緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇高校數字檔案館建設范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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我國獨立學院誕生于90年代末期，其發展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨立學院建校較晚，建設檔案工作起步晚，獨立學院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯網時代的要求下，進行數字檔案館建設的雙重難題，即是機遇又是挑戰。

1 天津市獨立學院檔案管理與建設的現狀分析

針對天津市的十所獨立學院檔案建設情況進行調查，并對其檔案管理現狀進行了分析。調查結果表明，檔案管理作為一項暫時看不到效益的基礎工作，不被學院領導重視，并且工作基礎薄弱。從調研情況看獨立學院檔案工作存在以下共性問題。

缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學歷史不長，公眾的檔案意識不足。從學院領導到各系、處室等部門對檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨立學院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進行檔案臨時管理，流動性大，不利于檔案的建設與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業出身，同時還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨立學院檔案事業的發展。

缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規范。由于檔案意識薄弱，又沒有制度制約，責任不清，檔案材料不能統一整齊歸檔，有的落在個人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎上變動，為以后檔案的收集帶來了困難。

獨立學院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個小庫房，也都沒有購買干濕機器對庫房的干濕度控制，庫房條件相對簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動化管理程度不高。

總體而言，檔案資料是獨立學院在其發展過程中直接形成的原始記錄，是學院發展中最重要的載體之一，是衡量教學質量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學評估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現狀看，獨立學院檔案管理工作現狀總體形勢不容樂觀。

2 構建“互聯網+”時代的檔案館對策

1、建立規章制度，強化管理，提高工作效率

一是獨立學院應該有檔案管理專門部門，強化管理工作。二是根據《高校檔案管理辦法》建立檔案各項規章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實體分類法，以及一系列安全管理、服務借閱等制度，細化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個環節做到依規辦事。

2、加強專兼職檔案人員業務指導與培訓，提高檔案工作人員綜合業務素質

檔案工作者的素質是檔案管理與建設中的關鍵環節。具有一支技術強和穩定的專、兼職檔案管理人員隊伍，在日常工作要加強專、兼職檔案人員業務培訓，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓，每年舉辦檔案員評比活動，組織學院有關方面對各部門檔案的整理情況進行評比，評選檔案工作先進個人，調動工作人員積極性，同時也是展示優秀檔案整理標本，互相促進學習的平臺。

3、加快獨立學院檔案建設

獨立學院檔案數字化建設，是隨著信息化發展，計算機普遍應用，“電子政務”開展，順應時展而產生的。加快數字檔案建設，創新服務方式是獨立學院檔案工作在大數據的生態背景下面臨的機遇和挑戰。檔案數字化建設將分散的以不同形式記載的檔案、地區不同的檔案信息以數字的形式存儲，利用網絡的方式連接，能夠實現檔案信息共享與最大化的利用。

4、創新服務方式，提高服務水平

在互聯網環境下，不少檔案館已經開通微博、微信公眾平臺，利用此平臺提供檔案相關政策解讀、檔案原件展示、檔案服務咨詢、檔案利用等服務，并取得了不錯的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內容，同時也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺使公眾能隨時隨地獲取檔案相關信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務，同時也是對檔案工作起到宣傳作用。

5、基于互聯網發展，構建檔案館APP移動服務

互網絡的廣泛應用和覆蓋，數字技術的快速發展的當下，移動數據終端設備為檔案的服務、利用提供了新的方式，檔案服務應順勢而為，利用“互聯網+”的新形勢，創新服務方式。檔案APP與微信公眾平臺、微博等相比，能夠形成更專業化、專題化的檔案服務體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進行更新維護，但其更具有長遠意義。獨立學院檔案館更應該抓住“互聯網+”的發展機遇，不斷創新檔案服務方式，構建檔案館APP移動服務。

總之，管理者應轉變觀念，創新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數字化、信息化建設的步伐，為獨立學院的持續發展服務，為師生提供高質量快捷的服務。在全國檔案數字化發展的背景下，“互聯網+”是一個發展機遇，獨立學院應緊跟時代步伐，不斷升級檔案館（室），創新檔案服務。

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高校數字檔案館建設中所需的經費支持力度不夠、設備技術條件不好、人員配備不足等因素導致很多高校的數字檔案館建設只能是紙上談兵。而云計算以其低成本、高效能的優勢無疑可以優化高校數字檔案館建設模式，加快高校檔案信息化發展步伐。

一、云計算概述

根據業內共識，云計算是一種通過網絡統一組織和靈活調用各種ICT信息資源，實現大規模計算的信息處理方式，是一種可以隨時隨地方便而按需地通過網絡訪問可配置計算資源（如網絡、服務器、存儲、應用程序和服務）共享池的模式。云計算的基本原理是將多個成本相對較低的計算實體通過網絡整合成一個具有強大計算處理能力的系統，以服務的形式將軟件、平臺、基礎架構等提供給用戶。用戶所處理的數據并不存儲在本地，而是保存在互聯網的數據中心里面，并且云計算服務提供商提供大量專業人員對數據中心進行專業化管理，維護硬件、安裝和升級軟件、防范病毒和各類網絡攻擊。

二、高校數字檔案館建設概述

隨著信息技術的迅速發展，建設高校數字檔案館已是高校信息化的必然趨勢。高校數字檔案館是信息時代高校檔案館新的存在形式，是信息時代保存高校記憶的重要方式。目前，國內一些知名大學已經在檔案信息化建設方面取得了顯著成效。例如，南京大學檔案館從1983年就開始在國內首次采用計算機管理科技檔案信息。先后自主研究和開發了多套檔案管理軟件，其中“南大之星”檔案管理軟件已為湖北省內多所高校檔案機構使用。上海交通大學檔案館聯合多個單位開發和研制的《上海交通大學數字檔案館》項目，于2008年順利通過了由上海市檔案局組織的成果鑒定，標志著全國高校第一個數字檔案館建設成功。

近年來，高校數字檔案館建設取得了可喜的進展，但也存在一些亟待解決的問題。一方面，一些高校檔案意識薄弱，檔案管理理念滯后，未意識到高校建設數字檔案館的必要性。另一方面，在高校數字檔案館建設中，設備技術支持、專業人員配備、后期擴容維護等方面經費投入很大，不是所有高校都具備建設數字檔案館的實力。

三、云計算應用于高校數字檔案館建設的優點

從建設成本方面看，高校無需投入大量資金購置、安裝、管理維護數字檔案館建設中所需的設備，只需配備接入云平臺的簡單用戶終端，由云端統一管理軟硬件資源，高校檔案館可按需使用云端ICT資源，按量支付服務費用，從而實現數字檔案館建設成本的降低。

從信息存儲方面看，云存儲為高校數字檔案館日益增多的館藏資源提供海量存儲空間。傳統的存儲方式要避免客戶端和服務器的瓶頸，而云存儲應用靈活而先進的分布式算法，在存儲量和分布式規模增加的時候盡量保證檢索的效率。

從資源共享方面看，云計算實現了ICT資源的集成，高校檔案館能夠共享云平臺上的服務器、存儲空間等，使用統一規范的應用軟件系統，避免各高校“孤島”式檔案信息化建設帶來的ICT資源重復建設。

從利用服務方面看，數字檔案館的云服務平臺能實現多種服務形式的開展，如個性化服務、知識服務等，充分體現以用戶為中心的服務思想。高校檔案館借助云服務平臺能夠實現為校內各部門及社會提供多元化檔案服務，不斷提升高校檔案利用服務工作水平。

四、云計算環境下高校數字檔案館的構建

（一）系統功能需求分析。需求分析是基于云計算的數字檔案館設計、開發與實施的重要依據。需求分析的準確性、科學性是影響基于云計算的數字檔案館系統工程成功的重要因素。

1.收集功能。檔案收集是高校檔案館面向校內各個檔案形成部門開展的主要工作，也是高校檔案館信息資源不斷豐富和積累的源頭。在進行需求調研時需要確定：高校檔案館與其他各部門內部的業務流程、任務分工方式；高校檔案館接收其他部門電子信息的約定（例如移交途徑、格式等）；檔案收集工作與館內其他業務工作之間的信息流關系；檔案接收處理過程中產生的所有信息，哪些需要記錄、跟蹤、管理等。

2.管理功能。為了改變目前一些高校各類檔案信息單獨建立數據庫文件、檔案信息檢索及利用等方式比較落后的現狀，應對高校檔案館內各檔案門類之間的信息進行關聯，實現檔案信息的系統化管理；將各類檔案信息按照各部門的權限進行配置，實現館內全部檔案信息的集成化管理和權限范圍內信息資源的共享。

3.保存功能。云環境中數字檔案館能夠實現數字檔案長久的安全保存，包括數據的長期保存以及安全的海量數據存儲空間。高校檔案館保存的是學校的歷史、文化、記憶，檔案信息的安全保障是至關重要的。同時，隨著數字資源的不斷增多，高校檔案館應適應高校檔案工作未來發展需求，不斷擴展數字資源存儲空間，從而確保能夠不間斷地記載學校歷史，傳承學校文化。

4.利用功能。高校檔案館應將學校發展過程中形成的重要信息資源進行系統化整合、編研，為學校各級部門提供多元化利用服務，提高檔案服務工作水平。云環境中高校數字檔案館應當實現以較低的用戶端設備要求，滿足利用者對檔案信息的快速、準確、全面的查詢要求，實現開放檔案信息的共享和網絡化利用，實現檔案信息智能編研、深度挖掘，實現參考咨詢服務、個性化服務等多種服務方式，實現用戶統計管理、權限管理、日志統計等功能。

（二）基礎架構。筆者曾經在《基于云計算的數字檔案館建設與服務研究》一文中根據云計算服務體系結構，設計了基于云計算的數字檔案館基礎架構，該架構同樣適用于云環境中高校數字檔案館的建設。高校可以結合自身需求對各層服務進行選擇及調整，以便服務于本校檔案工作，但總體框架不脫離該基礎架構。

