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篇（1）

中圖分類號：D9 文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-03-0201-01

一、檔案法規的立法本意

《檔案法》明確指出“檔案是指過去和現在的國家機制，社會組織的及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖聲像等不同形式的歷史記錄”。并且具體規定了“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位都有保護檔案的法定義務”，同時規定：“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導，把檔案事業的建設列入國民經濟和社會發展計劃”，具體表明了檔案事業應當在各級人民政府的直接領導下展開檔案收集，整理工作的重要意義和作用，同時規定了“檔案工作實行統一領導，分級管理的原則，維護檔案完整和安全，便于社會各方面的利用”的工作體制和崇高的工作目標。

二、檔案管理的法律界定

《檔案法》第十條：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有，國家規定的不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔”。這一規定不僅對檔案機構和檔案工作人員對應當歸檔或者不得歸檔的材料做出嚴格的規定，也對立卷歸檔的材料如何定期歸檔，集中管理做出了明確的時間限制。本法的第十一條，第十二條規定了“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案”，“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的可以按照法律和行政法規的規定，有上述單位自行管理”，上項規定明確了持有須歸檔由檔案管理機構保存的檔案，各機關、團體、企業事業單位和其他組織應負有定期移交檔案的法定義務，同時對現存于檔案機構之外的具有檔案屬性的文物、圖書資料由各單位執行管理的具體方法以及與檔案管理機構必須在利用上形成有效地互相協作，以保證文獻資料的公益性利用。《檔案法》的第十五條至第十八條具體規定了“檔案保存價值，保存期限的標準以及檔案銷毀的程序和辦法，由行政管理部門制定”，禁止擅自銷毀檔案的規定，確保了檔案的保存價值和有價值檔案的安全。對檔案的安全保管和檔案的有序轉移、轉讓、出賣、復制、保管都做出了相關規定。對于立卷歸檔的材料和屬于國家所有的檔案《檔案法》以第十八條做出了“禁止攜運出境”的禁止性規定。

三、對《檔案法實施辦法》的解讀

《檔案法實施辦法》的頒布施行，加強了人們對《檔案法》各條規定的理解，國家行政機關依據國家立法機構依法公布實施的《檔案法》，在充分尊重立法本意和保留各條原意的相對獨立性和連貫性的前提下，以實施辦法或實施細則的方式對《檔案法》的施行進行了有權解釋。從而使《檔案法》的執行更具可行性和操作性。對《實施辦法》的理解，貴在工作的實施和踐行，《檔案法》和《實施辦法》是內涵與外延之間的緊密邏輯關系，各條款之間絕不可能出現和發生原則上的沖突和語義上的重復，它們之間的區分僅在于前者是法律，后者是法規，都是必須切實貫徹一體遵照執行的規則，任何人不得隨意解釋和曲解，更不允許對嚴肅的法律法規產生不應有的歧義。

篇（2）

1 企業檔案存在的問題

隨著目前市場經濟的進一步發展，我國經濟體制發生了深刻的變化，一些國有企業破產、重組、兼并或轉制，民營企業、合資企業、外商、個體工商戶等新的經濟組織逐漸成為我國經濟發展的重要組成部分，和職工就業的主題。然而在國有企業轉制、破產和兼并重組等過程中，企業身份轉變和檔案管理問題日益突出，主要表現在：一是企業職工檔案管理不規范，經過破產、轉制的國有企業職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明或存在隨意涂改等現象。更有甚是，一些新的經濟組織不重視企業職工檔案的建立和保管，不能及時更新、補充新產生的職工的個人材料，導致職工的檔案不準確、不完善。二是企業職工檔案被分散保管。部分國有企業破產后職工被分流，但是職工檔案沒有被帶走，一些民營企業或外資企業只保存本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用之前的檔案有的在原企業保管，有的隨破產企業檔案一起交由綜合企業管理部門或破產企業的主管部門保管?？傊?，職工的檔案被分割，形成了不完整的職工個人檔案，導致職工個人履歷斷檔，不能完整反映職工個人工作經歷。三是部分企業職工檔案管理不規范、保管存在安全隱患。有些企業職工檔案被裝在破舊木柜中或麻袋中堆放在倉庫角落，既沒有防火、防潮措施更沒有防盜設備，檔案丟失、損壞現象嚴重。四是借閱和傳遞手續不規范。部分單位和企業在職工檔案的借閱和傳遞方面存在不規范的現象，有的職工可以隨意帶走檔案，借閱無借條，調轉無手續和回執，有些企業因不同意職工調轉或其他理由隨意扣押或涂改職工檔案，致使職工檔案形成“棄檔”或“死檔”。企業檔案管理的缺失或錯誤，直接導致職工在辦理退休、養老、住房公積金等事宜時無法提供完整的法律依據，致使職工或企業利益受損，或有甚是導致企業和職工對簿公堂。

2 檔案是企業法律舉證的重要依據

企業在經濟運作之中總要發生各種糾紛，且以經濟債務糾紛與侵權糾紛居多，做好企業檔案管理它將為企業各項綜合業務、研究工作的開展創造必要條件，對規避和抵御各種風險起到一定的必備作用。企業要想順利發展減少經濟運作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就必須在平時的企業管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業檔案，才能在各種經濟糾紛中立于不敗之地。而我國現行的司法理念可以概述為“告訴制”，即民不告官不究，且是“誰主張，誰舉證”。然對經濟糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質證，對證據的確認，采信，直接關系到審判的結果。所以原被告方在審理過程中，誰能完成舉證責任是致關一環。對原告來說是維權的重要手段，對被告來說是有力的抗爭，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經采信證據，就會依據法判決。所以，企業在應對各種有關經濟和其他糾紛司法案件中，如能尋找出有力的證據材料，特別是有關文件、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實真面目，又能給法院斷案依法做出公正、公平、合理的判決，維護權益、討回公道。因此，從某方面來說做好企業特別是國有企業的檔案管理，對維護企業和員工的利益來說是至關重要的，同時還是法律舉證的重要依據之一。

