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二、辦公室文書檔案的收集與歸檔工作的不足之處

(一)歸檔文件材料的收集不全面

在辦公室文書檔案的管理過程中,通常會見到歸檔文件收集不齊全的情況,具體包括未經檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內容廣泛，來源渠道較多，具備重要的參考價值等。文件材料一旦遺留在其他的人員或者部門，無法完整的收集回來，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時間與精力來整理與保管檔案資料，或因種種因素而無法及時進行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導致文書檔案文件材料無法及時的收集完整。

(二)檔案文件材料的收集力度不夠

當前，由于多數檔案人員沒有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或者缺損。具體原因主要包括：

1.各部門的檔案管理流程不規范，各種文件資料隨意擺放，混亂不堪，不能及時歸檔;

2.各單位的歸檔模式不科學，主要存檔文字檔案較多，對于電子文書檔案的收集與歸檔意識淡薄;

3.文書檔案的連續性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現文件資料斷章、斷頁、缺時間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發文稿，或有發文稿有正文但是缺定稿的情況，遇到這些情況，我們立即要求有關部門補交文件缺失部分才給予收集歸檔;

4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應付上級的檢查，通常模擬前幾年的數據展開評估，致使檔案文件的歷史性與真實性喪失。

(三)檔案人員缺乏較強的檔案管理意識與工作責任心

在文書檔案的管理過程中，由于部分檔案人員的管理意識較為薄弱，僅側重于紅頭文件的管理，忽略無編號或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質量不高，加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明，文件材料分散不好管理和利用查閱。具體表現于：個別檔案人員在處理文件資料時，沒有仔細鑒別檔案文件的真實性，不能區分檔案文件的原件與復印件，沒有及時歸檔文件資料的原件，無法確保它們的完整性與正確性，這些均會導致檔案文件材料的利用價值喪失或降低，法律依據性不強。因此，針對上述存在的管理問題，我們必須及時采取相應的改進措施，加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進行。

三、如何加強辦公室文書檔案的收集與歸檔工作

(一)強化檔案管理人員的培訓

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識與扎實的管理能力。除利用業余時間自我學習外，還可參加相應的省市檔案局的有關檔案管理培訓，以此不斷深化自身的檔案管理專業知識與業務水平。同時，也要加強兼職檔案管理人員的知識與技能培訓，使他們深化了解并掌握有關文書檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書檔案的整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎。對于檔案文件的收集期間存在的問題，檔案管理部門應及時向各部門反饋，并要求其修改。對不熟悉的人員，可給予相關的業務指導，以確保辦公室文書檔案管理工作的順利進行，減少檔案收集完成后出現較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開展。同時也要爭取本單位本公司領導、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開展。

(二)構建和健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度

首先，檔案管理人員必須明確文書檔案收集的時間、歸檔范圍、保管期限及注意事項，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開展。根據單位自身的實際情況，依照相關法規與職責分工的制度，合理確定切合實際的檔案文件材料歸檔范圍，同時給予相應的業務指導，促進檔案收集的工作順利進行。另外，還應明確規定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統一進行保管，不得私自留作它用。明確規范文書檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應根據自身的發展情況適時更新文書檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。

(三)加強臨時性檔案文件材料的收集

在各單位中因部分人員的調動或者離職，往往會有少量的重要文件遺留在他們手中，導致檔案文件資料無法及時歸檔，甚至丟失。對此，負責管理文書檔案的人員應定期在每年的年初開始收集與整理上一年度的文書檔案，重點加強臨時性檔案資料的收集工作。比如召開重大會議之后，應及時通知各部門收集完整的會議資料。當發生人員調動或離職時，可以及時通知這類人要交出他們柜中的經手的文件，作為檔案文件提供給大家今后好查閱，使其的意義和利用價值最大化;時檔案管理部門的工作人員，必須嚴格把好相臨時性文件材料的移交接收工作，及時將他們交來的文件材料給予對應交接，將收集完整的檔案文件編好打印成移交清單或移交目錄兩份或三份，簽上移交人和接收人的名字，移交人和接收人雙方各持一份備查，保證離職或調動人員手上的文件材料能交給檔案管理部門。

(四)更新文件材料的收集與整理方式

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二是要大力宣傳城建檔案管理的作用。目前，許多城建單位沒有按規定將技術工程檔案送給當地城建檔案館審驗，建設施工單位及相關的項目管理人員對城建檔案知識了解不多，對城建檔案管理的重要性認識不夠，也是社會各界對城建檔案知之甚少，沒有產生一種城建檔案必須規范管理的氛圍所至。因此城建主管部門、城建檔案管理部門要采取多種方式向社會宣傳城建檔案的作用，使公眾充分認識到規范的城建檔案工作有利于推動城市進步，有利于豐富人民的文化生活，使全社會共同關心支持城建檔案工作。

三是要加強檔案的收集和整理。目前，各地檔案館普遍存在的問題是館藏內容不豐富、形式單一、結構不合理。因此，城建檔案館要加強經常性的接收檔案業務指導工作，及時幫助建設施工單位整理資料，積極上門收取檔案，防止檔案資料的散失、殘缺不齊；經常與建設施工系統單位、主管部門溝通關系，掌握市政施工、建筑的動態，將建筑規劃檔案、市政工程檔案等及時接收到檔案館存檔。疏通建設系統的建設檔案收集渠道，使檔案的收集做到全面、系統、完整。隨著服務措施的到位，收集渠道的暢通，收集方法的改善，檔案資料將會大幅增加，這時就要注重梳理、精選，做到既全面又突出重點，講究檔案質量。

