緒論:寫作既是個(gè)人情感的抒發(fā),也是對(duì)學(xué)術(shù)真理的探索,歡迎閱讀由發(fā)表云整理的11篇畢業(yè)檔案管理范文,希望它們能為您的寫作提供參考和啟發(fā)。
1.1系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2技術(shù)分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。
在客戶端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請(qǐng)求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請(qǐng)求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能識(shí)別的SQL語句,傳遞給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識(shí)別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展。客戶端瀏覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對(duì)于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對(duì)畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對(duì)該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫。
3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
由于本系統(tǒng)是面向特定的對(duì)象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級(jí)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的維護(hù)——按年度,每年一個(gè)畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的匯總與修改;打印方式的維護(hù)——根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時(shí)間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對(duì)于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對(duì)畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對(duì)于普通,能在客戶端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄。客戶查詢前提條件是知道姓名及學(xué)號(hào);打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
4.1數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個(gè)人情況信息:學(xué)號(hào)、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號(hào)、生源所在地、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時(shí)間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號(hào)、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時(shí)間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時(shí)間、檔案郵寄號(hào)碼——高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)的編號(hào)、檔案機(jī)要編號(hào)——檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門的郵寄編號(hào)、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號(hào)、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫,設(shè)計(jì)完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
二、做好函授畢業(yè)生檔案工作的幾點(diǎn)建議
鑒于目前函授畢業(yè)生人事檔案工作的現(xiàn)狀,各高校函授點(diǎn)應(yīng)強(qiáng)化函授檔案管理工作的就業(yè)服務(wù)功能,使得新的單位通過個(gè)人檔案全面了解畢業(yè)生的自然資料,增強(qiáng)畢業(yè)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。一是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)檔案的信息和網(wǎng)絡(luò)化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺(tái)賬號(hào)及時(shí)查詢不涉及隱私的檔案信息。各檔案部門也應(yīng)加強(qiáng)各式檔案包含函授檔案征信網(wǎng)、誠(chéng)信檔案網(wǎng)、學(xué)籍信息網(wǎng)等系統(tǒng)。如果國(guó)家能夠?qū)⑦@些數(shù)據(jù)統(tǒng)一整合起來,把各種個(gè)人信息庫相銜接,就可以建成全面的個(gè)人檔案信息系統(tǒng),既有利于各部門信息共享,也使函授畢業(yè)生受益。二是做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交工作。有些高校要求高校函授點(diǎn)必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案?jìng)鬟f制度,并要求畢業(yè)生盡快將檔案轉(zhuǎn)至單位或就業(yè)服務(wù)部門、人才機(jī)構(gòu)等人事部門,避免給自己未來的工作單位和生活帶來不便。對(duì)于有就業(yè)單位的函授畢業(yè)生,要搞清楚單位性質(zhì)。如果是政府機(jī)構(gòu)、全額撥款事業(yè)單位、國(guó)營(yíng)單位,應(yīng)該有主管單位,主管部門是有人事管理權(quán),可以接納檔案。其他單位工作就應(yīng)交當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行臋n案管理中心,到時(shí)提取方便。函授畢業(yè)生一定要重視自己的檔案。對(duì)于打算把檔案暫時(shí)存放在學(xué)校的畢業(yè)生,第一時(shí)間要提出申請(qǐng),在找到新的工作單位之后及時(shí)遷入新單位,以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。
三、對(duì)函授檔案工作的思考
隨著物質(zhì)水平的提高,教育水平也越來越高,函授學(xué)歷在社會(huì)上往往被忽視,函授檔案更是無人問津。我們?nèi)绾胃淖冞@種現(xiàn)狀?使我們的函授工作上一個(gè)新臺(tái)階呢?
關(guān)鍵詞 大學(xué)生 檔案管理 誤區(qū)
人事檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的,記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、學(xué)識(shí)能力、工作業(yè)績(jī)的,以個(gè)人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會(huì)的發(fā)展,人才的流動(dòng)性日益加強(qiáng),部分大學(xué)生認(rèn)為人事檔案并不重要,因而出現(xiàn)了很多“棄檔”“斷檔”現(xiàn)象,殊不知,這樣的行為為自己以后的發(fā)展設(shè)下了“攔路虎”。
一、學(xué)籍檔案和人事檔案的關(guān)系
大學(xué)畢業(yè)生檔案是指通過參加全國(guó)統(tǒng)一考試并被錄取和順利完成學(xué)業(yè)的大中專院校學(xué)生的檔案,包括學(xué)籍檔案和人事檔案兩部分。
畢業(yè)生的人事檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來,是指畢業(yè)生畢業(yè)后,在其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證,然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)。這時(shí)的學(xué)籍檔案正式成為人事檔案,它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議,然后履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報(bào)到證后,才得以實(shí)現(xiàn)。
二、大學(xué)畢業(yè)生檔案管理的現(xiàn)狀