3 用法制意識搞好企業檔案管理

3.1 企業檔案管理融入法制意識的重要性和方法

既然企業檔案是企業處理各種糾紛的重要法律依據，因此企業檔案管理人員就要嚴格按照國家有關法律、法規要求妥善做好企業檔案管理，在形成檔案之初就要樹立法制意識，本著實事求是的態度和證據的角度進行收集、整理、管理企業檔案。但企業管理千頭萬緒怎么從法律證據的角度管理企業檔案呢？這就要求企業檔案管理人員要弄清楚證據存在的基本要素。企業管理雖然表面非常發雜，但萬變不離其宗，不論業務經營、技術研究、行政管理、人力資源、財務資金，企業文化、企地關系等等，都離不開企業檔案、文印收發、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務性的工作。所以取證、索證無時不有，就看從領導到普通職工有沒有法制意識與覺悟。所以企業機關文秘人員特別是檔案管理人員要對身邊的小事、碎事留個心眼，事事都要考慮周詳，做事特別是重要事項要留下痕跡，要有原始憑證 、文件記錄保存的習慣；要有程序制度逐級辦理的手續履行；要有回執、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為；要有當事人的墨跡、影像、聲音、照片、字據等等這些都是證據的基本要素，一句話：證據要的是原汁原味，這是最關鍵要素。

3.2 做好企業檔案管理的基礎性工作

企業應嚴格執行《檔案法》的各項規定，健全檔案管理制度，認真負責地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發現問題及時整改，保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質培養，定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓，加強檔案人員職業道德和愛崗敬業教育，使檔案人員在執行政策、規范操作上適應企業需求，從而全面提高檔案管理水平。

3.3 加強企業職工檔案管理，實現檔案規范化管理，確保企業職員的合法權益得到保障

為了企業職工檔案規范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應從實際出發，是否聯合制定一個企業職工檔案管理的規定或實施意見，不論企業規模的大小，都必須建立統一、標準和規范的職工檔案管理體系，有條件的企業可以進行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業進行一次嚴格的職工檔案執法抽查，對職工檔案達不到要求的，要根據《檔案法》的要求進行相應的經濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。

4 案例分析說明

勞動爭議案。安陽市某煤炭企業始建于1969年，李某自建礦初被招進該企業工作，并任該企業工會副主席職務。該企業規定領導干部到達53歲期退居二線，正職降為副職、副職降為管理人員。由于該單位職工檔案管理不嚴，為了拖延退居二線日期，李某托關系借出自己的檔案并私自涂改了招工日期和自己的真實年齡。按照身份證真實年齡2011年李某該退居二線，但是李某說自己檔案年齡不到退居二線年齡拒絕退居二線。結果，該煤炭企業按照李某身份證年齡給予了退居二線降低了李某工資待遇處理，為此李某依據檔案年齡不到退居二線年齡為由將該煤炭企業告上了法庭。法院經過調查取證一審認為：該員工省份證年齡到達該煤炭企業規定的退居二線的年齡但招工表和檔案年齡不到退居二線年齡，判令公司收回讓李某退居二線降低工資待遇的決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時，該公司從檔案中找到李某涂改招工表和檔案的認證和物證，請求法庭支持。二審認定舉證事實有效撤銷一審判決，重新判令退居二線降低工資待遇決定有效，贏得了官司的勝訴。

5 結束語

企業檔案管理關系到企業和員工的根本利益，所以用科學積極的態度去搞好企業檔案管理，并將法制意識融入到企業檔案管理中，是全面貫徹落實科學發展觀、實現以人為本、維護企業利益的重要保障和根本舉措。

參考文獻

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中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2015）12-029-01

隨著我國經濟的高速發展，旅游需求已經成為一種普遍的、常態化的國民需求。旅游需求的必然性、增長的迅猛性以及結構的多變性從多角度顯示了旅游發展的前景是廣闊的，成長的空間是巨大的。近年來，隨著我國旅游法的全面實施，我國旅游產業范圍擴大的同時，勢必導致我國旅游行業檔案大量產生。由于旅游行業檔案管理對象具有廣泛性和旅游從業人員具有流動性等特點，這為旅游行業檔案工作帶來一些難度。最近，通過對我市重點旅游管理部門和旅游企業的調查，發現我市的旅游檔案管理工作的現狀不容樂觀。

一、旅游檔案管理工作的現狀

旅游業是一個綜合性很強的產業，體系龐雜，包羅萬象。通過對我市旅游管理部門和旅游經營企業的調查來看，主要存在以下幾個方面的問題。

1、旅游檔案工作處在無序狀況。旅游行業涉及的單位多、行業雜、范圍廣，除旅游行政管理部門外，旅游企業工作人員流動性大，辦公場所不固定，檔案員職責不明確。總的來看，旅游行政管理部門由于機構固定，人員穩定，檔案管理已納入當地檔案行政管理部門的業務指導、監督、執法檢查范圍，旅游檔案管理規范、標準。而更多的旅游企業對檔案的認識不高，檔案缺乏規范統一的管理，仍把檔案管理當做附帶性工作而不是同等的支撐體，對旅游檔案管理工作不重視，對旅游檔案的管理手段也不規范。

2、旅游行業的檔案管理人員不穩定，專業知識少。從調查的情況看：旅游企業員工多是實行聘任制，變動頻繁，任職時間相對較短，多則3-5年，少則1年左右，檔案員業務素質偏低，不熟悉檔案法律法規，不了解基本的檔案操作技術，正規檔案專業培訓少，加上身兼數職，工作繁忙，檔案業務管理工作處于低水平層次。

3、旅游檔案的開發利用范圍窄，利用率低。從調查的十多個單位看，將檔案資料提供給社會查詢利用的只有2個，占13%。提供查詢利用的范圍有限，一是只對媒介提供宣傳促銷材料，二是只對案件查詢提供涉案記錄證明材料。一般情況只供本單位、本系統和相關單位或部門查詢。由于旅游行業現多實行承包經營制，承包者對旅游景點、旅游企業的歷史缺乏全面系統的了解，許多可挖掘的東西，基本上無人問津，更談不上開發。

