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檔案信息的管理是指相關部門對檔案實體和檔案信息進行有效的管理并提供相應的利用服務等各項業務的總稱。近年來，隨著計算機技術的普及與發展，信息的電子化處理也越來越普遍地運用到我們日常工作生活中。一些企事業單位由于檔案信息管理過于復雜，采用傳統的人工管理方式，效率低下而且極易出現差錯，而借助于計算機電子化技術，不僅能在很大程度上提高檔案管理的效率，還能提高信息的準確率。隨著市場經濟的不斷發展完善，加強檔案信息的管理對于企業的發展有著非常重要的作用，因此，研究檔案信息管理電子化的應用與影響，具有非常積極的現實意義。

1 檔案信息管理電子化的優勢和問題

在檔案信息的使用過程中，信息的檢索者最為關心的當然是最終呈現在他們面前的信息內容 ，而這些信息可能是來自于各個不同的文檔，而把這些檔案信息進行有效的綜合，再系統地提供出來，是檔案工作者不可推卸的重要責任。檔案的管理事實上是一個去粗取精、去偽存真的過程，使檔案最終的呈現必須具有系統性、真實性和價值性等多種特點，這樣用戶才能得到較為完善的服務。檔案的電子化是檔案管理的發展趨勢。

1．1 檔案信息管理電子化的優勢

檔案信息的電子化處理過程擁有許多不可比擬的優勢。其一，它可以發揮現有計算機的潛能，提高計算機的利用率。經調查得知，我國基層的檔案室很多都配備了計算機，但是這些計算機的開發功能卻過于簡單，而采用電子化處理檔案無疑會發揮其現有的潛能，提高工作效率，并節約一定的資源。其二，以往的信息加工模式無一例外要經歷選材、編輯、出版3個主要的過程，這樣的工作過程歷時較長，也會對檔案應有價值的發揮造成很大的影響，而檔案信息的電子化處理過程，編者可以直接通過機讀形式的檔案迅速完成相關的信息加工，快捷地出版二次文獻。其三，實現檔案信息的電子化之后，我們可以一次投入而多次的產出，可以從根本上擺脫信息加工受經費限制的不利局面。

1．2 檔案信息管理電子化過程中存在的問題

檔案信息管理的電子化在近些年得到了一定程度的應用與推行，但是在具體的應用過程中，依然存在一系列的問題，這些問題主要包括以下幾個方面：首先，檔案管理軟件缺乏通用性。由于檔案信息管理軟件在型號和規格上存在很大的差異，時至今日也沒有一個既可以進行文件檢索又可以用于檔案管理的處理系統，檔案信息管理的進度受到了很大的限制。其次是我國到目前為止還沒有建立一個達到數據交換機讀目的的檔案系統，檔案管理和網絡管理兩方面的工作通常都是各行其是，缺乏配合，層次也不一樣，這種狀況不能適應檔案信息資源共享的要求。再次，檔案信息管理未實現標準化和規范化。檔案信息自動化系統的功能并沒有得到充分的發揮，而檔案業務基礎工作的標準化和規范化水平也非常差。最后，檔案管理人員的素質較為低下。檔案管理電子信息化需要相關的操作人員具備較高的層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作過程，但是從目前的情況來看，很多檔案的部門缺乏高科技人才，而相關的復合型人才更加緊缺，很多的檔案管理人員年齡較大，不愿意進行計算機知識方面的學習，過度依賴手工整理，盡管檔案室引進了現代化的計算機系統，但卻沒有人靈活運用，也沒能發揮其應有的實際效用，就更談不上檔案管理的電子化了。

2 檔案信息管理電子化的應用策略

2．1 轉變思想，提高領導者的現代化意識

在進行檔案信息電子化的過程中，領導者的現代化意識和知識水平可以說是非常重要的決定性因素。我們可以看到，有的檔案管理部門的領導具備一定的現代化管理意識，積極引進檔案管理的電子化處理系統，而且也想方設法吸引相關的人才，檔案的信息化管理工作開展得如火如荼，而相反，還有一部分領導，眼光狹隘，認識不到檔案管理的電子化處理的重要性，也不重視現代化的辦公應用系統，工作手段落后，人員素質低下，檔案信息管理工作開展得較為滯后。因此，一定要轉變思想，切實提高領導者的現代化意識和知識水平，從而推動我國檔案信息的電子化進程。

2．2 謹慎選擇技術路線

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2基于電子化實施醫院科研檔案管理的重要性

在醫院檔案管理中，科研檔案作為科研工作人員于科學研究期間所形成的，具備一定的保存價值的聲像、文字、數據以及圖表等科技資料，真實且準確地記錄著科研活動的整個過程，為醫院檔案重要構成部分之一。一份完整的科研檔案主要包含4個方面的內容：①科研項目的申報資料與審批資料；②科研過程的影像學資料、記錄、實驗數據以及實驗圖片等形式資料；③科研鑒定、總結以及驗收資料；④科研成果（論文或者專利等）以及科研成果的轉化應用等。每個科研項目自申報、課題立項、執行、成果鑒定、評獎以及到應用推廣均離不開管理。不管是在醫院社會服務上，還是在醫院內部交流上，科研檔案均有著非常重要的作用，能夠最大程度滿足醫院管理和醫務工作人員有關信息的需求。在檔案管理中，科研檔案可為職務聘任、科技決策、職稱晉升、科學研究以及技術交流等提供比較可靠且真實的信息依據，具有參考以及憑證的功能。除此之外，還可提供相應的科研信息給醫院領導，為其在選擇科學建設內容和方向上提供合理的決策依據。加強醫院科研檔案的管理以及充分利用科研檔案，對推動醫院學科發展以及提高醫院管理水平所具意義十分重要。近年來，伴隨著醫院科研水平的提高，醫院科研項目的增多，檔案的數量也相應的增多，而這也為科研檔案管理增加了難度，為更有效且科學地對科研檔案實施管理，需尋求一種現代化管理方式，即電子化管理。

