緒論：寫作既是個人情感的抒發，也是對學術真理的探索，歡迎閱讀由發表云整理的11篇財政檔案管理范文，希望它們能為您的寫作提供參考和啟發。

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概述

財政投資評審是指由各級財政部門根據相關規定，對融資建設項目與財政性投資，進行工程預（結）算、概算、竣工財務決算等一系列與實施評價審查相關的工作。財政投資評審檔案（以下簡稱“評審檔案”）則是指在財政投資評審工作過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、視音頻等原始記錄。做好財政投資評審檔案管理工作對規范財政投資評審工作，保障財政投資評審工作準確、客觀、公正具有積極的現實意義。新時代評審檔案管理工作要堅持全生命周期理念，把握評審檔案的規律和特點，從評審檔案的收集、歸檔、保管和利用全環節嚴格執行評審檔案的規范和要求，確保評審檔案工作的規范性、標準化，以滿足新時代財政投資評審檔案的新要求。

一、認識評審檔案價值

財政投資評審是衡量財政投資項目綜合管理水平的重要標尺，也是多角度、全方位、各層次的評價財政投資項目的系統評價體系，是強化政府財政投資管理的重要手段。在思想上要充分認識到做好評審檔案管理對提升財政投資項目資金利用效率，規范項目資金使用、做好項目竣工驗收等等發揮著重要作用。

1.領導思想高度重視財政投資項目評審檔案管理管理領導要高度重視評審檔案管理工作，在思想上要充分認識到評審檔案工作對于財政投資項目評審工作的極端重要性，是財政投資項目評審的重要信息資源。要把評審檔案管理工作納入到評審業務重要議事日程，強化組織領導，明確部門及人員職責分工，納入到年度目標績效考核的重要內容，帶頭落實各項目標要求，從人、財、物等各方面給予評審檔案管理工作以大力支持，營造部門上下高度重視評審檔案管理工作的濃厚氛圍。

2.管理人員清晰認識評審檔案工作的具體人員要在思想上充分認識到評審檔案管理工作的重要性認識，明確評審檔案工作崗位的職責內容、職責要求，增強做好評審檔案工作的使命感、責任感，熟悉評審檔案工作的各項基本要求，明確評審檔案收集、整理、分類、編目、保管、利用等全過程標準和規范要求，增強做好評審檔案管理工作的思想自覺和行為自覺，切實加強財務投資評審及檔案管理方面的業務知識學習，提升自身業務素能，為評審檔案管理工作提供可靠技術保障和過硬業務素能支撐。

3.增強檔案意識觀念財政投資評審檔案管理工作業務性強、保密事項多、各項要求高等特點，要求檔案管理者及具體操作人員要牢固樹立法治理念、規范意識，切實增強依法管檔、依法用檔的意識。檔案人員要明確財政投資評審領域相關法律法規以及財政投資評審方面紀律要求，嚴格按照相關規定和要求自覺做好財政投資評審檔案管理工作。

二、全面收集評審檔案

資料收集是做好財政投資評審檔案管理的前提和基礎，資料收集的及時性、完整性和準確性，直接影響到后期評審檔案歸檔、利用的質量和效果。因此，要在思想上高度重視評審檔案收集工作，及時、全面、完整地做好評審檔案收集，切實做到應收盡收。

1.及時收集評審資料成立評審檔案管理領導小組，安排專人負責評審資料的收集，賦予不同崗位人員工作職責。明確不同部門、不同人員承擔相應的職責。如財政投資項目單位應定期上報相關評審文件，將評審文件交檔案管理人員登記，包括：財政投資項目單位名稱、地址、文件資料目錄、報審時間、聯系電話及聯系人簽名等，確保評審資料應收盡收。此外，評審人員在日常評審環節注意評審資料的搜集、整理和保管，評審結束后及時移交檔案管理部門。

2.明確評審資料范圍財政投資評審資料歸檔范圍包括：工程預（結）算審核資料和工程決算審核資料等都應納入收集歸檔范疇。前者，主要包括項目立項批文、工程概算文件、施工圖紙、預算書、工料分析表、工程量計算書、計算底稿及其他資料；后者，主要包括決算書、工程竣工圖、工程建設合同、開工報告、竣工驗收證明、施工許可證、隱蔽工程記錄、工程監理報告等等。

3.評審資料收集要求評審資料收集應做到及時、規范、準確、完整。如，評審資料收集時要檢查內容是否齊全、格式是否規范，評審資料來源是否合法可信。此外，評審員還應保證移交的評審資料內容完整，格式符合相關要求，獲得的簽證記錄、合同文件等真實有效。

三、及時歸檔評審檔案

評審資料收集后，還需要及時移交至檔案管理部門，由檔案管理部門按照《檔案法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等相關規定，嚴格按照歸檔程序做好評審檔案立卷、歸檔等工作，確保應歸盡歸。1.移交財政投資評審檔案應在項目評審人員在項目竣工財務決算批復后，在規定的時間內（通常為15天）將屬于歸檔范圍的評審資料收集、整理后移交至檔案管理人員。由檔案管理人員與項目評審人員共同清點所移交的文件資料數量等，并由雙方簽字確認，確保評審檔案及時移交、完整歸檔。

2.立卷評審資料立卷程序一般為：分類—組合—編目。即，在評審材料完整收集基礎上，將評審資料按特點進行分類，再將分類的材料按照一定規律進行組合，經過組合后的材料再進行系統的排列和編目。其中，“分類”可采用“年度——組織機構”分類法；而“組合”則是以問題為主，兼顧其他，構建緊密聯系、保管期限劃分準確。評審類以評審報告在前，項目批辦單、評審依據等材料在后的原則排列；以全宗為單位，按不同門類、載體、保管期限分別排列。

3.歸檔根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規定，結合財政部門工作實際，檔案管理者應把握財政投資評審檔案特點和規律，在做好分類整理、裝訂、立卷的基礎上，及時歸檔文件目錄，做好案卷編號和登記，確保歸檔及時、完整、準確。

四、做好評審檔案保管

評審檔案記錄了財政投資項目的全過程，做好評審檔案保管，確保評審檔案安全，是評審檔案管理工作的重要內容。1.實行分類保管將評審檔案分為本年度評審檔案和跨年度檔案，分別做好相應的管理。其中，內年評審檔案應交由檔案管理人員單獨保存，并于每年年底或者歸檔月統一交由檔案室保管。跨年度檔案，則應安排檔案管理人員與項目評審人員共同做好檔案管理，確保評審檔案規范管理。