1.基礎設施層。該層提供數字檔案館所需的計算、存儲等資源來裝載相關應用。該層利用虛擬化技術實現一臺物理機上運行多個虛擬機。例如，虛擬化技術將服務器資源邏輯切分，形成虛擬資源池，為高校數字檔案館提供檔案存儲、網絡傳輸等所需的相應資源，并且有利于進行檔案數字資源的備份、移動和復制。

2.平臺層。該層是一個應用程序的共享平臺，可運行多種應用程序的所有負載，支持現有應用程序的整合并且高效地構建新應用程序，實現高校檔案館對應用程序的有效控制，包括檔案接收、虛擬庫房管理等。例如利用多租戶技術，能讓一個單獨的應用實例為高校內多個檔案移交部門服務，并且對各部門移交的數字資源保持良好的隔離性和安全性。

3.應用層。該層提供可擴展服務接口，根據用戶需求提供相應的應用接口，實現用戶對應用層的訪問。例如，該層整合了平臺層所提供的應用軟件，由于支持公開協議（如HTML4、HTML5），高校檔案館只需配置一個簡單用戶終端接入網絡后就能訪問該層的應用，無需安裝和升級軟件，按需求量服務，按服務計費，從而節省數字檔案館建設成本。

4.終端用戶層。云環境中高校數字檔案館的用戶終端不需要強大的運算能力即可響應用戶操作，保證用戶的良好使用體驗。用戶可以利用多種終端設備接入網絡，直接訪問應用層，獲取相應服務。例如，使用移動終端設備比如手機、平板電腦等接入網絡后，即可獲取高校數字檔案館云平臺提供的各種服務。

近年來興起的云計算技術給數字檔案館的建設帶來了新機遇，也給高校數字檔案館的建設提供了新思路。云環境中高校數字檔案館建設方案的實現，在技術上沒有太多障礙，但實施起來是一項長期且艱難的工作任務，但可以肯定，云計算技術的迅速發展將對高校檔案信息化進程產生越來越大的影響。

【參考文獻】

[1]胡大平，王留軍.智慧城市關鍵技術與產業發展[M].武漢：長江出版社，2014（11）.

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伴隨著網絡技術、計算機技術以及數字通信技術的迅速發展以及普及應用，信息資源的數字化開發利用水平已經成為國家信息基礎水平高低的重要標志之一，而檔案館作為社會各種本源性信息源，其數字化建設已經發展成為國家信息建設的重要構成部分。我國高校檔案館憑借其強大的技術以及人才優勢，已經發展成為數字建設最為活躍的機構之一。面對這一發展趨勢，本文將在深入分析高校數字檔案館建設的相關理論的基礎之上，總結當前高校數字檔案館建設存在的主要問題，進而提出相應的對策以期可以對新形勢下更好地促進高校數字檔案館建設有所借鑒。

一、高校數字檔案館的概念

數字檔案館最早于上世紀90年代產生于美國，此后在英國、法國以及日本等發達國家陸續開始發展獨具特點的數字檔案館。數字檔案館的產生和發展主要基于科學技術的高速發展而形成的一種區別于以往的新型檔案館，它是建立在計算機技術、信息網絡技術以及數據庫技術發展及普及的基礎之上，對分散的相關檔案資源進行數字化處理，并且將其以網絡化的方式進行連接，從而使檔案信息資源利用可以擺脫傳統檔案館的時空限制，更好地實現檔案資源的網絡共享。高校數字檔案館主要承擔著全校日常工作產生的各種檔案信息資源的數字化采集、儲存以及利用的重要職責。

二、高校數字檔案館的特點

（一）共享性。高校數字檔案館充分利用先進的計算機技術、網絡技術和信息技術可以將分散在各個檔案館的信息資源聯為一體，從而實現檔案信息資源的跨國界、跨地區、跨行業、跨單位的數字化傳輸和網絡服務，可以打破時空對于檔案資源利用的限制，從而在更廣的范圍內實現檔案信息資源的數字化共享。

（二）再生性。新形勢下，我國高校數字化檔案館主要以收集數字化檔案信息材料為主，而數字檔案信息具有強大的備份以及復制能力，可以將其方便地儲存在相應介質上且方便移動。即使一個數字化檔案因為發生意外而損壞，也可以利用備份資料方便快捷地將同樣的數字化檔案重新建立起來，從而保證檔案信息資源的永久性保存。

（三）現代性。高校數字化檔案館主要以計算機技術為主要支撐力量，如果工作人員對原始檔案資源進行數字化處理、輸入和存儲工作之后，就可以通過檢索管理系統對文字、圖片、音視頻方便地進行檢索、查找和管理，從而實現檔案管理工作的現代化，可以大大節約學校檔案館的人力、物力和財力。

三、當前我國高校數字檔案館建設存在的問題

（一）相關部門對數字檔案館建設不夠重視。高校檔案管理工作作為一項兼具管理性和服務性的基礎性工作，本身難以產生明顯的經濟效益，相對于學校其他工作而言難以引起學校領導以及主管部門的重視。目前，雖然許多高校都根據相關規定設立了專門的檔案機構來負責數字化工作，但由于沒有得到足夠的重視和支持，使得相應的管理制度規章難以得到落實。另外，高校數字檔案館建設涉及到學校的多個部門，但相關部門的參與意識普遍都不高，在檔案材料的收集、整理以及數字化過程中都沒有給予檔案管理部門足夠的支持。

（二）高校復合型檔案人才較為缺乏。伴隨著檔案館數字化建設水平的不斷提高，對于高校檔案工作人員的綜合素質要求也隨之不斷提高，不僅僅需要具備扎實的檔案管理專業知識，而且還需要熟練掌握計算機技術、網絡信息技術以及多媒體技術。然而，目前許多高校普遍較為缺乏既精通專業知識，又掌握先進技術的復合型檔案優秀人才，盡管學校花費巨資購買先進的硬件設備，也因為人才缺乏而難以充分發揮應有的積極作用，進而影響到高校數字檔案館建設進程。

（三）高校數字檔案館建設經費短缺。專業的軟硬件設施是新形勢下高校順利開展數字檔案館建設的重要技術支持，如果沒有配備先進的計算機軟件以及必要的計算機硬件設備的話，必然會影響到高校數字檔案館建設的順利開展。然而，在現實中由于各種主客觀因素導致學生不太重視檔案工作，相應的經費投入嚴重滯后于數字檔案館建設資金需求，使得經費短缺已經成為當前影響我國高校數字檔案館建設全面推進的重要因素之一。

（四）高校數字檔案信息不能共享。目前，許多學校都意識到網絡化在學校教學科研日常工作中的重要作用，紛紛投入巨資建立相應的辦公、教務、學生、后勤、人事、科研、財務等網絡管理系統。然而各個系統之間卻是孤立存在的，沒有實現互聯互通，再加上由于沒有統一的數字化標準，使得各個系統之間的數字信息轉化難以順利實現，直接困擾著高校數字檔案館建設的健康發展。

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在知識經濟時代，知識將視同物質和能源成為未來社會的最主要資源之一，它決定著一個國家的盛衰和民族的存亡。檔案館是信息資源的聚集地，特別是高校檔案館，其集中了教學、科研、財務、外事、黨政管理、基本建設等各種門類的信息資源，在我國的教育事業乃至知識經濟格局中都有著重要的地位。高校檔案部門作為一個信息服務機構要積極實現檔案館的數字化建設。

所謂“數字化檔案館”是指以數字資源主要采集對象，實施檔案的數字化存儲、管理、維護及提供數字檔案信息的網絡傳輸、利用服務，并架構于一個完整的標準化體系基礎之上的檔案館。它是傳統檔案館的延伸，是傳統檔案館利用現代化信息技術獲得自身發展的產物。只有實現信息存儲數字化、信息資源共享化、信息傳播網絡化及提供利用多元化，才能最大限度地發揮檔案的作用，為學校的改革和發展提供優質的服務。

一、必要性與可能性

1.必要性

實體檔案館在發展過程因自身固有特性的原因遇到難以回避的問題：

庫存空間不足，需要探求新的存儲技術；

查找利用困難，效率低下，需要尋求新的提供利用手段；

原件利用頻繁，易損毀，需要在提供利用與保護原件之間尋求平衡點；

各機構形成了大量電子文件，檔案館需要對其進行有效的管理與控制。

我校檔案館在整個學校工作中的地位是校史校情的宣傳、展覽，教學、科研成果的展示，學生信息的提供等，是展示學校現代化管理的一個窗口。要創建優勢明顯、特色鮮明的國內知名大學，不僅要求教學、科研一流，服務、保障也應是一流的，數字化檔案館的建設是知名大學創建過程中必不可少的一環。與學校的其他服務機構相比，我校的檔案館建設相對滯后，由于檔案館建設的滯后性，已經或有可能造成危害或不良后果。隨著學生規模和教學、科研業務量的不斷擴大，檔案數量也急病劇嗇，對大量的文書、教學、科研、基建檔案實行數字化管理成為必然。實踐表明，這對節省檔案存放空間，提高檔案查找、檢索、復印效率，實現資源共享以提供教學、科研、服務師生應用等，都起到了積極作用。國內一些知名品牌大學檔案館建設已初有成效，全國很多一流高校在“十一五”期間建設了數字化檔案館，也有很多高校將數字化檔案建設納入了“十二五規劃”如：北京大學：將其館藏檔案進行了數字化，并在網上公布，起到了宣傳校史校情的良好效果；浙江大學：多媒體檔案數據庫已經建立，并可提供網上查詢利用。浙江工業大學：數字化建設已經開展，在其“十二五”規劃中，數字化建設是其主要內容。

2.對于我院數字化檔案館建設的可能性做以下幾點陳述：

檔案館自身建設具有了一定的基礎；

學校整體數字化建設、網絡建設提供了良好的條件；

省內其他學校在數字化檔案館建設中積累了一定的經驗，可為我校建設所借鑒；

數字化檔案館建設是檔案界探討的一個熱點問題，在國內外均有成功的案例，并逐步形成了系統的理論。

二、建設目標與功能定位

總體目標：通過數字化檔案館的建設，實現檔案館管理的現代化、服務的網絡化、信息的開放化，使檔案館成為學校對內服務、對外宣傳的一個窗口。建設多媒體檔案信息資源管理系統，并開發利用好系統的各項應用功能。

