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中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0195-03

高等學校學籍檔案管理工作是高校教學管理工作的重要組成部分，高校學籍檔案是學生在校期間學習、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學生在校學習和學校歷史發展的原始記錄材料，同時，還是學校進行科學管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學改革、提高教學質量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發展的今天，給高校學籍檔案工作也帶來了新的挑戰和壓力，目前高校學籍檔案管理工作已進入高速發展時期，其管理成效直接標志著一個學校的日常教學管理水平。

一、高校學籍檔案管理面臨的挑戰

1.學籍、學歷管理體制改革的挑戰

學歷電子注冊：由于社會上假文憑泛濫，不法分子偽造學歷證書行為嚴重，為維護國家學歷制度和學歷證書制度的嚴肅性和高等學校畢業生的合法權益。2000年，教育部開始建立高等教育學歷證書電子注冊制度，并開始進行試點工作。2001年，教育部正式頒發了《高等教育學歷證書電子注冊暫行規定》，從2001年9月起全國即實行各類高等教育學歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關于普通高等教育學歷證書即時電子注冊的通知》中實施高等教育學歷證書在線即時電子注冊。至此，高等學校在對畢業生學歷資格審核后，通過中國高等教育學生信息網學籍學歷管理平臺上傳本校畢業生學歷數據注冊，即傳即審即上網，并形成學歷認證網絡。

新生學籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學校新生學籍電子注冊暫行辦1法》，并印發《高校學生獲得學籍及畢業證書政策告知》，暫行辦法第四條規定：新生報到后，高等學校要按國家招生規定和《普通高等學校學生管理規定》對其進行入學資格復查。復查合格取得學籍的，依據本辦法及時進行學籍電子注冊。此工作的實施把住了學歷電子注冊的進口關，將學歷電子注冊的資格審核提前到了入學階段。新生學籍電子注冊政策的出臺，強化了省級教育行政管理部門的監管職責，規范各省招辦錄取工作，及早地排除了學籍糾紛，遏制了高校違規招生行為，規范了高校辦學行為。

學年電子注冊：2008年10月，教育部在《關于普通高等學校學生學年電子注冊的通知》中要求對在校生進行學年電子注冊工作。學年電子注冊工作是學歷電子注冊和普通高校新生學籍電子注冊的進一步延伸和擴充，是對在校生新學年學習資格的認定，要求各高校在中國高等教育學生信息網學籍學歷管理平臺實時操作在校學生的學籍異動情況，加強了高校學生管理的基礎性工作，實現了省級教育行政管理部門對高校學籍管理工作全過程的監督和指導，使學籍管理工作更趨規范化和信息化。

高等教育學籍、學歷證書電子注冊制度，為高等學校學籍管理工作提供了新的手段，也對學籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰[2]。

2.學籍檔案自身的挑戰

學籍檔案主要包括：學生入學通知書、新生入學登記表、成績單、獎懲、學籍異動、學生思想政治活動考核情況、畢業資格及學位授予情況、學生表現鑒定等與學生在校學習期間密切相關的材料。學籍檔案具有形成的規律性、往復的特殊性、存貯方式的多種性、表現形式的多樣性等特征，隨著高校教學改革發展，畢業生人數的增加，學籍檔案案卷數日益增多，涉及的內容也更為復雜、更加充實，范圍也更大，學籍檔案也被賦予更多利用價值，工作任務更繁重，要求更高，也引發了許多新狀況、新問題[3]。

檔案材料是從檔案管理實踐中得來的，學籍檔案意識缺乏、收集不及時或不能及時發現檔案的價值以致檔案遺失，都會使學籍檔案失去參考、憑證和利用價值。

3.服務對象的挑戰

隨著高等教育體制改革的不斷深化，學生與高校之間，學生變得更加主動，形成一種享受服務和提供服務的關系，學生選擇學校，學校也有義務為學生提供服務。同時隨著我國信息化的發展，社會各界是檔案管理的另一個服務對象，學籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價值，有助于擴大高校的社會影響，為高校發展贏得越來越優質的社會資源與社會環境，因此，高校檔案部門應從服務于高校發展的目標實現角度出發，立足于校內與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時，盡最大努力實施檔案的利用價值。

學籍檔案管理工作如何面對學籍檔案服務對象的變化及時調整，更好地服務于社會各界和學生，是一個必然要面對的問題。

4.信息化服務的挑戰

近年來信息技術發展迅速，逐漸融入人們的生活，改變人們的生活方式。信息化的技術作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應用，在學籍檔案管理工作中，高校學籍檔案的工作流程仍沿用傳統的工作模式。如歸檔方面，二級學院形成的紙質檔案，由教學秘書將紙質學籍材料歸到教務部門或者由學生科歸到學生處或相關部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統信息查找為主，手工查找紙質檔案，提供復印件為輔，但由于學籍信息與檔案系統的信息未實現對接，使學籍檔案的開發利用受到一定條件的限制，形成查詢手續繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。

學校的各項決策和規劃均以事實為依據，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進行開發、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關的檔案資料，且將無法為學校的宏觀決策和教學管理提供深度服務，嚴格影響學籍檔案的利用價值。

二、實現學籍檔案的利用價值的對策

1.加強高校學籍檔案管理，更好地為學籍學歷電子注冊服務

學籍管理、學籍學歷電子注冊的實施者是人，受眾者也是人，應該樹立以人為本的學籍檔案管理理念，提高學籍檔案管理認識，加強事業心、責任感。加強學籍檔案管理，科學制定歸檔范圍，高度重視學籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進度和各階段的工作目標進行具體、規范籌劃，并保質保量地做好該項工作。學籍學歷電子注冊網絡管理平臺是一個信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項工作是高校管理工作中難度較大的任務，高校各級主管領導應給予高度重視和大力支持。把它當做一個重要環節來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學生負責，對學校負責，對人民負責，為高等教育學籍學歷電子注冊提供準確、真實的數據信息。

在學校學籍學歷電子注冊制度下，高校學籍檔案必須進行規范化、科學化、標準化管理。學籍檔案管理工作對保證高校學歷電子注冊、新生學籍電子注冊、學年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。

2.以資源求生存，以服務求支持，以創新求發展

高校檔案部門應注意學籍檔案材料的形成規律，規范學籍檔案制度，科學分類，合理組卷，加強檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時將日常教學工作中產生的新類型學籍材料補充到歸檔范圍中，發現問題要及時與有關部門協商解決，明確檔案部門應行政的監督檢查、指導的雙重職能[4]，保證學籍檔案的完整性、準確性、真實性。

在檔案信息服務時代，高校檔案部門應積極借鑒社會服務部門的經驗，設計具有可操作性的服務流程、服務管理與服務評估體系，從根本上提升高校檔案服務質量。積極、充分利用高校內外，尤其是內部的技術與智力資源，摸索出一套適應高校特點的檔案信息服務體系。

近年來，國家非常重視高等學校教學評估工作，教學評估過程中，有相當一部分支撐資料來源于學籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現代信息管理技術，建立與之相適應的學籍檔案管理模式，進行有效管理；將學籍管理系統及檔案系統工程進行有機整合，建立一個富有效率的學籍檔案管理體系，使學籍檔案為日常教學管理提供高質量服務，能量得到最佳釋放，更好地體現學籍檔案的利用價值。

3.強化信息服務技術，做好學籍檔案信息的社會化服務

在學籍檔案管理過程中，各高校的學籍管理工作的執行者是學籍檔案管理人員。學籍檔案管理人員的素質直接關系到高校教學工作的運轉和教學質量的提高。應熟悉有關學生學籍管理的政策、條例、規章及辦法，并具備學籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強高校學籍管理人員的計算機網絡技術知識的學習，提高業務管理水平。實行二級管理的學校，特別要加強一級學籍管理人員隊伍的建設，并提高其業務素質和責任心。

學籍管理的受眾是學校教學、學生和社會各界，檔案管理也由對象服務轉化為社會全方位服務，高校應做好學籍檔案的信息開發，變被動為主動，為學校教學、學生和社會各界提供服務。具體說來，可以借鑒中國高等教育學生信息網，從新生報到注冊、在校成績、學籍異動、學歷證書等全過程實行“跟蹤式”學籍檔案管理模式，做好學籍檔案網上檢索與服務工作，為用人單位提供便利的學籍、學歷、學位審查服務；建立畢業生就業與成長檔案，為大學社會聲譽評估和改進學生培養工作提供科學依據；分析各專業的畢業率和就業率，為高校改進教學方法、優化教學結構提供參考[5]；做好學生信息的維護對接，準確地提供學籍異動、學生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學籍信息查詢的需求，將學籍檔案資源共享。

4.建立和完善檔案信息管理平臺，實現學籍信息與檔案系統的對接

加強高校檔案信息化建設，借助計算機技術，研發、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實現學籍檔案信息化服務，建立學籍檔案的信息庫，實現信息查詢的實時互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學籍管理的現代化方法成為必然，學籍管理與檔案系統的對接是切實可行的。學籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學生于2001年入校，休學兩次，2005年復學，按照4年制的學習過程，他應于2007年畢業，但是由于未按教學計劃修滿課程，延遲一年畢業。如果要反映該生的學習生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學學籍異動檔案；三是復學學籍異動檔案；四是2007年畢業資格終審檔案；五是證書換發材料。查找到這5份紙質檔案材料，才串聯出該生的在校情況。

如果學籍信息與檔案系統實現對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統、完整的信息，將大大提高學籍檔案的查準率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。

三、結語

隨著互聯網與學習化社會的發展，學籍檔案管理信息化不僅可以為學籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進步與教育的發展對學籍管理工作的要求。各高校應以誠信為本，認真做好學籍檔案管理工作，為社會提供完整、準確、真實、可靠的檔案材料，發揮學籍檔案的作用，不斷促進高等教育的發展。

參考文獻：

[1]趙雅琴.高校學籍檔案和特點與管理芻議[J].商丘職業技術學院學報,2006,6（5）:119-120.

