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文檔一體化管理，是隨著計算機技術的發展而提出的—個檔案管理領域的新課題。隨著當代網絡技術的發展，“電子檔案”、“虛擬檔案”等概念的提出與運用，文檔計算機一體化管理被賦予更新的內涵。

一、文檔一體化管理的內容及其發展

我國的文檔一體化管理基本與計算機技術在我國檔案領域的應用同步進行和發展，隨著計算機技術尤其是網絡技術的發展，文檔一體化理論和實踐也不斷深化和發展。

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，實現從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理，保證文件內容的完整性、元數據數據結構的一致性，從文書到檔案的數據暢通、完整性。包括：文檔實體生成一體化，文檔管理一體化，文檔信息利用一體化，文檔規范一體化。

文檔一體化的意義在于保證檔案信息收集完整、系統、準確；從文件生產到歸檔全程控制；數據信息重復利用，提高工作效率。在實際工作中，文書工作和檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規模與文件流量較小的單位多由一人同時負責文書與檔案工作，稍大的機關或企業則會將文書與檔案分部門或分人來管理，為了提高工作效率，“文檔一體化”管理已成為信息化所推行的一種管理模式。

文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發展，兩者有效地結合起來，才能實現文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。文檔一體化利用管理系統將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體。從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，檔案部門也就擺脫了繁瑣立卷任務。可以通過辦公自動化或檔案系統或OA與檔案系統相結合等不同的方式實現文檔一體化管理。

二、電子文件與檔案

隨著以計算機為主的信息技術的發展，電子文件作為辦公自動化的直接產物，正在并逐步替代傳統的紙質文件而成為信息傳遞的主角，給辦公、管理等領域帶來巨大的影響，檔案部門也不例外。

（一）電子文件及其特點

電子檔案的前身是電子文件。電子文件即通過數字電腦進行操作、傳輸與處理的文件。與傳統文件相比，它具有以下特點：

1.電子文件的讀寫方式有了革命性變化。傳統文件以文字、圖形等為記錄符號，可供人們直接閱讀；電子文件以需要解碼的二進制數字符號做記錄符號，讀寫都依賴計算機。

2.電子文件的內容與載體的依附關系發生變化。傳統文件的內容與載體密不可分，內容脫離原載體時可能破壞原文件的原始記錄件，載體原件與復制件的區別較顯著；電子文件的內容與載體不具有密不可分的關系，內容可以同載體分離并轉移到另一載體上，因此使電子文件失去物理意義上的原始實體狀態；此外電子文件還可以由若干記錄模型結合而成，因而存在著虛擬狀態。

3.電子文件的結構發生變化。傳統文件的結構是為閱讀者顯示的，并作為文件真實性的重要標準，構成文件的組成要素；電子文件的實體結構并非一目了然，而其內容與載體可以分離，因而結構有時對讀者并無實際價值，所以電子文件適于建立邏輯結構，以便識別每份文件并顯示其組成部分。

（二）電子文件的影響

電子文件的脫離載體生存的“數字式存在”形式，以及它在網絡技術下快速傳遞等特點，使它在文件檔案管理工作中帶來了巨大的便利：一方面使信息處理走向無紙化，減輕辦公、業務部門和檔案部門的文書、檔案實體管理的壓力，另一方面可以利用計算機實現快速檢索，提高查全率和查準率，有效地滿足人們的利用需要；同時，計算機的海量存儲和網絡化傳輸可以成功實現信息資源的共享。不過，也正是電子文件的以上特點，在改變人們文件與檔案的概念、提高信息管理水平的同時，也給檔案部門帶來了新的挑戰。

1.電子文件內容和載體的可分離性和物質結構的可變性，給電子文件和檔案的管理帶來了困難，即難以確認電子文件的原始性，檔案“原件”及因此而具有的憑證價值難以確定，更難以保障。

2.電子條件下，文件的歸檔范圍、程序、時間及檔案管理的來源原則等都面臨挑戰。

（三）電子檔案的發展趨勢

盡管目前在大多數檔案部門仍以傳統的手工管理方式對文件和檔案進行管理，而且受經濟實力、人員素質和傳統習慣等方面的影響，傳統方式還將在相當長時間內存在，在許多辦公室，計算機文件已取代手寫的文件；計算機輔助設計，已在許多企業取代手工制圖，并制定了相應的國家標準；諸如郵件取代信件、電子商務取代商務合同、信用卡取代存折、存單；也都發生在我們身邊。盡管電子檔案與傳統檔案相比，其原始性、合法性、長久性和可靠性方面還有一些問題有待解決，但電子檔案的存在和認可確實已成為不可拒絕的事實：美國司法部訴微軟公司的案件中，電子郵件已作為重要的訴訟證據；我國《合同法》認可電子文件的合法性；國家頒布的關于CAD的標準承認電子檔案的合法性；全球范圍的電子商務和電子政務已開始登場。

在信息技術飛速發展的今天，計算機技術已發展到社會各領域。自1971年我國氣象部門首次用計算機管理氣象檔案，到現在不少單位檔案部門與業務部門聯網，計算機已經從“文件、檔案的管理——檢索”，發展到“文件的產生——保管——管理——利用”的整合模式。電子檔案的長久、海量的存儲，方便、迅速的檢索和利用，與其說是發展趨勢，不如說是技術發展的必然。檔案部門只有勇敢地接受信息技術的挑戰，才能在新形勢下由必然王國走向自由王國。

參考文獻：

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一、圖書檔案一體化管理的優點與可操作性

（一）一體化管理的優點。經過傳統醫療機構的改革變遷，使醫院的管理工作中將圖書管理與檔案管理區分開來，形成兩個相互獨立的體系進行管理，而其中缺乏良性互動，導致嚴重的資源和信息浪費，而在管理層面，又因為兩者之間的密切聯系，使之經常出現管理交叉和重復管理的現象。在醫院的圖書檔案信息，應服務于醫院的各級醫療人員和管理人員進行實時查閱，并確保信息的準確性和全面性。但相對獨立的管理使其在實際工作中無法滿足對信息查閱的需求。因此，對圖書檔案的一體化管理，能真正增強兩者之間的良性溝通，將醫院的相關信息管理形成網狀數據庫，使其涵蓋醫院工作的全局內容，實現醫院內部的實時資源共享。比如，在醫院中進行的醫療科研項目中，申請課題、堅定立項、開發到結尾中的相關工作，都可依賴醫院的圖書檔案信息進行。不僅如此，課題研究后對相關材料進行的整理歸檔工作，能為今后的相關課題研究提供方便，形成科研材料于信息的良性循環利用與保管。

（二）一體化管理的可操作性。科技的不斷發展為人們的生活和工作帶來了更多選擇，特別是在信息化技術的幫助下，信息化管理能真正滿足社會工作中對信息的及時性、廣泛性需求，醫院管理中的信息管理亦是如此。作為信息管理中兩個重要組成學科，圖書館學與檔案學不論是基礎知識理論、認識論和方法論上都存在著很大程度的相同，甚至一些研究領域已逐漸實現了認知上的統一。因此，在醫院的管理中，將圖書檔案進行一體化的管理能幫助醫院形成涵蓋更加全面信息網絡，從而為醫院各項醫療和科研提供服務。

