緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇建設單位檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

篇（1）

前言：

建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

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前言：

建設單位檔案管理系統是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現共享查詢。這些優點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網絡化的條件已經成熟。

一、建設單位檔案管理的網絡化條件已經具備

1.網絡硬件的發展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯網、中國教育科研網、中國科技網和中國金橋網并均與國際互聯網接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網。我國通訊技術的迅速發展和計算機網絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網絡化建設提供了前所未有的條件。

2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發出數千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統，已基本實現了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養出了一批計算機系統開發、維護和應用人才。數據庫建設也具備了一定的規模。所有這些為檔案館網絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。

二、建設單位檔案館（室）網絡化建設中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個檔案館（室）根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數據不完整，致使大多數檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各館的發展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。

2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。所以數據庫建設滯后。

3.在檔案館現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發揮作用。檔案館網絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發展的計算機工作環境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案網絡化建設和建設單位檔案事業發展的需要。所以，人員整體素質需要提高。

三、建設單位檔案館（室）網絡化建設的構想

1.建立建設單位檔案館網絡化協調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網絡化協調機構，從行政和技術兩個方面統一指導和規劃建設單位檔案館自動化網絡化建設，制定一系列有實際約束力的規范和標準，特別應該制定出網絡化發展各階段的規劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網絡化工作進行實質性領導，統一思想，協調行動，開發高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫，破除那種傳統的自成一統、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強標準化建設。標準化是自動化網絡化的前提。建設單位檔案館網絡化協調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范，并根據國際、國內標準及行業發展趨勢，制定出網絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網絡通訊及數據庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協調組織的領導下，選用統一的高質量應用軟件，建立標準化的數據庫。

3.開發館藏資源，加強數據庫建設。數據庫是檔案館網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。要加強網絡建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優勢，建立有自己特色的數據庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數據庫的規范化、標準化改造，增加數據庫容量，提高數據庫的上網率。此外還要加強對數據庫的維護工作，保證數據質量和完整。當然數據庫的建設應與網絡建設配套進行。

4.培養網絡化人才。檔案館自動化網絡化的發展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業務的高層次信息人員，為此要加快培養掌握現代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續教育和培訓，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業人才，對他們進行檔案業務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網絡化工作。

信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰，建設單位檔案館必須真正實現網絡化，大力進行網絡資源建設，并與互連網接軌，全面實現資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案館的服務走向全方位現代化。

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隨著社會科技的不斷進步，城市的快速發展各種類型的工程建設隨之興起，人們對工程建設的質量提出了更高的要求[1]。在工程建設的過程當中，工程檔案是對建設過程的詳情進行記錄的重要手段，也是幫助人們積累建設經驗和總結建設結果的重要方式。因此在具體的工作過程中，工程建設單位對檔案進行妥善管理具有重要的意義。但是在實際的管理工作過程中，受到各方面因素的影響，管理工作還存在著一定的問題，會對管理的效果產生不良的影響。本文對工程建設單位檔案管理工作中所存在的相關問題進行分析，具體內容如下。

1工程檔案的內容以及含義

在工程建設的活動當中，對具有實際價值的相關材料和內容采用文字、影響或者是圖表的方法進行記錄保存，便于后續的工作者能夠利用檔案進行參考，吸取有價值的經驗，進一步完善工程建設的工作[2]。檔案產生于工程建設的整個過程當中，能夠被人們進行研究和利用的一種信息資源，對工程建設活動當中的具體過程以及達到的成果能夠進行直接的反應。工程檔案具有一般性，因為其主要是對原始的信息進行具體的記錄，能夠作為一種追蹤建設過程的憑證；但是工程檔案又具備特殊性，不同的工程建設所記錄的工程信息不同，因此所能進行參考的經驗也有所不同。由此可見工程檔案是對工程建設項目進行管理的過程中的一個重要部分。

2目前檔案管理中所存在的問題

由于受到各方面因素的影響，在目前的檔案管理工作中還存在著不少問題，對檔案管理的過程產生不良的影響，主要體現在以下幾方面。

2.1管理的意識比較單薄

在具體的工作過程當中，部分管理工作人員認為檔案管理只是將工程建設過程中的內容進行簡單的記錄，因此當工程建設工作完成之后，檔案只是記錄了相關的數據、施工的進度以及用料等，但是對大部分有用的信息卻沒有進行具體的總結分析，在后續的工作過程當中當工作人員需要尋找檔案進行參考時，往往找不到真正有用的信息，也無法對一些需要用到的數據來源進行具體的最終，最終影響了檔案的質量。除此之外，檔案的記錄還存在著造價的情況，從而造成檔案記錄和實際過程的差距較大，造成該種現象產生的原因主要是因為在建設的工作過程當中有時投資者和施工人員為了更快的完成工程的驗收工作，對檔案的內容進行隱瞞或者夸大，從而造成了檔案真實性的缺失。

2.2管理的機制不健全和管理技術相對落后

在實際的建設過程當中，檔案記錄的時間和建設的時間往往不是同步的，這主要是因為管理機制不健全所造成的現象，這樣會導致建設過程中關鍵性的信息未能及時進行記錄而確實，不僅會對管理工作的有序進行造成嚴重的影響，也會對建設的工作以及日后的維護造成不良的影響。在管理技術方面，部分落后的地區還是采用紙質的方式來記錄檔案，傳統的檔案記錄管理容易造成檔案的損壞，其管理的效率較低，在檔案保存方面也具有較大的難度。在較為發達的地區雖然已經實現了使用電子檔對檔案進行存檔記錄，但是在管理歸類方面還較為混亂，缺乏一定的延續性以及統一性，會對管理的工作產生不良的影響。

3解決措施

針對目前在工程建設單位檔案管理工作中所存在的問題，可以采取以下措施進行處理。

3.1增強管理工作人員的管理意識

在對工程建設單位檔案管理的過程當中，需要提高管理工作人員的管理意識。相關部門可以定期舉行培訓活動對管理工作人員進行管理技能培訓，讓管理工作人員能夠意識到檔案管理對工程建設的重要性，在進行檔案管理的過程中除了對相關信息進行記錄之外，還需要總結具有實際意義的信息并進行具體的記錄，從而能夠有效幫助后續的工作人員參考工程建設的檔案，為以后的建設工作提供更有效的參考幫助。

3.2建立健全檔案管理的機制

在進行檔案管理工作的過程當中，需要完善相關的管理機制。在進行檔案記錄的過程中要對檔案記錄人員提出明確具體的要求，讓其根據工程建設的進度對檔案進行實時的記錄，特別是對重要的信息進行及時的整理和收集，并進行歸納和總結，根據管理機制的要求對檔案記錄的內容進行具體的完善，保證建設進度和檔案管理的進度能夠同時進行，確保檔案管理的質量。

3.3提高管理技術

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中圖分類號:G271 文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)14-0181-02

