緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇電子文件論文范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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喜愛飲食的人沒有丟棄（善心的培養），

一、電子文件定義及其特點綜述

電子文件指的是以計算機盤片、光盤和磁盤等為載體存放資料的材料。電子文件主要有以下幾類：電子文書、電子報表、電子信件以及電子圖紙等等。與傳統的紙質文件相比，電子文件有以下特點：

1電子文件不像紙質文件，處理和傳遞都極為不便，電子文件可直接由計算機等現代辦公設備快速地進行處理和傳遞；

2電子文件的利用是可共享的，也不受時間和距離的影響；

3電子文件不再是直觀的紙質文件，要閱讀電子文件必須要借助于現代辦公設備；

4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

3由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

3對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

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對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件的制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區別，無法區別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

（三）、電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（六）、目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內容確確實實是在當時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應該承認它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態，甚至因轉換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質文件原件的區別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內容的原始性為惟一標準。根據現代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術的進步、電子文件管理水平的提高以及有關法律的建立和完善。二、確保電子文件原始性的技術措施

電子文件是高科技的產物，它的各種性能是由技術決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采用有關技術措施，提高電子文件的可靠性。

（一）、加密技術

電子通信系統中可采用“雙密鑰碼”進行加密。在網絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。

（二）、簽署技術

目前在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認，計算機將這種“簽名圖像”接收下來，并確認簽名者與電子文件的關系。在計算機系統中還可把這種簽名設置為一種批準指令，經電子計算機審核簽名有效后方可進入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進行數字簽名。數字簽名是一種字母數字串，發方利用自己的不公開密鑰對發出的電子文件進行加密處理，生成一個“數字簽名”，與電子文件一起發出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發方的公開密鑰運用特定的計算方法解碼檢驗簽名。假如結果位串與傳輸的一致，那么便有充足的理由相信兩個事實：一是這份電子文件確實來自發方，其內容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發方也必須承認這份電子文件確實是自己發出，對它的生效應負全部責任。和紙質文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權力和責任，這種技術在電子文件管理中具有廣泛的應用前景。

（三）、消息認證

電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發方和收方共同選定一個64比特長的序列及密鑰，發方運用這個序列和密鑰對電子進行加密運算后得到這份電子文件的“認證字”，將電子文件和認證字一同發送出去。收方也同樣運用這個序列和密鑰計算該電子文件的認證字，如果計算結果和他所收到的認證字一致，即可認定這份電子文件的內容與發出時是一致的，進而證明這份電子文件的原始性、真實性。

（四）、身份驗證

為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如銀行系統用戶使用個人密碼驗證，有些文件管理系統使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的業務訪問；如果一種驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統之外。身份驗證技術可用于電子文件訪問權限的控制。

（五）、防火墻

這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，監測所有通過防火墻的數據流，凡

是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。據行家預測，在不遠的將來，加密軟件標記和數字簽名等認證技術可能會直接做進防火墻中。

（六）、防寫措施

目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

上述這些技術對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。

三、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關維護其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

（一）、加強對電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些道德品質不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，要使他們養成忠于職守的品質，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

（二）、電子文件的制作過程要職責分明

電子文件的制作人員，應對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子文件在制作階段不出現失真現象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設計項目，更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內的責任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

（三）、建立電子文件全過程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態下發生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別，要明確無誤地作出規定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現電子檔案長期保存所必須進行的載體轉換也要采取明確的措施，防止在轉換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發利用活動的管理。

（四）、建立電子文件管理的記錄系統

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為便于專家評估，課題組將風險因素的危險程度分為5個等級，對應著5個分值，最高危險等級為5，意指風險因素的“負面影響會帶來嚴重的損失且波及范圍較大”；其次為危險等級4，意指風險因素“負面影響比較顯著”；危險等級3的含義是指風險因素“負面影響有限且一目了然”；危險等級2的含義是指風險因素“負面影響極為有限”；最低的風險等級為1，意指風險因素“幾乎沒有任何負面影響，不需要特殊的保護措施”。每位被調查的專家需要分別給每個關鍵風險因素確定分值。

為便于比較分析，我們根據危險等級平均值（以下簡稱評估值）的高低，將被評估的風險因素分為四組，第一組為極嚴重風險因素，評估值在4.5以上：第二組為嚴重風險因素，評估值在4.0～4.5之間，第三組為較嚴重風險因素，評估值在3.5～4.0之間，第四組為中度風險，評估值在3.0～3.5之間。