二、醫院圖書檔案一體化管理工作的展開

（一）提升信息資源有效利用率。圖書和檔案，其真正價值在于被使用，為醫院的相關工作提供參考。由此可見，在醫院圖書檔案一體化管理中，信息數據的優化尤為重要。網絡信息技術的接入能改變醫院館藏結構上的單一、彌補數據信息上的缺失、提升整個信息處理和調取速度。一體化管理能確保數據信息資源的最大化利用，提升其有效利用率，服務于醫院的相關醫療活動與項目。

（二）在圖書檔案管理的各自體系中獲取改革靈感。在傳統管理辦法的影響下，一體化管理在開展之初難免受到非議。要想將一體化管理的優點進行傳播，讓更多人理解，就要對圖書和檔案管理體系的特點進行不斷整合，進而推動管理工作的發展。對醫院的檔案來說，大多數的館藏檔案內容相對時間較為久遠，其珍貴程度也相對較高，而相對來講，圖書與資料的信息數據則相對較為新穎，在實踐層面，兩者都具有不可替代的參考價值。檔案管理主要為醫院的各級部門管理人員、維修人員和財務人員服務，而圖書管理則針對醫療、研究、醫護、技術人員。由此可見，兩者都具備相對獨立的特點，但在一體化管理下并無實際沖突，反而因其管理范圍涵蓋面較廣，成為一體化管理的改革基礎。在一體化改革中，圖書和檔案是數據信息的主要來源，需要進行整體上的分類、整合與管理，才能對信息數據進行深刻的了解和運用，真正發揮圖書和檔案的使用價值。

（三）提升配套服務工作質量。對數據信息進行利用的過程，就是根據圖書或檔案資料的幫助，進行相關研究產生新數據信息的過程，在醫院的研究和建設中，這種新數據具備更高的使用價值，這種本質也體現了知識經濟時代的數據信息管理特點。在醫院簡稱圖書檔案館后，工作人員應注重配套服務工作的完善與優化。比如，創辦醫院內部的《醫學快訊》，介紹醫療上相關方面的最新指示，帶領醫院各個科室主任參加座談會或交流會等，針對醫院圖書檔案館的管理與臨床醫療運用之間聯系的加強進行了解與溝通，幫助院方實習醫生更加便捷的獲取館藏資源中的信息數據進行論文的撰寫和創作。

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【中圖分類號】G250【文獻標識碼】C【文章編號】1672-3783(2012)05-0027-01

信息技術革命正在改變著檔案、圖書、信息部門 的工作方式、服務手段。隨著我國經濟體制改革的不 斷深入，使得國有醫院不斷轉換經營機制，醫院將逐 步成為自我經營、自負盈虧、自我約束的醫院法人實 體，國有醫院的管理模式也將發生重大轉變。因此，作為醫院管理工作的一個重要組成部分：檔案、圖書、 信息管理工作的改革勢在必行。筆者擬對檔案、圖書、 信息一體化管理探討如下：

1 傳統方式的弊端

1.1 重復浪費，影響信息資源交流和共享：在計劃經濟體制下形成的相對獨立、縱向發展的 檔案、圖書、信息體系，已不能滿足現代化醫院橫向 發展的多層次信息需要。各自獨立，重復建設的運作 模式，不但造成人、財、物的不必要浪費，而且影響 了醫院信息管理人員對三種信息資源共同開發和同外 界的信息交流，也影響了醫院管理人員和技術人員對 信息的利用。多頭領導、各自為政、縱向發展的封閉 系統，不利于醫院信息間的橫向交流，不能滿足醫院 用戶對信息多方面、多層次的需求，造成檔案、圖書、 信息資源浪費，不利于資源共享和共同開發。

1.2 獨立的管理體制難以滿足現代醫院對信息質和量 的要求：檔案、圖書、信息，是有機整體。圖書、情報、 檔案共同具有信息性、知識性和社會性，三者之間互 相轉化、相互交叉，有著非常密切的關系。但是由于歷 史的原因，使三者進行了分離，各自縱向獨立發展，形 成各自的特點，三者之間的差異越來越明顯。隨著信 息社會的到來，這種各自為政的縱向發展，就失去了橫 向聯系，造成醫院在管理上無法統籌安排和全面規劃。我國加入WT0以后，市場競爭更加激烈，醫院的決策者和科技人員不但對信息的需求量增大，而且要 求信息及時、準確、廣泛。然而檔案、圖書、信息資 料各自獨立的管理體制很難滿足現代醫院對信息的質 和量的要求。

2 體化管理的優勢

2.1 形成完整意義上的信息系統，為醫院發展提供充 足的信息資源：計算機技術，特別是通信技術與網絡技術正快速 地應用于文獻信息的收集、加工、儲存和傳遞，將使檔 案、圖書、信息部門徹底擺脫傳統工作模式，其管理 與服務都將進入一個全新的境界。信息網絡打破了人 們存儲、檢索文獻信息的方式，檔案、圖書、信息一 體化管理為醫院管理提供了更多便利條件。

檔案、圖書、信息一體化管理有利于研究有關信 息開發、利用的方法和途徑。檔案、圖書、信息一體 化管理的形成便于醫院實現完整意義上的信息中心，造就優勢互補、整體提高的格局。

2.2 確保信息價值最充分的利用：檔案、圖書、信息一體化管理，使資料數量得到 增加和有效使用時間的加長，通過高速化、網絡化的 技術手段，解決了信息部門館藏結構單一，信息不全，提供速度較慢的缺點，使檔案、圖書、信息資料在其 有效期內，能夠發揮最大的效益，能及時、準確地為領 導提供決策所需的信息。

2.3 避免不必要的浪費：建立信息中心，對原有的管理機構和人員相應地 進行撤并和精簡，可節省一定的人力和財力，從而以 最小的投入獲取最大的經濟效益。醫院檔案、圖書、 情報信息的一體化管理，可以避免不必要的浪費，從 而加速信息現代化的進程。

3 實現一體化管理需注意的幾個問題

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 097

[中圖分類號] G251 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0183- 02

不置可否，圖書管理模式需要緊隨時代變化而銳意創新，實現圖書檔案一體化成為大勢所趨，檔案管理一體化能夠充分滿足讀者需求，更降低了時空限制，有效提升了圖書館相關服務水平與服務質量。但是，圖書檔案管理一體化并不能一蹴而就，其中諸多弊病仍要解決，探究之路任重而道遠。

1 明晰圖書檔案一體化管理的弊病所在

1.1 政策以及體制構建不完備，欠缺行業規范與標準

檔案館以及圖書館處于各自為政的現狀，相互協作性偏弱，難以實現信息交換和共通，阻礙資源共享以及一體化的發展。在此背景下，引發了相當程度上的人力資源浪費現象。另外，在圖書檔案一體化管理環節沒有統一行業標準的指導，在法律法規不完善的情況下便難以實現對于圖書檔案管理的具體實踐。由此看來，相關管理層必須高度注重一體化建設進程，認識到圖書檔案管理一體化方面的制度問題。一體化管理離不開統一性行業標準的約束，但是我國在這方面工作相當欠缺，在制定適合國內圖書檔案管理一體化行業標準上需要進一步協調和規范。運用互聯網等先進化技術，需要充分結合圖書館、檔案館的要求與特點，制定實用性、共同性原則，實現網絡、數據庫統一建設與管理迫在眉睫[1]。

