緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案安全性范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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污染也是文字材料受損的原因之一，主要表現：一是汗垢，天熱手易出汗，容易弄臟材料；洗完手后沒有擦干；二是金屬品的銹斑。這些都會影響藝術檔案材料的耐久性，日久都會對紙張和字跡起破壞作用。為了防止污染，除庫房內保持一定溫度、濕度，同時要減少手翻而染上的污垢，盡量不要再就餐時閱讀材料，庫房內不宜放置花草樹木。要積極采取措施，改善保管條件和環境。

隨著信息技術的快速發展，以計算機管理和網絡方式提供信息服務和交流檔案信息，已成為檔案工作發展的必然趨勢。檔案數據信息的安全包括內容安全和計算機管理交流的安全。要解決它的穩定和安全、有效，首先要從兩個方面入手：

管理系統程序的完整性。管理系統程序的完整性，也就是在應用計算機進行管理和應用時，檔案數據信息在儲存和傳輸過程中不被刪除、修改、丟失等現象。必須在軟件開發和應用上加強功能的完整性和實用性，不至于受各種原因的破壞。此外影響還包括設備故障、軟件錯誤、操作不當、計算機病毒等。所以要采用多種方案進行技術性預防。如采用備份、實體管理和數據信息管理內容保管的雙軌制等。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2014）-12-00-01

在計算機技術發展勢不可擋的滲透到每一個行業領域的大經濟技術背景下，檔案管理要想健全、高效、安全的發展，毋庸置疑的要利用計算機信息技術。計算機信息技術在檔案領域的應用，將會使檔案管理工作較傳統的檔案工作方式在收集、保管、利用等方面都有一個大的突破。同時，隨著信息化技術的應用在檔案管理方面還存在有一定的潛在安全性因素思考，如果我們不能考慮到這一方面的建設和預防措施，一旦出現意外就會造成大量檔案信息資源的損壞，從而造成不可估量的損失。因此，檔案管理信息化的安全性對于檔案的信息化管理至關重要。本文將從檔案信息化管理在保存形式安全和網絡環境安全方面著手分析檔案管理信息化的安全性問題。

一、檔案管理信息化安全性出現問題原因

（一）缺乏全面的檔案軟件管理功能

缺乏全面的檔案軟件管理功能，因為電腦軟件公司和檔案的管理部門各自開發檔案管理的軟件，這就導致在使用方法和系統上是不同的，容易造成檔案軟件在進行管理的過程中出現管理不全面的現象，不能夠全面的反應檔案管理的全過程、實現互聯互通，這對檔案信息的綜合利用及共享會造成較大的影響。同時，在應用程序的開發過程中，由于受到條件限制或軟件設計編程人員故意設置后門，一旦“后門”洞開，其造成的后果將不堪設想。

（二）缺乏穩定的檔案在提性能

電子檔案的存儲材料是磁性物質和光盤，一般來說，磁盤或磁帶采用聚酯底基，容易產生靜電而吸引灰塵顆粒，從而導致卷曲并與磁粉脫離，有時受外來磁場影響，存儲載體的磁性涂層容易發生消磁或磁化，這樣就會破壞管理記錄的數據；然而光盤通常使用的記錄介質是在激光熱效應作用下容易產生物化性質變化的材料，這些材料易氧化、易與堿溶液發生反應，因此說其性能很不穩定，影響檔案管理的穩定性，加之電子檔案存儲材料的壽命僅為5～15年，與紙質檔案載體相比，其使用壽命要短得多。

（三）容易受到網上的攻擊和破壞

當前計算機病毒泛濫，開放式網絡中的所有計算機都容易感染計算機病毒。有些人故意制作、傳播計算機病毒等破壞性程序，攻擊、破壞計算機系統及通信網絡，致使計算機系統及通信網絡遭受損害，甚至摧毀系統的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。同時，有的經網站同意進入的合法用戶，出于個人目的，篡改或偽造檔案信息，形成虛假信息，造成不良后果和影響。

二、檔案管理信息化安全性建設策略

（一）加強文件管理人員的素質

為了適應社會的發展，滿足科技的要求，檔案管理者必須做到活到老、學到老，不斷探索，不斷創新，在工作實踐中提升自我，最終實現檔案管理信息化建設目標，才能滿足使用者對檔案信息的需要，才能讓檔案資料發揮更大的作用。

一是，檔案管理人員要及時更新計算機、網絡通訊方面的知識，提升網絡使用的安全性。要不斷學習網絡歷史、文化、專業術語等網絡的基本理論和操作知識。

二是，檔案管理人員要熟悉互聯網的信息資源分別和查找手段、方法，熟悉常用瀏覽器的使用，要熟悉不同需要存儲的檔案信息的特點和搜索引擎，以及歸集方法。

三是，完善整理檔案信息的能力。要能做到通過網絡將分散的資料進行整合，提供給使用者。

四是，加強網絡檔案信息資源開發的能力。信息化要起到實效，就得適應網絡化發展要求，切實提高網絡檔案工作服務水平能力，這就需要管理者不僅要有豐富的檔案管理知識和經驗，熟悉網絡的信息搜索、整合流程，更要具有學習、探索的能力。

（二）加強網絡安全監管

在收集電子檔案過程中，必須要進行殺素處理，并實時更新殺素軟件病毒庫，保證電子檔案不被病毒侵染。在運用計算機系統對檔案進行著錄、檢索等工作時，為了保證安全性能，需要根據情況設置不同的訪問權限，對檔案的檢索、制作等工作進行限制，防止其他人員修改檔案信息而造成安全隱患。對于需要保存而不必要修改的檔案，可以刻錄在一次性寫入的只讀光盤上進行保存。對于在網上傳輸的電子檔案信息，可以綜合使用“數字簽名”、“加密技術”、“身份驗證”、“防火墻”等技術加以保護。

（三）強化安全培訓

電子文件以計算機和網絡為依托，建立在現代信息技術運用基礎上，利用數字化手段，對資料進行收集、管理工作，從而實現檔案資料的資源的大規模共享。因此，要對檔案管理人員進行電子文件安全培訓。增強管理人員的安全保密意識，并強化其職業道德，增強其責任感。針對可能出現安全問題的環節，如傳輸、錄入、存儲、調用等環節，要建立相對完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可執行；同時，要加強技術力量投入，可以利用加密技術來攔截第三方對資料的盜取；設置安全通行密碼，維護管理者的使用權限；也可以利用監控技術，防止對電子文件的非法訪問，防止資料的泄露和篡改；做好電子文件的安全備份工作，增強計算機病毒的防控能力，提升電子文件的安全性。

（四）建立、健全電子文件安全運用規范

作為一個新發展起來的管理手段，檔案信息化的安全工作是一項非常重要的工作。雖然國家制定了《網絡安全法》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《中華人民共和國電子簽名法》等，但是這些都是基本法，面對日新月異的科技發展勢頭，要想保護電子文件在檔案信息化過程中的安全，必須根據實際工作需要，結合科技的發展速度，制定適合的規則和法律，才能最大程度的保證電子文件的安全使用，促進檔案的信息化建設。

參考文獻：

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中圖分類號：G642 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 15-0000-01

Informatization File Management Security Study

Zhou Yi

(Chongqing Iron&Steel Group Electronics Co.,Ltd.,Chongqing400081,China)

Abstract:This article first briefly introduces the concept of file management information and records management implementation of information specific advantages are discussed;second file management information of the security;finally a summary of the full text.