3在電子化的基礎上所實施的醫院科研檔案管理

3．1信息管理系統的開發以及應用

隨著科研項目的增多，醫院科研檔案管理工作也變得越來越艱巨。為更好地管理以及利用科研檔案，我院正在研發一種信息管理系統，這一系統具備錄入以及查詢科研項目有關信息的功能，不僅能進行科研項目有關信息的錄入，同時還便于全院某學科或者某一位科研工作人員在研究中對科研經費、項目類別、研究時間以及成果水平等的查詢。其主要功能如下：（1）錄入功能。當科研項目立項以后，由科研部門管理工作人員把科研項目立項的有關文件交于檔案管理人員，接著科研檔案管理工作者把有關科研項目的信息錄入至信息管理系統，比如科研項目編號、項目負責人、科研經費、項目名稱、項目類別以及具體研究時間等，同時也可把電子文檔中關于科研項目的信息導入系統中。此外，該系統還能隨時增添數據模塊，其操作簡單且靈活，能夠隨時進行項目有關信息的錄入。（2）查詢功能。該功能主要包含3個方面的內容：①全院科研項目。針對科研項目研究時間長這一特點，為便于醫院領導和有關管理人員及時了解到科研活動的實施情況，該系統設置了相應的查詢功能。只要輸入相應的時間就可進行有關信息的查詢，生成為該時間段科研項目信息的報表，以電子表格的形式將報表導出來，并直接發送給需要的有關部門和領導，或者直接將其打印成報表；②學科科研項目。醫院學科評估、建設以及重要學科的申報，一般需提供某學科科研項目實施情況的有關信息，該系統具有某時間段某學科科研項目有關信息資料的查詢功能?；谝樵兊膶W科，輸入項目名稱以及起止時間，接著點擊學科項目查詢就可得到該學科有關報表。此外，其還具備電子報表導出以及打印的功能；③科研工作人員科研項目。若需將醫院職務評聘或者職稱評審等相關情況提供給科研工作人員時，利用該系統能及時查詢到某科研工作人員于某一段時間所開展的科研活動具體情況。

3．2科研檔案的電子化分析

（1）實現科研檔案電子化管理，必須要具備兩個條件，即硬件條件和軟件條件。

硬件條件就是要具備相應的計算機、照相機或者掃描儀。所用計算機其硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負片掃描儀來進行掃描以得到電子化檔案。若為紙質文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應的電子化檔案；軟件條件是指科研工作人員自身必須要具備電子化管理科研檔案的意識，重視該項工作且積極配合，具備基本的檔案管理知識，同時掌握相應的計算機操作技能。

（2）規范科研檔案電子化。

結合本院實際情況和科研項目的具體情況，制定相應的檔案管理規范準則和標準，若有必要可附上相應的說明。在管理中要求科研項目的實驗數據、申報資料、實驗過程記錄情況、科研總結、實驗圖片以及驗收鑒定等應以PDF、Word以及JPG等形式的電子文檔提交以及保存。若很難用電子文檔形式提交的科研資料，可將其提交給相應的科研檔案管理者，接著由管理者采取掃描或者拍照等方式來獲得該檔案電子文檔。此外，對科教部門所負責的科研立項相關文件、科研專利、獲獎證書或者科研論文等均由科研管理者進行負責掃描，且借助于PDF的格式進行存檔。

（3）歸檔。

由科研檔案管理者對電子化科研檔案實施歸檔，并制作相應的檔案目錄，規范電子科研檔案文件名，以便于查找以及應用。除此之外，每天還需對科研檔案實施備份，保障數據和檔案的安全。

（4）宣傳。

加強電子化科研檔案管理重要性的宣傳，積極開展各種知識講座活動，或者借助于板報、網絡平臺等方式進行宣傳，確保科研工作人員明白科研檔案的重要性以及其歸檔范圍。

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關鍵詞：

事業單位；檔案管理；信息化；現代化

隨著信息技術的快速發展，檔案管理工作需要走上信息化和時代化的道路。目前，中國的事業單位均面臨著深化改革的重要任務，檔案管理工作對于事業單位來講是必然的，因此事業單位中的檔案管理人員需要與時俱進，對檔案的管理方式進行及時更新，最終實現檔案信息管理的電子和現代化。

1檔案管理現代化和電子化的優勢和特征

檔案對事業單位的全部日常工作實現了詳細的記錄，可以有效提升事業單位的工作效率，其管理有著十分重要的作用。因此若能夠進一步提升檔案管理的水平，將檔案管理的現代化和電子化進程實現推進，則代表著檔案管理的水平將會出現極大的進步。檔案管理將脫離傳統的紙質媒介。在信息的收集上，電子檔案更容易對檔案信息進行接受和存儲，很好的避免了物理空間的占據。[1]在處理和檔案的選擇上，電子檔案同傳統檔案對比會更加便利和快捷。電子檔案隨時都能夠從電子設備上抽調出來，為工作所服務。并且在信息的選擇上，只需要將相應的功能健進行點擊就能夠對大批量的數據進行處理，且具有準確無誤的效果。在信息的加工上，若電子檔案需要綜合處理以及修改數據，則可以隨時進行，但是紙質檔案沒有如此方便的功能，在緊急情況下，傳統檔案無法滿足快速的社會發展需要。

2我國事業單位中檔案管理的現狀和缺陷

我國當前的檔案管理辦法比較傳統，其中存在較多的弊端和不足。首先是規范化的問題，我國當前的現代化和電子化檔案管理方式存在嚴重的不規范性。具體的表現方式有工作人員在處理電子檔案上。[2]電子檔案的體積較小，攜帶便利，但是某些工作人員意識不到檔案信息的重要性和機密性，在管理中大手大腳，將檔案實行隨意的處理，導致了檔案的遺失和泄露。某些工作人員只會將檔案進行上傳，對檔案信息的規范管理和重要數據的備份管理技能掌握不足，極易導致電子設備在出現故障后，輕易的就將電子檔案丟失。且有著電子檔案的設備在出現遺失后，十分容易造成檔案信息的泄漏，造成國家和事業單位的難以避免的損失。對此提升檔案管理人員的業務能力和個人素質十分重要，要保證對檔案管理的工作人員實施培訓和教育，保證其可以對檔案管理的重要性進行充分認識，保持高度警覺，避免出現檔案丟失或是遺漏等情況。上述內容中涉及的電子檔案安全性問題，一方面是由于檔案管理人員的工作缺陷造成的；另一方面還可能有電子檔案管理中的技術問題所導致的。有的事業單位缺乏與時俱進的思想，對老化的電子存儲設備沒有實現及時的更換，導致了存儲在其中的電子檔案的損壞和故障的發生。有的事業單位的電腦配置十分落后，處理速度緩慢，這些極有可能會導致檔案管理數據處理的效率。此外，計算機的軟件未進行及時更新，造成檔案數據會出現不同的錯誤。為檔案的管理造成一定的麻煩。以上事業單位電子檔案管理中存在的各種缺陷，需要不斷強化和提升事業單位檔案管理人員的管理安全意識，對電子存儲的設備進行及時更新，充分做好備份工作，保證正常檔案處理工作的有序和穩定實施。