1.2 圖書檔案管理一體化緊缺復合型人才

現實生活中，鑒于既有檔案事業、圖書管理事業與教育體制的脫節，在精通檔案理論和圖書管理實踐技能型的人才建設上遠遠處于落后狀況，專業人員素質水平不高會嚴重制約圖書檔案一體化、信息資源共享建設進程。當前急需培養復合型信息管理人才，諸多高等教育機構必須在學科教育中包含圖書檔案知識，以此同時，還要強化對于現在職圖書檔案管理一體化人員的培訓工作，以此敦促他們提高自身專業能力，更好地為圖書檔案一體化管理工作的推進保駕護航。

1.3 圖書檔案管理實踐不足

當前國內圖書檔案管理一體化研究中主要側重于理論性研究，在實踐方面的探究較為薄弱，尤其是相較于發達國家來說，我國在圖書檔案管理一體化過程中片中理論，發展水平十分落后，在管理過程中與實際情況不符的情況比比皆是。這就要求相關工作人員積極的借鑒發達國家的成功經驗，立足于自身的實際情況，加強理論和實踐的結合。

2 探究圖書檔案管理一體化的有效路徑

2.1 構建管理制度，完善一體化信息平臺

首要的是構建一體化管理制度，站在全局立場，緊抓信息時代順應圖書館、檔案館兩館發展的趨勢，進行各部門間整合和合理配置資源。繼而，管理層需要強化重視度，提升決策可操作性、正確性，從而為圖書檔案管理一體化發展奠定良好基石，其中貫徹實踐性與理論性結合的理念[2]。打造圖書檔案管理一體化信息服務平臺，通訊網絡技術以及計算機技術是必備前提，通過管理一體化信息服務平臺實現信息利用集中、高效、高速的最佳效能，為共享信息資源創造一定的物質條件， 確保圖書情報檔案一體化管理提供了有效的途徑。

2.2 實現統一的技術標準，加強隊伍建設，提高工作人員的綜合素質

網絡環境下的圖書檔案共享與發展是互相關聯的，只有二者橫向聯系，才能進一步實現圖書、檔案管理的相互交叉，使兩個具有相同的工作系統在全面規劃下互相協調、探尋兩者互換性和交融性的結合點，從而制定出適用更廣的技術標準，不斷推動一體化的進程。只有進行信息共享中發揮整體合力，才能利用先進技術實現一體化管理，借助計算機網絡技術與網絡相連的綜合信息檢索查詢所需信息， 實施網絡化的模式可以加強檔案信息資源網絡共享建設[3]。一體化的管理說到底還是主要依靠人才為支撐，這就要求要注重人才的培養，尤其是培養復合型人才。轉變過去人才單一、專業性不足等問題，建立一支知識面廣泛、熟悉相關領域的高素質人才隊伍，通過形式多樣且靈活的路徑探究人才培養方式，強化人才制度建設與管理，不斷為圖書檔案管理一體化注入新活力。

3 結 語

一言以蔽之，圖書檔案管理一體化理應發揮雙管作用，有針對性地解決制度問題、實踐不足問題，不斷發展一體化過程中管理水準。盡管當下圖書檔案管理一體化發展已取得一定成效，但是仍然任重而道遠。

主要參考文獻

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首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關理論概念進行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認為“檔案”（非現行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結果，一切的文件運動形態，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態與管理形式、保管場所、服務對象之間的對應關系。而在文件價值形態轉化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發，可將廣義文件依次劃分為現行文件、半現行文件與非現行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現在：我國的半現行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據聯合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統處置的保管機構。文件中心是獨立于文件形成機關和檔案館的，又處于文件形成機關與檔案館之間的過渡性機構。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構，既節省了文件來源單位的空間、人力、財務資源，又避免了因單位不同，所導致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統一、不規范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學性、規范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構，有的是獨立運營的商業機構，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現行文件， 而機關檔案室保管的對象包括半現行文件、乃至非現行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關檔案室則主要承擔本機關文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質量良莠不齊、管理效率偏低、執行標準不統一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統一性和整體性，統一制定與執行文檔工作的管理流程與標準規范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現質的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎上，參照西方文件中心的管理模式、功能設置，對我國眾多的機關檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現存問題的關鍵一環。具體來講，就是要科學、合理的調整我國機關內部的檔案機構設置與體系，將本機關辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現合并，統一文件檔案管理工作與職能；聯合不同機構部門的檔案室，實現共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現文件、檔案的一體化管理，并制定和執行統一的文件檔案管理業務標準與操作規范，做到文檔管理的統一、標準與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應將我國的機關公務文書處理工作與檔案管理工作緊密聯系起來，并從業務體制上將兩者建立緊密的聯系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯的一體化業務體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續統一”的思想內涵，參考相關西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結合我國檔案工作集中、一體化管理的現實情況與發展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調的文件運動的整體性，應該體現到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現。其二，實現文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統一于國家的相關業務標準。并且，在緊密聯系文件檔案管理部門之間關系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協同配合、有的放矢、權責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質量與效率，同時保持文件檔案管理的連續性與一致性。

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文件、檔案及其相互關系

盡管各國基于不同的需要和角度對“文件”定義的表述不盡相同，但還是呈現出明顯的共性。文件有狹義和廣義兩種類型。狹義的文件是專指公共文件，即僅僅由“政府部門”或“公共機構”形成的文件，廣義的文件則是指一切公私文件。20世紀70年代中期以來，西方國家對文件的認識開始傾向于廣義化文件定義，對文件的界定從專指型轉向泛指型。我國在20世紀80年代后期也提出泛指型的文件定義。即文件是組織或個人在社會活動中，為了相互聯系、記載事物、處理事物、表達意志和交流情況而制作的又構成該項活動組成部分的記錄材料。

而“檔案”是人們在長期的社會實踐中逐漸形成的概念。盡管西方國家在檔案定義表述上千差萬別，但是定義的共性也是顯而易見的，即：多以文件定義作為基礎，通常選擇“文件”作為檔案定義的屬概念。而我國的檔案定義一直是檔案界的問題之一，爭議的焦點主要集中在對檔案定義的屬概念存在不同選擇。80年代后給檔案下的定義是“機關”、社會組織和個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、及其它各種方式和載體的文件材料。它的主體是黨政機關，因為黨政機關處于領導和指導地位，其所形成的檔案的價值也相對重要一些，無論過去、現在、還是將來，黨政機關的檔案都將是檔案館館藏的主要來源。但人類社會是一個復雜的系統，作為這系統的每一個組成部分，都通過行使自己的職能從而維護整個系統的運轉，少了任何一個組織部分，這個系統都是不完善的。推而言之，少了任何一類組織的檔案，這個社會的歷史都可能是片面的，因此，檔案應從黨政機關擴展到事業單位、再擴展到企業、其他社會組織。涉及公民個人檔案（也就是人事檔案），是檔案的主體。“檔案界”普遍認為文件是特定形成者在社會活動中逐漸產生的，其形成狀態是分散和零亂的，而檔案是經過分類、立卷、歸檔而構成一定系統并集中保存起來的文件，不再是一份份孤立、零散的文件，而是具有內在聯系的文件整體。文件經過單位文書的處理后，可轉化為檔案，其中的精華部分是“領導批示”，具有永久保存的價值。此外，文件紙張的質量好壞也決定了文件的質量，文件紙質最好是“種毛纖維”，其纖維素最純、最多，一般可達90%以上。文件的質量好壞又直接決定著檔案的質量，文件管理的好壞也直接決定著檔案管理的優劣，反之，檔案管理作為文件管理的延伸和發展形式，在文件管理中繼續發揮著重要作用。