Keywords:Informatization file management;Security;Summary

在新時期中，由于信息化迅速發展，檔案管理工作的內涵已經有了巨大的變化。檔案不僅成為了文化資源與知識資源，還成為了信息資源，這些都促使檔案信息的收集方式、管理方式與利用方式有了本質性的改變。基于嚴峻的形勢狀況，檔案管理必須走網絡化服務與信息化管理的道路，同時還要保證網絡環境下檔案信息完整性和安全性的提高。

一、信息化檔案管理的簡單介紹

按照國家檔案行政管理部門的統一組織與規劃，在檔案管理活動中，綜合采用現代信息技術手段，合理管理并處置檔案信息資源，這就是所謂的信息化檔案管理。可以從以下三個方面深刻理解信息化檔案管理：首先不僅要實現檔案信息的網絡化與數字化，還要實現檔案信息的高度共享；其次應該引發檔案管理模式的轉變；最后要保證檔案信息接收傳遞、存儲及提供利用的一體化的實現。信息化檔案管理的主要內容包括：信息化的軟件基礎設施建設是實施信息化檔案管理必不可少的基礎條件，是應用信息技術與利用開發檔案信息資源的基礎，同時它的核心是檔案網絡；開發利用檔案信息資源是實施信息化檔案管理的中心任務，是實施信息化檔案管理的實效所在；檔案的規范與標準建設，不僅包括電子檔案管理與電子文件的歸檔，還包括檔案信息的資源標識、存儲、交換、使用及管理，漸漸形成信息化檔案管理的規范體系與標準體系；信息化檔案管理的人才隊伍建設是實施信息化檔案管理的成功之本，決定著另外的各個要素發展。實施信息化檔案管理，能夠使檔案工作效率與檔案利用效率明顯提高，同時便于用戶的使用，也能夠加強檔案的保存，這些不僅維護保障了單位的合法權益，還積極促進了兩個文明建設。

二、實施信息化檔案管理的具體優勢

（一）利用檔案數字信息網絡進行檢索比較方便，同時傳遞速度也快。還能夠根據使用者的需求，進行個性化服務的提供，不斷出現的檔案信息網絡服務，已經成為我們進行檔案信息服務提供的現代方式。

（二）檔案信息的傳遞量不斷增加，同時其服務對象的數量也在增加。數字信息占據的空間比較小，再加上信息傳遞不受空間的影響限制以及計算機通信網絡一直延伸，其能夠鏈接的用于管理及存儲數字信息的存儲設備與服務器數量快速增加，服務對象數量也迅速增加。

（三）能夠進行資源共享，使檔案的利用率提高。與紙質檔案相比，運用網絡進行檔案信息的傳輸，其具有突出的優點，網絡傳輸檔案信息的速度快，檔案傳輸不會受到人力與空間的影響限制。當查閱者需要檔案時，能夠通過檔案管理網絡系統進行檔案信息的查閱，同時還能夠下載使用電子版的檔案信息原件，不需要進入檔案室進行檔案查閱，大大節約了檔案管理者與查閱者的時間。通過檔案管理網絡系統，還能夠進行檔案信息的異地查閱，極大節約了物力與人力，使檔案的利用率大大提高。

三、信息化檔案管理安全性的探討

現代信息技術給檔案管理提供了快捷高效的方法與手段，但是也使檔案管理具有更多的安全隱患，在目前，有的單位在進行檔案信息化建設過程中，往往沒有足夠的安全意識，導致了檔案信息泄密丟失，造成了極大的損失。所以檔案管理者不僅要重視防輻射、防高溫與防病毒等工作，還要大力進行檔案資料的安全性研究工作，積極做好電子檔案的及時維護和備份工作，應該準確無誤的處理好紙質檔案和電子檔案之間的關系，以保證檔案資料能夠安全完整。為了有效提高信息化檔案管理安全性，筆者結合工作實踐，探討出了以下幾項措施：

（一）有效采用防火墻技術，避免病毒入侵與非法訪問。防火墻是一項訪問控制技術，它是在公用網絡與專用網絡之間建立的一道保護墻，只允許符合原先設置的安全規定的信息通過，會把不符合安全規定的信息拒之于墻外，由此保證訪問控制的實現，也就是拒絕外來非法訪問，避免內部重要信息的非法輸出，所以防火墻是目前電子檔案網絡安全技術必不可少的，同時在進行電子檔案保護時，還要防止計算機病毒入侵，為了避免病毒入侵，應該禁止非法軟件的使用，不要隨便在網絡上下載軟件，在計算機系統中，還必須安裝殺毒軟件，并且不斷進行殺毒軟件的升級更新，以保證系統和網絡的安全性提高，從而確保電子檔案的安全性與真實性。

（二）積極提高檔案管理者的能力素質。計算機以其很強的數據處理能力和高速運算能力使檔案管理者擁有了科學先進的檢索手段及科學合理的管理方法。這些要求檔案工作人員應該積極提高自身的能力素質，使他們在熱愛檔案工作的同時，還要大力掌握檔案工作中的先進技術，不斷提高現代信息技術應用能力與現代信息加工處理能力。熟悉并掌握計算機管理檔案的實際操作與理論知識，利用計算機進行檔案的接收、存儲與提供基本情況及數據報告的工作，努力學習掌握和信息化檔案管理有關的網絡技術知識以及現代管理技術知識。增加網絡化管理的意識，大力做好傳統檔案管理向網絡化管理發展轉變的工作。

（三）努力建設高質量的信息化檔案管理平臺。在自己的網站中，檔案管理部門能夠進行已開放的檔案信息數據庫與檔案卷宗等檔案信息資源的提供。同時保證專用的檔案信息檢索入口的建立，使檔案信息的利用與查詢更加方便。計算機在檔案管理工作中的優點就是進行數據的存儲與提取比較便捷，介入的計算機網絡技術使相關部門能夠應用這些有著更少的手續與更快的速度的數據，使在單位之間調取檔案所消耗的物力人力與珍貴的時間更加節省，使管理水平與工作效率提高。

四、總結

隨著新時期信息化的迅速發展，為了保證信息化檔案管理順利進行，應該對信息化檔案管理的安全性進行積極探討，爭取在發現問題的時候就可以使其得到解決。

參考文獻：

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一、實現信息化檔案管理的優勢

1.提高辦公效率。以往都是通過手工操作管理檔案。信息化檔案管理的最大優勢是計算機處理信息能力非常強，通過計算機軟件對檔案資料的收集，統計、分類、存儲和查閱等信息處理工作都變得方便有序，避免了人力、物力、財力的浪費，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.文件和文字信息共享。在以往手工操作管理中，大量信息閑置在文件柜中，不能共享，造成資金和資源的浪費，檔案信息查找也困難，運用信息化檔案管理后，實現檔案資源共享，使用起來更加方便與快捷。

二、信息化檔案管理的安全性及其防范

1.信息化檔案管理過程中的安全問題

①網絡傳輸過程中的信息安全。檔案傳輸的途徑是互聯網，互聯網具有公開的開放性，因此，檔案管理信息容易被非法竊取、篡改與偽造，對于一些有密級的檔案，將構成較大的威脅。

②電子檔案的真實性。紙制檔案的單位蓋章和簽字是有行的物介質，其真實性、合法性很容易被鑒別。而電子檔案容易被復制與篡改，其真實性和合法性鑒別更加復雜。

③電子檔案長期保存的不安全性。電子檔案主要存儲于硬磁盤、軟磁盤、磁帶、光盤等介質上，而這些載體具有一定的壽命，容易受到自然環境與運行環境等影響。

④電子檔案管理中人員和制度疏漏。現實工作中的人員由于缺乏計算機網絡安全知識和安全意識，責任心不強，沒有嚴格的管理制度。更有甚者，某些人受利益驅動以合法身份進入系統進行添加、修改、刪除檔案信息等違規操作，破壞信息的完整性，對信息安全造成很大隱患。

⑤計算機病毒對檔案信息的危害。電子檔案在信息傳輸中可能會感染計算機病毒，管理系統也有可能受到惡意攻擊，這些都對檔案安全構成威脅。

2.信息化檔案管理的安全防范措施

①使用較高安全性的操作系統和數據庫。要想獲得運行的高可靠性和信息的完整性、保密性，必須以系統軟件的安全性為基礎，檔案信息管理的挑選應參照國際《計算機信息系統安全保護登記劃分準則》GB17-8599選擇高性能的系統軟件，并應及時升級和安裝補丁程序，進行必要的安全設置，關閉不需要的并存在安全隱患協議及端口。

②采用多種網絡技術。安裝防火墻、殺毒軟件、安裝入侵檢測系統等手段進行網絡技術防范，防火墻技術是目前最行之有效也是應用最廣的一種網絡安全技術。入侵檢測技術是用來發現并阻止各種來自外部的非法入侵行為和內部用戶的非授權活動，是作為防火墻的補充。

③采用漏洞掃描技術。漏洞掃描能夠發現遠端網絡或主機的配置信息、TCP/UDP端口的分配、提供的網絡服務、服務器的具體信息等。發現存在的安全薄弱環節，并提出改進建議。

3.信息資源的安全防護

①采用加密技術。通過數據加密對原來為明文的文件和數據按某種算法進行處理，使其成為不可讀的一段代碼，使其輸入相應的密鑰之后才能顯示出來內容的。通過這樣的手段，保護信息不被竊取和閱讀的目的。