四是要采用科學的保管方法。首先要做好立卷和編號。對工程設計檔案通常按“性質――工程項目”分類法進行分類，其立卷與編號要與分類科目體系相對應，規劃設計檔案最好能按歸檔年代立卷，每輪規劃按年代順序排列，對其案卷編號固定不變，即在一個案卷號下按年代順序排列多卷檔案，有利于調閱時對比，提高利用價值。其次要注意保管方法。為了更大限度地延長檔案壽命，同時又便于提供利用，工程圖紙最好實行單獨保管，即把工程圖紙從文書檔案中分離出來，按照全宗、目錄、案卷的先后順序分門別類，編制目錄，另設庫房空間進行存放，具體地保管方法有兩種：平攤式和卷筒式。平攤式保管，就是將工程圖紙整張攤開平放，每張圖紙編寫一個順序號，并按號編制目錄即可。卷筒式保

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公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。公文制發的質量，影響和決定著檔案管理工作規范化、標準化的進程。因此，在公文制發中必須要打好規范化、標準化工作基礎，以提高檔案管理的整體質量，為檔案管理工作實行規范化、標準化做好前期工作。首先，公文在用紙規格上要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要，注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題、主送單位和抄送單位是否準確，落款與公文是否一致，有無日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后規范化、標準化、現代化工作打下堅實的基礎。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點，要區分文件與資料，特別是要在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

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Abstract: The management of hospital personnel files as the basis and foundation of the hospital management, plays a key role in the development of hospital construction, is of great significance in the reform of the hospital. This paper summarizes the current status of hospital personnel archives management and the existing problems, on how to change the status quo, to improve hospital personnel file management level and provides the solution to the problem, has the reference significance to the management of hospital archives.

Key words: Hospital; internal personnel files; management; countermeasure

中圖分類號：G271

引言：醫院人事檔案是醫院在人才引進和管理的過程中形成的，是記錄和反映個人經歷和表現以備考查的文件資料。在新時期，把握醫院發展的特點，落實科學發展觀，加強醫院人事檔案管理，對于促進醫院人事制度的改革，提高檔案的自身價值，服務醫院的各項工作，具有十分重要的意義。如何規范加強醫院人事檔案管理，實現人員檔案管理的科學化、規范化和現代化，是新時期醫療體制改革不斷深化所面臨的重要課題。

一、當前醫院人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理制度不健全

在醫院的整個管理體系中，管理層都根據工作特點和工作需要制定了適用于本單位的相關管理制度和各類科室、人員工作職責，而在人員檔案管理方面的規章制度卻比較少，對人員檔案管理工作的標準、要求、規程和檔案內容的界定、管理范圍以及檔案管理人員的考評缺少一整套科學統一的管理制度、標準。由于各項管理制度的不健全，導致檔案交接不及時,缺少有效的核對,特別是對部分外調人員的檔案手續“不規范”，甚至出現檔案中姓名、出生時間等基本資料前后不對應等現象，使有人事資料不能及時完整收集，材料不準確，給醫院在人事審核、審批工作中帶來不便。

2.人事檔案管理方式和手段落后

當前醫院人事檔案管理的方式方法和手段相對落后，還存在諸多問題，一是部分醫院人事檔案收集的材料和信息不合理，大多是一些經歷性材料，通過這些檔案材料很難真實客觀地反映一個人的素質能力和綜合表現，更不能為醫院管理層選拔使用人才提供可靠的依據；而是目前多數醫院在內部人員檔案的收集上多是以紙質的文本材料形式，這種檔案材料在整理、檢索等方面極其繁重，導致檔案的檢索和利用速度受到制約難以適應社會快速發展對人才信息的需求；三是雖然部分醫院能投入人力、物力進行人事檔案管理工作，但觀念仍停留在“關門編研”、“重藏輕用”上，只注重對人事檔案資料的收集、管理，卻忽視了對檔案資源的開發利用，不能將檔案信息利用與醫院人才培養、選拔、使用有機結合。

3.人事檔案管理人員業務素質參差不齊

人事檔案管理是一項專業性很強的工作，檔案管理工作的水平直接取決于醫院檔案管理人員的能力素質。目前，大多數醫院往往只注重醫療技術方面人員的培養，而對從事醫院檔案管理人員的培養則重視不夠。人事檔案管理人員多是由人事管理部門人員兼管, 或由其它專業、科室轉崗過來，檔案專業出身的人員較少。這部分管理人員業務能力素質參差不齊，又缺少相應的崗前培訓，他們對醫院檔案的管理僅僅局限于簡單的維護保養，甚至連基本的分類整理收集工作都難以應付，就更談不上有效管理利用了。

4.個人檔案意識淡薄。在現代社會中，隨著衛生事業改革不斷深入，人才流動也較為頻繁。很多醫院個人不關心自己的人事檔案問題，有些重要的檔案資料遺漏；或者因為派遣等原因，原始檔案無從查找，只能回原單位補新檔案。這樣建立的資料一般內容匱乏，缺少系統性，也不利于基本情況的核實，真實性和可靠性也容易遭到質疑。

