緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇建筑工程檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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（一）組成的成套性

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。

（二）形成的階段性

根據勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個勘察階段各個專業的勘察活動分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。

（三）內容的專業性

一項工程勘察是由多種專業技術人員按不同專業分別開展具體勘察作業，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業的協同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。

（四）貯存的空間需求性

工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現在的自動檢索及光盤技術現代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發揮經濟效益。

（六）使用價值的時效性

工程勘察檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會多次利用并發揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規律，在近期內的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發揮工程勘察檔案的作用。

二、當前的勘察工程檔案管理

當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。

（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎

當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監督管理人員對各設計、施工單位進行監督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。

（二）收集檔案的內容要齊全

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經常去施工現場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數，同時根據資料的形成規律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現場技術人員核對是否同施工現場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。

（三）圖紙、資料的標準化歸檔

當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統。工程勘察檔案管理單位必須開發完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。

二是要對現有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。

三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。

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Abstract: the file management is building project construction process an important link in the engineering quality and the management level is the real response, this paper expounds the construction engineering archives material content and the main problems existing in the foundation, the union a renovation project example, during the project construction in the file management main work are introduced, have certain reference significance.

Keywords: building engineering; File management; Problem; thinking

中圖分類號： G271文獻標識碼：A 文章編號：

所謂檔案，中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對其的定義表述是：“國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。”具體到建筑工程檔案，是指在建設項目管理活動中形成的原始的、圖物相符的具有保存價值的真實記錄和實際反映，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。當前，隨著建筑業的快速發展，工程規模不斷擴大，建筑工程檔案越來越顯現出其在經濟建設中的地位及作用，強化與完善建筑工程檔案管理，不僅是提高工程質量和管理水平的重要保證，也是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一。

l建筑工程檔案資料的內容

1.1基建文件

包括決策立項文件；設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；工程招投標及承包合同文件；工程開工件；商務文件；工程竣工備案文件；其他文件。

1.2工程監理資料

主要包括監理合同類文件；監理工作記錄；工程的監理管理資料；監理驗收資料等。

1.3施工資料

主要包括施工技術資料；施工管理資料；施工物資資料；施工測量記錄；工程施工記錄(包括通用記錄、電梯專用安裝記錄、土建專用施工記錄等)；施工試驗記錄（包括通用施工試驗記錄、土建專用施工試驗記錄、設備試運轉記錄、管道專用施工試驗記錄、電氣專用施工試驗記錄、電梯專用施工試驗記錄、通風空調專用施工試驗記錄等)；施工驗收資料；竣工圖(主要包括總平面布置竣工圖、建筑工程竣工圖、室外各種管線竣工圖、結構工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、給排水工程竣工圖、強電弱電工程竣工圖；通風空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖)。

2當前建筑工程檔案整理中存在的主要問題

雖然基本建設項目檔案資料管理暫行規定對建設工程檔案編制內容及工程圖紙資料都有明確的規定和要求，但因種種原因，在工程檔案的質量及管理中仍存在一些問題，主要如下：

2.1檔案材料不全

一些工程項目竣工后無檔案材料，或只有工程主體檔案，缺少配套工程檔案，地下管線、園林綠化等檔案材料更是沒有。筆者以為原因如下：一是資料整理較為繁瑣使得一些管理人員很難盡職盡責地做好；二在工程項目施工中，缺乏專職的檔案管理人員，工程各項資料散存在不同人員手中，當施工工程處即將完成時，許多人員都撤離了現場，留下的人員對資料不熟，加之有些資料簽字手續不完備．還需施工單位或監理人員簽字，人員一時很難找齊，隨著時間的延長，勢必造成工程檔案的遺失或因保管不當造成檔案的損壞；三是施工單位沒有按規定及時移交工程竣工資料，造成統一管理的時間延誤，甚至導致工程資料丟失。

2.2檔案資料質量低下

一些施工單位對檔案資料不管優劣一概接收，造成一些沒有保存價值的資料也進入管理環節，影響了檔案的優化管理；項目負責人不在現場，工作人員隨意代簽，尤其是一些重要性文件如審批文件、竣工圖章的簽字等，影響了檔案保管的期限，也影響了檔案材料的真實性和法律性；有些工程資料在制作時數量不充足，或由于保管不當，導致資料丟失，使得竣工驗收時有很多資料以復印件的形式出現；有的工程項目檔案工作不按計劃、步驟實施，而是在驗收前集中突擊編制和整理項目竣工圖及資料，形成事后印文件、補手續、填數據等違規事實，造成部分項目檔案內容失真。

2.3缺乏有效統一的管理模式。

有的單位嚴格規范檔案管理工作，成立了專門的檔案室，專人專柜管理，工程檔案管理較好；有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，沒有達到標準化、制度化、規范化要求，檔案規章制度形同虛設，不但造成工程項目文件很難完整、全面地保存下來，還可能造成文件資料的褪色、霉變甚至遺失。

2.4缺乏復合型檔案管理人員

檔案管理人員專業素質參差不齊，一部分人員沒有參加過專業知識培訓，管理水平較低，服務意識差，在工作中處于被動應付狀態，極大影響了工程檔案的質量。當前，在建筑領域，資料員由施工員兼職的情況較多，相對于專業的檔案員、資料員，他們不熟悉檔案法規及制度，不清楚具體的歸檔標準、要求，使得工程檔案與建設工程難以同步形成，導致相對多的工程檔案在收集過程中遺失、失真，最終造成工程檔案資料接收時零散、不全、遺漏、丟失等現象。

3基于實例的建筑工程檔案管理思考

針對上述問題，下面筆者以某大廈的改造工程為例，就如何實現檔案管理與工程建設同步進行，有效避免資料管理的混亂分散以及頻繁返工造成人力、物力、財力的浪費，確保檔案資料的完整性、系統性與準確性進行總結。

3.1概況

某多功能商務大廈建于1989年，框-筒結構，占地面積768m2，地下l層，地上12層，局部14層(四個角部)。本次改建是在12層的屋面上加建2層，與四角的突出部分(14層)平齊，成為一棟完整的14層建筑，并重新裝修外立面。改建總建筑面積1679m2，其中原有建筑面積797m2：，增加建筑面積882m2。

3.2明確管理職責，完善檔案管理工作的質量保證體系

從工程建設項目一開始，即將檔案管理工作納入到整個工程建設的管理體系中，下發一系列相關文件，明確管理職責，完善檔案管理工作的質量保證體系：1)明確各級、各部門的檔案管理職責。工程指揮部檔案管理實行“統一管理、以塊為主、分級負責”的管理模式，建立與工程檔案工作任務相適應的管理機構，成立檔案工作領導小組，明確了組長及領導小組成員，并成立了由總監、工程管理部門、檢測中心主要負責人等組成的檔案管理網絡，配備專職檔案管理人員，制定檔案管理制度，統一管理建設項目的檔案，形成強有力的質量保證體系，從源頭把好檔案管理質最關；2)明確了施工、監理單位必須按照項目文件編制與檔案整理辦法的要求，做好各自職責范圍內檔案的收集、整理、立卷及歸檔；3）明確監理單位要切實負起監理工作的相關責任，不僅要監理工程，還要監督檢查項目文件編制和檔案整理工作。以上管理制度的建立，引起了各單位領導及專兼職人員對檔案工作的重視，推動了檔案工作的開展。