中外專家的第一輪評估結果既存在相同之處，也存在著明顯的差異，表現在如下方面：

1.專家們的評估結果表示電子文件風險客觀存在。雖然本次調查問卷的結果不可避免地要受到專家個人背景、知識結構等方面的影響，但由于評估者皆為電子文件管理方面的資深專家，故結果具有代表性，能夠反映出人們對于電子文件風險的一般認識。中外專家給每個關鍵風險因素的評估值都在3以上，所有風險因素評估值的平均分為4，這說明課題組挑選的風險因素切實存在于電子文件管理之中，它們帶給電子文件管理的負面影響是顯而易見的，確系關鍵風險因素。

2.相對而言，國外專家的風險意識要高于國內專家。國外專家評定的危險等級超過4.5的極嚴重風險因素有4個，其中有2個風險因素的評估值為4.83，另外2個為4.6。國內專家評定的極嚴重風險因素只有2個，且評估值僅為4.5。這也許是發達國家電子政務建設的時間長，電子文件管理不當的慘痛教訓較多的緣故。

3.電子文件管理標準缺失（1.2）、系統功能缺陷（3.13）、未遷移（3.18）是雙方共同認定的危險程度很高的風險因素。國外專家評估結果表示，“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準”排名第一，評估值為4.83，系最嚴重的風險因素；“3.18在系統升級、變換時未遷移電子文件”排名第二，評估值為4.6，是極嚴重風險因素；“3.13電子文件管理系統沒有完整捕獲文件內容、結構或者背景信息的功能”排名第四，評估值為4.3，屬嚴重風險因素。

國內專家對這三個風險因素的評估值均為4.38，并列排名第二，屬于嚴重風險因素。

雙方專家給這三個因素的評估值都大于4.3，排名靠前。這三個因素都和電子文件管理方法的缺失有關。其中，管理標準為電子文件遠離風險指明了關鍵的管理步驟和管理方法；而設計合理的電子文件管理系統則是滿足電子文件管理需求的終極手段，①電子文件管理最終要依賴以軟件系統為中心的綜合性管理方法；②信息系統的頻繁變遷給具有系統依賴性的電子文件的閱讀輸出造成極大的障礙，這是電子文件管理者需要面對的首要難題，遷移是應對該難題的一種解決辦法。中外專家對這三個風險因素危險程度的共同認定，反映了對科學有效的電子文件管理方法的迫切需求，應當引起我們的高度重視。

4.國外專家對威脅電子文件可讀性的風險因素的評估值均高于國內專家。除了給3.18打了高分之外，國外專家對另外兩個威脅電子文件可讀性的因素的評估值也明顯高于國內專家。這兩個因素分別是“3.14沒有規定文件的格式”和“3.19未保存生成電子文件的軟硬件”。

表1關鍵電子文件風險因素及其評估值

編號關鍵風險因素國外專家國內專家國內專家

評估值第一次評估值第二次評估值

1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認同3.004.134.38

1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準4.834.384.75

2.1沒有明確的主管部門3.504.004.13

3.1機構領導很不重視4.004.254.50

3.2資金嚴重不到位3.504.133.88

3.3機構內各有關部門、人員文件管理的職責不明確3.834.254.38

3.4業務人員缺乏責任心4.603.383.75

3.5文檔人員素質不高，技術、管理能力差(如錯誤操作等)3.503.883.88

3.6機構沒有制定科學合理的文件操作程序4.174.134.00

3.9未采用嚴格的用戶身份認證技術3.673.883.63

3.10未定義各類用戶的存取權限或定義不當3.834.003.75

3.12未采用有效的病毒實時監視軟件3.304.003.88

3.13電子文件管理系統沒有完整捕獲文件內容、結構或者背景信息的功能4.334.384.38

3.14沒有規定文件的格式3.673.003.25

3.15沒有對文件生成、管理、利用過程進行監控、審計4.174.004.13

3.16沒有完善的備份措施4.004.504.63

3.17文件管理過程中的元數據記錄不全3.834.504.25

3.18在系統升級、變換時未遷移電子文件4.604.384.50

3.19未保存生成電子文件的軟硬件4.173.383.25

3.20沒有文檔保管場所安全保護措施4.834.134.38

3.21沒有針對本地易發天災的防范措施4.403.884.00

5.國內專家對威脅電子文件完整性的風險因素的評估值均高于國外專家。“3.16沒有完善的備份措施”和“3.17文件管理過程中的元數據記錄不全”是威脅電子文件完整性的風險因素。國內專家將最高評估值??4.5給了這兩個因素。而國外專家的評估值并不高，分別為4和3.83。這種差別反映了中外文件管理工作對文件質量的不同追求。相比而言，我國更重視電子文件的完整，而國外更重視可讀和可用。