4、旅游檔案知識產權的保護還處于盲目階段。檔案室對所收集保管的旅游檔案在對外利用過程中，由于檔案管理員知識產權知識欠缺，對作者所有權的正當權益不能正確把握，在利用中視為一般公文處理。如為他人隨意翻拍別人的旅游攝影作品、字畫等等，而不為作者支付相應的報酬，這些問題較為普遍，也是一個值得注意的問題。

二、造成旅游檔案管理工作現狀的成因

旅游檔案管理工作之所以處于這種格局，究其原因主要有政策、體制、觀念、經濟狀況等幾個方面的原因。

在調查的過程中，有的旅游企業管理人員認為旅游檔案工作非常重要，但是對如何建檔，如何管理，感到很盲然。有的經營者卻認為建檔好壞與企業發展沒有直接關系，這么多年沒有建檔經濟效益照樣好。就連檔案行政部門也有人認為旅游業龐雜，又多是自主經營企業，檔案的歸宿和流向無定論，連機關檔案工作都抓不過來，哪有精力顧及旅游檔案。

由此，不難看出，旅游企業的經營者在思想認識上，就如何看待和做好旅游檔案管理工作是有差異的，這種差異既有政策法規上的原因，也有體制觀念上的因素，還受經濟條件的限制。不改變這種思想觀念，不制定相應的管理辦法，我市的旅游檔案管理工作仍將處于一種盲然無序的狀態。

三、加強旅游檔案管理工作的對策

1、正確認識，擺正位置。要正確認識旅游業檔案管理工作的重要性，擺正旅游行政部門和檔案行政部門在旅游業發展和旅游業檔案管理過程中的位置。旅游行政管理部門作為旅游企業的主管部門，不僅要督促旅游企業抓好經營管理，還要督促旅游企業做好自身旅游檔案管理工作。旅游企業要主動接受旅游行政部門和檔案行政部門的監督和指導，不折不扣地做好旅游檔案管理工作。

2、加大宣傳，統籌規劃?！稒n案法》已頒布17年， 但旅游經營者真正了解《檔案法》的為數不多。檔案行政部門要采取有效措施，可通過廣播、電視、報刊、雜志等媒介途徑，擴大對旅游行業檔案法律法規的宣傳，要讓檔案法規知識深入到每個旅游企業經營管理者的心里，讓他們知法、懂法、守法，自覺主動地管理好本單位、本系統的旅游檔案。同時，檔案行政管理部門要把旅游檔案工作列入當地檔案事業發展規劃中去，做到與其它門類共同發展。

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水利工程涉及廣泛，不僅有水庫、河道、電站、農田水利、農村安全飲水等工程，更主要的由于水利施工單位所具備的資質可以承攬農業、農辦、土地、發改等部門發包的涉農工程，它和千家萬戶和不同行業有著不可分割的關系。水利施工又是個高危行業，多年來，因水利工程涉及的民事法律訴訟也在不斷增多，機械傷害、物體打擊、溺水等人身傷害事故及工程欠款時有發生，涉案標的大，訴訟時間長，也影響水利事業的發展。如何運用水利科技檔案作為證據支撐，維護自身合法權益是水利科技檔案工作者重視的一個問題。

近年來，筆者所在的駐馬店市水利工程局在工程項目上涉及的民事訴訟糾紛達十余起。其中遂平縣橡膠壩工程、舞鋼市灌渠節水改造工程兩起溺水死亡案件，涉案標的幾十萬。在案件審理中，我局檔案人員充分利用歸檔的竣工驗收資料和工程移交表作為有力證據，證明了兩起事故的發生均不在我方施工期間，而是在我方竣工驗收及移交后，由管理方管理中出現的事故，法庭采信了我局提交的檔案資料，進而免除了我方的責任。近幾年來，業主拖欠水利工程款的事件時有發生。我方積極利用工程合同、工程量清單、撥款單為證據，討要欠款，獲得了法院支持。通過多起案件，我們積極利用所存檔案資料（照片、視頻、施工日志、施工合同、工程量清單、撥款單等）作為案件證據，維護了自身權益，顯示了所存檔案的利用價值，發揮了檔案的證據作用。

筆者就多年的工作實踐談談對水利科技檔案在民事法律關系中的證據作用的幾點認識。

1 提高法律意識

認真學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國民事訴訟法》以及其他法律法規，深刻理解檔案的憑證作用，特別是《中華人民共和國民事訴訟法》中關于證據的內容?！吨腥A人民共和國民事訴訟法》第63條證據包括：（1）當事人陳述；（2）書證；（3）物證；（4）視聽資料；（5）電子數據；（6）證人證言；（7）鑒定意見；（8）勘察筆錄。

證據必須查證屬實，才能作為認定事實的根據；同時，書證應當提供原件，物證應當提交原物，提交原件原物確有困難，可以提交復制品、照片、副本、節錄本。筆者認為，涉及水利工程事務中的“書證”“視聽資料”“電子數據”證據等均應予以重視，應把這些證據保存完好、齊全。注重在民事糾紛中的應用，而不能忽視了這些證據，讓這些證據在檔案柜里睡大覺。

2 轉變觀念，及早收集水利工程項目檔案

2.1 根據水利工程復雜性的特點，拓展檔案收集渠道。水利工程建設的過程是比較復雜的，從項目可研、申報到工程竣工，歷時長，工作跨度大，形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，稍有疏忽，就可能會漏存或丟失，而小型水利工程則大多施工要求急，建設周期短，形成的文件數量不多，不易引起建設單位及檔案人員的重視。以往習慣于等建設單位移交檔案的被動做法已經行不通，檔案人員應當提前主動了解水利工程建設易涉及作為證據的安全合同、工程重要安全警示標志照片、工程質量鑒定、工程合同、工程量清單、撥款單、工程竣工資料、工程移交資料的收集以及水利工程的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，及時切入，掌握第一個階段工作中所形成的材料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。具體分為兩方面：一是追蹤收集。對工期短的，檔案人員到現場了解進程，及時掌握工程信息，并指導督促技術部門做好收集檔案資料工作，及時介入收集檔案，這樣質量會比較高，效果會比較好。二是分階段收集。對工期長的工程，跨度比較長，采取分階段進行收集，始終堅持檔案員到施工現場督促收集，及時與建設、施工、監理、檔案部門取得聯系，獲取工程進度信息，盡力避免檔案原始材料散失，這樣才能保證工程檔案的連續性、完整性、準確性。