2.完善保管機制根據評審檔案保管實際需要，完善檔案保管機制。如，根據評審檔案數量，購置相應數量的檔案密集架，設置專用庫房；檔案庫房應符合“九防”標準和要求；保持庫房溫度（14℃-24℃）濕度（50-65%），照片、底片、錄音錄像等放入特制密封盒、底片夾；購置恒溫機、計算機、復印機、除濕機等等。根據信息化發展需要，做好評審檔案資料的數字化進程，利用數字信息技術，提升評審檔案保管的水平。此外，要定期組織檔案管理者深入庫房，對評審檔案進行全面檢查，發現破損退變的評審檔案要及時進行修裱、復制；對錄音錄像檔案要定期進行翻錄，一旦發現異常要及時補救，確保評審檔案安全。

3.健全保管制度根據財政投資評審檔案的保管要求和特點，制定并完善保管環節檔案管理各項規章制度，為財政投資評審檔案保管提供有力支持和保障。根據《檔案法》《保密法》的相關規定，制定符合財政投資評審檔案保管要求的相關規章制度和標準要求。如，《財政投資評審檔案人員職責》《財政投資評審檔案安全保管制度》《財政投資評審檔案借閱、歸還流程》《財政投資評審檔案保管保密制度》《財政投資評審檔案鑒定銷毀制度》等等。

五、注重評審檔案利用

檔案的價值在于其利用，評審檔案利用也是評審檔案管理的重要組成部分。隨著政府財政投入的不斷加大，項目的逐漸增多，政府財政投資項目評審所產生的檔案越來越多，檔案利用的頻率和次數越來多。此外，隨著信息技術的快速發展，以及在評審檔案利用中的應用，改變了評審檔案利用模式，提升了評審檔案利用效率。

1.完善檔案利用資源首先，要重視評審檔案數據庫及數字檔案資源建設。隨著信息技術的應用和發展，豐富的館藏評審檔案資源是檔案利用的前提和基礎，也是評審檔案利用的價值所在。財政部門要結合政府投資項目評審的實際需要，建立具有評審檔案內容的數據庫建設，將現有館藏檔案資源進行數字化掃描、錄入和處理，不斷豐富數據庫的信息資源。其次，豐富配套資源。隨著評審檔案利用的頻次越來越高，要積極順應政府投資項目評審工作的發展和趨勢，注重檔案網絡技術的應用，加強后端建設和管理，如局域網平臺建設等，為評審檔案利用搭建良好應用平臺。再次，實行分類管理。評審檔案資源中涉及不同類型、不同領域和不同密級的檔案信息，要做好館藏檔案資源的分類管理，為檔案資源的利用提供便利。

2.豐富檔案利用方式評審檔案價值是評審檔案利用的出發點和落腳點，也是開發多元化評審檔案利用方式的基礎和前提。因此，評審檔案管理部門在數字化加工和數據庫建設的基礎上，最大限度地發覺評審檔案信息資源價值，為評審檔案利用提供支持和保障。首先，找準利用需求。通過問卷調查、深入一線等形式，向評審檔案利用者征詢需求內容和需求方式，結合政府財政投資評審工作的實際，做好評審檔案編研，滿足不同群體的評審檔案信息需求。其次，加大技術應用力度。利用大數據、云計算等，做好館藏評審檔案資源的深度挖掘、分析，加大評審檔案編研力度，為檔案利用奠定扎實基礎。再次，滿足信息資源共享。通過互聯網、局域網等，推進評審檔案在檔案管理部門之間、檔案管理部門與其他部門之間的數據共享，打破信息壁壘，暢通評審檔案信息交流渠道。

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財政檔案管理工作對于提高企業管理水平極為重要。尤其是在市場經濟體制條件下，企業競爭的不僅是產品質量、服務更是企業的信譽。也只有完善的管理體系才能夠加強企業的內部控制，才能提高企業的競爭力。而財政檔案管理工作更是企業管理工作的重要組成部分，對于企業制定運營決策具有十分重要的指導作用。因而企業應該采取科學、規范的措施加強財政檔案管理。

一、健全組織機構，落實責任制

財政檔案管理工作的實質是進行財政數據信息的管理。但是實際情況是多數企業并不重視財政檔案管理工作。這極其不利于企業的長久發展。因而企業應該重視健全財政檔案管理工作的組織機構，保證財政檔案管理能夠有序地開展。另外，企業還應該重視落實責任制，確保責任到人，促使員工能夠重視財政檔案管理工作。

財政檔案管理主要是進行各種財務檔案的收集、整理、歸檔、查閱。在健全組織結構時，企業應該建立專門的財政檔案管理機構，并細化管理部門。另外，企業還應該重視加強財政檔案管理的定期檢查，以提高財政檔案管理工作效率。最重要的是企業應該根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等相關條例，落實檔案管理責任制，確保出現財政檔案管理工作問題時能夠責任到人。例如某企業為了加強財政檔案管理工作的組織領導，切實提高財政檔案管理工作效率。企業成立了專門的財政檔案管理小組，并下設辦公室，由專門的管理人員負責財政檔案管理工作。而且企業還確立了每個管理崗位的責任制，提高企業員工對財政管理檔案工作的認識。總之，在市場經濟體制條件下，企業應該加強財政檔案管理，以使高層決策人員能夠全面掌握企業的經濟事項，并以此為基礎做出有利于企業發展的經營決策，從而促進企業的快速發展。

二、完善管理制度

在新時期，企業應該加強財政檔案管理工作制度的管理，并對原有的管理制度進行完善、修訂以使其能夠適應企業的現代化管理。企業在財政檔案管理制度中應該明確規范的工作行為，并盡量保證工作人員在工作中能夠有章可循，依法辦事。

完善的財政檔案管理制度應該包括檔案工作制度、檔案保管制度、檔案員崗位責任制等。為了全面提升企業的財政檔案管理水平，企業應該實現財政檔案的規范化管理，實現財政檔案的“管理有序”。首先，企業應該建立規章制度，明確檔案收集、庫房管理等工作的工作規范。其次，企業應該結合日常的財務工作從收集、整理、歸檔、保管、統計、借閱、銷毀、保密等多個方面入手，細化財政檔案的工作規范。最后，企業應該完善財政檔案的后期管理制度，建立檔案借閱登記賬、移交登記賬、檔案銷毀清冊等管理賬目，真正做到財政檔案的規范化管理。例如某企業的財政檔案管理制度中，對借閱登記程序的規定如下：檔案室內設有閱覽室，查閱檔案只允許在閱覽室內進行，并且對不允許記錄、復印的載體事先申明；對需要借閱的檔案履行借閱登記程序。自綜合檔案機要室成立以來，無擅自出賣、轉讓、贈送國家所有檔案事件發生，杜絕任何檔案違法行為發生，無毀損、丟失檔案和涂改、偽造檔案現象發生，更嚴禁擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。另外，為使檔案工作能在安全的工作環境下有序進行，綜合檔案機要室安裝了鐵門、鐵窗、鐵柜、防火防盜報警裝置和空氣濕度檢測設備，檔案柜內放置蟲霉防治藥物，并配合制定火災應急預案，盡量排除一切可能的安全隱患。總之，為了實現財政檔案管理工作的規范化，企業應該重視完善財政檔案的管理制度。

