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篇（1）

生物標本檔案是高校科研和教學工作的重要資源，通常由實物標本和文字記載組成，是一種特殊載體的實物檔案。標本檔案不但擁有其它各類檔案所具有的原始、知識、信息及文化等共同屬性，具備信息存儲、文化傳承和社會記憶等基本功能，同時又是人類認識自然、認知生命、探尋真理的歷史記錄，是其他各種文字記錄所不能取代的，是人類科學、文明發展的載體與實證。[1] （P.18-19）目前，農、林、醫、師、地質、綜合性大學等高校都擁有數量不等的生物標本，且部分建有生物標本館（室），如何規范管理并充分挖掘這類實體檔案資源深層的科學價值和文化價值，有效發揮其在科研、教學、文化繼承與傳播以及國民經濟建設中的作用，應是高校科研人員及科技檔案管理者共同思考的問題。

一、高校生物標本檔案的價值體現

（一）科研價值

生物標本是人們對自然界生命物質以及其生活環境客觀認識的產物，標本檔案作為存貯和傳遞生物信息最基本的原載體，其蘊藏著大量的物種信息，是從事生物分類區系、形態解剖與系統進化等方面研究的重要科學依據，是生命科學及其相關學科科學研究的基礎資料。同時，標本檔案的收藏情況也客觀的反映了一個區域一個部門科研工作的歷史沿革、科學進展和科學水平，以及當地生物物種資源的分布情況。[2] （P.151-153）

（二）教學價值

生物標本檔案所具有的直觀性決定了其在生物教學中的獨特地位，其形象、生動、逼真，是生物教學中不可或缺的直觀教材。它不但能激發學生的專業興趣，加深和鞏固課堂內所學到的知識內容，培養學生探索生物奧秘的科學精神，同時還可通過學習制作生物標本培養學生的科學實踐能力和創新能力。

（三）教育價值

生物標本檔案是文化教育的實物載體，是科學普及教育的重要教材。高校通過將館（室）藏的生物標本集中向公眾展示，以擴大普通民眾特別是青少年對自然界中神奇奧妙的生物資源的廣泛認知，為公眾提供基礎生物學、環境保護、野生動植物保護及人與自然協調發展等方面知識的普及教育。

（四）經濟價值

生物標本檔案是生物標本生產企業了解產品需求的重要窗口，是生物美術工藝品生產企業了解生物真實形態，提高藝術品科學觀賞價值的重要依據。對企業的生產具有一定的調節作用，也是提高企業經濟效益的有效途徑。

二、高校生物標本檔案管理中存在的問題

近年來，由于種種原因，我國各高校在生物標本檔案的管理和利用上出現了諸多問題，嚴重阻礙了高校生物標本事業的建設和發展，致使這些珍貴的實體檔案資源不能充分發揮其應有的價值。

（一）重復建設，浪費寶貴的生物資源和社會資源

目前，許多高校仍普遍存在生物標本分散管理的現象，即由各學科教研室自行管理并使用。此舉存在如下弊端：第一，浪費大量資金。在高校，生物及其相關專業領域的教學與科研工作都離不開生物標本，而高校自身財力有限，不可能把有限的經費用于大量購買、制作、維護生物標本方面。第二，浪費寶貴的生物資源。制作生物標本的前提是捕殺、采集動、植物活體，其受國家有關環保和動、植物資源保護法規的制約。尤其是瀕危品種和國家一、二級保護品種，更不能大量采集和捕殺。對于國家級保護區，更不允許采集任何生物標本。

（二）規模小，不能發揮生物標本應有的作用

目前，大多數高校擁有的生物標本規模還不足以滿足教學的需要。一方面，體現在管理規模上：僅就廣西全區而言，絕大多數高校還沒有專門的生物標本館，有的甚至沒有標本陳列室，把標本柜放置在教學樓的樓道里，生物標本也沒有單獨管理，而是隸屬于相應教研室。另一方面，體現在藏品規模上：一是品種少，有的館（室）藏標本僅幾百種；二是標本所覆蓋的地域小，有的標本館（室）生物標本僅覆蓋本省或本地區。至于世界范圍的生物標本，僅個別高校有少量品種。因此，基于上述原因，許多學校生物標本館（室）藏品尚不能滿足教學需要，更談不上服務社區的功能。

（三）普遍沒有建立數字化生物標本信息庫，不能與國際接軌

目前，大多數高校對生物標本檔案的管理仍主要停留在標本實物和文字記錄的管理，即使是應用了計算機技術管理生物標本信息，也只是用于簡單的著錄、標引等操作，并沒有形成系統的數字化生物標本信息庫，生物標本信息的數字化轉換與存儲處理、標本信息的網絡化服務體系尚未建立起來。

（四）管理機制及運行機制跟不上時代需求

1.管理模式封閉

目前，大多數高校生物標本的使用仍僅局限于高校生物相關專業的學生利用，其他專業的學生對其知之甚少；中小學校的第二課堂本來就缺少活動基地，其封閉性導致高校生物標本不能成為中小學的教學資源；對生物標本生產企業來說，失去了了解社會需求的寶貴機會，對生物美術工藝生產企業而言，不能了解其產品的原始形態，生產的產品可能因與真實生物差距過大而失去市場；社區居民失去了解生物多樣性的機會，淡化了環保意識。總之，這種管理上的封閉使高校生物標本不能充分發揮其應有的社會功能。

2.管理手段滯后

其一，管理方式單一。目前大多數高校仍普遍以生物實物標本展示為主，使用方式陳舊，利用率低。其二，管理制度不完善。目前，各高校對生物標本檔案的管理普遍缺乏系統的實體檔案管理業務規范，尚未建立完善的標本檔案管理體系。其三，管理人員水平參差不齊，缺乏規范化管理意識和能力。

3.運營經費缺乏

目前，各高校的生物標本館（室）普遍存在低投入、低使用的問題，有的多年沒有購進標本，標本的維護經費更少，造成標本狀態差，使用功能下降，教師、學生對標本的使用熱情不高，陷入低投入低使用的惡性循環。長此下去，必將影響標本館（室）的自身發展，使其面臨生存危機。