我國(guó)的人事管理實(shí)行用人單位直接管理職工檔案和縣級(jí)以上人才市場(chǎng)人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有:國(guó)家機(jī)關(guān) 、全民事業(yè)單位、國(guó)有大中型企業(yè)、當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)中心等。
對(duì)于升學(xué)和找到就業(yè)單位的畢業(yè)生,檔案直接轉(zhuǎn)遞到所就讀學(xué)校和用人單位的相關(guān)部門,而畢業(yè)生所就業(yè)單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的,以及未就業(yè)即在畢業(yè)離校辦理派遣手續(xù)時(shí),尚未落實(shí)就業(yè)單位,根據(jù)畢業(yè)生本人意愿,依據(jù)《人國(guó)普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證》,將檔案及戶口轉(zhuǎn)至其入學(xué)前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案,公安部門為其辦理落戶手續(xù)。
另外,允許少數(shù)學(xué)生如支援西部建設(shè)的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實(shí)工作單位后,將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請(qǐng)檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的,學(xué)校將其檔案和戶口遷回生源地,學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。
三、大學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)知與處理的誤區(qū)
從目前的情況看,大學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案與人事檔案二者間的關(guān)系認(rèn)識(shí)并不太清楚,尤其是對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)和處理方式,還存在著諸多誤區(qū)。這主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:
一是檔案不交人才交流機(jī)構(gòu)托管。國(guó)家相關(guān)政策規(guī)定,畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的,其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年。有些同學(xué)就誤以為既然學(xué)校免費(fèi)保存,就無須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了。這N認(rèn)識(shí)對(duì)大學(xué)畢業(yè)生的個(gè)人發(fā)展有著極不利的影響。現(xiàn)在,企事業(yè)單位招聘員工、國(guó)家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案,并以其檔案記載的相關(guān)資訊作為甄選人才的重要證據(jù)。學(xué)校免費(fèi)保存的只是學(xué)籍檔案,不是真正發(fā)揮作用的人事檔案。
二是檔案無用。目前,隨著人事制度改革步伐的加快、社會(huì)就業(yè)方式和就業(yè)渠道的日益多元化,人們對(duì)檔案的重要性的認(rèn)識(shí)在日漸減弱,檔案無用論日益泛濫,丟檔、棄檔現(xiàn)象屢屢發(fā)生。很多人認(rèn)為人事檔案沒有用處,一些人干脆棄檔,將檔案丟在學(xué)校、人才市場(chǎng)或放在自己手中。
四、檔案管理不善的危害及補(bǔ)救
遺失人事檔案,或人事檔案不能得到有效補(bǔ)和更新,會(huì)對(duì)個(gè)人的生存與發(fā)展帶來許多麻煩或損失,主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:
一是影響個(gè)人利益。在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金、養(yǎng)老金時(shí),個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。如退休時(shí)需要依據(jù)檔案認(rèn)定個(gè)人出生時(shí)間,從而確定退休時(shí)間;需要確定個(gè)人參加工作時(shí)間,從而確定開始繳費(fèi)或視同繳費(fèi)的時(shí)間,以計(jì)算養(yǎng)老金金額和一系列有關(guān)事項(xiàng)。
二是影響個(gè)人的職場(chǎng)發(fā)展。畢業(yè)生的職稱、調(diào)動(dòng)、深造、出國(guó)等人生大事,都依賴人事檔案的支撐。如,大學(xué)畢業(yè)后,學(xué)生檔案需要經(jīng)過轉(zhuǎn)正定級(jí)后,才能成為干部檔案,才能正常調(diào)動(dòng),才能在未來領(lǐng)取養(yǎng)老金等,未辦這個(gè)手續(xù),無法評(píng)職稱,無法調(diào)動(dòng)。
如果出現(xiàn)“棄檔”“斷檔”,目前可以采取的補(bǔ)救措施有以下幾種:
1.“口袋檔案”(自己保管的檔案)主人要盡快向人才服務(wù)機(jī)構(gòu)咨詢,若檔案袋被私自打開,里面的資料就得經(jīng)相關(guān)部門核實(shí),若檔案資料遺失,還要到原單位去補(bǔ)充和確認(rèn)。
2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長(zhǎng)期未辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的,要與原單位協(xié)商,解決跳槽后的遺留問題,以便及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)交。
現(xiàn)階段,學(xué)校畢業(yè)生檔案管理部門對(duì)于檔案管理工作時(shí),對(duì)于管理工作存在一定的誤區(qū)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí),只負(fù)責(zé)保管,而不加強(qiáng)對(duì)檔案準(zhǔn)確性的負(fù)責(zé)。認(rèn)為只要不將學(xué)生的檔案丟失,在上級(jí)部門進(jìn)行檢查時(shí),能夠及時(shí)的進(jìn)行外調(diào)和查檔工作就可以了。但是,對(duì)于學(xué)生來說,檔案記錄著個(gè)人經(jīng)歷,并且對(duì)工作后的辦理養(yǎng)老保險(xiǎn),考取公務(wù)員等,都要進(jìn)行查閱檔案。所以,學(xué)校必須加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的重視。
2 規(guī)范檔案材料的整理
首先組織人事 需要對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行分類的管理工作,使更加便利查找和存取的方式進(jìn)行保管,同時(shí)組織人事 還要制定專門的工作崗位,把責(zé)任落實(shí)在人上,防止檔案出現(xiàn)丟失和損壞的情況。具體保存方式,可以依據(jù)檔案館或組織人事檔案室的一些方法。同時(shí),在進(jìn)行對(duì)檔案文件進(jìn)行整理時(shí),需要工作人員保證檔案的美觀大方,在書寫時(shí)盡量選擇碳素墨水。同時(shí),需要對(duì)工程不同階段的檔案文件進(jìn)行按階段歸檔,保證檔案的合理有序。
3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的創(chuàng)新工作
3.1 提高創(chuàng)新觀念
進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理工作,首先就需要改變相關(guān)畢業(yè)生檔案管理部門固有的管理看法,使其接受新的創(chuàng)新管理理念。通過對(duì)高素質(zhì)人員的培養(yǎng)以及對(duì)相關(guān)工作人員的定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí),使其可了解到最新的學(xué)生管理方式,緊跟社會(huì)發(fā)展的腳步,把所學(xué)習(xí)到的先進(jìn)的管理理念運(yùn)用到畢業(yè)生檔案管理中,再結(jié)合畢業(yè)生檔案管理的自身特殊性,制定一份先進(jìn)的管理方案。通過對(duì)工程相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)的提升,建立一支具有高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍,不斷吸取新知識(shí),保持工程管理方式的先進(jìn)性。另外,需要明確畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理具有緊迫性,每一份畢業(yè)生檔案,就關(guān)系到畢業(yè)生的前途問題。同時(shí)也要樹立正確的思想觀念,積極的反思以往工作經(jīng)驗(yàn),不斷通過對(duì)畢業(yè)生檔案管理管理的創(chuàng)新,保持畢業(yè)生檔案管理水平維持在一個(gè)較高的水平。
3.2 重視加強(qiáng)人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)建設(shè)
