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隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國迎來了高新科技引領企業(yè)發(fā)展的時代，為順應當前時展狀況，檔案管理工作要做出與時代相對應的變革，創(chuàng)新檔案管理模式，使得檔案管理工作能更好的為企業(yè)發(fā)展所服務。

1 企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案是在企業(yè)發(fā)展過程中所形成的有價值的文字記錄或圖表等，記錄了企業(yè)各個發(fā)展階段的細節(jié)。在日常工作中，由專業(yè)性人才隊伍對企業(yè)的文件進行科學的分類整理，便于以后企業(yè)人員進行查詢。其中記錄的各種信息為企業(yè)提供了可選擇的發(fā)展模式，也使得企業(yè)在發(fā)展過程中能少走彎路，可以作為企業(yè)發(fā)展的理論指導。

具體來說，企業(yè)檔案管理重要性主要體現(xiàn)在以下方面。首先，良好的檔案管理對企業(yè)科技發(fā)展的促進作用，它能激勵企業(yè)健康的向前發(fā)展。其次，檔案是企業(yè)文化凝聚的產(chǎn)物，是企業(yè)文化的實體表現(xiàn)形式，良好的企業(yè)檔案管理反映了企業(yè)對于企業(yè)文化的利用程度。再次，企業(yè)檔案管理能夠很好的使企業(yè)經(jīng)濟效益與社會效益相匹配。最后，良好企業(yè)檔案管理能使檔案做為企業(yè)的理論指導更加的科學化，時代化。

2 企業(yè)檔案管理當前的發(fā)展狀況

良好的企業(yè)檔案管理遵循著以下原則，首先，企業(yè)中各個部門的檔案要有統(tǒng)一的管理部門，管理中實行綜合管理，分類處理，實現(xiàn)檔案管理中的集中管理與分級管理。其次，注重檔案管理的安全性，對企業(yè)檔案進行嚴格管理與保護，避免檔案的泄露與遺失，嚴格遵守保密條例，增強企業(yè)知識產(chǎn)權意識，維護好企業(yè)檔案的安全與完整。

現(xiàn)今，我國企業(yè)本著以上原則進行檔案管理，但在管理過程中都或多或少的出現(xiàn)了這樣或那樣的問題，總結我國企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，主要存在以下幾個方面的問題：

檔案管理制度的不完善。包括檔案整理籠統(tǒng)，歸檔責任人不明確，歸檔范圍不明晰，這些都體現(xiàn)了檔案管理水平的落后。如果在崗人員職位不變也罷，如果稍加變動，檔案的不連續(xù)、無規(guī)則的管理狀態(tài)就體現(xiàn)出來，將給檔案的查找?guī)砗艽蟮穆闊Ｍ瑫r又由于近年來全球經(jīng)濟下滑，人員的精簡在很多企業(yè)發(fā)生，由于檔案管理人員很少，使得檔案整理的任務相當繁重。檔案管理的環(huán)節(jié)很多，若是提高管理水平，其中任何一項環(huán)節(jié)都不能落下，不僅要求管理設備的提高，從業(yè)人員的素質，領導的重視程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。

當前科技信息發(fā)展迅猛與企業(yè)檔案管理歸檔單一化不相匹配。當前高新技術的發(fā)展，給企業(yè)帶來了自動化、數(shù)字化與網(wǎng)絡化，利用信息技術可以有效的使得企業(yè)檔案管理變得簡潔。通過將檔案資源整合到自動化管理系統(tǒng)中，就能檔案的無縫連接，并對檔案加以保存與隨時的利用。由于企業(yè)檔案管理思想的落后，這些高新科技并沒有很好的應用到檔案管理當中去，檔案管理自動化在企業(yè)中的運用空間還很狹小，這使得檔案在管理上很不方便。

企業(yè)檔案管理的不科學、不規(guī)范。在許多企業(yè)的檔案室中，我們很容易發(fā)現(xiàn)一些檔案的檔號不規(guī)范，一些檔案缺少卷內目錄，以及案卷混亂的問題，這是檔案管理不規(guī)范的集中體現(xiàn)。在查閱相關檔案時候，會發(fā)現(xiàn)檔案的調閱極不便利。

從事檔案管理人員的素質不高，表現(xiàn)在專業(yè)水平不高。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅要求設備的現(xiàn)代化，還要求從業(yè)人員具有先進的科學知識，能夠對新設備進行使用和維護，。但就目前我國大多數(shù)企業(yè)來看，檔案管理人員還僅僅從事著文件的收發(fā)、歸檔與查找。對于現(xiàn)代化管理的基本知識還處于不了解階段，對于現(xiàn)代設備的使用，能熟練掌握使用技能的從業(yè)人員更是稀少，新時期的檔案管理對從業(yè)人員的專業(yè)水平要求很高，對檔案管理人員如不進行后期的培訓學習，那么在人才這一方面，它會成為阻礙企業(yè)檔案管理水平提升的短板。

企業(yè)檔案管理效率低下。企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、標準化是企業(yè)檔案管理的基本要求。檔案管理普遍存在問題是，大量卷宗的質量不高，搜索工具不完善。一些企業(yè)檔案的整理并不符合國家檔案局的標準。在文件檢索方面，大部分企業(yè)還是傳統(tǒng)的手工檢索，機器檢索在企業(yè)中所占的比重很小。文件檢索要求的精度很高，人工操作代替機器操作并不能很好的完成文件檢索的精度標準。

對于檔案信息的整理、編研投入力度不足。檔案的編研可以做為企業(yè)制定發(fā)展目標的參考。大多數(shù)企業(yè)的情況是對于信息的編研不是很重視。編研人員的選取沒有從專業(yè)技術方面考慮，只是隨意的指派。這就造成了編研產(chǎn)品的層次低下，信息量不足，不具備很大的參考價值。

3 創(chuàng)新管理模式，提升企業(yè)檔案管理水平的一些措施和建議

檔案管理模式的創(chuàng)新，首先，要注重理念的創(chuàng)新，理論指導實踐，實現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，首先要解放思想，轉變傳統(tǒng)觀念和意識。其次，要注重檔案管理的機制創(chuàng)新，通過總結當前經(jīng)濟發(fā)展形勢下對檔案管理工作的要求，逐步建立起與經(jīng)濟發(fā)展相匹配的檔案管理模式。譬如，各項管理的規(guī)章制度要符合當前經(jīng)濟發(fā)展形勢。最后，要注重管理手段的創(chuàng)新，借助當前高新技術發(fā)展的強勁勢頭，將信息技術融入到企業(yè)檔案管理中，成為提升檔案管理水平的最大助力。利用信息技術使得檔案管理變得方便簡潔。

具體來說，檔案管理模式的創(chuàng)新可以從以下幾個方面著手。

強化檔案管理體系建設，完善檔案管理制度與監(jiān)督體制。檔案管理體系的形成具有階段性，檔案管理模式符合企業(yè)各個階段的發(fā)展情況。各個階段檔案管理體系的形成要有明確的目標責任人，實行問責制，加強檔案管理的監(jiān)督機制，由于在不同的過程中，不同的運用對象其目的是不一樣的，管理人員可以根據(jù)具體的情況加強監(jiān)管的措施。

對檔案進行細致化分類，科學合理的進行歸納整理。檔案管理是一系統(tǒng)的工程，檔案管理的好壞會直接影響企業(yè)其余各部門的工作質量。各部門既是檔案信息提供的對象，也是檔案信息分享的主體。做好檔案歸類整理工作才能使得檔案管理更好的為企業(yè)部門所服務。

建立健全檔案管理中的評價機制，激勵從業(yè)人員工作的積極性。檔案管理部門因為受長期的計劃經(jīng)濟的影響，一直被認為是閑散部門，所以許多從業(yè)人員對于檔案管理不是很重視，在工作中的熱情也不夠。消極怠慢的工作態(tài)度會使得員工在工作過程中產(chǎn)生許多紕漏，如檔案歸類混亂遺失等。現(xiàn)今的檔案管理相當重要，從業(yè)人員就的從思想上端正態(tài)度，通過合理的獎懲機制，能有效的調動員工的工作熱情，切實做好檔案的歸類整理工作。