三、高校生物標本檔案規范管理與有效利用的途徑

為完善高校生物標本檔案的教學科研功能，充分發揮這類實體檔案的社會效益，必須實施高校生物標本檔案管理工程，其對策如下：

（一）資源整合，發揮規模效益

各類高校應根據本單位生物標本檔案的資源情況，對分散管理的的標本館（室）進行合并管理，做到資源共享，發揮規模效益，最大限度滿足于教學、科研需要。以師范類院校生物及相關專業為例，通過整合標本資源，集中建立以二級學院為單位的生物標本檔案館（室），統籌安排，科學布局，有效實施教學資源的統管共用。同時，根據各地資源不同，各高校生物標本主管機構應加強信息溝通，建立規范、高效、有序的協作機制和標本交換制度，做到取長補短，降低成本，信息共享，共同發展，從而避免造成投入資金的浪費，且更有利于保護地球上有限的生物資源。

（二）推進生物標本檔案的信息化建設

生物標本檔案蘊藏著豐富的生物資源信息和珍貴的物種信息，近年來，隨著人們對生物信息資源獲取數量和速度需求的提高，高校傳統的生物標本利用方式已不能滿足教學、科研和合作交流的需要，信息化已成為高校生物標本檔案未來發展的必然趨勢。生物標本的數字化處理，即運用先進的數字信息技術實現生物標本信息的數字化轉換和存儲，包括建立文本錄入系統、圖像輸入系統、圖文連接系統和生物學名查詢系統等。在此基礎上建立數字化標本檔案信息庫，為逐步建立覆蓋全國、聯系全球的生物標本檔案信息服務網絡奠定基礎。數字化生物標本檔案建設是形勢發展的需要，其優點是環保、節約資源、信息量大、交流方便等等；數字化生物標本檔案的建設是上層次、上水平的體現，是時代要求，是高校生物標本事業發展的必由之路。

（三）實施開放戰略，拓展高校生物標本的價值空間

生物標本作為一種特殊載體的實物檔案，其價值的體現離不開教學、科研工作，然而如果僅僅將生物標本的使用范圍停留在本學科或本專業的受眾群體，生物標本檔案在科學、科普文化教育中的價值就不能充分得以體現。為此，高校標本館（室）可在不影響教學、科研工作的前提下有計劃地向社會開放，使其成為不追求盈利的，為社會和社會發展服務的，向公眾開放的永久性機構。可采取以下形式：

1.建立青少年科普教育基地

高校生物標本館（室）應充分開發利用自己寶貴的科普教育資源，構建起具有地方特色的青少年科普教育平臺。通過向非生物專業學生的開放展示，既豐富了在校大學生的校園文化生活，拓寬他們的知識視野，又擴大了本專業在校園內的影響；通過向地方中小學生的開放宣傳，豐富了中小學生的第二課堂活動，在增長專業知識的同時，也陶冶了他們熱愛祖國，熱愛大自然的情操；通過對社會團體（如，野生動物保護協會、環境保護協會等）及公眾開放展示，強化了生物標本的知識傳播作用，更有利于增強公民環保和資源保護的意識。

2.組織科普教育宣傳周活動

自2002年我國頒布了《科普法》，各級學生團體及社會團體對開展科普教育活動的積極性日益高漲，高校生物標本館（室）應以此為契機，組織開展各類以生物為主題的科普教育宣傳周活動，如舉辦“青少年愛鳥周”、“環保攝影展”、開設動植物標本制作技術培訓課程等活動，向青少年及社會公眾提供教育、科研、設施、講解等服務，以達到傳播科學知識的目的。同時，通過活動的組織和開展也為本專業學生提供了學以致用的實踐機會，進一步激發他們探究生物知識奧秘的興趣。

（四）提高生物標本檔案的管理水平

首先，針對收藏生物標本規模大、數量多、品種較全的高校，急需建立起一支有學術專家參與指導、技術人員參與制作、科學管理、經營規范的生物標本檔案管理團隊，這是提高生物標本檔案管理水平的重要前提。其次，結合生物標本管理技術及實物檔案管理條例，建立和完善生物標本檔案管理的業務規范、規章制度等，使生物標本檔案的管理有章可循，有法可依。其三，要加強對外聯系及宣傳力度，擴大影響，在提高社會效益的同時，贏得社會各界的關注。一方面，可通過自制、購買、交換及贈予等多種方式擴大收集標本的來源，另一方面，通過申報青少年科普教育基地、社區科普宣傳基地等舉措，多方籌集資金，改善生物標本館（室）的條件。

總之，高校作為教學和科研的主陣地，蘊含著豐富的優質教育資源，同時也承載著社會科普教育的使命，為此，高校應通過整合標本資源、推進標本數字化建設等途徑，充分利用現有的館（室）藏生物標本檔案資源，有效發揮其社會效益，在為社會服務的同時，擴大學校的影響并提升學校的知名度，從而真正實現生物標本檔案的教學科研價值與文化傳播價值。

篇（2）

中圖分類號：U412.36+6文獻標識碼： A 文章編號：

前言

高速公路建設項目檔案的形成、收集、整理、歸檔工作應與工程建設融為一體, 與工程建設同步。高速公路建設項目檔案是隨著工程項目的建設環環相扣, 段段相連, 步步延伸, 自始至終逐步形成的。

一、公路工程內業檔案資料的概念

公路工程實施過程中公路工程內業檔案的整理、保存與使用成為公路建設項目內部管理現代性的一個主要體現, 為以后管養單位和工程驗收、審計提供數據資料。這也成為公路建設者、從事檔案管理的人員包括檔案管理等部門關注的重要課題。

1 公路工程內業檔案資料的定義

顧名思義, 所謂公路工程內業檔案資料指的是建筑和養護公路過程中所牽涉到的關于路體本身及商業合同等相關數據和信息。它包括與工程實施前后與之相聯系的所有紀錄在案和形式分散的各類資料和檔案。