具體目標如下：

館藏資源數字化，實現對珍貴檔案的保護。

提供利用網絡化。建立檔案主頁和服務器，實現在校園網內（或Internet）上相關檔案信息的時時查詢與利用。

電子文件管理系統建立，實現電子文件的網上接收與全文管理，建立檔案數字化標準。

三、建設步驟

1.硬件設施的投入

建設數字化檔案館，首先需要相應合理軟硬件資金投入，在先期調研的基礎上，選擇性能和價格比相對高的產品，合理配置相關設備，實現互聯計算機檔案數據的相互共享，在硬件方面包括：

數字化轉換設備：主要有掃描儀、數碼相機、縮微設備；

數字化存儲設備：主要有光盤塔、磁盤陣列或磁帶庫；

接收、查詢利用設備：主要有服務器、打印機、網絡輔助設備、計算機終端。

2.館藏檔案數字化

在進行必要的硬件投入之后，從理論上講，可以開始進行館藏資源的數字化轉換，但考慮到成本效益問題，應該分步驟進行，具體來講可從以下幾個步驟入手：

（1）數字化對象的鑒選

即哪些檔案優先數字化，一般來說，珍貴的檔案、利用率較高的檔案應作為數字化的首選，同時，那些對宣傳校史校情有重要作用的圖片，也應該優先數字化。

（2）數字化轉換

即通過掃描儀、數碼相機等轉換設備進行數字化轉換。在轉換過程中，應從利用的角度考慮分辨率的問題。

（3）數字化存儲

這涉及兩個問題，一是經過數字化轉換的檔案以什么格式進行存儲，是圖像格式還是文本格式；二是對經過數字化轉換的檔案進行著錄，采用什么方式進行著錄，是MARC格式、HTML格式還是XML格式。

在檔案數字化過程中，充分結合檔案數字化建設中的現狀與問題注重檔案數字化網絡工作流程的優化。

館藏資源數字化之后，如果不進行有效的管理、建立數據庫系統，那么數字化也就失去了意義。應該說，館藏資源的數字化與數據庫系統的建立應該是同步的。數據庫系統包括兩部分：一是數據庫，二是數據庫管理系統。

由于學校檔案類型的多樣性，在建立數據庫的過程中，就必須建立多種數據庫，如：教師科研成果數據庫、學生成績數據庫、人事數據庫、基建、設備數據庫等。這些數據庫應考慮到與原有數據庫的兼容問題。

在選擇數據庫軟件的過程中，應考慮到學校自身的狀況，先進性和適用性相結合，對一些數據量較大的數字化檔案應避免如FOXBASE等小型數據庫。同時開發專用軟件，實現軟件技術同步發展。

四、建設關鍵、難點與前瞻

在完成數字化轉換之后，選擇何種存儲格式，將成為一個難點，需要論證。特別是在后期電子文件接收系統建立、完善后，如何將原有的可能是圖像的格式與后來的文本格式進行有機的結合，并且不會造成利用上的障礙，可能是在數字化檔案館建設過程中需要注意的一個問題。

由于學校檔案可能涉及隱私問題、著作權問題等法律問題，因而必須在安全保密問題上采取有效措施，利用權限控制是一個可以采取的手段，但在學校范圍內，這種手段仍有可能失控。

系統建設的成敗關系整個數字化建設的成敗，在系統建設過程中應多方取長補短，注意與學校已有系統的結合，可與軟件公司合作開發，重要的是培養自身的系統建設人才。

目前的大部分數字檔案系統普遍注重的是業務層面的整理功能，利用功能則主要表現在在線查閱和借閱登記等，基本上是將手工整理檔案搬到了計算機上，這樣的數字檔案系統只能算是檔案輔助整理系統。在后期的工程中，應著重使數字檔案系統成為檔案專家系統，增強系統中統計和分析的功能，開拓更為專業、有效、簡便、迅捷的查詢和利用手段，提升數字檔案館的整體水平。

小結

數字化檔案館是檔案館發展的方向，是科學技術特別是信息技術發展對檔案管理的要求。數字化檔案館建設勢在必行。高校有基礎、有能力走在全國數字化檔案館建設的前列，要充分發揮高校的優勢，做好數字化建設工作，為學校發展提供更優質服務。

參考文獻：

[1]劉慶廣.數字化檔案館的涵義、特征及建設舉措.山東檔案，2010.2

[2]尹.太原市城建檔案館檔案數字化建設——傳統檔案向數字檔案轉化中的四級質量管理.城建檔案，2009.9

[3]鄭宏.數字檔案建設面臨的難題分析.黑龍江檔案，2011.1

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數字化檔案館是檔案信息化的重要組成部分，是未來檔案館的發展方向。構建高校數字化檔案館，能夠實現檔案信息資源的有效利用和共享，最大限度地發揮檔案信息的作用，為學校的改革和發展提供優質服務，是實現高校檔案現代化的必然趨勢。將會給高校檔案工作帶來新的機遇，也給檔案工作者帶來新的挑戰。

1 數字化檔案館要實現的目標

數字化檔案館是在互聯網上形成一個超大規模的高度有序分布的檔案資源庫群，各信息資源庫群通過計算機網絡的聯接和應用軟件的集成，組建成一個超大數字檔案館，使檔案利用者可以在整個網絡上進行信息查詢，沒有時間和空間上的限制；通過對數據有效的組織和挖掘，可以為生產、管理和決策提供必要的依據；通過網絡向政府和社會各界提供優質高效的服務［1］。數字檔案館就要實現館藏數字化、館務自動化、傳輸網絡化、服務在線化和信息共享化。（1）檔案業務流程處理自動化。檔案管理部門用數字化手段對檔案業務流程進行管理，對各歸檔單位形成的電子文件和辦公自動化系統生成的電子檔案實行網絡監控、接收和歸檔，實現文檔一體化管理。（2）館藏檔案數字化。數字化檔案館將原始文獻信息資源存儲在硬盤、軟盤、光介質之中從而形成各種數據庫，館藏檔案信息只有經過數字化，才能通過計算機和校園網絡實現資源共享。（3）信息傳遞網絡化。在信息資源存儲數字化的基礎上，數字化檔案館還需要依靠電子通訊手段，特別是網絡技術，將檔案信息在網上傳輸，用戶通過網絡實現異地利用，成為互相聯結、互相配合的整體。（4）信息資源共享化。數字化檔案館在充分開發利用館藏資源的同時，將分布各地的信息資源連接起來，形成一個巨大的信息空間，滿足社會需求，實現真正意義上的信息共享［2］。

2 數字化檔案館建設對高校檔案工作的作用與影響

2.1 數字化檔案館與傳統檔案館相比有著巨大的優勢數字化檔案館通過計算機網絡獲取館藏信息，存儲量大，占用庫房空間小；通過計算機網絡聯接形成一個完整的系統，傳輸快速，檢索、利用便捷，減少了對紙質檔案的調卷、查閱，保護了紙質檔案；能夠通過網絡實現信息資源共享；服務質量、提供信息的深度和廣度都有很大的提升。

2.2 構建高校數字化檔案館是國家檔案事業發展的需要隨著高校各項事業的發展，信息量不斷增加、信息傳遞大幅度提高，需求量也急劇上升。構建高校數字化檔案館有助于國家綜合信息系統的組建，也將極大地增加整個檔案信息系統的功能和與其他信息系統的聯網能力［3］，是我國數字資源建設開發利用的基礎，是加快我國檔案信息化步伐的需要，是國家檔案事業發展的需要。

2.3 數字化檔案館最大限度地發揮館藏檔案的作用

隨著高校檔案信息化建設的推進，學校在教學、科研及管理等方面產生了大量的數字化形態的檔案信息，及時接收各類有保存價值的電子檔案，對檔案信息資源進行有效的數字化處理。對于非保密的檔案信息，利用網絡、傳播、交流，拓寬服務范圍；用戶充分利用網絡與檔案館溝通，從封閉走向開放，滿足了查閱者的需求，最大限度地發揮館藏檔案的作用［4］。

2.4 數字化檔案館對高校檔案工作產生積極的促進作用數字檔案館的獨特形式對信息服務將產生深遠的影響，使檔案管理者的觀念發生了根本性的變革，對檔案管理體系、管理流程、服務方式及信息資源的保護都提出了新的要求。檔案館為各部門兼職檔案員設置權限，各部門根據自己的權限范圍收集與本部門相關的檔案信息數據，按照相應的格式傳輸到檔案管理系統數據庫中，使檔案館成為檔案信息中心，提升了檔案館的職能地位，提高了檔案服務的地位和被重視程度，極大地推動檔案工作的發展。

3 高校數字檔案館建設的具體實施策略

數字檔案館是高新技術、電子設備和計算機網絡技術支撐起來的產物，也就意味著對檔案工作、檔案工作者提出更高的要求。

3.1 高校數字檔案工作

3.1.1 數字化檔案的收集

高校具有十分豐富的信息資源，各部門都有自己的信息、系統和網站，每年都產生大量的數字文檔，涉及教學、科研、行政、管理等方面，需要整合后才能統一管理。通過對校內機關、院系、黨群、后勤等部門的信息系統進行調查分析，確認有保存價值的電子文件，通過校園網再傳輸到檔案管理系統，通過設計好的程序對其進行自動鑒定，并進入檔案館監控網絡中；對于各部門使用的辦公軟件，產生的非結構化文件也應定期通過網絡移交到檔案館。

3.1.2 數字化檔案的管理

高校數字檔案館要建立檔案管理工作的自動化系統。實行計算機輔助立卷，運用計算機技術對檔案工作的全過程實施自動化管理，其功能涵蓋對檔案的數字化加工和數字檔案信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、、利用以及數字管理全過程。建立數字檔案設備與信息安全管理體系，防止信息丟失、被非法更改，使數字檔案具有可讀性、可利用性，確保信息的保密與安全。

3.1.3 數字化檔案的利用

高校檔案館通過數字校園平臺，運用自己的網頁和服務器，實現遠距離、快速度、高質量地傳遞檔案信息，供廣大利用者查閱。網上利用工作主要使用高性能的計算機作為WEB服務器，通過校園網開展電子檢索服務，在各高校之間互傳、互換信息；聯機建立用戶使用情況文檔，實現資源共享［5］。