進(jìn)行創(chuàng)新管理,需要進(jìn)行建設(shè)一個(gè)完整有效的人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu),在其中對(duì)于相關(guān)部門的權(quán)利和責(zé)任進(jìn)行明文規(guī)定,更加有效的保證了各部門聯(lián)接工作,使其意見更夠統(tǒng)一,減少對(duì)管理措施進(jìn)行創(chuàng)新工作時(shí)的阻礙工作。有效的提升工作的管理效率,提高畢業(yè)生檔案管理的質(zhì)量水平。另外,對(duì)于人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)中工作人員的選擇,盡量要選擇綜合素質(zhì)較高,實(shí)踐能力較強(qiáng)并且具有創(chuàng)新意識(shí)的員工,使其能夠制定出更為完善的管理措施。更為有效的保證了人才開發(fā)交流服務(wù)中心機(jī)構(gòu)順利運(yùn)行,以及建筑畢業(yè)生檔案管理的創(chuàng)新管理,提高管理水平與高素質(zhì)人才投身管理實(shí)踐中的熱情。
3.3 建立創(chuàng)新管理機(jī)制
管理機(jī)制在畢業(yè)生檔案管理施工中具有較為重要的作用,畢業(yè)生檔案管理的管理工作人員,應(yīng)積極的對(duì)相關(guān)管理機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新管理。積極的引進(jìn)外界具備現(xiàn)代化優(yōu)點(diǎn)的管理機(jī)制。在管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部,工作人員可提出一部分的激勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新管理的鼓勵(lì)制度,提高工作人員對(duì)自身工作的熱愛。
4 檔案工作人員綜合素質(zhì)不高的問題以及解決措施
4.1 工作人員綜合素質(zhì)不高
進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的工作人員中,大多數(shù)缺乏專業(yè)知識(shí)。在開始工作之前沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn),綜合素質(zhì)不高,不了解畢業(yè)生的檔案管理方式,同時(shí)不重視檔案收集整理工作質(zhì)量。極易導(dǎo)致最后造成整理的學(xué)生檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤,嚴(yán)重不符學(xué)生實(shí)際情況等,對(duì)學(xué)生今后進(jìn)入社會(huì)和工作,造成不良的影響。
4.2 加強(qiáng)人員綜合能力的措施
4.2.1首先加強(qiáng)畢業(yè)生檔案管理中專業(yè)人才管理,檔案管理專業(yè)人員是保證畢業(yè)生檔案管理工作的重中之重,作為整個(gè)檔案管理工作的操控核心,要提升檔案收集整理的質(zhì)量,首先就要對(duì)檔案收集整理的專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作,保證這些參與檔案管理的工作人員都具有極高的專業(yè)素質(zhì)和正確的職業(yè)觀。使其在進(jìn)行收集整理或者是在進(jìn)行檢查檔案工作時(shí)更有利。減少在工作時(shí)的失誤。所以定期對(duì)于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)工作已刻不容緩。
4.2.2其次提高畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì),建立相應(yīng)的責(zé)任制度。保證畢業(yè)生檔案管理工作的有效進(jìn)行,提高相關(guān)工作人員的質(zhì)量意識(shí),對(duì)于畢業(yè)生檔案管理專業(yè)人員的綜合素質(zhì)和工作積極性進(jìn)行調(diào)動(dòng),使其增強(qiáng)其對(duì)工作的責(zé)任感和相關(guān)科學(xué)技術(shù)水平。使其具有準(zhǔn)確率第一的觀念,嚴(yán)格按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作,明確其工作職責(zé)。同時(shí)加強(qiáng)管理階層對(duì)于工作人員的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。
4.2.3保證人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力。才能做到對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作的保證。只有畢業(yè)生檔案管理工作人員具有進(jìn)行施工的綜合素質(zhì),并發(fā)揮自身所掌握的知識(shí)和技能的有利影響,就可有效推動(dòng)檔案收集整理工作的順利進(jìn)行,避免人的因素阻礙工作的進(jìn)行,進(jìn)而提高檔案收集整理工作的規(guī)范性。
5 運(yùn)用信息化技術(shù)手段
1.未能得到足夠的重視
許多基層的人才服務(wù)中心一直未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,認(rèn)為大學(xué)生畢業(yè)工作能夠干好與檔案并沒有什么必然聯(lián)系;學(xué)生也是如此,大多都沒有意識(shí)到檔案的重要性,很多學(xué)生在畢業(yè)后的很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)檔案都在自己手中,也不寄存到才服務(wù)中心;另外,一些基層的人才服務(wù)中心也未能及時(shí)管理檔案,只是隨意堆放。種種現(xiàn)象都說明了基層人才服務(wù)中心所存在的不同程度上的輕視思想,很多人對(duì)缺乏對(duì)大學(xué)生畢業(yè)檔案工作的了解,甚至是忽視,無法滿足當(dāng)前的管理需求。
2.檔案管理方法與保存技術(shù)都比較落后
當(dāng)前的高校檔案管理方式仍然比較陳舊,管理雜亂無序,不利于用人單位上門查閱、參考,關(guān)鍵時(shí)刻影響了畢業(yè)生的就業(yè)。當(dāng)前的檔案管理方式和手段未能滿足檔案存放時(shí)間短、流動(dòng)較快、投寄單位多、就業(yè)趨向廣等特點(diǎn);檔案管理對(duì)環(huán)境要求較高,特別是一些區(qū)縣級(jí)的人才服務(wù)中心沒有專用檔案室,有些檔案室設(shè)備不配套,再加上狹窄、潮濕,很容易引起檔案材料的霉變、蟲蛀,影響檔案的保存及美觀度、完整性等;此外,很多大學(xué)畢業(yè)生的檔案都是無法備份的原始材料,一旦損壞不僅影響學(xué)生個(gè)人,還會(huì)影響社會(huì)對(duì)人才連續(xù)培養(yǎng)目標(biāo)的達(dá)成。
3.檔案內(nèi)容單一不全,未能反映
大學(xué)生的在校全貌大學(xué)生檔案的歸檔范圍一直以來大多是招生錄取材料、入學(xué)登記表、報(bào)到證存根、學(xué)籍成績(jī)總表、獎(jiǎng)懲文件、體檢表等,這些材料未能涵蓋學(xué)生的素質(zhì)全貌,也不能滿足用人單位的需求。雖然近些年出現(xiàn)了一些新的如:大學(xué)生英語四、六級(jí)證、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、心理測(cè)試成績(jī)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)等檔案材料,也反映了當(dāng)代大學(xué)生的精神風(fēng)貌,但部分也未能進(jìn)入學(xué)生本人檔案之中。
二、大學(xué)生畢業(yè)檔案管理的應(yīng)用對(duì)策分析
1.高校應(yīng)不斷提升重視的程度
加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生畢業(yè)檔案管理工作的重視程度,培養(yǎng)檔案管理人員的管理服務(wù)與愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)意識(shí),引導(dǎo)其全心全意為大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作所服務(wù);嚴(yán)格規(guī)范檔案管理的流程,如何歸檔,多長(zhǎng)時(shí)間做出什么樣的處理,都應(yīng)做到規(guī)范化、制度化、專業(yè)化及職業(yè)化。同時(shí),重視檔案管理工作人員的激勵(lì)制度,將其工作成績(jī)和服務(wù)態(tài)度納入職務(wù)晉升與評(píng)定之中,對(duì)工作人員形成制度化的約束。
2.不斷完善管理方法與保存條件
檔案保存是一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性的工作。所以,伴隨著時(shí)代的飛速發(fā)展,檔案的管理與保存也應(yīng)逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。比如:擴(kuò)建館舍、增購除濕器、空氣加濕器、密封和塑封等設(shè)備,購置計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備等;同時(shí),加強(qiáng)對(duì)檔案的巡視、檢查、除蟲,注意放水、放火,提升安全防護(hù)等級(jí)。