加快檔案管理的信息化建設。首先，可以搭建一個檔案信息平臺，通過檔案管理系統(tǒng)將檔案管理機制延生到企業(yè)的每個部門。其次，通過網(wǎng)絡共享平臺，將檔案中的文字信息編入到數(shù)據(jù)庫中方便企業(yè)工作人員的查找。最后，在員工中加大宣傳檔案管理信息化的利用優(yōu)勢，提高利用率，最大化的實現(xiàn)檔案管理信息化建設的價值。

提升從業(yè)人員的業(yè)務水平。先從思想上讓他們真正對檔案管理重視起來，并通過對在職的員工進行后期的培訓學習，讓他們熟知一些新設備的應用，建設一批高素質的管理人才，使得檔案管理隊伍更加精良。

4 結語

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領導對檔案工作的重視首先體現(xiàn)在：各級領導能從思想上充分認同檔案是歷史的再現(xiàn)，是人類記憶的寶庫，是不可缺少的精神財富。檔案材料收集不齊全帶給單位的是重大的損失，沒有檔案對歷史的記載，無法對過去進行評價，更無法對未來進行預測。

（二）檔案工作網(wǎng)絡保持穩(wěn)定，使檔案工作的發(fā)展具有連續(xù)性

領導對檔案工作的重視還體現(xiàn)在：建立健全本單位的檔案工作網(wǎng)絡，并保持檔案隊伍的基本穩(wěn)定，打造―支業(yè)務素質良好的檔案工作隊伍，使檔案工作的可持續(xù)性得以保障。積極支持檔案干部參加各類檔案業(yè)務培訓、工作會議和研討會議，鼓勵登門拜訪其他企業(yè)、事業(yè)單位，借鑒先進經(jīng)驗提高本單位檔案的管理水平，并對兼職檔案干部的業(yè)務技能和業(yè)務素質的培養(yǎng)。

（三）對檔案經(jīng)費的大力支持，充分滿足檔案工作的發(fā)展需要

領導對檔案工作的重視，還表現(xiàn)在最大限度地給予檔案事業(yè)的發(fā)展提供必要的物質保障，具體體現(xiàn)在以下三個方面：

第一，保證檔案工作用房以滿足檔案工作持續(xù)發(fā)展的需要。檔案工作用房應符合檔案建筑規(guī)范，為保障檔案材料的安全，同時還應安裝紅外線報警系統(tǒng)和防盜門窗，配備相適應的消防器材。

第二，保證設施設備的配置以適應檔案工作不斷提高的需要。檔案工作配備的設備應滿足檔案工作的發(fā)展需求。

第三，保證檔案工作必要的日常經(jīng)費支出。要盡力解決檔案工作的各種實際問題，必要的日常開支應得到充分保證。

二、制度建設，提供檔案事業(yè)發(fā)展基礎保障

“沒有規(guī)矩，不成方圓”。《檔案法》及其實施辦法賦予檔案部門的職能，需要一系列規(guī)章制度加以落實和保證。業(yè)務規(guī)章制度的建立有利于保證案卷質量，業(yè)務培訓制度的建立有利于保證隊伍建設適應發(fā)展，部門立卷制度的建立有利于保證檔案工作有效運轉，獎勵制度的建立有利于保證檔案規(guī)范化管理水平不斷提高。

（一）建立規(guī)章制度，保證文件材料的收集和案卷質量

制度建設使檔案工作有法可依，有章可循。堅持制度上門，責任到崗，落實到人，強化管理人員和科研人員的檔案意識；歸檔通報強化各部門的責任意識，有效促進各部門分管負責人對本部門檔案工作的督促和檢查；檔案工作檢查評比活動促進各項制度的落實，充分調動各部門的積極性。

（二）檔案部門立卷制度，充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用

任何一個單位檔案專職工作人員的配備總是有限的，隨著檔案工作要求的不斷提高，檔案工作的業(yè)務量與日俱增，要保證檔案工作規(guī)范化管理的有效正常運轉，僅靠為數(shù)不多的專職檔案干部是遠遠不夠的。必須充分挖掘兼職檔案人員的潛力，實施部門立卷制度。兼職檔案工作者的作用不容忽視。充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，不僅可以保證檔案材料收集齊全、完整和整理規(guī)范，而且可緩解檔案部門的工作壓力，為專職檔案干部騰出更多的時間和精力從事檔案信息的開發(fā)利用和學術研究等工作，更重要的還在于使檔案工作形成一個充滿活力的有機體，造就一個良性循環(huán)的局面，實現(xiàn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。專職檔案干部的監(jiān)督、指導作用不可忽略。立卷工作的事前指導，事中監(jiān)督，事后總結是專職檔案干部必不可少的功課；對存在的問題要反饋到各立檔部門，并通過舉辦培訓班的方式，予以討論和研究，集思廣益，尋求解決良方。

（三）加強培訓，提高兼職檔案員的業(yè)務能力

好的規(guī)章制度最終必須通過具體的人來落實。只有兼職檔案員具有較高的業(yè)務技能和業(yè)務素質，檔案工作規(guī)范化管理才能得以實現(xiàn)。因此，對兼職人員業(yè)務能力的培養(yǎng)是十分必要的。檔案業(yè)務培訓制度可保證每一個兼職檔案員都能明確白己的工作職責和本部門檔案工作的情況。對新上崗和換崗的兼職檔案員堅持實地指導立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊》和《制度匯編》，配以法律法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業(yè)務技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評比活動，此舉一方面增加評比的透明度和公正性，另―方面可使兼職檔案員進一步熟悉業(yè)務，提高業(yè)務水平，同時也是一種特殊的業(yè)務培訓方式。

（四）建立健全激勵機制，充分調動各立檔單位的積極性

建立激勵機制是推動檔案工作必不可少的一環(huán)。檢查評比制度，堅持從組織領導、業(yè)務能力和案卷質量三方面進行量化考核，有效調動各立檔部門的積極性。各量化指標隨檔案工作的發(fā)展和要求予以調整。并對為檔案事業(yè)發(fā)展作出貢獻的部門、分管負責人和兼職檔案員予以表彰和獎勵，促使各立檔單位搞好本部門的檔案工作。

三、開發(fā)利用，提供檔案事業(yè)發(fā)展服務保障

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2企業(yè)檔案管理工作人員的專業(yè)知識不高

檔案資源的建設工作對檔案管理人員的知識素養(yǎng)和專業(yè)能力要求比較高，但是目前很多企業(yè)的檔案管理人員的綜合素質、知識結構與這一要求還有一定差距。同時，目前很多的企業(yè)的檔案管理人員都缺少專業(yè)的檔案管理訓練，并且很多檔案管理的工作人員均來自非檔案專業(yè)，使企業(yè)的許多檔案管理做不到科學化發(fā)展和有效的為公司內部服務，由于檔案管理人員的專業(yè)性技術不強，無法及時的掌握信息技術在檔案管理中的應用，導致企業(yè)的檔案管理不夠現(xiàn)代化，阻礙了企業(yè)的長久發(fā)展。

3加強企業(yè)檔案管理措施，提高企業(yè)檔案管理水平

3.1企業(yè)需加大檔案管理新技術的應用

當前，信息化的發(fā)展對企業(yè)檔案管理提出了新的發(fā)展要求。以往的紙質檔案管理是對檔案的實體化管理，目前已很難適應企業(yè)管理的要求。隨著信息技術大量應用于企業(yè)生產(chǎn)和管理，可以利用信息技術加強企業(yè)的檔案管理工作，工作人員在積極開發(fā)檔案信息資源的同時，并使用信息技術更好的為企業(yè)服務，提供企業(yè)相關知識文獻等。因此，企業(yè)若想更好的應用信息技術并得到長久的發(fā)展，企業(yè)必須積極利用各種信息技術帶來的優(yōu)勢，開發(fā)并使用具有數(shù)據(jù)分析和決策支持的檔案知識管理系統(tǒng)，促進企業(yè)檔案管理水平整體的提高。