3全面實現單位檔案管理現代化和電子化的方式

在社會經濟的不斷發展中，信息技術已經逐漸變得普及，傳統的檔案管理方式已經無法滿足經濟發展的需求，因此需要在本質上實施改變，事業單位檔案管理工作是其開展高效性和秩序性工作的必經之路，是實現社會穩定發展的重要保障。

3.1建立并健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養

3.1.1建立并健全管理制度。事業單位在自身的改革中，實現了管理水平和手段的相應提升，但是事業單位在實行檔案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保證事業單位工作人員的明確自己的具體工作任務，盡職盡責的完成檔案管理工作。

3.1.2加強檔案工作人員培訓的力度。加強檔案工作人員培訓的力度，提高他們的檔案管理水平，轉變檔案工作人員的傳統思想和理念，讓他們學會利用現代化設備地進行檔案的管理與存儲，并能利用網絡實現檔案查詢、管理相統一，充分提高檔案工作效率。

3.1.3事業單位檔案管理人員要進行定期考核。實現對事業單位檔案管理人員的定期考核，保證相關工作人員對檔案管理工作重要性的充分了解，并實現對相關管理工作的掌握，由此為完善檔案管理工作打下堅實的基礎。[3]

3.2通過計算機對檔案的庫房實現管理

借助計算機對檔案內的資料實施管理，是檔案管理現代化和電子化的重要途徑。在基層事業單位管理制度的逐漸完善中，通過計算機技術對庫房資料實行管理。這樣會為工作人員對檔案保存期間的全方位管理帶來極大的便利，保證資料庫房安全性的全面提升。

3.3實現檔案保存和查詢的電子化和現代化

計算機技術得到了普及，實現了傳統手寫錄入和查詢檔案方法轉為電子化。在檔案的接手中，管理人員需要進款的對檔案的內容展開整理，并在隨后實施錄入，實現對資料內容的統一保存。在電子錄入信息的過程中，將紙質文檔轉化為電子形式，這樣不但更加有利于檔案的保存，同時還能為檔案資料的查詢帶來極大的便利。

3.4構建檔案管理的網絡系統

檔案管理的現代化和電子化在轉型過程中，一定要充分形成專業的網絡系統。這樣既能方面事業單位中的管理人員對檔案的管理，還能將檔案的信息管理推向專業化和網絡化道路。在科技化時代的發展下，任何科技管理技術都實現了動態發展。

3.5確保電子檔案信息和數據的安全性

電子設備使用管理起來比傳統的紙質檔案方便快捷，但是電子設備一旦出現故障、丟失、被盜將對檔案信息和數據造成毀滅性的損失。因此，安全對于檔案信息來說必須作為重點作務，要高度重視。

3.5.1要提高檔案管理人員的安全意識。加強檔案管理人員的電腦技術培訓、網絡安全教育，讓他們充分認識到檔案信息安全的重要性，同時要讓他們學會如何使用與保戶電子信息設備，學會處理分析數據，維護檔案信息等方面的知識。

3.5.2要及時更新備份電子檔案存儲設備。隨著電子科技水平的發展，電子檔案存儲設備也在不斷的更新，因此檔案部門要及時進行設備更新與備份，應用與最新電腦設備相匹配的電子檔案存儲設備，防止因設備更新不及時而丟失檔案現象發生。這就要求檔案部門領導要高度重視檔案管理工作，加強檔案管理工作的投入力度，及時改善檔案存儲環境，以保障檔案信息數據的完整保存。

4結論

基層事業單位檔案管理工作的現代化和電子化是時展的需求，是社會進步的需要。因此在未來的一段時間內，檔案管理的現代化和電子化是實現事業單位改革和管理的主要任務。實現檔案管理制度的建立和健全，運用高科技手段武裝紫衫，強化對管理人員的培訓和教育，保證事業單位檔案管理符合現代化和電子化的要求，為其更好的使用社會發展做出充分保證。

參考文獻

[1]朱藝.淺議事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].才智,2014,36:373.

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隨著我國信息化程度的不斷推進，傳統的手工管理方式已經無法滿足如今管理的需求。因此，將傳統的手工管理模式電子化管理轉變成為相關檔案管理及利用部門的迫切要求。物價局在經濟發展、企事業單位的精神文明建設中發揮著重要作用。加快檔案信息電子化系統建設是提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。電子化使得機讀形式的檔案信息具有真實性、有價值性，從而推進檔案信息電子化建設的步伐。

一、物價局電子檔案的特點

1有效性

由于物價局檔案信息的涵蓋面廣泛，且多數的資料都是第一手資料，因此存檔的信息有著很強的真實性和有效性。所存檔的信息可以很好地反應一個區域的經濟管理狀況，在現實的使用過程中檔案信息也有著極強的適用性。

2易損害

電子檔案的信息需要依賴于載體的存在而存在。載體材料大多為磁性物質和光盤。光盤常用的記錄易產生物化性質變化的材料。這些材料和磁性材料易與酸性、堿性物質發生反應、易出現磁道損壞等問題。尤其是紫外光足以破壞載體剩磁的穩定性。在信息的安全性上還有電腦病毒的嚴重威脅。在管理上，電子檔案要遵循檔案管理的基本原則進行收集、整理、利用和統計。另外還易丟失，物價局電子檔案在網絡環境中可能存在安全漏洞，極易造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的推廣。因此，應該準備好緊急應對的方式以確保檔案信息公開的安全性。

3使用方便

電子檔案幾乎無重量和體積可言，其可以將文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息搭配成電子檔案的內容，使電子檔案不容易丟失信息。紙質文件經常會出現清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案完全可以做到復制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區別。電子文件的增、刪、改等都很方便，而且改后保證了檔案頁面的整潔。與文件處理系統結合極大降低了檔案管理人員的工作量。并且電子檔案具使之對檢索更加簡單、方便。其次，能夠實現資源共享。電子檔案由于不受時間和空間限制，可以同時發給若干個網絡終端，使利用者擺脫時間和空間的制約。

4唯一性

物價局檔案信息不僅僅所涉及的內容面廣泛，更加重要的是具有唯一性，其把整一個企業所涉及的信息資料都存入專門的檔案管理中都是第一手資料，具有不可復制性。每一個信息資料有著較強的獨立性，因此一旦出現丟失的情況會很難 修復和查找。因此，物價局電子檔案信息的存檔和保管需要更加地謹慎，才能更好地發揮其價值。