3.3 提高檔案管理人員素質，保證檔案質量

要保證檔案質量，提高檔案人員的素質是關鍵一環。檔案管理人員要做好檔案管理工作，必須了解檔案形成與積累的重要性與及時性，掌握檔案要求的內涵，為此，我們將檔案形成的全過程及其管理納入檔案管理人員的職責范圍，尤其強調施工檢測實驗記錄等原始資料必須符合歸檔要求，務必做到線條清楚、字跡工整、數據準確。

3.4 嚴格考核制度，推進檔案工作整體水平的提高

制定考核獎懲制度及細則，對在檔案的收集、整理、檔案管理軟件使用中成績突出的單位和個人給予表揚及獎勵，對未按規范要求進行檔案收集、積累、整理歸檔的，給予批評和處罰。并通過考核工作開展比學趕超，提高工程檔案工作的整體水平。

3.5強調檔案質量，將檔案工作落到實處

1）嚴格把好紙質檔案的形成、積累、整理與歸檔關，實施預立卷制度，必須分類、裝盒、分卷保管。嚴格過程控制，注重平時的積累收集，分門別類地按照文件材料的形成規律及系統聯系進行歸檔，以保證項目文件編制的歸檔質量；2）分別抓好設計變更、設計變更審簽表收集整理以及竣工圖的編制等重點工作。強調竣工圖要真實、準確地反映工程竣工的實際情況，編制的竣工圖需附竣工說明，務必準確、規范、清晰。要將設計變更內容一一反映在竣工圖上，施工單位必須在施工圖上注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明；3）將檢查文件材料的形成程序是否規范、簽署是否完備、歸檔案卷制作質量是否精良作為驗收的必備條件。強調各部門盡職盡責地進行檢查控制，檔案管理人員逐卷檢查案卷題名、卷內目錄和內容是否準確和規范，并明確規定，對未經審查或經審查驗收未通過的項目檔案，不得進行工程費用結算，不得申報優質工程。

3.6 創建符合現代管理理念的檔案管理分類體系

1)按照建設部《建設工程文件歸檔整理規范》規定的檔案歸檔范圍進行案卷的著錄，檔案管理人員在檔案整理歸檔過程中，根據擴建工程設置的內容、施工工序具體類目，對應歸檔類別進行案卷和卷內文件著錄，各道工序的檔案歸檔是否準確、完整、齊全均在控制狀態中；2）固化工程檔案的分類編號，確定統一的分類號及標識代號，從而有效地避免分類、編目及標識上的雜亂無序，體現了檔號的惟一性。

參考文獻：

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通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。

（二）建筑工程檔案的特點

檔案管理工作是一項系統化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環節文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發事故防范、重大災害險情預防上發揮作用。

二、建筑工程檔案管理的存在問題

（一）管理意識落后

現階段大部分建筑企業對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現對檔案管理現代化的不了解。此外，當下部分建筑企業在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統模式，完全沒有實現建筑工程檔案的現代化管理。

（二）管理資金缺乏

建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。

（三）管理人才缺乏

社會不斷發展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業檔案管理人員并不是專業檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。

三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

（一）革新管理意識

革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業領導的認識，提升企業對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業應當建立以企業領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。

（二）加強人力物力和財力投入

加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。

（三）優化管理人員素質

優化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現管理人員素質的優化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業，為檔案管理服好務。

四、各部門檔案管理人員

（一）各部門檔案管理人員，應按照企業檔案管理者所發的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。

（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業檔案管理者或其他人員。

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Abstract: the construction project files management work is a part of construction project management, engineering archives management, good or bad, directly affects the quality of construction projects, or even affect the enterprise economic benefits. This paper focuses on the construction of the content files as well as the problems and analysis of the archives management of the specific measures, hoping to file management of construction projects to help.

Keywords: file management; Building engineering; analysis

中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：

建筑工程一般分為項目規劃、征地拆遷、勘測設計、土木施工、管線施工、設備安裝、內外裝修、竣工驗收等工程項目。這些工程項目的檔案材料就是建筑工程檔案，它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件，需要長期妥善地保存。在工程建設中，檔案管理工作起著非常重要的作用，它是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。應制定一些具體的措施，嚴格落實有關的法律規章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環的軌道。

一、建筑工程檔案的內容

1.1工程準備階段文件

主要包括：立項文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；建設用地、征地、拆遷文件；勘察、測繪、設計文件；招投標文件；開工審批文件；建設、施工監理機構及負責人；

1.2工程施工階段文件

1.2.1樁基工程資料。主要包括樁基工程施工、技術管理資料；樁基工程質量控制資料；樁基子分部工程質量驗收資料。

1.3土建（建筑與結構）工程資料

1.3.1施工、技術管理資料。工程概況；開、竣工報告。

1.3.2工程質量控制資料。圖紙會審、設計變更、洽商記錄；工程定位測量、放線驗收記錄；原材料出廠合格證及進場檢（試）驗報告（鋼材；水泥；磚；外加劑、粉煤灰、砂、石；防水、隔熱保溫材料；其它建筑材料等）；施工試驗報告及見證檢測報告（配合比通知單；混凝土強度評定及試塊試驗報告、砂漿強度評定及試塊試驗報告；鋼筋連接試驗報告；土壤試驗報告；外墻飾面磚樣板件黏結強度檢測報告）；預制構件、預拌混凝土合格證；隱蔽工程驗收記錄（統表）；現場施工預應力記錄、地基驗槽和地基處理記錄；地基基礎、主體、結構檢驗及抽樣檢測資料；工程質量事故及調查處理資料；新材料廠、新工藝施工記錄。

1.4地建工程安全和功能檢驗資料。屋面淋水、蓄水試驗記錄；地下室防水效果檢查記錄；有防水要求的地面蓄水試驗記錄；建筑物垂直度、標高、全高測量記錄；煙氣（風）道工程檢查驗收記錄；幕墻及外窗氣密性、水密性耐風壓檢測報告；建筑物沉降觀測記錄；節能、保溫檢測報告；室內環境檢測報告。

1.5工程質量驗收記錄。質量驗收總表部分；地基基礎分部分項驗收記錄；主體結構分項驗收記錄；裝飾分部分項驗收記錄；屋面分部分項驗收記錄；建筑給排水及采暖、消防工程資料；建筑電氣工程資料；幕墻與型材工程資料；鋼結構工程資料；通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程資料；室外工程。

2竣工驗收文件

主要包括：工程竣工總結；建設工程抗震設防、消防等驗收意見；竣工驗收報告；工程竣工驗收證明書；工程竣工驗收備案表（包括各專項驗收認可文件）；工程質量保修書；工程竣工決算及審核結論；聲像電子檔案。