3.2強化企業(yè)的知識服務能力，實現(xiàn)知識共享

對企業(yè)內部的知識服務體系，企業(yè)通過構建內部知識網(wǎng)絡來實現(xiàn)知識的傳遞和共享工作。而對于企業(yè)外部的知識傳遞工作，企業(yè)也可以外部知識網(wǎng)絡實現(xiàn)企業(yè)和外部的客戶資源和外部市場的交流。為了使信息資源達到安全性的標準，公司內部可以建立相應的共享權限，使公司內部用戶可以直接訪問此系統(tǒng)，而外部網(wǎng)的客戶或市場用戶必須通過檔案管理部門的主頁或者站點系統(tǒng)鏈接，獲得權限后實現(xiàn)知識的查找工作。實現(xiàn)知識共享有利于企業(yè)的知識體系發(fā)展，更加快了檔案管理整體水平的提升。

3.3提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)知識水平

為了更好的完成企業(yè)的檔案管理工作，檔案管理部門可以引進有專業(yè)知識的人才或有相關工作經(jīng)驗的成員，使其迅速融入到企業(yè)的工作流程中。同時管理部門的負責人要對檔案管理的成員進行公司內部的介紹，使成員加深對公司經(jīng)營情況的理解，使其自身的知識結構可以適應于公司的發(fā)展需要，并且要加強檔案管理人員的技能培訓，使其適應于當前信息技術的高速發(fā)展，運用先進的知識管理手段更好的為企業(yè)服務。

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doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.103

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）12-0-02

1 提升檔案管理水平的重要性

科學規(guī)范的檔案管理，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要標志。做好檔案管理工作對于每一個檔案管理工作人員來說，都是一項具有重要意義的工作。首先，從單位領導的角度出發(fā)，單位領導可以根據(jù)記錄的檔案，及時、全面地掌握職工的整體情況，據(jù)此進行單位工作的策略調整和工作計劃制訂；其次，從社會公民的角度出發(fā)，社會公民可以通過檔案了解單位的運作情況。

2 檔案構成的特點

檔案是工作單位的重要信息資源，它是由各業(yè)務處（室）在日常工作中總結和積累的眾多文件材料組成的。要對檔案管理水平的提升途徑進行研究，就必須對檔案構成的特點進行詳細分析。

2.1 檔案具有多樣性

首先，檔案的內容具有多樣性。第一，檔案包含了政府部門對企業(yè)的審查、認證等各種材料；第二，檔案包括了多種類型的企業(yè)資料；第三，檔案包括了產(chǎn)品注冊、宣傳廣告、生產(chǎn)條件和生產(chǎn)過程的各種監(jiān)管資料；第四，檔案包含了辦理結案的行政處罰以及具體行政失范行為所引起的各類行政案件的資料。

其次，檔案的載體具有多樣性。檔案的載體既包括紙張，又包括磁盤、錄像帶、照片等聲像檔案，以及產(chǎn)品外包裝材料等實物檔案。

最后，檔案的規(guī)格具有多樣性。檔案既有A4標準紙面的文件，也有小于A4標準紙面的文件，還有大于A4標準紙面的文件。

2.2 檔案具有階段性

檔案的形成包括多個階段，這也是檔案具有階段性特點的原因。

第一，受理階段形成的檔案。這些檔案是業(yè)務的基礎檔案，主要包括受理通知書、授權委托書、申報材料。

第二，審核階段形成的檔案。主要包含了工作人員對企業(yè)申報材料的檢查，對申報企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營條件實地檢查所形成的審核材料。

第三，復審階段形成的檔案。主要包括各處（室）工作人員對審核程序進行檢查所形成的復核意見等材料。

第四，審定階段形成的檔案。主要包括領導對審批全過程進行審核，簽署行政審批意見等材料。

第五，送達階段形成的檔案。主要包括經(jīng)過審定后，單位對企業(yè)的行政申請進行批復，向企業(yè)印發(fā)行政許可文件以及下發(fā)許可證的材料。

3 檔案管理存在的問題

雖然我國近年來逐漸開始重視檔案管理工作，也投入了大量的人力、物力、財力進行檔案的建設和管理的完善，使我國檔案的管理水平得到了提高，但當前我國各個企事業(yè)單位檔案管理水平依然不高，還存在許多問題亟待解決。

第一，對于行政處罰的案卷，沒有做到及時按序移交給檔案室。第二，對下屬職能機構的成立、名稱變化以及職能變化的檔案材料沒有做到有效收集。第三，在領導以及職工名冊已經(jīng)出現(xiàn)更新的情況下，沒有對名冊進行及時修正。第四，許多檔案管理，沒有及時將年度統(tǒng)計報表、財務報表以及總結等按時歸檔。第五，當前檔案管理普遍缺乏對各級領導檢查指導工作等重要活動的聲像記錄的收集整理。第六，許多單位的檔案管理硬件配套設施不健全，如缺乏必要的（打印機、空調等）硬件設備。

4 提升檔案管理水平的有效途徑

切實貫徹落實《中華人民共和國檔案法》對我國檔案管理工作的指導要求，并不斷開發(fā)新思路，創(chuàng)新新辦法，把檔案管理工作作為我國各單位機構的一項重要工作來抓，這是提升我國檔案管理水平的有效途徑。

4.1 改進檔案的收集方法

由于檔案在內容和載體上具有多樣性以及檔案的階段性特點，檔案的收集工作也比較復雜，因此，在檔案的收集方法上需要根據(jù)內容、載體以及材料形成的階段進行科學、合理地收集工作。

首先，檔案的收集要做到提前介入。各科室的工作人員對檔案的收集要有超前意識，改變行政審批工作結束后檔案工作人員才進行資料的收集整理工作的傳統(tǒng)方法。檔案管理人員可以通過深入各業(yè)務科（室），預先了解情況，明確資料收集范圍，使各業(yè)務科（室）把審批材料的收集當作審批的重要組成部分，并將該項工作納入相關人員的職責范疇，在有效提高工作人員檔案管理的意識的同時提高檔案質量。

其次，檔案需要員工進行主動收集。各業(yè)務處（室）的職責范圍不同，使檔案經(jīng)常會出現(xiàn)資料收集不全的問題。因此，需要檔案人員切實加強對業(yè)務的學習和培訓，主動了解各業(yè)務科室的實際工作，并主動進行參與和幫助，做好承辦人員相關檔案知識的培訓工作，指導工作人員做好初步檔案的收集和整理工作，以保證檔案移交時的完整。

再次，檔案管理人員要對檔案進行跟蹤收集。一是要發(fā)揮各科室兼職檔案員的作用，二是要對行政審批過程中產(chǎn)生的文件，設立專人負責檔案的收集，從案件受理開始到案件最終審核完畢的整個過程，都要安排檔案人員進行全過程的跟蹤收集，隨時指導檔案資料的收集整理工作。

最后，要做好檔案的檢查驗收工作。檔案的檢查驗收是確保檔案完整的關鍵環(huán)節(jié)。檔案管理人員應對檔案進行仔細檢查，明確資料的收集范圍和歸檔制度的相關要求，對檔案進行逐項檢查，保證檔案材料收集的完整性。

4.2 對檔案實行動態(tài)管理

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)出現(xiàn)了越來越多的由于公司業(yè)務的發(fā)展需要或公司規(guī)模擴大等一系列原因，對企業(yè)實行遷址、擴大規(guī)模等改進措施的情r，這使傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案管理方法不符合當今時展的需求。因此，為完善檔案的管理工作，有效提升檔案管理水平，管理人員須將當前實行的靜態(tài)管理轉變?yōu)閯討B(tài)管理的方法。例如，一家化妝品企業(yè)開業(yè)后，其開業(yè)的檔案將會立卷歸檔，但化妝品企業(yè)的法人代表、企業(yè)地址以及經(jīng)營范圍都可以根據(jù)企業(yè)的申請進行變更，變更過程中會產(chǎn)生新的檔案材料，因此要將其變更的檔案作為變更卷及時立卷歸檔。

4.3 加強內部管理工作，規(guī)范檔案管理

第一，不斷健全檔案管理的工作機制。加快檔案管理機制建設的步伐，建立健全檔案管理工作機制，用制度約束檔案工作，用制度管理相關員工。建立健全組織領導機制、食品藥品企業(yè)的信息收集機制、工作管理機制以及檔案管理人員崗位責任制度等，用機制和制度保證檔案的內部管理規(guī)范、有序。

