緒論：寫作既是個人情感的抒發(fā)，也是對學(xué)術(shù)真理的探索，歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇電子檔案管理模式范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。

篇（1）

努力消除技術(shù)因素的影響，最大限度地降低電子文件對設(shè)備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力

靜安區(qū)檔案局在區(qū)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的公共信息平臺上建立的歸檔系統(tǒng)，是以B/S方式供全區(qū)61家單位1000多名機關(guān)干部共同使用。系統(tǒng)有二個進(jìn)口，一個與公共信息平臺上協(xié)同辦公系統(tǒng)對接，直接接收辦結(jié)完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業(yè)務(wù)人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進(jìn)行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統(tǒng)進(jìn)行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統(tǒng)對文件歸檔、接收的環(huán)節(jié)設(shè)置了一些技術(shù)措施，例如協(xié)同辦公系統(tǒng)中已辦結(jié)的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統(tǒng)中，兩個系統(tǒng)同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責(zé)任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數(shù)據(jù)服務(wù)器中，由檔案局的技術(shù)人員負(fù)責(zé)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉(zhuǎn)化為物理管理，靜安區(qū)檔案局又開發(fā)了一個脫機保管系統(tǒng)，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統(tǒng)的文件組織方式，文件的內(nèi)容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責(zé)任人、操作人以及運行環(huán)境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統(tǒng)和紙質(zhì)賬簿同時兼管。

消除技術(shù)因素就是擺脫原有的應(yīng)用系統(tǒng)，將復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統(tǒng)有二個重要技術(shù)特點：一是自動驅(qū)動刻錄機，數(shù)據(jù)在封閉的狀態(tài)下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統(tǒng)自動檢測，根據(jù)規(guī)定期限，系統(tǒng)提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進(jìn)行可靠性檢測，實施有效保存。

事實上靜安區(qū)檔案局同時保留了相同內(nèi)容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關(guān)的手續(xù)，防止到了進(jìn)館的期限，這些歸檔電子文件已經(jīng)流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數(shù)據(jù)集中存放的風(fēng)險，因為大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的保管成本很高，而且技術(shù)進(jìn)步導(dǎo)致數(shù)據(jù)遷移是必然的，當(dāng)數(shù)百萬條記錄的數(shù)據(jù)庫遷移到新的數(shù)據(jù)庫中，要保持和全文信息、背景信息等數(shù)據(jù)的對應(yīng)，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術(shù)因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。

建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規(guī)范、有序的管理模式

計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的辦公模式，大量的文件都是在網(wǎng)上形成、流轉(zhuǎn)，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標(biāo)等等都已經(jīng)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規(guī)范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細(xì)節(jié)都應(yīng)該明確規(guī)定。前一時期，我們曾需要查閱一個關(guān)于信息化工作的文件，在政府的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的相關(guān)系統(tǒng)中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統(tǒng)中也沒有查到，一個在網(wǎng)上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統(tǒng)的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規(guī)則并沒有深入到電子政務(wù)中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態(tài)。如果電子政務(wù)中形成的電子文件的保存繼續(xù)處于這種無序狀態(tài)，客觀上會對電子政務(wù)的應(yīng)用效力打上折扣。因此，針對著電子政務(wù)的特點，靜安區(qū)檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統(tǒng)中，各單位的業(yè)務(wù)人員對于應(yīng)歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統(tǒng)的提示督促業(yè)務(wù)人員按要求歸檔。

歸檔范圍與保管期限的設(shè)置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求結(jié)合靜安區(qū)的實際情況制定一個通用類目表輸入系統(tǒng)中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經(jīng)過審查后，歸檔類目表才能生效。業(yè)務(wù)人員在歸檔時，系統(tǒng)自動會跳出與其業(yè)務(wù)相關(guān)的歸檔類目的清單，業(yè)務(wù)人員只要用鼠標(biāo)點擊相關(guān)的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統(tǒng)按照歸檔類目表設(shè)置了統(tǒng)計功能，各單位應(yīng)歸檔和已歸檔的文件隨時可以統(tǒng)計出來，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業(yè)務(wù)人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責(zé)明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態(tài)。

靜安區(qū)政府將檔案局的這項舉措被靜安區(qū)政府列入?yún)^(qū)重點實施項目，區(qū)信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經(jīng)有80%的單位實現(xiàn)了電子文件歸檔管理。

探索應(yīng)用新技術(shù)，保障電子文件的真實性，努力實現(xiàn)電子檔案的管理價值

電子文件是技術(shù)進(jìn)步的產(chǎn)物，不斷發(fā)展的新技術(shù)又改變著電子文件的表現(xiàn)形式，這種動態(tài)因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內(nèi)容的文件同時保存紙質(zhì)和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務(wù)中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務(wù)已經(jīng)實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復(fù)制成紙質(zhì)文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負(fù)擔(dān)。靜安區(qū)檔案局對“雙套制”作了這樣規(guī)定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經(jīng)沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數(shù)據(jù)來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進(jìn)電子簽章技術(shù)，是2007年是靜安區(qū)檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術(shù)手段去實現(xiàn)電子文件真實性的確認(rèn)。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務(wù)接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務(wù)中的一席之地。

篇（2）

二、旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的發(fā)展

旅游景區(qū)辦公室檔案管理要運用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區(qū)的運營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理要采取科學(xué)方法進(jìn)行管理，使用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步提高檔案管理的信息化，為景區(qū)提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態(tài)性的特點。電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標(biāo)準(zhǔn)化，方便對檔案信息進(jìn)行采集與存儲。電子檔案的輸入和應(yīng)用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區(qū)辦公室電子檔案要對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行動態(tài)性的實時更新，包括檔案信息采集、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的處理以及檔案數(shù)據(jù)的和利用等動態(tài)變化。

在信息化時代，旅游景區(qū)辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強化旅游景區(qū)管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠?qū)⒙糜尉皡^(qū)各種數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行及時準(zhǔn)確統(tǒng)計，為旅游景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)實時掌握景區(qū)發(fā)展?fàn)顩r提供了資料依據(jù)。電子檔案管理涉及到了旅游景區(qū)的電子景務(wù)、景區(qū)信息公開指南、景區(qū)的管理制度、實物檔案整理、數(shù)碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內(nèi)容。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區(qū)辦公室電子檔案方便了旅游質(zhì)量監(jiān)督管理部門對本景區(qū)的監(jiān)督管理。在進(jìn)行電子檔案管理的同時，也要保存好相關(guān)的紙質(zhì)文件。檔案記錄要完整細(xì)致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區(qū)要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區(qū)資源分類管理與評價。因此，電子檔案管理有助于旅游景區(qū)的開發(fā)建設(shè)，更好地提高旅游服務(wù)質(zhì)量。