6.國外專家對自然因素的評估值明顯高于國內專家。在21個風險因素中，有兩個風險因素是與自然因素直接相關，分別是“3.20沒有文檔保管場所安全保護措施”和“3.21沒有針對本地易發天災的防范措施”。國外專家對這兩個風險因素危險等級的評估值分別為4.83和4.4，排名分別為第一和第三；而國內專家的評估值只有4.13和3.88，危險等級排名為第五和第七。

出現這種明顯差異，其原因可能在于9?11事件對于西方發達國家的沖擊。2001年9月11日，紐約世界貿易中心大樓倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因為其所有業務數據被毀，無法繼續業務活動，只得申請破產。世界著名的摩根?斯坦利銀行的總部及其數據也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數據備份系統，在數英里外的新澤西州的蒂內克保留著備份數據，在重新安裝好硬件系統后，第三天就恢復了營業。③

國內專家給自然因素打低分的理由是，雖然火災、洪水、地震等自然環境風險一旦發生，造成的損失往往是毀滅性的，但是發生的概率比較低，而且風險應對方法比較簡單，比較容易防范。根據以往歷史記錄，這種自然災害造成的風險損失不是很突出。

7.國內專家對法律、體制和資金因素的評估值遠遠高于國外專家。在所有風險因素中，中外專家對“1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認同”的評估值差別最大。國外專家的評估值僅為3，排名最后；而國內專家的評估值高達4.13。對電子文件實行科學管理的前提就是承認電子文件作為正式文件的法律地位，即電子文件是電子的真實記錄，是政府行使職能合法、有效的憑證，是政府記憶得以延續的手段。課題組在調研過程中發現，盡管《電子簽名法》頒布，但是現實世界中電子文件的憑證效力仍然備受懷疑，絕大多數單位采用了雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決方案，忽視電子文件的全程管理與長久保存。而沒有單軌制的政府電子文件管理，就不可能有全面的電子政務戰略。與此形成鮮明對比的是沒有一個發達國家將雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決之道，所有的研究與探索都以電子證據的長久保存與資源共享為目標。國內外評估值的差異恰好反映了我國在電子政務建設尚不夠深入。

與體制相關的因素有三個，分別是“2.1沒有明確的主管部門”、“3.1機構領導很不重視”和“3.3機構內各有關部門、人員文件管理的職責不明確”。國外專家的評估值為3.5、4、3.83，危險程度不高；國內專家的評估值則為4、4.24和4.25，都屬于嚴重風險因素。由此可見發達國家文檔管理的宏觀體制以及機構內部管理體制相對完善。不過，從評估值來看，國外專家也較為認同領導重視的重要性。

無論是開發電子文件管理系統、配置計算機硬件和網絡設施、購買存儲載體，還是系統的維護和更新換代都需要一定的資金投入。由于經濟發展水平的不同，國內外專家對資金因素（3.2）危險等級的判斷也截然不同，國內專家的評估值為4.13，國外專家的評估值僅為3.5。

可見法律、體制、資金都是帶有“中國特色”的風險因素。

8.國外專家對業務人員責任心缺失這一風險因素的評估值高于國內專家。中外專家在“3.4業務人員缺乏責任心”評估值差異也極為明顯，分別為3.38和4.6，分別被判斷為“中度風險因素”和“極嚴重風險因素”，僅次于法律風險的評估差異。也許在法制傳統比較悠久、制度規范相對健全的環境中，人員主觀能動性的重要性便會凸現。

二、第二輪專家評估結果的分析

第一輪調查之后，課題組仔細研究了專家們的評估結果和研究建議，調整了調查問卷的結構，將風險因素按照發生的層面不同劃分為宏觀、中觀和微觀三個層次，新增了5個分布在宏觀和中觀層面的外部環境因素；在個別問題的描述上也略有改動。

為使本文主題集中，我們仍然以原始的21風險因素作為比較對象。在本輪評估中，大多風險因素的評估值有變化，不過變化幅度并不是太大，未出現顛覆性的意見，上一輪評估結果中顯示的中外差異仍然存在。由此可見，由于管理體制、信息化水平、觀念等方面的差別，我國的電子文件風險確實與發達國家存在較為明顯的區別。縱向比較，國內專家第二輪評估結果顯示：