[2]唐偉元.學籍、學歷電子注冊與高校學籍檔案管理[J].宿州學院學報,2008,23（2）：129-130.

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一、中職學校學籍檔案管理工作必要性

中等職業學校是我國后初中階段學生職業學習的重要場所和時期，在學生人生中占有重要的地位，繼續發展者更是在其中儲存了努力奮斗的軌跡。學籍檔案就是其中寶貴的資源之一。為此，中職學校必須重視并加強學籍檔案管理工作。

健全中職學校學籍檔案管理也是貫徹執行國家教育相關法規必然要求。教育部《中等職業學校學生學籍管理辦法》明確規定學校必須“從學生入學之日起建立學生學籍檔案”

并要求各中職學校結合實際制定具體的實施細則和制度，對學生從入學之日到畢業之日的整個時期進行的質量考核管理。它涵蓋了學生的注冊入學、成績考核、升級與留、降級，紀律考勤、轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予畢業證書資格的審核、發放等。可見中職學校學籍檔案管理工作直接關系著學校的教學質量和學生個人的命運，搞好學籍管理工作，提高學籍管理現代化水平是我們每個中職學校工作的重要組成部分，不可缺失，亦不可輕視。

二、中職學校學籍檔案管理工作誤識

近年來，中職學校學籍檔案管理中普遍存在誤失，相當多的教職工對中職學校學籍管理缺乏正確的理解，他們普遍認為學生學籍管理只是教學管理部門管理者的事，與己毫不相干。一些教學管理人員責任心欠缺，對有關學籍管理的規章制度及相關內容不了解、不學習、更不求掌握;學生學籍管理的缺失又反過來影響了學校的教學秩序和教學質量。一些教師學籍管理知之甚少，對學生違紀現象不聞不問，甚至隱瞞實情;缺乏應對學生嚴重違紀問題的對策，處理無措，亦不愿上報;甚至被學生收買以助其弄虛作假、抬高成績等。一些學生亦只把自己視為學籍管理中的被動者，毫無關注個人學籍管理意識，甚至在要畢業才發現自己尚有缺考科目。

如此混亂狀況長期存在，致使中職學生管理等規章形同虛設，嚴重干擾了學校正常教學秩序。

產生如許問題根源很多。有管理機會的缺失。如因忙于新生入學軍訓、召開主題班會等形式進行入學教育，學籍管理者沒有時間和機會對學生宣講學籍管理的重要性，因新生還處于變動之中，更是難于及時開展有效的學籍管理教育，入學半年后學生才可適應新的學籍管理習慣。

也有學籍管理體制的缺失。中職學校學籍管理因各部門分治，沒有統一的管理體系，沒有統一的信息平臺，各學校都是單獨建立自己信息系統，無法共享信息，重復勞動不僅增加了工作量，而且制約了其準確性，導致了管理的無序、反饋的滯后、責任的模糊，嚴重脫離了教育現代化發展的步伐。

三、強化中職學校學籍管理意識

（一）強化服務管理理念

強化規范的管理制度是搞好中職學校學籍管理工作的關鍵，中職學校應根據教育部和上級有關部門關于學籍管理制度的各項規定，自覺制定本校學籍管理細則。同時強化以應各教學部門為主的學籍管理責任制，實行全過程動態管理。學校教務部門統一標準，強化監督檢查，強化日常目標管理。強化學籍管理專職人員責任，相關人員必須在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作強化服務理念，在學校招生、畢業、專業設置、教育教學管理、學生思想教育等過程中始終強化責任感，強化服務功能，開放學籍管理內容，提高學籍管理的管理效率和項目。

（二）強化數字化的管理機制

數字化管理手段是中職學校實現高效、低耗、準確、科學的學籍管理信息有效機制。隨著中職學校招生專業和社會要求的不斷發展，社會和校際間的合作日益加強，人工陳舊的管理模式和手段已經無法保證學籍管理工作準確性和效率，必須在數字化模式下進行現代化的學籍管理，依托校園網、局域網建立中職學校學籍管理信息系統，將科學的數字化信息管理技術引入學籍管理工作中。將學生在中職學校期間的所有信息匯集在一起，建立學生學籍管理數字化檔案庫，可隨時查看調用和定量定性統計分析，使各教學部門和各管理部門能有效的互換信息，也便于各級領導和相關部門隨時掌握情況。同時，學生可通過數字化網絡直接查詢本人的學籍信息、考試成績、考勤記錄等內容，從而最大限度的實現部門與部門間、部門與個體間資源共享，實現中職學校學籍管理文件的自動化檢索、查勘、提示，提高中職學校學籍管理水平，使中職學校學籍管理全面邁入科學化、規范化。數字化時代。

（三）強化考試考查管理方式

學生課程考試考查在中職學校學籍管理中具有重要作用。它不僅可以檢驗教師的課堂教學效果，更可以檢驗學生對所學知識的理解能力和實際運用能力。同時它也是評定中職學校學生可否依照教學計劃學習的有力依據，是實施中職學校學生學籍處理的重要依據。為此，必須強化中職學校學生考試考查管理方式，根據國家法規、學校實際情況制定詳細具體的學生考試考查管理方式、職責及處理辦法，嚴格、明確規定考試各個環節、各種人員工作責任。使考試考查始終有章可依，違責必究。從而確保中職學校學籍管理權威性和有效性。

（四）強化學分制管理模式

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一、中職學校檔案管理的現狀

為適應社會的發展,服務地方經濟,近年來中職學校出現了辦學形式和生源多樣化的轉變,學籍檔案的種類和內容也呈現出復雜多樣的局面。在這樣的形勢下,學籍檔案的管理出現了一些不容忽視的問題,主要有:

1.品種繁多,內容復雜,管理難度大。中職學校為適應市場發展,逐步開設了名目繁多的專業,這也是為了在劇烈的市場競爭中求得一席之地。中職學校不僅有中職,還有中專大專連讀、3+2班、大專函授班等辦學層次,而不同層次的學籍檔案管理要求不相同,但沒有統一的檔案管理規章制度,各行其是,顯得雜亂無章。

2.中職學校現行的學籍管理制度欠完善、欠規范。現階段中職學校的綜合管理工作紛繁復雜,其內部的檔案管理如人事、財務、校志、教育教學(包括教學計劃、課程、教材、考試、學生成績、學籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時,少數中職學校把學籍檔案工作與教學中心相比較,認為學籍檔案管理無關學校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學校在學籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。

3.中職學校的學籍歸檔程序欠明確、欠適當,檔案信息的存儲又欠安全。少數中職學校的學籍管理是“摸著石子過河”,對學籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專用電腦或電腦未加密或未設置本文由收集整理訪問權限,檔案數據儲存分散,未進行備份,防病毒措施較差,易于丟失。

4.中職學校紙質學籍檔案的歸檔整理不及時,信息完善不足。少數中職學校的建校時間較長,學籍檔案因未按年代及時分門別類地有秩序存放而導致其積壓堆積眾多;同時,新近學生的學籍,應做齊資料的卻沒有及時補足,或任意增刪丟棄而導致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢必會影響日后檔案的開發利用。

5.中職學校學籍檔案管理的專業人才缺乏,檔案管理設備落后。一方面,中職學校檔案管理的理念、內容和方法、人才資源培訓和使用的方式依然陳舊,抑制著學籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時間的推移與學生學籍檔案不斷增加,原有保存學籍檔案的存儲條件已不能滿足學籍檔案的數量日益增長的需要。

二、中職學校學籍檔案管理的內容

學籍檔案是學生從入學到畢業整個培養過程中在德、智、體各方面發展狀況的真實記載和反映,是學生整個在校學習過程的原始記錄,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的,具有保存與利用價值的文件材料。根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》,結合中職學校的實際情況,中職學校學籍檔案主要包括:(1)招生計劃、新生名冊等;(2)在校學生名冊、新生登記表、學生學籍卡片、考試成績卡、學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料;(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表;(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績;(5)學生獎懲材料:獲獎、評優、處分等;(6)畢業證書和發放登記表;(7)畢業生就業單位統計表和簽約單位合同;(8)擴展材料,即畢業生跟蹤調查統計情況:使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。

為適應社會發展,服務地方經濟,近年來中職學校出現了辦學層次多樣化的轉變。招生種類多導致了學籍檔案復雜多樣的局面,各教學部門各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學校學籍檔案管理工作帶來了一定的困難。另外,隨著高科技的發展,假畢業證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業證的真實可信,各中職學校必須做到有證可查,有據可依。

三、中職學校學籍檔案管理的特點

1.復雜性。中職學校學籍檔案的內容十分復雜,包含學生在校期間的各種表現及相關情況,是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列活動中形成的具有保存和利用價值的文件材料。

2.多變性。中職學校學籍檔案產生形成的周期較長,學生學籍情況處于不斷的變化中,比如有的學生考試成績可能從不及格到補考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學到復學等,這些變化都要及時做好記載,以便準確反映學生的學籍情況。

3.保密性。每份學籍檔案都記載了學生的很多個人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號碼、成績記載等,這些都屬于個人隱私,在一定的范圍內需要保密,要按照有關規定進行管理。這既是對學生的愛護,又是學校防止出現因學籍檔案管理不善而引發法律糾紛的必要舉措。

