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美國的一位相關工作者曾經闡述過這樣一個觀點，即在關于檔案的所有工作中，檔案鑒定是很重要的一點，它決定了之后的工作。鑒定是檔案工作整個系列中第一關鍵性決定，在其后的所有檔案管理工作都是建立在它的基礎上。從這里就已經可以看出在整個檔案管理的過程中檔案價值鑒定有著舉足輕重的作用。

從整體上來講，檔案是對各種信息的原始記錄，是人類寶貴的文化財富。不過實際上并不是每一份檔案都具有重要的價值，每一份文件的價值都是不盡相同的，文件的價值也不是一成不變的，可能會隨著時間的推移而改變其所包含的價值。檔案價值鑒定的工作就是對每一份檔案所具有的價值進行甄別。

檔案價值的鑒定將會直接決定檔案的存亡。當檔案價值鑒定判定檔案已經沒有保存價值的時候，檔案就會被銷毀。所以在進行檔案價值鑒定的時候需要慎重。通過檔案鑒定可以讓所保存的檔案在整體的價值上面有質的提升，是提高檔案質量的重要途徑。

當今檔案不僅有紙質的，還有電子的。對于紙質檔案，檔案數量的急劇增加，會導致庫房的緊張，設備短缺，經費不足等一系列的問題。通過對檔案價值的鑒定，有利于檔案庫房、設備人員的合理和有效利用，提高檔案人員的整體業務水平，實現優質服務。

二、檔案價值鑒定存在的問題

雖然從客觀上講，我國的檔案鑒定工作受到國家的重視，也有所發展，但是由于政策理論和法規等多方面的原因，使得我國檔案管理工作中檔案價值鑒定存在著許多的問題。

（一）檔案價值鑒定理論研究混亂

在我國幾乎是沒有對檔案價值鑒定進行一個準確的定義。在某些相關教材里對于鑒定有一些相關的描述，但是并沒有明確的定義，只是對于文件的部分相關鑒定提出了粗淺的方法。這樣通常就會導致文件的鑒定出現問題和一些失誤，最終文件的價值鑒定出現混亂的局面。比較明顯的表現就是有的將“文件”與“檔案”兩個概念相混淆；有的弄不清檔案價值鑒定的起始點和終止點；也有的將檔案價值與檔案價值鑒定混為一談。

（二）檔案價值鑒定隊伍建設急需改善

我國的檔案工作隊伍存在著不穩定，缺少檔案價值鑒定人才的現象。檔案價值鑒定人才的缺少導致了檔案價值得不到有效的判定，從而對檔案管理的后期工作形成障礙。此外對于現有的檔案價值鑒定人員也存在著各種各樣的問題。其主要的表現有以下幾點：（1）檔案價值鑒定在檔案管理工作中有著很強的“困惑性”和“疑難性”，有部分檔案管理人員存在著畏難情緒、怕擔責任的心理，使得檔案價值鑒定工作無法有效的開展；（2）檔案價值的相關鑒定標準難以達到，不具備可操作性，這也帶來了很多的弊端；（3）相關鑒定人員不具備專業的理論知識，對相關的鑒定工作缺乏足夠的認識。

（三）檔案價值鑒定質量不能夠令人滿意

隨著時間的推移與社會的變化，檔案的價值也會進行改變。在這一系列的變化中，檔案價值鑒定的重點也會進行變化。但是由于多種原因，很難準確的對檔案價值鑒定的重點進行準確的把握。檔案價值鑒定工作缺乏重點，導致工作的質量不能夠讓人滿意。在現在的檔案管理工作中還存在著有些已經失去保存價值的檔案仍被繼續保存，原有檔案保管期限劃分不清的現象。形成這些現象的主要原因就是檔案價值鑒定工作不到位。

三、加強檔案價值鑒定的措施

有問題不可怕，可怕的是知道問題卻不知道進行改正。對于檔案價值鑒定工作也是如此。為此，針對上述問題，個人提出以下幾個改善當前檔案價值鑒定工作的意見。

（一）加強理論研究

做任何事想要成功都必須要靠理論來進行支持。對于檔案鑒定工作首先要做的就是加強理論研究工作。對于檔案價值鑒定工作，應該將其作為一個完整的、系統的工作，并組織專人進行攻關。既然我們國內的檔案價值鑒定還沒有形成一個完整的理論體系，那么我們可以先借鑒、吸收國外在檔案鑒定方面的先進思想與優秀成果，并在此基礎上形成具有中國特色的檔案鑒定的理論體系，從而更好地指導我們的檔案鑒定實踐。此外我們還必須做好兩方面的工作。一方面是利用現有理論，積極開展檔案價值鑒定工作，創造經驗，為檔案價值鑒定理論的研究提供豐富的實踐材料；此外，相關的研究人員不應該脫離實際，應從實際入手，多多調查研究、收集材料，做好理論上的研究，再將理論與實際相結合，最終得到一個比較完整的體系。

（二）完善檔案價值鑒定隊伍

首先我們應該培養出專門的檔案價值鑒定人才，然后是各級檔案局、館根據實際情況建立起專門的檔案價值鑒定機構。檔案價值鑒定機構的主要任務有以下內容：提出職能范圍內檔案價值鑒定工作的總的規劃和“永久”檔案進入檔案館的比例，協助檔案行政主管部門制定檔案價值鑒定工作的指導性文件及標準，監督檢查和指導所轄各類檔案的價值鑒定，并負責鑒定業務咨詢。

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在我國的檔案管理工作過程中，需要各方面的權利配合和幫助。在管理過程中需要每個環節的相關管理部門對于檔案管理工作的重要性充分認識。在檔案管理的日常工作過程重要不斷的強化檔案管理的工作力度，充分研究檔案管理過程中出現的主要問題，面對問題要在各個方面給予大力支持。作為信息資源的重要載體，檔案對于企業以及事業單位來講都非常的重要，因此我國相關部門或者相關企業要對檔案管理工作給予重視，將檔案管理工作切實的落實好，這樣對于信息資源的利用以及在開發有著非常深遠的影響。但是在我國目前的檔案管理工作過程中，由于我國檔案管理工作的起步較晚，難免會存在很多不足之處。出現問題我們要及時給予分析和改正。我國現在的管理已經是系統管理，科學管理以及民主管理三位一體，這樣就要求我國的檔案管理工作更加的細致以及到位，檔案管理工作的好壞直接影響著單位或者企業的發展以及運行，因此我國在檔案管理工作過程中要充分重視。文章主要闡述檔案管理工作過程中出現的主要問題，通過闡述來找出相應的處理辦法，進一步完善我國的檔案管理工作。

1 我國檔案管理工作過程中出現的主要問題

關于我國檔案管理工作過程中出現的問題，文章主要從三個角度來具體分析。第一個是在檔案管理工作過程中對于檔案沒有足夠程度的重視。第二個是在檔案管理工作過程中相關的管理力量較為薄弱。第三個是在檔案管理工作過程中存在檔案室環境設施以及硬件不全的問題。下面進行詳細的分析和闡述。

1.1 在檔案管理工作過程中對于檔案沒有足夠程度的重視

在我國檔案管理工作過程中，有相當大的一部分管理工作人員以及相關領導沒有充分的認識到檔案管理工作的重要性，認識存在一定的誤區。檔案管理工作并不是抄抄寫寫或者單純的進行檔案的保管。很多單位沒有認識到檔案管理工作的重要性，同時也沒有意識到檔案管理工作能夠直接的到來客觀的經濟效益，因此很多的單位要求檔案管理不要丟失檔案，不要將檔案資料外泄，能夠應付上級相關部門的檢查即可。這樣的態度主要的原因就是對于檔案管理工作沒有充分的認識，對工作重要性沒有深刻的了解，忽視了檔案管理工作對于企業管理以及發展的作用。

