緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇檔案管理的內容范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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1.1檔案的收集工作分析

以前，檔案主要為紙質檔案。檔案管理人員一般都只負責收集最終檔案，同時對檔案進行合理歸檔。而這一過程，往往缺乏對過程和內容的了解。而在新的信息化時代，人們可以通過信息化技術將整個檔案的創建過程都記錄下來。同時，檔案資料收集不僅局限于紙質檔案，還包括電子檔案。

1.2檔案的保存工作及過程分析

傳統意義上的檔案保存工作，往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時存儲與傳播利用過程也更加負責。而現階段，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統意義上的檔案管理方式，已經不能滿足經營發展需求，只有通過電子信息化建設，才能適應新的發展形勢。檔案保存工作是一項極其復雜的管理過程，傳統意義上的檔案管理往往由于數量復雜，丟失現象嚴重。而通過信息化建設和管理，通過對電子檔案進行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩定。

1.3檔案管理工作的新變化分析

傳統檔案管理主要側重于具體的檔案實體管理。而新的檔案管理則對檔案管理的設備有了一定要求，電子設備都有一定使用周期和問題，一旦設備出現故障問題，都對檔案管理數據產生直接影響，嚴重情況下會導致整個檔案數據全部丟失。這就需要我們在進行檔案管理工作中，充分做好數據保護與備份、更新工作。傳統檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風險。而電子信息時代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態問題，因此要做好檔案資料的訪問權限和訪問跟蹤工作。檔案管理系統一旦遭受病毒入侵，整個系統的完整性將會受到極大破壞，病毒將會對檔案管理工作造成不可估計的損失，因此要對檔案管理工作做好數據庫和服務器維護工作。

2.檔案管理工作模式的具體轉變分析

在以往檔案管理工作中，檔案一般都通過秘密等級進行管理。只要對實體檔案進行有效管理，就能確保檔案管理的安全。而信息化背景下的檔案管理工作，則需要主要對電子檔案的秘密性做好管理和安全預防。傳統檔案管理過程中，借閱時首先要辦理相關借閱手續，當借閱人對檔案資料有一定需求時，還會將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離這一局面。而在電子化信息時代，通過電子檔案信息系統維護和管理，不僅能夠有效節省管理人員，同時優化管理過程和管理體系。而電子檔案管理過程中，速度和效率都有較為明顯的改變，更高檔案利用率更強，而管理工作的效率也進一步加強。

現階段，檔案管理工作，不僅需要對檔案管理內容進行優化，還需要有效提升檔案自身利用率。而對檔案的充分利用，則是新時期檔案管理的創新和突破。新時期，電子檔案在利用過程中，通過建立相應的管理體系，只用通過簡單的信息檢索，就能有效查詢整個檔案內容，整個過程不僅所需時間短，而且不需要進行人工分類，通過信息技術手段就能完成。

在信息技術時代，檔案管理工作的內容由于時代變化和發展而發生了變化，這就要求我們對檔案管理模式不斷調整、改革、完善和創新、優化結構，通過采取一系列提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案資料發揮應有的作用，體現應有價值。而檔案管理工作模式的具體轉變也是現階段檔案管理工作的客觀要求。

3.檔案管理工作內容及模式轉變下的具體措施分析

3.1緊密結合發展機遇，推動電子化、信息化管理模式

隨著電子化、信息化管理檔案工作不斷推動，各單位在推動發展檔案管理工作進程中，要結合具體需求和信息化發展要求，改變傳統檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結合，從檔案的生成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。

3.2變革管理理念，改變傳統檔案管理工作思路

隨著信息化程度的不斷提升， 檔案管理工作的要求不斷提升，內容也逐漸復雜，而想要對這一系列檔案資料進行高效管理，就需要轉變傳統檔案管理理念。由于檔案管理工作長期以來，內容復雜，且管理方法單調枯燥，因此，大多數檔案管理工作者都有一定抵觸情緒，整個檔案管理工作思維多傾向于被動思維。這實質上將不利于檔案管理工作的順利開展，想要科學化開展檔案管理工作就需要培養管理者創新的管理工作意識和管理理念，有效提升管理效率和管理水平。

3.3積極完善檔案管理機制，不斷改革創新，檔案管理與發展相適應

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隨著信息技術的飛速發展，檔案管理mf"F的內容與模式發生了翻天覆地的變化，檔案管理工作必須跟上時展的腳步，及時改變思路，改變工作方式，做好檔案管理工作。

一、工作內容的轉變

1.檔案的收集

傳統的檔案以紙質檔案為主，檔案管理人員只需要坐等檔案的最后形成，然后進行歸檔即可，一般都是一項議案或一項工程最終的議案結果，缺少中間出現的有意義的創意和方法，也難以體現整個過程。但在信息化時代，人們可以將這些完整地記錄下來，只是有時會分散地存放在個人的計算機中。檔案人員如果坐等檔案的最后形成，將會失掉這一部分檔案，所以，信息時代的檔案管理者比傳統的檔案管理者更具主動性，他們會在專業人員的指導下主動學習專門的檔案信息接收管理平臺，對電子檔案進行有效收集和管理。

2.檔案的保存

傳統的檔案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因為數量繁多，查閱起來相當費時費力，已經不能滿足人類社會獲取信息的飛速增長的要求。電子檔案不但有利于收集完整的檔案信息和對信息進行有效保存，傳播起來也極為方便。傳統的檔案保存重點考慮的是檔案庫房和檔案柜的設置，在設計檔案館時，電子文檔的保存主要考慮檔案的增長速度，電子存儲量及更新換代的趨勢。現代化的檔案觀，不但應該具有保存各種格式電子文檔的能力，還應有能力將紙質文檔轉換成電子文檔。以提高整體檢索速度。

計算機網絡有一定的不穩定性和不安全性，信息丟失或失真現象在所難免，這就要求檔案管理工作者定期對電子文檔進行數據備份，保證即使計算機出現問題，造成檔案信息丟失或失真的情形，也可做到有備無患，只需使用備份對原來信息進行恢復即可。

3.工作新內容

（1）設備故障安全防范。網絡計算機硬件等系統一旦出現故障，一般會導致計算機存儲的數據完全丟失或者無法保持原有數據的存儲狀態。這就要求檔案管理者在設計檔案管理系統之初就充分考慮到這個問題，積極設置系統安全應急措施，進行數據的異地備份。當計算機發生故障時，積極采取應急措施，或采用操作簡單、比較節約但容易造成最新數據丟失的冷備份機制，保護大部分數據，或采用保證系統應用程序和數據相對安全的雙機熱備份機制，這樣，當一臺服務器出現故障時，另一臺服務器可以及時代替其工作，不至于因為系統維修耽誤工作。

（2）權限控制。權限控制主要是防止對檔案信息進行拷貝、惡意篡改或破壞，所以對用戶可以訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源進行了一定的限定，并且對能執行的操作做了限制。防火墻控制，用于防止網絡中的黑客。

（3）訪問控制。訪問控制技術的主要任務是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網訪問控制、權限控制和防火墻控制。入網訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網站。

（4）病毒防治。如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關注網絡病毒動態，適時對服務器和客戶端查毒和殺毒。

二、檔案管理模式的轉變

傳統檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現出來，檔案管理人員可以根據卷宗上標記的保密級別進行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進行控制，只要檔案實體不被復制、拍攝或盜取，就算完成保密任務。對于當下的電子檔案，其信息系統本身就具備較高的安全性，可以根據檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。

傳統的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續，歸還之時還要辦理歸還手續。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復制的文件毫無區別，無論進行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發生檔案離館一段時間的現象，更不需要進行歸還，由此節省了一部分人力、物力和財力。

傳統檔案管理中，分類和檢索緊密聯系，不可分割，進行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機中要輸入與所查檔案相關的關鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們為了更好地利用檔案信息，還是對檔案進行了詳細分類。