3竣工圖等

3.1綜合竣工圖

3.1.1綜合圖。總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）；豎向布置圖；室外給水、排水、熱力、燃氣等管網綜合圖；電氣（包括電力、電訊、電視系統等）綜合圖；設計總說明書。

3.1.2外專業圖（室外給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、電視、建筑小品、消防、照明、水景、道路、綠化）。

3.2專業竣工圖。建筑竣工圖；結構竣工圖；裝修（裝飾）工程竣工圖；電氣工程（智能化工程）竣工圖；給排水工程（消防工程）竣工圖；采暖通風空調工程竣工圖；燃氣工程竣工圖；電梯工程竣工圖；幕墻工程竣工圖；鋼結構工程竣工圖。

二、建筑工程檔案管理存在的問題

建筑工程檔案管理具有單一獨立性、真實性以及實用性的特點，在具體的操作過程中，存在以下問題：

1缺乏專業型檔案管理人員。在許多建筑項目中，對檔案管理的重視不夠，隨便招來一些沒有專業檔案管理背景的人員，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，很多詳細的工作做不到位。

2檔案材料不完整。目前，在建筑檔案管理中，資料的不完全是建筑工程檔案存在的主要問題。相對來說，重視得好的工程項目，歸檔率能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。

三、建筑工程檔案管理的措施

1重視工程檔案管理工作。在建筑工程中，很多管理者把重點放在具體的施工上，對于檔案資料的管理不重視，只有在驗收的時候才應付了事，相關管理部分應該建立相關法律制度，進一步加強對建筑行業的檔案管理的法制教育工作，也能便于在驗收的時候省時省力。

2嚴格把控好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發給《建設工程檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發《建設工程檔案合格證》。

3加強對工程檔案管理人員培訓的力度。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規的內容及主管部門的有關規定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

4及時做好傳遞和變更記錄。在建筑施工過程中，有些施工程序會有變更，這就要求檔案管理人員及時跟進傳遞和變更相關資料，這樣才能保證檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

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中圖分類號：TU198 文獻標識碼： A

一、建筑工程事故與建筑工程事故檔案

事故一詞雖然通俗，事故現場也屢見不鮮，若要闡明事故的確切內涵，卻不是一件容易的事情。曾有人簡單的把事故定義為“異常狀態的典型現象”。也有人認為事故是“非計劃的，應為不可控制的事件”。牛津字典中，則把事故解釋為“意外地，特別有害的事件”等。都從不同角度或不同側面對事故進行種種闡述。這些理解既有正確的一面，又有其不全面或不準確的一面。筆者認為，事故就是人們在進行有目的的活動過程中，突然發生的違背人們主觀意志的不幸事件。它的發生，可能使有目的的活動暫時或者永久的停止，其后果是人員傷亡或者財產損失。任何一次事故的出現，都具有若干事件和條件共存或同時發生的特點，因而也可以說，事故就是物質條件、環境、行為和管理以及意外事件的處理狀況等眾多因素的多元函數。

所謂建設工程事故，就是指工業與民用建筑工程、市政工程、構筑物等在投入使用—它包括建設前期的可行性研究、選址定點；中期的勘察設計、項目施工、建材采購以及在使用過程中存在的某些缺漏而形成的質量隱患，釀成人員傷亡或財產損失。

建設工程事故檔案，是按照一定的歸檔管理制度和要求，集中保管起來的事故文件資料，包括相關圖紙、照片、報表、文字材料、聲像資料等。它是在事故調查處理過程中形成的專門檔案，是建設工程建設過程中生產實踐和科學試驗中的經驗教訓憑證。從事故檔案中我們可以找出各種生產事故的現象、發生規律及預防對策等，是人們對事故的認識和總結。雖然事故檔案的事故資料都反映事故的情況，但事故檔案不等于事故資料。事故檔案具有依據和憑證的作用。因此，并不是所有的事故材料都要歸檔而轉化為事故檔案。只有那些具有保存價值，并且按照歸檔制度和要求進行歸檔的建設工程事故材料才算是建設工程事故檔案。如果事故檔案的概念不清，事故材料的歸檔范圍不明，也是不能建立健全并發展建設工程事故檔案工作的。

二、建設工程事故檔案的作用

建設工程事故檔案管理工作，屬于一個特殊的領域。是負效益和低概率事件產生的相關資料和數據，是看起來“有害無益”的東西，只有通過認真管理和細心研究，才能體現出它存在的價值。

建設工程事故檔案，可以使人們更詳細地了解事故致使的范圍，掌握事故發生規律，研究事故消除，搞好安全生產，其作用按其性質，可以概括為憑證和借鑒參考兩大作用。主要體現在：

一、是安全生產教育的生動教材，立法的重要依據，也是交流事故積累經驗提高水平的有力手段。

二、是通過對建設工程事故檔案的管理研究和提煉分析，可以預測未來可能發生的事故，從而達到防患于未然之目的，它不僅能使現有的生產得以正常、安全的運行，而且還可能孕育新工藝、新技術的開發與拓展。

三、是通過研究弄清事故的原因和過程，制定具體的防范措施，有利于消減事故，保護人民生命財產安全，提高經濟效益，促進生產發展。

三、建設工程事故檔案的收集

事故檔案工作的對象是事故檔案，事故檔案是通過收集工作集中起來的。因此，收集是檔案管理工作的起點，是一項重要的基礎性工作。如果各種資料處于分散狀態，事故檔案管理工作就沒有物質對象。所以只有做好收集工作，才能貫徹集中統一的管理原則，以利用實現其完整性和安全性。

一、應建立健全建設工程事故歸檔制度，確定歸檔范圍、時間、份數、要求和歸檔手續等，將建設工程事故過程中形成的具有保存價值的事故文件、材料，按照歸檔制度的要求，收集齊全、系統整理，分成基本的保管單位——套、卷、冊、盒、袋等，完成歸檔。

二、是確定檔案收集范圍是保證建設工程事故檔案完整，提高檔案質量的關鍵。如果歸檔范圍過寬，就會玉石不分，浪費人力、物力；范圍過窄，又會破壞事故檔案的完整性。為了確保歸檔范圍，應當結合工程事故的特點及具體情況，將記述和反映事故情況的有保存價值的事故文件、材料予以歸檔。所謂保存價值，要指對單位、對國家、對建筑工程在今后使用和安全工作中有利用價值的資料。

建設工程事故檔案的主要收集內容有：1、建設程序方面的事故。是指在項目前期工作中，出現失誤導致事故的相關調查分析、取證資料。2、勘察設計方面的事故。是指在建設工程勘察設計階段，它包括地質勘查，設計、方案、制圖、構造等原因造成的與事故相關的調查取證分析驗算模型、試驗數據資料。3、施工建材方面造成的事故。是指在施工過程中原材料、構配件及施工順序，施工結構、技術管理、操作質量等原因導致事故的調查、取證檢驗檢測數據及有關資料。4、建設工程其它方面造成的事故。是指采用不成熟的科研成果或異常環境條件下，在使用過程中造成事故的調查取證，檢驗檢測數據及相關資料。