1.2 在檔案管理工作過程中相關的管理力量較為薄弱

現階段我國很多的檔案管理工作人員并沒有專業的檔案管理知識儲備，管理的方法過于落后。很多的工作人員對于檔案管理工作的工作流程沒有詳細的了解和認識，檔案管理工作的要求很多時候滿足不了。管理工作的業務不熟練是一個問題，對于檔案資料信息的有效收集力度不足也是一個問題。在很多的企事業單位中，并沒有專門的檔案管理工作人員，兼職人員占了大多數，這樣就導致了工作人員的工作投入力度不足。很多的檔案管理就是將檔案信息放置到固定的位置，并沒有對檔案信息進行及時的整理和歸類，這樣就嚴重的影響了檔案管理的工作水平提升。需要注意的是很多檔案的信息正確與否工作人員并沒有嚴格的落實和求證。

1.3 在檔案管理工作過程中存在檔案室環境設施以及硬件不全的問題

我國的檔案管理工作需要一定的工作配置來輔助檔案的管理工作順利進行。但是我國很多企事業單位并沒有很好的對檔案管理工作的環境設施以及硬件設施進行落實。很多的單位并沒有專門的檔案室來進行檔案信息的保管。同時即使單位專門設立的檔案室，檔案室的環境也沒有達到相應的標準，由于檔案管理工作的特殊性，六防設備一定的配置齊全，這樣才能夠有效的保障檔案不發生霉變或者蟲蛀。但是很多單位并沒有嚴格的落實六防設備，這樣就嚴重的影響了檔案管理工作的美觀度以及完整度。硬件設施以及辦公環境的不具備，會直接影響檔案管理工作的順利進行。

2 改善我國檔案管理工作過程中出現問題的相應對策

2.1 在檔案管理的過程中要不斷的提升相關工作人員的綜合素質

在檔案管理工作過程中，我們要有意識的強化管理工作的梯隊建設，在管理人員的選擇過程重要優先選擇政治可靠，責任心較強，作風較正的人員來進行檔案管理工作，在日常的工作過程中，要不斷的進行相關的業務培訓，強化檔案管理工作人員的工作素質。同時還要對工作人員的生活以及工作給予關系，這樣才能夠讓檔案管理工作人員全身心的投入到檔案管理工作中來，提升檔案管理的工作效率。

2.2 在檔案管理的過程中要不斷的建立健全檔案管理的規章制度

管理工作必須有一套管理規章制度，檔案管理工作也是一樣，要不斷的建立健全相應的管理制度和規章。但是需要指出的是規章的建立要遵循四個原則。第一個是要保障規章制度的科學性以及合理性。第二個是保障規章制度的簡明實用，有現實可操作性；第三個是要保障規章制度的雙向約束性；第四個是要保障規章制度在領導層面以及工作人員層面有嚴格的落實和執行。

2.3 在檔案管理的過程中要不斷的完善并且改進檔案的實際功能

檔案管理工作的最終目的是要充分的發揮檔案的實際功能，為企事業單位爭取利益。在檔案管理過程中要進行全面，動態以及客觀的檔案記錄，對檔案管理的實際功能重新定位，對于需要保留的優質功能要進一步的發揮；對于檔案的功能要不斷的進行延伸和豐富，讓檔案管理滿足企事業單位不斷發展的需求。

2.4 在檔案管理的過程中要對檔案工作的服務服務意識以及服務水平進行針對性提升

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

2.5 在檔案管理的過程中要不斷提升信息化的管理水平

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

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教育部《面向21世紀教育振興計劃》提出之后，全國掀起了教育強省、教育興市浪潮，各省市充分利用優勢資源興建大學城，一個個以高等院校為紐帶，輻射周邊地區，集教學功能、產業功能、生活服務功能為一體的大學城區迅速崛起，北有上海大學城、東方大學城，南有廣州大學城、深圳大學城、珠海大學城，以及正在籌建中的合肥大學城、西部大學城、北京吉利大學城、福建大學城和南京江寧大學城等。就我國大學城高校檔案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速發展這一大好歷史機遇和大學城高校優勢，適應社會和高校自身的發展需要，加速高校檔案管理工作的現代化和信息化進程，為高校自身建設和社會相關領域提供科學、準確、快速的信息服務，成為高校檔案工作“十一五”規劃的主題和中心任務。

一、我國大學城高校檔案管理工作的現狀

通過對部分大學城高校的調查了解發現，由于受到各高校辦學模式、進入方式選擇、階段推進程度以及原檔案管理水平等諸多因素影響，大學城高校檔案管理工作的現狀是不容樂觀的，是與各大學城快速發展的現代化和信息化步伐不相協調的，具體表現在以下三個方面：

1．機構過于簡化，職能過于弱化。這一現象尤以一些新機制新模式運行的（民辦）高校、非整體進駐大學城高校和一校多區型高校表現突出。這些高校，檔案管理機構有的被精簡或并入其他部門，有的干脆把原校區檔案部門作職能上的簡單延伸，人員采取兼職聘任并實行一人多崗，制度上有的也只是作為文字復制而已。機構的不完善、制度的不健全、人員工作的不規范和職能的人為弱化，使得大學城各高校的檔案管理工作從建校初期起就沒有落到實處，一大批具有較高價值的檔案材料沒有得到及時收集和歸檔，即使被臨時收集的材料也類別混雜，造成了一些不必要的損失。

2．工作相對滯后，手段相對落后。由于種種原因，大學城一些高校檔案管理工作出現了“一套人馬，奔跑幾處”的被動局面，工作上難免顧此失彼和相對滯后。同時，大學城高校多處于初創階段，學校工作重心的相對偏移和長久以來對檔案管理工作認識不夠，經驗豐富的工作人員苦于在多校區間穿梭，致使許多日常工作嚴重滯后；兼職人員又受知識水平所限，看著現代化的先進設備也不會用，仍停留在傳統方式和傳統手段的管理狀態。雖然個別高校檔案部門也已利用計算機進行檔案管理，初步實現了檔案的計算機輔助立卷、目錄檢索、統計和借閱管理等工作，但仍處于單機運行狀態，沒有結合異地辦學、多校區辦學的特點建立校內網、（校）區際網，致使高校很難從檔案部門獲得快、全、精、準的信息服務，無法實現全面的信息資源共享，無法實現數據資料、工作流程及檔案檢索三方面的信息化。

3．網絡協調統一性差，檔案標準化水平低。受不同高校隸屬關系不同等原因，大學城高校檔案管理仍處于條塊分割、自成系統、各自為政、自我完善、自謀發展的相對封閉局面。投入現代化信息化建設的軟硬件購置和數據庫建設等也存在一定程度的重復和浪費現象，同時各高校選擇的軟硬件五花八門，標準化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影響了大學城高校檔案管理的現代化、信息化和標準化進程。

二、加快我國大學城高校檔案管理工作現代化和信息化的優勢所在

1．辦學模式優勢和精英聚集效應。

我國的大學城普遍采用的是極具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和廣州模式，初步的實踐證明，這些模式總體上較傳統模式更有利于高校辦學水平、管理水平的進一步提高。加之進駐大學城的可謂是高校中的精英，如進入深圳大學城的清華大學、北京大學、哈爾濱工業大學等；進入珠海大學城的中山大學、北京師范大學、北京理工大學等；進入東方大學城的北京工業大學、中國地質大學、北京航空航天大學等。這些211重點院校和產學研綜合性院校中的精英在大學城極易形成一種效果明顯、威力巨大的聚集效應，在相應辦學模式的指導下大膽創新，開拓進取，勇于卸包袱，敢于抓弱點，敢于在高校檔案管理等基礎性工作的現代化和信息化實踐中取長補短，相互激勵，探索新路子和新方法，起到先鋒示范作用。

2．資金投入優勢。

資金投入是制約高校檔案管理現代化發展進程的一個關鍵的客觀因素。長期以來，一般高校因受到歷史、經濟等條件制約，在經費上很難得到必要的充分的保證。在大學城，調查發現，這里的高校具有強勁而明顯的資金投入優勢。僅以廣東佛山大學城為例，據不完全統計，佛山市南海區政府2001年為進駐佛山大學城的華南師范大學南海學院第一期建設（占地510畝）就投入資金3．7億元，加上學院自籌資金1．3億元，合計達5．0億元。在這些經費中，學校擬訂了明確的用于綜合檔案室高標準基建、現代辦公設備、網絡設備、管理軟件、人員招聘、人員培訓等各種經費的投入比例，這些經費無論從總量上還是最終到位額（率）都遠遠高于普通高校，使得大學城高校檔案管理工作的現代化和信息化有了切實的資金保證。