3.2 優化館藏檔案資源結構

3.2.1 館藏檔案數字化

把館藏紙質檔案、實物、聲像、各種基建圖紙全部數字化。首先，把檔案信息目錄錄入檔案管理系統數據庫，然后，通過掃描將檔案全文信息以圖片形式存儲到光盤、磁盤中，上傳到數據庫。

3.2.2 與辦公自動化系統有效接軌

在數字化校園建設過程中，學校各個職能部門相繼建成了辦公自動化系統，這些系統產生的有價值的信息資源通過一個數據接口自動轉入檔案管理系統，檔案管理系統對這些系統中的數據進行采集、處理、分類、加工，實現一體化管理。因此，要建立檔案管理系統與辦公自動化系統的無縫銜接，形成完整的信息體系［6］。

3.2.3 資源庫建設

檔案資源庫是國家基礎數據庫的組成部分，是高校各部門支持決策、管理和滿足廣大師生及社會檔案利用者的基礎。所以必須在規范化的基礎上，投入足夠的人力、物力，建設高質量的資源庫。在完成文件目錄、重要檔案全文信息數據庫的基礎上，建立相應的數據庫，便于信息的檢索、瀏覽和處理。如，建立黨政檔案數據庫、學生檔案數據庫、教學活動數據庫、重大科研成果檔案數據庫、檔案編研成果數據庫等。

3.2.4 檔案信息結構升級

數字檔案館信息資源不但要達到齊備的門類、一定的數字規模，更要使數字化檔案館資源建設突出重點、層次清晰、不斷充實新的內容。加快信息結構升級、有效提升信息之間的關聯度，滿足用戶需求［7］。一是從大量的檔案信息中就某一專題或主題提取相關的信息，提供信息服務，實現檔案信息潛在的價值。例如，舉辦建校以來照片專題展，建立體育榮譽二級檔案館，借助校史館開設歷史沿革、學科建設、知名專家、黨建工作、學生活動專題等。二是對館藏檔案信息進行分析、選擇、組織、提煉、加工，進行深層次的開發和挖掘，形成新的信息產品，使檔案信息的服務更具有深度和廣度。三是充分發掘教學、科研特色，廣泛征集校內外、國內外有價值的信息資源，獲取“原始記錄”、“第一手材料”，運用校園網和檔案管理系統進行數據轉換，運用互聯網實現共享。四是加強校內各部門之間、校際之間、學校與社會各界的橫向聯合，形成一個完整的體系，實現信息資源的互補，使信息資源豐富、系統，滿足多層次、全方位的需求。

3.3 數字檔案館個性化服務

3.3.1 加強信息意識

數字檔案館個性化服務就是利用計算機網絡為用戶提供充分的信息服務，滿足其個體信息需求。檔案人員要更新觀念，加強信息意識，積極主動地去挖掘、搜集有利于檔案工作開展的各種信息，具有超前意識，敏銳地感受社會信息的變化。努力學習信息知識，提高信息能力，對信息進行監督管理、集中控制、提供傳遞，確保信息完整、準確、可靠。學習計算機技術、網絡技術，具備對檔案信息分析、處理能力。

3.3.2 提高個性化服務水平

數字檔案館以用戶為中心，根據用戶希望的時間和地點滿足其對檔案的信息需求，根據個人的習慣、專業等要求提供信息，各取所需。通過信息分類定制、信息推送、信息智能、信息檢索、呼叫中心等方式［8］，為用戶服務。只要通過網絡上的個人電腦就可以成為數字檔案館的服務對象，用戶可以利用檔案館的客戶機進行網上咨詢、發送電子郵件等，自由地查詢網絡上的信息，不受時間、空間和信息量的限制。檔案館定期或不定期地向檔案信息用戶提供新的檔案信息，為用戶進行跟蹤服務，建立檔案用戶反饋機制，發現不足，提升質量，滿足檔案信息用戶的個性化需求。

3.4 數字檔案信息風險對策

高校數字檔案館建設的目的是將數字檔案信息在網上進行傳輸，實現檔案信息資源的共享。然而，共享和安全是一對難以調和的矛盾，解決信息安全問題至關重要。

3.4.1 系統安全對策

采用安全性能較高的操作系統，高性能的服務器、計算機軟件、硬件，高可靠性的數據庫管理系統。

3.4.2 管理安全對策

（1）加強安全保密意識

高校數字化檔案信息的內容涉及高校的教學、科研、管理等各個方面，其中有很多屬于密級材料，因此，檔案工作人員應樹立高度的安全意識，嚴格依據《中華人民共和國檔案法》以及國家有關檔案安全工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作，確保檔案信息的安全性和完整性。

（2）制定相關的制度、標準

結合國家及本地相關的數字檔案文件、結合本部門的實際及數字檔案館的特點，制定相關的制度、標準。例如，數字檔案鑒定、備份制度、數字檔案網絡管理制度、數字檔案管理標準、數據庫標準等。保證制度到位，責任到人，嚴格管理。

（3）侵權風險措施

必須認真采用身份認證，加強用戶使用管理，資源授權管理，保護利用者隱私。只有授權用戶才能按照授權范圍通過客戶端應用程序進行數據處理工作，其他人無法操作系統。采用知識產權相關聲明規避侵權風險，保護知識產權［9］。

3.4.3 技術安全對策

對數字信息進行安全維護，保證數據安全傳輸，未得保護的移動設備、來歷不明的軟件不許接入檔案館網絡；定期檢查、安全升級、軟件補丁，確保數字化檔案不受惡意侵害；檔案館內部的數據庫和電子文件的局域網要切實與外網實行物理隔離，密鑰管理；在網上提供公開檔案信息服務的，采取防火墻、數據備份等防護措施，檔案館信息系統遭到人為或自然災害時能夠及時有效恢復，非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網［10］。通過風險評估、安全檢測、判斷，實現網絡主動防御、主動安全保護。

4 結 語

數字時代，知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，檔案的信息化、現代化也對數字化檔案館提出了迫切要求。無論從社會發展的目標需要、科技發展的實現可能，還是從建成以后所帶來的巨大社會效益和經濟效益，數字化檔案館是一項功在當代、利在千秋的偉大事業，時代使然，勢在必行。高校檔案工作者要更新觀念，加強學習，掌握新形勢下檔案工作的業務知識，提高計算機技術、網絡技術水平，以適應數字檔案館建設的需要。

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中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）28-0199-03

圖書檔案是在圖書管理工作中形成的一項專門檔案，對于保護圖書、合理開發利用及有效配置圖書檔案資源具有現實意義和作用。既是圖書管理的一項重要的基礎性工作，也是高校檔案系統中的一個要素，同時也是學校數字信息系統的重要組成部分。如何建設科學合理、實用方便的圖書檔案數字化系統，加強對圖書檔案的管理和利用，提高圖書管理工作效率和工作質量，是高校圖書檔案適應數字信息化所面臨的一個重要課題，

一、高校圖書檔案管理的現狀

1.圖書檔案涉及的范圍、種類和數量急劇增加。目前，高校圖書檔案是以文本檔案為主，并有部分電子數據檔案，隨著圖書管理工作的快速發展，圖書檔案的服務范圍不斷擴大，大量的圖書資源均需要歸檔，且檔案形式繁多，有紙質圖書、數字圖書、課件、音像、影像等，每年歸檔數量達數十萬卷，日趨增長的圖書檔案數量與存放空間的矛盾日益突出，傳統的圖書檔案管理方式與圖書管理工作對相關信息需求的矛盾逐漸顯現。

2.圖書檔案的利用頻率和數量日趨增長。隨著高校招生規模的快速發展，與圖書有關的業務，特別是數字化圖書資源，其利用率日趨增長，據高校各年度圖書檔案利用情況統計數據表明，前來咨詢、查詢、調閱、下載數字圖書檔案的人次、卷次逐年增加，復制圖書、期刊等數字化檔案資料的數量也在快速增長。

3.圖書檔案應用的范圍和覆蓋面不斷擴大。長期以來，圖書檔案管理工作的重點是服務于高校的學生和教職工，以及為高校相關部門的科研服務等，隨著高校教學改革和發展的需要，圖書管理工作的范圍也不斷延伸，圖書檔案的利用范圍和覆蓋面也不斷擴大。特別是近年來，圖書檔案資源不僅為本校學生和教職工服務，也逐漸向其他高校學生提供服務，甚至延伸到相鄰社區，更多的為社會以及家庭個人服務，如我校的“學習在線”，主要面向社區的廣大人群提供必要的學習等信息檔案資源。

二、當前圖書檔案管理信息化建設中存在的問題

為了適應形勢的發展，高校圖書管理部門加大了對圖書檔案管理的力度，并采取了一系列措施，推進圖書檔案的信息化管理，但仍然不能滿足社會各方面對圖書檔案信息的需求，依然存在著一些亟待解決的問題。

1.傳統的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發展需求。傳統的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領導的圖書檔案管理意識薄弱，認為圖書檔案管理不能直接產生經濟效益，而且占用學校的人力、物力、財力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價值和作用，尤其是圖書檔案的數字化建設，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價值和作用，才能轉變觀念，推動圖書檔案的數字化建設，滿足信息化發展的需求。

2.建設管理資金不足，導致硬件設施和軟件資源等基礎設施欠缺。圖書檔案的數字化建設需要一定的建設管理資金，建設相應的基礎設施，包括符合要求的建筑設施、計算機硬件設備以及配套的軟件資源等。目前高校圖書檔案管理數字化建設設施因經費問題差距較大，軟件資源的開發和應用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質圖書檔案的計算機輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統管理數據的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數字化建設帶來了一定困難；基礎設施的不配套以及傳統的圖書檔案管理模式已經不能適應圖書檔案管理信息化需求。因此，高校圖書部門應改變觀念，加大對圖書檔案數字化建設的資金投入，購置相應的高性能服務器和計算機終端設備，開發與之相適應的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為高校師生服務、為社會服務。