2 公路工程內業檔案資料的特性

首先，要保證公路工程內業檔案資料的實性。在施工現場，相關檔案記錄人員應根據現場情況當場記錄，要避免因事后在回憶，造成的記錄誤差。其次公路工程內業檔案資料具備合法性。謂合法性, 即各種原始記錄必須按照規定權限的人簽認, 未經簽認的原始記錄是不合法的, 因而是無效的。弄清了原始記錄上述三條基本屬性, 當然就明白了為什么一定要在施工現場直接填寫表格而不能轉手傳抄。轉手傳抄給修改原始記錄留下余地, 也給資料的真實性帶來了疑點。例如: 鉆孔灌注樁原始記錄表如果有泥點、手印, 甚至有水漬, 其真實性就靠得住。若是一張干干凈凈字跡工整的原始記錄, 可以說是一文不值, 它經過傳抄后, 不知做了多少“修正”, 其真實性也就無從說起了。要求必須對隱蔽工程等必須存有現場的施工原記錄, 包括鉆孔樁、特殊路基處理、預制梁張拉及孔道壓漿、鋼筋安裝等工序的原始記錄必須經驗收保留, 在內業整理中將隱蔽工程的原始記錄在填寫進施工報驗程序內業中, 既保證了現場數據的真實準確, 同時也保證了內業填寫的規范統一。

二、高速公路建設項目工程檔案管理工作存在的問題

1.建設項目工程檔案管理制度不健全

高速公路建設項目的工程檔案管理，需要建設單位、施工單位和監理單位等多個單位全面進行，由于對工程檔案管理工作的不重視，相關的管理制度建設也就不完善，無法指導和約束工程檔案管理工作的進行。尤其在一些高速公路建設項目的招投標和施工合同的簽訂中，沒有將工程檔案管理納入責任制；施工單位或者監理單位甚至只是用兼職人員來進行工程檔案的管理，沒有完善的制度進行指導和約束，工程檔案管理工作的效果難以保證，甚至在實際的工作中出現無專人、無專用工具和無固定庫房的三無檔案管理。

2.檔案管理人員專業水平低、隊伍不穩定

高速公路建設項目的工程檔案管理，不僅要求檔案管理者具備檔案管理的相關知識，還要求檔案管理者熟悉高速公路建設的相關技術，涉及路基、路面、綠化和交通安全等多個方面。因此，檔案管理人員要想完成高速公路建設項目的檔案管理，需要較高的職業素養，但當前高速公路建設項目的工程檔案管理人員的素質較差，缺乏專業的知識且責任心不強，對于高速公路建設中的工程檔案怎樣收集、歸檔和上交都沒有了解，對工程檔案的管理造成很大的影響。此外，檔案管理人員隊伍不穩定，大多由兼職人員組成，且常會出現輪崗現象，導致工程檔案管理工作的混亂。

3.工程檔案的填寫不規范

工程檔案對于表格填寫時應遵守的規范，并沒有嚴格的要求，這就導致在實際的工作中常會出現建設項目因不同管理者或者不同地域，甚至在同一工程中的不同階段，出現工程檔案不統一的現象。工程檔案表格填寫不統一，一方面不利于工程質量的評價，沒有同一的評價標準；一方面不利于對檔案進行信息化的處理，方便檔案的管理和查詢。

4.工程檔案管理信息化建設落后

利用計算機技術進行檔案的管理，是現代工程檔案的發展趨勢，當前的高速公路工程檔案，不論在生成、保存還是查閱等方面，還是以紙質的檔案為主，信息化建設水平低，限制了工程檔案管理工作的發展。手工填寫的工程檔案，不但效率低，成本高，還會出現因為人為錯誤等造成的填寫不規范等，在檔案的保存和檢索方面，也遠沒有信息化檔案管理的優勢。

三、加強高速公路建設項目工程檔案管理工作的建議

1 制訂內業資料的范本

雖然《公路工程質量檢驗與評定標準》和《公路工程施工監理規范》中給出了內業表格的形式, 但對表格的填寫方法、簽認用語、裝訂順序和歸檔的方法缺少詳細的說明和示例, 使用起來不方便。因此, 制訂一套內業資料的范本是十分必要的, 而這套范本應滿足以下要求。范本應滿足《公路工程質量檢驗與評定標準》和《公路工程施工監理規范》有關要求, 并在兩本規范提供的表格的基礎上, 將表格按公路工程項目進一步細化和完善, 使其更便于使用。范本應適用于高等級公路的建設項目, 任何公路工程項目均可根據實際情況取用該范本的全部或部分。而對于特殊工程, 則應在開工前制訂出相應的內業表格, 并提供其填寫方法和示例, 形成內業資料的補充范本, 與范本一起下發到有關的單位。范本除對各公路工程分項的內業表格的形式、填寫方法、裝訂和歸檔方法進行詳細規定并給出示例外, 還應對監理的簽認用語和簽認程序加以規范和統一, 使之成為內業資料管理規范的教材, 從而實現內業資料管理。其中包括內業表格和每道工序的報驗程序及報驗表格, 從施工管理、試驗數據、計量支付、統計報表等方面, 涵蓋了建設項目管理所需要的所有表格, 既保證了項目應用表格的統一, 同時形成了標準。但可能有些表格在應用中隨著規范等原因的變化, 也需要及時變化。需要項目檔案管理人員及時修改下發, 做到內業表格的及時性和有效性。

2 相關人員的培訓

在開工前, 對相關人員進行一次培訓, 對實現內業資料的標準化有十分重要的作用。召開工程內業管理培訓工作會議,講解表格的應用和填寫的方法, 做到填寫規范、及時、準確。因為沒有范本, 施工單位的內業人員往往不清楚內業表格填寫方法, 甚至監理人員及上級主管部門的有關人員對內業表格的填寫方法的認識也較為模糊。因此, 經過培訓, 使所有內業人員明確表格的填寫方法, 從而有效地避免內業工作的盲目性, 減少失誤和不必要的損失, 提高工作效率。同時也建議在各級專業學校的教學中也應引入相應的內容, 使學生畢業后能更快地適應內業方面的工作。