3．人才吸引優勢。

大學城以其優越的區位優勢、環境優勢、政策優勢和資金優勢凝聚形成其強有力的人才吸引優勢，吸引了一大批德才兼備、創新能力強、適應時代需要的高校檔案專業人才來到大學城這塊樂土開創美好事業。這對于大學城高校率先實現檔案管理工作的現代化和信息化創造了源源不斷的新鮮血源和高素質的人力資源保證。

三、推進大學城高校檔案管理現代化和信息化工作的幾點措施

1．確立科學指導思想和奮斗目標。

今年是“十一五”規劃的啟動之年，大學城高校要在檔案事業發展的宏觀性、前瞻性和針對性上下大功夫，要抓住大學城率先發展的歷史機遇，解放思想，按照檔案工作信息化、現代化和社會化建設的要求高起點、高水平、高標準、高質量地開展工作。要在實踐中發揮先鋒示范作用，抓住大學城信息化建設和全面推進電子校務的契機，充分利用先進的網絡技術、數據庫技術和多媒體技術，率先實現檔案電子化、存儲數字化、檢索自動化，實現信息資源共享；確立室藏檔案數字化、文檔處理一體化、信息傳輸網絡化、管理系統智能化，工作人員知識化、專業化和人本化的奮斗目標。

2．發揮領導網絡、隊伍網絡、校園（區）網絡三大網絡功能。

（1）領導網絡。我國大學城（園區）起步較晚，大多處于初創階段，要在檔案管理的現代化和信息化方面走得更快、更穩、更堅實，就必須從組織上給予充分的保證和重視，并形成“主管領導－黨政辦公室主任－各辦（中心、系）主任”的分級領導網絡，全面負責對檔案管理工作的領導，形成多方面、多層面對檔案管理工作的關心、過問、督促和檢查。

（2）隊伍網絡。工作水平的高低，根本上取決于工作者和工作隊伍水平的高低。堅持以人為本的科學發展觀搞好隊伍網絡建設，構建一個學歷、專業、知識、年齡、性別、層次、類型協調發展的隊伍網絡；堅持物質鼓勵與精神鼓勵相結合的激勵機制，營造一個寬松、愉快的工作和成長環境，使隊伍網絡中出現講學習、重業務、爭上游的良好氛圍，以便更好地適應新形勢、新任務和新要求，全面為檔案管理的現代化和信息化建設服務。

（3）校園（區）網絡。完善的校園網絡是大學城高校的優勢，并已成為各類信息的傳遞中心。在推進大學城高校檔案管理現代化和信息化的實踐中，關鍵是充分利用高校的各種有利條件，利用校園網絡逐步實現由傳統管理型向現代化管理型的轉化。高校檔案部門應配備齊全的現代化設備，實現檔案計算機管理，建立檔案編號系統、姓氏排列系統、科學的歸檔系統。應廣泛采用計算機開發更多更好的檔案管理軟件，達到信息交流網絡化、咨詢業務智能化、檔案管理標準化、檔案工作程序化，使檔案館能更好地為學校改革、建設和發展服務。

3．把檔案工作全面納入電子校務建設，積極推進檔案管理的現代化和信息化。

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隨著社會的發展，人們對檔案的重視程度也出現了不少問題，而在檔案管理部門，由于處于新舊交替的時代，所以對檔案的管理也存在著制度上、管理上、開發利用上和資金投入上的各種問題，這都需要我們廣大檔案管理人員能夠從實際出發，適應當前的形式，在現有的條件下解決檔案管理過程中的問題，以改變當前在檔案管理上的各種弊端。

1 檔案管理工作被忽視

檔案管理工作是一件比較重要的事，雖然隨著改革開放的深入和市場經濟的創新，傳統計劃經濟體系下的檔案管理也收到了沖擊，所以，當前，檔案管理工作越來越受到忽視。無論是大學生檔案，還是企事業單位的檔案，在管理中都存在著一定的問題。這主要是歸結于在企事業單位中很多人甚至一些領導者都認為檔案管理工作就是抄抄寫寫的保管事物性質的工作，不是單位的重要工作。只要保證不丟失、不泄密，能查檔就可以了。沒有意識到檔案管理工作的重要性和必要性。所以在對于檔案信息化資源的開發和利用上不足，使檔案的管理工作效率不高。

這一點尤其在非公有制企業中表現比較突出。由于非公有制企業員工的靈活性，造成了其跳槽率也很高，所以，檔案的管理也存在著更多的問題。好多人員誤認為反正自己也不是國家干部，檔案沒有什么用，所以造成了自己的檔案被忽視，這樣，企業對員工的檔案管理也會產生忽視的現象，而放在人才的檔案雖然不會出現大的問題，但由于員工的不重視性，其檔案得不到更新，也會產生很大的問題。

2 檔案管理制度不完善、不健全

企事業單位中一般都有較為完善的管理體制，但是在檔案管理這方面的還比較分散，缺乏一些信息資源的整體性。在檔案管理的制度、職責、考核標準等還沒有一套完整的、系統的、嚴格的管理模式。

對于大多數國人來說，誤認為只有公務人員的檔案才是重要的，自己的檔案無所謂，這一點在非公有制企業表現尤其突出。所以檔案管理部門在企業里也往往會成為一個冷衙門，沒有人重視其地位，有的則直接歸屬于人力資源部門或辦公室部門，這就使得各個單位對于檔案管理制度忽視，造成檔案管理制度不完善，不健全。也正是如此，造成了檔案管理人員也是人浮于事，使得檔案管理工作十分混亂。

3 檔案管理人員缺乏檔案職業的準入資格

所謂的職業準入資格是指從業人員進入某種職業領域時所具備的基本條件、程序以及要求。準入資格對于進入某種職業領域內起到一定的屏蔽作用。但是目前我國的企事業單位的檔案部門沒有制定這樣的準入資格。現在大多數檔案部門從業人員都是非專業出身。文化知識水平都不高，知識老化，知識面狹窄，思想理念和思想意識都相對落后。

這樣一來，造成了我國檔案管理工作基礎上的不足，后期提高更是不足，對于高考的學生來說，很少會去選擇檔案學來學習，因為這樣會限制他們的就業，這樣就使得每年專業畢業的學生遠遠趕不上用人單位的需求。最終導致了人員的不足。所以，從總的來說，還是要從國家層面重視專業的發展，及基層的發展，加強準入制度，這樣才能夠讓更多的專業人員進入到我們的檔案管理工作中來。

4 檔案開發利用率不高

檔案管理長期以來都是處于封閉或半封閉的管理狀態，一直被人們認為其管理的工作是保密性質的。隨著現代科技技術的高速發展，檔案信息被更快更多的收集起來。檔案信息化的發展讓檔案信息完全可以被開發利用起來。但是由于受到過去思想的影響被整理收集的信息被擱置起來，未能及時開發利用，造成了信息的浪費。

其實，在檔案的開發上，還是有許多可利用之處的，比如許多私營或外資企業就比較重視檔案的管理，他們甚至建立了自己的檔案館，有利于員工和兄弟單位參觀與學習，這就是在檔案管理上一個很好的利用模式。

5 檔案管理資金投入不足

檔案管理部門在很多企事業單位中不受重視，認為其不會給單位帶來經濟效益，致使在資金投入方面不足。資金短缺就不能引進更好的設備。同時也給檔案信息化的建設帶來了阻力。一些企事業單位雖然為檔案管理部門添加了計算機這一硬件設施，但是后續沒有資金的加入，致使一些軟件無法引進和更新。令檔案信息無法被高效快捷的開發利用。

當前，隨著信息化時代的到來，檔案的管理不但要有紙質檔案，還要與信息檔案相結合，并由其注意檔案的備份工作，防止信息丟失。這樣，都需要我們的主管部門，對檔案管理進行投入，以便于有利于我們的檔案管理工作，并能跟上社會的發展，更好的服務于社會。

在新的歷史條件下，檔案管理工作應該緊緊地與時展的需求聯系起來。檔案是社會信息的一個載體。是對經濟文化發展的一個依據。它的信息無論是對某個單位還是整個社會的發展都有著重要的協調索引作用。因此，在新的時展中我們更要重視檔案管理中存在的問題，更應該積極解決存在的問題，使檔案發揮出更大的作用。