二、物價局電子檔案管理的重要性

1電子檔案是物價局管理質量的反應

電子檔案涵蓋了從調查開始到驗收的全部信息，可以客觀直接地反應整一個地區的經濟運行過程。從某種意義而言，電子檔案是物價監督活動直接作用下的產物，因此，可以幫助我們來檢查某些企業或者是商家的運營情況。如果在使用過程中發現問題，可以通過電子存檔的資料來找出相關的問題，來更好地發揮其有效監督的作用。

2電子檔案質量管理與物價局服務管理是優化統一的整體

有利于掌握一個地區的經濟運行過程，同時更好地明確了其中的責任利益歸屬以及經營中所涉及的所有細節問題，利于經營者把握更好地把握市場價格以及控制漲幅度。

三、物價局實現電子檔案有效管理的途徑

1加強人員管理

電子檔案安全管理關鍵在于人員的管理，必須加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范非蓄意的人為疏失。對于利用檔案信息者，先確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下確保電子檔案的唯一性和公信力，同時要進行加密處理，電子檔案存儲設備必須只允許指定負責人員進入。

2提高電子檔案規范化水平

檔案信息電子化首要的是檔案業務要規范，要推進檔案電子化建設必須抓好檔案規范化，把握好兩者的辯證關系。

3構建行之有效的建設體制

新技術的廣泛應用促進了檔案事業的發展，但因檔案工作有其自身的特點，網上利用檔案文件信息的要求越來越高，檔案部門應該根據“全國檔案信息化建設實施綱要”，以擴大檔案信息資源開發利用為目標推進檔案資源信息管理信息服務網絡化的進程，促進檔案事業為改革開放和現代化服務。同時建立電子檔案網站，方便百姓利用，電子檔案網站是為百姓服務的，而不是僅僅是為檔案專業人員服務的。網站建設應以用戶需要為宗旨把利用工作做到實處。因此，檔案網站應支持非正式用語的檢索。

4強化電子檔案的檢測與維護

4.1減少信息丟失率

電子檔案的記錄載體會出現自然老化或磁性衰減的現象從而導致信息的丟失。因此每年至少應該進行一次，采用科學的采樣方式檢測載體外觀上是否出現物理損壞或變形外表是否清潔、有無霉變現象，內容上進行修正或更新。

4.2采用先進的安全防護技術

一是身份驗證， 為了防止無關人員進入系統應當在其訪問之前對其身份的合法性進行驗證；二是對文檔進行加密保護， 對重要的電子文檔采用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等來加密；三是安裝防火墻，防火墻通過保護層強制性地使所有的訪問或鏈接都必須經過檢查，采用過濾技術、服務技術和狀態監控技術等構建多層次的縱深型的防護體系。

總之，物價局電子檔案工作要以改革求加強，以創新求發展，為我國的經濟發展做出貢獻。

【參考文獻】

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2008(9).

[2]馮萬恒.電子檔案與傳統檔案管理上的差異[J].蘭臺世界，2009(4).

[3]蔣萍萍.淺議電子檔案保管與保護[j].科教文匯，200910

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.16400/ki.kjdks.2015.04.0010

The Use of Information Management Electronic Records

in Personnel Management in Schools

CHEN Yating[1]， XIAO Man[2]

（[1] NO.1 Middle School Affiliated to Central China Normal University， Wuhan， Hubei 430223;

[2] Faculty of Light Industry， Hubei University of Technology， Wuhan， Hubei 430068）

Abstract With electronic records information management in the use of various enterprises and institutions continue to promote and popularize， school teachers and personnel records management also need to change the traditional paper-based records management tools， to further standardize and progressive realization of electronic information management.

Key words personnel management; records management; electronic information

隨著電子信息技術的發展及其在各領域的發展和應用，檔案管理也隨著傳統的紙質管理發展到檔案信息管理電子化，特別在高校和企事業單位中，這種電子化管理可以提高工作效率，優化管理方法，促進檔案的科學管理。尤其在教育行業，檔案電子的管理顯示出明顯的優勢，是未來發展的趨勢之一。本文主要探討學校人事信息的管理電子化。

1 檔案信息電子化管理的定義

檔案信息電子化是利用計算機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工利用的一個過程，可以使其轉化為可供利用的軟件形式的二次文獻信息。①檔案電子化可以對檔案進行系統的管理，減少了對文獻整理的時間，有益于各單位間的信息交換，提高了社會和經濟效益。其說明的是計算機在檔案管理中的應用，通過計算機對檔案文獻材料進行處理，將傳統的紙質材料變為電子形式，以此方便使用者對材料進行查閱、修改、復制、傳送，從而提高工作效率。

2 檔案信息電子化管理的作用

（1）檔案信息電子化可利用軟硬件設施便捷進行檔案管理。電子化檔案管理的工作都是在計算機上操作，利用互聯網進行檔案文件的查閱、修改、復制、傳送等工作，摒棄了傳統的檔案處理工作需要翻閱大量的紙質文件的繁瑣，只需要網絡傳送就可以解決檔案的保存、傳輸及多次產出，解決了空間和時間的難題。電子化信息保存需要資源和空間。同時，隨著科技的發展，圖文處理、掃描拍攝等軟硬件相繼產生，為檔案管理提供便捷。

（2）檔案信息電子化可讓檔案信息實現共享。電子文件不再是傳統的紙質文件，而是利用計算機以電子文件的形式存在，管理信息數據的人可以利用，其它數據信息可以共享，在單位內部部門之間甚至不同管理單位都能使用檔案的數據，不再受時間、空間和地域的限制。同時，學校擁有數據庫后，對整體教師管理也有很大的幫助。比如能通過數據對教師采取全面的評價等等。

（3）檔案信息電子化可將使檔案數據僅編輯一次便可多次重復使用，降低傳統的紙質檔案文件出版經費成本。傳統的手工編制的紙質檔案出版需要很多的經費，國家撥給檔案部門的經費又是有限的，靠單位解決更是不現實的事情，這樣可能會造成檔案工作人員辛辛苦苦編制的成果無法出版，信息電子化只需一次的投入，編輯好，保存好，可多次打印使用，降低了出版經費。②而今管理人員只需要將數據整理好，便可作為藍本多次重復使用，無論是打印或者出版，都便捷許多。