3 必須實行內業資料的微機化管理

內業資料的標準化是實行內業資料微機化管理的基礎,而實行內業資料微機化管理又是實現內業資料標準化的有力手段, 兩者相輔相成。實行內業資料的微機化管理, 不僅保證了內業資料的規范化, 而且快速、經濟, 減少了人力和物力的浪費, 減輕了內業人員的工作強度。應該指出, 公路工程內業資料管理的微機化不僅僅是內業表格的微機管理, 更重要的是實現內業數據的自動采集、內業資料的網上傳輸簽認、歸檔和查詢。

結束語

高速公路工程檔案是高速公路建設的真實記錄， 是高速公路建設和管理的重要依據， 對高速公路工程檔案的管理也是高速公路工程建設的重要組成部分。

參考文獻

[1] 葉楊. 如何搞好公路檔案管理建設工作[J]. 價值工程. 2012(12)

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中圖分類號：D630．1;G270．7文獻標識碼：A文章編號：1006－0049－(2016)01－0235－02

事業單位檔案是對事業單位組織建構、發展以及人員調動、財務狀況等進行的信息保存。在事業單位改革的新時期，檔案管理擔負著為事業單位的進步一發展提供第一手資料和建議的責任，發展事業單位檔案管理工作值得我們進行思考和探索。

一、事業單位檔案管理的新發展

(一)檔案形式的變化

事業單位的檔案傳統形式是紙質，一份員工個人檔案就占用較大的空間并且難以查找，隨著信息技術的不斷進步，目前檔案的形式發生了根本改變，普通的員工檔案和財務會計檔案可以通過數字信息的形式存入電腦磁盤中，占用空間小，通過文件名查找就可以迅速找到;重要的會議檔案則可以通過視頻和音頻進行記錄，客觀性更強。

(二)檔案管理模式的變化

事業單位檔案形式的變化使檔案本身的價值提升，檔案不再是對事業單位發展歷史的記錄，而是可以當做資料進行分析，為事業單位的未來發展提供相關的建議，因此，檔案管理模式也隨之發生變化。目前事業單位檔案管理多采用數字化的管理模式，這不僅提高了檔案管理的效率，也提高了檔案本身的利用率。

二、事業單位檔案數字化管理方法

(一)進行檔案管理系統的建立

數字化的檔案管理即通過計算機和網絡進行檔案管理，包括原有的檔案資料的數字化轉化、新的檔案收集和整理、檔案分類保存、調取以及分析應用等。這一系列的數字化的管理是項綜合活動，涉及多方面的內容，所以事業單位需要建立有效的數字化管理系統，有效結合事業單位自身的實際情況，并要涉及設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，即在單位內部建立一個特殊域名的網站，時期成為一個聯網性質的檔案存儲庫，使所有檔案數據都成為這個存儲庫中的一部分，以便統一管理。

(二)合理規劃檔案管理工作的責任分配

紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，同時由于事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細。傳統的由檔案管理工作人員收取檔案信息并保存管理的工作環節，會給工作人員造成巨大的負擔，因此，應合理規劃檔案管理工作的責任分配，不要求檔案管理工作人員能夠獨立勝任所有的管理工作，而是要求在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。以檔案管理中的資料收集為例，事業單位應將其劃分為一至二人的專項工作，使工作人員能夠勝任檔案資料類型的編輯、分類任務，并且能夠協助其他部門和員工們，使上交的檔案格式規范、整齊。

(三)對檔案管理工作進行標準化建制

事業單位檔案管理數字化工作并非是檔案管理部門獨立的工作，除了對企業現存的檔案進行數字化掃描、建立各種檔案表格并將會計財務檔案、員工個人檔案和單位發展規劃檔案等進行分門別類的電子信息輸入和歸檔之外;還需要根據事業實際需要，對各類檔案的提交格式、提交時間等進行規定，以便檔案工作人員能夠順利將檔案歸檔。因此，應對檔案管理工作進行標準化建制，即根據檔案資料的來源、類型以及存檔位置等，設置相關的檔案資料范本，將范本下發到單位各部門，要求各部門按照檔案資料范本進行檔案的自主提交;另外，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序，例如，對員工檔案設置統一格式的賬號和登陸密碼，方便資料的調取。

(四)積極推進檔案安全管理

數字檔案管理除了檔案資料的存儲形式不同于傳統的檔案管理，在檔案安全管理上也有很多特殊性，積極推進檔案的安全管理，是做好數字檔案管理所必須的。建議事業單位在進行數字庫建設時選擇合適的設備生廠商和供應商，要注意檔案數據庫的建設無論是在結構還是硬件的組成上都要嚴格依據設計的標準要求，從而為日后功能的升級打下基礎性條件;同時要根據檔案的重要程度不同選擇多種形式的保護級別，進而讓使用者獲得最佳的處理效果。此外，硬件要支持熱插撥，有效保障系統功效，提高系統數據的安全性。

三、進行數字化檔案管理的關鍵

事業單位檔案管理的數字化進程能夠使檔案工作本身得到迅速的發展，檔案數字化管理并不是一朝一夕能夠完成的，要進一步推進該項工作，還需要把握住兩個關鍵。第一，以檔案管理工作人員職業能力提升為基礎，事業單位應開班業務學習班、業務比拼競賽等，通過這種方式使檔案工作人員的職業能力不斷提升，以滿足事業單位檔案管理工作的需要;第二，應重視數字化檔案管理的硬件設施添置，根據檔案數字化發展的進程以及計算機技術的革新，不斷更新檔案管理部門的硬件設施，使其為下一步工作的開展提供助力。

四、結語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作要順應時代的潮流，就需要以數字化檔案管理模式的建設為主要發展方向，根據檔案管理的特殊性以及數字化建設需求，進行管理系統建立、責任分配、工作標準化建制等各項工作，以確保數字化檔案管理工作行之有效。

參考文獻

［1］湯玉燕．事業單位檔案的數字化管理［J］．城建檔案，2015(02)：125－126．

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0引言

文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。

1轉變教育觀念，完善課程體系

傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。

2積極探索研究，改革教學方法

文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：

2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。

2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。

2.3探索新型教學方法

2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。:

2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。

2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。

2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。

3加強“雙師型”教師隊伍建設

受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。

將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。

參考文獻：

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[2]張小玲.“雙師型”文秘教師隊伍的建設[J].秘書雜志.2005（12）.11-14.