3.圖書檔案開發利用率不高。多年來，高校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但高校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實際工作中也不注重圖書檔案的開發利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務意識。檔案的價值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務、經濟發展服務，那么圖書檔案也就失去了存在的價值。

4.圖書檔案的管理干部和專業技術人員的素質有待提高。圖書檔案的管理面廣、量大，涉及到高校圖書管理部門和其他相關部門，具有系統性和專業性，圖書檔案工作人員不僅要具有一定的圖書管理知識還應具備檔案專業技術知識，以及相應的計算機和網絡管理能力，掌握數字化信息的存儲、檢索技術，對圖書檔案的數字化網絡資源進行有效地管理。但是，高校現有的圖書檔案管理干部和專業技術人員缺乏，與師生對圖書檔案資源信息化的需求不相適應，已不能適應新形勢的發展需要。既懂管理又懂技術的干部和一專多能的專業技術人員更是缺乏，這些因素制約了圖書檔案的數字化建設和發展。

三、圖書檔案數字化建設的原則

高校圖書檔案的數字化建設對學校的資源建設和發展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用圖書檔案為師生的學習和科研工作尤為緊迫，新形勢下傳統的圖書檔案管理方式已經不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現代信息技術來實現。

高校圖書檔案的數字化建設，應根據各地區高校總體發展規劃和圖書管理的實際需要，堅持以下原則。

1.標準規范原則。高校圖書檔案數字化建設必須遵循標準化和規范化原則，這是實現圖書檔案服務自動化和信息共享網絡化的前提。圖書檔案數量、種類繁多，在數字化建設過程中存在著一系列數字化資源的數據存儲標準和規范問題，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理規范》以及《紙質檔案數字化技術規范》的頒布實施，為圖書檔案的數字化建設的標準和規范從技術和管理層面提供了具體的指導，如：它規定紙質檔案采用黑白模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲、采用彩色模式掃描的圖像文件，一般采用JPEG格式存儲提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式等。除圖像存儲格式外，掃描的色彩模式、分辨率以及數據庫模式等，圖書檔案的數字化標準和規范應貫穿于圖書檔案數字化建設管理的全過程，如案卷目錄的標引格式標準、著錄項目標準、目錄與圖像的鏈接技術以及網絡傳輸、共享模式標準等，從而規范圖書檔案的數字化建設，確保圖書檔案數字化建設目標的實現，全面提升圖書檔案的數字化管理水平。

2.開放共享原則。高校圖書檔案數字化的目標之一是使檔案信息資源準確方便快捷地提供給需要的師生，使圖書檔案信息資源數據實現共享，以滿足師生和社會對圖書檔案利用的需求。樹立服務意識，充分利用圖書檔案的完整性、長效性，為師生服務、為高校的科研服務；在圖書檔案數字化過程中，做好圖書檔案的梳理、鑒別工作，除需要保密的檔案外，能夠對師生和社會開放的檔案做好解密、降密工作，對形成的圖書檔案數字化資源及時上傳到相關網站并適時更新，真正做到向師生和社會開放，通過局域網，實現省校和市校、縣校甚至是鄉鎮成教中心的圖書檔案信息資源共享；在門戶網站建立方便快捷的查詢、下載系統，方便師生和社會公眾足不出戶查詢、復制圖書檔案信息資源等。

3.安全可靠原則。高校圖書檔案數字化建設是一項長期性、持續性的基礎工作，大量的數字圖書信息資料如果泄密或滅失、毀損，則可能對圖書檔案的數字化建設和管理工作帶來無可挽回的損失，因此，在數字化建設過程中，不但要考慮到檔案資料的保密要求，而且要考慮其安全性和可靠性需要。一是硬件設備設施的安全可靠，如建設符合標準的、規范的圖書檔案存儲建筑和設施、購置高性能且能滿足需要的服務器以及網絡終端設備、數據信息傳輸、存儲設備等；二是相關軟件的安全可靠，根據高校圖書管理部門的實際需要，購置或者開發相應的軟件管理系統；三是數字化信息管理的安全可靠，如檔案信息資源的自動備份管理、網絡安全環境、操作人員權限授予和遠程訪問、圖書檔案信息保密級別、數據庫之間的鏈接和數據交換等安全防范體系，從而建立健全相關的安全可靠性控制機制，保證檔案信息數字化建設安全可靠運行，滿足師生和社會的各種需要。

4.成本效益原則。數字化建設使得圖書檔案信息的收集、歸檔、存儲和查詢變得更加高效、方便和快捷，這是高校圖書管理部門對檔案信息數字化管理和建設的趨勢，而且需要投入相應的財力、物力和人力，高校圖書管理部門在數字化建設過程中應該堅持成本效益的原則，既要保證數字化建設成功運行，該投入的資金要有保障，也要考慮到建設成本，統籌規劃，避免浪費，做到經濟適用、滿足需要；在兼顧成本的同時，堅持效益優先，圖書檔案的數字化建設最終目的還是為了師生學習、研究的需要，向信息需求者提供服務，體現圖書檔案的存在價值，在保障圖書檔案滿足管理、需要和社會需求，充分發揮其社會效益的基礎上，兼顧圖書檔案數字化建設的經濟效益和成本，實現效益最大化。

5.協調統一原則。高校圖書檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，在圖書管理的日常管理工作中，形成了種類繁多、形式各異、數量巨大的圖書檔案，涉及到各職能部門以及相關的管理人員和專業技術人員；數字化建設需要相應的人力、物力和財力，包括管理人員和專業技術人員的調配、硬件設備的采購、軟件系統的開發、網絡信息資源的利用等；省校圖書管理部門與市、縣校圖書管理部門相關資源的整合，如圖書檔案管理信息系統與系統軟件數據的相互鏈接、轉換，實現圖書信息共享使用。因此，圖書檔案數字化建設應統一領導，建立相應的宏觀調控機制和管理協調機制，各職能部門和相關人員做到分工協作、相互配合、協調一致，積極參與數字化建設，全面提升圖書檔案數字化管理水平。

四、圖書檔案數字化建設的探索

數字化和信息化是當今社會經濟發展的趨勢，傳統的圖書檔案管理已難以適應圖書管理工作，數字化、網絡化建設和應用，徹底改變了圖書檔案管理模式，極大地提高了圖書管理的效率，因此，必須多角度、全方位考慮圖書檔案的數字化建設工作。

1.加強制度建設，規范檔案管理。制定相應的圖書檔案管理制度，如圖書檔案的立卷管理、歸檔管理、安全保密管理、查詢調閱、存儲備份、鑒定銷毀等一系列管理制度；以及圖書檔案工作人員管理制度，如圖書檔案人員崗位職責、考核監督管理辦法、檔案管理量化考核指標等；規范圖書檔案流程管理，從圖書初始信息獲取、上報、審批、紙質檔案的歸檔；與此同時，檔案的數字化信息的導入、網上審批流轉、歸檔同步進行，以提高工作效率，規范檔案管理。

2.明確數字化建設目標，統籌安排數字化檔案進程。高校圖書檔案數字化建設的目的是通過提供數字化圖書檔案信息為師生和社會實踐服務，長期以來形成的圖書檔案如何合理利用、充分發揮其使用價值，需要從廣大師生和社會公眾需要的角度對圖書檔案數字化建設進行投入產出效益分析，分輕重緩急、統籌安排。首先，對經過甄別、鑒定的具有重要保存價值的瀕危圖書檔案進行數字化；二是對需要永久保存的圖書檔案進行數字化；三是對利用、咨詢頻率較高的圖書檔案進行數字化；四是對具有地方特色的、珍貴的圖書檔案進行數字化，有目的、有重點地推進圖書檔案的數字化工作，加快實現數字化建設目標。

3.樹立服務意識、轉變服務理念，發揮圖書檔案的使用價值。傳統的圖書檔案管理是“重保管、輕利用”，圖書檔案信息處于被動利用狀態，咨詢、利用率不高，實現圖書檔案數字化信息管理后，從根本上改變了檔案信息的利用方式，社會公眾利用圖書檔案信息變得更加方便、快捷。圖書檔案管理部門和管理人員應適應數字化管理的需要，改變服務意識和觀念，從被動服務變為主動服務；根據不同用戶的特點，開發用戶需求導向的數字信息資源，通過計算機網絡將圖書檔案資源信息以及網絡數據庫中的相關信息進行查詢、篩選、整合在線推送到用戶終端；對圖書檔案進行科學化管理，整合不同類型、不同載體的數字化資源，為實現圖書的優化配置提供信息依據，提高圖書檔案利用率和使用價值。

4.建立風險安全控制機制。圖書檔案的數字化建設需要持續的資金投入、相關人員的調配以及網絡數字化資源的保障，在此過程中，因政策、人員變動、資金安排等因素，會產生一定的風險，如：組織管理人員或專業技術人員的變動導致軟件系統開發的中斷；資金預算不足或超支導致相關硬件購置不能如期舉行；的圖書檔案資源在數字化信息轉換過程中的泄密風險；圖書檔案數字化資源在查詢下載、網絡共享和在線傳播等可能產生的知識產權侵權風險等。因此，必須分別建立安全風險控制機制，如協調財務、政府采購、技術保障等部門共同論證項目資金預算，保障數字化建設的持續性運行；通過確定相關協議、合同、購買版權資源等，控制知識產權風險。為了保障圖書檔案資源網絡信息安全，必須采取相應的安全管理控制措施，如權限管理，對管理人員和訪問用戶，根據不同級別賦予相應的管理權限和訪問權限，從而在后臺和前端降低圖書檔案資源信息安全風險，此外，結合身份證識別技術和信息加密技術等網絡安全技術，實現對網絡安全風險的控制。

五、結語

在信息社會條件下，圖書檔案已經步入信息網絡化、存儲數字化和服務自動化時代。但是，高校圖書管理部門在圖書檔案數字化建設過程中，往往各自為政，從局部管理需求出發進行數字化建設，忽略了圖書檔案為社會服務的功能以及數字化的網絡共享、開放便捷等特征以及網絡風險、安全因素等，因此，各地圖書管理部門應根據圖書的總體規劃以及各地圖書管理的實際情況和需要，統籌兼顧，快捷高效地實現圖書檔案數字化建設目標。

