緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的現狀及對策范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

中圖分類號：C29文獻標識碼： A

一、企業檔案管理的重要性分析

企業檔案是其各項信息的重要載體，是企業的主要信息源，因此，檔案管理工作具有較強的專業性、政策性和機密性。企業的管理部門要充分意識到檔案管理工作的重要意義，切實做到管好檔案，用好檔案。

一方面，科學的檔案管理能夠讓企業的經營發展成果能夠更加廣泛地受到社會各界的認可，奠定企業未來與他人的合作基礎。1另一方面，高效的檔案管理還能夠幫助企業管理層及時了解企業經營管理的整體狀況，一旦發現問題，能夠迅速調整經營策略，有利于企業在市場中保持競爭優勢。

由此可見，在任何一家企業中，為了信息使用的順暢，建立科學、便捷的檔案管理制度具有十分重要的現實意義。簡單來說，加強檔案管理，也就是要在檔案工作中認真解決實際遇到的困難，給予檔案工作多方面的支持。

二、企業檔案管理的現狀分析

（一）領導重視不夠，檔案意識不強

有的企業領導對檔案工作重視不夠，只顧抓生產、創效益，只重視投資項目建設完工的工程實體或設備實體的實物形態資產，卻忽略了檔案實體包括電子載體在內的知識信息形態資產。認為檔案管理不能給單位帶來效益，只是花錢不掙錢，忽視了檔案管理工作，致使整個企業檔案意識不強，檔案管理不規范。當有突發問題出現時，企業領導才臨時“抱佛腳”，開始過問檔案工作。

（二）缺乏專業培訓

檔案管理工作在企業里是個邊緣工種，不受企業的重視，工作待遇低。管理人員大多數是“半路出家”的非專業人員，更談不上專業水平了。再者，檔案人員參加業務學習和培訓的機會也不多，檔案管理水平得不到提高，直接影響了企業檔案的內容質量和案卷質量。2

（三）企業檔案管理的信息化建設滯后

很多企業在檔案管理系統上，已歸檔的檔案，只能檢索到目錄，沒有相應的電子文件，不能即時為生產一線員工提供快捷的服務。

（四）生產檔案管理薄弱

生產使用的設備經過一段時間的運行后，需要進行設備檢修維護。有些檔案部門都是生產部門交什么就存什么，缺乏主動參與精神。

一是大型企業生產裝置在購置和替換新型設備時，或者較大的機組和重要設備在收集時都會引起各方面的重要，但是，一些小型設備由于體積小、價格低、安裝簡單，對隨機文件的收集就顯得不重視，往往這部分資料缺失是最多的，這為設備往后的維護保養和生產裝置的安全運行埋下隱患。

二是設備檢修所產生的文件，在檢修結束后歸檔不及時，不規范。

三是對特殊設備檔案缺乏了解。如壓力容器具有“高溫、高壓、易燃、易爆”的特點，而起重設備具有“高空、重型機械”等特點，是企業安全生產的關鍵設備。壓力容器和起重設備使用稍有不慎，就有可能造成巨大的損失，嚴重的可能會損害人員生命或造成環境污染。但是，有些檔案人員只具備收集、歸檔、保管的知識，對特種設備檔案的了解有限，遇到設備檢修時無法提供及時、有效的特種設備資料，為檢修現場提供服務。

三、企業檔案管理的對策

（一）重視檔案管理工作

隨著產權制度改革的不斷深化，強化檔案資料的收集和保存已經成為了檔案管理部門的一項核心工作。企業唯有掌握了大量的原始資料，才能夠切實保護法人和廣大股東的利益。企業中的每一個員工都應該有意識地保護企業的知識產權利益，養成主動上交檔案并及時歸檔的習慣。對于一些拖延檔案上交時間的部門或個人，企業應當制定明確的制度來進行懲處，不能姑息。

（二）加強教育培訓，推進隊伍素質的提升

檔案工作要應對層出不窮的新問題、新技術，不僅決定與檔案人員原有的知識與水平，更大程度上取決于他們的自身知識的補充與更新程度。因此，必須采取積極措施，多途徑、多層次培養人才，抓好知識更新。

1、檔案管理人員要樹立終身學習的思想

檔案人員要立足崗位，注重自學，把學習作為生活中的第一需要，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，提高檔案專業理論知識的層次，運用新理論、新技術來改進和指導檔案工作，以適應工作發展的需要。檔案專業理論學習，現代管理技術的培養，不是一朝一夕一蹴而就的，是一個長期學習不斷積累的過程，因而倡導終身學習，建立檔案管理人員的可持續學習機制十分必要。

2、加強現有檔案人員的繼續教育

人的智力、素質是不能引進的，關鍵是教育。通過提升學歷層次教育、在職教育、崗位技能培訓和上崗資格培訓等方法，是提高整體能力素質最根本的途徑。針對工作中存在的某一方面的問題，請有關專家或經驗豐富專業人士做短期培訓和現場指導等，對提升綜合素質大有裨益。

（三）加快室藏檔案的信息化建設

1、配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備

檔案管理系統的開發應用及完善，可通過檔案管理系統軟件的操作進行全員培訓及推廣，逐步建立檔案信息化管理。

2、檔案全文數字化工作

對各職能部門每年移交的大量檔案資料，要求電子檔案和紙質檔案一同移交歸檔，實行“雙套制”管理模式，檔案人員在整理檔案的同時，也一同整理相對應的電子文件，把檔案的電子信息資料也一同上傳到檔案管理系統中。

3、檔案信息的安全性

檔案人員應加強檔案信息的安全與保密意識。檔案部門在文件儲存時要先注意貯存的服務器必須要與外界網絡斷開，并將文件加密，同時配合完善的權限管理制度，要有電子檔案的操作過程記錄，以便日后追蹤及調查。檔案系統服務器機房要加上密碼銷作為主要的門禁系統管理，只有信息業務負責人才有權進入。用硬盤脫機備份整套檔案管理系統中的電子數據，存放在異地。即使當電子檔案貯存的場所及媒介被自然災害破壞時，還有備份的檔案數據，以恢復正常的工作。

（四）加強設備檢修檔案的收集工作

檔案人員要深入設備開箱、檢修現場，協助、指導科技文件的整理工作，才能保證設備檔案的完整、齊全。由于設備檢修現場的施工人員所處的環境和工作性質，只會利用科技文件，在檢修完成后，往往以設備成功運轉為最終目的，對整理、移交等檔案管理業務要求不了解，檔案人員應積極主動地開展工作，對各施工部門的兼職檔案人員宣傳在檢修過程中應注意哪些資料需要歸檔，并協調科技文件管理問題，把檔案管理工作由被動轉為主動服務。

（五）加強檔案的編研工作

1、加強檔案資料的收集，保證歸檔材料的齊全、完整

在平時的工作中，注意收集企業在生產活動中形成的各式各樣的文件材料，發現缺漏，及時提醒相關部門及時找齊移交。3

2、編制多種檢索工具，提高查找效率

我們不僅要整理保好文件，也要熟悉業務，多打印一些索引、目錄，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄等，方便檔案人員摸清庫存，全面掌握檔案的情況，才有利用開展編研工作。

3、發揮檔案人員的優勢，積極開展檔案加工利用

檔案人員對本企業的庫存檔案比較熟悉，要挖掘利用價值高的檔案信息，以專題形式，對檔案信息進行研究、分析，客觀的把檔案信息以文字形式描述出來，為企業的發展提供有效的依據。

參考文獻

篇（2）

國家的檔案的離不開公證檔案，因為它真實的記錄了公證機關的實際活動內容及具體情況。在公證行業中起到參考價值和積極意義的作用。以下就是公證檔案管理工作帶來的作用與影響。