2.2 制定規范，及時組卷

水利檔案數量繁多，通過制定規范，明確哪些應該收集，應該怎樣收集，對這些列入收集范圍的應及時收集、組卷。按水利工程建設的實際情況，我們制定了相應的制度，建立工程檔案分類大綱、保管期限、檔案分類方法等，將水利工程檔案分為13大類：（1）綜合類檔案；（2）農田水利類檔案；（3）水力發電類檔案；（4）輸變電線路類檔案；（5）機電排灌類檔案；（6）防潮防洪類檔案；（7）供排水、農村飲水類檔案；（8）房建類檔案；（9）其它類檔案；（10）設備、儀器類檔案；（11）會計類檔案；（12）水利水文資料類；（13）聲像類檔案等，及時將收集好的文件材料?M行對應、分類、排列，組卷整理，按規范裝訂成冊，使檔案管理有序，逐步走向規范化、科學化。

2.3 采用科學規范的標準，嚴把檔案歸檔關

歸檔的工程檔案首先從內容及深度上符合國家有關勘測、設計、施工、監理等方面的技術規范和標準。檔案資料的內容必須真實、準確、嚴謹；其次，檔案文件應采用耐久性強的載體材料，保證文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。

3 強化檔案人員的業務素質，提高水利科技檔案的管理水平

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一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。

（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。

（二）嚴謹，一絲不茍精準服務?，F代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮?，F代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問題

（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。

（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。

（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。

（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。

【參考文獻】

[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.

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中圖分類號：G271文獻標識碼： A

前言

檔案管理作為一種機密性高、專業性強的工作，有著非常重要的現實意義。隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，如何保證檔案管理的質量和效率，是當前亟待需要解決的重要問題。本文就檔案管理中遇到的問題展開分析和論述，并在相關研究結果的基礎上提出合理的解決策略，希望對于檔案管理工作的開展起到良好的推動作用，并對相關方面的研究進行一定的補充和完善。

一、檔案管理中遇到的問題分析

1、檔案管理手段的落后

隨著社會經濟的不斷發展，科學技術已經成為最為重要的生產力，能夠有效帶動企業發展，并帶來較為可觀的經濟效益。然而由于對檔案管理工作的認識程度不足，檔案管理缺乏科學合理的方法和手段，大部分檔案管理人員沒有接受過正規的知識和崗位培訓，檔案管理水平非常低下，這就使得檔案管理存在很大的潛在威脅，檔案資料的保密性和完整性也受到較為嚴重的沖擊。同時，由于企業和單位對檔案管理工作的重視程度不足，缺乏必要的資金投入，檔案管理部門的人員得不到有效擴充，檔案管理部門缺乏良好的培訓工作，隨著檔案資料數量的不斷增加，不但很大程度上增加了檔案管理人員的工作負擔，也使得檔案管理的實際質量受到很大影響。

2、檔案室保管條件還比較差

多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

3、缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理是一項很重要的工作，但凡重要的工作都應分配相應的專業人員以便更好地展開工作。而檔案管理本身并不是一項熱門專業，因而專門學習相關知識的人很少，通常情況下，檔案管理的負責人員基本是從文秘方面分配過來的，這樣還需要對檔案管理的重點技能和專業知識進行慢慢培養，耗時費力不說，有時還會耽誤工作的進行。除此之外，新興的電子檔案管理往往會與系統和軟件的安全維護和更新提高等較為專業的領域有關，因而需要具有對電子檔案的系統安全進行維護能力的專業技術人員。然而目前的實際情況一般只是對文秘或會計等專業的人員進行培訓便讓其進行操作，因而導致檔案管理人員不懂電子方面的管理與維護以至于有可能對相關部門造成損失。

二、提高檔案管理效率的方法與對策

1、提高檔案工作的重視度，提升工作服務水平

為了改善檔案管理工作存在的問題，有關單位的領導應提高對電子檔案管理的重要性和認識，從而督促相關制度的建立。如今仍有許多單位對檔案資料的管理僅局限于手工操作的管理階段，對此應重視提高電子檔案管理人員的素質，把電子檔案管理的資料存儲方法進行落實。然而要做好檔案管理工作，必須要強化檔案管理的服務意識以提升檔案管理的工作水平。對此，檔案管理工作人員要增強服務意識，明確檔案管理的服務功能，端正服務的思想和態度，樹立工作就是服務和主動服務的新觀念，積極地而富有創造性地展開工作。這樣才能提高檔案管理的工作質量，為進一步促進單位的工作做出積極有效的貢獻。

2、加強組織領導，提高人事檔案管理水平

各級單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

3、加強資金投入力度，完善檔案管理設施

隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用和普及，對各個行業和領域都帶來了非常重要的影響，很大程度上提升了綜合管理質量和效率。隨著單位規模的不斷擴大，單位人員數量的不斷增加，使得檔案管理工作的內容不斷增多，為降低檔案管理人員的業務負擔，保證檔案管理的實際效益，必須要加大對檔案管理的資金投入力度，為檔案管理工作提供良好支持。首先，單位必須要結合實際情況進行計算機檔案管理網絡的建設，對檔案管理實行信息化的管理模式，創新檔案管理方法，提高檔案管理的自動化水平。同時，必須要加強檔案管理部門的環境優化工作，許多單位的檔案管理室較為簡陋和擁擠，導致檔案管理實際質量不容樂觀，檔案資料的隨意堆放，導致檔案資料的查閱受到很大影響。因此，必須要擴大檔案管理室面積，做好日常清潔工作，以防止檔案資料受環境影響而發生霉變和蟲蛀的問題，做好檔案資料的保護工作。此外，檔案管理是一項機密性非常高的工作，單位必須要重視檔案資料的保密性，最大化避免檔案資料的泄露，安裝相應的監視設備是必不可少的，比如攝像頭，紅外線等裝置，提升檔案資料的保密性。單位還應該盡量提升計算機檔案管理網絡的安全性，定期進行檔案管理網絡的優化和更新，引進先進的安全防御系統，避免黑客對檔案管理系統的入侵，為檔案管理工作的開展提供最大化的安全保障。