1.就總體而言，風險因素的評估值增高。無論是最高值、最低值，還是平均值，第二輪專家評估值都高于第一輪。這說明專家們對電子文件風險的認同度增加了。在某種程度上，這樣的變化肯定了電子文件風險研究的意義和必要性。

2.電子文件管理標準缺失（1.2）的評估值升至第一。“1.2主管部門沒有出臺電子文件真實、完整、可讀的管理辦法、管理標準”由第一輪中的第二攀升到了榜首，評估值增加了0.37，是評估值增幅最大的兩個風險因素之一（另一個是3.4），這再次說明該問題的重要性。隨著美國、歐盟、澳大利亞、加拿大等國家和地區電子文件管理標準的紛紛出臺和推廣應用，相比而言，我國在標準制定與貫徹方面的缺陷愈發令人心焦。

3.法律、體制等軟性風險因素的評估值繼續走高。法律風險因素1.1，體制風險因素2.1、3.1、3.3在本輪調查中的評估值高于第一輪。其中“3.1機構領導很不重視”更是以4.5的得分由“嚴重風險因素”晉升為“極嚴重風險因素”。

4.資金、技術等硬性風險因素的評估值普遍降低。在整體評估值增長的前提下，資金、技術等硬性風險因素的評估值卻呈現下降的趨勢。除了“3.16沒有完善的備份措施”、“3.18在系統升級、變換時未遷移電子文件”這兩個技術因素之外，資金因素3.2及技術因素“3.9未采用嚴格的用戶身份認證技術”、“3.10未定義各類用戶的存取權限或定義不當”、“3.12未采用有效的病毒實時監視軟件”、“3.17文件管理過程中的元數據記錄不全”的評估值均低于第一輪的評估結果，3.3、3.10、3.12更是由“嚴重風險因素”降級為“較嚴重風險因素”。

5.自然風險和保管場所風險的評估值有所增長。自然風險和保管場所風險直接針對的是文件的物質實體，帶來的危害可能是毀滅性的。因此，第二輪調查結果顯示風險因素3.20和3.21的評估值都有所增長。

6.“人本”意識有所增強。“3.4業務人員責任心不強”是在法律風險因素2.3之外評估值增幅最大的另一風險因素，由“中度風險因素”躋身于“較嚴重風險因素”，人員主觀能動性的重要程度在本輪調查中有所提升。

三、對評估結果的綜合分析

中外專家評估結果的異同反映了信息化程度不同的國家在電子文件風險認識上的異同，為我國電子文件管理工作發展方向的確定提供了依據。通過本次專家的評估，我們至少可以得出以下幾點結論：

1.電子文件風險管理是電子文件管理的必要組成。專家評估的結果表明，電子文件風險是客觀存在的。被評估的風險因素中，超過一半的風險因素的危險級別都高于4，負面影響比較顯著。當今社會，危機管理、風險管理已經成為政府管理的常態性工作。將風險管理方法引入電子文件管理領域，是電子文件管理的客觀要求，也是電子政務建設的必要內容。

2.電子文件風險來自多個方面，必須構筑起全方位的應對體系。為中外專家所承認的關鍵風險因素多種多樣。無論是極嚴重、嚴重、較嚴重還是中度風險因素，都有來自多個層次、多個領域的風險因素。為了有效防范和控制風險，提高管理質量，必須構筑起全方位的應對體系，關系到政府機關、主管部門、研究團體、軟件提供商等多種機構，文件生成、處理、管理、利用的各類的管理人員和操作人員，保管場所、信息基礎設施、文件管理業務、系統設計、規范體系、人員素質和觀念等多個方面。

3.克服法律、體制、標準方面的障礙，是我國應對電子文件風險之路上的當務之急。電子管理標準是中外專家公認的極嚴重風險因素。但同時，中外專家對于體制、法律風險因素的評估卻截然不同，中方的評估值遠遠高于外方，而且在得知國外專家評價結果的情況下，在第二輪評估非但沒有降低評估值，反而加大了分值。這個結果真實地反映了處于不同發展階段的電子文件管理工作的社會條件。