1.1有效地衡量公證工作

公證檔案通常都是記錄著客觀事實，以及文件的內容包含著重要的民生檔案。因此嚴格要求公證員在公證管理中要按照相關的規定法律、法規以及程序準則執行工作。要想加強公證檔案的管理工作，就必須有一定的準則去進行規范，而公證檔案恰恰就充當了這個重要的角色，所以說公證檔案的文件是一種衡量公證機關工作的標準方法，不容被忽視。

1.2公證檔案的合理采用

現今信息技術的快速發展，可以將計算機等網絡系統與公證檔案管理進行密切結合，使公證檔案管理具有信息化、數字化及智能化等特性，采用這種方法可以大大提高公證檔案的資源整合與重組效率，也可以減少因記錄檔案復雜而帶來的弊端，充分的完善公證檔案的保存、查考等作用。通過這種合理的改進措施來滿足社會對公證檔案管理的技術高要求。

1.3公證檔案管是公證行業的基礎

萬丈高樓的佇立，離不開它堅實的地基。同樣的道理，想要保障公證行業的發展，就必須依靠公證檔案這一層基礎。為什么說公證檔案是公證機關中的基礎呢？首先公證檔案的負責人不只是簡簡單單的專業公證檔案管理人員，同時還包括公證員以及其他方面的檔案材料保管員和信息記錄的相關人員。所以從這一方面可知公證檔案系統是各個部門的交匯點，不論是公證機關的高層工作，還是下層的人員工作，它都起到決定性作用。其次公證檔案管理工作要求公證機關的全體人員都應了解和掌握公證檔案的知識，這樣才能保證整個團隊的工作順利進行。所以說，公證檔案管理不僅與公證當事人的人身財產利益有聯系，也與公證機關的權益存在著密切的關系，保護好公證檔案管理也就在為推動公證行業的健康穩定發展做貢獻。

2、分析公證檔案管理工作存在的問題

由于經濟的快速發展，公證檔案管理工作也只是剛剛走進人們的生活。所以公證檔案管理體系還不夠完善，仍存在許多不足現狀，在這些弊端的影響下降低了檔案管理工作的效率，使整體發展水平得不到提高，更嚴重的是給公證機構帶來了聲譽上的威脅。

2.1公證檔案管理的體制缺陷

現今我國政府沒有對公證檔案管理工作采取積極地條文規定和整體規劃措施，導致各地方的對公證檔案管理不規范化。出現管理制度混亂，沒有建立合理的保障體系，導致公證檔案材料不足，記錄材料不能及時得到整理和保管，例如：有時保管不當還會出現公證檔案被他人隨意領取、被人抄錄和復印外傳等現象，同時在進行調檔和查詢資料時難以翻閱，在公證檔案管理中出現了十分惡劣的狀態。

2.2公證檔案管理的設備相對落后

在信息科技發展迅猛的當下，電子科技已經被廣泛應用，但是在公證檔案管理這種要求高的工作中，常常會看見管理者還是用傳統的手工方式進行檔案的收集、整理、編目、檢索以及查閱，而缺少電子科技的使用。在與高速運轉的電子相比中，不難發現傳統的管理模式已經被高效率的網絡化淘汰掉。所以正確對待電子科技的應用是十分重要的。

2.3公證檔案管理人才短缺

在對公證人員進行專業知識的培養時，常常會出現許多人對知識不能深入理解和透徹的分析，在工作時就會影響到對公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執行不到位，同時也不能對公證檔案管理中出現的新情況和新問題立刻做出判斷。公證檔案管理人才短缺影響著整個管理工作的正常運行，這也是公證檔案管理問題的關鍵之一。

3、對公證檔案管理工作提出的改進對策

3.1完善公證檔案管理的制度體系

要想提高公證檔案管理的工作效率，就要從根本上改進。相關部門應當制定和完善對公證檔案管理的規定，其中包括對檔案的整理、裝訂、移交、借閱、保管等工作機制的要求，將所有的記錄資料采取集中統一管理的措施，充分做到從立檔歸檔到信息統計，保管資料都能進行科學利用、安全處理、以及嚴守機密的成效。同時加大對公證檔案管理中因工作人員疏忽大意而造成遺失、損毀等錯誤的懲罰力度。對待公證檔案管理的管理人員的考核應采取不定期的抽查測試。通過不斷地完善管理工作的體制，可以為今后的公證檔案管理的發展打下強行針。

3.2提高公證檔案管理人員的專業技能

篇（3）

Abstract: along with the continuous deepening of the reform of medical and health care, medical units, especially public hospitals by the unprecedented impact. For hospital archives work offers new content, new type, put forward the new challenges. This paper analysis of the current hospital archives management present situation and existing problems, main performance for weak consciousness of archives management, file management team is not stable, file management lack of modern management methods, and puts forward the countermeasures to solve the problem, strengthen the archives management consciousness, innovation archives management idea, to build high quality records management team, and improve the mechanism of archives management, realize the information management system of hospital archives, attaches great importance to the development and utilization of archives, to better service for hospital construction and development.

Key words: hospital; File management; countermeasures.

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-2104(2013)

一．引言

檔案工作具有廣泛性的特點，它觸及醫院的各個部門，與個人息息相關，融入了醫院全方位的信息，良好的檔案管理是醫院科學管理的依據和保證，因此，加強醫院檔案管理，充分發揮檔案資源的優勢，更好地為醫院工作服務，在當前醫院檔案管理中具有重要的地位。

二．當前醫院檔案管理的現狀

1．對檔案管理的意義認識不足，檔案管理意識淡薄

檔案工作建檔是基礎，管理是關鍵，利用是目的。醫院的中心工作是醫療，在醫院的管理工作中重視醫療而輕視檔案管理的觀念較為普遍，由于檔案工作不能直接創造經濟效益，醫院的檔案工作并沒有被真正重視起來，認識不到這一點，必然不能充分開發現有的檔案資料的使用價值，為醫院建設所用。

2．檔案管理隊伍不穩定

目前醫院的檔案人員兼多職于一身。沒有足夠的時間從事檔案管理工作，很多人原來不是學習檔案管理專業，而是從行政、護理、醫療等部門調過來的，造成檔案管理人員隊伍專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為檔案專業人員較少、專業知識老化、知識面較窄、缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和知識技能，因而影響了檔案工作效率和質量。在醫院人才培養中，多數醫院一般重視醫療、科研人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高未納入計劃中。檔案管理人員平時進修學習的機會較少，缺乏系統的檔案知識培訓。管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力，使醫院檔案工作處于應付和被動狀態。

3.檔案管理制度相對落后

隨著社會經濟發展日新月異，現代醫療科學技術的不斷提高，新的先進醫療設備和醫療手段不斷投入使用。由于相關的檔案管理制度沒有得到及時補充修訂，致使有些很有價值的科研成果，未能及時整理歸檔，有些雖進行了整理歸檔，但由于執行的是舊的檔案管理制度， 存在著檔案資料內容重點不突出，缺項漏項，圖表資料和文字資料不符等現象。傳統的手工管理制度也存在著檢索困難，查準率低等諸多不足。

4. 檔案管理缺乏現代化手段

近年來，隨著科學技術的進步。計算機、網絡技術廣泛應用于醫院管理中，電子檔案應運而生。檔案人員對電子檔案的存貯管理、信息安全、計算機病毒防治技術等缺乏足夠的應付能力。計算機在檔案管理中的開發較其他領域仍有很大的差異。目前，一部分醫院檔案管理僅限于將計算機作為檢索工作來使用，計算機的許多功能和特點均未被充分開發和利用，比如極大的數據貯存量、運算速度以及相當靈敏的識別能力等，這實際上也是一種資源的浪費。因此。開發醫院檔案管理的系統軟件，拓展計算機在檔案管理方面的應用范圍，已迫在眉睫。