4.利用的頻繁性。學籍檔案是中職學校檔案利用最頻繁的。學生報考高一級學歷層次(如專科或本科)、證書丟失、應征入伍等,都需要利用其在校期間的學籍檔案。用人單位鑒定證書真偽、學生找工作等利用學籍檔案的也不在少數。

四、加強中職學校學籍檔案管理的措施

1.針對中職學校辦學層次多樣化,要逐步完善學籍檔案管理制度,統一要求,做到學籍檔案的種類和內容合理有序,多而不雜。

2.各級領導要關心和愛護基層學籍檔案管理人員,提高待遇,積極創造條件,通過培訓、經驗交流、考察學習等方式,使他們接受系統的檔案管理業務知識培訓,提高業務能力。同時,要堅持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質和要求,使之逐漸形成一支相對穩定的、責任心強、水平較高的專業隊伍。

3.加強學籍檔案管理規范化、程序化和高效化。在中職學校中要逐步推行電子學籍檔案管理,利用校園網進行學籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復的工作中解放出來,改變過去的“經驗型”和“手工操作”管理模式,使數據可靠、準確,情況反饋及時、迅速,增強管理工作的科學性和時效性。

五、做好中職學籍檔案管理工作的方法

1.做好學籍檔案的收集和整理工作,保證學籍檔案的完整齊全。學籍檔案的收集、整理是學籍檔案管理工作中的基礎環節,直接決定著學籍檔案的質量和齊全程度,也關系到提供利用工作能否順利進行。因此,做好學籍檔案的收集、整理工作尤為重要。

(1)做好前期指導工作。一是要與教學管理部門和學生管理部門協商、研究有關學籍材料項目的設計和范圍的確定,尤其重視學籍材料項目的設計與學生的動態發展聯系起來,完整地反映學生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規范,在形成部門移交學籍檔案前做好相關指導工作,盡量把問題解決在歸檔前,以保證學籍檔案進館(室)的質量。

(2)主動收集,跟蹤收集。由于學籍檔案具有復雜多樣、產生形成周期長的特點,如果不熟悉學校的辦學模式,不主動了解學校的辦學情況,那么很可能出現學籍檔案收集不齊全的問題。所以,在收集學籍檔案以前,就要主動收集相關資料,比如,當年畢業班級數量、每個班的人數、各班的畢業率等。跟蹤收集主要針對畢業或肄業學生學籍材料的后續補充收集。由于學生畢業或肄業以后其補充的材料都是由教務部門形成的,因此檔案部門就要加強與教務部門的聯系,并做好宣講工作,尤其要讓相關人員意識到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門,主動把這些補充材料交到檔案部門。

(3)做好檢查驗收工作。由于學籍檔案材料的內容繁多,加上檔案整理人員繁多,學籍檔案的立卷整理質量就參差不齊。這就要求在收集時進行檢查,一旦發現問題,就立即予以糾正。

2.針對中職學校辦學形式和生源多樣化,要逐步完善學籍檔案管理體制,提高管理意識。學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一,必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃,完善管理體制,從而加強對檔案工作的領導和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學籍檔案的歸檔作為各部門人員的職責,做到每學期、每年級按時、完整、準確歸檔。要從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別,保證其真實可靠。還應制定完善的考核管理制度和激勵機制,獎罰分明。

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中圖分類號：X752 文獻標識碼： A

引言

對煤炭企業而言，搞好安全培訓是煤炭企業進行安全生產的前提條件，目前我國很多煤礦事故發生都是由于煤礦工人缺乏安全生產意識而導致的，究其根源是因為企業沒有對煤礦職工進行安全培訓。因此，各煤礦企業都應加強煤礦安全培訓檔案的規范化管理，積極探索煤礦安全培訓內在發展規律，這對于企業可持續發展有著深遠的意義。

一、煤礦安全檔案的內涵

在經濟社會發展指導思想的轉變過程中，煤礦安全檔案作為煤炭企業安全生產工作的記錄、宣傳教育培訓的資源、安全管理的基礎、事故搶險救援的經驗、安全管理創新的依據的重要組成部分，其內涵也在不斷擴展延伸，主要包括以下方面。

1、煤礦安全培訓規章制度及文件：

根據國家煤礦安全監察局和內蒙煤炭工業局的有關文件規定開展各類培訓班，根據不同培訓班的需要建立各類制度。

2、煤礦安全培訓教師相關檔案：

每期培訓班開班前由培訓科及各分校按照提出培訓計劃，經審核后，由培訓科及各分校報有關煤礦安全監察分局，開班申辦程序存檔。每期培訓班根據教學計劃，由教師填寫每期授課計劃，主管教學主任簽字，授課計劃存檔。煤礦安全培訓要求積極組織教師相互聽課，取長補短，互相促進，提高教學效果。要求教師至少聽課一次，并把聽課記錄存檔。教師要根據教學計劃的要求認真備課，認真寫好教案，根據不同專業，不同對象的培訓需求，制定教案，教案存檔。專職教師每年不少于一周的現場調研，并撰寫調研報告存檔。

3、煤礦安全培訓教學質量相關檔案

煤礦安全培訓每期培訓班配備專職班主任，由班主任認真填寫學員考勤表，組織學員填寫教師授課效果評價表等存檔。每期培訓班召開學員座談會，聽取意見和建議，座談會記錄存檔。組織學員參觀，班主任認真填寫現場實踐記錄存檔。培訓班結束后，由班主任對培訓班進行分析總結存檔，要對培訓學員進行跟蹤調查，聽取學員及所在單位對培訓質量與效果的意見，跟蹤調查表加蓋學員所在單位公章存檔。

4、煤礦安全培訓學員相關檔案

煤礦安全培訓以上檔案備齊后，交教務科進行登記存檔，辦理各種證件。證件辦理完畢后，清點清楚進行登記，由各分校及班主任領走簽字。教學檔案一期一檔，裝訂成冊，分類編號，內容包括：辦班計劃表、辦班通知、學員名冊、考勤表、課程表、教師講義、教師評估表、考試成績表、培訓班總結等。學員檔案一人一檔，內容包括：學員登記表、身份證復印件、學歷復印件、考試卷、實際能力考核表、補考記錄等。

二、煤礦安全培訓中的學籍檔案管理

1、增強對安全培訓檔案管理的意識

首先，必須讓安全培訓檔案管理的工作人員高度樹立現代化的檔案管理意識，讓檔案管理者從根本上意識到安全培訓檔案管理工作對煤礦企業發展的重要性，從根源上確保安全培訓檔案收集的資料的完整性與真實性，以提高安全培訓檔案的質量。其次，檔案管理人員必須意識到安全培訓檔案是煤礦企業培訓部門在培訓管理工作中非常重要的內容，檔案資料的歸檔是否達到標準，檔案資料是否真實有效，不僅有有關檔案的完整性問題，而且關系到煤炭企業對煤礦工人的了解與提拔。

2、健全安全培訓檔案的各項管理制度

為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，維護檔案完整與安全，有效地保護和利用檔案，煤礦安全培訓檔案工作實行“統一管理，分級負責”的原則，歸檔材料包括申請鑒定報告、報名花名冊、考務管理資料、鑒定結果報告、成績單、考試卷、鑒定考評情況表等。試卷管理切實做好保密、保管、存檔工作。資料管理《報名登記表》、《課程表》、《考場安排表》、《考勤表》等入微機存盤長期保管。認真執行安全保密制度，確保檔案資料安全，杜絕泄密、失密。非檔案管理人員，未經許可，不得隨意拿取檔案、資料，更不能隨意復印。檔案管理程序，首先由部門負責人按批次、分職業工種、等級將職業技能鑒定工作材料立卷、歸檔、簽字。其次由部門負責人、分管領導審核簽字后，交辦公室檔案管理員按規定驗收合格后存檔。對培訓的學員采取專題講座、現場研討和調研等方式，聽取廣泛意見提高培訓質量。

3、提高檔案管理人員的自身素質

安全培訓檔案管理工作者是煤礦企業檔案管理的核心人員，學籍檔案按分類編號保存，設專人管理。這就要求檔案管理人員必須提高其判斷、分析、表達能力等專業技能。隨著世界科技的不斷進步，現代科學技術也廣泛運用于檔案管理工作之中，檔案管理工作正在從傳統的手工管理向信息化管理轉變。這就要求煤礦企業檔案管理人員熟練掌握計算機網絡信息通訊技術和裝備，檔案管理工作者應提高其專業技能以適應檔案管理自動化和信息載體新型化發展趨勢，以適應時代的需求。另外，安全培訓檔案的規范化管理必須從整體出發，在檔案管理人才的培育和錄用時，要堅持選擇遵循德才兼備的理念。安全培訓檔案的規范化管理必須樹立進步發展的觀念，檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。

4、讓安全培訓檔案管理與現代化管理接軌

首先要配備充足的現代化管理設施，創造有利的硬件環境。比如，計算機、打印機、掃描機和傳真機等，是煤礦企業科學合理地進行檔案管理規范化的重要前提。早日實現煤礦安全培訓檔案的信息化和網絡化管理。其次，煤礦企業應當依據本身資源情況，依賴于各種先進科學技術，充分利用網絡信息資源，以實現檔案價值為目的，全面提高檔案信息資源的真實性和利用率，對檔案信息開發并提供高效率多途徑充分的利用，讓檔案信息可以更快捷地實現實時傳遞，以便更好地為煤炭企業服務。最后，檔案管理工作者應當與時俱進，思想創新，不斷進取，使其管理理念跟上檔案信息化的節奏，檔案管理工作者不但應當熟練運用現代化的技術設備，而且必須掌握計算機通訊技術。可以定期組織檔案管理人員進行檔案信息化技術的培訓，以提高其知識和技能。