隨著電子政務建設的推進，發達國家紛紛建立電子文件管理標準，并憑借著其堅實的法治傳統，通過軟件的標準認證、標準咨詢服務等手段推動電子文件管理工作。而同樣的路徑在我國未見得能夠起到同樣的效果。這是因為我國法治化、規范化管理基礎較為單薄，而法律、體制的障礙不除，即便標準得以制定，由于欠缺制度上的保障，標準的貫徹實施過程必定充滿艱辛。因此，法律、體制、標準的完善必須齊頭并進。在某種意義上，法律的健全、體制的完善更為重要。

注釋：

篇（4）

1前言

與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯網系統的部署工作，使企業內部檔案借助信息系統更好地服務于生產、經營、電網建設等工作，全面提升了檔案現代化、專業化、規范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機關到地區級供電局、分公司，再到縣級供電企業共計39家單位。系統部屬前，公司機關與少數地區級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網公司建設統一的檔案管理信息平臺的發展戰略背景下，公司考慮到系統局域網的可支持性，經濟性技術論證于2007年及時向國家電網公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。

3系統的建設日標、部署模式

3．1建設目標

建立寧夏電力公司檔案信息管理統一平臺，實現全公司上、下級單位檔案系統互聯互通；實現全公司3級單位統一業務規范；實現電子檔案網上移交和網上互查；實現上級檔案業務在線監管和查看；將電網建設參建單位納入管理體系，更好地實現工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發揮網絡優勢，實現檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現代化建設和檔案資源數字化建設。

3．2部署模式

公司采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數據中心，為各所屬單位提供數據集中存儲和應用服務。數據庫采用ORACLE10G數據庫系統，應用服務器采用wEBLOGIC9．2。系統硬件部署如圖1所示。

4系統具備主要功能

4．1檔案管理

系統根據國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎集成了寧夏電力公司業務標準，允許公司所屬各單位在此業務模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統一、兼顧個性的要求。該系統對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規則、管理方式，以達到系統適應業務變化的要求。

4．2檔案檢索

可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數據檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。

4．3個人待辦

可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。

4．4權限管理

主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。

4．5標準業務定制

結合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統一定制了檔案類型、供電企業標準分類表、各檔案類型的整理規則以及統一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。

4．6業務設置

此模塊主要是在寧夏電力公司設置的標準業務基礎上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設置。以適應各全宗的個性化要求。

5系統在公司的應用

作為寧夏電力公司3級統一檔案管理信息平臺，該系統制定了適合全省業務應用的統一檔案管理標準；實現了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網絡信息采集、信息整合、數據處理、及電子文件到電子檔案的全程數字化管理；各種檔案類型的數字化管理；檔案全文信息網絡檢索與共享；數字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網上數據報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。

寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統部署、配置、數據遷移、培訓、運行等工作。目前系統內共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產調度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現代化需求。通過檔案系統平臺進行檔案網上利用的人次數愈來愈多。文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數字化后通過該系統生成了縮略圖供本部用戶進行網上借閱和利用。

6系統投入運行取得的效益

從企業管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統的建立，實現了業務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業務自動化，同時為統一管理全公司電力檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現檔案信息化管理的成本，提高了企業信息管理的水平。

從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現異地查檔，其累積節約的費用及時間將更為可觀。

7通過系統實施進行的理論研究與實踐

7．1室藏檔案數字化、網絡信息一體化管理

通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網絡技術對企業信息和檔案工作進行統籌規劃，通過設置網絡專業信息檔案屬性，以及網絡信息采集工作流程和數據處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。

7．2對檔案資源的定義與接口實現

在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數據的定制，能夠統一規范與其他業務系統的接口，并且能夠對檔案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。

7．3檔案信息利用模式

能夠完成檔案信息網絡共享、電子文件的全文檢索、內控檔案網絡調閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調用。

7．4檔案信息的安全管理

面對網絡信息安全管理的難度越來越大，系統除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎上對權限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。

7．5永久、真實保存數字檔案的研究與實踐

電子檔案信息的保管和維護與傳統的方式截然不同，它的數字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質)轉為保護其內容信息，保證內容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術、遷移技術，以加強對數據的研究與實踐。

7．6解決了寧夏電網建設項目工程檔案電子化管理的難題

系統針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數據進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現網上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現代化建設滿足工程驗收達標創優需要。

8幾點建議

寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業內部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發展看，還需加強幾個方面的工作。

8．1加強檔案信息化建設工作的宣傳力度

從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。

8．2加強歸檔接口完善工作

加強檔案系統與186業務應用系統的歸檔接口完善工作，按照國網公司要求，保證業務應用系統產生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。