二、醫院人事檔案管理的對策和設想

1.按制度操作，實現人事檔案管理的制度化。在人事檔案的管理上，要把制度建設貫穿到人事檔案管理工作的全過程中。在制定和健全人事檔案管理制度的同時，要嚴格執行制度，加強監督，使檔案的管理制度都能夠有效落實；要堅持用制度管人、管事，在制度面前人人平等，維護制度的嚴肅性；要明確各崗位的工作職責，強調工作原則，制定工作規范，從制度上規范員工工作行為；同時檔案管理部門要和檔案材料形成的有關部門加強聯系和溝通，使檔案管理制度化、程序化。

2.加強檔案的宣傳教育，增強意識。醫院領導要把人事檔案的管理納入醫院發展和管理的重要內容，要使人事檔案的管理與醫院業務建設同步發展和規劃，要對員工宣傳醫院人事檔案管理的意義，加強對檔案法律法規的學習，使干部職工認識到檔案的重要性，從而更好地支持人事檔案的管理工作；要加強對人事檔案管理人員的教育，提高人事檔案管理人員的素質和專業化水平，使他們自覺抵制和防止各種違法行為，維護檔案的完整性、真實性，使他們更具有專業知識，知道怎么做好對現有檔案的保管和利用工作，不斷提高專業服務水平。

3.規范檔案資料的收集整理工作。檔案資料的收集整理和補充是人事檔案管理的基礎工作。醫院人事檔案內容涉及較廣，人事部、護理部、科教部等部門提供人事檔案管理人員應主動和各部門聯系，做好經常性的收集歸檔工作。收集手續要完備、內容要完整、表述要準確、觀點要明確，對于不符合要求的材料應及時退回，限期糾正；不屬于歸檔范圍的材料要及時退回有關部門；收集到的人事檔案資料要及時裝訂、不散失、不積壓。

4.加大科技投入，加快人事檔案管理的信息化進程。醫院要加大資金投入，引進現代化的技術和設備，實現人事檔案管理的現代化。一是要提高檔案的現代化技術設備和保護設備，加強對檔案庫房的空調、除濕等設備的建設，合理利用防火、防盜的自動監控系統。二是引進計算機管理，建立醫院的人才信息數據庫，使人事檔案的管理工作科學化、信息化，同時可實行對人事檔案信息的計算機動態化管理，保證檔案信息的真實性、時效性、準確性。

人事檔案是醫院考察和了解人才的重要手段，是醫院能否科學用人的重要依據，對于醫院人才的開發具有至關重要的意義。因此，通過對醫院人事檔案現有問題的分析，提出相應的改革措施，實現醫院人事檔案管理的科學化、規范化、現代化，對開發醫院人力資源，促進醫院的發展具有十分重要的作用

三、結束語

醫院人事檔案是人事管理活動的一個專門檔案范疇，是醫院在人事管理工作中形成的，反映醫院員工個人工作、學習等情況的真實記錄，部人員檔案資料是醫院管理層對醫院內部人事調整的信息依據,對醫院的發展建設有著不可替代的作用。也是醫院檔案的重要組成部分檔案是社會文明進步的重要標志。

參考文獻：

[1]蘇紅艷.現代醫院檔案管理工作的創新[J].中國病案.2009

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單位的檔案記載著從創立到發展過程中的優秀成果，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果大量資料，主要包括文件、圖片、錄音、錄像和實物等等，對研究本單位的工作提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發展方向的好教材。做好規范化檔案管理工作，對于實現本單位工作決策，不斷提高管理效率具有深遠的影響。

那么，如何加強檔案規范化管理，提高檔案管理工作水平呢？筆者認為，要從以下四個方面著手：

一、要牢固樹立檔案意識

何謂檔案意識？簡單地說，檔案意識就是對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維，是開展依法治檔的基礎和保證。檔案意識主要涵括兩方面內容：既包括社會上人們對檔案和檔案工作的認識，也包括檔案工作者對檔案和檔案工作的認識。這兩方面結合起來才是完整的檔案意識，缺一不可。

檔案工作事關全局、影響深遠。檔案管理工作者必須具有較強政治意識、大局意識、責任意識和紀律意識。檔案工作是默默無聞的工作，生活清苦，工作辛苦，因此要做好檔案工作就要求我們每個檔案工作者要具有“五種精神”：埋頭苦干、任勞任怨的“老黃牛”精神；兢兢業業、忠于職守的公仆精神；精益求精、一絲不茍的工匠精神；勇于進取、不斷創新的開拓精神；淡泊名利、默默奉獻精神；同時要過得了“五苦”關：頂的住“挖苦”，忍得住“孤苦”，吃得了“辛苦”，忍得住“清苦”，挺得過“艱苦”，做到“待名利用平常心，視富貴如云煙”。

二、要重視提高工作能力

俗話說的好“在其位，謀其事”。隨著科技的進步、時代的變遷，特別是信息化電子技術的運用使人類進入了知識經濟時代，社會方方面面發生了重大變化。作為最深刻、最系統記錄時代變遷的檔案工作也必然隨著社會的發展而發展。各層次檔案室的應運而生，多門類檔案資料的不斷出現，現代化管理手段的逐步運用，給檔案工作的發展帶來了勃勃生機，同時也對檔案管理工作人員提出了新的挑戰和要求。