3.拓展大學(xué)畢業(yè)生檔案歸檔的范圍
高校應(yīng)立足于當(dāng)前大學(xué)生的實(shí)際學(xué)習(xí)情況、生活軌跡等,不斷修改與補(bǔ)充原歸檔的范圍,從而體現(xiàn)、涵蓋當(dāng)前大學(xué)生的德智體美勞、個(gè)性特征、心理狀態(tài)、發(fā)展?jié)撃堋⑦m應(yīng)崗位等全貌。例如:政治思想方面的鑒定、學(xué)習(xí)成績(jī)與報(bào)告、圣體素質(zhì)等,從而促進(jìn)大學(xué)生畢業(yè)生的就業(yè)和日后的發(fā)展。
大中專畢業(yè)生的人事檔案是全面考察學(xué)生多年來的學(xué)習(xí)、思想和生活狀況,也是為用人單位提供評(píng)價(jià)人才使用的重要客觀依據(jù)。但從人才中心所接轉(zhuǎn)的的大中專畢業(yè)生檔案情況來看:部分檔案存在材料不全、散亂、錯(cuò)寄、自帶甚至拆封等現(xiàn)象,造成無論是給畢業(yè)生的就業(yè)還是后期政審、利用等都帶來了負(fù)面影響。其存在的問題主要表現(xiàn)為:1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業(yè)生的人事檔案主要包括登記表、成績(jī)單、學(xué)年鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、黨團(tuán)組織材料等等。但在畢業(yè)生檔案接收中經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料錯(cuò)放、寄錯(cuò),甚至出現(xiàn)一些重要的報(bào)到證、黨團(tuán)組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業(yè)的登記保管等,在收集大中專畢業(yè)生的人事檔案材料過程中出現(xiàn)雜亂無章的情況。同時(shí),由于畢業(yè)生眾多,大多需要新建檔案,因此在存放過程中容易與其他畢業(yè)生檔案混裝在一起,存在檔案保管不規(guī)范現(xiàn)象。2.人事檔案的專業(yè)性、保密性不強(qiáng)。大中專畢業(yè)生的人事檔案需要嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家檔案轉(zhuǎn)遞、管理規(guī)定要求執(zhí)行,但現(xiàn)實(shí)中由于專職檔案管理人員少,畢業(yè)生在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中往往由輔導(dǎo)員、班主任甚至是學(xué)生代為轉(zhuǎn)遞,非專業(yè)人員的過多介入導(dǎo)致了人事檔案管理的專業(yè)性不強(qiáng)。此外,大中專畢業(yè)生在后期為了提高知識(shí),參加相關(guān)的成人教育、遠(yuǎn)程教育或自考,這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復(fù)印等在拆封后沒有及時(shí)密封,減弱了檔案的保密性和真實(shí)性。
二、大中專畢業(yè)生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報(bào)告,《光明日?qǐng)?bào)》于2015年7月20日的《2015年中國(guó)大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)報(bào)告》公布的數(shù)據(jù)顯示:高職高專院校2014屆畢業(yè)生半年后的就業(yè)率為91.5%,比2013年提升了0.6個(gè)百分點(diǎn),但2014年的高職高專院校的畢業(yè)生失業(yè)率為8.5%,每年有數(shù)十萬的畢業(yè)生處于待業(yè)狀態(tài),因此,做好畢業(yè)生的人事檔案管理和開發(fā)工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業(yè)單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資,是為了通過對(duì)人進(jìn)行資本投入、提高人的職業(yè)技能或體能,增加勞動(dòng)產(chǎn)生的一種投資行為。做好畢業(yè)生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會(huì)上的人力資源有效利用,避免人力資源浪費(fèi)。2.擴(kuò)大流動(dòng)人員就業(yè)服務(wù)保障。大中專學(xué)生畢業(yè)后往往輾轉(zhuǎn)多個(gè)城市就業(yè),根據(jù)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)要求,需要做好流動(dòng)人員流動(dòng)人事檔案的轉(zhuǎn)遞、保管工作。一方面,各地人才流動(dòng)服務(wù)中心因掌握著流動(dòng)人員人事檔案,故占絕對(duì)優(yōu)勢(shì);另一方面,要充分調(diào)動(dòng)企事業(yè)、教育以及勞動(dòng)人事等部門的多方力量,共同參與就業(yè)人員人事檔案的建檔、轉(zhuǎn)遞工作,為流動(dòng)人員就業(yè)做好服務(wù)。
每個(gè)人的人事檔案,重要性和身份證幾乎相當(dāng),個(gè)人檔案記載著一個(gè)人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、、工作表現(xiàn)等,表明一個(gè)人的一生人事檔案關(guān)系。畢業(yè)后要定級(jí)轉(zhuǎn)正、申報(bào)職稱、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn),以及職務(wù)晉級(jí)、婚姻等有關(guān)證明,都要用個(gè)人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數(shù)年的檔案,大學(xué)生畢業(yè)后往往兩三年不理會(huì)檔案,也不來辦任何手續(xù),“往年這種情況很多,但近年來勞動(dòng)合同簽訂的要求提高,簽合同必須有檔案跟隨,所以反而促進(jìn)了檔案的流動(dòng)。”市人社局工作人員介紹,但找不到檔案的馬大哈依然不少,畢業(yè)后忙于工作,等到用檔案的時(shí)候卻總也找不到,尤其是一些畢業(yè)生丟失了報(bào)到證,增加了尋找檔案的難度。此外,網(wǎng)上簽約信息也能提供方向指引,但某些公司手續(xù)不全導(dǎo)致信息有遺漏,有時(shí)候也幫不上忙。另外,一些高校為了方便畢業(yè)生,按照畢業(yè)生提供的單位、城市信息寄送檔案,可畢業(yè)生突然又換了工作,將寄送檔案的事情拋在腦后,等尋找的時(shí)候增加了難度。許多大學(xué)生畢業(yè)后工作不穩(wěn)定,為圖方便將檔案留在自己手中,最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會(huì)自動(dòng)跟人走,對(duì)其漠不關(guān)心,最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關(guān)負(fù)責(zé)人提醒畢業(yè)生應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況落實(shí)檔案,如果在民營(yíng)企業(yè)或是合資企業(yè)工作,無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規(guī)單位管理,在外地工作的學(xué)生也應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)移至工作地檔案管理中心,以免造成棄檔。
二、大學(xué)生畢業(yè)生檔案去向
畢業(yè)生參加工作后,檔案有三類去處可能:第一類,檔案隨個(gè)人到了新的單位;第二類,自己把檔案存放人才交流中心;第三類,本人把檔案暫時(shí)存放到了學(xué)校。各類方式存檔都有其獨(dú)具之處的,具體存放哪里需要依照各地實(shí)際情況或者未來歸劃來實(shí)行。新的單位,高校畢業(yè)學(xué)生將《就業(yè)協(xié)議書》交給將要畢業(yè)學(xué)校,由學(xué)校人事部門統(tǒng)一到畢業(yè)學(xué)生人社部門辦理畢業(yè)學(xué)生就業(yè)派遣證。需要轉(zhuǎn)移戶口的高校畢業(yè)學(xué)生,還應(yīng)該持就業(yè)派遣證、畢業(yè)證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉(zhuǎn)遷證。如果需要辦理手續(xù)的,由畢業(yè)學(xué)校一起拿到人才交流中心,經(jīng)整理、核對(duì),符合要求的,整理完手續(xù)齊全存檔。要辦理戶口的,持手續(xù)齊全存檔、復(fù)印畢業(yè)證、戶口準(zhǔn)遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續(xù)。招聘新的單位無集體戶口的,直接遷入省或市(區(qū))的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個(gè)人檔案,或本人自愿做一個(gè)不受約束自由職業(yè)者,可以把你個(gè)人檔案存在各地人才交流中心,優(yōu)點(diǎn)是去留隨便,而且晉級(jí)、評(píng)職稱、各種保險(xiǎn)等不缺,由于人才交流中心只管個(gè)人的檔案不用人,在你要一步深造或換想工作時(shí)不會(huì)因?yàn)闄n案轉(zhuǎn)交困難而受到限制。