8.3加強相關管理制度建設

從信息系統角度和電子文件的安全管理方面，根據國家、行業有關標準，結合電力公司實際，制定相關管理制度和標準，促進檔案信息系統規范化建設。

8．4加強有關人員的培訓力度

從信息系統的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統使用和專業水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統借閱檔案。

8．5加強檔案數據的安全管理

還需完善數據安全存儲管理措施，增加數據存儲備份，加強設備運行和維護，保證系統的數據安全。

8．6加強館藏歷史檔案的數字化進程

篇（5）

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經過努力，現已將部分電子文件歸檔。

與紙質文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

篇（6）

現有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。所以，電子文件歸檔工作要走社會化管理這條路，由專業的檔案部門去管理。

電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區形成的電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區性、部門性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

電子文件檔案化管理模式應采取先進的技術和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件檔案。專業檔案部門通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段對各個單位產生的電子文件信息進行集中統一的管理，并保管、存儲符合電子文件形成部門要求的電子檔案，電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別

首先，電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

篇（7）

對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現在以下幾個方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件的制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區別，無法區別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

（三）、電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

（四）、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

（五）、電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性。

（六）、目前電子文件的簽署技術還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋章或親自簽名，因此，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

電子文件的這些特點使我們無法采用與紙質文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，需要為它建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內容確確實實是在當時由原作者撰寫或制作出來的，此后又從未修改過，我們就應該承認它是原始的，盡管它沒有固定的載體，沒有實在的物理形態，甚至因轉換而失去了原來的格式。這種“原始性”概念與紙質文件原件的區別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，僅以文件中所含信息的真實、準確，即內容的原始性為惟一標準。根據現代信息技術的特點和社會各方面對電子文件的需要，我們認為建立這樣一個“原始性”的新概念是適當和必要的，它將是電子文件轉化為電子檔案，全面行使“歷史記錄”和“社會記憶”功能的根本，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。但是，對這種看不見摸不著的原始性加以判斷和維護卻是一件十分困難的、涉及多方因素的事情，這個問題的解決有賴于信息技術的進步、電子文件管理水平的提高以及有關法律的建立和完善。轉二、確保電子文件原始性的技術措施

電子文件是高科技的產物，它的各種性能是由技術決定的。隨著電子文件的廣泛使用，信息安全技術就顯得特別重要，電子文件的制作者、管理者和檔案工作者都應積極采用有關技術措施，提高電子文件的可靠性。

（一）、加密技術

電子通信系統中可采用“雙密鑰碼”進行加密。在網絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰：一個是可以公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方用只有自已知道的解密密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發送電子文件，而只有收方才能識別這些加密的電子文件內容。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從截獲的密文中解出原文內容來，無法對它進行篡改，從而保護電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。

（二）、簽署技術

目前在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，如同在紙質文件上的親筆簽名一樣，直觀、易于辨認，計算機將這種“簽名圖像”接收下來，并確認簽名者與電子文件的關系。在計算機系統中還可把這種簽名設置為一種批準指令，經電子計算機審核簽名有效后方可進入下一階段的操作。另一種是利用“雙密鑰碼”在電子文件上進行數字簽名。數字簽名是一種字母數字串，發方利用自己的不公開密鑰對發出的電子文件進行加密處理，生成一個“數字簽名”，與電子文件一起發出，同時還帶走一個可使其生效的公開密鑰。收方用發方的公開密鑰運用特定的計算方法解碼檢驗簽名。假如結果位串與傳輸的一致，那么便有充足的理由相信兩個事實：一是這份電子文件確實來自發方，其內容沒有被人作過修改，從而證明其原始性；二是發方也必須承認這份電子文件確實是自己發出，對它的生效應負全部責任。和紙質文件一樣，電子文件的簽署可以表示作者對該電子文件的權力和責任，這種技術在電子文件管理中具有廣泛的應用前景。

（三）、消息認證

電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度，如64比特為一段，發方和收方共同選定一個64比特長的序列及密鑰，發方運用這個序列和密鑰對電子進行加密運算后得到這份電子文件的“認證字”，將電子文件和認證字一同發送出去。收方也同樣運用這個序列和密鑰計算該電子文件的認證字，如果計算結果和他所收到的認證字一致，即可認定這份電子文件的內容與發出時是一致的，進而證明這份電子文件的原始性、真實性。

（四）、身份驗證

為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問，有些系統需要對用戶進行身份驗證，如銀行系統用戶使用個人密碼驗證，有些文件管理系統使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的業務訪問；如果一種驗證不合格，該用戶就會被拒絕于系統之外。身份驗證技術可用于電子文件訪問權限的控制。