三、事故檔案的收集內容：

1、現場事故調查記錄、圖紙、照片等；2、直接經濟損失和間接經濟損失詳細資料；3、現場事故的有關技術鑒定和試驗報告；4、安全事故的調查報告書、登記表、診斷報告、人證、物證、自述資料；5、事故調查分析會議的有關記錄、通報、簡報文件等。

四、建設工程事故檔案的鑒定

收集到的事故檔案的各種數據歸檔，必須經過嚴格篩選，完成一系列鑒定工作之后，才能入庫。按建設工程歸檔的原則和標準，鑒定事故檔案的科學、歷史價值并據以確定不同 保存期及保存份數。對已失去使用價值的事故檔案，應分批銷毀，以保證檔案的質量。

事故檔案的鑒定，是一項技術性與專業性很強的嚴肅工作，關系到事故檔案的保存與銷毀，因此必須遵循以下原則：

第一，事故檔案的鑒定工作，首先要遵循《現行檔案管理規定及規范要求》。凡是有長遠利用價值的都應當永久保存，凡是一定時期內有利用價值的可以分別不同情況定為長期或短期保存。介于兩者之間的事故檔案，保管期限一律從長。

第二，事故檔案的鑒定，要全面的、發展的、歷史的去分析研究每一份事故檔案，做到存毀合理。應以檔案的內容，對具體資料具體分析，不盲目的套用規定，做到存毀合理。

第三，對事故檔案進行鑒定，通常采用直接鑒定法，即對每卷（冊、盒、套等）進行詳細審查，具體分析，確定價值及保存期限。

第四，經過鑒定準備銷毀的事故檔案，防止輕率從事，可以采取暫時封存一段時間，經復查確認無誤后，再做處理。

五、建設工程事故檔案的統計

為了管理好事故檔案，必須了解其數量及狀況，掌握數據，總結經驗，加強管理，維護檔案的完整與安全性。

所謂統計，簡單的說就是從數量上認識事物的方法。統計過程就是用來收集、分析、說明有關數據，在條件不定時進行決斷的一門科學，是從數量方面去認識事物的一種科學方法。通過運用科學的統計分析方法，對大量的事故資料和數據進行加工、整理和分析，從中揭示出事故發生的某些必然規律，為防止事故再次指明方向。

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目前，隨著我國經濟的飛速發展，城鎮化進程也得到了飛速發展。隨著城鎮化腳步的加快，各個地方的建筑工程也在各地興盛起來。這其中就涉及檔案管理問題，如何做好檔案管理的工作，就顯得尤為重要。建筑工程中涉及很多的檔案管理工作，檔案可以說是建筑工程中的非常重要的一部分，同時建筑工程檔案管理工作對整體工程的質量好壞的評定起著至關重要的作用，對此，需要重視建筑工程的檔案管理工作。但是目前現階段的建筑工程檔案管理中仍存在一些問題，對此，如何解決它，值得仔細思考，思索如何加強檔案的管理工作。

1.建筑工程檔案的內容和特點

建筑工程檔案涉及建筑中的整個過程，包括前期的設計階段，以及中期的施工階段和最后的竣工階段。在這幾個階段過程中，每一個階段都非常重要，對此，需要做好各個階段的檔案管理工作。首先對于前期的準備設計階段，該階段，主要是涉及前期的準備工作，還包括對建筑地方的地形的勘察設計等工作。其次是施工階段的過程，在該階段，主要涉及施工中的建筑過程，需要對施工中的建筑材料等進行記錄，以及各項消防設施的安裝過程。最后一個階段是涉及建筑的竣工過程，在該階段主要涉及一些后續的工作記錄等，在該階段，會有一些文件包括如竣工文件、工程的檢查、工程的移交等工作中的文件的整理，該階段的竣工過程中的文件對整個建筑工程也非常重要。對此，可以發現整個建筑過程的檔案記錄中的內容包括了建筑工程的整個過程，對此，這些檔案是對建筑工程的真實記錄，對此可以看出建筑工作檔案的重要性，同時需要重視建筑工程的檔案管理工作。

2.建筑工程檔案管理的存在問題

2.1對建筑工程檔案管理工程的不重視

目前，在建筑工程建設過程中，大家都一味地追求講解利益，認為檔案建筑工程管理不能帶來任何經濟收益，對此，對于建筑工程檔案管理沒有引起重視。在建筑工程建設過程中，大家都把目光集中在了建筑的施工過程中，只是一味地強調建設工程進度的快慢，這使得在整個建筑的大環境中，施工建設者們將工作的重心都放在了建筑工程建設方面，從而忽略了建筑工程的檔案管理工作。由于建筑工程檔案管理涉及整個施工建設過程，而現實就是往往建筑施工者們往往到建筑工程快到收尾的時候在想到進行檔案建設工作，然后憑借著記憶草草進行檔案管理工作，這樣導致在面一旦工程建設過程中出現一些問題，最后進行責任劃分時就會出現一些問題。對于此，需要重視這其中的問題所在，需要認識到工程建設檔案工作的重要性。

2.2檔案管理制度不完善

目前檔案管理工作，國家已經進行了嚴格的控制，同時制定了相關的文件，但是在實際操作過程中，仍然有很多施工者們并沒有嚴格執行這些制度。建筑工程是一個非常重要的工程，這其中涉及很多的安全問題，對此，在建筑施工過程中，需要對施工過程的每一項步驟進行詳細記錄，保證建筑工程施工過程中的嚴謹性與安全性。實際工程檔案管理過程中，往往是想到哪記錄到哪，在記錄過程中往往會忽略一些施工細節，這樣導致施工建設檔案工程的不完整，對此，需要嚴格規范檔案管理制度，嚴厲打擊不規范的檔案建設工作。

2.3管理資金缺乏

進行建筑工程檔案管理需要花費一定的資金，目前檔案管理工作的問題之一就是由于資金不足，對此，也需要思考如何解決資金不足的問題。由于資金問題，從而導致在進行建筑工程管理中的檔案管理技術和設備落后問題，同時普遍狀態下對建筑工程檔案管理意識的缺乏，更加使得建筑工程檔案問題凸顯。對此，需要考慮如何解決資金不足問題。2.4管理人才缺乏建筑工程的檔案中涉及工程問題，這就需要專業的人員進行檔案管理工作，使得對檔案管理人員的要求也越來越高，不僅需要懂管理的人才，同時還得需要具有建設方面背景的專業技術人才，這就使得管理人員的缺乏。同時，前面提及的資金問題也會導致一部分人才的流失，人才的流失導致建筑工程檔案管理工作不專業，從而導致管理工作中會出現一些各種問題。

3.建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

3.1提高管理意識

首先提高人員對建筑工程檔案管理工作的主動性，讓其認識到建筑工程管理工作對于施工建筑的整個過程的重要性。對此，在建筑企業行業中，要進行檔案工程管理工作重要性的宣傳，讓其認識到這其中的重要性，從而提高整個建筑行業中從業人員對建筑工程檔案管理的重要性的意識。只有這樣，才能從根本上提高建筑行業人員對建筑工程檔案工程建設的重要性認識。