（二）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理存在的問題分析

一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區(qū)辦公室的電子檔案管理應(yīng)用程度還很低，這不能滿足旅游景區(qū)信息化管理的發(fā)展與要求。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理舊有的模式要進(jìn)行改變，一些辦公室人員對軟件應(yīng)用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實現(xiàn)信息資源的價值，就必須有針對性地對各個部門進(jìn)行服務(wù)，為這些部門提供建立電子檔案方法、業(yè)務(wù)管理制度等，這些工作還有待開展。

另一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案還需要建設(shè)和完善。一些旅游景區(qū)辦公室檔案信息建設(shè)落后，檔案設(shè)施陳舊，難以滿足辦公室復(fù)雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數(shù)字信息資源的保存就容易出現(xiàn)丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統(tǒng)化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應(yīng)的管理制度與規(guī)范，就不能夠使電子檔案管理走向規(guī)范化，大多處于形式化和無序化狀態(tài)。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進(jìn)行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。

三、完善旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式

首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區(qū)辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變到電子檔案管理方式。要加強對全體員工的宣傳，提高景區(qū)員工對電子檔案的認(rèn)識和利用程度。景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要加強電子檔案的組織保障，對旅游景區(qū)的旅游資源信息進(jìn)行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區(qū)的建設(shè)發(fā)展與電子檔案管理同步。

其次，要加強電子檔案的技術(shù)設(shè)施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統(tǒng)，要通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對旅游景區(qū)辦公室的檔案管理軟件進(jìn)行升級。要采購先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、文件數(shù)字化設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)備等，這樣才能確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。同時，要根據(jù)景區(qū)實際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發(fā)揮電子檔案的各項設(shè)施功能。

篇（3）

（一）服務(wù)手段。在政府的工作效率問題上，傳統(tǒng)的政府檔案管理要通過大量的人力物力以及各類資源才能將檔案有效進(jìn)行管理，盡管如此，準(zhǔn)確程度仍有誤差。而利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)可以將政府檔案管理工作與信息技術(shù)有機結(jié)合，以達(dá)到我們所說的電子政務(wù)環(huán)境，以網(wǎng)絡(luò)智能化技術(shù)將各個部門連接起來，做到資源的共享以及信息及時的傳達(dá)。這種管理方法以及服務(wù)手段徹底取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種管理模式徹底掙脫了傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，讓政府工作的重點放在為人民服務(wù)上，在各類檔案中準(zhǔn)確快捷地找到所需的檔案資源，切實為檔案管理工作的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）管理載體。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)檔案，以文字記錄各類信息，而在網(wǎng)絡(luò)信息化極速發(fā)展的今天，政府檔案的管理工作可以通過互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)來將政府檔案資料以各種途徑方便快捷地記錄下來，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，新的信息化檔案不僅可以有豐富的音頻以及圖片，在儲存過程中，也掙脫了以往紙質(zhì)檔案的束縛。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理工作流程的轉(zhuǎn)變分析

我國的政務(wù)部門分類極多，需要處理的信息資料繁多，所承受的壓力也是極為巨大的。在傳統(tǒng)的檔案管理時期，每個部門都需要花費大量的時間、人力物力去對各類檔案進(jìn)行分類整理，然后結(jié)合自身工作的情況再將檔案送至檔案管理部門，這一套流程下來，不僅需要整理海量的資料，而且也無法保證資料及時歸檔，而現(xiàn)如今在電子政務(wù)環(huán)境的發(fā)展下，各個部門不僅可以及時有效地將需要存檔的資料傳輸?shù)綑n案管理部門，還可以徹底分清檔案之間的類別，最大程度上保證了歸檔資料的精準(zhǔn)程度與完整性，在這種情況下，不僅可以有效降低因人為原因而導(dǎo)致的錯誤，還能對部門之間的信息檔案資源共享進(jìn)行加強。這種管理方式對于檔案管理工作來說，無疑是極為有利的，對于檔案信息真正做到及時利用。因此，在檔案管理過程中，政府檔案管理部門首先應(yīng)及時與信息技術(shù)相結(jié)合，對檔案的整理與儲存工作予以加強。另外，政府檔案管理部門一定要針對信息化檔案管理提升網(wǎng)絡(luò)安全度，各類安全預(yù)防措施予以完善，在檔案的日常管理工作中，應(yīng)利用相應(yīng)的殺毒軟件與防火墻來抵御病毒的侵襲。此外，在對一些內(nèi)部信息進(jìn)行處理時，更應(yīng)進(jìn)一步加強對信息的保密程度與限制，阻攔一切不法分子破譯檔案網(wǎng)站并使得檔案信息外泄。與此同時，檔案管理人員應(yīng)做好檔案的備份工作，以免因一些不可避免的因素導(dǎo)致文件損壞或丟失，確保檔案信息的完整與完全性。

三、電子政務(wù)背景下檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

現(xiàn)如今，隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息化的井噴式發(fā)展，在現(xiàn)如今的電子政府管理環(huán)境中，政府的檔案管理工作基本已經(jīng)實現(xiàn)了自動化、信息化的目標(biāo)，檔案管理工作變得更加便捷、安全、有效。作為一名合格的政府檔案管理人員，應(yīng)做到與時俱進(jìn)，使工作與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，對自己陳舊的工作觀念與方式方法進(jìn)行徹底改善，在日常工作要具有創(chuàng)新精神，以便更加科學(xué)有效地進(jìn)行管理。

四、電子政務(wù)環(huán)境下完善政府檔案管理的建議

（一）加強政府檔案管理人員隊伍建設(shè)。在當(dāng)前電子政務(wù)環(huán)境下，應(yīng)加強對正讀檔案管理人員隊伍的建設(shè)，檔案管理工作是政務(wù)工作中的一項重要分支，政府對此項工作有著極高的關(guān)注度，與檔案管理工作直接接觸的就是管理員。因此檔案管理員應(yīng)具備良好的學(xué)習(xí)能力與積極性，豐富的檔案管理經(jīng)驗是必不可少的，同時還應(yīng)對日常工作的經(jīng)驗進(jìn)行總結(jié)。

篇（4）

1 新形勢下農(nóng)業(yè)科技檔案管理存在的問題

1.1 缺乏正確管理機制

在過去，農(nóng)業(yè)科研單位因為長期受傳統(tǒng)觀念影響，一味的將工作重心放在科研上，疏于檔案管理。各科研單位對于檔案管理機制建立意識不強，管理方式過于傳統(tǒng)，思想過于封閉。存在“為了保管而去保管”的觀念。大大影響了檔案管理效率，無法有效的將科技檔案管理的作用真正發(fā)揮出來，使檔案管理無法滿足新時代的需要。