②身份認證。對檔案信息數據庫的用戶進行身份檢驗，防止無關人員進入系統對文件信息進行訪問。

③簽署技術。電子文件一經簽署就如同貼上了“防偽標簽”，具有防篡改，防抵賴的效果，通過簽署技術證實該文件合法性，其內容沒有被篡改。

④防寫措施。將文件設為“只讀”狀態。只能讀取信息，不能做任何修改。在計算機外存儲器中，只讀光盤只供使用者一次寫入多次讀出，可以追加記錄，但不能修改原來的信息。這種不可逆介質可以有效保護檔案的原始性和真實性。

4.建設完善的安全管理制度保證檔案信息資源的安全

信息化檔案管理建設過程中要建立規范的管理機制，明晰相關責任，為保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。

①明確電子文件的制作過程責任。由專人統一管理。制作者對其制作的電子檔案負全責。保證在他人調閱時只能以“只讀”形式查看，防止由于誤操作，有意刪改等原因造成文件改變。

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一、數字檔案信息化相關信息簡述

1、目前我國數字檔案信息化的發展。近年來，計算機技術在檔案管理中逐漸使用，并呈現快速發展趨勢。由于電子文件的大量產生以及檔案館（檔案室）中紙質檔案的數字化速度的加快，導致了檔案實體與所包含的信息內容加速度地增長，檔案工作本身也隨之發生變化，實體檔案信息管理與數字檔案信息管理徹底分離。目前，數字檔案信息管理已經逐步建立起全國、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的數字檔案信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息更是驚人地增加，人們更多地將從網絡中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身，只充當原始憑證和信息法官的角色。

2、數字檔案信息安全管理的重要意義。目前，數字檔案的發展為人們的生活提供了便利，因此對數字檔案信息進行安全管理十分重要。通過對數字檔案信息的安全管理，除了防止信息丟失以外，還能夠激發其有效性，對實現信息化的發展有很大的推動作用。在進行安全管理時，需要建立相應的信息安全管理系統，并聯系實際制定規范的操作和管理體系。同時，對數字檔案信息進行安全管理對技術也有很高的要求，良好的技術是保證數字化管理過程正常運行的前提。此外，管理人員的素質也是數字檔案信息安全管理重要的一部分，因此對人員進行合理的分配和管理也十分重要。

二、我國數字檔案信息安全管理存在的問題

1、管理人員安全意識薄弱

目前，我國從事檔案管理工作的人員整體上安全意識薄弱，對數字檔案信息的安全管理并沒有重視起來。很多工作人員在使用數字檔案進行信息查詢時，沒有想過這些數字檔案信息可能會由于一些問題消失，更不會去想如何能夠保護這些信息的安全。作為數字檔案信息的管理者，他們安全意識的缺乏，導致了數字檔案信息的安全管理缺乏堅實的基礎，不利于信息的安全管理。

2、管理環境較落后

我國數字檔案信息管理的基礎設施和運行的環境條件比較差，由于我國在該方面投入的資金較少，導致放置數字檔案信息管理系統的機房安全等級低，條件差。在這種形勢下，很多檔案館（檔案室）的設施都設置在普通的辦公室里，這便給系統留下了安全隱患，不利于數字檔案信息的安全管理。

3、管理制度不完善

我國當下的數字檔案信息安全管理缺乏完善的制度，導致管理過程中出現了一系列的問題。雖然我國大多數檔案館（檔案室）都制度了相關的安全管理制度，但是這些制度存在很大的不足，并缺乏執行力度。在現有的安全管理制度中，很多制度都是為了應付上級的檢查而制定的，互相抄襲的現象很嚴重，這便導致制定出來的很多制度都與本檔案館（檔案室）的實際情況不符，出現了制度與管理工作脫節的現象，執行力度低。

4、管理水平落后

數字檔案信息安全管理的水平落后，主要表現在工作崗位、操作人員和操作系統方面。工作崗位方面，由于缺乏明確的職責規劃，導致業務操作的權限出現混亂的現象，工作人員越崗、代崗的現象十分嚴重。從操作人員的角度看，很多操作人員擅自使用計算機進行一些私人操作，他們在計算機上安裝與工作不相關的軟件等，造成計算機系統程序被更改，不利于數字檔案信息的安全管理。在操作系統方面，一些計算機系統沒有進行密保設置或者設置的密碼過于簡單，使得很多非工作人員使用計算機，他們操作的隨意性很容易造成信息的丟失，此外，一些工作人員的不規范操作，也對數據的安全性帶來威脅，嚴重時會導致操作系統的崩潰。

5、專業管理人員缺乏

數字檔案信息安全管理的前提是有一批專業的管理人員，他們不僅熟悉計算機知識，還能熟練地掌握檔案管理工作，但是目前我國相關部門缺乏這樣的復合型人才。我國目前的檔案管理人員的整體素質比較低，他們所掌握的的知識都比較陳舊，遠遠不能滿足現代數字檔案信息管理的需要。

三、完善數字檔案信息的安全性管理的措施

1、提高檔案人員的安全防護意識和能力

首先，作為檔案人員，提高他們的安全意識十分重要。檔案館（檔案室）應該定期組織宣傳教育，數字檔案信息系統的安全維護需要所有檔案人員的參與，因為每一個檔案人員都有可能在不經意之間泄露檔案信息，因此要對所有的檔案人員進行安全意識的培訓。其次，要增強檔案管理人員的安全防護能力，數字檔案管理人員要有相應的安全防護技能，要會對秘密信息進行加密、定期清理計算機、靈活運用殺毒軟件和防火墻并養成良好的上網習慣。此外，檔案人員還應該了解保證數字檔案信息載體物理安全方面的知識。

2、健全相關制度

要保證數字檔案信息安全管理的順利進行，必須要有相關的制度來進行規范指導。首先，要健全確保安全的法律法規體系，目前我國已頒布了《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律法規來保證數字檔案信息的安全，維護國家的公共利益。其次，要完善管理制度，用規范的管理制度來約束數字檔案的形成、歸檔、保管、利用等環節，在每一個環節上用技術和制度相結合的方式堵住信息失真的隱患。

3、完善基礎設施建設

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電子文件格式類型電子文件的格式類型繁多，并有多種分類方法。根據文件中數據元的檢索方式可分為順序文件和非順序文件；根據文件中數據元的控制方式可分為格式化文件和非格式化文件，而格式化文件又可根據數據元的集合控制方式分為數據庫文件和非數據庫文件。目前，信息存貯類文件主要有文本文件、純文本文件、數據庫文件、圖形文件、音像文件、表格文件、圖文混排文件等。上述除文本文件、純文本文件、數據庫文件以外的其他文件，均側重于信息的特定表現目的而設計的，具有特定的結構信息，并需要特定的軟件操作，標準化程度低，可以用于特殊檔案信息的保存，如音像資料等，但不適合保存字符數據。文本文件與純文本文件在字符數據的存貯方面具有相同的效果，但純文本文件是不帶格式控制信息的，具有更好的適應性。所以純文本文件和數據庫文件是組織和存貯數據的兩種典型的文件類型，也是目前各級氣象檔案館在組織和存貯地面氣象觀測資料中所采用的主要文件類型。所以下面對該兩種文件類型的主要特點進行分析。

純文本文件信息逆處理技術純文本文件是非格式化的順序文件，文件中的所有信息都以標準的ASCII碼形式進行存貯，無任何控制信息和結構信息，只有數據元，而且數據元的格式是透明的，信息在文件中的邏輯結構也是透明的，并與顯示、修改和打印的視覺形態保持一致，具有最好的“直讀”特性，如果向某一物理載體中錄入文件時，采取順序錄入方法，則信息存貯的邏輯結構與物理結構保持一致，使“直讀”特性更加完備。該類文件的信息可使用任何字編輯軟件直接顯示、修改和打印，與任何計算機設備及操作系統相兼容，并可自編一個簡單的軟件直接讀出文件信息，所以該類文件的信息逆處理技術的歷史連貫性最穩定，幾乎不受電子信息技術發展的影響。