工程建設是幾乎每一個城市、每一個單位無法避免的基本經濟行為,它對城市文明與社會經濟的發展起到不可估量的作用。因此,如實記錄和保管建設工程檔案,就顯得十分重要。本文就單位建設工程檔案管理的意義、收集、整理、保管和借閱問題略陳管見,以為單位建設工程檔案的管理提供思路。

一、建設工程檔案及其管理的含義

建設工程檔案的定義,理論上雖不存在根本的分歧,但定義方式并不相同。如有人指出,工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料[1]。該定義是以價值判斷為視角的,但定義中所說價值缺乏可操作性的標準。又如有人指出,重點建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產(使用)的全過程中形成的應當歸檔保存的文件材料,即:建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產(使用)等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體材料[2]。此定義則從檔案的自然形成范圍確定其外延,但失之雜亂,毫無檔案確立的標準?？梢哉f,上述定義均具有合理性,但未能就檔案本身的功能與外延進行充分的結合。

筆者認為,建設工程檔案是指在工程建設項目的立項準備、立項申請、決策、建設、驗收、交付使用與維護等過程中形成的能夠體現建筑本身的歷史、為今后確定工程質量責任、解決可能產生的糾紛以及進行后續維護具有基礎性意義的各類紙質或電子介質記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發,確定建設工程檔案的外延。

建設工程檔案的管理,是指對建設工程檔案的收集、整理、保管和利用服務行為。換言之,建設工程檔案的管理是一個系統工程,它始于工程項目的提出,伴隨工程有關建設進程,終于檔案法定保存期限截止,并供工程醞釀建設開始后的各個時代有正當需要的人士和機構查閱。建設工程涉及立項單位、建設單位、建筑單位、監理單位、管理單位等等多個部門,涉及人員及檔案材料眾多,一項建設工程在不同的單位均有相應的檔案材料,因而很難在一個部門形成完整系統的建設工程檔案,具有復雜性。

收集、整理和保管好建設工程檔案,做好建設工程檔案的查閱服務,具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體,建設工程檔案則是人類建筑文明發展的記錄,是研究建設工程歷史文明的基礎材料。同時,檔案是產生工程質量責任和法律糾紛的基本證據材料,對于分清建筑責任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設工程檔案的收集

所謂檔案收集,就是檔案館根據各種線索,到社會上找尋、征集有關的檔案資料。所謂檔案征集是指檔案館以收購、動員捐獻、復制副本等多種有效辦法,將散存在社會上和個人手中的檔案收集進館集中保存的工作[3]。這是從國家檔案館的職能上對檔案收集的定義。從建設工程檔案視角來看,其檔案管理部門眾多,既涉及土地管理部門,建設審批管理部門,環保消防等部門,也涉及業主、建筑單位等,因而就每個單位的檔案管理部門而言,其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多,主要是對本單位各職能部門在項目建設和使用維護過程中產生的各類文件進行找尋、征集。因此,一般的建設項目,其檔案往往由各職能部門及業主、建筑單位等各自管理,只有一些對于國家具有重大意義的建設項目,才可能在一定時期統一由國家檔案館收集檔案。本文僅對單位自行建檔的建設項目檔案管理予以論述。

建設工程檔案收集是檔案管理的第一步,是基礎環節,具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質前提[4]。建設工程檔案是隨著建設項目的醞釀和建設而形成的,往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施,因而相關文件也往往在這些部門保存,一般很少同時向檔案部門提交。因此,檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。如果這些文件不能收集,則檔案管理就成了無源之水,無本之木。

單位建設工程檔案收集應當注意以下問題:

第一,應當注意檔案的收集范圍。建設工程所涉及的文件相當多,從項目的醞釀提出就會產生動議性文件,之后逐漸產生論證文件、決策文件、土地使用權文件、報批文件、設計文件、交付文件、試用文件、維修保養文件等等,這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數字電子文件等。因此,其收集范圍廣泛,并不以是否為本單位制作文件為限,即凡是本單位制作的和職能部門下發的有關該建設項目的文件均在收集之列。收集目標更不以紙質文件為限,電子文件亦是建設工程的歷史記錄,自應收集。

第二,應當注意歸檔時限,及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄,收集時間距離檔案文件產生的時間越長,越有可能發生檔案文件丟失、人員變動導致收集不便等問題。因此,國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴格要求,特別是專項檔案的移交。一般建設項目的歸檔,亦應依法在規定時限內歸檔。

第三,建立單位內部建設檔案歸檔程序。沒有規矩不成方圓,只有把建設工程檔案的歸檔程序確定了,才有可能保證歸檔的順利進行。因此,單位應當通過制定建設工程檔案歸檔程序,明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負責人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設工程檔案的程序等制度,并規定未依據規定作為的應當承擔的工作責任,以保證建設工程檔案的順利收集。

第四,檔案管理人員應當主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設,檔案管理人員就應當主動聯系各部門檔案負責人和專兼職檔案員,了解工程進度和工程基本情況,做到心中有數,在工程結束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應坐在辦公桌前坐等建設工程檔案,這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機。

第五,建設工程檔案收集應當有所側重。檔案收集不能眉毛胡子一把抓,否則檔案館再大也無法滿足檔案收集的需要。因此,建設工程檔案在收集時應當有所甄別,對于工程決策、審批資料,工程設計圖紙,施工材料與施工方案等根本性資料應當盡可能地收集齊全,對于工程建設的評價等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設工程檔案的整理

檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內容,是檔案工作者日常工作的基本內容之一。由于單位建設工程往往在建設之初的命名與竣工或使用時的命名不同,各部門移交的文件材料不規范,或者不齊全,因而常導致單位建設工程檔案的整理困難。因此,單位建設工程檔案的整理是一個較為復雜的問題,單位檔案管理人員應當根據工程與單位實際,采取靈活的歸檔與整理策略和規則,不宜以定式常法為據。

單位建設工程檔案的整理,雖然難以定法對待,但仍有條理可循。

第一,以時間為軸進行單位不同建設工程檔案的整理。檔案是人類活動的歷史記載,檔案的客觀性使其僅僅記錄事件而不對事件進行評述。因此,編年體史書的時間主軸編寫方式非常適合檔案整理。故此,單位存在不同建設工程的,其檔案應當以工程先后時間為序進行編號整理。在整理時應當以工程竣工日期為建檔順序,而不宜以工程批準或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確,一般不存在模糊問題,而批準日期則因工程批準部門較多,日期一般不統一,難以確定以哪一批文日期為準,容易形成標準不統一的問題。同時,有時文件規定的動工日期與實際動工日期不一致,因而也難以作為歸檔整理標準。

第二,同一個工程項目檔案文件的整理可根據工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別,為了便于定期銷毀短期與長期檔案,永久保存部分重要檔案資料,對于檔案材料依據保管期限分類整理頗為必要。