（五）、防火墻

這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，監測所有通過防火墻的數據流，凡

是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。據行家預測，在不遠的將來，加密軟件標記和數字簽名等認證技術可能會直接做進防火墻中。

（六）、防寫措施

目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

上述這些技術對于維護電子文件的真實、可靠都具有很好的效果，隨著這些技術的完善和普及，電子文件的原始性、真實性可得到更為可靠的認定和更加有效的保護，從而確保電子文件的憑證作用。

三、確保電子文件原始性的管理措施

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環節，信息都有被更改、丟失的可能，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。建立并執行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，是維護電子檔案原始性、真實性的最重要措施。電子文件全過程管理中有關維護其信息安全方面的措施，主要包括以下幾方面：

（一）、加強對電子文件制作和管理人員的管理

電子文件是由人制作的，其存儲、檢索、傳輸等處理都是按人的意愿進行的，因此，對參加電子文件制作和管理的人進行審查是至關重要的。要禁止那些道德品質不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和管理工作。要建立一套審查制度，嚴格把關，這是從源頭上保證電子文件原始性、真實性的最關鍵措施。人是活的因素，易受外界影響，任何一個好成份，在沒有管理要求的情況下，也會逐漸懈怠甚至可能變壞。加強對電子文件制作和管理人員的管理，僅依靠審查制度是不夠的，還必須提出嚴格要求，明確具體管理措施，這是在電子文件制作和處理過程中保證其原始性、真實性的重要措施。另外還要進行教育，不斷地提高電子文件的制作者和管理人員的責任心，要使他們養成忠于職守的品質，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。

（二）、電子文件的制作過程要職責分明

電子文件的制作人員，應對其制作的電子文件的真實性和能被保管、保存負有責任。為保證電子文件在制作階段不出現失真現象，避免制作人員的相互推諉、扯皮，首先要明確職責范圍。特別是合作制作的電子文件或大型輔助設計項目，更要注意劃清制作人員的職責范圍，使每一個參與人員負其分工范圍內的責任。一般來說，不相干人員不能進入他人的責任范圍，工作需要時可允許用只讀式的載體調讀，以防由于誤操作或有意增刪改等原因造成電子文件的失真。

（三）、建立電子文件全過程管理的制度

電子文件從形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，就顯得非常重要。如電子文件形成后就應及時進行收集、積累，以防在分散狀態下發生信息丟失。因此，一開始就明確由誰進行收集、積累，如何進行收集、積累，建立收集、積累制度和嚴格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等和紙質文件相比，都有很大區別，要明確無誤地作出規定。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，凡不符合要求的，都要有明確的處理措施，不能有絲毫含糊，否則將會對電子文件的原始性、真實性和完整性造成極大危害。

電子文件歸檔應對存儲載體有嚴格要求，并且明確保護措施，不致因載體原因而對電子文件的原始性、真實性和完整性造成危害。為實現電子檔案長期保存所必須進行的載體轉換也要采取明確的措施，防止在轉換過程中造成信息的損失。電子檔案的利用有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此必須加強對電子檔案的開發利用活動的管理。

（四）、建立電子文件管理的記錄系統

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二、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

3對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

四、檔案界所應采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

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二、電子文件對檔案業務管理工作的影響

1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學理論的影響

1對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

3對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

四、檔案界所應采取的對策

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與紙質文件相比,電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作,主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念,誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔,或怕增加工作量而不愿承擔此項工作;或由于立卷人不熟悉相關操作技術,容易產生畏難情緒。鑒于此,筆者認為,推動電子文件歸檔工作的著眼點要高,立足點要實,在規劃電子文件歸檔工作時,應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發,順應其規律,摸清信息產生的源頭,促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全,而電子文件的載體穩定性差,易損壞,因此歸檔方式的選擇至關重要。

1.借助計算機信息管理網,開通電子文件歸檔專遞網線

隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展,越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件由各業務管理部門生成、處理,反映了職能活動的概貌,上網前,又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換,在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性,是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔,應由電子文件形成部門編目整理,也利用網絡技術向檔案部門傳輸,可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線,建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統,將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。

2.選擇電子文件信息的匯集點,由計算機與信息管理部門負責歸檔

為適應辦公自動化工作發展的需要,人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平,計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”,打破了立卷單位之間的界限,更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作,是開發集中統一型信息系統的牽頭部門,成為電子文檔信息的匯集點,又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔,是最佳歸檔途徑之一。