參考文獻

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創新管理方法。注重可操作性。落實項目檔案管理體系全過程管理

在固定資產投資項目檔案管理工作中，僅靠制度和計劃是遠遠不夠的，再完美的制度和周密的計劃也必須能夠執行下去才能體現其完美和周密，才能發揮他們的作用。必須通過具有實際操作性的方法和手段，才能將制度和計劃真正落到實處。經過不斷的摸索和嘗試，總結經驗教訓，工廠創新了多種管理方法和措施，初步實現了項目的全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。具體管理流程見圖。

方法一：工廠在進行新項目報告申報、編寫等工作時，檔案部門要協助進行相關報告的準備工作，借此檔案部門在項目立項之初就能及時掌握項目整體情況，做到提前介入。

方法二：在固定資產投資項目(含項目可研、初設，安全、環保、職業病、消防等“三同時”辦理，設備購置，土建工程，信息化工程，設備及房屋大修等技改及自籌項目)進行招標方案評審必須通知檔案部門人員參加；如不開會，采取招標文件(方案)評審表會簽形式，則必須送交檔案部門會簽，否則該文件(方案)項目主管部門不予通過。檔案部門在進行招標文件評審或會簽時，從項目檔案管理角度對招標方案提出意見和建議，確保招投標文件符合歸檔要求。

方法三：在進行固定資產投資項目工程及設備儀器開標日寸，檔案部門人員必須到現場參與，在知悉開標過程和結果的同時'及時收集、整理、登記相關招投標文俄

方法四：在固定資產投資項目(含項目可研、初設，安全、環保、職業病、消防等“三同時”辦理，設備購置，土建工程，信息化工程，設備及房屋大修等)合同審查會簽過程中，必須送交檔案部門審查會簽，否則財務部門不予支付首款。通過參與合同審查，檔案部門的文件歸檔要求在合同條款中得到了合理的體現，使文件資料的歸檔具有了法律效力，為后續文件資料的收集歸檔工作打下了良好的基礎。如在與施工方、設備供應商、監理方簽訂的合同條款中明確要求文件資料移交歸檔完畢后才能支付尾款(該項費用比例一般占總款的10％～20％)。

方法五：在進行工程技術交底時，檔案部門參與并將文件歸檔要求和歸檔范圍對施工方進行交底，使施工方能夠從一開始就對工廠的文件歸檔要求有一個詳細的了解和掌握，確保施工文件資料歸檔的完整、準確、系統、有效。

方法六：項目工程中施工方向工廠提供的施工圖統一交檔案部門，檔案部門對施工圖進行建賬、登記和更換，并通知相關部門進行簽字領用，避免了因管理不統一而造成的各部門使用施工圖不一致，進而影響施工工程決策的問題。

方法七：項目工程的基礎、主體及竣工驗收，檔案部門均參與其中，―方面及時掌握工程進度，另―方面對施工方文件資料的收集、整理工作及時進行指導、檢查。

方法八：工廠要求工程監理方除履行正常的工程監理外，還必須對施工方的文件資料進行監督檢查，工程完工后，除了監理總結報告外，還需撰寫工程文件資料評估報告，促使施工過程中監理方擔負起對施工方文件資料的監督、檢查工作，在提高施工方文件資料質量的同時減少檔案部門工作量。

方法九：設備儀器到廠開箱驗收時，檔案部門必須到場參與，清理并記錄隨機文件數量和種類，做到心中有數。

方法十：在進行包括基建工程和設備儀器在內的所有固定資產投資項目尾款支付時，移交歸檔的文件資料必須經檔案部門檢查認可合格并簽字后，工廠財務部門才能支付尾款，這一管理措施的執行，將檔案部門追檔案轉變為施工方及設備儀器供應商主動歸檔的良好局面。

通過以上在項目檔案管理工作中逐步摸索、積累、總結出來的、行之有效的方法和措施，工廠項目檔案管理制度和計劃在項目實施過程中得到了有效落實，實現了從項目立項到結束的項副當案全過程管理控制，將項目檔案管理體系真正落到實處。

加強工作協調，充分重視溝通，為

項目檔案管理體系提供有效補充

制度、計劃和方法都是相對固定的，而實際工作中面對的情況千變萬化，制度、計劃和方法不可能做到包治百病，解決實際工作中的一切問題，且制度、計劃和方法在某些情況下顯得過于剛性，不利于工作的長期開展。針對實際問題，及時溝通、耐心協調是制度、計劃和方法的必不可少的重要補充和。

對規章制度中未明確、未涉及的內容輔以各種協調紀要、會議紀要加以明確規定，作為規章制度和工作計劃的有效補充。為保證文件資料的及時歸檔，及時解決文件歸檔過程中的各種具體問題，檔案部門采取開會集中協調，面對面交流，電話溝通等多種方式與各相關部門進行及時的溝通協調，齊心協力，共同努力，確保文件資料歸檔的完整、準確、及H寸、有效。

為保證文件資料的及時歸檔，檔案部門定期與規劃部門進行溝通，確保文件資料歸檔計劃的及時準確列入工廠固定資產投資項目執行計劃和落實考核；檔案人員經常到相關業務部門協調、指導工作；檔案部門、基建管理部門、設備采購部門和宣傳部相關人員全程參加項目竣工驗收和設備儀器開箱，確保了材料的完整性；檔案部門與環境安全管理部門、保衛部門共同努力，開展項目“三同時”文件辦理；檔案部門與財務審計，監察等部門共同參與，認真進行項目財務決算和審計。

溝通、協調作為制度、計劃和方法的有效補充和強力，進一步充實、完善了固定資產投資項目檔案管理體系。

以員工為根本，培訓自學相結合，提升項目檔案管理體系執行人員能力和素養

人是固定資產投資項目檔案管理體系的執行主體，再好的制度、計劃、方法和協調溝通工作也必須要人來執行，執行人的工作能力和水平直接制約著固定資產投資項目檔案管理體系的執行效果。因此，員工職業能力和素養的提升就十分重要，為此，工廠采取派出去、請進來和組織自學相結合的方法，努力提升員工能力和素養。

一方面，工廠積極派員參加固定資產投資項目檔案及固定資產投資項目相關內容的業務培訓，提升專業知識；同時定期引導、組織員工學習基建工程、設備儀器、安全、環保、職業病等國家地方政府相關法律法規，不放松相關專業知識的掌握。

另一方面，積極聯系、組織員工到固定資產投資項目檔案工作水平較高的其他企事業單位進行實地考察，與他們進行面對面的討論和交流，學習他們的先進工作方法和經驗；此外還直接邀請固定資產投資項目檔案工作方面的專家對員工進行有針對性的專門講座。

執行人員的能力和水平的不斷提升，從根本上確保了固定資產投資項目檔案管理體系的良性運轉。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）06-0362-01

檔案信息系統管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件利用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、同一性，全面安排，調動各方面的積極性。三是要從現實出發，循序漸進。檔案信息計算機管理要應用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程。本文從經常遇到的幾個問題闡述個人的一些看法。

一、標準化、規范化二者的辯證關系

檔案的管理工作也并非是字面的管理那么簡單，其中也有很多復雜的需要注意的幾點。首先，檔案管理者首先要具備一定的創新學習的精神，應該以積極地態度學習社會上的信息新技術；其次是要更全面有系統性的認識到這個工作的內部性質，認識到工作的根本，才能夠更有效率的有目的的工作；最后要注意到任何一個部門的工作都不可能是單獨完成的，都是需要部門與部門之間的相互協調才能得到全面的發展，尤其是管理檔案的部門，對于走出小門或者是多方面的人才的檔案，尤其是要給予特別的注意，不可以丟失個人檔案，這就需要多部門的相互合作，相互幫助，在檔案管理的工作上，要和其他部門間的工作人員相互交流，環環相扣，不可以只在自己的部門留底，還要多注意在其他部門的信息真實性，以便于將來如果真的造成了信息的丟失，可以及時彌補。檔案信息計算機管理存在的問題不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分發揮。檔案信息標準化，規范化滯后，軟件多、亂。我們必須把眼光從計算機系統管理的小單位視野擴大到整個檔案信息管理。這一飛躍式的認識提高，給我們的啟示是：檔案信息計算機管理的內涵包括檔案工作的全方位。其中重要的是要規范。標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范也是一個系統工程。要推進檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成，相互促進的辯證關系。