3 學校人事檔案管理的現狀

學校人事檔案管理主要是包含教師、教輔人員、行政人員及后勤人員的人生檔案，內容涉及到家庭背景、政治面貌、職稱、業績、考評成績等等綜合指標。人事檔案數據龐大、瑣碎并復雜，使用頻繁。因此，教師人事檔案管理信息化是學校信息化的重中之重。信息技術引起檔案管理工作革命性的改革和創新，在學校人員檔案信息化管理中，面臨著缺乏資金投入以及掌握現代信息技術的人力資源缺乏等多種問題。同時，由于學校涉及的工作內容單一，行政機構簡單，教師的人事管理不太規范，人事檔案管理是比較欠缺并容易忽視的部分，尤其是檔案管理電子化更需要普及和優化。

學校人事檔案管理軟硬件設施落后，手段單一，缺乏互通性，無法共享。大部分人事檔案管理部門仍然使用傳統的手工輸入，再加上目前檔案管理人員的信息技術知識沒有經過系統的培訓，處于一個初級的操作水平。雖然有的單位做了一些改變，投入資金改進了設備，但多是應付檢查，或者沒有給予重視，更不用說普及了。在學校中，管理人員采用辦公軟件，如word、excel、wps、powerpoint等軟件處理數據，整理檔案，數據零散，無系統的數據資源庫和集成軟件，使用者使用起來非常不便，導致重復工作極多，任務繁重。由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，各類檔案目錄、內容兼容性不強，無法互通使用;各個部門各自為政，資源不共享，規定不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。檔案資料的科學性、數據性、可查詢性和共享性未能達到現代科學管理的要求。

檔案管理技術人員的管理水平和技術水平需進一步提高。檔案電子信息化，對其管理的人員是核心，人員的知識水平和操作技術能力，未能達到檔案電子化管理的水平要求，對辦公軟件操作不熟悉。目前大多人事部門職員都是教師兼任，對行政工作不精通，也有的對計算機操作不熟練，學校沒有專職技術人員，對檔案信息管理都是臨時兼職，缺乏系統培訓和專業知識，沒有經過正規系統的業務培訓，不能滿足現代先進的技術設備和操作軟件，因此對檔案信息管理不能勝任。

電子檔案信息的安全性、真實性和法律效力有待鞏固和加強。電子文件的存儲基礎是硬件，而傳輸軟件是網絡，因此對網絡管理尤為重要，與傳統筆錄方式比較，信息網絡在安全性方面存在以下弱點（即使現代網絡加強了安全保護措施）：數據可能被復制和盜取;數據可能丟失和無法復原;數據可能被惡意亂用等。因此，這些弱點給保密工作帶來極大的困難。③紙質文檔形成后，一般具有相應的穩定性，不易被篡改，而電子文檔具有相對獨立性，隨著電子科技的飛速發展，篡改、偽造新的文檔不是難事，紙質文檔變成電子文檔后，原始性被破壞，相應的真實性和安全性也令人質疑。而紙質文檔通常帶有法律效力，而電子文檔在這個方面大打折扣。

4 如何加強檔案信息電子化管理在學校人事檔案管理中的運用

針對以上幾點現狀，分析不足，加強檔案信息電子管理可以采取的措施如下：

（1）學校要培養先進的現代信息管理人才，提高管理意識。思想決定命運，意識決定成敗。說明意識的重要性，意識的提高，需要不斷學習專業知識，并且應用與實踐。有專業意識的人一般是專業的人員，專業的人才做專業的工作，其意識會比普通人高，如設備管理和操作，軟件維護和開發，完善這些都需要人才的引進和利用。使各類檔案信息數據能相互轉化，資源共享，簡化教師管理流程，給學校管理提供可靠、真實、快捷的依據。同時制定使用規范制度，讓軟硬件開發和使用有依據，成規范，盡量沒有漏洞。

（2）學校要提高人事檔案管理工作人員的業務素質水平。當前，學校許多人事專員不精通專業知識的技術，提高檔案人員的專業知識水平。因此，學校對專業人員進行定期專業素質培養，有計劃和針對性地組織人員外出進修，讓他們綜合學習國內外先進的信息學、檔案學、信息網絡技術、數理統計、管理學等知識，掌握信息管理技術，這才是健全學校人事檔案管理的核心要求。

（3）學校要提高電子設備投入。如可以采購先進的電腦、數碼設備、掃描儀和專業軟件，在硬件方面達到數據庫管理的需要;同時應用專業的管理軟件，對數據進行科學管理。使人事檔案管理工作人員能夠方便地使用這些設備和軟件，提高工作效率。

（4）增強檔案管理工作人員安全意識。電子數據文件容易被修改，如果沒有對修改操作進行專業處理外，電子數據改動在計算機不會殘留任何改動痕跡，雖然我們可利用電子信息安全技術為電子檔案數據進行加密處理或者將電子文檔利用水印技術處理，但是實現檔案電子信息化管理后，這些數據通常會在網絡中進行傳輸，在網絡上進行傳遞就有被非法截獲的風險，所以對在網絡中進行傳輸的檔案數據必須進行多次加密，確保電子檔案數據安全。④如果將已完成的電子文稿用“只讀”和加密的模式保存，電子文稿不能被輕易改動，就能跟紙質文檔一樣規范，具有法律效力。同時，在維護電子檔案數據時，要與時俱進，不能注重了安全性之后，過于陳舊。因此，要保持嚴謹、嚴肅的態度，不斷對數據庫進行更新和維護，電子化的手段可以很方便地達到這個目的。

（5）加強各單位之間的合作。當今社會是一個高速信息化的社會，各單位之間的信息可以共享，因此，各單位間可以利用檔案電子化的共享，達到互相資源共享，提高工作效率。

總而言之，檔案信息化管理是檔案工作發展的新里程碑，未來還有很大的發展空間，同樣的，人事管理利用檔案信息電子化管理的手段也需不斷改進。加大電子設備和軟件的投入，以及專業人才隊伍建設，科學管理和考核，提高檔案專業人員知識水平和操作技術，創新發展和研發新的應用功能和領域，通過檔案科學管理發展質量和水平的不斷提升，促進人事管理快速地發展。在電子信息化時代的學校教育中，加快學校檔案信息化管理工作，促進檔案科學管理水平邁上一個新的臺階，更能有益于學校管理的規范化，進而創造更大的社會效益。

*通訊作者：肖滿

注釋

① 馮雪菊.檔案信息電子化[J].辦公室業務，2013（1）：108-109.