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篇（7）

高校信息化建設的實施，數字校園的成功運轉，為學校教學、科研及管理提供了先進的技術手段和嶄新的網絡環境。一方面，高校檔案部門出于自身管理需要使用計算機管理檔案，使傳統以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變，形成了大量的數字化檔案信息。另一方面，計算機大量應用于高校教學、科研及管理，產生了大量的電子文件，進而形成數字化形態的檔案信息。面對數量眾多的新型形態和載體的數字文件材料，開展檔案數字化建設，規范其管理，更好地為學校各項工作提供檔案信息服務，成為高校檔案部門的當務之急。

（二）檔案數字化能促進檔案管理工作環境的改善、工作效率的提高

只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

同時，利用計算機網絡技術，建立與高校相適應的檔案檢索軟件，便能輕松查到需要的信息資料，從而大大提高工作效率。

（三）有利于對實體檔案的保護

檔案信息數字化有利于進一步延長檔案原件壽命，降低檔案原件丟失與損壞的風險，受到損傷的原始檔案，其數字拷貝可有補償原件的作用。數字化可以用某種方法增強原始檔案信息，或通過消除檔案上外來的污跡、斑痕等改善、恢復原始檔案的信息，還可以解決紙張脆化的檔案利用問題。

二、高校檔案信息數字化現狀

2000年，國家檔案局在《全國檔案事業發展“十五”計劃》中明確規定“加快現有檔案的數字化進程，在北京、天津、遼寧、陜西、青島等地開展檔案工作應用數字化和網絡化技術的試點”。在這一方針的知道下，我國很多地方已經開始了檔案數字化的理論與實踐研究。在“十五”期間，高校信息化建設始終保持以應用為導向，以數據為基礎，以網絡建設為中心，積極吸引新技術，完善各種應用系統并向網絡化發展，無紙化辦公已逐漸普及。目前國內檔案數字化工作還處于起步階段，對檔案數字化建設的研究正在積極探索論證中。

三、高校檔案信息數字化建設中的不足

（一）人才資源匱乏

檔案信息化管理需要熟練掌握教學管理和計算機管理的綜合性人才，而當前一般都是由閑雜人員或者臨近退休的人來負責，即使有完善的設施也不能實現設備和人員的完美組合，充分發揮作用。有些專職檔案人員思想保守，不肯接受新生事物，對這中檔案管理信息化的方式產生恐懼感，認為很難操作。而對于那些兼職檔案人員來說，檔案信息化建設的拓展必然要使其承擔更多的工作任務，從而產生抵觸情緒。

（二）高校檔案信息化建設所需要的基本設施不完善

高校實施檔案信息化建設必須要依靠完善的硬件基礎設施和相應的軟件系統，但是根據當前高校的信息化建設現狀分析，高校的檔案信息化建設所需要的硬件設施和軟件系統都存在問題。很多學校雖然購置了計算機設備，但是掃描儀、打印機等設備比較短缺。再者買檔案管理中存在著使用軟件的不同，導致信息的共享性不高。

（三）信息化管理的意識薄弱

學校檔案管理信息化建設中沒有引起領導足夠的重視，管理了觀念落后。相關學校領導對于檔案信息化建設的重要意義沒有清楚地認識，對這方面投入的精力和財力不夠，導致學校建設基礎設施相對落后。等高校發展到一定水平了，才意識到在高校產生的檔案資料的價值。

（四）檔案信息的安全性不高

實施檔案管理信息化，雖然為信息需求客戶提供了便利，但是由于網絡上存在很多不安全的因素，導致高校的檔案信息被泄露。檔案信息化建設過程中肯定會與網絡有緊密頻繁的聯系，但是在網絡安全方面還缺乏足夠的監督手段，導致網絡存在不安全因素，一些涉及到國家、個人、工作等方面的秘密信息有被竊取的可能性，安全系數較低。

四、高校檔案信息數字化建設策略

（一）提升檔案信息化管理人員的綜合素質，實現檔案管理人員專業化

檔案信息化管理需要熟練掌握教學管理和計算機管理的綜合性人才，因此必須加強檔案管理專業人才的培養。有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件管理知識，提高電子文件管理意識。

（二）加強硬件建設和軟件開發

針對高校檔案信息數字化管理中硬件軟件中所存在的問題，我們應當加強硬件建設和軟件開發工作，加大人力、財力的投入，完善檔案管理的設備結構，加大軟件開發力度，建立統一的管理平臺，使信息得到共享。

（三）加強信息化管理的意識

強化高校人事檔案管理人員的信息化意識實現高校人事檔案管理信息化前提就是要強化人事檔案管理人員的信息化意識，提高他們對檔案工作的重視程度提高高校員工的檔案意識。

（四）加強檔案管理系統安全保障

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數字化高校檔案館是在傳統檔案館的館藏、分類、查詢等固有的模式基礎上，借助廣泛普及的計算機與通暢無阻的網絡，充分應用各種信息技術和網絡技術而建立起來的一種新型檔案館。檔案館的數字化建設通過將計算機技術、網絡技術等高新技術引入檔案領域，實現了檔案資源的科學保護與資源共享。因此，高校檔案數字化建設必須依托于空間數據基礎設施和網絡.而現行高校檔案館基礎設施遠遠不能滿足數字化建設的需要。

（1）硬件基礎設施缺乏

許多學校在硬件基礎設施的資金投入嚴重不足，計算機、光盤刻錄機、掃描儀、打印機等必要設備的購置尚存在問題，使構建完整數字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數字化建設留于形式，根本起不到實質的作用。

（2）數據庫建設落后

許多擁有豐富館藏資源的學校，在其數據庫中卻只現其館藏之冰山一角，內容極其稀少，種類極其貧乏，數據庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數據庫根本不能發揮其網羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會資源的一種極度的浪費。

（3）網絡建設落后

網絡建設落后，網絡故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網絡資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴重影響了資源共享的程度，大大的違背了數字化建設擴大資源共享面的初衷。

1．2人才匱乏與激增的建設需求之間的矛盾

人才的培養是高校檔案館數字化建設的一個關鍵因素。數字化建設的建設、更新、維護與升級與普及都與人才息息相關。檔案館的工作人員必須具備相關的計算機技術、網絡傳播技術及檔案管理知識才能更好的服務于檔案館的建設。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業計算機人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計算機的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進行業務培訓及引進外來人才的意識，這些都嚴重影響了檔案館數字化建設的。

1.3高校檔案館數字化建設是為了更好的方便資源的利用

但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數字化檔案館的資源浪費。例如，在許多學校的數字化檔案館中對于檔案信息數據的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數字化檔案館的使用人數。同時因為缺乏專人負責對數字化檔案館的答疑工作，出現問題時用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。

2反饋機制不健全與完善數字化建設之間的矛盾

高校檔案館數字化建設才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進。但是目前很少有高校能做到反饋機制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因為不能及時的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進一步下降。

3.針對高校檔案館數字化建設相關問題的對策

3.1加強基礎設施建設

適當增加基礎設施建設的經費。經費的投入不僅包括網絡通訊設備、服務器、處理設備的購置，還應包括軟件設施的完善。數字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時，還應注重數據庫的完善構建。首先，數據庫的內容要能很好的反映館藏書籍的內容，并及時填充新近書目與檔案資料，做到數據庫內容豐富翔實，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應能夠根據相關要素進行查詢，以達到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。

3.2加大人才培養力度

檔案館工作人員不僅承擔者檔案館的建設、更新、維護與升級，更承擔著指導用戶如何利用數字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數字化建設需要大量能熟練運用檢索方法、懂得相關計算機技術、網絡技術并具備溝通技能的綜合素質人才。要想推進高校檔案館數字化建設的進程，就必須要大力優化檔案館成員的知識結構，定期對相關人員進行業務培訓，并且大量引進外來人才，為檔案館建設補充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業務水平要定期進行考核，對于不具備管理資格的成員要堅決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進行。

3.3強化使用推廣

高校檔案館的基礎建設程度和水平質量，需要由用戶來認可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎所在。高校檔案館做為一項基礎建設部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學員來提取檔案時，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優質熱情的服務態度會給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強化信息建設的同時，主要就是要為用戶提供優質快捷的服務，因此，加強信息化建設對于提高檔案館的管理規范程度以及用戶的認知層次具有重要的作用。

3.4加強反饋機制的建立

篇（9）

1圖書館建設數字化的基本原則

當今知識經濟飛速發展的時代，便捷、高效是人們對于信息的要求，當然圖書館和檔案館的信息查詢更是要便捷，高效，方便讀者查詢。在大數據時代，將圖書館的資料電子化是信息化社會的發展趨勢，電子化的資源人們可以快速的利用。但是在數字化的過程中對于數據我們要堅持以下原則：

1.1效益的原則

將所有的圖書和檔案運用信息化的技術保存起來就是要將這些資料掃描后保存在電腦當中，利用電腦的系統將這些資料歸檔后方便查閱，這樣會使信息從收藏、整理、存儲、查閱等各個方面都更加的便捷。但是在數字化系統的建設當中，效益是放在第一位的，利用最少的資金建設最為完善、合理資料庫，將有限的資金合理運用，確保可以在有限的資金支持下建成一個合理的數字圖書館，讓老師和同學都能夠使用。

1.2 一致性原則

我國有眾多的高效，將這些高校的圖書館資源數字化是一項龐大的工程，它涉及到所有學科、所有門類，要將這些資源眾多，形式多樣，內容龐雜的數據整合在一起是一項非常復雜的工程，這些資源涉及到了所有學科、所有門類的技術人員及與其相關的管理人員，若要實現所有這些數據的數字化，則所有的這些人員必須統一起來，聯合起來，根據相關的標準，所有人聯合起來進行數字化建設。從上層的國家圖書館、國家檔案館、到鄉鎮的村上的圖書室、檔案室，徹底將這些所有的資源全部共享起來，并且所有的共享資源要與高校圖書館的數據保持一致。因此圖書館的數字化建設當中必須建立起統一的領導機構進行協調，領導機構制定出合理的規劃和具體的建設步驟，由該領導機構進行規范化建設。