二、提高系統整體自動化水平

檔案信息的系動化管理最終就是各個部門的各大組成系統在網絡的相互連接下對相同的工作的不同領域互相進行職責上的管理工作，是信息化的管理水平已經達到了一定的管理功能，使用者可以通過網上的聯系各個部門的不同職位的人員，隨時隨地在網上進行信息的核對，對于檔案管理的信息化系統，已經在一些合適的餓單位取得了試用的機會，使用者可以通過系統管理和使用的教學，自己親自感受信息自動化給檔案管理工作帶來的工作效益上的提高。相關設置試點的單位管理層的人員對檔案信息化的自動管理系統有了簡單的試用后，總結自己使用過程中遇到的問題，以及使用過程中對檔案管理造成的不便等情況，根據經驗向上級匯報，才可以讓系統開發的人員做相應的整改，才可以有機會提高檔案管理自動化系統在現實管理工作當中的提高。檔案信息自動化建設的著眼點是整個系統組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，通過網絡聯通，以提高系統綜合能力。在一些單位進行較高水平的試點，以取得經驗再廣泛推廣提高，總結經驗找出不足，最終目的還是要提高系統整體自動化水平。

三、由低向高建立系統數據庫

當前檔案信息自動化系統還處于由文件處理向信息管理系統的過渡，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎。數據庫的意義是靠先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫也是一項長期的任務，必須經過由低到高的循序漸進過程。其中最主要經驗是領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，由單一庫向系統庫發展，把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形成開放分布式數據庫群，使自動化系統效率逐漸提高

四、實行集中統一管理

檔案信息自動化系統的管理體制，是高度集中管理與方便使用相結合。目前存在的問題是集中統一管理不力和使用不方便的問題。我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的，和系統建設從“微機起步”有關，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬件軟件的選用。各個層次和各個專業辦公自動化等都應納人統一的檔案信息自動化系統管理之中。集中統一是管理化向社會化大生產發展所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這也是自動化系統管理時必須考慮的原則之一。

五、形成最佳人才管理

加強培養教育，造就一大批復合人才是推動檔案信息自動化的關鍵。檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，素質水平直接影響自動化水平的提高。要針對工作特點進行政治思想教育，培養較強的事業心與奉獻精神。有計劃培訓進修，不斷掌握新技術新知識，形成最佳人才結構。引人競爭機制，實行項目管理，拓寬思路，發揮人才的最大潛能。

六、合理利用資金

“九五”建設規劃被國家經濟信息化聯席會議作為國家經濟信息化優先發展的重要工作之一，定名為“金信工程”為檔案信息自動化系統列人國民經濟和社會發展計劃打下了良好基礎。檔案自動化系統建設是檔案部門投資最大的項目，最好采用多渠道籌措資金，進行項目論證及跟蹤考核。

七、全面、合理、科學、民主決策

當前檔案工作改革發展關鍵是整體推進與重點突破。正確領導與協調、全面、合理、科學、民主決策起重要的作用。行政領導要與檔案業務計算機專業技術人員、人事后勤保障部門共同研究，提出中長期發展目標和指導方針。信息技術的飛速發展成為當代技術革命的主要特征。對我國檔案信息自動化工程影響最大的問題是技術。網絡技術的成熟及數據庫技術和應用軟件開發工具的發展至關重要。在信息技術發展日新月異的條件下，檔案信息自動化系統技術的全面發展提高是當務之急。

八、加強檔案部門思想政治工作

對于從事政治工作的人員來說，提高思想政治覺悟永遠都是不過是的話題，從政人員的思想是影響政治工作的一大因素，不論是為人民服務的獻身意識，還是走到基層的基層服務意識，都會把工作人員的工作積極性帶到情緒當中去。因此，從事政治事業的工作人員不僅要時刻提醒自己要提高思想覺悟，而且還要懂得如何團結工作部門中的每一位同事，結合大家的力量共同做好一個單位的工作，把努力使向一個方向。思想政治工作是增強凝聚力、向心力、推動事業發展的精神動力。目前檔案干部隊伍還不適應體制改革和市場競爭的要求。隨著我國與國際接軌，檔案工作必須很快更新知識、理念。要按照“三個代表”的要求加強檔案干部隊伍的思想政治教育。根據檔案工作特點樹立新的思想政治工作理念，堅持以人為本，滿足人的合理要求，平等待人，坦誠相見。

結語：

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部隊的基礎在士兵，士兵的基礎在新兵。為此，做好預定新兵的檔案管理工作，既關系士兵切身利益，也是在軍隊新時期建設過程中堅持以人為本的實際舉措，具有很強的現實意義。

2 新兵檔案管理的重要意義

士兵檔案是新兵入伍后個人經歷的記錄，是部隊對新兵考察和培養的一種重要的參考依據，更是士兵在服役結束后安置的憑證。而要對士兵檔案進行有效的管理，首先要做好新兵檔案的管理工作。新兵檔案是士兵檔案的基礎，主要包括入伍材料及新訓材料等內容。對新兵檔案的有效管理是十分重要，其意義主要體現在以下幾點：

（1）新兵檔案管理工作是士兵權益的保障。新兵檔案管理工作如果不到位將會影響士兵在部隊的發展、晉升以及退伍后的安置等問題，為士兵帶來巨大的精神損失和經濟損失。例如，士兵檔案中的名字與真實名字不符，政審表中的年齡和學歷有涂改等等，這些都會反映出新兵檔案管理工作存在問題，如果士兵要參加全軍統考，則會因此而被取消考試資格，這為士兵帶來巨大的損失。如果在新兵入伍時，對新兵檔案管理過程中重視檔案的審核，那么將會避免此類問題的發生。

（2）新兵檔案管理為部隊管理工作提供支持。在對部隊的管理過程中，新兵檔案也起到一定的支持作用。例如，在對士兵的提干過程中，部隊會審閱士兵在入伍后的表現，作為提拔士兵的依據。如果檔案管理工作不到位，會為部隊的管理帶來許多負面影響。

3 新兵檔案管理存在的問題

目前，各級征兵主管部門對預定新兵的檔案管理工作都非常重視，管理工作比起以往有了較大的改善和提高，但是仍然存在一些問題，總結來看，主要有以下幾點：思想重視程度不高、入伍前材料填寫不規范、審核材料不細致及方案保管不正規。

3.1 思想重視程度不高

預定新兵的檔案材料主要由縣區征兵辦公室負責整理歸檔，主要來自于三個部門：一是醫院，二是派出所，三是學校。由于部分檔案管理干部的事業心和責任感不強，對新兵檔案的認識程度不高，認為檔案材料作用不大，只要在退役之后能夠找到一份好工作即可，因此在填寫材料時不夠認真、規范。同時由于標準不統一，檔案材料在收集過程中容易經常出現填寫不規范、信息不全面等現象，對新兵檔案管理工作造成非常大的阻礙。相關單位之間的溝通不到位，對檔案材料的思想重視程度不高，出現問題各單位之間互相推諉，為后期的檔案管理工作以及士兵退伍后的退伍安置埋下隱患。

3.2 入伍前材料填寫不規范

新兵在入伍前需要準備的檔案材料有以下內容：《應征公民體格檢查表》、《應征公民政治考核表》、《應征公民入伍批準書》、黨團材料以及學生檔案等。由于新兵入伍時間比較緊張，且需要準備的材料比較多，這樣便導致入伍前的新兵需要在各個部門之間奔波。在材料準備過程中，由于涉及到的部門比較多，一些部門如果不按照國家規定的程序進行，會導致士兵在入伍檔案中的個人信息與士兵的實際情況不相符的現象，或者出現各材料之間相關信息不一致的?F象。入伍前材料填寫不規范會為后續新兵檔案管理工作帶來許多麻煩和挑戰，也會為部隊的管理工作和士兵自身帶來不便。