第二，不斷提高檔案人員的業(yè)務水平。檔案管理人員要通過不斷地學習和強化培訓以及考核等多種方法，提高檔案人員的業(yè)務水平，使檔案管理工作能夠計劃縝密、步驟清晰、標準統(tǒng)一、程序合理地進行。

第三，不斷完善檔案管理的硬件設施建設。在規(guī)范檔案管理、強化制度約束機制的同時，及時更新和完善檔案的硬件設施建設，建立專用的檔案室和檔案閱覽室，并配置專用的檔案柜、計算機、復印機、空調、消防器材及其他硬件設備，為檔案工作的開展提供基本條件。

第四，不斷提升檔案管理的標準規(guī)范。按照統(tǒng)一的檔案管理標準，在檔案的組織管理、檔案設施建設、員工業(yè)務培訓、檔案利用等方面強化管理，不斷加強檔案規(guī)范化和標準化建設。

最后，檔案的規(guī)范化和標準化建設。公文用紙的質量、紙張的尺寸和規(guī)格要有統(tǒng)一的標準，要符合國家的有關規(guī)定，如以橫拓作為排版的形式，在左側進行裝訂。對公文的制發(fā)進行嚴格檢查，如有無簽發(fā)手續(xù)；是否符合審批的權限；公文的標題是否正確；公文的字跡是否清晰；主送單位、產(chǎn)送單位以及落款和日期等。不管是草擬公文還是各種記錄、報表、簽字、批注等，對使用的筆種、墨水和紙張都要進行規(guī)范，以利于檔案的長久保管。

4.4 加強檔案管理的數(shù)字化建設

人類自進入信息時代以來，信息化和數(shù)字化日益成為每一個人繞不開的話題。信息時代也可以稱為數(shù)字時代，隨著數(shù)字化不斷向全球各個角落延伸，全文數(shù)字化定將會介入各級各類的檔案工作中，檔案的全文數(shù)字化也將會成為衡量一個單位檔案管理工作現(xiàn)代化程度的重要指標。相關人員應將檔案管理工作推向數(shù)字化，并作為當前以及今后較長一段時間內檔案管理工作的重點之一，并加大經(jīng)費投入，充分利用現(xiàn)代化技術，加強和完善檔案管理工作，提升檔案管理水平。

檔案包涵豐富的信息，是一種極其重要的信息資源。但由于當前我國檔案管理的整理工作十分繁瑣，工作中重復的勞動較多，且管理人員的勞動強度較大。因此，必須對工作進行及時改革，通過利用計算機技術和數(shù)字化技術等現(xiàn)代化手段整理檔案，爭取得到事半功倍的良好效果。檔案管理的數(shù)字化建設能夠提高檔案的準確度。在傳統(tǒng)的人工立卷工作中，立卷的工作人員往往會根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管他們大都參考了統(tǒng)一的分類標準，但是因為每個檔案管理人員對其的理解有所不同，會對同一個文件進行不同的分類，因此也避免不了檔案分類錯誤等現(xiàn)象，嚴重降低了案卷分類的質量，導致檔案利用工作的效率較低。而利用計算機技術進行數(shù)字化檔案管理，管理工作人員可按類別將不同的檔案內容輸入計算機中，將屬于條目的內容打印出來，并作為傳統(tǒng)檔案中以“卷”為單位時案卷目錄檢索工具的替代物，這種方法可避免人工操作方法在文件歸檔工作中產(chǎn)生的不良影響，發(fā)揮了計算機數(shù)字化管理的優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，能夠更好地為檔案管理工作服務。

4.5 加強專職檔案管理人員的培訓

人才是任何工作中最為貴和匱乏的資源，在檔案管理工作中同樣如此，檔案的管理工作不僅是一項業(yè)務性很強的工作，也是一項管理服務性很強的工作。這要求從事檔案管理的工作人員，尤其是在檔案室的專職檔案管理人員，不但要有非常扎實的檔案管理的業(yè)務技能基礎，也要有較強的檔案管理能力和服務意識。

在當前的社會環(huán)境下，由于受到知識經(jīng)濟的嚴峻挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息技術的強烈沖擊，以及當前出現(xiàn)的越來越多的新型檔案載體，使檔案的管理出現(xiàn)了許多全新的檔案管理方法，這些變化給專職檔案管理的員工提出了更高的要求。因此，專職檔案管理工作的檔案人員，要適應新形勢下科學技術的不斷發(fā)展給社會帶來的強烈沖擊，敢于向傳統(tǒng)的管理觀念提出質疑，并不斷提出解決檔案管理問題的新辦法和新思路，及時解決管理工作中出現(xiàn)的新問題，勇于打破傳統(tǒng)的檔案管理框架和檔案管理的模式，在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，不斷突破。另外，專職檔案管理的工作人員，要非常熟悉檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和步驟，還要能夠熟練運用各類檔案內容、各種載體的檔案管理方法，在務實的基礎上促進檔案管理工作的創(chuàng)新，努力使專職檔案管理人員成為一名掌握科學方法的檔案管理工作人員。

檔案工作人員在檔案工作的同時，要重視對檔案工作重要性的宣傳，對檔案法和檔案知識進行多方面的宣傳，利用各種各樣的場合進行檔案工作重要性的宣傳，如生產(chǎn)例會、工程驗收以及查閱檔案資料時，進行宣傳檔案的重要性。對檔案管理人員的現(xiàn)代化管理知識以及管理方式進行培訓，可以訂閱《中國檔案》《檔案工作研究》等相關雜志，讓檔案管理人員對檔案管理的知識和內容進行學習，同時加強對《檔案法》的學習。對檔案管理人員進行現(xiàn)代化信息技術和數(shù)字技術培訓，提高管理人員的計算機水平，促進檔案管理信息化和數(shù)字化的發(fā)展。

5 結 語

檔案管理水平的提升是一項長期性工作，要解決檔案管理工作中存在的問題，就需要加強對檔案管理工作的學習，提高認識，建立相關機制和制度，不斷增加投入，實行科學的檔案管理方法，使檔案管理工作更好地為單位其他工作提供服務。

主要參考文獻

篇（5）

中圖分類號：：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

檔案工作是各單位各項管理工作的基礎，集中統(tǒng)一管理本單位形成的全部檔案，是檔案工作的基本原則，是檔案法律法規(guī)對檔案管理的基本要求，也是我們做好檔案工作的前提和重要基礎。隨著各項制度的改革，檔案體現(xiàn)了一個單位的歷史足跡，只有在科學、規(guī)范地做好檔案管理工作的同時，注重與時俱進，才能真正為單位的發(fā)展服好務，使其更加適應社會的發(fā)展，滿足社會的發(fā)展需求。

一、實現(xiàn)檔案管理工作的標準化建設

（一）全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）結合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

（四）統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

二、完善人事檔案管理對策

（一）嚴格按程序交接

人事檔案移交是一項仔細嚴肅、手續(xù)慎密、職責巨大的作業(yè)，要根據(jù)流程進行。檔案移交步驟：第一，對所管理的檔案開展一次整體的清點，要帳實一致；第二，針對借出去的檔案要立即進行催促歸還，收拾好借條，同時在借條上標注緣由和催還狀況；第三，對沒有進行歸納收拾的零散資料要按照類別放置好，收拾好之后要立即放在相應檔案中；第四，根據(jù)檔案交接需求開展轉交，同時在轉交手續(xù)上標注轉交時間、位置、轉交雙方、證明人、轉交數(shù)量等，還必須在轉交文件上簽署相關人員名字，對轉交作業(yè)擔負責任。

（二）強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個人，保證對政策要求必須備案的信息無遺漏無紕漏的登記與備注。當前，我國社會快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，由于檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，致使卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失問題出現(xiàn)。

