業集團因履職和保密需要，行政公文文書管理基本上已實現電子化和無紙化，行政公文文書電子檔案管理不僅繼承紙質檔案管理好的做法，而且通過開發和推廣應用電子檔案管理系統，使電子文件在歸檔、存儲和檔案檢索利用等方面更加顯示出紙質檔案管理無法比擬的優勢，得到良性發展。相反，會計核算等業務系統電子檔案管理因受系統復雜性、各系統間電子文件兼容性、系統依賴性等因素的制約，實現會計電算化以后，在電子檔案管理方面卻未有明顯起色。以人民銀行系統為例，其主要業務系統有會計、支付清算、征信、反洗錢、國庫、貨幣金銀、調查統計、賬戶管理、貸款卡、外匯、同城票據交換等，而這些系統因服務對象不同、處理信息內容不同，大都自成體系，操作系統、數據庫等運行環境也大相徑庭，加之受軟硬件系統更新換代、應用軟件升級等影響，客觀上造成各業務系統電子檔案在利用上的種種不便。但如從深層次和根源上找原因的話，歸結于一點，就是輕業務系統電子檔案管理系統建設，因缺乏有效電子檔案管理系統支撐，大量歷史形成的數碼電子文件已經成為一種擺設，造成嚴重浪費。

會計數碼電子檔案綜合管理利用的基本思路

檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，抓好會計數碼電子檔案的綜合利用，就抓住了數碼電子檔案管理之實。因此，應加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統升級后，計算機、服務器和數據庫等軟硬件實物均應與相應的數據備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質文件一同保管，增加系統透明度和可操作性。與此同時，那些過了時效的電子檔案，也應當妥善存檔，使其發揮應有作用，避免新產生的電子檔案重蹈覆轍，乃是當前會計數碼電子檔案管理的當務之急。

（一）構建具有非系統依賴的數碼電子檔案管理系統

要從根本上解決好電子檔案的利用問題，使其真正發揮備以查考、作為證據或依據的作用，實現其應有價值，必須構建具有非系統依賴的、具有較強通用性的數碼電子檔案管理系統。該系統可自成體系，也可在當前電算化系統中增加電子檔案管理模塊，以徹底擺脫電子檔案對特定系統的依賴。其基本思路是：不論電算化系統使用何種數據庫，在輸出電子文件時均應將其轉換為標準數據格式或通用數據格式的電子文件，以供電子檔案管理系統調用。以會計核算系統為例，因電子文件內容是數字、字母和漢字集合的數碼文件，歸檔時即可選用通用性較強的TXT文本文件。其他數據類型電子文件歸檔時亦應盡可能使用《電子文件歸檔與管理規范》所要求的通用數據格式，以及符合國際開放標準的其他數據格式，如PDF（ISO32000國際標準）等。當需要查詢利用歷史電子檔案時，即可讀取標準數據格式電子文件，解決電子檔案對特定系統的依賴問題。

（二）盡快研究建設非公文電子檔案管理系統規劃

針對目前公文電子檔案管理系統應用水平高、非公文電子檔案管理系統嚴重缺位的現象，行業主管部門應重視非公文電子檔案管理系統研究建設，組織通用非公文電子檔案管理系統的研究、開發和推廣應用。該系統應充分考慮電子文件的系統環境依賴性，研究并選擇通用性強、符合國際開放標準的數據格式作為存儲標準，由國家檔案主管部門或各行業主管部門以適當形式予以，以此統一電子檔案管理數據格式和應用平臺，推進通用非公文電子檔案管理系統建設。該系統應具有一定通用性，不得進行有改變和影響原電子文件的信息加工，并可輸出與紙質檔案內容相同的加密電子文件和紙質拷貝件，以便使用者作為電子檔案利用的依據。

（三）循序漸進穩步推進非系統依賴電子檔案管理系統建設

數碼電子檔案利用的系統依賴性決定了非系統依賴電子檔案管理系統建設不可一撮而就。首先，各行業主管部門應將該系統建設列入重要議事日程來統籌規劃，加強基礎研究，設定時間表，穩步推進。業務主管部門在對系統進行升級改造及新系統研發設計時，均應把電子文件歸檔、利用作為基本業務需求正式提出，以便在應用軟件設計、開發時通盤考慮。對現行業務系統已具備輸出標準數據格式功能的，如可輸出TXT文本等標準數據格式的，還應采取加密措施，通過制度加以規范。即在完成系統默認數據備份后，再按通用數據格式增加備份，收集資料，以便將來電子檔案管理系統利用。電子檔案管理系統的構建還可通過定期讀入歸檔電子文件的辦法，逐步實現電子檔案系統與在線應用系統的模擬鏡像，其區別在于，只查詢而不進行計算、統計等數據加工處理。通過移植歷史數據信息，最終實現電子檔案的實時查詢和有效利用，充分體現電子檔案的保存價值。