總之，檔案管理工作要根據時展的需要，不斷進行調整、改革、完善和創新，提高檔案管理工作的效率和質量，讓檔案為社會發揮應有的作用。

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中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、加強醫院檔案管理的意義

首先，加強醫院的檔案管理，可以有效地實現檔案管理工作由傳統管理向現代管理方式的轉變，使檔案管理工作在日常工作的基礎上，可以不斷提高檔案管理水平，提升檔案信息資源的有效利用，進而實現檔案信息為醫院的生存發展做出相應貢獻的目標。

其次，在實踐方面將現代的管理理念運用于醫院檔案管理工作實踐中，可以有效提高醫院中對檔案管理應用率不高，檔案管理意識不強、檔案管理不到位等問題，為檔案工作的有序開展提供了新的指導方向，為我國醫院檔案工作的健康發展提供了新的思路和路徑。

再次，實現科學有效的檔案管理可以提高醫院發展決策的科學性。檔案管理涵蓋了醫院的生產、經營、財務、人事等各個方面，積極發揮醫院的檔案在醫院經營和管理決策中重要的積極作用，可以減少決策風險，促進管理的科學化。

二、傳統醫院檔案管理工作的主要內容

（一）檔案的管理模式分析

現今，大多醫院已經開始使用計算機網絡技術來進行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質材料，當前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復雜，浪費醫院的人力資源，對于檔案的保存、傳遞等都產生不便，且紙質材料容易受環境條件損毀，也不利于檔案的長久保存可能會造成檔案材料的缺失和內容失真。陳舊的檔案管理模式對于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產生一定的影響，

（二）檔案的保存工作及過程分析

傳統意義上的檔案保存工作， 往往需要投入大量的精力和物力，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量資金，同時存儲與傳播利用過程也更加負責。 而現階段，對檔案資料需求量逐漸增加，傳統意義上的檔案管理方式，已經不能滿足經營發展需求，只有通過電子信息化建設，才能適應新的發展形勢。 檔案保存工作是一項極其復雜的管理過程，傳統意義上的檔案管理往往由于數量復雜，丟失現象嚴重。而通過信息化建設和管理，通過對電子檔案進行合理歸納整理，檔案管理工作也就更加有效、穩定。

（三）檔案管理工作的新變化分析

傳統檔案管理主要側重于具體的檔案實體管理。而新的檔案管理則對檔案管理的設備有了一定要求，電子設備都有一定使用周期和問題，一旦設備出現故障問題，都對檔案管理數據產生直接影響，嚴重情況下會導致整個檔案數據全部丟失。這就需要我們在進行檔案管理工作中，充分做好數據保護與備份、更新工作。傳統檔案管理大多是手工管理，因此不存在信息非法訪問和篡改風險。而電子信息時代，非法訪問和使用檔案資料也就成為常態問題，因此要做好檔案資料的訪問權限和訪問跟蹤工作。 檔案管理系統一旦遭受病毒入侵，整個系統的完整性將會受到極大破壞，病毒將會對檔案管理工作造成不可估計的損失，因此要對檔案管理工作做好數據庫和服務器維護工作。

三、現階段我國醫院檔案管理工作的轉變

（一）實行醫院檔案管理一體化

在醫院中，檔案管理是醫院各種信息資源的存儲器，將醫院的各種信息資源進行匯總并進行存儲，從而實現醫院的信息資源被完整的保存，促進醫院信息資源的融匯。隨著高科技時代的飛速發展，實現醫院檔案管理的科學化、現代化和一體化對于醫院的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強醫院檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和科室的工作情況、人事調動等信息進行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進行分類，建立醫院檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準確的反映在檔案中。其次，還要進行檔案管理信息化建設，隨著網絡的廣泛應用和計算機技術的普及，醫院的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設來說，檔案管理部門更需要加強對其的管理，完善電子檔案建立的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等相關的規章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質檔案和電子檔案之間的工作關系，保障二者平滑結合，是檔案管理工作流程科學化、規范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉變

要實現醫院檔案優化管理，首先要做的就是對檔案的管理模式進行優化。隨著信息技術的高速發展，檔案管理系統也在不斷優化升級，為了促進我國檔案建設與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進檔案信息化管理，采取現代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優質服務。首先，健全檔案網上信息系統，將醫院中的檔案信息錄入系統，便于部門進行高效查詢。其次，實現電子材料與紙質材料的聯合，將紙質檔案與信息系統、各項登記本聯系起來，互相核對，找出檔案內容不完整、不規范之處，及時修正，促進檔案管理的規范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理

現階段檔案管理仍然以紙質檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產單位上交檔案的時間不規范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑借經驗在每一個全宗之后預留出位置排放以后接收檔案的做法，這極為不利于檔案的科學管理，隨著計算機技術的普遍應用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數字化檔案管理應用的實現，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現檔案在分散或集中的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

四、小結：

總之，在醫院的檔案管理中，為了不斷提高管理工作的水平，實現管理的科學化和規范化，必須轉變醫院檔案管理中的工作內容和工作模式，提升檔案和文件的質量，保證檔案的科學性和真實性，并且應積極進行檔案管理的信息化建設，實現檔案管理與時代接軌，促進檔案管理事業的進步。

參考文獻：

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一、內容管理技術及其在整合信息資源方面的優勢

（一）內容管理技術的涵義

內容管理技術即應把不屬于同一類的內容用數字模式妥善儲存起來，并且借助充分的信息、高效的查閱手段對所儲存的數字內容實施調閱與檢查，以數據挖掘之技術達到對數字內容之智能分析處置，最后使得此部分數字內容可以獲得最充分的運用。內容管理系統主要包括內容收集、管理、工作流、等四個子系統，綜合具體內容如下。

1.內容收集系統

此系統主要包含對信息的內容實施收集、編匯以及整理進而把其轉化后分發的全過程，同時在此階段中能夠加進元數據進而對內容組件實施定義。

2.管理系統

管理系統主要是針對組件、信息內容及模板采取保存管理，在保存過程中能夠對內容之版本、工作流程及設定權限方面實施更新處置。

3.工作流系統

此系統主要針對信息資源內容實施采集、存入和，通常來講，學籍檔案管理歸屬資源性網站，由于其結構比較復雜，并且內容繁多屬于文檔資源類之資源等。

4.系統

系統主要是把信息資源內容自動并且快速的依據所建的模板至瀏覽器。

（二）內容管理技術在整合信息資源方面的優點

內容管理技術在資源整合上有著很大的優勢。主要包括如下幾個方面。

（1）內容管理技術把管理的標準實施統一，把數據庫內之內容采取格式處置以及達到標準化管理，如此不但統一了網頁之風格，同時增添了數據庫之拓展能力。

（2）此技術同以往的數據庫相較，負載能力愈加增強，并且借助XMI把訪問接口實施統一，同時借助內容管理技術能夠描述并非規則的數據，所以，能夠借助半結構化之文檔數據把其送至客戶端，如此大幅度節省了效率。