第三,同一個工程項目檔案可根據可行性研究文件、設計文件、工程項目管理文件、施工文件、監理文件、竣工驗收文件、維修保養文件等分類整理。這樣使建設工程的檔案材料更加完整有序,便于日后的檔案查找。

第四,以文檔內容為卷內各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內文檔較多,為便于查找,需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數字組合編寫目錄題名不便于查閱,難以與數字檔案館建設目標相銜接,故此,應以文檔主要事項為題錄,如某某項目可行性報告等。

總之,單位建設工程檔案的整理是一項較為復雜的工作,應當以高度的責任心認真對待,科學整理,既要考慮工作效率,又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀,不能簡單應付。

四、單位建設工程檔案的保管

單位建設工程檔案的保管是根據本單位建設工程檔案的介質和狀況所采取的存放和安全防護措施,主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護以及保護檔案的專門措施等。

一般而言,紙質檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件,如照片和聲像資料,則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質量雖然相對可靠,但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,可能因為溫度、濕度及防磁要求不達標而導致影像質量失真,加之經常性的復制,導致資料清晰度下降,保管成本高。

因此,對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,應當利用現代科學技術加以保存。如對于照片檔案文件,可以通過掃描儀掃描、數碼相機翻拍等技術轉化為電子圖像,然后加以保存,同時對照片采取常規方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料,則可以通過數字技術保存為數字文件,如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件,同時保存原始錄像帶、錄音帶。應當注意的是,在以數字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時,應加注說明性題名,并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等基本資料,以便于查閱。

五、單位建設工程檔案的利用服務

隨著社會信息化進程的加快,信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機構[5],必將廣為信息尋求者所利用。單位內部或因工作需要,或因學習建筑設計,均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設工程檔案的情況。故此,做好檔案的利用服務,是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設工程檔案管理人員應當在法律規定的前提下盡力做好檔案利用服務工作。

第一,利用單位建設工程檔案應當符合法律規定的查閱條件,檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復制服務。單位建設工程檔案有檔案與非檔案,檔案亦有密級之別,故此,哪些檔案可以查閱,哪些不能查閱,哪些機構或人員可以查閱,均需要依法進行。

第二,單位建設工程檔案的利用應當遵循法定程序和單位規定的查檔規則。檔案利用,特別是檔案,應當嚴格按照法律規定的程序,通過申請、核準、查閱等基本程序,而且查閱地點、方法等均須符合規定。

第三,在合法前提下,單位建設工程檔案管理人員應當積極提供查閱檢索服務,運用以“利用者為主體”的管理樹立以“利用者第一”的觀念[6],必要時應向查閱者說明檔案文件的背景、內容和文件變遷歷史過程,以便于查閱者能夠迅速準確的獲知需要的信息。

第四,單位建設工程檔案管理部門應當著力建造檔案的電子檢索系統,并提供電子查閱與紙質查閱的共時服務。面對越來越多的檔案材料,靠人工檢索費時耗力,效率低下,故此,建設數字檔案館是檔案館建設的基本趨勢,應該努力建立紙質檔案的電子檢索數據,方便查閱。

單位建設工程檔案的管理是一項復雜而意義重大的工作,不僅要求檔案管理人員具有高度的責任心和良好的工作技能,還要求單位內部各部門的充分合作與配合。檔案管理人員在檔案的收集、整理、保管和利用服務中,應當做到依法、及時、認真和便利服務,促進單位建設工程檔案管理工作。

參考文獻:

[1] 趙克云.做好工程檔案管理探討[J]. 現代商貿工業,2008,(3):125-126.

[2] 陳玉燕. 談重點建設項目的檔案管理[J].工程建設與設計,2006,(12):102-104.

[3] 馮國安. 檔案收集與開發檔案信息資源[J].檔案與建設,1995,(9):28-29.

篇（5）

工程檔案是指在城市規劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。建設項目的工程竣工檔案移交是工程建成驗收后順利交付使用的前提，也對將來的維修、改建、擴建、生產使用等起著十分重要的作用，那么，如何確保在工程項目竣工驗收合格后六個月內及時向市城建檔案館移交一份合格的工程檔案，這就要求建設單位在檔案形成過程中，加強檔案管理工作。

1 建設單位工程檔案管理工作現狀

1.1 主管部門領導及檔案人員不夠重視，工程竣工檔案質量不高

《中華人民共和國檔案法》雖然一九八八年實施以來，人們的檔案管理意識有所提高，但一些建設單位的主管部門及領導“重建設，輕檔案”，對檔案管理工作在認識上存在誤區，認為檔案工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏正確的認識，對工程竣工檔案的移交工作重視程度不夠；同時檔案人員在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德和辦事細心的工作態度，導致工程竣工檔案缺失，一旦建設項目竣工使用后城建檔案館催要工程資料時就突擊整理工程竣工檔案資料，這就是工程竣工檔案質量不高的重要原因。

1.2 缺乏制度約束，竣工檔案資料不完整

一些建設單位由于缺乏檔案管理工作的相關制度，沒有專門的檔案管理部門及人員，導致檔案管理不規范。在項目建設中，檔案的管理工作通常由項目管理人員兼職，而項目管理人員只重視項目的質量、進度管理，而忽略檔案的管理，將一些工程檔案資料隨意亂放，一旦工程結束調離崗位，資料也就不了了之，使檔案資料缺失；還有一些項目管理人員在項目實施過程中，一人多崗，工作任務繁重，沒有時間檢查、整理日常的工程檔案資料，導致工程竣工檔案不完整。

1.3 檔案管理人員專業素質低，檔案管理不規范

建設單位項目管理人員十分注意工程技術管理人員的“高配”，尤其重視專業技術能力，但對項目建設的檔案人員卻沒有專業要求，往往用非專業的人員來“湊合”。因此，盡管一些建設單位對檔案傾注了很大精力，一些資料員也盡心盡力，但由于不懂得建設項目的實施程序、不懂得檔案管理的專業知識、也不懂得及時收集、檢查設計單位、施工單位、監理單位的檔案資料，其工作成果很難達到專業水準和國家規范要求，導致工程竣工檔案不規范。

2 工程竣工檔案管理的有效措施

2.1 思想上重視是做好工程竣工檔案管理工作的前提

思想上重視要從領導做起，只有領導重視、管理人員重視、檔案員重視才能形成“合力”，認真督導檢查，定期或不定期地進行評比，避免檔案工作的大量堆積，確保建設項目實施過程中各個檔案部門都積極主動地做好檔案管理工作。

2.2 建立健全檔案管理制度是做好工作的基礎

工程建設項目規模大、周期長、資料多，特別是涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等多家單位，所以要想工程竣工檔案規范化、標準化，僅靠檔案主管部門或建設項目管理部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，建立健全檔案管理制度是必要的，也是必須的。要明確項目領導責任制和各級崗位責任制，將工程檔案管理納入項目建設管理程序。同時，在與施工單位、設計單位、監理單位簽訂合同時，將檔案資料的收集整理工作列入合同條款，并與合同價款支付掛鉤，使工程竣工檔案管理工作從項目立項開始，貫穿于項目管理全過程，與工程建設同步進行。