文檔一體化的概念

所謂文檔一體化，就是利用計算機技術的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文書與檔案數據資源的最佳管理和利用效果。“文件、檔案一體化管理”的理論依據是文件生命周期理論，該理論認為，文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程，這一過程可分為若干階段，由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。

目前國內外學者對文件生命周期理論的階段劃分還沒有統一的認識或劃分標準。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的為四個階段劃分法，即制作階段、現行使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整、動態、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件，將第三、四階段作為檔案，并采取非統一的標準和方法進行管理，使文件運動的不同階段相對獨立，因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化，即將文件和檔案揉合在一起。從本質上看四個階段都是文件，只是其價值、特點、存放地址不同，因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。依據文件生命周期理論，文件運動的不同階段需要不同的管理方式和保管場所，其中暫時保存階段的文件尤為特殊，這一階段的文件要經受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值，因此需要一個過渡性的中間機構（檔案室）來專門對其進行整理、保管和利用。文檔一體化就是把文件的形成、運轉、處理和管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目和利用等環節有機地聯系在一起，從而使文件到檔案的全過程都得到有效控制，再按照各階段統一的規范和標準，組織成一個科學的大系統，從整體相互聯系的角度對若干系統進行處理和統籌安排，盡量消除或減少重復工作，以取得系統的最優化，求得系統的最高效率。

文檔一體化的實現

1、以“OA”為基礎

在OA辦公系統平臺中，文件承辦完后，通過一個數據接口，將需歸檔的文件材料自動轉入檔案管理系統中，實行文件和檔案一體化管理。福建科易檔案管理系統是一個功能完善，操作簡單，兼容性和安全保密性強的檔案管理系統，對硬件設備要求相對較低，具有管理實體文件、檔案目錄和電子文件、檔案原文的雙重功能，能根據單位的自身職能特點和專業信息要求制定數據標準和規范，并隨著業務處理平臺的變化而改變工作方法，提高工作效率。各科室可以通過本單位局域網，對本單位的文件及檔案資料進行查詢利用，充分借助OA辦公系統平臺的基礎，實現文件數據庫和檔案數據庫的信息資源共享，提供給各級領導及業務人員利用，并從系統的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，以期發揮各自及總體最大效能，從而提高各類機構管理效能。該系統還可以統一管理檔案原文和檔案目錄著錄項目，著錄目錄涵蓋公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期及收發文日期等。這就為檔案室在今后管理工作中不再重復著錄奠定了基礎。同時，還可以省略收文登記手工操作，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化和查找利用標準化，檔案室也就擺脫了繁瑣立卷任務。

2、對文書工作的要求

抓文件登記管理，根據多年的工作實踐體會，我們在年終就著手擬訂下年度文書立卷類目，以不同問題內容，按問題一年度分類法來分類，并隨著問題變化對立卷類目作相應的調整或補充并按文件的形成規律，保持文件之間歷史聯系的原則，首先登記范圍要明確，凡是本單位發文和內部使用的文件要登記，上級機關來文，不相隸屬單位相互發文和下級保送文件中，凡需貫徹執行、辦理答復或有一定查考價值均需登記。因為收文登記是文書檔案管理的關口，只有做好登記工作，才能掌握文件的來龍去脈，使文件管理者做好心中有數，為年度立卷工作打下良好基礎。

3、設備與軟件的投入

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（一）做好文秘工作是實現文書檔案管理工作一體化的基礎

文秘工作和文書檔案管理工作的密切關系源于共同的主體――公文。公文作為文秘工作的主要產品，正是文書檔案的前身。公文經過組件、分類、排列、編號、編目、修正、裝訂、編頁、裝盒、排架等步驟，即成為檔案。文秘工作規范與否直接關系到公文質量的高低，而文書檔案的質量直接取決于公文的質量，可見，高水平的文書檔案管理是建立在規范的文秘工作基礎之上的。因此，做好文秘工作是實現文書檔案一體化的基礎。

（二）文書檔案是檢驗和提高文秘工作質量的重要手段之一

文書檔案在實際工作中，發揮著提供信息、指導查考、積累知識、總結經驗、發展生產、改善工作、提高效益等作用。文秘工作者通過查考文書檔案，可以快速高效地起草公文、制定規章制度、撰寫領導講話等，也可以在處理糾紛、落實政策等工作中借助文書檔案找到相關依據。通過文書檔案的整理、歸檔和利用，可以發現文書起草、公文處理工作過程中存在的問題，檢驗文書處理工作的水平，對進一步提高文秘工作效率和質量具有重要作用。

二、制約文書檔案管理工作一體化發展的主要因素

（一）在文檔實體生成過程中，文秘部門和檔案管理部門出現斷口

眾所周知，與文檔實體生成密切相關的兩個部門就是文秘部門和檔案管理部門。公文處理工作和文書檔案管理工作可由一人或多人承擔，對于規模與文件流量較小的單位多由一人同時負責，稍大的機關或企事業單位往往將公文處理和檔案管理實行分塊管理，即文秘部門和檔案管理部門分設。分設的管理模式，雖然實現了職責明確、成效顯著，但往往由于文秘人員和檔案管理人員工作之間因缺少溝通、缺乏配合和多頭指揮等，導致在工作標準、交接時限等方面出現明顯斷口，致使公文用紙、格式、附件、簽批、辦理等不符合歸檔要求。

（二）在文檔管理過程中，前緊后松現象制約了一體化發展進程

文秘工作和檔案管理工作作為公文的起點和歸宿，在實際工作中，往往容易出現前緊后松的現象。公文處理是一個單位的“門面”。公文處理質量和辦文效率是衡量一個單位工作水平、工作作風的重要指標之一，在一定程度上代表著一個單位的形象。因此，大家都能夠高度重視公文處理工作，在人力、物力、財力方面舍得投入。相對而言，檔案管理工作的性質決定了檔案工作是幕后的，很多單位領導認識不全面、不透徹，認為檔案管理工作極為簡單，人力物力的投入無法創造立竿見影的效益，因此，在投入方面縮手縮腳，嚴重挫敗了檔案管理人員的積極性。這種偏見和做法嚴重影響了檔案管理工作的發展，同時也制約了文檔管理一體化的發展進程。

（三）在文檔信息利用方面，公文處理系統與檔案管理系統無法實現無縫對接影響了信息利用效率

提高文檔信息利用效率是文書檔案管理一體化的最終目標。通過公文處理系統與檔案管理系統的無縫對接，充分利用公文處理過程中形成的數據信息，避免檔案管理部門的重復勞動，使公文的收發、登記、起草、運轉、承辦、催辦、督辦與文件材料的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統計形成一個有序的整體，從而實現文件處理精煉化、案卷生成標準化、查找利用自動化。但在實際工作中，公文處理系統與檔案管理系統往往分別由文秘人員和檔案管理人員主持開發，且不同步，極易出現標準不一致、接口不統一、兼容性差、數據共享困難等問題，嚴重影響了文檔信息的利用效率。