1.3 安全性原則

數字化圖書館的建設是一項復雜的，持久的，基礎性建設工程，而且是最近幾年新興的一項系統工程，它并沒有以前的建設經驗可以應該，在建設時只有靠大家的摸索，大家的共同努力才能將數字圖書館建設好。但是在建設時，由于建設人員的不小心，就很有可能造成大量的數據丟失、甚至泄密，這將對于?底只?圖書館的建設造成毀滅性的打擊，損失是沒有辦法估算的。因此在建設數字化圖書館時，安全性是第一位的。在建設的過程當中，（1）要考慮資料的保密，確保任何資料不能外泄。（2）需要考慮數字化圖書檔案的安全，這就包括了計算機軟硬件系統的安全，其中計算機硬件系統的安全包括計算機存儲設備，服務器，網絡系統終端，移動終端等安全，軟件系統安全則包括服務軟件，數據庫系統的安全，在整個檔案數字化管理后，要注意所有檔案的安全。

2高校圖書館圖書檔案數字化建設思路

當今社會是信息時代，在傳統的檔案管理中，檔案保存，借還已經無法滿足當前社會對于檔案的管理要求，圖書館、檔案館的數字化建設是當今社會信息化建設的必然發展形態，利用數字化的管理檔案即實現了檔案的管理的效率的提升，也實現了管理的責任更加明確，因此，檔案館和圖書館作為一個服務單位，為使這些單位能夠更加發揮出自身的服務作用，建設數字化的檔案館和圖書館就非常有必要，在建設時我們要從多個角度進行考慮。

（1）建立健全相關的高校圖書館檔案館的風險控制制度。在建設時首先需要大量的資金作為保障，在數字化圖書館的建設過程中，國家政策、資金的調整、人員的調整等各類因素當中都會出現相應的風險，這些風險主要包括： 計算機軟硬件開發人員的變化可能造成軟件項目突然中止。 上級撥付的資金不到位，或者由于資金問題造成了設備保障不到位，在一些專業設備的購置上造成了一定延遲。 圖書館內部一些機密級資料泄露，這就造成了不可估量的損失。 在將資料進行數字化建設的過程當中，因為一些特殊原因造成的知識產權的糾紛等問題。基于以上原因，我們必須建立相應的風險控制制度，確保資源的安全。

（2）加快轉變圖書館服務讀者的理念上的轉變，增強工作人員的責任意識，確保圖書館資源的利用率發揮到最大。在數字化圖書館和檔案館建成以后，學校內任何一名師生，都可以通過任何一個無限終端輕松的訪問到圖書館的數字化資源，迅速、方便將是數字化圖書館今后的一個最為重要的特征。因此轉變圖書館的服務理念，在數字館建成以后，管理人員應根據讀者需求，切實滿足讀者的需求，根據需求定制服務，這樣數字圖書館的服務功能才能徹底的發揮。

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大數據顧名思義就是指由于數據的信息量龐大，用戶很難獲取和加工的那些數據。國際數據公司（IDC）將大數據定義為：通過高速捕捉、發現或分析，從大量數據中獲取價值的一種新型技術架構。其特點可以概括為4V，即Volume（海量）、Velocity（高速）、Variety（多樣）、Value（價值）。大數據技術涉及到云計算、數據挖掘、存儲和管理等許多領域，對高校數字檔案館建設提出了新的挑戰，也必然給高校數字檔案館的建設帶來多樣化的發展，大數據視域下，高校數字檔案館如何應用計算機和多媒體等通訊技術，對數字檔案信息資源進行管理，提供網絡檢索和利用服務，實現超大規模資源共享的數字信息系統，是亟待解決的問題。

一、高校數字檔案館建設的重要意義和作用

從廣義講，數字檔案館建立在檔案館自動化的基礎上，實現了自動標引、自動著錄、自動檢索、自動統計等活動，不僅能使本地和聯機用戶查詢利用直接形成于計算機系統的數字檔案，而且還可以利用經過數字化處理的傳統館藏的數字化信息，它是連接了眾多檔案信息源（包括文件形成部門構建的數據庫信息系統）的廣義信息系統，既是用戶與信息源的接點，也是信息源與信息源的節點。高校數字檔案館建設的重要意義和作用主要表現在加強校內檔案信息資源的共享、實現檔案管理系統與辦公自動化的無縫鏈接、提升職能部門管理的規范化和加強高校信息服務的網絡化和多元化幾個方面。

二、高校數字檔案館的現實條件

1.信息資源重復保存，不利于節約開支。已經形成的某些信息資源存在著重復保存現象，造成人力、物力和財力的浪費，像學生的電子論文在檔案館和圖書館都有保管，視頻、音頻資料在檔案館和音像室也有重復保管等，隨著數量的增多，應進一步加強信息資源的整合、分配、集中管理與永久保存等問題。

2.信息資源保管部門無條件開展深層次的整合與挖掘。學校檔案館、院系檔案室的工作人員主要職能是收集和保管檔案、文獻和資料，主要職能是開展檔案的分類、整理、保存、保護、提供館內查檔服務等基礎業務，在跟蹤學校動態發展和利用信息化技術開展編輯、研究、匯總、分析等方面有很大的局限性；盡管校史館在開展編史修志和歷史展示方面做出了大量的成績，但由于人員少、信息技術支持有限等原因還很難從學校發展的各個方面來開展全面的、系統的信息資源挖掘、利用和展示的工作。

3.信息資源分散管理，不利于系統化開發。據調查，大多數高校多年來形成的各類信息資源中，具有憑證和查考價值的紙質文檔如歷次校級會議記錄、重大活動記錄、重大科研項目報告與實驗數據等具有憑證和參考借鑒作用的文字材料大都以檔案的形成保存在檔案館；近年來開展信息化建設與應用形成的各類學生學籍信息、科研項目經費及研制過程記錄等都以電子數據形式保存在學校計算機與信息中心的服務器；各類聲像、多媒體信息則保存在宣傳部和音像資料室；各院系的資料室也存有相當部分的資料，特別是校慶、系慶等重大活動所編輯、匯總和展示的各綜合性成果都未進行系統化管理；這無疑造成信息資源利用的不便性，致使真正有用和急用的信息難以獲得。

4.已形成的數字信息資源沒有永久保管基地。學校各部門信息化應用形成的數字化信息資源，校慶、系慶等重大活動統計、匯總、編研和開發各類綜合信息，校史館編撰的各類圖書、資料，以及回憶錄、名人事跡等綜合性資料和學校各級領導開展重大決策過程中所參考的統計報表和綜合分析數據等，分散在學校多個部門，尚未開展系統管理、持續積累和永久保管，也未制定專門的收集、保管和存儲制度、規范與標準。

三、大數據視域下高校數字檔案館建設的總體模式和策略――宏觀角度和微觀角度（技術層面、安全層面、人才層面）

1.宏觀方面。高校數字檔案館數字化建設的項目思路、研究內容、經費預算、項目人員等情況進行了重點調研，確定工程建設方案（1）研究校內信息資源的保存、管理和分布現狀，針對高校內部信息資源的利用與開發、展示需求，確定數字記憶基礎數據庫的建設方案；（2）研究高校數字化檔案館的規劃方案，基于校內IT資源狀況，確定軟硬件基礎設施平臺的建設方案和系統應用與實施的策略；（3）開展信息資源積累、開發與整合，一方面，將已有的保存在館的紙質信息資源進行數字化加工、編研、開發和整合；另一方面，將已形成的大量的數字化信息資源進行綜合處理，實施集中管理、永久保存、研究開發和有效利用。（4）研發數字記憶網絡平臺和數字資源管理軟件系統：針對收集、整理、處理、整合、管理展示、和利用等的需求，開發數字資源管理信息系統和信息平臺，建設網絡化數據統一管理的集成服務平臺。（5）制定管理制度與標準規范體系，包括從收集、整理、分類、組織、存儲、編研、開發、、展示和提供利用等全過程的業務工作規范和數字資源組織、存儲、管理、的格式規范與標準。

2.微觀方面：

（1）數據存儲技術。海量數據存儲技術一般包括直接附加DAS技術、網絡附加存儲NAS技術、存儲區域網SAN技術、內容尋址存儲CAS技術等幾個方面。對于影像數據存儲技術方面，東北大學檔案館館藏檔案掃描采集后的影像數據技術值得采用，單個多頁無損Tiff格式文件：此類文件保留了原始圖像的清晰度，最大程度的還原了檔案的原貌，并且多頁圖像可以在一個圖像文件中保存，便于管理利用，但是由于Tiff格式文件不便于網頁瀏覽，所以系統在客戶端通過網頁瀏覽圖像時，將自動對Tiff格式圖像進行切分和有損壓縮處理生成多頁多個臨時的JPG格式文件：此類文件在不影響原始圖像清晰度的情況下進行了有損壓縮，圖像格式標準化、輕量化，便于網上查詢瀏覽利用。大部分館藏檔案為單卷多頁，為進行數字化加工時的便于管理和流水化作業，采用支持多頁存儲的JTIF（JPEG Tagged Interchange Format，24位彩色，YUV 4U4U4）格式存儲，可同時將多頁的檔案掃描進入一個圖像文件的不同頁面中，可避免發生圖像不容易確定歸屬的問題。JTIF格式支持8位灰度、24位彩色。

JPEG格式是國際上通行的標準。JPEG是the Joint Photographic Experts Group（聯合圖像專家組）的縮寫，是用于連續色調靜態圖像壓縮的一種標準，是一種高效率的24位圖像文件壓縮格式，同一幅圖像，用JPEG格式存儲的文件是其他類型文件的1/10～1/20，是互聯網上通用的圖像傳輸資源。

（2）安全戰略。對于高校數字檔案館而言，應自行對館藏各種數據資源進行及時全面的更新、維護、備份，以保證數據長期、可靠的有效保存。

要建立一個安全的網絡保障體系，保證關鍵數據、關鍵應用平臺的安全以及各個館際間業務部門的安全，實現網絡應用系統的安全高效運轉。網絡安全建設一般包括，多層次的防火墻設備、網絡入侵檢測系統、網絡防毒軟件、密鑰技術等防范能力；同時要構建一個良好的網絡設備的運行環境，比如，要具備防火、防潮、防水、防盜能力，有一個恒溫、恒濕、防靜電的機房環境，更適合在大數據下的海量存儲網絡系統中實現。

（3）人才戰略。大數據視域下的高校數字檔案館建設，要求檔案工作人員不僅僅是要懂得檔案管理的內容，還要懂得計算機專業知識，具備現代化、網絡化和數字化的相關技能，最好還要懂得網站技術、數據庫技術及多媒體等技術的多料人才。因此，檔案部門應該積極組織檔案工作者進行系統培訓，進行交叉學習，計算機專業的檔案工作者要學習檔案學基礎理論和知識，檔案學專業的檔案工作者也要學習計算機的相關知識，互通有無，這樣才能推動數字檔案館建設的步伐和進程。

數字檔案館建設也存在著很多不足和問題，需要我們進一步去探索和實踐，相信，隨著技術手段的不斷進步，人才隊伍建設的不斷提高，安全保障系數的增高，高校數字檔案館建設一定會在大數據視域下不斷完善和進步。

參考文獻：

[1]謝海洋.數字檔案館網絡技術初探[J].檔案學研究，2005，（03）.