（四）重視信息安全管理，采用通用國際標準的加密方法

非系統依賴電子檔案管理系統采用通用和符合國際開放標準數據格式，在方便數據讀取利用的同時，也為篡改數據信息留下方便之門。因此，必須強化數據信息安全管理，以防電子文件在傳輸、復制、歸檔和利用等環節被篡改。以輸出TXT文本文件為例，可選用國際通用的MD5（信息摘要算法）加密，該算法可對一段信息（如TXT文件內容）加密，產生一個32位由數字和字母組成的信息摘要作為驗證碼，寫在TXT文本的末尾，如文件內容被篡改，系統驗證時就會產生與之不同的驗證碼，由此進行識別。而加密后的TXT文件仍然像加密前一樣，可讀、可顯示，有效防范文件被篡改，確保電子檔案安全利用。

（五）充分發揮計算機信息管理優勢，實現電子檔案利用便捷化

電子檔案管理的最大優勢就在于可最大限度地發揮計算機在信息管理方面的優勢，改變紙質檔案的人工查閱模式，實現電子檔案的聯機實時查詢和綜合利用，提升查詢效率。通過構建非系統依賴電子檔案管理系統、做好數據移植等措施，經過一段時間的努力，完全可以實現電子檔案信息的在線實時查詢，實現電子檔案查詢、利用的便捷化。只有電子檔案查詢效率高了，利用更加便捷了，才能徹底動搖電算化條件下紙質會計檔案仍占主導地位的尷尬局面，充分體現電子檔案的保存意義和保存價值。

篇（10）

1.1 檔案管理人員的意識不強，工作效率較低。在基層單位的發展中，檔案管理人員的意識不強，工作效率較低，是基層檔案管理工作中存在問題之一。很多時候，由于檔案管理人員自身的意識不強，直接影響了其工作效率。久而久之，基層檔案管理工作中出現很多的問題。因此，在基層檔案管理工作中，檔案管理人員的意識不強，工作效率較低，已經成為一個非常明顯的問題。

1.2 檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足。在實際工作中，基層檔案管理工作開展的有效性，是直接影響基層單位發展的主要因素之一。檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足問題的存在，在很大程度上影響了檔案管理工作的效率。如何結合檔案管理工作的壓力較大，人力資源方面有所不足這一問題，是基層單位開展工作的應重視的問題。

2.解決基層檔案管理工作問題的有效對策

2.1 融入現代化的管理控制意識，強化檔案管理工作的重要性。為了更好的進行基層檔案管理工作，融入現代化的管理控制意識，強化檔案管理工作的重要性，是其中一種有效的對策。通過融入現代化的管理控制意識的方式，完善日常工作的規章制度，嚴格要求工作人員按照規定進行管理工作，強化檔案管理工作的重要性，營造良好的工作氛圍，可以有效的提高基層檔案管理工作效率。因此，結合實際工作的情況，融入現代化的管理控制意識，強化檔案管理工作的重要性，在一定程度上可以促進檔案管理工作的開展。

2.2 提升檔案管理隊伍的素質，提高檔案管理工作的效率。在基層單位的日常管理工作中，提升檔案管理隊伍的素質，提高檔案管理工作的效率，也是完全其存在問題的有效對策之一。結合基層檔案管理工作問題，積極地完善檔案管理方案，及時的發現檔案管理工作中存在的漏洞問題，對于促進基層檔案管理工作的發展，具有極大的促進作用。因此，在進行基層檔案管理工作的時候，應切實實施提升檔案管理隊伍的素質這一對策，提高檔案管理工作的效率。