三．加強醫院檔案管理的措施及對策

醫院的檔案管理應充分利用病案中的信息，推廣優秀的成果，為提高醫療質量服務。醫院檔案管理的改革創新必須要樹立新的檔案管理觀念，創新和完善管理制度，逐步實現檔案管理的標準化、規范化、信息化。

1．創新檔案管理理念

管理創新是知識經濟和信息時代對檔案工作的要求，檔案管理部門要有創新意識，解放思想，不僅要具有先進的管理理念，而且要將專業檔案知識和最新理念融合在一起，做好領導的參謀助手。在思維觀念上，要克服“為檔案而做檔案”的封閉思想，改變過去“等、靠、要”的傳統工作模式。打破過去重管輕用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉變。由被動管理向主動管理轉變，拓寬檔案工作的服務面，密切關注醫院建設發展大局，主動參與服務醫院中心工作，做到醫院中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，以工作上的“有為”提升檔案工作的“有位”，確保將相關檔案收集好、保管好、利用好，為醫院創造良好的社會效益和經濟效益。

篇（4）

目前，醫院檔案管理中存在的主要問題有：

（一）檔案意識不強，檔案利用率低。檔案工作對全社會各項工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經濟益。但是檔案界長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益知之甚少。

（二）檔案管理機構不健全、管理范圍不明確。醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會記檔案、音像檔案等，醫療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務科室自己管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理制度、標準。隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化，各級醫院在管理檔案時，由于沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

（三）檔案硬件投入不足。由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案安全保管的要求。另外，管理技術滯后，也制約了檔案事業的發展。近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

二、建立科學規范的檔案管理體系

（一）加強檔案法律法規的學習，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是做好檔案工作的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展;要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案工作的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。提高各級干部對檔案工作的認識，不僅是檔案工作自身發展的需要，而且是影響市場經濟和知識經濟健康成長的一個不可忽視的因素。

篇（5）

中圖分類號 F326 文獻標識碼 A 文章編號 1673-9671-（2013）011-0210-01

林業檔案是有關國家機構、社會組織以及個人從事林業各項活動后直接形成的對國家及社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、音訊等不同形式的歷史記錄，是進一步提高和發展林業規劃建設的重要基礎和主要依據。林業檔案管理工作是收集、整理、保管及開發利用林業檔案和相關資料的工作，對林業建設和社會經濟以及和諧幸福社會建設有著密切的關系，發揮著重要作用。

1 林業檔案概述

1.1 林業檔案的內容

林業檔案包括四個方面的內容，分別是文書檔案、林業科學技術檔案、林業公檢法及森林武警專業檔案、林業衛生教育檔案。

1.2 林業檔案管理的特點

1.2.1 專業性

林業檔案作為林業科技生產開發及利用等活動的記錄，在各項林業生產活動和工作中形成的檔案有著較強的獨特性，同時與其他各類檔案相比也具有較強的專業性。

1.2.2 多樣性

林業檔案作為檔案中的一種，有一般檔案的共性、但又有其獨特的地方、其載體不僅有紙質、磁性材料、感光資料等成的檔案。還有錦旗、獎杯、獎章等，此外還有志書、實物遺存、圖片等實物檔案經收集整理或加工成文獻后，也可作為檔案保存。

1.2.3 時效性

林業工作是一個長效性的工作，它成效的最佳狀態不是在建設之時，而是在很久之后，有的甚至是幾十年、上百年。

1.2.4 實用性

歸檔后進入檔案部門的林業檔案大多是科技檔案材料，它們不僅沒有歷史舞臺，反而正是他們發揮作用的活躍時期，而且將在很長的一段時期內發揮現行效用。

2 當前林業檔案管理的現狀

2.1 思想觀念上對檔案管理工作的重視程度不夠

同志在會見全國檔案工作暨表彰先進會議代表時指出：“檔案工作是人類活動的真實記錄，檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面。”但是檔案工作作為幕后工作，既不能為單位產生直接的經濟效益，也不能在年度和任期考核中有所體現，因此大多數領導不重視檔案管理工作，缺乏強有力的監督。此外檔案管理工作人員自身有問題，因為沒有認識到檔案工作的重要性，導致其責任心不強。

2.2 硬件設施上較為落后

大多數基層林業單位歷史悠久，但單位的整體硬件設施較差，跟不上時代的步伐。檔案庫房多年未修簡陋不堪，檔案櫥柜陳舊發霉，甚至部分單位還在用幾十年前的舊木廚，很難達到防火、防潮、防蛀蟲的效果。檔案工作辦公室缺少計算機現代化所用的電腦，打印機和掃描儀的單位有很多。因此，基層林業單位的檔案軟件建設有待加強。

2.3 人才隊伍建設方面嚴重脫節

我國檔案部門對檔案管理人員的調配多注重政治素質，而忽略了綜合素質，特別是專業素質，一定程度上影響了檔案信息資源開發利用工作的深入進行。近年來，各級林業部門檔案管理工作人員隊伍水平有了提高，然而一些基層的工作人員大部分都是兼職做檔案工作，常常忙于其他與檔案工作無關的工作，對于檔案經常放置一邊。

2.4 檔案管理現代化水平低

信息化作為當今世界經濟和社會發展的大趨勢，是推動世界各國經濟發展和和社會變革的不可或缺的推動力量。然而在過去的許多年中，各個單位由于林業檔案數量不多、形式單一而沒有分門別類的整理，而與單位其他檔案混在一起。導致部分使用率高、流動性大的林業檔案，如各類工程中的施工圖紙等很容易丟失，從而無法為后續工作或者其他的工程提供必要的技術支撐和指導。

2.5 檔案管理缺乏有效的管理機制

新的林業經營管理體系的建立，使得林業生產經營活動有了大幅度的提升，但也給林業檔案材料的歸檔帶來了許多困難。隨著各個層級的結構逐步增多。原有的舊文件沒有了合適的收管部門，新的文件又源源不斷的下發，致使文件堆積而無法下手。檔案材料不僅沒有按照年份、類別歸檔，而且由于沒有規范的管理制度，對于檔案材料的保密性、鑒定和銷毀工作也很難做到統一的管理。

3 做好林業檔案管理的對策

3.1 領導重視是提高林業檔案管理水平的重要保證

林業檔案是林業工作者心血和智慧的結晶，是黨和國家的寶貴財富。確保檔案材料的安全、完整、轉卻、系統。單位領導和辦公室主要負責人要高度重視檔案工作，在財力、物力、人力方面等方面要機遇大力支持，不斷改善辦公條件，加快先進技術在檔案管理工作中的運用。

3.2 加快檔案室的硬件設施建設

針對大多數單位硬件設施不健全的情況，首先各單位要集中精力建立專門的檔案室；其次要配備新型的檔案櫥柜，使其既方便檔案歸檔后的擺放，又方便日后的查閱；最后就是要配備現代化的電子設備，配備新型的計算機、掃描儀、激光打印機、復印機和購進新型的儲存和查詢軟件，從而能夠滿足廣大用戶對于檔案使用的需求。

3.3 逐步提高檔案工作人員的綜合素質

對于檔案管理工作來說，一直強有力的隊伍是做好這項工作的根本。社會的進步、數字化進程的加快，要求檔案管理人員必須盡快適應社會發展的形式，不能停留在原始資料收集的手段上，要加大對信息資料的采集、樹立、辨析，使形成的資料具有準確性和時效性，形成一個系統的管理模式，以適應時代的發展要求。同時單位也要加強對林業檔案管理人員的培訓，對他們進行思想政治教育、專業水平和綜合常識等多方面的培訓，使他們在工作中對于檔案資料的價值、檔案資料的開發再利用也能夠有所創新。