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關鍵詞:高校檔案館 網站建設 績效評價

高校檔案館網站建設是高校數字檔案館實施的前期工作和長期的表現形式，也是衡量高校信息化建設的重要指標。本課題組對北京市高校檔案館網站進行了持續的觀察和數據提取，并進而對其建設狀況進行了績效評價，以期有利于提高高校檔案館網站的建設水平，提高高校檔案館檔案信息服務質量，加快檔案信息資源的傳播。

1.北京高校檔案館網站

建設評估工作

2009年11月至2010年5月1日期間，本課題組依托“中國檔案在線”( archives.org.cn/)網站對高校檔案館網站的鏈接，對北京各個高校檔案網站進行了調查分析。調查對象參考新浪網“教育頻道”(edu.sina.com.cn/)所提供的北京高校名單，對各個高校檔案館網站進行了深入的調查分析。我們選取檔案網站的“功能指標”為重點評價指標，選取“內容指標”和“形式指標”作為輔助評價指標，以便對網站進行全方位的綜合評價。

文章主要根據倍數加權法②來確定各個指標的分值。倍數加權法雖然在參照要素的選擇上容易出現依靠主觀判斷的情況，但該方法卻可以有效地區分各考評要素之間的重要程度。我們將影響高校檔案館網站的內容指標作為最次要的考核要素，以此為1;再將形式指標的重要性與該指標相比，得出重要性倍數為1.5;同理，得出最重要的功能指標重要性程度為7.5;然后依據該比例分配分值，文中以100分為滿分。賦值標準及分值如表1所示。

2.評價結果及分析

調查顯示，新浪網“教育頻道”中所列的北京高校有90所，其中只有16所高校建立了數字檔案館，其他學校都沒有獨立的數字檔案館，部分學校可以通過站內搜索找到與檔案館相關的信息或新聞;另外，還有一部分學校，在學校的教輔機構或管理機構中設有檔案室(館);更有一部分學校根本沒有找到關于檔案館的任何信息。

2.1評價結果

我們重點選取了13所高校進行績效評價，另外還有三所高校雖然也有本校檔案館網站，但是網站建設尚不夠完善，也沒有體現檔案網站的服務功能，與其他的高校檔案館網站相比差距較大，所以這里只列出這13所高校進行比較分析，如表2所示:

2.2 指標分析

2.2.1內容指標分析

網站內容的廣度和深度直接影響用戶對信息的利用程度，也是評價檔案信息網站的基本指標之一。調查顯示，內容指標的平均分為8.1538分，其中高于平均分的高校有6所，在這6所高校中，中國人民大學、清華大學、北京航空航天大學均得到滿分。這些學校比較注重本校數字檔案館網站的建設，涉檔信息相對全面，同時提供一定的特色檔案信息。那些低于內容指標平均分值的學校在某些方面存在一定欠缺，校務公開情況沒有體現出來，也沒有具有本校特色的檔案信息。

2.2.2 形式指標分析

這些高校檔案館網站的形式指標平均分為8.3076，高于該平均分的高校有5所，其余高校在這個方面都或多或少有所欠缺。信息時效性較差是這些高校普遍存在的問題。有的高校信息更新到2004年，部分學校更新到2008年。這些高校中，網站支持外文頁面的只有中國人民大學、北京理工大學、首都師范大學3所。

2.2.3功能指標分析

高校檔案館建館目的是分享檔案信息和提供便捷的檔案信息利用，其功能是否全面、是否強大是檔案網站建設的首要考慮因素。

各個高校檔案網站建設的功能指標平均分最低，得分率也最低。功能指標總分定為75分，而平均分為36.0769分，平均得分率僅為0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。數據表明，高校檔案網站服務功能存在很大欠缺，需要進一步重視和提高。尤其是在服務功能方面，各個高校需要進一步完善。從這次調查來看，所有高校在檔案信息檢索方面都不夠完善，部分學校根本沒有這種功能。其中做得較好的為中國人民大學，該校所提供的“資源查詢”，提供了部分可公布的館藏檔案目錄，查詢可以輸入一項或多項，可以輸入部分名稱或全稱，另外對一些基建檔案和聲像檔案也指出了可查詢的范圍。其他學校的檢索功能，都差強人意，有很大的提升空間。服務咨詢、業務指導、利用指南等欄目可以為用戶利用檔案信息提供一定的指導幫助，各個高校應該適當給予重視。

得分率最高的是內容指標，其次是形式指標，得分率最低的則是這些高校檔案網站的功能指標。根據分值可見，網站內容指標的分數在6—10分之間，形式指標分數在6—13分之間，功能分值差別較大，從26—50分不等。功能指標得分中，差距產生主要表現在交流和服務功能方面。

這13所高校中，有11所高校有獨立的檔案網站，2所掛在本校網站的相關欄目中。各個高校應該申請獨立的域名，并確保鏈接的有效性、穩定性，避免出現無鏈接和死鏈接現象。

3.結論及建議

3.1 北京市高校檔案館網站建設的現狀及結論

3.1.1目前北京高校建立本校數字檔案館網站的數量少之又少，令人吃驚

此次調查，90所高校中僅可以查到16所高校有本校檔案館網站，屬于國家211工程及985項目的北京高校基本上都有自己獨立的檔案館網站，其中有個別學校數字檔案館掛靠在本校主頁的某些欄目中。

3.1.2 已經建立的高校檔案館網站，基本能涵蓋檔案網站所要求的基本內容和基本功能

各個高校檔案館都包含檔案館概況、機構職能、政策法規、業務動態等基本內容，同時也都包括業務指南、利用指南等項目，個別高校檔案服務功能比較健全，例如清華大學，檔案檢索功比較全面，設有站內信息檢索、網站地圖、相關鏈接等欄目，同時提供相關的檔案信息下載。部分高校，例如中國人民大學，在檔案信息交流方面做得比較完善，注重和用戶的信息溝通，信息反饋相對比較及時。

3.1.3 高校檔案網站建設仍有很多問題有待解決和完善

高校檔案館網站信息內容更新周期長，時效性差。檔案檢索功能有待進一步提高和完善，檢索工具應該多樣化。另外，隨著高校信息公開化，隨之而來的檔案信息安全問題也應該給予高度重視。

3.2 對北京市高校檔案館網站建設的幾點建議

3.2.1 要注重高校檔案信息資源開發的廣度和深度

在進行檔案信息資源整合時，要增加信息的覆蓋面，擴大學校歸檔信息范圍，加強本校特色檔案建設。校務公開要及時透明，信息更新周期要短，內容要有創新性。同時，應該確保檔案信息的深度，不能華而不實，對檔案信息質量的控制要嚴格，確保信息可靠性和安全性，同時注意保護檔案隱私內容。

3.2.2 要重視網站的互動功能

增強學校檔案網站的信息交流功能，不僅有利于用戶對本校檔案信息資源的利用，而且有利于提高本校在檔案信息網站建設方面的知名度，對于今后檔案工作的開展有推動作用。

3.2.3 要注重提高高校檔案信息資源的檢索功能

檢索功能強大與否直接影響檔案信息利用的工作效率。這個功能的提高有助于數字檔案館整體工作水平和績效評價的提高，是檔案工作的核心工作。

3.2.4 要重視高校檔案館網站建設的安全性

檔案信息有一定的保密性，做好學校信息安全保障工作也是一項難度較大的工作。要防止黑客、病毒等惡意侵入。另外要把握好檔案信息開放和保密的關系，確保重要信息的機密性，采用必要的技術手段，控制信息輸入和輸出，同時做好檔案信息的保管存儲工作。

3.2.5 高校檔案館網站建設要為高校數字檔案館建設創造條件

高校檔案館網站建設的形式指標，間接反映檔案網站建設的質量。網頁設計是否美觀，結構比例是否合理，也能體現出學校對檔案館數字化建設的重視程度。各個高校應在加強本校檔案館網站建設的同時為該校數字檔案館的建設開辟新思路，創造新條件。

注 釋:

①本文系2009年北京市高校檔案研究會項目(編號DA200910)“北京市高校檔案館網站建設的績效評價”的研究成果 和 2007年國家檔案局項目(編號2007-X-18)“檔案信息網站績效評估體系的可持續研究”的階段性成果之一。

② 倍數加權法是首先選擇出最次要的考核要素，以此為1。然后將其他考核要素的重要性與該考核要素相比較，得出重要性的倍數，然后再進行歸一處理。其優點在于它可以有效地區分考核要素之間的重要程度，另外，也可以不選用最次要的考核要素，而選用更具代表性的考核要素為基本倍數。

參考文獻

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2. 張暢.我國檔案網站績效評估問題研究.湘潭大學碩士學位論文，2006.05.

3. 鐘其炎，范園園.我國高校檔案網站現狀的調查與分析.湖北檔案，2009(1).

4. 翟麗娜.我國高校檔案網站現狀的調查與分析.檔案管理，2008(2).