缺點(diǎn)是人個(gè)和新的用人單位只能簽定勞動(dòng)合同,這等于給別人打工,你所在的打工單位因?yàn)槟憧赡茈S時(shí)走人的不確定性而減少你的福利;另外在出示各類和檔案相關(guān)的證明時(shí),需要去人才交流中心,如果人才交流中心和新的工作不在同一城市,也許會(huì)浪費(fèi)你的時(shí)間;還有每一年都應(yīng)該交一定的檔案存入費(fèi)。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù):憑就業(yè)報(bào)到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期(2年)內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生,可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書,到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國(guó)留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國(guó)留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生,可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國(guó)統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案,它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績(jī)、家庭狀況、高考成績(jī)、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的,畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中,然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案,它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議,取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè),這些用人單位本身具有人事管理權(quán),他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營(yíng)機(jī)構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心,方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點(diǎn):
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前,不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位,應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個(gè)別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案,導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生,畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì),在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的,學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間,不要將檔案來回調(diào)離,最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位,戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長(zhǎng)期就職的畢業(yè)生,這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
檔案管理工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性工作,是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié),深深植根于人類社會(huì)生活,與人類社會(huì)發(fā)展同步,并隨著社會(huì)文明程度的提高,越來越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面,在經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展、精神文明及和諧社會(huì)建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業(yè)生就業(yè)“取消統(tǒng)一分配、實(shí)行雙向選擇”的大背景下,高校學(xué)生畢業(yè)后去向越來越復(fù)雜,相應(yīng)的檔案管理方式亦越來越多,形式各種各樣,這對(duì)檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求。現(xiàn)筆者就新時(shí)期高職院校畢業(yè)生的檔案管理淺談如下:
一、新時(shí)期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作,是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案,為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。高職院校畢業(yè)生檔案工作是高校工作的組成部分,是提高高職院校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)學(xué)校歷史真實(shí)面貌和學(xué)生切身利益的一項(xiàng)重要工作。
(一)檔案是社會(huì)發(fā)展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布實(shí)施,我國(guó)檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期,走上了依法管理的軌道,各級(jí)檔案部門解放思想,改革創(chuàng)新,逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來,檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng),檔案在為社會(huì)各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。
(二)檔案是高職院校學(xué)生工作查考的依據(jù)
檔案是歷史的真憑實(shí)證,是第一手的參考材料,是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的、客觀地紀(jì)錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)成績(jī)、德智體發(fā)展和受嘉獎(jiǎng)或處罰情況等歷史記錄,它可以為學(xué)生就業(yè)、升學(xué)、參軍及政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位聘用人才提供備查的依據(jù)。
二、新時(shí)期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點(diǎn)及存在的問題
(一)新時(shí)期高職院校畢業(yè)生檔案管理的特點(diǎn)
1. 按照國(guó)家教育主管部門就高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定,學(xué)生畢業(yè)離校后因各方面原因檔案暫時(shí)沒帶走,可由學(xué)校負(fù)責(zé)管理兩年,期滿之前學(xué)生必須將檔案轉(zhuǎn)到工作單位或各城市人才中心進(jìn)行有償管理,否則后果自負(fù)。
2. 畢業(yè)生檔案管理專業(yè)化程度低。大部分高職院校沒有專業(yè)的部門和人員管理,均由學(xué)生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定,管理意識(shí)不強(qiáng);絕大多數(shù)管理員沒有進(jìn)行過專業(yè)培訓(xùn),業(yè)務(wù)能力差。
3. 學(xué)生檔案管理多樣化。自從國(guó)家實(shí)施大專院校學(xué)生畢業(yè)自謀出路政策后,畢業(yè)生檔案管理呈現(xiàn)出多樣化、復(fù)雜化。一是畢業(yè)生考上公務(wù)員或到事業(yè)單位工作檔案隨即調(diào)走的;二是參加專升本考試進(jìn)入本科院校轉(zhuǎn)走的;三是畢業(yè)后直接轉(zhuǎn)到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的;四是在學(xué)校所在城市或其他城市企業(yè)工作暫時(shí)將檔案放在學(xué)校,兩年后轉(zhuǎn)到工作單位或企業(yè)所在相應(yīng)城市的人才中心托管的;五是即不轉(zhuǎn)亦不帶、在學(xué)校寄存滿兩年后也不來拿走的。
(二)新時(shí)期高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題