提高檔案工作能力，首先要熟悉單位性質、作用、職能，熟練掌握檔案專業知識。比如要做好醫院檔案管理，就要熟悉掌握衛生專業知識、文教衛生工作文件；要做好財政檔案工作，就要具有一定的會計、財政理論知識，這樣才能合理分類整理各門類檔案、及時為查檔者找到所需的檔案，實現檔案的有效價值。其次要掌握文件歸檔和編研方法。整理歸檔文件應根據檔案工作有關要求，堅持“以我為主”、“保持歷史聯系”的歸檔原則，統籌兼顧單位工作特點，進行分類、整理、編號、歸檔。各類檔案的歸檔要嚴格做到分類科學，組卷合理，排列有序，保管期限劃分合理，做到歸檔案卷美觀、檢索利用便捷。再次要健全檔案檢索工具。檢索工具好比人的一雙眼睛，遇到查閱檔案時通過檢索工具快捷地調出來，所以編制檢索目錄時應考慮周到、細化、便于查找利用。比如在編制專題目錄時，要有效維護全宗內的專題檢索工具的完整性。編制時不受案卷、年度、保管期限的限制，應把同一主題內容所涉及的目錄統一起來，分項目設置專題檢索工具，為提供完整的檔案查閱省時省力，降低漏檢率與誤檢率。

三、要加強檔案室硬件設施建設。

常言道“巧婦難為無米之炊”。保管檔案離不開使用方便、節省空間、管理規范的硬件設備，一個單位檔案工作的管理成效、工作水平，往往在硬件配套設施建設上就可以管中窺豹略見一斑。

合格的檔案庫房檔案室對溫度、溫度、防火、防風都有嚴格的要求。一般情況下，一個單位的檔案室不像檔案館進行獨立建筑，大多都是在一幢辦公樓中設定幾間辦公室作為檔案室，主要包括檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術室（主要用來放置服務器、存儲設備等，由于有的服務器噪音比較大，在房間安排時應考慮獨立，其余的因素暫且不談）、檔案庫房4間。檔案柜、電腦、空調、保濕器等硬件配套設施必不可少。

在我單位創建4A級檔案管理工作中，上級檔案驗收部門在實地檢查時，重點抽查了歸檔材料、翻看了各類臺賬、參觀了榮譽室，細致詢問了各創建單位硬件建設、業務建設、開發利用等方面的具體工作情況，并對創建工作進行了現場點評及指導，大大提高了檔案管理工作水平。

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加強對國土檔案工作的集中統一管理、是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證。我們遵照統—領導、統一制度，統一管理的原則。成立了國土檔案工作領導小組、統一協調檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統的檔案管理統一模式。同時，完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在師國土局發的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統化、規范化、標準化。

2、轉變觀念，超前管理 

長期以來、我們對國土檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和師局檔案員聯系。沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來，我分局意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉變觀念，制定措施，對國土檔案進行超前管理。

3．國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道 

從實際情況看、國土檔案是比較復雜的。它分類為九大部分，從每個部分的內容比較來說層次不齊。建設用地類的報批經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，對哪些檔案資料、資料的內容、數量做到心中有數。

4．制定規范，及時立卷 

根據國土資源檔案的實際情況、我們制定了《檔案管理規定實施細則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計劃財務類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規劃類；(5)建設用地類：(6)土地監察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應該收集歸檔的文件資料進行分類可以裝訂成正規卷的、及時把它們裝訂成正規卷、使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化。

5、強化檔案人員的業務培訓、提高檔案管理水平

客觀上對國土檔案工作人員的素質提出了更高的要求，從事國土檔案工作的人員，專業知識與其它單位的檔案人員更單一。為達到國土檔案整理規范化的要求、兼職檔案管理人員要進行一次正規的培訓、講解了國土檔案工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照國土檔案管理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化、作詳細的講解。使大家對國土檔案內容提前了解，在工作個有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有—個切實的保障。

6通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作 

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檔案管理工作無論是內容還是形式都是企事業單位的有機組成部分，但是就目前很多部門來說，對檔案管理不夠重視，導致檔案資料的管理非常的混亂，當需要查閱和借閱檔案資料的時候，由于管理的不規范直接導致檔案資料的殘缺、利用率偏低等，一定程度上限制了企事業單位的發展。為此，新形勢下，我們必須重視檔案資料的管理，不斷的創新工作方法，結合現代技術提升檔案資料的管理水平，確保檔案資料的管理規范化，為企事業單位的發展提供助力。

一、思想上給與重視，提升認知水平

在我國，檔案資料的規范化管理起步較晚，主要原因是對檔案資料的認知不到位，很多的企事業單位認為檔案資料工作不重要，也沒有直接的價值體現，另外甚至覺得檔案資料的管理如畫蛇添足般，顯得多此一舉，為此，檔案資料管理部門無論是地位、權利還是工作環境都較為惡劣，很長一段時間我國企事業單位的檔案資料管理非常的混亂，沒有專業的人員管理。為了優化檔案資料的管理，提升管理的規范化程度，首先就要給予思想上的重視和正確的認知。檔案資料管理已經成為企事業單位管理活動的有機組成部分，起到的作用也是顯而易見的，特別是在當下，它的作用越來越明顯，為此，在人員聘用和培養上、在設備采購和管理上，在檔案資料的管理與利用上都要構建相應的管理規范，實現規范化管理，讓檔案管理發揮應有的作用和價值。