三、實現財政檔案數字化管理

隨著我國信息技術的發展，數字化管理系統越來越受到企業的青睞。尤其是對于財政檔案管理工作來說，數字化管理不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能減輕工作人員的勞動強度，真正實現財政檔案管理工作的無紙化辦公。

實現財政的數字化管理可以從以下三個方面入手：一是實現文書檔案數字化管理，包括在線歸檔、原文掃描、在線檢索、電子查閱、文書類原文檢索等功能。如檔案管理員可通過檔案管理系統將上一年度會計憑證、賬本錄入系統后產生的檔案號作為每本憑證、賬本的編號，簡化查詢資料過程；二是加強隊伍建設，提高工作人員業務水平。企業應該重視開展財政檔案數字化管理的業務培訓工作，切實提高工作人員應用數字管理系統的能力。三是完善相應的配套設施，確保照相機、打印機、復印機、溫濕度記錄儀、滅火器等硬件設備齊全，為檔案管理創造了良好的工作環境和條件。如各類文件可以通過錄入文件相關內容和上傳掃描文件到檔案管理系統，在以后的工作中查看文件時，可以直接打開檔案管理系統掃描文件，進行查看，簡化了查找原始文件過程。總之，實現財政檔案的數字化管理能夠有效提高檔案管理工作的效率，使財政檔案管理更加規范、科學。

四、總結

綜上所述，加強財政檔案管理工作對于提高企業財務管理工作水平具有非常重要的意義。鑒于此，企業應該健全組織機構，完善管理制度，并借助信息技術實現財政檔案的數字化管理，切實提高財政檔案管理工作的效率，提高企業的競爭力。

參考文獻：

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doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.13.050

0前言

檔案管理工作對于一些相關部門具有提供信息依據的作用，能在經濟發展的過程中，將有價值的信息通過整合和總結，以多種多樣的形式進行真實的記錄。而財政檔案管理的工作，就是將財政檔案的信息進行集中整合，加大信息的提供量，并對各種與財政相關聯的實物依據進行收集，從而將他們一起用于財政工作。因此，檔案管理工作有效的進行對于我國相關部門的工作開展進行具有重要的意義。

1重要意義

1.1行為規范

財政檔案管理工作對于日常的財政行為具有一定效率的規范作用。它主要集中體現在財政工作的工作記錄上，在財政工作進行的過程當中，對各種有用的相關文件進行整合處理，例如，進行記錄或者收集等工作。在這樣的過程中，一方面對相關檔案管理的工作人員進行了規章制度等方面的嚴格要求，要求其所收集整理出來的資料要真實有效，具有可參考的價值性。另一方面，通過記錄的相關財政檔案，由于對其內容的嚴苛把關，使得對于財政資金的各種用途和來源都起到了有效的監督作用。從而，當相關的財政檔案經過各部門的審核通過，將其層層上報到相關部門的過程中，使得上級的相關領導對于財政內容進行實效了解，從而起到了一定的監控作用，進而是實現了上級財政有效的監督下級財政。因此，這樣的財政檔案管理的工作有助于監察工作的進行，使得財政資金能夠有序進行收入和支出，從而實現對日常財務行為的規范作用。

1.2提供依據

財政檔案管理工作的基本內容就是將相關的財政信息進行篩選，整合和總結，然后將最有價值的信息挑選出來。進而通過相關人員的審核，確定其真實性和時效性，再通過檔案人員的整理結合，最后將信息上報給上級，然后上級人員再通過對內容的了解和相關敘述情況，將區域經濟和社會發展現狀進行分析思考，從而制定出適合本區域經濟發展的相關制度政策。因此，財政檔案管理工作為經濟的發展和社會的和諧起到了決定性的作用，它為領導者的決策方案提供了有效的政策依據，因此，我們要做好財政檔案的管理工作。

2現存問題

2.1信息不夠真實

財政檔案管理工作在工作的過程中，經常會發生一些問題的存在。信息虛假，不真實就是這些問題中尤為重要的問題。問題的發生，大多因為相關檔案資料部門對于資料的管理工作做得不夠到位，當檔案工作需要進行檢查的時候，他們便會為了應付檢查而隨即編造假的信息資料。更有甚者，他們沒有相關的檔案資料管理人員進行管理，當面臨檢查的時候，或是相關部門要求其上報檔案資料的時候，他們會臨時指派一些人進行檔案信息的收集。然而，事實上他們所整理上報的資料因為不是經過專業系統的整理所以缺乏規范性，經常會出現一些紙質憑證或是財政財務報表的信息填寫不夠規范、沒有相關電子信息備份等問題，從而導致很多檔案資料的相關問題出現。

2.2審核工作不到位

財政檔案管理的檔案通常指的是相關財政資料的原始憑證，因此，財政檔案的真實性和完整性對于資料的價值具有重要的意義。但是一些相關部門在整理財政檔案資料的時候，并不能將相關的原始憑證一起上交，導致檔案資料的相關內容很容易被篡改，卻無從考證。還有一些檔案資料不能及時被歸檔，從而導致很多問題的發生，使資料缺少真實性和完整性。

3相關對策

3.1注重本職工作

財政檔案管理工作的主要內容，就是將財政檔案資料進行相對科學的管理，并且要提供相應服務功能的過程，因此，在這個過程中，就要求對財政檔案進行管理的工作人員要有較高的管理意識，并且能夠樂于獻身于財政檔案管理的工作之中。在這個工作進行的過程當中，上級領導對相關工作要有較高的重視態度，加強財政檔案管理工作的實施，對其人員進行一周一次的檢查工作，并對具體的工作狀態和工作質量進行考核評分，具體內容可分為按時上班，出錯率，工作效率等，并根據評分內容，將績效資金的額度進行分層限定，從而不斷激發工作人員的工作積極性和嚴謹性。樹立相關的意識，甚至是將理念滲透到全體員工中去，從而使相關的工作人員積極的將檔案管理的相關工作落實到日常生活中去，使得財政檔案的管理工作不僅在自身部門進行管理，從而延伸到各個工作的環節中去，促進財政檔案管理工作的全面展開。這樣，不僅提高了檔案管理的工作效率，也有效的提高了檔案資料的質量，并對各部門的工作起到了一定程度上的監督作用。

3.2需要不斷完善

財政檔案管理工作的自身性質涉及一些法律法規，因此，要想工作順利進行，就要對與其相關的法律法規進行充分的掌握，針對其工作具體內容，結合相關的法律規定，使檔案管理工作在合理合法的前提下進