3.4 提升檔案管理的現代化水平

隨著社會的不斷向前發展，檔案也逐步在發生著變化。電子檔案作為新興的檔案，在接收、存儲、查閱、導出等方面有著其他載體無可比擬的優越性，正在成為人類社會記錄、傳達和保存信息的重要工具。因此要對電子檔案的使用進行嚴密的管理，特別是針對電子檔案的秘密等級和秘密年限等進行嚴密的監管，對公眾的查閱范圍也要進行嚴密的限制，確保電子檔案在使用過程中的安全性。

篇（6）

長期以來，在中等職業學校從領導到檔案管理人員一直都沒有重視檔案管理。所有人的觀念都是存放檔案，而不是管理檔案。把檔案管理當作是一種不需要創新和歸類整理的一種簡單的保管工作。這樣不僅僅會使檔案管理效率低下，資料混亂、信息利用率低下。本身檔案管理的目的就是為了更好的進行檔案資料的查詢，能夠為以后的學校發展提供更好的條件，這樣的簡單保管不僅不能達到這個目的，反而浪費人力、物力，違背初衷。

（二）檔案管理人員素質不高

由于第一條中所敘述的原因，即領導的不重視，這樣就導致了領導委任檔案管理人員時的隨意性。很多中等職業學校的檔案管理工作人員并非專業出身，而且也沒有經過必要的培訓。這樣的工作人員根本不能有效的進行檔案管理，無法勝任工作，對檔案的分類整理、信息收集、保管利用等業務就更不能落到實處。科技含量高的數字化檔案信息系統的開發就更加是難上加難了。

（三）檔案管理手段非現代化

一般學校的檔案管理手段還處于傳統階段，即手工操作的紙質檔案為主的分散管理模式。這樣的手段不僅效率低下，查詢時候的速度低工作量大，而且在多個學校的檔案資料共享過程中，不能夠通過現代化技術進行數字化的改革。

（四）檔案管理制度貫徹不徹底

根據我國《檔案法》的要求，規范各類型的檔案管理。但是由于學校領導的不重視，檔案管理人員的素質不夠高，對《檔案法》中的要求不能貫徹到底，這就容易出現相關的檔案資料不能上交，或者根本就沒有上交的情況。職業學校單位也沒有根據自身的實際情況制定出合適自己的《檔案管理制度》，以便學校內部的檔案管理工作落到實處，更有利于學校自身的發展。

（五）檔案資料不完整，設施落后

中等職業學校時常因為經費的缺少，不能給予檔案資料管理相應的基礎設施。沒有跟得上現在發展情況的檔案管理設備和相應的空間就不能滿足檔案管理的要求。這樣就會造成檔案管理的缺失，資料的不完整和資料丟失的現象。

二、為解決上述問題應該采取的相應對策

為解決以上在中等職業學校檔案管理中所存在問題，首先在領導層面就要加強對檔案管理的認識，轉變傳統的思想觀念，這樣調整這個學校對于檔案管理的看法，組織制定一個檔案管理的工作小組，專門負責對檔案管理人員配備與工作的指導。思想上觀念的提高是基礎，有了這樣的基礎，在其他方面的改革就會變得積極主動了。其次是選擇專業的檔案管理人員進行學校檔案管理的工作。配備人員的素質提高了，工作的效率也會相應提高，業務熟練程度也同樣會相應提升。同時學校還應該定期對檔案管理人員進行檔案管理方法和業務能力的培訓，只有參加過培訓且合格的人才能在檔案管理崗位上進行工作。不合格的人員及時進行再培訓或淘汰。以上都是對于人員上的建議，隨著現代科技的不斷進步，各類信息化程度的提高，網絡的普及，檔案管理也需要從傳統的一面轉化為現代化的管理。只有適應現代化的管理才能夠有助于學校的發展與建設。將傳統的管理系統進行革新必不可少的就是要加大有關檔案管理的人力物力的投入，更新設備是不可或缺的。結合現代的信息技術，通過計算機進行檔案的分類管理。除了紙質檔案的保管與管理，還可以建立電子檔案數據管理體系，有助于各個學校的資源共享與檔案查詢。

篇（7）

上世紀九十年代以來，隨著市場經濟的日益成熟以及用工制度改革的深度推進，勞務派遣的用工形式得到迅速發展，近幾年相繼出臺了規范勞務派遣的法律法規，對勞務派遣的用工形式進行了規范，但勞務派遣員工人事檔案的管理卻未得到足夠的重視。

一、勞務派遣員工人事檔案管理存在的問題

勞務派遣是指由派遣機構（用人單位）與勞動者簽訂勞動合同，派遣到用工單位工作的一種用工方式。派遣員工的人事檔案在派遣機構管理，而人員的管理則在具體用工單位，這種分離的管理方式以及派遣機構的趨利性造成派遣員工的人事檔案管理存在許多問題。

（一）新生成的檔案不能及時歸檔

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現。派遣員工的具體管理在用工單位，人事檔案管理在用人單位（派遣機構），派遣員工的思想品德、業務能力、工作狀況、獎勵處罰以及后續學歷等方面生成的材料不能及時傳遞給用人單位，造成了新生成的檔案不能及時歸檔。再者，用工單位與派遣員工之間沒有人事關系，往往會忽略派遣員工的人事檔案生成。

（二）檔案管理的基礎業務薄弱

部分派遣機構建立和健全了派遣員工人事檔案管理制度，但大部分停留在紙面上，掛在了墻上，沒有真正落實；不少派遣機構在檔案歸檔、檢查核對、轉遞、保衛保密、統計等管理環節缺少規范，較隨意；組卷不規范、歸類不清，什么材料該入檔，什么材料不該入檔，什么材料要及時銷毀，缺少鑒別。

（三）缺少專職的檔案管理人員，素質低

時代的發展，對檔案管理人員的要求也不斷提高，不僅要具備較強的政治素質、良好的職業道德、強烈的責任感以及較強的專業知識，還應具備利用現代化設備管理檔案的能力。但大部分派遣機構的檔案管理人員整體素質偏低、專業性差、流動頻繁，缺少相應業務的培訓學習，知識更新慢。

（四）檔案室設施落后，缺少現代化管理手段

派遣機構大多是私人企業，辦公場所、設施均計入公司成本，由此，許多派遣機構在派遣員工檔案管理方面投入資金少，設施陳舊，難以保證檔案室的通風、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。很多派遣機構還停留在手工操作，沒有實現檔案的電子信息化管理，缺少計算機、掃描儀、復印件等現代化的設備。

二、勞務派遣員工人事檔案管理的對策

人事檔案的重要性，要求政府相關部門及派遣機構對派遣員工的人事檔案管理重視起來，應從如下幾個方面加強對派遣員工人事檔案的管理：

（一）檔案管理部門、人事組織部門加強對派遣機構檔案管理的監督檢查指導工作

檔案管理部門、人事組織部門應行使行政職能、充分利用行政手段，加強宣傳檔案法律法規，宣傳人事檔案管理的重要性，提搞派遣機構的認識；指導派遣機構建立健全人事檔案管理制度，運用檔案管理現代化的技術；定期對派遣機構的檔案管理工作進行檢查督導，依據法律法規懲處達不到要求的派遣機構。

（二）派遣機構管理部門將檔案管理作為派遣資質審批的條件

派遣資質是人力資源服務機構開展派遣業務的必要前提，人事勞動部門負責派遣資質的審批工作，把派遣員工的人事檔案管理工作做為派遣資質的重要條件，將會增強派遣機構對派遣員工人事檔案管理的重視程度。