3.3 審核材料不細致

新兵入伍材料上交之后，部隊接兵干部需要對每一個新兵的檔案材料進行認真細致的審核。由于材料比較多，接兵干部在資料審核過程中一旦發生懈怠，沒有按照要求對新兵檔案材料進行認真的審核，很容易出現材料所填寫的內容，例如：姓名、出生日期、入黨入團時間發生錯誤或涂改問題以及檔案缺件問題。因此，要求檔案材料審核人員對待工作要認真負責，把好材料審核關。

3.4 檔案整理不規范

檔案管理人員應當對新兵檔案材料的真實性進行鑒定，使新兵檔案能夠真實地反映出士兵的真實情況。新兵檔案材料不能什么資料都存，要將那些有保存價值的真實資料進行保存。現在由于檔案管理人員對新兵檔案缺乏鑒定意識，造成新兵檔案出現真、假資料同時存在的現象。對新兵檔案進行鑒定之后，需要對檔案進行整理。有的部門沒有嚴格遵循《士兵檔案管理規定》去做，導致新兵檔案的收集、書寫 、編目等工作不規范。

3.5 檔案保管不正規

在新兵訓練期間，一些單位為了更加方便地使用新兵檔案，將新兵檔案留在訓練中隊中，而沒有將新兵檔案上交到部隊檔案管理部門進行新兵檔案的統一管理。這種新兵檔案管理方法很容易造成新兵檔案材料的遺失，或者出現檔案隨意查閱、私自裝入檔案材料等問題。檔案的保管應由上級單位進行統一保管，防止出現新兵檔案材料的遺失或者篡改等問題，為新兵檔案管理工作帶來不便。

4 加強新兵檔案管理對策

加強新兵檔案管理工作需要各方的共同努力。針對目前新兵檔案管理中所存在的一些問題，從以下幾個角度提出相應的改善建議及對策。

一是把好培訓選拔關。將富有工作責任心并且具有一定經驗的人員安排到征兵辦公室，并加強對工作人員的培訓工作。各地征兵辦公室工作人員組織學習與軍隊檔案管理、兵役等相關的法律法規，提高對檔案管理工作的認識，增強自身的責任高和使命感。并通過對檔案管理的培訓學習，提高業務水平和業務能力，確保新兵檔案管理的工作質量。

二是嚴格建檔程序。要想提高檔案管理工作的質量，必須從源頭上把好關，嚴格建檔程序。（1）在征兵工作之初，保證對每一個士兵都進行登記建檔，使每一個應征對象都在管理范圍之中。（2）對體檢應征對象重點建檔，全程跟蹤，保證檔案的連續性和完整性。（3）對于體檢和政審都合格的人員，及時收集好他們的資料，并且整理注冊之后錄入數據庫。（4）對檔案材料的真實性進行嚴格審核，確保檔案材料全部真實有效。

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（一）電子文件：電子文件又可以被稱之為數字文件，具體指的是由電子計算機計算和生成的一種電子信息，其主要用二進制的數位進行記錄和保存。電子文件與安全管理相關的特性主要具有以下幾點，首先，電子文件信息與保存的載體具有相分離性，這是影響電子文件安全管理的最基本的特性;其次，電子文件的信息是數據化的顯示形式;最后，電子文件對于電子設備有著嚴重的依賴性，離開了相應的設備，這些電子信息就會變得無法使用。

（二）電子檔案：電子檔案的定義方式有很多，但是業界對于其統一的認識基本達成一致，指的是那些保存在電子計算機內的用作檔案保管的電子文件的統稱。

二、影響電子檔案安全性的相關因素

（一）自然因素。各種自然的不可抗因素是影響電子檔案安全性主要自然因素。例如水災、地震、臺風等這些自然因素能夠直接的影響電子檔案的安全。而風、雪、雷雨等自然因素會影響電子檔案的濕度溫度的變化等，使得電子檔案的光盤或者是其他載體變質或者是消磁，進而使得電子檔案的安全性受到嚴重的影響甚至是遭到破壞。

（二）環境因素。電子檔案的安全管理離不開環境因素的穩定，這里所指的環境具體包括硬件的環境和軟件的環境。硬件的環境指的是保存電子檔案的載體、相應的網絡共享聯系等，而軟件環境則包括一個國家的政治、經濟、文化等方面的環境。只有當二者的環境達到穩定狀態，才能有效的保證電子檔案的安全性。

（三）人為因素。電子檔案安全管理的人為因素主要包括人為的蓄意破壞、人為的管理疏忽和人為的不當操作。這三類人為因素都能夠使得電子檔案的安全性受到影響甚至是遭到破壞。

三、電子檔案風險管理的必要性

（一）信息技術存在巨大的安全風險。現如今，電子計算機的廣泛使用很大程度上改變了人們的生產生活方式。但是由于人們過分的依賴這些電子設備也使得人們的生活存在著很大的風險，這個對于電子檔案的安全管理也不例外。計算機系統的軟硬件系統的不斷更新升級，也在一定程度上加大了電子檔案安全管理的風險性。

（二）電子檔案的特性使得其容易產生風險。電子檔案與傳統的檔案相比具有很大的優勢，但是電子檔案其也存在著一些新型風險模式。例如，電子檔案具有真實性受損或者是具有不可讀取性的一些新型的風險，這種風險并不是傳統風險的疊加，而是風險的擴大化。因此，這充分說明電子檔案其實就是一把雙刃劍，在給檔案管理帶來便利的同時，也給檔案的安全管理帶來了不少的風險性。

四、電子檔案管理過程中的風險控制措施

（一）在電子檔案管理過程中進行有效的風險規避，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案管理的過程中，首先應該建立起一整套的風險規避制度來進行相應的風險防范。例如，管理人員可以制定一項要求所有的IT系統都必須使用密碼的一個制度來進行風險的規避;其次，在進行電子檔案管理的過程中，還應該對管理人員實施有效的培訓和教育，讓他們在以后的工作中有意識的進行風險的規避;再次，還應該加強對于技術的開發和應用。通過制定更新的技術規范來確保風險的減少;最后，要實施相應的安全控制防護，安全控制防護的有效使用，能夠有效的將系統漏洞或者是黑客的攻擊的可能性降到最低。

（二）在電子檔案管理過程中進行有效的風險轉移，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案安全管理過程中，進行有效的風險轉移也是一種極其有效的方式之一。風險轉移就是檔案安全管理過程中管理人員試圖使用一切的手段將各種威脅轉移到其他的方面或者其他的過程。這樣的風險轉移方式主要通過重新考慮提供服務、修改相應的裝配模式、為重要的電子檔案購買保險等，旨在通過這些方式有效的將風險進行轉移，保證電子檔案的安全，減少相應的風險。

（三）在電子檔案管理過程中進行有效的風險緩解，減少風險帶來的損失。在進行電子檔案管理的過程中，風險可以采取規避或者轉移的方式，對于那些既不能規避也不能轉移的風險可以采取一定的風險緩解的方式。這種緩解方式主要是采取事前和事后措施。事前措施指的是在損失發生前采取一定的措施，減少損失的發生。事后措施指的是在損失發生后集中精力減輕緊急情況帶來的損失，以此降低風險帶來的各類損失。

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檔案信息也逐漸走向數字化管理是必然趨勢，但在檔案信息化過程中，出現的安全問題，制約的檔案信息化的進程。如何確保護信息化檔案信息的完整與安全，成為當前檔案管理者的重要課題。

一、檔案信息化管理的作用和意義

電子化檔案管理信息系統的建立，可以提高檔案工作的效率，方便用戶的使用加強檔案的保存，提高檔案利用的效率，對維護和保障單位的合法權益，促進兩個文明建設具有重要意義。

（1）檔案信息的傳遞量和服務對象的數量大大增加。由于數字信息占有空間小，信息傳遞不受空間的限制，隨著計算機通訊網絡的不斷延伸，所能鏈接的用于存貯和管理數字信息的服務器和存貯設備及服務對象的數量將加速增加。

（2）時間的延續性，可以24小時服務。

（3）檔案數字信息網絡檢索方便，傳遞速度快。

（4）可以根據利用者的需要，提供個性化服務，檔案信息網絡服務的出現，是我們提供檔案信息服務的適時的現代手段。

（5）資源共享，提高檔案的利用率。利用網絡傳輸檔案信息具有紙質檔案不可比擬的優點，網絡傳輸速度快、檔案傳輸不再受空間和人力的限制。還可以通過檔案管理網絡系統異地查閱檔案信息，節約了人力、物力，大大提高檔案的利用率。