1.2 缺管專職檔案管理人員

由于思想過于傳統(tǒng)與保守，很多農(nóng)業(yè)科研單位中將檔案管理部門當(dāng)作了邊緣部門，缺乏專職檔案管理人員已經(jīng)成為了許多單位檔案管理部門存在的普遍現(xiàn)象。即使有一些單位的檔案管理部門有檔案管理人員，也存在身兼數(shù)職的情況。日復(fù)一日，年復(fù)一年，便出現(xiàn)了各農(nóng)業(yè)科研單位在檔案管理方面過于保守，缺乏創(chuàng)新管理理念的情況。最終使得各科研單位檔案管理部門無法更好的服于科研工作。

2 新形勢下，電子化管理農(nóng)業(yè)科研檔案已成為大勢所趨

2.1 建立電子化管理農(nóng)業(yè)科研檔案成必做功課

所謂科研檔案是指相關(guān)科研單位在相關(guān)科學(xué)技術(shù)活動中形成的各種載體的檔案。這不僅是科技人員勞動的成果，同時也是他們智慧的結(jié)晶。科研檔案是儲備各種科技信息的載體。主要作用是為各種實際性的科學(xué)研究提供相關(guān)的理論依據(jù)，具有重要的參考價值。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，計算機技術(shù)被廣泛的應(yīng)用在檔案管理中，對各種科研活動產(chǎn)生的電子檔案，采用計算機系統(tǒng)進(jìn)行處理和管理。電子化管理?r業(yè)科研檔案已成為大勢所趨。各農(nóng)村科研單位必須要順應(yīng)時代要求，做好從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，采用電子檔案替換傳統(tǒng)手工管理模式，最終建成電子化管理農(nóng)業(yè)科研檔案管理模式，適應(yīng)新的網(wǎng)絡(luò)時代科研電子檔案管理新環(huán)境。

2.2 電子化管理農(nóng)業(yè)科研檔案模式優(yōu)勢明顯

新的形勢下科研電子檔案管理模式的建立，有利于減輕管理者勞動強度，提高管理者工作效率。原本需要大量人力的繁瑣檔案管理模式，可通過高科技人材采用快捷的管理手段和信息，通過快捷的途徑，實現(xiàn)完善管理，避免了傳統(tǒng)管理手段存在的檢索查找困難等問題。電子化管理農(nóng)業(yè)科研檔案模式的建立，可以對多種形式的檔案采取掃描形式保存，然后建立相對應(yīng)的電子管理目錄，采用方便快捷的檔案管理軟件，建立相對應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，更有利于查閱，大大加快農(nóng)業(yè)科研單位電子檔案管理效率。目前各國家級、省級農(nóng)業(yè)科研單位均成功構(gòu)建了電子系統(tǒng)，院級單位也正在逐漸完善，構(gòu)建獨立信息庫，以達(dá)到上下連動，共同管理的完善電子化管理農(nóng)業(yè)科研檔案管理新模式。

篇（5）

客戶檔案管理是供電企業(yè)與用電客戶之間的業(yè)務(wù)往來憑證，同時也是為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要渠道之一。隨著電力行業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日益激烈，為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是每個電力企業(yè)所追求的發(fā)展目標(biāo)。因此，電力企業(yè)在發(fā)展過程中，應(yīng)提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平，建立合適的電子檔案集中管理模式，為企業(yè)發(fā)展提供保障。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀

1.企業(yè)對電子檔案集中管理重要性認(rèn)識不足

在供電企業(yè)發(fā)展過程中，往往注重于電力工程建設(shè)，忽視檔案管理，再加上很多供電企業(yè)管理人員認(rèn)為檔案管理對企業(yè)發(fā)展沒有幫助，對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案庫存信息管理混亂。這種錯誤的企業(yè)發(fā)展觀，影響了檔案的集中管理進(jìn)程，讓檔案信息無法得到及時更新和調(diào)整，不利于電子檔案集中管理模式的實施。

2.缺乏規(guī)范化的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案集中管理涉及到的部門很多，流程復(fù)雜，很多企業(yè)在檔案管理中并未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成工作人員對有價值的信息記錄不全面，而沒有價值的信息卻占據(jù)著企業(yè)大量內(nèi)存空間，造成了空間的浪費。尤其是在企業(yè)大營銷體系建設(shè)完成之后，對于之前的檔案資料，供電企業(yè)也沒有制定出相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在新舊信息交替過程中，導(dǎo)致很多檔案信息流失。另外，企業(yè)檔案未實現(xiàn)同等性歸檔，隨意性較大，檔案整理方式也存在很多不恰當(dāng)之處，加之供電企業(yè)檔案管理人員變更頻繁，導(dǎo)致材料收集工作?節(jié)嚴(yán)重，影響檔案電子化發(fā)展[1]。

二、電子檔案集中管理的具體方式

所謂電子檔案，就是將紙質(zhì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加工，最終轉(zhuǎn)變成電子文件的過程。通過這一過程，企業(yè)可以對檔案進(jìn)行更好的集中管理。

1.加強對文書檔案和科技檔案的收集管理

供電企業(yè)的相關(guān)檔案資料需要在各個科室中相互傳閱，而在此過程中，涉及到很多文書檔案和科技檔案。因此，在檔案收集管理中，如果不進(jìn)行針對性的收集管理，很容易造成檔案信息的流失，讓檔案完整性遭到嚴(yán)重破壞。首先，可以對檔案信息進(jìn)行立卷，由于文書檔案和科技檔案內(nèi)容相對復(fù)雜，在立卷過程中需要保證信息完整性，并對其進(jìn)行分類保存，這樣，有利于后期的使用和傳閱。尤其是對于供電企業(yè)會議記錄、各地區(qū)統(tǒng)計報表、學(xué)習(xí)文件等，更需要做好歸檔處理。其次，對于一些比較重要的文書文檔和科技文檔，但目前還在繼續(xù)使用中，可以對其進(jìn)行復(fù)印使用，并對原件進(jìn)行歸檔保存，避免文件出現(xiàn)丟失或損毀，對企業(yè)管理造成影響。另外，文書檔案和科技檔案在編制上應(yīng)具有較強順序性，避免出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。

2.電子文件的生成

供電企業(yè)可根據(jù)實際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)收集，將電子文件中的相關(guān)敘述改變，最終保證電子文件傳輸?shù)耐暾砸约皩ο嚓P(guān)資料信息進(jìn)行確定。首先，運用掃描儀器或高清拍攝儀器等，對工單中印制的字體或者符號進(jìn)行掃描，隨后再經(jīng)過檢驗來確立檔案外形，最后利用網(wǎng)絡(luò)字符辨別技術(shù)將外形翻譯成相對應(yīng)的計算機文字。在利用圖像文本辨別手段進(jìn)行文本材料辨別過程中，需要將圖像文件進(jìn)行具體的探究和整理，從中獲取有價值的信息和文字。例如，在電子文件生成過程中，容易出現(xiàn)信息錯誤運用和錯誤識別，相關(guān)工作人員在工作過程中，需要保證信息識別的準(zhǔn)確率，將識別之后的信息，演變文檔案全文內(nèi)容，從而確保電子檔案的準(zhǔn)確性。其次，在電子文件生成中，還會運用到圖像壓縮技術(shù)。將圖像信息中的多余數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮，幫助數(shù)據(jù)實現(xiàn)更好的儲存和傳輸。圖像壓縮技術(shù)主要分為有損壓縮和無損壓縮。如果想要將供電企業(yè)營銷特征和客戶營銷價值的共同作用體現(xiàn)出來，那么無損壓縮方式具有很強的可行性[2]。