3.2優化管理人員素質

建筑工程管理需要專業人員，對此，需要對建筑工程檔案管理人員進行專業化培訓，提高其專業能力，從而做好建筑工程檔案管理工作。對檔案工程管理人員進行檔案管理知識、相關法律知識、信息技術方面的知識，同時更重要的是提高管理人員的檔案管理責任意識，做好檔案管理工作。

4.結束語

綜上所述，我們可以發現建筑工程檔案建設對整個建設工程的重要性，同時也徐認識到目前的建筑工程檔案建筑工作的問題所在，需要認識到建筑工程檔案建設同建設工程的質量好壞密切相關，對此，需要改進這些問題，提高工程檔案管理水平，從而推進建筑檔案管理工作。

作者:王霞 單位:吉林省白山市江源區住房和城鄉建設局

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中圖分類號： F253.3 文獻標識碼： A 文章編號：

一．引言

建筑工程的質量問題是整個施工的核心要點，所以建筑工程質量監督檔案管理也成為整個工程項目中的重要的一個環節，因此，為了確保工程按期保質的完成，我們必須要完善好施工過程中的質量水平，加大監督力度，提高檔案管理能力。力爭在施工過程中保證好的質量。只有這樣才能在激烈的競爭中站穩腳

二．工程質量監督“檔案化”管理的必要性

工程檔案是各項工作的依據，為了不斷總結工程質量監督經驗,改進質量監督工作,促進工程質量監督工作向縱深發展,各級監督站應建立建筑工程質量監督檔案,并加強管理,上級監督站又可依此檔案為依據作定期檢查,作為考核、指導各級監督站的工作,從而能引深到全局,作到宏觀控制工程質量的目的和作好決策的需要.本文將全面地闡述建筑工程監督檔案內容、監督工作程序、組織分工、施工前的監督檔案資料、施工過程的監督檔案資料、竣工后的監督檔案資料、資料移交與檔案管理.雖然在實際施工中，建筑檔案的管理十分的重要，但是仍然不可避免的存在著很多的問題。1、質量監督文件定義建設工程質量監督文件是工程質量監督人員在對建設工程實施安全和環境質量監督檢查過程中形成的，它們是質量監督事業發展的歷史記錄，是一種不可再生的資源，也是質量終身責任制中極其重要的全過程真實記錄，是工程質量優劣與建設、施工、監理單位在建設、施工、監理過程和質量監督中間檢查、質量評定、工程缺陷責任期及竣工驗收的重要佐證。2、質監人員認識不足然而由于認識不足，尤其是質監人員自認其主要職責是質量監督，并沒有意識到與此同時形成相關的登記或記錄文件也是其重要任務，導致在監督過程中并未同時對監督情況進行全面登記，沒有及時形成相關的文字記錄或影像記錄，或者雖

有記錄，但記錄的內容在各地區、各單位不統一，沒有突出重點。在有些單位，其監督工作自身就缺乏針對性，往往“眉毛胡子一把抓”，反映在監督登記文件和檔案中也就內容雜亂無章，未將監督工作內容突出顯示出來。3、質量監督記錄文件不規范嚴重的問題還在于監督記錄文件本身不規范或文件制作有缺陷、不到位。監督抽查記錄未反映工程存在的問題、工程質量狀況及各參建責任主體的行為，書寫時采用易退色耐久性不強的材料、字跡潦草，監督抽查記錄和質量整改通知書簽發時也不規范，甚至互相混用，還有不少單位對工程質量監督檔案管理沒有設立專職或兼職的檔案員，工程質量監督檔案散落在質監人員手中，以致有的記錄形成后亂放、亂拿，造成人員變動后工程質量監督檔案未能及時移交，造成檔案的缺失，甚至散落而不知去向。三．工程檔案問題的原因分析究其原因，在施工中各種文件材料僅僅是工程質量監督人員對工程進行監督檢查活動的副產品，之所以會形成、處理這些文件，完全是為了完成特定的監督檢查任務。也就是說，他們關注的重點是工程質量監督自身，而忽略了相關文件的制作與管理。在這種情況下，如果沒有嚴格的規定，沒有適當的培訓，沒有專門的制度和人員來監督指導質監文件材料的形成過程，或者說如果不使此種過程“檔案化”，忽視文件和文件管理質量的現象就會時有發生，就不可能有完整、準確、系統的檔案最終得到歸檔。

四．案例分析

鐵嶺縣某安置小區工程位于鐵嶺縣新臺子鎮東孤家子村，該工程由1～9#樓及一層地下室組成，地上11～18層，建筑高度32.8～54.9m。總建筑面積為75625.8㎡，其中地上建筑面積54894.3㎡，地下建筑面積為18875.5㎡。

由于該項目工期要求緊，本站的質監人員從一開始就改變傳統的思想和傳統模式，對其實施檔案化管理，嚴格自覺遵循全程管理和前端控制原則。我們針對每一道工序，每一個重點監控點，嚴格規劃應該產生哪些文件資料并為此作了明確的規定，更身體力行、一絲不茍。如此一來，在整個建設項目質監過程中不僅確保了工程質量，而且各種文件資料都能及時、準確、真實地得以歸檔。不僅如此，我們還將檔案化的概念及做法引伸入建設、施工、監理各方，使其在工程建設、施工、監理過程中都達到了預期的目標。目前該工程已接近尾聲，在省市質量建筑監督站、行業協會等各種質量檢查中，不論是實體質量，還是質監、施工、監理等文件資料都符合規范要求。

五．檔案管理措施

為更好地做好今后的工程質量監督檔案的管理工作，使之與市場經濟要求的政府質量管理體制相結合，筆者認為應注意抓好以下幾方面工作：

1、進一步提高認識，加強質量監督檔案管理工作

質量監督人員應加強學習，培養敬業愛崗精神，使之認識到質量監督檔案是對工程質量監督過程的記載，是對工程質量及工程質量監督情況的評價依據之一。我們要把質量監督檔案管理工作作為監督站的一項重要基礎工作來抓，建立考核制度，開展交流評比活動，使質量監督檔案管理逐步實現標準化、規范化。

2、加強工程質量監督檔案管理工作的及時性

建設工程具有周期長、環節多、點多面廣的特點，監督員有時監督幾十個工程，每天都奔波于工地，總是覺得沒有時間整理資料，其實這只是一個借口。我們要建立和健全質量監督員工作手冊制度和技術責任制，使監督員明確職責，養成邊監督邊整理資料的好習慣，工程竣工時，應將工程檔案及時歸檔。

3、檔案內容進一步規范化

根據質量監督工作的需要，編制監督用表,規范監督內容，統一資料標準。目前，我們要進一步明確工程監督檔案必須包括哪些內容，對日常質量的抽查、檢查怎樣記錄，記錄什么，如何用規范的詞語填寫質量抽查、檢查和處理意見，做到及時、真實、準確、完整、用語規范、結論明確，并具有連續性、有效性。克服缺、漏、錯等弊端，力求科學、公正。