2.3 加強工程檔案人員的業務培訓，配備能勝任的工作人員

建設單位是工程竣工檔案移交工作的負責人，要組織參建單位項目管理人員、技術人員、檔案人員參加業務培訓，使工程人員了解檔案的管理知識，檔案人員了解工程建設程序和專業知識，學習檔案業務、管理理論、工作方法、計算機使用等相關知識，提高思想認識和業務水平，同時深入施工現場，對建設項目實施過程中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等進行收集、整理、歸檔，確保檔案資料的有效性、安全性、完整性，使工程竣工檔案管理工作規范、有序、優質地完成。同時，在工程項目建設過程中，現場的管理機構中要有一位負責人分管檔案資料工作，配備能勝任工作需要的檔案管理的專門機構和人員，特別要注意設備、地下管網、煤氣、通信、供水等資料的收集整理工作，確保建設項目交付使用后，工程竣工檔案資料的完整性。

3 建設單位做好工程竣工檔案管理工作的意義

3.1 工程竣工檔案是工程建設項目全過程的最原始、最真實的記錄，是進行工程維修、改建、擴建、組織生產的寶貴的信息資源。管理工程的人員會變化、會調動、要衰老、甚至死亡，而工程竣工檔案則是城市建設領域資源儲備的寶庫，是各種隱蔽工程的眼睛。只有以工程竣工檔案為依據，才能對工程項目進行科學的改、擴建和管理，才能克服盲目性，避免不必要的浪費和損失。

3.2 工程竣工檔案體現一個城市的建設規模和經驗。城市建設的成果有建筑實體和工程竣工檔案兩部分，工程竣工檔案詳實地記錄工程建設項目的全過程，體現建設者的思想水平、技術水平和一個時期的建設水平，是城市建設規模和經驗的總結。對城市的發展規劃和現代化建設起著積極的重要的作用。

4 小結：

檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代，利在千秋的重要事業。建設單位的項目管理人員都要全面提高做好工程竣工檔案的思想認識，樹立為建設項目服務的正確理念，努力提高專業技術水平，積極主動地做好工程竣工檔案的管理工作，實現檔案管理工作的自身價值，為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻：

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[3]周景偉;知識經濟時代高校檔案管理研究[D];大連理工大學;2002年

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篇（6）

中圖分類號：TV2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）01（c）-0239-01

所謂檔案信息化，就是將室藏檔案作為基本依據，在不改變檔案原來信息內容的原則下，對檔案的存在形式做一改變，即用信息手段對檔案進行規整，同時又保證檔案本身的完整性與統一性，使檔案信息社會化、自動化，實現檔案資源共享。檔案信息化建設是指利用高新技術手段，將傳統介質文件（紙質文件、聲音文件、視頻文件）和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動的通稱；是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。在工程項目中如何加強工程檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵，也是檔案工作向現代化邁進的必由之路。筆者結合自身的工作經驗，現對檔案信息化、檔案信息化建設及工程檔案管理提出幾點體會。

1 在檔案信息化過程中應遵守以下原則

1.1 規范性原則

檔案信息化建設需要制定完整統一的規范和標準，這是提高工作質量和效率的關鍵。在進行館（室）藏檔案信息化的過程中，有兩種形式：一方面是指將館（室）藏的檔案經過利用現代各種輸入設備技術輸入到計算機中，形成數字化信息；另一方面是指館（室）中可以直接接受電子類型的文件。這兩種形式，都要遵照規范性原則進行，因此，要制定相應的標準和規范，促進數字化檔案的良性發展，保證數字化檔案的標準化和規范化。

1.2 安全性原則

隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

1.3 效益性原則

由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，要根據自身的能力、館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。

2 促進檔案信息化建設的幾點建議

2.1 調整檔案管理人員的知識結構，提高員工素質

為了適應檔案信息化建設的需要，檔案人員首先要具備一定的科學文化基礎知識，還應具備扎實的檔案學理論知識，以解決檔案信息庫建設中出現的新問題、新情況。還要有一些自然科學、社會科學及邊緣科學的專業知識。一方面，檔案信息是一種載體，檔案工作者要發揮檔案信息的社會效益，就要熟悉檔案的內容，掌握檔案內容所涉及的知識；另一方面，檔案工作者在對檔案進行收集、整理及管理的過程中，始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各項工作。如果檔案人員不熟悉專業知識，在日常的管理工作中就無法完成自己的本職工作。

2.2 提高檔案信息化水平技術

對于工作人員配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作；檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程；對上網信息進行密級界定。

2.3 提高檔案信息管理水平

加快檔案信息化基礎設施建設。建設數字化檔案館，繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平；加強檔案目錄數據庫建設。要充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄；加強電子檔案歸檔管理。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。最后實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務網絡化。

3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向

工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。為完善工程檔案的建立，提出以下幾點建議。

（1）加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度和標準體系，為檔案信息化建設奠定有利基礎。檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式，統一的軟件程序，統一的技術標準，統一的工作規程，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。

（2）加強協作，確保建設順利。檔案信息化建設在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。在工作中只有堅持協作的原則，加強與各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合，才能保證這項工作在各階段的順利實施。

（3）檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。

（4）加強檔案信息安全保障體系建設。在加強檔案信息化建設的同時，應把檔案信息安全放在突出位置，確保管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息失密、泄密和丟失。

總之，隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。在工作中利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能促進檔案信息化建設與社會信息化同步發展，還能推進我國檔案事業的不斷進步，為新時期檔案事業的發展做出新的貢獻。

參考文獻

[1] 夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010（3）.

篇（7）

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（b）-0184-01

所謂檔案信息化管理，依靠科學的思想和組織管理力法，在滿足法律規章制度的要求前提下，憑借信息技術、網絡技術等高科技手段，在行政主管部門的指導下，來提高企業檔案信息的利用效率。檔案信息化管理不僅僅局限于擺脫以往手工進行檔案管理，在管理模式上也有了革命性的變化。而大量數據的安全問題是由于網絡環境、應用環境、操作系統、應用軟件等存在安全漏洞的隱患所產生。需要得到廣泛關注，并積極實現檔案信息化管理手段現代化。

1 信息化檔案管理安全隱患

1.1 檔案信息化建設基礎較薄弱

檔案網站建設質量重視不夠，且在開展信息化建設的部門、單位和企業中發展也不平衡，一些單位和企業的檔案信息化建設發展不平衡，技術、資金不足，重視不夠，基礎條件薄弱。

1.2 檔案信息管理與其他信息管理脫節

由于檔案工作與其他各生產管理環節相脫節，很難實現系統間的聯系，而且存在檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，雖然文檔一體化管理是檔案信息網絡化管理的發展方向，但是進行文檔一體化管理未能實現檔案信息管理與其他信息管理的有效銜接。