篇（6）

近年來，電子政務(wù)和政府網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)得以應(yīng)用，這有效的改變了政府檔案信息服務(wù)的方式，其開始更偏重于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫，而且檔案信息服務(wù)方式也開始一改有限和被動服務(wù)的限制，開始向網(wǎng)絡(luò)資源為主的無限和主動服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。打破了傳統(tǒng)的靜態(tài)和間接服務(wù)，更注重于提供動態(tài)及直接的參考咨詢和開發(fā)編輯。而且通過對檔案資源信息進(jìn)行提煉加工，從分散、無序的檔案資源中進(jìn)行信息的提取和濃縮，利用多種服務(wù)方式，從而有產(chǎn)的提高檔案信息服務(wù)的主動性、快捷性，使其向高層次的服務(wù)方向發(fā)展。

二、檔案載體

政府電子政務(wù)辦公的應(yīng)用，有效的加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)和各種現(xiàn)代化的高科技技術(shù)在政府部門的應(yīng)用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長期以來只依靠文字來對歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過聲音、圖像等能夠更直接和生動的將事物得以展現(xiàn)出來。而且在對檔案進(jìn)行記錄時，以光盤、磁帶及移動存貯設(shè)備為主的磁性材料得以應(yīng)用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發(fā)展，同時也加快了檔案結(jié)構(gòu)的改變。

三、檔案主要工作流程中管理方式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運用及電子政務(wù)辦公的環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門，也可以直接?⑹?據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中；另一方面，通過網(wǎng)絡(luò)，政府檔案管理人員可實行跟進(jìn)式服務(wù)，形成初期，跟蹤指導(dǎo)，或者在文檔形成之后，可隨時到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進(jìn)行信息采集和核對工作，如此一來，大大縮短了文件資料轉(zhuǎn)化作檔案的時間周期，收集工作做到了根據(jù)需要，確保了歸檔信息的完整性、準(zhǔn)確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉(zhuǎn)變的另一結(jié)果，也引起了檔案管理者對電子文件保管工作的措施研究，之前對庫房單一的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成對儲備數(shù)字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務(wù)環(huán)境下給予各種工作提供靈活方便的同時，安全隱患意識也必須時時在心，特別是在涉及的政府機密信息，管理員必須做到：一是注意網(wǎng)絡(luò)信息安全措施的加強，日常業(yè)務(wù)中及時更新維護(hù)殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴(yán)格審查不當(dāng)?shù)男畔⑴c杜絕保密的內(nèi)容上網(wǎng)，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器要采用主用和備用雙主機，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的齊全。

四、服務(wù)方式

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的接入形式多樣，為檔案信息服務(wù)拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務(wù)，并能及時收集用戶反饋的信息。政府在電子政務(wù)背景下，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用不同的信息服務(wù)軟件系統(tǒng)，可以對利用者的利用時間、區(qū)域及查詢檔案信息內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計，及時與用戶溝通聯(lián)系，適時調(diào)整檔案利用服務(wù)，并對不同時期和部門所需的檔案信息進(jìn)行及時配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求[2]。檔案信息服務(wù)工作是社會發(fā)展到一定歷史階段而產(chǎn)生的社會現(xiàn)象，政府的檔案利用服務(wù)在不脫離原有的基礎(chǔ)上，要注意傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的并舉，做好在新技術(shù)向檔案管理滲透的過程中，努力實現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機結(jié)合工作，使兩者做到優(yōu)勢互補，揚長避短。

五、管理理念

篇（7）

1、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是有效保存高校各類檔案，對高校歷史負(fù)責(zé)的需要。

保存高校各類檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作者的責(zé)任，有必要采取包括技術(shù)手段在內(nèi)的一切措施來保存好高校的歷史。電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理，可以規(guī)范電子文件歸檔、管理和利用，正是眾多技術(shù)手段中最行之有效的措施。

2、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是依法管理電子檔案的需要。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級機關(guān)、企事業(yè)單位所產(chǎn)生的對國家和社會有保存價值的文件（包括電子文件）必須進(jìn)行收集歸檔。

3、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是加強高校信息資源建設(shè)的需要。電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理可將高校各單位形成的電子文件及時歸檔、管理，并及時移交到檔案館，可大大豐富高校信息資源，方便管理、利用，更好的為廣大師生員工及高校發(fā)展提供服務(wù)。

4、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理是高校信息資源共享的需要。隨著高校辦公自動化系統(tǒng)的日益完善，通過校園網(wǎng)平臺為黨政決策、機關(guān)辦公、學(xué)術(shù)研究、學(xué)科建設(shè)和學(xué)生個人檔案等，提供網(wǎng)上全文檢索、瀏覽、下載及打印。對各單位的信息資源進(jìn)行整合，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用。

二、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化管理必須遵循的原則

1、前端控制原則

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。

前端控制是保證電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是對整個管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實現(xiàn)。由于電子文件具有易流失、易更改等特性，文件內(nèi)容出現(xiàn)差錯的可能性比紙質(zhì)要大得多，其中很多差錯及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢復(fù)或部分修復(fù)，往往也需要付出很高的代價。這些差錯有些來自系統(tǒng)的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失誤。把保障電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀的措施附加于文件形成過程，把電子文件可能產(chǎn)生的失誤差錯控制在最小的范圍、最佳的時期，即文件形成階段?？梢杂行У胤乐蛊渌芾憝h(huán)節(jié)對電子文件的操作和破壞。

2、全程管理原則

電子文件全程管理思想是電子文件管理領(lǐng)域中的文件體理論與前端控制理論的組合應(yīng)用。在業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，及時將需要保存的電子文件移交到文件中心等中間保管機構(gòu)，最后將需永久保存的電子文件移交到檔案館。同傳統(tǒng)的檔案管理理念相比，全程管理有以下特點：首先，對電子文件連續(xù)的、無間斷的過程管理代替了職能管理，將文書、檔案工作看成一個連續(xù)的過程。其次，保存文件信息內(nèi)容的同時保存其形成與使用的背景信息等元數(shù)據(jù)，并保持兩者間的有機聯(lián)系。再次，事前管理代替事后監(jiān)督，管理的切入點提前至電子文件形成之時甚至形成之前。