結束語

煤礦安全培訓工作是一項長期、艱巨的任務，并非一蹴而就。煤礦安全培訓工作是實現企業高效管理的保障，實現煤礦安全生產離不開煤礦安全培訓。所以，煤礦企業應當加大培訓的投入力度，并且深入開展基礎設施建設工作，從而為煤礦安全生產提供可靠的保障。

參考文獻

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中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-215-02

高校學籍檔案管理是依據國家教育行政主管部門頒布的有關法規，并結合學校實際制定的實施細則和規章制度，對學生從入學到畢業的整個過程所進行的教學質量考核和管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業與轉學，休學、復學與退學以及畢業資格與授予學位資格的審核及證書發放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍檔案管理現代化水平成為了當今研究熱點話題。

一、學籍檔案管理的現狀

（一）對學籍檔案管理工作人員和重視不夠

許多學籍檔案管理人員只停留在常規的一般性管理上。使得在管理學籍檔案時措施不得力，對學生信息的收集更新不及時、不全面、對異動處理不嚴謹等。如在校學生經常會遇到休學、復學、轉學、退學等情況。如果在實際工作中，不能予以高度重視，不能及時提醒和引導這些學生，可能會對學生今后的學習和生活造成影響，影響學生正常的畢業。而且許多學校對于學籍移動檔案的保存和整理沒有統一的規定，一旦出現問題，部門之間相互推諉，權責不清，管理混亂，嚴重影響學籍管理工作的正常進行。

（二）學籍檔案管理中法治意識淡薄

近年來，高校與大學生之間的法律糾紛呈上升趨勢。在管理過程中侵犯大學生權利的現象時有發生，多是因為在實際的管理過程中管理者法治意識淡薄，沒有完整統一的程序機制，隨意性大，片面強調學校的權利，卻忽視學生群體的權利，容易侵害學生的知情權，申辯權等。

（三）學籍檔案管理政策宣傳不到位

大多數學生在入學時沒有或者很少接受學籍管理等方面的宣傳和教育，對學校的管理體制及相關學籍檔案管理規定意識模糊，缺乏了解。對校、院兩級部門的工作分工及職能至少甚少，遇到問題不清楚到哪個部門解決。而且藝術類高校學生的藝術實踐活動特別多，經常因演出等缺席正常學習、考試等，也由此帶來了學籍檔案管理問題，如果對相關政策沒有足夠的了解，將嚴重影響學生再到的學習。

二、高校學籍檔案管理存在的問題

近幾年來，在高校的學籍管理中，“松、軟、散”的現象普遍存在。部分教師和相當一部分學生對學籍檔案管理缺乏正確的理解，教師視學籍檔案管理為教學管理部門的事，與己無關；學生只把自己作為學籍檔案管理中的一個被動對象；有些教學管理人員對有關學籍檔案管理的規章制度不甚了解，或根本不當一回事，這在一定程度上影響了教學秩序和教學效果，助長了各種不良傾向。

三、產生問題的原因

（一）入學教育缺失

很多高校在新生入學后通過軍訓、發放學生手冊、召開主題班會等形式進行入學教育，在對新生由高中進入大學后的學習方法、規律和手段等方面，缺乏及時有效的入學教育，新生需入學半年到一年的時間才適應大學生活。

（二）學籍管理手段落后

高校學籍管理仍以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，每個部門都有自己的一套信息系統，增加了工作量，信息無法達到共享，重復勞動多、準確性低、管理無序、反饋滯后等，已滿足不了教育現代化發展的需要。

（三）學籍檔案管理決策功能不足，支撐力度不夠

高校各級領導和職能部門對學生檔案數據要求更加全面、詳細、快捷、準確，且需求日益頻繁。而開學初的學籍注冊工作的制度支撐不夠，致使學院和學生都不重視學籍注冊工作。

四、高校學籍管理的對策

（一）提高學籍檔案管理現代化水平

學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務管理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統的教育理論知識和專門學科知識責任心，還應有一定的計劃決策能力，組織指揮能力，協調溝通能力及高尚的職業道德和敬業精神。只有全面掌握學籍檔案管理的特點，并在實踐中不斷地總結經驗，才能提高管理水平，使學籍檔案管理在培養人才中發揮更大的作用。

（二）規范管理，樹立“以服務為主”的觀念

建立健全規范的管理制度是搞好學籍檔案管理工作的基礎，并不斷對學籍管理制度加以修訂。學籍管理應以各教學系為主，實行過程管理。教務處工作應轉為統一標準、監督檢查等的目標管理。隨著高校自身發展的需要以及學籍管理服務對象的不斷變化，學籍管理工作應在新的管理模式下，圍繞學校的中心工作，如學校招生、畢業生就業、專業設置和申報、教育教學管理、學生政治思想教育等，樹立“以服務為主”的觀念，進一步增強服務功能，開放學籍管理內容和數據，提高學籍檔案管理的效率。

（三）利用信息技術，建立網絡化的學籍檔案管理

現代化管理手段是實現高效、公正、準確、科學的學籍檔案管理信息系統的基本條件。隨著招生專業和人數的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進行，應使用計算機進行學籍檔案管理，依靠校園網建立學籍檔案管理信息系統，將科學的信息管理技術引入學籍檔案管理工作中。將學生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學生學籍檔案管理庫，可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績、課表等，從而實現資源共享，實現學籍檔案管理文件的自動化檢索，提高學籍檔案管理水平，使學校學籍管理走向科學化、規范化。

（四）強化服務意識，提高學籍檔案管理人員的自身素質

現代高等教育對學籍檔案管理人員的素質要求越來越高，應加強學籍檔案管理人員自身素質建設，包括職業道德和業務水平的提高，還應定期對學籍檔案管理人員進行培訓，學習新的教育政策、法規和文件，了解掌握現代管理技術、方法和新形勢下的學籍管理特點，加強理論和計算機應用等知識的學習，拓寬知識面，增強實際運用和操作能力，逐步提高高校學籍檔案管理隊伍的整體素質水平。

（五）指導學生參與學籍檔案管理

讓學生把學校當成自己的家，主動參與學籍管理制度的制定，充分體現學校的民主性、同時讓學生了解學籍管理制度，做好自身的管理。以人為本的教育理念的目的是以人為本，調動人的積極性，讓人實現自我管理，可以說它的管理目的是為了不管理。應用于學生學籍檔案管理上，就是要以學生為本，以感情為主，學籍檔案管理人員應該使管理和思想教育相結合，這樣才能使學生心悅誠服，才能把育人正真體現在管理中也才能使學籍管理成為師生溝通與交流的橋梁，使之成為學生學習、成長和學會自我管理的動力源。

（六）注重學籍檔案管理人員的培養

提高學籍檔案管理員對工作重要性的認識，同時給學籍檔案管理者培訓或者學習提供機會。學籍檔案管理工作者還應該對學籍管理的方法、學籍管理的規律等進行不斷的研究，制定更加合理的學籍檔案管理規定，為教學服務。

（七）加大對學籍檔案管理的投入

隨著現代信息化社會的到來，學校應該引進新的學籍管理軟件，借助校園網實現學籍管理信息化。學生可以通過網絡查詢相關的知識。我們的管理只有做到為學生所用才是真正做到“以人為本”，人性化的體現。

篇（6）

1 引言

高校學籍檔案記載了一個學生在校時的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質，也是其教育過程中達到知識水準的基本信用憑證。高校逐步認識到學生檔案的科學管理對于高校自身和學生發展的意義，從教育科研、教學、學生管理各個角度來看，加強學生學籍檔案管理具有一定的現實價值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會發展和高校發展的需要，加強檔案管理并使其發揮相應的作用，是學籍檔案人員所應關注的問題。

2 我國高校學籍檔案管理的現狀分析

（一）高校學籍檔案管理制度不夠完善

目前，在高校學籍管理方面，并沒有一個統一的標準，也沒有一個符合實際情況、可以遵循的管理規章制度。在高校內部，每個部分都希望采用最適合自己的管理方式，導致檔案在歸檔的時候出現問題。在管理上權責不夠明確，有的時候管理檔案的工作人員并不了解學生的真實情況，與實際工作脫節，無法保證一些材料能夠真實準確的歸檔。一些學生為了更好的就業，不惜在檔案上造假，有時一個班級出現多個學生會主席，學校有時為了使畢業生獲得就業就會，甚至將一些學生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統一領導，造成了檔案失真，學籍檔案和畢業生的誠實信用度下降。

（二）高校學籍檔案管理的方法不夠科學

由于管理制度的欠缺，導致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現在兩個方面，一是學籍檔案的編排比較混亂，有的學院按照學生的專業來分，有的學院按照學生的專業交叉編排、有的學院按照學生的畢業年份來分，總之沒有形成一個相對統一的標準，形成相對規范的做法。另外，一些學籍檔案的組卷和裝訂也不夠規范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動，工作人員很難發現，電子檔案學籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒有嚴格施行。

（三）高校學籍檔案管理人員的素質參差不齊

學籍檔案管理是一項比較復雜的綜合性工作，很多管理人員并沒有意識到這一問題，而是認為檔案管理就是簡單的材料堆砌，而不需要進行系統的分析。其實，在實際工作中。通過學生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開發有效信息，可以更好的為學校教學服務。但是相關的管理人員很少受到過這一方面的專業培訓，沒有沒使用過計算機等技術輔助完成工作，簡介造成了學籍檔案管理水平的落后。