二、與時俱進，確保檔案資料管理的現代化

隨著社會的發展，企事業單位產生的檔案資料越來越多，存在的形式也是五花八門，那么對于不同類型和不同內容的檔案資料要分門別類的就行規范化管理就顯得非常的繁瑣和復雜，為此，當下的檔案資料管理應該與時俱進，不斷的革新管理觀念和管理技術，提升檔案資料管理規范化的水平。實現檔案資料管理的現代化是實現規范化管理的基礎保障。隨著信息技術的發展、網絡技術的普及，一些新的檔案資料管理設備與系統應運而生，為檔案資料的現代化管理提供了一定的技術保障。為了實現檔案資料的現代化管理，檔案管理部門要革新管理系統，購買一些必備的管理設備，比如計算機、存儲器、管理系統、錄影機、打字復印機等。在采用計算機網絡化管理的時候，注意檔案資料的安全等。

三、構建管理制度，實現檔案管理的規范化和制度化管理

檔案資料的管理較為繁瑣，管理的環節也較多，有檔案資料的收集、整理、歸檔、封存、存儲、借閱、銷毀等，每一個環節又牽扯到很多的內容，如果不能構建一定的管理制度，那么檔案資料的管理操作是很難進行的，所謂無規矩不成方圓。在檔案資料的管理中，制度是確保管理規范化的基礎，也是最強的力量支持。對于檔案資料的管理制度來說，牽扯到每一個檔案資料的管理環節，每一個環節都應該構建齊全的規范化與科學化的制度。比如在檔案資料的分類歸檔中，要對檔案資料進行詳細的分類，進行編號排序，按照一定的標準進行排版，這樣不但清晰明了的把檔案資料進行了分類，也為檔案資料的利用提供了便利條件。再如，在檔案資料的查閱和借閱上，要有一定的規章制度，這樣既能保障檔案資料的安全，又能提升檔案資料的利用效率。

四、提升檔案從業人員的素質，提高檔案資料管理的質量

對于檔案資料管理來說，工作是枯燥乏味的，以往由于對檔案資料管理的不重視，幾乎沒有專業的人員，很多都是兼職人員，在檔案資料的管理中缺乏專業化的操作與管理勢必會出現很多的問題，也一定程度上限制了檔案資料管理的水平。由于不重視檔案資料管理，在人員的聘用上也較為寬泛，只要能簡單的操作都可以錄用，而這些人員在工作中又不能實現檔案資料管理的規范化與科學化，大大降低了檔案資料管理和利用的效率。為此，要想實現檔案資料的規范化管理，提升工作人員的素質勢在必行。既然檔案資料管理的作用日趨重要，那么實現專業化的操作與管理就成為大勢所趨，形勢所迫。為此，在檔案資料管理人員的錄用上，要把好關口，選擇那些專業能力強，操作能力強，專業對口的人才。對于檔案管理人員來說，還要對他們進行一定的培訓，這個培訓的內容要視工作而定，包括崗前培訓、在職培訓、離職培訓等。在工作中，要檔案資料從業人員思想上重視自身的工作，正確的看待和認識檔案資料管理的重要性，與此同時引導他們樹立積極的工作態度和工作熱情，只有這樣他們才會努力工作，提升工作質量。

新形勢下，檔案資料的管理越來越重要，我們必須采取有力的措施，革新管理的技術和手段，提升檔案資料管理的質量和利用效率。檔案管理作為企事業單位管理活動的有機組成部分，應該得到重視，但是檔案資料管理的規范化是一個長久的系統化工程，它不是一蹴而就的，所以必須實現檔案資料的常態化管理，只有這樣才能真正的做到檔案資料的規范化與科學化管理。

參考文獻：

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doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 075

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）18- 0123- 02

檔案管理是新農合的基礎工作，是新農合基金支付和參合農民費用報銷補償的重要依據和憑證，做好新農合檔案管理工作是保障新農合基金安全和健康發展的重要保障，也是落實科學發展觀，關注民生，加強社會主義新農村建設和構建和諧社會的具體體現，因此必須加強對會計檔案管理工作的認識，認真研判其發展趨勢及問題，推動會計檔案管理走上規范化、科學化道路。

1 會計檔案的收集與整理

會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等4個部分，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。

1.1 會計憑證

它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、應行存款余額調節表等。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。

1.2 會計賬簿

它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、應行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總賬、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。

1.3 會計報表

分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

1.4 其他會計核算資料

屬于財務業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的數據資料。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

2 會計檔案形成與保管

（1）上述會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容。這些的會計檔案收集整理應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

（2）當年形成的會計檔案，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。

（3）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。總賬、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算等保管期限為永久。

（4）保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監銷。

3 會計檔案管理中存在的問題

3.1 會計檔案立卷不規范

有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。

3.2 會計檔案保管不規范

有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。

3.3 會計檔案監督機制不完善

一是會計信息披露進程中的政府監管不足，準則、法規執行的監督不力，缺乏效率；會計信息失真的法律責任界定不完善、責任追究力度不夠。二是注冊會計師制度不完善，一方面注冊會計師既要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，又要收取審計費用，對被審計單位依賴性強；另一方面注冊會計師行業還沒有形成有效的監管機制，部分從業人員專業素質差。