4、開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

5、提高電子文件安全性和可識別性

檔案信息對于公司的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環節都采取一定的監控和監管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。

結束語

在科技不斷進步的今天，有關部門在進行檔案管理工作時應注意順應社會形勢的發展，積極采取現代化措施對檔案管理方面的新模式新手段進行探索，以更好地促進檔案管理工作的開展。由于檔案包含了許多重要的信息，因此管理好檔案就是掌握好各方面信息，這有利于加強信息資源的開發和管理。當今社會是信息化、科學化、系統化的社會，檔案管理方法的進步可以在保證有關單位有序發展的同時，推動社會的不斷發展和進步。

參考文獻

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隨著我國信息化進程的高速發展，檔案管理的信息化進程也加快了腳步，對檔案進行信息化管理也成為現代化社會發展對檔案工作的新要求。檔案信息化是指檔案管理要使用信息化技術，以此來提高檔案管理的歸類、收納、開發工作的效率，最終實現檔案管理的現代化、數字化、網絡化，從而實現檔案資源的高效利用與網絡共享。信息化的主要目標是：用數字化方式來存儲資料，用標準化手段管理檔案，通過互聯網對信息資源進行共享，實現遠程查閱檔案信息。

但檔案信息化的發展也存在一定利弊，在其提高檔案使用效率、檢索速度等諸多優勢的背后，檔案信息化也帶來了一些潛在的安全隱患。安全隱患存在于檔案資料查詢過程中的安全性問題，比如電子個人信息被篡改、密碼丟失，造成用戶的信息泄露與遺失；檔案信息化也會受到外界因素的制約，例如服務器的存儲空間與安全性，一旦服務器出現問題會導致信息無法提取，影響檔案工作的開展。

所以，我們在積極促進檔案信息化進程的同時，也需要建設檔案資源的安全與保密工作，以此來保障檔案信息化的可靠性與保密性，各級檔案管理工作人員都應該考慮檔案信息化建設過程中的安全性問題。

一、檔案信息化建設過程中的安全性問題

1.關于檔案管理員的整體素質有待提升

隨著科技的進步，使用現代化科技對檔案進行管理的方法與傳統檔案管理法相去甚遠，傳統檔案管理工作中所采用的檔案保密技術已經不能運用于現代化的檔案管理，管理人員的保密知識已經不能夠適應現代化檔案技術的安全管理工作。因此這就要求檔案管理人員需要具備一定檔案安全觀念、及時掌握新的信息安全理念、及時更新信息安全管理技術。目前我國的檔案管理人員隊伍更新換代慢，檔案管理人員的信息安全保密意識不高，安全知識更新的速度也趕不上信息化建設的步伐。因此如果未及時增加相應的檔案信息安全管理技術人員，檔案管理的信息安全性很難得到有效實現和發展，更無法滿足檔案信息管理的現代化建設。

2.檔案信息的防火墻技術更新換代慢

檔案信息的防火墻保護是以保護信息不泄露的防守為主技術，但隨者破壞信息安全性技術的不斷更新換代，防火墻保護技術也需要隨之不斷進行更新，雖然信息安全保護技術以防守為主，但仍然能滿足大部分檔案管理工作的安全性需要。目前檔案管理面臨的主要問題有如何承受黑客對檔案系統的非法攻擊。黑客通過網絡非法進入檔案系統以獲取所需的檔案資料是檔案信息化的重要安全威脅，因此我們所使用的檔案系統與防火墻要能夠經受一定的非法網絡攻擊強度，對于重要的檔案信息要如何加密保存也是值得考量的問題。

3.檔案信息化法律法規不夠完善

我國法律建設的起步較晚、發展較慢，在部分領域法律建設還存在空缺。檔案管理領域也是我國法律法規的盲點之一，我國目前只頒布了《檔案法》，其他法律法規亟待完善?！稒n案法》的立法早于我國檔案信息化工作的開展，因此不能對檔案信息化建設進行規范化管理，檔案信息化建設也缺乏有效的法律保障，導致無法可依的現象出現。一旦檔案信息出現泄漏，一方面無法追究信息竊取黑客的法律責任，一方面也無法追究檔案管理人員的工作疏忽。因此，檔案信息化管理必須要有相應的法律法規給予約束，相關部門需要馬上建立健全檔案管理法律法規，以加強檔案管理人員的檔案安全意識與檔案竊取者的法律責任。

二、保護檔案信息化發展的安全措施

1.建立健全檔案法律法規

檔案管理安全法律法規的基本要求是要符合我國社會主義現代化經濟發展條件下，依照社會主義現代化建設規范檔案管理工作，保障檔案信息管理的安全性、保密性、有序性等。同時也需要進一步增強檔案管理的行政部門執法建設，加強行政部門對于檔案的行政執法水平。也需要進一步普及檔案信息化建設的安全知識，在社區生活區普及信息化安全知識，宣傳我國的檔案管理法律法規，增強社會各個階層、檔案管理人員與有關行政部門的安全保密意識。

2.建設檔案資源的信息安全技術

檔案信息的信息安全技術不包含傳統的防守技術，并且已經涉及到密碼技術、訪問控制技術、標記與鑒別技術、防火墻技術、系統漏洞修復技術等多種現代化安全保密技術。檔案資源的信息安全技術在不斷進行更新換代，我國需加快檔案信息的安全技術研發、應用與推廣進程，在不斷吸收科研領域最新的安全保護技術的同時，要堅持自主創新，開發具有核心知識產權的信息安全技術與使用設備。建立檔案安全技術的科研專項基金，鼓勵對信息安全技術的開發與創新，激發廣大檔案管理技術人員的工作積極性與創造性。