（三）做好檔案生成、歸檔工作

用人單位與用工單位分離的性質，造成派遣員工的檔案生成及歸檔往往被忽視。派遣機構應積極溝通協調用工單位，向用工單位宣傳人事檔案的重要性，可利用經濟手段讓用工單位對派遣員工的人事檔案生成重視起來。向派遣員工做好宣傳，告知他們什么材料該入檔，入檔流程，怎樣借閱檔案等。派遣機構定期做好檔案的收集工作，及時把新生成的檔案歸檔。

（四）安排專職人員，定期培訓

檔案管理是一項專業性、實踐性、操作性強的工作，因此做好檔案工作的關鍵在人，派遣機構應安排具備檔案管理專業知識，有一定從業經驗的人員專門負責檔案管理工作，并保證檔案管理人員的穩定性。提升專職人員的職業道德修養，樹立正確的事業觀；提供培訓學習的機會，不斷提升、更新知識結構；加強現代化信息技術的學習，提升專職人員的綜合能力。

（五）改善檔案室設施，運用現代化的管理手段

有條件的派遣機構應按照標準建設檔案室，達到“三分開”（檔案庫房、檔案業務工作室和閱檔室分開），防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物（霉、蟲、鼠）。配備計算機、大容量的存儲設備、掃描儀、打印機等現代化信息設備，實現檔案的電子存檔、查閱、傳遞等。

三、結論

勞務派遣的特殊性，使得派遣員工的檔案不被重視，出現了種種問題，雖然提出了上述對策，但更需要確確實實落實下去，明確政府相關部門的責任，加大對派遣機構的指導檢查監督，著實提升派遣機構管理者的認識，提高派遣員工的意識。當然，這項工作也不是一蹴而就的，需要長期堅持下去，派遣員工的人事檔案管理會逐步走向規范的道路。

參考文獻：

篇（8）

根據十余年醫院人事檔案管理的實踐，筆者就醫院流動人員人事檔案管理出現的一些新問題談幾點拙見。

1.1 檔案移交不及時

已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案，有些沒有及時移交當地人才服務中心，有些沒有人事權的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續不完備等情況出現。

1.2“棄檔”現象較嚴重

一是人事檔案作用逐步淡化，醫院在聘用專業技術人員時往往只是面試即可。

二是人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅動，不顧組織是否同意，一走了之，新用人單位還可以在當地人事部門的幫助下為其重新建檔。

三是人事費普遍過高，也是導致“棄檔”的原因。

1.3 檔案管理不規范

有的單位對檔案的作用缺乏足夠的認識，用人不規范，考核、檔案工資晉升、評定機制不健全，不注意平時材料的形成，導致檔案材料缺失，給出國政審、職稱評定、出具人事檔案相關證明和辦理流動手續工作帶來一定的困難。

1.4 人事缺少特色服務

目前大部分地方人事還處在單一服務階段，在很多業務領域里還是空白，缺少個性化、專業化的服務，無法滿足社會和個人的發展需要。

1.5 檔案管理隊伍建設有待加強

檔案管理人員業務培訓機制尚未健全，部分單位檔案管理人員變化較大，對人事檔案管理業務不熟悉，有待加大對檔案管理人員的培訓力度。[ hi138/Com]

2 加強醫院流動人員人事檔案管理的對策

為了保證醫院流動人員人事檔案的真實性、嚴肅性，促進衛生事業單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實性，應該加強對其的管理，認真做到以下幾點。

2.1 加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規范化管理氛圍要加強領導，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規定，提高檔案管理人員整體素質，建立檔案管理人員業務培訓機制，定期對檔案管理人員進行業務培訓，努力提高檔案管理人員的業務知識和管理水平。

2.2 完善流動人員人事檔案管理政策法規

一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統一的法律法規，杜絕各地區各部門各自為政的現象，以適應我國經濟社會的發展需要。

二是加強對企事業單位人事檔案管理的力度，規范對人才中介機構的管理，不準民營和合資人才中介機構從事人事和人事檔案管理以及人事調動業務，促進我國人才中介機構的健康發展。

2.3 創新人事服務形式

篇（9）

中圖分類號：G647文獻標識碼：A

文章編號：1009-0118（2012）04-0192-02

一、教學檔案的重要作用

（一）為提高教學質量，加強教學管理提供參考價值

高等院校的中心任務是教學，而其真實記錄的教學檔案，詳細、真實地展現了教學工作的全貌。院系領導借助已分類的教學檔案，研究教學內容，總結教學經驗，改革教學方法，為日后的教學活動提供借鑒和分析，從而才可能提高教學質量。此外，教學規劃的制訂和完善、專業和課程的設置、教材的選擇和使用也需要從教學檔案中去尋找依據，這些依據直接影響到教學活動的成敗和教學質量的優劣。因此，教學檔案在教學管理中有著非常重要的作用和意義。

（二）能為開展教學評估、規范辦學提供重要材料

高等院校評估是一項促進高等教育質量提高的長效機制,是國家對高等教育進行宏觀管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教學工作水平評估，無論是評估的程序，還是各級指標體系的數據結論，其支撐材料都離不開二級學院原始的教學檔案信息。如果沒有這些真實可靠的檔案和數據作為依據,再好的自評報告也會顯得空洞乏力，就難以在評估專家面前準確地闡清歷史事實，分析學校的過去和現狀，難以科學地總結歷史發展規律，評估工作就難以進行。因此齊全、完整的教學檔案是學校順利通過教學評估的必要條件,它將直接影響到學校教學評估的結果，是高等院校教學評估的基礎和依據。

（三）能為考核教師工作成績提供重要依據

作為督查教學活動、規范教學行為主載體的教學檔案，客觀地記錄了教師教學活動的歷史情況，反映了教師的執教態度、行為和水平，如授課計劃、教案講搞，試卷批閱，及學生評教等等，這些都是真實的原始材料，是檢驗教師是否在按照教學基本要求嚴謹治學、是否在自己的專業領域中不斷拓展與提高等重要作用。因此教學檔案為考核教師知識水平和業務能力提供重要依據，建立了教學檔案可使考核消除“口與無憑”的障礙，使之有憑有據。

（四）為領導制訂科學決策，開展各項工作提供參考和咨詢

教學檔案以知識載體的形式凝結著廣大教師從事教學活動成功的經驗和失敗的教訓，記載了教師和教學管理人員在教學過程中不斷探索形成的最新教學研究成果。它收集了歷年的教學計劃、教學大綱、教學文件、合作辦學、各種類型的教學會議、教材建設一體化方案等等，這些檔案可以為領導進行科學決策，開展各項工作提供比較詳盡的參考依據和咨詢材料。二級學院的教學檔案是一個學院教學活動的一部歷史，借助它，幫助人們了解過去的歷史，認清現狀，開拓視野，預見未來，從中尋求學校發展的基本過程和規律，作出切實可行的科學決策，促進學校工作的發展。

二、二級學院教學檔案管理的現狀

（一）院系領導對教學檔案的重視不夠，教職工檔案意識淡薄

有的院系領導只重視教學工作和其他管理工作，而對發展基礎之一的教學檔案的管理，不論在管理系統的設計、現代化檔案管理條件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓方面，都較少列入領導的議事日程。

（二）院系教學檔案管理規章制度不健全

教學檔案管理是一項技術性、專業性很強的工作，應當有相應的技術規程來規范它。高校二級學院的檔案管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統的規劃、管理制度和工作細則，導致教學檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的院系有一些檔案管理制度，但歸檔范圍中的內容過于抽象：只大致規定了一些需要歸檔的材料內容，而沒有關于歸檔的時間要求和獎罰措施，檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執行者的高度重視，從而造成檔案的收集不全，檔案材料質量不高的現象。