1.3 檔案信息建設管理人才缺乏

從目前看，檔案部門缺乏現代高技術、專業性人才，檔案信息化建設需要深厚的檔案學基礎理論，但因經濟原因，使得信息化管理人才投入小，后繼人才缺乏。

2 檔案管理實行信息化建設的必然性

簡單來說檔案信息化就是為社會進行服務的一個過程。通過學習來滿足檔案管理發展的需要，并不斷改進和加強信息化檔案的服務意識和管理意識。必須要做到的轉變觀念、以檔案的相關數字化信息對實體進行保管的管理方式。檔案管理會隨著科技的不斷進步改變以往被動服務的模式，解放思想、再者就是加強檔案工作者的工作能力，管理模式的不斷改革和完善，同時也對檔案管理的工作人員的能力提出更高的要求。要擴大利用、提升檔案工作以及檔案的價值。使得檔案管理中的功能能夠取得充分的應用和發揮。拓展檔案管理的資源信息利用延伸到相關單位自身的信息化中，對于那些利用頻率高的、重要的、比較容易受到損傷的檔案進行數字化轉變，檔案管理中前后并進的理念，要堅持對于信息源頭的挖掘，將復雜轉變為簡單、將簡單轉變為規范，來滿足快速檢索利用以及檔案信息共享的相關需求。還要加快對于藏書目錄相關數據庫的建設，歸類總結基建檔案、會計檔案、實物檔案、照片檔案、設備檔案、文書檔案等，并進行質量監控。納入檔案管理范疇以滿足本單位現代化、信息化的條件，要加強實際的系統應用效果實現，對于電子檔案進行電子文件的管理有效化保證長期可讀、完整、準確、真實性。檔案信息化建設總體規劃必須要對于本單位的實際發展目標和自身特點進行分析，有利于今后的發展建設。

3 進行檔案信息網站的有效建設

檔案網站是通過網頁的途徑來進行檔案信息的提供和服務，是對于檔案實行數字化轉變的主要目的，也就是企事業單位的在網絡上成立的信息站點，是信息化檔案發展的重要手段和目標，實施檔案資源的網上咨詢查找電子文件直接提供或者實時歸檔。

（1）對于本單位的相關部門的各項信息進行資源共享和統籌考慮，應該將檔案管理體系納入企事業單位的相關信息管理系統中，在進行信息化檔案建設的時候，實現系統一體化建設，實現系統管理中的綜合效益。

（2）選取適合的具有升級換代功能和開發功能才能夠對于計算機的實際優勢充分發揮，只有符合進行網絡管理的條件才能使得檔案管理體系是成為有效實現檔案上網途徑的條件之一，夠使得相關檢索功能變得強大，為不同的用戶提供高效優質的服務。

（3）標準化相關網絡設備，要使未來發展或者現今的主流產品，選擇的產品要符合我國內外的相關標準，能夠確保產品進行及時的更新換代從而有效的提供服務。并且能夠獲得國內外有著雄厚實力的軟硬件公司或者廠家的支持，從而有效的減少在進行檔案管理過程中因為項目、格式、設備、人員等的變化而造成傳遞信息障礙，數字化檔案是通過對于先進的技術手段的應用來將各個部門的實體檔案的相關載體進行數字化的加工，從而有效避免重新開發設備配置要科學合理。

（4）進行檔案信息數字化的逐步實現。檔案資源信息的數字化是進行檔案原件保護的重要手段之一，決定了傳統檔案館與熟悉檔案館的互補、共存。是進行信息化建設檔案的基礎和前提，同樣也是進行數字檔案相關業務信息管理體系構建的首先需要考慮的功能之一。從而建立起檔案數據庫目錄，對于企事業單位有著各自不同的需求優勢，全文數據庫在相關網站上進行，進行檔案資源的相關數字化進行整體分析、重點挖掘、逐步解決。對于檔案資源館藏的全文數字化并不是將所有的都進行數字化處理，而是他們都發揮著自己獨特的功能，對于各個設立檔案的相關單位文件和檔案著錄格式、項目、內容和數據庫結構等進行了統一的制定規劃。數字化檔案建立并不會表示傳統檔案的消失。

（5）規范化、標準化是檔案數字化、信息化的主要內容。規范化、標準化對于現代化檔案管理的重要衡量標志。對于其檔案數據庫的文檔格式硬件、軟件數據指標等進行規范和統一，結合自己的實際發展需求和特點進行相關管理標準系統的制定，從而達到方便以后電子目錄實現檔案館管理之后的數據資源共享，并有效避免了因為軟件的差異而導致的數據不能讀取和轉換的問題。進行檔案信息化發展和建設的重要內容，是事業單位可以參考國家進行推薦的一些管理信息化標準。這樣通過實踐過程進行完善才能夠逐步的加強現代化的檔案管理發展速度，在建設檔案目錄數據庫時，要按照我國相關規定執行，并且要方便實際操作，從而有效的起到良好的防范作用。

4 結語

篇（8）

檔案管理工作屬于企業及事業單位工作之中十分重要的組成部分，其中，人事檔案記錄了人才流動情況，記錄人員工作履歷，學業以及和人才相關的內容，這些信息對于事業單位進行人事調動，以及員工職位升遷工作都有重要意義。因此，本文從檔案管理的角度，分析檔案管理工作存在的問題，并且在此基礎上探索未來的事業單位進行人事檔案管理電子化建設有效路徑。

一、事業單位中人事檔案管理存在的問題

(一)檔案管理電子化程度低

檔案的電子化管理不僅能夠簡化檔案保管工作的流程，還能夠提高檔案管理工作的工作質量，但是現階段大部分行政事業單位并沒有實現人事檔案的電子化管理，這類問題主要集中表現在檔案管理軟件以及硬件設施較為落后上。人事檔案的電子化管理工作不僅需要事業單位相關領導的足夠重視，還需要事業單位其他部門的主動配合以及相關軟硬件配套設施的支持，只有獲得相應的設施以及人員的配合支持，檔案電子化管理工作才能夠順利開展。但是目前很多行政事業單位缺乏對檔案電子化管理工作的足夠重視，與此同時對于檔案管理的建設工作也缺乏足夠的人員和資金支持，另外，事業單位并沒有針對檔案電子化管理建設工作建立獨立的部門管理體系，用于檔案建設的資金無法支持正常的建設工作，即便是有足夠的資金支持，許多事業單位并沒有將資金的使用效率發揮到最大，這些問題都在一定程度上限制了電子化檔案工作的建設發展效果。