行展開。需要掌握的法律法規也同樣包括出臺不久的《檔案法》和《會計法》等。并且在單位的日常管理工作中，為了避免相關財政檔案管理的工作受到忽視，需要將財政檔案管理工作加入到相關的管理范疇之內，以便對財政檔案管理工作的落實情況進行嚴格的監管，對每一步能夠進行嚴格的把關，要做好財政檔案工作中的收集，整理和上報等相關工作，將歷史檔案的相關管理和保密工作做好，對其數據進行保存。設置監管體系，每個員工之間進行互相監管，可以進行匿名舉報，設置相應獎勵，并針對其具體情況制定相關的規章制度，使其不斷完善，將相關的工作做到最好，從而不斷促進財政檔案管理工作的工作效率和質量，避免資料出現不完整或是信息錯誤的現象，促進財政檔案管理工作不斷發展進步。

3.3創新管理模式

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1 做好財政檔案管理工作的重要性

檔案管理是維護歷史原貌的重要過程， 財政檔案管理作為一種資源，在各科室，撾壞墓ぷ髦薪真實的活動情況進行記錄。這是一項基礎性的工作，同時也是公司發展的一項無形的資產。做好了檔案管理工作，各部門之間的聯系更加緊密，各單位的工作效率更加高效[1]。規范化，科學化的財政檔案管理是一個部門良好發展的基礎，建立一套完善的財政檔案管理制度，使部門的財政項目更加清晰，便于部門制定發展策略，合理安排資金分配，對其在未來發展中可能遇到的風險起到了一定的抵御作用。可以說，只有做好了財政檔案管理工作的部門才是穩定的，持久的，可發展的。

2 關于加強財政檔案管理措施的幾點建議

2.1 信息化管理

隨著信息技術的發展，計算機網絡在現代生活中的應用越來越廣泛。財政檔案的管理更要與時俱進，跟上時代的腳步，利用計算機網絡，實現更高效更安全的管理。一方面，要切實確保檔案的安全性，不斷提高計算機的安全性能，加強安全體系的建設，避免重要的財政檔案信息被盜走[2]。另一方面，要建立起規范的完善的管理體系，所有的檔案存入按照一定的模式進行，以防止在檔案錄入的過程中發生數據的遺失。從而確保了數據的原始性，實現現代化的管理。

2.2 建立完善的監督體系

為了做好財政檔案的管理工作，還必須完善財政檔案管理的監督體系。首先從原始數據開始，組織專業人員對原始數據進行篩選，去除掉無用數據，避免將來整理檔案時數據混亂，使得工作人員做大量的無用功。其次嚴格監管檔案的錄入過程，避免錄入人員在錄入過程中出現錯錄，漏錄的現象。當錄入人員完成檔案的錄入后及時進行檢查，避免錯誤的積壓。由于信息化的應用，為了保證財政資料的安全，必須定期進行軟件的更新與維護。

2.3 積極培養電子檔案管理的專業人才

在這個競爭極為激烈的社會，人才是企業、機構高效運轉，獲得最大收益不可或缺的因素。隨著信息化的普及，培養專業的電子檔案管理人才就顯得極為重要。如果沒有專業人才的管理，實現財政檔案的信息化管理就成了紙上談兵。培養電子財政檔案管理的專業人才，可以將財政檔案管理的信息化付諸實踐，真正實現財政檔案工作的高效管理[3]。

2.4 及時做好設備的維護的更新

網絡是一把雙刃劍，利用網絡加強財政管理效率的同時，網絡安全的重要性不可忽視。一旦網絡系統防護性不強，數據庫遭到黑客的攻擊，那么所有的檔案資料就會外泄，為公司造成不可估量的損失。因此，做好設備的維護和更新極為重要，既可以保障檔案信息的安全性，又可以使檔案的存貯更加清晰，更加便捷，減少檔案管理人員的負擔。

2.5 加強財政管理隊伍的建設

想要更好地利用計算機高效做好財政檔案的管理工作，就需要一支強大的管理人才隊伍。加強財政管理隊伍的建設不但要確保每一個人的專業知識和管理能力，同時也要注重對他們計算機技術的培訓[4]。使得他們可以將自己管理的專業知識和計算機應用聯系起來，更好地實現高效的財政檔案管理。

2.6 創新管理體制

想要利用計算機高效的做好財政檔案管理工作，沒有一個新型的管理體制不能達到高效管理的目的。可以采用資源平臺化的方式，建立整個公司的財政檔案存貯平臺，再將平臺按照公司的各部門分成若干部分，每個部門都可以共享這個平臺，彼此之間又是獨立的，互不干涉的[5]。真正做到了資源整合，同時保證了各部門資料的獨立性。上級領導調用資料時可以直接在平臺上進行調用，方便了檔案的使用。為了保證資料信息不被泄露，每個部門都要有一套獨立的登錄密碼，該密碼最好分為多個部分，由不同的人來掌管，需要啟用資料庫時，必須掌握密碼的人全部同意，資料庫才可以開啟。避免了資料庫擅自被人啟動，致使資料泄漏的風險。

3 結語

總之，財政檔案管理在部門的發展中有著不可或缺的地位。隨著科技的日新月異，財政檔案管理也要緊跟時代的浪潮，積極進行改革與創新。搭上互聯網的順風車，加強人員建設，完善管理體系，做好設備的維護和更新，實現財政檔案管理的信息化，現代化。使得財政檔案管理更加高效，更加清晰準確。隨著財政檔案管理體系的完善和提高，其對部門發展的導向性更為明顯，可以有效的幫助公司做出財政決策，避免造成公司的財政損失，同時精簡了人員隊伍，提高了人員素質，使管理人員技能更加完善，管理更加高效。財政檔案管理的現代化已形成不可阻擋的趨勢，順應時展的潮流，緊跟時代步伐，在給公司發展帶來挑戰的同時也迎來了新的契機。

參考文獻

[1]魏琴，石杰.如何做好財政檔案管理工作[J].時代金融（下旬），2013，（5）：57-57.

[2]劉雨兵.做好財政檔案管理工作要點分析[J].黑龍江史志，2015，（12）：75.