電子文件的全程管理由于過程的可控性強，過程控制的反饋周期短，因此，對電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項具體管理內(nèi)容的實施過程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過程管理中，所有有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都被記錄在案，以證實電子文件管理系統(tǒng)中的運轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。根據(jù)電子文件的特點和管理要求，必須建立一個完整的管理體系，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進(jìn)行全程管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

3、集成管理原則

集成管理是對管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流內(nèi)部管理活動的集成、文件流與業(yè)務(wù)流的集成、文件流與其他信息流的集成三方面。

檔案集成管理，是指集成主體以全新的管理理念及方法，突破人們慣有的常規(guī)模式，以積極的探索精神將集成的基本原理和方法創(chuàng)造性運用到檔案管理中的一種實踐模式。高校檔案集成管理，則從集成新視角去分析高校管理活動，立體地、綜合化地運用各種不同的方法、手段、工具，將高校檔案組織中人力、物力等軟、硬資源要素有機地納入到管理視野之中，并將高校檔案管理組織內(nèi)外的各種集成要素按照制定的集成模式進(jìn)行整合，促使各集成要素功能匹配、優(yōu)勢互補、動態(tài)開放及創(chuàng)造性融合；從而使得檔案管理系統(tǒng)整體功效倍增，變被動為主動，最終促進(jìn)整個檔案管理活動效率的提高。

三、檔案管理“雙軌制”，確保檔案信息完整。

雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯(lián)合的《高等學(xué)校檔案管理辦法》第三章第十五條明確規(guī)定“學(xué)校應(yīng)當(dāng)對紙質(zhì)文件同步歸檔”。因此，檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理要嚴(yán)格實行電子文件和紙質(zhì)文件同步歸檔的“雙軌制”原則。

“雙軌制”，是指在文件生成、流轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)，實行“雙軌制”的檔案部門在文件包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件進(jìn)入運轉(zhuǎn)程序時就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)辦理，形成兩種的歸檔、管理方法。

要把兩種載體的檔案信息完全融合起來，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，下列工作不容忽視：

（1）對高校辦公室自動化系統(tǒng)及各單位中心主頁上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部門專門打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋公章，專門作為歸檔保存，同時還要將電子文件的電子版（包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息）及時收集保管，采用“雙套制”確保檔案的安全，也為電子文件的全文檢索利用提供了可能。

在無紙化工作流程中，電子文件從開始產(chǎn)生到處理完畢不需要使用紙張，全部在辦公信息系統(tǒng)中完成。目前開展電子文件管理，特別是實行檔案“雙軌制”管理的高校通常實行辦理完畢實時歸檔。由于電子文件歸檔后不影響文件形成部門的使用，其他職能部門也可以直接在網(wǎng)上查閱，調(diào)用。因此，文件形成部門沒有必要把相應(yīng)的紙質(zhì)文件留在辦公室里，轉(zhuǎn)而采取隨辦隨歸的做法。這樣一來，紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔幾乎是同步進(jìn)行的，紙質(zhì)文件隨時歸檔不僅減輕了高校內(nèi)各部門保管文件的壓力，也減少了個別存放文件保管不善等問題，提高了歸檔的齊全率。

篇（8）

1.1信息化檔案便于搜集

在電子信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的過程中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變成了電子信息化檔案。這樣一方面大量節(jié)省了紙張資源；另一方面，對于檔案的搜集過程中的運輸問題，也大大提高了工作效率。由于電子信息化檔案以電子檔案模式存儲于電子計算機中，在對檔案的搜集時，只需要發(fā)送電子郵件，或者用U盤進(jìn)行傳輸即可，攜帶方便，代替了傳統(tǒng)檔案管理模式對于檔案搜集過程中的復(fù)雜工序，提高工作效率。

1.2電子信息化檔案便于保存

由于電子信息化檔案是以電子文檔的形式存放在電子計算機之中。檔案管理著對檔案的搜集工作結(jié)束之后，可按按照相應(yīng)的計算機分類程序軟件，輕松地將檔案進(jìn)行分類管理。保存在電子計算機之中。同時，只要建立相應(yīng)的電子信息化檔案庫，就可以對檔案資源進(jìn)行保存。一點出現(xiàn)問題檔案丟失，還可以在信息庫中及時進(jìn)行恢復(fù)數(shù)據(jù)。保證了檔案在保存過程中的安全性。

1.3電子信息化檔案便于檢索查詢

由于電子信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，存在與計算機中的虛擬檔案信息庫已經(jīng)代替了傳統(tǒng)的檔案室，一切檔案資源都存在于電子計算機之中。在對檔案進(jìn)行搜索時，已經(jīng)不再需要到檔案室去自己親自查詢檔案，只需要登陸電子計算機，到電子檔案室中去，輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字、名稱進(jìn)行搜索即可。這種電子信息化技術(shù)，節(jié)省了檔案在檢索過程中所需要的時間，使檔案的檢索查詢變得高效化、方便化、快捷化。

二、當(dāng)前電子技術(shù)在檔案管理中面臨的問題

雖然電子信息化檔案管理技術(shù)有著諸多優(yōu)勢，但是由于一些人員技術(shù)原因，當(dāng)前電子信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用仍面臨著問題。

2.1管理者對電子信息化檔案管理技術(shù)認(rèn)識不夠

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，一些管理者在意識發(fā)展上沒有跟上技術(shù)發(fā)展的腳步，對于電子信息化檔案管理技術(shù)認(rèn)識不夠。在現(xiàn)代電子信息化技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式的今天，沒有投入足夠的資金合作資源對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改革，建立新式的電子信息化檔案管理模式。資金上的匱乏導(dǎo)致了無法建立技術(shù)設(shè)備完善的電子信息化檔案模式。

2.2缺乏相應(yīng)的電子信息化技術(shù)管理人才

由于科技的飛速發(fā)展，電子信息化技術(shù)在很短的時間內(nèi)就取代了傳統(tǒng)檔案管理模式。而相應(yīng)的，檔案管理者還是之前的人員。他們由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式制約太久，無論是從技術(shù)上還是意識思想上都無法跟新興的電子信息化檔案管理技術(shù)相匹配。對于電子信息化檔案管理模式在人才上的一大空缺，是當(dāng)前我們面臨的一項重大問題。

三、對于問題的相關(guān)對策

一種新興技術(shù)在發(fā)展過程中雖然前途是光明的，但道路必然是曲折的。我們面對問題應(yīng)該及時發(fā)現(xiàn)，及時解決，促進(jìn)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展。面對電子信息化檔案管理模式在應(yīng)用中的諸多問題我們應(yīng)該認(rèn)真分析，理清思路。首先，我們要提高人們對于電子信息化檔案管理技術(shù)的認(rèn)識。只有人們的認(rèn)識高度上升之后，才會給予電子信息化檔案管理技術(shù)足夠的認(rèn)識，投入相應(yīng)的資金進(jìn)行建設(shè)。第二，要適當(dāng)?shù)囊M(jìn)相應(yīng)的電子信息化檔案管理技術(shù)人才或?qū)υ袡n案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理著在實際操作中減少錯誤，保證電子信息化檔案管理技術(shù)科學(xué)、高效的應(yīng)用。