(二)檔案電子化管理工作人員不足

任何集體要想實現長久的發展都離不開相關人才的支持，同樣事業單位要想提高電子檔案管理效率，建立電子化檔案管理工作體系就必須要有足夠的人員配備。目前，在很多事業單位內部不僅缺少對檔案電子化工作的資金支持更缺少相關的專業人才儲備，缺乏具備理論和實踐經驗的專業檔案管理人才?，F階段很多事業單位內部負責檔案管理工作的人員年齡普遍偏大，創新能力和接受新事物的能力明顯不足，甚至在一些事業單位中并沒有專門的檔案管理部門，主要由人力資源部門負責相關的檔案管理工作，由于人力資源管工作者往往缺乏專業的檔案管理知識，更缺乏專業的檔案管理培訓經驗，在檔案管理工作上認識不足，這樣無疑降低了檔案管理工作的工作效率和質量。因此，檔案管理人才的缺乏已經成為制約事業單位檔案電子化管理工作的關鍵因素。

(三)檔案資源開發與利用不足

隨著互聯網信息技術的不斷發展，電子化管理工作涉及的范圍也越來越廣泛。在事業單位的檔案管理工作中，檔案工作者需要擁有一定的權限并且對單位內部員工的相關資料信息有一定的了解，基于這樣的需求導向，檔案管理工作的流動性需求也隨之明顯提升。現階段要想破解檔案管理工作的流動性需求就必須要加快推進檔案管理電子化建設工作，以此提高對檔案資源的利用效率。然而根據目前事業單位發展的普遍情況來看，在電子化建設過程中往往會出現難以滿足檔案管理工作流動性需求的問題，檔案資源共享程度不足，整體利用效率低下，因此檔案管理工作質量必然提高，促使檔案資源的共享程度不斷提高，促進檔案管理的發展。

二、事業單位人事檔案管理的電子化建設

事業單位在人事檔案管理的過程中，需要注重電子化的建設，電子化能夠大大提高檔案管理的效率，降低人力物力以及資金的投入，在保證檔案管理質量的基礎上，能夠有效的提高檔案管理效率，以下從三個方面進行了分析：

(一)提高檔案管理系統電子化建設速度

事業單位要想加快檔案管理的建設工作就必須要提高對檔案管理系統的重視，對此單位內部必須要提供足夠的資金和人力支持，了解當前檔案管理工作的主要建設方向，重視檔案管理工作的針對性和具體性建設內容。事業單位要在充分調查研究的基礎上，加快檔案管理系統的智能化和先進化建設，提高系統和檔案管理工作的融合度。另外事業單位還要對檔案管理系統進行加密處理，防止人員信息的泄露。

(二)重視檔案管理工作的軟硬件建設

為了確保檔案管理工作的可持續發展，事業單位必須要重視檔案管理的軟硬件設施建設，加強對電子化管理工作的宣傳力度，獲取單位內部各方人員對軟硬件設施建設的支持，提高檔案管理電子化設備的配備水平。同時，單位內部還要安排專門的機構和人員負責相關的檔案管理工作，推動檔案管理部門的層次化以及細致化建設，規范案管理工作流程，確保單位用于檔案管理建設工作的資金能夠用在實處，發揮其應有價值，從整體上提高檔案管理工作的實力。

(三)引進檔案管理電子化專業人才

根據目前事業單位檔案管理工作存在的主要問題，吸收和培養專業的檔案管理人才已經成為目前提高檔案管理工作質量的重要手段之一。對此事業單位內部要建立完善的人才培養機制，對檔案管理人員進行定期和不定期的培訓，還要建立相應的考核制度，考查其相關的專業知識和實踐技能。另外事業單位還可以通過人才引進的方式，提高單位檔案管理工作者的整體素質，推進檔案管理工作的快速發展。

三、結語

綜上所述，在事業單位的人事檔案管理之中存在諸多問題，主要包括檔案管理電子化程度低、檔案電子化管理工作人員不足、檔案資源開發與利用不足。因此，應當提高檔案管理系統電子化建設速度、重視檔案管理工作的軟硬件建設以及引進檔案管理電子化專業人才。

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篇（9）

中圖分類號：TP391 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）025-000-01

信息化的快速發展為事業單位檔案管理工作帶來機遇的同時也帶來了挑戰，傳統的以紙質為媒介，通過人工錄入方式進行的檔案管理已經不能滿足現代社會的要求了。我國檔案管理只有實現轉型，才能符合事業單位實際發展的需要，發揮更大的作用。在我國檔案界已經有很多人開始探索實現檔案管理工作信息化的有效途徑了，真正實現這個目標任重而道遠。

一、事業單位檔案管理工作的現狀分析

全球信息化的飛速發展使得大部分事業單位開始了檔案管理信息化的建設，但是效果不是很明顯，在建設的道路上遇到了很多的阻礙。

首先，事業單位檔案管理工作沒有受到應有的重視。檔案管理在一個事業單位的運行過程中有著不可替代的作用，檔案定時的分類整理使得事業單位的工作變得清晰，同時也提高了資源的共享程度。然而，很多檔案的使用者或者事業單位的領導者沒有一個對檔案管理工作的清晰的認識，忽略了對單位檔案管理的建設，資金投入過少使得檔案管理的軟硬件水平不能提高，檔案管理工作人員素質能力過低。

其次，我國檔案信息資源的開發有限，有效供給嚴重不足，在對信息資源進行采集加工的過程中出現過多重復勞動。目前，我國的檔案開放比例很低，數據庫容量少，巨大的信息資源沒有得到有效的利用。

最后，缺少符合事業單位檔案管理工作要求的系統，軟硬件設備不能滿足事業單位大量的檔案信息的要求。

二、事業單位檔案管理信息化建設方式

目前我國事業單位檔案管理存在著許多的問題，存在問題是正常的，可是我們不應該忽略問題的存在，反而應當對具體的問題進行具體的分析，然后進行解決。為了更好地適應信息化的社會發展，事業單位檔案管理部門應當及時尋找問題根源并且進行解決，以便滿足檔案信息使用者的要求。

1.制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內外網的檢測，對上網的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業單位的檔案管理工作。

2.加大對檔案管理的軟硬件設施建設

傳統檔案多為紙質資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環境的要求也變得簡單。這就需要事業單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

3.加強對事業單位檔案管理者的專業素質培養

由于信息化滲入事業單位檔案管理工作，檔案管理的方式發生了很大的變化，管理的范圍也擴大了，因此對檔案管理者能力的要求也有了一定的提高。事業單位應當加強對檔案管理者的專業素質的培養，檔案管理者應當具備一定的對計算機、軟硬件技術的了解，能夠有效管理信息化后的檔案。事業單位應該注重提高檔案管理人員對其工作的重視程度，同時對檔案管理者進行專業能力的考核。