二、檔案信息化后可能存在的安全隱患

l、操作系統的安全缺陷。操作系統是計算機最主要的系統軟件，是信息安全的基礎之一。然而，因為操作系統太龐大，致使操作系統不可能做到完全正確。操作系統的缺陷所造成的功能故障，往往可以忽略，但是，如果操作系統的缺陷被攻擊者利用，所造成的安全問題就不能忽略。

2、網絡技術本身的安全隱患。網絡本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網絡上的任何信息都是經過重重網站分段傳送至目的地的，任何中介站點均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時，網絡的應用技術發展很快，新技術不斷推動新的應用，而安全技術是一種在對抗中發展的技術，它總是顯得有些滯后，防范攻擊的能力不強，這樣就導致了網絡安全的脆弱性。

3、管理人員素質問題。據有關資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規的計算機安全培訓，缺乏計算機與網絡信息的安全意識，致使網站遭到攻擊。

三、檔案信息化管理中安全問題的防范策略

1、加強對檔案管理人員素質培訓及安全教育

在檔案信息化管理安全防范中，人的因素是第一位的。檔案管理的現代化，對檔案管理人員的素質提出了新的要求，檔案部門應加強對信息安全意識和安全業務的宣傳與教育，不斷提高檔案管理人員的思想素質、業務素質和職業道德。對現有的在職檔案人員進行檔案現代化管理和計算機、網絡等信息技術方面新知識、新技術的培訓和再教育，積極引進復合型人才，為檔案信息化管理注入新的活力，提升綜合管理能力，應對工作中可能發生的意外事故，及時發現問題和解決問題，維護系統的安全和正常運行，確保檔案信息的完整性。

2、從管理上加強安全防范

針對信息化檔案安全問題，安全防范的最高境界不是產品，也不是服務，而是管理。沒有好的管理思想、嚴格的管理制度、負責的管理人員和實施到位的管理程序，就沒有真正的安全。

1）建立可信可控的內部網絡。管理好內外網通道，杜絕內部人員使用撥號、寬帶等方式非法接入外網。管理好單位個人使用的計算機上的重要文檔，防止相同域內的終端用戶互相調用和操作機密文件。管理好輸出設備，對于重要電子文檔的打印，要進行嚴格的登記和日志管理。管理好內網客戶端，在局域網上建立監控點。

2）實施強審計管理。所謂強審計，就是利用日志對網絡上的行為、蹤跡進行監控，并能事后取證的技術。強審計技術一般包括五個方面的內容：―是網絡審計，防止非法內連和外連；二是數據庫審計，對數據庫的讀取行為進行跟蹤；三是應用系統審計，例如公文流轉經過幾個環節，必須要有清晰的記錄；四是主機審計，包括對終端系統安裝了哪些不安全軟件的審計，并設置終端系統的權限等，五是介質審計，包括光介質、磁介質和紙介質的審計，防止機密信息通過移動U盤、非法打印或者照相等多個環節從信息系統中泄密。

3）數據備份與容災。理想的數據保護解決方案必須既能解決業務對高性能與可用性的需求，又能解決備份與恢復管理問題。容災備份就是指通過特定手段和機制，在各種災難損害發生后，仍然能夠最大限度地提供正常應用服務的信息系統。對于提供實時服務的信息系統，用戶的服務請求在災難中可能會中斷，應用備份必須提供不間斷的應用服務，讓客戶的服務請求能夠繼續運行。

3、保障數字檔案安全的技術措施

數字檔案是技術的產物，因此，運用先進網絡技術和信息安全技術是確保數字檔案安全的重要保障。

1）防火墻技術

防火墻是在網絡之間執行訪問控制策略的系統，是硬件和軟件的組合體，它保護內部網絡免受非法用戶的侵入、過濾不良信息、防止信息資源的未授權訪問。防火墻的實現技術主要有：包過濾技術、服務技術、狀態監測防火墻技術等。

2）加密技術

密碼技術是網絡安全技術的核心，是提高網絡系統數據的保密性、防止秘密數據被外部破拆所采用的主要技術手段。采用加密技術可以確保數字檔案內容的非公開性。加密技術通過信息的變換或編碼將機密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息，以達到保護數據安全的目的。數據加密技術可分為二類：對稱型加密和公鑰密碼算法。

3）防寫技術

防寫技術，即將數字檔案設置為“只讀”狀態，在這種狀態下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其進行任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤只能讀出信息而不能追加或擦除信息廣一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出，可以追趕加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質可以有效地防止用戶更改數字檔案的內容，保持數字檔案的真實性和可靠性。

結語

隨著檔案信息化進程的深入，大量數字檔案的安全問題已經擺在檔案管理者面前，如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷的探討和研究。

參考文獻：

[1]劉景紅，朱俊東.醫院檔案信息化建設中的信息安全管理[J]，檔案.2009 （4）.

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1 國土資源土地工程檔案管理的重要性

隨著我國綜合國力的逐步增強，經濟水平的不斷提高，國土資源管理工作已成為十分重要的工作，在我國國土資源管理中發揮著重要作用。首先，國土資源土地檔案是對前期是對我國前期土地資源經濟發展的記錄，管理好該檔案，用好該檔案，都對我國當前和今后的經濟發展產生較強推動力。因為國土資源土地檔案將直接為經濟的發展服務，為全縣單位和土地用戶、企業提供了有效的法律依據。其次，隨著土地檔案管理工作的進一步信息化發展，我們可以利用網絡等多途徑的方式大力宣傳國土資源檔案工作，提供準確的數據，讓每一個工作者和查閱者都能準確無誤的充分了解國土資源檔案可提供利用的范圍、種類和作用以及提供使用的程序，為工作者和查閱者提供便利。此外，做好土地檔案管理工作，還可以為整個國土資源的發展服務。因為加強檔案的規范化、科學化管理和完善檔案的管理制度， 將會為決策提供可靠的依據，同時也推動了國土資源其他工作的開展。

2 我國國土資源檔案管理存在的問題

2.1 對檔案管理工作人員不尊重

目前，局外人總是對檔案工作人員的檔案管理工作存在認識偏差。認為該工作檔不必考慮專業知識，十分清閑，只需要將檔案歸類整理好，以便能及時查找到就可以了，非常簡單容易，就類似于圖書管理員一樣，只需要有一定文化水平就可以了。然而，熟不知人們的這些觀點都是大錯特錯的，也是對檔案管理工作人員的不尊重，都是對該工作沒有正確的認識了解。國土資源土地檔案管理工作十分繁瑣、復雜并且十分重要，所以工作人員一般都是具備足夠的專業知識和技能，并且要有耐心、認真負責的工作態度。

2.2 檔案收集欠齊全過程

當前，我國國土資源土地檔案管理存在一個嚴重的問題就是檔案的收集不齊全。對于有些檔案缺乏足夠的重視度，沒有及時歸檔。或者是工作人員在最后整理檔案時，有些檔案的附件找不到，導致檔案無法歸檔。上級領導也只注重業務質量，對工作中檔案收集時漏洞百出沒有及時解決，沒有較強的檔案意識。

2.3 檔案管理人員素質有待提高

國土資源土地檔案管理工作，不僅要求工作人員具備較強的專業知識和技能，同時也要求具備良好的專業素質。在某些地方的檔案管理工作中，仍存在檔案管理工作人員的責任心不強的現象。首先，工作人員缺乏對該工作的重要性的正確認識，存在敷衍了事的情況。其次，上級領導對國土資源土地檔案管理工作檔案工作沒有高度重視，這就使得工作人員在進行檔案管理時往往掉以輕心，導致工作中不斷出現錯誤。此外，培訓力度不夠，工作人員的專業知識和技能沒有得到及時提高。由于社會是不斷發展的，那么檔案管理工作也在不斷發展，而工作人員缺少學習培訓的機會，專業知識和技能不能得到及時更新，工作水平和效率低下。而且他們缺乏創新，管理水平只停留在原來的基礎上，思想觀念陳舊，不能及時滿足現在檔案管理工作的要求。