4、進一步加強監督檔案的深度

工程質量監督工作是一項專業性、技術性很強的工作。監督人員在監督每一項工程前，首先要熟悉工程圖紙等有關文件資料，對文件資料進行檢查，制定出監督計劃。而且我們要根據不同的工程制定出不同的監督計劃，有所重點。監督人員在整理監督檔案過程中，各種情況都要一一落實清楚。如監督檔案里只有整改通知書或問題通知單，而沒有整改的結果，這樣就會大大影響監督檔案的深度，必須搜集完備。

5、加強科技興檔意識

大力推進科技進步，提高質量監督檔案管理工作。逐步實現應用計算機等現代化設備代替手工操作，把工作人員從原有繁鎖的手工勞動中解脫出來，實現計算機網絡信息化檔案管理，提高工作效率。

六．結束語

建筑工程的質量監督很重要。因為質量問題關系整個建筑的成敗。因此我們必須要加大質量監督力度及管理水平。這不僅僅是對企業管理者的要求，也是對每一位員工的要求。只有大家團結一心，才能把質量管理及監督落實到位。才能取得建筑工程的成功。

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[3]張亞娥.工程質量的控制與管理[ J].延安大學學報．2005 (12)、

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建筑工程招投標檔案是指在房屋建筑和市政基礎設施工程的勘察、設計、監理、施工、材料和設備采購招標投標活動中形成的文件和材料的原件，是由各級建設行政主管部門負責監督和指導的建筑工程招投標工作的重要組成部分。建筑工程招投標檔案管理水平，直接關系到城市建設工程的前期、中期和后期管理水平，是城市建設部門整體管理能力和科學管理水平的重要標志，在工程監管、審計、責任追究等諸多方面起到不可替代的作用。進人信息時代，建筑工程招投標檔案管理工作也在其影響下得到快速發展。建筑工程招投標檔案作為城建檔案重要內容，是開發利用城建檔案信息資源的基地。建筑工程招投標檔案應該明確在城建檔案中的定位。因此，建筑工程招投標檔案在城市建設檔案信息管理與服務中就顯得更為重要。

一、建筑工程招投標檔案管理存在的問題與原因

隨著現代信息技術的迅速發展和大量電子文件的產生，建筑工程招投標檔案信息有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，但也不可避免地存在一些缺陷和不足。因此，我們應該清醒地認識到建筑工程招投標檔案信息管理和服務中存在的缺陷，在其建設中還存在著諸多的問題需亟待深入研究和解決。

1、建筑工程招投標檔案信息化建設發展不平衡。條件較好的地區與系統、規格較高的單位，具有技術、資金、人力等優勢，而經濟相對落后的地區、規格略低的單位，既無充足的資金，又缺乏從事建筑工程招投標檔案信息化建設的優秀技術人才，信息化建設困難重重，步履維艱。這種信息化建設的不平衡造成了建筑工程招投標檔案信息管理和利用的不平衡。出現了建筑工程招投標檔案僅處于內部檔案業務管理過程，對于電子文件管理、電子檔案管理還存在較大缺陷，更沒有真正實現跨部門、跨機構、跨行業之間的建筑工程招投標信息資源運用。

2、建筑工程招投標檔案信息技術落后。建筑工程招投標檔案信息系統和網絡建設規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應城建檔案信息資源的共享要求。

3、沒有統一的標準和規范。沒有形成建筑工程招投標檔案數字資源庫集群，不能實現通過高速網絡及數據互操作技術，將數字資源庫集群連接起來，沒有建立檔案信息的數據倉庫與交換中心，難以實現數據共享集成服務。因此，不能更好地為城市建設服務。

4、建筑工程招投標檔案數字信息管理存在不安全因素。安全問題是計算機網絡世界的難題，也是建筑工程招投標檔案信息管理和服務的重大難題之一。主要來源于計算機病毒、計算機黑客、惡意破壞和摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置、人為或偶然事故造成的威脅，使數字建筑工程招投標檔案信息管理和服務顯得十分“脆弱”。

二、加強建筑工程招投標檔案管理的建議與對策

1、建立、完善和實施全國統一的建筑工程招投標檔案管理辦法。我國已經頒布并實施了《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國檔案法》，各省結合實際，制定和實施了建筑工程招投標檔案管理辦法。實踐中，我國各省仍然執行的是不同的建筑工程招投標檔案管理辦法，不同程度地限制了信息資源的利用和共享，不利于管理和監督，同時影響了建筑工程招投標檔案的統一規范管理，制約了我國建筑工程招投標檔案整體管理水平。

2、建設和完善建筑工程招投標檔案信息系統。由于各城市的經濟技術發展不平衡， 建筑工程招投標檔案管理水平及信息化發展狀況也不相同，因此不同規模的城市根據各自的實力，分步實施，逐步建設和完善建筑工程招投標檔案信息系統，以達到建筑工程招投標檔案信息管理和利用。

3、加強對建筑工程招投標檔案信息化工作以及電子文件管理的評估指標體系和規范標準的研究工作，完善建筑工程招投標檔案法規體系。面向計算機和網絡技術的標準直接采用國際標準或國家標準，加快標準體系的形成和提高標準化程度。

4、加強網絡安全軟、硬件基礎設施建設。建設大型數據庫管理系統和高可靠性的數據安全系統。

5、建立完整的檔案歸檔目錄要求。建設工程招投標檔案管理內容應該包括：報建手續（計劃、土地、規劃等）、業主委托書、邀請招標審批表、文件、招標工作報告（招標公告、購買標書登記表、開標記錄表、招標工作方案、補充文件、評標標準和辦法、評委抽取表、評標報告、評標結果的確認、關于確定中標人的函、中標通知書、業主評價）、投標人的投標文件、合同備案以及其它需要歸檔的文件資料。這些必須存檔的資料，在管理中將發揮著積極的作用。如有缺失，會給管理帶來無法估量的影響。因此，歸檔的招投標檔案應當齊全完整、整理規范、真實的反應招投標活動過程中的全部內容。

6、規范檔案收集、歸檔、管理和利用的程序和要求。招投標檔案管理工作必須在各級建設行政主管部門負責監督和指導下進行。工程招標實行委托的，由招標機構負責招投標檔案原始記錄的收集、整理、建檔和移交工作。建設單位自行招標的工程項目，由建設單位負責完成。招投標活動形成的案卷，建設單位自行招標一式二套，建設單位、招投標監督管理部門各一套。實行委托招標的一式三套，建設單位、工程監理、施工、裝飾裝修、材料設備采購等階段的招投標檔案應當分別組卷。

7、嚴格建筑工程招投標檔案管理時限要求。收集建筑工程招投標歸檔資料有其實效性，工作人員必須按照相關要求及時處理。按照要求，實行委托招標工程，或者經批準建設單位自行組織招標的工程，招標機構或者建設單位應當在中標通知書發出之日起15日內將招標過程的全部檔案材料報送招投標監督管理部門。檔案管理工作人員在收集建筑工程招投標歸檔資料時，應變“被動”為“主動”，本著對工作負責的態度，積極主動收集資料，及時登記，認真做好檔案材料的立卷、分類、歸檔和集中管理工作。對于大型基礎設施、市政工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年；其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年；未中標單位的投標文件保管期限為開標之后半年。保管期滿，經檔案保管人員鑒定，保管單位領導批準，登記照冊后銷毀。