數據庫文件信息逆處理技術數據庫文件是格式化的非順序文件，文件內容由文件結構信息、控制信息和數據3部分組成，其中文件結構信息是對數據庫框架結構的具體描述，控制信息包括各種屬性定義、指針鏈表、定位表和連接信息等內容，數據庫的數據元、結構信息和控制信息都是不透明的，數據庫中的“記錄”是用指針鏈的方法來定位的，所以數據庫中“記錄”的邏輯位置、物理位置和顯示形態之間的關系也是不透明的。因此，數據庫中的數據沒有任何“直讀”特性，數據的顯示、修改和打印等操作完全依賴于數據庫開發商所開發的專用軟件產品，而這種軟件產品經常發生過時、淘汰和升級等現象。所以數據庫文件的信息逆處理技術的歷史連貫性是不太穩定的，如果永久性檔案的電子文件采用數據庫文件，則隨著軟件的過時、淘汰或升級需要對電子檔案文件進行格式轉換，而每一次的格式轉換都存在著一定的風險，因為所有件軟產品的兼容性都不是絕對的。

電子文件受損壞的幾種可能情況

電子文件的損壞情況可分為物理性損壞和邏輯性損壞兩種情況。因存貯介質的物理特性改變或機械性損壞而造成信息不能準確識別的稱為物理性損壞；因病毒攻擊、人為操作失誤或操作平臺不兼容等而造成信息失真的稱為邏輯性損壞。不管是物理性損壞或是邏輯性損壞，從存貯體的邏輯區域角度分析，其直接損壞的區域往往是局部性的，如果這種損壞發生在某一文件的數據區內，則造成該文件部分數據的丟失；如果發生在某一文件的控制信息區內，則造成該文件中與該控制信息相關聯的全部數據的丟失；如果發生在某一文件的結構信息區內，則造成該文件全部數據的丟失；如果發生在存貯介質的文件系統控制信息區內，則將造成該存貯體全部或部分文件資料的丟失。

電子文件損壞時的可修復性情況分析

由于文件的直接損壞區域是局部性的，所以就存在修復的可能性，但可修復的概率和修復后的失真程度與損壞區域及文件格式類型有直接關系。下面以純文本文件和數據庫文件兩種典型文件類型為例進行分析。

純文本文件的可修復性由于純文本文件中只包含數據元，沒有結構信息和控制信息，所以損壞區域只能發生在文件的數據區內或存貯介質的文件系統控制信息區內這兩種情況。下面對該兩種情況分別進行分析：損壞發生在某一文件的數據區內時。這種情況如果是物理性損壞，則不管采用何種方法都不能直接修復被損壞的數據，除非使用備份數據進行修復，但未損壞部分的數據可全部修復；如果是邏輯性損壞，并且損壞了數據元，該種情況同物理性損壞一樣；如果是邏輯性損壞，但沒有損壞數據元，只增加了無效信息（病毒攻擊往往是這種情況），則可全部修復。損壞發生在存貯介質的文件系統控制信息區內時。這種情況發生時文件中的數據并沒有被損壞，只是文件定位信息被破壞，如果在一個存貯體內的所有文件都是以復制追加的方式進行保存，中間不進行刪除、覆蓋、編輯的操作，則所有文件的物理存貯區域都是按順序進行的，如果文件的首行和尾行都帶有標識內容（中國氣象局制定的地面氣象模式資料格式文件就屬于該類型的文件），則所有文件都可修復，并且也很容易；否則修復難度較大，并且不能保證所有文件的修復。

數據庫文件的可修復性由于數據庫文件由文件結構信息、控制信息和數據3部分組織，所以按下列幾種情況分別進行分析。（1）損壞發生在某一文件的數據區內時。這種情況下不管采用何種方法，都不能直接修復被損壞的數據，除非使用備份數據進行修復。（2）損壞發生在某一文件的控制信息區內時。這種情況下所有與其相關聯的數據全都被損壞，無法修復，雖然數據庫操作系統提供了修復功能，但其所修復的數據的正確性是不絕對保證的，并且也是不全面的。（3）損壞發生在某一文件的結構信息區內時。這種情況下整個數據庫中的數據將全部丟失，并無法修復。（4）損壞發生在存貯介質的文件系統控制信息區內時。這種情況雖然同純文本文件一樣，文件中的數據并沒有被損壞，但由于數據庫文件結構和數據元都是不透明的，所以是不能修復的，除非整個存貯體內只保存一個文件，才有修復的可能性，但修復難度極大。

純文本文件和數據庫文件的可修復性比較當電子文件受到損壞時，純文本文件比較容易修復，而且不易受計算機病毒的攻擊，這是因為純文本文件是非格式化的順序文件，結構和數據都具有透明和可“直讀”的特性；而數據庫文件是非常不容易修復的，多數情況下是完全不能修復的，而且容易受計算機病毒的攻擊，其安全性比純文本文件要差得很多，其原因是因為數據庫文件是格式化的非順序文件，結構和數據都是不透明和不可“直讀”的，信息組織結構非常復雜而嚴密，當其中某一處結構性信息遭損壞時將引起整個數據庫文件的崩潰。根據數據修復服務機構經驗統計，文本文件檔案資料的可修復率約為85％，而數據庫檔案資料的可修復率約為65％。

電子檔案文件類型對電子檔案資料管理和服務效率的影響

數據庫文件在設計上側重于數據的管理與服務，有相應的商業軟件支撐，并且有一定的標準化數據庫應用接口，所以數據庫資料的管理與服務最方便、快捷，檔案利用率高。隨著數據庫標準化水平的不斷改進和提高，數據庫檔案資料的管理、服務和開發利用能力將進一步提高。純文本文件是非格式化的順序文件，沒有結構信息，信息檢索困難，所以檔案資料的管理、服務和開發利用能力比效差。

地面觀測資料電子檔案管理工作建議

通過上面的分析知道，純文本文件的可修復概率較高，信息逆處理技術的歷史連貫性更穩定，幾乎不受電子信息技術發展的影響，但檔案資料的管理、服務和開發利用能力比效差。而數據庫文件的可修復性較差，信息逆處理技術的歷史連貫性也不穩定，但檔案資料的管理、服務和開發利用能力強。所以，從檔案資料的存貯安全性與服務功能性方面考慮，建議如下。（1）采用不同文件格式建立相互備份檔案資料。即同一檔案資料同時采用純文本文件和數據庫文件分別保存，其中純文本文件主要用于檔案資料的修復，數據庫文件主要用于檔案資料的服務。同時開發相應的軟件，用于純文本文件資料與數據庫文件資料的相互轉存、校對、備份和修復。（2）為了使純文本文件的可修復概率達到最大化，還需要注意以下幾方面的問題：①數據格式問題。如果用純文本文件來組織檔案信息，則最好規定每一個文件的首行作為該文件的標識行，并保證能從該標識行的內容中可直觀地判別出該文件的文件名和所存貯的數據屬性；同時規定每一個文件的尾行作為數據結束的標識行。如，地面氣象觀測月資料文件（A0、A1、A文件）的首行中包含了資料所屬測站的區站號、資料所屬的年份和月份，并用6個“＃”號組成的一行作為結束行。具有這種標識的文件，可以不依賴其文件名而準確地找到該文件的物理存貯區域，并能判別出它的文件名，從而最快地修復文件。②文件名的唯一性問題。在同一存貯體內所有文件的文件名要確保其唯一性，即不能在其他子目錄中備份同一物理載體中的其他文件，防止在文件修復過程中造成文件名混亂。③物理位置的順序性問題。一個存貯體在錄入檔案文件前先要清空，然后再錄入檔案文件，一旦錄入了文件就盡可能不要對該存貯體內的文件進行刪除、覆蓋和編輯的操作，而只能追加文件，以盡量確保文件數據的邏輯形態與物理形態保持一致，使文件更容易修復。7

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中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

當前，廣泛運用的電子信息技術和迅速發展的信息產業，電子政務工作的蓬勃發展，電子文件及網絡的日益普及，也正在改變著傳統的信息存儲和傳播方式，由此產生了電子檔案。電子檔案的出現，使檔案館（室）打破了單一的傳統的紙質檔案的管理模式，形成了由電子檔案與紙質檔案兩類檔案共存的局面。電子檔案的出現，使當前的檔案管理工作向自動化、有序化和科學化、簡單化方向發展，這無疑提升了檔案的管理水平。同時，電子檔案自身的存儲特點以及網絡的普及，是電子檔案也存在未知的諸多安全隱患。所以，我們必須與時俱進，以全新的工作方法來適應這種變革