（三）教學檔案管理人員不穩定，缺乏專業隊伍

要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前多數二級學院的教學檔案管理由教學秘書兼任，他們大多數未接受過專業知識的培訓，主要精力集中于教學管理和日常事務，檔案意識和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識和專業技能，在實踐中必然會使歸檔文件材料的質量難以保證。

（四）教學檔案材料管理手段落后，數字信息化水平偏低

21世紀是一個網絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰。可是目前多數二級學院的教學檔案管理現代化手段還處于起步階段，計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實現網絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求。同時由于現代化水平不高，檔案的文件級目錄及文件的重要內容未能錄入計算機，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時長、查準率與查全率較低，難以適應現代教學和教育事業發展的需求。隨著高校規模的擴大、層次的提高，生成的教學檔案數量成倍增加，如果不利用現代化手段，就很難適應形勢發展的新要求。

三、措施與對策

（一）引起領導重視，加強全院教職工的教學檔案管理意識

高校二級學院教學檔案的質量取決于領導對它的重視程度。作為院系領導，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學院教學工作計劃，列入主管領導議事日程，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內容來抓，并列入相關人員的職責范圍。重視檔案人員的配備，保持管理隊伍的相對穩定性。增加投入，改善檔案保管的條件，及時研究和解決教學檔案管理工作中存在的問題。檔案管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識。積極主動地想辦法，創造性地開展工作，主動尋求教學和科研工作者的理解和支持，充分發揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高教學檔案的服務水平。學院其他人員應對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系，要在全院范圍內全面深入反復地進行教學檔案工作意識的教育，增強領導和廣大教職工的檔案意識和檔案法制觀念。

（二）建立和完善教學檔案管理制度，提高管理質量

二級學院應依照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規范》等法律法規，制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規定；對教學檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，制定相應的教學檔案管理責任制，不僅相關領導要承擔相關責任，還要讓院系所有的教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地交教學檔案員統一匯總后存檔；學校檔案部門要加強對院系檔案工作的指導與業務的培訓，定期開展對基礎檔案工作的督查，建立一套科學、合理、嚴密、規范的管理制度，促進院系教學檔案工作的規范化建設。

（三）穩定教學檔案管理人員隊伍，提高業務素質

學院領導要將教學檔案員的工作成績與待遇結合起來，調動他們的工作積極性。在繼續教育、職稱評定、提高學歷層次等涉及兼教學檔案員的切身利益的問題上給他們提供條件，激發他們對檔案工作的熱情，也能使教學檔案員安心從事檔案工作，維護檔案員隊伍的穩定。檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量，檔案部門要做好對兼職檔案員的業務知識和業務技能等方面的培訓，使其具備一定的檔案專業知識，在實際工作中能夠較好地完成檔案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼職檔案員要加強自身的業務學習，不斷拓展自己的業務知識，努力學習和掌握辦公自動化和檔案管理現代化的相關知識和技術。只有這樣才能更好地完成學院各類檔案的收集、整理等相關的工作任務，更好地為高校的發展建設服務。

.（四）加強教學檔案的數字化和網絡化建設，不斷提高服務質量

目前計算機的廣泛應用和互聯網的高速發展，促使檔案管理也要跟上時代的步伐，必須積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統天下的局面，逐步形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業發展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項重大措施。

綜上所述，二級學院的教學檔案是高校檔案工作的中心工作，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。只有做好了教學檔案的管理，才能真正地服務于教學工作，體現出教學檔案的價值，所以不管是院系領導，檔案工作者，還是一線教師都應重視教學檔案的管理工作，讓其在高校教學改革和教學發展中發揮信息資源的作用，使得教學檔案管理能夠更好地為高校教學管理服務。

參考文獻：

篇（10）

一、北京市社區檔案管理現狀及問題

北京市社區檔案工作起步于上世紀90年代末，2003年，北京市檔案局和北京市民政局聯合印發《關于進一步做好我市社區檔案管理工作的意見》，對加強全市社區檔案管理工作起到了指導和引領作用。全市16個區縣檔案局結合《意見》要求，都制定了社區檔案管理規范性文件，并通過培訓、現場指導、檢查等方式方法加強對社區檔案管理工作的指導。

經過10多年的發展，社區組織和規模有了很大的變化，社區居委會及社區服務站等社會組織承擔著越來越多政府主導下的社會職能工作。社區檔案工作同樣隨著社區各方面的發展而變化。社區檔案內容涵蓋了社區組織機構與管理、黨建、共青團婦女、統戰、老齡、綜合治理和人民調解、人口與計劃生育、衛生、文化教育體育、社區服務與管理、社會保障工作等各個方面，既為社區建設留下歷史見證，也為社區發展積累了豐富的資料。

為深入了解全市社區檔案管理情況，北京市檔案局在2013年10月對社區檔案的門類、數量、管理狀況、經費保障、人員情況及信息化等方面進行了全面調查，通過發放調查表對全市16個區縣220個街道（地區）辦事處，2662個社區進行了廣泛調研，并對部分社區實地走訪。從調研的結果來看，社區檔案工作存在檔案門類較多、數量較大，庫房及設施設備不能滿足安全保管的需要，信息化不能適應現代化管理的需要等狀況。

（一）社區檔案的門類和數量情況

各社區一般保存有文書、科技、會計、聲像、電子、實物等多種門類和載體的檔案，并編制了案卷目錄、歸檔文件目錄等必要的檢索工具。文書檔案是社區檔案的主體，主要包含民政救助、勞動保障、計生、老齡、殘疾、治保調解、經濟適用房和廉租房申請、社會化管理等業務工作檔案。截至2013年10月底，全市社區室藏檔案總數1828587卷/件，其中文書檔案1425302卷/件，會計檔案29108卷，科技檔案9785卷，設備檔案9089卷，照片檔案418987張，實物46544件，電子檔案151298件（圖1）。

（二）社區檔案管理情況

各社區檔案工作一般歸屬社區黨委分管，社區承擔的社會服務職能的增多以及各類型業務檔案的增加，迫切要求社區黨委進一步強化檔案管理工作，加大建章立制，配備庫房、檔案專柜等。

1.社區檔案管理制度建設情況。社區逐步建立了歸檔、保管、借閱、鑒定銷毀、換屆交接等一系列檔案管理制度。全市2662個社區中，有1990個社區制定了歸檔制度，占74.8%；有2124個社區制定了保管制度，占79.8%；有1598個社區制定了借閱制度，占60%；有1115個社區制定了鑒定銷毀制度，占41.9%；有1423個社區制定了換屆交接制度，占53.5%（表1）。

2.檔案專用庫房及硬件建設情況。2662個社區中，有484個社區配有獨立的檔案庫房，占18.9%；有2182個社區配有檔案專用鐵皮柜，占81.9%；有855個社區保管檔案場所配備了防盜門窗，占32.1%；有1540個社區配備了滅火器，占57.9%（表2），檔案保管還存在一定隱患。

（三）檔案管理人員及經費情況

1.社區檔案管理人員普遍存在人員少，且流動性強的特點。絕大部分是兼職檔案員，兼職基本都在3項工作以上，有的甚至兼7、8項工作；從身份上看，有的是正式在編人員，有的是聘用人員。據統計，2662個社區檔案人員中，專職檔案人員89人，僅占3.3%；兼職檔案人員2573人，占96.7%；正式在編人員1803人，占67.7%；聘用人員859人，占32.3%（表3）。