3.4 計算機系統、網絡安全及會計軟件存在隱患

首先，計算機系統由許多部分組成，每個部分都有薄弱環節，極易遭到攻擊或破壞，如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統的自身安全和保護功能非常薄弱，網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用，會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。

4 會計檔案管理存在問題的解決措施

4.1 加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制

由單位檔案機構統一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關規定，明確會計檔案的所有權是單位，單位會計機構將會計檔案整理規范，在會計機構暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

4.2 規范會計檔案立卷

裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。 年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表” 。

4.3 規范會計檔案保管

已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。

4.4 規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理

各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。

4.5 加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量

會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。

4.6 完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續

實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》《會計電算化工作規范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

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農業檔案真實地記錄著我國農業生產、科研、教育等方面的實況、經驗、措施和方法，對農業生產的發展起著重要的作用。為農業、農村和農民服好務，加強農業和農村檔案工作，推進農業現代化進程，保持農業穩定與發展，幫助農民奔小康，是檔案工作部門義不容辭的責任。隨著時間的推移， 收集整理料不斷變化和受到損壞，檔案的“壽命”是有限的，檔案資料必須用科學的方法保管，以便最大限度地延長其“壽命”，這對于農業檔案部門和資料部門的工作人員來說是一個重要任務。

一、檔案損壞的原因

隨著科學技術的發展，檔案的載體形式多種多樣，現就紙質制成檔案例材料而言，損壞的原因是很復雜的，但主要是兩個因素：一是紙質制成材料的質量、紙質好壞、印刷工藝、寫字墨水質量等都會影響檔案“壽命”，是紙質檔案遭到損壞的內在因素，還有就是檔案保管條件也決定著檔案存活的壽命，如環境、氣候、蟲害等外在因素。

二、農業和農村檔案管理規范化的必要性

農業是我國國民經濟的基礎產業，農業為人們提供生命和生存所需要的各種基本生活資料。農村經濟，不僅要引進先進技術，而且還要推廣先進經驗，在這些活動中產生和形成了許許多多重要的農業和農村檔案，記載了我國農業發展歷程，記錄了農村各項工作和農民生產、生活的真實情況，為農業科學研究提供了依據，為維護廣大農民權益提供了重要憑證。

近年來，村級檔案雖然實現百分之百的建檔，但是還有待進一步完善，使村級檔案管理達到標準化規范化。從目前來看，農業科技檔案的積累和歸檔工作還存在嚴重問題，比起其他門類或專業檔案差距太大，我們發現農業方面的檔案大多數是經驗式管理，自討方便，談不上立卷標準、管理規范。個別的檔案還存放在各業務部門個人手中，雖然鄉（鎮）村建立了檔案室，但收集保管的檔案門類不全，大多數是文書、會計、村民檔案，要使農業檔案真正為“三農”建設中發揮作用，非常有必要對農業、農村檔案進行標準化管理。

三、農業和農村檔案規范化管理的內容

農業和農村檔案建立后，加強規范化管理，是一個重要的問題，規范的內容有：檔案管理制度、收集、整理、分類、組卷、編目、保管利用、人員素質等。1、建立農業和農村檔案管理制度。農業和農村檔案量大、面廣、信息資源豐富，要想系統地管理好農業和農村檔案就必須從上到下建立健全嚴格的規章制度和崗位責任制，既有檔案工作領導小組，又要有檔案室機構和檔案人員，還要有業務基礎設施完備的檔案用房和用柜，使農業技術推廣、良種繁育供應、農業氣象、農業機械、農作物新品種等項工作中形成的檔案都能進行集中統一管理，而且對農業檔案形成的時間、歸檔內容、歸檔份數都要進行嚴格要求，并由專人負責立卷、歸檔、保管、利用、做到制度健全、標準一致、管理規范。2、農業和農村檔案基礎材料的收集、整理。農業檔案要圍繞農村“三農”、基層民主選舉、村務公開、科技興農、農村精神文明建設、農業產業結構調整、鄉（鎮）企業經營、糧棉購銷、體制改革減輕農業社會化服務體系和農產品市鎏逑檔雀饗鈧氐愎ぷ髦行緯傻撓斜4婕壑檔母髦置爬嗪透髦衷靨宓蛋覆牧轄行廣泛的收集，對這些材料形成的用紙、用水，案卷的分類、組卷，各種目錄的填寫都要參照機關業務建設規范進行嚴格要求，在業務指導工作中作到基礎業務建設要起點高、一步完善到位。3、農業和農村檔案材料的保管條件。為確保檔案安全和便于社會各方面利用，對各單位、個部門、各專業戶形成的文件材料通過整理、立卷后，一定要存放在符合要求的專房、專箱和專盒里，并做好防火、防盜、防潮、防蟲等防范措施。

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科學化規范化的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應改革開放的需要，開創檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。多年來，檔案管理工作對我國經濟發展和現代企業制度改革發揮著至關重要的作用。要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，為經濟建設和社會進步發揮更大作用。

1 全面普查案卷

這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2 提高案卷質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

3 注意有效的維護全宗的完整性

在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

4 嚴格立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

5 用“關鍵詞”替代“主題詞”

用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設施一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。

6 實施“以我為主”的歸檔原則

實現檔案保管的完整化、價值的最大化和檢索的便捷化是當代檔案工作規范化、標準化的根本目標。近似公文的重復、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規范化、標準化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關鍵所在。