一、電子檔案存在的安全性的認識

首先，電子檔案與紙質檔案有著根本的區別。電子檔案的安全性尤其重要，沒有良好的安全防范措施，電子檔案的存在將不再有任何意義。為了維護電子檔案的原始性、真實性和安全性，使其真正具有法律的權威性，安全管理工作要給予高度重視。電子文件與電子檔案是相輔相成的，檔案系統管理的操作人員直接參與電子檔案的管理工作，可隨意在數據庫中增添、改動、刪除電子檔案內容。因此，電子文件的數字簽名技術、消息認證和身份驗證技術需要盡快應用普及。

其次，計算機病毒是侵蝕電子檔案的禍根，它可能造成整個系統的癱瘓乃至數據的全部丟失。因此，對接收的每塊磁盤都要查驗病毒，網上更要預防病毒炸彈的攻擊。近幾年來，黑客的攻擊已超過計算機病毒的種類，總數已達到上千種。據悉，我國 95％與互聯網相接的網絡管理中心都遭到過境外黑客的攻擊或侵入，檔案部門的管理網絡尚處于初級起步階段，網絡安全系統脆弱，易給黑客留下可乘之機。因此，保障電子檔案安全性是亟待解決的問題。

最后，人員素質關系到電子檔案的質量。電子文件是電子檔案生命周期的初始階段。電子文件由于自身的特殊屬性，它可以隨時增、刪、改而不留痕跡，人們無法判斷其原始性和真偽性。為了確保電子檔案的真實性、可靠性和安全性，我們必須從源頭抓起。計算機操作人員作為電子文件和電子檔案的具體執行者，他們的個人素質關系到電子文件的形成質量和電子檔案的真實性，這就要求操作人員不僅要有良好的職業道德、思想品質和熟練的檔案管理知識，還要有一定的計算機應用技能。因此，對檔案管理人員進行系統的崗位培訓和職業道德教育勢在必行。以紙質檔案作為電子檔案的鑒定基礎，對接收進館的電子檔案，要逐一鑒定、檢測，采取嚴格的措施，制定嚴密的管理分段負責制度，進行監督指導，確保電子檔案的質量和安全。

二、電子檔案的管理方法

1、電子檔案的收集與整理。處理電子檔案的前提是具備了電子檔案存儲平臺，所以計算機是必不可少的，在檔案收集前就建立好辦公自動化模塊，將收集工作延伸到存儲系統設計階段，為電子檔案的管理奠定基礎。電子檔案的整理應當按照歸檔原則、格式和規范進行，一般是以年度、組織機構、保管期限分類存盤，在接受文件時集中完成，同時對歸檔的電子文件編寫簡要說明，存盤后，檔案人員按照數據庫結構和規范建立電子檔案的目錄路徑，以便于查找。

首先，要加強對電子文件歸檔工作的統一領導。從電子文件形成到歸檔，跨越了許多部門，而這些部門之間多有計算機網絡聯在一起。有些部門工作互有交錯，職責難以區分，所以對電子文件要指定專門機構和專人負責，這一點尤為重要。否則，一盤散沙，就達不到使電子文件歸檔的目的。其次，要明確電子文件歸檔的工作程序、內容和要求。電子文件歸檔應按歸檔工作程序和步驟進行，這樣才能有效保證歸檔電子文件的真實性、完整性，才有利于整個歸檔過程的管理，確保歸檔工作順利進行。最后，要采取必要措施，確保電子文件歸檔和質量要求。要保證此項工作正常進行，關鍵是抓好檔案部門和電子文件形成部門之間的協調工作，使電子文件管理與電子檔案管理形成一個有機整體，避免互相推諉扯皮，以提高文件的質量，為下一步提供利用打好基礎。

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伴隨計算機技術和網絡技術的迅速發展，電子檔案作為一種全新的檔案形式已經進入到人們的日常工作和生活當中，并且發揮著不可忽視的作用。然而，由于網絡本身的開放性使其成為一把“雙刃劍”，給電子檔案的安全保障工作帶來巨大的挑戰。在新的社會發展時期，我們要先充分發揮電子檔案的作用，挖掘電子檔案的價值，必須在深入了解電子檔案優勢的基礎上，分析影響電子檔案管理和發展的因素，重視電子檔案安全問題，對于影響電子檔案安全的問題要及時采取有效的應對策略進行解決。基于此，本文分析了電子檔案安全發展的局限因素，然后針對這些具體的問題提出了幾點積極的應對策略，希望能為相關部門和人員提供幫助和借鑒。

一、電子檔案安全發展的局限因素

（一）復雜的網絡環境帶來安全隱患

隨著網絡的不斷發展完善，電子檔案的信息內容可以通過網絡環境實現共享，使用戶可以方便地閱讀、使用檔案內容，使檔案資源的價值得到充分的開發和共享，給用戶帶來便利。但是，與此同時，網絡的開放性也給電子檔案的安全性帶來威脅，主要表現在不經授權進行訪問、通過非法渠道傳播病毒盜取檔案內容等，甚至給電子檔案管理系統造成損壞，這些都嚴重威脅著電子檔案的安全，影響電子檔案的正常存儲和使用。

（二）電子檔案信息易容易更改，造成信息失真

電子檔案的一個突出優勢就是檔案工作者在對電子檔案進行改動時不會留下任何痕跡，即電子檔案具有易更改性，這在為電子檔案管理帶來便利的同時也使電子檔案的真實性受到威脅。再加上電子檔案與載體相分離，檔案信息可以通過不同載體進行資源的傳遞和復制，原始文件不易被確定，很可能造成電子檔案信息失真，喪失其原有的價值，這也是電子檔案安全的一個局限。

（三）電子檔案對技術設備的依賴性強，載體不穩定

電子檔案是由電子文件形成的，對技術、設備等都有很強的依賴性，它的形成、傳輸、存儲、利用等過程不能脫離計算機或載體來實現，載體存的不穩定性很可能給電子檔案安全帶來威脅。同時，電子檔案對應用環境要求較高，如果載體、檔案軟件標準不同或設備升級等也可能造成電子檔案的完整性和安全性受到影響。另外，對于磁盤、光盤等電子檔案載體容易受外界環境影響而被損壞，進而造成電子檔案的損壞或丟失，同樣會給電子檔案安全造成威脅。

二、提高電子檔案安全性的應對策略

（一）做好電子檔案日常安全防護工作

電子檔案安全管理工作不是一朝一夕的，而是需要相關工作人員在日常工作中加強對電子檔案安全的重視，做好電子檔案的日常安全防護工作。比如在進行電子檔案資料存儲時要嚴把質量關，提高電子檔案載體的使用壽命以及電子檔案管理軟、硬件的質量，避免電子檔案由于設備、載體不穩定而面臨安全威脅。其次，加強對電子檔案存儲環境、設備等的安全防護，確保電子檔案在安全的環境下被存儲和利用，有效避免由于外界環境因素造成的電子檔案安全問題。

（二）保持電子檔案的原始性

面對電子檔案信息易更改造成電子檔案價值喪失的問題，必須從保持電子檔案的原始性加以改進。為了保證電子檔案的參考價值，使電子檔案被使用時能夠以原始的格式進行顯示，我們可以在保存電子檔案的同時，將與之相關的軟件及整個應用系統一并保存；還可以制作并保存原始檔案的電子圖像，避免因為各種原因造成檔案內容的更改與失真。另外，對于特別重要的電子檔案，要采取多種介質保持的形式，比如在進行光盤或磁盤保存的同時，還要對電子檔案的打印輸出件或縮微片進行存儲，保證磁性電子檔案介質出現問題時，可以通過其他途徑獲得電子檔案的原始形態，以保留電子檔案的原有價值。

（三）建立電子檔案網絡安全防護體系

針對開放的網絡環境給電子檔案帶來的安全威脅，相關部門和人員要從多方面采取防護措施，建立電子檔案網絡安全防護體系，為電子檔案的存儲、傳遞和使用營造一個安全的環境。第一，進行訪問控制。采取這一措施的目前就是保證電子檔案的信息不被非法訪問和非法使用。通過訪問控制，可以對電子檔案用戶的訪問權限、訪問內容等進行規定，防止非法操作危害電子檔案的完整性和安全性。第二，采取加密及簽署技術。網絡安全技術的一項核心內容就是加密和數字簽名，在電子檔案安全管理中采用這項技術能夠對電子檔案的真實性進行驗證，以確認其內容是否被篡改或偽造，從而保證電子檔案的安全性。第三，防止黑客入侵。這一防護措施主要從建立防火墻、進行漏洞掃描、進行入侵檢測等幾個方面來實現，以防止惡意軟件或病毒通過攻擊網絡來盜取或破壞電子檔案。