篇（11）

上級教育主管部門和學校下達的指導性、指令性文件材料。包括教育改革、招生計劃、畢業分配等方面的計劃、指示、規定和辦法等。

2、教學管理類。

各種教學管理制度、教學計劃、教學大綱以及教學質量檢查、教學競賽活動、教學觀摩、課堂教學和考試質結等原始資料。

3、教學研究類。

教學改革方案、教研室教研活動計劃、教學方法研究和總結;合格課程、重點課程、課堂教學質量測評、優秀課程建設等材料。

4、師資類。

教師隊伍建設規劃、師資需求、培訓、業務考核、教師發展培養規劃、職務評聘材料及教師個人業務檔案等。

二、年級教學檔案具有鮮明的教學一線的特點

1、檔案的內部性和原始性。

學校教學檔案大多是系年級教學管理和教學實踐活動中自然形成的歷史記錄,并為其直接管理和使用,一般不經過文書專業處理部門的收發登記,其中不帶文號的資料居多。

2、內容的專業性和多學科性。

由于學校年級的設置、學科劃分比較細致,各年級在課程設置、教學內容、學時分配、教學方法等方面有所不同,因而這些教學檔案材料表現出很強的專業性和多學科性。

3、運行的周期性和成套性。

教學檔案,不是以自然年度為周期,而是以學期或學年,甚至更長的時間為周期。如學期或學年度工作計劃、總結、招生計劃、某一課程的授課計劃、學生統計報表等。

4、資料形式呈現多樣性。

教學檔案的內容豐富,載體形式多樣化,除了紙質的文件材料、教學計劃、大綱、學生成績,還有照片、錄音、錄像、課件等記錄材料。

三、學校檔案的具體內容與管理方法

1、傳統紙質檔案管理

學校辦公室在每年度結束后，將一年的學校辦公文件印刷本、原稿、審閱意見書等，按照檔案的歸檔要求，集中整理立卷移交給綜合檔案室，歸檔文件材料必須完備、整齊、系統，符合規范要求。歸檔時認真、仔細填寫每卷的目錄表，以及雙方簽字的移交清單。將已經處理完畢的各種文件材料，將其中具有查考利用價值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內容、時間、形式等方面的歷史聯系進行分類、組卷后移交學校相關的檔案部門。通過嚴格的價值鑒定，區分出這些檔案的價值，最總根據其價值確定重要程度和保管期限。然后根據相關的的分類方法并根據其重要程度、保存期限分別進行立卷。同時將每一卷檔案填好備考表，將卷內的缺點和缺少的內容一一注明。在保管上紙質檔案要注意其對環境的要求。首先是其庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對濕度應在百分之五十至百分之六十之間。其次庫房內要有有效的防護措施，例如防火、防水、防潮、防霉等“八防”。

2、電子檔案管理

具有長期保存價值的電子文件需要歸檔保存。電子文件的歸檔，是通過計算機整理好的電子文件和它所生存的環境條件一并轉存在電子存儲載體（如磁盤、光盤）上加以保管。電子文件歸檔后形成電子檔案。電子檔案是一個全新的事物，具有與傳統載體檔案不同的許多特性。由于電子檔案存儲載體信息容量很大，檔案的軟盤、光盤的排架長度與占用空間小，海量存儲、傳輸快，便于檢索，無限距離傳輸等特點，所以它對保管場地的面積要求不高。但電子檔案的保管方式比傳統載體檔案的保管方式要復雜很多，它所具有的缺點也是不能忽視的：

（1）電子檔案載體壽命仍需實踐進一步驗證；

（2）電子檔案對環境的依賴程度較高；

（3）電子檔案安全保護措施比較復雜；

（4）電子檔案的原始性、真實性難以保證。

因此，我國《電子文檔歸檔與電子檔案管理規范》明確指出：“具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件，如沒有紙質等拷貝件的必須制成紙質文件或縮微品等。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔”，這說明現階段文件的歸檔仍應以紙質文件為主，兩種載體的長期并存和實行“雙套制”管理是必然的。

①電子文件收集

《歸檔文件整理原則》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規定，為新的檔案載體形式的管理提供了工作目標和依據。電子文件形成后，要保證收集積累過程中的電子文件齊全、準確、完整、有效。注意修改過程中及時更換最新版本。

（1）電子文件收集范圍。

電子文件的收集范圍為應該作為檔案保存的文件，除按國家關于文件歸檔的有關規定執行外，還應包括相關的支持軟件和數據等。

（2）電子文件格式。

單位形成的同一類型的電子文件格式應統一要求。文本文件采用XML、WORD、PDF、RTF、TXT格式，圖象文件采用TIFF、JPEG格式，視頻或多媒體文件采用MPEG、AVI格式，聲音文件采用MP3、WAV格式等等。

②電子文檔的規理整合

齊全性、準確性、完整性、一致性；收集范圍、保管期限、密級，每項都是做好歸檔工作的前提。歸檔電子文件按時間、類別區分，以件為單位分項目進行整理脫機存儲在光盤、硬盤、U盤等載體上。

四、針對目前中學檔案管理存在的問題與對策

1、針對認識不夠,加強領導重視,提高認識

在中學校教學中，存在學院教學部門領導對教學檔案管理工作重視不夠，經費投入不足，就連做教學檔案的人員也有相當一部分認識不清楚，同時各教職工對檔案工作在教學科研中的重要性認識不到位，由此，出現不能及時的將原始第一手材料移交到教學檔案管理人員手里等現象。針對以上現象我們首先應成立教學檔案管理工作領導小組，分管教學的年級長任組長，由教務處處長任副組長，配置具有專業知識、專職檔案管理人員，負責對教學檔案建設與管理進行全面的業務工作，最后應重視對教學檔案工作的宣傳，增加人員的檔案意識。

2、針對教學檔案實體分類構建的不完善，加強分類構建