三、事業單位檔案管理信息化建設的重要意義

1.檔案管理的工作變得簡單

由于傳統檔案以紙質資料為主，紙張容易變脆老化，對資料進行采集、整理、儲存、保護的過程量太大。信息化之后，檔案多以文字為主，管理人員通過建立電子網絡平臺，電子錄入的方式即可實現對檔案的收集整理，而且信息所占的空間變小，便于儲存及管理，同時之后的檔案管理工作變得簡單易行，只需對系統進行定期維護即可。

2.檔案使用者使用更加方便

過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現信息化后，檔案使用者通過網絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。

四、總結

隨著信息技術的全面發展，傳統的檔案管理工作已經不能適應社會對檔案管理的要求。檔案管理只有進行改革，轉變檔案管理模式才能形成高效便捷的檔案信息化管理。但是我國的檔案管理工作還處于探索階段，與其他國家還有很大的差距，不能很好地滿足大眾的需求，因此，需要事業單位加強對檔案管理工作的完善，同時也需要計算機軟硬件公司設計生產專業有效的檔案管理系統。

參考文獻：

篇（10）

關鍵詞：

事業單位；檔案管理信息化；意義；策略

中圖分類號：

F49

文獻標識碼：A

文章編號：16723198（2014）22016402

隨著我國社會經濟的快速發展，事業單位的現代化管理模式也在不斷完善。對于事業單位內部各種各樣的檔案，有些事業單位還沒有做到完善有效的管理。事業單位的檔案管理不僅會對單位領導者的決策產生一定的影響，也影響到單位內部人才的培養和考核。目前，隨著計算機網絡信息化的產生和各種各樣的檔案管理軟件的誕生，我國事業單位的檔案管理工作也逐步邁向現代信息化。所以說，事業單位的檔案管理信息化建設是現代化發展的必然趨勢。

1事業單位檔案信息化管理的特點

1.1比傳統檔案存儲更有環境優勢

企業傳統的檔案管理工作主要就是依靠紙張來對檔案進行記錄，由于紙張自身的因素，很容易遭受蟲蛀，在比較潮濕的環境下還非常容易發霉，所以許多檔案資料都不能實現長久的保存。并且在對檔案保存的過程中，還必須要考慮保存檔案資料的外界環境，時刻保證檔案的完整性，不被各種因素所破壞。這就導致傳統的紙質檔案存儲工序太過復雜繁瑣，對人力資源的消耗量也比較多。如果將檔案管理實現信息化，就完全可以將單位的各種檔案資料直接存儲到計算機電子磁盤中，還可以將各種檔案進行備份，與傳統的紙質檔案存儲管理方式相比，檔案的信息化管理對環境的要求僅僅是干燥無磁場，既保證了檔案的安全性，又節省了空間、人力，比傳統的檔案管理更具環境優勢。

1.2檔案的使用、查詢更加方便快捷

傳統的檔案管理方式中，檔案的整理、分類、存儲工作非常復雜，如果要對一份檔案進行查詢、借閱那么程序也是很繁瑣。而檔案管理實現信息化管理之后，可以迅速查找出我們所需要的各種檔案資料。并且在查詢檔案資料時，查閱流程非常方便，還可以保證檔案資料的完整性，絲毫不會對檔案以及檔案的存儲環境造成破壞。所以說，檔案的信息化管理在使用和查詢上都非常方便、快捷，比傳統的檔案管理方式占有較大的優勢。

2檔案管理信息化對事業單位的作用

事業單位的檔案管理信息化建設對單位的現代化建設具有重要的意義。檔案信息化管理可以更加深入地開發事業單位的檔案信息資源，在事業單位內部實現了檔案信息資源的共享，有利于單位人員對檔案的信息更加方便快速的查閱、檢索，提高了事業單位的工作效率。

2.1檔案管理的信息化建設為事業單位的信息化建設指明了方向

檔案管理是事業單位內部管理中重要的組成部分。隨著現代化計算機電子設備在企業內部的廣泛應用，隨之也產生了許多電子信息文件，如何提高這些資源的共享性，正確高效地將這些資源實現有效的管理、儲存和運用，成為事業單位檔案管理工作必須要面對的重要問題。而檔案管理的信息化可以有效的將這些檔案資源進行逐一的分類管理，不僅保證了單位內部資源的安全性，還促進了單位的信息化管理。

2.2檔案管理信息化建設改變了傳統檔案管理的方式和途徑

檔案管理信息化使檔案有原來的以紙質為媒介、以人工錄入為方式逐漸轉變為以電子、網絡為平臺，計算機錄入的方式；同時，檔案管理的信息化也使檔案管理的職能得到了一定的拓展，由檔案管理傳統的保存與運用職能，轉變為對檔案信息資源的采集、存儲、管理以及提供各種服務。另外，檔案管理信息化還有效處理了傳統檔案管理在時空上的沖突，檔案信息化管理可以使我們在任意的網絡位置，任意的時間快速查詢到我們所需求的檔案信息資源，大大解決了時間、地點的限制，提高了事業單位檔案資源的利用率，起到了服務事業單位和促進檔案管理建設的雙重作用。

3事業單位檔案管理信息化建設的建議

3.1加強事業單位檔案管理的信息化

要想完善事業單位檔案信息化管理的建設，必須要提高事業單位檔案管理人員對檔案管理信息化的認識，不斷提高檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度，深化檔案的信息化管理，使事業單位檔案管理人員充分認識到檔案管理信息化的優勢和意義，逐漸接受檔案管理形式的新轉變，支持檔案信息化管理建設工作。另外，還要對事業單位的檔案管理人員進行定期的教育培訓。通過對事業單位檔案管理人員的計算機技術培訓，快速提高檔案管理人員的計算機操作水平，只有檔案管理人員的計算機操作水平得到一定程度的提高，才能保障事業單位檔案管理工作的順利進行；同時還要提升檔案管理員的信息獲取能力、鑒定能力以及評估能力，促進檔案管理人員各項專業能力的不斷提高，使檔案管理人員在進行檔案管理工作時能夠充分發揮出自身的價值，促進事業單位檔案管理信息化的有效實施。

3.2明確事業單位檔案管理的最終目標

隨著事業單位科學化和現代化管理的逐漸深入，事業單位的檔案管理更應該以信息化管理作為保障，在現代科學技術和網絡信息手段不斷更新的大環境下，信息技術已經成為事業單位檔案管理工作中必不可少的工具。所以，事業單位管理者必須要在單位檔案管理的目標中及時明確信息化管理這一發展方向，通過網絡技術的信息化，對事業單位的檔案管理工作實現徹底的改造，將現代化的信息技術真正融入到事業單位的檔案管理工作體系中，只有這樣，才能更為明確的指引事業單位的檔案管理目標，才能將事業單位檔案管理的各項工作業務變得更加的準確、快捷和方便，從而使檔案管理工作更好的為事業單位、廣大群眾以及社會進行全面的服務。