篇（6）

檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業化發展戰略的重要行動，具有重要的意義。

1、加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要

檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發應用，是電子政務發展的需要。

2、加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要

隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網絡的新天地。而傳統的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～出版”的工作方式，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，企業通過網絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。

二、當前檔案信息電子化管理存在的問題

隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現如下：

1、硬件和軟件設施有待完善

目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現其自身的功能。比如掃描儀、數碼攝像機、數碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。

2、缺乏標準化、規范化

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。

目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，制約了檔案信息工作電子化。

3、檔案人員素質有待提高

實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現代化設備，制約了檔案信息電子化建設。

三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑

加快檔案信息自動化系統建沒，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。

1、完善硬件和軟件設施

檔案部門領導要有現代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發力度，加快開發一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數據能相互轉化，使利用起來快捷方便。

2、提高檔案標準化、規范化水平

檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范。當前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。因此，必須制訂《數字化聲像檔案著錄規則》《檔案資料數字化懷準》《紙質檔案數字化操作規程》《照片檔案數字化操作規程》《縮微膠片數字化操作規程》《錄音檔案數字化操作規程》《錄像檔案數字化操作規程》《多媒體信息采集操作規程》等規章制度，提高檔案標準化、規范化水平。

篇（7）

一、企業電子檔案的形成與利用

 

(一)檔案信息數字化

 

數字化的檔案信息可以通過網絡等現代技術實現異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務方式和途徑。檔案唯一性、原始性和憑證性是真實記錄歷史的重要體現，因而歷史的延續需要必須最大限度的保護檔案，檔案數字化之后，檔案利用方式主要是使用數字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護。檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現，它為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

 

(二)電子檔案管理系統

 

電子檔案管理系統具有簡單、快捷和可以保持檔案原始性的特點。為檔案電子化提供了極大的便捷服務。電子檔案管理系統一般都采用樹形分類結構，使得它的權限控制靈活、簡單;電子檔案管理系統入庫簡單，并提供了入庫前的瀏覽功能，它的界面要素簡單，一看就會，無需復雜的學習過程;最主要的是它具有查詢簡單的功能，為檔案提供利用，實現檔案服務功能提供了舉大的支持作用;對于沒有電子版的檔案，可以提供批量掃描、從而保持檔案的原始樣貌，對于已形成的電子檔案可以提供快捷的入庫管理功能。

 

(三)實現檔案紙質化向電子化的轉變

 

在企業檔案管理過程中引進電子檔案管理系統以及大型、高效的電子化儀器后，利用高效掃描儀將紙質的檔案掃描成電子檔案，掃描完成后，對掃描錄入到網絡服務器中的圖像文件進行整理修正，并在網絡數據庫中建立相應的索引信息，從而達到電子檔案的快速自動檢索，并最終為查詢客戶端提供檔案服務。

 

(四)電子檔案的存儲與利用

 

電子檔案通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

 

對檔案部門來說，電子檔案提供利用的方法有三種：即提供拷貝;通信傳輸;直接利用。

 

二、電子檔案在企業檔案管理中存在的問題

 

(一)檔案隊伍的素質與企業的發展還不相適應

 

歷史原因，許多單位檔案管理崗位屬于人員安置型，造成目前企業檔案隊伍整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。而檔案管理人員的素質直接影響了電子檔案在企業檔案管理中的應用。

 

(二)企業的檔案管理得不到高層領導應有的重視

 

很多企業的高層領導對檔案的管理認識不到位，認為它只是文字類的工作，和公司安全生產以及發展建設比較來說是微不足道的。正是由于領導的不重視和部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持。

 

(三)企業的檔案管理缺乏專業部門和專業人員的負責

 

很多企業的檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業經濟發展的重要性。另外，檔案管理人員的水平低下和頻繁更替也造成了檔案管理的斷檔。此外，相當一部分的企業根本沒有設立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導致企業檔案資料的歸檔和保管不一致。

 

(四)企業的檔案管理的信息化建設滯后

 

首先，個別企業的領導還沒有完全認識檔案信息化建設的重要性，更沒有把檔案信息化納入企業信息化的整體規劃當中，對檔案信息化的人力、物力投入不足，發展滯后。其次，在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。還有的企業雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。最后，電力企業的檔案管理部門缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了企業檔案信息化的發展進程。

 

三、推進電子檔案在企業中加快發展的辦法

 

(一)提高檔案隊伍的知識水平和管理水平，穩定檔案管理隊伍的結構

 

各企業應加強企業檔案管理隊伍的知識水平，通過不間斷的培訓和專業技術人才的引進來加強檔案隊伍整體技術水平和管理水平，并在企業內部建立健全檔案管理培訓制度和管理體系，保證檔案管理人員的穩定性，促進檔案管理隊伍的建設。其中崗位培訓是提高其素質的最主要途徑，培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。

 

(二)加快檔案信息化的建設，促進電子檔案的發展

 

電子檔案的發展離不開檔案信息化的支持，只有不斷開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動通過計算機網絡為用戶提供服務，并促進電子檔案在企業中的利用和發展，才能充分發揮電子檔案在企業中的重要作用。

 

(三)提高對檔案工作的重視，推進電子檔案的應用

 

企業中的檔案管理人員是想將檔案工作搞好的，但在實際工作的開展中，往往事與愿違，達不到預期的效果。造成這種狀況的一個很重要的原因就是企業領導的不重視、不支持。因此，我們要想將電力企業的檔案管理工作做好，就必須說服企業領導，讓他們能真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持我們的檔案管理工作。只有不斷的提高企業領導對檔案工作的重視程度，才能使檔案工作在企業發展中得以快速、健康的發展。

 

(四)加大電子檔案優點的宣傳力度，普及電子檔案的知識

 

只有在實際檔案工作中，充分體會到電子檔案的便利和快捷，才能促進電子檔案的發展。電子檔案的優點毋庸置疑，但不是人人都意識到，只有在工作中加大其的使用和宣傳力度，普及電子檔案的知識，使公眾認識到電子檔案的優點，才會有更多地人選擇使用電子檔案。

 

篇（8）

（一）有利于提高檔案管理工作效率

時代的發展，科技的進步，運用計算機進行檔案的電子化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、檢索速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，節省檔案管理人員時間，使檔案管理工作的效率得到全面的提升。

（二）能夠為管理決策提供可靠的信息

檔案是一種資源，地方的發展和單位所開展的業務都被檔案真實的記錄。制定決策時，除了要結合當前實際，還要借鑒和參考以前的決策，通過對之前決策的分析和對比，制定幾個可選方案，優中選優，從而選出最佳的可行性方案，同時也可以有效避免錯誤決策的重復出現。檔案管理信息化建設改變了以往翻查大量紙質檔案的局面，節省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