（四）在文檔規范方面，雙重標準成為文書檔案管理工作一體化的絆腳石

文秘工作和文書檔案管理工作既是緊密聯系的，又是相互獨立的。《國家黨政機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）作為黨政機關公文規范化的重要依據，明確指出“公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作”，這就決定了公文處理工作與文書檔案管理工作的緊密關系，公文理工作應為文書檔案管理工作奠定良好基礎。但往往由于文秘工作與文書檔案管理工作的脫節，導致公文處理各環節與文書檔案管理工作規范、標準不一致，人為地影響后續一體化工作的順利實施。

三、進一步提高文書檔案管理工作一體化水平的對策和建議

文書檔案管理工作一體化是文秘工作和文書檔案管理工作的大勢所趨，要切實提高文書檔案管理工作一體化水平，建議從以下方面著手：

（一）建立“一體化”流程

對于由一人同時負責公文處理和檔案管理的單位來說，實現文書檔案工作一體化相對容易，但對于文秘部門和檔案管理部門分設的單位來說，要實現文書檔案管理一體化，就需要對部門和人員分工進行統一布局，對流程進行精心設計，對文秘工作和檔案管理工作從組織形式到具體工作流程進行通盤考慮，實行統一指揮、合理分工、密切配合，使所有工作流程科學化、合理化、高效化。首先，文秘人員要注意按照檔案管理有關要求做好公文信息的登記、錄入、掃描、報批、交辦、承辦等工作；其次，文秘部門要注意做好辦結公文的收集、整理、排列、裝訂等，收集過程中除了收集原文，還要收集批辦單、辦理結果等，整理和排列時要注意結果在前原則，裝訂方式要盡量滿足后期歸檔要求；最后，文秘人員要注意及時與檔案管理人員做好交接和溝通，交接過程要嚴格履行相關手續。

（二）強化“一體化”意識

首先，要在領導層面樹立文書檔案管理一體化意識，要充分認識檔案工作的重要性，重視檔案工作，加大人力、物力、財力等方面的投入，支持檔案管理人員做好檔案收集、歸檔、利用工作。其次，要提高文秘人員一體化的意識，文秘工作作為文書檔案管理工作一體化的基礎性工作，要求文秘人員必須具有較強的文書檔案意識。在公文起草、登記、運轉和制發等過程中，要嚴格執行有關規范、標準，從源頭上提高檔案實體質量。具體可從如下幾方面入手：一是要注意選擇質量好和符合檔案管理規范、標準的紙張，包括紙張厚度、尺寸等；二是要注意做到字跡清晰、耐久，在文稿起草、記錄、簽批等環節使用符合檔案要求的筆種、墨水和墨粉；三是注意在公文制發前做好檢查和復核，重點對審批手續、內容、文種、格式等進行復核。最后，要加強檔案管理人員與文秘人員的有效溝通，檔案人員要善于將檔案管理有關要求和標準向文秘人員宣講。

（三）制定“一體化”制度

為了實現科學化、標準化、制度化管理目標，保證文書檔案管理工作一體化得到長效發展，必須建立相應的制度體系。首先，要將各部門（包括文秘、檔案、業務部門）分工和職責制度化，具體將各項工作、各個環節責任到人；其次，要將建立起來的“一體化”工作流程以規章制度形式予以規范、明確，以保證工作全過程的制度化、規范化和長效化；最后，要將人員培訓、考核、獎懲、晉升等制度化，以激發文秘和檔案管理人員的主動性、積極性，形成良性循環。

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文書和檔案工作存在的原因是因為它能夠為人們提供需要的資料。目前，文書和檔案管理工作還不能夠適應當今社會的需要，而且文書和檔案管理工作是兩個流程，各自為政，分而治之。因此，文書工作和檔案管理工作必須做到一體化。所謂文書工作和檔案管理工作的一體化，就是要把文書工作和檔案管理工作整合在一起，二者互補互足，相互協調工作，實現統一管理，改變以往傳統的工作方式。

一、文書工作、檔案管理工作的概述

文書，作為一種歷史信息的承載物，是社會發展的產物。在人類的溝通活動中，為了記錄、溝通的需求，就用文字或者圖像的方式在某些物體上作標記，于是就產生了文書。檔案作為文書的產物，具有比文書更強的政治性、保密性。在歷史上，文書和檔案幾乎是同時出現的。在我國古代，對文書工作和檔案工作的稱呼是沒有區分的，在很長的一段時間里，文書和檔案工作是密不可分的，由同一人員管理。例如在西周朝，文書是宰相處理，具體負責檔案和文書工作的是史官和大士。到了唐宋時期，文書工作和檔案工作才出現各自的部門，形成了不同的制度，才把文書工作和檔案管理工作區分開，成為了兩種不同的工作。檔案工作的基礎和前提是文書工作，文書工作的發展是檔案工作，兩者相互制約，相互聯系。檔案和文書是出自一源，形式和內容也相差無幾，這就需要把檔案工作和文書工作聯系到一起，對工作人員相關要求的差異也較小，只是因為二者工作機構形成的時間不同，再加上工作時間差異，才產生了不同。

二、文書工作和檔案管理工作一體化的可行性

當今社會正處于高速發展的階段，在這個時候信息就顯得極為重要，無論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書和檔案作為信息的載體，文書記錄的是當今的信息，檔案記錄的是過去的信息，將二者統一起來，變成一個整體，使其能更好地為人們提供服務。從古代到現代社會，文書工作和檔案工作經歷了分分合合，分分合合并不是一種簡單的循環。“分”令二者形成了兩個獨立的工作系統，完善了各自的制度、工作內容，“合”不是簡單的將兩個系統加在一起，而是把兩個系統合起來發揮出1+1>2的效果。經歷過“分”，才能認清兩個工作的區別，采取不同的管理方式；“合”使二者相互協調，取長補短，為二者的一體化奠定堅實的基礎。

三、文書工作、檔案管理在工作中存在的問題

（1）從當前實行文書檔案工作一體化的單位來看，較為突出的就是人的問題。業務人員水平低，文書檔案管理一體化思路不明確，為實現一體化管理制度增加了難度。（2）長期以來，文書工作和檔案管理工作獨立運行，各自發展，缺乏聯系，束縛了二者的發展，難以適應現代化的管理需求。（3）思想觀念障礙。文書工作和檔案管理工作一體化沒有取得理想的效果，辦公室使用計算機現代化管理必然會影響現有的手工處理方式，工作人員已習慣手工處理文件的方式，想要去改變原來的工作習慣和工作方式，需要提前做好宣傳工作，打好預防針。（4）紙張類型的文件規格不同，記事本、手冊、便簽和賬簿，隨著計算機、復印機等現代化設備的運用，紙張的大小不同，就出現了各種文件參差不齊的情況。文件書寫紙張和復印紙的選擇不注意，將會出現紙張老化、字跡模糊不清等問題，不利于檔案的保存。（5）隨著工作人員的流失，文件丟失的情況時有發生。文書工作在單位中，往往都是安排給兼職或者專職人員，工作人員身兼多職，人員流動量大，工作調動頻繁，文件的丟失給后續的工作帶來種種問題，文書與檔案管理工作一體化是改變現有問題的有效途徑。