一是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開,各類中等專業(yè)學(xué)校通過合并或其他形式升格為高職大專院校,且在師資力量和硬件設(shè)施不足的情況下不斷擴(kuò)大招生規(guī)模,由于人員不足或沒有專業(yè)的部門和人員負(fù)責(zé),以致造成畢業(yè)生檔案工作被忽視,管理混亂,發(fā)生檔案袋沒封口、學(xué)習(xí)成績(jī)由學(xué)生自己到教務(wù)處打印裝袋、部門協(xié)調(diào)欠缺學(xué)生的部分資料沒有裝袋進(jìn)檔等問題。
二是學(xué)生檔案材料質(zhì)量差。隨著社會(huì)的進(jìn)步,科學(xué)技術(shù)的發(fā)達(dá),現(xiàn)代化辦公設(shè)備已逐漸替代了傳統(tǒng)的辦公用具。電腦、電傳、復(fù)印機(jī)等已經(jīng)運(yùn)用到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域,它的普及使我們的社會(huì)有了一個(gè)新的飛躍,大大提高了辦公效益和辦公質(zhì)量,與此同時(shí)也出現(xiàn)了一個(gè)不容忽視的問題:那就是由這些現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的文字材料耐久性差、易褪變。而學(xué)生檔案大多為電腦打印輸出、復(fù)印機(jī)復(fù)印的文件材料直接歸于檔案中,保存保質(zhì)期短。
三、規(guī)范高職院校畢業(yè)學(xué)生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分,是維護(hù)一個(gè)部門歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作,在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用,只有充分重視此項(xiàng)工作,采用科學(xué)管理的工作方法,才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要,繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價(jià)值,指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作,實(shí)現(xiàn)其工作的特有職能。
(一)領(lǐng)導(dǎo)重視,加強(qiáng)檔案管理
學(xué)校要把畢業(yè)生的檔案管理作為日常工作來抓,指派一名領(lǐng)導(dǎo)分管,成立專業(yè)部門,明確專人具體負(fù)責(zé),切實(shí)把高職院校畢業(yè)生的檔案管理從以往的學(xué)生工作處或系部代管中脫離出來,實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、專業(yè)化、科學(xué)化。
(二)增大投入,加強(qiáng)檔案館庫建設(shè)
檔案館庫是檔案工作最基礎(chǔ)的保障,是實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能的必要前提。檔案館庫的地點(diǎn)、大小、結(jié)構(gòu)、設(shè)施非常重要,在一定程度上影響到檔案館服務(wù)功能能否充分發(fā)揮。本著“功能運(yùn)行20年不落后”的基本原則,館庫要按學(xué)校應(yīng)屆畢業(yè)生數(shù)量最大規(guī)模進(jìn)行建設(shè),設(shè)備設(shè)施要按學(xué)生比例的120%進(jìn)行配套。
(三)學(xué)習(xí)培訓(xùn),加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)
檔案工作要適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要,必須加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。要加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)科學(xué)發(fā)展觀和學(xué)生管理工作知識(shí),學(xué)習(xí)檔案工作所需的各種新知識(shí)、新技能,做到學(xué)以致用,理論指導(dǎo)實(shí)踐,切實(shí)把高職院校畢業(yè)生檔案管理各項(xiàng)工作落到實(shí)處,避免出現(xiàn)學(xué)生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發(fā)生。
(四)規(guī)范管理,加快檔案信息化建設(shè)
檔案部門要加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),按照學(xué)生所在系部、專業(yè)進(jìn)行電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理,推動(dòng)畢業(yè)生檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè),建立健全學(xué)生檔案流動(dòng)情況登記制度,做到隨時(shí)可查、隨要隨調(diào)。對(duì)畢業(yè)后檔案暫寄存在學(xué)校的學(xué)生,要明確專人對(duì)學(xué)生的畢業(yè)動(dòng)向?qū)嵤└櫣芾恚⒃趦赡昙拇嫫跐M前通知本人到校轉(zhuǎn)移檔案,從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理整體推進(jìn)。
(五)嚴(yán)把質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化
為較好地解決現(xiàn)代化辦公用具產(chǎn)生的字跡材料保存期限不長(zhǎng),易褪變的問題,確保學(xué)生檔案的安全,利于畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)、創(chuàng)業(yè)和再深造,更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)。因此,學(xué)校在學(xué)生入學(xué)時(shí)即時(shí)對(duì)學(xué)生檔案所用紙張等材料作質(zhì)量要求,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范,符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),注重公文字跡是否牢固清晰,耐保存。
總之,做好檔案管理工作,可以使檔案在為國(guó)家建設(shè)創(chuàng)造社會(huì)效益的同時(shí),促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。搞好高職院校畢業(yè)學(xué)生檔案管理,是保障學(xué)生自身利益的具體表現(xiàn),是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此,必須全力做好檔案管理工作,為社會(huì)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更有效的檔案服務(wù)。
中職畢業(yè)生檔案內(nèi)容包括:學(xué)生學(xué)籍登記表、軍訓(xùn)登記表、中考報(bào)名表、在校成績(jī)表、中職畢業(yè)生登記表、黨(團(tuán))材料、在校期間在校表現(xiàn)、體檢表、畢業(yè)生介紹信等。中職學(xué)校肩負(fù)著為國(guó)家培養(yǎng)技能人才的重任,面對(duì)激烈的人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),中職學(xué)生比普通本科院校的學(xué)生面臨著更大的挑戰(zhàn)。中職畢業(yè)生人事檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程在德智體等方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。強(qiáng)化對(duì)中職畢業(yè)生的人事檔案管理,對(duì)深化教學(xué)改革,提高教育質(zhì)量和管理水平,開拓人才信息資源,拓寬畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供重要憑證,有著十分重要的意義。但由于種種原因,有些畢業(yè)生身份丟失,影響自己的職業(yè)生涯。
一、中職畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
1.畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視程度不夠。一些畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”、“作用不大”,另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度。這種對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí),勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