（3）網頁呈現同內核技術、同平時、同系統維護相分離，進而不但讓操作更容易，并且內容管理技術給信息管理創造了開發平臺，大大縮小了開發的難度與維護成本。

二、目前我國技工院校學籍檔案管理的現狀

為順應社會的發展，加大服務地方經濟的力度，近幾年來技工院校出現了辦學模式與生源多元化的轉變，學生學籍檔案的種類與內容也凸顯出繁雜的局面。在此形勢下，技工院校學籍檔案的管理存在著對學籍檔案管理不夠重視和管理的手段比較滯后等一些不可忽視的問題。相對來講，目前有許多學校的學籍檔案管理方法仍舊比較落后，很難滿足目前形勢發展之需求。技工院校現行的學籍管理機制缺乏完善和規范。現階段技工院校的綜合管理工作較為繁雜，其內部檔案管理譬如人事檔案管理、財務檔案管理、校志檔案管理、教育教學（包括教學計劃檔案管理、課程檔案管理、教材檔案管理、試卷檔案管理、學生成績檔案管理、學籍檔案管理、德育檔案管理等）諸多檔案管理也變得多元化。與此同時，從一小部分技工院校大多數基層管理者、教師到技工院校領導均對教學檔案管理工作認知不夠。將學生學籍檔案工作同教學核心內容相對比，注重教學與其他管理工作，可對教學檔案管理工作卻投入不夠，以為技工院校學籍檔案管理相關不到院校整體工作的痛癢，“無須掛齒”地不加關注抑或關注不夠。除此之外，學校不僅缺少學籍檔案管理專業人才，而且檔案管理設備比較落后。一方面來講，技工院校檔案管理之思想、內容與手段、人才資源培訓與利用之模式仍舊陳舊，制約著學籍檔案之健康管理；一方面來講，伴隨時間的推移及學生學籍檔案的進一步增加，原來存儲的學籍檔案之存儲條件業已適宜不了學籍檔案數量日漸增大之需要。具體主要體現在如下幾個方面。

（1）學籍管理文件制度不完善；

（2）管理措施缺乏有效性，管理方法相對滯后；

（3）學籍原始檔案缺乏完整性，整理得不夠規范；

（4）檢索手段相對滯后，提供資料缺乏準確性；

（5）檔案材料內容簡單，未能真實體現學生的綜合素質；

（6）檔案利用率低，轉遞比較混亂。

三、內容管理技術在技工院校學籍檔案管理中的運用

內容管理技術的內容模式是各種各樣的，能夠分成備忘錄、信函、白皮書、檔案以及調查報告等的諸多模式，并且不盡相同格式的內容有著不盡相同的反映模式，就結構化的信息來講，內容于本質方面屬于非結構化的信息，所以，雖然模式各種各樣，可基本模型課能夠描述為：內容等于元數據加數據。具體主要包括如下三個方面的工作。

（一）對技工院校學籍檔案的內容建模

內容管理技術對技工院校學籍檔案之內容建模包含對數據管理之要求和元數據之結構化，對內容主要是設定針對管理對象之元數據信息，此外還包含內容同對象二者之間的相互關系，譬如學歷證書電子注冊制度的建立規范了對其的管理，此管理制度的建立屬于一項關鍵性變革，是對技工院校學籍學歷規范科學管理指出的愈加高的要求，電子注冊制度促進了技工院校學籍管理現代化的進程。從技術方面來看，完整的電于注冊檔案系統至少要包含如下幾項模塊。

1.新生注冊管理模塊

此管理的流程是先把招生機構呈報的招生數據同實際報到學生數據有機融合處置后生成新的數據庫，學生被編輯學號之后即在校生數據錄入教務管理系統，各個系統能夠依據系統中數據同學生實施核實明確后，由院校學生處輸入教務處成績錄入學歷證書管理模塊，依據軟件要求實施數據維護，最后上報勞動局完結學籍注冊工作。[4]此種工作形式達到了信息操作之科學性，并且工作流程嚴謹，數據可靠安全。

2.學歷證書管理模塊

把在校時期適宜畢業條件的學生，生成預畢業的學生名單呈報主管部門審查，經核查后再將預計畢業的學生名單發至各校，實施畢業證書處置。最終自動生成證書利用狀況登記表上批，再由上級下達業已注冊發證的學生名單。經過注冊的畢業生借助互聯網，直接匯總至各級教育行政管理機構。此外，應獨立建立一個換、補證書之學生管理庫。

3.學籍管理模塊

若有學生要求個人信息修改，譬如：變更姓名、出生日期等，由系部審查報學生處批復，再由學生處進行系統數據更換同時以學籍異動的模式告知相關機構。依據電子注冊軟件學籍異動管理規律規范技工院校學籍異動管理程序以及系統維護。對學籍異動處置也實施這種手段，應當做到及時處置，隨時發生隨時記錄、維護。

4.綜合檔案信息管理模塊

綜合檔案信息相關學生很多方面的信息。借助同其他功能協調配合，組成了完整的學生綜合電子檔案。此部分檔案均是學生在校時期不斷補充、完善構成的具體檔案材料。

（二）Content Manager v8.3系統的應用

技工院校之學籍檔案管理中含有對電子考卷的儲存保管，此系統能夠依據之前提升的原理實施開發，可是，為了能夠更加提升使用效率，可借助目前的內容管理技術應用，現就目前運用比較普及的Content Manager v8.3簡述如下：

1.利用Content Manager v8.3技術對成績實施元數據建模

結合Content Manager v8.3設計，能夠借助此技術可視化之建模工具，如此不僅能夠對成績實施元數據建模，同時針對內容建模，包括設定訪問與版本的控制以及日志管理等。

2.利用接口對學籍檔案實施導入

對學籍檔案實施導入能夠借助接口來達到，如此能夠以內容技術管理的界面達到手工接入，進而能夠把批量的數據實施導入。

（三）內容技術管理同技工院校學籍檔案管理系統的整合

學籍檔案管理能夠把在線的學籍信息給予有機整合，譬如，能夠在目前運用的系統里獨立增添學籍檔案建立模塊，此能夠借助關系型管理系統把學籍檔案信息建立為元數據及電子檔案，然后此時能夠借助內容管理系統之編程接口把信息保存至資源服務器中，如此能夠提升學籍檔案之自動化處置，進而達到節約成本的目的。

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美國是世界上最先探索政府績效管理的國家之一，美國國家檔案與文件管理署（以下簡稱NARA）績效管理值得我國檔案部門借鑒。

一、NARA績效管理的主要內容

績效（performance）一詞在管理學中被引申為“成績”、“成果”、“效益”，政府績效管理至今并無一個普遍認同的定義，本文采用定義為“運用科學的方法、標準和程序，對政府機關的業績、成就和實際工作做出盡可能準確的評價，在此基礎上對政府績效進行改善和提高。”①按照美國1993年頒布的《政府績效與結果法》要求，NARA通過制定并實施戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告來實行績效管理。

（一）制定戰略規劃

戰略規劃是執行績效法案各項規定的基礎，以結果為導向。NARA最新的戰略規劃是《2006～2016年戰略規劃》（以下簡稱《戰略規劃》），為適應新形勢，該規劃每3年修訂一次。其主要內容包含：NARA的工作職責，6大戰略目標，戰略目標的細化及實施方法等。

1.《戰略規劃》確定了NARA的工作職責

NARA的工作職責是：用守護和保存政府檔案的方式服務于美國民主，確保人們能夠利用檔案遺產，從中汲取知識。利用檔案不但是美國公民的權利而且也是政府的實際行動。NARA支持民主，為提高城市文明，增加公民對國家歷史的理解而努力。

2.《戰略規劃》提出了6大戰略目標

戰略目標是《戰略規劃》的重點。戰略目標之一是管理政府檔案：作為國家檔案保存者，NARA要繼續提高管理能力和服務水平，有效地管理政府檔案。戰略目標之二是保存和加工檔案：接收、加工、保存、保護檔案，提高檔案管理的效率；高水平和高質量地著錄所有檔案；按照《美國國家信息安全法令》執行，確保應解密檔案解密、應保密和敏感檔案禁用；確保所有檔案都有充足的庫房；確保公眾及時利用檔案。戰略目標之三是管理電子文檔：應對電子文檔的挑戰，成功地履行NARA在電子時代的責任；滿足聯邦政府和用戶希望繼續利用政府電子文檔的需要，開展電子文件的捕獲、著錄、保存工作。