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1現階段財政監督檔案管理工作的注意事項

1.1保證檔案資源的全面性和系統性

財政監督檔案管理不同于一般的檔案管理，涉及的內容繁多，不僅有財政收支管理，也有會計監督工作；不僅有金融市場管理，也有國有資產監督，這些工作不僅包括行政方面的管理也包含黨建方面的管理，這些各個領域的不同工作加在一起組成了財務監督檔案管理的系統，財政監督檔案是以財政檔案為基礎而存在的，因此財政監督檔案理應服務于財政管理檔案，同時也應該體現出監督管理的特點，圍繞財務、會計管理和金融等工作建立起詳細健全的管理檔案，努力形成一個真實科學、全面系統的財政監督檔案管理體系。

1.2將信息技術在財政監督檔案方面帶來的利益最大化實現

現代化網絡信息技術的發展在各行各業都被廣泛應用，若將信息技術應用在財政監督檔案管理中將給財政監督檔案管理部門帶了許多便利，這給檔案工作管理帶來了新的機遇，網絡的發展不僅縮短了人與人之間的距離也很大程度上縮短了人與信息之間的距離，因此企事業單位應該將信息技術充分利用到財政監督檔案的管理中，與此同時，企事業單位也應該考慮到計算機的配置問題，首先計算機要有過硬的硬件配置，這樣有利于檔案管理工作的順利進行，其次企事業單位也要比較選擇合適的管理軟件，使檔案的信息管理能夠符合當前自動化技術的數據要求和標準。以上問題處理好的同時，企事業單位還需要注意加強財政監督檔案的數據庫的創建和管理，這可以方便檔案管理人員通過計算機網絡將信息資源進行快捷傳輸、有效利用、及時反饋，也可以大大提高財政監督檔案信息的準確率和全面性[1]。

1.3培養檔案管理人員的綜合素質和業務能力

首先，作為一名檔案管理人員必須有強烈的責任感和良好的職業素養，在工作過程中要做到認真負責、愛崗敬業、有強烈的學習精神和創新意識，能夠做到一邊工作一邊進步，在思想層面和政治層面上提高自己，在工作中要秉承著服務于財政大局的工作理念，為財政監督檔案工作的發展和進步貢獻出自己的力量。其次，財政監督檔案管理工作有很強的業務要求，檔案管理人員要想出色的完成工作必須有專業的知識儲備和較強的業務能力，應該對財政監督檔案的具體情況和具體內容有一定的了解并努力掌握，對財政監督檔案的收集、整理、統計等工作做到精通，有良好的學習能力和學習意識，通過學習不停的豐富自己、提高自己，只有如此才能在工作中做到游刃有余、輕車熟路，以及時應對最新的機遇挑戰，更好的服務于財政監督檔案管理工作[2]。

1.4加強日常管理和日常積累

財政部門不同于一般的管理部門，它是一個具體的政府工作部門，它獨特的工作性質決定了財政工作的繁多與雜亂，因此與其他不同工作部門交涉產生的工作檔案就有多種形式和多種種類，這些財政檔案的特點就給財政監督檔案提出了關于檔案如何管理如何積累的問題，而結合日常的工作經驗，為了保證檔案管理的工作目的的實現和檔案工作水平的提升，各企事業單位應該更加關注檔案的積累并且對檔案進行統一且集中的管理。目前各企事業單位的財政部門對文件和材料基本上都能做到及時記錄歸檔，也基本上都能保證檔案的完整性和齊全性，但是卻不能保證對檔案進行統一性的集中管理，有很大一部分檔案沒有歸檔，仍然在個人手里保存，這回對財政監督檔案的準確性產生影響，所以，財政部門應該按照財務文件材料的范圍進行歸檔，盡量達到檔案管理的齊全完整的歸檔標準，還應該加大對檔案集中管理的工作力度，要求各個崗位的工作人員把檔案的移交作為首要工作任務，保證檔案交接過程順暢、檔案安全完整，為財政監督檔案管理工作打好基礎[3]。

2結束語

通過信息化方式對財政監督檔案信息進行處理可以令財政監督檔案信息與其他部門的各類信息更好的緊密結合在一起，從而成為一個完整的檔案系統，這種系統的出現，為人們更好的利用信息提供了很大的方便，也能幫助人們更好的利用檔案信息為財政部門工作。在此同時也需要培養檔案管理人員的業務能力、加強檔案的日常管理和日常積累，努力做好財政監督檔案的管理工作。這無論是對機關事業單位還是社會企業來說都是百利而無一害的。

參考文獻

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企業財政檔案管理的工作內容涵蓋范圍較廣，其不僅包含了對企業財務信息、報表、工資表等信息的歸檔和整體，還包括對企業實物財產、企業形象和公信力等企業無形資產的管理。良好的財政檔案管理工作模式對于企業正常運行和成功投資具有重大意義。財政檔案管理可以為企業決策者的投資行為提供重要的財政信息支持，最大限度地提高企業投資行為準確性。同時良好的財政檔案管理工作可以從側面規范公司的財政行為，通過嚴格明確的財政規章制度規范企業每個成員，以制度管人才，充分發揮財政檔案管理的監督之用。

一、當前財政檔案管理工作中的不足和局限

雖然財政檔案管理工作的巨大功用已經越來越被人所熟知，然而，毋庸諱言的是當前我國財政檔案管理工作存在著諸多問題，這些問題都為企業之后的可持續健康發展埋下了巨大的隱患，阻礙了企業的現代化步伐。

首先是財政檔案管理工作人員素質不高。企業財政檔案管理工作內容涵蓋范圍廣，工作對象多為繁瑣的數字和表格，以及財務統計工作，這些工作內容都要求工作人員具有細密的思維能力和嚴謹的邏輯思維水準，同時對工作保持良好的耐心。然而，當前很多企業財政檔案管理部門存在著工作人員素質不高的問題，缺少相當的專業知識積累，沒有現代化的財政檔案管理理念等問題。

其次是缺乏完善的財政檔案管理工作規章制度。完善而成熟的檔案管理工作制度體系是任何種類信息和檔案管理工作的基礎。然而，從當前現狀來看，由于上世紀六十年計算機的橫空出現，整個世界進入現代化電子信息時代，猝不及防之下傳統的財政檔案管理工作機制已經不能完全適應現代化工作要求，同時，令人尷尬的是與網絡信息時代相對應的現代化財政檔案管理工作機制并沒有完全形成。因為缺少了統一的管理工作機制，往往造成財政檔案管理人員各自為政、不成體系、漏洞百出甚至事倍功半的問題出現。

最后是傳統觀念中財政檔案管理工作的定位不準。雖然前文論及財政檔案管理工作對于企業行為和投資決策正確性的重要意義，但是大多是企業職員甚至是管理層人員都認為檔案管理工作實為虛職，毫無實權，故而對財政檔案管理工作十分輕慢，這是認識論的錯誤，同時也必然導致工作態度的漫不經心和工作行為的毫無章法，破綻百出。

二、關于解決當前財政檔案管理工作中存在的問題的措施的幾點思考和建議

財政檔案管理工作中問題的解決和工作現狀的改善都必須首先從檔案管理工作人員的觀念入手。從觀念上矯正原先不正確的工作理念，充分認識財政檔案管理工作的重大價值和自身工作的重大意義。徹底摒棄那種工作要權，向“錢”看齊的錯誤觀念，從整體和宏觀層面考察財政檔案管理工作的意義，充分認識到財政檔案管理工作的重要性和不可或缺性。