二、整合相關部門職能,建立電子文件歸檔制度

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公證電子文件是以數字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。公證電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是公證電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種數碼的組合來記錄信息，存儲于計算機存儲器中，并可通過通信網絡進行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說，公證電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。

（二）關于電子公證。

在世界各國對于電子文書大多數國家較推崇加密認證技術，經過加密等安全措施的數據電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國現階段運用較多的是對電子證據進行公證。從電子公證文件形成的過程和特點看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統一管理。根據《公證程序規則》及我處自定的辦證程序規范，將具體辦證過程劃分為會員登記、公證的申請、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達、統計歸檔，這些程序都是利用計算機網絡系統輔助完成的，全部流程編入系統。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發生。通過計算機系統不僅可以準確地統計各類業務數據，而且也為領導進行業務管理、掌握行業發展動態、制定業務決策提供了依據。

二、公證電子文件的特點

辦公自動化信息技術領域的公證電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列。按公證電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性公證電子文件，如CAM（計算機輔助制造）、CAD（計算機輔助設計）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時也改變了我們長久以來的傳統辦公方式。與紙質文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點：

（一）具有紙質文件和其它文件無可比擬的快捷性。

它改變了傳統收發文件流程。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。

（二）公證電子文件具有共享性。

改變了文件處理和運轉方式，公證電子文件中的信息不是靜態、固定不變的，可以隨時進行存儲或刪除，其內容可以從一種載體上分離出來轉移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現信息共享。還可以利用網絡技術，廣泛采集有關站點的數據信息，豐富自己檔案、資料內容，向使用者提供更加優質的服務。也可以在網絡上開放自己有關的文件、數據查詢系統，或提供遠程服務，在盡可能大的范圍內展示自我，擴大影響。

（三）公證電子文件對設備具有依賴性。

公證電子文件改變了傳統的辦文格局，文件的修改、復制、粘貼、移動變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發傳遞都在計算機上進行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機系統才能實現，這就形成了對系統的依賴性。

（四）公證電子文件與傳統文件相比具有易更改性。

公證電子文件一般是通過網絡來進行轉移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時，也帶來了一定的不安全隱患，同時也難以保證文件的原始性、真實性、憑據性。其易更改性主要表現在兩個方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質檔案和電子檔案并存的方式，構成一套既能滿足傳統模式要求又能體現現代信息化趨勢的解決方案——雙重管理模式并存機制。

三、公證電子文件特點及快捷查存方面存在的問題

使用計算機過程中公證電子文件的流轉、歸檔給傳統公證業務也帶來了新的課題。現有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的公證電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的公證電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。公證電子文件沒能和紙質文件的歸檔建立必要的聯系，在公證卷宗歸檔的內容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發稿。）在歸檔文件的真實性，一致性，有效性控制以及對歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學規劃。例如數據之間傳輸容易造成數據不完整，如從公證員及助理傳輸數據給翻譯室，復印室，發證室，檔案室等，數據不完整，常常出現漏字漏打的現象，有時也會接收指令不對。計算機對通過網絡傳輸的文件資料的保密性還做不到十分可靠，因為一旦文件、資料上網，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權限，但文件的保密性仍是個問題。目前公證電子文件安全保護措施只是利用防火墻，密鑰技術等來保證文件的真實性和安全性。如對掌握了相當技術的人來說，進行改動偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務器上，也會給公證電子文件的安全和真實帶來隱患。目前，這些問題的消極影響尚不明顯，但若不及時加以解決，將會成為提高公證電子文件管理水平的嚴重障礙。

四、加強公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑

公證電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的公證電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強公證電子文件歸檔工作，對公證電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

（一）公證電子文件實行檔案化管理。

那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合公證電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區形成的公證電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

（二）公證電子文件文案化采取先進管理技術和理念。

以虛擬、開放、靈活的手段來管理公證電子文件檔案。專業檔案部門通過計算機、網絡、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段，對產生的公證電子文件信息進行統一的管理，并集中保管、存儲符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產生的公證電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對公證電子文件檔案信息采取維護公證電子文件產生原始性的原則進行管理，為信息存儲單位提供信息查詢功能。

（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統有別。

一是公證電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，公證電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實性和準確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響公證電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的公證電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為公證電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經公證電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

（四）明確公證電子文件的歸檔標準、條件，嚴把質量關。