戰略目標之四是提供檔案利用：在任何地點、任何時間，NARA提供便捷、安全的館藏檔案利用；挑選傳統載體檔案制成數字化副本，推進檔案全文在線利用；提供檔案目錄信息的在線利用；答復查閱檔案的書面請求。戰略目標之五是提高城市文明：通過終身學習項目加深公眾對美國國家歷史的理解；通過舉辦展覽等方式提升檔案館的形象；加強對老師和學生的教育；與其他行業合作，展示NARA館藏，提高國家文明程度。戰略目標之六是加強各項基礎建設：提高職工素質、技能和競爭力以適應不斷變化的外界環境；招錄不同類型的員工，更好地服務于不同類型的公眾；大力加強信息建設，服務于NARA的用戶。

3.《戰略規劃》中將戰略目標細化為長期績效目標，并明確了實施辦法

《戰略規劃》將6大戰略目標分解為25項長期績效目標。戰略目標只是大方向，需要長期績效目標加以細化。例如，在戰略目標之四提供檔案利用部分，細化為4個長期績效目標：截止到2012年，網站達到或者超過聯邦政府網站標準；截止到2016年，1.4%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用；截止到2016年，NARA的服務能夠滿足利用者需要；截止到2016年，95%具有永久保存價值的館藏檔案有在線目錄。

每個長期績效目標后都有實施方法。例如，“截止到2016年，國家檔案館服務能夠滿足利用者需要”的長期績效目標，實現它的方法是：增加閱覽室設備和人員，調整服務時間以使更多的人越來越容易地利用檔案；增加公共計算機終端以提高網絡利用率，增加縮微閱讀空間；對于公眾關注度高的檔案，例如“9·11”委員會檔案、關鍵政府職位任命檔案、高級法院檔案等要及時提供網絡利用；要讓本國和全世界公民都能夠輕松利用NARA檔案。

（二）制定年度績效計劃

NARA每年制定年度績效計劃，年度績效計劃的目標來自于戰略規劃的六大戰略目標，年度績效計劃是實現戰略規劃的重要步驟。

年度績效計劃的內容包括：闡明本年度績效目標；預測本年度績效指標，績效指標是績效目標的細化；說明為達到本年度績效目標擬采取的方法等。

例如：NARA《2012年績效計劃》中有一項年度績效目標是“2012年1%具有永久保存價值的館藏檔案實現在線利用”。其年度預測績效指標有3項：1%館藏傳統檔案實現在線利用；對公眾公開1940年的統計檔案；為保存和利用檔案改善數字政策。

提高檔案材料在線利用有3個方法：收集已經存在的傳統檔案材料數字化副本并使它們實現在線利用；與其他組織合作，選擇傳統檔案材料并將其數字化；制作原生數字文件，提供網上利用。

（三）制定年度績效與責任報告

在每一個財政年度末向總統和議會提交年度績效與責任報告，包括以下幾方面內容：一是對實際取得的績效成績和年度績效計劃中的績效指標進行比對；二是如果沒有達到績效指標，要說明原因，以及將來完成績效目標的時間表和路線圖；三是如果某個績效指標是不實際或不可行的，要予以改進或終止。

例如，在NARA《2012年的績效與責任報告》中，管理政府檔案部分中有一項績效指標沒有完成，該項是：對于請求查閱軍隊人事檔案的，要在10日內答復，預期目標是10日內回復率達到85%，實際10日內回復率只有73%。

由于沒有達到預期績效指標，NARA說明了其中原因：在1973年圣路易斯大火中焚毀了從二戰到朝鮮戰爭時期的檔案，需要利用其他資源重建這些檔案，但是由于時間很緊迫，經常花費幾個月也重建不了一張檔案，而國家人事檔案中心每年有超過100萬份書面利用申請，所以沒有實現預期績效指標。

二、NARA績效管理的特點

在《政府績效與結果法案》的支撐下，NARA績效管理呈現如下特點：

第一，長期規劃、短期目標實現有機結合，戰略規劃具有至高無上地位。NARA的績效管理體系包括戰略規劃、年度績效計劃、年度績效與責任報告三個部分。根據戰略目標確定長期績效目標，進而設定年度績效目標，再明確預期績效指標，這種確定指標的方式層層遞進、相關性高，具有一定的科學性。《戰略規劃》中確定了六大戰略目標、25項長期績效目標，《2012年績效計劃》中設定67項預期績效指標。績效結果只需要將實際表現與預期績效指標進行對比即可得出，方法簡便，容易操作。

戰略規劃具有至高無上地位。《戰略規劃》制定出來后，各項工作都緊緊圍繞它開展。年度績效計劃緊緊圍繞戰略規劃制定；年度績效與責任報告緊緊圍繞戰略規劃總結；美國檔案與文件管理署的一些專項計劃，如《信息資源管理計劃（2012 ～ 2015年）》、《人力資本計劃（2009 ～ 2014年）》也都以戰略規劃為綱。

第二，績效管理以用戶滿意為導向。績效取決于用戶滿意度，《戰略規劃》的6大戰略目標都提出以用戶滿意為導向。NARA提出：在民主社會，政府檔案屬于公民，NARA的重要職責是提供檔案利用；NARA的成功在于要使用戶、聯邦管理者和政府官員都感到滿意；NARA將會提供符合用戶需要的快捷、有效的服務，使用戶在任何地點、任何時間能夠便捷、安全地利用館藏檔案。

第三，績效評估方式多樣。NARA采用周期性評估、信息系統評估和用戶滿意度評估等多種評估方式，評價結果比較科學。NARA每年制定年度績效與責任報告進行周期性評估。NARA認為周期性評估對于成功完成戰略非常必要，決策制定者需要知道哪些工作做得好，哪些工作做得不好，從而每年進一步改進績效管理。NARA建立了“績效評估和報告系統”，利用網絡設備從超過70個組織單元收集績效數據，該系統利用數據庫存儲數據對數據進行分析并生成報告。實行用戶滿意度評估，對用戶進行調查，實現NARA的工作與用戶需求相一致。2006年，對NARA的保管期限和鑒定服務工作進行調查并評估；2007年，對NARA的保管期限、鑒定服務、電子檔案管理、檔案管理培訓工作進行調查并評估。

三、NARA績效管理的啟示

由于法制環境、文化環境不同，我國檔案部門不能照搬NARA績效管理的經驗，但其管理思路值得我國檔案管理部門借鑒。

（一）實現戰略規劃、年度計劃、年度總結的有機銜接

2013年上半年，北京市檔案局完成《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中期評估工作，發現問題之一是距離《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》中規定的區縣檔案館數字化率達到50%的目標較遠，有九個區縣檔案館館藏檔案數字化率未達到25%以上，其中，五個區縣檔案館館藏檔案數字化率還未達到10%，極個別區縣檔案館館藏檔案數字化率只有0.21%。②

為落實《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》，北京市檔案局將區縣檔案局（館）和市屬單位的任務分解為53個指標，對內部處室的任務分解成83個指標。③此舉只是將任務分解到責任部門，但是沒有將任務分解到每個年度。

今后，要進一步提高戰略規劃地位，使各項工作都緊緊圍繞《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》開展。應進一步加強規劃與年度計劃的銜接，明確每年的進度，加強指導、檢查，保證規劃實施的連續性和可控性；年度總結要更加緊密地圍繞戰略規劃來闡述，并說明沒有完成的理由。

（二）加強用戶導向理念

強化績效管理用戶滿意導向，以讓利用者輕松快樂地利用檔案為目標。一是提升網絡服務質量。盡快建成基于“云計算”的區域性數字檔案館，實現檔案資源整合、共建共享。改善北京檔案信息網站，把網站打造成高效、便捷的用戶工具。提高檔案全文的在線利用，滿足信息時代檔案利用需求。完善在線檢索系統，為檔案資源目錄信息提供單一簡捷入口，實現一站式檢索，改進用戶與檔案的在線互動。二是提供個性化服務。有針對性地給特定用戶提供服務，建立“決策參考”專題庫，為領導和有關專業管理部門提供檔案專題目錄及全文閱覽服務，形成“定向服務”和“小眾化服務”的新模式。三是運用社交媒體服務。社交媒體是公眾參與和反饋檔案館各類事務的重要工具，利用博客、微信等公眾參與社會媒體平臺。實施公民檔案員項目，鼓勵公眾接觸檔案文件，給檔案做標簽，制作手稿檔案的打印抄本，加載和分享圖像。