其次，財政檔案管理工作中問題的解決和工作現狀的改善還應該依靠一支高素質工作團隊的建立。人永遠是現代經濟活動中的主體和決定性因素，只有具備高素質的人才隊伍才能將工作保質保量的完成，人才召集和儲備也是任何一家企業保持核心競爭力的關鍵。人才發展戰略反映到財政檔案管理工作團隊中就表現為高素質的工作團隊組建和成了。對財政工作人員進行專業技能和專門領域知識的培訓。比如對網絡的清楚認知，熟練掌握基礎電子辦公技術。同時掌握先進的財政檔案管理理念，將理論知識與實際實踐相結合，建設現代化的財政檔案管理工作。

最后，財政檔案管理工作中問題的解決和工作現狀的改善不可缺少相應的監督機制、評估體制和賞罰體制。所謂無規矩則不成方圓，企業作為復雜整體，其中勞動力多元、思想觀念復雜、工作態度迥異，這些都是工作成效的重要影響因素。而對于財政檔案管理工作來說，沒有必要的監督機制，容易產生各自為政、放任自流的嘈雜局面。而工作績效的考核、個人工作成果的大小都是評價員工價值和員工工作能力以及員工薪資福利水平的重要決定性因素，因此建立針對財政檔案管理工作的評估機制對于分析其工作人員的工作成果和工作能力至關重要。而評估機制的意義和價值很大程度上在于通過賞罰分明的賞罰機制來論功行賞，論過罰錯。從這個意義上說，監督機制、評估機制和賞罰機制三者環環相扣，前后承接，是保證財政檔案管理工作順利進行的三項基本體制保證。

三、結語

財政檔案管理工作內容復雜，意義重大，理應被企業決策者高度重視。然而當前財政檔案管理工作中存在的體制不完善、員工素質不高、工作定位錯誤等諸多問題，而解決措施往往就是來自于這些問題的針對面：高素質財政檔案管理團隊的建設、現代化財政檔案管理理念和管理體制的引進以及對員工錯誤觀念的矯正等等。新時期是現代化建設步伐不斷加快的時期，也是網絡信息技術飛速發展和更新的時期，財政檔案管理工作存在歷史悠久，然而歷久彌新，新的活力來自于從現狀和問題出發的自我革新，只有創新，才能發展。

參考文獻：

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doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051

0 前言

隨著中國改革開放，加速了中國的經濟發展，檔案不僅要具有一定的社會效益，更要體現出對國民經濟發展的重要性。而對財政檔案實施現代化的管理，不僅是為了提升財政檔案的工作水平，也是為了跟緊現代化社會的腳步，在不影響正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使財政檔案工作真正達到高效率、高水平、高質量的狀態。

1 檔案現代化管理的重要性

隨著信息數字化逐漸普及，信息已經不再是單純存在于紙張上的文字，而是以一種更加簡潔的數據形式存在。?@一改革對各個行業都有很深遠的影響，而檔案作為一種基礎的信息存在方式，在大環境影響下也應該作出相應的改變。財政檔案作為幫助企業記錄財政活動的重要憑據，在傳統的管理工作中已經出現了許多的問題，比如大量的信息導致檔案分類工作量過大，傳統的記錄方法致使工作時間過長，收錄過程較困難等。但如果將計算機技術運用到檔案管理工作中，把檔案信息的收集、整理以及分類都與電子辦公相結合，就會使整個檔案工作變得輕松得多，也會變得更加高效。但與此同時，就需要提高檔案管理人員對現代化電子設備的掌握程度，以及熟練程度。

2 當今財政檔案管理中的問題

近年來，為了迎合國家的發展以及現在的盛行創新意識，財政檔案的工作也需要進行創新，想要創新首要的工作應該是找到現在財政工作中存在的問題，有針對性的進行改進、完善。在改進過后才能看到創新的具體點，跟上現代化管理的步伐，因此，總結出以下幾點財政檔案中存在的問題。

2.1 財政檔案很難實現全部電子化

財政檔案電子化工作進行起來難度系數大，且要求工作者能夠熟練地掌握計算機的相關軟件，但是現在在職的工作人員資歷較深，但新鮮事物接受的并不好，對電子文件和文檔的概念十分模糊，導致檔案存檔工作進行的不徹底，工作中存在漏洞，還有一些員工因為工作量大而不愿意實施電子化存檔。

2.2 相關工作者對現代化管理存在抵觸心理

所謂現代化管理，就是利用電子設備快速有效的完成檔案相關工作，但其中的老員工對于新的管理方式比較陌生，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，對新的工作方式需要時間去學習與適應，而在這一過程中很容易產生煩躁情緒。

2.3 相關操作沒有統一的規章制度

目前，檔案工作的現代化管理操作沒有得到統一，使得工作人員的具體操作五花八門，雖然工作人員根據具體的工作環境使用了一些軟件開展工作，但真正使用時，難免會遇到操作不規范等的問題，使得財政檔案管理工作雖然實施了現代化，但實質上實施得并不徹底，依舊沒有起到相應的作用。

2.4 無法完整得收集財政檔案

財政檔案所涉及方面較多，其中不僅包括業務檔案，會計檔案也會非常多，因涉及的部門較多，而每個部門都會有自己的工作方式以及管理程序，在檔案收集上就很難做到每個部門的檔案都統一，而業務部門又事務繁多，這樣就大大增加了檔案收集以及歸檔工作的難度系數。

3 實現財政檔案現代化管理的方法

3.1 制定統一的檔案管理準則

檔案現代化管理的現狀就是雜亂無章，因為其使用軟件、管理手段都得不到統一，不同的檔案管理者有不同的工作方法，這使得檔案管理現代化遲遲得不到提升，因此，首先應該改進檔案管理的硬件設施，如互聯網提升、相關軟件的進一步升級等。現在真正影響檔案工作順利開展的，不是計算機設備的缺乏，而是沒有相關規范的使用方法，使得計算機設備無法發揮其最大的作用。因此，檔案管理工作急需建立一套統一的管理準則，并根據時代變化及時進行更新換代，為相關的檔案管理工作人員提供統一的行動依據。管理人員通過計算機技術對檔案進行分類，以及檔案的排序，為檔案存檔工作節省了大量的人力以及物力，還實現了檔案存檔的電子化。而針對一些館藏資料應該加強管理，實施跟蹤管理，了解這些資料的動向十分重要，并且在電子存檔的基礎上，依舊保管好相應的紙質資料，對其進行雙重保管，推進檔案管理的現代化。