篇（9）

1 充分運用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式

在當(dāng)前檔案管理過程中實施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識影響。但是，在當(dāng)前檔案管理過程中，要想明確劃分檔案雙套制管理的范圍還存在著一系列的阻礙因素。其主要原因是檔案信息技術(shù)管理興起時間較遲，大部分人們對數(shù)字檔案管理重要性認(rèn)識不夠，并且在應(yīng)用過程中出現(xiàn)了一系列的問題，嚴(yán)重影響著檔案管理的水平。

在當(dāng)前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過程中，我們應(yīng)該緊跟時展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實際情況采用檔案雙套制管理模式。其中，檔案管理雙套制模式主要興起途徑包括：一是辦公逐漸朝著數(shù)字信息化方向轉(zhuǎn)變，出現(xiàn)了大量的電子文件和紙質(zhì)文件資料，所以需要根據(jù)實際情況進(jìn)行分類管理；二是隨著檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化社會的發(fā)展，所以在這樣的條件下產(chǎn)生了電子檔案資料管理。

2 結(jié)合檔案資料管理內(nèi)容初步限定雙套制模式管理范圍

為了有效提高檔案管理的水平，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個單位可以根據(jù)自身檔案資料的實際情況，探究多種載體保管形式如何進(jìn)行統(tǒng)一保管，并且提出具有較高應(yīng)用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來，構(gòu)建完善的管理模式。同時，單位檔案管理部門應(yīng)該定期整理檔案資料，進(jìn)行分類處理，對于一些具有較高應(yīng)用價值的檔案資料采取掃描措施，實行雙套制保管方式。

3 堅持構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境實行檔案雙套制管理模式

在單位檔案管理過程中，為了確保檔案資料管理的安全性，便可以采用雙套制管理模式。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，通過構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境，有效防治單位檔案管理資料信息出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。通常情況下，采用良好的檔案雙套制管理模式主要包括以下幾種：物理隔離、應(yīng)用防火墻以及身份認(rèn)證等安全技術(shù)。其中，在檔案管理過程中實行的雙套制管理模式是內(nèi)外網(wǎng)的隔離與控制最有效的方式。因此，在日常檔案管理過程中，我們需要建立起以防火墻為基礎(chǔ)條件的雙套制檔案管理方案。

在檔案管理過程中，為了確保檔案資料信息的安全性，選擇不同的管理模式需要根據(jù)檔案管理工作的實際情況而定。其中，針對檔案管理室的出入情況管理，可以采用證件識別或者自動識別系統(tǒng)進(jìn)行管理，例如：磁卡、身份證卡等，通過這些方式有利于對人們進(jìn)行有效管理。更重要的是在這樣的情況下，可以制定相應(yīng)的操作程序，制定科學(xué)合理的檔案系統(tǒng)管理制度。一般檔案管理中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時，需要經(jīng)過主管人員的認(rèn)可，并且還需要有相應(yīng)的安全管理人員在場。一旦管理出現(xiàn)問題時，便及時采取措施進(jìn)行處理[3]。

4 對檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排

篇（10）

根據(jù)2008年9月1日頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學(xué)校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據(jù)目前的情況來看，主要對其總結(jié)了以下這幾個方面特點：第一，學(xué)校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業(yè)生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學(xué)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，也要對畢業(yè)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷出或改動，此時檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學(xué)生其他檔案的維護(hù)和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，各個高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在各種差異性，導(dǎo)致各高校之間對于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數(shù)字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。

以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續(xù)就以上特點結(jié)合電子化檔案管理進(jìn)行應(yīng)用分析。

二、檔案數(shù)字化管理的特點

過去傳統(tǒng)的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯然是無法滿足現(xiàn)狀的，因此必須在過去傳統(tǒng)的管理模式中，創(chuàng)建一種新的管理模式，那就是應(yīng)運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統(tǒng)檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到進(jìn)一步的提高。

隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為高校檔案管理的一種發(fā)展趨勢，各種新型產(chǎn)品正不斷被研發(fā)出來并得到廣泛性地應(yīng)用，也使得檔案管理在模式上發(fā)生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數(shù)字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。

如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統(tǒng)的檔案管理存在很大的區(qū)別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統(tǒng)中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統(tǒng)的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統(tǒng)檔案所不具備的，像查準(zhǔn)率以及查全率等等，這些都是傳統(tǒng)檔案對于現(xiàn)代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應(yīng)充分利用電子檔案的優(yōu)勢，使其優(yōu)越性得到展現(xiàn)。當(dāng)前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進(jìn)行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉(zhuǎn)換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進(jìn)行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設(shè)施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進(jìn)行相互傳輸，這是當(dāng)前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節(jié)省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進(jìn)行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統(tǒng)一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關(guān)的技術(shù)支持。

四、檔案數(shù)字化管理的重要作用

檔案數(shù)字化管理是一種現(xiàn)代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質(zhì)記載的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息進(jìn)行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數(shù)字智能化的管理模式能把相關(guān)的檔案按照不同的類別進(jìn)行數(shù)字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細(xì)的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：

首先，檔案數(shù)字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當(dāng)中可以進(jìn)行電子傳遞閱覽，可以節(jié)約時間，提高工作效率。利用數(shù)字化的管理模式搜集的數(shù)據(jù)，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。

其次，在電子化的智能管理中，把相關(guān)的資料儲存在文檔的資料庫當(dāng)中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準(zhǔn)確性，不容易產(chǎn)生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節(jié)約了時間，提高了工作效率，這便是現(xiàn)代數(shù)字智能化管理模式的優(yōu)點。

再次，數(shù)字智能化的管理模式可以隨時進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載信息需要大量的人工進(jìn)行統(tǒng)計和整理，現(xiàn)在的數(shù)字智能化的管理可以利用高科技的電子產(chǎn)品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標(biāo)就能夠完成整個的統(tǒng)計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。

最后，數(shù)字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節(jié)省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。

所以，在社會快速發(fā)展的今天，高校檔案管理采用數(shù)字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數(shù)字化的管理模式，需要進(jìn)一步的學(xué)習(xí)與實踐。