（三）完善檔案管制機制

創(chuàng)建檔案作業(yè)機制一定要按照下面幾點標準：1制定的規(guī)則要符合科學以及合理性的標準。建筑起來的規(guī)則一定要達到企業(yè)特征以及檔案管制本質，符合企業(yè)檔案管制的需求。2簡單適用。機制一定要擁有可操縱性，其創(chuàng)建要按照便利適用、簡單可行、操縱性強為宗旨，方便能夠更好的施展機制的指揮以及標準用途。3保持機制限制的雙向性。不僅限制主管也限制職員。主管的作風對機制的順利開展有直接作用，而職員是企業(yè)的關鍵組成團體，是機制的關鍵限制目的和實施者。4保持機制實施的嚴厲性。檔案機構不僅是擬定檔案規(guī)則的主管機構，還是規(guī)則的實施機構。在規(guī)則的實施程序中，要做好獎懲的工作，充分表現(xiàn)出機制的威望。

（四）建章立制，有章可循，規(guī)范操作

主動熱情的改好檔案搜集作業(yè)，機制張貼上墻，操縱作業(yè)能夠有規(guī)則可依據(jù)。建設職員借讀檔案記錄，職員檔案轉入以及轉出和進行交接的記錄表格。針對因為歷史緣由，的確搜集不到的檔案資料，要注明緣由，為之后的搜索作業(yè)供應便利。所以，我們在整理檔案材料的時候一定要勤快，立即追蹤以及添加上新的材料，實現(xiàn)其原始根據(jù)用途。

（五）積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業(yè)心、責任感

主動搞好宣揚作業(yè)，對搜集資料要仔細審查，把確鑿可信的資料歸入到人事檔案中，確保品質。在檔案辨別程序中，檔案管制工作者要仔細負責、保證檔案是完善真實的，充分了解到工作人員在管制作業(yè)中的關鍵性，持續(xù)改善作業(yè)形式、作業(yè)手段，改革作業(yè)形式，提升作業(yè)速度，提升工作品質。在辨別程序中，辨別對錯，虛假材料定要拒絕，保護好人事檔案的真實健全原則。

（六）加快檔案信息化進程，提高工作效率

篇（6）

當前，在基層檔案管理工作中，還存在許多不容忽視的問題。主要表現(xiàn)在：有的基層單位對檔案管理工作重視程度不夠高；檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的學習培訓，專業(yè)知識相對匱乏；有的基層單位檔案管理設施、設備不夠齊全；有的基層單位檔案數(shù)量不完整、不齊全、不規(guī)范；有的基層單位不注重平時文件資料的收集和整理；有的基層單位制度建設還不夠完善，檔案管理還不夠規(guī)范等等。存在這些問題的原因是多方面的，但是根本的原因是領導不重視，沒有真正了解和認識檔案工作的重要地位，使之無法充分發(fā)揮其重要作用。

二、提升基層檔案管理水平的幾點建議

（一）領導重視是關鍵

在基層單位，領導者檔案意識的高低及對檔案工作的重視程度，直接影響到基層檔案工作的發(fā)展水平。隨著市場經(jīng)濟不斷完善，各項社會事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大。這就要求領導者進一步加強對檔案工作的重視程度，自覺更新檔案意識，對新形勢下的檔案工作要有一個清醒、深刻的認識，給檔案工作以人員、資金以及政策上的大力支持。在人員方面，一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育等方式提高檔案人員的素質；二是通過公開招聘、選聘等多種渠道把高層次檔案專業(yè)人才充實到基層檔案部門工作，為檔案工作補充高素質人才。在政策方面，把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案工作的各項規(guī)章制度，關心愛護檔案人員，切實解決他們的實際困難，改善他們的工作環(huán)境和提高其工資待遇。在資金方面，加大投入力度，不斷補充完善各項硬件設施。

（二）提高檔案管理人員的素質是根本

在當今形勢下，建立一支有專業(yè)知識、有文化素質、政治強、業(yè)務精、紀律嚴、作風好的檔案管理人員隊伍是提高檔案管理工作水平的根本，應該從以下三方面入手：一是提高領導的認識，把好用人關。選人用人時，把德才兼?zhèn)涞娜朔诺綑n案管理工作崗位上，保持檔案人員的穩(wěn)定，重視檔案管理人員素質的不斷提高；二是加強培訓，打造復合型現(xiàn)代化管理隊伍。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息化的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與各種教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。只有具備先進的工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩(wěn)步提高。三是加強檔案人員的責任心，牢固樹立正確的人生觀和世界觀，充分發(fā)揮人的主觀能動性。一個合格的檔案工作者不僅需要具有較高的理論水平和扎實的業(yè)務能力，還應該具備良好的職業(yè)道德，一定的創(chuàng)新能力以及團隊精神等多方面的素質。

（三）加大投入，為檔案工作的可持續(xù)發(fā)展提供保障

一是要加大檔案專用經(jīng)費的投入力度。檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經(jīng)費支持。二是注重檔案的挖潛利用。檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的自身優(yōu)勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作。三是由被動式服務向主動式服務轉變、由封閉式服務向開放式服務轉變，使檔案工作更好的適應發(fā)展的需要。現(xiàn)代化技術手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作的水平，創(chuàng)造出更為客觀的社會和經(jīng)濟效益，為檔案工作現(xiàn)代化的繼續(xù)發(fā)展提供有力保證。

（四）注重建章立制，規(guī)范完善現(xiàn)代化管理機制

建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是做好檔案管理工作的保障。檔案管理的科學規(guī)范程度，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平高低的重要尺度，單位部門的檔案意識，直接影響到檔案管理水平。依法建檔，建立健全檔案管理工制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學化的軌道有序運行，是搞好檔案工作的重要隱私。因此加強制度建設，以制度規(guī)范檔案工作，以制度保障檔案工作，顯得尤為重要。各基層單位要健全檔案管理機構，建立與之相適應科學的檔案管理體系，建立健全檔案材料收集歸檔等制度；制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；使檔案的收集工作制度化，實行領導帶頭主動向檔案管理部門及時送交相關檔案材料，確保檔案材料收集、歸檔能夠準確、完整。

（五）逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

一是加強科學管理檔案的意識。管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識、尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法來管理檔案的基本技能。二是掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數(shù)字化、信息化、是信息化社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，要注重計算機知識、信息文化的學習，努力使自己成為具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人。三是利用計算機技術管理檔案。檔案是一種豐富的信息資源，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。

參考文獻

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當前，很多人認為檔案管理工作無足輕重。殊不知，檔案管理工作是現(xiàn)代管理的重要內容，科學有效的檔案管理工作不僅可以推進企事業(yè)單位的工作效率，更可以給企事業(yè)單位制定科學合理的發(fā)展決策提供科學依據(jù)與參考標準。由于檔案工作的主要內容直接涉及到諸多個人工作生活中的秘密信息，檔案安全問題也是檔案管理工作中的重要內容。然而，與檔案管理的重要性地位不相適應的是，許多領導干部，甚至包括檔案管理人員都未能充分有效的認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理工作不需要專業(yè)能力，誰都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一種雖然繁瑣但是卻機械的體力勞動。筆者曾采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等內容給予了深入細致的調研。結果發(fā)現(xiàn)：許多檔案管理工作人員認為，檔案管理工作就是整理整理資料、記錄記錄數(shù)據(jù)而已，并不需要專業(yè)的知識與技能。事實上，通過對比國外一些發(fā)達國家的檔案管理工作經(jīng)驗可以知道，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應有的貢獻。

隨著科學技術水平的不斷發(fā)展與進步，檔案管理工作的內容與形式也隨之發(fā)生了明顯的轉變。比如，在數(shù)字化的沖擊下檔案管理工作的形式由原先可視記錄識別型逐漸轉變?yōu)橐蕾嚈C器識別的代碼型（電子檔案）。而且，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡信息管理模式達到了現(xiàn)代的知識管理模式。面對這些變化，檔案管理工作者需要不斷更新檔案管理工作理念，與時俱進，樹立科學的檔案管理觀。尤其要注意學習最先進的檔案管理工作知識，注意把握檔案管理工作的前沿信息，與時俱進，提高檔案管理工作水平。20世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生。這一理論將檔案從形成到銷毀或將一般信息轉化為檔案的過程視做是一個整體的運動過程。并認為在這一運動過程中可因檔案價值形態(tài)的變化劃分為若干個階段，且不同階段的檔案與服務對象、保存場所和管理方式之間也同時具有內在的對應關系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案管理工作者應該積極學習與借鑒這一理論。并結合本單位的工作實際，以創(chuàng)新思維為指導，打造和形成特色的個性化檔案管理工作理念和方法，以樹立正確的檔案管理觀。