3.2 建立合適的財政檔案管理制度

財政檔案的管理工作雖然要求進一步的實現其現代化，但我們在完善管理系統的時候，依舊不能忽略最重要的部分，即檔案管理工作的承載體――管理人員，實現檔案管理現代化的目的是為了減少人力以及物力的資源浪費，但不代表我們會完全放棄對人力的使用，因此，在完善檔案管理工作的同時，我們也應該建立起合適的財政檔案管理制度，也就是對檔案管理工作人員提出一些要求。對于財政檔案管理這一個工作的工作特性，要求工作人員嚴謹、細心，并且在真正的工作過程中，時刻要求自己保持開拓創新的精神，并且能夠主動地去完成自己的本職任務，在服務其他部門的工作時保持謙遜的態度，以進步式眼光看待日后的財政檔案管理工作，做到與時俱進。

3.3 細化檔案管理工作分配

常見的檔案管理工作主要分為材料收集、整理與分類、歸檔與存儲這三個步驟。對財政檔案管理工作同樣不夠重視，導致在工作分配上不夠合理，經常出現一些工作人員忙得焦頭爛額，而一些工作人員卻沒有事情可做，因此，應該進一步細化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要進行資料采集工作時，負責檔案存檔的工作人員可以在家休息；又或者采用實時工作的方式，對每一份采集上來的資料，及時進行整理分類，使工作效率大幅度提升。

3.4 培養現代化人才

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二、加強檔案信息化管理的領導、組織實施

平時指定專人負責檔案計算機的使用和管理，按要求設定開機密碼，不與互聯網連接，確保計算機的安全，有力地促進檔案工作的深入發展。嚴格執行檔案收集、整理、分類、排列、編號、編目、裝訂、入盒、上架制度。切實把會計檔案工作列入年度工作任務，積極推動檔案工作的科學有序開展。加強財政檔案管理規范工作，促進電子檔案的開發利用。對于整理的所有檔案均錄入數據庫，以便于對錯漏檔案及時進行校補和遠距離共享。逐步將常用檔案進行電子掃描后建立檔案核心信息數據庫，查詢檔案可不進庫房，不翻閱紙質材料，實現電腦查閱及打印技術。

三、加強檔案業務培訓和信息保密制度教育

不斷提高財政檔案工作人員的責任意識和業務水平，扎實做好檔案建設和管理工作，注意檔案保管和保密細則及要求，加強庫房管理、認真做好人事檔案移交手續和檔案鑒定銷毀工作。立足檔案管理規范化、制度化、現代化、科學化建設，不斷強化管理、規范操作，著力提高檔案管理的水平和質量。利用業務學習和會議等形式，組織工作人員學習《檔案法》等法律法規。添置、改造和完善硬件設施，改善檔案管理條件，做到檔案室與工作人員辦公室分開，保證檔案保存質量。組織專職人員對文書檔案、會計檔案、實物檔案進行全面整理、科學分類、規范歸檔，做到內容詳實、信息真實、便于查閱。并制定了《檔案管理制度》、《檔案保密制度》等一系列制度，明確檔案管理人員的崗位職責，使檔案管理工作有章可循。為切實加強對檔案工作的組織領導，設立綜合檔案室，所內全體同志各自在搞好本身業務工作的同時，都能主動整理收集、移交好資料；為了落實責任，將檔案管理工作納入到工作的總體規劃，制定檔案工作管理目標，明確檔案工作責任制，與其它工作一起部署、一起檢查、一起考核、一起獎懲。定期召開檔案工作碰頭會，了解檔案工作情況，給檔案工作以必要的人力、財力和物力保障，從而為財政檔案整理工作的順利開展打下了堅實的基礎。

四、財政檔案信息服務工作創新

1.嘗試開展多樣化的有償服務。財政檔案部門可以以適當的方式證明自身的經濟價值。例如財政檔案部門在為企業管理和經濟建設提供有效憑證和參考時，這種服務完全可以作經常性的公開量化處理，以引起合理的有效的關注。另外，檔案部門擁有一些相當不錯的設施和技術，如復制、修裱技術、圖文的繪制、曬制整理裝訂等，完全可以將這部分服務市場化，為檔案部門自身建設提供良好的經濟基礎。

2.開創新的工作方法。財政檔案部門要開拓新思路，改變只出不進的觀念，利用財政檔案的憑證價值和信息價值為本地區謀取福利。

3.構建全方位的檔案資源。開展檔案、文件資源網上采集、網上管理、網上查詢服務，加強財政檔案信息化規劃、管理，整合檔案及現行文件信息資源，統一標準、統一平臺，構建檔案、文件分布式資源交換中心和資源查詢中心，實現檔案資源數據的無縫集成。在財政檔案業務流程方面，按照國家有關標準，對檔案資源整理采用網上在線信息流工作機制，實現檔案信息全程直通處理。

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在現階段鄉鎮財政檔案管理相關工作的展開受到嚴重的阻礙，這樣問題的產生主要就是因為鄉鎮財政檔案管理相關的人員其專業水平并不是十分高所造成的，尤其是對于現在來說相關的檔案管理人員在數量上也并不是特別多。另外一方面原因主要是相關的領導并沒有得到足夠的重視，相關的工作人員在鄉鎮財政檔案管理部門進行工作之前并沒有很高的專業技能和專業知識，尤其是其中一部分人對大量的工作并不能有效的去完成，以上這樣的一系列問題就直接的影響了檔案管理工作的順利開展。

（二）相關的管理制度不完善

對于檔案的現代化管理來說在實際進行的時候主要就是依靠計算機來進行的，所以在很大程度上也就對那些傳統的檔案管理制度進行了重構，但是現階段鄉鎮財政檔案管理現代化方面的工作制度在大多數的鄉鎮中并沒有去及時有效的制定出。在鄉鎮檔案管理實際工作的時候很多方面的規范并沒有做到完全的統一，而且多數電字檔案在一定程度上還會存在被人篡改以及相關環節丟失的可能性，所以這些問題對檔案的安全性和真實性也在很大程度上發生了降低。另外，科技不斷的發展計算機安全方面的問題也頻繁的發生，所以要想有效的保障鄉鎮財政檔案的可靠性和安全性，就需要去對相關的規章制度進行保障并不斷健全。

（三）基礎設施方面的不足

開展現代化的管理工作和傳統的檔案管理工作并不相同，它是需要有著電子計算機設備去進行支持。但是大多數的鄉鎮在現代化檔案管理方面的投入并不是很高，所以在設備的購置上嚴重的缺少資金的保障，這樣的情況就直接導致了工作的實際需求沒有辦法去進行滿足，嚴重的影響了鄉鎮檔案現代化工作的展開。