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。

在實際工作中，不僅要嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點問題：

首先：要避免檔案的無序及混亂，就應從準確掌握文件歸檔時機著手，明確劃分已經完成的任務文件及未完成的。為已經完成現行階段任務的文件予以立卷或歸檔。其次：要在“以我為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，進行明確合理的分工，注意區分文件與資料。在工作中，會遇到許多在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對性的對文件進行分類整理，減少歸檔中出現的重復現象，降低信息冗余度，實現檔案利用價值的最大化，提高檢索效果。

7 提高人員素質

檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。

當然，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結。我們通過實行標準化、規范化的工作，推進了檔案管理，現代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。

參考文獻

[1]楊公之：《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社，2001年版。

[2]王榮國、李東來：《數字圖書館的概念形態及研究范圍》，《圖書館學刊》，2001年第5期。

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當今社會信息技術飛速發展，信息化浪潮席卷全球，我國信息化建設的推進、電子政務的應用，對檔案和檔案工作產生著巨大影響。近年來，在國家檔案局“存量數字化、增量電子化”戰略部署下，北京市各綜合檔案館館藏檔案數字化工作有步驟推進；同時，各綜合檔案館也陸續接收電子檔案，產生了大量檔案數字資源。《北京市“十二五”時期檔案事業發展規劃》將建設區域性數字檔案館列入工作目標，而《規范》是區域性數字檔案館標準體系建設的重要內容之一。目前，我們正在建設數字檔案館系統，全市檔案數字資源都將在該系統中運行，迫切需要一套檔案數字資源的管理規范。

在總結以往人工管理、系統管理經驗的基礎上，以數字檔案館為依托，找規律、定規則，研究制定出了一套適用于綜合檔案館檔案數字資源管理的規范，這對北京市綜合檔案館檔案數字資源的共建共享具有現實指導意義，又為順利建設區域性數字檔案館提供規范性支撐，引領全市檔案數字資源管理工作向規范化、科學化方向邁進。

二、《規范》的主要內容

《規范》正文共包含8章，分別為總則、整理、建庫、存儲、利用、維護、傳輸和安全，合計47條。《規范》本著統籌規劃、集中管理、分權負責、全程監管的原則，從綜合檔案館檔案數字資源的技術流程、數據類型、管理和技術要求三個維度來分析，實現對館藏檔案數字資源全生命周期的規范化安全管理，對綜合檔案館館藏檔案數字資源從整理到維護，以及傳輸和安全等工作提出了技術要求和管理要求。

（一）總則

本章主要對檔案數字資源提出了總體要求，包括規劃、安全保障、制度流程、軟硬件建設等。

檔案數字資源管理工作首先應確定好總體原則，編制中長期規劃，且規劃要與本地區、本行業、本單位信息化建設相適應。其次應建立安全保障體系、各項制度（包括管理維護、審批授權、監督檢查、人員管理培訓等），確保檔案數字資源的安全。最后，檔案數字資源管理需要依靠軟硬件基礎設施和業務系統來開展，故提出了軟硬件選型和建設的總體要求。

（二）整理

理想情況下，接收進館的檔案數字資源，無論是電子檔案本身，還是傳統檔案的數字化副本，數據格式都應該是規范的，否則，不予接收或重新修正。但現實工作中，由于多種原因，仍然存在不規范的館藏檔案數字資源。例如，北京市檔案館接收的奧運專題檔案，由于版權屬于國際奧委會，形成后不能擅自更改內容或形式，只能接收進館后，用數字化副本來規范；又如，許多單位早期紙質檔案數字化副本分辨率、展現形式等都不符合現有規范；因此，本章主要針對現實中存在著的不規范的館藏檔案數字資源的規范、整理提出具體要求、細則。

整理檔案數字資源時應先備份，避免整理出現問題時無法恢復數據。整理應在臨時處理庫中進行，而不是直接在正式的檔案數字資源庫中進行，避免操作失誤導致正式的檔案數字資源庫破壞或失效。整理檔案數字資源不是隨意行為，想改就改，故應先履行審批程序。

對于檔案數字資源的格式、元數據、目錄著錄項《規范》中都提出了具體的要求，其他未提出具體要求的可參考相關規定。

（三）建庫

存儲、管理檔案數字資源需要依賴資源庫來開展，本章主要對建設檔案數字資源庫提出了具體要求、細則。

首先應整體規劃建設資源庫，有效整合不同類別、依托不同操作系統或數據庫的異構檔案數字資源，避免缺乏規劃導致以后異構檔案數字Y源進庫存在不兼容、不匹配等問題。其次，建議按照不同需求建庫，如臨時庫、正式資源庫、利用庫等，同時建議將結構化和非結構化數據從邏輯上分開建設管理，并兼顧檔案諸如“全宗-目錄-案卷-文件”層級結構等業務需求，以及使用相關的信息技術手段保證資源庫的平穩運行，避免資源庫搜索速度慢、擴容性差、系統中斷等。另外，還應建立檔案數字資源、元數據、目錄數據之間的關聯關系，如采用數據庫視圖、索引等來實現。其他的如參考規范建庫、考慮擴容需求等，《規范》中也有具體要求。