（三）改進績效評估形式

我國檔案部門實行五年規劃中期和末期評估，評估時間為2.5年一個周期，與美國同行每年評估一次相比間隔時間較長。如果在每年的年度工作報告增加自我評估內容，可縮短評估周期，及時發現問題，保障戰略規劃的完成。

目前，我國檔案部門的績效評估還以自我評估為主，要實現評估主體的多元化。特別是實行用戶導向視域下的績效評估，即在檔案館的績效評估中堅持以用戶為本，績效評估的重點圍繞服務對象的滿意度展開，在績效評估的過程中提供給服務對象參與檔案館績效評估的機會，增加用戶參與評估的渠道。可以通過設立用戶檔案，其內容包括用戶利用檔案的有關情況和滿意度，定期收集評價信息，跟蹤服務，及時了解用戶情況，促進與用戶之間的信息交流；可以根據用戶層次的不同，開展不同形式的用戶座談會，傾聽各個層次用戶的意見；可以通過交談詢問、信函電話等交流方式讓用戶了解評估信息，參與評估工作。

注釋：

①財政部預算司.《美國政府績效與結果法案的內容及實施情況》.http：//.

②北京市檔案局.《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃中期評估報告》[Z].2013.7.

③北京市檔案局.《北京市檔案局關于印發北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃任務分解表（區縣檔案局〈館〉）和市屬單位分表的通知》[Z].2012.5.

參考文獻：

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[8]丁連普.美國聯邦教育部2007-2012年戰略規劃述評[J].世界教育信息，2008（6）.

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信息時代，“內容管理”對檔案學理論研究和實踐工作，特別是對檔案信息服務工作具有重要意義。

1 內容管理的簡單認知：產生背景與概念界定

1.1 內容管理產生的背景。隨著計算機技術和網絡技術應用的普及，各領域都堆積了海量的信息資源。正確管理和合理開發這些產生于內外部的信息資源，已經成為企業科學決策、增強競爭力的關鍵。

在政府、電信、金融、媒體等以內容為其主要核心業務的行業中，內容和應用程序代碼已成為最主要的關鍵性資產。利用者對非結構化數據管理的需求已經超出了傳統數據管理的概念。如何一方面滿足利用者對結構化數據管理和非結構化數據管理的需求，一方面，又能為數據擁有者創造經濟或社會效益，達到“雙贏”的目的，成為社會各界研究和思考的問題。

1.2 內容管理概念的界定。早期的內容管理CM （Content Management），側重于對出版物的管理，通常以儲存、流程、元數據（Metadata）為組件來制作管理系統。在我國，一般援引鮑伯（Bob Boike）在其論文“Content Management Concepts”（《內容管理概念》）中的定義：“內容管理是指在目標出版物（Targeted Publications）中有效地收集、管理和形成可利用的信息。”[1]從構詞上看，“內容管理”=“內容”+“管理”。在網絡技術環境中，“內容”是指具有價值的能夠容易、安全、快速地進行共享和利用的信息資產，它是各種結構化數據和非結構化文檔的信息聚合體；“管理”是對“內容”進行的一系列處理過程，至少包括收集、管理、、更新、存檔等環節，以便最終讓利用者找到“內容”[2]。

通信技術和網絡技術的發展日新月異，人類信息生產能力快速提升。有資料顯示，在企業存儲的海量數據中，傳統關系型數據庫管理系統處理的結構化數據不到數據信息總量的15%，即有超過85%的商業數據是非結構化的[2]，如財務報表、辦公文檔、電子郵件、音頻視頻等，所有這些結構化和非結構化數據都是數據“內容”的具體表現。

2 內容管理進一步了解：應用現狀與發展趨勢

2.1 CM的應用現狀。“內容管理”自提出以來，以其先進的理念和優良的技術性能，在全球信息化浪潮之下，成為所有信息化應用的基礎。從國內外應用實踐看，目前，內容管理已經廣泛應用于政府、金融、保險和媒體等各領域。以政府部門為例，在國外，美國馬薩諸塞州政府整合州內160個政府機關，設立一站式電子政務平臺，各個州屬機關不再架構各自的電子化政府系統[1]；在國內，我國利用內容管理搭建統一的電子政務平臺也在積極建設中，如陜西電子政務網站就是基于內容管理而設計和運作的。

2.2 CM的發展趨勢。內容管理內涵極為豐富。作為一種理念，可以在任何領域解釋；作為一種管理方式，其應用范圍仍在不斷拓展。從技術和應用的角度，結合內容管理實踐發展的經驗和教訓，未來內容管理的發展方向主要在于：

2.2.1 CM的應用范圍不斷拓展。從國內外大量資料和實踐案例看，未來內容管理將主要朝著兩個“ECM”方向發展，分別是：企業內容管理（Enterprise Content Management），是指以在企業業務流程各個環節中的內容為中心，把各中心內容聯接起來構成一個完整的企業集成業務流程；電子商務內容管理（E-business Content Management），是指在電子商務交易過程中對采集、管理、存儲、保管、檢索、等整個內容價值鏈的管理，實現E2E（企業和企業之間）、E2S（企業和供應商之間）、E2C（企業和客戶之間）的所有內容的良好共享。

2.2.2 CM與業務應用進一步結合。內容管理首先是一種管理理念，但其本身又是一種技術和管理方式，其終極目的仍是服務于具體的業務過程。如，在微軟Content Management Server 2001和CRM的集成方案中，客戶使用Web站點輸入個人特征信息，存儲到CRM中，而Content Management Server 2001訪問這些數據并根據客戶特征管理客戶訪問到的內容[3]。

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基于醫院檔案管理的重要性，做好檔案管理不但有助于提高醫院管理質量，同時還能為醫院管理提供良好的支持。結合醫院檔案管理實際，要想提高醫院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內容并制定具體的管理目標、進一步完善檔案管理制度以及積極采用現代化的管理手段等方面入手，確保醫院檔案管理能夠得到全面有效的開展，最終滿足醫院檔案管理工作需要，提高醫院的經營管理質量。因此，制定具體的檔案管理措施，是提高醫院檔案管理工作質量的關鍵。

一、醫院檔案管理應明確管理內容并制定具體的管理目標

在醫院檔案管理中，要想提高檔案管理效果，就要對檔案管理的內容有足夠的了解，并根據檔案管理內容制定具體的管理目標。具體應從以下幾個方面入手：

（一）醫院檔案管理應明確檔案的類別。在醫院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫療技術檔案等多種內容，針對不同的檔案資料，其管理側重點是不同的，要想提高檔案管理的實際效果，就要明確檔案的類別。

（二）醫院檔案管理應提高全面性。考慮到醫院檔案管理內容較多，在具體的管理過程中，只有提高檔案管理的全面性，才能使醫院的檔案管理工作取得積極效果，滿足醫院檔案管理的實際需要。

（三）醫院檔案管理應提高針對性。基于醫院檔案類型多的特點，在檔案管理中，應根據不同的檔案內容采取不同的檔案管理措施，保證醫院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

二、醫院應進一步完善檔案管理制度

在醫院檔案管理中，為了保證檔案管理工作得到有效開展，通常會制定檔案管理制度作為檔案管理工作的依據。但是隨著檔案信息的變化，以及醫院檔案管理工作重心的變化，對檔案管理制度進行進一步完善是十分必要的，具體應從以下幾個方面入手：