（四）提高電子檔案管理人員的安全意識

電子檔案安全防護工作不能僅從非人為的角度加以改進，還要充分發揮“人”的作用。這就需要各組織檔案部門加強對電子檔案管理人員的重視，提高其安全防護意識和責任意識。相關部門要積極組織電子檔案管理人員參加教育培訓活動，學習專業的電子檔案管理知識和技能，掌握先進的經驗，使其在日常管理工作中真正做好電子檔案的安全防護工作。為了有效避免人為因素給電子檔案造成安全威脅，相關部門應該加強對電子檔案工作人員行為的規范化管理，規定其不得使用管理系統中的專用計算機訪問外部網絡，禁止在管理電子檔案的專用計算機上安裝盜版軟件，防止軟件之間產生沖突而導致系統可靠性下降，進行資料輸入或輸出應盡可能地降低使用U 盤的概率，不要輕易打開并運行自己不了解的文件，防止病毒入侵等，進而提高電子檔案的安全性。

三、結語

綜上，為了確保電子檔案的安全性，檔案部門要清楚的認識到電子檔案安全的局限性，進而加強對電子檔案的日常安全防護管理，保持電子檔案的原始性，建立電子檔案網絡安全防護體系，還要提高電子檔案管理人員的安全意識，從而保證電子檔案的安全性、完整性和真實性不受損害。

參考文獻：

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對于檔案管理工作來說，檔案安全是根本，確保檔案實體、檔案信息的安全性是檔案事業可持續發展的基礎[1]。近年來，隨著科學技術的迅猛發展和信息技術的廣泛應用，工程企業出現了越來越多的電子檔案，越來越多的紙質檔案也逐漸轉變為數字信息存儲于計算機中，一方面，檔案數字化、信息化是順應時代的要求；另一方面，檔案的數字化、信息化引發的安全問題日益突出，同時傳統的檔案管理模式自身固有的漏洞和安全隱患，在一定程度上直接威脅到實體檔案的安全。基于這一嚴峻問題，本文提出建立和完善工程檔案安全體系顯得十分重要。

1 工程檔案安全管理工作中存在的問題

1.1 實體檔案安全管理工作中存在的問題

毋庸諱言，長期以來，由于工程企業中部分員工檔案安全意識淡薄，歸檔手續不完備，工作人員對檔案查閱利用監管不力，防范措施不到位等多種原因已經造成工程聲像檔案收集缺位、藍圖時有丟失、檔案人為損毀等事故，實體檔案安全方面存在的各種隱患不容忽視。

①檔案類型收集重此薄彼，對檔案實體安全構成嚴重影響。近年來，在工程企業中，普遍存在檔案門類歸檔不全，以及厚此薄彼的現象。

一方面，機關文書檔案、會計檔案，專業室設計圖紙（底圖、藍圖）的歸檔工作受到歸檔部門的重視注重，對于聲像檔案、設備檔案、照片檔案的收集整理歸檔等遭到不同程度的忽視。在多數情況下，這部分檔案都留在經辦人員的手中，隨著經辦人員的變動而無人收管，要么不知去向，要么處于零散狀態，進而在一定程度上造成檔案嚴重流失[2]。

另一方面，檔案內容歸檔不完整，缺乏成套性和系統性。

②歸檔手續不完備，檔案原始追溯性得不到保障。長期以來，由于工程企業缺乏歸檔范圍確認制和歸檔范圍備案審批制的檔案收集工作運行機制，導致很多歸檔部門歸檔手續不完備，以參字號圖紙資料歸檔為例，很多時候歸檔人員從現場帶回的檔案資料，拿到檔案室歸檔時，既沒有歸檔移交清單也沒有檔案交接文據，這種情況在傳統的檔案管理模式中時有出現，導致檔案原始追溯性得不到保障，同時，也給檔案管理人員的工作帶來很大的不便。

③利用機制不健全，實體檔案安全受到嚴重威脅。由于工程企業中部分員工檔案安全意識不強，加上檔案工作人員有時疏忽大意，監管不力，造成檔案信息損毀、丟失事件時有發生。例如，藍圖被設計人員帶到現場后，忘記帶回公司，造成遺失；有的檔案借出好幾年都不見歸還，雖然部分企業檔案管理部門每三個月就會下發一次催還通知，但經常有借閱人常年出差在外，所以催還通知對他們也起不到約束作用，進而在一定程度上使得檔案實體脫離了監督與管理，進一步造成檔案在歸還時出現破損，但是，沒有得到及時的修復。

1.2 電子檔案安全管理工作中存在的問題

電子檔案與紙質檔案具有截然不同的性質，一方面，電子檔案的信息與載體彼此分離，其內容存儲的位置不固定，往往可以從一個載體轉移到另一個載體上，但是內容沒有發生任何變化，并且可以通過網絡傳輸電子檔案，共享能力比較強大，進而增加了安全隱患。另一方面，電子文件從形成到利用，各個環節都有發生信息更改、丟失的可能性，直接威脅著檔案信息的安全。

①電子檔案傳輸過程的信息安全問題。以筆者所在公司為例，目前，電子檔案傳輸的形式主要有兩種：

一種是利用磁盤、光盤、磁帶等存儲介質進行傳輸，傳輸前電子圖檔管理人員先根據利用者的需求，將電子檔案復制到存儲介質上，由利用者將其送達到目的地（例如：設計人員將刻好的光盤送到現場給業主）。

另一種方式是利用計算機網絡技術進行傳輸（例如，設計圖紙電子版存檔就是采用局域網傳輸），與紙質檔案相比，網絡傳輸具有一定的優越性，地理、人力等因素對于檔案傳輸不再有任何限制，其傳輸速度也令紙質檔案難以企及。但問題是，技術本身就是一把雙刃劍，通過網絡傳輸檔案資料時，數據信息容易被他人竊取，對于不宜公開的檔案來說，通過網絡進行傳輸時需要給予高度關注[3]。

②電子檔案整理、歸檔過程的信息安全問題。從2000年至今的十二年間，筆者所在公司電子圖歸檔一直使用《電子圖檔管理系統》。不可否認，在十年前，這套電子圖檔系統曾經為公司檔案信息化建設進程做出了巨大的貢獻，但是，在圖檔軟件日新月異、更新換代迅速的今天，這套系統無疑已經不再適用公司檔案信息化發展的步伐，甚至成了阻礙。

電子文件對設備及軟件運行環境有較強的依賴性，加之數據類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經過修改、保存、載體轉換等信息處理之后，在歸檔檢查時出現問題。在公司圖檔管理工作中，我們經常會發現檔案管理部門使用的字型文件與設計人員所使用的字型文件存在差異，驗收時就會出現圖形顯示正常，文字顯示卻發生錯位、變形，甚至出現亂碼、空白[4]。

③電子檔案保管和利用過程的信息安全問題。由于檔案經費投入有限，部分工程企業檔案室防磁柜等設備一直都沒有得到有效的解決。存儲在磁盤、光盤等介質上的電子檔案都只是存放在普通的檔案柜中，柜、架及庫房溫濕度均未達到有關標準的要求，也達不到避光、防塵、防變形的要求。但問題是，電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響，不達標的保管條件，很可能導致存儲介質失效。

電子檔案在給我們的工作帶來便利的同時，也存在著一個突出的問題，就是信息的安全性時刻受到威脅。雖然大部分工程企業檔案機構建立了專門的電子檔案管理制度，包括借閱審批制度、多套備份制度等，但電子檔案借閱出去后，缺乏后續的安全監控手段，很可能造成信息泄露，電子信息被復制和更改現象出現，存在安全隱患。

2 建立檔案安全體系的措施

2.1 加強檔案安全宣傳教育，提高全員檔案安全意識

在檔案管理過程中，通過對檔案安全加大宣傳教育的力度，幫助檔案管理人員樹立檔案安全意識，尤其是檔案安全事關全局、公司，甚至黨和國家的根本利益。在日常工作中，充分意識到檔案安全是檔案工作的生命線，同時也是檔案工作者義不容辭的責任。