3 我國高校學籍檔案管理應采取的對策

（一）加強高校學籍檔案管理的意識

目前高校學籍管理所涉及到的學院和專業繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對學籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點開設了分校，學生的成分也比較復雜，管理的時間跨度變大，更需要學校的領導對學籍檔案管理統籌規劃，將檔案管理正規化，嚴格制定檔案管理的流程，努力實現檔案歸檔的真實性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監督機制，明確權責，一旦出現問題，可以有效的解決。

（二）引進更加先進的檔案管理方法

一般來說，學籍檔案包括入學注冊、成績考核、畢業證書等材料，是一個學生學習和生活的最原始記錄，也是教學和學校管理的重要部分。隨著市場經濟對高校畢業生的就業影響越來越大，學生的原始資料對于就業單位來說具有一定的參考價值，成為了企業選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導高校的教學、科研工作，應當引進更加先進的檔案管理方法，講究檔案分類，便于信息的查找。不僅從學校的角度進行一個統一的編號，同時，分配到不同學院，也應當遵循相同的規律實現信息的管理。要學習一些先進的管理方法，如利用計算機軟件檔案信息記錄分析，分析數據，發現學校在教學之中出現的問題。

（三）加強高校學籍檔案人員的素質

檔案管理人員既要了解學籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎的業務操作。與傳統的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術，同時由于信息技術的更新換代，要求學籍檔案人員加大對單位內從業人員的繼續教育力度，增加相關的素質培訓和業務能力訓練，對管理人員的素質提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應當根據高校自身的需求制定科學的管理模式，多管齊下，真正實現科學的學籍管理。這就需要高校加強對相關人員的培訓，不斷提升其管理能力和水平。

4 結語

隨著競爭越來越激烈，高校為了提升自身的核心競爭力，不僅要從教師的教學、科研，學生的就業等方面發力，也需要不斷提升管理的能力和細節。積極探索，善于思考，將高校的學籍檔案管理落到實處，不斷滿足社會的發展和高校的需求。

篇（7）

中圖分類號：G717

文獻標識碼：A

文章編號：1673－2111(2009)04－053－03

作者：胡婭麗，湖南體育職業學院辦公室；湖南，長沙，410014

學籍檔案管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍檔案管理工作的嚴肅性、準確性和適時性，提出了更新、更高的要求。因此，學籍檔案管理人員要不斷的研究學籍檔案管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的管理方法，以適應新形勢的需要。

一、高職院校學籍檔案的主要內容和主要作用

(一)高職院校學籍檔案的主要內容

學籍檔案是學生從入校到畢業分配的整個在校學習過程的原始記錄，是學生在校期間學習、考試、實習和社會實踐等一系列教學活動中直接形成的具有保存與利用價值的文件材料。依據根據《中華人民共和國檔案法》和國家教委《普通高等學校檔案管理辦法》，結合高職院校的實際情況，高職院校學籍檔案主要包括：(1)招生計劃、新生名冊等；(2)在校學生名冊，新生登記表，學生學籍卡片、考試成績卡，學生學籍變更(休學、復學、轉學、轉專業等)的材料；(3)學生職業技能培訓參訓情況和所獲證書統計表；(4)各年級實習計劃和實習單位合同、學生實習情況、實習報告和實習成績；(5)學生獎懲材料：獲獎、評優、處分等；(6)畢業證書和發放登記表：(7)畢業分配單位統計表和簽約單位合同；(8)擴展材料――畢業生跟蹤調查統計情況：使用單位對畢業生質量的意見、畢業生社會滿意度調查、優秀畢業生情況和典型事跡等。

(二)高職院校學籍檔案的主要作用

學籍檔案對個人、學校和社會都具有重大價值。(1)對個人而言，學籍檔案記錄的內容是評價學生在校表現和學習情況的依據。因此，學生在校期間，通過了解學籍制度，可以明確努力的方向、規范自己的行為，并有意識地遵循有關規則，從而促進良好學風的形成。學籍檔案作為學生在校期間真實情況的證明，學校可據此為學生開具相關證明。(2)對學校而言，學籍檔案的建設是學校基礎性建設之一，學籍檔案的管理是學校日常管理的重要部分。好的學籍檔案管理制度可引導教學活動的有序進行，有效降低學校管理成本。?學籍檔案管理工作的規范化、科學化和標準化水平在一定程度上體現著高職院校的教學管理水平。加強學籍檔案的管理，可大大提高職院校的管理水平。(3)對社會而言，學籍檔案是用人單位挑選人才的重要參考依據，學籍檔案的完整性、真實性在一定程度上影響單位對學生的評價。此外，用人單位對畢業學生的反饋情況進行統計分析和評價，可以為學校擬定人才培養方案提供重要依據，有助于促進高職院校向社會輸送全面發展的、社會迫切需要的合格人才。

二、高職院校學籍檔案管理的現狀

高職院校對學籍檔案工作在宏觀上普遍比較重視，現在許多高職院校不僅安排政治素質好、責任心強、學歷高的同志從事檔案管理工作，而且提供了比較完備的硬件設施條件。但是，高職院校學籍檔案管理在微觀的具體管理上，還存在不少問題，主要體現在以下幾點：

(一)學籍檔案自身的問題

1、學籍檔案繁雜：這是由目前高校自身的教育形式決定的。許多高校不僅有學歷教育，還有非學歷教育。學歷教育又分脫產學習的全日制教育和業余學習的成人教育，成人教育又包括大專教育、專升本教育、遠程教育。非學歷教育的名目則更多，如短期培訓、單科教育、證書教育、職業技能認證等。而每個學員的個人檔案又包括新生錄取審批表、登記表、名冊(含照片)、學籍變動檔案(如轉學、休學、復學、轉專業等)、在校各科成績登記表、畢業生登記表、短期學員名冊、成績冊、結業名冊等。如此，學員從入學到畢業所形成的學籍檔案材料就相當繁雜。

2、學籍檔案缺損：高職院校學籍檔案的缺損表現在材料不齊全，不完整。有些學院、分校在填寫學籍檔案材料時，沒有逐一填滿；有的竟然在畢業生名冊上沒有填寫畢業生情況，給日后的學歷核實、查找帶來了困難。

3、學籍檔案模糊：學籍檔案除漏填現象比較嚴重之外，另一個嚴重的問題是填寫時書寫不工整，字跡潦草，而且多處有涂改的痕跡。有的用圓珠筆或鉛筆填寫，時間長了檔案內容往往模糊不清、難以辨認，客觀上削弱了高職院校學籍檔案的憑證效用。

(二)學籍檔案管理問題

1、學籍檔案整理不規范：主要存在以下幾種情況：一是編排混亂，同一學院的檔案材料年度互相穿插：二是組卷、裝訂不規范。組卷沒有嚴格規定，沒有按學院(或分校)、系、專業的層級關系組卷，有時兩、三個系、或幾個專業一起組卷。

2、學籍檔案管理不嚴：在學籍檔案里竟然發現有假材料，還有篡改學籍的現象，嚴重違背檔案真實性的特點。每年開展干部學歷、學位檔案核查，檔案部門就可能發現不少假畢業證書、假證明。這雖然絕大多數是社會上不法分子的行為，但是與高校部門操作不當、管理不嚴也有一定的關系。

3、學籍檔案檢索不先進：高校自2001年實施《高等教育學歷證書電子注冊管理暫行規定》之后，1991年(含1991)以后的學籍全部實行網絡化管理，電腦檢索，查詢十分便利。但1991年前的學籍檔案資料卻仍是手工查找，加上以前的檔案資料雜亂、不規范，使得查找相當困難。

三、對高職院校學籍檔案管理的幾點思考

(一)增強學習意識：既要學習相關的黨的路線、方針、政策和法律法規，以保證工作中能依法辦事，又要掌握計算機技術、統計分析等專業技能；既要堅持孜孜不倦地自學，又要虛心向老同志請教；既要加強理論知識的學習。又要積極參加實踐鍛煉。

(二)增強服務意識：學籍管理工作事關學校的發展和學生的前途，學籍管理工作者必須時刻牢記黨的全心全意為人民服務的宗旨，在工作中擺正心態，絕不能唯利是圖。

(三)增強政治和法律意識：學生學籍管理有著嚴肅性和規范性的特點，學籍管理工作者的一切行為都不能違背黨的路線、方針、政策，不能違背國家的法律法規。同時，必須時刻保持清醒的頭腦，認清學籍管理工作的嚴肅性，自覺抵制不良風氣的影響。

(四)增強創新意識：在學籍管理工作上，一些舊的學籍管理文件、學籍管理方法和學籍管理手段，已經不再適應時展的需要，必須大膽改革。學籍管理工作 者要勇于探索、敢于創新，淘汰不適應要求的舊方法和舊手段，把新的管理方法和手段運用到學籍管理工作中。

(五)增強統計分析意識：學籍管理工作者應該用好統計知識和統計分析手段，及時、真實、準確地為學校有關領導提供有關學生的學習成績分析、教學計劃的調整和完成情況的資料統計以及分析結果，以便領導能采取有效措施，保證教學質量的不斷提高。

(六)運用好現代化技術：學籍管理是一項嚴謹細致的工作，許多信息用手工處理非常困難，為此，可以運用適合實際需要的計算機軟件，并通過計算機網絡技術對學生的學籍進行管理。

四、高職院校學籍檔案的管理辦法

正確認識目前高職院校學籍檔案管理中存在的問題，制定科學的管理方法，就顯得尤為重要。高職院校有關職能部門應切實加強和完善學籍檔案管理工作，著重做好以下幾方面的工作。