（一）醫院檔案管理制度應增加管理內容。隨著醫院檔案管理內容的變化，醫院檔案制度也需要進行必要的調整，其中主要應增加相應的管理內容，使醫院檔案管理能夠更加完善，進而滿足醫院檔案管理的實際需求。

（二）醫院檔案管理制度應提高可行性。在對醫院檔案管理制度進行完善的過程中，應注重提高醫院檔案管理制度的可行性，使醫院檔案管理能夠在具體執行中具有良好的指導性。

（三）醫院檔案管理制度應提高科學性和合理性。醫院檔案管理制度作為檔案管理工作的重要依據，只有保證其科學性和合理性才能更好地為醫院檔案管理工作服務。因此，提高檔案管理制度的科學性和合理性是十分重要的。

三、醫院檔案管理應積極采用現代化的管理手段

隨著網絡技術的發展以及現代信息技術的應用，醫院檔案管理只有積極采用現代化的管理手段，才能提高檔案管理的實際效果。為此，應從以下幾個方面入手：

（一）醫院檔案管理應增加信息化手段。基于醫院檔案管理的實際需要，以及信息化技術的優勢，在醫院檔案管理中增加信息化管理手段，不但可以強化醫院檔案管理效果，還能提高醫院檔案管理效率。

（二）醫院檔案管理應配備必要的網絡化設施。為了方便醫院檔案信息的查詢和調閱，在醫院檔案管理中應配備必要的網絡化設施，實現檔案信息的網絡查詢和調用，提高醫院檔案管理的整體效果，減少管理成本。

（三）醫院檔案管理應構建高效的電子管理系統。構建高效的電子管理系統，是提高醫院檔案管理效果的關鍵。其中電子管理系統應成為醫院檔案管理的重要著力點，應通過增加電子設施和集成網絡系統為突破口，提高醫院檔案管理的整體效果。

四、結論

通過本文的分析可知，做好檔案管理不但有助于提高醫院管理質量，同時還能為醫院管理提供良好的支持。結合醫院檔案管理實際，要想提高醫院檔案管理的整體效果，就要從明確管理內容并制定具體的管理目標、進一步完善檔案管理制度以及積極采用現代化的管理手段等方面入手，確保醫院檔案管理能夠得到全面有效的開展，最終滿足醫院檔案管理工作需要，提高醫院的經營管理質量。

【參考文獻】

[1]崔美蘭.做好醫院檔案管理工作，促進醫院發展[J].蘭臺內外，2014（01）.

[2]曾雪蘭.基層醫院檔案管理工作存在的問題及對策[J].現代醫院，2014（05）.

[3]于金玲.淺談醫院檔案管理中的數字化應用[J].赤峰學院學報（自然科學版），2014（05）.

篇（8）

一、醫院檔案管理的重要性

在醫院的日常管理工作中，檔案管理作為一項主要的工作內容，通過醫院的檔案管理工作，能夠更好的實現醫院管理的科學化水平，對于提升醫院的社會服務水平有著重要的意義。同時醫院的檔案管理工作有利于更好的處理醫生與患者之間的各種關系。因此，提升醫院的檔案管理水平，對于醫院日常工作的開展、提升患者與醫生的關系，發揮著重要的作用。

醫院的檔案建設與管理是在逐漸發展的過程中形成的。醫院的檔案作為醫院的財富之一，加大檔案管理工作的力度，對醫院的業務分析、經驗總結等關系巨大。同時，檔案作為醫院就診患者的文字記錄，關系到患者的健康與醫學的發展。并且醫院的檔案管理工作水平是衡量一個醫院整體管理質量的指標。所以加大對醫院的檔案管理，是醫院更好的發揮其功能的基本要求。以前傳統的檔案管理模式已經不能夠滿足醫院現代化管理的要求。因此，在醫院檔案管理工作中，適應時展的要求，需要加大對醫院檔案管理工作的認識。在認真收集檔案的基礎上，保證檔案的質量和管理水平，在提升醫院檔案管理的科學化、信息化水平的前提下，提升檔案的利用與開發的水平，實現檔案管理工作的現代化。

二、醫院檔案管理存在的問題

1.房產權檔案管理的抗風險能力需進一步提升

醫院檔案作為一項非常重要的材料，當前在我國的醫院檔案管理的過程中，其抗風險能力尚不能全面的應對各種風險。這主要是受經濟等因素的影響。當前我國的醫院管理部門雖然做好了一些基本的檔案保護手段的應用，但是在遇到一些不可抗災害的時候，醫院權檔案的保護抗風險能力不足，就即刻的凸顯出來。例如：各種原因的火災、地震等引起的檔案破壞問題，嚴重的影響了醫院檔案管理的安全性。

2.醫院檔案具有明顯的時代特征

因為我國醫院的檔案跨時間度非常大，這就使得在不同的時期，醫院檔案的管理模式、管理方法等存在著差異。在經濟與社會快速的發展背景下，新時期的醫院檔案管理方法等出現了明顯的變化，醫院權檔案的數字化、信息化等時代烙印突出。但是，在醫院檔案管理的過程中，由于管理人員的專業能力參差不齊等因素。使得管理的過程中，不能夠及時的發現問題、解決工作中存在的問題、醫院檔案管理不規范等等，都會影響醫院檔案管理的效果。

3.醫院檔案形式有待于進一步的豐富

在一個完整的醫院檔案里面，處理包含文字說明、圖表等內容外，對于一些特殊的還要具備關于醫院的照片、音視頻等資料。但是在時代不斷發展的過程中，這些資料已經不能夠很好的滿足社會管理與人們的需求，加之醫院檔案管理工作的特殊性，如果這些內容載體受到損壞，將會帶來不可挽回的損失。因此，在醫院管理的過程中，對于一些特殊的檔案材料，一定要安排專人負責。而且要不斷完善醫院管理的制度，加大制度管理對醫院檔案管理的促進。

三、新時期醫院管理質量的有效策略

1.提升醫院檔案管理的基礎性工作質量

新時期醫院檔案管理的一個重要特征就是其數字化管理。因為醫院檔案管理作為一項專業性和技術性較強的工作，管理人員在工作的過程中，只有不斷的提升醫院的清理、鑒定與檢查的質量，才能夠保證醫院檔案資料的完整性和有效性。其次，所建構的醫院檔案材料要簡潔清晰，及時的將醫院檔案中不清晰的內容加以去除。再次，要保證醫院檔案材料中內容的順序與清晰度，保證數字化醫院檔案的質量。

2.做好醫院檔案的保存工作

數字化檔案管理工作過程中，醫院檔案的安全性，是醫院檔案管理的一個底線。在數字化醫院檔案信息歸納的過程中，數字化檔案的執行憑證、安全訪問與管理過程、數字化檔案的規范化等問題，需要通過針對性的措施，來提升醫院檔案管理的效果。在進行醫院檔案保存的時候，電子檔案保存是一個方面，同時也要做好醫院紙張檔案保存工作。這樣就會有效的提升醫院檔案管理工作的安全性。同時，在醫院檔案管理現代化工作中，一方面要通過逐步的構建醫院檔案信息管理平臺，給業主提供平臺的便捷效果。其次，在醫院檔案管理的過程中，要加大信息安全的建設力度，提升檔案管理的專業化與質量。

3.加強我國醫院檔案管理法律制度的建設

當前在醫院檔案管理信息開放程度較低的背景下，我國需要通過及時的立法、加大對醫院市場信息判斷等管理方法，對當前我國的醫院檔案管理、檔案材料使用、醫院檔案核對等措施，逐步的予以完善，并建立健全醫院檔案的各項管理制度。通過不斷優化我國醫院的市場供求狀況，來提升對醫院市場的調控與管理，這樣的大環境創造，將能夠利于醫院檔案管理效果的不斷提升。由于醫院檔案管理制度的內容涉及的面非常的廣，例如醫院檔案的構建、歸檔、使用、保護等制度，都是制度制定的基本內容。同時因為醫院檔案工作的復雜性與分散性，需要專門的檔案管理人員，以高水平、專業的檔案管理工作方法，來提升醫院檔案管理工作的質量。因此，應該建立符合醫院實際情況的檔案管理制度，并在工作中嚴格工作人員的隨意性，應該不斷的加以完善各個科室的工作制度。完善檔案管理的制度。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。