2 提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質

由于許多高校的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德以及辦事細心的工作態(tài)度和樂于奉獻的工作精神等，因而在自己的工作中并沒有積累下扎實的理論知識與技能知識，致使在工作中常常導致嚴重的工作失誤現(xiàn)象發(fā)生。當工作中單位需要利用相關檔案為制定政策予以相關信息支持時，不能適應工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，難盡人意。可見，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質是當前改善檔案管理工作水平的緊要之事。可以通過以下途徑來解決這一問題，首先是對現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓，提高他們的實踐能力；其次是要注意引進專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊伍結構，形成老中青科學搭配，結構合理的工作隊伍；最后，部門領導應當轉變認識，提高對檔案管理工作重要性的認識，給予政策與資金保障，采用鼓勵先進、獎罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

3 管理的規(guī)范化

（1）檔案采集的規(guī)范化。檔案管理的規(guī)劃化要求所有檔案必須采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋進行包裝和密封，調集檔案時必須有相關憑證才能進行，保證統(tǒng)一的格式和完整的管理，對于檔案的采集和收取更是需要投入極大的細心以及規(guī)范的操作步驟。（2）檔案整理歸類的規(guī)范化。檔案的整理和歸類也是需要一定的專業(yè)人員對其進行系統(tǒng)的管理，必須要以專門的檔案管理人員，采用編碼的形式對檔案進行定期的整理和歸類，使得檔案管理有序化，減少檔案查找的時間。（3）檔案保存的規(guī)范化。檔案的管理還包括對于檔案的保存，檔案室定期進行通風、除灰處理，加強檔案室的光照，減少檔案室的空氣濕度，以利于檔案的保存。（4）聘用熟悉檔案管理的人才，時期熟悉一些現(xiàn)代化的管理模式，有著相關的管理經(jīng)驗。

4 推進檔案管理方法更新

傳統(tǒng)的紙質檔案在作為檔案被管理之后， 也就被存儲起來， 并且利用的幾率較小，相關人員想要借閱檔案， 也需要經(jīng)過系列繁瑣的程序， 失去了檔案應有的作用。隨著信息化時代的到來， 對于檔案管理人員也有了一個新的挑戰(zhàn)， 并且傳統(tǒng)的檔案管理方式弊端逐漸的顯露。那么這就需要檔案管理人員積極的轉變檔案管理理念， 積極的使用現(xiàn)代化技術， 發(fā)揮檔案資源共享，還可以建立檔案管理網(wǎng)站， 借閱檔案管理人員通過相關的操作就可以登錄網(wǎng)站，找尋自己所需的檔案。

首先，要建立規(guī)范的檔案收集程序，決不允許漠視檔案管理工作，視檔案制形同虛設的認識產(chǎn)生，更不允許在工作中對檔案信息想交就交、不想交就不交現(xiàn)象的發(fā)生。明確檔案信息收集考核程序與責任

第二，建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個人，保證對政策要求必須備案的信息無遺漏無紕漏的登記與備注。當前，我國社會快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，由于檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，致使卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失問題出現(xiàn)。

篇（8）

一、主要問題：

1、檔案意識不強，領導重視不夠。基層單位的檔案工作不能與其他工作同步規(guī)劃同步發(fā)展，這是普遍存在的問題，有些領導干部的檔案意識薄弱，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性。嚴重影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案室管理機制和設施不健全。基層單位的檔案室沒有專人管理，各項管理制度落實不到位，管理設施不健全，分管領導也不過問。有的單位沒有獨立的檔案室，和行政辦公室在一起；有的檔案室里堆放單位的各種雜物象“倉庫”;有的檔案室被擠占，裝具不足，不能統(tǒng)一保管檔案，文書財會檔案立卷后各管各的。給檔案保管和利用帶來了諸多不便，存在著嚴重的安全保密問題。

3、檔案管理人員更換頻繁，專業(yè)知識差。由于基層單位對檔案工作重視不夠，檔案管理人員一身兼多職，沒有時間系統(tǒng)學習檔案業(yè)務知識，加之更換頻繁，多數(shù)檔案員剛熟悉點檔案業(yè)務就換新人，使許多檔案管理人員沒有長遠的思想觀念，何談鉆研檔案業(yè)務知識，所以檔案業(yè)務知識貧乏，管理水平跟不上，很大程度上制約了檔案管理水平的整體提高。

二、針對以上問題，要調整思路，改進方法做好縣區(qū)基層單位檔案室的管理工作。

1、加強基層檔案室工作的領導，增強全員檔案意識。領導重視是做好檔案室管理工作的前提，領導把檔案工作納入全年工作的議事日程，充分認識檔案的重要性，把檔案與自己日常工作、生活聯(lián)系在一起，加大檔案工作的宣傳力度，就能增強全員檔案意識，使廣大人民群眾真正認識檔案工作的意義和作用，積極支持檔案工作，促進和提高基層檔案室的建設工作。

2、提高檔案管理人員的素質。一是加強培訓，檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，當一名合格的檔案管理人員，必須掌握檔案專業(yè)理論知識，是做好檔案管理工作的前提。只有通過專業(yè)培訓，繼續(xù)教育，才能提高檔案業(yè)務水平。二是深入實際，親自實踐，制定適用于本部門的檔案保管期限表，以便掌握本部門檔案信息的需求，提高辨別信息水平和處理能力，增強開發(fā)檔案信息資源的意識，不斷研究探索檔案管理工作新思路，提高檔案室的管理水平。三是愛崗敬業(yè)，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀。從事檔案工作的管理人員，要嚴格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，嚴守黨和國家的機密，恪守工作紀律，要有高度的責任心和使命感，熱愛自己所從事的檔案工作，樹立全心全意為人民服務的思想，甘當默默無聞的奉獻者，這才真正體現(xiàn)出你的世界觀、人生觀、價值觀，也是檔案人所具備的素質。

3、完善檔案室管理制度。建立健全檔案室的管理制度，是做好檔案室工作的重要保證。基層檔案室工作必須制度化。一是建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度；制定檔案保管期限表、歸檔范圍、分類編目方法等規(guī)定。把分散在個科室和個人手中的文件材料收集齊全，立卷歸檔，集中到檔案室統(tǒng)一設專人管理與利用。做好檔案借閱登記、利用效果登記等各種登記，要手續(xù)齊全。二是基層檔案員更換時，要嚴格遵守交接規(guī)定，檔案管理人員交接前要清點檔案室的各類檔案，嚴格辦理交接手續(xù)。避免檔案移交給綜合檔案館時出現(xiàn)多卷少卷、責任不清等問題。三是把這些制度和規(guī)定納入崗位責任制和年度考核辦法中，將檔案室管理工作與績效考核掛鉤，有效地提高基層檔案室的管理水平，促進檔案室管理工作的規(guī)范化、科學化、標準化，有力地推動縣區(qū)檔案工作的發(fā)展。

4、加強檔案室基礎設施建設和現(xiàn)代化管理。基層單位檔案室建設工作應有一定物質條件作保證。檔案室建設應列入各個單位基本建設規(guī)劃，逐步改善工作條件，以保證檔案的完整與安全。一是設立單獨檔案室，專人管理。二是要加大資金投入力度為檔案室購置一些必要的現(xiàn)代化設備，象電子計算機軟件等，具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度準確讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)。檔案工作中的檔案、資料統(tǒng)計、管理、編目與檢索及檔案系統(tǒng)的行政管理均可以運用計算機技術，實現(xiàn)微機化管理。檔案事業(yè)發(fā)展要與社會發(fā)展同步，與辦公自動化水平的提高相協(xié)調。檔案工作在信息化時代的發(fā)展必須依靠現(xiàn)代科技。這樣基層檔案室管理工作邁上新臺階，提高基層檔案室工作的管理水平，推動縣區(qū)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

三、提高檔案管理人員綜合素質

檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要，為了使檔案工作人員能夠適應信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現(xiàn)檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力，因此，檔案工作者信息管理能力主要反映在以下幾個方面：