(一)不斷完善管理制度

隨著高等教育的不斷發展，學生學籍管理部門必須結合具體情況，對細則進行適當合理的修訂，使之日趨完善。不斷完善管理制度實施細則，對學生提出更高、更符合時展的要求，以便更好地保證學生素質的提高。

(二)做好原始材料的收集與整理

學籍檔案具有周期長、頭緒多、問題雜的特點。為了確保歸檔材料的準確性、真實性，必須從原始材料的收集整理做起。要做好這一工作，要做好以下幾點：一是要重視學籍檔案和檔案工作的重要性，增強責任感，使各部門上報的有關材料、數據準確無誤，真實可信。二是要加強管理，從嚴要求。對各部門教學管理人員，職能處、室與學籍檔案工作有聯系的工作人員，要加強管理，責任到人。明確應該收集什么材料，何時上交，以保質保量，按時完成。三是要建立相應的規章制度，獎懲分明，調動有關工作人員的積極性。四是要根據不同檔案的分類，設計相應的材料收集上報表格，以便及時匯總，歸入檔案。

(三)加強學生考核管理工作

在對學生的考核中，注意健全和完善考核命題制度，加快考試科學化進程；不斷改進考核方法，實行教考分離制度，并實行口試、論文答辯、演講等多種考試形式；加強考試和考場管理的規范性和制度化，對考試中的違紀行為要及時、嚴肅處理；認真組織好集中閱卷登分工作和緩考、補考工作。

(四)做好學生成績管理工作

做好學生平時成績的登載檢查工作，對學生缺考、作弊、補考科目一定要如實記載；對學生各科考核成績要按照教學計劃要求和學籍管理辦法規定進行登記，并載入學生學籍管理檔案；對成績的查詢、修改一定要嚴格履行學籍管理規定的手續。

(五)做好學籍異動工作

在對學生進行學籍異動處理工作中，要嚴格執行學生學籍管理辦法的有關規定。不管是留降級還是退學處理，都必須堅持“教育先行”的主導思想，要把相關處理看作是教育手段，鼓舞學生進步，而不是機械的處罰，讓學生厭學。

篇（8）

學籍檔案管理是成人教育管理的一項重要內容，它關系到成人教育學生從入學到畢業在校教育和管理的全過程，對于提高教學質量以及維護學校的正常秩序都具有重要的意義。隨著國家對高等教育管理的重視以及實現教育公平的客觀要求逐漸強烈，教育部門以及學校的檔案管理部門都借助網絡技術手段，通過建立學籍學歷管理平臺，從而對學籍管理工作進行指導和監督，實現信息的全面化。所以成人高等教育也要從觀念上開始轉化，逐漸認識到學籍檔案管理的重要性，克服在學籍檔案管理中的問題，采取有效措施，使學校教育水平得以提高。

一、成人教育相關概述

成人高等教育是對符合規定標準的在業或非在業成年人實施的屬于高等教育水平的教育，旨在滿足成年人提高自身素質或是適應職業要求的需要。它的主要形式有地方的廣播電視大學、職工高等學校以及教育學院等，也實行全國統一招生，是一種有目的、有計劃、有組織的高級專業教育活動。而成人教育的學籍檔案管理則是教務管理工作的組成部分，并且依據相關方法和程序，對學生的在校情況，包括學習以及活動等各個環節都進行審核與記載。但由于成人教育的對象主要是社會上的成人學生，他們年齡不同，素質有別，來源廣泛，加大了學籍檔案管理的難度。

二、成人教育學籍檔案管理中遇到的問題

1.學生檔案資料不完整。學生檔案資料殘缺不齊是成人教育學籍管理中存在的基本問題。在新生學籍注冊工作中，成人高等教育的具體操作就是為新生錄取信息進行核對以及入學資格審核，但對學生的姓名、性別以及身份證等關鍵信息是否正確而沒有進行審核，這是直接導致日后檔案管理遇到重重困難的開始。當然造成學生檔案殘缺的原因是有多方面的。一方面是學生的認識不到位，提供給學校的個人信息不完整，或是不準確，有時又因為沒有及時向學校提供更改了的信息，從而嚴重影響學籍資料的完整。另一方面則是學校沒有及時按照制度準確、全面地收集與建立學生的檔案材料，從而導致遺漏的現象。

2.學籍檔案管理的制度不健全。在當前科學技術高速發展，知識經濟與信息技術緊密結合的背景下，成人教育的學科發展出現了新局面。但是在學籍檔案管理方面，其模式卻沒有得到有效改善，從而無法滿足教育改革發展的需要。就目前來看，由于學籍檔案管理制度的不完善，學籍管理工作充滿了隨意性，重復勞動多，效率低下，致使檔案管理部門送往人事部門的材料雜而亂。

3.學籍檔案管理隊伍的素質不夠高。成人教育中的學籍管理工作是一項十分復雜繁瑣的任務，它工作量大，影響因素多，因此要求管理人員要具備較高的業務素質以及熟練應用信息技術的能力。但是，就目前而言，大多數的學籍檔案管理人員并沒有經過系統的專業培訓，現代化知識以及管理知識都比較欠缺。另外，學籍教學管理的人員在工作中經常會有應付了事的現象，這對提高檔案管理的效率和水平是有阻礙作用的。

三、提高成人教育學籍檔案管理的有效措施

1.建立全面的學生學籍檔案。就如上文所說，學生檔案資料不全面、不完整是學生學籍檔案管理中存在的基本問題，所以建立多方面和完整的學籍檔案是實現成人教育學籍管理科學化的前提條件。對此，成人學校可以建立新生個人信息檔案以及班級檔案等，同時以教學班級為單位，建立學生的通訊錄，詳細登記學生的聯系方式，從而方便檔案的尋找與管理。另外，還要注重檔案材料的收集與整理，使學生的學籍材料始終保持完整與真實。

2.建立健全學籍管理制度。成人教育學籍檔案的管理必須要有統一的標準和規章制度，使學籍管理有法可依，有章可循，從而體現管理的政策性，又符合實際。在建立學籍管理規定中，相關部門要充分考慮學生在工作與學習之間的矛盾，讓學習時間充足、學習能力強的學生提前修完學分，提早畢業，顯得有靈活性。另外，在實施的過程中，相關部門在制作各類表格方面要有統一性，從而為歸檔后的管理和裝訂工作打下基礎。

3.提高學籍檔案管理人員的整體素質。由于檔案管理工作是一種比較枯燥的，而且責任重大的工作，所以很多管理人員都不愿一直堅持從事該項工作。因此，學校要充分認識到成人教育學籍管理工作的重要性，在各部門都配備一支思想素質高、業務精通的專業管理人員，注重對他們業務的培訓，特別是運用現代信息技術進行學籍管理與檔案歸類的能力。

綜上所述，學籍檔案管理在成人教育當中是不可分割、非常重要的組成部分，它直接影響學生與用人單位之間的關系。因此，成人教育學校一定要重視該項工作，加強對該工作相關制度的完善和人員的培養，以促進成人教育的完備和發展。

參考文獻：

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關鍵詞：檔案管理；高校學籍檔案；問題；思考

學籍檔案是指學生從入學到畢業離校形成的大量具有查考利用價值的檔案材料，主要包括學生學籍（學年評語表、考試成績登記表）、學生思想政治品德考核表、畢業登記表、健康表、體育合格表等。學籍檔案也是在學校學習、實踐中形成的具有保存價值的各種人事文件材料。它不僅是學生在校期間各方面的表現及重要社會實踐活動的真實記錄，而且還是反映現實德、智、體、美等綜合素質以及學生家庭關系、社會關系以及經濟狀況的重要原始材料，也是學校考察、培養、教育學生的第一手段，更是每個學生由學校走向社會的重要人事檔案形成的基礎。

近年來，隨著辦學規模的擴大、專業設置和學生人數的增加，原有的學籍管理模式已經不能適應高校發展的需求。此外，隨著高校擴招和畢業生就業形勢的日趨嚴峻，高校學籍檔案作用日益顯著。為此，加強學籍檔案管理，使其發揮相應作用，是學籍管理者應當思考與注重的問題。

一、高校學籍檔案管理現狀及存在的問題

（一）檔案管理工作不完善，缺乏規范性。

高校學籍管理普遍沒有統一的、詳細的、符合實情、可以遵循的規章制度，而學籍檔案形成時間長、來源分散、設計部門多、工作量大、缺少規范管理，便致使管理職責范圍不清，部門間工作人員相互協作欠缺，客觀上造成學生檔案管理的不認真、不嚴謹。

檔案材料內容空泛，不能真實反映學生綜合素質。其集中體現在畢業生鑒定和平時考核方面，內容平淡空洞，評語格調一致，缺乏個性特點。因畢業生檔案材料的內容只記載其在校學業、成績及政治表現，而學生的社會活動能力、組織創新能力等綜合素質方面的材料卻沒有反映。

學籍原始檔案不完整，整理不規范。學生畢業前學籍檔案大多由學生所在班級的班主任負責填寫、保管，個別班主任的檔案記錄不規范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫，造成字跡模糊不清，不利于檔案長期保存；有的未按要求填寫，經常出現缺欄少目或填錯信息等現象，使學籍檔案不能準確、完整地反映真實情況；由于裝訂不規范，檔案資料卷內沒有目錄、頁碼的較多，故查找不便。

（二）學校領導對檔案管理工作不夠重視。

學籍檔案發揮的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學校領導忽視。在高等院校，檔案管理工作普遍未得到領導的重視，其檔案辦公設備陳舊、場地面積不足、缺乏專項業務經費和專職的檔案管理人員。