3.建立檔案技術人員保障

檔案部門要具有現代化的人才理念，堅持有規劃、有策略、有層次、有方法、有途徑地展開檔案管理信息技術人員的職前培訓與職后教育。增強檔案管理人員的信息安全意識是有效預防與保護檔案資源安全的重要方法。通過社區宣傳、職位培訓、廣告傳播與法律法規等方法，宣傳與提倡對檔案資源進行保護。此外，通過以上分析，還需要重視職位培訓，加強對在職檔案管理人員的安全意識培養與安全技術實操，頒發執業證書與職位教育活動，大力吸收引進檔案管理技術開發人員，重視專門人才引進。

三、結語

綜上所述，在檔案信息化過程中的安全問題是檔案管理工作的所需關注的主要問題主義，檔案部門必須成立有關的安全工作機構與組織人員，建設處良好的信息安全保障體系，最終實現檔案信息化建設的安全有序發展。因此，本文在分析檔案信息化建設安全性問題的同時，提出了對于信息化建設的安全措施，以供后者參考。

參考文獻：

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[3]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設實施的理論思考[J].檔案學研究，2004（05）.

篇（8）

中圖分類號:F284文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企業工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質量難于保證,也拉長了建筑企業從工程開工到工程竣工的經濟周期,影響了建筑企業的經濟收益。如何有效開展工程項目施工現場的檔案工作,促進建筑企業合情合理合法獲取最大限度的經濟效益,是困擾建筑施工企業管理工作的難題之一。結合在建筑企業的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現場的檔案管理工作,爭取企業經濟效益,必須準確把握和執行法律法規及管理規范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執行”三個方面。

一、及時學習領會好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供信息支持

建筑施工企業有其特殊的行業特點,加之建設工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業開展檔案管理工作的難度不小,給企業爭取經濟效益增加了難度。

建設項目的報建、開工、施工、結算、驗收等各個環節,以及建設工程竣工資料的編制、結算的確認、建設項目的創優申報都離不開工程資料。工程項目的質量保修、經濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業的生存、發展和壯大,同樣離不開工程資料。建設項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業的生產管理全過程,都起到至關重要的憑證和證據作用。如果工程項目施工現場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復,影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規和管理規范,是政府和建設、檔案主管部門對建筑企業檔案管理工作的強制要求,同時也是企業開展檔案工作的指引。法律法規和行業規范,可以使檔案管理工作規范化和常規化。因此,學習好、領會好檔案法律法規和行業規范,是做好建筑施工企業檔案工作的關鍵。對于每一個檔案管理文件或行業規范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領會把握規范、制度和管理文件的主要內容及其精神要點。企業和檔案工作人員只有正確領會、透徹理解了法律法規和管理規范的實質,才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規的頒布和行業規范的實施,及時開展工作。其次,企業在具體執行法律法規和行業規范過程中,要結合企業的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設的廣東電信廣場,在多年的施工建設過程中,先后經歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領會和理解新標準,并根據新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復工作,為企業節省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經濟效益。

二、認真貫徹落實好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供政策保證

做好建筑施工企業檔案管理工作,在學習領會檔案法律法規和行業規范的基礎上,還必須抓緊抓好檔案法律法規和行業規范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求,認真做好檔案法律法規和行業規范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規和行業規范作為開展工作的依據。在施工現場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求真正體現、落實在管理的每一個環節,力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業爭取時間、創造效益。

貫徹落實檔案法律法規和行業規范,建筑施工企業和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業生產管理這一中心,結合施工現場的實際條件,充分發揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質量。要力爭施工現場工程資料一次合格,減少重復工作,為工程竣工后的項目創優、工法申報、企業資質申請等工作打好基礎,為企業創造間接利潤,獲取經濟效益。

貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不僅要依靠發揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構的推進和監督。設立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業的生產管理基本上在施工現場進行,90%以上的工作量可以在施工現場完成。另一方面,建筑施工企業有其便利條件,就是按照施工現場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規和管理規范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業,我司設立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監督工作。在人員設置上,綜合檔案室只設專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現場的資料員)。這也是我司結合企業具體實際,貫徹國家檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業業務工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業節約了大量的人工成本,間接創造了經濟效益。

三、切實嚴格執行好檔案法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益保駕護航

工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業要在及時學習領會、認真貫徹落實的基礎上,至關重要的一點,就是必須切實嚴格執行檔案法律法規和行業規范。也只有這樣,法律法規和管理規范的威力及作用才能充分發揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關,做好審核工作,并將相關資料及時歸檔。建筑企業要根據建筑形勢的發展變化,根據檔案管理的工作要求以及施工現場的實際,不斷調整工作方式方法,針對工作中出現的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實嚴格執行檔案法律法規和管理規范,為企業爭取經濟效益,一是要注意處理好生產管理與檔案工作的關系。建筑企業的生產管理與企業開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規和管理規范為工作依據,做好、管好施工現場檔案資料管理工作,正確處理好企業生產管理與檔案工作管理的關系,不僅不會削弱企業生產管理的力度,而且有助于促進企業的生產管理工作,促進企業“向管理要效益”。

二是要注重發揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現場的檔案管理工作,要以檔案法律法規和管理規范為依據,為工程項目管理提供準確數據,及時有效地為企業生產、經營和管理服務。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術的推廣和應用有啟迪助推作用。如,在生產管理過程中甲乙雙方就工程量產生意見分歧或發生經濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據,為企業爭取經濟效益。

三是要高度重視信息技術環境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規和管理規范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業爭取經濟效益。

四是要加強與建設主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質監、安全、建協等部門的溝通和聯系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規和管理規范為標準及依據,分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務而發生的加班工資,減少人工費用。

在現行的建筑企業運作機制下,企業檔案管理特別是施工現場的檔案管理工作不能循規蹈矩、墨守成規,必須在學習領會好、貫徹落實好、高效執行好檔案法律法規和行業規范的基礎上,及時解決施工現場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創新管理方式方法,推進管理工作逐步發展完善,一定會扭轉施工現場檔案管理工作的被動局面,建筑企業獲取最大經濟效益的目標一定會得以實現。

參考文獻:

[1]陳作明.檔案學研究中若干問題的思考[J].浙江檔案,1996,(9).