數(shù)字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現(xiàn)在的數(shù)字化管理模式當(dāng)中，利用科技化的電子產(chǎn)品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進(jìn)行數(shù)字化的管理過程當(dāng)中，對相關(guān)的信息進(jìn)行數(shù)字化的編碼，使相關(guān)的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當(dāng)中進(jìn)行相關(guān)的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關(guān)重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認(rèn)真對待。4、管理資料。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保管有很多嚴(yán)格的要求，要保證紙質(zhì)資料環(huán)境的干燥、清潔等，要防止火災(zāi)的發(fā)生，防止被水淹沒，而數(shù)字化管理則不用擔(dān)心這些問題。

現(xiàn)如今，數(shù)字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進(jìn)行統(tǒng)計這個環(huán)節(jié)當(dāng)中，主要依靠高科技產(chǎn)品進(jìn)行自動化的統(tǒng)計，可以節(jié)約時間，減少人力，提高工作效率;在使用資料中，利用數(shù)字化的管理模式可以使數(shù)字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節(jié)省很多的時間、精力;在編排資料中，利用計算機的操作系統(tǒng)把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進(jìn)行資料共享，促進(jìn)高校之間的合作。然而在數(shù)字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進(jìn)行加密處理，防止相關(guān)的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統(tǒng)比較復(fù)雜，在相關(guān)的操作過程當(dāng)中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸?shù)倪^程當(dāng)中，要進(jìn)行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進(jìn)行正當(dāng)?shù)牟僮鳎@樣才能保證信息的安全。

五、如何規(guī)范檔案數(shù)字化管理

在檔案數(shù)字化管理模式當(dāng)中存在著很多的問題，涉及到電子科技產(chǎn)品的使用，電子科技產(chǎn)品是一個很復(fù)雜的產(chǎn)物，如果操作不當(dāng)就會對學(xué)?；蛘邔W(xué)生造成很大的損失，所以在進(jìn)行數(shù)字化的信息管理的時候，要嚴(yán)格規(guī)范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數(shù)字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學(xué)校內(nèi)部資料，就必須完善相關(guān)的管理體系，加強高校檔案的內(nèi)部管理，對學(xué)校內(nèi)部工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高內(nèi)部人員的操作能力。在進(jìn)行數(shù)字化的儲存模式當(dāng)中存在著很多的問題，在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當(dāng)或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學(xué)校帶來相當(dāng)大的損失。所以要定期對電腦系統(tǒng)進(jìn)行升級管理，請專業(yè)的維修人員進(jìn)行專業(yè)的維修工作，對于電腦要進(jìn)行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數(shù)字化的管理順利地進(jìn)行。

（二）規(guī)范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當(dāng)中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應(yīng)的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應(yīng)該對于信息進(jìn)行嚴(yán)格的加密處理，不要把密碼告訴無關(guān)的人，應(yīng)該避免密碼被更多的人知道，所以應(yīng)該建立一個完整的管理體系，每個人都要認(rèn)真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴(yán)謹(jǐn)，在使用資料的過程當(dāng)中，要時刻注意網(wǎng)絡(luò)的安全，加強防范意識。

（三）對資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強工作的嚴(yán)謹(jǐn)性

篇（11）

隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息技術(shù)的普及，高校行政管理相關(guān)文件通過校內(nèi)OA辦公系統(tǒng)（Office Automation）和校園通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和處理，這種無紙化辦公的信息化管理模式，在極大地提高工作效率的同時也產(chǎn)生了大量的電子文件。目前，高校檔案部門處于檔案“后管理模式”，電子文件仍需通過紙質(zhì)輸出，文件的有效性需要通過加蓋實體印章和手寫簽名來證實，紙質(zhì)檔案歸檔后，通過掃描、上傳等手段捕獲電子文件，這種滯后的工作模式極大地影響了電子文件歸檔的工作效率。

《中華人民共和國電子簽名法》使電子印章的應(yīng)用在法律上得到承認(rèn)，電子印章技術(shù)將改變檔案信息化斷代的現(xiàn)狀，使電子文件管理得以接續(xù)。因此，如何在紙質(zhì)文件和電子文件“雙軌制管理”的模式下，建立起合理規(guī)范的電子文件管理模型不僅在理論層面是一個創(chuàng)新研究課題，在實踐層面也給檔案管理部門帶來了全新的挑戰(zhàn)。暨南大學(xué)相繼在學(xué)校OA辦公系統(tǒng)中引入電子印章技術(shù)，完成檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)應(yīng)用集成。本文以暨南大學(xué)電子文件管理實踐論證基于電子印章技術(shù)的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成和集成后的電子文件管理模式。

1 電子印章概念及其研究趨勢

電子印章分為電子公章和電子簽名，是以先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)模擬傳統(tǒng)實物印章，與實物印章加蓋的紙質(zhì)文件具有相同的外觀、有效性和相似的使用方式。國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《電子公文傳輸管理辦法》中提到電子印章已經(jīng)在我國政府內(nèi)部開始使用，并在機關(guān)內(nèi)部一定范圍內(nèi)具有有效性。暨南大學(xué)使用的電子印章，由制章單位授權(quán)制作并進(jìn)行有效性的認(rèn)證，屬于內(nèi)部認(rèn)證電子印章。內(nèi)部認(rèn)證的電子印章同樣是數(shù)據(jù)加密技術(shù)加密，能夠證明文件是否被修改過，保證文件真實完整性。

筆者使用CNKI中指數(shù)查詢對比，以“電子文件管理”與“電子印章技術(shù)”為關(guān)鍵詞調(diào)查其學(xué)術(shù)關(guān)注度，發(fā)現(xiàn)2004年后對電子印章技術(shù)研究的關(guān)注增長顯著；電子文件管理則為當(dāng)下學(xué)者普遍關(guān)注的學(xué)術(shù)問題。具體而言，西方國家政務(wù)工作模式與我國存在國情差異，大多數(shù)西方學(xué)者的研究集中于數(shù)字簽名認(rèn)證系統(tǒng)功能模塊方面，一般以限制非法登錄和用戶權(quán)限的非法冒用，確保一個通信過程的合法性和保證合法通信過程中通信內(nèi)容的可信性為主體，以及用數(shù)字簽名來保障公文合法安全性和完整性為重點的研究模式。而中國的研究者大多集中于電子印章技術(shù)實現(xiàn)和電子印章系統(tǒng)開發(fā)實踐方面，也有集中于數(shù)字技術(shù)安全完整保障方面和各行業(yè)系統(tǒng)中的應(yīng)用探索。這些研究以倚重技術(shù)為主要特點，傾向于技術(shù)層面研究；還有一些研究從理論角度，通過探討電子文件和電子檔案管理現(xiàn)狀提出電子文件全程管理實踐層面難點和途徑；或是基于電子簽名法探討電子文件歸檔管理的影響和策略。

綜而述之，這些研究忽視了關(guān)鍵性管理機制和模式，技術(shù)和管理脫鉤，不能很好地切合實踐，從源頭上保障電子文件及時歸檔，發(fā)揮檔案部門對電子文件前端控制和全程管理優(yōu)勢，切實提高檔案工作效率。