（三）檔案管理人員素質有待提高。

高校學籍檔案管理人員整體素質不高，主要表現在檔案管理隊伍結構不優化，人員年齡呈現中年化趨勢，知識層次及專業素質均不夠高。檔案管理部門在學校往往屬于從屬地位各院系都沒有專職學生檔案管理人員，而兼職人員事情多、任務重、流動性大，既缺乏檔案專業知識和理論素養，也缺乏專業水準。檔案管理隊伍觀念陳舊，業務水平低，工作積極性不高，經常為能及時按照檔案管理工作需求收集、整理、分類、歸檔材料，導致學生檔案資料殘缺不齊。此現象嚴重制約學籍檔案管理工作的發展。

（四）檔案管理模式和工作方法落后。

目前，學籍檔案管理相對落后，主要表現在利用現代化技術進行開發利用的程度有限，大多數高校學籍檔案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能從根本上改變檔案管理利用率底、信息涵蓋不全等問題。然而，隨著招生規模的不斷擴大，學術檔案數量大增，呈現質量要求趨高、流動速度加快、存放時間短、就業方式多元化、投寄單位多等問題，傳統的手工管理手段已經遠不能滿足使用者的要求，而且制約著學生檔案管理的發展。即便輔助以計算機管理，也僅限于學生基本信息及簡單檢索查詢事物，未能充分發揮計算機管理效能，達不到無紙化電子檔案、圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案效果，也談不上建立起檔案信息管理系統。

（五）學籍檔案的開發利用不夠，缺乏后續管理。

許多高校沒有制定學籍檔案管理工作實施細則，不利于學生檔案的整理和長期保管，故降低了其憑證作用和有效開發利用。學校相關部門宣傳力度不到位，加之高校學生檔案意識薄弱，致使學籍檔案管理出現諸多問題，學生“棄檔”現象突出。

檔案管理部門和檔案管理工作者對檔案管理工作缺乏足夠認識和了解，缺乏后續管理。很多高校學籍檔案的管理僅僅停留在簡單的收集、整理、歸檔，未真正對檔案信息進行深加工，也未能更好地為教學管理、領導決策、學生就業服務。由于受到學籍檔案管理保密性及工作效率的制約，檔案的利用局限在一個較小的范圍內，其中查詢方法落后、查詢手續繁瑣、查詢面較窄等問題。嚴重影響了學籍檔案的利用效益。

二、如何加強高校學籍檔案管理

（一）建立完善規范的檔案管理制度，注重檔案質量管理。

職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保密管理、傳遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循、有據可依、照章辦事；主管部門應加強協調，切實改變各部門各自為政、各行其是的局面，從而使學籍檔案工作規章制度與其他管理制度一樣得到貫徹執行。

以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系，從而保證高質量的檔案。使檔案管理工作得到完善，并具有規范性；樹立檔案意識，不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規章制度，從而完善檔案管理工作。

（二）提高檔案意識，加強領導對其的重視力度。

學籍檔案的管理是高校管理的重要組成部分，學籍檔案的質量直接反映了學校的管理水平，領導重視是學籍檔案規劃管理的關鍵。學校領導的檔案質量意識最為關鍵，領導必須提高意識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性。重視檔案數字化的大勢所趨，高度重視檔案網絡信息化、數字化建設，以較高的工作質量來促進檔案質量。各級黨政管理部門和教學系管理部門都必須牢固樹立質量意識，都得提高對學籍檔案重要性的認識，并做好對下級工作人員的工作指導。

（三）加強檔案管理隊伍建設。

重視檔案干部隊伍建設，使隊伍結構不斷優化，建立一支科學、優化、穩定的檔案管理隊伍。為檔案管理人員創造提高業務水平和專業能力的平臺。形成由學校領導分管、校辦主任主管、專職檔案人員負責、兼職檔案人員配合的檔案工作網絡體系，為學校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

組織開展相關的業務培訓和學術交流活動，使檔案管理人員的業務水平、工作效率和運用現代化設備的技能全面提升。

建立相應的崗位責任制，與考核制度相互制約，形成“目標管理”的公共環境。務必保持檔案管理隊伍的相對穩定，充分調動檔案管理人員的積極性、能動性、創造性，從而促進檔案工作與學校各項工作的協調發展，更好地為學生就業服務。

（四）健全檔案信息管理體系。

隨著網絡技術的發展，人事檔案管理制度改革的不斷深入，傳統的手工管理方式已經不能滿足信息時代的要求，傳統的管理模式和手工方法將被打破。提出科學、規范、標準的操作方式，并統一工作標準。使檔案部門與有關部門密切配合，在一定程度上實現檔案工作和學校主要職能活動的同步管理，多途徑的嘗試信息分類的實踐，務實檔案工作實踐的檔案分類方案。

學籍檔案管理應實施“兩步走”戰略：一是紙質個人檔案，二是電子檔案。并建立檔案信息管理體系，以電子檔案庫為基礎，在新生入學時就建立一個有著個人詳細資料的電子檔案庫，隨著檔案材內容的增加而增加。檔案管理人員要做好檔案信息資源的收集和保管，還要了解用人單位的要求，擴大服務內容，利用信息技術全方位地向用人單位展示畢業生資源，樹立學習良好的形象，建立起一套科學、高效的學生檔案管理體系。其中，以信息技術廣泛應用為主導，檔案信息資源建設為核心，信息網絡為基礎，信息人才為依托，檔案信息法規、政策、標準為保障。

（五）開發利用信息資源，引入現代化手段，做好后續管理。

檔案部門應積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具，圍繞學校的中心工作和重點任務，分析檔案需求信息，突出主動服務的特色。

利用現代化技術進行開發利用檔案信息資源，對數據繁雜、表格規格多樣、內容涵蓋量大等這些材料進行電腦管理，務實檔案部門現代管理；依托現代技術，制備出多層次檔案研編成果，力求滿足利用者的需求，深化檔案研編的層次；在辦公自動化的條件下，教學部門定期對在校生成績進行計算機著錄，待學生畢業后形成一份完整地紙質材料交給檔案部門，檔案部門做好后續管理；提高檔案使用效率，使傳遞快捷成功。檔案部門要建立一套完善的管理系統，畢業生畢業材料必須全部輸入進去，使其作用得以真正發揮。

（六）增強意識，努力提升自身綜合素質。

首先，檔案管理人員應樹立現代管理意識。第一，要樹立檔案意識。高校學籍檔案管理工作是一項服務性很強的工作，為學校的教學工作和學生服務。故檔案管理人員必須樹立檔案意識，學校領導應加強學生的檔案意識。第二，要增強服務意識。積極主動地與有關部門和教研室聯系，踏實、認真地做好本職工作，端正服務態度。要善于與人交流，建立良好的人際關系，并且具有靈活的社會交往能力和巧妙的協調能力、快速的溝通能力以及對環境的適應能力等。第三，要樹立法律意識。學籍檔案管理也是一項政策性很強的工作，必須按照國家的有關法規定進行管理。檔案管理人員要樹立較強的法律意識，努力學校《檔案法》及國家有關學歷、學籍管理方面的法律知識和學校的規章制度。同時，檔案管理人員不但要有嚴謹的工作態度和良好的服務意識，而且要有高度的責任心和較強的綜合能力。

其次，檔案管理人員應具備過硬的業務素質。學籍檔案管理工作是一項業務性很強的工作，故管理人員必須熟悉業務，工作才能得心應手，管理人員才能做到心中有數，才能及時有效地做好工作。同時，管理人員要有嚴謹的工作作風和開拓創新的精神。不能憑個人主觀意愿、憑工作經驗辦事，更不能感情用事，還要有勇于開拓創新的精神，積極專研業務，在工作中發現問題并解決問題，此外，管理人員要熟練使用計算機，提高工作效率，從而能夠十分便捷地統計、查詢、檢索學生學籍的各類信息，務實管理工作的科學性和時效性。

總之，學籍檔案是學校檔案管理工作的一個重要組成部分，而檔案質量是檔案的生命線，故做好檔案質量具有深遠的作用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，并且具備過硬的自身素質，從而使檔案質量不斷提高，務實檔案管理工作。

參考文獻：

[1]黃建娟.淺談高校學籍檔案管理的現狀與對策[J].科技情報開發與經濟,2006(5).

[2]戈小寧.新形勢下高校學籍檔案管理存在的問題與對策[J].運城學院學報,2008(3).