3.3加強事業單位檔案信息化管理平臺的建設

對于事業單位檔案管理信息化建設來說，信息技術是事業單位檔案管理工作中最核心的部分。信息技術不僅可以提高企業的工作速度和安全性，還逐漸深入到各行各業，成為各個行業工作中不可缺少的工作手段?？茖W有效的檔案信息化管理手段可以加強單位內部各種檔案的錄入、檢索、整合以及存儲等多項工作，使復雜、無聊的信息數據統計和材料傳送工作變得簡約方便。事業單位的檔案管理中實現信息化管理，可以利用信息化平臺，在事業單位內部實現資源的共享，通過網絡信息平臺幫助單位內部的工作人員共同解決工作中各種問題，使工作人員之間可以經常溝通并交換意見，并方便單位內部人員及時的查找、檢查、調整、檔案信息，使單位的檔案管理工作變得更加系統、科學和規范。所以說，加強檔案信息化管理交流平臺的建設可以有效地加強事業單位的檔案管理工作，將網絡信息化技術及時應用到事業單位的實際的工作中。另外，在事業單位的檔案管理信息化工作中還可以引進先進的計算機技術，將單位檔案進行合理地保管，不斷提高檔案管理和保存的安全性，為現代化信息技術在事業單位檔案管理工作中的逐漸深入利用奠定一定的基礎。

4結束語

總而言之，隨著我國社會經濟進步與科技技術發展，檔案管理信息化成為事業單位現代化管理的必然趨勢。檔案管理的信息化保證了單位檔案的準確性和安全性，使事業單位的管理更加科學有效。所以事業單位的管理者必須要緊跟時代的發展，采取必要的措施，完善檔案管理的信息化建設，明確單位檔案管理的目標，將傳統的檔案管理與信息化管理相結合，并采用先進的計算機技術與網絡平臺，對單位的檔案實施數字化信息管理，不斷提高檔案管理工作完整性和時效性，不斷提高事業單位的現代化管理水平。

參考文獻

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篇（11）

1．1原始記錄功能設計單位檔案資料涉及到設計圖紙、設計文件變更、技術說明等。這些資料一般以項目為單位，每個項目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項目建設全過程的各項信息，是檔案管理工作的對象和基礎。

1．2使用功能建筑設計單位工作所涉及的工程量大、項目建設復雜，需要以往的其他建設項目的原始數據，從實際工程資料中加以驗證，以保證設計的可靠性和說服性。所以，設計單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復利用性和參考價值。

2設計單位傳統檔案管理

設計單位的檔案資料是一種可以供相關人員長期查閱的信息資源，具有很高的使用價值，因為這些資料記錄了建設項目從立項準備到竣工驗收的全過程。

2．1歸檔內容繁雜因為工程項目的建設周期一般都超過一年，項目所涉及的企業單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時，由于項目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協調和歸檔過程也比較復雜。

2．2檔案材料變更快工程項目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設計、施工、質量上的風險。在項目建設過程中經常出現工程量的變化調整，需要設計方及時對原來的設計方案進行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現工程項目投資不足或者在建設期遇到政府政策性調整等情況造成項目停工維護。此時，設計單位就需要對相關資料及時收集補充。

2．3檔案應用程度高設計檔案記錄了設計工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價值。無論在設計、施工以及竣工各個階段，設計成果必須及時提供給工程建設各方參考應用。因此，設計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個挑戰。

3設計單位傳統檔案管理存在問題

3．1歸檔意識薄弱由于設計人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設計圖紙和編寫相關文件，因此許多設計人員對文件的整理和歸檔不重視。這導致了檔案管理部門與其他相關部門之間的脫節，極大地影響了檔案管理工作的質量。檔案管理人員自身的技術缺乏以及態度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴重影響了檔案處理的效率和使用價值。

3．2管理制度不完善設計單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術設計說明等，這些資料共同構成整個建設項目設計階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎。在實際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環利用遭到破壞。許多設計單位的檔案管理還停留在紙質管理的方式，這種方式的存儲介質單一，很容易因保管不善，造成紙質數據的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時，各項工程信息、工作任務單等資料依然采用手工紙質檔案記錄，并沒有進行計算機的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費的時間成本將加大。

3．3管理技術缺乏目前，我國建筑設計單位的檔案管理方式，正在由傳統的手工紙質化管理轉為現代化的信息管理，但是因為檔案管理部門相對地獨立于其他部門，且沒有受到企業足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術，不具備先進的管理水平，制約了信息管理的發展。隨著工程項目體量的逐年增加，圖紙等相關文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學分類進而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設計單位檔案管理創新方法

隨著設計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統的檔案管理已經落后于實際的文件資料，只有在原有的基礎上進一步對檔案管理進行創新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務化的方向發展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現代化。整個設計單位所有的工程項目和相關文件的管理，要統一而有序。首先，擁有檔案數據信息化的共享平臺，使用者能夠對檔案數據進行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發圖進展和執行狀況的渠道，爭取項目進度控制的主動;最后，規范工程項目的命名，建立具有系統性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務進行科學的分解，清晰地劃分每一個環節的責任人及其職責，并且制定相應的考評指標，避免出現推卸責任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設施，指定嚴格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現代化信息技術為了實現檔案管理的信息化、自動化、共享化，充分提高設計單位對檔案管理的重視，設計單管理者應加大信息管理軟件和硬件的優化，招聘相關的管理專業人才協同工作，最大限度地發揮檔案資料管理的水平，建立起現代化的檔案管理平臺。通過建立設計單位內部使用的檔案信息網絡管理平臺，一方面，將傳統的企業內部資料實行無紙化轉換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質資料通過掃描等方式轉換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。當接收到重要的檔案時，可以利用該平臺共享給各專業相關的人員?，F代化信息技術管理系統的管理平臺與詳細分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術措施，做到及時防范、及時處理。任何訪問數據庫的人員必須經過公司相關領導認定的授權文件及訪問權限才可進入。當使用者需要下載具有保密性質的文檔時，應持有具有相關權限批準權的領導簽字的臨時下載權限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄。(3)建立知識管理服務在新的檔案管理模式下。設計單位檔案管理在進行檔案管理研究時候要充分考慮實際使用者的需求以及在行業內推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運用知識樹的形式從面、線、點的層次出發，將各類設計單位的檔案和相關經驗以及運用的新技術等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續新進設計人員能夠便捷地獲取數據庫資料，并且廣泛推動了行業信息和知識的交流，可以全面提高企業內部設計人員的專業素質，為行業的進一步發展起到了一定的促進作用。(4)加強檔案管理人員的培訓人員作為管理系統的核心，起到至關重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓，在學習和實踐中提高檔案管理的技術和能力。在不斷發展的同時結合科學的信息化檔案管理手段，切實有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計算機信息領域，全面了解計算機技術，充分利用現有的信息共享平臺進行數據資料的處理與更新，這些工作關系到檔案數據的及時性和準確性，因此不可以懈怠。