4.提升醫院檔案管理隊伍的整體素質

隨著社會發展對醫院檔案管理質量要求越來越高，在數字化與信息化的背景下，提升醫院檔案管理人員的綜合業務能力，需要通過在職培訓、人才招聘等過程中，實現對醫院檔案管理人員的專業水平與責任意識的雙向提升。以此來構建一支能力突出、業務熟練、責任心強等醫院管理人才隊伍。同時，在醫院檔案管理工作的過程中，要注重吸收與應用新的檔案管理方法與檔案管理基礎，進而不斷提升醫院檔案管理的水平，更好的實現醫院檔案管理為社會服務的目標。從醫院工作的系統角度分析，當前醫院的臨床醫技各科室、醫院行政管理及后勤等各部門、醫院各級領導、各科室干部和醫護技術人員，都多多少少的會產生一些文件材料檔案，材料形成的這種分散性會對醫院的檔案收集工作產生一定的。在這種情況下，需要構建有效的檔案管理與收集制度，提升全院職工的檔案工作系統性。為保證醫院檔案管理的有效性，促進醫院檔案管理工作的高效開展，創造良好的基礎條件。

篇（9）

（一）醫院檔案管理的政策不夠具體完善。大部分醫院制定的檔案管理相關政策不夠完善，在整理與檢查中漏洞百出，主要原因在于國家下發了通用的檔案管理規范，但各地醫院未依據自身情況完善檔案管理制度，從而欠缺規范性與嚴謹性，在相關部門進行檢查時，出現了工作效率差、不能快速找到所需材料、部分資料缺失等問題。

（二）醫學檔案管理的重要性未引起所有人的重視。在醫院發展過程中，大多數人將目光放在了醫療技術的研究上，而對檔案管理沒有明確的認識，甚至會認為檔案的存在對醫院的發展沒有太大的影響，處于可有可無的地位，從而降低了對檔案管理的要求，致使檔案管理不具備完整性和利用性，沒有真正體現出檔案的實用價值，致使檔案內容出現缺失。

（三）部分檔案管理人員不具備良好的專業素質。在各個醫院的檔案管理人員中，存在著一個普遍的問題，那就是管理人員能力分配不均。從事檔案管理工作的人員，在專業水平、理論研究、文化程度等方面素質區別較大。檔案管理人員大多數是因部門需要而調動過來進行檔案管理的，他們很少有人具備專業的管理能力，對檔案的認識欠缺，而且缺乏創新意識，無法在檔案管理方面有所作為，更不可能進行高效管理。從而出現檔案管理不及時、缺乏專業檔案管理的能力，導致醫院發展沒有可靠的材料依據等問題。

二、改善醫院檔案管理的措施

為深化醫療衛生改革，不斷增強醫院檔案管理水平能力，現根據以往經驗以及所出現過的問題，重點將整改措施放在能長久推進醫院發展的檔案管理層面。現提出三條對檔案管理行之有效的解決方法：

（一）擺正態度，增強檔案管理人員對檔案的重視。進一步改善檔案管理的內容，首先要讓檔案管理人員意識到自己工作的重要性，這要求醫院領導和各部門負責人、檔案管理人員重視檔案工作，進行定期統一的培訓，清楚工作職責，重點加強對檔案的收集、整理、分類、歸檔等，為方便日后的管理與查找做好鋪墊。還要培養管理人員的創新能力，充分發揮各自優勢，各抒己見，提出高效管理檔案的方法和措施，豐富檔案內容，提高檔案質量，做到真正使檔案發揮自身優勢，為醫院的發展作出貢獻。此外，醫院要對檔案管理工作進行適當的宣傳，不僅要讓檔案管理的人員知道它的必要性，還要讓其他方面的工作人員了解檔案管理的重要性，這樣才能更好地配合檔案管理人員的工作，使檔案管理工作順利進行。

（二）完善醫院檔案管理制度，制定一套創新、高效的管理措施。隨著醫改工作的不斷發展，對檔案的管理要求也更加嚴格，如何能跟進醫改發展的步伐，提高醫院的檔案管理水平，需要相關管理部門制定出一套創新高效的管理措施。在進行檔案管理的過程中，應專門成立一個檔案管理小組，并配有專業的管理人員進行大局的管理，指導其他人如何高效地對檔案進行分類、歸整。此外，在檔案具體內容、檔案人員分配、檔案管理?h境等方面都要有創新性研究，從而高效提高醫院檔案管理的能力。

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中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A

一、檔案管理工作的內容

檔案的管理工作主要分為四個部分；第一，檔案的管理：將所有檔案分門別類，按照單位的要求或者規章制度進行檔案管理，依據存檔的時間、來源和內容分成不同的層次和類別，并且根據分類的依據進行檔案卷宗的目錄編制；第二，檔案的保管工作，單位應該設立專門的檔案庫進行文件檔案的管理，并且做好安全措施；第三，檔案的鑒定和統計，從檔案文檔的來源、內容和時間、形式等進行鑒別，對檔案的名稱、價值和保管期限進行鑒定。統計好檔案的時間、來源、內容和形式，編制成冊；第四，對于超過保管期限的或者應該予以銷毀的文檔，要辦理好銷毀檔案的名單名冊，辦理銷毀的手續，并且經過單位負責人的批準、簽字，由專人監督，監督人員和銷毀人員簽字后，進行檔案的銷毀。

二、檔案管理中存在的問題

（一）單位對檔案管理的忽視。

單位的領導和負責人對檔案工作管理的不夠重視，導致檔案管理的工作人員不重視本質工作，忽視了檔案的管理工作。管理人員的在檔案管理工作中效率低下，分類、鑒定和統計時不夠詳細，部分檔案甚至在歸類中與其他檔案混淆，統計統計中存有遺漏，登記在冊時出現重復和漏記等行為。檔案管理工作的低下，會直接或間接的影響單位的經濟效益和社會效益。

（二）檔案管理制度的欠缺。

單位對檔案管理的不重視以及檔案管理不能與新的經濟制度相適應，檔案管理的制度不健全，規章制度形同虛設。在檔案的收集、鑒定和統計過程中，沒有規章制度可循或者不能按照已有的要求進行操作。在檔案的管理過程中，不能做好保密、保管等工作，遺失了很多重要的文件，在查閱時難以尋找或者找不到需要的文件。現在很多單位檔案管理的制度缺失，并且沒有完善的監管能力，因為單位的檔案管理制度不健全，單位的檔案管理工作出現各種問題。實際操作中，管理工作的效率低下，文件堆積，整理不善，檔案收集不全，出現丟失、遺漏等問題。工作人員在收集、整理的工作中不能做好本職工作，在借閱的過程中不能按流程辦理，出現有借無還、篡改檔案資料等現象，檔案資料缺乏本身的真實性和經濟價值。

（三）新技術難以得到利用。

新的經濟體制下，出現了新的設備、新的技術，而新興技術設備的運用則會促進檔案管理工作的效率。現在大部分企業仍運用原有的技術對檔案進行管理，計算機和網絡技術等沒有得到很好的利用。有些企業單位仍用原有的技術和手工進行檔案的收集管理，影響了檔案管理的時效性和科學性。