2.2 積極爭取領導重視支持，建立健全檔案安全制度

在開展檔案工作的過程中，檔案安全是重點，需要積極爭取領導的重視和支持，在企業安全管理發展規劃中，將建設檔案安全體系工作納入其中，同時明確各部門的職責，并與問責制建立聯系，做到獎懲分明，進而在一定程度上形成上下貫通的檔案安全工作體系[5]。進一步建立和完善，并全面貫徹落實企業節假日安全值班、安全消防管理等各項安全制度，形成用制度規范、按制度辦事、靠制度約束的檔案安全管理機制[6]。

2.3 強化檔案收集整理，加速紙質檔案的數字化進程

收集是檔案工作的第一要務，要確保檔案的安全完整，就必須做好收集整理工作。《中國石油天然氣集團公司檔案管理手冊》前言規定“歸檔范圍確認制與備案審批制，既是對實踐經驗的總結，也是收集工作的創新發展，為文件材料的歸檔齊全提供了制度保證。”這就要求，一方面，各歸檔部門應根據本部門的實際情況，制定出一個按組織機構或人員職能分工的、全面而又有明確針對性的歸檔范圍，并切實執行這種歸檔范圍，以確保文件資料的齊全完整，整理規范。另一方面，檔案部門要做到嚴格監督和檢查歸檔部門提供的檔案資料是否齊全、完整，要提高檔案材料的收準率和收全率，避免某一門類的檔案材料短缺。

近年來，隨著科學技術的進步和檔案信息化建設進程的不斷深入，以信息化帶動各項業務工作，促進管理水平和服務能力的提升，更好地為工程企業設計人員利用檔案提供服務，已成為檔案部門可持續發展的新目標。這就要求我們必須加速紙質檔案的數字化進程，例如：將傳統的紙質檔案目錄轉變為機讀的電子檔案目錄、將紙質版的榮譽獲獎證書、審批表、貢獻人員長名單等進行掃描等。

2.4 規范檔案利用機制，強化檔案安全管理程序

檔案管理工作有其獨特專業特點和不可替代性，同時它又是一項具管理性、服務性、政治性、科學性和文化性為一體的一項重要工作，對檔案資料進行保管和利用，進而在一定程度上確保檔案信息的安全性，對于檔案管理部門來說，這是其最基本的任務。

對檔案資料利用機制進行規范，制定并認真落實涵蓋整個利用過程的檔案管理規定、檔案查/借閱管理制度、檔案室目標責任制、首問負責制及保密、庫房管理規定等一整套管理制度。做好檔案資料的保管、保密工作，對工程檔案進行規范化管理，明確分工，完善考核標準，切實加強利用過程的檔案安全管理，嚴抓借閱審批制度，離退休、借調人員離開公司前必須將所借檔案歸還完畢才能辦理相關手續。切實加強檔案整理調閱過程監控，認真做好檔案出入庫核查登記工作；配備檔案安全保管庫架，防磁柜等，加強電子檔案和重要珍貴檔案的保管力度。

2.5 加強信息化過程管理，確保檔案信息安全保密

在新的歷史時期，對于工程企業檔案部門來說，檔案信息化建設是一項基礎性業務工作，同時也是檔案工作向現代化邁進的必由之路[7]。因此，對檔案加強信息化管理，這是建設檔案安全體系的一項重要內容。我們要全面貫徹并嚴格執行國家檔案局、集團公司有關“非公開的檔案信息一律不得上外網，認真采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保信息化過程中的檔案信息安全保密。

總之，工程檔案安全體系建設是一項長期而艱巨的任務，隨著信息化進程的不斷深入，影響檔案安全的因素會越來越復雜。目前各工程企業檔案安全管理工作中雖然還存在很多問題，但我們相信，在各級領導的大力支持下，經過檔案工作者不懈努力，工程檔案的壽命一定能夠最大限度地延長，進而在一定程度上確保了工程檔案實體與電子檔案信息的安全性，為工程檔案的長期安全保管和快速有效提供利用做出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]楊冬權.國家檔案局局長楊冬權在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話.

[2]白擒虎.建立健全檔案安全體系的重要性[A].

[3]時連旗.淺談電子檔案信息安全管理[J].經營管理，2011，33（2）：37-38.

[4]蔣亞玲.工程設計電子文件的歸檔與管理[Z].河北：中國石油集團工程設計有限責任公司華北分公司檔案室，2011.

[5]王潔.檔案安全保護 責任重于泰山[J].科技風，2011（9）：272.

[6]丁海斌.論信息化時代電子文檔的信息安全[J].遼寧大學學報，2003（3）.

篇（10）

（一）加強領導，落實責任，強化檔案工作組織建設。

一是明確部門，落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時向行領導匯報。二是配備精干高效，結構合理，數量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續開展。三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業務發展的需要，我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理，確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年，按照上級行的總體安排部署，并結合我行實際，我們制定了檔案管理三年目標規劃，確立了“一年一進步，三年一大步，力爭年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。四是檢查監督日常化。我們按期對全行的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督，及時發現問題，及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高了員工的檔案法制意識，在全行上下形成良好的檔案工作環境。

（二）強化檔案標準化管理，努力提高檔案管理質量。

一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則，我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理；二是規范操作流程，強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實，規范的全宗卷。四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。

（三）堅持“防治結合，以防為主”的方針，加強檔案安全工作

篇（11）

1 對《檔案法》的認識與實施

《檔案法》的頒布實施之初，對《檔案法》的認識還是比較到位的。在《檔案工作》雜志1987年第10期的社論中指出：“我國《檔案法》具有顯明的社會性，它不只是為檔案部門行使權力的一種立法，而且是立足于國家和著眼于讓會，……正確地調節國家與集體和個人之間正當利益的行為規范。各級檔案部門和檔案工作者，必須明確，在法律面前不僅應當和其他普通公民一樣享有完全平等的權利，而且，從自身工作職責而言，應當具有更加嚴格的遵法義務和高度的遵法意識。這就要求，我們必須認真學習《檔案法》，全面理解其精神實質，而且，要以身作則，……自覺地樹立嚴格依法辦事的法制觀念。要虛心接受人民群眾的監督，……使自己成為執行《檔案法》的模范。”[2]1987年9月7日印發的《國家檔案局關于認真貫徹執行<中華人民共和國檔案法>的通知》中也強調：“各級檔案部門在開展檔案工作中，要依法辦事，制定各種規章制度必須以《檔案法》為準繩；處理一切檔案事務必須遵循《檔案法》的原則，絕不能超越《檔案法》允許的范圍。”[3]從中看出，當時，已認識到《檔案法》既賦予了檔案行政管理部門一定的權力，又將其控制約束在一定的范圍內，并強調檔案行政管理部門要依法辦事，不能超越《檔案法》允許的范圍，做執行《檔案法》的模范。然而，隨后的認識卻發生了變化，形成幾乎“一邊倒”的現象，就是基本上把《檔案法》作為管理檔案事業的權力工具來看待，最典型的是把《檔案法》當“武器”的觀點。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中以“《檔案法》”并且包含“武器”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，共檢索到相關文獻815篇，時間從1987年一直持續到2012年。這里，隨手摘錄幾段：

把《檔案法》當“武器”的認識，最早是1987年王慶成提出的，他認為：“《檔案法》作為法律是檔案工作者手中的一種武器。”[4]

1988年，石懷川認為：“《中華人民共和國檔案法》的頒布施行，……為我們檔案工作者依法行使職權，發展檔案事業給予了思想武器和法律武器。”[5]

2002年，張姣榮認為：“《檔案法》是搞好檔案工作的有效武器。”[6]

到2012年，依然有人認為：“《檔案法》是我國檔案事業的準繩，……又是各級檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作的有力武器。”[7]

從上述來看，把《檔案法》當做“武器”的認識在檔案界很普遍，這種認識值得商榷。所謂“武器”，是用來對付敵人，把《檔案法》當做“武器”，實際上，有把檔案行政管理相對人當“敵人”來對付之嫌。“‘武器’從來是對別人不對自己，而《檔案法》對各級檔案行政管理部門和各級各類檔案館也都有規定和約束，它們都是《檔案法》管理的對象，把《檔案法》當做武器，實際上，是將檔案行政管理者自己置于《檔案法》的約束之外了。”[8]明顯地有違于行政法“控制和規范行政權”的重心。