篇（5）

一是增強專業性培訓。檔案管理人員的專業知識和綜合素質的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩定的工作崗位，由專人負責登記檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現代化管理的理論知識和操作技能業務培訓，不斷提高檔案工作人員素質。

目前，我市事業單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負責311個事業單位的年檢登記、網上辦公、事業單位登記管理監督和檔案管理工作，其工作量大，業務繁重，規范和提高事登檔案管理水平，筆者認為自上而下組織專門培訓，增強其專業性和穩定性很有必要。

二是注重基礎性工作。登記檔案資料的完整性和真實性是體現檔案利用價值的關鍵所在。檔案歸檔的基礎性工作在于各個事業單位，我們登記管理部門需要從基礎抓起。

就要提高登記檔案管理人員隊伍的整體素質，通過舉辦登記檔案管理知識培訓班、下發事業單位登記檔案標準和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業務知識，這樣就從源頭規范了檔案，提高了檔案標準，便于后期年審、網上辦公、集中進行歸檔等各項工作。

三是發揮檔案服務工作。登記檔案最終的目的就是在于“信息”服務。對內在事業單位管理上，對外在經濟社會發展中都發揮著極其重要的作用。

要發揮好登記檔案信息服務，就必須緊密圍繞機構編制工作大局加強檔案管理，抓好檔案管理促進機構編制工作大局這個目標，應向經濟發達地區學習，汲取檔案管理和開發利用的經驗和做法，積極開展信息開發和檔案資料編研完善工作，以提高登記檔案的利用和服務價值。

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中圖分類號： F301.2;G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085

1檔案以紙質存儲，不便查閱

在土地檔案管理中檔案的歸檔很多地區仍然以紙質材料為主，電子檔案使用沒有得到普及。紙質檔案管理中會遇到很多問題，比如年久出現文字的褪色、模糊，紙質檔案資料少頁丟失，查閱后不歸還現象時有發生。電子檔案不存在這些缺點，查閱方便的同時也提高了工作效率。但是電子檔案管理也要十分注意，電子檔案以儲存電腦、優盤等為主，電腦容易中毒，而優盤容易丟失，所以也要加強對電子檔案的管理。

2 檔案利用率低，達不到最大利用率

檔案利用率低，檔案資源整合能力較弱。目前，基層對檔案資源主要用于提供近幾年領導決策的工作思路;提供制定各種工作措施、規章制度的“范本”，及上級部門頒布的法律、法規及司法解釋等單一供給，并沒有真正的把檔案資源合理整合，總結出一套行之有效的開發利用方法。特別是未能發揮檔案本身的文獻庫效應，讓檔案資源形成“館藏文化”，在檔案資源的利用上，極大規模地實現時效性、綜合性的特征。

3檔案管理人員專業水平不足

有些地區檔案管理員一直是被忽略的職務，認為檔案管理工作簡單，什么人都可以勝任，甚至采用兼職管理，這種管理意識是錯誤的，土地檔案管理是土地資源規劃中不可或缺的部分，具有重要的價值和意義。所以要改變這種不重視的態度，加強檔案管理，提高管理人員的專業水平，發揮檔案的應有價值和社會效益。

4 對檔案的重視程度不夠

檔案所發揮的作用是隱性的，往往不被重視，而且這種現象在多個地區均有存在。對檔案管理工作的不重視說明對檔案了解不夠深入，不了解檔案的存在價值和其所發揮的作用。對檔案管理工作的輕視，致使相關人員的工作積極性不高，得過且過，否定了自我的工作價值。這是工作中的一種惡性循環，沒有工作熱情，糊弄了事，最終會導致檔案歸檔不及時、資料不完整、丟失嚴重，對于后期的使用和查閱造成相當大的影響。

5 檔案管理人員管理意識薄弱

土地檔案管理人員在檔案管理上認識比較模糊。有些地區沒有將土地檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，所以在檔案管理上不知如何進行檔案管理。另外，在實際工作中對檔案管理的重視程度不夠。一些地區沒有意識到檔案在信息化時代的重要作用和實用價值，認為土地檔案管理只是對已經發生材料的收集和整理，在此過程中需要投入人力、財力和物力，但是還出不了成績，因此被看做是一種徒勞工作，得不到重視。

6土地檔案管理力量相對薄弱

土地檔案管理不被重視，導致從業人員流失嚴重。甚至有些地區采用兼職人員肩負檔案管理工作，而且人員變動頻繁，這樣就造成了部分管理人員的專業素養不高，導致檔案的管理極為混亂，在檔案提取和利用中問題百出，不利于檔案發揮其最大作用和價值。有些檔案管理人員只會立卷歸檔，對于檔案的全宗號、目錄號、類別號以及保管期限等混淆不清。

7檔案門類不夠豐富

有的地區只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及有關資料的收集，影響了土地檔案的系統性和完整性。

檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷檔現象;部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

重保管輕利用。一些地區在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為該地區的土地資源規劃和利用提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

參考文獻

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篇（7）

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 17. 091

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）17- 0173- 02

隨著學校的建立、發展等過程的延續，高校檔案管理體系應運而生，其記載的內容可以被認為是一所院校的自傳，不僅記錄了院校的形成與發展歷史，更記載了在發展過程中優秀的教育工作者總結出來的教學、科研等豐碩的成果。這些寶貴的資料作為每一所高校獨有的財富，為學校的可持續發展提供了充足的經驗和優良的范本。隨著我國各所高校不斷地鞏固與發展，高校的檔案管理也逐步形成了一套管理體系，并且在摸索中不斷完善價值體系，讓高校檔案更好地發揮效用。