三、檔案工作管理的分析和原則

（一）檔案管理工作的整體和微觀分析。

檔案管理工作可以細分為收集、鑒定、統計等內容，同時也可以劃分為整體管理的體制部分和微觀管理體制部分。整體和微觀是兩個相互統一，互相促進的一個有機整體。不同的企事業單位應根據單位的性質和實際經營等情況，制定適合本單位發展的檔案管理制度和監督制度，使檔案工作有據可循，并且在實際操作中進行有力的監督。在檔案管理工作的各模塊之間，要做好銜接工作，并且每個模塊必須遵循單位的管理機制。只有做好檔案管理的整體規章制度的健全和微觀部分的完善，才能確保單位的檔案管理工作有條不紊的進行。

（二）建立科學的管理責任制度。

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的綜合素質是提高檔案管理的首要條件。提高工作人員的綜合素質要從三個方面進行：第一，必須提高檔案管理人員的專業知識，加強對檔案的管理；第二，培養檔案管理者的責任感，重視本職工作并且對本職位盡忠職守；第三，培養檔案管理者學習新型知識，運用新技術、新設備來管理檔案。單位要定期對檔案管理工作人員進行培訓，宣傳專業知識，并且鼓勵工作人員接觸新型技術和新興設備。

不僅要制定好檔案管理的制度，同時也要做好檔案管理的監督機制。單位應該建立好完善的監督機制，從檔案資料的收集、鑒定到檔案的統計再到查閱、借閱過程，為了防止個別人員不遵守檔案管理的規章制度，必須做好監督管理的工作，以提高檔案管理工作的效率。

四、檔案管理工作的創新性舉措

（一）檔案管理工作的原則性。

檔案管理的工作必須遵循既定的規章制度，并且無條件的執行管理制度中的各項條款。首先要對檔案管理人員進行培訓，培養工作人員的責任感以及道德素養，使每個模塊的工作相互配合，協調統一，進行良性的運行。

（二）檔案管理工作的監督力度。

在檔案管理的工作中，不僅要制定好完善的規章制度，同時也要做好監督管理，杜絕不良現象的發生。

（三）檔案管理工作的服務性。

檔案管理的工作本質上是為單位服務的，因此工作人員要有服務于單位的心態。提高檔案管理的工作效率，確保檔案在流通的過程中安全、齊全，做好查閱、借閱的準備，隨時服務于單位。

本文通過對檔案管理工作內容的介紹以及實際操作中出現的問題的分析，探討出問題發生的原因以及解決問題的方法。企事業單位必須從檔案管理的制度、工作人員、新技術和新設備以及監督管理幾個方面加強檔案管理工作。隨著經濟的發展，相信檔案管理工作也會不斷發展，更好的服務于政府、企事業等單位。

（作者單位： 咸陽師范學院）

參考文獻：

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大學檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，大學檔案記錄了高校在培養人才、社會服務功能以及其它科研活動等內容，大學檔案管理隨著社會科學技術的發展而發展，加強大學檔案管理對于促進大學教學活動、科研以及行政工作具有重要的作用，因此研究大學檔案管理的未來發展趨勢具有重要的現實意義。

1 大學檔案管理的三個發展階段

大學檔案管理隨著社會科學技術的發展而不斷的發展，目前我國大學檔案管理主要經歷了三個階段的發展：

1.1 紙質檔案管理階段。紙質檔案管理階段主要是從我國建立大學階段到90年代末計算機技術還沒有應用前，此階段的大學檔案管理主要是通過紙質形式進行各種文件的統計與管理，此階段的管理辦法主要是采取事后控制的方法，也就是只有在各種文件、數據進行歸檔后，檔案管理部門才能對檔案進行管理，并且檔案是通過手工記錄的，檔案的真實性有時會受到懷疑。

1.2 紙質檔案與電子檔案并存階段。紙質檔案與電子檔案并存階段主要起源于計算機技術的普及，隨著計算機技術的普及，電子檔案出現了，電子檔案就是檔案以電子化的形式展現在計算機工具中，電子檔案具有很多紙質檔案所沒有的優點：電子檔案上傳的速度比較快，不會發生丟失的現象。目前我國大學檔案管理主要集中在此階段，我國大學的檔案管理主要是通過紙質檔案與電子檔案并存的管理階段，通過兩種檔案形式保證大學檔案信息的安全，當然此階段它們之間是可以互換的，一是紙質檔案利用掃描儀器進行上傳，形成電子檔案；二是電子檔案通過打印機，形成紙質檔案。

1.3 電子檔案的普及階段。隨著計算機技術的不斷發展，網絡技術的普及，以后的電子檔案必然會出現電子檔案的普及階段，辦公自動化的進一步發展，以及網絡技術安全性的進一步提高，檔案管理必然會朝著電子檔案的方向發展。目前有的大學已經實現了電子檔案的普及。

2 大學檔案管理的發展趨勢

隨著高校規模的不斷擴大，高校的檔案管理工作越來越重要，如何實現檔案管理的制度化、規范化以及精細化是大學檔案管理的重點內容，也是大學檔案管理的發展方向。

2.1 檔案管理的現代化。雖然我國大學的檔案管理處于紙質與電子檔案并存階段，傳統手工模式在大學的檔案管理中仍然發揮著重要的作用，但是檔案管理的現代化是檔案管理的必然發展趨勢，檔案管理的現代化趨勢有其存在的必要條件，一是我國現代技術的發展為大學的現代化管理提供了技術支持；二是大學檔案的工作人員思想前衛，為現代化提供了思想動力。大學檔案管理的現代化主要體現在：一是檔案管理的系統化，大學檔案包含許多方面的內容，既有教學內容、科研活動，也包括大學的行政管理工作等等，對于這些不同的檔案要進行整合，形成系統化檔案管理系統；二是檔案管理技術的現代化，大學檔案管理會應用大量現代先進的管理技術；三是檔案管理的動態管理，通過現代計算機技術對檔案的信息進行動態管理。

2.2 大學間檔案信息的共享和標準統一化。當前每個大學都建有自己的檔案管理數據庫，但是由于各個大學之間沒有相對統一的構建標準以及信息共享制度，使得大學之間缺乏相應的交流與聯系，因此未來的大學檔案管理必然會建立標準統一的信息共享標準，通過實行統一的檔案數據庫構建標準，實現大學之間的信息查閱共享。

2.3 檔案管理的專業化、復合化。未來大學檔案管理不再是對檔案進行統計與保管，而是要采取相應的理論，結合檔案管理規律，將檔案管理看做是復雜的行政事務，因此未來檔案管理對于檔案管理提出更高的要求，需要檔案管理人員不僅要具備較高的理論基礎、實踐技能，還要掌握不同的技能，比如應用計算機的能力、綜合分析能力以及良好的溝通能力等等，因此，未來的檔案管理人員是具備多種技能的專業型復合型管理人員。當然大學檔案管理的專業化不僅僅體現在工作人員身上，還體現在大學檔案管理組織結構、管理手段與技術上。

2.4 檔案管理人本化。隨著大學檔案的社會化功能越來越明顯，大學的社會服務功能日益被大學所看重，因此大學檔案管理也必然會出現人本化的管理趨勢，因為根據現代管理理論：大學檔案管理只有將人本化理論應用其中，才能實現大學檔案服務社會、服務地方的社會功能，大學檔案管理中的人本化，就是大學在檔案管理中要將“人”的因素放在第一位，將服務“人”作為檔案管理的工作重心。檔案管理中的人本化中的“人”既包括檔案管理工作人員，也包括利用檔案的人，檔案管理的人本化發展趨勢是檔案管理的最終發展趨勢。

3 結束語

檔案管理是大學管理工作的重要組成部分，是大學開展各項工作的基礎，因此加強大學的檔案管理工作具有重要的現實意義。隨著社會科學技術的發展，大學檔案管理出現了一些新的特點、新變化，這些新變化對促進大學檔案管理創新具有積極的作用。

參考文獻：

[1]劉蓓，劉江霞.淺談檔案管理的發展趨勢――檔案管理的信息化[J].價值工程，2012（04）.