四、對文書工作、檔案管理工作的一些建議

（1）要端正工作態度，杜絕“事不關己高高掛起”的思想，互相幫助、相互配合、協調工作，把文書工作和檔案工作融合在一起。只有做到這些，才能真正實現文書工作和檔案管理工作的一體化，最大限度提升工作質量，減少工作失誤。（2）樹立認真負責，從我做起的工作態度，要明白檔案工作的重要性質，記錄無差別的歷史，發揮出檔案管理工作的價值。引入計算機技術和通訊技術，為文書檔案一體化提供技術支撐，幫助文書書寫人員和檔案管理人員從傳統的手工書寫中解放出來，實現文書和檔案管理工作的自動化。（3）合并文書機構和檔案管理機構，使管理工作更加靈活、更具有科學性，減少不必要的時間浪費，方便查閱人查找文件，也為工作人員減少了工作流程，減少了重復的工作環節，保證文件質量，更好地做到文書工作和檔案工作的標準化、規范化。（4）建立相應的管理制度，以保證文書與檔案管理工作一體化的實施，書寫紙張的選用，嚴格按照制度來書寫、管理文件，確保所寫文件的真實性，保證工作人員的專業性，避免濫竽充數，拉低單位實力。（5）統一領導，改變以往分散的人員管理制度，要做到兩個機關單位相互協作，相互幫助，提供濃厚的工作氛圍，統一管理，節省人力、物力、財力，通過文書與檔案管理一體化的管理，監督文件產生的過程，統一兩個單位之間的工作流程，取消在工作中重疊的工作環節，使二者成為文件工作中既獨立又相輔相成的兩個單位，協調合作，缺一不可，明確各個部門的職責。同時，要給某個部門全新的權力，確保每個工作環節都在控制中。工作人員要在工作中總結經驗，跟上社會發展的腳步，不斷提高自身的工作能力，將文書工作做到更好。

五、結語

任何事物都會隨著社會的發展而不斷改變，這是現代社會的發展規律。文書檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢。做好文書工作和檔案管理工作，需要每一個工作人員的不懈努力，為社會各界提供更好更全面的服務，滿足當今社會的需求。

作者:蔡任萍 單位:福建省高速公路經營開發有限公司

參考文獻：

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關鍵詞:一體化;圖書情報檔案;應用

Key words: integration;books and information achieves;application

中圖分類號:G25 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)21-0199-02

0引言

隨著通信網絡技術、信息數字化技術的不斷發展以及世界經濟一體化趨勢的不斷深入,傳統的、受急劇增長的文獻量制約而形成的缺乏橫向聯系、各自為政的檔案、圖書、情報分立系統,已難以適應信息社會的需求。

其弊端日益顯現,如文獻資料的重復購置、計算機設備的重復配置等,亟待通過網絡共建、資源共享、分步式收藏、遠程存取等多種方式,實現三者之間的協調與互補,從而在滿足讀者日益多樣化的圖書情報信息需求的同時,提高各項財務資源、人力資源和物資資源的使用效率。

有鑒于此,如何為充分利用既有科研檔案的信息,增加技術發展的機會,探索圖書、情報、檔案一體化,加快科學研究過程中的科研檔案信息的集成化管理已經成為我國理論界和實務界必須面對的一個新課題和新挑戰。

1圖書、情報、檔案一體化管理的應用現狀

一方面,從本質上看,圖書、情報、檔案的本質屬性均屬于信息范疇,都是信息的一種存儲、傳遞、加工和利用手段,同是社會的文獻信息源,具備先天整合的必然性;

另一方面,從實踐上看,圖書、情報、檔案宏觀上均是為社會的政治、經濟、科技、文化、教育等發展提供文獻信息保障,從微觀上均是為不同的讀者或者用戶的需求提供各種類型的信息服務,具備后天整合的必要性。

因而,無論從本質屬性還是服務目的和對象上看,具有必要實行一體化管理,將圖書、情報、檔案集為一體,形成綜合性信息網絡,從而為國民經濟建設提供優質服務。

有鑒于此,圖書、情報、檔案一體化管理在國內外都取得了巨大的發展,表現在:

首先,國外最早認識到圖書、情報、檔案一體化管理重要性的研究機構是聯合國教科文組織。

其在1967年就提出建立涉及全部學科領域里的文獻、圖書和檔案服務工作的國家情報系統(NATIS),通過將一個國家內的情報所、圖書館和檔案館組織起來,藉以最大限度地滿足國內人民的需要,并進而開展國際方面的情報交流。

在此基礎上,1974年,聯合國教科文組織還將原圖書館組及書目、情報工作及科學名詞委員會改組為情報工作、圖書館與檔案部,并出版《聯合國教科文組織情報科學、圖書館學和檔案管理學雜志》,以推動全球圖書、情報、檔案一體化管理進程,受其影響美國國會圖書館、總統圖書館、澳大利亞的許多圖書館以及英國不列顛圖書館均先后改建為檔案、圖書、情報三位一體的實體,既收藏圖書、檔案,又提供情報信息。

其次,國內圖書、情報、檔案一體化管理的研究最早可以追溯到20世紀70年代末期,其到80年代后期得到進一步發展,而真正初見成效則要到90年代后期,最具代表性的就是1996年,上海圖書館、上海情報所合并,成立了上海圖書情報新館,有效地促進了圖書情報管理向多功能的轉變以及信息載體和內容向多元化的轉變,使上海圖書館和上海科技情報所從此進入一個跨世紀的歷程。而后,在2003年,天津泰達圖書館在吸收借鑒國內外圖書、情報、檔案一體化管理優秀研究成果的基礎上,打造了一個全新概念的圖書、情報、檔案一體化和功能創新的、綜合滿足全區用戶需要的國內唯一的新型圖書館,成功實現了完整的圖書、情報、檔案三位一體的一體化管理體制,一躍成為文獻信息服務高度綜合的現代化大型圖書館。

2圖書、情報、檔案一體化管理的應用領域

2.1 提供資源利用率

由于圖書、情報、檔案管理部門分屬不同的行政主體和運作環境,不論在經費來源、人員配置、文獻收藏,還是服務對象等方面都存在諸多差異,往往存在嚴重的重復建設和多頭管理弊端,因而通過施行圖書、情報、檔案一體化管理可以使文獻管理和信息管理由單一、分散向綜合、系統化發展,從而能夠優化人力資源、財務資源和物質資源的配置,提高各項資源的利用效率。這對于,本來經費和人力資源就較為緊張的我國廣大檔案館、圖書館和科技館而言,具有十分重要的意義。

2.2 提高現代化水平

施行圖書、情報、檔案一體化管理的重要目標就是實現文獻工作技術的現代化。

隨著社會文獻數量的劇增,傳統的文本文獻的收藏和查閱方式已越來越難以滿足公眾對公共信息的需求,且圖書、情報、檔案各系統也難以負擔這樣巨大的經費支出,因而迫切的需要采用電子計算機技術,使圖書、情報、檔案信息的輸入、組織、檢索、統計、通訊等工作自動化。

主要包括:采用光學技術使圖書、情報、檔案資料實體的貯存、傳遞縮微化;采用聲像技術使圖書、情報、檔案資料的利用視聽化;采用網絡化系統使圖書情報檔案管理服務自動化。

2.3 提高讀者服務水平

在傳統圖書、情報、檔案分立的模式下:

一方面,情報或文獻被人為割裂開來,信息讀者往往難以從某個單一的系統內獲取所需的全部信息或情報,而是必須通過不同的審批程序,借閱處于不同地理位置的館藏才能夠獲取足夠的信息或情報,給讀者帶來諸多不便;