1、觀察能力和分析綜合能力

現(xiàn)代社會是一個紛繁復雜的社會，處于不斷的發(fā)展變化中，檔案的信息資源管理鞏固中要求檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應能力，觀察使獲得信息，收集、征集、挖掘有價值檔案的第一步。檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務的有價值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開發(fā)高層次檔案信息的重要方法。通過細致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復雜的表象中發(fā)掘有價值的信息，做好檔案的收集、整理、鑒定的工作；就能透過現(xiàn)象看本質，從檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導意義的信息。

2、調查研究能力

檔案工作者必須具備一定的調查研究能力，掌握調查研究的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調查研究，全面了解社會歷史的真實面貌。要為社會提供服務，就要在客觀、全面、科學的原則指導下，不斷提高調查研究能力，這樣才能了解和掌握社會需求，進而滿足社會和人們不斷增長的信息要求。

3、組織能力和協(xié)調能力

在實際工作中，檔案工作者需要面對一個地區(qū)或一個系統(tǒng)開展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡，需要進行檔案信息資源建設的管理，需要培養(yǎng)、指導檔案員的工作。要做好這些工作，都要求檔案工作者學習掌握組織和協(xié)調的有關原理，具備一定的組織能力和協(xié)調能力，通過自己的努力，在工作網(wǎng)絡中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓。

4、信息技術的應用能力

檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計算機基礎和基本技能，努力做到二者的有機結合，熟練地運用信息技術，處理和解決信息資源管理中的問題。

綜上所述，提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質是做好檔案管理工作的關鍵。

參考文獻

[1]馬玉玲,張曉霞.談談對檔案工作的創(chuàng)新[J].檔案學通訊, 2003, (3).

[2]徐渝溶.淺談新時期檔案管理人員的角色轉變[J].學校檔案, 2006, (1).

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二、煤田地質檔案的分類及特點

依據(jù)記載內容，煤田地質檔案可分為三類：第一，文書檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產(chǎn)技術檔案，經(jīng)營管理檔案等；第二，科技檔案，即相關單位在進行自然科學研究、建設和生產(chǎn)技術活動中形成的檔案，如水文檔案，地質檔案，生產(chǎn)技術檔案，科研檔案，測繪檔案等；第三，專業(yè)檔案，指在專項活動中形成的檔案，如人事檔案，醫(yī)療檔案，會計檔案，訴訟檔案等。從其分類中便可看出，煤田地質檔案的項目繁多，而且涉及的內容范圍廣，數(shù)量大，保管期較長，尤其是其中的測繪圖紙的紙質資料，具有極高的價值。一般情況下，地質勘探項目投資總額會高達上千萬。

三、煤田地質檔案管理現(xiàn)存問題

現(xiàn)階段煤田地質檔案管理存在較多問題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設備落后等問題。首先，由于現(xiàn)代化社會的建設以及經(jīng)濟建設的腳步正在不斷加快，地質工作對于地質檔案的需求劇增，但由于地質檔案中多隱含企業(yè)甚至國家的機密資料，因此地質檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個別單位出于對自身利益考慮而進行檔案封鎖所導致地質檔案使用價值的浪費。再者，我國的地質檔案管理人才隊伍水平有待提升，其管理人員的專業(yè)性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經(jīng)驗，易因疏漏等問題而造成資料缺失和損壞，不利于地質檔案的封存。

與此同時，我國地質檔案管理的技術手段較為落后，這與相關部門及工作人員對地質檔案重要性認識不足有關，因此直接導致資金分配不合理，投入不足，無法滿足現(xiàn)代化的輔助設備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質檔案的缺失和損害，嚴重時會出現(xiàn)丟失。而且，地質檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國聲像地質檔案保存效果差，導致聲像設備管理無據(jù)可依，無制度可參考。[1]

四、加強煤田地質檔案管理的措施

（一）建立健全煤田地質檔案管理體系和制度

通過合理、完善的檔案管理體系中與具體實際相適應的管理原則，輔之下級單位制定的具體的管理制度，地質檔案管理工作能夠有章可循，做到標準化與規(guī)范化，具體而言，應做到以下幾個方面：首先，對申請歸檔或者轉移相關檔案的時限進行嚴格要求，以此來敦促相關單位的項目團隊能在項目結束之后及時的收集整理資料并予以提交，同時檔案的接收單位也應及時按照有關規(guī)定，規(guī)范化的統(tǒng)一歸檔，大大提高工作效率；再者，對有效資料借閱類別精心劃分。如調閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關借閱手續(xù)方可辦理；同時，應保證文件在日常的管理的出入方式的規(guī)范性。如果需要對外界信息，那么檔案室應根據(jù)需要統(tǒng)一，保證數(shù)據(jù)的管理者和相關技術施工單位處于統(tǒng)一節(jié)奏，便于管理，切實做到地質檔案資料的保密性。[2]

（二）加強地質檔案的收集和鑒定工作的管理

就檔案收集工作而言，煤田地質檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎性的工作，其質量的高低將直接影響地質檔案的收藏價值。為了提高煤田地質檔案的收集和鑒定工作過程的準確性、科學性和規(guī)范性，相關工作人員應首先提高自己的思想認識，對檔案管理工作加強重視，同時注意協(xié)調其他相關單位和部門的工作，督促其及時進行檔案的收集和移交工作，避免地質檔案的材料出現(xiàn)遺失，確保原始資料的完整性和準確性，檔案收集部門也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時，應注重對勘探項目進行跟蹤式的管理，即從最初的立項至地質勘探竣工，期間的所有原始資料都應完整地收集，為便于長期儲存，適宜用電子版儲存方式。

地質檔案的鑒定較為復雜，其工作涉及兩個方面，即對檔案的保存期限進行鑒定和復查。地質檔案的鑒定應嚴格遵從“審查從細、留存從寬”原則，結合考慮歷史發(fā)展狀況和實際工作的要求，同時又要考慮勘探單位和社會服務的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專業(yè)知識和計算機技能，如鉆探知識和檔案管理方法。

（三）加強地質檔案管理人員隊伍建設

檔案管理隊伍的質量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領導層應首先做到以身作則，重視人才培養(yǎng)，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專業(yè)知識，同時還要有責任感和認真嚴謹?shù)奶幨缿B(tài)度。

（四）推行地質檔案管理的信息化

實行檔案管理信息化，即利用數(shù)字信息對檔案資源進行整理并實現(xiàn)信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據(jù)管理載體對檔案進行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時展的要求下進行了創(chuàng)新，向著信息化這一領域邁進。檔案信息化建設首先應從建立在合理的準規(guī)范標準的基礎上。首先，資料的征收環(huán)境應開發(fā)和利用信息化手段，使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。同時，檔案信息管理應向數(shù)字化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的地質文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本。數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點，節(jié)省了大量人力、物力和財力，不受地域限制，實現(xiàn)資源共享。[3]

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2高校的檔案管理具備的特點

我國歷史的特性決定了檔案管理的工作具有豐富性、復雜性、多樣性等特點，在檔案管理工作中應充分利用這些優(yōu)勢，做到揚長避短，以促進管理工作的順利進行。

2.1高校檔案內容具有豐富性

高校的檔案管理內容包括多方面的內容，一般包括：教學管理、課堂管理、行政管理、黨務管理、教務管理、科研管理、后勤管理、實訓基地的管理等，在這個過程中，會產(chǎn)生大量的文獻。這些檔案反映了不同職能部門各不相同的業(yè)務范圍內形成的檔案，如制度、批示、請示、報告、計劃以及不同會議和活動中記錄的材料和文件。在高校的科研以及相關文化創(chuàng)造活動中，還存在研究手稿、項目成果、研究論文、著論等相關檔案，其可以稱為高校日常工作的資源庫，其涵蓋了較為豐富的內容。

2.2高校檔案管理的復雜性

高校檔案類型可以分為以下幾種：一級檔案：黨群管理中黨群檔案能反應黨群工作管理在的現(xiàn)狀；行政檔案是高校行政管理工作情況的間接反映；此外還包括反映教學活動、設備情況等的教學檔案、設備檔案等，然后在根據(jù)高校檔案的管理工作中具體需要劃分不同層次的級別，依次往下還可分為二級檔案以及三級檔案等。