3 完善國土資源土地檔案管理的措施

3.1 全方面做好國土資源土地檔案管理基礎工作

首先，檔案管理工作內部要明確分工，充分發揮工作人員的能力。在對工作人員聘用時，要選擇認真負責，具有愛崗敬業精神和高度的奉獻精神的工作人員，以便發揮工作人員的骨干作用。要明確職責，各司其職，做好管理工作。此外，工作人員要學習國土資源檔案管理的相關法律法規，增強法制觀念，要認識到土地檔案管理在國土資源管理中的重要性。

并且把樹立檔案意識變為做好國土資源檔案工作的實際行動。要運用國土資源管理工作中的典型事例，廣泛宣傳國土資源檔案在土地權屬調查、建設用地征用、土地登記發證、違法用地查處、違法采礦行為的處理、礦產資源開發利用等工作中的作用，擴大國土資源檔案的影響。此外，按照各地土地檔案管理目標認定的各項業務建設要求，扎扎實實地抓好基礎業務建設。在國土資源管理工作中，檔案的形成要規范化，檔案的整理要系統化，檔案的保護要科學化，檔案的管理要現代化。

3.2 加強國土資源檔案管理信息化系統建設

首先，充分網絡技術的作用，加快檔案信息系統建設。建立電子影像檔案數據庫，實現對電子影像檔案的管理和維護，同時使其具備和地籍管理系統之間的數據接口，通過土地登記申請材料的掃描，在完成土地登記后，可以直接生成地籍電子影像檔案，同時形成紙質和電子兩套檔案數據。不僅要分類科學，而且要組卷合理。其次，要堅持立卷制度，實行檔案管理規范化。立卷時要實行“三查三看”制度，即：一查，材料收集是否齊全，看立卷是否規范；二查，卷內是否有金屬物，看裝訂是否整齊美觀；三查，分類是否符合要求，看卷內目錄、頁號、備考表填寫是否準確無誤。并實行集中統一管理，使檔案管理走上規范化、制度化、法制化的軌道。再其次，要強化檔案長效管理，提高檔案利用效率。檔案管理人員特別是專職檔案管理人員要樹立為經濟建設和國土資源工作服務的思想，不斷開拓國土資源檔案的潛能，創造出靈活高效的檔案利用方法，積極地為本地區和相關單位提供國土資源檔案信息，不斷提高檔案利用的社會效益。

3.3 大力培養工作人才，為土地檔案管理工作添加動力

國土資源局要加強對工作人員的及時培訓，不斷提高工作人員的工作能力。隨著檔案管理工作要求的提高，要多組織員工培訓活動，使員工不斷學習新的科學管理方式方法。培訓方式不僅要次數多，更要有效率，方式和途徑要多樣。要通過專家培訓與個人自學相結合，在集中培訓時還要進行分類指導，并且要把別人的先進經驗與自身實際相結合。并且各地區之間的國土資源局之間也要相互交流、相互學習，提高檔案管理人員的工作能力和水平，共同在交流學習中取得更大進步。

在培訓工作外，還要對工作人員進行思想政治教育。工作人員要敢于吃苦，樂于奉獻，要團結合作、自強不息。在工作時，要認認真真、兢兢業業的做好每一件事，始終把檔案管理工作放在第一位。認真履行好自己的職責，做好自己分內的事，嚴格保守機密。時時刻刻秉守為國家和人民負責的原則，為人民服的態度。自覺做到自律，自警，自省，把認真工作形成正氣之風放在首位，促進檔案事業的健康發展，為經濟社會又好又快發展提供最佳服務。把檔案管理工作當做目前的一項重要工作進行夠落實。做到全力以赴，認真工作。不斷促進檔案工作走上法制化、規范化、科學化的管理軌道。

4 結論

根據以上分析研究，我們得知，國土資源土地檔案管理作用日趨重要，盡管在檔案管理過程中存在一些問題，但是我們應根據具體問題使用相應的措施及時解決，促使檔案管理科學化、規范化，推動我國國土資源整個工作的發展。

【參考文獻】

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中圖分類號：F230 文獻標識碼：A文章編號：1006-4117（2012）03-0116-01

會計檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，在社會經濟發展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個單位財務計劃的數據源，又是進行科學經濟決策的信息源；宏觀上，它是研究社會經濟發展規律的文獻源，是有利于歷史研究的記憶庫，又是儲備會計工作經驗、智慧和技術的知識庫。會計檔案如此重要，但由于種種原因，我國會計檔案的管理現狀卻不容樂觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時、整理不規范、利用不充分等一系列問題，這些問題的存在嚴重影響了會計檔案作用的發揮。借鑒全面質量管理理論，分析會計檔案管理的基本流程，研究基于過程的質量控制方法，對會計檔案進行全過程質量管理，是當前加強會計檔案建設，提高會計檔案管理質量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強的理論價值和現實意義。

一、會計檔案質量管理的基本依據

（一）理論依據

檔案管理學的管理對象包括文書檔案、專門檔案和科技檔案。會計檔案是專門檔案的一個重要門類，檔案學的基本原理應當是會計檔案質量管理的重要理論依據之一，會計檔案管理必須始終堅持檔案管理的基本原理。會計檔案質量管理必須遵循全面質量管理理論的要求，強調會計檔案管理的全過程控制、全員參與與全方位質量管理。會計檔案質量控制方法的研究應當建立在對會計檔案管理流程分析，質量要素分析及崗位職責分析的基礎之上。

（二）法規標準依據

遵循法規標準的規定和要求，是保證會計檔案質量的根本途徑。會計檔案管理的相關法規標準主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國會計法》、財政部、國家檔案局于1999年1月1日頒布的《會計檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會計人員職權條例》。

（三）實踐依據

在充分依據檔案學基礎理論和全面質量管理理論的基礎之上，加強會計檔案質量管理還必須具體分析會計業務實踐活動的基本特點，把握會計檔案的形成發展規律，緊密結合會計檔案管理實踐，制定行之有效、具備較強實踐操作性的質量控制方案。

二、基于過程的會計檔案質量控制方法

根據全面質量管理理論的要求和過程方法的基本理念，應從全過程管理的角度對會計檔案管理各個階段的質量控制方法進行具體研究。

（一）會計檔案收集階段的質量控制

第一，嚴格依據歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應結合本單位會計檔案形成的特點和規律，明確本單位會計檔案的歸檔范圍。第二，嚴格歸檔時間，確保檔案按時歸檔。會計檔案收集工作應嚴格遵照會計部門保管一年期滿應移交歸檔的規定，保證會計文件材料按時歸檔。第三，嚴格執行歸檔要求，確保檔案歸檔質量。各立檔單位根據會計檔案歸檔的宏觀規定以及本單位具體情況，制定明確而嚴格的具體要求，保會計檔案的歸檔質量。

（二）會計檔案鑒定階段的質量控制

第一，嚴格遵循標準規范，準確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴格遵循相關標準規范，對檔案的保管期限進行準確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續保存仍然具有利用價值的會計檔案，集中銷毀不再具有保存價值的會計檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴格遵守銷毀流程。各立檔單位應指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應當嚴格遵守銷毀工作流程。

（三）會計檔案整理階段的質量控制

在會計檔案整理階段，第一，嚴格遵循分類方案，準確定位檔案屬性，各立檔單位要根據會計檔案整理階段的質量要求，合理確定分類方案；第二，準確揭示文件內容，完整填寫卷內文件目錄；第三，準確擬制案卷題名，規范案卷編號。依據分類方案，排列案卷，全面反映案卷內容，完整填寫案卷目錄。

（四）會計檔案利用階段的質量控制

第一，制度上，建立健全會計檔案的借閱制度、嚴格會計檔案借閱手續。各立檔單位應對檔案的利用范圍、利用方式、批準手續以及歸還案卷的檢查作出明確規定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應速度。第三，功能上，拓展會計檔案的服務利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會計檔案服務利用的多種途徑，根據利用者的不同需求，既可以提供會計檔案副本或復制品，也可以提供會計檔案原件，還可以通過電子網絡平臺或者提供會計檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊

參考文獻：

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