（三）有利于為科研工作提供智能化服務

計算機技術和網絡技術的快速發展和廣泛應用，檔案電子化在快速分析方面的優勢尤為突出，此外，在進行綜合研究上，也表現出其獨特的優越性。雖然前期需要一定的投資和時間，但可以為今后的工作帶來巨大的效益。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。

2 檔案管理電子化的特點及優點

檔案記錄了單位日常工作的方方面面，在單位業務發展上有著不容忽視的作用。檔案管理不再是以前單純的紙質媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應用，在收集、檢索和應用等檔案功能發揮作用的時候，檔案管理的現代化也就體現出了對比傳統檔案管理方式的優勢。

檔案管理的電子化，即計算機和多媒體化。電子檔案對比傳統檔案的優勢體現在很多方面：一是在收集檔案方面。電子檔案更容易接收和存儲檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲在電子設備中，這比傳統的檔案管理方式在時間和空間上有明顯的優勢；二是在選擇檔案方面。電子化的檔案比傳統檔案更加方便和快捷，可以隨時從電子設備上抽調出來，便于查詢利用。三是在處理檔案方面。如檔案需要進行綜合處理或者修改數據，電子檔案隨時隨地都可以進行，遇到特殊或緊急情況，傳統檔案不能滿足迅速發展的社會需要。

但電子檔案的保管具有難度較大、范圍廣泛、要求嚴格以及成本高昂等特點。首先，要確保電子檔案安全。安全是電子檔案保管的首要任務。其次，要做好全程控制。電子檔案的保管是全面、系統的保管，是一種對過程的管理。再次，要做好前端控制。在文件生產之前就采取控制措施，能有效的預防影響電子文件安全的因素，確保其真實、完整、可讀。

3 檔案管理電子化的現狀及主要問題

（一）對檔案管理電子化的重視程度不足

首先是規范化問題。目前，電子化檔案管理的方式還不夠規范，沒有統一的管理制度作為制約，這就導致有的檔案管理者在處理電子檔案時存在隨意性，造成檔案的錯誤、遺失和泄露。其次是缺乏資金支持。檔案管理電子化需要一定的資金及時間投入，一些單位沒有與時俱進的思想理念，不能夠將設備配備齊全，或者設備達不到應有的標準。另外，計算機的軟件沒有定期更新，導致一些檔案數據出現錯誤，也會給檔案管理帶來不必要的麻煩，影響檔案管理電子化的發展。

（二）缺乏專業的電子化檔案管理人才

檔案電子化管理是結合當前現代化的計算機技術及網絡技術為一體的管理，電子文件的登記、立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，這就要求檔案管理者不僅要具備檔案管理方面的豐富經驗及相關素質，還要具備一定的電子技術能力以及管理能力。檔案管理者要熟悉電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識。然而目前，具備全面能力及素質的檔案管理人員還相對缺乏。

4 提高電子化檔案管理水平的途徑

（一）轉變思想觀念，樹立電子化管理意識

新的檔案載體呈現出的特點，要求檔案管理者轉變傳統管理理念，在實體檔案管理方法的基礎上加以創新。首先，制定電子檔案收集、整理、保管、利用等相關制度，對電子檔案的管理加以約束。其次，加強檔案管理電子化的宣傳力度，提高檔案管理者對電子檔案的重視程度，使檔案管理者習慣使用電子設備處理龐大的檔案數據。提高檔案管理者電子檔案保管意識，改變傳統的檔案保管理念，做好備份、維護數據庫等工作，時刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，使檔案管理人員能夠跟進檔案管理電子化的進程。

（二）強化電子化硬件建設，確保電子化管理的實現

實現檔案管理的電子化，不僅僅需要依靠人們觀念的革新和檔案從業人員掌握應有的現代化管理理念與技術，也需要確保檔案管理電子化中所需要的設備和工具。隨著計算機技術和網絡的發展，極大的提高了工作效能，實現了檔案資料管理的無紙化和科學化辦公，為檔案管理的信息化建設提供了技術保障。為了強化和加快檔案管理的電子化發展，需要單位管理者高度重視檔案工作，加強對檔案管理工作各個方面的投入，改善現有的檔案存儲環境和處理數據的局限性，購置一些有助于檔案信息化建設的硬件，并及時更換老舊的電子存儲設備，應用最新的軟件，保證電子設備的運行能夠配合日常檔案管理工作的需要，確保檔案信息數據應用及時和有效，真正的把檔案管理的電子化落到實處。

（三）培養檔案管理電子化的創新型人才

檔案管理電子化對檔案管理者提出了更高的要求，需要檔案管理者不僅要具備檔案管理的相關知識，還要熟練掌握各種檔案軟件的操作和應用，因此建立復合型的檔案管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質，也是檔案管理電子化的重要環節。從管理單位角度，應有計劃地對檔案管理人員進行計算機、網絡、檔案軟件等方面信息化技能培訓，提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數據的能力。檔案管理人員應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，以適應檔案事業的發展。

（四）增強電子檔案信息和數據的安全性

電子設備比起傳統的紙質檔案雖然方便快捷，但電子設備一旦出現故障，對檔案信息和數據具有毀滅性的損害。因此，安全對于檔案信息來說極為重要。首先，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識。增強檔案管理人員綜合分析處理數據、維護檔案信息的能力，以及遇到電子存儲設備故障應該如何應對等方面的知識。其次，是提高電子檔案存儲設備的時效性，及時更新維護，注意檔案存儲設備的安全性，處理檔案的電腦不得連網，不得隨意插入U盤等，避免病毒的侵害。

5結語

篇（9）

所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。

第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。

篇（10）

隨著改革開放政策的實施，我國的經濟得到了大力的發展，在這種情況下，檔案在企業的發展過程中占有的地位就在不斷地提升，如何對檔案進行管理成為了一項重要的內容。而在當前階段，檔案的種類以及數量在快速的增加，內容更加的復雜，功能性更加的強烈，使檔案在企業的發展過程中具有重要的意義，這時各個企業中就都建立了相應的部門對檔案進行管理。而電視廣播行業作為我國一個重要的行業，加強對檔案的管理，使其在運行的過程中發揮出重要的作用，因此，加強對廣播電視行業檔案信息電子化管理進行研究，使檔案能夠發揮出更大的作用，體現出其應有的價值，為廣播電視行業的發展做出重要的貢獻。