2.檔案經費情況

全市所有社區都沒有專門的檔案業務經費，檔案管理工作所需經費一般從社區辦公經費中支出。

3.檔案信息化發展情況

隨著社會信息化的發展和檔案信息化管理的實際需要，社區檔案的數字化管理得到一定發展，整理和保存了一定數量的電子文檔、數碼照片和視頻等。2662個社區中，有357個社區配備了檔案專用電腦，占13.4%；有462個社區建立了計算機檔案檢索目錄，占17.4%。

（四）社區檔案管理存在的主要問題

社區檔案管理是社區開展黨的建設、社區自治、社區文化、社區服務和社區安全等各項工作的重要基礎，雖然各社區檔案管理工作已經取得了一定的進展，但還存在著各區縣社區的檔案管理水平不均衡，同一區縣不同社區之間檔案管理工作水平不平衡的狀況。

1.檔案管理意識比較薄弱

（1）部分社區檔案工作還未形成正常領導體制和工作機制，社區領導對檔案工作重要性認識不夠，對檔案相關法律法規不了解，檔案工作沒有得到應有的重視和關注，檔案管理所需的人、財、物無法得到很好保障。

（2）市、區街道業務主管部門干涉過多，他們為便于本部門專業工作需要，要求社區按照本部門規定建專卷，既干涉了社區的自主管理，又導致社區檔案不能集中統一管理，且重復建檔，給社區檔案管理工作有序開展造成較大的影響。

（3）部分社區工作人員對檔案工作不理解，認為社區搞建檔又多了一項工作，是給自身找麻煩；少數人甚至認為社區不需要建立檔案工作，社區服務中產生的文件材料上交上級對口業務部門即可，本社區不需要歸檔。

（4）部分社區檔案管理人員缺少檔案法制觀念，不熟悉檔案法律法規和相關業務知識。

2.檔案業務保障基礎薄弱

（1）檔案專業人員隊伍建設不到位

社區檔案管理人員配備不到位，部分人員身兼多職，精力不足。檔案員隊伍不穩定，變動頻繁，有些社區甚至沒有配備相對固定的專兼職檔案員。部分檔案人員很少參加檔案業務技能培訓，缺乏基本的檔案管理知識和基本技能，很難勝任和完成檔案管理工作。

（2）硬件建設無法適應檔案工作需要

隨著社區服務職能的拓展，大量各門類和載體檔案產生，檔案保管硬件建設無法適應工作需要的矛盾凸顯。全市2178個社區沒有專門的檔案庫房，有761個社區采用分散保管的方式，檔案保管專柜的容量不足，檔案設施設備不能滿足需求的問題在各個社區普遍存在。

（3）檔案業務經費不足

社區檔案管理工作所需經費是從社區辦公經費中支出，而每年的社區辦公經費也僅僅2萬元左右，能夠用到檔案管理上的經費更是少之又少，這就導致檔案整理保管必備的檔案裝具、專柜等都不能予以保障。

3.檔案管理不規范

（1）檔案工作的機制還未完全建立，檔案工作制度還不健全。由于缺乏統一的協調機制，一些社區業務工作形成的檔案基本處于誰形成誰管理的狀態，部分社區還缺少歸檔、保管、借閱和換屆交接等基本的檔案管理制度，在文件歸檔整理時，有的按上級業務部門要求整理，有的隨自己工作方便整理，既沒實現檔案的集中統一管理，也沒有按照檔案標準規范化整理，且造成文件材料歸檔不齊全，嚴重影響了社區檔案管理工作的有序開展。

（2）檔案信息化工作相對滯后。由于社區經濟條件有限，檔案管理人員素質不高等原因，大部分社區信息化建設比較滯后，仍然采用傳統紙質手段保管檔案，產生的電子文件也沒有歸檔，不僅影響了社區檔案的完整性，也不利于今后的開放利用。

二、做好社區檔案管理工作的對策

社區檔案工作是社區工作的重要組成部分，也是檔案工作的新領域。做好社區檔案工作，需要檔案行政管理部門和社區業務主管部門及社區的共同努力。各級部門要通過各種途徑，加強檔案法律法規的宣傳力度，組織社區人員學習《檔案法》等，提高社區人員的檔案法制觀念；要采取多種形式，宣傳社區檔案工作的重要性和作用，宣傳社區檔案工作與社區建設、與城市文明建設的關系，真正把檔案工作作為社區基礎工作的一項重要任務來抓，做到社區檔案工作與社區各項工作同步。

（一）加強頂層設計，嚴格規范標準

省級檔案行政管理部門要加強與省級民政、社工等部門的溝通協調，爭取相關部門對社區檔案工作的理解和支持，做好全省社區檔案行政規范性文件的制定工作，協調與民政、社工等部門共同制發。積極組織地市縣級檔案局做好規范性文件的宣貫，確定工作目標，提出工作標準，明確工作要求。同時加強對社區檔案工作的宏觀監督指導和調研工作，發現社區好的做法，及時認真研究，總結經驗，樹立典型，做好宣傳和推廣，以點帶面，帶動整個區域社區檔案工作全面提升。

（二）加強溝通協調，做好培訓指導

地市縣級檔案局要加強以下幾項工作：一是加強與本行政區域組織、民政、社工、街道等部門的溝通與聯系，積極為社區檔案工作營造良好環境。二是協調成立社區檔案工作領導小組，由地市縣級檔案局牽頭，民政、社工等部門為成員單位，重點做好相關部門的溝通協調工作，確保社區檔案工作所需的人、財、物等得到充分保障。建立社區檔案工作管理網絡，形成檔案行政管理部門―街道―社區居委會三級檔案管理網絡。地市縣級檔案局研究制定本地區社區檔案工作標準，并同街道辦事處一起按照標準抓落實，努力使社區檔案工作朝著規范、標準、有序的方向發展。三是組織培訓街道和社區檔案管理人員，提高其檔案業務知識和能力。四是積極與街道檔案管理人員溝通，調動和激發他們的工作熱情和積極性，指導街道辦事處檔案人員通過上門指導、檢查考核等方式，進一步促進社區檔案工作取得新進展。

（三）加強支持保障，促進齊抓共管

街道辦事處作為社區直接的行政管理部門，要關心和支持社區檔案工作，切實做好社區檔案工作必需的人員、經費、庫房、裝具保護設備等基礎保障，為社區檔案工作的開展創造必要的條件。社區檔案工作是一項系統工程，涉及民政、社工、勞動保障、計生、文明辦、安全綜治等多個部門，只有各相關職能部門加強合作，齊抓共管，形成合力，才能抓好社區檔案工作。社區各項工作直接受街道辦事相關職能部門的領導，街道辦事處分管檔案工作的領導應統籌相關職能部門制定有關檔案的各項制度、辦法，統一歸檔、整理標準；與相關部門達成共識，建立社區檔案協同管理體系，對社區檔案資源進行整合，集中收集、整理和保管，確保檔案收集齊全、整理規范、保管有序、利用有效。街道辦事處檔案管理人員要經常指導社區工作人員做好社區業務工作形成的文件材料的收集和歸檔工作，并對社區工作人員定期進行業務培訓。

（四）加強建章立制，抓好層層落實

社區領導要通過各種途徑，加強與社區主管機關（主要是街道辦事處各職能部門）的溝通與聯系，爭取社區行政管理部門的支持，為社區檔案工作的開展創造必要的條件。要明確一名分管領導具體負責檔案工作，選用責任心強、業務素質好的同志擔任專（兼）職檔案人員。

要在構建和諧外部大環境的基礎上，營造良好的社區檔案管理工作小環境，最大程度上保持檔案管理人員崗位的相對穩定，通過提供晉升機會和待遇等方法，加強對檔案管理人員的崗位吸引力，使檔案管理工作開展得更好。