二、加強現代化管理的有效措施

（一）對檔案管理人員的素質進行提高

鄉鎮檔案管理的相關的管理人員還存在著很多問題，個別的工作人員的計算機水平比較差并且相關專業水平也不是很高，所以對于出現的這一系列問題就需要去具有針對性的采取解決措施。那么在實際進行的時候，首先在各個大中院校中可以逐漸的去開設檔案管理相關的專業課程，同時要積極的去鼓勵學生去報考檔案管理方面的專業，并對學生不斷的進行更加專業化的培訓，通過這樣的方式來不斷的為檔案管理工作去提供更加高素質的人才。而對于已經在檔案管理崗位的人員來說，不但要讓他們逐漸的適應檔案的新要求以及新形勢，同時也需要去對它們的專業知識進行不斷的培訓。并且對于班組來說也需要去不斷的進行橫向的互動與交流，在互動和交流中學習其中的經驗及教訓，在此基礎上去逐漸的創新出新的理念和模式。

（二）構建現代化的管理制度

相對于比較傳統的檔案管理工作在現代化的社會已經不能有效的滿足財政檔案管理方面工作的各種要求，所以相關的部門就需要根據現代化財政管理工作的種種要求去積極有效的建立出更加適合現代的檔案管理制度。那么在建立新制度的時候，首先就需要做好對計算機的安全保護工作，并對電子檔案的管理進行強化，另外在進行檔案管理工作的時候，其中有很多個環節，因此針對這些環節就需要去制定出科學的統一的操作規范，對檔案信息被篡改或者是信息丟失這樣的情況有效的避免，切實的保證檔案相關信息的安全性。

（三）完善基礎設施的建設

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一、如何實現財政局電子檔案數據庫數字化轉化

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人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源。這項工作是組織人事管理工作的重要組成部分，并直接為貫徹黨的干部路線、方針、政策，選賢舉能、知人善任服務，是干部人事管理中一項必不可少的基礎性工作。它在加強領導班子和干部隊伍建設，培養和造就大批德才兼備的社會主義現代化建設人才的偉大事業中，起著基礎和連接點的作用。

1 人事檔案材料的整理

人事檔案的整理工作是一項技術性、技巧性很強的工作。每一項工作都有具體標準和具體操作規范，要將雜亂無章的人事檔案科學的分門別類、整理成高質量的卷宗需要很強的綜合分析能力，只有分析人事檔案的形成，找出主線，才能有效保持檔案卷宗之間的歷史聯系，組卷才能清楚合理。在檔案整理的過程中，有很多環節都要用文字表達，如擬寫標題、檔案目錄等。如果卷案目錄、檔案標題不能準確反映內容，將會影響檔案的提供利用。

1.1 便于查閱。保管人事檔案工作的總目的就是開發檔案信息源，提供人事檔案，為相關組織人事部門工作服務。人事檔案的收集、鑒別、整理、保管等一系列基礎性工作，都是以提供利用為目標。已經整理好的人事個人檔案包括當事人入黨、任免調動、政治審查、組織處理、復查或甄別歷史案件等。

1.2 便于保密。人事檔案是組織人事部門集中統一保管的個人材料，是對個人進行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，這些都具有高度的機密性，只由上級掌握和使用，不能向外擴散，否則就會不利于工作的開展，不利于安定團結，不利于對個人的培養和使用，甚至還會帶來更嚴重的后果。另外對于借閱的檔案材料應采用活頁式的方法，將檔案一卷中的某一份取出進行復印并辦理有關手續進行登記，這樣就保證干部人事檔案的安全、方便、保密、快捷。

1.3 便于統計。人事檔案的整理給檔案統計帶來極大的方便。人事檔案的統計是原始記錄，最終匯入的數字準確真實。原始記錄是第一手材料，記錄的事項具有具體性，它是進行大量的觀察、取得統計資料和編制統計報表的基礎，在此基礎上還可以建立統計臺帳，將原始記錄依據時間順序定期進行登記、整理、總匯，如檔案資料的收進轉出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。這也是保證統計數據準確即時的一個好方法。

1.4 便于利用。對人事檔案采取專門的保管措施是非常重要的環節，這有利于維護人事檔案的完整和安全，便于人事檔案能長久為社會提供服務。如果一味追求方便利用而忽視對檔案資料的保管和保護，造成干部/職工人事檔案資源的損害會給隊伍建設帶來不利的影響。人事檔案在庫房保管時要將檔案進行編號登記、有序排列、科學存放，對收進、轉出、查閱、借用都要做詳細的登記，檢查核對 ，然后入檔入柜，避免積壓，合理布局，方便利用者。

2 合理開發運用人事檔案

2.1 人力資源規劃。人力資源規劃強調基于組織戰略確定人力資源需求的數量、質量和結構。當戰略轉移時，組織內部會出現職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，可以準確地掌握組織發展情況，如各階段的組織規模、組織機構設置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數據的基礎上，可以對未來部門職責、崗位職責以及任職者要求等進行預測。

2.2 招聘篩選。人事檔案對每位員工的知識、技能、能力、個性品質乃至籍貫家庭等方面都做了詳細記錄，有利于招聘時做到“為事擇人、任人唯賢、專業對口、事得其人”。

例如在企業內部崗位出現空缺，需要在企業內部進行招聘時，人力資源管理部門在公布崗位需求，接到應聘申請之后，可以根據需求查閱相關員工檔案，直接剔除不符合基本條件人員，如年齡、學歷、專業等，對于符合基本條件人員則進一步核實其各類工作資料的真實性。合理運用人事檔案從而節省了內部招聘成本，篩除虛假信息，使招聘篩選工作更高效、準確。

2.3 員工培訓與開發。人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等信息，這些培訓信息可以為員工的進一步培訓提供信息支持與指導。

通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對此員工繼續進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；在培訓實施過程中，將員工培訓過程的表現加以記錄；培訓結束后，相關成績及時在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時性、完整性，確保了下次使用時人事檔案信息的準確性。

2.4 薪酬福利。員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個人檔案信息相聯系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業、能力、素質等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關。又如，員工社會保險的參保、調轉、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關業務。

2.5 績效考核。人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價，并且將直接與員工個人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實施前要設計一套相對完善的考核表格；考核實施過程要確保各類表格填寫完整且有負責人簽字；考核結束后要及時整理考核材料，并將考核結果及時納入員工人事檔案。確保績效考核結果有據可查，從而避免不必要的爭議，確保績效考核工作的公平性、公正性。

2.6 職業生涯規劃。通過進行人事檔案分析，可以根據各員工的不同特點將其進行劃分，根據需要行成不同的人員分類，如按從事崗位分類、按學歷分類、按專業分類、按性別分類等，為建立各類人才庫提供基礎。各類人才庫與職業發展通道相聯系，明確每個員工現有的業績與知識能力與職業晉升所要求的標準之間的差距，從而可以實現職業發展途徑的激勵性，實現員工的職業生涯規劃。

3 做好人事檔案管理工作

3.1 檔案管理人員要提高對人事檔案工作重要性的認識。人事檔案人員應該不斷地加強自身學習，增強工作自覺性。同時注意宣傳提高專業人員的檔案意識，提高對人事檔案工作重要性的認識。