2.3高校的教學檔案整理具有周期性、專業(yè)性

高校以學期作為教學階段的劃分，原始檔案是周期性產(chǎn)生的，高校的檔案管理很大部分是按照學期來進行歸納和整理，形成的檔案具備較強周期性；高校的學生會形成一定的共性，各高校不同系具有較強的專業(yè)性，另外，不同教學活動會存在一定的差異，是高校的檔案管理具有較強的專業(yè)性和科學性。

2.4高校的檔案載體具有多樣性

承載高校檔案信息載體具有多樣性的特征，傳統(tǒng)檔案多以紙質材料作為載體，隨著信息化時代的到來，網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展和普及，使紙質載體主導性的地位呈直線下降的趨勢。技術及技術普及程度較高的高校，為了提高檔案管理的效率，以及考慮在保存時間和環(huán)境等因素的影響，采用磁帶、光盤、磁盤、膠片等最為檔案的載體變得越來越普遍。且檔案相關內容記錄方式以及傳遞、表達等方式都和傳統(tǒng)方式有較大區(qū)別。

3高校教學檔案的管理現(xiàn)狀

高校的到檔案管理是由各個學院系自主完成的，缺乏系統(tǒng)性的協(xié)調管理，處于檔案管理的初級階段，存在如下問題：

1）高校大部分存在紙質檔案管理的現(xiàn)象，檔案信息的收集、整理、利用以及保存等多由手工代替；

2）電子檔案的保存方式不統(tǒng)一，一般會采用目錄整理來保存，查詢時會有較大的不便；

3）電子檔案的保存較為分散，沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準，會造成重復建檔的現(xiàn)象，利用率也較低；

4）電子檔案查詢的過程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻擊；

5）教學檔案的管理是在校園網(wǎng)中獨立運行的，無法對各部門的工作進行統(tǒng)一的管理。

4高校檔案的管理中信息技術的應用

高校的檔案管理在信息技術大力推動下，得到了較快的發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理和計算機技術最大限度的結合，是高校發(fā)展追求的目標，進一步實現(xiàn)信息的檢索、傳遞以及資源的共享。

4.1高校檔案信息化的管理

高校檔案信息化的管理，應建立網(wǎng)絡技術的基礎平臺，其包括檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的建設、系統(tǒng)的開發(fā)和利用、相關網(wǎng)站的開發(fā)及應用。對相關軟件和硬件進行開發(fā)和利用，能構建信息共享的平臺，使檔案信息管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化的傳輸和科學化的管理。

4.2高校檔案管理應提高檔案的案卷質量

提高高校檔案案卷本身的質量，應充分利用好信息化網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案案卷規(guī)范化、科學化加工處理方式，能確保檔案案卷的質量，能更好的保存檔案。同時，應確保檔案利用的實效性、效果以及效率，讓檔案管理為高校創(chuàng)造出更多的價值。高校檔案的信息資源建設可通過網(wǎng)絡化、數(shù)字化的技術建立規(guī)范、標準且能共享的數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫能儲存較多的數(shù)據(jù)信息，并能對其進行組合以及深層排列，讓其成為高層次，專題性較強的檔案信息分類組合。高校檔案管理能反映其管理水平、展現(xiàn)精神風貌，因此，在檔案管理中，應把檔案質量放在首位。在進行檔案管理時，應利用信息技術將不同版式、風格、紙張的歸檔資料進行分門別類的整理和分類，檔案案件的打印應做到字跡整齊、清晰，字體要能適應期不同情況下的需要，能進行不同文件的處理，且便于閱讀和借閱。

4.3高校檔案管理應構建檔案的管理機制

高校檔案管理與信息技術結合的同時，應制定相關檔案的管理機制來確保檔案管理工作的順利進行。檔案的管理者以及檔案管理的領導機構在遵循檔案現(xiàn)代化的管理機制原則的基礎上，應對高校檔案管理的實際工作進行預測規(guī)劃、控制監(jiān)督、組織領導、教育激勵等組織以及調整，以發(fā)揮管理者工作的熱情與積極性，發(fā)揮出團隊的力量，以保障檔案管理實現(xiàn)科學化的管理機制。高校檔案管理所建立的機制應符合我國實施的相關法律法規(guī)，并把競爭激勵相關的機制引入到檔案科學化管理中，同時，還必須建立檔案管理工作責任制、聘任制、獎勵制和考評制，讓檔案管理隊伍保持較高的素質和良好的活力。從而創(chuàng)建一個科學、合理、規(guī)范的高校檔案管理機制。

4.4高校檔案管理應提高管理者的素質

在高校的檔案信息化的管理者中，檔案管理者的素質直接決定的檔案管理的水平，應建立一支專業(yè)技術過硬、信息化的素質較高的隊伍，才能激發(fā)檔案管理工作人員的潛力。專業(yè)的檔案管理人才隊伍是高校檔案管理實現(xiàn)科學化、規(guī)范化的有力保證。高校是創(chuàng)造以及傳承科學文化主要的機構，培養(yǎng)高素質的專業(yè)人才，能適應檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需求，推動高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，應對相關檔案工作管理人員進行一定的培訓，能提升其文化素養(yǎng)，以確保檔案信息管理人才隊伍的質量。

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（2）軟件和硬件設備之間有著一定程度的依賴性，這種依賴性主要表現(xiàn)在電子文檔內容的形成以及處理都需要在計算機設備的支持下完成，如果沒有計算機等設備，電子檔案就無從形成和保存，更難以達到資源共享。

（3）不穩(wěn)定性，電子文件都是以計算數(shù)字設備進行生成的。因此，工作人員制作、處理和傳輸過程中，每一個操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤或者是軟硬件出現(xiàn)問題，都會使電子文件受到損壞和丟失的現(xiàn)象發(fā)生。電子文檔修改過的電子檔案很難識別被更改的痕跡。

二、提高電子檔案管理水平的有效措施

1、加強對電子文件的收集電子文檔的收集工作是諸多環(huán)節(jié)中的第一項，也是做好電子檔案管理的的基礎環(huán)節(jié)。電子檔案的收集、積累以及各種要求與紙張檔案的管理有著明顯的差異，比如：草稿文件因其不具備正式文檔的資格，通常情況下是不做保留的。然而正是的電子文檔擁有全文信息內容自動檢索功能，有時需要保留修改過程中的信息，這也是一種收集過程。我們不僅要收集正式文件，還應該及時的和搜集整理具有輔助作用的文件，并標明文檔之間相應的關系，對此類電子文件應該加強管理。在收集和積累文件的過程中應該拷貝，以此來防止和避免當計算機系統(tǒng)發(fā)生意外情況時造成電子文檔的丟失。

2、加強對電子文檔的分類管理將電子文件經(jīng)過認真的確認和整理后，將其從網(wǎng)絡存儲器或計算機存儲器中刻錄或拷貝到其他可脫機載體上，以便長期進行保存。當前，電子文檔的歸納保存應符合以下幾個要求：一是在歸納時間上，應以一年為限，將電子文檔的最終版本刻錄保存在存儲載體上，以便以后查閱方便。當前在網(wǎng)絡環(huán)境下，文件業(yè)務也大量增加，因此采取備份的方法更加迫切和重要，在備份工作中需注意盡量不要將原始文檔和所備份的文檔存儲在同一臺計算機上。二是，從數(shù)量上來看，為了保證文件的真實準確和可利用性，一般需要保存兩個版本，一套在單位檔案室存放，另一套可由相關科室進行保存，以確保真實、有效的使用。

3、建立健全電子文檔的管理制度電子文檔的管理可建立有效的核查制度，以確保能夠定期對文檔進行檢查，重點檢查文檔的歸納是否齊全、完整，文檔的相關手續(xù)是否齊全，是否符合相關規(guī)定等。并且由專人負責檔案的審核，保證不同來源的文檔能夠達到統(tǒng)一的格式和結構要求，以便規(guī)范管理。文檔數(shù)據(jù)的使用和交流要有規(guī)范統(tǒng)一的原則，盡量采用通用格式。對各個管理環(huán)節(jié)進行嚴格的規(guī)范化，保留對各個文檔的處理信息，不要任意刪除。