1 現代高校檔案管理價值體系的意義

檔案管理看似簡單的工作，卻承擔著重要的發展任務，現代高校檔案管理的價值體系，在高校長遠發展的過程中有著重要的意義，本文就以下幾點進行闡述，希望可以引起高校對檔案管理的價值體系有著進一步的重視。

（1）順應高校教育的發展趨勢。隨著高校逐年學生的擴招以及學校規模、院系的擴大，高校檔案管理已經逐步轉向計算機信息管理體系。傳統的紙質檔案不僅浪費人力，同時存在檔案體積大、易丟失、查找困難等缺點，隨著高校規模的擴大以及計算機技術的普及，檔案管理也逐步轉為無紙化辦公模式，借助計算機的檔案管理系統，不僅使得檔案管理變得更加高效，也為高校的教育發展提供了必備條件。

（2）價值體系構建提升了檔案管理工作的效率及水平。現代高校的檔案管理體系，通常是將科學與現代信息技術相結合的方法，摒棄了傳統檔案管理效率低、查找困難、易丟失的缺點，通過計算機管理系統提高了檔案管理的效率，存檔便捷、查找方便、易保存等特點，都加強了檔案管理的工作效率及整體工作水平。

（3）促進高校檔案管理工作價值體系及跟蹤體系的發展。高校檔案管理價值體系的構建，不僅促進了檔案管理的信息化發展，更為檔案的跟蹤體系提供了充足的保障條件，只有對檔案的價值予以充分的肯定和認可，才能落實檔案的存檔工作有序進行。

2 現代高校檔案管理價值體系存在的問題

隨著高校檔案管理系統的逐漸完善以價值體系工作的慢慢形成，高校檔案管理已經被越來越多的人予以關注和重視。但是在信息技術日新月異的今天，大數據時代的到來，高校檔案管理工作和價值體系也需要不斷地進步和提升。目前，高校管理價值體系中存在一些問題，我們應當找出問題來進行進一步解決。

（1）檔案管理工作重視度過低。目前，高校以及從業者對檔案管理工作的重視度普遍偏低，對檔案管理工作的概念不清晰，這些問題的存在不僅導致了檔案工作者情緒的怠慢，而且不能很好為高校的發展做出貢獻。

（2）檔案管理工作者缺乏專業性。目前，高校檔案管理工作者多為尋找安逸的教職人員，普遍缺少專業性，也極少有相關的工作培訓及交流，這些都將限制檔案管理工作的進一步發展。

（3）檔案管理設施落后。目前，高校對檔案管理價值體系認識偏低，導致對檔案管理工作相關的設備采購費用也少之又少，能省就省的現象頻現。所謂“工欲善其事，必先利其器”，先進的設備與先進的理念一樣，都是提升檔案管理工作的必要條件。

（4）檔案管理工作者的積極性較低。由于檔案管理工作的形式較為單一和枯燥，會讓很多檔案工作者產生懈怠心理，安于現狀而沒有危機意識。這些因素都會影響高校檔案管理工作價值體系的進一步發展。

3 現代高校檔案管理的發展趨勢及措施

面對以上我們提出的高校檔案管理價值體系存在的問題及不足，我們在檔案管理中應該不斷尋求方法去解決問題、克服問題。

3.1 以人為本，注重價值體系的構建

高校檔案管理價值體系的構建離不開以人為本的服務理念，只有在檔案管理工作中做到彼此尊重、相互協作，才可以促進檔案管理價值體系的構建。同時，高校也應該在根本上加強人文建設，予以檔案管理足夠的資金及設備的傾斜，才能保證檔案管理工作有效地進行下去。

3.2 以高效管理、有效性管理為原則

現代檔案管理已經不再是以數量為衡量標準的年代，更多的是需要檔案部門進行調查和業務的熟識，在了解主體需要的基礎上，收錄有價值的檔案，剔除沒有價值的資料，充分利用檔案的存儲空間。同時建立數字檔案館，以信息技術作為推動高校檔案管理發展的有效手段，摒棄傳統繁重的檔案工作。以現代化信息技術建立檔案管理登陸系統，通過權限進行錄入及查詢，不僅克服了時間、空間的限制，還提升了檔案管理的效率，使得檔案管理工作變得更為精準有效。

3.3 提升檔案管理者的業務水平，讓工作形式多樣化

工作成果的大小與工作者自身的工作熱情有著重要的聯系，面對高校檔案管理工作者的諸多問題，我們可以通過3個方面進行提升：①提升工作人員的業務水平，組織其定期參加培訓或者業務交流，讓其開闊眼界，提升工作素養；②增加員工的緊迫感，通過考試、知識競賽等方法設立考核獎勵機制，鼓勵工作人員主動學習更多的專業知識；③設立適當的輪崗制度，給員工更多的新鮮感，提升員工的工作積極性，開拓思路的同時時刻做到與時俱進。

4 結 語

事物的形成和發展都需要隨著時間的推移而進行不斷地提升和進步，一成不變的技術或者規則已經不再適應這個社會的飛速發展，這對于高校檔案管理的價值體系同樣適用。目前，高校檔案管理體系雖然已經形成，但是隨著技術的發展以及大數據時代的到來，高校檔案管理的價值體系也需要進一步的發展和完善，改善缺點、發揚優點，在不斷進取中保持與時俱進的發展，將高校檔案管理價值體系進一步完善，從而更好地為高校的發展、教育的進步做出應有的貢獻。

主要參考文獻

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篇（8）

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。同時，數字檔案信息資源管理系統創新性地開發了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統可隨著業務的變化而進行自行定制，減少了因業務變動而導致的二次開發費用和時間，極大地方便了使用；創新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。

檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創新與技術方法創新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。