2.檔案管理不規(guī)范。管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度;管檔人員在管理上流于形式,僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色,對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案,只是按學(xué)校或接收時(shí)間不同在原檔案袋上直接編號(hào),導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
(3)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前檔案管理人員比較保守,缺乏創(chuàng)新意識(shí),在用新方法、新技術(shù)管理檔案方面還缺乏新思路。當(dāng)代檔案職業(yè)管理人員不僅應(yīng)具備傳統(tǒng)技能,而且應(yīng)具有信息技能,特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的學(xué)習(xí),為檔案現(xiàn)代化管理提供準(zhǔn)確快捷服務(wù)。
二、中職畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策
為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢(shì)下發(fā)揮更大的作用,為廣大的畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)從以下幾方面入手:
1.規(guī)范中職學(xué)生人事檔案管理制度,提高中職人事檔案管理和服務(wù)質(zhì)量,強(qiáng)化對(duì)畢業(yè)生的檔案觀念教育。中職必須對(duì)學(xué)生人事檔案的價(jià)值重新定位,重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量,加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案管理,嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位,暫未就業(yè)的要及時(shí)向相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)送達(dá),杜絕隨意擱置。中職學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的檔案意識(shí)教育,樹立起重視個(gè)人檔案、保護(hù)自身利益的觀念。
2.創(chuàng)新管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。首先,要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。在立卷制度上更新,在工作手段上改進(jìn)。其次,要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用,提高管理效率和水平。目前,計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中,信息技術(shù)的應(yīng)用使得借閱歸還檔案的速度大大提高,在檔案管理方面既安全可靠,又方便快捷。
3.采取措施實(shí)現(xiàn)中職畢業(yè)生人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。中職畢業(yè)生人事檔案動(dòng)態(tài)管理,是指在檔案管理的生命周期內(nèi),注重管理活動(dòng)的前后銜接和相互影響,體現(xiàn)全程與全方位的管理思想,強(qiáng)調(diào)管理過程的延續(xù)性和科學(xué)性,結(jié)合管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),輔助現(xiàn)有信息技術(shù),不斷進(jìn)行檔案信息的挖掘與更新,從而使管理的全過程處于最佳的運(yùn)行狀態(tài),產(chǎn)生最佳的效果。中職畢業(yè)生人事檔案動(dòng)態(tài)管理是系統(tǒng)論觀點(diǎn)和方法在檔案管理活動(dòng)中的具體運(yùn)用。應(yīng)充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù),結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理流程,即在“收、管、用”的過程中合理靈活地運(yùn)用動(dòng)態(tài)管理模式,以達(dá)到目標(biāo)與過程的統(tǒng)一。
4.加大人事工作力度,徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場(chǎng)就業(yè)機(jī)制的實(shí)行,畢業(yè)生擇業(yè)時(shí)間進(jìn)一步延長(zhǎng),根據(jù)這種情況,應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實(shí)行人事的力度,使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是人事的范圍不斷擴(kuò)大,在繼續(xù)做好“個(gè)人”的基礎(chǔ)上,積極向各高校聯(lián)系,宣傳人事政策,并制定對(duì)畢業(yè)生實(shí)行人事的優(yōu)惠政策,對(duì)畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”;二是人事的內(nèi)容進(jìn)一步完善,對(duì)畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級(jí)、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面實(shí)行全方位,徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。綜上所述,在新形勢(shì)下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,又是人事人才工作者義不容辭的責(zé)任。
5.整合資源,規(guī)范檔制管理。一個(gè)人的經(jīng)歷和事件,不一定會(huì)在一時(shí)一地,所以,對(duì)大中專畢業(yè)生一生中所形成的各種材料搜集整理,要個(gè)人、有關(guān)部門和用人單位密切配合,整合資源,包括個(gè)人的學(xué)歷、技術(shù)職務(wù)、準(zhǔn)入資格、遵紀(jì)守法、個(gè)人誠(chéng)信及個(gè)人的工作經(jīng)歷等方面的材料,有關(guān)部門和單位都有義務(wù)向其人事檔案管理部門提供。保證一人一檔,資源共享。
6.提高透明度,信息化管理。人事檔案管理信息化,主要就是人事信息電子化,人事信息查詢網(wǎng)絡(luò)化。在一定的授權(quán)范圍內(nèi),有關(guān)單位可以及時(shí)全面地了解其個(gè)人情況。同時(shí)在允許的范圍內(nèi),個(gè)人也可以了解自己的檔案信息,為檔案管理營(yíng)造一個(gè)公開、公平的環(huán)境。
7.優(yōu)化服務(wù),“一站式”管理。人事檔案管理部門要提高為民服務(wù)的意識(shí),提高服務(wù)質(zhì)量;要?jiǎng)?chuàng)造方便、快捷的檔案轉(zhuǎn)遞、查詢途徑;要保證檔案的原始性、真實(shí)性和唯一性;要與其他有關(guān)部門一起拓展服務(wù)的范圍,讓這些管理對(duì)象也享受社會(huì)發(fā)展的成果。目前,應(yīng)該積極尋求有關(guān)部門的支持,先期成立流動(dòng)人員黨支部,搞好黨員管理;設(shè)立人才中心戶籍專戶,搞好戶籍管理。
參考文獻(xiàn):
高等院校畢業(yè)生檔案是國(guó)家人事檔案的一個(gè)組成部分,它是記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況,是高等學(xué)校進(jìn)一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代、我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步建立完善的大背景下,高等院校學(xué)生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問題。因此,深入探討高校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問題,對(duì)于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)大學(xué)生就業(yè),甚至于對(duì)完善國(guó)家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。
一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問題
1.缺少具有針對(duì)性的法律法規(guī)的約束