把《檔案法》當做“武器”來使用的典型做法，就是把《檔案法》當手電筒只照別人，不照自己。應該說在《檔案法》實施之初，1988年由國家檔案局、國務院法制局組成聯合檢查組進行的執法檢查與國家檔案局對《檔案法》的認識是相一致的。那次檔案執法檢查的對象包括“各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作，各級檔案行政管理部門的工作，各級各類檔案館的工作”。[9]“那次檔案執法是‘手電筒’，也是‘鏡子’，照別人，也照自己。”然而，“那次全國性的檢查后，各地在檔案執法實踐中，出現了檢查范圍的‘縮水’。漸漸縮小為只對所轄區域內各級機關、團體、企業事業單位和其他組織的檢查。檔案行政管理部門和國家綜合檔案館從被檢查的范圍內退出，不再是檔案執法的對象。檔案執法成了‘手電筒’，只照別人，不照自己”。[10]以至于“某些檔案人員至今仍有一種誤解，‘依法治檔’就是我用法來治人”，[11]從而導致檔案行政管理部門一直游離于《檔案法》的約束控制之外。

檔案界對《檔案法》約束控制檔案行政管理權力的認識不足，也可從文獻中反映出來。據對知網檢索，在“檔案及博物館”學科中分別以“對檔案局執法檢查”、“對檔案行政管理部門執法檢查”或以“《檔案法》”并且包含“行政權制約”、“控制行政權力”、“控制行政權”、“行政權力約束”、“行政權約束”為檢索詞，以“全文”為檢索項進行檢索，檢索到期刊相關文獻均為0篇。從中看出對這個問題，無論是實踐還是理論研究都基本處于空白。

2 《檔案法》對檔案行政管理權力的約束

《檔案法》對檔案行政管理權力的約束主要有兩個方面，一是《檔案法》本身的約束，二是要遵從行政法基本原則的約束。就《檔案法》對檔案行政管理權力的具體約束，可分為兩個方面：

2.1 管理范圍的約束。管理的范圍又分為“事”和“物”兩個方面

2.1.1 管理“事”的范圍。《檔案法》第六條規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導。”《實施辦法》第八條第三款規定：“監督、指導本行政區域內的檔案工作，依法查處檔案違法行為。”第四款規定：“組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。”也就是說，《檔案法》將檔案行政管理“事”的范圍限制在檔案工作、檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓這些方面。

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2.1. 2 管理“物”的范圍。管理的“物”就是“檔案”，需要說明一下，檔案行政管理不直接管理“檔案”，而是，通過管理擁有檔案的檔案行政管理相對人的檔案事務來管理的。《檔案法》調整的檔案范圍，即《檔案法》第二條的規定：“本法所稱的檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治……活動直接形成的對國家和社會有保存價值的……歷史記錄。”就是說，檔案行政管理部門管理“物”的范圍是那些產生和保管“對國家和社會有保存價值的”檔案的國家機構、社會組織以及個人的檔案事務。

2.2 具體管理權的約束。《檔案法》對檔案行政管理權力約束控制的具體條款并不多，也不太明顯，但這并不等于沒有約束控制。按照行政法對行政管理機關“法無規定不可為”的基本原則，《檔案法》對檔案行政管理部門賦予了一定的權力就等于約束限制了權力，檔案行政管理部門只能行使《檔案法》規定的權力，超出規定的權力范圍，就有違法之嫌。下面，就主要的具體管理權作以闡述。

2.2.1 對監督和指導權的約束。《檔案法》第六條規定了監督和指導的權力，對此，《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》中的解釋為：監督是指“通過對法律、法規、規章實施情況的檢查，督促有關方面依法做好檔案工作”。指導是指“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”。[12]這實質上是對監督和指導的權力進行了約束限制。尤其對“指導”權力的約束是非常明顯的，這里的“指導”與常說的“業務指導”大相徑庭，是指行政指導。

2.2.2 對查處檔案違法行為的約束。《檔案法實施辦法》第八條第三款規定，“依法查處檔案違法行為”，這就要求檔案行政管理部門在查處檔案違法行為時，要程序合法、規范，要以法律為準繩依法查處。這里的法不僅指《檔案法》，還包括其他相關法律，主要是相關行政法律。

2.2.3對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理約束。對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務的管理不能像國有檔案的檔案事務那樣細，管到“集中管理”、“定期向檔案館移交檔案”等。只能按照《檔案法》第十六條規定來管理，即“對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購”。實際是在限制檔案行政管理部門管理非國有檔案所有者的檔案事務的程度。

2.2.4 對行政強制權的約束。《檔案法》第十六條對集體和個人所有的對國家和社會具有保存價值的檔案，采取代為保管、收購或者征購的規定，是《檔案法》中唯一的行政強制項目，并對其行使限制了條件。雖然條件比較籠統需要細化，但表明不能隨便行使這一權力。

3 超越《檔案法》對檔案行政管理權力約束的現象

3.1 擴大管理范圍現象。以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》第二條規定：“本辦法所稱民營企業檔案，是指民營企業在生產、經營、管理等各項活動中直接形成的具有保存價值的……歷史記錄。”按照《檔案法》的規定，檔案行政管理部門對非國有檔案只管其中那些“對國家和社會有保存價值的”檔案事務，具體管理程度范圍應該限制在第十六條的范圍內。該《辦法》明顯的是越權擴大了管理范圍。其他一些地方檔案行政管理部門制定的《民營企業檔案管理辦法》、《家庭檔案管理辦法》、《社區檔案管理辦法》、《村級檔案管理辦法》基本大致相同，而且有些連立法依據的條款都沒有。

3.2 擴大管理權限現象

3.2.1 擴大對非國有檔案的檔案行政管理相對人檔案事務管理權限現象。還以《湖南省民營企業檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》對民營企業的檔案的管理如建立檔案機構、明確檔案管理部門與人員、實行集中統一管理、檔案工作部門的職責、分類、歸檔時間等都作了規定。明顯超出了《檔案法》第十六條的范圍，是越權擴大了管理權力。再以《哈爾濱市家庭檔案管理辦法（試行）》為例，該《辦法》第五條規定：“家庭應確定一名家庭成員負責家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學習掌握必要的檔案法律知識和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報家庭檔案整理情況。”這明顯地超出了《檔案法》的管理權限范圍，顯然，有侵犯公民權利、干涉公民對家庭事務處置權之嫌。

3.2.2 “指導”權力的擴大。對于“指導”，檔案行政管理部門至今很少是按照“通過業務上的輔導、咨詢、政策的闡釋，使有關方面做好檔案工作”的要求去進行的，多數情況下，還是按照計劃經濟時代的“業務指導”方式去行使“指導”權的，“業務指導”的權力明顯地超過“行政指導”的權限，而且，在現在還有擴張的趨勢，最明顯的表現，就是將業務指導與檔案執法相結合。有的是“執法與業務‘合力’增強”，使“業務指導更有權威了”；[13]有的是“檔案業務指導工作必須借助檔案行政執法來促進，兩者應緊密結合”。[14]這些做法，實際是在超越《檔案法》的約束擴大“指導”權力。

3.2.3 超越《檔案法》權限的現象。在現實中，超越《檔案法》權限的現象時常發生，甚至引起了行政訴訟，最典型的是湖南省芷江縣村民狀告縣檔案局案。案由是：芷江縣檔案局“芷檔法字[1999]o1號”《關于宣布芷江檔案館保存的126號全宗125號案卷第138頁和140頁檔案后添寫部分不具有法律效力的通告》（簡稱“1號通告”），致使村民以失去15畝山地所有權為由，向縣人民法院提起檔案行政訴訟。經法院審理，縣檔案局敗訴。法院作出判決的理由是縣檔案局的“1號通告”“運用法律錯誤”。“檔案行政管理部門應當依法行政，而縣檔案局作出添寫的檔案內容無效的宣布，法律依據不足。”[15]其原因就是該縣檔案局超越了法定職責權限。

4 控制約束行政管理權力的趨勢

依法行政的首要標志就是要加強對行政權的控制，隨著依法行政的深入，對行政管理權力控制約束也越來越嚴。一是從立法上，行政立法正由部門立法向專家學者立法轉變；二是限制行政許可。依據《行政許可法》和行政審批制度改革的有關規定，國家檔案局按照要求分三批取消33項國家檔案局行政審批項目，到2004年只保留行政許可項目3項和非行政許可審批項目3項。許可項目在逐漸減少。從這種趨勢看，無論《檔案法》如何修改，擴大檔案行政管理部門行政權力的可能性是不大的，而控制約束的可能性會增大。