2 檔案管理信息平臺的實施應用

2.1 引入文件連續體模型

必須做到以下幾點：第一，新開發的各種業務系統必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求；第二，對于已有的各種業務系統，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數據，盡可能地將檔案管理監控職責向前延伸；第三，對于文件檔案，明確各業務部門歸檔范圍和責任，提供檔案收集、整編及業務系統接口，實現對歸檔文件的前端控制和全程管理；第四，對于基建、設備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規則、歸檔責任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設同步、有序進行。

2.2 引入知識管理理論

知識管理（Knowledge Management）是企業管理的新范式，也是指導檔案管理創新的新理念，即將文件檔案視為企業重要的知識資源，將檔案管理的關注點從文件檔案實體轉向文件、檔案所蘊涵的知識，應用先進的知識管理技術方法，創新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務等各項活動。因此系統應突出以下功能：

第一，數據資源全覆蓋，對于沒有納入傳統文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數據、信息進行管理，以實現企業內所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務等。信息推送即在其他應用系統中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源；信息訂閱即用戶在系統中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現相關信息可以主動發送郵件通知用戶；收藏夾類似于專題，即把相關的主題內容統一地聚集在子文件夾中；嵌入式服務即將平臺的查詢窗口嵌入到各應用系統中，用戶可以在多種應用系統中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務技術智能化，在基本的數據采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進行整合、挖掘、分析，構建資源內容平臺，為搜索引擎系統提供應用基礎。

第三步：實施紙質檔案數字化。即通過各種掃描設備采集影像信息，通過數字化加工系統的數據錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質量審查、質量二次檢查、數據掛接等一系列流水化作業，對掃描的文件進行了糾偏、去污處理和格式轉換工作，把紙制文檔轉化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

3 檔案管理信息平臺的應用效果

篇（9）

筆者認為，針對傳統檔案管理方式所存在的效率低、保密性差、檔案查找和維護困難等問題，學校應當建立起現代化的檔案管理體制，實現檔案管理的信息化和現代化。因為，現代化檔案管理系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便等特點，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用，對促進學校檔案管理的高視點、高層次、科學化和規范化具有十分重要的意義。

一、現代化的檔案管理，呼喚高素質的專職人員

從當前來看，由于受傳統檔案管理意識的影響，現在學校的檔案管理水平還停留在紙介質的基礎上，檔案管理工作流程還停留在傳統的管理層面上，檔案管理人員隊伍普遍存在著觀念落伍、知識老化、知識結構不合理等現象，浪費了許多人力和物力。二十一世紀是信息時代，要跟上社會的進步，解決檔案事業發展中的問題，就要不斷提高檔案管理工作者的整體素養，以適應檔案事業的迅速發展。一個檔案管理人員必須具備的素質，應該是其思想素質、業務素質和能力素質最佳狀態的綜合表現。因而，合格的檔案管理工作者應該是一個與時俱進，善于吸收新理念、新技術、新模式、新方法的廣涉博學的多面手。只有具備了較好的基礎知識、較高的專業素養和良好的管理能力，才能使學校的檔案管理工作跟上時代的發展步伐，向更高的層次邁進。

二、實現學校師生檔案管理信息化的途徑

為適應當前社會經濟發展的需要，學校應盡快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。我認為，實現學校檔案管理的信息化應從以下途徑入手：

1、有效地推進檔案管理自動化建設。

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案的標準化、規范化管理滯后和應用軟件的多且亂，檔案歸檔內容分類不科學、文件格式不統一、部門之間管理系統不能相互兼容等現象，這些都嚴重影響了檔案管理系統整體水平的提高。我認為，能對這一問題達成共識是檔案管理建設意識上的一次飛躍，它使我們的視野在立足于計算機系統的基礎上，擴大到整個檔案信息管理系統。因為，檔案信息自動化的內涵應包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是規范檔案業務、建立健全檔案標準和真正的實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，抓好檔案的標準化、規范化建設，掌握好兩者之間的相輔相成、相互促進的辯證關系，才能有效地推進檔案管理的自動化建設。

2、抓好學校檔案的數據庫建設。

從總體來看，目前檔案信息自動化系統仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，而完成這一步的關鍵完全在于檔案信息的數據庫建設。數據庫的含義是依托于先進的信息技術對所歸檔的資料進行科學的管理和方便的使用。因此，全力抓好學校檔案的數據庫建設，是全面提高學校檔案管理標準化、科學化和規范化的基礎，也是其基本的前提。

3、提高學校檔案管理的工作質量。

要全面推進檔案管理自動化建設，學校必須在人力、物力、財力上給予優先支持，創造條件，切實抓好學校的檔案硬件建設。發揮庫房、辦公區和閱覽室的獨立功能，嚴格按照檔案保管“八防”要求，配備相應設備。建立分管領導、教研組長、檔案員等組成的檔案管理網絡機構，及時調整充實檔案管理人員，配備專職檔案員，通過職業道德教育和業務技能培訓，全面提高檔案管理人員的素質。堅持檔案工作為領導決策服務、為教育教學服務、為教職工服務的導向，努力提高檔案的利用率。加強檔案的編研工作，利用現有的數據和資料，進行研究匯集，為檔案的綜合利用開辟重要的途徑。嚴把質量檢查關，嚴格歸檔入庫手續，及時將歸檔的文件資料按照有關檔案要求，進行自動化處理和存檔。對不符合要求的歸檔材料進行退回整改，并對歸檔情況進行鑒定評估。

總之，學校檔案管理的信息化是檔案工作發展的必然趨勢。因此，積極利用現代化的信息技術，結合學校傳統檔案工作的管理經驗，開拓信息化、網絡化的學校檔案管理事業，對全面推進學校教育整體改革、維護學校權益、促進教師隊伍的發展具有十分重要的作用。

篇（10）

管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴重降低了檔案的內在價值。現階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領導的言論，還是文件的內容都要求具有真實樸質的特點，嚴禁出現“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領導演講和文件中大多出現了缺乏實用性、創造性的觀點，從而導致檔案中出現重復記錄的現象。比如在不同級別的文件中屢次出現“科學發展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業的個性化發展。