篇（11）

一、輸變電工程檔案的特點

輸變電工程檔案是工程立項、設計、施工和監理等整個工程建設活動的原始記錄，是評價工程質量、創優評先的信用依據，也是工程運行、改造和維護不可替代的權威憑證。它與一般的文書檔案在形成和管理上有很大不同，其主要有以下幾個特點：

1、專業性強。輸變電工程檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程，其檔案內容有建筑方面的，但大多是電力技術方面的，電力系統的高技術密集型的特性決定了其工程檔案專業性很強。

2、面廣量大。輸變電工程檔案中涉及部門、單位有十多家，內容包含設計、施工、安裝、監理、調試等方方面面。特別是供電系統外單位產生的工程檔案，種類多、數量大、矛盾多，接收難度大，工作紛繁復雜。

3、時間跨度大。一個完整的輸變電工程項目建設周期長，從工程立項、可行性研究、圖紙設計、招標確定設計、施工及監理單位、工程施工、三級驗收、試運行到最后竣工驗收投運，一般要跨越一兩年甚至更長時間。這給工程檔案資料的收集、整理帶來很大不便，容易造成資料的散失。

二、輸變電工程檔案管理的現狀及原因分析

㈠存在的主要問題

調研中發現，輸變電工程檔案常常存在資料不全、質量不高、未按時報送等情況，主要表現在以下幾個方面：一是一些項目建設單位對工程檔案重視不夠。特別在施工階段，因項目多、時間緊、任務重，忽略了項目前期階段的資料收集，也未對參建單位提出檔案的具體要求。二是參建單位對竣工資料的質量要求心中無數，結果出現了文件表式不對、簽字手續不完備、沒有原件歸檔等現象。三是工作職責不明，加之檔案員責任心不強，未能嚴格執行“四參加”制度到位盡職，造成了一些重要設備資料遺失或收集不全。四是大多施工建設單位重視工程形象進度，卻忽視了檔案工作，等到工程結束辦理竣工驗收手續時，才投入人力、物力搞突擊，造成報送的檔案資料質量差，準確性、真實性、完整性達不到規范要求，直接影響到日后的提供利用。

㈡原因分析

――思想認識偏頗。不少項目建設單位有“重工程建設、輕檔案管理”的現象，尤其是工程檔案資料的收集、報送、利用的意識還很淡薄。有的認為工程檔案是單位檔案主管部門的事，與已無關；有的認為建設工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，沒有必要搞得太復雜；還有的甚至把檔案作為“私人財產”，不愿移交歸檔。顯而易見，認識不到位是造成工程檔案不到位的首要原因。

――管理工作失職。輸變電工程檔案缺乏有效的管理制度，部門責任未明確，造成“推諉扯皮”的現象。工程檔案往往全部由檔案室人員一抓到底，沒有落實專人具體負責，即使有也只是兼職。檔案網絡沒有延伸到各個具體工程，未能形成一個覆蓋設計、施工、監理等各個方面的立體化的檔案工作網絡。檔案主管部門下現場少，對下監督指導不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。

――考核措施缺位。有相當一部分人認為檔案工作沒有列入單位或個人年度績效考核，又無硬性的獎懲措施，檔案工作質量好差無關緊要，不會影響評先評優和工資獎金。因此，聽之任之，沒有把檔案工作納入議事日程，更不把檔案工作當回事，這就造成了工程檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。考核激勵措施的缺失，是造成工程檔案管理不到位的關鍵原因。

――人員素質不高。工程檔案收集歸檔工作專業性、技術性很強，一般檔案人員缺乏技術知識，難以搞好工程檔案工作；而項目建設單位檔案人員往往一人兼任多職，沒有過多的精力和時間投入檔案工作，疲于應付日常事務，更談不上檔案業務學習、業務素質提高。檔案管理只滿足于“不丟失、裝進袋子、鎖進柜子、你查我調”的狀況。人是生產力發展的第一要素，檔案人員素質不高，是造成工程檔案不到位的根本原因。

三、提高輸變電工程檔案管理水平的對策

基于輸變電工程檔案管理中普遍存在的問題，東臺市供電公司在工作中進行了積極探索。東臺市220千伏金東輸變電工程檔案管理成績突出，2006年江蘇省27個輸變電工程參加國家電網公司優質工程評審，金東變工程榮獲第二名，并被授予國網公司“優質工程獎”。結合實際，談幾點粗淺體會。

㈠加強法規宣傳，提高對輸變電工程檔案重要性的認識

做好工程檔案的管理，離不開各單位、部門的支持和協作。我們在輸變電工程檔案資料的收集過程中，注重運用行政、經濟等手段，多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》等法律法規，積極主動開展工作，使廣大工作人員真正認識到做好工程檔案的重要意義，以及各自應盡的責任和義務。領導的檔案意識增強了，工程檔案管理也就自然擺上了議事日程。

㈡建立工作機制，夯實輸變電工程檔案管理基礎

1、加強組織領導。堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓，健全管理網絡。項目建設單位要將設計、施工、監理等各參建單位納入管理網絡，建立檔案領導小組和檔案工作小組，以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監督管理和具體業務工作。理順檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的關系，明確職責。規定兼職檔案員負責材料的收集、整理、組卷，定期移交檔案室；專職檔案員負責各部門、單位的業務指導和質量把關，負責檔案管理、資料編研、提供利用；項目負責人負責對檔案文件材料內容的審核。

2、完善制度建設。建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關規定細化到每項工作的標準程序中去。每項工作結束前都有一個收集整理和移交相關材料的程序，并將其列入工作質量的考核，使工程檔案收集真正成為一項日常性工作，保證工程檔案工作有章可循，有法可依，達到規范化管理的目標要求。同時，積極采取多項控制措施和手段，嚴格手續，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準確和系統。

3、強化責任考核。建立檔案目標管理考核機制，把檔案工作納入綜合考核的范疇。結合勞動競賽、達標投產、評先創優等活動，強化考核激勵，著重在領導意識、人員素質、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質量等環節上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識。推行檔案工作責任制管理，對不按規定執行的基建單位，在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的，及時提出口頭或書面整改意見，仍不按時移交的，依照規定給予經濟和政治上的處罰，嚴重的實行責任追究。

4、推進信息化建設。一方面，加快做好歷史紙質檔案的數字化整理工作；另一方面，嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規范、檔案數字化技術規范等技術標準，統一系統數據庫的建設，統一檔案信息的存儲格式，確保信息技術條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。各參建單位在將檔案條目錄入的同時，所有資料的電子文件通過掃描等其它形式一并上傳數字檔案館，從而通過網絡就能實現檔案便捷而快速的全文查閱利用，真正做到檔案內容的現代化、數字化管理，為檔案的開發利用提供方便。

㈢強化過程控制，推進輸變電工程檔案管理規范化

輸變電工程時間跨度大，要想提高其檔案管理水平就必須實行標準化、規范化管理，即要求檔案管理的收集、整理、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行，做到檔案管理與工程建設同步進行，實現全過程管理。

前期介入。堅持從檔案材料形成的“源頭”抓起，做到前端控制。開工前，檔案主管部門要將工程檔案具體要求、竣工文件材料的收集范圍、歸檔清單等逐一向工程建設參與單位進行技術交底。各工程參建單位要以“建一流工程、創一流檔案”為目標，認真分解檔案工作任務，將檔案管理與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核。

中期控制。檔案主管部門要加強現場的檢查和指導力度，全程參與，確保工程檔案各個管理環節始終受控在控。在業務指導上，應勤跑工地，跟蹤了解項目信息，隨時檢查指導。在具體工作中，要主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收，把工作做到現場，超前控制，把問題解決在檔案提交之前。遇到收集確有難度的，要積極向領導匯報，及時與施工建設相關單位溝通，爭取理解支持。