篇（9）

要加強檔案管理工作,提高檔案管理水平,做好新形勢下的檔案管理工作,就要培養一支高素質的檔案管理人員隊伍。而造就高素質的檔案管理人員隊伍的途徑就是在各級領導的關心下提高管理人員的綜合素質并建立有效激勵機制,充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性。

一、檔案管理工作應引起各級領導的高度重視

2002年2月13日,中國正式加入世貿組織不足百日,美方就對中國銷往美國的軸承產品及其零件的慈興集團進行反傾銷指控。我方律師出示了大量的證據,本案歷史14個月最后判定中國輸入美國的軸承傾銷案不成立,所有中國生產的球軸承類產品,繼續以正常的關稅對美出口。本案給了我們不少有益的啟示。啟示之一是慈興集團平時十分注重收集原始資料,并建立大量完整的第一手檔案資料。試想如果沒有平時積累的大量原始資料,臨時抱佛腳,這場官司就不可能打贏。慈興集團的勝訴還告訴我們,企業的經營者和管理著,要高度重視檔案管理工作,加強對檔案工作的領導,檔案管理工作也是企業管理系統工程的一部分。檔案工作功在前日,用在一朝。檔案工作是企業各項管理的匯集點,是各項基礎工作的基礎,加入世貿組織以后,檔案工作在企業管理工作的地位和作用,越來越突出,越來越重要。

二、做好檔案管理人員的培訓工作,提高檔案管理人員的素質

針對目前檔案管理人員缺乏專業背景,知識結構老化的突出問題,各單位應加強檔案管理人員的后續教育培訓工作,全面提高檔案管理人員的整體素質。

1、檔案專業知識培訓。良好的檔案專業素質是搞好檔案管理工作的關鍵,各單位必須加強檔案管理人員脫產學習、遠程教育、聘請檔案專業教師舉辦專題培訓班等方式,充實檔案管理人員專業知識、更新知識結構、了解檔案管理的前沿動態。

2、電子、通訊技術培訓。隨著電子、通訊技術的發展,互聯網正悄然改變人們的工作生活方式,在電子、網絡環境下,一張紙、一支筆就能產生一份文件的時代已經過去。傳統檔案管理方式亦逐漸發生變革,檔案管理的基礎業務必須以網絡為依托、以應用軟件為手段實現數字化。雖然檔案管理人員對信息技術應用的程度較前幾年有了很大提高,但仍與如今工作要求存在較大差距,造就一支高素質的復合型檔案管理人員隊伍,是搞好檔案管理的當務之急。各單位除了從外部招聘滿足要求的復合型人才之外,另一個途徑就是對現有檔案管理人員進行電子、通訊技術方面短程的培訓,使他們掌握信息理論與信息知識,熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術,達到電子、網絡環境下檔案管理人員所應具備的素質要求。

3、加強法律、法規學習,利用法律知識保護自己。伴隨著中國20多年來經濟的高速發展,人們的民主法制觀念逐漸加強,國家民主法律制度不斷完善,國家各項工作逐步走入法制化和規范化,中國也逐步進入法制社會。法制社會最基本的特征是人們主要通過法律手段來解決各類糾紛,要求人們必須具備較強的法律意識與證據意識。檔案是最直接、最原始的記錄和反映了人們從事社會活動的客觀、真實面貌,具有得天獨厚的任何其他信息所必具備的證據價值。對檔案人員首先要進行《中華人民共和國檔案法》及有關各種專門檔案和特殊制成材料檔案的法規知識培訓,另外還應拓展到檔案案卷內容所涉及領域相關法律法規,使檔案管理人員具備比較豐富的法律知識,樹立起強烈的法律意識,自覺自如地運用檔案法及其他法律知識,依法治檔,確保檔案全面收集和優質歸檔,并維持檔案管理工作正常運轉。

三、建立有效的激勵機制,充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性

針對長期以來由于對檔案管理人員激勵不足導致檔案管理人員創新精神不足、工作熱情不高、工作潛能得不到完全發揮的問題,各單位除了需進一步提高檔案管理人員的綜合素質之外,還必須建立一套行之有效的激勵機制,調動檔案管理人員的積極性和創造性,從而提高檔案管理水平。

篇（10）

檔案管理在工作實踐之中不僅具有當前的、現實的重要意義，同時也兼具著長遠的歷史內涵。具體檔案管理重要作用分析如下。

其一，促進工作效率的提高。檔案管理工作實現信息化處理的轉變后，將過去的集中立卷改變為隨時整理文件歸檔，將集中的工作量化為分散的工作量，同時隨時拾遺補漏，確保檔案資料不會形成存積，不僅能完成檔案管理工作及時歸檔，還極大提升了信息檢索的便利。此外，信息網絡管理的推廣與應用讓新增文檔資料的插入設置十分方便，檔案管理員只需簡單幾步鍵盤操作，輔以修改檔案目錄即可完成項目增設。

其二，確保檔案的原始性。用掃描儀和數碼相機等電子設備將原資料文件直接掃描，檔案完整進駐管理系統，便可以直接查看檔案的電子格式文檔，又能夠直觀地將原文無損呈現。

其三，提升檔案整理與使用率。采取模糊檢索、高級檢索等細化輔助功能，能讓檔案管理與利用頻率在保持高質量、高精度的基礎上得到極大地提高。此外，借助網絡設置專用VPN通道，還能夠對異地檔案進行遠程管理與查閱，將檔案管理功用覆蓋直徑無限擴大。

其四，增加信息保密等級。通過對檔案管理將檔案按照內容涉獵面的敏感程度、機密程度等進行明確的等級劃定，將檔案有針對性地建立防護墻，能夠讓保密檔案得到一一相對的有效保護。同時，對每一查閱涉密檔案的情況記錄在案亦有利于事后跟蹤追查責任歸屬。