一、廣播電視行業檔案信息電子化管理的優勢

1.增加了檔案管理工作的效率

在廣播電視行業運行的過程中，為了滿足社會的要求，新聞的種類以及數量在不斷地增多，在這些新聞中，不僅僅信息的內容數量較多，而且內容的種類較為復雜，如文字類信息、視頻類信息、音像類信息等，導致檔案管理工作的任務量不斷地增加。并且，在少數民族地區，由于多種因素的影響下，還是依然使用傳統的手動管理方式來對檔案進行管理，使管理工作的效率不高。因此，在管理時使用電子化進行管理，只需要使用計算機，就可以簡單的將這一工作進行，改變了以往任務量大的問題，有效的增加了管理工作的效率[1]。

2.為檔案的完整性提供了保證

在廣播電視行業的檔案中，包括的資料非常的豐富，包含了社會中的各個行業，無論是航空事業的研究、生物科技的研究等高端行業，還是人們的正常生活及低端行業，都會進行大量的報道。而少數民族地區的廣播電視行業不僅要報道上訴的一些新聞，而且報道中還會體現出一些少數民族的特色，使檔案的儲存工作帶來了難度，常常會出現檔案缺失的問題。而使用電子化管理對檔案進行管理，在第一時間將檔案的信息輸入到網絡中利用先進的網絡技術儲存起來，為檔案的完整性提供了保證[2]。

3.加強了檔案的查找效率

在一些少數民族地區對檔案進行管理時，使用的是傳統的手動管理方式，在對檔案進行利用時，由于檔案的種類以及數量較多，在對檔案進行查找時，往往需要進行大量的查找工作，需要花費大量的時間，使檔案的查找效率不是很高。而使用電子化管理方式后，就可以利用計算機管理平臺中對檔案進行查找，有效的提高了檔案查找的效率。并且，在查找時，還可以根據對全縣進行設定，使檔案更加的安全。

二、廣播電視行業檔案信息電子化管理在少數民族地區應用的策略

1.提升管理人員的綜合素質

為了使電子化管理更好的在少數地區廣播電視行業中進行應用，就要加強管理人員的綜合素質。在電子化管理中，計算機作為其中最關鍵的使用設備，管理人員的使用情況，就會對管理工作帶來嚴重的影響，因此就要提高管理人員的計算機使用能力，加強對管理人員進行相關的計算機能力培訓，并且在考核結束時，還要對其進行考核，對考核不合格的管理人員進行再次培訓或辭退，以使管理人員的計算機使用能力得到提高。同時還要對管理人員進行思想政治教育，使管理人員培養出正確的人生價值觀[3]。

2.建立完善的檔案信息電子化管理機制

在對檔案進行管理時，具有完善的管理機制具有重要的意義，因此，就需要建立出完善的檔案管理機制，在這一過程中，首先可以對當前的機制進行分析，將其中有效的部分篩選出來，繼續對其進行應用，將無效的部分尋找出來，進行改善。并且，還可以借鑒一些國外的先進理念，去其糟粕，取其精華，形成適合我國國情的電子化檔案管理機制[4]。

3.構建科學的電子化管理服務體系

篇（11）

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.10.113［中圖分類號］G275［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2016）10-0162-02

在信息技術迅速發展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現信息化發展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結合當前時展需求，創新檔案管理方式，最大化地實現檔案管理的現代化及電子化發展。

1檔案管理現代化和電子化發展的必要性

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現檔案管理的現代化及電子化發展，則能夠顯著提高檔案管理質量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統紙質媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設備上將電子檔案抽調出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應功能鍵從而選擇信息，有效實現大批量數據的有效處理。電子檔案的應用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數據修改，和傳統紙質檔案相比具有一定便捷性。

2我國單位檔案管理中的弊端

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統管理方案方法，檔案管理現代化及電子化發展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數據備份管理技能，一旦電子設備發生故障將直接導致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業務水平和綜合素質具有重要意義，要不斷強化工作人員業務培養，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設備更新速度慢，因此容易出現電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應用中，沒有及時更新軟件，也會導致檔案數據出現各種各樣的錯誤，影響檔案管理質量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設備管理，及時更新相應設備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質量。

3單位檔案管理現代化和電子化發展策略

信息技術已經成為現代社會經濟發展的重要工具之一，基于當前經濟發展需求必須改善傳統的檔案管理方式，提高檔案管理質量及效率，實現檔案管理的現代化及電子化發展路徑，促進單位檔案管理的創新發展。

3.1建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業素養

檔案管理工作人員的專業素質及學習能力具有差異，在培訓及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓工作，嚴格遵循學以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學習機會，提高工作人員的專業技能及綜合素質。同時在工作人員技能培訓中，要最大化地學習新理論及新技術，并積極改善工作人員的傳統理念，引導工作人員接受最新技術及管理理念。對于單位來講，則需要實現自身管理水平及手段的改革，首先要構建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關責任，確保工作人員能夠高質量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓力度，定期考核工作人員的綜合素質及專業技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應管理技能，促進電子檔案管理的發展。檔案管理工作不僅涉及管理的專業知識，還涉及很多其他學科知識，如哲學、歷史學以及心理學等知識，因此，在培訓過程中不僅要重視對工作人員的管理專業知識培訓，還要注重對其他學科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓的重點應該是加強工作人員科技知識學習。隨著計算機技術運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓，為檔案管理工作提供保障。

3.2通過計算機管理檔案資料庫房

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術應用，實現檔案管理的現代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術在庫房資料管理中的應用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。

3.3實現檔案保存和查詢的電子化和現代化

在信息化及網絡技術發展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰，同時也增加了發展機遇。傳統的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現代技術應用，加快檔案管理現代化及電子化發展。檔案管理工作本身專業性較強，對于工作人員來講需要具備相應的現代化管理技能，再加上相應的綜合素質，才能提高檔案管理質量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應用計算機等現代化技術手段則能有效提高檔案工作效率，節省人力、物力資源，節約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發揮技術優勢，使整個檔案管理工作變得更加系統化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術的廣泛應用，使手工錄入和查詢均實現了電子化發展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統一保存。傳統的檔案文檔在錄入過程中被轉化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。

3.4構建檔案管理網絡系統

在檔案管理工作中，想要有效實現其工作的現代化及電子化轉變，必須構建專業的網絡管理系統。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現檔案信息管理的信息化發展。在現代科技發展進程中，管理技術的動態化發展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創新。

4結語

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優化，以滿足時展需求，實現檔案管理的現代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎。本文在闡述單位檔案管理現代化和電子化的內涵及要求的基礎上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應的解決辦法，以供參考。

主要參考文獻

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