1．2檔案信息失真，可靠性降低

真實性體現了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現明顯的信息失真和浮夸現象。比如，在現代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經濟數據；有些行政領導為了減少自身責任，少報或者隱報管轄內的安全責任事故或者自然災害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構出的文字或者數字記錄活動情形，無實質性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當的目的，而將真實的記錄進行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規范的實踐過程。

1．3檔案內容缺失，完整性差

在現實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴重影響了檔案管理內容的完整性。社會失范易導致人們做出一系列的不規范行為，比如，在會議上，某些單位領導為了推脫自身責任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關記錄人員對自己的發言不予記錄。在這種情況下，檔案內容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據。在社會管理缺失的環境下，各級領導對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠發展及其不利。

2提升檔案價值的方法

2．1優化管理內容，改變虛假的記錄習慣

在不同的社會中，檔案始終發揮著重要作用，傳統的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術和經驗可以成為企業對外競爭的優勢，也容易導致企業陷入孤獨的境況。在現代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經驗成為單位特有的競爭性力，必須結合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內外部的技術文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設定保存期限，同時按照國家相關檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。

2．2建立檔案管理體制，靈活創建管理機構

開展檔案工作，必須要有相應的組織機構保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業的發展情況相對應。目前，管理體制均有了很大的轉變，從單位的發展趨勢來看，一方面，單位內部各部門之間的聯系日益緊密，朝著團隊化組織方向發展，企業檔案的管理權逐漸公開化，單位領導需要進行統一設定設置專業的管轄部門，強調檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結合的方式，即單位內部設立自上而下的檔案管理機構體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。

2．3創新檔案管理方法，吸收時代元素

檔案管理方法關系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優秀的管理方法。傳統的檔案管理方法已經成形若干個范式，并在相應的時期促進了單位的發展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當今的發展趨勢，又創造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應根據不同的檔案種類，確定相應的檔案管理方法。比如，對于數量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數據原始檔案，通過建立數據庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。

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1.樹立正確的檔案資源觀念。學校應當明確認識到檔案信息資源的管理對學校發展的重要意義，進一步發揮檔案在中學檔案信息資源開發利用過程中的作用，從而使檔案資源能夠得到合理的配置和流動。學校領導應當高度重視對檔案資源的管理工作，將檔案資源的管理納入到學校的日常建設中來，并且要成立專門的機構，不斷優化檔案管理的外在環境，從而更好地實現對檔案的管理。2.樹立科學的檔案資源開發的觀念。學校的檔案資源管理部門應當摒棄落后的思想觀念，確立開放的、科學的觀念，最大程度地對檔案資源進行開發利用，從而適應學校未來的各種發展需求。

（二）構建適合中學檔案信息資源開發利用的管理模式

1.完善中學檔案信息資源開發與利用的相關制度。完善對檔案信息資源的管理就是要求學校必須制定出方便靈活、科學合理的檔案管理制度，其不僅是檔案資源開發利用的基礎，而且也是促進檔案工作逐步走向科學化、規范化的重要保證。例如，學校可以參照相關的檔案管理制度，制定一些《檔案資源管理》、《檔案人員的工作職責》等相關規章制度。此外，學校應當將檔案工作納入到責任考核中去，鼓勵檔案人員積極地對檔案資源進行管理，從而使檔案管理工作能夠全面、有效地展開。

2.健全檔案資源開發利用的保障體制。健全檔案開發的保障機制就是必須要要獲得學校領導和財政的支持，在學校財政支持的基礎上，不斷加強對檔案資源的開發利用，從而保證檔案開發工作能夠持續穩定的發展。另外，學校還可以充分利用人才優勢，引進相關的檔案管理人才，從而為檔案資源管理工作提供人才保障。

（三）健全中學檔案信息資源管理現代化開發與利用的途徑

1.進一步規范中學檔案信息資源的收集。現階段，我國中學檔案信息管理系統的規范化相對滯后，并且應用軟件也比較雜亂，這就在很大程度上阻礙了檔案信息管理系統水平的提高。其實檔案規范本身就是一項系統的工程，所以在對中學檔案信息進行收集時，應當按照統一的標準，科學合理地對檔案信息進行收集整理，從而實現檔案管理的規范化和標準化。其主要表現在以下幾個方面：一是要明確學校不同部門以及工作人員的責任；明確不同時期檔案管理工作的重點；明確檔案收集的具體方式。二是要制定出相關檔案材料的收集標準，用科學合理的方法對檔案進行管理，從而收集整理出系統科學的檔案。此外，檔案工作人員還應當妥善處理好檔案的“接收”和“移送”，做到接收時有清冊，移送時有手續。

2.重視檔案資源開發利用的有效性。學校的檔案工作人員應當根據相關的管理規定，及時對檔案進行歸類整理，完善建檔工作，強化檔案的管理意識，能夠在日常檔案的管理中發現檔案所蘊含的對學校的教學有用的信息，從而進一步地實現檔案信息資源的有效性。

（四）加強學習，最大限度地開發檔案中的信息資源

首先，可以以現代的檢索方法來轉變傳統的檔案檢索方式，同時也可以依據微機檢索的方式為主干，對檔案信息網絡進行區域化管理，并且做到有步驟、有計劃地進行聯網，從而實現檔案信息資源利用方式的轉變。其次，就是要進一步提高研究室開發儲藏檔案的能力，通過向社會提供一些經過精心研究和整理的有用信息，這樣就減少了查閱的時間，從而也提高了檔案室的工作效率。

（五）不斷強化中學檔案信息教育，逐步構建檔案信息網絡

在對檔案信息教育的過程中要注重對檔案主體意識的培養，通過對檔案有關制度的宣傳，不斷提升檔案工作者的檔案信息保密意識、轉換意識以及傳播意識。除此之外，還應當運用現代的先進設備和技術，武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的保密性，從而構建起一個科學完整的檔案信息網絡管理平臺。