2 電子印章技術(shù)下的電子文件管理模式

2.1 電子印章技術(shù)使用前的電子文件管理模式及其局限。在暨南大學(xué)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)集成前，學(xué)校電子文件管理通常采用磁盤導(dǎo)入的方式。首先根據(jù)檔案管理系統(tǒng)著錄項導(dǎo)入電子目錄；再對OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)打印生成的文件加蓋實體印章，并進(jìn)行掃描；最后通過檔號或者文件號上傳到檔案管理系統(tǒng)所在的服務(wù)器，掛接到檔案管理系統(tǒng)中。調(diào)閱和查詢到的電子文件屬于紙質(zhì)文件的數(shù)字化副本。這樣的檔案管理方式繁瑣復(fù)雜，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系統(tǒng)中存在著大量不被檔案管理系統(tǒng)調(diào)取的電子文件和元數(shù)據(jù)信息，同時又通過大量的數(shù)字化工作掃描內(nèi)容相同的紙質(zhì)信息。

此模式的局限性：①無法確保電子檔案的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。掃描進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的電子文件與OA系統(tǒng)中生成的原生性電子文件在內(nèi)容和格式上存在不一致和缺頁的問題，都會導(dǎo)致電子文件在真實性、準(zhǔn)確性和完整性上存在不確定性。②無法確保檔案錄入條目與數(shù)字化電子文件準(zhǔn)確對應(yīng)。紙質(zhì)文件的掃描工作繁瑣容易出現(xiàn)疏漏，難以避免掛接時電子條目與數(shù)字化電子文件不對應(yīng)的情況。③無法控制電子文件及時歸檔。機關(guān)各部門整理歸檔紙質(zhì)文件和檔案館人員掃描和上傳的及時性沒有明確的保障機制，滯后的歸檔管理模式極大地影響了工作效率。

2.2 電子印章技術(shù)下OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成的電子文件管理模式。暨南大學(xué)OA系統(tǒng)采用B/S模式，系統(tǒng)由表示層、功能層、數(shù)據(jù)層組成。電子印章系統(tǒng)通過印章服務(wù)器向?qū)W校OA系統(tǒng)的用戶提供基于web的簽名蓋章服務(wù)，讓用戶實現(xiàn)對電子文件的電子簽章、文檔數(shù)字簽名和簽名驗證等行為，為OA辦公提供技術(shù)保證。檔案管理系統(tǒng)在與異構(gòu)的OA系統(tǒng)集成時，采用EAI系統(tǒng)集成方法。這種方法主要是通過“中間件”實現(xiàn)的，結(jié)構(gòu)如同星形結(jié)構(gòu)，如圖1所示。EAI系統(tǒng)集成方法起到系統(tǒng)程序間協(xié)調(diào)點的作用，能幫助系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的無縫連接，實現(xiàn)執(zhí)行集成系統(tǒng)相互間的消息交互、聚離、分散、轉(zhuǎn)換等的復(fù)雜操作能力。

2.3 電子印章技術(shù)運用后的新電子文件管理模式。按照電子文件的形成、流轉(zhuǎn)和歸檔流程，暨南大學(xué)在電子印章技術(shù)應(yīng)用后的新電子文件管理模式可分為三個階段，分別是：電子文件生成階段、電子文件歸檔階段和檔案館接收階段。

①電子文件生成階段。文件在一個或多個機關(guān)單位部門內(nèi)流轉(zhuǎn)處理完畢之后才能進(jìn)行歸檔，OA系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)的屬于現(xiàn)行文件，在此階段各單位審批完畢時需要對電子文件進(jìn)行加蓋電子印章處理，跨單位加蓋電子印章時，采用網(wǎng)絡(luò)方式傳輸，無需打印實體文件到各個部門加蓋實體印章，大大提高辦公效率。一般電子印章的印章圖片、印章證書等存放在一個可靠的介質(zhì)（通常為帶智能的USB KEY）內(nèi)，當(dāng)介質(zhì)連接客戶機進(jìn)行數(shù)字簽章時，需要輸入密碼，充分保護(hù)信息的安全。蓋章人的相關(guān)信息與操作事由、操作時間將會一同歸入檔案管理系統(tǒng)中，電子文件簽章后，電子文件在OA系統(tǒng)內(nèi)的流轉(zhuǎn)基本結(jié)束。

②電子文件歸檔階段。電子文件流程在OA系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)完畢后，將由校打印室統(tǒng)一打印，并由OA系統(tǒng)控制打印份數(shù)，控制有法律效力電子文件的出口。各單位主辦人根據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理和歸檔工作，同時需要對電子文件進(jìn)行“組卷”操作，需要注意的是歸檔的紙質(zhì)文件與電子文件需要進(jìn)行內(nèi)容和順序的比照，確定兩者完整無誤和邏輯對應(yīng)。歸檔后的電子文件便轉(zhuǎn)化成不可編輯的PDF版式文件，同時生成包含電子文件內(nèi)容的描述信息與封裝信息，保障電子文件的真實完整。

③檔案館接收階段。檔案管理系統(tǒng)通過應(yīng)口，自動接收由OA系統(tǒng)產(chǎn)生和歸檔的電子文件，這些由各單位預(yù)整理的電子文件將存放在檔案管理系統(tǒng)的臨時庫中。同時，整理好的紙質(zhì)檔案由各單位主辦人送到檔案館，檔案部門人員進(jìn)行審核和接收，確認(rèn)接收檔案進(jìn)館的檔案數(shù)量后，對存放在臨時庫內(nèi)的電子文件信息進(jìn)行內(nèi)容信息、保存描述信息的再組織。檔案館授權(quán)相關(guān)工作人員對文件信息進(jìn)行封裝，其過程即是系統(tǒng)自動對文件信息進(jìn)行數(shù)字簽名固化電子文件信息的過程，保證電子文件的真實和完整并同紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，最后將這些電子文件歸入檔案管理系統(tǒng)的永久庫中，并標(biāo)注紙質(zhì)檔案的庫房位置方便查找利用。

至此，整個電子文件從生成到歸檔、移交至檔案館的全過程完畢。在整個過程中，電子文件歸檔與移交需要與實體文件同步進(jìn)行。

3 電子文件管理新模式的效益與優(yōu)勢

3.1 確保電子檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。在新的電子文件管理模式中，電子文件歸檔后，系統(tǒng)將可編輯的Word文檔轉(zhuǎn)化為內(nèi)容和格式都不可再更改的版式文件，并加蓋具有法律效力和符合單位規(guī)章要求的電子印章，帶有電子印章的電子文件將自動歸檔入檔案管理系統(tǒng)中；紙質(zhì)文件在歸檔后直接打印出來并整理歸檔。確保電子檔案的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。