8、加強城建檔案信息化人才隊伍建設。招投標檔案應當設專人保管，檔案管理工作人員應當忠于職守，遵守紀律，保證招投標檔案的完整、準確與安全。因此，必須注重對檔案工作人員進行崗位培訓與繼續教育工作，著重培養信息技術性的復合型人才。建立發揮人才作用。留住人才的有效機制。

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建筑工程檔案不僅能夠給其他工程的施工、設計、策劃起到借鑒、指引作用，還是工程改造、維修、拓展建設的權威性的重要證據，能夠給建筑工程科學技術的探索與發展起到正面的影響。但是，建筑工程的建設智周期較長、施工人員多、施工規模大、牽涉面廣，其工程檔案的管理也相對而言較復雜。所以，本文通過對建筑工程檔案管理的難題的具體分析，給出可行性高、效果好的檔案管理措施，從而對竣工檔案歸檔的完整性、系統性、準確性以及建筑工程檔案管理的規范化發展起到一定的引導作用。

1 建筑工程檔案管理的難題

1.1 難收集檔案

作為工程檔案管理工作的中心內容及其基礎，檔案收集工作占據著極其和總要的位置。然而，由于建筑工程的建設周期長、規模大、檔案資料多、分散性強，使檔案收集難度加大。但是某部分重點工程結束施工具有深遠的影響，但是其有著很高的時間限制，施工工期緊，因此大部分項目管理人員光顧著追趕施工進度卻忘了工程檔案的同步規整，導致大部分關鍵的檢測報告與試驗報告分散在原始資料的形成單位。以上所說的材料的無秩序的管理特別容易導致檔案原件毀損、丟失。

1.2 對于分包單位檔案工作的監督與指引難度大

實際上，工程檔案管理具有較高的科學性與系統性，因此建設單位要有序地監督并指引參建單位工程資料的產生、積累與立卷工作，以達成竣工檔案歸檔系統、準確、完整的目標。建筑工程分包單位量大，建筑工程作用多種多樣，但是各個專業分包隊伍檔案的管理意識都很弱，管理水準低，如此無疑會加大建設單位監管指引各個分包單位檔案工作的難度。

2 處理以上所說的難題的對策剖析

為解決上述難題，建設單位應運用經濟手段對參建單位的檔案管理行為進行管束，加大重視各個單位對于檔案工作的力度。另外，總包、建設、城建檔案管理機構以及監理單位應當在建設工程過程中緊密合作，力求在管理手段上找到突破點，深入規范工程檔案的管理工作，重視全方位提升各個參建單位的檔案管理水準與管理意識。

2.1 完善檔案管理體系，經崗位責任制貫徹落實到實處

為確保建筑工程檔案管理工作開展的順利性，完善檔案組織工作體系是很有必要的。身為項目管理者，建設單位在開展項目建設工作時要積極組織各大參建單位構建起涵蓋諸多單位的檔案管理體系，一級一級地將崗位責任制貫徹落實下去，自源頭起把工程檔案歸至管控范疇當中。

2.2 制定可行性高、可操作性強的檔案管理辦法

檔案管理辦法既要對檔案的收集與編制組卷的手段、檔案收集范疇、歸檔程序及內容等進行明確，還要針對檔案的產生、收集、匯總、規整等給出詳細的要求，讓各個參建單位在編制及收集檔案的過程中有一定的標準、規律可以遵循。

2.3 對檔案交底工作展開科學地組織

要想確保檔案匯總、規整工作能有序、規范地開展下去，就必須在項目開工之前做好全面、系統的檔案交底工作。尤其是建筑工程，建設單位務必要緊抓該環節，積極組織監理、施工、設計等有關單位的檔案工作主管領導、各個專業的技術負責人、檔案員以及技術員等加入到交底大會中，以交底會的內容為會議紀要。

2.4 加大力度對過程的指引與監督檢查

2.4.1 加大監督檢查的力度，處理好檔案收集難度大的問題

身為建設單位，應積極與監理單位聯合，充分按照檔案管理辦法的有關要求，加大力度監督并檢查各個參建單位檔案的規整、收集工作，并就已出現的問題給出整改的建議，從而才能有效地處理好建筑工程檔案收集同工程建設進度不是同步的的問題。

2.4.2 加大力度細化對分包單位的檢查和指引

由于分包單位的管理水平及其意識都比較薄弱，因此，建設單位應當積極地同總包單位展開緊密地合作，加大力度細化對分包單位的檢查和指引，高度重視檔案員的業務水平的提升，大力監督并催促各個分包單位同步進行檔案的整理與收集工作。首先，要對項目各個分包單位的信息有一個清晰的認識。身為建設單位，其應當對各個分包單位的施工內容、檔案工作負責人的聯系方式、進退場時間有具體的了解，產生項目分包單位檔案管理工作統計表，從而給檔案指引、檢查、在規定時間內完成竣工階段檔案的匯總工作做好鋪墊。其次，要積極開展業務培訓并觀摩學習。作為建設單位，其可以大力聘任有著豐富的經驗的專業人員當分包單位的檔案員開展專業技術培訓工作，并每隔一段時間讓其親身前往總包單位現場以學習檔案的規整、組卷手段；再者，要加大力度檢查、指引分包單位退場。這是因為施工人員具有很大的流動性，如若分包單位離場了，那么建設單位要向再監管其檔案工作的難度就會變得相當大。所以，總包單位與建設單位在各個分包單位退場之前務必要詳細地檢查好各個單位工程檔案編制的貫徹落實狀況，并對其展開仔細地監督，確保檔案轉交到系統。

3 確立并推廣實施檔案管理的激勵與考核機制

眾所周知，合理、公平的激勵考核機制有利于激發出檔案管理人員的工作熱情。因此，各個參建單位要不斷健全考核機制，按照項目檔案管理辦法的有關規定對原先管理工作經驗進行匯總，以將詳細的獎優罰劣機制制定出來。除此之外，在建設工程時，建設單位應當及時匯總并推廣交流檔案管理所獲取到的經驗及成效，從而有利于基層檔案員的實踐能力的不斷提升。

4 努力進行城建檔案業務指導

要想促使檔案管理朝著規范化的方向發展、大力提高各個參建單位檔案管理水平，就必須要進行高效的業務指導工作。就建筑工程檔案管理的難題，城建檔案館指引者應充分切合工程建設的詳細狀況努力進行業務上的指導。