（四）存儲

建庫后，需將檔案數字資源存儲起來，以便后續的利用、維護等，故本章主要對存儲檔案數字資源提出了具體要求、細則。

檔案數字資源有很多類別，如文本類、圖形類、圖像類、音頻類、視頻類等，建議邏輯上分類別分開存儲（物理上是否分開存儲需根據存儲硬件的策略和性能分析確定），同理也建議將電子檔案和傳統載體檔案數字化副本等其他檔案數字資源邏輯分開存儲，以便管理、備份、恢復時更靈活、更具針對性。存儲的數字檔案資源主要目的是長期保存和提供利用，《規范》中對長期保存和提供利用的檔案數字資源存儲環境、介質都有不同的要求。另外，長期保存的檔案數字資源不應加密，其安全性可以從管理手段（如授權、審批等）、存儲設備（如加強存儲環境管理、存儲策略優化等）上來加強。

（五）利用

本章主要對檔案數字資源提供利用環節提出了具體要求、細則。

首先對不同利用需求的檔案數字資源要求相關人員應采用不同技術手段及時，以保證提供利用的檔案數字資源的時效性。其次，應嚴格履行審批程序，且只鑒定為開放的檔案數字資源，避免誤發、錯發等；時可根據利用需求進行相關的格式轉換、數據壓縮等技術處理，提高資源利用的安全性；對的途徑也應多元化，如網絡、抵館現場利用等。再次，為方便群眾快捷利用，因特網利用方式是單位主動的，無需審批程序，其他利用方式，都需履行審批程序；同時還應附加版權標識來提高檔案數字資源利用的安全性。最后，《規范》中還提出了幾種利用服務，但不限于這幾種，有條件的單位可以自行增加。

（六）維護

本章主要對檔案數字資源的數據檢查、格式轉化、遷移、統計和銷毀等日常維護工作作了具體要求。

首先，對長期保存的檔案數字資源要求至少每兩年進行一次“真實、完整、可用和安全性”四性檢查，而經傳輸、遷移后的檔案數字資源則應及時檢查，以便及時發現問題并改正，具體要求按《規范》執行，有條件的單位也可高于《規范》要求執行。其次，長期保存的檔案數字資源原則上是不允許改動的，但由于相關政策、技術發展、環境改變等因素導致不得不進行格式轉換和數據遷移，《規范》對何時開展此兩項工作作了詳細闡述，同時對此兩項工作也提出了具體要求。再次，檔案數字資源的年度統計是要求的，其他統計分析則要求業務系統有能力及時實現。另外，檔案數字資源的銷毀處置需謹慎按照國標規定執行。本章最后一條要求對檔案數字資源的操作（除檢索和讀取外）應有系統日志記錄并至少保存一年，以備安全審計和處理故障時用。

（七）傳輸

檔案數字資源的遷移、利用、存儲備份等工作都涉及數據傳輸工作，故本章對在線、離線傳輸作了具體要求。

（八）安全

安全是檔案數字資源管理的根本目的，貫穿整個檔案數字資源管理工作，故本章主要從檔案數字資源所依托的軟硬件系統、應急響應工作、安全審計工作作了具體要求。

三、《規范》釋疑

（一）《規范》的適用范圍是什么？

本《規范》適用于除檔案數字資源之外的北京市綜合檔案館館藏檔案數字資源的全流程綜合管理。

（二）《規范》中第5.5條是如何定出的？第5.5條具體內容如下：

5.5檔案數字資源格式應符合如下要求：

a）文本類檔案數字資源標準格式包括PDF、OFD格式等；

b）數據類檔案數字資源標準格式包括DBF、XLS、XLSX格式等；

c）圖形類檔案數字資源標準格式包括SVG、DWF、DWG及其他原始生成的矢量圖格式等；

d）圖像類檔案數字資源標準格式包括JPEG、TIFF格式等；

e）音頻類檔案數字資源標準格式包括WAV、MP3格式等；

f）視頻類檔案數字資源標準格式包括MPEG、AVI、MXF格式等。

本條款主要規定了各類別檔案數字資源的格式要求，主要根據（GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規范》、（京檔發[2009]1號）《北京市檔案館電子文件接收辦法》以及北京市綜合檔案館實際數據格式現狀，并結合國家檔案局和評審專家的反饋意見修改完善而最終定出本條款內容。

（三）《規范》中第6.6條的“未碇遼2年”、第9.2條的“至少每兩年”、第9.8條的“至少保存1年”、第11.2條的“至少每兩年”、第11.3條的“至少每兩年”是如何定出的？

這些條款里面所有的數值（如“保存1年、每兩年”等）均為北京市檔案館實際工作經驗累積，加之平時業務指導了解的信息綜合而定的最低值，有條件的單位可以提高要求、標準。

（四）《規范》中第7.7條“檔案數字資源數據量占存儲空間的80%時，應及時擴容”是如何定出的？

一是結合業界經驗，需要預留10%-20%存儲空間用于存儲內部raid等算法計算、存儲遠程復制、外部虛擬化、仲裁、數據交換等存儲高級功能。二是如存儲空間使用超過總容量80%之多，考慮業務數據增長，此時再進行擴容可能時間上來不及（考慮擴容項目周期），很可能會導致業務暫停，甚至存儲爆滿、數據丟失。三是市檔案館在實際工作中已遇到兩次此類情況：兩個檔案業務系統的存儲空間在使用至82%、88%時，系統響應時間延長約2～3倍，當時只能暫停相關檔案業務，進行應急處理，擴容存儲空間、清理數據、重新規劃存儲策略后，系統響應時間恢復至原本速度。