近年來,教育部和國(guó)家檔案局針對(duì)高等學(xué)校檔案管理頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關(guān)于高等學(xué)校全日制在校生規(guī)模在1萬人以上應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。(參見《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關(guān)的約束條文,各個(gè)高校的學(xué)生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學(xué)生檔案放在綜合檔案室實(shí)行綜合管理;有的把學(xué)生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學(xué)生檔案放在各個(gè)院系,由輔導(dǎo)員分散管理。就筆者所在學(xué)校目前在校生人數(shù)已達(dá)到11000人,而學(xué)校設(shè)立的檔案室只安排不到兩名的相關(guān)人員進(jìn)行臨時(shí)管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個(gè)月由系部輔導(dǎo)員移交至學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心,再由學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時(shí)間里將畢業(yè)生檔案進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)遞。因?yàn)閷W(xué)校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經(jīng)費(fèi)及制訂工作量考核標(biāo)準(zhǔn),所以,造成一些部門和個(gè)人也不愿意投入大量的人力、物力和財(cái)力實(shí)行專項(xiàng)管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強(qiáng)運(yùn)行,其結(jié)果不言而喻。
2.學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)范化
高校學(xué)生在校階段產(chǎn)生的檔案材料,如果沒有及時(shí)歸入檔案,就會(huì)出現(xiàn)問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒有學(xué)生本人簽名;存在沒有蓋學(xué)校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導(dǎo)員因疏忽忘記將高校登記表放入到學(xué)生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評(píng)審意見書、學(xué)生成績(jī)表、優(yōu)秀學(xué)生(干部)登記表、獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表――如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會(huì)出現(xiàn)排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時(shí),發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆書寫的,按要求應(yīng)該是純黑色鋼筆或水筆等。
3.檔案管理模式老套,缺乏信息化
大學(xué)生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質(zhì)檔案材料而言,還真是有點(diǎn)勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點(diǎn)“返祖還原”現(xiàn)象,從事過生源數(shù)據(jù)上報(bào)的同志都知道高中階段都已經(jīng)有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報(bào)數(shù)據(jù)至教育廳時(shí),需事先在擴(kuò)展項(xiàng)1里面查清楚該學(xué)生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時(shí)代。
4.檔案轉(zhuǎn)遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范
(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營(yíng)和民營(yíng)企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學(xué)生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒有機(jī)要接受權(quán),導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞甚至丟失。
(2)學(xué)校按要求轉(zhuǎn)遞檔案,但是由于接受單位沒有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學(xué)生收到調(diào)檔通知函件要求寄出當(dāng)時(shí)的檔案政審,學(xué)生畢業(yè)時(shí)再寄出后面產(chǎn)生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時(shí)地將沒有被錄取的學(xué)生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。
二、高校學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策與措施
1.加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè),確保畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效開展
近年來,黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學(xué)校檔案管理法》,不過里面缺少具體對(duì)畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞具體工作細(xì)則的說明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關(guān)部門在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下,從工作的實(shí)際出發(fā),盡快出臺(tái)諸如《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案,確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國(guó)高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機(jī)的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作做實(shí)、做牢,確保檔案準(zhǔn)確無誤轉(zhuǎn)遞。
2.及時(shí)收集、有效整理
畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學(xué)期間數(shù)年的成長(zhǎng)歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個(gè)人建議要從他們被錄取進(jìn)校那一天起就做好建檔工作,入學(xué)后立即根據(jù)其系部、專業(yè)群體性特點(diǎn),按照國(guó)家檔案法規(guī)的要求,收齊有關(guān)材料。以后一經(jīng)形成,盡快存入。就目前而言,大學(xué)生在校期間參加國(guó)家和地方的各種競(jìng)賽、技能、等級(jí)(計(jì)算機(jī)、英語)、職業(yè)資格落英繽紛,社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)層出不窮,入黨入團(tuán)、評(píng)優(yōu)獲獎(jiǎng)屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長(zhǎng)的記錄。檔案管理者本著一切為了學(xué)生、為了學(xué)生一切的工作理念,定期地向有關(guān)職能部門索取、征集學(xué)生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時(shí)間段,這個(gè)時(shí)期是對(duì)畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評(píng)價(jià),形成的材料大致有:論文評(píng)審意見書、學(xué)生成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。
3.盡可能多地把信息化技術(shù)應(yīng)用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)
筆者所在院校通過畢業(yè)生上網(wǎng)直接輸入學(xué)號(hào)和姓名查詢派遣單位和檔案轉(zhuǎn)遞情況,據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)比沒有用系統(tǒng)相比學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復(fù)勞動(dòng),減輕檔案管理的日常事務(wù)性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。
4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)。