另一方面,由于對讀者需求缺乏全面的認知,缺少對各類讀者在信息或文獻檢索過程中的業務需求與責任需求的分析,使得各系統檔案館、圖書館和科技館往往缺乏對過去、現在和未來文件利用的需求的全面考慮,導致圖書館按圖書類別進行文獻的收集、整理和歸檔,而科技館和檔案館則應按項目結題立卷,缺乏橫向和縱向的聯系,給讀者查閱帶來巨大的困難,文獻和檔案的利用率普遍較低。

3加快圖書、情報、檔案一體化管理應用的對策

3.1 完善一體化管理的政策環境

實現圖書、情報、檔案一體化管理的重要障礙之一就在于其分屬不同的行政系統,處于不同的運作環境中。因而,要想順利開展和實施圖書、情報、檔案一體化管理解決方案就需要有相應的政策支持和制度安排。

具體而言,包括:

首先,可由文化部、科技部和國家檔案局牽頭,成立統一的一體化管理機構,例如,規定在國家與文件檔案局下設置文件中心負責一體化管理方案的規劃、協調與執行,從而從法律上確保文件中心的組織地位;

其次,由文件中心根據圖書、情報等信息活動的規律和特點,針對各系統信息和文獻采集、存儲、加工和利用各個環節,及時制定一體化管理的相關辦法,保證信息和文獻收集整理的及時性和完整性。

3.2 建立一體化信息服務平臺

計算機技術、縮微技術、通訊網絡技術和多媒體技術的推廣是圖書、情報、檔案一體化管理的重要技術保證。

建立一個以軟硬件配置為基礎,以計算機、縮微機和通訊設備技術在信息網絡上的應用為核心的圖書情報檔案一體化信息服務平臺,為共享信息資源創造一定的物質條件,確保圖書情報檔案一體化管理技術暢通。

首先,通過建立一體化的信息服務平臺,可以節約不同系統內部設備和文獻的重復投入,使信息利用達到高效、高速、集中的最佳效能。

其次,可以避免目前各圖書、情報、檔案管理系統重復處理、重復數字化、重復開發軟件等造成的人、財、物等各項浪費,加速其現代化進程。

最后,通過完善信息服務平臺客戶端建設,還可以使讀者可以通過網絡訪問圖書、情報、檔案的各種文獻和情報信息,并根據客戶需求提供一定的定制服務,以有效提高讀者服務水平。

此外,文獻和檔案歸檔的范圍中多為已經發表的出版物,而有價值的研究過程記錄和研究結果分析往往被忽視而為被列入收集范圍,通過采用一體化信息服務平臺,還可以時時記錄各種信息分解和研究過程,實現信息處理的全程跟蹤。

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1前言

與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯網系統的部署工作，使企業內部檔案借助信息系統更好地服務于生產、經營、電網建設等工作，全面提升了檔案現代化、專業化、規范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機關到地區級供電局、分公司，再到縣級供電企業共計39家單位。系統部屬前，公司機關與少數地區級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網公司建設統一的檔案管理信息平臺的發展戰略背景下，公司考慮到系統局域網的可支持性，經濟性技術論證于2007年及時向國家電網公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。

3系統的建設日標、部署模式

3．1建設目標

建立寧夏電力公司檔案信息管理統一平臺，實現全公司上、下級單位檔案系統互聯互通；實現全公司3級單位統一業務規范；實現電子檔案網上移交和網上互查；實現上級檔案業務在線監管和查看；將電網建設參建單位納入管理體系，更好地實現工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發揮網絡優勢，實現檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現代化建設和檔案資源數字化建設。

3．2部署模式

公司采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數據中心，為各所屬單位提供數據集中存儲和應用服務。數據庫采用ORACLE10G數據庫系統，應用服務器采用wEBLOGIC9．2。系統硬件部署如圖1所示。

4系統具備主要功能

4．1檔案管理

系統根據國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎集成了寧夏電力公司業務標準，允許公司所屬各單位在此業務模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統一、兼顧個性的要求。該系統對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規則、管理方式，以達到系統適應業務變化的要求。

4．2檔案檢索

可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數據檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。

4．3個人待辦

可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。

4．4權限管理

主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。

4．5標準業務定制

結合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統一定制了檔案類型、供電企業標準分類表、各檔案類型的整理規則以及統一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。

4．6業務設置

此模塊主要是在寧夏電力公司設置的標準業務基礎上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設置。以適應各全宗的個性化要求。

5系統在公司的應用

作為寧夏電力公司3級統一檔案管理信息平臺，該系統制定了適合全省業務應用的統一檔案管理標準；實現了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網絡信息采集、信息整合、數據處理、及電子文件到電子檔案的全程數字化管理；各種檔案類型的數字化管理；檔案全文信息網絡檢索與共享；數字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網上數據報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。

寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統部署、配置、數據遷移、培訓、運行等工作。目前系統內共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產調度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現代化需求。通過檔案系統平臺進行檔案網上利用的人次數愈來愈多。文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數字化后通過該系統生成了縮略圖供本部用戶進行網上借閱和利用。

6系統投入運行取得的效益

從企業管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統的建立，實現了業務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業務自動化，同時為統一管理全公司電力檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現檔案信息化管理的成本，提高了企業信息管理的水平。

從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現異地查檔，其累積節約的費用及時間將更為可觀。

7通過系統實施進行的理論研究與實踐

7．1室藏檔案數字化、網絡信息一體化管理

通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網絡技術對企業信息和檔案工作進行統籌規劃，通過設置網絡專業信息檔案屬性，以及網絡信息采集工作流程和數據處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。

7．2對檔案資源的定義與接口實現

在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數據的定制，能夠統一規范與其他業務系統的接口，并且能夠對檔案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。

7．3檔案信息利用模式

能夠完成檔案信息網絡共享、電子文件的全文檢索、內控檔案網絡調閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調用。

7．4檔案信息的安全管理

面對網絡信息安全管理的難度越來越大，系統除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎上對權限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。

7．5永久、真實保存數字檔案的研究與實踐

電子檔案信息的保管和維護與傳統的方式截然不同，它的數字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質)轉為保護其內容信息，保證內容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術、遷移技術，以加強對數據的研究與實踐。

7．6解決了寧夏電網建設項目工程檔案電子化管理的難題

系統針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數據進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現網上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現代化建設滿足工程驗收達標創優需要。

8幾點建議

寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業內部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發展看，還需加強幾個方面的工作。

8．1加強檔案信息化建設工作的宣傳力度

從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。

8．2加強歸檔接口完善工作

加強檔案系統與186業務應用系統的歸檔接口完善工作，按照國網公司要求，保證業務應用系統產生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。

8.3加強相關管理制度建設

從信息系統角度和電子文件的安全管理方面，根據國家、行業有關標準，結合電力公司實際，制定相關管理制度和標準，促進檔案信息系統規范化建設。

8．4加強有關人員的培訓力度

從信息系統的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統使用和專業水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統借閱檔案。

8．5加強檔案數據的安全管理

還需完善數據安全存儲管理措施，增加數據存儲備份，加強設備運行和維護，保證系統的數據安全。

8．6加強館藏歷史檔案的數字化進程

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[中圖分類號]G640 [文獻標識碼]A [文章編號]1671-5918（2016）02-0026-02