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學生的學籍檔案主要包括學生報名注冊登記表、體檢表、個人基本情況表、學習的課程、在校期間的德、智、體、美發展情況及各科成績記錄、學籍變動情況記錄、學生畢業情況等。學籍檔案存于學校學籍管理部門，它體現了學生檔案的原始性和憑證性，是一種不可再生的資源，是作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核畢業資格的依據。那么如何準確完整詳細地記錄學生的求學經歷、完善學生學籍檔案的信息，提高其管理與利用的效率，已成為學校相關部門較為關注的課題。

1 學生學籍檔案管理現狀

1.管理體制不完善，服務意識不強。無統一的建檔標準。許多學校的學籍管理體制不能與時俱進，沒有總結經驗，沒有把握學校及學生自身的特點，沒有建立適應學校發展的行之有效的管理體制，給學籍管理工作的開展帶來不便。學校在學籍管理過程中，服務意識不強，忽略了學生的主體地位，沒有做到以學生為本，制約了學生自身的發展，制約了學校的長遠發展。

2.學籍管理系統或模塊功能不能滿足學籍檔案工作的要求。這些軟件的功能在實際使用過程中，存在不少缺陷（1）適應性不強。由于各地區各學校學籍管理具體工作存在一些差異，目前使用的學籍管理系統或模塊對部分學籍管理工作中存在的特殊問題得不到有效解決；（2）功能不完善，沒有涵蓋學籍管理工作的各個環節；（3）不能以網站為依托實現真正的數據共享，甚至不能以校園網為依托，實現本校內的數據共享。

3.學籍檔案管理仍達不到信息化標準，數據庫和網絡技術應用水平不高。學籍管理軟件的信息化、科學化、現代化不強，沒有結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案管理，不能依托網絡界面，實時顯示并更新相關信息，實現數據共享，從而實現真正的數據信息化；各學校的學籍管理科（室）數據與其他科（室）的相關數據甚至不能以校園網為依托，實現本校內各科（室）學生數據的共享。另外學籍管理人員信息化管理水平跟不上，學生在遇到學籍變動如轉學、休學、復學、退學時，不能做到信息量的詳實，準確、及時、統一。容易出現錯誤，造成重復性工作，大大降低了工作效率及利用率。

4.缺乏既精通學籍管理業務又熟練掌握計算機技術的復合型管理人才，且管理人員變動頻繁，造成學生學籍檔案不完整，缺乏真實性等問題，造成后期核對困難。

2 加強學籍檔案管理工作的對策

1、完善學籍檔案管理體制及歸檔制度，提高管理及服務意識。

學籍檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，必須把學籍檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理，健全、完善管理體制，規范學籍檔案管理；建立和完善歸檔制度，學籍檔案的歸檔納入各部門人員的職責范圍，做到每學期、每個學制按時、完整、準確歸檔，做到分散收集，集中管理。從制度上加強對學籍檔案真實性的認證和鑒別，保證其真實可靠；提高學籍管理人員的思想認識，創新管理理念，牢固樹立以學生為本的服務意識，深入了解學生訴求，解決學生的實際問題，關心學生的成長與成才，加強思想引領，著力提升學生的思想境界，真正落實服務育人的目標。提高學校的學籍管理技術水平、管理水平、服務能力和學生滿意度。

2、著力開發運用具有可擴展性的學籍管理系統軟件，滿足學籍管理工作的需求。

學籍管理工作的流程不是一成不變的，可能會出現很多變化或特殊情況，如果學籍系統僅僅用于適應業務本身，而不兼容后續工作和教學管理等其他流程，這樣的系統顯然不夠完善。面對復雜的實際工作，系統必須具備可擴展性。因此學籍管理軟件開發人員應與學校學籍管理工作人員強強聯手，針對目前學校學籍管理系統或模塊不能完全滿足工作要求的現狀，軟件研發公司應深入學籍管理工作一線，與學校學籍管理工作人員加強溝通，認真學習國家教育部學籍信息化管理的工作要求，仔細研究學校教務管理的工作特點，本著高起點、高標準、既適應當前又考慮未來發展的原則，為各學校定制開發學籍管理系統或模塊，滿足學籍管理工作的需求，加快學籍管理信息化進程。

3、加快學籍檔案管理信息化程度，運用結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案信息化管理。

切實加大對學籍管理信息化宣傳教育力度，建立健全學校學籍管理信息化體制，加大對學籍管理信息化資金投入，加強對學籍管理信息化人員的培養，提高學籍管理信息化的效率與水平，利用現代技術加強學籍信息化管理。一方面建設高質量的學籍檔案數據庫，運用結構完整、合理的后臺數據庫管理系統支持學籍檔案管理，這樣不僅把管理人員從繁重的數據處理工作中解放出來，而且提供了更加快速準確的途徑，使工作可以在部門之間平滑切換，順利進行。同時加強網站建設，充分利用網絡技術，開發一套安全、完善、高效、能夠實時顯示并更新相關信息的學籍檔案管理系統，全面實現學籍檔案信息資源共享，從整體上提高學籍管理工作的質量和水平。

4、提高學籍檔案管理人員的業務水平、管理水平，建設一支高素質的學籍管理隊伍。

（1）加強對學籍管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高其政治素質和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”的多素質人才。

（2）管理人員要有求真務實、甘于奉獻的精神，要高度樹立學籍管理為育人服務的責任感和使命感；牢固樹立以學生為本的服務意識。加強學籍業務學習，強化繼續教育，堅持“學用結合、按需施教、重視實效”，全面掌握學籍檔案管理工作的新知識、新技術，了解學籍檔案管理現代化的具體內容。

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二、老年大學學籍管理存在的問題

一般情況下，學籍檔案屬于學校中非常重要的檔案管理工作，在學校開展教育工作中具有非常重要的意義。做好文書檔案管理工作，對人們從教者來說是非常關鍵的職能體現。隨著國家經濟水平的不斷發展，人民的生活水平也在不斷的提升，人民看重經濟發展的同時，還更加注重對老年人的關心關愛。所以，老年人的娛樂活動項目也在逐年的增加，老年大學的發展趨勢也就越來越紅火，雖然老年大學發展得越來越好，但在學籍管理上也存在著一些問題影響著它的發展。第一，老年大學學籍管理普遍存在形式化的陋習。因為思想意識不高，師生沒能真正重視學籍檔案管理的作用，近年來，中國老年人的人口數量明顯增大，而且現在年輕人的工作壓力也相對較大，這也影響他們關注父母在老年大學的時間、精力。一是兒女的疏忽，二則是老年人自身不太了解情況，三是老年大學中工作人員一味求簡單的辦公模式，沒有重視學籍管理工作的重要性，導致了老年大學學籍管理普遍存在一個“形式化”的陋習。在人們平時的工作中，存在很大一部分老年人在學期結束后，才發現自己有很多應該學習的內容沒有涉獵到，這讓他們感覺到非常的遺憾。[1]第二，管理人員積極工作態度不高。因為老年人的受教育程度普遍不高，思想意識不夠與時俱進，所以他們對現在很多工作的概念不太清楚，而現在存在一些老年大學檔案管理的工作人員，利用老人們的這一點薄弱，懈怠工作，一味的追求快速完成工作，簡單的錄入信息就當即完成了檔案管理，記錄頁面沒有詳細的老年學生信息檔案。導致學籍檔案管理信息化程度偏低、或信息不完整等現象。在這種不健全的信息管理組織下，人們最怕遇到的問題是，一旦有組織或部門需要到檔案室查看相關的學籍檔案，工作人員將無法給出較為詳盡、較為準確的數據信息。將會給后期的工作帶來不必要的麻煩。[2]第三，老年大學學籍管理程序信息化不高。隨著科技的不斷發展，網絡時代已經全面的來領，網絡的誕生方便的人民的生活的同時，還在一定程度上為人們的工作做出了貢獻。比如說，信息管理這一塊，網絡化的信息管理不僅儲存信息容量更大，而且更容易查找，信息更容易攜帶，這大大地提高了工作人員的工作效率。雖然網絡信息時代有許多的好處，但就目前國內老年大學校內的情況而言，信息化、網絡化的管理程度還不高，這也就嚴重地影響了老年大學學籍管理工作的順利進行。[3]

三、老年大學學籍管理改革措施

第一，建立健全學生檔案信息管理系統。建立或者健全學生學籍檔案信息管理系統，想要建立健全的學生檔案管理系統，首先人們要保證學生基本信息的健全與完整，核對新生的基本數據，姓名、身份證號碼、性別等相關信息，是否與學校校的現有數據一致；然后就涉及管理系統的完善，從老年人的生活習慣、性格特點、興趣愛好等方面入手進行記錄，也會提高人們學籍檔案管理的工作效率。第二，加快網絡化、信息化的管理模式。隨著科技的不斷發展，網絡已經進入人們的生活、學習當中，在檔案管理的工作中如果能夠充分地利用網絡管理的優勢將大大的提高工作人員的工作效率，也將為檔案管理的調取帶來方便、快捷。加快網絡化、信息化的管理模式除了有以上的優點以外，還可以改變傳統的記錄模式，做到文字信息、圖片信息、聲音信息的相結合。形成一個更加完整的信息系統。所以，為了能夠更好的服務老人大學的生活，人們應該加快網絡化、信息化的管理模式。第三，加強與學生之間的交流。加強與學生之間的交流，了解老年學生的需求，了解老年學生的內心世界，將給人們收集老年人信息帶來更方便、更真實的渠道，有助于人們在老年大學中工作的進展。人們在開辦老年大學的時候，要充分了解老年人整個年齡的心理及身理特征，在生活中從心理與身理兩方面關心他們，拉近人們與老年人之間的距離。這樣不僅有助于人們完善學生的學籍檔案管理工作，還能進一步改善老年人的心理愉悅程度，讓他們在學校里擁有開心、快樂的學習環境。這也對人們學籍檔案管理工作有非常大的幫助。

四、結束語

人們作為老年大學工作人員，應該正確的、樂觀的面對前老年大學檔案管理工作中存在的問題，科學的分析問題所存在的原因，努力找到解決問題的方法。然后在問題的基礎上，提出了提高文書檔案管理水平的措施。通過探究，文書檔案管理工作是企事業單位的管理向規范化、科學化和制度化發展的重要標志。所以，人們一定不能忽視這方面的問題。通過提升對校師生對學籍檔案管理工作的重視力度，完善相關制度，且借助現代信息技術，推進學籍檔案管理工作，讓其呈現良性發展態勢。是人們不斷發展學籍檔案管理的目標。

作者:趙明輝 單位:山東省青州市老年大學

參考文獻：