2 新形勢下行政事業單位檔案管理的工作優化路徑

（1）加大檔案管理業務建設力度。檔案管理工作的存在對于問題決策至關重要，在每一個事業單位中都應有舉足輕重的地位。檔案作為記錄事業單位中珍貴歷史的載體，加大對檔案管理工作的建設力度，不僅可以記錄下事業單位在不同時期所發生的變化，還可以為今后事業單位的建設提供前車之鑒。為了不斷提高檔案管理的水平，事業單位首先應要求相關管理人員在選擇歸檔文件材料上，慎重辨識來源的可靠性，盡可能收集可靠且全面的資源信息。其次，管理人員自身必須嚴守管理制度，嚴格按照檔案管理的標準進行整理歸檔，確保檔案類別清晰規范，符合調閱習慣。最后，管理人員載明檔案的具體情況應該做到記錄完整，字跡規范。

（2）增強管理層人員自身認知能力。新時期優化我國事業單位檔案管理工作，首先需要強化管理層從業人員對本職工作的認知能力及業務能力。其次，檔案管理需要健全管理制度，即應加大法律法規的宣傳力度，適時舉辦專業知識以及相關法規的培訓活動，使得管理人員清晰明確各自職責，強化工作責任感以及管理意識。需要注意的是，在管理層人員的培訓指導活動中可以適當穿插檔案管理的發展歷史，向其強調檔案管理工作的重要性，使其意識到檔案作為其他部門工作得以順利開展的基礎，是單位可持續發展的根基所在，從而調動檔案管理層人員的工作積極性以及自豪感，繼而推動管理工作取得實質進步。

（3）提高工作人員全面素質技能。素質技能是對從業人員具備多方面綜合條件的能力體現，對于事業單位檔案管理人員來說，素質技能的優劣常常會對檔案管理工作的效率和水平產生影響。由此，為了更好地提高管理人員的工作進度，事業單位可以適時舉辦一些相關的進修活動以及宣傳講座，以達到不斷提高工作人員素質技能的目的。該研究者者建議可以將檔案管理人員的學習拆分為以下四個方面作為培訓重點。

第一，事業單位應全面推廣普及檔案管理法律、法規宣傳。比如通過講座以及小組會議的模式，對與此相關的法律法規進行正面宣傳，加深事業單位中檔案管理人員的法律意識，防止檔案管理人員作風不當，觸犯法律底線，同時也鞭策管理人員努力做好自身工作。

第二，事業單位應積極做好觀念糾正工作，讓廣大員工領導體會檔案在單位各部組成中的重要地位，以提高檔案管理人員檔案意識，也使其認識到檔案管理的重要性及其可能產生的巨大價值，確保檔案管理工作能夠依時、依事高效完成。

第三，事業單位應注重培養檔案管理人員的現代技術操作能力，使得工作人員可以使用先進的計算機技術準確快速地處理檔案管理工作中遇到的問題，節省檔案管理工作的時間。

篇（11）

現階段各個企業單位在對人才進行選擇時很多的是注重所選員工是否具有較好的適應性、操作性以及實用性，而對于個人檔案中所記錄的內容不加重視。在這種情況下就使得檔案個人以及社會各界對檔案的重視程度嚴重的下降，而對于檔案管理是否科學合理也自然被忽略了。為切實的加強人才市場檔案管理工作，本文對檔案管理過程中所存在的問題進行了分析，發現目前所存在的問題主要如下。

1.1棄檔現象嚴重

人才市場所接收的檔案主要有以下幾類人群：需要辦理接收手續的大中專畢業生；因私出國人員；在規定時范圍需要組織評審或者是申報的專業技術職務資格認定人員；社會流動人員；其他人員。對于以上幾類人群數量龐大，在人才市場對這些人群進行檔案管理過程中存在著工作量大、工作內容復雜、分類困難等眾多問題。再加之許多檔案個人在將檔案放到人才市場后就不再過問，久而久之就使得這部分檔案在當事人未知的情況下被棄檔。

1.2信息管理的職能化較低

現在是信息化網絡高速發展的時代，計算機信息管理成為各行各業發展過程中不可忽視的一部分。在進行檔案管理過程中計算機信息處理技術發揮著巨大的作用，它能夠有效地進行信息整合、資源優化、職能校對等過程。計算機的出現改變了以往人工操作環節復雜，出錯率高的難題。但是在實際的人才檔案管理過程中，信息管理的智能化較低無法發揮出應有的作用。雖然國家已經就該項問題提出了改善措施，但是并未起到較大的效果。在對社會人員檔案管理過程中信息化、網絡化還停留在就低的水平，尚不能和社會保險部門、人事部門、監察部門達成信息的共享。

1.3法律體系不健全

人才市場檔案管理工作現在還沒有比較完善細致的法律進行制約，在檔案管理工作上缺乏約束力。雖然早在數年前就有相關的法律對人才市場進行規定，但是對于檔案的管理方面法律條文較為籠統。傳統的法律只是對人才市場的活動進行了基本的規定，但是相對于檔案的管理方面沒有明確的做出規定，具體操作起來存在著較大的困難。此外我做人才檔案管理立法相對滯后，尚未形成比較完整健全的法律體系。

2.人才市場檔案管理工作新路徑

2.1規范檔案管理，提高責任意識

在進行檔案管理時，要確保檔案的真實性。檔案在進行整理時個人以及學校都應實事求是，做到檔案的準確，逐步的提高檔案的公信力。檔案在人才市場放置時，要繳納一定的費用避免棄檔現象的發生。逐步的提高檔案管理人員的綜合素質，加強對管理人員責任意識和專業技能的培訓。在日常的工作中做好對檔案的分類管理工作，提高人才市場檔案放置的科學性和正規性。

2.2逐步提高檔案的信息化管理

將計算機信息技術逐步的應用在人才市場檔案管理中，切實的做好檔案的信息化管理。對于人才市場檔案以電子數據的格式進行備份，將各種信息做好分類管理。一方面網絡檔案信息便于管理，另一方面又可以和其他部門更好的做到資源整合和共享。在對檔案信息進行網絡化管理時，要確保信息的及時性和準確性。

2.3健全法律法規的建設，提高檔案管理的法制化進程