4.1 不斷提升業務指導人員的素質

業務指導工作既要求指導人員具備城建檔案管理方面的實踐與理論基礎，又需具備工程專業的技能與知識。但是在實際操作過程中，存在大量問題需前往施工現場加以了解、剖析與探索，并及時加以處理。所以，業務指導人員既要在實踐過程中不斷積累、總結新的業務知識以提升自身的業務素質，又要積極主動地學習與檔案、工程專業相關的知識。另外，有關主管部門還應定期開展業務培訓工作，增強指導人員對建筑工程發展的最新趨勢、檔案法規、政策的新調整等的認識，從而有利于促使指導人員的業務水平得以全面提升。

4.2 積極主動地搞好工程檔案管理的技術培訓工作

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地質勘察是建筑工程的基礎工作，其勘察檔案記錄了現場地質勘察數據、土工試驗數據統計、技術人員的數據分析圖表和結論性文字報告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識這些特點，對加強工程勘察檔案管理工作并充分發揮其作用十分重要。

一、工程勘察檔案的特點

（一）組成的成套性

勘察單位以一個獨立的工程項目作為勘察工作對象，按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。一項工程勘察全部勘察技術資料，按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點所制約。

（二）形成的階段性

根據勘察工作的基本程序，一項工程一般都要經過勘察準備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個勘察階段各個專業的勘察活動分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定勘察技術資料形成的階段性。

（三）內容的專業性

一項工程勘察是由多種專業技術人員按不同專業分別開展具體勘察作業，又相互配合共同完成，一項工程的勘察技術資料其形成過程是多學科、多專業的協同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的隸屬關系。此外檔案管理人員應學習勘察各專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和看懂各專業的圖紙文件，不斷提高管理業務水平。

（四）貯存的空間需求性

工程勘察具有唯一性的特點，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。因此，在勘察技術活動中形成圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設備；現在的自動檢索及光盤技術現代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察檔案是從事工程勘察技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供勘察圖紙文件，作為工程設計和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術資源，對內可參考借鑒，對外可供技術交流。在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術人員，及時、準確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發揮經濟效益。

（六）使用價值的時效性

工程勘察檔案用于工程項目第一次實現使用價值以后，還會多次利用并發揮作用。按照技術文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價值有它的活躍期和衰減的規律，在近期內的查閱率較高，時間越長其查閱率就越低。可見，工程勘察檔案的使用價值具有一定的時效性。此外，還要根據保管、利用和庫房、設備的狀況，經常定期進行檔案資料的清理鑒定，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少庫存份數。工程勘察檔案的特點是由勘察活動的規律所決定的，認識并掌握這些特點，有利于不斷改進檔案管理，以便最大限度地發揮工程勘察檔案的作用。二、當前的勘察工程檔案管理

當前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅實后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應深刻思考的問題和不可推卸的責任。

（一）標準化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎

當前，對工程勘察檔案管理提出標準化要求，有利于提高工程勘察檔案的質量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時，為工程監督管理人員對各設計、施工單位進行監督管理提供資料，提高工程建設的質量和效率。

（二）收集檔案的內容要齊全

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術人員相配合，對已收集的檔案資料進行鑒定、補充。工程勘察檔案管理人員還要經常去施工現場，了解工程概況，配合勘察技術人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數，同時根據資料的形成規律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現場技術人員核對是否同施工現場相符，不相符的及時查明原因。如資料缺失不全，確實需要增補，應及時通知勘察技術人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準確、完整。

（三）圖紙、資料的標準化歸檔

當前，對工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時的觀念，要以高效、準確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個方面工作：

一是建立起以辦公自動化為載體的檔案管理系統。工程勘察檔案管理單位必須開發完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計算機，以便準確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。

二是要對現有檔案認真進行整理、完善。要結合工程勘察的特點，更加嚴格、科學地做好檔案的分類和著錄，在此基礎上，對歷史檔案進行清理，對號入座。清理的同時要盡可能地進行完善，填補相關資料。

三是要不斷豐富補充檔案的存貯的內容。要結合工程特點，有意識地豐富檔案的形式和內容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調的勘察工程檔案生動化、形象化。

（四）建立勘察工程檔案員崗位責任制

一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負責檔案的集中統一管理；二是及時做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負責編制工程檔案工作計劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。

總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質，熟練掌握業務知識，提高業務技巧，在歸檔時，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時，做到既“準確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。

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1、施工文件檔案在建筑施工單位所起的作用

施工文件檔案是反映建設工程質量狀況的重要依據，也是建筑工程在日后維修、擴建、改造的重要檔案資料。如果竣工以后工程出現質量缺陷需要進行維修，可以通過查閱工程的施工文件檔案，采取合適、有效的措施。

2、施工文件檔案在建筑施工單位的管理方法

（1）建立健全施工文件檔案管理。施工文件檔案管理為三個等級：工程項目經理向建筑企業主管生產的經理簽定責任制；檔案管理專業技術員向項目經理簽定責任制；資料員向檔案管理專業技術員簽定責任制，明確責任人的責、權、利。責權利明晰化，使責任人知道具體的責任內容、權力范圍和利益大小，真正認識工程檔案在工程建設中的重要性，才能確保了檔案的及時性與完整性。

（2）做好施工文件檔案記錄與收集。施工文件檔案是對建筑質量情況的真實反映，各種資料必及時收集、整理。在工程開工之前，就要指定資料員對施工文件檔案進行跟蹤收集，及時做好分項分部質量記錄，使施工文件檔案的整理和工程進度取得同步。

（3）完善質量記錄、做好施工文件檔案整理。工程項目的質量是靠施工文件檔案的記錄來證明的。在整個工程項目的施工過程中，為了證明工程部位的質量狀況，必須做到有完善的施工文件檔案記錄，做好資料整理和保管工作。

3、施工文件檔案在建筑施工單位的實際應用

（1）做好工程開工前的準備工作，熟悉設計施工圖、設計說明及投標文件，抓住重點、細心專研。填寫和準備工程開工前必備的各種施工文件檔案資料，分類存放便于竣工資料日后的整理。資料收集過程中按照工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔，用于施工過程中的各種表格進行編號，便于使用時拿取。

（2）工程開工后的將原材料送質監站檢測，同時做好送檢原材料文件檔案收集工作。將工程投標書、測量交樁復核記錄、圖紙會審記錄、技術交底記錄，與開工報告、施工組織設計、施工許可證一起歸檔。

（3）施工過程中收集材料質量證明文件，在施工過程中不斷購入各種材料，需要收集各種材料的合格證及有效的檢測報告。施工文件檔案一般一式四份，按照規范標準的相應工序驗收內容填寫表格，書寫要求規范，采用碳素墨水或中性筆。

（4）工程接近尾聲時進行的竣工資料整理工作，查看報驗資料中有無漏報、書寫有無錯誤等情況。將所有施工技術、質量保證、評定資料和竣工圖統一的檔案清單順序整理、匯總到一起。

（5）工程竣工后填寫工程竣工報告、工程交工驗收證書和質量保修書等驗收文件并復印裝訂成冊，加蓋竣工圖章、簽字。

4、加強建筑施工企業對施工文件檔案的審核

建筑施工企業在施工的各個階段，企業主管部門采取定期不定期檢查指導，對竣工資料核查，對存在問題限期整改。