將高校信息規整到一起并且能保證信息檔案一體化是高校信息檔案管理的重點。高校檔案一體化的提出，對檔案的管理觀念，方法，手段都產生了深遠的影響。在高校的日常發展中，高校是一個以人才培養為基礎的現代化非盈利性教學機構，其主要目的是培養人才。實施檔案信息合理，可以有序的將數據排布而且能夠正確整齊歸檔，并實現對數據的有效性分析。計算機的出現實現了高校檔案管理網絡化的具體目標。為高校實行文檔一體化提供了技術支持。

一、實施高校檔案管理信息一體化的主要目的

（一）高校檔案管理的現狀

高校檔案管理一般都是利用一般常規的方法進行管理，如同圖書管理一樣，將其按照一定的順序進行存放，比如說建立固定的文件夾，進行標注，然后每一年的信息都要定期的進行更新，工作量大。要找到規律，查找信息，進行具體的總結歸納時則相當費力。檔案管理人員壓力較大，效率比較低，容易出現較大的差錯。一般情況下，不容易找到數據，數據的整理比較困難，而且，數據庫的整體傳播能力較差，沒有具體的手段進行廣泛的傳播，應該說只是一種人為的管理水平。如今已經是進入信息時代，信息化的管理檔案可以大大提高工作效率。高校中，檔案管理涉及到的部門和方向有很多，數據庫的經過的地方也很多，運用信息化的模式以最快捷的方法進行整理、傳播、分析，匯總，從而提高檔案管理的效率。

（二）高校檔案信息化管理的目的

在高校圖書館中，常常會用信息一體化總結管理模式，將圖書進行整體性進行一體化管理，這樣的方法使整理圖書信息工作變得簡單快捷和方便。所以，在高校檔案管理過程中也可以采取這種信息一體化的檔案管理模式。信息一體化檔案管理的主要目的其一是為了進行更好的檔案管理，而且是為了保護檔案資料，提高檔案利用率。在各大高校中，檔案資料都是很重要的，而且一般處于保密的情況。所以，在檔案管理中，尤其是進行網絡管理，應該找到安全的位置，防止黑客的入侵。其二，就是提高檔案利用率。檔案雖然是各大高校中的機密文件，但是，檔案利用率也是檔案管理的好壞的一種標志。在存儲之后一旦需要哪個檔案，看到檔案的利用率另外就是在尋找過程中的效率，這些都是在檔案整理過程中應該提高和注意的地方。總而言之，說到高校的檔案管理信息一體化，就是要在已知的檔案信息中進行總結歸納，可以進行網上信息總結，然后，將總結的過程進行具體的分類，但是要保證將所有的檔案進行一體化，建立一個關聯網，每一個分類都要有規律和聯系。在日常高校的管理中，一個高校有很多的學院，每一個學院又有很多的教職工和學生，另外學院在發展過程中都會建立自己學院的檔案，這時，就應該在分類中運用信息技術開發檔案信息資源，可以引入新的檔案管理理論，方法和原則。比如說在高校中的管理機構的職能與檔案工作體制的變化，這些具體的問題也都要在檔案整理的過程中進行具體的信息改變和總結。除此之外，各大高校的工作學習研究的方向重點也各有不同，但對檔案有效整理，減少檔案漏編或者錯編的情況出現的目的都是相同的。

二、實行高校檔案管理信息一體化的方法

（一）進行高校的抽樣調查

說到抽樣調查，這一點是十分必要的。高校本來就是一個大集體，這一個集體是由我們很多學生和教職工人員一起組成的。所以，應該深入進他們中間了解各自的不同情況。學生就是一個大集體，應該走訪不同學院，調查了解他們平時的生活和學習情況。找到他們中間的不同點和相同點進行總結，并且調查平時的上課情況，了解高校學生的日常情況。其實這是檔案調查分析整理的一個重要前提。另外，教職工人員也是一個很重要的群體。對教職工進行抽樣調查，問詢他們的日常上課情況。了解他們的工作情況，從檔案的一些基本信息做調查。以上都可以在網上進行。抽樣調查具有很大的優點，有經濟性，時效性，準確性和靈活性。它可以解決全面調查很難解決的問題，補充和訂正全面調查的結果，另外，在高校中進行全面調查實現的可能性很小，所以抽樣調查會有一定的根據性。還能對整體的情況進行某種總結和假設進行檢測。簡單的說就是用抽樣的方法代表了整體的情況。這樣的抽樣結果可以從檔案中找到抽樣的正確性，也就可以算出準確率。然后就會從檔案的管理上找到更符合的整理方法，便于排查和檢查。

（二）采取自動化檔案管理模式措施

在高校檔案管理的過程中，計算機的網絡應用于教學管理，科研管理，學籍管理，人事管理，財務管理各個領域。因為檔案管理的復雜性，所以進行網絡或者計算機的管理，極大的提高工作效率。而且，因為過去的檔案管理都是屬于一種比較復雜的紙質化書寫整理，在整理過程中就比較復雜，而計算機整理簡化了原本繁瑣的過程。自動化管理模式就是因為采取了計算機的計算整理模式。利用這種方法，首先實現了信息存儲檢索，以及數據的處理的自動化，整理檔案管理員可以在計算機上制定一個線性曲線，然后將數據輸入，隨著數據的大量涌入，數據的曲線圖會自動生成，一旦出現波動計算機可以自動通過比對實現數據分析，然后直接輸出可以利用的檔案文件，這樣減輕了檔案數據的調動和磨損，提高了高校中檔案的利用率。這種方法應該說是實現信息一體化的前提，增加了以后檔案管理的便捷性。現在社會中的主要辦公模式已經逐漸從傳統化進入了自動化，因為自動化的工作模式不僅可以減輕工作量，而且在提高工作效率的同時也不會忽視工作質量。所以相信在未來的工作過程中，高校也會不斷的借鑒這種工作模式，不斷的進行優化。

（三）在檔案管理的軟件上實施工作統一性

在自動化進行的同時，計算機在整理檔案的過程中，往往會出現工作過程中計算機機器的系統不同，或者是系統的計算方式有差異，在這種情況下，就會出現上下界面中的數據出現對不上，無法統一的情況。所以，即使使用現代自動化的管理手段，一樣不會有速率上的提升。相反，要在工作的過程中尋找簡潔的工作方法。在工作的過程中，應該在檔案管理的過程中計算機整理時要保證軟件的統一性，軟件統一如何實施，應該根據高校的檔案放置的不同方式，根據檔案的所屬性質進行具體的分類，將檔案放在不同的文件夾內，另外根據這些不同的文件夾進行總結數據，對數據進行分別的分析，找到平均值，另外，要制作表格和函數曲線，找規律，確定影響檔案管理的因素。最重要的是確定影響因素的輕重，如果檔案管理的過程中影響程度比較輕，就可以根據具體的情況進行細節的調整，如果影響的情況比較嚴重，就要從前后的問題進行控制分析，找到出現這些問題的原因所在，還有在檔案管理過程中，一定要確定安全性，不能在管理過程中出現安全性的問題。所以在計算機中進行，要確保軟件的安全性，防止病毒的出現。減少數據庫的紕漏。并根據實際情況，對軟件進行定期的排查更新，找到最先進的方法。進行最快捷的計算。減少檔案管理的過程中數據錯誤的可能性。

三、高校檔案管理信息一體化的重要性